BAB 1 PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Perkembangan dunia usaha saat ini semakin bertambah pesat, sehingga perusahaan di dalam mengelola usaha diharapkan mampu mengunakan sumber daya manusia dengan baik dan benar. Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor kunci dalam reformasi ekonomi, yakni bagaimana menciptakan sumber daya manusia yang berkualitas dan memiliki keterampilan serta berdaya saing tinggi dalam persaingan global yang selama ini kita abaikan. Hamid (2003:40) berpendapat bahwa “Karyawan yang profesional dapat diartikan sebagai sebuah pandangan untuk selalu berfikir, kerja keras, bekerja sepenuh waktu, disiplin, jujur, loyalitas tinggi, dan penuh dedikasi demi untuk keberhasilan pekerjaannya”. Menurut Robbins (2006:56) “Kinerja karyawan adalah banyaknya upaya yang dikeluarkan individu dalam mencurahkan tenaga sejumlah tertentu pada pekerjaan”. Kesediaan dan ketrampilan seseorang tidak cukup efektif untuk mengerjakan sesuatu tanpa pemahaman yang jelas tantang apa yang dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya. Dalam bidang personalia permasalahan yang mungkin timbul adalah dari seleksi penerimaan karyawan, penempatan posisi sampai dengan pemberhentian karyawan. Kebutuhan karyawan baru didalam perusahaan tidak bisa dipastikan, walaupun sudah direncanakan dengan sebaik- baiknya. Hal ini dikarenakan berbagai faktor yang timbul baik dalam perusahaan (faktor intern) maupun faktor yang berasal dari luar perusahaan (faktor ekstern). Untuk itu sebelum melakukan seleksi pemilihan karyawan perusahaan menentukan kebutuhan karyawan yang dibutuhkan baik kualitas maupun kuantitas (jumlah). Pelaksanaan seleksi merupakan salah satu bagian penting dalam aktivitas atau kegiatan Manajemen Sumber Daya Manusia. Terutama untuk pengadaan tenaga kerja, karena dengan adanya seleksi maka 1
akan menghasilkan karyawan-karyawan yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan baik dan segi jumlah maupun mutu, yang akan menjamin kelancaran tugas-tugas dan jalannya aktivitas. Guna mendapat karyawan seperti yang diharapkan, perusahaan harus melakukan penyeleksian karyawan dengan selektif agar calon karyawan tersebut dapat berkerja dengan baik. Menurut Alex Nitisemito (1998:225) “Seleksi adalah kegiatan suatu peusahaan untuk dapat memilih karyawan yang paling tepat dalam jumlah yang cepat pula dari calon - calon yang dapat ditariknya. Setiap perusahaan juga harus dapat melakukan seleksi secara efektif dan efisien, dengan demikian metode seleksi yang dilaksanakan tersebut harus dapat memilih atau menetapkan karyawan yang paling tepat”. Menurut Manulang (1996:16) dalam melakukan pemilihan karyawan dapat dilakukan pemilihan melalui tiga tahap yaitu : 1. Menentukan
Analisis
description, yaitu
Jabatan
dalam
rangka
mendapatkan
job
menentukan sifat jabatan yang sesuai dengan
pekerjaan. 2. Mengadakan recruitment atau penarik, yaitu proses dimana karyawan ditarik melalui sumber- sumber karyawan. 3. Mengadakan pemilihan karyawan yang tersedia. Penarikan karyawan baru didalam perusahaan menjadi tanggung jawab pada departemen personalia, karena penarikan karyawan sangat erat hubungannya dengan proses seleksi penerimaan karyawan. Didalam penerimaan karyawan baru selalu memperhatikan faktor - faktor yang dirasa memang cukup memadai dan dirasa cukup untuk memenuhi persyaratan yang sesuai dengan persyaratan untuk melakukan perkerjaan sesuai dengan bidang yang
