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martes, 9 de marzo de 2010 CLASE 11 PROCESAMIENTO DE PEDIDOS Y SISTEMA DE INFORMACIÓN La administración comienza comprendiendo las alternativas disponibles para el procesamiento de los pedidos. DEFINICIN DEL !"#CE$%&IEN'# DE !EDID#$ Est( representado por el n)mero de actividades incl*idas en el ciclo del pedido del cliente, espec+icamente incl*-en la preparación, la transmisión, la entrada, el s*rtido el inorme sobre el estado del pedido. !reparación del pedido se reiere a las act/ividades de recopilar inormación necesaria sobre los prod*ctos - servicios deseados, as+ como la re*isición ormal de los prod*ctos *e se va-an a comprar. comprar. !*ede incl*ir n vendedor apropiado Llenar *n ormato de pedido Determinar la disponibilidad de e3istencia Com*nicar por tel4ono la inormación de *n pedido al empleado Esta actividad se 5a beneiciado m*c5o de la tecnolo6+a electrónica -a *e la tecnolo6+a est( eliminando la necesidad de llenar man*almente los orm*larios de pedidos. 'ransmisión 'r ansmisión del pedido Incl*-e transerir la solicit*d del pedido, desde s* p*nto de ori6en 5asta donde p*ede mane7arse s* entrada. Cabe destacar destac ar *e la transmisión del pedido p*ede 5acerse de dos ormas man*al - electrónica. Las transerencias electrónicas de inormación en s*s diversas ormas, como teleónica de intercambio electrónico de datos, - com*nicación por sat4lites son las m(s r(pidas. Entrada del pedido se reiere a las m*c5as tareas *e tiene l*6ar antes de eect*ar el levantamiento real del pedido, estas incl*-en 1. Comprobación de la precisión de la inormación del pedido 2. Comprobación de la disponibilidad de los art+c*los solicitados 8. !reparación de la doc*mentación de órdenes atrasadas, o de cancelaciones. . Comprobación del estado de cr4dito del cliente /. 'ranscripción 'ranscripción de la inormación :. Fact*ración Esta etapa se 5a beneiciado m*c5o de la tecnolo6+a, -a *e a5ora e3isten los códi6os de barra, lectores ópticos - comp*tadoras 5an incrementado s*stancialmente la prod*ctividad de esta actividad. $*rtido del pedido se representa por las actividades +sicas re*eridas para
%d*irir los art+c*los Empacar los art+c*los para el env+o !ro6ramar el env+o para s* entre6a !reparar la doc*mentación para el env+o El proceso de s*rtido, bien sea de las e3istencias disponibles o desde s* prod*cción a;ade tiempo al ciclo del pedido en proporción directa con el tiempo re*erido para el s*rtido del pedido, el empa*e o la prod*cción. Inorme sobre el estado del pedido esta etapa se ase6*ra de *e se le s*ministre *n b*en servicio al cliente, manteni4ndolo inormado de c*al*ier retraso en el procesamiento del pedido de entre6a. EL !"#CE$%&IEN'# DE !EDID# <%$%D# EN L% "ED La =eb p*ede *tilizarse eectivamente para planear l*7os de pedidos a trav4s del canal de s*ministros. Esto es en contraste con la planeación tradicional de s*ministros, donde se 5ace *na previsión de demanda del prod*cto, se determina *n tama;o eiciente del pedido, 4ste se transmite a *n proveedor para s* reaprovisionamiento, desp*4s da *n plazo de entre6a, se reaprovisionan los inventarios, a partir de lo c*al p*ede atenderse la demanda. El centro de inormación mantiene a los servidores de internet - a-*da con la planeación central de cantidades de pedidos - la 5abilidad de despac5arlos a tiempo. #'"#$ F%C'#"E$ >E %FEC'% EL 'IE&!# DE !"#CE$%&IEN'# DEL !EDID# La selección del 5ard=are - de los sistemas de procesamiento de los pedidos, representa solo *na parte de las consideraciones del dise;o. !rioridades del procesamiento a lo pedido de alta prioridad p*eden darle procesamiento preerente, en tanto *e los pedidos de ba7a prioridad p*eden 6*ardarse para procesamiento posterior. !rocesamiento paralelo vers*s sec*encial es c*ando *n 6erente de venta revisa *na copia, mientras en otro lado se realiza las actividades de transcripción - comprobación del cr4dito, para red*cir el tiempo del procesamiento. %c*m*lación de pedidos es re*nir los pedidos de m)ltiples clientes en 6r*pos para realizar *n procesamiento del pedido. 'ama;o del lote $*r6e c*ando el pedido del cliente es demasiado 6rande por lo tanto p*eden prepararse - enviarse pe*e;os lotes de pedido total. Consolidación del embar*e estos p*eden retenerse para crear *n tama;o de env+o económico, -a *e esto red*ce los costos de transporte.
