MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO SEÑOR: JUAN ROBOCOB CALVO PRESIDENTE DEL DIRECTORIO EMPRESA DE SERVICIOS DE SANEAMIENTO AGUA PURA SOCIEDAD ANÓNIMA - EPS. AGUA PURA S.A. Presente.La Contraloría General de la República mediante la Resolución de Contraloría Nº 6662007-CG de fecha 27 de Mayo del 2006, designó a nuestra Sociedad Auditora ARGAR & Asociados Sociedad Civil para efectuar el Examen Financiero Operativo de la EPS. AGUA PURA S.A. correspondiente al Ejercicio 2006, como resultados del Concurso Público de Méritos Nro. 0512-2006-CG, convocado por dicho Órgano Rector en mérito al cual se firmo el contrato de Locación de Servicios Profesionales de Auditoria Externa el 01 de Junio del 2007. El examen de Auditoria se realizó de acuerdo con las Normas Generales de Auditoria – NAGA, Normas Internacionales de Auditoria, NIAS y las Normas de Auditoria Gubernamental – NAGU; la aplicación de dichas normas requieren que se planifique adecuadamente la auditoria, consecuentemente se debe evaluar la estructura y sistema de control interno para obtener una razonable confiabilidad de la eficiencia eficiencia y efectividad de los mismos, que permita determinar áreas criticas y puntos de atención para la ejecución de la Auditoria. En el proceso de planificación se realizó la evaluación de la estructura de control interno y en la fase de campo, entre otros aspectos, se probó la solidez, confianza y efectividad, determinándose algunas deficiencias y debilidades que inciden en la gestión administrativa y operativa de la Entidad. Debemos señalar que los aspectos y hechos planteados en el presente documento fueron oportunamente comunicados a los diversos niveles funcionales de las áreas y unidades de la Entidad a efectos que conocidos los hechos se dispongan las medidas correctivas que el caso requería, habiéndose obtenido receptividad y siendo informados de las acciones dispuestas para corregir o subsanar los mismos. En tal sentido, a continuación presentamos los aspectos de mayor relevancia, en los cuales se consideran casos cuyas acciones correctivas ya han sido dispuestas, con la finalidad de que se tome conocimiento y se realice el seguimiento de las medidas correctivas, otros que están en proceso de implementación, para que los niveles de gerencia y administración efectúen la supervisión correspondiente; asimismo, formulamos las recomendaciones que deben entenderse como complemento a las
1
acciones ya dispuestas o como alternativa en los casos que se encuentren en proceso de evaluación previa. Fin Del Mundo, 23 de Junio del 2007
--------------------------------------------- (SOCIO) ARMANDO ROMPECABEZAS DIFICILES CONTADOR PÚBLICO COLEGIADO MATRICULA N° 6666666
ADMINISTRACIÓN 1.
PERSONAL ADMINISTRATIVO NO CUENTAN CON UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
2
Como resultado del desarrollo del cuestionario de control interno se ha determinado que los sistemas administrativos de Personal, Abastecimiento, Contabilidad y Tesorería, no cuentan con Manual de Procedimientos; evidenciando que la entidad no utiliza métodos formales para la comunicación de sus políticas y procedimientos, situaciones que tienen incidencia con la asignación de responsabilidad, aspectos regulados por la Resolución de Contraloría Nº 072-98 CG que aprueba la Norma Técnica de Control Interno Nº 100-04, “Asignación de Autoridad y Responsabilidad” que dice la dirección de cada entidad debe definir con claridad las líneas de autoridad y responsabilidad funcional de los servidores que prestan servicios en ella. La NTC 100.06 “Monitoreo de Controles Internos” vigente hasta el 2 de noviembre del 2006, dispone: “La Dirección debe evaluar en forma permanente las operaciones y adoptar medidas correctivas oportunas ante cualquier evidencia de error, irregularidad o fraude o de actuación contraria a los criterio de economía, eficiencia y efectividad”. Esta situación fue revelado en le examen de Auditoria correspondiente al año 2005. RECOMENDACIÓN El Gerente Administrativo en coordinación con los responsables de los Sistemas Administrativos de Contabilidad, Abastecimientos, Personal y Tesorería debe establecer un cronograma de actividades para la elaboración de un proyecto del Manual de Procedimientos para el adecuado funcionamiento de su organización. 2.
