PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
ARMONIZACIÓN DE REQUISITOS MECI Y NTCGP MECI
CRONOGRAMA NTC GP 1000 COMPROMISOS / TAREAS
Subs.
Componente
Elemento
PRODUCTOS
RESPONSABLE
2013
Requisito
Etapa preparatoria para la implementación del sistema integrado de gestión.
5.1 Compromiso de la Dirección Principios de: Enfoque hacia el cliente (1.2 a), 1.1.1 ACUERDOS, COMPROMISOS liderazgo (1.2 a), participación activa de los Y PROTOCOLOS ÉTICOS servidores y particulares que ejercen funciones públicas (1.2 c) y transparencia (1.2 j).
Suscribir el acta de compromiso para la implementación Acto adtivo de del sistema integrado de gestión (MECI - NTCGP 1000). compromiso de la Suscribir acto administrativo de adopción del MECI dirección , adopción del SGI y nombramiento del representante de la dirección. Nombrar el representante de la dirección
Director
Formalización alta dirección
Acto adtivo de definición de la alta dirección
Director
Ejecutado
Conformar el equipo operativo (equipo de implementación del sistema de gestión institucional) Equipo técnico de calidad y control
Equipo interdisciplinario para la implementación conformado.
Director Representante de la dirección
Ejecutado
Elaborar el diagnóstico institucional
Documento de diagnóstico elaborado
OAP
Ejecutado
Sensibilizar, socializar y capacitar en el sistema integrado de gestión institucional
Sensibilizar el 100% de los colaboradores de la entidad
OAP
Permanente
Código de ética definido que contenga los principio y valores
Talento Humano OAP
Definir principios y valores
Ejecutado
Ejecutado
Febrero - Abril
Elaborar Código de ética
Febrero - Abril
Definir funciones por cada cargo Manual de funciones
Ejecutado
Elaborar perfiles de cargo
1.1.2 DESARROLLO DEL TALENTO 6.2 Talento Humano y nums. 6.2.1 y 6.2.2 HUMANO
1.1 AMBIENTE DE CONTROL
1. CONTROL ESTRATÉGICO
1.1.3 ESTILO DE DIRECCIÓN
1.2.1 PLANES Y PROGRAMAS
1.2 DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
1.2.2 MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS
1.2.3 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Establecer política de talento humano
Política de Talento humano definida
Definir criterios de operación del proceso (por ejemplo: procedimientos de selección, contratación, capacitación, evaluación de competencias y evaluación de desempeño)
Procedimientos documentados del proceso de Talento humano.
Establecer el plan de formación y/o capacitación
Plan de formación y/o capacitación definido.
Ejecutado
Establecer programa de Bienestar social /Salud Ocupacional
Programa de Bienestar y Salud Ocupacional
Ejecutado
Elaborar, revisar, aprobar y difundir el código de buen gobierno.
Código de Buen Gobierno aprobado y socializado
Elaborar, revisar, aprobar y difundir el normograma institucional
Normograma elaborado y socializado
Ajustar plan estratégico de la entidad
Plan estrategico formulado
Elaborar el plan de acción de la entidad vigencia 2013
Plan de acción formulado y publicado
Realizar el despliegue estratégico
Planes operativos formulados
Realizar la planeación del sistema de gestión institucional
Política y objetivos del SGI
Elaborar y aprobar mapa de procesos
Mapa de procesos aprobado y socializado
Director OAP
Caracterizar los proceso de la entidad
Procesos caracterizados
OAP Lideres de proceso
Elaborar la estructura organizacional de la entidad
Estructura organizacional
Febrero - Abril
Líder de proceso talento humano OAP
Febrero - Septiembre
Director Alta Dirección OAP
Febrero - Junio
Alta Dirección Lideres de proceso
Enero - Julio
5.1 Compromiso de la Dirección Principios de: Enfoque hacia el cliente (1.2 a), liderazgo (1.2 a) y transparencia (1.2 j). 5.5.3 Comunicación interna, 8.5.1 Mejora continua, etc).
5.4 Planificación; 5.3 Política de la calidad; 7.1 Planificación de la prestación del servicio
Ejecutado
OAP. Representante de la Dirección
Ejecutado 2013 Ejecutado 2013
Marzo - Junio
Ejecutado
4.1 y 4.2
5.5.1 (Responsabilidad y autoridad), 5.5.2 (Representante de la Dirección)
Enero - Abril
Director Líder Gestión Humana OAP
Ejecutado
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ARMONIZACIÓN DE REQUISITOS MECI Y NTCGP MECI
CRONOGRAMA NTC GP 1000 COMPROMISOS / TAREAS
Subs.
