A. PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
Eksistensi dan citra sebuah lembaga dihadapan publik merupakan hal yang sangat penting. Terlebih lagi jika lembaga tersebut adalah lembaga publik seperti lembaga pemerintah yang memiliki tugas menyerap asirasi dan memberikan pelayanan kepada publik. Publik P ublik harus dapat merasakan dan menyadari akan adanya lembaga itu dalam bebagai bentuk dan aktivitasnya. Sedangkan citra merupakan aspek evaluatif dari lembaga tersebut. Publik dapat menilai tentang suatu lembaga dimana penilaian yang diberikan bisa positif atau negatif. Untuk menjaga kontak antara lembaga pemerintah dengan publiknya itu tentu saja dibutuhkan media. Pada masyarakat yang sederhana yang jangkauan geografisnya dekat, aspirasi langsung masyarakat atas berbagai aktivitas lembaga pemerintah itu masih mungkin sangat terjadi. Akan tetapi pada masyarakat yang kompleks dengan wilayah geografis yang luas, kontak langsung antara lembaga dengan masyarakat itu peluangnya sangat kecil. Oleh karena itu disini diperlukan media, sebagai bagian dari sarana interaksi antara lembaga pemerintah dengan publik. Pemberitahuan dan iklan tentang lembaga pemerintah, dalam konteks demikian menjadi tak mungkin diabaikan. Ini merupakan bagian dari pilar bagaimana pemerintah menjaga kontak dengan publik. pub lik. Dalam proses periklanan, paling tidak ada dua pihak utama yang terlibat yaitu pemesan iklan dan pemilik media yang memesan iklan. Proses kerja periklanan dan penyebaran informasi yang lebih kompleks mungkin akan banyak pihak yang terlibat selain kedua belah pihak tadi. Pihak pihak yang terlibat meliputi agen periklanan, satuan kerja perangkat daerah (SKPD) dan sebagainya. Berbagai pihak tersebut dapat berjalan dengan baik apabila diantara mereka memiliki kesepakatan bersama tentang berbagai hal yang terkait.
1
Untuk memenuhi kebutuhan diatas, diperlukan suatu sistem atau cara untuk lebih meningkatkan pengelolaan pemberitaan dan diseminasi informasi supaya pelaksanaannya dapat lebih efektif dan efisien. Kegiatan penayangan Informasi melalui media massa di Dinas Komunikasi dan Informatika Kota Bandung dilaksanakan serta dikelola menurut standar Kantor Dinas Komunikasi dan Informatika seperti mengadakan kerjasama dengan media cetak, media elektronik maupaun media online. Reformasi birokrasi berimplikasi pada peningkatan kinerja tetapi juga dalam rangka peningkatan pelayanan prima keadaan masyarakat khususnya dalam pemberian sosialisasi melalui kerjasama dengan media massa. Prosedur ini diharapkan dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam rangka pengelolaannya dan kelancaran operasional yang antara lain meliputi: pengadaan, penayangan, serta mendokumentasikan arsip/dokumennya. Selain itu, pihak pihak yang berkepentingan dapat mengetahui dan memahami prosedur pengelolaan penayangan informasi yang ada/berlaku serta memenuhi ketentuan dan peraturan undangan yang berlaku.
2. Tujuan
Tujuan penyusunan SOP ini dalah sebagai berikut: 1)
Membangun regulasi yang mengatur hubungan kemitraan antara pihak Pemerintah Kota Bandung dengan pihak media dalam penayangan iklan atau berita yang memiliki konsekuensi pada aspek finansial.
2)
Memberikan pedoman yang jelas dan memudahkan bagi instansi pemerintah dan media dalam proses penayangan iklan tentang Pemerintah Kota Bandung oleh media, di mana pedoman itu dapat ditaati bersama.
3)
Meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengelolaan pemberitaan dan diseminasi informasi di lingkungan Pemerintah Kota Bandung.
2
4)
Menciptakan komitmen mengenai prosedur yang dikerjakan oleh setiap SKPD/unit kerja dalam mewujudkan good mewujudkan good governance.
3. Ruang Lingkup Iklan Pemerintah Kota Bandung dan Definisi Istilah
Iklan yang dimaksudkan dalam SOP ini adalah iklan yang berkaitan dengan Pemerintah Kota Bandung yang ditayangkan melalui media massa. Iklan yang terkait ini, termasuk dalam kategori iklan kebijakan publik. Iklan kebijakan publik adalah adalah iklan tentang aktivitas suatu instansi pemerintah, iklan pamong, iklan politik, dan iklan Pemilu/Pilkada. Ruang lingkup iklan yang diselenggarakan Pemerintah Kota Bandung, dari segi isi, mencakup: sosialisasi kebijakan, ucapan duka cita, ucapan terima kasih; dari segi bentuk/format, meliputi: iklan layanan masyarakat, dialog interaktif (talk (talk show), show), fragmen, advertorial, running text . Adapun media massa yang digunakan dalam penayangan iklan Pemerintah Kota Bandung Bandun g meliputi media cetak, seperti surat kabar harian, majalah/tabloid (mingguan, dwimingguan, bulanan); media elektronik, yakni radio siaran dan televisi; dan media online. Berikut adalah pengertian beberapa macam iklan, baik dari segi isi maupun bentuk/formatnya: -
Sosialisasi
kebijakan:
penyampaian
suatu
kebijakan/program/peraturan
Pemerintah Kota Bandung kepada publik untuk diketahui, dipahami, atau diimplementasikan. -
Iklan ucapan duka cita: iklan berupa ucapan yang disampaikan (atas nama) Pemerintah Kota Bandung atas meninggalnya seorang tokoh, atau bencana yang terjadi di suatu daerah.
