LAPORAN PRAKTIK LAPANGAN
MEMPELAJARI ASPEK MANAJEMEN PERSEDIAAN BAHAN BAKU DI PT. GANDUM MAS KENCANA
NUR HASANAH F34120031
DEPARTEMEN TEKNOLOGI INDUSTRI PERTANIAN FAKULTAS TEKNOLOGI PERTANIAN INSTITUT PERTANIAN BOGOR BOGOR 2015
BERITA BERI TA ACARA
Meny Menyat atak akan an
bahwa ahwa
draf draftt
lap laporan ran
prak prakti tik k
lapa lapan ngan gan
den dengan gan
jud judul
“Mempel “Mempelajar ajarii Aspek Aspek Manajem Manajemen en Persed Persediaan iaan Bahan Bahan Baku Baku di PT. PT. Gandum Gandum Mas Kenana! yang disusun oleh " #ama " #ur $asanah #%M
" &'()*++')
Telah Telah disetujui oleh pembimbing lapangan di PT. Gandum Gandum Mas Kenana
Tang!ang" 2# Ag$%&$% 2015
Pembimbing Praktik ,apangan
-,ingguan
/ud /udul ,apo aporan ran
" Mem Memp pelaj elajar arii Aspek spek Mana Manaje jem men Perse ersed diaan iaan baha bahan n Bak Baku u di di PT. Gandum Mas Kenana
#ama
" #ur $asanah
#%M
" &'()*++')
Pembim Pembimbin bing g ,apa ,apang ng " ,ing ,inggua guan n
1isetujui2 Pembimbing Akademik
P!'(. D!. I!. Ma)*($+" MS NIP.1,5103211,-031003
Tanggal 0jian"
I. PENDAHULUAN
).) ,atar Belakang Praktik ,apangan merupakan bentuk pengimplementasian keilmuan dan bidang studi yang dimiliki mahasiswa. Melalui praktik lapangan yang dilakukan mahasiswa dapat memperoleh pengalaman didunia kerja serta melakukan pengkajian terhadap peranan keilmuan dan teori yang diperoleh mahasiswa selama proses pembelajaran perkuliahan. Kegiatan praktik lapangan yang dilakukan yaitu melihat2 mempelajari2 dan menganalisis aspek yang dapat memberikan wawasan dan pengalaman berharga bagi mahasiswa mengenai kondisi nyata yang terjadi dalam suatu industri. Kegiatan praktik lapangan mahasiswa Teknologi %ndustri Pertanian2 &akultas Teknologi Pertanian2 akan efektif apabila dilaksanakan pada bidang yang sesuai. 3alah satu perusahaan yang bergerak dibidang pertanian yaitu PT. Gandum Mas Kenana. Perusahaan ini bergerak dibidang bisnis food service, bakery, dan pastry. Perusahaan ini khususnya memproduksi produk olahan okelat. PT. Gandum Mas Kenana dianggap rele4an pada pelaksanaan kegiatan praktik lapangan ini karena perusahaan ini melakukan pengolahan terhadap hasil pertanian. GMK memproduksi produk olahan okelat. 5okelat merupakan salah satu hasil pertanian %ndonesia yang prospektif untuk dikembangkan. 3elain olahan okelat GMK juga memproduksi baking ingredient untuk kalangan food service dan ritel2 seperti tepung premix2 puding2 es krim2 gula halus2 dan pewarna oklelat melalui tiga merek yang diusungnya " $aan2 Bendio2 dan 5olatta. 5okelat olahan GMK dengan merek 5olatta merupakan pionir produsen okelat compound di %ndonesia. Manajemen
persediaan
bahan
baku
sangat
berpengaruh
terhadap
kelangsungan proses produksi pada suatu industri. Manajemen persediaan bahan baku mempelajari pengoptimalan penggunaan bahan baku pada proses produksi2 mengontrol persediaan bahan baku di gudang agar bahan baku yang akan digunakan selalu tersedia untuk proses produksi. Manajemen persediaan bahan baku melakukan usaha agar proses produksi dapat berjalan dengan baik. Manajemen persediaan bahan baku merupakan salah satu aspek penting dalam suatu industri pengolahan bahan
baku menjadi produk jadi2 maka dari itu topik manajemen persediaan bahan baku menjadi pilihan topik bahasan pada kegiatan praktik lapangan di PT. Gandum Mas Kenana. ).*. Tujuan Praktik ,apangan 1alam
Program
Praktik
,apangan
ini2
seara
umum
tujuan
pelaksanaannya dikelompokkan menjadi * kategori2 yaitu tujuan instruksional dan tujuan institusional. Perinian dari kedua kategori tujuan tersebut adalah sebagai berikut.
).*.) Tujuan %nstruksional Tujuan instruksional dalam program Praktik ,apangan ini ialah untuk" a. Meningkatkan pengetahuan2 sikap2 dan keterampilan mahasiswa melalui pelatihan kerja nyata dan aplikasi ilmu yang telah diperoleh sesuai dengan bidang keahliannya. b. Meningkatkan kemampuan mahasiswa
dalam
mengidentifikasi2
merumuskan2 dan memeahkan permasalahan sesuai dengan bidang keahliannya di lapangan seara sistematis dan interdisiplin. ).*.* Tujuan %nstitusional Memperkenalkan
dan
mendekatkan
%PB2
khususnya
&akultas
Teknologi Pertanian %PB dengan masyarakat2 dan mendapatkan masukan bagi penyusunan kurikulum dan peningkatan mutu pendidikan yang sesuai dengan kemajuan %ptek dan kebutuhan masyarakat pengguna. 3eara khusus dari pelaksanaan kegiatan Praktik ,apangan ini adalah sebagai berikut ini. a. Mengetahui aspek pengelolaan persediaan bahan baku di PT. Gandum Mas Kenana. b. Mengetahui aspek penanganan bahan baku di PT. Gandum Mas Kenana.
