Tugas Personal 3 Manajemen Proyek Week 4 - The Project Team
Nama NIM Kelas
: SUYADI : 1801423093 : LCM5
BINUS ONLINE LEARNING
24/06/2015
Tugas Personal ke-3 Minggu 4 (The Project Team)
1. Develop and write a job description for hiring a project manager to manage an Enterprise Resource Planning (ERP) project. Once the job description is complete, describe how you might go about finding this person externally. What sources would you use? Jawaban :
Seorang manajer proyek memiliki peranan yang sangat penting dalam mengelola proyek Enterprise Resource Planning ERP. Tugas dari seorang manajer proyek, sbb :
Menjadwalkan/merencanakan pelaksanaan proyek ERP agar dapat selesai tepat waktu.
Mengimplementasikan perencanaan proyek ERP yang telah dibuat di lapangan.
Mengontrol semua pekerjaan proyek ERP dari awal mulai hingga proyek selesai dan menjaga serta mengantisipasi agar proyek berjalan sesuai rencana. Bertanggung jawab untuk membina hubungan kooperatif dengan para pihak yang terlibat baik dalam struktur horizontal maupun vertical dalam pengerjaan proyek ERP. Melakukan inovasi untuk merespon peluang dan ancaman yang tak terduga selama pengerjaan proyek ERP. Mengintegrasikan sumber daya yang ada agar sesuai dengan posisi dan jadwal yang sudah dibuat dalam perencanaan, Manajer proyek harus mampu mengelola perubahan dalam hal sumber daya, manusia maupun lingkungan. Sumber-sumber daya memiliki kategori-kategori, yaitu orang, layanan, fasilitas-fasilitas dan perlengkapan, persediaan barang dan material, dan Uang Memonitor perkembangan proyek ERP terhadap lingkup, jadwal, dan anggaran dan, jika perlu, membuat penyesuaian pada lingkup, jadwal, dan sumber-sumber daya. Menilai Hasil dan Pengalaman Proyek ERP, Aktivitas final ini melibatkan pengumpulan umpan balik dari anggota-anggota tim proyek mengenai pengalaman-pengalaman yang didapat selama pengerjaan proyek ERP dan saran-saran yang ditujukan untuk memperbaiki manajemen proyek dan proses organisasi.
Dalam usaha menemukan/memilih manajer proyek secara eksternal perlu dilakukan penilaian-penilaian terhadap para calon dengan karakteristik-karakteristik berikut :
kemampuan untuk berkomunikasi dengan orang-orang, seorang manajer proyek harus mampu berkomunikasi dengan baik dengan orang-orang yang berkaitan dengan proyek yang dipegannya. kemampuan untuk berhubungan dengan orang, seorang manajer proyek harus memiliki integritas diri yang baik namun tetap mampu menghadirkan suasana yang mendukung di lingkungan tempat dia bekerja.
kemampuan untuk menciptakan dan mempertahankan hubungan, disamping mampu berhubungan dengan orang lain, seorang majer proyek harus mampu mempertahakan hubungan yang telah terjalin. kemampuan untuk mengorganisasi proyek, seorang manajer proyek harus memiliki pengalaman dan keahlian yang memadai dalam mengelola sumber daya waktu dan manusia agar proyek yang dipegangnya dapat selesai sesuai dengan yang diharapkan.
2. What is the purpose of defining a role and objective for each stakeholder identified in the stakeholder analysis? Jawaban :
Tujuan dari mendefinisikan peran dan tujuan untuk masing-masing stakeholder yang teridentifikasi dalam analisis stakeholder, yaitu untuk dapat mengelola ekspektasi yang akan ditetapkan pihak penyelenggara proyek. Jika ekspektasi dari stakeholder terlalu tinggi atau tidak realistis, mereka akan merasa tidak puas dengan kemajuan proyek bahkan hasil akhirnya. Kegagalan dalam mengidentifikasi stakeholder utama dapat menyebabkan kesalahan fatal untuk pelaksanaan proyek. 3. What is the difference between a performance based goal and an activity-based goal? Give an example of each. Jawaban :
Perbedaan antara performance based goal dan activity-based goal , sbb : Per formance based goal yaitu tujuan yang ditetapkan berdasarkan
apa yang harus dicapai setiap individu di perusahaan sebagai suatu bentuk tanggung jawab yang diberikan kepadanya sesuai dengan posisi yang didudukinya saat ini di perusahaan. Manajer dan karyawan harus memiliki kesepakatan dalam penetapan performance based goal dengan menggunakan teknik SMART untuk mengidentifikasi tujuan kinerja. Teknik SMART membutuhkan tujuan yang spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan dan sensitif terhadap waktu. Menggunakan filosofi SMART adalah cara yang paling efektif untuk
menetapkan performance based goal karyawan dan menciptakan jalan untuk mencapai tujuan tersebut. Teknik SMART yaitu :
Specific (tujuan yang ditetapkan jelas)
Measurable (terukur)
Achievable (menantang tapi realistis)
Relevan (sesuai dengan kemampuan)
Time-limited (menetapkan tenggat waktu untuk pencapaian)
Contohnya : Perusahaan menetapkan projek implementasi sistem IT diselesaikan 100% pada minggu terakhir semester II. Acti vity-based goal merupakan suatu penilaian terhadap tujuan suatu kegiatan yang ada
dalam organisasi yang meliputi saran untuk nenilih dan memelihara kegiatan-kegiatan yang memberikan nilai tambah. Sedang yang dimaksud dengan kegiatan yang memberikan nilai tambah (value added activities) merupakan kegiatan yang efisien, misalnya tenaga kerja langsung, bahan baku tambahan, pengolahan dll. Sebaliknya kegiatan yang tidak memerikan nilai tambah misalnya perpindahan, menunggu, inspeksi dan penyimpanan. Dimensi Proses dalam penentuan activity based goal meliputi hal-hal sebagai berikut:
Driver Analysis: merupakan analisis yang memfokuskan diri pada indentifikasi akar penyebab biaya kegiatan. Mengetahui akar penyebab biaya kegiatan merupakan kunci dari perbaikan dan inovasi. Activity Analysis: merupakan proses indentifikasi , pendeskripsian dan evaluasi kegiatan yang dilakukan perusahaan. Proses ini dilakukan untuk menjawab beberapa pertanyaan penting yang mancakup: o
Kegiatan-kegiatan apa saja yang dilakukan?
