DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO DE FINANZAS
Las finanzas tratan, por lo tanto, de las condiciones y oportunidad en que se consigue el capital, de los usos de éste, y de los pagos e intereses que se cargan a las transacciones en dinero. El objetivo básico del área financiera es maximizar el valor de la empresa, es decir mirar cuales son los proyectos que se van a trabajar con los recursos financieros; además resuelve el dilema entre rentabilidad s liquidez.
DESCRIPCION AREA DE TESORERIA La tesorer!a es el área de una empresa en la que se gestionan las acciones relacionadas con las operaciones de flujos monetarios. "ncluye, básicamente, la ejecuci#n de pagos y cobros, la gesti#n de la caja y las diversas gestiones bancarias. La contabilidad registra dic$a ejecuci#n. El objetivo de la %esorer!a %esorer!a en las grandes compa&!as es 'aglutinar' el dinero de sus diferentes filiales con objeto de poder realizar mayores inversiones tanto financieras como de mercado. ()*) +E-/ 0ondos 0ijos que se tienen en una empresa con la finalidad de pagar o cubrir gastos menores. Ejemplo Ejemplo de gastos menores/ 1agar 1agar al (artero, entregar dinero para que deje correspondencia correspondencia en el correo. (ada departamento dentro de una Empresa podr!a contar con su fondo fijo. ()*)/ Es donde $ay dinero en efectivo, generalmente lo que la empresa recibe por las ventas que genere en el d!a. Esta dentro de los )ctivos (irculantes, clasificada en 2isponibles. 3)(-/ 2onde $ay dinero que la empresa deposita, cuando $ay demasiado dinero en caja y para que no se desvalorice se deja en banco aconsejable con dep#sitos a plazo para que gane un poco de intereses. Esta dentro de los )ctivos (irculantes, clasificada en 2isponibles.
(aja y 3ancos son dos cuentas del )ctivo, )ctivo, que se contabilizan en la tesorer!a de la empresa. Esras tienen el mismo funcionamiento funcionamiento y que la 4nica diferencia entre ellas es que en 'caja' se contabiliza el dinero que está f!sicamente en la empresa, en su caja fuerte, mientras que en 'bancos' se contabiliza el dinero que la empresa tiene ingresado en los bancos 5cuenta corriente, dep#sito, etc.6. 7on cuentas que siempre van en el )ctivo y cuyo saldo será positivo o como muc$o cero, pero nunca negativo.
CONTROL INTERNO EN EL ÁREA DE CAJA Y BANCOS El resultado de las actividades de las áreas comercial y financiera de la empresa quedan reflejados en las entradas y salidas monetarias registradas en tesorer!a.
OBJETIVOS
1. igilancia de los fondos depositados y recibidos, con procedimientos y controles adecuados. 2. Exactitud de los registros. 2ebe especificarse la valoraci#n, naturaleza y periodo de cada movimiento de las cuentas 5bancos y caja6. 3. 2ivisi#n adecuada de funciones. 4. -perar conforme a las pol!ticas y normas establecidas por la sociedad. 7i se tiene en cuenta los anteriores objetivos se obtendrá informaci#n financiera8contable adecuada y confiable al asegurar/
a )plicaci#n de métodos adecuados en las transacciones. b La tesorer!a debe ser autentica y pertenecer a la entidad. c 7aldos correctamente registrados, apreciando esto en las conciliaciones. (orrecto registro de cobros y pagos. d 2isponibilidad de saldos PROCEDIMIENTOS DE CONTROL EN CAJA Y BANCOS CAJA OBJETIVO 1: CSTODIA DE CAJA: ! )utorizaci#n/ 8 los desembolsos deben ser aprobados por la persona responsable y justificado en documento formal. 8 se establecen rangos de aprobaci#n seg4n cuant!a a desembolsar. 8 La reposici#n de fondos, efectuarla mediante c$eques quedando revisada por la persona que lo autoriza. ! (ancelaci#n de justificantes/ " Los justificantes de una transacci#n de caja deben ser cancelados, debe ser mediante numeraci#n correlativa y sello. 9 (uant!a de la caja/ 8 El nivel de fondos de caja debe ser razonable con el volumen de gastos que se liquiden peri#dicamente. 8 7e evitará una cuant!a máxima de pagos por caja. 8 Los pagos superiores a una determinada cifra se tramitaran por c$eque bancario nominativo. 8 Los cobros diarios ingresaran lo antes posible 5a diario6 en el banco. 9 0ondo fijo de caja/ (antidad predeterminada y constante en funci#n del volumen de gastos estimados para un periodo dado. 9 )rqueos sorpresivos/ arqueos de efectivo sin previo aviso realizado peri#dicamente para actualizaci#n y control de fondos. OBJETIVO 2: E#ACTITD DE LOS RE$ISTROS 9 Libro de caja/ 8 El control de caja se detalla en $oja o libro de caja, donde se anotan pagos y pagos conciliados peri#dicamente con los estados contables 8 se registra y paga gastos autorizados y justificados 9 (omprobaci#n aritmética/ 7e deja constancia tanto en documentos como en libros auxiliares de trabajo diarios. 9 (lasificaci#n de gastos/ Los gastos en los registros deben estar imputados y codificados seg4n naturaleza del gasto.