. Mengobser4asi2
menganalisis
serta
memberikan
solusi
atas
permasalahan yang ada dalam industri tersebut berdasarkan disiplin ilmu yang dipelajari. d. Memperoleh pengalaman2 keterampilan2 kemampuan bekerja sama2 dan wawasan mengenai permasalahan nyata di luar kampus. e. Melatih mahasiswa agar dapat beradaptasi dengan lingkungan kerja dan mampu bersosialisasi dengan masyarakat.
).' 6aktu dan Metoda Praktik ,apangan Praktik ,apangan ini akan dilaksanakan di PT. Gandum Mas Kenana2 dengan waktu praktik lapangan selama (+ hari kerj a efektif yaitu tanggal ** /uni *+)7 hingga *) Agustus *+)7 dengan jam kerja 8 jam9hari. 1alam pelaksanaan kegiatan Praktik ,apangan akan digunakan beberapa metode untuk memperoleh data dan analisa yang tepat. Beberapa metode tersebut ialah" ).'.) Penjelasan singkat Penjelasan singkat dari pembimbing lapangan atau wakil dari PT. Gandum Mas Kenana. $al ini bertujuan untuk memberikan informasi umum mengenai perusahaan serta pengenalan karyawan yang bekerja pada perusahaan ini. ).'.* Pengamatan di ,apangan Pengamatan langsung di lapangan dilakukan dengan mengamati seara langsung2 terlibat langsung dan turut aktif pada berbagai aspek yang terkait dengan manajemen persediaan bahan baku yang diterapkan oleh PT. Gandum Mas Kenana. ).'.' 6awanara dan 1iskusi Kegiatan wawanara dan diskusi dilakukan sebagai upaya pengumpulan informasi dan data primer yang berhubungan dengan aspek yang dipelajari. Kegiatan ini dilakukan untuk menjelaskan dan menggambarkan masalah:masalah teknis di lapangan2 yang selanjutnya berguna untuk
mendapatkan informasi tambahan. 6awanara dilakukan terhadap pihak yang berkepentingan terkait dengan topik yang ada. ).'.( Praktik ,angsung Praktik langsung dilakukan untuk memperoleh pengalaman di dunia kerja dan mempelajari kesesuaian antara teori dengan praktik di lapangan mengenai aspek manajemen persediaan bahan baku serta hal:hal lain yang terkait. ).'.7 3tudi Pustaka 3tudi pustaka dilakukan dengan menari rujukan yang berkaitan dengan kegiatan yang dilakukan2 baik berasal dari studi pustaka maupun data dan informasi yang diperoleh dari pihak penerima praktik lapangan2 yang berfungsi sebagai pendukung dan pembanding dalam pembuatan laporan. ).'.; Pembahasan dan Penulisan ,aporan ,aporan dibuat dengan menganalisis data dan informasi yang diperoleh dan dituangkan seara sistematis dan jelas dalam bentuk ,aporan Praktik ,apangan. Permasalahan adalah fungsi tujuan -objektif serta faktor kendala dalam sistem yang sedang dikaji.
II. KEADAAN UMUM PERUSAHAAN
*.). 3ejarah2 Perkembangan Perusahaan2 dan
-instant powder dan wippy cream dalam skala keil untuk target pasar rumah tangga.
Pada tahun )=882 PT. Gandum Mas Kenana memperluas usahanya dengan memproduksi okelat dengan merek dagang Colatta yang dapat diaplikasikan pada kue2 roti dan panganan manis lainnya. Colatta telah diranang sebagai produk berkualitas internasional dan berdaya saing global. ?leh karena itu2 Colatta diproduksi melalui standar mutu yang sangat baik melalui penerapan %3? **+++ dan $A55P 5ode> untuk keamanan pangan serta %3? =++) untuk jaminan kualitas. Proses produksi Colatta menggunakan peralatan dan teknologi yang modern2 tenaga kerja yang handal di bidangnya serta sesuai dengan GMP -Good Manufacturing Process. PT. Gandum Mas Kenana memiliki dua jenis produk2 yaitu" okelat dan powder . Produk powder ontohnya seperti tepung premi> instan. #amun2 yang menjadi produk inti PT. Gandum Mas Kenana adalah okelat. 5okelat PT. Gandum Mas Kenana sendiri terbagi menjadi tiga jenis produk2 yaitu Colatta compound chocolate2 Colatta couverture dan Colatta choco chips/button. PT. Gandum Mas Kenana berlokasi di Tangerang2 tepatnya adalah /alan Mohamad Toha Km '2 Karawai2 %ndonesia. Adapun beberapa produk:produk pangan olahan yang diproduksi oleh PT. Gandum Mas Kenana2 yaitu" Colatta -okelat blok2 Bendico -bubuk kakao2 dan aan -tepung premi> instan. 0ntuk pemasaran dan distribusi2 PT. Gandum Mas Kenana bekerja sama dengan PT. @eelandia %ndonesia dan PT. Prambanan Kenana dengan jangkauan pasar meliputi wilayah dalam negeri hingga e>por ke berbagai negara seperti" Malaysia2 Thailand2 Brunei 1arussalam2 ietnam2 0ni mirat Arab2 Belanda hingga 3panyol.
%3% )
3ebagai 7 besar pemain utama -!op of Mind di '+ negara2 khususnya di wilayah Asia.
*
Menikmati
pertumbuhan
pendapat dan keuntungan
keberhasilan usaha yang berkesinambungan. '
Menikmati merek:merek ternama yang ada di benak orang.
(
Menjadi oekerja yang energik dan gembira.
untuk
menjamin
7
Menjalankan usaha dengan teknologi informasi dan komunikasi yang terintegrasi dan handal. M%3% Menyenangkan dan memuaskan orang melalui produk makanan dan minuman serta layanan terkait2 sesuai kebutuhan setiap pelanggan.