dibutuhkan,
karenanya
akan
berpengaruh
bagi
produktivitas
perusahaaan. Menurut Simamora (2007:234) “Proses seleksi yang baik dan benar akan membuat karyawan memiliki semangat dalam bekerja, karena bidang yang digelutinya merupakan apa yang diminati oleh dirinya dan pekerjaan itu merupakan sesuatu hal yang dik uasai dengan baik”
2
Salah satu faktor yang dibutuhkan agar calon karyawan dapat berkerja lebih baik maka dibutuhkannya penempatan posisi berkerja yang sesuai dengan bidangnya, maka masing-masing karyawan perusahaan berharap dalam mencapai tujuan berkerja akan lebih mudah. Menurut Namawi (1997:79) “Penempatan adalah penugasan seorang pekerja pada suatu jabatan atau unit kerja dilingkungan suatu perusahaan”. Para karyawan baru yang telah selesai menjalankan program orientasi harus segera mendapatkan tempat pekerjaan yang sesuai dengan bakat dan keahlian yang dimilikinya. Penempatan karyawan baru berarti mengalikasikan para karyawan pada posisi kerja tertentu. Setiap instansi atau perusahaan harus dapat
memilih
dan menentukan karyawan
yang
berkompeten untuk mengisi jabatan yang kosong agar tugas pokok pada jabatan tersebut dapat dilaksanakan, untuk itu harus diperoleh pekerja yang memiliki kemampuan sesuai dengan jabatan yang akan menjadi tanggung jawab dengan kata lain calon yang di tempatkan harus memiliki kompetensi yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan dalam suatu jabatan secara efektif dan efesien. Seleksi penerimaan karyawan dan penempatan posisi merupakan bagian yang sangat penting dalam menciptakan kinerja karyawan. Bagi manajemen personalia dalam menentukan akan diterimanya atau tidak diterimanya calon karyawan tersebut merupakan salah satu kegiaatan yang benar- benar harus dicermati, karena dalam hal ini pihak personalia memperoleh banyak data atau masukan dari karyawan baik secara langsung maupun tidak langsung.
1.2 Tujuan dan Manfaat Makalah ini dibuat selain untuk memenuhi kewajiban dalam pengumpulan tugas kelompok mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia juga agar dapat menjelaskan secara menyeluruh tentang definisi, manfaat dan metode dalam analisis jabatan (Job Analysis), uraian jabatan (Job Description) dan spesifikasi jabatan (Job Spesification)
3
BAB 2 JOB ANALYSIS, JOB DESCRIPTION, JOB SPESIFICATION
2.1 JOB ANALYSIS 2.1.1 Pengertian Analisis Jabatan (Job Analysis) Perkembangan organisasi dan perubahan struktur dalam organisasi menyebabkan kebutuhan akan pekerjaan baru semakin meningkat. Sebelum organisasi melakukan seleksi terhadap karyawan yang akan menduduki jabatan yang baru, maka manajer sumber daya manusia perlu mengetahui dan mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan dilakukan dan bagaimana pekerjaan dilakukan serta jenis personal yang bagaimana yang layak menduduki pekerjaan tersebut. Dalam hal ini, organisasi perlu menetapkan
standar-standar
pekerjaan
dan
kriteria
keterampilan,
pendidikan, dan pengalaman yang diperlukan. Untuk mengetahui jenis pekerjaan, bagaimana melakukan pekerjaan dan siapa yang tepat untuk melakukan pekerjaan itu perlu dilakukan analisis terhadap pekerjaan itu sendiri yang disebut sebagai analisa jabatan (job analysis).
