Anexo 2.2
2.2.1
Ejemplo de Guías metodológicas para la realización realización de diagnóstico diagnóstico Guía para la realización de un diagnóstico de la NTCGP 1000
1. Objetivo del Diagnóstico Un diagnóstico tiene por finalidad establecer la realidad o el estado de una situación particular en relación con parámetros de referencia establecidos y reconocidos, con el fin de determinar el conjunto de acciones necesarias para llevar la situación al estado ideal o deseado. 2. Alcance del Diagnóstico El alcance que debe tener un diagnóstico depende de los objetivos que se deseen alcanzar y que establezca el solicitante solicitante del mismo. El alcance se asume como como una muestra macro del todo, dentro de la cual se debe seleccionar la muestra apropiada para recolectar la información necesaria 3. Consideraciones Generales para el Diagnóstico La muestra seleccionada para obtener la información para el diagnóstico debe ser lo suficientemente representativa del todo con el fin de alcanzar una mayor veracidad y precisión en los resultados. La información recolectada debe tener como atributos la suficiencia, la pertinencia pe rtinencia y la confiabilidad. Para recolectar la información se debe acudir preferiblemente a las tres fuentes de información presentes en las áreas y/o procesos. Las tres fuentes de información son: Las personas Las personas que tienen responsabilidad y autoridad asignada Las personas que constituyen clientes internos o externos Las personas que constituyen constituyen proveedores internos o externos Los Documentos, Registros y Reportes Los documentos son los que guían la forma de realizar las actividades de manera rutinaria, estableciendo los métodos y pasos para ejecutarlas. Usualmente estos documentos correspondes a políticas, normas, procedimientos, instructivos, guías, etc. Los registros son los medios en los cuales se dejan constancia o evidencias de la realización de las actividades y de los resultados alcanzados. Usualmente los formatos, una vez diligenciados, se convierten en registros. Los registros pueden estar en papel o en medios informáticos. Los reportes corresponden a información procesada que refleja e indica resultados acumulados de una situación dada. La preparación de los reportes usualmente se hace con la información contenida en los registros individuales. El entorno en el que se desarrollan las actividades. El entorno es el conjunto de características físicas, humanas y organizacionales bajo las cuales se desarrollan las actividades propias del área y/o procesos y que condicionan las características de los resultados. 4. Pasos para realizar el Diagnostico 4.1 Planificación. La primer parte y quizás la más importante para la realización del diagnóstico es la planeación del mismo, consistente en hacer todos los preparativos preliminares antes de abordar la búsqueda de información. Inicialmente hay que establecer un contacto de parte de quien solicita el diagnóstico para que nos brinde la información preliminar y nos guie en todas las etapas del diagnóstico. Es necesario establecer una agenda de trabajo entre el equipo asesor para el diagnóstico y el contacto o contactos asignados asignados por parte del área a diagnosticar. 4.2 Realizar un análisis documental sobre el área o proceso a diagnosticar. Previamente hay que documentarse sobre lo que hace el área o el proceso a diagnósticar, con el fin de
entender sus actividades y la naturaleza de sus resultados. Para este propósito el contacto debe guiar sobre las fuentes de información y la información más relevante para consultar. 4.3 Concertar una agenda de trabajo. Una vez entendida el área o el proceso, se debe elaborar una agenda de trabajo con el contacto, la cual incluya las actividades consideradas necesarias para recolectar la información de campo. La agenda debe establecer la fecha, la hora prevista de inicio, la hora prevista de finalización, la actividad prevista, el propósito o tema central de la actividad, los responsables de llevarla a cabo por parte del equipo asesor y los responsables de atender la actividad por parte del área o proceso a diagnosticar. La agenda de trabajo debe ser concertada con el responsable de mayor jerarquía dentro del área y ajustarse según requerimientos específicos. La agenda de trabajo debe ser aprobada por la autoridad competente que asegure su respeto y cumplimiento. Una vez acordada la agenda, debe comunicarse a todos los involucrados con el suficiente tiempo de anterioridad para que dispongan del tiempo y de la información requerida 4.4 Desarrollo del trabajo de campo y recolección de la información. Las actividades de recolección de la información, puede tener en consideración una o varias de las siguientes según aplique: Entrevistas individuales y/o grupales, encuestas, talleres, recorrido por las instalaciones, observaciones directas, lectura y análisis de documentos, consulta y análisis de registros e informes, realización de pruebas. 5. Elaboración del Informe por dependencia. Terminado el trabajo de campo, cada grupo elabora el informe del área o procesos. Siguiendo la estructura determinada. Luego se consolida por Dependencia y finalmente se elabora uno por la Entidad. 6. Socialización de los resultados. El resultado del diagnostico se presenta a los directivos y responsables del área, proceso y dependencia. 7. Elaboración del Plan de Acción. Se complementa esta guía con la orientación por Módulos.
2.4.2
Guía Metodológica General para la realización de diagnósticos en general. GU A METODOL GICA GENERAL PARA LA REALIZACI N DE DIAGN STICOS
INTRODUCCI N 1. OBJETIVOS 2. ALCANCE DEL DIAGNÓSTICO 3. CONSIDERACIONES GENERALES. Como la determinación de la muestra, atributos de la información, fuentes de información de las áreas y los procesos (Personas, Documentos, Registros, Reportes, etc.) y características bajo las cuales se desarrollan las actividades propias del área o proceso 4. PASOS PARA REALIZAR EL DIAGN STICO 4.1 Planificación. Actividades preliminares, definición de las personas que suministraran la información, determinación de las técnicas de recolección de información, concertación de citas, etc. 5. M DULOS PARA APLICAR LOS INSTRUMENTOS. 6. PRESENTACI N DE RESULTADOS E INFORME DATOS GENERALES DE LA ENTIDAD Establecer los datos de Fecha del Diagnóstico, Nombre proyecto, Dependencia, Coordinador Proyecto, Fecha del Informe, Objetivo del diagnóstico INTRODUCCI N OBJETIVO GENERAL Y ESPEC FICOS DEL DIAGN STICO ASPECTOS GENERALES
Presentación de la dependencia o de la entidad.
Participantes en el desarrollo del diagnóstico. Especificar los participantes por dependencia de servidores públicos, directivos, consultores.
ACTIVIDADES DE SOCIALIZACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL PROYECTO.
Especificar la forma de divulgar y motivar a los integrantes de la dependencia en la realización adecuada de las guías e instrumentos a aplicar
METODOLOGÍA PARA LA REALIZACIÓN DEL DIAGNÓSTICO
Especificar los instrumentos a aplicar y las diferentes técnicas de investigación como entrevista, encuesta, análisis documental, observación directa, etc.
Agenda de desarrollo del diagnóstico. Concertar antes de la reunión de socialización la agenda para la aplicación de las pruebas con los participantes. Ejemplo de un Formato para la agenda: Fecha
Hora Inicio
Hora Final
Propuesta
Propuesta
RESULTADOS DEL DIAGNÓSTICO POR DEPENDENCIA. o
Con relación al Estado actual de los procesos
o
Con relación a la planificación estratégica
Actividad
Funcionarios de la Dependencia a q se aplicarán las técnicas
o
Con relación al cumplimiento de los requisitos por cada uno de los sistemas.
o
Con relación a la estructura orgánica.
o
Con relación a los bienes y servicios que se presta
o
Con relación a los usuarios internos del servicio de la dependencia
CONCLUSIONES DEL DIAGN STICO
