BERBICARA DALAM KONTEK FORMAL: PRESENTASI, SEMINAR A. Presentasi a. Presentasi Ilmiah Presentasi ilmiah merupakan kegiatan yang selalu dilakukan dalam kehidupan dunia ilmu. Kegiatan presentasi itu bermanfaat untuk penyebaran informasi ilmiah, baik informasi penelitian dengan mempergunakan rujukan yang terpercaya, maupun informasi pengetahuan penerapan yang bersifat ilmiah popular. Presentasi seperti itu lebih banyak berlaku pada dunia kampus yang dilakukan oleh mahasiswa yang sedang menjalani kuliah. Para mahasiswa tersebut selalu berhubungan dengan dunia penelitian dan pencarian data yang memerlukan presentasi. Oleh sebab itu, presentasi ilmiah bagi mahasiswa merupakan kebutuhan pokok. Mahasiswa perlu melatih diri dalam melakukan presentasi ilmiah itu agar mereka mampu menyusun bahasan presentasi dengan bantuan teknologi informasi, mampu menyajikannnya, dan mampu pula merevisinya berdasarkan umpan balik dari peserta.
b. Pengertian Presentasi Ilmiah Presentasi ilmiah adalah penyajian karya tulis atau ilmiah seseorang di depan forum undangan atau peserta. Kehadiran undangan atau peserta bermanfaat untuk mengikuti presentasi tersebut secara aktif dengan lisan dalam jangka waktu yang tersedia. Agar presentasi itu dapat berjalan secara selektif, ada beberapa hal yang perlu diperhitungkan. Kiat yang dimaksudkan itu adalah hal-hal sebagai berikut : 1. Menarik minat dan perhatian peserta; 2. Mengarahkan perhatian peserta; 3. Mempertahankan minat dan perhatian peserta; 4. Mnjaga kefokusan masalah yang tetap; 5. Menjaga etika atau kode etik presentasi; Dalam usaha menarik minat dan perhatian peserta, seorang penyaji dapat menggunakan media yang menarik, baik audio maupun visual. Media yang dimaksudkan itu adalah gambar dengan warna yang menarik, ilustrasi yang beragam, anekdot yang ringan, serta demonstrasi yang sederhana. Disamping itu perlu pula suara yang cukup keras serta penampilan makalah yang menyenangkan hati.
Perhatian
peserta
dapat
diarahkan
pada
fokus
pembicaraan
dengan
cara
memanfaatkan informasi latar belakang peserta. Dengan kata lain, p enyaji memperkenalkan siapa saja peserta presentasi yang hadir saat itu. Umpamanya penyaji mengatakan yang hadir pada presentasi itu adalah para mahasiswa dari perguruan tinggi yang ada di Jakarta dan Tangerang. Di samping itu, hadir juga para mahasiswa dari Universitas Padjadjaran, Bandung. Usaha mempertahankan minat peserta untuk terus berada didalam ruang diskusi itu antara lain adalah bahwa penyaji selalu menjaga suara agar tidak monoton dan berusaha agar jelas terdengar. Dalam hal ini multimedia sangat membantu kita. Jika perangkat tersebut tidak mendukung, paling tidak cara berbicara perlu divariasi. Keterfokusan masalah dapat dijaga dengan mempertahankan alur presentasi. Penyaji secara terus terang menyatakan fokus pembicaraan dan menaati bahan telah disiapkan. Penyaji memberikan penjelasan secara singkat dan padat tentang isi sajian dengan mengemukakan butir-butir permasalahan. Etika dalam pelaksanaan presentasi merupakan suatu hal yang sangat penting. Tentu saja, hal itu dapat terwujud dengan tidak menyinggung perasaan orang lain. Berikut ini akan dibicarakan etika dan tata tertib presentasi ilmiah.
a. Tata Tertib dan Etika Presentasi Ilmiah Presentasi ilmiah merupakan wahana bagi ilmuwan dan akademi dari berbagai disiplin ilmu untuk saling bertukar pendapat atau informasi sebagai hasil penelitian. Dalam forum itu diperlukan berbagai unsur. Unsur yang harus ada dalam presentasi itu adalah penyaji, pemandu, pencatat, dan peserta. Setiap unsur itu memiliki fungsinya masing-masing. Sesuai dengan namanya, penyaji (pemakalah) berfungsi sebagai orang yang menyampaikan isi makalah, pemandu (moderator) berfungsi sebagai pengatur jalannya presentasi atau diskusi, termasuk penentu waktu yang disediakan untuk presentasi. Pencatat (notulen) berfungsi sebagai orang yang menghimpun segala komentar, saran, dan pertanyaan dalam buku untuk dijadikan dokumen bagi presentasi itu. Selain itu, peserta presentasi berkewajiban menyimak presentasi itu dan memberi tanggapan yang baik. Butir lain yang perlu diperhatikan dalam hal etika adalah kejujuran. Setiap orang wajib bersifat terbuka dalam hal menyajikan informasi yang disajikan. Jika data itu diambil dari
suatu sumber, penyaji harus mengaku secara terus terang dan terbuka bahwa data itu i tu diambil dari sumber tersebut.