P
Core values a "nnovation" Kreatif dan inspiratif dalam bekerja. b #ntrepreneurship" Bekerja dengan semangat dan rasa turut memiliki serta mampu mengambil keputusan terbaik dengan mempertimbangkan segala resikonya.
Customer $rientation" Menghargai pelanggan dan berusaha memenuhi kebutuhannya. 3emua stakeholder yang berinteraksi dengan perusahaan merupakan pelanggan.
d Passion" Bekerja dengan sepenuh hati dan pikiran untuk mendapatkan hasil yang terbaik. e "ntegrity" Berlaku jujur2 adil dan terbuka dengan membangun rasa saling peraya dan bertanggung jawab. f !eam %ork " Bekerja sama dalam tim untuk menapai hasil yang lebih baik dengan saling menghormati dan mendukung satu sama lain. *
Program 7< Pembentukan budaya seluruh staff dan karyawan serta meningkatkan produkti4itas dan efisiensi kinerja karyawan di suatu perusahaan. %stilah 7<
juga sering disebut sebagai 73 dalam bahasa /epang. Berikut kelima istilah tersebut" a
" Menyingkirkan barang yang tidak perlu.
b
" Menyimpan barang sesuai pada tempatnya.
" Melakukan pembersihan semua area produksi.
d
" Menghindari ketidakpastian9ketidaksesuaian.
e
" #orma kerja produktif selalu dipatuhi.
*.*. ,okasi dan Tata ,etak Perusahaan PT. Gandum Mas Kenana berlokasi di /alan Moh. Toha Km '2 Karawai2 Tangerang2 %ndonesia. PT. Gandum Mas Kenana terletak di satu area dengan tiga perusahaan lainnya2 yaitu" PT. Prambanan Kenana2 PT. 3eelindo 3ejahtera 0tama dan PT. @eelandia %ndonesia.
1enah Perusahaan -Terlampir
*.'. 3truktur ?rganisasi dan Ketenagakerjaan 3T<0KT0< ?
)(.++:**.++ dan shift ' pukul **.++:+;.++. ?ffie memiliki jam kerja senin: jumat pukul +8.++:)C.++. 3istem grading karyawan diterapkan di dalam PT. Gandum Mas Kenana. 1alam hal ini2 grading adalah penetapan le4el jabatan karyawan dengan metode ay Guide Chart . Berikut adalah pengelompokkan karyawan berdasarkan sistem grading " )
Grade ) D 7
" #on: staff
*
Grade ; D 8
" &taff
'
Grade = D )) " &enior staff, 'unior supervisor, supervisor dan jabatan fungsional
(
Grade )* D )( " (unior manager 9kepala bagian dan jabatan fungsional senior
7
Grade )7 D ); " Manager dan senior manager
;
Grade )C : )8 " General Manager
C
Grade *+
" 1irektur
*.(. &asilitas Perusahaan PT. Gandum Mas Kenana terdapat fasilitas:fasilitas penunjang seperti masjid2 kantin2 toilet2 koperasi2 %nstalasi air dan sumber daya2 tempat pengolahan limbah2 dan gedung:gedung utama seperti unit produksi dan warehouse. *.7. Produk dan Kapasitas Produksi PT. Gandum Mas Kenana memproduksi produk:produk okelat dengan 4ariasi produk yang beragam. Khususnya2 PT. Gandum Mas Kenana memproduksi produk:produk terkait dengan okelat untuk masakan dan industri pangan -confectionary. PT. Gandum Mas Kenana merupakan industri okelat dengan spesialisasi pada compound chocolate. Gandum Mas Kenana juga dapat memenuhi permintaan produk dari berbagai maam segmen pasar melalui teknik formulasi yang handal. Tidak hanya menawarkan berbagai maam produk2 PT. Gandum Mas Kenana juga memproduksi pesanan custom untuk industri dan retail .
Gandum Mas Kenana juga merupakan industri pangan dengan spesialisiasi pada produk:produk dessert mixes mulai dari puddings2 mouses2 flans2 smoothies2 dan es krim. 3elain premix makanan penutup tersebut2 Gandum Mas Kenana juga memproduksi beberapa maam saus dan fudge yang umumnya digunakan untuk pelengkap dessert . 3elain dessert mixes2 perusahaan ini juga memproduksi baking mixes2 yaitu premix untuk kue dan roti. Premix tersebut dilengkapi dengan bahan powder seperti aneka maam icing sugar dan gula untuk dekorasi -decorating sugar . 3ebagai perusahaan produsen okelat dan confectionary2 Gandum Mas Kenana mengeluarkan produk:produknya dalam tiga merek2 yaitu" Colatta2 Galetto, aan dan Bendico. Colatta digunakan untuk produk:produk okelat blok2 okelat dekorasi2 topping dan okelat isian - filling . 3ementara aan merupakan merek produk:produk berbasis powder seperti dessert mixes2 pastry ) bakery mixes dan beberapa gula dengan penggunaan khusus. Kemudian Bendico yang merupakan merek untuk produk cocoa powder . Perusahaan ini memproduksi beberapa jenis produk okelat dengan merek dagang Colatta. Colatta sendiri terbagi menjadi tiga maam produk2 yaitu" Colatta compound chocolate2 Colatta couverture2 dan Colatta choco chips/button. Klasifikasi maam produk Colatta PT. Gandum Mas Kenana dapat dilihat pada Tabel >>>.