Componente
Elemento
1.3.1 CONTEXTO ESTRATÉGICO
1.3.2 IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO 1.3 ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
1.3.3 ANÁLISIS DEL RIESGO
1.3.5 POLÍTICAS DE ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO
PRODUCTOS
RESPONSABLE
2013
Requisito
4.1 núm. g) 5.6.2 núm. h, Información para la revisión de la Dirección (en el cual un insumo son los riesgos actualizados e identificados); 7.5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio, donde establece que la prestación del servicio o la producción del bien debe realizarse bajo condiciones controladas, entre ellas, además de la información, criterios de aceptación, deben gestionarse los riesgos de mayor probabilidad; 8.3 Control del producto o servicio no conforme, donde la entidad debe definir acciones para impedir el uso o aplicación diferente al previsto de un producto o servicio no conforme. 8.5.3 Acción preventiva (actuación sobre los riesgos)
Identificar riesgos (que afecten el cumplimiento de la función institucional - estrategia, e identificar los riesgos por proceso)
Metodología de gestión del riesgo aprobada
Elaborar el mapa de riesgos Mapa de riesgos
Elaborar plan de mejoramiento para riesgos identificados
Plan de mejoramiento
Elaborar la política de administración del riesgo
Establecer la política de administración del riesgo
Ejecutado
Representante de la Dirección OAP
Abril - Julio
Julio - Agosto
Director OAP
Agosto - Septiembre
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ARMONIZACIÓN DE REQUISITOS MECI Y NTCGP MECI
CRONOGRAMA NTC GP 1000 COMPROMISOS / TAREAS
Subs.
Componente
Elemento
2.1.1 POLÍTICAS DE OPERACIÓN
2.1.2 PROCEDIMIENTOS
PRODUCTOS
RESPONSABLE
2013
Elaborar las políticas de operación de los procesos
Políticas de operación documentadas y socializadas
Líder de proceso OAP
Abril - Agosto
Elaborar, revisar, aprobar y difundir los procedimientos obligatorios (6).
Procedimientos obligatorios aprobados y socializados
Requisito 4.1 núm. c); 7.2 Determinar requisitos del servicio /cliente, diseñar las políticas para lograr su satisfacción
4.2.1 núm. c) Procedimientos de la NTCGP: 4.2.3, 4.2.4, 8.2.2, 8.3, 8.5.2, 8.5.3
Febrero - Junio
Lider de proceso OAP
Elaborar, revisar, aprobar y difundir los métodos de operación y control de los procesos (Manuales, procedimientos, instructivos, guías, entre otros) En la documentación incluir los requisitos establecidos en las normas aplicables para: selección, evaluación y aprobación de proveedores, verificación de producto comprado, identificación y trazabilidad, propiedad del cliente, preservación del producto/servicio
Documentos operativos aprobados y socializados
Enero - Diciembre
2.1 ACTIVIDADES DE CONTROL
2.1.3 CONTROLES
4.1. g) puntos de control sobre los riesgos; 4.1 control de procesos cuando sean operados por terceros 4.2.3, 4.2.4, Cap 7 (operación de los procesos) 8.5.3 en tanto es de carácter preventivo.
Definir controles en la operación (quedan establecidos en la documentación de los procesos y en las políticas de operación)
Documentos operativos aprobados y socializados (contiene los controles)
Lider de proceso OAP
Enero - Diciembre
2.1.4 INDICADORES
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos; 8.4 análisis de datos (ver principio de Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones).
Definir sistema de medición a través de indicadores
Definir indicadores de eficiencia,eficacia y efectividad
Líder de proceso OAP
Abril - Diciembre
2.1.5 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS (DE OPERACIÓN)
4.2 Gestión documental 4.2.2 Manual de la calidad
Elaborar manual de gestión integral
Manual de gestión integral elaborado y socializado
OAP
Junio - Octubre
OAP
Ejecutado
2. CONTROL DE GESTIÓN
Identificar necesidades de información externa para el Caracterización de cumplimiento de la función institucional. (se hace desde procesos la caracterización de los procesos) Matriz de información y comunicación (interna y Identificar flujos de información internos y externos externa)
2.2.1 INFORMACIÓN PRIMARIA
5.2 Enfoque al cliente 7.2 Procesos relacionados con el cliente 8.2.1 Satisfacción del cliente
Establecer métodos de gestión de PQR (Definir, documentar, difundir e implementar estándares de gestión de PQR)
Actualizar procedimientos de pqr, y estrategia de Servicio al cliente.