b. Penyiapan Bahan Presentasi Dalam era teknologi informasi ini,presentasi ilmiah sudah harus dibantu atau menggunakan multimedia. Pertama, presentasi akan menarik karena penyaji dapat membuat berbagai variasi yang menarik, termasuk membuat animasi. Kedua, penyaji dapat menhemat waktu karena penyaji tidak perlu menulis di papan tulis atau menulis dikertas. Ketiga, penyaji dapat mengoreksi bahan jika sewaktu-waktu bahan-bahan itu diperlukan. Keempat, penyaji dapat memberikan penekanan pada butir yang dikehendaki. Kelima, peserta dapat menyalin atua mengopy file presentasi jika memerlukannya. Keenam, penyaji dapat membawa bahan dalam flashdisk. Ketujuh, bahan presentasi dapat sangat ringan,yang sekaligus membantu peserta menagkap esensi bahan yang dibahas. Agar manfaat multimedia dapat dinikmati, presentasi multimedia dapat dipersiapkan dengan baik. Dalam menyiapkan presentasi multimedia, langkah-langkah yang dapat ditempuh adalah sebagai berikut 1. Tentukan butir-butir terpenting dari bahan yang dibahas. Penyebutan butir hendaknya tidak terlalu singkat, tetapi tidak boleh elaboratif karena elaborasi akan dilakukan secara lisan oleh penyaji. 2. Atur butir-butir tersebut agar alur penyajian runtut dan runut (koheren dan kohesif). 3. Ungkapkan kerangka pikir makalah yang akan disajikan dalam diagram atau bagan alir untuk menunjukkan alur pernalaran. 4. Tuliskan semuanya dalam bingkai powerpoint bingkai powerpoint dengan ukuran huruf atau ukuran gambar yang memadai. 5. Pilih rancangan salindia (slide (slide)) yang cocok termasuk kekontrasan warna dan animasi. 6. Lakukan uji coba tayangan untuk memastikan bahwa semua bahan yang disajikan dalam salindia dapat terbaca oleh peserta dalam ruangan yang tersedia. 7. Cetak bahan untuk pegangan dalam penyajian.
c. Pelaksanaan Presentasi Peserta ilmiah pada umumnya adalah pengomunikasian bahan ilmiah kepada peserta forum ilmiah. Dalam hal itu, berlaku beberapa prinsip komunikasi sebagai berikut:
1. Mengurangi gangguan komunikasi secara antisipatif . a) Memastikan kecukupan pencahayaan dan ruang gerak. b) Memperhatikan tingkat kapasitas peserta ketika memilih bahasa dan media. c) Menghindari kemungkinan multitafsir ungkapan yang dipilih. d) Berpikir positif tentang peserta. e) Membuat peserta nyaman, merasa diterima, dihormati, dan dihargai. f)
Mempertimbangkan budaya peserta.
g) Bersikap terbuka terhadap sikap dan pendapat orang lain yang berbeda. h) Memastikan bahwa pakaian yang akan dipakai tepat pilihan dari segi situasi formal alam budaya yang ada.
2. Memaksimalkan efektivitas dalam proses presentasi. a)
Penyaji memastikan bahwa suaranya dapat didengar oleh semua peserta.
b)
Penyaji memastikan bahwa penyaji dapat melihat semua peserta.
c)
Penyaji berusaha untuk menjadi penyimak atau pendengar yang baik.
d)
Penyaji memberikan kesempatan kepada peserta untuk bertanya, cari klarifikasi, dan lain-lain.
e)
Penyaji mendorong peserta untuk aktif terlibat dalam presentasi.
f)
Penyaji merespons peserta pada kebutuhan peserta tersebut.
g)
Penyaji menggunakan media yang menarik dan efektif.
d. Presentasi Secara Umum. Teknik Presentasi adalah salah satu elemen dalam Desain Komunikasi Visual ini masih baru. Teknik Presentasi ditafsirkan dengan beberapa macam penafsiran. Misalnya pada penerapan di bidang Desain Produk, teknik presentasi presen tasi mungkin ditafsirkan cara menampilkan barang-barang produk yang ingin dipresentasikan (dipamerkan) ke hadapan audience. Presentasi untuk bidang karya ilmiah, misalnya disampaikan dengan cara. Mendemonstrasikan hasil karya tersebut sehingga dipahami oleh audience. Akan tetapi, akhirnya berhasil
disepakati bahwa bahasan tentang teknik (penyajian) pr esentasi dan media interaktif adalah cara seseorang menyajikan penjelasan terhadap data, uraian proses, maupun pembelajaran, baik disajikan di muka audience dengan bantuan alat peraga berupa slide show, program aplikasi yang menyajikan informasi interaktif yang dapat diakses secara personal, maupun presentasi dalam bentuk cetakan yang dibagikan kepada semua penerima informasi. Menyajikan presentasi secara elektronik dapat digunakan dengan berbagai macam sarana, misalnya dengan media Animasi 3D (3DMax, Maya, dan sebagainya), dengan media Video Movie (Pinnacle/Ulead/Premiere), Animasi 2 dimensin (Flash/Director), maupun Presentasi melalui SLIDE SHOW.
e. Unsur-Unsur Dalam Sebuah Presentasi Keberhasilan di dalam sebuah presentasi setidaknya terletak pada empat unsur yang ada di dalamnya. 1. Presenternya, yaitu orang yang menyampaikan presentasi secara langsung di depan audience. 2. Materi yang disampaikan, yaitu bahan yang ingin dikomunikasikan dengan audience sasarannya. Yang Ketiga adalah sarana yang dipergunakan untuk menyampaikan presentasi. Hal ini lagi-lagi yang pertama adalah slide show yang disusun berdasarkan materi yang ingin disampaikan. Oleh karena fokus kita membicarakan teknik presentasi dengan Power-Point, maka yang dimaksud d imaksud tentu saja bagaimana Anda mengemas materi presentasi dalam bentuk slide show. 3. peralatan untuk menyampaikan slide show tersebut meliputi LCD Projector, sound system (apabila pada ruang yang cukup besar dan jumlah audience yang cukup banyak). 4. Audience yang dijadikan sasaran sebagai penerima informasi. Jika ketiga unsur di atas telah dipersiapkan dengan baik, tetapi ternyata tidak ada audiencenya, atau tidak dihadiri oleh audience audien ce yang tepat sebagaimana yang dimaksud sebagai sasaran tersebut, maka rangkaian acara presentasi tersebut tidak akan sukses sebagaimana yang diinginkan. Presenter, Penyaji Informasi tidak semua orang mampu menyusun suatu paparan sehingga mudah diterima oleh pihak lain sekalipun orang tersebut sebenarnya sangat menguasai permasalahan yang akan dipresentasikan.
