PANDUAN PENYUSUNAN PEDOMAN, KERANGKA ACUAN DAN SOP
SOP
No. Dok
: ...../A/II/SOP /2017
No. Revisi
:
Tanggal
: 05 MEI 2017
Halaman
: 1-3
PUSKESMAS KTK KOTA SOLOK
1 Pengertian
Dr.Ermalindawati NIP. 19730526 200501 2 006
1. Pedoman
Pedoman/ panduan
adalah:
kumpulan ketentuan dasar yang memberi
arah langkah-langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan melaksanakan kegiatan. 2.
Panduan
Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan, sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman/ panduan dapat diterapkan dengan baik dan benar melalui penerapan SOP. 3.
Kerangka acuan
Kerangka acuan adalah Petunjuk dalam melakukan program/kegiatan yang memuat dengan jelas tujuan (tujuan umum dan tujuan khusus), cara melaksanakan kegiatan, tujuan yang dicapai, penjadualan yang jelas dan evaluasi serta pelaporan 4.
SOP
Istilah prosedur ada beberapa pengertian, diantaranya: a.
Standard Operating Procedures (SOP)
adalah serangkaian instruksi
tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi pemerintah, (Kepmenpan No.021 tahun 2008). b.
Instruksi kerja adalah petunjuk kerja terdokumentasi yang dibuat secara rinci, spesifik dan bersifat instruktif, yang dipergunakan oleh pekerja sebagai acuan dalam melaksanakan suatu pekerjaan spesifik agar dapat mencapai hasil kerja sesuai persyaratan yang telah ditetapkan (Susilo, 2003).
c.
Langkah didalam penyusunan instruksi kerja sama dengan penyusunan prosedur, namun ada perbedaan, instruksi kerja adalah suatu proses yang melibatkan satu bagian/unit/ profesi, sedangkan prosedur adalah suatu proses yang melibat lebih dari satu bagian/ unit/ profesi. Prinsip dalam penyusunan prosedur dan instruksi kerja adalah kerjakan yang ditulis, tulis yang dikerjakan, buktikan dan tindak-lanjut, serta dapat ditelusur hasilnya.
d.
Standar
Prosedur
Operasional
(SOP)
adalah
suatu
perangkat
instruksi/langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu. Istilah ini digunakan di Undang-undang No. 29 Tahun
2004, tentang Praktik Kedokteran dan Undang-undang No. 44 Tahun 2009, tentang Rumah Sakit, 5.
Surat Keputusan
Surat Keputusan adalah surat yang berisi suatu keputusan yang dibuat oleh pimpinan suatu organisasi atau lembaga pemerintahan berkaitan dengan kebijakan organisasi atau lembaga tersebut. Surat Keputusan memiliki dua bagian pokok, yaitu : a.
Konsideran : landasan atau dasar hukum dibuatnya keputusan tersebut.
b.
Diktum keputusan : isi keputusan tersebut.
c.
Nomor urut penomoran diurutkan untuk tiap masing-masing dokumen, misal untuk dokumen diurutkan mulai dari nomor 1, untuk panduan diurutkan dari nomor 1, dan seterusnya.
d.
Penulisan naskah pedoman, panduan, kerangka acuan dan SOP menggunakan kertas F4 70 gsm, jenis hurus Times New Roman ukuran 12 spasi 1,5 margin 0,8 inch.
e.
Penulisan naskah SK menggunakan kertas F4 70 gsm jenis huruf Times New Roman ukuran 12 spasi 1,5 margin 0,8 inch.
2 .Tujuan
A. Tujuan Umum Panduan ini dimaksudkan agar Puskesmas memiliki acuan dalam melakukan standarisasi Tata Naskah seluruh dokumen terkait akreditasi Puskesmas B.
Tujuan Khusus
1.
Tersedianya pedoman bagi kepala Puskesmas, Penanggung jawab dan pelaksana upaya kesehatan di Puskesmas dalam menyusun dokumendokumen yang dipersyaratkan dalam standar akreditasi
2.
Tersedianya pedoman penyusunan dokumen pedoman/ panduan, kerangka acuan dan Standar Operasional Prosedur.