ALGUNOS LIBROS Y REGISTROS CONTABLES, NO ESTAN EMPASTADOS, FUERON REGISTRADOS CON ATRASO Y NO FUERON EXHIBIDOS O NO SE LLEVAN. ASIMISMO ALGUNOS FUERON LEGALIZADOS CON ATRASO O NO ESTÁN LEGALIZADOS. De la revisión a los libros contables principales y auxiliares aplicables a la Empresa, efectuado el 11.Jun.2007, se observo lo siguiente: 2.1. LIBROS Y REGISTROS CONTABLES SIN EMPASTE A continuación se presenta un cuadro que identifica por cada libro contable las observaciones citadas en el párrafo anterior: LEGALIZACIÓN
DENOMINACIÓN DEL LIBRO O REGISTRO
LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES PLANILLA DE REMUNERACIONES – SUELDOS:
HOJAS USADAS IMPRESAS
SITUACIÓN
FECHA
REGISTRO N°
DESDE FOLIO
MES
HASTA FOLIO
MES
FECHA IMPRESIÓN
21.01.07
1340-2007
01
Ene-07
009
Dic-6
20.03.07
Obreros Eventuales – Salarios
Oct-06
Dic-06
Obreros Nombrados
Ene-07
Dic-06
3
Empleados Contratados
Jul-06
Dic-06
Empleados Nombrados
Jul-06
Dic-06
Al respecto, a continuación se detallan las normas relacionadas con cada observación: El artículo 5° de la Resolución de Superintendencia N° 132-2001/SUNAT, señala que los registros y libros que se lleven utilizando hojas sueltas, continuas o computarizadas deberán empastarse, de ser posible, hasta por un ejercicio gravable. El empaste deberá efectuarse, como máximo, dentro de los tres (3) primeros meses del ejercicio gravable siguiente al que correspondan las operaciones contenidas en dichos libros y registros, incluyendo las hojas que hayan sido anuladas. A tal efecto, la anulación se realizará tachándolas de manera visible. La Administración Tributaria sancionaría la omisión con multa equivalente al 20% de la UIT, tal como lo establece el numeral 2 del artículo 175° del Código Tributario. 2.2 LIBROS CONTABLES CON ATRASO EN EL REGISTRO DE OPERACIONES
DENOMINACIÓN DEL LIBRO O REGISTRO
LEGALIZACIÓN
HOJAS USADAS IMPRESAS
SITUACIÓN FECHA ULTIMO REGISTRO
FECHA
REGISTRO N°
DESDE FOLIO
MES
HASTA FOLIO
MES
LIBRO MAYOR-TOMO 1
22.06.06
00481
02
Ene-06
0235
Ene-07
30.01.07
LIBRO MAYOR-TOMO 2
22.06.06
00481
02
Feb-0
245
Feb-07
30.01.07
LIBRO MAYOR-TOMO 3
LIBRO MAYOR-TOMO 7
22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06
00481 00481 00481 00481 00481
02 02 02 02 02
Mar-05 Abr-05 May-05 Jun-05 Jul-05
0255 0252 0215 0211 0311
Feb-07 Ene.-07 Ene.-07 Ene.-07 Ene.-07
30.01.07 30.01.07 30.01.07 30.01.07 30.01.07
LIBRO MAYOR-TOMO 8
22.06.06
00481
02
Ago-05
0259
30.01.07
LIBRO MAYOR-TOMO 9
22.06.06
00481
02
Sep-05
0271
Ene.-07 Ene. -07
LIBRO MAYOR-TOMO 4 LIBRO MAYOR-TOMO 5 LIBRO MAYOR-TOMO 6
LIBRO MAYOR-TOMO 12
22.06.06 22.06.06
00481 00481
02 02
Oct-05 Dic-05
0254 0220
LIBRO DIARIO-TOMO 1
22.06.06
00480
02
Ene-05
0797
LIBRO MAYOR-TOMO 10
LIBRO DIARIO-TOMO 3
22.06.06 22.06.06
00480 00480
02 02
Feb-05 Mar-05
0888 0859
LIBRO DIARIO-TOMO 4
22.06.06
00480
02
Abr-05
0930
LIBRO DIARIO-TOMO 2
LIBRO DIARIO-TOMO 6
22.06.06 22.06.06
00480 00480
02 02
May-05 Jun-05
0748 0751
LIBRO DIARIO-TOMO 7
22.06.06