Di Amerika sering dilakukan survey yang hasilnya dimuat di majalah-majalah yang menyatakan bahwa ketakutan nomor satu dari kebanyakan orang Amerika (dan ternyata juga merupakan tendensi kebanyakan orang di seluruh dunia) adalah ketika dia diminta untuk menjelaskan sesuatu di muka orang banyak (publik speaking). Cara yang efektif untuk mengurangi bahkan menghapus ketakutan tersebut ialah dengan mempelajari bagaimana teknik menyusun presentasi dengan baik sehingga bukan ketakutan lagi, melainkan kebanggaan ketika seseorang tampil di muka publik maupun dimuka client dengan bahan presentasi yang bagus. Ketakutan kedua dan ketiga adalah takut akan ketinggian dan takut pada anjing galak. (Nancy Stevenson – Special Edition Using Microsoft Power Point)
f.
Materi Presentasi Materi yang akan dipresentasikan sebenarnya merupakan bobot
yang paling
menentukan, walaupun tidak semua orang pernah mengalami atau terdampar pada suatu situasi yang mau tidak mau harus ia hadapi seperti kedua contoh berikut ini. Jika materi presentasi yang akan dipaparkan di depan audience adalah masalah yang gawat. Seorang yang bertugas sebagai juru bicara harus menjelaskan skema kebijaksanaan pembangunan jalan raya yang sangat vital, di mana harus dilakukan di lakukan pembebasan tanah warga dengan pembayaran ganti rugi yang nilainya jauh di bawah keinginan warga. Warga sangat geram mendengar rencana ini. Presentasi ini diprediksi akan dihadiri oleh puluhan warga yang dalam keadaan emosi. Contoh yang kedua adalah materi presentasi pelatihan pembekalan yang akan diberikan kepada karyawan sehubungan dengan kenaikan ken aikan jabatannya. Bagaimana sebuah slide show mampu memegang peranan dalam sebuah presentasi, mungkin di sinilah topik yang ingin disampaikan dalam buku ini. Sementara unsur-unsur lain adalah pertimbangan-pertimbangan yang harus dipersiapkan dan diperhitungkan. Yang perlu Anda ingat bahwa sebuah presentasi berupa slide show b isa berdiri sendiri dalam suatu stand pameran, atau sarana iklan maupun informasi di tempat-tempat umum tanda kehadiran seorang presenter. Di sini jelas kekuatan daya tarik dari materi Audience yang Menjadi Sasaran Informasi Audience, hadirin, atau penonton seringkali dianggap sebagai unsur pasif dari sebuah acara presentasi. Namun, sejujurnya reaksi dari audience ketika mengikuti suatu presentasi dapat memperlihatkan berhasil atau tidaknya presentasi itu. Tidak dapat dipungkiri bahwa audience di kalangan orang o rang kita ini adalah tipe hadirin yang cool. Sekalipun
presentasi yang dilakukan amat buruk kualitasnya, setidaknya mereka jarang yang protes. Reaksi dari audience yang bisa ditangkap adalah apakah pandangan mata mereka “terhanyut” dalam mengikuti slide dan uraian presenter, atau sebaliknya mereka hanya mendengar suara presenter tanpa memandang ke layar? Hal ini bisa terjadi bila tampilan slide amat buruk dan ”menyiksa” mata audience. Yang lebih buruk lagi apabila selama presentasi audience bercakap-cakap satu sama lain, maka ketiga elemen di atas gagal membangun keberhasilan presentasi. Pernahkah Anda melakukan presentasi kemudian setelah selesai audience mengerumuni Anda seolah-olah masih kurang puas (maksudnya masih ingin nambah lagi informasi dari Anda) dan mereka minta izin untuk meng-copy file slide presentasi Anda ke flash disk mereka. Seharusnya Anda boleh merasa bangga karena itu adalah sebagian dari indikasi bahwa presentasi yang Anda bawakan berhasil. Jadi, jangan sepelekan audience Anda karena merekalah target Anda. Audience Andalah tolok ukur keberhasilan Anda dalam menyampaikan presentasi dan mempersiapkan ketiga unsur lainnya. Bisa jadi, kondisi tadi menggambarkan presentasi Anda sulit dicerna oleh audience sehingga mereka merasa perlu membaca ulang slide presentasi Anda dan menjabarkan sendiri dengan cara mereka sendiri.
g. Mempersiapkan Presentasi di Depan Publik Ini adalah bagian penting yang harus dilakukan setiap presenter sebelum dia maju ke depan publik. Urut-urutan persiapan ini mungkin tidak sepenuhnya persis seperti ini, tetapi Anda dapat berimprovisasi sesuai keadaannya. Mengenali siap Audience/sasaran kita? Kepada siapakah presentasi ini kita tujukan?