/enis 5okelat
Compound
Couverture
/enis Produk
0kuran Kemasan -kg
*ark chocolate Milk chocolate %hite chocolate &tick chocolate Chocolate chip Chocobit+ - Button
+2*7E )E 7 )E 7 )E 7 )2* 7
chocolate *ark chocolate Milk chocolate %hite chocolate &tick chocolate Chocolate chip Chocobit+ - Button chocolate
) ) ) ) )2* 7 )
III. PROSES PRODUKSI DAN MANAJEMEN PERSEDIAAN
'.). Proses Produksi dan uality Control 3eara 0mum Proses produksi yang dilakukan PT. Gandum Mas Kenana terdiri dari beberapa proses utama2 khususnya dalam produksi oklat adalah mixing 2 moulding 2 dan packaging . Kegiatan produksi diawali dengan loading bahan baku2 namun untuk beberapa bahan baku perlu dilakukan penanganan terlebih dahulu sebelum masuk stasiun loading. Bahan baku yang sudah masuk kemudian akan melewati proses mi>ing atau penampuran bahan baku satu dengan bahan baku yang lain. Tujuan dilakukannya mi>ing yaitu membuat ampuran menjadi homogeny sehingga terbentuk karakteristik produk yang diinginkan. Produk work in proess ini kemudian diberi perlakuan untuk meniptakan karakteristik produk yang sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan2 untuk itu dilakukan proses ad'ustment bahan tertentu. 3elanjutnya proses moulding sesuai dengan etakan yang ditetapkan dan dilajutkan dengan proses pengemasan produk.
Loading
Mixing
Moulding
Packaging Alur proses produksi
1epartemen yang mengawasi mutu produk di PT. Gandum Mas Kenana disebut
bongkar. #amun untuk beberapa supplier uji dilakukan sebelum proses bongkar. Bahan baku yang memiliki fase air juga dilakukan uji sebelum proses bongkar. 0ji yang umum dilakukan yaitu uji organoleptik dan uji seara fisik. 0ji mikrobiologi dilakukan hanya saat perusahaan menerima supplier baru2 pengujian dilakukan pada tiga kedatangan pertama. Bahan baku yang baru datang dilakukan ek 5?A dan sertifikasi halal. 3etelah lengkap dan sesuai ketentuan kemudian dilakukan sampling bahan baku. 3ampling bahan baku diambil ) dari seluruh jumlah bahan baku yang datang utnuk produk padat dan bubuk2 sedangkan produk air dilakukan sampling ) kg dari keseluruhan jumlah yang datang. 0ntuk fla4or karena dianggap homogen maka sampling hanya dilakukan pada satu titik saja. Bahan lain yang dalam kemasan Hak sampling dilakukan beberapa titik tergantung jumlah yang datang. Terdapat ketentuan yang dilakukan oleh perusahaan terhadap jumlah titik sampling berdasarkan jumlah keseluruhan bahan baku yang datang. Praktiknya saat mengikuti proses sampling gula rafinasi2 dari keseluruhan jumlah yang datang ditetapkan )+ titik sampling. )+ titik sampling tersebut dilakukan pada Hak yang berbeda2 jadi dilakukan sampling pada )+ Hak gula. )+ Hak gula yang disampling dipilih seara random. Masing: masing Hak gula yang diambil untuk sampling sekitar )+:)7 gram. Bahan sampling kemudian dibawa ke lab untuk dilakukan analisa. Analisa pada gula yang dilakukan adalah uji kelarutan dan besar partikel. 0ji kelarutan dilakukan dengan melarutkan gula pada air panas kemudian diaduk hingga homogen dan diamati apakah ada endapan atau tidak dan dibandingkan dengan standar gula yang telah ditentukan oleh perusahaan. Bahan baku yang telah di uji dan sesuai dengan ketentuan yang ada diiHinkan untuk masuk ke gudang menjadi persediaan. Proses uji yang dilakukan kurang lebih butuh waktu '+ menit sampai ) jam tergantung parameter yang diuji. Pengujian bahan baku dilakukan pada parameter yang bisa dianalisa di laboratorium perusahaan dan yang memiliki pengaruh pada kualitas produk akhirnya. 0mumnya uji yang dilakukan yaitu kadar air2 warna2 rasa2 uji lemak -lebih banyak organoleptik. 0ntuk bahan air uji yang dilakukan yaitu appereane2 warna2 aroma2 asam lemak bebas2 dan melting point untuk lemak. Pengujian mengau pada 5?A2 apabila ada yang tidak sesuai maka bahan baku tersebut dinyatakan re'ect dan dikembalikan ke supplier.
Proses penerapan pengawasan mutu pada barang finished good dilakukan dengan * metode2 yaitu aplikasi dan non aplikasi. Aplikasi merupakan pembuatan produk dari produk finished good yang di produksi2 misalnya membuat donat dari tepung yang di produksi dan di uji sesuai dengan ketentuan dari perusahaan. #on aplikasi yaitu dilakukan uji organoleptik dan uji seara fisik. Parameter uji yang diamati sesuai dengan yang terdapat pada hek sheet. Bahan yang di uji di ambil langsung dari departemen produksi. 3ampel yang sudah diterima oleh F5 finished good langsung dilakukan uji sesuai ketentuan masing:masing barang. Produk oklat yang di uji meliputi appereane2 aroma fisik dengan toleransi I*2 aroma melt dengan toleransi I*2 rasa2 warna2 shrinkage2 dan flowing . 3etelah di uji maka departemen F5 akan merilis hasil uji nya yang menyatakan barang tersebut lulus uji atau tidak. Barang yang lulus uji akan langsung dapat dikirim ke konsumen2 sedangkan barang yang tidak lulus uji oleh departemen marketing selanjutnya akan ditindak. Biasanya marketing akan bernegosiasi dengan konsumen tertentu apakah konsumen tersebut bersedia menerima barang dari PT. Gandum Mas Kenana apabila terdapat beberapa kekurangan yang tidak terlalu berpengaruh terhadap produk. Apabila konsumen setuju maka barang dapat dijual2 apabila konsumen tidak setuju maka selanjutnya barang akan dijual ke masyarakat atau diolah kembali sebagai bahan baku dan dilakukan beberapa treatment . Auan standar awal yang digunakan oleh departemen F5 sebagai pembanding atau sebagai blanko dalam uji yaitu berupa sampel prototype yang dibuat oleh departemen
'.*. 3umber Bahan Baku PT. Gandum Mas Kenana memiliki )+( supplier raw material dan 'C supplier paking material. Mekanisme pemilihan supplier. 3elain supplier tetap juga ada supplier kontrak. 3upplier kontrak dilakukan agar supplier tetap memproduksi barang untuk PT. Gandum Mas Kenana sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan. 1ilakukan kontrak supplier biasanya untuk bahan baku yang jumlah pemakaiannya banyak2 bahan baku termasuk bahan kritis2 bahan baku termasuk bahan yang langka atau sulit didapatkan.