3. Kebijakan
Surat keputusan kepala puskesmas ktk nomor :188.45/
/PUSK-KTK/I/2017
Pengendalian Dokumen Dan Pengendalian Rekaman Di Puskesmas Ktk Kota Solok 4. Referensi 5 Prosedur
TATA LAKSANA 1.
Tata Laksana Pedoman sebagai berikut :
a.
Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja BAB I
Pendahuluan
BAB II Gambaran Umum Puskesmas dan Klinik BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan Puskesmas dan Klinik BAB IV Struktur Organisasi Puskesmas dan Klinik
BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja BAB VI Uraian Jabatan BAB VII
Tata Hubungan Kerja
BAB VIII
Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil
BAB IX Kegiatan Orientasi BAB X Pertemuan/ Rapat BAB XI
Pelaporan
1)
Laporan Harian
2)
Laporan Bulanan
3)
Laporan Tahunan
b.
Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja
BAB I
PENDAHULUAN
1)
Latar Belakang
2)
Tujuan Pedoman
3)
Ruang Lingkup Pelayanan
4)
Batasan Operasional
5)
Landasan Hukum
BAB II
STANDAR KETENAGAAN
1)
Kualifikasi Sumber Daya Manusia
2)
Distribusi Ketenagaan
3)
Jadual Kegiatan, termasuk Pengaturan Jaga (Rawat Inap)
BAB III
STANDAR FASILITAS
1)
Denah Ruang
2)
Standar Fasilitas
BAB IV
TATALAKSANA PELAYANAN
BAB V
LOGISTIK
BAB VI
KESELAMATAN PASIEN
BAB VII
KESELAMATAN KERJA
BAB VIII
PENGENDALIAN MUTU
BAB IX
PENUTUP
c.
Format Kop Pedoman Puskesmas KTK
Kotak Heading : masing-masing kotak (logo kabupaten, logo puskesmas, nama puskesmas, judul pedoman, no. dokumen, no.revisi, halaman, pedoman, tanggal terbit, tanda tangankepala puskesmas, nama dan NIP kepala puskesmas) diisi sebagai berikut : 1)
Heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman. Pada halaman pertama kotak heading harus lengkap.
2)
Untuk halaman-halaman berikutnya kotak heading dapat hanya memuat: logo kabupaten, logo puskesmas, judul pedoman, no. dokumen, no.revisi, halaman, pedoman, tanggal terbit.
3)
Kotak nama puskesmas diberi nama UPT PUSKESMAS KTK dan logo pemerintah daerah Kota Solok.
4)
Kotak logo puskesmas diisi logo puskesmas.
5)
Judul Pedoman : diberi judul atau nama pedoman sesuai proses kerjanya.
6) No. Dokumen: diisi sesuai dengan ketentuan penomeran yang berlaku di Puskesmas KTKdan dibuat sistematis agar ada keseragaman. Contoh penomoran pedoman :
188.45/
/Pusk-KTK/I/2017
Keterangan : Pusk-KTK
: Puskesmas KTK
Kode Program
:
A: Admen B: Yanis C: KIA D: P2p E : Promkes F : Kesling G :Gizi 2016 004
: tahun penetapan pedoman : Nomer Urut, sesuai nomor urut yang diterbitkan
7)No. Revisi : diisi dengan status revisi menggunakan huruf : dokumen baru diberi huruf kapital A, dokumen revisi pertama diberi huruf kapital B dan seterusnya. 8)
Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk pedoman tersebut. misalnya : halaman pertama : 1/5, halaman kedua: 2/5, halaman terakhir : 5/5.
2.
Tata Laksana Panduan
a.
Format Panduan Pelayanan
BAB I
DEFINISI
BAB II
RUANG LINGKUP
BAB III
TATALAKSANA
BAB IV
DOKUMENTASI
b.
