3.2. SPIP: Pembinaan Sumber Daya Manusia

BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

PEDOMAN TEKNIS PENYELENGGARAAN SPIP SUB UNSUR PEMBINAAN SUMBER DAYA MANUSIA (3.2)

`

NOMOR : PER-1326/K/LB/2009 TANGGAL : 7 DESEMBER 2009

KATA PENGANTAR Pembinaan penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah

(SPIP)

merupakan

tanggung

jawab

Badan

Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (BPKP), sesuai dengan pasal 59 Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah. Pembinaan ini merupakan salah satu cara untuk memperkuat dan menunjang efektivitas sistem

pengendalian

intern,

yang

menjadi

tanggung

jawab

menteri/pimpinan lembaga, gubernur, dan bupati/walikota, sebagai penyelenggara sistem pengendalian intern di lingkungan masingmasing. Pembinaan penyelenggaraan SPIP yang menjadi tugas dan tanggung jawab BPKP tersebut meliputi: 1. penyusunan pedoman teknis penyelenggaraan SPIP; 2. sosialisasi SPIP; 3. pendidikan dan pelatihan SPIP; 4. pembimbingan dan konsultasi SPIP; dan 5. peningkatan kompetensi auditor aparat pengawasan intern pemerintah. Kelima

kegiatan

dimaksud

diarahkan

dalam

rangka

penerapan unsur-unsur SPIP, yaitu: 1. lingkungan pengendalian; 2. penilaian risiko; 3. kegiatan pengendalian; 4. informasi dan komunikasi; dan 5. pemantauan pengendalian intern.

3.2 Pembinaan Sumber Daya Manusia

i

Untuk memenuhi kebutuhan pedoman penyelenggaraan SPIP,

BPKP

telah

menyusun

Pedoman

Teknis

Umum

Penyelenggaraan SPIP. Pedoman tersebut merupakan pedoman tentang hal-hal apa saja yang perlu dibangun dan dilaksanakan dalam rangka penyelenggaraan SPIP. Selanjutnya, pedoman tersebut dijabarkan ke dalam pedoman teknis penyelenggaraan masing-masing sub unsur pengendalian. Pedoman teknis sub unsur ini merupakan acuan langkah-langkah yang perlu dilaksanakan dalam penyelenggaraan sub unsur SPIP. Pedoman Pembinaan

Teknis

Sumber

Penyelenggaraan

Daya

Manusia

SPIP

pada

Sub

unsur

Unsur

Kegiatan

Pengendalian merupakan acuan yang memberikan arah bagi instansi pemerintah pusat dan daerah dalam menyelenggarakan sub unsur tersebut, dan dapat disesuaikan dengan karakteristik masing-masing instansi, yang meliputi fungsi, sifat, tujuan, dan kompleksitas instansi tersebut. Pedoman ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, masukan dan saran perbaikan dari pengguna pedoman ini, sangat diharapkan sebagai bahan penyempurnaan.

Jakarta, Desember 2009 Plt. Kepala,

Kuswono Soeseno NIP 19500910 197511 1 001


ii

DAFTAR ISI Halaman KATA PENGANTAR .................................................................

i

DAFTAR ISI ...............................................................................

iii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang ..........................................................

1

B. Sistematika Pedoman ...............................................

2

BAB II GAMBARAN UMUM A. Pengertian .................................................................

6

B. Tujuan dan Manfaat ..................................................

9

C. Peraturan Perundang-undangan Terkait .................. 10 D. Parameter Penerapan .............................................. 12

BAB III LANGKAH-LANGKAH PENYELENGGARAAN A. Tahap Persiapan ....................................................... 15 B. Tahap Pelaksanaan .................................................. 18 C. Tahap Pelaporan ...................................................... 23

BAB IV PENUTUP


iii


iv

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Dengan diundangkannya Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah, maka para menteri/pimpinan lembaga, gubernur, bupati/walikota diwajibkan melaksanakan pengendalian atas penyelenggaraan kegiatan

pemerintahan.

Tujuan

penyelenggaraan

Sistem

Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) adalah memberikan keyakinan tercapainya

yang

memadai

efektivitas

penyelenggaraan

dan

(reasonable efisiensi

pemerintahan,

assurance) pencapaian

keandalan

bagi tujuan

pelaporan

keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku. Sesuai dengan Peraturan

Pemerintah

Nomor

60

Tahun

2008,

untuk

memperkuat dan menunjang efektivitas sistem pengendalian intern dilakukan pembinaan penyelenggaraan SPIP oleh BPKP. Salah satu bentuk pembinaan tersebut adalah penyusunan Pedoman