o
Berapa orang yang terlibat dalam suatu kegiatan?
o
Waktu dan sumberdaya yang diperlukan untuk melaksanakan suatu kegiatan.
o
Penilaian nilai kegiatan yang dilakukan organisasi termasuk memberikan saran untuk memilih dan memelihara kegiatan-kegiatan yang member nilai tambah.
Lebih jauh, analisis kegiatan membantu manajemen untuk memilih dan memelihara kegiatan yang memberi nilai tambah yang memberikan pengurangan biaya dan efisiensi operasi yang lebih besar. Dengan demikian, memberikan dukungan bagi tujuan perbaikan berkesinambungan. Contoh : Manajer proyek, yang berfungsi sebagai Pusat sumber informasi bagi masalah yang berkaitan dengan pelaksanaan proyek, Melakukan koordinasi dan usaha-usaha tindak lanjut antar departemen fungsional dan organisasi proyek, Integrator dan pendorong agar kegiatan- kegiatan dilakukan sesuai kepentingan dan sasaran proyek, Accountability terhadap pelaksanaan kegiatan proyek. 4. If you are working with other students on a semester project assignment, do you consider yourselves more of a work group or a team? Why? How effectively has this worked for you? What would you like to change? What would you like to leave the same? Jawaban :
Jika saya bekerja dengan siswa lain pada tugas proyek semester, tentunya saya akan menganggap diri saya lebih dari angota kelompok kerja saya. Menurut saya hal ini merupakan salah satu bentuk rasa percaya diri, dan penting untuk ditanamkan dalam diri masing-masing anggota, tidak hanya oleh saya secara pribadi. Sebab pada dasarnya setiap individu yang terlibat dalam suatu tim proyek berkeinginan untuk berkontribusi secara optimal dalam tim. Hal ini tentunya akan bermanfaat baik, karena seluruh anggota kemungkinan besar bersedia untuk menjadi pemimpin. Pemimpin yang tidak terlalu agresif atau menguliahi anggota tim yang lain, karena setiap anggota harus belajar untuk mendengarkan dan mengamati dari pada terlalu banyak bicara. Semakin banyak bicara, semakin sedikit orang lain mendengarkan. Pada dasarnya, mendengarkan itu memiliki manfaat tambahan yaitu membantu kita untuk menjadi lebih banyak tahu. Sehingga saat tiba waktunya bagi kita untuk berbicara, maka kita akan memiliki sesuatu yang cerdas untuk disampaikan dalam upaya memberikan solusi yang perlu diambil dalam upaya penyelesaian tugas proyek semester ini.
5. What is projectitis? When might you expect to encounter projectitis? How could an organization minimize the likelihood of projectitis?
Jawaban :
Dalam konteks manajemen proyek, projectitis adalah jenis perilaku atau perasaan bahwa seseorang menderita karena keterikatan yang mendalam dengan proyek. Hal ini dapat terjadi ketika anggota tim proyek bekerja pada sebuah proyek pada waktu yang cukup lama dan sudah menikmati pekerjaannya. Kemudian proyek berakhir dan tim harus dibongkar, depresi secara psikologis menghampiri para anggota tim, inilah yang disebut projectitis. Untuk meminimalkan kemungkinan terjadinya projectitis di lingkungan, pemimpim perusahaan dapat dapat menerapkan struktur organisasi matrik di perusahaan yang dipimpinnya. Organisasi matrik sering disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yang berevolusi. Struktur organisasi ini dibuat dengan tujuan untuk menutupi kekurangan dari organisasi fungsional dan organisasi berbasis proyek. Jenis organisasi ini berfungsi sangat baik bila ada beberapa proyek dikoordinasikan sekaligus. Dimana para manajer fungsional dapat mengawasi staf, penugasan dan evaluasi personil proyek. Sedangkan para spesialis fungsional ditugaskan satu atau lebih dari proyek yang ada serta dapat mengawasi proyek-proyek tersebut secara individual. Meskipun banyak yang mengakui kelebihan dari struktur ini, organisasi matrix masih memiliki beberapa kekurangan. Salah satunya karyawan diwajibkan untuk melaporkan hasil dari pekerjaanya kepada minimal dua manajer, dimana hal ini sering menyebabkan ambiguitas dan konflik. Tetapi masalah tersebut dapat dihindari melalui komunikasi yang baik dan kepemimpinan yang solid antara manajer.
Referensi :
LN week 4 https://www.academia.edu/7022445/Tugas_Manajemen_Proyek https://ohsonline.com/Articles/2006/07/Developing-Performance-Based-Goals-andOutcomes.aspx https://sites.google.com/site/operasiproduksi/manajemen-berbasis-kegiatan