Format Kop Panduan Puskesmas KTK
Kotak Heading : masing-masing kotak (logo kabupaten, logo puskesmas, nama puskesmas, judul panduan, no. dokumen, no.revisi, halaman, panduan, tanggal terbit, tanda tangankepala puskesmas, nama dan NIP kepala puskesmas) diisi sebagai berikut : 1)
Heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman. Pada halaman
pertama kotak heading harus lengkap. 2)
Untuk halaman-halaman berikutnya kotak heading dapat hanya memuat: logo kabupaten, logo puskesmas, judul panduan, no. dokumen, no.revisi, halaman, panduan, tanggal terbit.
3)
Kotak nama puskesmas diberi nama UPT PUSKESMAS KTK dan logo pemerintah daerah Kota Solok.
4)
Kotak logo puskesmas diisi logo puskesmas.
5)
Judul Panduan : diberi judul atau nama pedoman sesuai proses kerjanya.
6) No. Dokumen: diisi sesuai dengan ketentuan penomeran yang berlaku di Puskesmas KTKdan dibuat sistematis agar ada keseragaman. Contoh penomoran panduan : Pnd/KTK/PWR/A/2016/004 Keterangan : Pnd
: Panduan
KTK
: Puskesmas KTK
PWR
: Kota Solok
Kode Program
:A: Admen
B: Yanis C: KIA D: P2 E : Promkes F : Kesling G :Gizi 2016 004
: tahun penetapan pedoman : Nomer Urut, sesuai nomor urut yang diterbitkan
7) No. Revisi : diisi dengan status revisi menggunakan huruf : dokumen baru diberi huruf kapital A, dokumen revisi pertama diberi huruf kapital B dan seterusnya. 8)
Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk panduantersebut. misalnya : halaman pertama : 1/5, halaman kedua: 2/5, halaman terakhir : 5/5.
3.
Tata Laksana Kerangka Acuan
a.
Sistematika/ Format Kerangka Acuan Program/Kegiatan
Sistematika atau format kerangka acuan Program/Kegiatan adalah sebagai berikut : 1)
Pendahuluan
2)
Latar belakang
3)
Tujuan umum dan tujuan khusus
4)
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
5)
Cara melaksanakan kegiatan
6)
Sasaran
7)
Jadwal pelaksanaan kegiatan
8)
Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
9)
Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan
10)Jika diperlukan, dapat ditambahkan butir-butir lain sesuai keKTKan, tetapi tidak diperbolehkan mengurangi, misalnya rencana pembiayaan dan anggaran. b.
Petunjuk Penulisan
1)
Pendahuluan
Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang masih terkait dengan upaya/ kegiatan
2)
Latar belakang
Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan mengapa program tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan diperlukan program tersebut dapat lebih kuat. 3)
Tujuan umum dan tujuan khusus
Tujuan ini adalah merupakan tujuan Program/kegiatan. Tujuan umum adalah tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan secara rinci. 4)
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan yang harus dilakukan sehingga tercapainya tujuan Program/kegiatan. Oleh karena itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan sejalan. 5)
Cara melaksanakan kegiatan
Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara lain dengan membentuk tim, melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain 6)
Sasaran
Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan-tujuan upaya/ kegiatan . Sasaran Program/kegiatan menunjukkan hasil antara yang diperlukan untuk merealisir
tujuan
tertentu.
Penyusunan
sasaran
program
perlu
memperhatikan hal-hal sebagai berikut : Sasaran yang baik harus memenuhi “SMART” yaitu : a)
Specific : sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang diinginkan, bukan cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan arah dan tolok ukur yang jelas sehingga dapat dijadikan landasan untuk penyusunan strategi dan kegiatan yang spesifik.
b)
Measurable : sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk
memastikan
apa
dan
kapan
pencapaiannya.
Akontabilitas
harus
ditanamkan kedalam proses perencanaan. Oleh karenanya meetodologi untuk mengukur pencapaian sasaran (keberhasilan upaya/ kegiatan) harus ditetapkan sebelum kegiatan yang terkait dengan sasaran tersebut dilaksanakan. c)
Agressive but Attainable : apabila sasaran harus dijadikan standar keberhasilan, maka sasaran harus menantang, namun tidak boleh mengandung target yang tidak layak.
d)
Result oriented : sedapat mungkin sasaran harus menspesifikkan hasil yang ingin dicapai. Misalnya : mengurangi komplain masyarakat terhadap pelayanan rawat inap sebesar 50%
e)
Time bound : sasaran sebaiknya dapat dicapai dalam waktu yang relatif pendek, mulai dari beberapa minggu sampai beberapa bulan (sebaiknya kurang dari 1 tahun). Kalau ada Program/kegiatan 5 (lima) tahun dibuat sasaran antara. Sasaran akan lebih mudah dikelola dan dapat lebih serasi dengan proses anggaran apabila dibuat sesuai dengan batas-batas tahun anggaran di Puskesmas.