Kepada atasan kerja,
Penjelasan yang kita berikan kepada subordinate (karyawan-bawahan) kita,
Kepada calon klien atau klien yang proyeknya sedang kita kerjakan,
Kepada murid/mahasiswa/peserta kursus/pelatihan
Atau kepada audience masyarakat umum yang tidak kita kenal dengan tepat segmentasinya. Dari sasaran penerima informasi jelas akan membedakan ciri materi yang akan kita
sampaikan, susunan informasi, dan pilihan cara menyampaikan informasi. Ingat pepatah yang mengatakan: “Jangan bicara tentang warna kepada orang buta”. Tengoklah medannya jika Anda seorang presenter pemula, atau jika Anda masih suka demam panggung sangat
disarankan agar Anda menengok terlebih dulu tempat atau medan di mana Anda akan tampil. Bahkan group musik gaek seperti The Rolling Stones selalu menuntut untuk memeriksa panggung yang akan mereka gunakan untuk tampil sebelum hari H pementasan konser. Namun, jika medan tersebut mirip dengan apa yang sudah Anda kenali, misalnya di sekolah,di gedung pertemuan, dan sebagainya, di mana Anda pernah per nah melakukan presentasi sebelumnya, maka mungkin Anda dapat berasumsi kondisinya tidak banyak berbeda dengan yang pernah Anda alami sebelumnya. Kenali Peralatan yang Digunakan Jika Anda menjadi pembicara di lokasi lain (bukan di tempat/ kantor Anda sendiri), peralatan presentasi seperti LCD Projector, layar, atau bidang di mana slide akan diproyeksikan, bahkan mungkin laptop atau komputer desktop yang digunakan disiapkan pihak lain perlu Anda kenali. Jika tidak ada informasi yang pasti mengenai sarana dan prasarana p rasarana itu, Anda perlu menanyakan. Pada banyak kesempatan, persiapan ini dapat diabaikan, diabaikan, dan
antara panitia
penyelenggara dengan presenter saling berasumsi semuanya beres, dan ternyata acara tersebut berlangsung lancar-lancar saja. Akan tetapi, jangan jadikan hal ini sebagai standar prosedur kerja Anda. Oleh karena jika asumsi yang diambil ternyata tidak 100% benar, maka kegagalan yang terjadi, Anda pun akan ikut menanggung.Dari pengalaman penulis, apabila faktor persiapan ini tidak dapat dilakukan, maka yang paling aman penulis lebih dulu akan mengirim file presentasi ke pihak penyelenggara untuk memberikan kesempatan kepada mereka untuk mempersiapkan diri. Persiapkan Rencana Alternatif Sebuah acara presentasi yang telah direncanakan tiba-tiba gagal diselenggarakan, di saat audience-nya telah hadir dan siap mendengarkan presentasi Anda. Acara telah dibuka, pimpinan telah memberikan sambutan, dan hadirin telah diminta untuk memberikan applause setelah nama, gelar, dan jabatan Anda disebutkan. Kegagalan tersebut hanya karena laptop yang akan Anda gunakan mendadak tidak dapat digunakan justru pada saat-saat terakhir seperti itu. Padahal satusatunya file presentasi ada di situ. So What? Oleh karenanya diperlukan rencana alternatif. Apakah Anda menyediakan laptop cadangan, bahan slide manual, atau mungkin yang lain sesuai dengan situasi serta posisi Anda.
h. Persiapkan Cara Anda Bicara untuk Presentasi
Ada tiga bentuk persiapan narasi:
1. Verbatim Pada narasi Verbatim, pembicara berbicara berdasarkan be rdasarkan teks catatan maupun slide di layar. Keuntungannya informasi yang disampaikan bisa detil. Jika ini memang perlu dilakukan, lakukanlah untuk hal-hal yang bersifat definitif, lakukanlah dengan memberikan penekanan saat membacanya. Akan tetapi, jika ini merupakan bagian paling banyak dalam presentasi Anda, maka Anda terkesan tidak menguasai materi. Anda menempatkan diri sama dengan Audience (audience juga bisa membaca seperti yang Anda lakukan, lalu posisi Anda tidak penting di mata mereka). Oleh karena sibuk membaca teks, Anda akan kehilangan kontak mata dengan audience di mana ini merupakan sarana untuk membangun komunikasi positif dengan mereka. Dengan melakukan kontak mata dengan audience sesekali, seolah Anda berbicara kepada mereka orang per orang secara pribadi. Sayangnya, model verbatim ini biasa dilakukan oleh pembicara yang tidak berpengalaman atau kurang menguasai permasalahan. Jika tidak dapat dihindari, batasilah.
2. Memorized Metode lain adalah dengan Memorized (mengingat/ menghafal). Beberapa pembicara mempersiapkan apa-apa yang akan dibicarakan di depan publik, kemudian dibaca beberapa kali sehingga hafal (atau hampir hafal). Biasanya kalau berasal dari i de sendiri cukup dibaca sekali dua kali akan mudah hafal. Menghafal teks dengan cara ini masih memiliki risiko. Pertama metode ini akan memperlihatkan kurangnya emosi (kurang greget) di dalam presentasi karena Anda dibebani mengingat teks yang disampaikan. Risiko lain jika Anda lupa pada suatu ungkapan kunci, maka bisa jadi urutan bicara Anda akan menjadi kacau atau bahkan macet.
3. Extemporaneouse (berbicara spontan tanpa persiapan) Yang paling ideal di antara metode ini adalah yang disebut extemporaneuos alias berbicara secara spontan. Pembicara terbaik senantiasa menggunakan cara ini. Ia cukup berpengalaman serta cukup berlatih untuk menguasai materi yang dipresentasikan. Oleh karenanya, slide yang Anda buat hendaknya berupa kerangka pembicaraan yang akan membantu Anda menyampaikan informasi. Bukan keseluruhan teks t eks naskah yang ditayangkan
di layar, lalu Anda dan audience au dience membacanya. Kelemahan metode bicara spontan ini adalah sulitnya dalam mengontrol waktu. Mengenal Model Presentasi Ada tiga model presentasi yang perlu kita kenal. Model Presentasi yang Persuasif. Persuasif artinya merayu, membujuk, menghimbau. Contoh model presentasi ini adalah memperkenalkan produk baru dalam kegiatan marketing, pengarahan pada masyarakat, ceramah/presentasi di bidang kerohanian (agama), dan sebagainya. Model presentasi ini, presenter tidak secara langsung memperoleh hasil
atau
jawaban
dari
audience
apakah
presentasi
yang
disampaikan
dapat
diterima/disetujui dan ditindaklanjuti oleh target penerima informasi atau tidak. Model Presentasi Penyampaian Informasi. Contoh model ini di antaranya seorang manager yang sedang mempresentasikan status dari sebuah proyek atau rangkaian pekerjaan yang ditugaskan kepadanya, laporan finansial, atau kebijaksanaan pemasaran, penyampaian proposal untuk meminta dana. Hasil presentasi model ini sangat menentukan, apakah idenya diterima atau tidak. Selain itu, presenter akan menerima pertanyaan atau memberikan pertanggungjawaban secara langsung terhadap apa yang disampaikan kepada audience-nya. Model Presentasi pelatihan/training. Misalnya pelatihan yang diberikan kepada karyawan baru, pelatihan yang diberikan sehubungan dengan akan diterapkannya sistem ISO, pelatihan kepada para pengajar sehubungan adanya sistem pengajaran yang baru, dan sebagainya.
i.