00480
02
Jul-05
LIBRO DIARIO-TOMO 8
22.06.06
00480
02
LIBRO DIARIO-TOMO 9
22.06.06
00480
LIBRO DIARIO-TOMO 10
22.06.06
LIBRO DIARIO-TOMO 12
22.06.06
LIBRO DIARIO-TOMO 5
Ene. -07 Ene. -07 Ene. -07 Ene. -07 Ene. -07 Ene. -07 Ene. -07
30.01.07 30.01.07 15.01.07 30.01.07 30.01.07 30.01.07 30.01.07
Jun-06
30.01.07 30.01.07
01081
Jul-06
30.01.07
Ago-05
0918
Dic-06
30.03.06
02
Sep-05
0931
Dic-06
30.03.06
00480
02
Oct-05
0896
Dic-06
30.03.06
00480
02
Dic-05
0764
Dic-06
14.06.06
4
Al respecto la Resolución de Superintendencia N° 078-98/SUNAT, en el numeral 7 del artículo 1° establece como plazo máximo de atraso de tres (3) meses, entre otros el libro Mayor, contados desde el mes siguiente de realizadas las operaciones. Llevar los libros con atraso sería sancionada por la Administración Tributaria con multa equivalente al 40% de la UIT, tal como lo establece el numeral 5 del artículo 175° del Código Tributario.
2. 3. NO PRESENTADOS O NO TIENEN VIGENCIA LEGALIZACIÓN DENOMINACIÓN DEL LIBRO O REGISTRO
FECHA
HOJAS USADAS IMPRESAS
REGISTRO DESDE N° FOLIO
MES
HASTA FOLIO
MES
SITUACIÓN FECHA IMPRESIÓN
LIBRO DE RETENCIONES (inc. e art 34°LIR) REGISTRO DE COMPRAS
La Constitución Política, en el Artículo 2° numeral 8 indica que los libros, comprobantes y documentos de contabilidad están sujetos a inspección o fiscalización de la autoridad competente, de conformidad con la ley. El artículo 33° del Código de Comercio señala que todo comerciante deberá llevar una contabilidad ordenada y adecuada a su actividad mercantil, considerando a los libros que ordenen las leyes especiales. Para efectos tributarios la Administración Tributaria exige al contribuyente que lleve determinados libros contables de acuerdo a determinados parámetros según el tipo de régimen. El artículo 2° de la Resolución de Superintendencia N° 132-2001/SUNAT, señala que los libros y registros contables vinculados a asuntos tributarios, entre otros son los siguientes: a) Libro de retenciones inciso e) del artículo 34° Decreto Legislativo 774 b) Libro Compras, Asimismo, este último dispositivo, establece entre otros aspectos, lo siguiente: •
•
El “Libro de Retenciones inciso e) del articulo 34° Decreto Legislativo 774” no podrá tener un atraso mayor a diez (10) días hábiles, contados a partir del primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se realice el pago, siéndole de aplicación además las disposiciones establecidas en la Resolución de Superintendencia N° 1322001/SUNAT, que regula el procedimiento para la autorización de registros y libros contables vinculados a asuntos tributarios. El Registro de Compras no podrá tener un atraso mayor a diez (10) días hábiles, contados a partir del primer día hábil del mes siguiente a aquél en que se recepcione el comprobante de pago respectivo.
5
La Administración Tributaria sancionaría la omisión con multa equivalente al 60% de la UIT, tal como lo establece el numeral 1 del artículo 175° del Código Tributario.