7)
Jadual pelaksanaan kegiatan
Skedul atau jadwal adalah merupakan perencanaan waktu untuk tiap-tiap rincian kegiatan yang akan dilaksanakan, yang digambarkan dalam bentuk bagan Gantt. 8) Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan kegiatan terhadap jadual yang direncanakan. Jadual tersebut akan dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga apabila dari evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat segera diperbaiki sehingga tidak mengganggu Program/kegiatan secara keseluruhan. Karena itu yang ditulis dalam kerangka acuan adalah kapan (setiap kurun waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa yang melakukan. Yang dimaksud dengan pelaporannya adalah bagaimana membuat laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan kapan laporan tersebut harus dibuat. Jadi yang harus ditulis di dalam kerangka acuan adalah cara bagaimana membuat laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus dibuat dan ditujukan kepada siapa. 9)
Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan
Pencatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka acuan adalah
bagaimana
melakukan
pencatatan
kegiatan
atau
membuat
dokumentasi kegiatan. Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kapan laporan
harus diserahkan dan kepada siapa saja laporan tersebut harus diserahkan. Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan Program/kegiatan
secara
menyeluruh. Jadi yang di tulis didalam kerangka acuan, bagaimana melakukan evaluasi dan kapan evaluasi harus dilakukan.
10)Contoh penomoran kerangka acuan : KA/KTK/PWR/A/2016/004
Keterangan : KA
: Kerangka Acuan
KTK
: Puskesmas KTK
PWR
: Kota Solok
Kode Program
:A: Admen
B: Yanis C: KIA D: P2 E : Promkes F : Kesling G :Gizi 2016 04
: tahun penetapan pedoman : Nomer Urut, sesuai nomor urut yang diterbitkan
11)No. Revisi : diisi dengan status revisi menggunakan huruf : dokumen baru diberi huruf kapital A, dokumen revisi pertama diberi huruf kapital B dan seterusnya. 12)Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk kerangka acuantersebut. misalnya : halaman pertama : 1/5, halaman kedua: 2/5, halaman terakhir : 5/5.
4.
Tata Laksana SOP
a.
Format SOP sebagai berikut :
a)
Pengertian
b)
Tujuan
c)
Kebijakan
d)
Referensi
e)
Prosedur/ Langkah- langkah
6)
Unit terkait
b.
Format Kop SOP Puskesmas KTK
Kotak Heading : masing-masing kotak (logo kabupaten, logo puskesmas, nama puskesmas, judul SOP, no. dokumen, no.revisi, halaman, SOP, tanggal terbit, tanda tangankepala puskesmas, nama dan NIP kepala puskesmas) diisi sebagai berikut : 1)
Heading dan kotaknya dicetak pada setiap halaman. Pada halaman pertama kotak heading harus lengkap.
2)
Untuk halaman-halaman berikutnya kotak heading dapat hanya memuat: logo kabupaten, logo puskesmas, judul SOP, no. dokumen, no.revisi, halaman, SOP, tanggal terbit.
3)
Kotak nama puskesmas diberi nama UPT PUSKESMAS KTK dan logo pemerintah daerah Kota Solok.
4)
Kotak logo puskesmas diisi logo puskesmas.
5)
Judul SOP : diberi judul atau nama pedoman sesuai proses kerjanya.