Definir metodología para la medición de la satisfacción del cliente
Metodología para medir la satisfacción del cliente definida y socializada.
Enero - Mayo
Líder atención al ciudadano OAP Marzo - Mayo
2.2 INFORMACIÓN 4.1 Requisitos Generales Literal d) 2.2.2 INFORMACIÓN SECUNDARIA 4.2 Gestión documental 8.4 Análisis de datos
Implementar sistema de archivo (Ley general de archivo 594/00 implantada) Establecer mecanismos para el registro, análisis y consolidación de datos e información (se define en procedimientos y sistema de información)
4.1 Requisitos Generales 6.3 Infraestructura, que incluye equipos para los Disponer de sistema de información que soporte la 2.2.3 SISTEMAS DE INFORMACIÓN procesos y sus dispositivos requeridos para su operación de la entidad. (Software y hardware) funcionamiento como hardware y software.
2.3.1 COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL
Líder gestión documental OAP
Enero - Diciembre
Sistemas de información para la operación de la entidad. (Matriz sistema de información ACR) Políticas para el uso de programas informáticos
Líder UTI Líder gestión documental OAP
Febrero - Diciembre
5.1 Compromiso de la dirección 5.5.3 Comunicación interna 7.3.1 Planificación del diseño y desarrollo
Ejecutado
Elaborar manual de comunicaciones (que incluya comunicación organizacional, comunicación informativa y plan de medios) e implementar las disposiciones que en materia de comunicación se definan en dicho manual.
2.3 COMUNICACIÓN PUBLICA
2.3.2 COMUNICACIÓN INFORMATIVA
Gestión documental implementada - ley 594
7.2.3 Comunicación con el cliente 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 1.2.j. Principio de transparencia
Manual de comunicaciones elaborado y socializado - Matriz de flujos de información y comunicación interna y externa
Líder comunicación OAP
Ejecutado
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PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
ARMONIZACIÓN DE REQUISITOS MECI Y NTCGP MECI
CRONOGRAMA NTC GP 1000 COMPROMISOS / TAREAS
Subs.
Componente
Elemento
PRODUCTOS
RESPONSABLE
2013
Encuesta Referencial Aplicada
OAP
Ejecutado
Informe de autoevaluación del control.
OAP
Abril 2014
OAP
Abril 2014
Informe de avaluación al Elaborar informe de evaluación del sistema de control sistema de controol interno - Encuesta referencial. interno. Informe Ejecutivo Anual
Control Interno
Ejecutado
Conformar y capacitar equipo auditor
Equipo auditor competente para la realización de auditorías integradas. (MECI - GP 1000)
Control Interno OAP
Enero - Marzo 2014
Elaborar el programa de auditoría
Programa de auditoría
Elaborar el plan de auditoría
Planes de auditoría por proceso (área)
Requisito
Aplicar encuesta DAFP de seguimiento implementación del MECI Y DE LA NTCGP
a
la
3.1.1 AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL 3.1 AUTOEVALUACIÓN
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 5.6 Revisión de la Dirección.
Elaborar y presentar informes de autoanálisis de la gestión realizada por el proceso, la dependencia y la entidad
3. CONTROL DE EVALUACIÓN
3.1.2 AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN
3.2.1 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Elaborar y presentar informes de autoanálisis para el mejoramiento de los controles del proceso, dependencia y la entidad
5.6 Revisión de la Dirección.
3.2 EVALUACIÓN INDEPENDIENTE 3.2.2 AUDITORÍA INTERNA
8.2.2 Auditoría interna
Informe de autoevaluación de la gestión.
Realizar auditoria al sistema integrado de gestión Informes de auditoría Preparar y presentar informe de auditoría 3.3.1 PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 3.3 PLANES DE MEJORAMIENTO
3.3.2 PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS 3.3.3 PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL
Elaborar e implementar el plan de mejoramiento Plan de mejoramiento institucional institucional 5.6 Revisión por la Dirección 6.2 Talento humano 8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos 8.5.2 Acción correctiva 8.5.3 Acción preventiva
Ejecutado
Control Interno Equipo auditor
Control Interno Equipo auditor
Ejecutado
Octubre - Noviembre Noviembre
Líderes de proceso Control Interno
Diciembre 2013 - Junio 2014
Elaborar e implementar el plan de mejoramiento por Plan de mejoramiento proceso por proceso
Lideres de proceso Control Interno
Diciembre 2013 - Junio 2014
Elaborar e implementar el plan de mejoramiento Plan de mejoramiento individual individual
Servidores públicos Control Interno
Abril - Junio 2014
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