Biaya pemesanan bahan baku untuk surat menyurat hamper + karena transaksi dilakukan 4ia email. Biaya transport supplier loal =7 dibayar oleh supplier itu sendiri2 7 dibayar sesuai dengan persetujuan yang sudah dibuat antara PT. Gandum Mas Kenana dengan supplier. Bahan baku import biaya yang dikeluarkan adalah transport dan pajak2 biaya yang dikeluarkan kurang dari ; dari harga barang yang dibeli. Bahan baku yang digunakan oleh PT. Gandum Mas Kenana C+ import Rekomendasi Kebutuhan substitusi raw material Identifkasi supplier namun dibelipemilihan dari distributor loal yang ada diseluruh %ndonesia. Bahan baku loal upplier !ang ada tidak dapat diandalkan
asli yaiu gula rafinasi2 fat2 palm oil2 agar:agar2 garam2 kopi2 dan gula semut. 3elain gula loal juga ada yang didatangkan dari Thailand dan Korea. Apabila terjadi keterlambatan Mencari calon supplier baruraw material P? yang digunakan tetap P? pembelian awal2 barang tetap didatangkan namun tidak sesuai dengan waktu yang sudah ditentukan2 kemudian akan digunakan sebagai e4aluasi supplier. Apabila bahan baku termasuk rejet akan dikembalikan dengan P? yang sama terhitung barang yang
ta" pembelian meminta # urat penawaran terlambat datang dan kedatangan barang pengganti nya menggunakan P? retur Compan! profle Dilakukan cek QC dan kesesuaian packaging ertifkat dengan nomerhalal P? yang baru. Berikut alur pemilihan supplier " pesifkasi bahan baku sampel
$udit Pada bahan baku # %ang ¨ah pembelian n!a '(( ton)tahun *ahan baku ma!or *ahan baku untuk produk K+C
Menerima hasil audit
upplier terpilih PPIC menerima da-tar supplier terpilih ,anda tangan da-tar supplier terpilih
./aluasi kiner&a supplier
urat keluhan
Tidak sesuai '.'. Penyimpanan Bahan Baku PT. Gandum Mas Kenana memproduksi produk olahan oklat -5olatta2 berbagai tepung premi> -$aan2 dan oklat bubuk -Bendio. Terdapat ( 6arehouse di PT. Gandum Mas kenana yaitu2 warehouse raw material 2 material packaging 2 dan finished good 2 serta bulk. 6arehouse bulk merupakan tempat penyimpanan produk ustomiHed yang diproduksi tidak sesuai dengan target. 5ontoh nya ustomer A memesan 7 ton oklat yang akan digunakan untuk produknya. 7 ton akan dibuat menjadi *7+ produk. 3etelah diproduksi di dapat *++ produk. *++ produk yang tidak sesuai dengan target ini akan masuk ke warehouse bulk yang selanjutnya akan digunakan sebagai bahan baku untuk produksi produk sejenis dari permintaan yang lain. Gudang bahan baku didalamnya terdiri dari beberapa gudang penyimpanan untuk masing masing jenis bahan baku yang disimpan. &ungsi warehouse ada 72 yaitu " ). Penerimaan *. Penyimpanan '. Pemeliharaan (. Persiapan bahan keluar
7. Pengeluaran
#amun karena terdapat point yang memiliki fungsi yang hampir sama maka dipersempit menjadi ' fungsi utama gudang yang masing:masing memiliki administrasi2 yaitu " ). Penerimaan Barang datang
menentukan purhase order
Bath number kemasan
disamakan dengan 5?A -5ertifiat ?f Analys dan halal e>pired date
input data kedalam sistem
pengeekan
Barang akan menjadi stok
penyimpanan pada gudang. *. Penyimpanan Penentuan identitas barang -bath number
pemberian label pada pallet
penyimpanan -A5 dan non A5. Pada penyimpanan bahan baku dibedakan menjadi * kondisi penyimpanan yaitu suhu dikendalikan -A5 dan suhu tidak dikendalikan -#on A5. 3uhu dikendalikan agar tempat penyimpanan memiliki suhu ma> *7:*; o5 dengan kelembapan ;7. Bahan yang harus disimpan pada suhu yang dikendalikan yaitu ooa powder2 dairy2 fla4or. Pengeekan kondisi warehouse dilakukan setiap hari di waktu pagi termasuk pengeekann suhu dan kelembapan warehouse dan ontrol terhadap serangga atau hama. '. Pengeluaran Pengeluaran barang untuk produksi Produksi
barang sudah ditentukan oleh produksi
PP%5 release material
nya apa2 kuantiti nya berapa2 nomer bath berapa yang harus digunakan -proses ini melibatkan administrasi lapangan
Produksi
serah terima.
barang diminta langsung oleh produksi
oleh orang lapangan
dilakukan pengeekan oleh orang
dilakukan pengeekan
serah terima.
Barang yang diminta langsung dari produksi merupakan barang yang digunakan sebagai adjustment barang yang sudah sampai di produksi. Adjustment dilakukan untuk penyesuaian barang agar tidak ada perubahan
apabila selama proses distribusi barang menjadi terlalu kental atau terlalu
air. Permintaan barang dari bagian produksi ke warehouse datang dalam bentuk warehouse issue. 6arehouse issue merupakan form yang release dari departemen PP%5 yang berisi produk dan rinian bahan pembentuk produk tersebut termasuk identitas produk serta jumlah yang dibutuhkan untuk
membuat produk dalam satu kali produksi. 3etelah form sudah disetujui oleh warehouse maka selanjutnya dilakukan persiapan barang keluar. Barang yang akan keluar ditimbang berdasarkan jumlah yang diminta oleh produksi dari warehouse issue. Missal " ) Hak ooa powder beratnya adalah *7 kg. permintaan dari produksi C++ kg2 jadi warehouse akan memberikan * Hak ooa powder dan *++ kg ooa powder hasil penimbangan.