9 1eriodo contable correcto/ el registro de anotaciones debe efectuarse en el periodo econ#mico contable correspondiente.
OBJETIVO 3: SE$RE$ACI%N DE FNCIONES 9 9 9 9 9
erificaci#n de fondos 8 conciliaci#n/ La verificaci#n y conciliaci#n debe realizarla una persona ajena a la responsable de la custodia de caja. eembolsos 8 reposici#n de fondos/ 7on autorizados por una persona ajena a la encargada de la custodia de caja. (lasificaci#n de gastos/ La naturaleza, codificaci#n, y periodo de registro de bancos la $ace una persona encargada del área, ajena a la encargada de la custodia de caja. egistro/ La persona encargada de la custodia de la caja no debe ser responsable de la realizaci#n de asientos contables. :esti#n de cobro/ El empleado de la caja no efectuara gesti#n de cobro de clientes.
OBJETIVO 4: OPERATIVA CONFORME A LAS POLITICAS ESTABLECIDAS POR LA SOCIEDAD: El supervisor del área de tesorer!a realizará revisiones peri#dicas para determinar incumplimiento de procedimientos establecidos por la sociedad. 7e definen pol!ticas, procedimientos y criterios por escrito en el área de caja que son aprobados por la direcci#n. BANCOS OBJETIVO 1: CSTODIA DE LOS FONDOS: 1ara llevar un control se adoptan las siguientes medidas/ 8 Elaboraci#n peri#dica de conciliaciones bancarias supervisadas y autorizadas, y revisados en especial los cálculos aritméticos. 8 Los c$eques recibidos pendientes de ingresar incluidos en la conciliaci#n bancaria deben cruzarse con el documento formal de "ngresos 1endientes en 3anco. 8 erificar que los ingresos pendientes de realizar en el banco se detallen en las conciliaciones 8 Evitar la existencia de emisi#n de c$eques firmados en blanco. 8La sociedad deberá adjuntar a la matriz el c$eque original que $aya sido anulado 8 )probaci#n de c$eques al menos por dos firmas, mediante firmas mancomunadas. 8)cceso a los arc$ivos de tesorer!a s#lo a personas encargadas del área. 8 ($eques, sellos y máquinas de firmas deben estar custodiados y protegidos. 8 Los pagos de remuneraci#n al personal a través de transferencias bancarias. OBJETIVO 2: E#ACTITD DE LOS RE$ISTROS egistros contables correctos y fiables 8 7e anulan documentos que sirvan de soporte 8 )signaci#n de aportes correctos a las transacciones de pagos 8 Los pagos a través de bancos se registran en el momento del devengo. 8 Las transacciones bancarias deberán registrarse en el periodo que corresponda imputarse a la cuenta contable cuya naturaleza corresponda.
OBJETIVO 3: SE$RE$ACI%N DE FNCIONES 7e implementa y establece una jerarqu!a y organigrama funcional, segregando funciones, consiguiendo una disminuci#n de errores no detectados o irregularidades. Es importante la segregaci#n de las siguientes funciones/ 8 La custodia y mantenimiento debe estar segregado de la mecanizaci#n contable. 8 )rqueos peri#dicos realizados por personas distintas a las que manejan el efectivo.
8 Establecer relaciones entre distintas personas para el manejo del efectivo para evitar decisiones individuales. 8 "ndependencia de la secci#n de cobros y recepci#n de c$eques por correo con la encargada del registro de cuentas a cobrar y de caja. 8 El acceso a ingresos exclusivamente a la persona encargada de tesorer!a. 8 "ndependencia y segregaci#n delas persona que tienen a su cargo cobros y recibos de caja con la que emite c$eques. 8 "ndependencia de los empleados, encargados de cobrospagos con el de gesti#n y seguimiento de clientes, proveedores, conciliaciones bancarias, inventarios, compras y n#minas.