Teknis

Penyelenggaraan

Sistem

Pengendalian

Instansi Pemerintah. Buku ini merupakan Pedoman Teknis Penyelenggaraan Sistem Pengendalian Intern Pemerintah subunsur Pembinaan Sumber Daya Manusia

pada unsur Kegiatan Pengendalian,

sebagai penjabaran dari Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP. Tujuan penulisan pedoman ini adalah untuk memberikan acuan

teknis

dan

harus

dikembangkan

menguraikan dan


tentang

dilaksanakan

hal-hal dalam

yang rangka 1

penyelenggaraan SPIP unsur Kegiatan Pengendalian subunsur Pembinaan SDM dengan memerhatikan hasil penilaian risiko. Sub unsur Pembinaan SDM merupakan subunsur kedua dari sebelas subunsur pada unsur Kegiatan Pengendalian. Sebelas subunsur tersebut terdiri atas: 1. reviu atas kinerja Instansi pemerintah yang bersangkutan; 2. pembinaan sumber daya manusia; 3. pengendalian atas pengelolaan sistem informasi; 4.

pengendalian fisik atas aset;

5.

penetapan dan reviu atas indikator dan ukuran kinerja;

6.

pemisahan fungsi;

7.

otorisasi atas transaksi dan kejadian yang penting;

8.

pencatatan yang akurat dan tepat waktu atas transaksi dan kejadian;

9.

pembatasan akses atas sumber daya dan pencatatannya;

10. akuntabilitas terhadap sumber daya dan pencatatannya, dan 11. dokumentasi yang baik atas Sistem Pengendalian Intern serta transaksi dan kejadian penting. Penerapan pedoman ini hendaknya disesuaikan dengan karakteristik masing-masing instansi, baik pemerintah pusat maupun pemerintah provinsi/kabupaten/kota, sesuai dengan fungsi, sifat, tujuan dan kompleksitasnya.

B. Sistematika Pedoman Sistematika penyajian Pedoman Teknis Penyelenggaraan SPIP unsur Kegiatan Pengendalian subunsur Pembinaan SDM sebagai berikut:


2

Bab I

Pendahuluan Bab

ini

menguraikan

latar

belakang

perlunya

pedoman ini dan sistematika pedoman. Bab II

Gambaran Umum Bab ini menguraikan pengertian, maksud, tujuan, parameter penerapan, serta peraturan terkait.

Bab III

Langkah-Langkah Penyelenggaraan Bab ini menguraikan tahapan penyelenggaraan SPIP mulai dari persiapan, pelaksanaan, pengembangan berkelanjutan, dan pelaporan.

Bab IV

Penutup Bab ini merupakan penutup yang berisi hal-hal penting yang perlu diperhatikan kembali dan penjelasan atas penggunaan pedoman ini.


3


4

BAB II GAMBARAN UMUM Undang-undang

di

mengamanatkan tersedianya

bidang

keuangan

negara

sistem pengelolaan keuangan

negara yang akuntabel dan transparan. Untuk itu, dibutuhkan suatu sistem yang dapat memberi keyakinan memadai bahwa penyelenggaraan kegiatan pada suatu instansi pemerintah dapat mencapai tujuannya secara efektif dan efisien, melaporkan pengelolaan keuangan secara andal, mengamankan aset, dan mendorong ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan. Sistem ini dikenal sebagai sistem pengendalian intern. Sistem pengendalian intern adalah proses yang integral pada tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara terus menerus oleh pimpinan dan seluruh pegawai untuk memberikan keyakinan memadai atas tercapainya tujuan organisasi melalui kegiatan yang efektif dan efisien, keandalan pelaporan keuangan, pengamanan aset negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan. Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah (SPIP) menetapkan bahwa SPIP terdiri dari lima unsur. Unsur ketiga dari lima unsur tersebut

adalah

unsur

Kegiatan

Pengendalian.

Kegiatan

Pengendalian adalah tindakan yang diperlukan untuk mengatasi risiko, serta penetapan dan pelaksanaan kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi risiko telah dilaksanakan secara efektif. Kegiatan pengendalian membantu memastikan bahwa arahan pimpinan

instansi pemerintah

dilaksanakan.


5

Sub unsur Pembinaan Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan subunsur kedua pada unsur Kegiatan Pengendalian. Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 60 Tahun 2008, pimpinan instansi pemerintah dalam melakukan pembinaan sumber daya manusia harus sekurang-kurangnya: a. mengomunikasikan visi, misi, tujuan, nilai, dan strategi instansi kepada pegawai; b. membuat strategi perencanaan dan pembinaan sumber daya manusia yang mendukung pencapaian visi dan misi; dan c. membuat uraian jabatan, prosedur rekrutmen, program pendidikan dan pelatihan pegawai, sistem kompensasi, program kesejahteraan dan fasilitas pegawai, ketentuan disiplin pegawai, sistem penilaian kinerja, serta rencana pengembangan karir.

A. Pengertian Pembinaan SDM adalah pembinaan terhadap semua orang yang tergabung dalam suatu organisasi, baik pimpinan, staf, atasan, bawahan, pegawai tetap, pegawai tidak tetap, dan seterusnya, yang dengan peran dan sumbangannya masing

memengaruhi

tercapainya

masing-

tujuan organisasi. Perlu

digarisbawahi, istilah SDM digunakan di sini sebab makna SDM secara substansial lebih luas dari pada kata pegawai, staf, atau personel. Untuk kebutuhan

memperoleh instansi,

maka

kualitas

SDM

perlu

disusun

sesuai suatu

dengan desain

pengelolaan SDM, mulai dari menetapkan visi dan misi yang akan dicapai dalam kurun waktu tertentu. Visi dan misi tersebut dijabarkan ke dalam kegiatan yang dilaksanakan oleh SDM 3.2 Pembinaan Sumber Daya Manusia

6

dengan kualifikasi tertentu. Proses ini dimulai dari tahap penerimaan pegawai sesuai dengan kebutuhan. Pegawai yang baru direkrut diberi orientasi kerja agar memahami bidang pekerjaannya. Pendidikan pelatihan diberikan secara berkala untuk meningkatkan kemampuan kerja. Evaluasi dan konseling pegawai dilakukan untuk memastikan setiap pegawai berada pada kemampuan optimal. Tindakan disiplin dikenakan kepada pegawai yang melakukan pelanggaran terhadap aturan yang berlaku dan promosi/kompensasi diberikan kepada pegawai yang taat aturan dan berkinerja baik. Pengabdian pegawai berakhir pada saat diberhentikan, baik karena sudah memenuhi usia

purnabakti,

diberhentikan

dengan

hormat,

maupun

diberhentikan tidak dengan hormat. Siklus ini dirancang sesuai dengan konsep pengendalian internal instansi pemerintah dan jika dilaksanakan dengan baik akan mengurangi risiko kegagalan sampai pada tingkat minimal. Siklus tersebut dapat dilihat pada gambar berikut: Penerimaan

Pemberhentian

Promosi dan Kompensasi

Penempatan

Tindakan Disiplin

Orientasi

Evaluasi dan Konseling

Pelatihan dan Pendidikan

Gambar 1 3.2 Pembinaan Sumber Daya Manusia

7

Dalam upaya meningkatkan kinerja organisasi/instansi dan

kompetensi

Pegawai

Negeri

Sipil

(PNS)

dalam

melaksanakan tugasnya, pembinaan PNS merupakan kegiatan penting, yang dimulai sejak saat diterima menjadi PNS sampai dengan pemberhentian atau pensiun. Pembinaan dilaksanakan berdasarkan perpaduan antara sistem prestasi kerja dan sistem karir yang dititikberatkan pada sistem prestasi kerja. Kebijakan pembinaan PNS berada di tangan Presiden dan dilaksanakan secara

menyeluruh,

dilimpahkan

pada

sedangkan

menteri/ketua

dalam

pelaksanaanya

LPNK/sekretaris

provinsi/

kabupaten/kota. Saat ini, para pejabat dan instansi yang secara fungsional mempunyai kewenangan dan hubungan fungsional dalam pembinaan PNS, adalah: 1. Presiden

Republik

Indonesia,

memegang

kebijakan

pembinaan PNS secara menyeluruh. 2. Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara (Menneg PAN),

bertanggung

jawab

dalam

meningkatkan

pendayagunaan PNS. 3. Badan Kepegawaian Negara (BKN), bertanggung jawab dalam penyelenggaraan kebijakan manajemen PNS. 4. Lembaga Adiministrasi Negara (LAN), bertanggung jawab dalam pembinaan dan penyelenggaraan Diklat Jabatan PNS. 5. Badan Pertimbangan Kepegawaian, bertugas: a. Memeriksa

dan

mengambil

keputusan

mengenai

keberatan yang diajukan oleh PNS Golongan ruang IV/a ke bawah yang dijatuhi hukuman disiplin pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri sebagai PNS dan pemberhentian tidak dengan hormat sebagai PNS. 3.2 Pembinaan Sumber Daya Manusia

8

b. Memberikan pertimbangan kepada Presiden mengenai usul penjatuhan hukuman disiplin pemberhentian dengan hormat tidak atas permintaan sendiri sebagai PNS dan pemberhentian tidak dengan hormat sebagai PNS untuk Golongan ruang IV/b ke atas, serta pembebasan dari Jabatan Struktural Eselon I. 6. Komisi Kepegawaian Negara, yang dibentuk berdasarkan PP Nomor 100 Tahun 2000 tentang Pengangkatan Pegawai Negeri

Sipil

dalam jabatan Struktural, sebagaimana telah

diubah dengan PP Nomor 13 Tahun 2002, berkewajiban untuk memberikan pertimbangan tertulis kepada Presiden

dalam

hal pengangkatan, pemindahan, dan pemberhentian dalam dan dari Jabatan Struktural Eselon I pada Instansi pemerintah Pusat. Sebelum Komisi Kepegawaian Negara terbentuk, pelaksanaan

kewajibannya

dilakukan

oleh

Badan

Pertimbangan Jabatan Tingkat Nasional yang dibentuk berdasarkan Keppres Nomor 47 Tahun 1994. B. Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penyelenggaraan SPIP unsur Kegiatan Pengendalian subunsur Pembinaan SDM adalah: 1. Terkomunikasikannya visi, misi, tujuan, nilai, dan strategi instansi kepada pegawai. 2. Tersusunnya strategi perencanaan dan pembinaan sumber daya manusia yang mendukung pencapaian visi dan misi. 3. Tersusunnya uraian jabatan, prosedur rekrutmen, program pendidikan dan pelatihan pegawai, sistem kompensasi, program kesejahteraan dan fasilitas pegawai, ketentuan disiplin pegawai, sistem penilaian kinerja, serta rencana pengembangan karir. 3.2 Pembinaan Sumber Daya Manusia

9

Manfaat

dari

penyelenggaraan

SPIP

subunsur

Pembinaan SDM pada unsur Kegiatan Pengendalian adalah agar dapat memberikan keyakinan kepada manajemen bahwa pegawai yang ada telah dikelola dan dimanfaatkan dengan baik sehingga dapat memberikan kontribusi yang nyata dalam mencapai tujuan organisasi secara efektif, efisien, dan sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. C. Peraturan Perundang-undangan Terkait Penetapan kebijakan dan prosedur yang dimulai dari tahapan

penetapan

formasi,

rekrutmen,

sampai

dengan

pemberhentian pegawai, sebagaimana diuraikan di atas harus mengacu dan tidak boleh bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku sebagai berikut: 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang PokokPokok Kepegawaian; 2. Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1979 tentang Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil; 3. Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil; 4. Peraturan Pemerintah Nomor 1 Tahun 1994 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1979 tentang Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil; 5. Peraturan Pemerintah Nomor 16 Tahun 1994 tentang Jabatan Fungsional Pegawai Negeri Sipil; 6. Peraturan Pemerintah Nomor 96 Tahun 2000 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil; 3.2 Pembinaan Sumber Daya Manusia

10

7. Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil; 8. Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2002 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 98 Tahun 2000 tentang Pengadaan Pegawai Negeri Sipil; 9. Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2002 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil; 10. Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Pendidikan dan Pelatihan Jabatan Pegawai Negeri Sipil; 11. Peraturan Pemerintah Nomor 13 Tahun 2002 tentang Perubahan atas Peraturan Pemerintah

Nomor 100 Tahun

2000 tentang Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dalam Jabatan Struktural; 12. Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil; 13. Peraturan Pemerintah Nomor 42 Tahun 2004 tentang Pembinaan Jiwa Korps dan Kode Etik Pegawai Negeri Sipil; 14. Peraturan Pemerintah

Nomor 48 Tahun 2005 tentang

Pengangkatan Tenaga Honorer Menjadi Calon Pegawai Negeri Sipil; 15. Peraturan Pemerintah

Nomor 3 Tahun 2006 tentang

Tunjangan Jabatan Struktural; 16. Peraturan Pemerintah Nomor 12 Tahun 2006 tentang Tunjangan Umum bagi Pegawai Negeri Sipil;


11

17. Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2009 tentang perubahan kesebelas atas Peraturan Pemerintah Nomor 7 tahun 1977 tentang Peraturan Gaji Pegawai Negeri Sipil; 18. Keputusan

Presiden

Nomor

71 Tahun

1998

tentang

Perubahan atas Keputusan Presiden No.67 Tahun 1980 tentang Badan Pertimbangan Kepegawaian; 19. Keputusan

Menteri

PAN

Nomor

Kep/61/M.PAN/6/2004

tentang Pedoman Pelaksanaan Analisis Jabatan; 20. Keputusan

Kepala

BKN

Nomor

43/KEP/2001

tentang

Standar Kompetensi Jabatan Struktural; 21. Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 26 Tahun 2004 tanggal 6 Mei 2004 tentang Ketentuan Pelaksanaan Peraturan Pemerintah Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Pemerintah Nomor 54 Tahun 2003; 22. Keputusan Presiden Nomor 87 Tahun 1999 tentang Rumpun Jabatan Fungsional. D. Parameter Penerapan Parameter penerapan sub unsur pembinaan sumber daya manusia adalah sebagai berikut: 1. Pemahaman bersama atas visi, misi, tujuan, nilai, dan strategi instansi pemerintah telah tercermin dalam rencana strategis, rencana kerja tahunan, dan pedoman panduan kerja lainnya, serta telah dikomunikasikan secara jelas dan konsisten kepada seluruh pegawai. 2. Instansi pemerintah memiliki strategi pembinaan sumber daya manusia dalam bentuk rencana kerja tahunan dan dokumen perencanaan sumber daya manusia lainnya, yang meliputi pegawai

kebijakan, yang

program,

akan

menjadi

dan

praktik

panduan

pengelolaan bagi

instansi

pemerintah tersebut. 3.2 Pembinaan Sumber Daya Manusia

12

3. Instansi pemerintah memiliki strategi perencanaan sumber daya manusia yang spesifik dan eksplisit, yang dikaitkan dengan

keseluruhan

rencana

strategis,

dan

yang

memungkinkan dilakukannya identifikasi kebutuhan pegawai baik pada saat ini maupun di masa mendatang. 4. Instansi pemerintah telah memiliki persyaratan jabatan dan menetapkan kinerja yang diharapkan untuk setiap posisi pimpinan. 5. Pimpinan instansi pemerintah membangun kerja sama tim, mendorong

penerapan

visi

instansi

pemerintah,

dan

mendorong adanya umpan balik dari pegawai. 6. Sistem manajemen kinerja instansi pemerintah mendapat prioritas tertinggi dari pimpinan instansi pemerintah yang dirancang sebagai panduan bagi pegawai dalam mencapai visi dan misi yang telah ditetapkan. 7. Instansi

pemerintah

telah

memiliki

prosedur

untuk

memastikan bahwa pegawai dengan kompetensi yang tepat yang direkrut dan dipertahankan. 8. Pegawai

telah

diberikan

orientasi,

pelatihan,

dan

kelengkapan kerja untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawab, meningkatkan kinerja, meningkatkan kemampuan, serta

memenuhi

tuntutan

kebutuhan

organisasi

yang

berubah-ubah. 9. Sistem kompensasi cukup memadai untuk mendapatkan, memotivasi, dan mempertahankan pegawai serta insentif dan penghargaan

disediakan

untuk

mendorong

pegawai

melakukan tugas dengan kemampuan maksimal.


13

10. Instansi pemerintah memiliki program kesejahteraan dan fasilitas untuk meningkatkan kepuasan dan komitmen pegawai. 11. Pengawasan atasan dilakukan secara berkesinambungan untuk memastikan bahwa tujuan pengendalian intern dapat dicapai. 12. Pegawai diberikan evaluasi kinerja dan umpan balik yang bermakna, jujur, dan konstruktif untuk membantu pegawai memahami hubungan antara kinerjanya dan pencapaian tujuan instansi pemerintah. 13. Pimpinan instansi pemerintah melakukan kaderisasi untuk

memastikan tersedianya pegawai dengan kompetensi yang diperlukan.


14

BAB III LANGKAH-LANGKAH PENYELENGGARAAN Penyelenggaraan SPIP pada suatu instansi pemerintah ditempuh melalui tahapan sebagai berikut: 1. Tahap Persiapan, merupakan tahap awal implementasi, yang ditujukan untuk memberikan pemahaman atau kesadaran yang lebih baik, serta pemetaan kebutuhan penerapan. 2. Tahap Pelaksanaan, merupakan langkah tindak lanjut atas hasil pemetaan,

yang

meliputi

pembangunan

infrastruktur

dan

internalisasi, serta upaya pengembangan berkelanjutan 3. Tahap Pelaporan, merupakan tahap pelaporan kegiatan. Dalam pelaksanaannya, tahapan berikut langkah-langkahnya dapat

dilakukan

secara

bersamaan

dengan

pelaksanaan

penyelenggaraan unsur/sub unsur lainnya. Berikut ini merupakan langkah-langkah nyata yang diperlukan pada setiap tahapan dalam rangka penyelenggaraan SPIP unsur Kegiatan Pengendalian subunsur Pembinaan SDM. A. Tahap Persiapan 1. Penyiapan

Peraturan, Sumber Daya Manusia, dan

Rencana Penyelenggaraan Tahap ini dimaksudkan untuk menyiapkan peraturan pelaksanaan penyelenggaraan SPIP di setiap kementerian, lembaga, dan pemerintah daerah. Berdasarkan peraturan penyelenggaraan SPIP, selanjutnya instansi pemerintah membuat rencana penyelenggaraan yang antara lain memuat jadwal pelaksanaan kegiatan, waktu yang dibutuhkan, dana yang dibutuhkan, dan pihak-pihak yang terlibat. 3.2 Pembinaan Sumber Daya Manusia

15

Berdasarkan

peraturan

tersebut,

Satuan

Tugas

(Satgas) Penyelenggaraan SPIP yang diberi tugas mengawal pelaksanaan penyelenggaraan SPIP, termasuk penerapan kebijakan dan praktik pembinaan sumber daya manusia. Satgas tersebut terlebih dahulu diberi pelatihan tentang SPIP. 2. Pemahaman (Knowing) Pemberian pemahaman bertujuan untuk membangun kesamaan persepsi, kesadaran, dan keyakinan mengenai arti penting unsur Kegiatan Pengendalian subunsur Pembinaan SDM dalam pencapaian tujuan organisasi dan peningkatan kesejahteraan pegawai. Adanya kesamaan persepsi antara pimpinan

dan

pegawai

instansi

yang

bersangkutan,

kesadaran, dan keyakinan mengenai arti penting unsur Kegiatan Pengendalian subunsur Pembinaan SDM akan meningkatkan partisipasi pegawai dan mengurangi resistensi sehingga penyelenggaraan SPIP akan menjadi lebih efektif. Pemberian komunikasi

verbal

pemahaman dan

dapat

nonverbal.

dilakukan melalui Langkah-langkah

pemberian pemahaman minimal sebagai berikut: a. Sosialisasi Sosialisasi dapat dilakukan melalui ceramah, diskusi, seminar dan grup diskusi, papan pengumuman resmi, majalah dinding, situs (website) instansi, leaflet, booklet, saluran informasi instansi (radio, pengeras suara gedung), dan media informasi lainnya. Materi sosialisasi meliputi:


16

1) Arti

penting

Kegiatan

Pengendalian

subunsur

Pembinaan SDM terhadap pencapaian tujuan organisasi dan peningkatan kesejahteraan pegawai. 2) Proses pengelolaan SDM. 3) Gambaran risiko yang dapat menghambat pencapaian tujuan organisasi terkait dengan pengelolaan SDM, sehingga diperlukan Kegiatan Pengendalian subunsur Pembinaan SDM. b. Tanya jawab Kegiatan tanya jawab dilakukan melalui tatap muka, situs website, dan lain-lain. c. Pemberian keteladan dan komitmen pimpinan Pemberian pemahaman selain disampaikan secara verbal juga perlu disampaikan secara nonverbal. Komunikasi nonverbal tersebut berupa pemberian keteladanan dan komitmen pimpinan dalam melaksanakan unsur Kegiatan Pengendalian subunsur Pembinaan SDM. 3. Pemetaan (Mapping) Kegiatan

pemetaan

bertujuan

untuk

mengetahui

infrastruktur yang perlu dibangun (area of improvement). Pemetaan dilaksanakan melalui metode kuesioner, interviu, dan diskusi kelompok terfokus (Focus Group Discussion). Informasi

yang

diperoleh

dari

hasil

pemetaan

penyelenggaraan SPIP subunsur Pembinan SDM pada unsur Kegiatan Pengendalian sebagai berikut: a. kondisi infrastruktur Kegiatan Pengendalian subunsur Pembinaan SDM:


17

1) peraturan/kebijakan yang melandasi dilaksanakannya Kegiatan Pengendalian subunsur Pembinaan SDM; 2) kesesuaian

antara

peraturan

kebijakan

tersebut

dengan ketentuan di atasnya; 3) SOP

atau

pedoman

untuk

menyelenggarakan

peraturan/kebijakan tersebut; 4) kesesuaian antara SOP atau pedoman dimaksud dengan peraturan yang berlaku dan atau yang akan dibangun, b. pendokumentasian

penyelenggaraan

Kegiatan

Pengendalian sub unsur Pembinaan SDM. c. pemantauan

dan

evaluasi

atas

penyelenggaraan

Kegiatan Pengendalian subunsur Pembinaan SDM. B. Tahap Pelaksanaan Langkah-langkah penerapan pada tahap pelaksanaan terdiri dari pembangunan infrastruktur dan internalisasi, serta pengembangan berkelanjutan. 1. Pembangunan Infrastruktur (Norming) Berdasarkan hasil pemetaan diketahui infrastruktur yang perlu dibangun (area of improvement). Pembangunan infrastruktur dilaksanakan melalui penyusunan kebijakan dan prosedur. Kebijakan dan prosedur diperlukan agar dapat memastikan efektivitas

tindakan mengatasi risiko terkait

Kegiatan Pengendalian subunsur Pembinaan SDM. Langkah untuk menyusun kebijakan dan prosedur adalah sebagai berikut: a. Dapatkan

hasil

pemetaan

infrastruktur

yang

perlu

dibangun atau dikembangkan terkait dengan pengelolaan pegawai. 3.2 Pembinaan Sumber Daya Manusia

18

b. Identifikasi visi, misi, tujuan, nilai, dan strategi instansi pemerintah, yang tercermin dalam dokumen rencana strategis, rencana kerja tahunan, dan pedoman panduan kerja lainnya. c. Pahami dan identifikasi proses bisnis pengelolaan SDM. Proses

bisnis

pengelolaan

SDM

dalam

instansi

pemerintah meliputi perencanaan, penempatan, orientasi, pendidikan dan pelatihan, evaluasi, konseling, promosi, kompensasi, tindakan disiplin, dan pemberhentian. d. Identifikasi dan analisis risiko yang dihadapi dalam usaha mencapai tujuan organisasi yang terkait dengan proses bisnis pengelolaan SDM. e. Identifikasi tindakan yang diperlukan untuk mengatasi risiko f.

Susun rencana tindak untuk membangun/merevisi kebijakan dan prosedur untuk memastikan bahwa tindakan mengatasi risiko dapat dilaksanakan secara efektif.

2. Internalisasi (Forming) Internalisasi adalah suatu proses untuk mewujudkan infrastruktur menjadi bagian dari kegiatan operasional seharihari. Keberhasilan internalisasi tercermin dalam konteks seberapa jauh proses internalisasi memengaruhi pimpinan Instansi pemerintah dalam pengambilan keputusan, dan memengaruhi perilaku para pegawai dalam

pelaksanaan

kegiatan. Kegiatan internalisasi dalam sub unsur ini bertujuan membangun kesadaran: a. Pentingnya

kontribusi/partisipasi

pegawai

dalam

mencapai visi dan misi; 3.2 Pembinaan Sumber Daya Manusia

19

b. Pimpinan instansi pemerintah melaksanakan kegiatan pengendalian pembinaan sumber daya manusia sesuai dengan tujuan pembinaan SDM; dan c. Para pegawai mematuhi tata kerja dalam pelaksanaan kegiatan sehari-hari. Langkah-langkah internalisasi sebagai berikut: a. Mendorong jajaran pimpinan untuk menyadari tugas dan tanggung jawab dalam rangka pembinaan SDM Setiap level pimpinan instansi memahami secara jelas dan menyadari tugas dan tanggung jawab dalam rangka pembinaan SDM. Tugas dan tanggung jawab ini juga harus dikomunikasikan ke seluruh lapisan pegawai di instansi yang bersangkutan. Upaya untuk mendorong kesadaran tugas

dan

tanggung

tersebut

berupa

pengaturan

mekanisme pemberian umpan balik kepada pimpinan. b. Mendorong memahami

jajaran

pimpinan

hubungan

kerja

dan

pegawai

untuk

dalam

instansi

terkait

pembinaan SDM Hubungan

kerja

antarbagian/komponen

berikut

pelaporannya, merupakan salah satu kunci penting terhadap sukses organisasi. Oleh karena itu, setiap jajaran pimpinan dan pegawai perlu didorong untuk mengetahui secara jelas hubungan kerja di antara mereka. Media yang dapat digunakan untuk mendorong pemahaman antara lain adalah: SOP (standard operating procedure) yang jelas. SOP pembinaan SDM harus dapat diakses oleh seluruh jajaran pimpinan dan pegawai, antara lain dengan memanfaatkan teknologi informasi (misal: intranet) di unit organisasi tersebut. 3.2 Pembinaan Sumber Daya Manusia

20

c. Mendorong jajaran pimpinan agar bertindak sebagai panutan Pimpinan sebagai ‘tone at the top’ (panutan) memiliki kewajiban untuk mendorong dirinya sendiri agar pimpinan dapat bertindak sebagai panutan

dalam menerapkan

pengendalian intern. Dengan menjadi panutan, pimpinan akan dapat lebih berhasil mengupayakan penerapan pengendalian intern yang menjadi tanggung jawab seluruh pegawai instansi pemerintah yang bersangkutan. Upaya untuk mendorong jajaran pimpinan agar bertindak sebagai panutan adalah melalui pengaturan mekanisme pemberian umpan balik kepada pimpinan. d. Mengomunikasikan kegiatan pengendalian pembinaan SDM kepada seluruh karyawan secara berkelanjutan Kegiatan pengendalian pembinaan SDM harus diketahui dan dapat dipahami oleh seluruh pegawai instansi. Setiap ada perubahan kebijakan harus dikomunikasikan kepada seluruh

pegawai.

Upaya

untuk

mengomunikasikan

kegiatan pengendalian adalah melalui pengumuman SOP pembinaan SDM, yang melekat didalamnya kegiatan pengendalian, serta leaflet, booklet, situs internet, dan intranet. e. Mendorong jajaran pimpinan untuk saling berkomunikasi Komunikasi yang efektif merupakan kunci penting dalam menunjang kesuksesan pencapaian tujuan organisasi melalui pembinaan SDM. Tujuan komunikasi antara jajaran pimpinan adalah untuk memastikan bahwa semua informasi penting terkait pembinaan SDM pada

unit

organisasi telah diketahui oleh jajaran pimpinan. Media 3.2 Pembinaan Sumber Daya Manusia

21

komunikasi

yang

dapat

digunakan

adalah

rapat

pertemuan, surat menyurat, telepon, mobilephone, Fax, PABX, e-Mail, Forum/millist, Video Conference, dan sebagainya. Komunikasi di antara jajaran pimpinan harus didukung dengan data kepegawaian yang valid. Pada beberapa instansi pemerintah yang telah memiliki jaringan IT, data kepegawaian tersebut tersedia melalui database Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG). f. Membuka saluran komunikasi untuk menjaring

kondisi

aktual dan umpan balik Komunikasi organisasi.

efektif Oleh

merupakan karena

itu,

kunci pimpinan

keberhasilan organisasi

diharapkan pula untuk membuka dan memberikan sarana pendukung bagi terciptanya komunikasi di antara para staf/karyawannya. Media komunikasi tersebut diharapkan pula

dapat

memberikan

masukan

(maupun

kritik

membangun) bagi pimpinan maupun bagi sesama staf / karyawan, termasuk masukan yang terkait dengan efektivitas kegiatan pengendalian pembinaan SDM. 3. Pengembangan berkelanjutan (Performing) Penerapan sistem pengendalian intern pemerintah dipantau secara periodik untuk mengetahui apakah sudah efektif diterapkan sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Pemantauan ini dilakukan dengan pemantauan secara periodik untuk dilakukan perbaikan dan pemanfaatan umpan balik dari hasil pemantauan yang dilakukan.