Pengeluaran barang untuk non produksi Pengeluaran barang ini berdasarkan permintaan dari departemen lain yaitu F5 dan <#1 Permintaan barang
nomer bath oleh administrasi
pengeekan oleh orang lapangan
dilakukan
serah terima.
F5 melakukan permintaan barang untuk keperluan analisa mutu seara fisik. <#1 melakukan permintaan barang untuk pengembangan produk. Tempat penyimpanan bahan baku terdapat *7 jenis2 diantaranya terdapat warehouse K2 G2 12 %2 ontainer2 tanky fat2 dan tanky palm oil. Penyimpanan bahan baku dibedakan berdasarkan jenis barang yang disimpan. 3atu gudang digunakan untuk menyimpan satu jenis barang. Gudang % bahan yang bersifat allergen. Allergen merupakan •
bahan yang dapat menimbulkan alergi2 diantaranya adalah tepung2 susu2 dan kaang:kaangan yang • •
Gudang K Gudang G
berbentuk fla4or. &at2 ooa powder &la4or -bahan tambahan warna2 dll
•
Gudang 1
berisi finish good dari gudang % yang merupakan
raw material untuk produksi oklat. Barang yang keluar dari gudang pengambilan barang nya dilakukan seara &%&? dan &&?. 3usunan penyimpanan sudah disesuaikan seara &%&? dan &&? berdasarkan bath kedatangan2 sehingga proses pengambilan barang dapat berjalan dengan baik. Bahan baku yang berbentuk liJuid penyimpanannya dalam bentuk tanky dengan kapasitas masing:masing2 terdapat C tanky penyimpanan liJuid -fat air dan palm oil. 6arehouse raw material diantaranya terdapat gudang K.).) yang menyimpan bahan baku utama A5. Bahan baku utama A5 yang dimaksud tersebut adalah bahan baku yang paling banyak frekuensi pemakaian nya diletakkan pada gudang K.).). Bahan yang disimpan di gudang tersebut antara lain " ooa powder2 gula2 lemak nabati2 dan lemak okelat. Produk tepung sebelum digunakan terlebih dahulu diberi perlakuan khusus yang fungsinya untuk pemeahan dan pematian telur kutu. 6arehouse raw material setiap hari melakukan penerimaan barang2 barang yang datang akan langsung disimpan didalam gudang apabila sudah sesuai dengan ek sheet. $al ini tidak menutup kemungkinan apabila ada barang datang keadaan gudang sudah penuh. Pada keadaan seperti barang barang tersebut tetap disimpan didalam gudang sesuai dengan jenis barang yang akan disimpan dengan dilakukan persiapan tempat untuk penyimpanan sebelum barang masuk kedalam gudang. '.(. Manajemen Persediaan Bahan Baku di PT. Gandum Mas Kenana Manajemen persediaan bahan baku dimulai dari
MP3 dan B?M -Bill of material. M
I/. PEMBAHASAN
(.). Aspek Penanganan Bahan Baku PT. Gandum Mas Kenana memiliki produk oklat dan tepung. Bahan baku yang terdapat di warehouse raw material ada yang digunakan untuk produksi oklat saja2 ada juga yang digunakan untuk produksi produk tepung:tepungan saja2 namun ada juga raw material yang digunakan bersama untuk produksi oklat dan tepung: tepungan apabila terdapat komposisi pembuatan produk yang sama. 3istem penyimpanan di warehouse raw material dilakukan dengan metode raking. )*+ m dengan kapasitas maksimal ) ton bahan baku. Pallet keil berukuran 8+ > )*+ dengan kapasitas maksimal ;++ kg. Penanganan bahan baku menggunakan alat jenis hand pallet2 forklift2 dan lory. 3emua jenis bahan disimpan pada rak keuali gula dilakukan penyimpanan tanpa rak. pada gula maksimal penumpukan C tumpuk ke atas dengan menggunakan pallet besar dan keil. ) pallet gula kapasitasnya kurang lebih ) ton 7+ kg. bahan baku yang berupa 6%P yaitu ooa powder yang telah di mi> maupun tepung yang sudah di mi>. Bahan baku yang merupakan 6%P ini disimpan pada warehouse raw material dengan menggunakan kemasan plasti besar yang ditumpuk pada pallet. 3edangkan bahan baku sisa penimbangan bahan yang akan diserahkan ke bagian
produksi disimpan kembali dalam tong besar dan keil yang juga menggunakan pallet. Proses penanganan bahan di PT. Gandum Mas Kenana dilakukan dengan menggunakan forklift sebagai alat transportasi bahan baku yang didistribusikan ke gudang atau ke bagian produksi. Pada proses bongkar bahan yang baru saja tiba di pabrik mengikuti prosedur penerimaan. Proses penanganan bahan dilakukan seara manual2 yaitu menurunkan bahan menggunakan tenaga manusia dan disusun diatas pallet yang kemudian disimpan ke dalam gudang sesuai dengan tempat penyimpanan nya dengan forklift. Proses bongkar untuk bahan liJuid dilakukan dengan menggunakan selang yang dihubungkan dari mobil pembawa bahan kedalam tanky penyimpanan dengan dibantu oleh pompa untuk menghisap bahan. Proses penerimaan barang selalu dilakukan perhitungan ulang terhadap barang
yang
datang.