-
Iklan ucapan terima kasih: iklan berupa ucapan yang disampaikan (atas nama) Pemerintah Kota Bandung atas capaian prestasi yang diraih, atau atas kontribusi
3
publik yang diberikan. Ucapan ini ditujukan kepada komunitas masyarakat tertentu atau masyarakat umum. -
Iklan
layanan
masyarakat:
pesan-pesan
sosial
yang
ditujuian
untuk
membangkitkan kesadaran dan kepedulian masyarakat terhadap sejumlah isyu/masalah yang harus mereka hadapi. -
Dialog interaktif (talk show): iklan berupa sosialisasi kebijakan atau penyebaran informasi yang disajikan dalam bentuk percakapan antara satu atau beberapa tokoh masyarakat (pimpinan dari pemerintahan), yang dipandu pembawa acara, yang disiarkan dalam media elektonik.
-
Fragmen: iklan yang dikemas dalam bentuk cuplikan cerita atau lakon tertentu.
-
Advertorial: iklan dalam bentuk narasi atau deskripsi yang agak panjang dengan menggunakan bahasa jurnalistik.
-
Iklan dengan Running text : Iklan yang disajikan dalam bentuk teks, ditampilkan secara berjalan di bagian bawah televisi, singkat dan padat. Teks ini ditampilkan bersamaan dengan acara lain yang sedang berlangsung di televisi yang bersangkutan.
Berikut adalah beberapa istilah lainnya yang digunakan dalam SOP ini beserta pengertiannya, yang perlu dapahami terlebih dahulu. -
SOP: singkatan dari Standard Operating Procedure, diartikan sebagai "petunjuk
organisatoris yang menetapkan suatu tindakan baku". SOP ditetapkan untuk menghindari miskomunikasi, konflik, dan permasalahan pada pelaksanaan tugas/pekerjaan. Secara menyeluruh SOP akan menggambarkan secara detail cara instansi beroperasi (bekerja). -
Iklan: pesan komunikasi pemasaran atau komunikasi publik tentang suatu
produk/jasa/inforamasi tertentu yang disampaikan melalui suatu media, dibiayai oleh pemohon, serta ditujukan kepada sebagian atau seluruh masyarakat.
4
-
Pengiklan: pemohon, pemrakarsa, penyandang dana, dan pengguna jasa
periklanan. -
Biro Iklan/Perusahaan Periklanan: suatu organisasi usaha yang memiliki
keahlian untuk merancang, mengkoordinasi, mengelola, dan atau memajukan merek, pesan, dan atau media komunikasi pemasaran untuk dan atas nama pengiklan dengan memperoleh imbalan atas layanannya tersebut. -
Media: sarana komunikasi untuk menyampaikan pesan periklanan kepada
konsumen atau khalayak sasaran. -
Khalayak: orang atau kelompok orang yang menerima pesan iklan dari sesuatu
media. -
PA (Pengguna Anggaran): Pejabat yang memiliki kewenangan sah dalam
menggunakan anggaran Pemerintah Kota Bandung. -
KPA (Kuasa Pengguna Anggaran): Pejabat yang memiliki diberi kewenangan
secara sah oleh PA dalam menggunakan anggaran Pemerintah Kota Bandung. -
PPTK (Pejabat Pelaksana Teknis Kegiatan): Pejabat yang melaksanakan realisasi
program secara teknis/operasional. -
BIRMS (Bandung Integrated Resources Management System)
B. STAND ARD OPE R ATI NG PROCE DUR E PENAYANGAN IKLAN
Dasar Hukum: -
Peraturan Presiden Nomor 81 Tahun 2010 tentang Grand Design Reformasi Birokrasi 2010 - 2025 (21 Desember 2010).
-
Permenpan Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi Birokrasi 2010 - 2014 (30 Desember 2010).
-
Permenpan-RB No. 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan (19 Juni 2012).
5
-
PP No 96 Tahun 2012 tentang pelaksanaan undang-undang No. 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik.
Pi hak-pihak yang terlibat: -
Pemasang Iklan/Pengiklan (Wali Kota, Wakil Wali Kota, Sekretaris Daerah (Sekda), SKPD (Satuan Kerja Pemerintah Daerah)/unit kerja di lingkungan Pemerintah Kota Bandung).
-
Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) Kota Bandung.
-
Media cetak/media eletronik/media online.
-
Biro iklan.
-
DPKAD (Dinas Pengelola Keuangan dan Aset Daerah) Pemerintah Kota Bandung.
-
BUD (Bendahara Umum Daerah)
-
PPK (Pejabat Pembuat Komitmen): Pejabat yang memiliki kewenangan dalam penandatanganan perjanjian/ksepakatan dengan pihak/lembaga tertentu.
-
PPJB(Panitia Pengadaan Jasa dan Barang): .........
-
PPHP (Pejabat Penerima Hasil Pengadaan): ..........
-
ULP (Unit Lelang Pengadaan):
Penjelasan Ringkas: -
SOP ini menguraikan mekanisme penayangan iklan yang terkait dengan Pemerintah Kota Bandung pada media massa, baik atas inisiatif permintaan pihak Pemerintah Kota Bandung sendiri maupun atas permintaan/penawaran dari pihak media hingga penayangan iklan dan pembayaran biayanya.
6
1. SOP Penayangan Iklan yang Dilakukan atas Inisiatif Pihak Pemerintah Kota Bandung: a. Bagan Alir (Flowchart) Pelaksana No
Aktivitas
1
2 Walikota, Wakil Walikota, Sekda, atau SKPD mengajukan permohonan kepada Kepala Diskominfo Pemerintah Kota Bandung untuk menayangkan iklan di media (cetak, elektronik, atau online).
1
2
3
Pemohon
Diskominfo
Media
Biro iklan
3
4
5
6
PPJB/PPHP PPK/ULP 7
Persyaratan
BUD 8 -
mulai
-
Permohonan penayangan iklan dilanjutkan/didisposisi oleh Kadiskominfo kepada Kabid dan Kasi/PPTK. Pemeriksaan materi iklan, apakah sudah jadi.