Pemeriksaan Apa yang Harus Dilakukan Alat atau fasilitas apa yang akan dipergunakan untuk menyajikan presentasi. Akan
berbeda jika Anda harus mempersiapkan presentasi dengan lembaran mika di atas proyektor dengan presentasi memakai bantuan laptop dan LCD projector. Apakah presentasi akan disajikan dengan penjelasan narasi yang direkam atau presentasi yang terputar otomatis terus menerus (looping (looping)) sehingga setiap orang yang lewat dan melihat presentasi ini akan dapat menikmati informsi yang disajikan. Seandainya presentasi dijalankan melalui sebuah laptop yang disediakan orang lain, bukan dari komputer yang Anda pakai menyusun presentasi, periksalah atau ujilah dahulu dengan mencoba menjalankan file presentasi tersebut. A pakah font-font pilihan font-font pilihan Anda tersedia pada laptop tersebut. Jika tidak, konsekuensinya font Anda akan diganti secara otomatis dengan font default yang default yang tersedia. Bisa jadi susunan format dalam slide tersebut menjadi berantakan. Jika Anda akan melakukan presentasi dengan bantuan operator, jangan lupa mengatur pemutusan informasi dari suatu slide ke slide lembar
berikutnya secara jelas. Dengan pengaturan seperti itu, operator yang membantu Anda akan lebih mudah memahami apakah Anda masih membicarakan halaman slide yang ini atau sudah berpindah ke lembar slide berikutnya.
Jika Anda bekerja sendiri, Anda harus berusaha
mengatur fokus tayangan di layar atau di tembok sehingga terlihat sempurna dari segala penjuru dimana audience duduk. Menyiapkan presentasi sesuai dengan tempat dan waktunya seringkali seseorang memiliki sebuah file slide show yang menjadi “senjata”nya untuk melakukan presentasi di segala medan. Misalnya Anda seorang dari devisi marketing atau pelatih yang menjelaskan materi pelatihan di banyak tempat dan lokasi yang seadanya. Disamping itu, sering terjadi sebuah persiapan presentasi yang dilakukan dengan target dan medan tertentu. Berikut ini beberapa pertimbangan dalam menyiapkan presentasi.
j.
Kejelasan Sebuah informasi merupakan data-data yang terstruktur. Tanpa adanya struktur yang
baik, informasi masih merupakan kumpulan data mentah yang belum memiliki makna. Data yang terstruktur, terorganisasi, dan mempunyai bentuk, barulah dapat d ikategorikan sebagai sebuah informasi. Sama halnya dengan susunan kata-kata atau kalimat, belum tentu mampu menjelaskan informasi yang ingin disampaikan. Oleh karenanya, kita masih memerlukan alat lain yang dapat mempresentasikan informasi-informasi, khususnya informasi mengenai data yang bersifat kuantitatif yang dapat menunjang susunan kata agar lebih efektif. Dengan peralatan tersebut, kita dapat menjadikan informasi lebih jelas lagi, khususnya untuk menjelaskan hal-hal sebagai berikut.
Penjelasan mengenai suatu perubahan atau trend tertentu.
Penjelasan data secara berurutan dengan sudut pandang yang berbeda.
Memperlihatkan urutan peristiwa dari sudut yang berbeda.
Menyebutkan urutan peristiwa secara kronologis.
Menampilkan informasi yang mempunyai hubungan dari sudut yang berbeda. Agar informasi dapat diterima lebih jelas oleh audience, Anda dapat memberi sentuhan
visual pada informasi tersebut. Alat bantu untuk visualisasi informasi. Jika informasi yang ingin disampaikan berupa nilai-nilai data, maka untuk menangkap perbandingan atau kecenderungan (trend (trend ) nilai-nilai data, maka lebih tepat bila disajikan dalam bentuk grafik.
k. Penekanan Informasi berbentuk paparan serta analisis, biasanya berisikan pesan-pesan yang majemuk dan mungkin memiliki sifat yang berbeda-beda apabila dilihat dari sudut cara menguraikannya. Walaupun demikian, perbedaan sudut pandang tersebut belum tentu memiliki bobot yang sama. Setidaknya paparan serta analisis itu memiliki pokok dan topik tertentu yang akan diberikan penekanan agar diketahui pembaca p embaca atau audience-nya. Dengan demikian, hal ini berarti dari sekian banyak uraian yang dianggap penting oleh presenternya belum tentu penting bagi pembacanya. Berdasarkan hal ini, presenter harus menyadari bahwa harus ada point-point tertentu yang harus dijadikan pokok bahasan yang diberikan penekanan, penonjolan yang didasarkan atas antisipasi presenter terhadap kebutuhan pembaca atau audience-nya.
l.