Dessler
(1997),
mengungkapkan
bahwa
analisa
jabatan
merupakan prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut. Dalam pengertian ini, dessler menekankan pada dua aspek, yaitu meyangkut isi pekerjaan dan orang yang melaksanakan pekerjaan. Dalam pengertian lain, Mathis dan Jakson (2000) mengartikan analisis pekerjaan sebahai berikut; “A Systematic may to gather and analyze information about the content and the human requirements of jobs, and the context in which jobs are performed”. “Analisis jabatan merupakan cara sistematik untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang isi dan personal yang dipersyaratkan dalam jabatan, dan dalam hubungannya dengan prestasi jabatan”. Lebih lanjut, Mathis dan Jackson memisahkan antara jabatan (jobs) dan posisi (position). Jabatan, dalam pengertiannya adalah sekelompok 4
tugas, kewajiban, dan tangggung jawab. Sedangkan position diartikan sebagai prestasi jabatan yang dilakukan oleh seseorang. Informasi yang diperoleh dari analisa jabatan tersebut dapat digunaan untuk menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang yang akan menduduki jabatan tertentu. Adapun hasil dari analisa jabatan tersebut dapat berupa deskripsi jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job specification). Deskripsi jabatan adalah suatu pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. Sedangkan spesifikasi jabatan merupakan pernyataan tertulis yang menunjukkan siapa yang akan melakukan pekerjaan itu dan persyaratan yang diperlukan terutama menyangkut keterampilan, pengetahuan dan kemampuan individu.
2.1.2
Manfaat Analisis Jabatan Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya
Manusia sangat bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisis jabatan. Oleh karena itu, informasi dari analisis jabatan dapat digunakan untuk kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1. Untuk keperluan penarikan dan seleksi. Penarikan dan seleksi karyawan dapat dilaksanakan apabila manajemen sudah mendapatkan gambaran yang jelas tentang jenis dan karakteristik pekerjaaan. Dengan memahami karakteristik pekerjaan maka akan dapat ditetapkan siapa personel/ orang yang tepat untuk memangku jabatan tertentu tersebut. Selain itu setiap pekerjaan memerlukan tingkat pengetahuan, ketrampilan dan kemampuan yang berbeda-beda.
2. Untuk keperluan kompensasi. Besarnya gaji atau upah karyawan bergantung pada pekerjaan apa yang mereka lakukan dalam organisasi. Bagi karyawan yang memiliki keterampilan dan pendidikan yang tinggi tentu akan memperoleh gaji yang
5
lebih besar dibanding dengan karyawan yang hanya memiliki keterampilan dan pendidikan terbatas.
3. Untuk keperluan penilaian kinerja. Dalam analisis jabatan, setiap pekerjaan ditetapkan standar-standar kinerja. Para karyawan harus dievaluasi berdasarkan seberapa baik mereka menyelesaikan tugas yang ditetapkan dalam deskripsi pekerjaan mereka dan tujuan-tujuan spesifikasi lain yang telah ditentukan. Manajer cukup membanding antara kinerja aktual dengan kinerja standar yang ditetapkan.
4. Keselamatan dan Kesehatan Informasi yang diperoleh dari analisis pekerjaan juga bermanfaat dalam mengidentifikasi masalah-masalah keselamatan dan kesehatan. Sebagai contoh, para karyawan perlu memberi pernyataan apakah suatu pekerjaan mengandung bahaya atau tidak. Diskripsi/spesifikasi pekerjaan harus mencerminkan kondisi tersebut. Di samping itu membutukan informasi khusus mengenai bahaya-bahaya tersebut agar mereka dapat menjalankan pekerjaan mereka dengan aman.
5. Hubungan Karyawan dan Perburuhan Informasi analisis pekerjaan juga penting dalam hubungan kekaryawanan dan perburuhan. Ketika para karyawan diperimbangkan untuk promosi, transfer, atau demosi, deskripsi pekerjaan memberikan standar evaluasi dan perbandingan bakat. Lepas dari apakah perusahaan memiliki serikat atau tidak, informasi yang diperoleh melalui analisis pekerjaan seringkali dapat menghasilkan keputusan-keputusan sumber daya manusia yang objektif.
6. