PENGUKURAN EFEKTIVITAS ORGANISASI Sebagaimana organisasi pada umumnya, organisasi pemerintahan perlu diukur sejauh mana mana efektiv efektivita itasny snyaa mencap mencapai ai tujuan tujuan dan sasaran sasaran yang yang telah telah diteta ditetapka pkan. n. Penguk Pengukura uran n efektivitas efektivitas organisasi organisasi pemerintahan pemerintahan sangat penting karena melalui pengukuran pengukuran diperoleh informasi informasi mengenai mengenai kesuksesan kesuksesan dan kegagalan kegagalan pemerintah dalam mengemban mengemban tugas dan fungsinya. fungsinya. Selanjutny Selanjutnya, a, kesuksesan kesuksesan dan kegagalan kegagalan itu harus dipertangg dipertanggungja ungjawabka wabkan n oleh pemerintah. Pengukuran efektivitas organisasi pemerintahan merupakan juga instrumen pengawasan dan pengendalian. Oleh karena itu, maka perlu dipahami bagaimana mengukur efektivitas efektivitas organisasi organisasi dan bagaimana bagaimana model model pertanggun pertanggung g jawaban jawaban organisasi organisasi pemerintah terhadap publik. Untuk memberikan pemahaman mengenai hal tersebut, maka akan dibahas secara khusus dua hal pokok yaitu teknik pengukuran efektivitas organisasi pemerintahan dan sistem akuntabilitas kinerja instansi pemerintah. 2.1 Teknik Pengukuran Efektivitas Organisasi Pemerinta
Tujuan ataupun sasaran organisasi merupakan langkah pertama dalam pembahasan mengenai efektivitas organisasi. Sasaran didefinisikan sebagai keadaan yang ingin dicapai oleh suatu organisasi. fektivitas organisasi dapat dinyatakan sebagai tingkat keberhasilan organisasi dalam usaha untuk mencapai tujuan atau sasaran. !apat dikatakan juga bahwa efektiv efektivitas itas ini merupa merupakan kan suatu suatu konsep konsep yang yang luas, luas, mencak mencakup up berbag berbagai ai faktor faktor di dalam dalam maupun di luar organisasi. fisien fisiensi si organ organisa isasi si merupa merupakan kan sebuah sebuah konsep konsep yang yang bersifa bersifatt lebih lebih terbatas terbatas dan menyangkut proses internal yang terjadi dalam organisasi. fisiensi menunjukkan banyaknya input atau sumber yang diperlukan oleh organisasi untuk menghasilkan satu satuan output. Sehing Sehingga ga efisien efisiensi si dapat dapat diukur diukur sebaga sebagaii rasio rasio input input terhad terhadap ap output output.. Organ Organisa isasi si dapat dapat dikatakan efisien jika organisasi tersebut mampu menghasilkan satu satuan output dengan menggunakan sumber yang jumlahnya sedikit dari yang digunakan oleh organisasi lainnya. !i beberapa organisasi, efektivitas dan efisiensi bisa saja tidak berhubungan sama sekali sekali.. Suatu Suatu organ organisa isasi si bisa bisa sangat sangat efisien efisien tetapi tetapi tidak tidak mampu mampu mencap mencapai ai tujuan tujuan yang yang dikehendakinya, misalnya karena organisasinya itu memilih untuk membuat produk yang tidak laku di pasaran. pasaran. Sebaliknya Sebaliknya,, suatu organisasi organisasi bisa mempunyai mempunyai efektivitas efektivitas yang tinggi, tinggi, misalnya mampu mencapai sasarannya tetapi tidak efisien.
1
fekti fektivit vitas as merupa merupakan kan suatu suatu konsep konsep yang yang sangat sangat pentin penting g dalam dalam teori teori organ organisas isasii karena mampu memberikan gambaran mengenai keberhasilan organisasi dalam mencapai sasarannya, sasarannya, tetapi pengukuran pengukuran efektivitas efektivitas organisasi organisasi bukanlah suatu hal yang sederhana. Organisasi besar memiliki banyak bagian yang sifatnya saling berbeda. "agian#bagian ini memiliki sasarannya sendiri yang satu sama lainnya berbeda sehingga menimbulkan kesulitan dalam melakukan pengukuran efektivitas. 2.1. 2.1.1 1
Pen! Pen!ek ekat atan an Su Sum" m"er er Pendekatan sumber ini mengukur efektivitas melalui keberhasilan organisasi dalam
mendapatkan berbagai macam sumber yang dibutuhkannya. Pendekatan ini didasarkan pada teor teorii
meng mengen enai ai kete keterb rbuk ukaan aan siste sistem m
orga organi nisas sasii
terh terhad adap ap ling lingku kung ngan anny nya. a. Orga Organi nisas sasii
mempun mempunyai yai hubun hubungan gan yang yang merata merata dengan dengan lingku lingkung ngann annya ya karena karena dari dari lingku lingkunga nganny nnyaa diperoleh sumber#sumber yang merupakan input bagi organisasi, dan output yang dihasilkan juga disampaikan organisasi kepada lingkungannya. Sementara itu, sumber yang terdapat pada lingkungan sering sekali bersifat langka dan bernilai tinggi $mahal%. !engan demikian, efektiv efektivitas itas organ organisas isasii dapat dapat dinyat dinyataka akan n sebaga sebagaii tingka tingkatt keberh keberhasil asilan an organ organisas isasii dalam dalam memanfaatkan lingkungannya untuk memperoleh berbagai jenis sumber yang bersifat langka maupun yang nilainya tinggi. Secara Secara lebih lebih luas, luas, pendek pendekata atan n sumber sumber memper mempergun gunakan akan beberap beberapaa dimens dimensii beriku berikutt untuk mengukur efektivitas organisasi& a. 'emamp 'emampuan uan organ organisa isasi si untuk untuk memanf memanfaat aatkan kan lingku lingkunga ngan n untuk untuk memper memperole oleh h berbag berbagai ai jenis sumber yang bersifat langka dan nilainya tinggi. b. 'emampuan para pengambil keputusan dalam organisasi untuk menginterpretasikan menginterpretasikan sifat# sifat lingkungan secara tepat. c. 'ema 'emamp mpua uan n orga organi nisas sasii untu untuk k meng mengha hasi silk lkan an outp output ut terte tertent ntu u deng dengan an meng menggu guna naka kan n sumber#sumber yang berhasil diperoleh. d. 'emampuan 'emampuan organisa organisasi si dalam memeliha memelihara ra kegiatan kegiatan operasional operasionalnya nya sehari#hari sehari#hari.. e. 'ema 'emamp mpua uan n orga organi nisa sasi si untu untuk k berea bereaks ksii dan dan meny menyesu esuaik aikan an diri diri terh terhad adap ap peru peruba baha han n lingkungan. Pengukuran efektivitas dengan pendekatan sumber ini mampu memberikan alat ukur yang sama untuk mengukur efektivitas berbagai organisasi yang jenisnya berbeda, yang tidak dapat dilakukan dengan menggunakan pendekatan sasaran. 'emampuan untuk mendapatkan jenis sumber yang sama#sama sama#s ama dibutuhkan merupakan alat untuk membandingkan efektivitas walaupun organisasi memiliki sasaran yang berlainan satu sama lain. 'riteria pertama dari efektivitas suatu organisasi adalah kemampuannya untuk tetap hidu hidup p $ survival %. %. Organ Organisas isasii yang yang sanggup sanggup tetap tetap hidup hidup diangg dianggap ap lebih lebih efektif efektif daripa daripada da organisasi yang tidak dapat bertahan. Selain itu, tingkatan efektivitas berikutnya dapat diukur 2
dengan nilai $rupiah% dari sumber#sumber langka yang berhasil diperoleh organisasi dari lingkungannya. !engan demikian oraganisasi satu dengan organisasi lain dapat dibandingkan dengan kriteria yang sama meskipun sasarannya berbeda. 2.1. 2.1.2 2
Pen! Pen!ek ekat atan an Pr#s Pr#ses es Pendekatan ini menganggap efektivitas sebagai efisiensi dan kondisi $kesehatan% dari
