Catalogación de los Materiales. Conceptos de Catalogación de Materiales Podemos denominar catalogación de un material a la numeración, nominación y especificación del mismo, de manera de poder identificarlo mediante un código, un nombre y una descripción. Con la catalogación se persigue la creación de un lenguaje único que simplifique todo el control administrativo de los artículos y especialmente la adquisición de los mismos. En el proceso de catalogación, por un lado se especifican datos técnicos de dimensión, calidad, estructura, etc. que definen las características de los materiales/ objetos considerados y por otro se realiza la normalización de dichos elementos, o sea se establece un estándar que define cada producto normal o tipo. Fundam entos de la Catalogación: Catalogación:
Clasificación de los materiales/objetos considerados, con posibilidad de presentar “subclasificaciones” de manera de organizarlos de manera jerárquica, facilitando su ubicación. A la estructura de clasificación podríamos denominarla de grupos/subgrupos. Un ejemplo de clasificación de productos y servicios es el promovido por las Naciones Unidas. Generación de descripciones a partir de la definición de “plantillas” de información. Generación de un código, en base a los grupos, plantillas, e información del artículo.
Mediante la catalogación se busca ordenar la información y eliminar variedades innecesarias, así como la reducción de inventarios. No se debe permitir el aumento de variedades por el empleo de diferentes marcas y especificaciones. La catalogación permite disminuir costos. Catalogación: Catalogación: Significa, inventario de todos los artículos existentes sin omitir ninguno. La catalogación permite la presentación conjunta de todo los artículos proporcionando una idea general de la colección. Simplificación: Simplificación: Significa la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con una misma finalidad. Cuando existen dos o más piezas para un mismo fin, se recomienda que la simplificación favorezca la normalización. Especificación: Especificación: es la descripción detallada de un artículo, como sus medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se contará con más información sobre el artículo y menos dudas con respecto de su composición y características. La especificación facilita las compras del artículo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprará. Facilita la inspección al recibir el material, el trabajo de ingeniería del producto, etc. Normalización: Normalización: Indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. La palabra deriva de normas, que son las recetas sobre el uso de los materiales. Estandarización: Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entren innecesariamente en existencias. 6.1. Procedimientos de Catalogación. Se pueden distinguir varias etapas. 1) Determinar las normas que que regirán la catalogación. 2) Identificación de cada uno uno de los materiales existentes. 3) Preparación de la catalogación, seleccionando clases, subclases, secciones, secciones, etc. 4) Ordenamiento de los materiales. 5) Distribución de los materiales de acuerdo a la norma y las clases definidas. 6) Elección de los símbolos de la catalogación. 7) Asignación del código a cada artículo.
8) Generar el catálogo de materiales. 6.2. El Programa de Catalogación. Se emplea para preparar el proceso e catalogación. Se deben tener las siguientes condiciones: 1) Preparación Apoyo de la alta dirección. Nombramiento del comité de normas. Designación del equipo de trabajo. Preparación del programa de ejecución. 2) Ejecución. Guiarse por los hechos. Informar a la Dirección. Nombrar Comité de Normas. Definir las metas.- duración de la etapa de normalización y siguientes, examen de todas las áreas. 3) Responsabilidad Debe ser dirigida por una sola persona, que debe conocer la empresa y sus procesos. 4) Participación Solicitar la colaboración de personal del área técnica en la etapa de identificación. Difundir los objetivos y metas que se esperan alcanzar. Objetivos del Programa de Catalogación. 1) Ayudar con la catalogación en la solución de ineficiencias y costos excesivos. 2) Obtener la colaboración del personal. 3) Fijar y distribuir las normas. 4) Difundir el conocimiento de las normas. 5) Resolver los procedimientos relacionados con los materiales. 6) Difundir los resultados. 7) Evaluar la ejecución.
6.3. El Proceso de Catalogación. Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuado y operativo, operacionalización de la bodega y control eficiente de las existencias. Se da el nombre de clasificación de artículos a la catalogación, simplificación, especificación, normalización, esquematización y codificación de todos los materiales que componen las existencias de la empresa. Catalogación: Significa inventario de todos los artículos existentes sin omitir ninguno. La catalogación permite la presentación conjunta de todo los artículos proporcionando una idea general de la colección. 6.3.1. Normalización. La normalización en materia de catalogación presenta actualmente una compleja y, a veces, controvertida interrelación de factores. Ella es una actividad de creciente interés en este marco, al favorecer el fácil acceso a los materiales en el ámbito del almacén. La catalogación moderna sustenta sus bases en la normalización de áreas específicas: reglas de encabezamientos, reglas de descripción. Tiene como objetivo disminuir las variedades existentes estableciendo normas. Hay que seleccionar los materiales que se deben emplear y los productos a fabricar. Todas las empresas tienen ciertas especialidades que procuran mantener, por lo que hay que observarlas y analizarlas.