$I$'E&% L#?@$'IC# DE INF#"&%CIN Aste p*ede describirse en t4rminos de s* *ncionalidad - de s* operación interna. $* propósito principal de re*nir, retener - manip*lar datos dentro de *na empresa es la toma de decisiones, desde las estrat46icas 5asta las operativas - acilitar las transacciones del ne6ocio. $istema de mane7o de pedidos el s*bsistema de mane7o de pedidos B#&$ diri6e el contacto inicial con el cliente en el momento de pre6*ntar por el prod*cto - 5acer el pedido. El B#&$ no permanece aislado de los otros sistemas de inormación de la empresa, para *e el cliente sea atendido eicientemente, la inormación debe compartirse. $istema de mane7o del almac4n El sistema de mane7o de almac4n B&$ p*ede contener el #&$. Este s*bsistema de inormación a-*da en el mane7o del l*7o del prod*cto - en las instalaciones de la red lo6+stica. Los elementos clave p*eden identiicarse como "ecepción $alva6*arda &ane7o de inventarios !rocesamiento - rec*peración del pedido !reparación del pedido $istema de mane7o del transporte El sistema de mane7o del transporte B'&$ se enoca en el transporte de lle6ada - de salida de *na empresa s* propósito es a-*dar en la planeación - control de actividad de transporte de la empresa. Esto implica $elección de la modalidad Las opciones de servicio de transporte t+picamente van desde la car6a a4rea - transportista terrestres de pa*etes, 5asta movimientos de contenedores oce(nicos - car6a erroviaria. Consolidación del lete La consolidación del env+o p*ede s*poner a5orros s*stanciales en los costos *nitarios de transporte especialmente c*ando los tama;os de los env+os son pe*e;os. "*ta - pro6ramación de env+os C*ando *na empresa posee o arrienda *na lota de ve5+c*los, se re*iere c*idados mane7o para ase6*rar *e la lota sea operada eicientemente. !rocesamiento de *e7as Es inevitable *e al6*nos env+os se da;en d*rante el transporte, m*c5as *e7as p*eden procesarse a*tom(ticamente o con *n m+nimo de intervención 5*mana. "astreo de env+os Consiste en rastrear el pro6reso de los env+os *na vez *e -a 5a-an sido transeridos a los transportistas. Los códi6os de barras, la radio transmisión en r*ta, los sistemas de posicionamiento 6lobal - las comp*tadoras a bordo son elementos claves del sistema de inormación *e permite conocer la localización de los env+os en tiempo real. Inormación - pa6o de la act*ración del lete.
&ane7o de la base de datos convierte los datos en inormación, los representa 6r(icamente en orma )til para la toma de decisiones - entrecr*zarla inormación con m4todos de a-*da en la toma de decisiones, son considerados a men*do como el corazón de *n sistema de inormación. El mantenimiento de datos p*ede ser costoso - s* conservación en c*al*ier orma deber+a basarse en *e tan importante o critica es la inormación para la toma de decisiones, la rapidez de rec*peración de la inormación, la rec*encia de acceso a los datos - el es*erzo re*erido para mane7ar los datos en la orma debida. En concl*sión podemos decir *e el ciclo del pedido p*ede deinirse como el tiempo transc*rrido entre el p*nto en el *e el cliente prepara *n pedido - el p*nto en el *e lo recibe.