Meringkaskan Sebuah laporan maupun penjelasan yang panjang tidaklah efektif untuk disajikan
dalam sebuah presentasi, oleh karenanya dalam menyusun sebuah presentasi haruslah digunakan cara-cara peringkasan dan disajikan secara visual untuk memudahkan audience memahaminya. Dengan grafik/diagram/gambar/foto maupun peraga akan dapat meringkas informasi berupa kata-kata. Sebagai contoh, suatu paparan mengenai urutan dan proses kerjadapat disajikan secara jelas dan singkat
m. Kesamaan Dengan bantuan diagram arus atau flowchart akan dapat dicapai suatu kesamaan pemahaman terhadap suatu informasi yang sifatnya prosedural atau penjelasan tentang jalannya suatu proses. Sebaliknya jika informasi seperti ini diuraikan dengan kata-kata, mungkin akan terjadi distorsi atau penyimpangan, apalagi bila informasi yang disampaikan bersifat multi proses.
n. Penguatan Penguatan adalah suatu proses untuk mengingatkan kembali suatu informasi dengan cara mengulang (repetisi). Cara ini telah lama dikenal dan diterapkan ketika seorang guru mengajar murid murid tingkat prasekolah maupun Sekolah Dasar. Dengan mengulang-ulang
penjelasan atau mengulang bacaan kepada anak SD akan mampu menguatkan ingatan terhadap apa yang dibaca atau diterangkan gurunya. Penguatan informasi pada sebuah presentasi dapat dilakukan dengan cara mengulang inti informasi pada badan teks maupun pada illustrasinya.
o. Berpihaklah pada Audience 6Dalam
melakukan
pendekatan
kepada
publik,
audience,
usahakan
Anda
menempatkan diri pada posisi mereka. Sekalipun Anda seorang pemilik perusahaan yang beraudiensi dengan publik karyawan yang Anda rekrut sendiri, berperan lah seolah Anda pada posisi karyawan. Informasi yang akan disampaikan bisa lebih menyentuh sasaran.
B. SEMINAR a.
Memahami Pengertian Seminar Seminar merupakan suatu pertemuan atau persidangan untuk membahas suatu
masalah di bawah pimpinan ketua sidang (guru besar atau seseorang ahli). Pertemuan atau persidangan dalam seminar biasanya menampilkan satu atau beberapa pembicaraan dengan makalah atau kertas kerja masing-masing. Seminar biasanya diadakan untuk membahas suatu masalah secara ilmiah. Yang berpartisipasi pun orang yang ahli dalam bidangnya. Seminar tentang pemasaran suatu produk, tentu dihadiri oleh para pakar bidang bidan g pemasaran. Seminar pendidikan tentu saja dihadiri oleh para ahli pendidikan. Sementara itu, peserta berperan untuk menyampaikan pertanyaan, ulasan, dan pembahasan sehingga menghasilkan pemahaman tentang suatu masalah. Tidak berarti bahwa kelas tidak bisa menyelenggarakan seminar. Di kelas bisa pula diselenggarakan seminar. Yang penting bahwa kita mencoba membahas suatu masalah dengan argumen-argumen yang logis, tidak emosional. Para pembicaranya pun menggunakan gagasan, pendapat, tanggapan, pembahasan secara ilmiah pula.
b. Menyelenggarakan Seminar Dalam menyelenggarakan seminar kelas, susunlah terlebih dahulu organisasi pelaksanaannya. Seorang yang lain ditugasi sebagai pembahas khusus dari makalah yang disajikan. Seorang ditugasi sebagai moderator. Guru sebagai narasumber dan satu atau dua
orang bertugas sebagai notulis yang bertugas menyusun laporan. Seminar bukan diadakan untuk menetapkan suatu keputusan terhadap masalah yang dibicarakan. Seminar hanya membahas cara pemecahan masalah. Karena inti dari sebuah seminar merupakan sebuah diskusi, laporan seminar pun merupakan laporan hasil diskusi. Oleh karena itu, laporan seminar hendaknya berisi hal-hal yang penting saja. Susunan acara seminar dapat dibuat seperti berikut. a. Laporan ketua. b. Penyajian ketua. c. Pembahasan oleh pembahas. d. Diskusi. e. Penyimpulan. f.
c.
Penutup.
Menyusun Laporan Hasil Seminar Laporan hasil seminar pada dasarnya sama dengan laporan hasil diskusi, terutama
sistematiknya. Yang berbeda ialah materinya, yaitu bahan-bahan yang dilaporkan. Kata seminar berasal dari kata Latin seminarum, seminarum, yang berarti “tanah tempat menanam benih”.Dalam arti konotatif atau asosiatif tanah adalah lahan yang bisa memungkinkan benih tumbuh dan berkembang hingga sampai pada tujuan yang diharapkan. Sebagaimana pula subyek didik, mereka merupakan benih yang akan diolah supaya menjadi insan cerdas, berpribadi baik sehingga menjadi insan utuh baik secara lahir mupun batin. Dalam hal ini sekolah merupakan lahan untuk mengolah melalui peran guru dengan men ggunakan berbagai metode, salah satu di antaranya adalah seminar. Dalam konteks seminar ia memiliki fokus pada suatu topik yang khusus, di mana ruang dan waktunya memberi kesempatan subyek didik dapat berpatisipasi secara aktif mengeluarkan gagasan, berargumentasi dan saling sharing untuk memecahkan masalah ( problem solving). solving). Maka dalam kegiatan seminar seringkali dilaksanakan melalui sebuah proses interaktif yang bersifat dialog antara pemakalah (presenter) dengan para peserta atau audiens yang dipimpin oleh seorang moderator. Dalam hal ini kegiatan seminar lebih bersifat formal sebb pr oses pelaksanaannya menghendaki dengan tata aturan tertentu.
Kegiatan seminar cenderung digunakan oleh kalangan intelektual termasuk di dalamnya adalah untuk tingkatan perguruan tinggi. Dalam hal ini mahasiswa sebagai subyek didik adalah bagian integral tidak terpisahkan yang hadir bersama dosen atau pengajar dengan substansi isi yang arahnya untuk membawa keberadaan mahasiwa untuk mencapai tujuan pembelajaran yang sudah ditentukan. Tidak mengherankan bahwa pada umumnya para peserta seminar memang bukanlah seorang pemula tetapi seminar biasanya disediakan untuk mahasiswa yang telah mencapai tingkatan tertentu. Sistem pendidikan seminar dalam konteks pembelajaran konsepnya lebih mendekatkan
mahasiswa
kepada
topik
yang
akan
dibicarakan.