organ organisa isasi si intern internal. al. Pada Pada organ organisas isasii yang yang efektif efektif proses proses intern internal al berjal berjalan an dengan dengan lancar lancar,, karyawan bekerja dengan gembira serta kepuasan kerja yang tinggi, kegiatan masing#masing bagian terkoordinasi secara baik dengan produktivitas yang tinggi. Pendekatan proses ini tidak memperhatikan lingkungan organisasi, dan memusatkan perhatian terhadap kegiatan# kegiatan kegiatan yang telah dilakukan dilakukan terhadap terhadap sumber#sumbe sumber#sumberr yang dimiliki oleh organisasi, organisasi, yang menggambarkan tingkat efisiensi serta kesehatan organisasi. Pendekatan ini umumnya digunakan oleh penganut pendekatan neo klasik $ human relation% relation % dalam organisasi yang terutama meneliti hubungan antara efektivitas dengan sumber daya manusia yang dimiliki oleh organisasi. 'omponen#komponen yang dapat menunjukkan efektivitas organisasi, ditunjukkan pada daftar berikut ini& a. Perhati Perhatian an atasan atasan terhada terhadap p kary karyawa awan. n. b. Semangat, kerja sama dan loyalitas kelompok kerja. c. Saling percaya percaya dan komunikasi komunikasi antara karyawan karyawan dengan dengan pimpinan. pimpinan. d. !esentr !esentrali alisasi sasi dalam dalam pengam pengambil bilan an keputu keputusan. san. e. (danya (danya komunika komunikasi si vertikal vertikal dan hori)on hori)ontal tal yang lancar dalam dalam organisa organisasi. si. f. (danya (danya usaha dari dari setiap setiap individu individu maupun maupun keseluruhan keseluruhan organ organisasi isasi untuk untuk mencapai mencapai tujuan tujuan yang telah direncanakan. g. (danya (danya sistem imbalan imbalan yang yang merang merangsan sang g pimpin pimpinan an untuk untuk mengusah mengusahaka akan n tercip terciptan tanya ya kelompok#kelompok kerja yang efektif dan performansi serta pengembangan karyawan. h. Organ Organisas isasii dan bagian bagian#bag #bagian ian bekerja bekerja sama secara baik dan konflik konflik yang terjadi terjadi selalu selalu diselesaikan dengan acuan kepentingan organisasi. Seti Setiap ap komp kompon onen en terse tersebu butt ditel ditelit itii deng dengan an meng mengad adak akan an wawa wawanc ncara ara terha terhada dap p angg anggot otaa organisasi. *ara lain dalam pengukuran efektivitas dengan pendekatan proses ini adalah melalui pengukuran terhadap efisiensi ekonomis dari organisasi. van mengembangkan metode pengukuran efektivitas secara kuantitatif. +a menyarankan pengukuran efektivitas organisasi dilakukan dilakukan terhadap input input sumber, sumber, transformasi transformasi sumber sumber menjadi menjadi output, output, dan output yang diberikan terhadap konsumen yang terdapat diluar organisasi. Pendekatan ini relevan untuk dikategorikan sebagai pendekatan proses karena van mengembangkan sejumlah rasio#rasio yang mengukur efisiensi internal organisasi. angkah pertama yang ia lakukan adalah menghitung besarnya ongkos untuk mengadakan input $+%, 3
ongkos transformasi $T%, serta nilai output $O%. 'etiga variabel tesebut dapat dikombinasikan untuk untuk menguk mengukur ur berbag berbagai ai aspek aspek dari dari perfor performan mansi si organ organisas isasi. i. *ara *ara yang yang paling paling sering sering digunakan untuk melakukan pengukuran efisiensi adalah dengan menggunakan rasio O-+. asio lainnya, seperti T-O menunjukkan besarnya kegiatan transformasi yang diperlukan untuk menghasilkan menghasilkan sejumlah tertentu output. !engan demikian tampak bahwa bahwa pengukuran terhada terhadap p input, input, transfo transforma rmasi si serta serta output output,, member memberika ikan n kesemp kesempatan atan untuk untuk melaku melakukan kan perhitungan terhadap berbagai aspek dari efisiensi organisasi. 2.1.$
Pen!ekatan %asi&
Pend Pendek ekata atan n hasil hasil atau atau sasa sasaran ran $ goal goal approach approach%% dala dalam m peng penguk ukur uran an efekt efektiv ivita itass memusatkan perhatian terhadap aspek as pek output, yaitu dengan mengukur keberhasilan organisasi dalam mencapai tingkatan output yang direncanakan. Pendekatan sumber $ system $ system resource resource approach% approach % menc mencob obaa meng menguk ukur ur efek efekti tivi vita tass dari dari sisi sisi inpu input, t, yait yaitu u deng dengan an meng menguk ukur ur kebe keberh rhasi asila lan n orga organi nisa sasi si dala dalam m mend mendap apat atka kan n sumbe sumber# r#su sumb mber er yang yang dibu dibutu tuhk hkan an untu untuk k mencapai performansi yang baik. Pendekatan proses $ process $ process approach approach%% melihat kegiatan internal internal organisasi organisasi,, dan mengukur efektivitas efektivitas melalui melalui berbagai berbagai indikator indikator internal internal seperti seperti efisiensi ataupun iklim organisasi. Pendekatan sasaran dalam pengukuran efektivitas dimulai dengan identifikasi sasaran organisasi dan mengukur tingkat keberhasilan organisasi dalam mencapai sasaran tersebut. !engan !engan demiki demikian, an, pendek pendekata atan n ini mencob mencobaa menguk mengukur ur sejauh sejauh mana mana organ organisas isasii berhas berhasil il merealisasikan sasaran yang hendak dicapainya. Sasaran yang sebenarnya $operative $operative goal % adalah sasaran yang penting diperhatikan dalam dalam penguk pengukura uran n efektiv efektivitas itas dengan dengan pendek pendekata atan n hasil. hasil. Penguk Pengukura uran n efektiv efektivitas itas dengan dengan menggunakan sasaran yang sebenarnya akan memberikan hasil yang lebih realistis daripada pengukuran efektivitas berdasarkan sasaran resmi $official official goal %, %, dengan dengan memperhatik memperhatikan an permasalahan yang ditimbulkan oleh beberapa hal berikut ini. a. A!an'a A!an'a ma(am)ma ma(am)ma(am (am #ut*ut #ut*ut (multiple (multiple outcomes) (danya bermacam#macam output yang dihasilkan menyebabkan pengukuran efektivitas
organisasi dengan pendekatan sasaran menjadi sulit dilakukan. Pengukuran juga semakin sulit sulit jika jika ada sasaran sasaran organ organisas isasii yang yang saling saling berten bertentan tangan gan dengan dengan sasaran sasaran lainny lainnya. a. fektivitas yang tinggi pada suatu sasaran sering kali disertai dengan efektivitas yang rendah rendah pada pada sasaran sasaran lainny lainnya. a. Selain Selain itu, itu, masalah masalah juga juga muncul muncul karena karena bagian bagian#bag #bagian ian organisasi organisasi mungkin mempunyai mempunyai sasarannya sasarannya sendiri, sendiri, yang bisa berbeda berbeda dengan dengan sasaran organ organisas isasii secara secara keselu keseluruh ruhan. an. 'erena 'erena itu, itu, penguk pengukura uran n efektiv efektivita itass bermac bermacam#m am#macam acam sasaran secara simultan. !engan demikian yang diperoleh dari pengukuran efektivitas 4
adalah profil $bentuk% $bentuk% dari efektivitas efektivitas organisasi organisasi,, yang menunjukan menunjukan ukuran ukuran efektivitas efektivitas organisasi pada setiap sasaran yang dimilikinya. ". A!an'a su"+ektivitas !a&am *eni&aian Pengukura Pengukuran n efektivita efektivitass organisa organisasi si dengan dengan menggunak menggunakan an pendek pendekatan atan sasaran sasaran sering kali meng mengal alami ami hamb hambat atan an
karen karenaa
suli sulitn tnya ya meng mengid iden entif tifik ikasi asi sasar sasaran an
orga organi nisas sasii
yang yang
sebenarnya, dan juga karena kesulitan dalam pengukuran keberhasilan organisasi dalam mencapai sasarannya. Untuk organisasi usaha, hal ini lebih mudah dilakukan karena tujuan perusahaan, sasaran yang dikehendak dikehendaki, i, dan ukuran#uku ukuran#ukuran ran keberhasilan keberhasilan perusahaan. perusahaan. Tetapi, Tetapi, pada beberapa beberapa jenis organisasi, terutama yang tidak mengejar keuntungan, sasaran lebih sulit diiden diidentifi tifikas kasii sehingg sehinggaa juga juga akan akan membaw membawaa kesuli kesulitan tan dalam dalam melaku melakukan kan penguk pengukura uran n efektivitas organisasi. /al ini dapat terjadi karena sasaran organisasi yang secara resmi tertulis berbeda dengan sasaran sebenarnya dalam pengelolaan organisasi. Oleh Oleh karen karenaa itu, itu, kita kita perlu perlu masuk masuk ke ke dalam dalam org organi anisasi sasi untuk untuk memp mempela elajari jari sasaran sasaran organisasi yang sebenarnya. !an karena sasaran yang dipilih sangat tergantung pada nilai# nilai yang dianut oleh pimpinan, sumber informasi yang terbaik untuk mengetahui sasaran organisasi adalah para pimpinan organisasi, akan tetapi, informasi yang diperoleh dari para pimpinan ini sering kali dipengaruhi oleh subjektivitas para pimpinan tersebut. Untuk sasaran yang dinyatakan dalam bentuk kuantitatif unsur subjektif itu tidak berpengaruh, tetapi untuk sasaran#sasaran yang harus dideskripsikan secara kualitatif, informasi yang diperoleh akan sangat bergantung pada persepsi para pimpinan tersebut mengenai sasaran organisasi organisasi.. !engan demikian, subjektivitas subjektivitas para pimpinan pimpinan akan berpengaruh berpengaruh terhadap terhadap informasi yang mereka berikan mengenai sasaran organisasi.
(. Pengaru Pengaru k#ntekst k#ntekstua& ua& ingku ingkunga ngan n dan keselu keseluruh ruhan an elemen elemen#ele #elemen men kontek kontekstu stual al berpen berpengar garuh uh terhad terhadap ap
performansi organisasi. Pengaruh kontekstual ini dapat memberikan kesempatan untuk berprestasi dengan baik bagi organisasi ataupun sebaliknya. Oleh karena itu, perbedaan karakt karakteris eristik tik faktor faktor#fak #faktor tor kontek kontekstu stual al ini perlu perlu diperh diperhati atikan kan apabil apabilaa kita kita bermak bermaksud sud mengatur efektivitas beberapa organisasi yang terdapat pada lingkungan yang berbeda. Perbedaan itu terlihat, misalnya, pada elemen#elemen tertentu dari lingkungan, seperti mutu mutu tenaga tenaga kerja, kerja, kemuda kemudahan han dalam dalam mendap mendapatk atkan an sumber sumber#sum #sumber ber yang yang diperlu diperlukan kan,, peraturan pemerintah, dan sebagainya. 2.1., Pen!ekatan -am*uran 'etiga 'etiga pendekatan pendekatan yang telah djelaskan memiliki kelemahan tersendiri. Oleh karena karena itu, salah satu cara yang digunakan untuk mengukur efektivitas organisasi adalah dengan 5
menggunaka menggunakan n ketiga ketiga jenis pendekatan pendekatan tersebut tersebut bersamaan, bersamaan, terutama terutama jika informasi yang diperlukan seluruhnya tersedia. Pendekatan gabungan ini akan mencakup pengukuran pada sisi input, efisiensi proses transformasi dan keberhasilan dalam mencapai sasaran output. !iharapkan !iharapkan pengukuran pengukuran yang dilakukan dapat memberikan memberikan gambaran mengenai mengenai seluruh seluruh dimensi dari efektivitas organisasi. 'are 'arena na kele kelema maha han n dari dari masi masing ng#ma #masin sing g pend pendek ekat atan an terseb tersebut ut akhi akhirn rnya ya munc muncul ul pendekatan yang bersifat lebih integratif dalam pengukuran efektivitas organisasi. Pendekatan Pendekatan ini berangkat berangkat dari kenyataan kenyataan bahwa bahwa organisasi organisasi melakukan bermacam#macam bermacam#macam kegiat kegiatan, an, dan juga juga mempun mempunyai yai beberap beberapaa jenis jenis output output.. Oleh sebab sebab itu, itu, tidak tidak mungki mungkin n pengukuran efektivitas organisasi dilakukan hanya hanya dengan menggunakan kriteria tunggal. a. Pen!e Pen!ekat katan an Constituency Pendek Pendekatan atan ini memusa memusatka tkan n perhat perhatian ian pada pada constituency organisasi organisasi,, yaitu berbagai
kelomp kelompok ok di dalam dalam maupun maupun di luar luar organ organisas isasi, i, seperti seperti karyaw karyawan, an, pemega pemegang ng saham, saham, leveran leveransir sir bahan bahan dan perala peralatan tan serta serta pemili pemilik. k. Pendek Pendekatan atan ini mengu mengukur kur efektiv efektivita itass organisasi organisasi melalui tingkat kepuasan kepuasan setiap elemen contituency terhadap contituency terhadap organisasi. Setiap ele elemen dari constituency akan akan mempun mempunyai yai kriteri kriteriaa yang yang berbed berbedaa dalam dalam menguk mengukur ur efektivitas organisasi karena masing#masing mempunyai kepentingan yang berbeda dari perfomansi organisasi. 'elebihan dari pendekatan constituency constituency ini adalah kemampuan untuk untuk memper memperole oleh h gambar gambaran an menyel menyeluru uruh h mengen mengenai ai efektiv efektivita itass organ organisas isasi, i, melalu melaluii pandangannya terhadap keseluruhan faktor#faktor faktor#faktor baik di dalam maupun di luar organisasi. organisasi. Pendekatan Pendekatan ini sangat populer populer,, banyak banyak digunakan digunakan karena karena merupak merupakan an pendek pendekatan atan yang mema memand ndan ang g efek efekti tivi vita tass orga organi nisa sasi si seba sebaga gaii satu satu kons konsep ep yang yang komp komple leks ks deng dengan an meng menggu guna naka kan n satu satu jenis jenis krit kriter eria ia meng mengen enai ai pand pandan anga gan n orga organi nisas sasii tent tentan ang g urut urutan an kepentinga kepentingan n setiap elemen constituency bagi constituency bagi organisasi dan cara organisasi memandang lingkungan. ". Pen!ekat Pen!ekatan an "i!ang "i!ang sasaran sasaran goal domains/ domains/ Pendekatan bidang kegiatan ini didasarkan pada kenyataan bahwa organisasi mempunyai banyak bidang kegiatan yang juga bisa diartikan bahwa organisasi mempunyai lebih dari satu bidang sasaran. Pendekatan ini mengukur perfomansi organisasi pada setiap bidang sasaran, dengan memperhitungkan juga prioritas dari setiap bidang sasaran tersebut bagi organisasi. (dapun pendekatan bidang sasaran ini dapat mengukur efisiensi internal dan eksternal organisasi serta efektivitas internal dan eksternal organisasi berikut. 1/ Efisiensi Efisiensi Interna& Interna& fektivitas organisasi dalam menggunakan berbagai macam sumber yang dimilikinya. Ukur Ukuran an yang yang digu diguna naka kan n adal adalah ah perb perban andi ding ngan an nila nilaii outp output ut terh terhad adap ap nila nilaii inpu input. t.
6
0emusatkan 0emusatkan perhatian pada efisiensi efisiensi kegiatan kegiatan yang dilakukan dilakukan di dalam organisasi, organisasi, sehingga sangat memperhatikan besarnya nilai input, transformasi, maupun output. 2/ Efisiensi Efisiensi Ekste Eksterna& rna& 'emampuan organisasi dalam mendapatkan segala jenis sumber yang diperlukannya. 0emusatkan perhatian terhadap kemampuan organisasi dalam membina hubungan baik dengan elemen#elemen lingkungannya. $/ Efek Efektivit tivitas as Interna& Interna& "esarnya "esarnya perolehan perolehan pekerja pekerja yang bekerja bekerja dalam suatu organisasi organisasi,, sehingga sehingga bidang bidang sasaran ini bisa dianggap identik dengan pengukuran efektivitas organisasi menurut pendekatan proses. Ukuran yang digunakan umumnya berhubungan dengan kepuasan dan motivasi karyawan seperti iklim kerja, hubungan interpersonal. ,/ Efek Efektivit tivitas as Eksterna& Eksterna& 'emamp 'emampuan uan organ organisas isasii untuk untuk member memberika ikan n rasa puas puas kepada kepada setiap setiap elemen elemen constituency, constituency, sehing sehingga ga bidang bidang sasaran sasaran ini identi identik k dengan dengan penguk pengukura uran n efektiv efektivita itass organisasi melalui pendekatan constituency. constituency. (. Kerangka Kerangka Kete Ketergan rgantung tungan an Contingency Contingency// !ipengaruh !ipengaruhii oleh nilai#nilai nilai#nilai yang dianut dianut dan dan juga preferensi preferensi para pimpinan pimpinan organisasi organisasi.. 'arakteristik organisasi juga berpengaruh terhadap bidang sasaran yang akan dipilih oleh organisasi. 1abungan dari kejelasan output dan pengetahuan tentang proses transformasi akan berpengaruh terhadap bidang sasaran yang akan dipilih oleh suatu organisasi. Pilihan tesebut meliputi& 2% 3ika 3ika output output diketah diketahui ui secara secara lengka lengkap, p, organisas organisasii akan akan memili memilih h bidang bidang sasaran sasaran yang yang menyangkut efiensi, yang merupakan situasi yang paling mudah untuk mengukur efektivitas organisasi. 4% 3ika 3ika output output cukup cukup jelas, jelas, tetapi tetapi proses proses transform transformasi asi tidak dimenger dimengerti ti secara secara lengka lengkap, p, kriteria kriteria efektivitas efektivitas yang biasanya digunakan digunakan adalah keberhasilan keberhasilan dalam mencapai sasaran output. 5% 3ika 3ika output output tidak jelas, proses proses transfor transformas masii dimeng dimengerti erti secara lengkap, lengkap, pengukur pengukuran an efektivitas biasanya dilakukan dengan kriteria yang menyangkut proses internal. Pimpinan akan sangat memperhatikan proses internal organisasi. Urutan kriteria yang disukai oleh para pimpinan organisasi adalah kriteria efisiensi, kriteria output, kriteria proses internal, dan kriteria sosial. 2.2