Capítulo 5: Procesamiento de Pedidos y sistemas de información
Denición del Procesamiento del Pedido Está representado por las actividades incluidas en el ciclo de pedido del cliente:
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Preparación del pedido: recopilar la información y la requisición formal de los productos que se vayan a comprar. Incuye elegir un vendedor, llenar un formulario de pedido, determinar las existencias, comunicar la información a un empleado de ventas, etc. Cada ve más se utilia la informática para esta etapa y reducir los tiempos de ciclo de pedido: códigos de !arras, páginas "e!, electronic data interc#ange $E%I, elimina el papeleo&, sistemas de radiofrecuencia e identi'cación. Transmisión del pedido: se trans'ere la solicitud desde su punto de origen #asta el lugar donde pueda mane(arse su entrada. )anualmente puede incluir el env*o por correo de los pedidos o que el personal lo lleve. +a transmisión electrónica presenta venta(as de costos, velocidad, seguridad, precisión y con'a!ilidad. Entrada del pedido: tareas antes de efectuar el levantamiento real del pedido: 1&compro!ación de la precisión de la información del pedido $art*culo, cantidad, precio&, 2&compro!ación de la disponi!ilidad de los art*culos, 3&preparación de la documentación de órdenes atrasadas o de cancelaciones $no siempre&, 4&compro!ación del estado de crdito de los clientes, 5&transcripción de la información del pedido seg-n sea necesario y 6&facturación. Estas tareas se #an !ene'ciado de la tecnolog*a mencionada arri!a. El tiempo de ciclo se afecta con la carga del sistema de procesamiento de pedidos, las restricciones al tamao de pedido, el mtodo de recopilación de pedidos, y el momento adecuado para la entrada del pedido. Surtido del pedido: actividades f*sicas requeridas para: 1&adquirir los art*culos mediante la recuperación de existencias, la producción o la compra, 2&empacar los art*culos para el env*o, 3&programar el env*o para su entrega y 4&preparar la documentación del env*o. /uede ser llevado a ca!o $o en parte& (unto con entrada del pedido. +as prioridades al procesar pedidos afecta la velocidad. +a selección de una regla en particular para esta!lecer prioridades depende de criterios como equidad para todos los clientes, importancia diferenciada entre los pedidos o rapide general que pueda alcanarse. /uede ocurrir un surtido incompleto cuando el prod. no está disponi!le, lo que requiere tiempo y procesamiento adicionales. Entregas parciales o aumento en los tiempos de mane(o de información pueden evitarse reteniendo el pedido #asta poder completarlo, con el riesgo de afectar el servicio al cliente. Informe sobre el estado del pedido : para un !uen servicio al cliente. Incluye: 0&rastreo y localiación del pedido en todo el ciclo, 2&comunicación con los clientes so!re donde puede estar el pedido dentro del ciclo y cuando puede ser entregado. Esta actividad de seguimiento no afecta al tiempo general para procesar el pedido.
Eemplos de procesamiento de pedidos
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Procesamiento de un pedido industrial: algunos aspectos pueden estar automatiados pero la actividad manual $alta componente de actividad #umana& representa la mayor parte del ciclo de procesamiento de pedido. Procesamiento de un pedido al menudeo : al menos un grado moderado de automatiación. 1peran como intermediarios entre vendedores y compradores. o es necesario un tiempo muy rápido de respuesta del pedido, ya que #ay inventarios que sirven como amortiguador. 3in em!argo, los tiempos de reaprovisionamiento del ciclo de pedido son importantes ya que permiten programar el reaprovisionamiento. +a tecnolog*a $e( Internet& ayuda a reducir los inventarios, llegando al l*mite cero en el caso de entrega directa al cliente desde el proveedor. Procesamiento de un pedido del cliente: se disean para interactuar directamente con el cliente y tienen el o!(etivo de dar elevados niveles de servicio. Cumple los requerimientos del producto del cliente a partir de las existencias al menudeo, con un suministro casi instantáneo del procesamiento del pedido. Planeación del pedido basado en la web : presenta !a(os costos. /uede usarse para comunicarse o para planear 4u(os de pedidos a travs del canal de suministros. 5l integrar Internet al proceso de planeación, todos los miem!ros del canal comparten info en tiempo real, responden rápido y de manera e'ciente a la demanda de env*os, a la insu'ciencia de materiales, a los retrasos en el transporte y a las imprecisiones en el surtido de pedidos. El estado del pedido es transparente, facilitando rastreo y expedición. ay un modelo de negocio formaliado $C/78& que representa planeación, estimación y reaprovisionamiento en cola!oración. 5qu*, los miem!ros del canal comparten info y coadministran los procesos del negocio en sus cadenas de suministro. Integra procesos del lado de la demanda y el suministro, me(orando e'ciencia, reduciendo activos, capital de tra!a(o, y reduce el inventario para la totalidad de la cadena de suministros.