Maka
dalam
penyelenggaraannya di beberapa tempat seminar dilakukan dengan model atau pola pertanyaan dan jawab bahkan dengan teknik debat antara persenter dengan audiens. Dalam literatur Barat perlu dicatat bahwa di beberapa universitas Eropa, kegiatan seminar dapat berarti kelas kuliah yang besar, khususnya ketika dibawakan oleh ahli yang ditunjuk melakukan presentasi. Dalam D alam konteks ini seorang ahli yang ditunjuk sebenarnya sebe narnya bisa diasosiasikan dosen atau orang ditunjuk untuk menyampaikan materi seminar. Diskusi di atas kiranya dapat ditarik suatu simpulan bahwa pendidikan seminar adalah suatu forum diskusi yang dilakukan secara interaktif antara seorang presenter dengan audiens melalui diskusi untuk tujuan tukar menukar informasi dan juga memecahkan masalah. Seminar adalah sebuah pertemuan khusus yang memiliki teknis dan akademis yang tujuannya untuk melakukan studi menyeluruh tentang suatu topik tertentu dengan pemecahan suatu permasalahan yang memerlukan interaksi di antara para peserta seminar yang dibantu oleh seorang guru besar ataupun cendikiawan. Seminar pada umumnya merupakan suatu bentuk instruksi i nstruksi akademis, baik di lembaga akademis atau ditawarkan oleh sebuah organisasi komersial atau profesional. Seminar berfungsi untuk menyatukan kelompok-kelompok kecil untuk melakukan pertemuan yang berulang, dan berkali-kali dengan fokus pada beberapa mata pelajaran/ topik tertentu, di mana setiap orang yang hadir diminta untuk secara aktif berpartisipasi. Hal ini se ring dicapai melalui dialog Sokrates yang sedang berlangsung dengan pemimpin seminar atau instruktur, atau melalui presentasi yang lebih formal dalam penelitian.
d. Seminar dalam Bisnis
Seminar bisnis digunakan untuk menggambarkan sebuah acara komersial (kadangkadang bebas untuk hadir) dimana delegasi diberikan informasi dan instruksi di dalam suatu subjek dalam berbagai topik, yang didukung oleh para ahli di bidang tersebut. Presentasi seminar juga dimaksudkan untuk peningkatan pengetahuan teknis seseorang. Presentasi juga dapat di-upload di internet untuk referensi lebih lanjut oleh orang-orang. Yang terlibat dalam seminar: 1. Penyaji 3. Moderator 4. Key Speaker : pembahas utama 5. Pimpinan sidang 6. Anggota peserta 7. Tim perumus 8. M C : Pembawa acara
e. Berpidato dalam situasi Formal Selain mampu menulis beragam karya ilmiah dan mempresentasikannya dengan baik, mahasiswa juga dituntut mampu berpidato jika diperlukan. Dalam kenyataannya, baik di kampus maupun di masyarakat, kemampuan berpidato diperlukan oleh mahasiswa.
f.
Pengertian Berpidato Berpidato merupakan suatu wujud kegiatan berbahasa lisan. Oleh sebab itu, berpidato
memerlukan dan mementingkan ekspresi gagasan dan penalaran dengan menggunakan bahasa lisan yang didukung oleh aspek nonbahasa, seperti ekspresi wajah, kontak pandang,dan intonasi suara. Pidato adalah sebuah kegiatan berbicara di depan umum depan umum atau berorasi untuk menyatakan pendapatnya, atau memberikan gambaran tentang suatu hal. Pidato biasanya dibawakan oleh seorang yang memberikan orasi-orasi, dan pernyataan tentang suatu hal/peristiwa yang penting dan patut diperbincangkan. Pidato adalah salah satu teori dari pelajaran bahasa indonesia. indonesia. Pidato biasanya digunakan oleh seorang pemimpin untuk memimpin dan berorasi di depan banyak anak buahnya atau khalayak ramai.
g. Fungsi pidato a. Mempermudah komunikasi Mempermudah komunikasi antar atasan dan bawahan. b. Mempermudah komunikasi Mempermudah komunikasi antar sesama anggota organisasi. anggota organisasi. c. Menciptakan suatu keadaan yang kondusif dimana hanya perlu 1 orang saja yang melakukan orasi melakukan orasi/pidato /pidato tersebut. d. mempermudah komunikasi. Pidato yang baik dapat memberikan suatu kesan positif bagi orang-orang yang mendengar pidato tersebut. Kemampuan berpidato atau berbicara yang baik di depan umum dapat membantu untuk mencapai jenjang karier kari er yang baik. Contoh pidato yaitu seperti pidato kenegaraan, pidato menyambut hari besar, pidato pembangkit semangat, pidato sambutan acara atau event, dan lain sebagainya. Dalam berpidato, penampilan, gaya bahasa, dan ekspresi kita hendaknya doperhatikan serta kita harus percaya diri menyampaikan isi dari pidato kita, agar orang yang melihat pidato kita pun tertarik dan terpengaruh oleh pidato yang kita sampaikan
h. Praktik pidato Biasanya dipraktikkan oleh pemimpin organisasi kepada anak buah organisasinya. Dipraktikkan oleh pemimpin atau pejabat negara guna mempermudah adanya komunikasi sehingga terciptanya keadaan yang demokratis. demokratis. Dipraktikkan untuk menenangkan massa/ massa/ khalayak ramai. Biasanya seorang pemimpin atau orang yang berpengaruh diwajibkan untuk menguasai teori menguasai teori pidato.