AKIP Akunta"i&itas Akunta"i& itas Kiner+a Instansi Pemerinta/
('+P $(kuntabilitas 'inerja +nstansi Pemerintah% didasarkan pada T(P 0P + 6o. 7+-0P-2889, kemudian disusul dengan UU 6o. 49 Tahun 2888, +nstruksi Presiden 6o. : Tahun 2888, dan 'eputusan 'epala (6 6o. ;98-+7-<-=-88 tentang Pedoman Penyusunan Pelapo Pelaporan ran (kunta (kuntabil bilita itass 'inerj 'inerjaa +nstan +nstansi si Pemeri Pemerinta ntah, h, serta serta 'eputu 'eputusan san 'epala 'epala (6 6o. 7
458458-+7+7-<<-99-4> 4>>5 >5 tent tentan ang g Perb Perbaik aikan an Pedo Pedoma man n Pela Pelapo poran ran (kun (kunta tabi bili litas tas 'ine 'inerj rjaa yang yang merupakan payung kebijakan untuk membangun sistem akuntabilitas di +ndonesia. ('+P ('+P atau apora aporan n (kunt (kuntabi abilita litass 'inerj 'inerjaa +nstan +nstansi si Pemeri Pemerinta ntah h adalah adalah media media akuntabilitas yang dapat dipakai oleh instansi pemerintah untuk melaksanakan kewajiban untuk menjawab kepada pihak#pihak yang berkepentingan $ stakeholder $ stakeholder %. %. 0edia akuntabilitas yang dibuat secara periodik memuat informasi yang dibutuhkan oleh pihak yang memberi amanah atau pihak yang memberikan delegasi wewenang. 0elalui media inilah secara formal dapat dilakukan pertanggungjaw pertanggungjawaban aban dan bahan untuk menjawab menjawab berbagai berbagai permasalahan permasalahan yang diminta oleh pihak#piha pihak#pihak k yang berkepentingan berkepentingan untuk menentukan menentukan fokus perbaikan perbaikan kinerja yang berkesinambungan. 2.2.1 Fungsi 0AKIP
('+P dapat berfungsi sebagai & a. Suatu media hubungan kerja organisasi yang berisi data dan informasi, b. ?ujud ?ujud tertulis pertanggungjawaban suatu instansi kepada pemberi wewenang dan dan mandat, c. 0edia akuntabilitas akuntabilitas setiap instansi pemerintah, pemerintah, merupakan bentuk perwujudan kewajiban kewajiban menjaw menjawab ab yang yang disamp disampaik aikan an kepada kepada atasan atasannya nya-pe -pembe mberi ri wewena wewenang, ng, yang yang akhirn akhirnya ya bermuara kepada Presiden untuk selanjutnya menjadi pertanggungjawaban kepada masyarakat $ public public accountability%, accountability%, d. 0edi 0ediaa info inform rmasi asi,, tent tentan ang g sejau sejauh h mana mana pene penerap rapan an prin prinsi sip# p#pr prin insip sip good governance termasuk penerapan fungsi#fungsi manajemen secara benar di instansi yang bersangkutan. Salah satu fungsi manajemen adalah pelaporan, yang dapat dijadikan alat untuk evaluasi diri diri sendir sendirii guna guna menent menentuka ukan n fokus fokus perbai perbaikan kan kinerja kinerja berkesi berkesinam nambun bungan gan yang yang harus harus dilakukan. 2.2.2
Tu+uan !an anfaat 0AKIP
Tujuan Tujuan penyusunan dan penyampaian ('+P adalah untuk mewujudkan akuntabilitas instansi pemerintah kepada pihak#pihak yang memberi mandat-amanah. !engan demikian, ('+P merupakan sarana bagi instansi pemerintah untuk mengkomunikasikan dan menjawab tentan tentang g apa yang yang sudah sudah dicapa dicapaii dan bagaim bagaimana ana proses proses pencap pencapain ainnya nya berkai berkaitan tan dengan dengan mandat yang yang diterima instansi pemerintah tersebut. Selain itu, penyampaian ('+P kepada pihak yang berhak $secara hierarki% juga bertujuan untuk memenuhi antara lain & a. Pert Pertan angg ggun ungj gjaw awab aban an dari dari unit unit yang yang lebi lebih h rend rendah ah ke unit unit yang yang lebi lebih h ting tinggi gi,, atau atau pertanggungjawaban dari bawahan kepada atasan. ('+P ini lebih menonjolkan akuntabilitas manajerialnya, 8
b. Pengambilan keputusan dan pelaksanaan perubahan#perubahan ke arah perbaikan, dalam mencapai penghematan, efisiensi, dan efektivitas pelaksaaan tugas pokok dan fungsi, serta serta ketaata ketaatan n terhada terhadap p peratu peraturan ran perund perundang ang#un #undan dangan gan yang yang berlak berlaku, u, dalam dalam rangk rangkaa pelaksanaan misi instansi, dan c. Perbai Perbaikan kan dalam dalam perenc perencana anaan, an, khusus khususnya nya perenc perencana anaan an jangka jangka meneng menengah ah dan jangka jangka pendek. ('+P yang disampaikan oleh instansi pemerintah antara lain bermanfaat untuk & a. 0eningkatkan akuntabilitas. 'redibilitas instansi di mata instansi yang lebih tinggi dan akhirnya meningkatkan kepercayaan masyarakat terhadap instansi, b. Umpan balik untuk peningkatan kinerja instansi pemerintah, antara lain melalui perbaikan penerapan fungsi#fungsi manajemen secara benar, mulai dari perencanaan kinerja hingga kepada evaluasi kinerja, serta pengembangan nilai#nilai akuntabilitas di lingkungn instansi tersebut, c. 0enget 0engetahu ahuii dan menila menilaii keberh keberhasil asilan an atau atau kegaga kegagalan lan dalam dalam melaks melaksana anakan kan tugas tugas dan tanggung jawab instansi, d. 0endorong 0endorong instansi pemerintah pemerintah untuk menyelenggarak menyelenggarakan an tugas umum pemerintahan pemerintahan dan pembangunan secara sec ara baik, sesuai ketentuan peraturan perundang#undangan yang berlaku, kebijakan ynag transparan dan dapat dipertanggungjwabkan kepada masyarakat, dan e. 0enjadikan instansi pemerintah yang akuntabel, sehingga dapat beroperasi secara efisien, efektif, dan responsif terhadap aspirasi masyarakat dan lingkungannya. 2.2.$ 2.2.$
Unsur Unsur)un )unsur sur 'ang 'ang ini& ini&ai ai !a&am !a&am 0AKIP 0AKIP /al yang paling utama untuk diinformasikan dalam ('+P adalah yang mencakup
pencapaian kinerja instansi pemerintah. +nformasi pencapaian kinerja yang harus diungkapkan bukan hanya berupa tabel atau formulir Pencapaian 'inerja 'egiatan $P''% dan formulir Pengukuran Pencapaian Sasaran $PPS% saja. =ang =ang lebih harus diutamakan adalah a dalah penyampaian informasi mengenai pencapaian kinerja tahun berjalan yang merupakan perbandingan antara realisasi dengan rencana tahunan tersebut. Selanjutnya perlu pula disampaikan mengenai kecenderungan pencapaian kinerja selama beberapa tahun terakhir. 2. Pengun Pengungka gkapan pan ing ingkun kungan gan Stra Strateg tegik ik 0erupakan gambaran singkat dan latar belakang keberadaan instansi. !alam gambaran organisasi ini hendaknya disajikan secara singkat hal#hal yang bersifat penting, strategis dan unik walaupun singkat, tetapi pembaca laporan dapat mengerti perkembangan terbaru akan posisi, peran, dan tanggung jawab instansi. aporan ini lebih ditujukan untuk pihak eksternal.
