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2 C B N CONTROL INTERNO FONDO CAJA CHICA
1) Los fondos de caja chica deberán ser utilizados solamente para pagos de poco monto.
2) Los desembolsos de caja chica no deben exceder de 10% del monto total del fondo.
3) Los pagos por caja chica se realizan mediante olantes definitios prenumerados de imprenta expedidos en secuencia! " olantes proisionales para controlar la entrega de efectio preio al desembolso real! el cual se li#uidará con los comprobantes. Los olantes proisionales no podrán permanecer mas de tres d$as en caja.
) Los olantes de caja chica deberán ser firmados por la persona #ue aprueba el pago " por #uien recibe el dinero. &) 'ebe anexarse a los olantes definitios de caja chica! toda la documentaci(n justificatia por los pagos efectuados. efectuados. ) La documentaci(n justificatia de los pagos por caja chica deberán cancelarse con un sello fechador con la inscripci(n *pagado+ " a la fecha del desembolso. ,) -ara la reposici(n del fondo de caja chica debe haberse consumido el 0% del monto total del fondo. ) /l che#ue de reposici(n debe hacerse por el total de los comprobantes " a nombre del custodia. ) Los che#ues de reposici(n deben indicar los nmeros de los comprobantes #ue se reponen. 10) /stá prohibido el cambio de che#ues a tras del fondo de caja chica. 11)) /stá prohibido el pago de sueldos a tras del fondo de caja chica. 11 12) /l fondo de caja chica debe mantenerse separado de cual#uier otro fondo #ue opere la instituci(n! " el custodia no debe tener acceso al efectio recibido de los clientes u otro dep(sito. 13) Los olantes de caja chica deben ser autorizados por el funcionario del área donde se
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solicite el desembolso " por el encargado del área financiera. 1) o se permitirá el manejo de dos fondos de caja chica por una sola persona. 1&) 4ual#uier cambio en el monto de caja chica debe realizarse mediante una comunicaci(n del incumbente de ma"or jerar#u$a. 1) Las pol$ticas para el manejo adecuado de caja chica deben ser entregadas por escrito al responsable del manejo de la misma. 1,) Las facturas no deben ser fraccionadas para eludir el monto de desembolsos. 1) /l encargado del fondo no debe tener acceso a los registros de contabilidad! relacionado con el manejo del efectio. 1) /l fondo de caja chica debe ser ar#ueado esporádicamente " sorpresiamente por el auditor interno o por cual#uier otro departamento #ue sira de control financiero. 20) /s responsabilidad del incumbente de ma"or jerar#u$a! el encargado del área financiera " del auditor interno! elar por el cumplimiento de estos controles. 5/6L78/9: ;9/5: -757 /L 87/<: '/L =:': '/ 47<7 4>;47 ? /95/67 7 5/';5 -757 :@57 'efinicionesA B =ondo de 4aja 4hicaA =ondo asignado a un empleado #ue le permite realizar gastos menores! impreisibles! indispensables " urgentes! los #ue posteriormente son rendidos para su completa reposici(n. /stos gastos menores no deberán exceder el monto máximo fijado por la 7dministraci(n 4entral. /l fondo se mantiene hasta #ue termina el motio #ue origin( su solicitud. Ce establece como *=ondo de 4aja 4hica+ para una determinada obra! el e#uialente a @CD.2!&00.00 E'os mil #uinientos nueos soles) B =ondo por 5endirA =ondo asignado a un empleado para #ue realice el pago de un gasto espec$fico " para el cual le fue asignado el fondo. /l =ondo será rendido posteriormente por el responsable realizando la deoluci(n del excedente o solicitando la reposici(n de la diferencia cancelada. 8etodolog$aA B =ondo de 4aja 4hicaA
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1. /l solicitante deberá llenar la Colicitud de 7pertura de =ondo de 4aja 4hica o =ondo -or 5endir debidamente autorizado por el 6erente de -ro"ecto. 2. Los =ondos de 4aja 4hica "a asignados! no podrán ser aumentados! si se re#uiere un monto ma"or deberá cerrarse el fondo original " abrir uno nueo! luego de cumplir los re#uisitos " erificaciones. 3. La 6erencia 7dministratia dará su FG@G a la solicitud el dep(sito a la cuenta corriente del empleado. . Luego remitirá a =inanzas para #ue proceda con el pago depositando a la cuenta corriente del empleado. B =ondo -or 5endirA 1. /l solicitante deberá llenar la Colicitud de 7pertura de =ondo de 4aja 4hica o =ondo por 5endir debidamente autorizado por el 6erente de -ro"ecto. 2. Cerá :bligaci(n del solicitante informar el motio por el cual está solicitando el fondo. 3. La fecha en #ue se realizará la deoluci(n! tiene como máximo 30 d$as para regularizar el fondo solicitado luego de cumplir los re#uisitos " erificaciones. . /l giro del =ondo por 5endir se realizará mediante el dep(sito en la cuenta corriente del empleado. Htilizaci(n de los =ondosA 4on cargo a este fondo se podrán atender gastos menores para satisfacer las necesidades aplicables a cada uno de los siguientes conceptos! siempre #ue no superen el 10% del fondo de caja chica