2.4. LIBROS CONTABLES CON ATRASO EN SU LEGALIZACIÓN. LEGALIZACIÓN
DENOMINACIÓN DEL LIBRO O REGISTRO
SITUACIÓN
HOJAS USADAS IMPRESAS
FECHA
REGISTRO N°
DESDE FOLIO
MES
HASTA FOLIO
MES
FECHA IMPRESIÓN
LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES
21.06.06
1340-2006
01
Ene-05
009
Dic-05
20.06.06
LIBRO MAYOR-TOMO 1
22.06.06 22.06.06
00481 00481
02 02
Ene-05 Feb-05
0235 245
Ene-05 Feb-05
30.03.06 30.03.06
LIBRO MAYOR-TOMO 8
22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06 22.06.06
00481 00481 00481 00481 00481 00481
02 02 02 02 02 02
Mar-05 Abr-05 May-05 Jun-05 Jul-05 Ago-05
0255 0252 0215 0211 0311 0259
Mar-05 Abr-05 May-05 Jun-05 Jul-05 Ago-05
30.03.06 30.03.06 30.03.06 30.03.06 30.03.06 30.03.06
LIBRO MAYOR-TOMO 9
22.06.06
00481
02
Sep-05
0271
Sep-05
30.03.06
LIBRO MAYOR-TOMO 10 LIBRO MAYOR-TOMO 12
22.06.06 22.06.06 22.06.06
00481 00481 00481
02 02 02
Oct-05 Nov-05 Dic-05
0254 0255 0220
Oct-05 Nov-05 Dic-05
30.03.06 30.03.06 15.06.06
LIBRO DIARIO-TOMO 1
22.06.06
00480
02
Ene-05
0797
Ene-05
30.03.06
LIBRO DIARIO-TOMO 2 LIBRO DIARIO-TOMO 3
22.06.06 22.06.06
00480 00480
02 02
Feb-05 Mar-05
0888 0859
Feb-05 Mar-05
30.03.06 30.03.06
LIBRO DIARIO-TOMO 4
22.06.06
00480
02
Abr-05
0930
Abr-05
30.03.06
LIBRO DIARIO-TOMO 5 LIBRO DIARIO-TOMO 6
22.06.06 22.06.06
00480 00480
02 02
May-05 Jun-05
0748 0751
May-05 Jun-05
30.03.06 30.03.06
LIBRO DIARIO-TOMO 7
22.06.06
00480
02
Jul-05
01081
Jul-05
30.03.06
LIBRO DIARIO-TOMO 8 LIBRO DIARIO-TOMO 9
22.06.06 22.06.06
00480 00480
02 02
Ago-05 Sep-05
0918 0931
Ago-05 Sep-05
30.03.06 30.03.06
LIBRO DIARIO-TOMO 10
22.06.06
00480
02
Oct-05
0896
Oct-05
30.03.06
LIBRO DIARIO-TOMO 11
22.06.06
00480
02
Nov-05
0880
Nov-05
30.03.06
LIBRO DIARIO-TOMO 12
22.06.06
00480
02
Dic-05
0764
Dic-05
14.06.06
LIBRO MAYOR-TOMO 2 LIBRO MAYOR-TOMO 3 LIBRO MAYOR-TOMO 4 LIBRO MAYOR-TOMO 5 LIBRO MAYOR-TOMO 6 LIBRO MAYOR-TOMO 7
LIBRO MAYOR-TOMO 11
2.4.1 LIBROS CONTABLES SIN LEGALIZAR. LEGALIZACIÓN DENOMINACIÓN DEL LIBRO O REGISTRO
FECHA
REGISTRO N°
HOJAS USADAS IMPRESAS DESDE FOLIO
MES
HASTA FOLIO
MES
SITUACIÓN FECHA IMPRESIÓN
PLANILLA DE REMUNERACIONES - SUELDOS Obreros Eventuales – Salarios
Oct-05
Dic-05
6
Obreros Nombrados
Ene-05
Dic-05
Empleados Contratados
Jul-05
Dic-05
Empleados Nombrados
Jul-05
Dic-05
Lo descrito evidencia la inobservancia de la siguiente normativa: El Instructivo N° 1 de la Contaduría de la Nación, establece la obligación de llevar libros contables y auxiliares, los que deben estar debidamente legalizados de acuerdo a los dispositivos legales vigentes. Las entidades cuya contabilidad la llevaran por programas computarizados, siempre que cumplan con las exigencias del Sistema de Contabilidad Gubernamental, deberán compaginar y empastar los libros principales y auxiliares para proceder a su legalización respectiva. Al respecto, el artículo 3° de la Resolución de Superintendencia N° 132-2001/SUNAT, señala que los registros y libros contables deben ser legalizados antes de su uso, incluso cuando estos últimos son llevados en hojas sueltas. Tratándose del libro de planillas, la legalización se efectuara de acuerdo a lo señalado en el Decreto Supremo N° 001-98-TR y su modificatoria. La Administración Tributaria de acuerdo a lo establecido en el numeral 2 del artículo 175° del Código Tributario, sancionaría la omisión con multa equivalente a 20% de la UIT si antes de la legalización, la entidad hubiera sido notificada por la SUNAT. Esta situación se ha producido por la inobservancia de las normas anotadas precedentemente relacionadas con el control y mantenimiento de los libros y registros contables, exigidos por las normas legales correspondientes, ocasionando riesgos potenciales de fiscalización por parte de la autoridad tributaria. RECOMENDACIÓN Que el Gerente de Administración disponga las medidas pertinentes a fin de dar cumplimiento a las normas citadas referidas a los libros y registros contables exigidos por las disposiciones legales vigentes.