9
aporan aporan kinerja kinerja instansi instansi pemerintah pemerintah diharapkan diharapkan dapat memenuhi memenuhi tujuan tujuan tercapainya tercapainya kepemerintah kepemerintahan an yang baik $ good government %. %. !alam !alam ('+P ('+P dihara diharapka pkan n setiap setiap instan instansi si pemerintah dapat mengungkap& a. 'ebijakan 'ebijakan dan dan strategi strategi yang yang diterapk diterapkan an dalam dalam menjalank menjalankan an misinya@ misinya@ b. 'inerja instansi dengan menjelaskan berbagai hasil dan hambatan mencapai hasil@ dan c. 0enetap 0enetapkan kan strategi strategi pemecaha pemecahan n masalah masalah yang yang dijump dijumpai ai untuk diguna digunakan kan di masa yang akan datang. 4. Pengun Pengungka gkapan pan encan encanaa Strat Strategi egik k Perencanaan Perencanaan strategik strategik merupakan merupakan alat untuk menyelaraska menyelaraskan n visi dan misinya misinya dengan dengan kekuatan, kekuatan, kelemahan, kelemahan, peluang dan ancaman yang dihadapi dalam upaya upaya peningkata peningkatan n akuntabilitas kinerja. Oleh karena itu, dalam ('+P harus terdapat keterkaitan antar kompon komponen en dalam dalam perenc perencana anaan an strateg strategik. ik. 'ompo 'omponen nen#ko #kompo mponen nen dalam dalam perenc perencana anaan an strategik adalah& a. Aisi & untuk untuk organi organisasi sasi instansi instansi induk induk dapat dapat menguraik menguraikan an visi yang yang menjad menjadii penent penentu u arah tujuan tujuan organ organisas isasi, i, perumu perumusan san visi visi pentin penting g karena karena peruba perubahan han lingku lingkunga ngan n organisasi yang cepat@ b. 0isi & misi unit organisasi umumnya berhubungan berhubungan dengan 2% Tugas Tugas pokok pokok dan fungsi@ fungsi@ 4% Aisi organisasi@ organisasi@ 5% Penjabaran Penjabaran dari Program 6asional 6asional $encana 6asional%@ 6asional%@ dan B% Penjabaran dari tugas yang diberikan Undang#Undang. Undang#Undang. c. Tujuan ujuan & tujuan tujuan la)imnya la)imnya ditetap ditetapkan kan berdasar berdasarkan kan misi yang diemba diemban n satuan satuan kerja bersangkutan. Tujuan menggambarkan apa yang harus dicapai dalam jangka menengah dan jangka panjang dalam gambaran secara umum@ d. Sasar Sasaran an & sasar sasaran an meru merupa paka kan n rinc rincia ian n dari dari tuju tujuan an yang yang hend hendak ak dicap dicapai ai dan dan lebi lebih h meng mengga gamb mbar arka kan n
penc pencap apai aian an
dala dalam m
jang jangka ka
pend pendek ek
dan dan
jang jangka ka
mene meneng ngah ah..
!icantumkan pula indikator sasaran dan target masing#masing sasaran@ dan e. *ara *ara mencapai mencapai tujuan tujuan dan sasaran sasaran & strategi strategi dalam dalam mencap mencapai ai sasaran sasaran dan tujuan tujuan ini diwujudka diwujudkan n dalam berbagai berbagai kebijakan kebijakan yang dikomunika dikomunikasikan sikan kepada kepada pihak#pihak pihak#pihak terkait. 5. Pengun Pengungka gkapan pan encan encanaa 'inerja 'inerja encana encana kinerja kinerja merupakan merupakan proses penjabaran penjabaran dari tujuan tujuan dan sasaran dalam rencana rencana strateg strategik ik yang yang ingin ingin dicapa dicapaii pada pada tahun tahun bersan bersangku gkutan tan.. Uraian Uraian dari dari rencan rencanaa kerja kerja ini berupa indikator kinerja sasaran, program kegiatan serta rencana pencapaiannya. !iperlihatkan pula target kinerja serta ketersediaan anggaran untuk setiap program dan kegiatan. B. Pengun Pengungka gkapan pan (kunta (kuntabil bilita itass 'inerja 'inerja Pada bagian bagian ini diuraikan diuraikan hal#hal hal#hal yang berkaitan berkaitan dengan dengan kinerja kinerja organisasi organisasi instansi, instansi, termasuk termasuk mengur menguraik aikan an hasil hasil yang yang telah telah dicapa dicapai, i, berbag berbagai ai kendal kendalaa dan masalah masalah yang yang dihadapi. dihadapi. !alam pengungkap pengungkapan an hasil dari berbagai berbagai bidang, bidang, hanya perlu disampaikan disampaikan 10
bidang tugas pokok dan unit utama saja, sedangkan pendukungnya tidak perlu ditonjolkan. (kuntabilitas kinerja yang perlu diungkapkan dalam ('+P meliputi& a. +ndikator +ndikator kinerja kinerja yang dipakai dipakai beserta beserta penjelasann penjelasannya, ya, penjelasan penjelasan yang yang dimaksud dimaksud adalah& adalah& 2% +ndikator +ndikator kinerja kinerja yang dipakai@ dipakai@ 4% *ara perhitung perhitungan an dan cara perolehan perolehan data@ 5% Pengemban Pengembangan gan indikator indikator kinerja $jika $jika ada%@ B% Penetapan Penetapan indikator indikator antara dan penetapan kriterianya@ kriterianya@ dan ;% Penetapan target target pencapaian masing#masing indikator indikator kinerja pencapaian. b. Pengukuran kinerja instansi pemerintah, dilakukan beberapa cara pengukuran di antaranya& 2% Perbandingan dengan tingkat kinerja kinerja yang direncanakan@ 4% Perbandinga Perbandingan n dengan tingkat tingkat kinerja tahun lalu@ 5% Perbandingan dengan sasaran yang ingin dicapai dalam satu periode periode jangka menengah@ menengah@ dan B% Perbandinga Perbandingan n dengan dengan unit organisasi organisasi-instan -instansi si sejenis. c. val valua uasi si kin kiner erja ja valuasi dapat dilakukan dengan jalan melakukan analisis#analisis yang berkaitan dengan pencapaian kinerja tahun berjalan. Untuk itu perlu dilakukan& 2% Perhitunga Perhitungan#perh n#perhitung itungan an dalam rangka menilai keberhasilan keberhasilan pelaksanaan pelaksanaan tugas secara keseluruhan@ 4% Pember Pemberian ian peringka peringkatt (rating), (rating), untuk penilaian terhadap organisasi-unit kerja yang ada@ dan 5% Perb Perban andi ding ngan an penc pencap apaia aian n anta antara ra rencan rencanaa ting tingka katt penc pencap apaia aian n $targ $target% et% deng dengan an realisasinya. (gar penyampaian uraiannya dapat lebih jelas, evaluasi kinerja dapat dilakukan melalui dua tahap, yaitu& 2. val valua uasi si kine kinerja rja keg kegia iata tan n Pada tahap ini evaluasi evaluasi dilakukan dilakukan dengan dengan menggunaka menggunakan n ukuran ukuran rata#rata rata#rata pencapaian pencapaian indika indikator tor kinerja kinerja dari dari setiap setiap kegiat kegiatan. an. Tahapan ahapan ini diperl diperluka ukan n untuk untuk member memberika ikan n penjelasan lebih lanjut tentang hal#hal yang mendukung keberhasilan dan kegagalan pelaksanaan suatu kegiatan. 4. val valua uasi si kin kiner erja ja sas sasar aran an 'eberhasilan pelaksanaan kegiatan pada dasarnya menjadi kunci keberhasilan pencapaian sasaran yaang telah ditetapkan. Oleh karena itu, dengan didasarkan pada evaluasi kinerja kegiat kegiatan, an, dilaku dilakukan kan evalua evaluasi si kinerj kinerjaa sasaran sasaran yang yang telah telah ditetap ditetapkan kan.. Oleh Oleh karena karena itu, itu, dengan didasarkan pada evaluasi kinerja kegiatan, dilakukan evaluasi kinerja sasaran, untuk menjelaskan sejauh mana target sasaran yang telah ditetapkan dapat dicapai beserta hal#hal hal#hal yang yang menjad menjadii penduk pendukung ung atau atau diteta ditetapka pkan n dapat dapat dicapa dicapaii besert besertaa hal#ha hal#hall yang yang
11
menj menjad adii pend penduk ukun ung g atau atau ditet ditetap apkan kan dapa dapatt dicap dicapai ai beser beserta ta hal#h hal#hal al yang yang menj menjad adii pendukung ataupun penghambat penghambat pencapaian suatu sasaran yang telah ditetapkan. valuasi ini juga diharapkan dapat memberikan jawaban atas& 2. Sebab# Sebab#seb sebab ab tidak tidak tercapa tercapainy inyaa target target-sa -sasara saran n jangka jangka pendek, pendek, yang yang berupa berupa hambat hambatan# an# hambatan dan kendala#kendala yang tidak mungkin diperhitungkan dalam perencanaan. 4. Pertanggun Pertanggungjawab gjawaban an penggunaan penggunaan sumber#su sumber#sumber mber daya yang yang dimiliki dimiliki oleh organisasi-u organisasi-unit nit kerja, antara lain& a. Penggunaan Penggunaan sumber sumber daya manusia manusia $kekuatan $kekuatan pegawai%, pegawai%, b. Penggunaan sarana dan prasarana yang dimiliki, c. 'ewenangan 'ewenangan yang yang diberika diberikan n oleh kebijaka kebijakan, n, d. Penggunaan Penggunaan sarana sarana dan prasarana prasarana yang dimiliki, dimiliki, e. 