22

C. Tahap Pelaporan Setelah tahap pelaksanaan selesai, seluruh kegiatan penyelenggaraan

subunsur

perlu

didokumentasikan.

Pendokumentasian ini merupakan satu kesatuan (bagian yang tidak terpisahkan) dari kegiatan pelaporan berkala dan tahunan penyelenggaraan SPIP. Dokumentasi ini merupakan bahan dukungan bagi penyusunan laporan berkala dan tahunan (penjelasan penyusunan laporan dapat dilihat pada Pedoman Teknis

Umum

Penyelenggaraan

SPIP).

Kegiatan

pendokumentasian menjadi tanggung jawab pelaksana kegiatan yang hasilnya disampaikan kepada pimpinan instansi pemerintah sebagai

bentuk

akuntabilitas,

melalui

Satuan

Tugas

Penyelenggaraan SPIP di instansi pemerintah terkait. Pendokumentasian dimaksud meliputi: 1. Pelaksanaan kegiatan yang terdiri dari: a. Kegiatan pemahaman, antara lain seperti kegiatan sosialisasi (ceramah, diskusi, seminar, rapat kerja, dan fokus grup) mengenai pengendalian sistem informasi. b. Kegiatan

pemetaan

keberadaan

dan

penerapan

infrastruktur, yang antara lain berisi: 1) pemetaan penerapan pengendalian atas pengelolaan sistem informasi, serta 2) masukan atas rencana tindak yang tepat untuk menyempurnakan

kebijakan

dan

prosedur

pengendalian yang sudah ada, baik pengendalian umum maupun pengendalian aplikasi.


23

c. Kegiatan pembangunan infrastruktur, yang antara lain berisi: 1) kebijakan dan prosedur pengelolaan sistem informasi; serta 2) penyusunan kebijakan dan prosedur pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. d. Kegiatan internalisasi, yang antara lain berisi: 1) kegiatan

sosialisasi

kebijakan

dan

prosedur

pengelolaan sistem informasi; serta 2) kegiatan yang memastikan seluruh pegawai telah menerima informasi dan memahami kebijakan dan prosedur pengelolaan sistem informasi. e. Kegiatan pengembangan berkelanjutan, yang antara lain berisi: 1) kegiatan

pemantauan

penerapan

kebijakan

dan

prosedur pengelolaan sistem informasi; serta 2) masukan bagi pimpinan instansi

pemerintah untuk

menyatakan asersi di Teknologi Informasi (TI) bahwa TI telah dikelola dengan baik. 2. Hambatan kegiatan Apabila

ditemukan

hambatan-hambatan

dalam

pelaksanaan kegiatan yang menyebabkan tidak tercapainya target/tujuan kegiatan tersebut, agar penyebabnya dijelaskan. 3. Saran Saran diberikan berkaitan dengan adanya hambatan pelaksanaan kegiatan dan dicarikan saran pemecahan masalah untuk tidak berulangnya kejadian serupa dan guna peningkatan pencapaian tujuan. Saran yang diberikan agar yang realistis dan benar-benar dapat dilaksanakan. 3.2 Pembinaan Sumber Daya Manusia

24

4. Tindak lanjut atas saran periode sebelumnya Bagian ini mengungkapkan tindak lanjut yang telah dilakukan atas saran yang telah diberikan pada kegiatan periode sebelumnya.


25


26

BAB IV PENUTUP Salah satu unsur pengendalian dalam SPIP adalah kegiatan pengendalian, yaitu berupa kebijakan dan prosedur yang dapat membantu memastikan dilaksanakannya arahan pimpinan instansi pemerintah untuk mengurangi risiko yang diidentifikasi dalam proses penilaian risiko. Salah satu sub unsur dalam kegiatan pengendalian tersebut adalah pembinaan sumber daya manusia, yaitu pembinaan terhadap semua pegawai instansi pemerintah, baik pimpinan, staf, pegawai tetap dan tidak tetap, dan seterusnya, sesuai dengan peran masing-masing yang memengaruhi tujuan organisasi. Hal-hal yang dicakup dalam pedoman teknis ini adalah acuan mendasar yang berlaku secara umum bagi seluruh instansi pemerintah, yang minimal harus

dipenuhi dalam menerapkan

pembinaan sumber daya manusia, serta tidak mengatur secara spesifik bagi instansi tertentu. Instansi pemerintah hendaknya dapat mengembangkan lebih jauh langkah-langkah yang perlu diambil sesuai dengan kebutuhan organisasi, dengan tetap mengacu dan tidak bertentangan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Sesuai dengan perkembangan teori dan praktik sistem pengendalian intern, pedoman ini dapat disesuaikan dikemudian hari.


27

3.2. SPIP: Pembinaan Sumber Daya Manusia

Recommend Documents