9 Permohonan yang dilakukan Walikota, Wakil Walikota, Sekda bisa dalam bentuk lisan, memo, atau surat resmi. Permohonan yang dilakukan SKPD harus dalam bentuk surat resmi Permohonan dalam bentuk tertulis disampaikan secara langsung atau melalui email.
T Y
4
Kabid dan Kasi/PPTK melakukan pemeriksaan atas materi/bahan iklan. OK?
5
Revisi materi iklan
6
Persetujuan dari pemohon
T
T
7
Pengolahan materi iklan.
8
Penetapan media menayangkan iklan
Y
Y
untuk
-
7
Untuk media cetak, terbit secara teratur, harian, mingguan atau dwi-mingguan, bulanan
Waktu
Out put
10
11
-
-
-
9
10
11
(bukan media yang dicetak secara insidental). Media tersebut juga harus memiliki oplah minimal .... eksemplar dalam satu kali terbit (ditunjukkan dengan bukti cetak dari percetakan), dengan wilayah distribusi minimal se-Bandung Raya (Kota Bandung, Kabupaten Bandung, Kota Cimahi, dan Kabupaten Bandung Barat). Untuk media elektronik (radio dan televisi), media tersebut melakukan siaran secara teratur dan kontinyu, dengan jangkauan siaran minimal se-Bandung Raya. Untuk media online, media tersebut di-update secara teratur dan kontinyu, bisa di- search di Google, menggunakan software yang memuat jumlah pengunjung saat online dan kumulasi jumlah pengunjung sebelumnya. Jumlah pengunjung media tersebut, dalam sehari minimal (klasifikasi jumlah pengunjung) .... pengunjung, situsnya. Jumlah media untuk sekali tayang iklan maksimal lima media.
Panitia pengadaan barang dan jasa melakukan negosiasi penetapan tarif harga yang harus dibayar Kasi/PPTK menyerahkan bahan/materi/teks iklan ke media yang telah ditentukan setelah mencapai kesepakatan dalam pembiayaan Kesepakatan tersebut dituangkan dalam Surat Pernyataan/ Perjanjian yang ditandatangani pihak media dan Kadis/PA/KPA, di atas materai.
12
Penayangan iklan di media yang telah ditetapkan.
13
Media yang menayangkan iklan tersebut mengajukan tagihan pembayaran iklan melalui surat resmi kepada Walikota Bandung
Media tersebut melampirkan: Profil perusahaan (company profile) - Kuitansi pemasangan iklan -
8
cq. Kadis/PA/KPA
NPWP Perusahaan Surat Stor Pajak (SSP) - Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) – bidang spesifik - Tanda Daftar Perusahaan (TDP) - Surat Keterangan Domisili Perusahaan - Akta Pendirian Perusahaan - Referensi Bank - SK Pengangkatan jabatan di perusahaan ybs - Fotokopi KTP penagih (pimpinan media dan pembawa surat tagihan) - Fakta Integritas yang telah diisi lengkap - Perusahaan didaftarkan di LPSE Kota Bandung - Bukti penayangan iklan Kadis/PA/KPA hanya akan memproses surat tagihan dari media yang telah ditetapkan untuk memuat iklan, dan akan menolak serta tidak akan memproses tagihan pembayaran iklan dari media yang tidak ditunjuk untuk memuat iklan yang bersangkutan. -
14
Kadiskominfo/PA/KPA melakukan verifikasi surat tagihan, kemudian didisposisi kepada Kabid/Kasi.
15
Kadis/PA/KPA menyerahkan Surat Perintah Membayar (SPM) ke Bendahara Umum Daerah (BUD) BUD melakukan verifikasi, apakah biaya di atas Rp 5.000.000,00 (lima juta rupiah).
16
T Y
17
PPTK melakukan pembayaran ke media
18
BUD menyerahkan pembayarannya melalui rekening bank atas nama media yang bersangkutan.. BUD menyerahkan tembusan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) dan bukti stor pajak kepada PA/KPA. Kasi/PPTK mendokmentasikan iklan yang sudah ditayangkan media beserta kuitansi/bukti pembayarannya.
19
20
Selesai
9
b. Penjelasan
1)
Walikota, Wakil Walikota, Sekda, atau Satuan Kerja Pemeritah Daerah (SKPD) mengajukan permohonan kepada Kepala Dinas Komuniksi dan Informatika (Kadis Kominfo) Pemerintah Kota Bandung untuk menayangkan iklan di media (cetak, elektronik, atau online).
2)
Permohonan yang dilakukan Walikota, Wakil Walikota, Sekda bisa dalam bentuk perintah lisan, memo, atau surat resmi.
3)
Permohonan yang dilakukan SKPD harus dalam bentuk surat resmi (tertulis)
4)
Permohonan dalam bentuk surat tertulis disampaikan secara langsung atau melalui email.
5)
Permohonan/Surat permohonan penayangan iklan dilanjutkan/didisposisi oleh Kadiskominfo kepada Kabid dan Kasi/PPTK.
6)
Kabid dan Kasi/PPTK melakukan pemeriksaan atas materi/bahan iklan.
7)
Materi iklan yang akan ditayangkan yang diusulkan pemohon bisa berupa:
a)
materi iklan yang sudah jadi,
b) bahan iklan yang harus diolah terlebih dahulu. 8)
Bila materi iklan sudah dalam bentuk jadi, dan dalam materi tersebut terdapat kekeliruan, maka Kasi (PPTK ybs.) berhak melakukan revisi/perbaikan, atas izin dari pemohon. Hasil perbaikan diperlihatkan kembali kepada pihak pemohon untuk mendapat persetujuan (acc).