Contoh pidato Pidato kenegaraan Pidato wisuda Pidato kepemimpinan Pidato keagama
Metode Pidato Impromptu : yaitu metode berpidato yang serta merta tanpa adanya persiapan. Memoriter : yaitu metode berpidato dengan menghapalkan naskah pidato terlebih terlebih dahulu. Naskah : yaitu metode berpidato dengan de ngan membacakan teks/naskah pidato. Ekstemporan : yaitu metode berpidato dengan terlebih dahulu menyiapkan garis-garis besar konsep pidato yang akan disampaikan.
Kriteria Berpidato Pidato yang baik ditandai oleh beberapa kriteria. Kriteria tersebut adalah sebagai berikut. (a) Isinya sesuai dengan kegiatan yang berlangsung, (b) isinya menggugah dan bermanfaat bagi pendengar, (c) isinya tidak menimbulkan pertentangan sara, (d) isinya jelas, (e) isinya benar dan objektif, (f) bahasa yang dipakai mudah dipahami, (g) bahasanya disampaikan secara santun, rendah hati dan bersahabat. Tidak semua orang memahami cara berpidato yang baik, yang biasa menyampaikan materi pidato dengan tepat sasaran tanpa harus mengalami demam panggung. Sebelum berpidato ada beberapa hal penting yang harus dipersiapkan. Persiapan ini memainkan memainkan peranan yang sangat sangat penting dalam dalam mendukung keberhasilkan dalam berpidato.
i.
Persiapan pidato antara lain sebagai berikut :
1.
Menentukan Tujuan Pidato Tujuan dalam berpidato harulah jelas, untuk apa kamu berpidato, apakah
memberitahu, menghibur atau membujuk. Selain itu juga harus merumuskan dengan jelas tujuan khususnya, yaitu tanggapan apa yang diharapkan setelah pidato itu selesai.
2.
Memilih dan menyampaikan pokok persoalan Terkadang pokok persoalan sudah ditentukan oleh panitia p anitia sebelumnya, terkadang pun
sang pembicara juga diberikan kebebasan untuk memilih pokok persoalan dalam berpidato. Tapi walaupun persoalan itu sudah ditentukan atau belum, pembicara wajib menyempitkan pokok persoalan ini, untuk disesuikan dengan kesanggupannya atau kemampuannya, minatnya dan waktu yang disediakan untuk berpidato.
3.
Menganalisis pendengar dan suasana Pembicara harus berusaha mengetahui siapa yang akan menjadi pendengarnya. Jumlah
mereka banyak atau sedikit, mereka umumnya tergolong terpelajar atau tidak, bagaimana suasana dalam pidato nanti, apakah hadirin duduk atau berdiri, pagi atau siang, di salam ruangan atau di tanah lapang, dan sebagainya. Semua itu harus diperhitungkan agar pidatonya bisa berhasil.
4.
Mengumpulkan bahan Pembicara dapat mengumpulkan bahan yang sesuai dengan pokok masalah yang akan
disampaikan melalui banyak cara, diantaranya adalah : a). Membaca buku, majalah, koran dan sumber-sumber pengetahuan lain yang sesuai dengan pokok masalah yang akan di sampaikan, b). Berusaha menambah wawasan atau bertanya kepada orang yang lebih tahu, c). Mengingat kembali pengamalaman pribadi yang relevan. relevan .
5.
Membuat kerangka Berdasarkan bahan bahan yang berhasil dikumpulkan itu lalu disusun pokok-pokok yang
akan dibicarakan menurut urutan yang baik. Di bawah pokok-pokok utama tadi diadakan perincian lebih jauh, dengan itu pengertian bahwa bagian-bagian yang terperinci itu harus memperjelas pokok-pokok utama tadi.
6.
Menguraikan secara mendetail Setelah kerangka selesai disusun, maka pembicara bebas memilih, yaitu berbicara
bebas dengan sekali-kali melihat kerangka (metode ekstemporan), atau menggarap pidato secara lengkap kata demi kata, kemudian dibacakan atau dihafalkan (metode naskah atau metode menghafal). Jadi, cara menguraikan kerangka pidato itu tergantung pada metode apa yang dipilih.
7.
Melatih dengan suara nyaring Setelah semua persiapan selesai, pembicara sudah bisa mulai latihan berpidato dengan
suara keras seperti yang akan dilakukan dalam pidato yang sesungguhnya.
Berhasil atau tidaknya dalam berpidato banyak ditentukan oleh persiapan pidato. Jadi, jika ingin berhasil dalam berpidato, alangkah baiknya jika tujuh tahapan di atas jangan lupa untuk dipersiapkan
j.
Tata Tertib dan Etika Berpidato Tata cara berpidato merujuk kepada langkah-langkah dan urutan untuk memulai,
mengembangkan, dan megakhiri pidato. Sementara itu, etika berpidato merujuk kepada nilai-nilai kepatutan yang perlu diperhatikan dan dijunjung ketika seseorang berpidato. Langkah-langkah dan urutan berpidato secara umum diawali dari pembukaan, sajian isi, dan penutup. Pembukaan biasanya berisi sapaan kepada pihak-pihak yang diundang atau hadir dalam suatu acara. Selanjutnya sajian isi merupakan hasil penjabaran gagasan pokok yang akan disampaikan dalam pidato. Sebagai hasil penjabaran gagasan pokok, sajian isi perlu diperinci sesuai dengan waktu yang disediakan. Kemudian, penutup pidato berisi penyegaran kembali gagasan pokok yang telah dipaparkan dalam sajian isi, harapan dan ucapan terima kasih (sekali lagi) atas partisipasi semua pihak dalam acara yang sedang berlangsung Etika berpidato akan menjadi pegangan bagi siapa saja yang akan berpidato. Ketika berpidato, kita tidak boleh menyinggung perasaan orang lain, sebaliknya berupaya untuk menghargai dan membangun optimisme bagi pendengarnya. Selain itu, keterbukaan, kejujuran, empati, dan persahabatan perlu diusahakan dalam berpidato.