Pengeekan
barang
yang
datang
dilakukan
dengan
menggunakan ek sheet. Apabila semua sudah sesuai dengan ek sheet maka barang akan diiHinkan untuk dilakukan pembongkaran. Pembongkaran dilakukan sendiri oleh pekerja warehouse. Apabila pada ek sheet terdapat point yang tidak sesuai maka akan didiskusikan terlebih dahulu oleh pimpinan untuk dilakukan pengambilan keputusan apakah barang tersebut dapat masuk atau tidak. Apabila barang tersebut tidak diiHinkan masuk ke gudang maka akan dilakukan pengembalian kembali barang kepada supplier. (.*. Aspek Pengelolaan Bahan Baku Pelabellan barang pada warehouse raw material terdiri dari ,%B -,abel identitas barang keil dan besar. ,%B keil digunakan untuk label bahan baku sisa penimbangan dan 6%P. ,%B keil merupakan kertas keil yang berisi identitas b4arang yang disimpan di gudang. 3edangkan ,%B besar merupakan label yang berisi identitas barang disertai barode setiap jenis bahan baku. Pada warehouse raw material sistem pengeluaran barang yang diterapkan yaitu &&? dan &%&?. Barang yang sudah mendekati e>pired2 barang yang sudah e>pired dipisahkan dalam rak yang berbeda. Barang:barang tersebut dilakukan pengeekan ulang oleh F5 melalui mekanisme #5< -#on onformane
barang yang baik dan dapat digunakan.
B
barang yang masih di hold dan tidak dapat digunakan.
5
barang yang terdapat beberapa kerusakan atau diluar dari rilis F52 dapat digunakan namun dengan atatan.
1
barang yang memiliki kerusakan yang berarti dan tidak dapat digunakan.
barang yang belum dilakukan pengeekan oleh F52 tidak dapat digunakan.
3tok opname dilakukan oleh petugas warehouse. 3tok opname dilakukan untuk meninjau persediaan bahan di gudang2 membandingkan jumlah bahan yang teratat dalam sistem dengan jumlah sebenarnya yang terdapat di lapangan. 3tok opname yang dilaporkan dilakukan setiap ; bulan2 pada semester ) dan *. 3tok opname dilakukan oleh konsultan. #amun stok opname internal dilakukan oleh penanggung jawab gudang yang dilakukan * kali dalam sehari. 3tok opname memiliki toleransi opname2 bahan yang menimbulkan selisih dianalisa berdasar kan toleransi yang sudah ditetapkan. Apabila selisih masih ada dalam toleransi akan dilakukan adjustment pada sistem. 3edangkan apabila selisih ada diluar toleransi akan dibuat surat aara dan dianalisa penyebab terjadinya selisih bahan seara fisik dengan sistem yang ada. (.'. Analisis Permasalahan Alur manajemen persediaan bahan baku imulasi RMPM 0bulanan1 Marketing +orecast Plan Deli/er! Rencana Produksi
M2P
MRP
upplier
Purchasing imulasi RMPM 0Mingguan1
M2P
Catatan rencana produksi
Menentukan renana produksi dimulai dari marketing foreast yang kemudian menjadi plan deli4ery dan renana produksi. Pada siklus bulanan terdapat simulasi
Marketing
foreast merupakan data yang digunakan untuk mendapatkan nilai
yaitu2 B*B2 B*52 dan eksport. B*B dilakukan oleh distributor prambanan kenana2 sedangkan B*5 dilakukan oleh distributor AT<%2 dan eksport dilakukan ke negara Malaysia2 3ingapura2 Brunei2 Philipina2 ietnam2 5hina2 Bangkok2 dan Timur Tengah. /enis B*B dan B*5 terdapat subdistributor disetiap area yang tersebar diseluruh %ndonesia. #amun ada beberapa daerah sepert Balikpapan2 1enpasar2 dan Batam yang tidak menggunakan sub distributor2 melainkan menggunakan lokal distributor. B*B merupakan distributor pada food ser4ie dan industri yang dilakukan oleh PT. Prambanan Kenana dan B*5 distributor pada onsumer good yang dilakukan oleh AT<%.
stok awal. Penarikan P? akan dilakaukan dari estimasi P?2 penarikan P? dilakukan hanya permintaan dari luar jawa. $asil nya akan digunakan untuk pembuatan plan deli4ery -P1 dengan mengurangi penarikan P? dengan stok di awal bulan. P1 akan digunakan sebagai renana produksi yang akan diolah lagi datanya oleh PP%5 untuk kemudian ditentukan berapa jumlah bahan baku yang harus dipesan agar memenuhi kebutuhan berdasarkan foreast marketing tersebut. Ke4alidan dari plan deli4ery ini selalu di4erifikasi2 ke4alidan ini memliki toleransi *+ lebih banyak dan lebih sedikit dari plan deli4ery yang release. Apabila terjadi kekurangan atau kelebihan diluar batas toleransi yang telah ditentukan2 akan dilakukan analisi dan e4aluasi penyebab ketidak4alidan tersebut. Kekurangan yang terjadi harus dipenuhi oleh produksi untuk memenuhi kebutuhan gudang distributor sesuai dengan permintaan. Plan deli4ery merupakan renana penjualan PT. Gandum Mas Kenana yang diolah dari
produksi pada bulan lalu dengan stok awal di bulan lalu dikurangi dengan plan deli4ery pada bulan lalu. MP3 dihitung pada renana produksi selama ' bulan kedepan yang dihitung per bulan kemudian selanjutnya dianalisis sesuai re4isi dan keadaan dilapangan seara mingguan setiap minggu nya pada bulan berjalan. 3etelah didapat renana produksi yang diolah dari plan deli4ery selanjutnya akan dilakukan perhitungan simulasi
barang yang mempunyai 4alue tinggi atau L;+ dari total 4alue
minimal pemesanan barang yang dilakukan yaitu *7.