!tros factores "ue afectan el tiempo de procesamiento de pedido
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Prioridades del procesamiento: distri!uir los recursos limitados a favor de las órdenes más !ene'ciosas. 9am!in se pueden procesar los pedidos seg-n llegan, y aunque parece más (usto, puede provocar tiempos de procesamiento más largos, en promedio, para todos los clientes de una misma clase. Procesamiento paralelo versus secuencial: si se llevan a ca!o tareas en forma simultánea, el tiempo se puede reducir. Precisión en el surtido del pedido: sin tener errores en el requerimiento del pedido de un cliente, es pro!a!le que se minimice el tiempo.
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Acumulación de pedidos: reunir pedidos de varios clientes para realiar una consolidación puede reducir costos, aunque puede aadir tiempo al procesamiento, en especial para los primeros pedidos de l lote. Tamaño del lote: si el pedido de un cliente es demasiado grande para surtirlo de las existencias disponi!les, pueden prepararse y enviarse pequeos lotes del pedido total. 5unque se me(ora el tiempo de procesamiento para parte del pedido, los costos del transporte pueden aumentar de!ido a los env*os de menor tamao. Consolidación del embarque: retener pedidos para crear un tamao de env*o económico. 3e incrementa el tiempo para disminuir costos.
#istema lo$ístico de información %&'#( $descrito en trminos de funcionalidad y operación interna&
Función: Compartir información entre áreas funcionales de la empresa y tam!in entre los miem!ros de la cadena de suministro $vendedores y clientes&. 3e reducen incertidum!res y se #acen más e'cientes las operaciones log*sticas. +a información a compartir con los de afuera es más limitada. %entro del +I3 #ay tres su!sistemas que crean un sistema integrado con información que 4uye entre ellos: •
! Sistema de mane"o de pedidos #$%S!: dirige el contacto inicial con el cliente para #acer el pedido. Comprue!a la disponi!ilidad del producto, da información so!re el producto en la cadena de suministros, la cantidad disponi!le y el tiempo estimado de entrega. Comprue!a el estado de crdito comunicándose con el sistema de información 'nanciera. 5l ser aceptado, el 1)3 asigna el producto al cliente y cuando el env*o es con'rmado, prepara la factura. 3imilar a esto, tam!in #ay un 1)3 destinado a la compra, que se relaciona con los proveedores, y ayuda a la selección óptima de stos.