6) No. Dokumen: diisi sesuai dengan ketentuan penomeran yang berlaku di Puskesmas KTKdan dibuat sistematis agar ada keseragaman. Contoh penomoran SOP : SOP/KTK/PWR/A/2016/004 Keterangan : SOP
: Standar Operasional Prosedur
KTK
: Puskesmas KTK
PWR
: Kota Solok
Kode Program
:A: Admen
B: Yanis C: KIA D: P2 E : Promkes F : Kesling G :Gizi 2016 004
: tahun penetapan pedoman : Nomer Urut, sesuai nomor urut yang diterbitkan
7) No. Revisi : diisi dengan status revisi menggunakan huruf : dokumen baru diberi huruf kapital A, dokumen revisi pertama diberi huruf kapital B dan seterusnya. c.
Penjelasan :
1)
Penulisan SOP yang harus tetap didalam tabel/kotak adalah : nama Puskesmas dan logo, judul SOP, nomor dokumen,
tanggal terbit dan
tandatangan Kepala Puskesmas, sedangkan untuk pengertian, tujuan, kebijakan, prosedur/ langkah- langkah, dan unit terkait boleh tidak diberi kotak/ tabel. 2)
Petujuk Pengisian SOP
a) No. Revisi : diisi dengan status revisi menggunakan huruf : dokumen baru diberi huruf kapital A, dokumen revisi pertama diberi huruf kapital B dan seterusnya. b)
Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman untuk SOP tersebut. misalnya : halaman pertama : 1/5, halaman kedua: 2/5, halaman terakhir : 5/5.
c)
SOP diberi penamaan sesuai ketentuan (istilah) yang digunakan Puskesmas yaitu SOP.
d)
Tanggal terbit
: diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal
diberlakukannya SOP tersebut e)
Ditetapkan Kepala Pusksmas: diberi tandatangan Kepala Puskesmas,nama jelasnyadan NIP.
3)
Isi SOP :
Isi dari SOP minimal adalah sebagai berikut: a)
Pengertian :berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/menimbulkan multi persepsi.
b)
Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik.
c)
Kebijakan : berisi kebijakan Kepala Puskesmas yang menjadi dasar dibuatnya SOP tersebut. Dicantumkan kebijakan yang mendasari SOP tersebut, contoh untuk SOP imunisasi pada bayi, pada kebijakan dituliskan: Keputusan Kepala Puskesmas No.188.4/BAB. IV/KEP/2/2016 /004tentang Pelayanan Imunisasi.
d)
Referensi: berisikan dokumen ekternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa berbentuk buku, peraturan perundang- undangan, ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka,
e)
Langkah- langkah prosedur : bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja tertentu.
f)
Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam
proses kerja tersebut. 4)
Tata Cara Penyusunan SOP :
Hal-hal yang perlu diingat : a)
Siapa yang harus menulis atau menyusun SOP
b)
Bagaimana merencanakan dan mengembangkan SOP
c)
Bagaimana SOP dapat dikenali
d)
Bagaimana memperkenalkan SOP kepada pelaksana dan unit terkait
e)
Bagaimana pengendalian SOP: penomoran, revisi yang keberapa, dan distribusi kepada siapa.
f)
Syarat penyusunan SOP :
(1) Identifikasi keKTKan, yakni mengidentifikasi apakah kegiatan yang dilakukan saat ini sudah memiliki SOP atau belum, dan bila sudah agar diidentifikasi apakah SOP masih efektif atau tidak, jika belum apakah kegiatan tersebut perlu disusun prosedurnya. (2) Perlu ditekankan bahwa SOP harus ditulis oleh mereka yang melakukan pekerjaan tersebut atau oleh unit kerja tersebut. Tim atau panitia yang ditunjuk
oleh
Kepala
Puskesmas
hanya
untuk
menanggapi
dan
mengkoreksi SOP tersebut. Hal tersebut sangatlah penting, karena komitmen terhadap pelaksanaan SOP hanya diperoleh dengan adanya keterlibatan personel/unit kerja dalam penyusunan SOP. (3) Di dalam SOP harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana, kapan, dan mengapa. (4) SOP jangan menggunakan kalimat majemuk, subjek, predikat dan objek harus jelas. (5) SOP harus menggunakan kalimat perintah/instruksi dengan bahasa yang dikenal pemakai. (6) SOP harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan. Untuk SOP pelayanan pasien maka harus memperhatikan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan pasien. Untuk SOP profesi harus mengacu kepada standar profesi, standar pelayanan, mengikuti perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK) kesehatan, dan memperhatikan aspek keselamatan pasien.