La normalización es el proceso de elaboración, aplicación y mejora de las normas que se aplican a distintas actividades científicas, industriales o económicas con el fin de ordenarlas y mejorarlas. La asociación estadounidense para pruebas de materiales (ASTM), define la normalización como el proceso de formular y aplicar reglas para una aproximación ordenada a una actividad específica para el beneficio y con la cooperación de todos los involucrados. Según la ISO (International Organization for Standarization) la Normalización es la actividad que tiene por objeto establecer, ante problemas reales o potenciales, disposiciones destinadas a usos comunes y repetidos, con el fin de obtener un nivel de ordenamiento óptimo en un contexto dado, que puede ser tecnológico, político o económico. La normalización persigue fundamentalmente tres objetivos: Simplificación: Se trata de reducir los modelos quedándose únicamente con los más necesarios. Significa la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o mas piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificación favorece la normalización. Unificación: Para permitir la intercambiabilidad a nivel internacional. Especificación: Se persigue evitar errores de identificación creando un lenguaje claro y preciso
Normalización de los materiales. i) Materiales de Producción. a. Materiales de metal.- planchas, varillas, tubos, barras, platinas, etc., de acero, acero inoxidable, fierro, bronce, cobre. b. Alambres y cables.- variedad de dimensiones, hilos, tipos y material. c. Repuestos.- mecánicos, eléctricos, etc. d. Dispositivos de fijación. ii) Materiales de Construcción. iii) Materiales de embalaje y manipulación. iv) Equipos de manipulación y sus repuestos. v) Materiales y equipos de mantenimiento y sus repuestos. vi) Equipos de oficina y útiles de escritorio. También hay que a) Materiales b) Materiales c) Materiales d) Materiales e) Materiales
clasificarlos por. activos. de movimiento moderado. misceláneos. de protección. sin movimiento
6.3.2. Identificación. La Identificación: significa elaborar la descripción detallada de un artículo, como sus medidas, formato, tamaño, peso, etc. Cuando mayor es la especificación, se contara con más informaciones sobre los artículos y menos dudas con respecto de su composición y características. La especificación facilita las compras del artículo, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se comprara. Facilita la inspección al recibir el material, el trabajo de ingeniería del producto, etc. A cada material se le da una denom inación única y se definen sus especificaciones. Esto permitirá ubicar a la familia y clase a la que pertenece el ítem. Se tiene que evitar duplicidades y variedades excesivas.
6.3.3. Clasificación. Clasificar un material es agruparlo de acuerdo con su dimensión, forma, peso, tipo, características, utilización etc. La clasificación debe hacerse de tal modo que cada género de material ocupe un legar específico, que facilite su identificación y localización de la bodega Consiste en el ordenamiento sistemático de todas las existencias similares. Se deben analizar las descripciones y características consideradas en la identificación. Se clasifican por familias, clases, subclases, grupos, subgrupos, etc. Ejemplo de clases: Materiales de ferretería en general. o Rodamientos, repuestos y accesorios. o Pinturas, barnices y otros revestimientos de protección, equipos para pintar, o repuestos y accesorios. Productos básicos de metal. o Material para instalaciones eléctricas. o Vehículos, automóviles, repuestos y accesorios. o Ejemplo: Clase: Materiales de ferretería en general. o Subclases: o Aseguradores.- clavos, tachuelas, pernos, prisioneros, tornillos, etc. Cerrajería.- cerrojos, picaportes, chapas, aldabas, etc. Arandelas, anillos, huachas y similares. Poleas, soportes, tecles y similares. Bocinas, pines, pasadores y similares.