CONTABILIDAD: 3.
EL SISTEMA CONTABLE IMPLEMENTADO A TRAVÉS DEL SIAF, NO PROCESA LOS ANÁLISIS DE CUENTAS Y SUB CUENTAS A NIVEL DE CINCO DIGITOS. De la revisión efectuada al sistema Contable SIAF se ha determinado que durante el ejercicio 2005 al área usuaria Unidad de Contabilidad no le fue posible obtener los análisis de las cuentas del Balance, que demuestren en detalle la composición 7
de los saldos de las diferentes cuentas y Subcuentas. Obteniéndose únicamente un nivel de segregación hasta el límite de cinco (5) dígitos, que no facilita el nivel de detalle de la conformación de los saldos mostrado en los Estados Financieros al 31.12.2005. La Norma Interna 280-02 - vigente hasta nov. 2006 - ORGANIZACIÒN CONTABLE DEL SISTEMA CONTABLE GUBERNAMENTAL señala: Cada entidad debe organizar e implementar un Sistema Contable que le permita proporcionar con oportunidad información financiera para la toma de decisiones. El Comentario Nº 01, indica que “El Sistema Contable de cada entidad se sustenta en principios de Contabilidad generalmente aceptados y comprende, entre otros, el plan contable gubernamental, procedimientos contables, libros, registros y archivos de las operaciones” El Comentario Nº 02 agrega “Cada entidad es responsable de establecer y mantener su sistema contable dentro de los parámetros señalados por la normatividad aplicable, el cual debe diseñarse para satisfacer las necesidades de información financiera de los distintos niveles de la administración, así como para proporcionar, en forma oportuna estados financieros e información financiera que se requiera para tomar decisiones sustentadas en el conocimiento real de sus operaciones” El Sistema Contable SIAF, no esta satisfaciendo las necesidades de información de los usuarios principalmente el Área de Contabilidad y los organismos de control conformantes del Sistema Nacional de Control. RECOMENDACIÒN El Jefe de la Unidad de Contabilidad conjuntamente con el apoyo del jefe de la Oficina de Informática y Estadística, debe de maximizar las bondades del Sistema Contable SIAF, a fin de que el área contable produzca información detallada y complete sobre los diferentes rubros de las cuentas que sustentan los Estados Financieros de la Entidad (Balance General, Estado de Gestión, Estado de Flujo de Efectivo y Estado de Cambio en el Patrimonio Neto). CONTABILIDAD: 4.
EXISTEN PARTIDAS EN LAS CONCILIACIONES BANCARIAS QUE FIGURAN CON UNA ANTIGUEDAD DE HASTA CUATRO AÑOS, PENDIENTES DE REGULARIZACION. En el Proceso de Elaboración de las Conciliaciones Bancarias, se ha determinado que figuran partidas tales como: “Depósitos no Registrados en Libro” y/o “Cheques Girados y no Cobrados” y que se presentan con una antigüedad de hasta cuatro años; tal como se indica en el resumen siguiente:
8
Nº CTA CTE
0541-00224
01-310000100026460-04
750-30000-3000084668
BANCO
NACION
CONTIN.