'ewe 'ewena nang ngan an yang yang dibe diberi rika kan n oleh oleh pera peratu tura ran n peru perund ndan ang# g#un unda dang ngan an kepa kepada da unit unit organisasi-instansi yang bersangkutan, f. !ata !ata dan inform informasi asi yang yang dikuas dikuasai. ai. 5. fisiensi, fisiensi, efektivitas efektivitas,, dan kehematan kehematan penggu penggunaan naan sumber sumber daya. daya. Untuk tujuan tujuan pengukuran pengukuran efektivitas efektivitas dan efisiensi efisiensi hendaknya hendaknya digunakan digunakan indikator indikator## indikator indikator yang berhubungan berhubungan dengan hasil $ output dan outcome%, outcome%, dan indikator#indikator efisien efisiensi si dengan dengan melaku melakukan kan perban perbandin dingan gan dengan dengan standa standarny rnya. a. Sedang Sedangkan kan indika indikator tor kehema kehematan tan $keeko $keekonom nomisa isan% n% dan indica bermanfaat jika dikaitkan dikaitkan indicator tor input input akan lebih bermanfaat dengan indikator keadilan $equity $ equity%% penggunaan penggunaan sumber daya yang sangat terbatas. valuasi ini pada akhirnya dapat digunakan untuk mengetahui hal#hal berikut& 2. 'ecen 'ecende deru rung ngan an pola pola kinerj kinerja. a. 4. Tindakan indakan#tin #tindak dakan an yang yang diperl diperluka ukan n untuk untuk perbai perbaikan kan,, misaln misalnya ya perbai perbaikan kan#per #perbai baikan kan perencanaan dan perumusan sasaran#sasaran di masa datang yang diperlukan. 5. Posisi unit unit kerja yang bersang bersangkuan kuan dibandi dibandingkan ngkan dengan dengan organis organisasi asi lain sejenis. sejenis. Peny Penyaj ajia ian n anal analisi isiss dan dan evalu evaluasi asi hend hendak akny nyaa tida tidak k dile dileta takk kkan an terl terlalu alu jauh jauh dari dari pengukurannya atau dari tabel#tabel yang memuat perbandingan#perbandingan kinerja nyata $realisasi% dengan kinerja yang direncanakan, kinerja instansi lain, standar, kinerja tahun lalu, dan sasaran yang ingin dicapai. 3adi, setiap selesai penyajian pengukuran baik dalam bentuk tabel maupun grafik, langsung dilakukan analisis data dan diberi interpretasi seperlunya. /al ini akan memudahkan pembaca laporan untuk mengerti permasalahan yang ada. 6amun, apabila akan dilakukan analisis dan evaluasi secara menyeluruh maka penyajiannya dapat di tempatkan pada sub judul $ sub heading % tersendiri. d. Penyaj Penyajian ian data data dan dan akunt akuntabi abilit litas as kinerj kinerjaa Performance Base Management Special Interest Group $4>22% $4>22% menyebutk menyebutkan an bahwa informasi yang terkandung dalam suatu laporan akan memberikan manfaat besar apabila memenuhi kriteria sebagai berikut&
12
2. Sebe Sebelu lum m meny menyaj ajik ikan an info inform rmasi asi kine kinerja rja,, inst instan ansi si peme pemerin rintah tah perlu perlu mema memaha hami mi beberapa key areas, areas, yakni& a. Siapa audience instansi audience instansi pemerintahC b. Untuk apa informasi disajikanC (pakah untuk mendukung pengambilan keputusan dan tindakan#tindakan tertentu atau hanya memantau kinerjaC c. (pa yang yang menjad menjadii basic message yang message yang akan dikomunikasikanC $here $ here e are! ho e are doing , dan lain#lain%. d. "entuk "entuk pengungkapan pengungkapan bagaimanakah bagaimanakah yang diperlukanC diperlukanC $laporan, $laporan, brosur, brosur, dan lain# lain%. e. (pa yang menjadi menjadi sifat sifat data dan asumsi#asum asumsi#asumsi si yang mendasarC mendasarC 4. +nga +ngatt pepa pepata tah h meng mengat atak akan an bahw bahwaa a pictur picturee orth orth thousa thousand nd ords" ords" (rtinya dalam penulisan laporan penggunaan tabel, grafik, dan gambar sangat bermanfaat dan dapat membantu mempercepat pemahaman pembaca. (kan tetapi, gambar, grafik dan tabel perlu disertai dengan narasi. Untuk itu perku diperhatikan hal#hal berikut& a" 3elaskan nilai yang tertera dan apa artinya bagi instansi. b" /ubungkan dengan kinerja historis. c" /ubungkan dengan tujuan. d" 3elaskan peningkatan dan penurunan kinerja yang signifikan. e" 1rafik 1rafik agar agar dibuat dibuat sebesar sebesar mungkin mungkin dan hindar hindarkan kan footnotes, footnotes, a#ist titles, titles, atau legends" f" /indarkan membuat serial yang terlalu banyak dari suatu grafik. g" 'elompokkan data $bar% yang menurut penyaji merupakan suatu kesatuan. h" /indarkan tiga dimensi grafik dan tambahan shado tambahan shado atau yang sejenis dengan itu i"
tidak menambahkan arti apa#apa, yang mungkin akan membuat pusing membaca. Penggunaan warna yang baik juga akan mempermudah pembaca laporan yang
anda sajikan. 5. Usahakan Usahakan untuk menyajikan menyajikan laporan dengan dengan menggunakan menggunakan action$oriented report dari dari pada sekedar tradit merupakan serial laporan laporan tradition ional al report" eport" %ction %ction$ori $orient ented ed repor reportt merupakan pendek $2; sampai dengan 4> halaman%. Penggunaan laporan la poran biasanya tidak banyak bermanfaat bagi pembaca laporan $biasanya lampiran tidak menjadi perhatian pembaca%. Oleh karena itu, apabila diperlukan lampiran harus dibuat singkat, jelas, dan mudah dibaca. "entuk "entuk penyaj penyajian ian inform informasi asi dalam dalam bentuk bentuk akunta akuntabil bilita itass kinerja kinerja hendak hendaknya nya juga juga mempertimbangkan segi#segi efektivitas penyampaian informasi. Terdapat beberapa teknik penyajian informasi dalam suatu laporan kinerja, yaitu& 2. Penyajian Penyajian data kinerja secara naratif. naratif. Penyajian Penyajian data dengan model naratif ini dianggap dianggap paling netral, kecuali dalam hal#hal tertentu sekelompok s ekelompok data harus disajikan dalam bentuk tabel atau grafis. Penyajian secara naratif cocok digunakan untuk menyajikan interpretasi dari suatu informasi atau menarik kesimpulan dari berbagai data yang ada.
13
4. Peny Penyaj ajian ian data data kine kinerj rjaa dala dalam m bent bentuk uk tabe tabel. l. Peny Penyaj ajia ian n dalam dalam data data bent bentuk uk tabe tabell ini ini merupakan merupakan suatu ringkasan ringkasan dari jumlah jumlah data, dari beberapa beberapa variabel variabel untuk memudahkan memudahkan analisis. Penyajian data dalam bentuk tabel akan sangat bermanfaat apabila terdapat kondisi#kondisi sebagai berikut& a. incian incian angka#angka angka#angka mendom mendominasi inasi laporan laporan dan sedikit sedikit koment komentar ar naratif naratif atau penjelasan# penjelasan# penjelasan yang diperlukan. b. incian data perlu pengelompokan. c. Setiap Setiap kelomp kelompok ok perlu perlu label-t label-tand anda. a. d. Total atau jumlah#jum jumlah#jumlah lah harus disajikan disajikan atau perlu perlu perbanding perbandingan an antar komponen komponen.. !alam penyajian data kinerja sering dipakai untuk tabel, yaitu membandingkan antara kinerja nyata dengan target tujuan kinerja, juga membandingkan pencapaian kinerja nyata tahun ini dengan tahun sebelumnya atau dengan standarnya. !engan demikian, untuk tujuan pengukuran, yang paling efektif adalah penyajian dengan bentuk tabel sehingga dapat dibandingkan data kinerja untuk pengukuran tingkat keberhasilan. 5. Penyaj Penyajian ian data data dalam dalam bentuk bentuk grafik grafik,, yaitu yaitu angka# angka#ang angka ka yang yang disaji disajikan kan dalam bentuk bentuk tertentu, yang dapat bermanfaat untuk mengetahui sebab akibat terjadinya suatu keadaan, dan juga menunjukan arah kecenderungan suatu perkembangan. Terdapat beberapa jenis grafik yang dapat dipergunakan untuk penyajian data kinerja& a. 1rafik garis, garis, suatu suatu diagram diagram yang yang berfungsi berfungsi untuk untuk menunjukkan menunjukkan kecenderung kecenderungan an yang terjadi dengan jalan menggambarkan data selama jangka waktu tertentu. b. 1rafik lingkaran, suatu grafik yang dapat digunakan untuk menggambarkan perbandingan persentase hubungan serangkai data-variabel. c. 1rafi 1rafik k balo balok, k, grafi grafik k yang yang meng mengga gamb mbark arkan an kump kumpul ulan an data data yang yang diba dibagi gi ke dala dalam m beberapa kelompok yang sama besarnya. Sedangkan tingginya menunjukkan jumlah. "agian ini dapat memberikan gambaran penyebaran-standar deviasi suatu proses. Penyajian dalam bentuk grafis akan efektif untuk tujuan berikut& a. 0end 0endet etek eksi si pol polaa data data.. b. 0endeteksi kecenderungan dan perubahannya. c. 0engidenti 0engidentifikasi fikasi hubungan hubungan kinerja kinerja diantara diantara berbagai berbagai elemen. elemen. d. Penyajian Penyajian informasi informasi yang yang cukup rinci dan banyak. banyak. /al yang terakhir ini juga mendukung kenyataan sehari#hari bahwa data dalam bentuk grafis terutama grafik yang sederhana seperti grafik balok maupun grafik garis, sangat berguna untuk tujuan pemantauan kegiatan sehari#hari karena mudah diingat. Penyajian yang demikian lebih mudah diingat oleh para manajer dibanding rincian besaran angka absolutnya. Sebaliknya penyajian dalam bentuk grafis mempunyai kelemahan#kelemahan sebagai berikut& a. Tidak idak dapat dapat menun menunjuk jukkan kan angk angkaa absolu absolut. t. b. Tidak dapat menunjukan menunjukan angaka#angka yang kecil. c. Tidak idak dapat dapat menunjuk menunjukan an perubaha perubahan n absolu absolutt dalam dalam nilai numerik numerik yang disajika disajikan n dalam dalam kecenderungan.