9)
Untuk bahan iklan yang harus diolah terlebih dahulu, materi tersebut diserahkan kepada biro iklan oleh Kasi (PPTK ybs.) untuk dirancang/didesain sesuai permintaan pemohon. Selanjutnya, hasil desain tersebut ditunjukkan kembali kepada pihak pemohon untuk memperoleh persetujuan (acc).
10) Media yang digunakan untuk penayangan iklan ditetapkan sesuai dengan permintaan dari pejabat yang mengajukan permohonan pemasangan iklan (pengiklan), baik dari segi jenis media maupun jumlahnya.
10
11) Bilamana
pengiklan tidak menentukan medianya, Kadis/PA/KPA berhak
menentukan media tempat menayangkan iklan. 12) Jumlah media untuk sekali tayang iklan maksimal lima media. 13) Penunjukan media yang menayangkan iklan, akan dilakukan secara bergiliran di antara media yang ada sesuai kebutuhan. 14) Jenis media yang ditetapkan adalah perusahaan yang berbadan hukum (resmi) : a)
Untuk media cetak, terbit secara teratur, baik harian, mingguan atau dwimingguan, maupun bulanan; bukan media yang dicetak secara insidental . Wilayah distribusi minimal se-Bandung Raya (Kota Bandung, Kabupaten Bandung, Kota Cimahi, dan Kabupaten Bandung Barat). Media tersebut juga harus memiliki oplah minimal 200 (dua ratus) eksemplar dalam satu kali terbit (ditunjukkan dengan bukti cetak dari percetakan),
b)
Untuk media elektronik (radio dan televisi), media tersebut melakukan siaran secara teratur dan kontinyu, dengan jangkauan siaran minimal seBandung Raya.
c)
Untuk media online, media tersebut di-update secara teratur dan kontinyu, situsnya bisa di-search di Google; media tersebut juga menggunakan software yang menunjukkan jumlah pengunjung saat online dan kumulasi jumlah pengunjung sebelumnya. Selain itu, software tersebut juga memperlihatkan jumlah pengunjung yang melihat/mengakses iklan yang ditayangkan. Jumlah pengunjung media tersebut,
15) Panitia/pejabat pengadaan barang dan jasa melakukan negosiasi penetapan tarif harga yang harus dibayar, sesuai standar – bedasarkan kewenanan pengguna anggaran (PA). 16) Kasi/PPTK menyerahkan bahan/materi/teks iklan ke media yang telah ditentukan setelah mencapai kesepakatan dalam pembiayaan. 17) Kesepakatan tersebut dituangkan dalam Surat Pernyataan/Perjanjian yang ditandatangai pihak media dan Kadis/PA/KPA, di atas materai. 18) Penayangan iklan di media yang telah ditetapkan. 11
19) Ketika iklan tersebut sudah ditayangkan, untuk tagihan pembayaran, media tersebut diharuskan mengajukan surat resmi kepada Walikota Bandung cq. Kadiskominfo, dengan melampirkan: a) Profil perusahaan (company profile) b) Kuitansi pemasangan iklan c) NPWP Perusahaan d) Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) – bidang spesifik e) Tanda Daftar Perusahaan (TDP) f) Surat Keterangan Domisili Perusahaan g) Akta Pendirian Perusahaan h) Referensi Bank i) SK Pengangkatan jabatan di perusahaan ybs j) Fotokopi KTP penagih (pimpinan media dan pembawa surat tagihan) k) Fakta Integritas yang telah diisi lengkap l) Perusahaan didaftarkan di LPSE Kota Bandung m)Bukti penayangan iklan 20) Kadis/PA/KPA melakukan verifikasi surat tagihan, kemudian didisposisi kepada Kabid/Kasi. 21) Kadis/PA/KPA hanya akan memproses surat tagihan dari media yang telah ditetapkan untuk memuat iklan, dan akan menolak serta tidak akan memproses tagihan pembayaran iklan dari media yang tidak ditunjuk untuk memuat iklan yang bersangkutan. 22) Kadis/PA/KPA menyerahkan Surat Perintah Membayar (SPM) ke Bendahara Umum Daerah (BUD). 23) BUD melakukan verifikasi, a)
Apabila biaya penayangan iklan itu senilai ≤ Rp 5.000.000,00 (lima juta rupiah atau kurang), pembayaran dilakukan oleh PPTK langsung ke media dengan mengunakan bukti pembayaran (kuitansi pembayaran bermaterai);
12
b)
Apabila biaya penayangan iklan itu senilai > Rp 5.000.000,00 (di atas lima juta rupiah), BUD menyerahkan pembayarannya melalui rekening bank atas nama media yang bersangkutan.
24)
Untuk biaya penayangan iklan itu senilai > Rp 5.000.000,00 (di atas lima juta rupiah), BUD menyerahkan tembusan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) dan bukti stor pajak kepada PA/KPA.
25)
Kasi/PPTK mendokmentasikan iklan yang sudah ditayangkan media beserta kuitansi/bukti pembayarannya.
13
2. SOP Penayangan Iklan yang Dilakukan atas Inisiatif Pihak Pemerintah Kota Bandung (dalam Bentuk Talk Show, Running Text) melalui Media Elektronik a. Bagan Alir (Flowchart) Pelaksana No
Aktivitas
1
2 Walikota, Wakil Walikota, Sekda, atau SKPD mengajukan permohonan kepada Kepala Diskominfo Pemerintah Kota Bandung untuk menayangkan iklan di media elektronik (radio atau televisi) dalam bentuk talk show atau running text . Permohonan penayangan iklan dilanjutkan/didisposisi oleh Kadiskominfo kepada Kabid dan Kasi/PPTK. Kadis/PA/KPA menyetujui media tempat menayangkan iklan.