INTERB.
CONCEPTO
Cheques Girados y no Cobrados
Depósito no Registrado en Libros Depósito no Registrado en Libros
FECHA
CHEQUE
IMPORTE S/.
ANTIGUEDAD AL 31.12.2005
23.08.01 27.02.02 12.12.02
04738365 04738706 09271558
78.00 940.00 22.02
4 años, 4 meses 3 años,10 meses 3 años
21.07.04 26.02.05 02.03.05 31.03.05 31.03.05 02.09.05 07.02.05
Cheque
500.00 338.50 100.00 65.36 7,174.60 1,010.00 15,000.00
1año, 4 meses 10 meses 10 meses 9 meses 9 meses 4 meses 10 meses
LA NORMA TECNICA Nº 230-03 – CONCILIACIONES BANCARIAS, señala: “Los saldos contables de la cuenta Bancos deben ser conciliados con los extractos bancarios. En el caso de las subcuentas del Tesoro los movimientos contables deben conciliarse además con el órgano rector del sistema de Tesorería” En su comentario Nº 01, expresa: “Se denomina conciliación bancaria a la contrastación de los movimientos del libro bancos de la entidad, con los saldos de los extractos bancarios a una fecha determinada, para verificar su conformidad y determinar las operaciones pendientes de registro en uno u otro lado. La conciliación de saldos contables y bancarios, permite verificar si las operaciones efectuadas por la oficina de Tesorería han sido oportuna y adecuadamente registradas en la contabilidad. El Comentario Nº 2 indica, “Los saldos de las cuentas bancarias deben ser objeto de conciliación con los extractos remitidos por el banco respectivo en forma mensual. Así mismo debe verificarse la conformidad de los saldos bancarios según tesorería, con los registros contables”.
RECOMENDACIÒN: Las partidas con una antigüedad mayor a tres (3) meses deben ser eliminadas de las Conciliaciones mediante un proceso de regularización a fin de llevar adecuadamente el Registro del Libro Bancos y el proceso real de su conciliación, con los estados de cuenta de la Entidad Bancaria. LOGÍSTICA - TESORERÍA 9
5.
CARENCIA DE PÓLIZAS DE SEGUROS CONTRA TODO RIESGO Y DE INFIDELIDAD PARA SALVAGUARDAR LOS ACTIVOS FIJOS Y EL MANEJO DE EFECTIVO FONDOS Y/O VALORES. De la revisión efectuada a la contratación de Pólizas de Seguros se ha verificado que la Entidad no a contratado Pólizas de Seguros para salvaguardar o proteger sus Act6ivos Fijos, Así como la carencia de garantías para los responsables del manejo de efectivo o custodia de Fondos o Valores. En las Pólizas de Seguro examinados, se aprecia lo siguiente:
a. POLIZA DE SEGURO RESPONSABILIDAD VIGENCIA COBERTURA
: : : :
SUMA ASEGURADA
:
b.
7.2004-449 Civil Desde el 16.11.2004 hasta el 16.11.2005 Cubre siniestros, para indemnizar los daños a terceros en sus personas y/o por daños materiales en sus bienes individualmente y/o por catástrofe combustible y Lubricante, sin expendio al público. Hasta 35 UIT US $ 33,633.33 Dólares Americanos.
POLIZA DE TODO RIESGO PARA CONTRATISTAS Nº 11-2004-26-200711 VIGENCIA COBERTURA
: :
SUMA ASEGURADA
:
EQUIPO
Y
MAQUINARIA
DE
Desde 05.03.2005 Hasta 05.03.2007 Maquina TRACTOR DE ORUGA, TREC, Terremoto, Huelga, Motín. Asonada, conmoción Civil y Actos Malintencionados de Terceros. US $ 144,680 Dólares Americanos.