5.
Tata LaksanaSurat Keputusan
a.
Format Surat Keputusan
1)
Kepala surat keputusan
2) Nomor surat keputusan 3)
Hal atau tentang
4) Nama jabatan pejabat yang berwenang mengeluarkan surat keputusan 5)
Konsideran
6)
Diktum
7)
Kaki surat keputusan berisi : tempat dan tanggal penetapan, pejabat yang menetapkan, tanda tangan nama terangplus
dan NIP pejabat yang
menetapkan. 8)
Lampiran
(a) Halaman pertama harus dicantumkan nomor danJudul Peraturan/ Surat Keputusan, (b) Halaman terakhir harus ditandatangani oleh Kepala Pu skesmas b.
Kop Surat Keputusan
KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS KTK 1)
Logo Pemerintah Kota Solok
2)
Pemerintah Kota Solok
3)
Dinas Kesehatan
4)
UPT Puskesmas KTK
5)
Untuk point nomor 2 – 4 menggunakan huruf kapital jenis bookman old style ukuran 12 tebal.
6)
Alamat Puskesmas KTK menggunakan huruf kapital di awal kata, jenis bookman old style ukuran 12 tebal.
7)
Garis tebal solid warna hitam ukuran 2,25 pt.
8)
Keputusan Kepala UPT Puskesmas, menggunakan huruf kapital jenis bookman old style ukuran 12.
c.
Penjelasan
1) Kepala Surat Keputusan, terdiri dari Logo Pemerintah Kota Solok 2)
Kata keputusan berada di tengah-tengah dan dituliskan nama jabatan Kepala UPT Puskesmas KTK. Semuanya ditulis dengan huruf kapital.
3)
Penulisan Nomor dengan ketentuan :
Contoh penomoran SK : NOMOR : 188.4/BAB. I/KEP/2/2016/004 Keterangan : 188.4
: Kode SK
BAB I
: Bab SK dalam Instrumen Akreditasi
KEP
: Keputusan
2
: Bulan penetapan SK
2016
: Tahun 2016
004
: Nomor Urut SK
Untuk SK yang diberi revisi diberi tanda di bagian belakang nomr urut SK, dokumen revisi pertama diberi huruf kapital B da n seterusnya. Contoh : NOMOR : 188.4/BAB. I/KEP/2/2016/004/B 4)
Hal atau Tentang, bagian ini berisi intisari keputusan secara ringkas dan jelas ditulis dengan huruf kapital.
5) Nama jabatan Kepala UPT Puskesmas KTK ditulis dengan huruf kapital. 6)
Konsideran, Konsideran berasal dari kata Considere (bahasa latin) yaitu merupakan alasan-alasan dan pertimbangan-pertimbangan yang menjadi dasar atau dikeluarkannya surat keputusan.
a)
Diawali dengan kata menimbang, yang diikuti oleh pertimbangan, tujuan atau alasan mengapa surat keputusan perlu dikeluarkan.
b)
Mengingat, yang diikuti oleh peraturan-peraturan, oleh undang-undang atau keputusan-keputusan dari pejabat yang lebih tinggi atau berwenang, sehingga
maksudnya
surat
keputusan
tersebut
dapat
dipertanggungajawabkan dan mempunyai landasan hukum yang kuat. 7)
Diktum, berisi rumusan tentang keputusan yang diambil oleh pejabat yang berwenang berdasarkan konsideran. DIKTUM diambil dengan kata MEMUTUSKAN (ditulis dalam huruf kapital), disusul sebelah kirinya oleh kata Menetapkan: selanjutnya disebutkan apa yang diputuskan itu dengan kalimat-kalimat yang diawali oleh kata-kata pertama; kedua; ... ketiga; .... keempat, .... dan seterusnya.