Kategori B
barang yang mempunyai 4alue diantara kategori A dan kategori 5
minimal pemesanan barang yang dilakukan yaitu 7+. Kategori 5
barang yang mempunyai 4alue *+ dari total 4alue
minimal
pemesanan barang yang dilakukan yaitu C7.
&aktor yang mempengaruhi waktu pemesanan yaitu lead time2
P<:P?
P?:<<
F5
T,T -Total lead time.
P?:<< merupakan lead time dari supplier2 6P merupakan nilai dari '+ dibagi ' dan dikalikan * yang hasilnya merupakan perkiraan jumlah hari kerja dalam satu bulan. T,T digunakan untuk perhitungan
T,T O standar de4iasi -bulan berjalan dan bulan depan > 3, -nilai yang ditentukan oleh perusahaan.
#ilai
Total stok
dilakukan pemesanan tidak perlu dilakukan pemesanan
6aktu dilakukan pemesanan yaitu ) D * minggu sebelum barang digunakan oleh produksi2 tergantung lead time dari supplier nya. Terdapat kebijakan perusahaan dalam melakukan pemesanan barang2 antara lain apabila barang tersebut sulit didapat2 jumlah nya tidak selalu tersedia dalam jumlah banyak2 atau barang tersebut harus didatangkan dari luar %ndonesia maka dapat diambil tindakan penyesuaian dengan jumlah produksi yang akan dilakukan2 jumlah pemesanan boleh tidak mengikuti aturan analisis AB5. 3imulasi
berjalan. Apabila stok yang tersedia masih menukupi maka ditinjau lagi pada kebutuhan minggu berikutnya2 apabila masih menukupi sampai dengan minggu terakhir di bulan berjalan maka tidak perlu dilakukan pemesanan pada bulan tersebut. #amun apabila terdapat kekurangan untuk kebutuhan di minggu berjalan maka perlu dilakukan pemesanan bahan baku lagi seminggu sebelum bahan baku tersebut digunakan. Bahan baku yang sudah menjadi P? akan diperhitungkan sebagai intransit. 3imulasi
Menentukan produk Produk yang dipilih adalah produk oklat compound . 5oklat compound memiliki merek “5olatta! oklat compound yang dipilih yaitu dark compound chocolate dan white compound chocolate. *ark compound chocolate merupakan produk oklat yang banyak dilakukan pemesanan oleh konsumen. Konsumen memesan dark compound chocolate biasanya untuk digunakan sebagai ingredient pada makanan. Bahan baku untuk pembuatan oklat compound tersebut jika berdasarkan warehouse issue yang dikeluarkan oleh PP%5 terdiri dari dari berbagai jenis bahan baku. Berdasarkan warehouse issue bahan peyusun dark compound chocolate digunakan kurang lebih terdapat )+ jenis bahan powder yang digabungkan menjadi cocoa powder sebanyak )+2 ' jenis lemak yang jumlah nya (+2 ) jenis gula (+2 * jenis pengemulsi dalam 72 dan ; jenis perisa dalam 7. 3edangkan bahan baku penyusun white compound chocolate terdiri dari ) jenis gula (+2 * jenis lemak dalam (+2 ) jenis susu bubuk )+2 ' jenis pengemulsi dalam 72 dan ( jenis perisa dalam 7. Perhitungan persentase bahan baku penyusun yaitu dengan membandingkan kuantiti bahan yang digunakan per item dengan jumlah kuantiti seluruh bahan yang digunakan dikalikan dengan )++. *ark compound chocolate setiap satu kali produksi total bahan yang digunakan yaitu ;+++ kg atau ; ton. 3edangkan untuk white compound chocolate totalnya yaitu )7++ kg atau )27 ton.
*ark compound chocolate " 2,400
). gula N
)++ N (+
6,000
60
*. ooa powder N 2,400
'. fat N
6,000
)++ N (+ 300
(. pengemulsi N
6,000
300
7. Perisa N
)++ N )+
6000
6,000
)++ N 7
)++ N 7
%hite compound chocolate " 600
). gula N
*. &at N
)++ N (+
1500 600 1500
'. 3usu N
)++ N (+
150 1500
(. Pengemulsi N
7. Perisa N
75 1500
)++ N )+ 75 1500
)++ N 7
)++ N 7
3etiap jumlah produksi tersebut bahan baku yang digunakan harus tersedia pada warehouse raw material2 untuk itu departemen PP%5 melakukan perhitungan jmlah dan waktu pemesanan yang tepat agar bahan baku tersedia dalam jumlah yang ukup saat akan digunakan. Berikut ara menentukan jumlah dan waktu pemesanan bahan baku. RENCANA bahan
Stok (4
MUP
Realisasi
MUP baku
Juli 2015)
$ *
34(3 3'6'
Bahan A P tgl ke!atanga n
"umla h
5)7)'9
1500
6)7)'9
2500
Juli
Agustus
534( 9'((
6('3 7:9:
re#isi $ 83)7)' 9 87)7)9 '
MP tgl ke!atan gan
Septem ber 7488 79(9
"uml ah
re#isi $
83)7)'9 2500
:)4)'9
87)7)'9 1500
5)4)'9
'8)4)'9 1500 8()4)'9 2000
Bahan B MP tgl "uml ke!ata ah ngan :()7)'9 1500 5)4)'9 1500 ':)4)'9 1500
87)4)'9 1500
re#isi $
re#i si $$
3)4)'9 '()4)'9
8()4)'9 2000
'3)4)'9
87)4)'9 1500
8')4)'9
'8) 4)' 9 '3) 4)' 9
REALISASI
Bahan A MP tgl ke!atangan '8)4)'9 '6)4)'9 83)4)'9 87)4)'9 8)6)'9 MP
"umlah
2500 1500 1500 belum datang karena belum &atuh tempo
Bahan B
83)4)' 9 87)4)' 9 8)6)'9
Juli 5543 :986
re#isi $$ '8)4)' 9 '6)4)' 9
')6)'9 :)6)'9