1
Kabid/Kasi/PPTK melakukan perumusan format teks/acara, waktu, dan durasinya. Pejabat Pengadaan/ULP melakukan proses pengadaan barang dan jasa. Kasi/PPTK mengonfirmasikan format teks atau acara, waktu, durasinya untuk mendapat persetujuan dari pemohon. Disetujui? Penayangan iklan dalam bentuk talk-show secara live atau recorded, di radio ataau televisi; atau running text di televisi.
Pemohon
Diskominfo
Media
Biro iklan
3
4
5
6
PPJB/PPHP PPK/ULP 7
Persyaratan
BUD 8 -
mulai
-
9 Permohonan yang dilakukan Walikota, Wakil Walikota, Sekda bisa dalam bentuk lisan, memo, atau surat resmi. Permohonan yang dilakukan SKPD harus dalam bentuk surat resmi Permohonan dalam bentuk tertulis disampaikan secara langsung atau melalui email.
Jenis media yang ditetapkan adalah perusahaan yang berbadan hukum (resmi). Media tersebut melakukan siaran secara teratur dan kontinyu, dengan jangkauan siaran minimal se-Bandung Raya.
T
Y
14
Waktu
Out put
10
11
Media yang menayangkan iklan tersebut mengajukan tagihan pembayaran iklan melalui surat resmi kepada Walikota Bandung cq. Kadis/PA/KPA
Media tersebut melampirkan: Rekaman video talk show yang utuh, dan rekaman video hasil editing (bila tayangannya dalam bentuk recorded ) untuk tayangan di TV; Rekaman audio talk show untuk tayangan di radio. Profil perusahaan (company profile) Kuitansi pemasangan iklan - NPWP Perusahaan Surat Stor Pajak (SSP) Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) – bidang spesifik Tanda Daftar Perusahaan (TDP) Surat Keterangan Domisili Perusahaan Akta Pendirian Perusahaan Referensi Bank SK Pengangkatan jabatan di perusahaan ybs Fotokopi KTP penagih (pimpinan media dan pembawa surat tagihan) Fakta Integritas yang telah diisi lengkap Perusahaan didaftarkan di LPSE Kota Bandung -
Kadiskominfo melakukan verifikasi surat tagihan, kemudian didisposisi kepada Kabid/Kasi.
Kadis/PA/KPA hanya akan memproses surat tagihan dari media yang telah ditetapkan untuk memuat iklan, dan akan menolak serta tidak akan memproses tagihan pembayaran iklan dari media yang tidak ditunjuk untuk memuat iklan yang bersangkutan.
Kadis/PA/KPA menyerahkan Surat Perintah Membayar (SPM) ke Bendahara Umum Daerah (BUD) BUD melakukan verifikasi SPM.
BUD menyerahkan pembayarannya melalui rekening bank atas nama media yang bersangkutan.. BUD menyerahkan tembusan
15
SP2D dan bukti stor pajak kepada PA/KPA. Kasi/PPTK mendokmentasikan iklan yang sudah ditayangkan media beserta kuitansi/bukti pembayarannya.
Selesai
16
b. Penjelasan
1)
Walikota, Wakil Walikota, Sekda, atau SKPD mengajukan permohonan kepada Kepala Diskominfo Pemerintah Kota Bandung untuk menayangkan iklan di media elektronik (radio atau televisi) dalam bentuk talk-show atau running text .
2)
Permohonan yang dilakukan Walikota, Wakil Walikota, Sekda bisa dalam bentuk perintah lisan, memo, atau surat resmi, dengan menyebutkan tema serta format acara yang akan ditayangkan.
3)
Permohonan yang dilakukan SKPD harus dalam bentuk surat resmi (tertulis)
4)
Permohonan dalam bentuk surat tertulis disampaikan secara langsung atau melalui email.
5)
Permohonan penayangan iklan dilanjutkan/didisposisi oleh Kadis/PA/KPA kepada Kabid /Kasi/PPTK.
6)
Kadis/PA/KPA menyetujui media tempat menayangkan iklan. (Kriteria media oleh PA)
7)
Kabid/Kasi/PPTK melakukan perumusan format teks/acara, waktu, dan durasinya.
8)
Pejabat Pengadaan/ULP melakukan proses pengadaan barang dan jasa.
9)
Kasi/PPTK mengonfirmasikan format teks atau acara, waktu, durasinya untuk mendapat persetujuan dari pemohon.
10)
Jenis media yang ditetapkan adalah perusahaan yang berbadan hukum (resmi). Media tersebut melakukan siaran secara teratur dan kontinyu, dengan jangkauan siaran minimal se-Bandung Raya.
11)
Iklan dalam bentuk running text , naskah diserahkan kepada media.
12)
Iklan dalam bentuk talk show, bila siarannya a) Live, acara langsung tayang di media. b) Recorded (siaran tunda), acara dilakukan shooting atau perekaman terlebih dahulu oleh media.
17
13)
Penayangan iklan dalam bentuk talk-show secara live atau recorded , di radio atau televisi; atau running text, di televisi.
14)
Ketika iklan tersebut sudah ditayangkan, untuk tagihan pembayaran, media tersebut diharuskan mengajukan surat resmi kepada Walikota Bandung cq. Kadiskominfo, dengan melampirkan: a)
Rekaman video talk show yang utuh, dan rekaman video hasil editing (bila tayangannya dalam bentuk recorded ) untuk tayangan di TV;
b)
Rekaman audio talk show untuk tayangan di radio.
c)
Profil perusahaan (company profile)
d)
Kuitansi pemasangan iklan
e) NPWP Perusahaan f)
Surat Stor Pajak (SSP)
g)
Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) – bidang spesifik
h)
Tanda Daftar Perusahaan (TDP)
i)
Surat Keterangan Domisili Perusahaan
j)
Akta Pendirian Perusahaan
k)
Referensi Bank
l)
SK Pengangkatan jabatan di perusahaan ybs
m) Fotokopi KTP penagih (pimpinan media dan pembawa surat tagihan)
15)
n)
Fakta Integritas yang telah diisi lengkap
o)
Perusahaan didaftarkan di LPSE Kota Bandung
Kadis/PA/KPA melakukan verifikasi surat tagihan, kemudian didisposisi kepada Kabid/Kasi/PPTK.