6.3.4. Codificación. La codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos. Codificar significa representar cada artículo por medio de un código que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de números y letras. Los sistemas de codificación mas usadas son: códigos alfabéticos, numéricos y alfanuméricos. El sistema alfabético codifica los materiales con un conjunto de letras, cada una de las cuales identifica determinadas características y especificación. El sistema alfanumérico limita el número de artículos y es de difícil memorización, razón por la cual es un sistema poco utilizado. El sistema alfanumérico es una combinación de letras y números y abarca un mayor número de artículos. Las letras representan la clase de material y su grupo en esta clase, mientras que los números representan el código indicador del artículo. Consiste en asignar códigos únicos a cada uno de los artículos con la finalidad de diferenciarlos. Hay que elaborar tablas de equivalencias con el sistema anterior. Se definen códigos que permitan futuras expansiones en la codificación. Antes que nada se tiene que hacer una revisión completa de los materiales. Se pueden emplear símbolos: numéricos, alfabéticos o nombres nemotécnicos. Considere que usualmente se presentan más equivocaciones al emplear letras. Se debe decidir entre emplear códigos inteligentes o simples correlativos. Ejemplo: o
18
Material eléctrico.
o o
1806 18060025
Lámparas incandescentes. Lámparas incandescentes de 25 Watts.
Ejemplo: o o
100HC2016B0 120T0N5
Hilado de alpaca baby en cono, dos hilos título 2016 blanco. Top de alpaca superfine, negro teñido.
Se puede considerar el empleo de: a) Códigos en secuencia. b) Códigos en bloques.- se reservan símbolos en la secuencia. c) Código de grupo.- donde se ordena por campos Ejemplo.- 31082467 31 Clase 08 Subclase 2467 Correlativo del ítem d) Códigos Decimal.- es un sistema muy empleado para clasificar libros en las bibliotecas (sistema Dewey).
Ejemplo: 15-28-35-49-0778 15 Familia 28 Clase 35 Subclase 49 Grupo 0778 Correlativo Para obtener un código único: a) Basar el código en características permanentes del artículo. b) Basar el código en una combinación de características y no en una sola. c) Se pueden usar códigos con características contables. 6.4. Factores que afectan el Plan de Codificación. Los siguientes aspectos pueden afectar a la Codificación: a) Material que se va a codificar. Hay que empezar viendo las necesidades de información que necesita la empresa. Si se tienen pocos ítems se puede emplear un código secuencial. Si hay gran variedad y cantidad, conviene un código más complejo. Se requerirá elaborar un catálogo. El código debe ser flexible, de forma tal que permita introducir nuevos ítems sin problemas. b) El empleo que se dará a los datos del código. Generalmente sirven para varios objetos => en este caso se requieren códigos flexibles. c)
Ahorro en el trabajo del personal. Los códigos empleados deben facilitar y simplificar las funciones del almacén.
d) Adaptabilidad del personal. El código debe adaptarse al personal que lo va a utilizar. Hay que definir quien tendrá a cargo el mantenimiento del catálogo así como los procedimientos a seguir en el caso de ingresar nuevos ítems o darles de baja. El personal deberá estar entrenado en el uso del código. 6.5. Ventajas de la Catalogación. Simplifica los inventarios reduciendo el número de artículos y su variedad. Disminuyen los errores, pues se logra una clara identificación de los artículos. Permite ordenar mejor el inventario.
Mejora el cálculo de necesidades. Elimina los artículos obsoletos. Mejora el control de las operaciones logísticas. Todas estas ventajas inciden en los resultados económicos de la empresa.
Beneficios de la Catalogación: Generar un lenguaje único para la definición de ítems de manera simple y accesible para todos los usuarios. Generar descripciones estándar de cada uno de los elementos de una familia. Prevenir la generación de descripciones incompletas de los mismos. Facilitar el proceso de compra de dichos elementos. Posibilidad de evaluar el intercambio de artículos provenientes de distintos fabricantes. Permitir la correcta identificación y control de los artículos, posibilitando la racionalización de sus inventarios. Reducir el número de ítems duplicados.
Beneficios Adicionales si se utiliza un Sistema Informático de Catalogación Generación automática del código y la descripción de los distintos ítems. Rápida catalogación y recatalogación. Posibilidad de tratamiento masivo de las descripciones. Facilidad para la participación de varios supervisores, catalogadores, auditores, etc. sin desvíos en la normalización del catálogo, inclusive trabajando en distintas ubicaciones geográficas. Posibilidad de generar automáticamente las descripciones en un idioma alternativo.