[email protected]&0.00). B 7d#uisici(n de suministros " materiales menores para obraI B Jtiles de aseo " limpiezaI B /laboraci(n de llaes " arreglos de chapas de puertas " escritoriosI B =otocopias! trabajos menores de imprenta " encuadernaci(n de textos o documentosI B 4ombustibles para las ma#uinariasI B 8oilizaciones terrestres! peajes! estacionamientosI B -ago de sericios de telefon$a! fletesI B 4ompra de art$culos de cafeter$a! refrigerios necesarios para reuniones de obra! estos gastos debidamente autorizados por el 5esidente de :braI B 6astos de cena de obreros Etrabajos nocturnos)I B 6astos de medicamentos para el boti#u$n de obraI B 5eembolsos por los gastos antes descritosI /jecuci(n de los =ondo =ijos " =ondos por 5endirA 4uando se realicen compras o el pago de obligaciones con el fondo fijo Ecaja chica)! se efectuarán con proeedores #ue ofrezcan los bienes "Do sericios al menor costo " alor! "
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de la mejor calidad! dando preferencia a los proeedores calificados de la empresa. Ce deberán dejar como constancia de los egresos las facturas " boletas de enta #ue cumplan con los re#uerimientos de la CH79! a los demás documentos #ue acrediten la procedencia del gasto. 9oda factura o boleta de enta debe ser girada a nombre de 6ood 8aster Koring. o serán aceptadas las facturas con nombres particulares o en blanco! o a#uellas #ue ha"an sido alteradas. 9odos los comprobantes sin excepci(n deberán estar isados " aprobados por el residente de obra " el 6erente de -ro"ecto. ota importanteA Los 7dministradores de :bra solicitarán por primera " nica ez su =ondo por 5endir Ecaja chica) por @CD. 2!&00 nueos soles. -osteriormente! recibirán una reposici(n de =ondo =ijo Ecaja chica) cu"o monto será el importe #ue han rendido. Hna ez culminada la obra! el *saldo final del =ondo =ijo Ecaja chica)+! será depositado en la cuenta de 6ood 8aster Koring! el mismo #ue se anexará como un comprobante más. 5e#uisitos indispensables para las rendicionesA 1. o se aceptarán gastos ma"ores o iguales a @CD. ,00 nueos soles o su e#uialente en d(lares americanos por concepto de pago a proeedores. 2. o se aceptarán gastos respaldados con 5ecibos por >onorarios E5M>). 3. o se aceptarán gastos asociados con remuneraciones. . 9odos los documentos presentados deberán cumplir con la Le" de 4omprobantes de -ago. &. Las facturas o cual#uier otro documento incluido en las rendiciones deberán indicar claramente #ue se encuentra 474/L7'7. o se aceptarán documentos sin cancelar. . Los documentos de gastos por consumo deberán tener adjunto el detalle de las personas #ue participaron en dicho consumo! =irmando en conformidad de los gastado. ,. Los documentos de gastos por iáticos "Do alojamiento deberán indicar el nombre de laEs) personaEs) #ue dio Edieron) uso al mismo. . Los gastos de moilidad se rendirán en el formato de moilidad! " no debe superar los @CD. 22 soles diarios segn le". -rohibicionesA Nueda terminantemente prohibidoA B La utilizaci(n de los =ondos =ijos E4aja 4hica) en gastos ajenos a su espec$fico fin Egastos deriados de la obraI prstamos a empleados! a otras personas ajenas a la instituci(n o para gastos personales). B 7d#uisiciones de material existente en 7lmacn de 4entralI B -ortar el =ondo =ijo E4aja 4hica) fuera de obra! sino es con el fin de utilizarlo de acuerdo a lo #ue establece el 5eglamento de 4aja 4hicaI B Nue el 7dministrador de :bra responsable del =ondo =ijo E4aja 4hica)! delegue su
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responsabilidad parcial o total a otros empleadosI B ;ncluir en las rendiciones! recibos de caja por concepto de *anticipos "Do adelantos+! se rendirá una ez cancelado el total de la factura o comprobante. 7dministraci(n de los =ondosA La 7dministraci(n de los =ondos =ijos E4aja 4hica)! debe estar bajo responsabilidad exclusia de los 7dministradores de obra. La 7dministraci(n de los =ondos por 5endir será responsabilidad exclusia del 5esponsable del =ondo. 8onto del pago máximo /l pago máximo a incurrir en gastos por medio del =ondo de 4aja 4hica! es de @@CD.2&0.00