14
!alam penyusunan ('+P perlu dipilih metode#metode penyajian yang cocok. Tidak ada satu bentuk penyajian yang paling unggul secara keseluruhan. Oleh karena itu, penyusunan ('+P diharapkan dapat menentukan bentuk penyajian yang mana yang cocok untuk menyampaikan suatu informasi tertentu. e. Penyaj Penyajian ian data data akun akuntab tabilit ilitas as keuan keuangan gan Pada penyajian informasi keuangan hendaknya diungkapkan jumlah dan rincian sumber dana, serta jumlah dan rincian pengeluarannya. a)imnya a)imnya penyajian penyajian informasi keuangan keuangan instansi instansi pemerintah pemerintah dimulai dengan dengan rincian sumber sumber dana, dana, baik baik yang yang berasal berasal dari dari (P"6 (P"6 maupun maupun yang yang secara secara langsu langsung ng memang memang diperbolehkan peraturan perundangan yang berlaku. Penerimaan dana ini dapat dirinci untuk setiap program dan-atau kegiatan. 3ika rinciannya cukup banyak, dapat disajikan pada lampiran. Penyampaian informasi keuangan dari sisi pengeluaran atau penggunaan dana, dapat di mulai dengan pengeluaran untuk setiap kegiatan-proyek sampai total penggunaan dana untuk satu program. Secara rinci realisasi dana untuk pencapaian suatu tujuan dapat digambarkan per kegiatan. f. 'esimpu 'esimpulan lan hasil hasil eval evaluas uasii secara secara menyel menyeluru uruh h Sedangkan evaluasi menyeluruh dapat dilakukan per kelompok besar kegiatan atau per program atau per bidang tugas. (gar pola evaluasi kinerja lebih mudah dipahami oleh pembaca laporan, perlu dibuat semacam diagram atau tabel yang menunjukan hubungan aktivitas#aktivitas yang kecil atau proyek#proyek ke rancangan aktivitas yang besar atau program#program. (ktivitas penunjang atau program#program penunjang hendaknya memasukkan program atau aktivitas yang ditunjang-didukung. Perhitu Perhitunga ngan, n, pembob pembobota otan n dan pencar pencarian ian nilai nilai akhir akhir dapat dapat dilaku dilakukan kan sesuai sesuai dengan dengan pedoman penyusunan pelaporan akuntabilitas akuntabilitas kinerja pemerintah. g. Strat Strateg egii pemec pemecah ahan an masa masalah lah "agian ini menjelaskan tindakan pemecahan masalah#masalah di masa akan datang dan strateg strategi#st i#strat rategi egi dalam dalam rangka rangka pening peningkat katan an kinerja kinerja.. Strate Strategi gi pemeca pemecahan han masalah masalah ini penting untuk diungkapkan berdasarkan analisis dan evaluasi kinerja pelaksanaan kegiatan-pro kegiatan-program gram yang mengidenti mengidentifikasik fikasikan an hambatan#ha hambatan#hambata mbatan, n, kendala#kend kendala#kendala, ala, dan keterbatasan keterbatasan yang dijumpai. dijumpai. Pengungkap Pengungkapan an itu akan memberikan memberikan pertanggun pertanggungjawab gjawaban an yang lengkap mengenai langkah#langkah ke depan dengan memanfaatkan umpan balik inform informasi asi yang yang disaji disajikan kan dalam dalam lapora laporan n ini maupun maupun langka langkah#la h#langk ngkah ah dan kebijaka kebijakan n inovatif yang diprediksi dapat mengatasi permasalahan. 2.2.,
Taa*)Taa* Pen'usunan AKIP 15
Sistem (kuntabilitas 'inerja +nstansi Pemerintah $S('+P% adalah instrumen yang digunakan instansi pemerintah dalam memenuhi kewajiban untuk mempertanggungjawabkan keberhasilan keberhasilan dan kegagalan kegagalan pelaksanaan pelaksanaan misi organisasi organisasi.. S('+P terdiri terdiri dari komponen# komponen# komponen yang merupakan satu kesatuan yakni perencanaan perencanaan strategis! perencanaan kiner&a! pengukuran dan evaluasi evaluasi kiner&a serta pelaporan kiner&a" 2. Penyusunan Perencanaan Strategik encana strategik yang disusun oleh instansi pemerintah pemerintah harus mencakup & 2. Pern Pernya yata taan an vis visii dan dan misi misi@@ 4. Perumusan Perumusan tujuan tujuan dan dan sasaran sasaran beserta beserta indikator indikator kinerja@ kinerja@ dan 5. Uraian tentang tentang cara mencapai mencapai tujuan tujuan dan sasaran sasaran yang yang dijabark dijabarkan an ke dalam dalam kebijakan kebijakan dan program. Untuk memudahkan memudahkan penyusunan penyusunan perencanaan perencanaan strategik strategik digunakan digunakan alat bantu antara lain berupa formulir encana Strategik $S%. Dormulir ini memperlihatkan keterkaitan visi, misi, tujuan, sasaran serta kebijakan dan program. !okume !okumen n rencan rencanaa kinerja kinerja diguna digunakan kan sebaga sebagaii dasar dasar bagi bagi penyus penyusuna unan n dan pengaj pengajuan uan anggaran kinerja $ performance based$budgeting) serta sebagai dasar bagi kesepakatan kinerja. !okumen rencana kinerja antara lain berisikan informasi mengenai & 2. Sasaran, Sasaran, indikator indikator kinerja kinerja dan target target yang akan akan dicapai dicapai pada periode periode bersangku bersangkutan. tan. 4. Progra Program m yang yang akan akan dila dilaksan ksanaka akan. n. 5. 'egiatan, 'egiatan, indikator indikator kinerja kinerja dan dan target target yang diharap diharapkan kan dalam dalam suatu kegiata kegiatan. n. 4. Pengukuran dan valuasi valuasi 'inerja Pengukuran Pengukuran dan evaluasi evaluasi kinerja kinerja merupakan merupakan suatu alat manajemen manajemen untuk untuk meningkatk meningkatkan an kualitas pengambilan keputusan dan akuntabilitas. Pengukuran kinerja merupakan jembatan antara perencanaan strategis dengan pelaporan akuntabilitas. Suatu instansi pemerintah dapat dikatakan berhasil jika terdapat bukti#bukti-indikator#indikator pencapaian mengarah pada pencapaian misi. !alam pengukuran kinerja dicakup hal#hal sebagai berikut & 2. 'inerja 'inerja kegiatan kegiatan yang merupakan tingkat tingkat pencapaian pencapaian target dari masing#masin masing#masing g kelompok indikator kinerja kegiatan. 4. Tingkat Tingkat pencapaian sasaran instansi pemerintah yang merupakan tingkat pencapaian target target dari masing#masing masing#masing indikator indikator sasaran telah ditetapkan ditetapkan sebagaimana dituangkan dituangkan dalam dokumen encana 'inerja. Setela Setelah h tahap tahap penguk pengukura uran n kinerj kinerjaa dilalu dilalui, i, tahap tahap beriku berikutny tnyaa adalah adalah tahap tahap evalua evaluasi si kinerja. valuasi kinerja ini bertujuan untuk mengetahui pencapaian realisasi, kemajuan dan 16