La Nota Técnica Nº 230-04 "GARANTIA DE RESPONSABLES DEL MANEJO O CUSTODIA DE FONDOS O VALORES” señala: “El personal a cargo del manejo o custodia de fondos o valores debe estar respaldado por una garantía razonable y suficiente de acuerdo a su grado de responsabilidad”, la indicada norma en su comentario 01. indica “La garantía, también denominada Fianza, es un mecanismo que permite reducir el riesgo inherente de una Entidad, ante situaciones de pérdida, incumplimiento deterioro, mal manejo etc. de los recursos que se desea proteger” El Comentario 03. revela: “A falta de una garantía económica de carácter personal, se puede determinar la conveniencia de contratar un seguro de deshonestidad frente a la Empresa a favor de la Entidad, que la respalde por los Actos Ilegales en que podrían incurrir los Empleados Responsables del Manejo o Custodia de Fondos o Valores, así como por otros riesgos Inherentes a estos Activos” 10
La Norma Técnica Nº 300-08- PROTECCION DE BIENES DE ACTIVO FIJO, señala que “Deben establecerse procedimientos para detectar, prevenir, evitar y extinguir las causas que pueden ocasionar daños o pérdidas de Bienes Públicos” El comentario Nº 02 indica que “La Administración debe considerar el valor de los Activos Fijos a los efectos de contratar las pólizas de seguros necesarios para protegerlos, contra diferentes riesgos que pudieran ocurrir estas se deban verificar periódicamente, a fin de que las coberturas mantengan su vigencia” El Comentario Nº 03 nos señala que “Corresponde a la Administración de cada Entidad, implementar los procedimientos relativos a la custodia física y seguridad en cada una de las instalaciones con que cuenta la Entidad, con el objeto de salvaguardar los Bienes del Estado” La no contratación de Pólizas de Seguros que protegen los Activos de la Entidad, sean líquidos (Fondos o Valores) o físico (Bienes del Activo Fijo), de los riesgos probables de ocurrencia, es de responsabilidad estrictamente del Gerente de Administración de la Entidad. RECOMENDACIÒN El Gerente de Administración previa evaluación de Costo Beneficio debe efectuar gestiones administrativas para la contratación de las respectivas Pólizas de Seguro contra todo riesgo y de infidelidad en salvaguarda de los Bienes del Activo Fijo y del movimiento y traslado del dinero en efectivo Fondos y Valores de la Entidad. INFORMÁTICA Y ESTADÍSTICA 6.
NO SE HA PUESTO A PRUEBA EL PLAN DE CONTINGENCIA 2006. De la evaluación a los mecanismos de Seguridad de datos y equipos de cómputo la Oficina de Informática y Estadística se ha determinado que no ha puesto a prueba el Plan de Contingencias periodo 2006, no existe un Plan de Recuperación es casos de Desastres, razón por la cual, toda prueba de recuperación efectuada esta supeditada a la disponibilidad de tiempo, conocimiento y experiencia del personal que labora en la mencionada oficina. No se dispone de un grupo electrógeno propio ante un corte prolongado o imprevisto del fluido eléctrico para poner operativas a sus áreas críticas y no paralizar sus labores habituales. La pertinencia de la situación descrita es de riesgo, potencial en interrupciones prolongadas del servicio de procesamiento de datos.
caso de
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Asimismo la Oficina de Informática y Estadística no cuenta con ambientes adecuados para la Ubicación del Servidor y para los resguardos de los Backups, ubicándose el área de Informática en un lugar no adecuado para su funcionamiento en la Azotea del Palacio Municipal expuesto a una Inundación y posibles daños a los equipos de computo e información que se procesa en la Entidad, falta de equipos de alarmas, detectores de humo, vigilancia, etc. Los usuarios de la Red informática de la Entidad no se encuentran capacitados para afrontar posibles contingencias imprevistas. Lo descrito incumple la Norma de Control Interno para el Sector Publico 500-06“PLAN DE CONTINGENCIAS” – aprobado por Resolución de Contraloría 072-98-CG que expresa que “El área de Informática debe elaborar el Plan de Contingencias de la entidad que establezca los procedimientos a utilizarse para evitar interrupciones en la operación del sistema de cómputo”. La Norma Técnica de Control Interno para Sistemas Computarizados N° 500-05 “Seguridad de Programas, de Datos y Equipos de Computo”, en su comentario N° 04 precisa que, “Corresponde a la Oficina de Informática en coordinación con la administración de la entidad establecer los mecanismos de seguridad de los programas y datos del sistema, que permitan asegurar la integridad, exactitud y acceso a las informaciones que se procesan internamente” Asimismo en el comentario Nº 05 expresa “Corresponde al Área de Informática elaborar, mantener y actualizar el Plan de Contingencias, a fin de asegurar el funcionamiento de los sistemas de Información que requiere la entidad para el desarrollo de sus actividades” Esta situación se debe a que el Jefe de la Oficina de Informática y Estadística no ha previsto alternativas de simulación ante estos posibles daños por desastres naturales y/o medidas de contingencias. Consecuentemente de producirse una contingencia como un robo, incendio, inundación, terremoto, etc. al no estar preparados la Entidad esta en riesgo de perdidas de Información, daños de equipo, materiales, posibles accidentes y otros. RECOMENDACIÓN a.