16)
Kadis/PA/KPA hanya akan memproses surat tagihan dari media yang telah ditetapkan untuk memuat iklan, dan akan menolak serta tidak akan memproses tagihan pembayaran iklan dari media yang tidak ditunjuk untuk memuat iklan yang bersngkutan.
17)
Kadis/PA/KPA menyerahkan Surat Perintah Membayar (SPM) ke Bendahara Umum Daerah (BUD). 18
18)
BUD melakukan verifikasi, lalu menyerahkan bayarannya melalui rekening bank atas nama media yang bersangkutan.
19)
BUD menyerahkan tembusan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) dan bukti stor pajak kepada PA/KPA.
20)
Kasi/PPTK mendokmentasikan iklan yang sudah ditayangkan media beserta kuitansi/bukti pembayarannya.
19
3. SOP Penayangan Iklan yang Dilakukan atas Inisiatif/Penawaran dari Pihak Media a. Bagan Alir (Flowchart) Pelaksana No 1 1
Aktivitas 2 Media mengajukan surat pemohonan untuk menayangkan iklan, ditujukan kepada Walikota Bandung cq. Kadiskominfo.
Pengkajian penting tidaknya isi iklan oleh Kadis/PA/KPA bersama PPTK.
Pemohon
Diskominfo
Media
Biro iklan
3
4
5
6
mulai
PPJB/PPHP PPK/ULP 7
BUD 8
Persyaratan
Waktu
Out put
9 Yang mengajukan penawaran adalah media massa, bukan perusahaan Biro Iklan.
10
11
Media yang mengajukan penawaran iklan diharuskan melampirkan: - Surat tersebut menggunakan kop surat resmi perusahaan media, asli (bukan fotokopi), ditandatangani oleh pimpinan perusahaan/kepala cabang (tanda tangan asli, bukan cap atau hasil scan). Untuk kepala cabang harus dibuktikan dengan SK pengangkatan. - Surat menggunakan stempel resmi perusahan. - Penawaran mencantumkan format/teks/gambar iklan yang akan ditayangkan - Profil perusahaan (company profile) - NPWP Perusahaan - Surat Stor Pajak (SSP), tiga bulan terakhir dan SPT Tahunan, atau diganti dengan SKF (surat keterangan fiskal) tahun terakhir. - Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) - Tanda Daftar Perusahaan (TDP) - Surat Keterangan Domisili Perusahaan - Surat Pengukuhan Kena Pajak (SPKP) - Akta Pendirian Perusahaan - Referensi Bank - SK Pengangkatan dari Pimpinan Perusahaan - Fotokopi KTP penagih (pimpinan media dan pembawa surat tagihan - Fakta Integritas yang telah diisi lengkap - Perusahaan Didaftarkan di LPSE Kota Bandung Ya T
1
2
3
20
1
2
3
Penawaran iklan ditolak
-
Selesai
Surat permohonan/penawaran penayangan iklan dilanjutkan/ didisposisi oleh Kadis/PA/KPA kepada Kabid/Kasi/PPTK. Kabid/Kasi/PPTK melakukan pemeriksaan atas surat penawaran tersebut. Lengkap?
T
Kasi/PPTK hanya akan memproses permohonan/penawaran yang lengkap
surat
Y Persetujuan iklan. OK?
format/redaksi
Gambar dan teks dalam iklan yang dimuat di kelima media tersebut harus berbeda (tidak boleh sama), tetapi substansi isinya sama.
T Y
Revisi format/redaksi iklan
Kasi/PPTK, atas pesetujuan Kadis/PA/KPA, menetapkan maksimal lima media untuk menayangkan iklan dari sejumlah media yang mengajukan penawaran.
Jenis media yang ditetapkan adalah perusahaan yang berbadan hukum (resmi): - Untuk media cetak, terbit secara teratur, harian, mingguan atau dwi-mingguan (bukan media yang dicetak secara insidental). Media tersebut juga harus memiliki oplah minimal .... eksemplar dalam satu kali terbit, dengan wilayah distribusi minimal seBandung Raya (Kota Bandung, Kabupaten Bandung, Kota Cimahi, dan Kabupaten Bandung Barat). - Untuk media elektronik (radio dan televisi), media tersebut melakukan siaran secara teratur dan kontinyu, dengan jangkauan siaran minimal seBandung Raya. - Untuk media online, media tersebut di-update secara teratur dan kontinyu, menggunakan software yang memuat jumlah pengunjung saat online dan kumulasi jumlah pengunjung sebelumnya. Jumlah pengunjung media tersebut, Untuk iklan ucapan duka cita hanya ditanyangkan di surat kabar harian yang telah ditetapkan oleh pihak PA/KPA: - Objek materi ikalnnya mencakup wafatnya mantan
21
-
pejabat tinggi, orang tua/istri/anak pejabat, tokoh masyarkat – atas persetujuan PA. Penayangannya dilakukan pada satu hari terbitan berikutnya. Jumlah media yang akan ditetapkan menayangkan iklan untuk satu materi iklan adalah lima media.
Pejabat Pengadaan/ ULP melakukan proses pengadaan barang dan jasa.
Penayangan iklan.
-
-
-
-
Media yang menayangkan iklan tersebut mengajukan tagihan pembayaran iklan melalui surat resmi kepada Walikota Bandung cq. Kadis/PA/KPA.