kendala kendala yang dijumpai dijumpai dalam rangka pencapaian pencapaian misi agar dapat dinilai dan dipelajari dipelajari guna perbaikan pelaksanaan program di masa mendatang. !alam evaluasi kinerja dilakukan pula analisis efektivitas dan analisis efisiensi. (nalisis efisiensi dilakukan dengan cara melakukan perbandingan antara output dengan input. !engan melakukan analisis efisiensi maka akan dapat digambarkan digambarkan tingkat tingkat efisiensi efisiensi yang dilakukan dilakukan oleh instansi pemerintah, pemerintah, sedangkan sedangkan analisis efektivitas dapat digambarkan dengan tingkat kesesuaian antara tujuan dengan hasil, manfaat-dampak. Untuk Untuk memper memperkay kayaa analis analisis is kinerj kinerjaa maka maka perlu perlu juga juga dilaku dilakukan kan perban perbandin dingan gan## perbandingan antara & a. 'inerja 'inerja nyata dengan dengan kinerja kinerja yang direncan direncanakan. akan. b. 'inerja nyata dengan kinerja tahun#tahun sebelumnya. c. 'inerja 'inerja suatu instansi instansi dengan dengan kinerja kinerja instan instansi si lain lain yang yang unggul unggul di bidang bidangnya nya ataupun ataupun dengan kinerja sektor swasta. d. 'inerja nyata dengan kinerja kinerja di negara#negara negara#negara lain atau dengan standar internasional. Suatu laporan akuntabilitas kinerja tidak hanya berisi tingkat keberhasilan-kegagalan yang dicerminkan oleh evaluasi indikator#indikator kinerja sebagaimana yang ditunjukkan oleh pengukuran dan penilaian kinerja, tetapi juga harus memuat data dan informasi relevan bagi pembuat keputusan agar dapat menginterpretasikan keberhasilan-kegagalan tersebut secara lebih luas dan mendalam. Oleh karena itu, dari kesimpulan evaluasi perlu dibuat suatu analisis tentang pencapaian akuntabilitas kinerja instansi secara keseluruhan. 5. Pelaporan apora aporan n akunta akuntabil bilitas itas kinerj kinerjaa instan instansi si pemeri pemerinta ntah h harus harus disamp disampaik aikan an oleh oleh instan instansi# si# instansi pemerintah pusat, pemerintah provinsi dan pemerintah kabupaten-kota. Penyusunan laporan harus disusun secara jujur, objektif dan transparan. Serta memperhatikan prinsip# prinsip berikut & a. Prinsip pertanggung&aaban pertanggung&aaban sehing sehingga ga harus harus cukup cukup jelas jelas hal#ha hal#hall yang yang dikend dikendali alikan kan maupun yang tidak dikendalikan oleh pihak yang melaporkan harus dapat dimengerti pembaca laporan. b. Prinsip pengecualian! yang yang dilapo dilaporka rkan n hal pentin penting g dan terdep terdepan an bagi bagi pengam pengambil bilan an keputusan dan pertanggungjawaban instansi yang bersangkutan seperti keberhasilan dan kegagalan, perbedaan realisasi dan target. c. Prinsip perbandingan! lapo lapora ran n dapa dapatt memb memberi erika kan n gamb gambar aran an kead keadaan aan masa masa yang yang dilaporkan dibandingkan dengan periode#periode lain atau unit-instansi lain. d. Prinsip akuntabilitas! sejal sejalan an deng dengan an prin prinsi sip p perta pertang nggu gung ngja jawa waba ban n dan dan
prin prinsip sip
pengecualian diatas maka prinsip ini mensyaratkan bahwa yang terutama dilaporkan adalah hal#hal yang dominan yang membuat sukses atau gagalnya pelaksanaan rencana. 17
e. Prinsip manfaat! diharapkan manfaat laporan harus lebih besar dari biayanya. (gar (gar ('+ ('+P P dapa dapatt lebi lebih h berg bergun unaa sebag sebagai ai uman uman bali balik k bagi bagi piha pihak# k#pi piha hak k yang yang berkepentingan, maka bentuk dan isinya diseragamkan tanpa mengabaikan keunikan masing# masing instansi pemerintah. Penyeragaman ini dapat mengurangi perbedaan cara penyajian yang yang cend cenderu erung ng menj menjau auhk hkan an peme pemenu nuha han n persy persyar arat atan an mini minimal mal suat suatu u info inform rmasi asi yang yang seharusnya dimuat dalam ('+P. ('+P. Penyeragaman ini juga dimaksudkan untuk pelaporan yang bersifat rutin sehingga perbandingan atau evaluasi dapat dilakukan secara memadai. +si ('+P adalah uraian pertanggungjawaban pelaksanaan tugas dan fungsi dalam rangka rangka pencapaian pencapaian visi dan misi serta penjabarannya penjabarannya yang menjadi perhatian utama instansi instansi pemerintah sebagaimana diuraikan dalam bagian terdahulu. !alam ('+P juga terdapat pertanggungjawaban mengenai & a. (sp (spek keuan euang gan@ an@ b. (spek S!0@ c. (spek (spek sara saran n dan dan prasa prasara rana@ na@ dan dan d. 0etode kerja, pengendali pengendalian an manajem manajemen en dan dan kebijakan kebijakan lain. (gar pengungkapan akuntabilitas aspek#aspek pendukung pelaksanaan tupoksi tidak tumpang tindih dengan pengungkapan akuntabilitas kinerja maka harus diperhatikan hal#hal berikut & a. Uraian pertangg pertanggungj ungjawaban awaban keuangan keuangan dititikb dititikberatka eratkan n kepada perolehan perolehan dan penggu penggunaan naan dana baik dana yang berasal dari alokasi (P"6 maupun dana dari P6"P. b. Uraian pertanggungjawaban S!0 dititikberatkan pada penggunaan dan pembinaan dalam hubungannya dengan peningkatan kinerja yang berorientasi pada hasil atau manfaat dan peningkatan kualitas pada masyarakat. c. Uraian mengenai mengenai pertangg pertangggung gungjawaba jawaban n penggunaan penggunaan sarana sarana dan prasarana prasarana dititikberat dititikberatkan kan pada pengelolaan, pemeliharaan, pemanfaatan, dan pengembangan. d. Urai Uraian an meng mengen enai ai meto metode de kerj kerja, a, peng pengen enda dali lian an mana manaje jeme men n dan dan kebi kebija jaka kan n lain lainny nyaa difokuskan pada manfaat atau dampak dari suatu kebijakan yang merupakan cerminan akuntabilitas kebijakan $ policy policy accountibility%. accountibility%. 2.$ Kesim*u&an
fisi fisien ensi si orga organi nisa sasi si meru merupa paka kan n sebua sebuah h kons konsep ep yang yang bersi bersifa fatt lebi lebih h terb terbat atas as dan dan menyangku menyangkutt proses internal yang terjadi terjadi dalam suatu organisasi organisasi.. fisiensi fisiensi menunjukka menunjukkan n banyaknya input atau sumber yang diperlukan oleh organisasi untuk menghasilkan satuan# satuan output. fektivitas merupakan suatu konsep yang sangat penting dalam teori organisasi, karena mamp mampu u memb member erik ikan an gamb gambar aran an meng mengen enai ai kebe keberh rhas asil ilan an orga organi nisas sasii
dalam dalam menc mencap apai ai
sasarannya. sasarannya. Tetapi Tetapi pengukuran pengukuran efektivitas organisasi organisasi bukanlah suatu hal yang sederhana. 18
"anyak "anyak organisasi organisasi yang berukuran berukuran sangat besar dengan banyak bagian yang sifatnya saling berbeda. "agian#bagian ini mempunyai sasarannya sendiri yang satu sama lain berbeda, sehingga menimbulkan kesulitan dalam melakukan pengukuran efektivitas. Pada beberapa organisasi, efektivitas dan efisiensi bisa saja tidak berhubungan sama sekali. Suatu organisasi bisa sangat efisien tetapi tidak mampu mencapai sasaran atau pun tujuan yang dikehendaki. Sebaliknya suatu organisasi bisa memiliki efektivitas yang tinggi tetapi tidak efisien. Penerap Penerapan an (kunta (kuntabil bilitas itas 'inerj 'inerjaa +nstan +nstansi si Pemerin Pemerintah tah telah telah diatur diatur dalam dalam berbag berbagai ai peraturan perundang#undangan, antara lain T(P 0P + 6o. 7+-0P-2889, kemudian disusul dengan UU 6o. 49 Tahun 2888, +nstruksi Presiden 6o. : Tahun 2888 dan 'eputusan 'epala (6 6o. ;98-+7-<-9 ;98-+7-<-9-4>> -4>>5 5 tentang tentang Perbaikan Perbaikan Pedoman Pedoman Pelaporan Pelaporan (kuntabilitas (kuntabilitas 'inerja 'inerja +nstansi +nstansi Pemerintah. Pemerintah. Semua peraturan peraturan perundang#u perundang#undang ndangan an tersebut tersebut adalah payung kebijakan untuk membangun sistem akuntabilitas di +ndonesia. (kuntabilitas diperlukan karena adanya kekuasaan yang berupa amanah yang diberikan kepada orang atau pihak tertentu untuk menjalankan tugasnya dalam rangka mencapai tujuan tertentu dengan memanfaatkan sumber daya yang ada. Setelah amanah dijalankan, harus ada laporan laporan atas tugas yang telah dipercayaka dipercayakan n dengan dengan mengungkap mengungkapkan kan segala sesuatu yang dilakukan, dilihat, dirasakan baik yang mencerminkan keberhasilan maupun kegagalan.
19