8)
Kaki surat keputusan, yang berfungsi sebagai salam penutup yang terdiri dari;
a)
Tempat dikeluarkannya surat keputusan yang didahului dengan kata misalnya Ditetapkan di Medan;
b)
Tanggal, bulan dan tahun yang didahului dengan kata-kata pada tanggal .... misalnya, pada tanggal 5 April 2015;
c)
Tanda tangan pejabat yang berwenang.
d) Nama jelas pejabat yang berwenang; e) Nomor Induk Pegawai (NIP); f)
Cap dinas atau instansi yang bersangkutan.
9)
Distribusi, adalah tembusan yang memuat daftar pihak-pihak yang menerima salinan tersebut, karena ada kaitan dengan isi surat keputusan tersebut.
10) Lampiran, berisi hal-hal yang perlu dilampirkan dalam surat keputusan tersebut, contoh lampiran jenis-jenis pelayanan untuk SK jenis-jenis pelayanan. 12)Catatan: a)
Dalam surat keputusan ada yang dibuat salinan dan kutipan. Salinan adalah yang dikirimkan kepada pihak-pihak yang terkait dengan isi surat keputusan tersebut, maka pada waktu ditulis dibuat beberapa rangkap. Rangkap yang kedua dan ketiga inilah yang dikirimkan. Sedangkan Kutipan dikirimkan kepada pegawai atau orang yang terkena atau mendapat keputusan tersebut. Dalam kutipan tidak memuat konsideran secara keseluruhan atau lengkap cukup dengan:
(1) Menimbang
: dan seterusnya
(2) Mengingat
: dan seterusnya
kecuali kalau memang penting sekali dan perlu diketahui oleh pegawai atau orang yang bersangkutan, surat keputusan yang asli pada pejabat yang bersangkutan. b)
Setiap kalimat dalam konsideran dan diktum diakhiri dengan titik koma (;), misalnya: Mengingat : Undang-undang No. 2;
c)
Subjek dalam surat keputusan adalah orang ketiga, maka tidak memakai kata ganti, kami, saya, dia, atau kita karena subjek dalam surat keputusan adalah pejabat yang berwenang membuat dan mengeluarkan surat keputusan tersebut maka yang dicantumkan nama jabatan pejabat tersebut, yaitu Kepala UPT Puskesmas KTK
IV.DOKUMENTASI Semua Dokumen yang ada di Puskesmas KTK Kota Solok yaitu Pedoman, Panduan, Kerangka Acuan, SOP dan SK yang terdiri dari dokumen induk, dokumen terkendali, dokumen tidak terkendali dan dokumen kadaluarsa. 1.
Dokumen Induk
Dokumen Induk adalah dokumen asli yang telah disahkan oleh Kepala Puskesmas KTK Kota Solok di simpan oleh kepala Sub Bagian Tata Usaha Puskesmas KTK. 2.
Dokumen Terkendali
Dokumen
terkendali
adalah
salinan
dokumen
asli
yang
distempel
“TERKENDALI” yang didistribusikan ke Unit pelaksana sebagai acuan. Dokumen terkendali dapat ditarik apabila ada revisi. 3.
Dokumen tidak terkendali
Dokumen tidak terkendali adalah salinan dokumen asli yang distempel “ TIDAK TERKENDALI” yang keluarkan dari organisasi puskesmas oleh Kepala Sub bagian Tata Usaha Puskesmas KTK dengan dibuktikan dalam buku tanda terima. 4.
Dokumen Kadaluarsa
Dokumen Kadaluarsa adalah Semua Dokumen yang ada di Puskesmas KTK Kota Solok yaitu Pedoman, Panduan, Kerangka Acuan, SOP dan SK yang terdiri dari dokumen induk, Dokumen Terkendali, Dokumen Tidak terkendali yang sudah tidak terpakai (Kadaluarsa) dan distempel “ KADALUARSA”
7. Bagan Alir 8 Hal-hal yang perlu
diperhatikan 9.Unit Terkait 10. Dokumen Terkait
Ruang lingkup panduan ini meliputi seluruh dokumen pedoman, panduan, kerangka acuan program/kegiatan dan SOP di Puskesmas KTK Kota Solok.
11.Rekaman Historis