Kadiskominfo/PA/KPA melakukan verifikasi surat tagihan, kemudian didisposisi
22
Untuk media cetak, terbit secara teratur, harian, mingguan atau dwi-mingguan, bulanan (bukan media yang dicetak secara insidental). Media tersebut juga harus memiliki oplah minimal .... eksemplar dalam satu kali terbit (ditunjukkan dengan bukti cetak dari percetakan), dengan wilayah distribusi minimal se-Bandung Raya (Kota Bandung, Kabupaten Bandung, Kota Cimahi, dan Kabupaten Bandung Barat) lampiran format permohonan, penyebarannya, dst. Untuk media elektronik (radio dan televisi), media tersebut melakukan siaran secara teratur dan kontinyu, dengan jangkauan siaran minimal seBandung Raya skup lokal, nasional. Untuk media online, media tersebut di- update secara teratur dan kontinyu, menggunakan software yang memuat jumlah pengunjung saat online dan kumulasi jumlah pengunjung sebelumnya. Jumlah pengunjung media tersebut, Jumlah media untuk sekali tayang iklan maksimal lima media.
kepada Kabid/Kasi/PPTK. Kadis/PA/KPA menyerahkan Surat Perintah Membayar (SPM) ke Bendahara Umum Daerah (BUD)
BUD melakukan verifikasi, apakah biaya di atas Rp 5.000.000,00 (lima juta rupiah).
T Y
PPTK melakukan pembayaran ke media
Media tersebut melampirkan: Profil perusahaan (company profile) - Kuitansi pemasangan iklan - NPWP Perusahaan - Surat Stor Pajak (SSP) - Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) – bidang spesifik - Tanda Daftar Perusahaan (TDP) - Surat Keterangan Domisili Perusahaan - Akta Pendirian Perusahaan - Referensi Bank - SK Pengangkatan jabatan di perusahaan ybs - Fotokopi KTP penagih (pimpinan media dan pembawa surat tagihan) - Fakta Integritas yang telah diisi lengkap - Perusahaan didaftarkan di LPSE Kota Bandung - Bukti penayangan iklan Kadis/PA/KPA hanya akan memproses surat tagihan dari media yang telah ditetapkan untuk memuat iklan, dan akan menolak serta tidak akan memproses tagihan pembayaran iklan dari media yang tidak ditunjuk untuk memuat iklan yang bersangkutan. -
BUD menyerahkan pembayarannya melalui rekening bank atas nama media yang bersangkutan.. BUD menyerahkan tembusan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) dan bukti stor pajak kepada PA/KPA. Kasi/PPTK mendokmentasikan iklan yang sudah ditayangkan media beserta kuitansi/bukti pembayarannya.
23 Selesai
b. Penjelasan
1)
Yang mengajukan penawaran adalah media massa, bukan perusahaan Biro Iklan.
2)
Media mengajukan surat pemohonan untuk menayangkan iklan, ditujukan kepada Walikota Bandung cq. Kadiskominfo. a)
Surat tersebut menggunakan kop surat resmi perusahaan media, asli (bukan fotokopi), ditandatangani oleh pimpinan perusahaan/kepala cabang (tanda tangan asli, bukan cap atau hasil scan). Untuk kepala cabang harus dibuktikan dengan SK pengangkatan.
b)
Surat menggunakan stempel resmi perusahan.
c)
Penawaran
mencantumkan
format/teks/gambar
iklan
yang
akan
ditayangkan. 3)
Media yang mengajukan penawaran iklan diharuskan melampirkan: a)
Profil perusahaan (company profile)
b) NPWP Perusahaan c)
Surat Stor Pajak (SSP), tiga bulan terakhir dan SPT Tahunan, atau diganti dengan SKF (surat keterangan fiskal) tahun terakhir.
d)
Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP)
e)
Tanda Daftar Perusahaan (TDP)
f)
Surat Keterangan Domisili Perusahaan
g)
Surat Pengukuhan Kena Pajak (SPKP)
h)
Akta Pendirian Perusahaan
i)
Referensi Bank
j)
SK Pengangkatan dari Pimpinan Perusahaan
k)
Fotokopi KTP penagih (pimpinan media dan pembawa surat tagihan
l)
Fakta Integritas yang telah diisi lengkap
m) Perusahaan Didaftarkan di LPSE Kota Bandung 4)
Apabila materi/konten iklan itu penting, surat permohonan/penawaran penayangan iklan
dilanjutkan/didisposisi
oleh Kadis/PA/KPA
kepada
Kabid/Kasi/PPTK. Apabila materi/konten iklan itu tidak penting, penawaran akan ditolak.
24
5)
Kabid/Kasi/PPTK melakukan pemeriksaan lanjutan atas surat penawaran tersebut.
6)
Kasi/PPTK hanya akan memproses surat permohonan/penawaran yang lengkap.
7)
Persetujuan format/redaksi iklan oleh PA/KPA/PPTK.
8)
Bila formatnya belum sesuai, media tersebut diminta untuk merevisi format/redaksi iklan.
9)
Kasi/PPTK, atas pesetujuan Kadis/PA/KPA, menetapkan maksimal lima media untuk menayangkan iklan dari sejumlah media yang mengajukan penawaran.
10) Jenis media yang ditetapkan adalah perusahaan yang berbadan hukum (resmi):
a)
Untuk media cetak, terbit secara teratur, baik harian, mingguan atau dwimingguan, maupun bulanan; insidental .
Wilayah
distribusi
bukan media yang dicetak secara minimal
se-Bandung
Raya
(Kota
Bandung, Kabupaten Bandung, Kota Cimahi, dan Kabupaten Bandung Barat). Media tersebut juga harus memiliki oplah minimal 200 (dua ratus) eksemplar dalam satu kali terbit (ditunjukkan dengan bukti cetak dari percetakan), b)
Untuk media elektronik (radio dan televisi), media tersebut melakukan siaran secara teratur dan kontinyu, dengan jangkauan siaran minimal seBandung Raya.
c)
Untuk media online, media tersebut di-update secara teratur dan kontinyu, situsnya bisa di-search di Google; media tersebut juga menggunakan software yang menunjukkan jumlah pengunjung saat online dan kumulasi jumlah pengunjung sebelumnya. Selain itu, software tersebut juga memperlihatkan jumlah pengunjung yang melihat/mengakses iklan yang ditayangkan. Jumlah pengunjung media tersebut,
11) Jumlah media yang akan ditetapkan menayangkan iklan untuk satu materi iklan adalah maksimal lima media.