Disponer que el Jefe de la Oficina de Informática y Estadística implemente un Plan de Contingencias el cual deberá incluir necesariamente un calendario de mantenimiento que especifique como y cuando se harán las pruebas, las responsabilidades de las personas, describiendo a cada responsable de la ejecución de cada etapa del plan.
b.
Identificar posibles proveedores que permitan poner operativo el servicio de procesamiento de datos en las áreas críticas de la entidad, asimismo de la implementación de Reportes Estadísticos y Gerenciales que permitan el desarrollo tecnológico y finalmente que los Backups de la información procesada deben ser resguardados en forma adecuada.
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7.
INFRAESTRUCTURA Y OBRAS DOCUMENTACIÓN FALTANTE EN EXPEDIENTES DE OBRAS EJECUTADAS EN El PERIODO 2005 PENDIENTES DE REGULARIZACIÒN. Como resultado del examen Técnico Operativo de las Obras ejecutadas por la Gerencia de Infraestructura en el periodo de Gestión 2005, ejecutado por el Auditor Especialista, se ha determinado que algunos expedientes no contienen la documentación completa que sustente el trabajo realizado en los casos que a continuación se indican: DOCUMENTOS FALTANTES Y OMISIONES DETERMINADAS •
OBRA: “ASFALTO DEL JR. AMAZONAS CUADRAS 4, 5 y 6 BANDA DE SHILACAYO” -
Manifiesto de Gastos incompleto. Planos de Replanteo de Obra inexistentes. Resolución Final de Liquidación de Obra. Falta foliar todo el Expediente Técnico de Liquidación de Obra. Falta firmar el manifiesto de gastos financiados, con los Aportes de la MPSM por parte del Gerente de Infraestructura y Obras y demás funcionarios. - Cuaderno de Obra No Firmada por el Inspector y/o Supervisor de la Obra. •
OBRA: “CONSTRUCCION DE VEREDAS DEL JR. LAS PALMERAS C-3 BANDA DE SHILCAYO “ -
•
Acta de Compromiso de Mantenimiento de Obra. Rendición de Manifiesto de Gastos. Planos de Replanteo de Obra. Resolución Final de Liquidación de Obra. Falta foliar todo el Expediente Técnico de Liquidación de Obras. Falta formar el manifiesto de gastos financiados, con los Aportes de la MPSM por parte del Gerente de Infraestructura y Obras.
OBRA: “ASFALTADO DEL JR. SANTA INES C-2 TARAPOTO” -
Manifiesto de Gastos incompletos. Planos de Replanteo de Obra. Resolución Final de Liquidación de Obra Falta foliar todo el Expediente Técnico de Liquidación de Obras.
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- Falta firmar de gastos financiados, con los Aportes de la MPSM por parte del Gerente de Infraestructura y Obras. - Cuaderno de Obras sin firma de Inspector y/o Supervisor de Obra. De conformidad con las Normas Técnicas de Control Interno para el Sector Público en la parte pertinente al Área de Obras Públicas la Norma Técnica Nº 600.01 del Expediente Técnico comprende: Bases de la Licitación, Memoria Descriptiva, Planos, Especificaciones Técnicas Metrados Precios Unitarios y Presupuesto entre otros. RECOMENDACION La Gerencia de Infraestructura deberá disponer se complete los documentos faltantes y la subsanación de las omisiones en los expedientes de las tres (3) Obras descritas precedentemente, como función inherente a su cargo
FIN
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