&! Sistema de mane"o del almac'n #(%S!: vinculado al 1)3 para informar disponi!ilidad. 9iene elementos clave: a&8ecepción: punto de registro para información del ;)3. +os datos so!re el producto reci!ido se introducen en el ;)3. !&3alvaguarda $almacenamiento&: el ;)3 registra la disposición del espacio y el inventario almacenado en cada u!icación. El ;)3 asigna el
producto entrante a un lugar. 3i #ay m-ltiples productos a almacenar, el ;)3 especi'ca la secuencia de almacenamiento y la ruta a seguir para minimiar el tiempo. c& )ane(o de inventario: se vigilan los niveles de producto y si es necesario se sugieren cantidades de reaprovisionamiento y su tiempo de entrega. +a petición se transmite a compras o a los proveedores mediante E%I o Internet. d&/rocesamiento y recuperación de pedidos: una ve reci!ido un pedido el ;)3 descompone el pedido en grupos que requieren distintos tipos de procedimientos y selección. El ;)3 divide el pedido para tomar el pedido e'cientemente y programa el 4u(o a travs de las diferentes áreas del almacn, para que los art*culos lleguen a la plataforma de env*o como un pedido completo y en la secuencia adecuada para ser cargados y repartidos. 5demás, el ;)3 equili!ra la carga de los operadores y calcula el me(or recorrido para cada uno. e&/reparación del em!arque: el surtido de pedidos se realia por oleadas o grupos, cuya división tiene en cuenta consideraciones de env*o $clientes de una misma ona, peso para ser transportados, etc.&
)! Sistema de mane"o de transporte #T%S!: se enfoca en el transporte de llegada y salida. 9iene 6 componentes clave: a& 3elección de la modalidad: para diferentes tamaos, diferentes servicios de 4ete. El 9)3 puede #acer coincidir el tamao del env*o con el costo de servicio de transporte y los requerimientos de desempeo. 5lmacena datos como tarifas, tiempos, disponi!ilidad y frecuencia. !& Consolidación del 4ete: consolidar env*os pequeos dentro de otros más grandes para disminuir el costo unitario de env*o. 3e forman cargas económicas a la ve que se consideran o!(etivos de entrega. c& 8uta y programación de em!arques: el 9)3 asigna cargas a los ve#*culos y sugiere secuencia de paradas de lo ve#*culos para operar e'cientemente la 4ota. d& /rocesamiento de que(as: si se mantiene información del env*o muc#as que(as pueden procesarse automáticamente. e& 8astreo de env*os: la tecnolog*a permite rastrear el progreso de los env*os, conocer su localiación en tiempo real y estimar tiempos de llegada. f&5uditor*a y pago de la factura de 4ete: /ara evitar errores de tarifas, el 9)3 !usca el m*nimo costo de ruta y lo compara con la factura. 9am!in registra que el env*o se #a efectuado y solicita al sistema de información 'nanciera que e(ecute el pago al transportista.
$peración interna: 0& *a entrada: datos que ayudan a tomar decisiones como volumen de ventas, tamao de pedidos, etc. $provienen de clientes, registros de la empresa, datos pu!licados, administración&. •
2& %ane"o de la base de datos : selección de datos -tiles, el modo de análisis y representación, mtodos de ayuda a la toma de decisiones y procesamiento de datos. El almacenamiento de los datos se !asa en su importancia, la rapide de recuperación, la frecuencia de acceso a stos, el esfuero para mane(arlos. ay sistemas de análisis de datos que convierten información en solución de pro!lemas, ayudando a la toma de decisiones. 9am!in están los E8/ $planeación empresarial de recursos& como 35/ que convierten los datos a una forma más -til. <& *a salida: interfa con el usuario del sistema. /uede ser: informes de costos o desempeo, informes de estado de inventarios o progreso de pedidos, informes que comparan el desempeo deseado con el real, órdenes recompra o producción. 9am!in puede ser documentos preparados como conocimientos de em!arque para transportación, facturas de 4ete o análisis de datos con modelos matemáticos o estad*sticos.
Eemplos de sistemas de información
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3istema de menudeo: /ara alta transacción de volumen, alto coe'ciente de rotación de inventarios. 3e usa alta tecnolog*a de mane(o de pedidos. +ogra un mayor servicio al cliente, incrementa la e'ciencia de existencias y el reaprovisionamiento de muc#os art*culos $!a(a costos&. Inventario mane(ado por el vendedor=proveedor $>)I&: implica reaprovisionamiento continuo. +os proveedores conocen lo que #ay de existencias en el minorista, y deciden qu y cuando despac#ar. +os !ienes pasan a ser del minorista cuando reci!e el producto, aunque se quiere alcanar el punto en el que no posean los !ienes en sus estantes. Comercio electrónico: uso de Internet para facilitar las transacciones. 3e puede poseer o no infraestructura log*stica, y si las #ay se pueden integrar las operaciones de la "e! a sta o #acerlas por separado. 3istema de apoyo para la toma de decisiones: mtodos en el sistema de información que analicen, presenten y organicen datos para apoyar al usuario.