25
12) Untuk iklan ucapan duka cita hanya ditanyangkan di surat kabar harian yang telah ditetapkan oleh pihak PA/KPA. a) Objek materi iklannya mencakup wafatnya mantan pejabat tinggi, orang tua/istri/anak pejabat, tokoh masyarkat – atas persetujuan PA. b) Penayangannya dilakukan pada satu hari terbitan berikutnya. 13) Gambar dan teks dalam iklan yang dimuat di kelima media tersebut harus berbeda (tidak boleh sama), tetapi substansi isinya sama. 14) Pejabat Pengadaan/ULP melakukan proses pengadaan barang dan jas a. 15) Bila biaya dan desain/teks iklan sudah disepakati kedua belah pihak, iklan tersebut siap ditayangkan. 16) Ketika iklan tersebut sudah ditayangkan, untuk tagihan pembayaran, media tersebut diharuskan mengajukan surat resmi kepada Walikota Bandung cq. Kadiskominfo, dengan melampirkan: a)
Profil perusahaan (company profile)
b)
Kuitansi pemasangan iklan
c) NPWP Perusahaan d)
Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP) – bidang spesifik
e)
Tanda Daftar Perusahaan (TDP)
f)
Surat Keterangan Domisili Perusahaan
g)
Akta Pendirian Perusahaan
h)
Referensi Bank
i)
SK Pengangkatan jabatan di perusahaan ybs
j)
Fotokopi KTP penagih (pimpinan media dan pembawa surat tagihan)
k)
Fakta Integritas yang telah diisi lengkap
l)
Perusahaan didaftarkan di LPSE Kota Bandung
17) Kadis/PA/KPA melakukan verifikasi surat tagihan, kemudian didisposisi kepada Kabid/Kasi. 18) Kadis/PA/KPA hanya akan memproses surat tagihan dari media yang telah ditetapkan untuk memuat iklan, dan akan menolak serta tidak akan memproses tagihan pembayaran iklan dari media yang tidak ditunjuk untuk memuat iklan yang bersangkutan.
26
19) Kadis/PA/KPA menyerahkan Surat Perintah Membayar (SPM) ke Bendahara Umum Daerah (BUD). 20) BUD melakukan verifikasi, a)
Apabila biaya penayangan iklan itu senilai ≤ Rp 5.000.000,00 (lima juta rupiah atau kurang), pembayaran dilakukan oleh PPTK langsung ke media dengan mengunakan bukti pembayaran (kuitansi pembayaran bermaterai);
b)
Apabila biaya penayangan iklan itu senilai > Rp 5.000.000,00 (di atas lima juta rupiah), BUD menyerahkan pembayarannya melalui rekening bank atas nama media yang bersangkutan.
21) Untuk biaya penayangan iklan itu senilai > Rp 5.000.000,00 (di atas lima juta rupiah), BUD menyerahkan tembusan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) dan bukti stor pajak kepada PA/KPA. 22) Kasi/PPTK mendokmentasikan iklan yang sudah ditayangkan media beserta kuitansi/bukti pembayarannya.
C. PENUTUP
SOP ini disusun untuk menjadi pedoman atau acuan bagi Pemerintah Kota Bandung, khususnya di lingkungan Dinas Komunikasi dan Informatika, dalam penayangan iklan di media. Dengan adanya SOP ini, hubungan kemitraan antara Pemerintah Kota Bandung dan media bisa tetap terpelihara, sesuai norma dan aturan yang berlaku, dan bersamaan dengan itu, berbagai informasi penting mengenai Pemerintah Kota Bandung dapat tersosialisasikan dengan baik kepada publik pemangku kepentingan.
27
REFERENSI
Etika Pariwara Indonesia. Jakarta, 2007. Kasali, Rhenald. 1998. Manajemen Periklanan. Jakarta: Gramedia. Raf Knowledge. 2010. Menaksir Peringkat dan Harga Situs Web. Jakarta: Elex Medi Komputindo.
28
Lampiran 1. FORM PERNYTAAN PERSETUJUAN DESAIN/RANCANGAN IKLAN
Yangan bertanda tangan di bawah ini adalah:
Nama
:
Jabatan
:
Unit Kerja
:
bertindak
sebagai
sebagai
pemohon
pemasangan
iklan
di
media
............................ Untuk tayang pada tanggal ...................................................................................... menyatakan MENYETUJUI/TIDAK MENYETUJUI *) desain/rancangan iklan sebagaimana terlampir.
Demikian Pernyataan ini dibuat dengan sungguh-sungguh.
Bandung, ................................ Yang Membuat Pernyataan,
.........................................................
29
*
) : Coret yang tidak
Lampiran 2. Daftar Media Massa yang Terdaftar di Lingkungan Pemerintah Kota Bandung
30
Lampiran 3 Daftar Tiras Beberapa Media Cetak
No
Nama Media Cetak
Pikiran rakyat
Jenis
Lingkup
terbitan
Distribusi
Harian
Jawa Barat
Tiras
180.000
eks
(Jawa
Barat) 100.000 (Bandung Bandung Ekspres
Harian
Bandung
Tribun Jabar
Harian
Bandung
31
8.000 eks
Lampiran 4. PERHITUNGAN EFEKTIVITAS PENAYANGAN IKLAN DI MEDIA
32
Lampiran 5. PENGECEKAN PROFIL SUATU MEDIA ONLINE (SITUS WEB) BERDASARKAN ALEXA.COM
33