OBJETIVO 4: OPERANDIN$ CONFORME A LA POL&TICA DE LA SOCIEDAD: 7e establece y fijaran por escrito los procesos y criterios a seguir en el área de bancos con la conveniente aprobaci#n por parte de la direcci#n. eferidos a/ 8 )utorizaci#n de uso y apertura de cuentas bancarias 8 2esignaci#n de poderes con las entidades bancarias 8 control de los cobros recibidos por correo y custodia de los mismos 8 7elecci#n de inversiones, pol!ticas de inversi#n y fuentes de financiaci#n 8 evisi#n, seguimiento y supervisi#n de transacciones de tesorer!a. 8
ES'EMA O CESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EN EL AREA DE CAJA Y BANCOS CAJA: = @ A B D
>Existe un plan por escrito de las pol!ticas y procedimientos de control, supervisi#n y registro, as! como su grado de implantaci#n? >Existe un organigrama jerárquico y de responsabilidades? >7e elaboran arqueos peri#dicos, dejando evidencia escrita de de los mismos y de su conformidad? 2e efectuarse arqueos a una fec$a distinta al cierre de un periodo >Cueda constancia de la comprobaci#n del saldo o conciliaci#n con el mayor de la 7ociedad a esa fec$a? >ealiza una 4nica persona en el área de caja los controles, supervisi#n y obtenci#n de evidencia de comprobaci#n aritmética?
BANCOS: = @ A B
>Existe un organigrama jerárquico8funcional respecto a las personas que intervienen en la supervisi#n, control, mantenimiento, custodia, y registro y conciliaciones bancarias? >7e efect4an con regularidad las conciliaciones bancarias? >7e comparan los montos de las conciliaciones bancarias con los saldos de los extractos bancarios y con los saldos que se encuentran registrados en la contabilidad? >Existe un detalle de segregaci#n de funciones para cada empleado del departamento de tesorer!a o grupo de empleados?
D
>Cué procedimiento existe implantado por la entidad para que las personas con poderes en los bancos, una vez que dejen de prestar sus servicios a dic$a entidad les queden anulados de forma inmediata?
EJEMPLO CASO PRACTICO DE CAJA Y BANCOS Empresa/ 2"E7"+)2) 7.). )ctividad/ (omercializaci#n prendas de vestir para se&ora. Locaciones/ tres tiendas y una oficina central. -bservaciones/ Entidad bancaria pr#xima a cada tienda. 1roblema/ 2eterminar los procedimientos de control por parte del controller 5auditor interno6, con el objeto de efectuar seguimiento a caja y bancos en las tiendas.
SOLCION AL CASO PRÁCTICO =
1-L"%"()7 "%E)7 1
Ingresos por ventas: - "ngresos en efectivo o tarjetas de crédito.
2
Caja: - 0ondo fijo de caja, para cambios. -
3
Bancos: - "ngreso de las ventas del d!a anterior.
4
Precios de venta: - 1recios prefijados, excepciones en campa&as de promoci#n.
5
Stocks (Inventarios): - "nventarios f!sicos en la fec$a asignada por la central. - "nventario permanente por parte del centro.
Los controles e informaci#n interna a implementar/ Ventas – Ingresos
-
(ada centro elabora diariamente un registro de ventas. El documento se env!a a la central para su contabilizaci#n.
-
Los documentos de arqueo se remiten diariamente a la central. 7e solicita autorizaci#n para efectuar pagos elevados. Los arqueos se revisan por el responsable de cada tienda.
Arqueo
Devoluciones de ventas
-
1ueden realizarse devoluciones por parte de los clientes, con la factura en un lapso de =D d!as con la prenda en buen estado.
Controles desde la central
-
Exactitud del registro de ventas. (omprobaci#n del arqueo de caja.
BIBLIO$RAFIA )<2"%-") +-2E), alter :. Fell, illiam (. 3oynton, ic$ard E. Giegler. 7egunda edici#n, +éxico =HHD. E0EE(")7 2E 1):")7 E3 III.auditool.orgindex.p$p?option...electr#nicas... III.gestiopolis.com III.actualicese.com III.emagister.com
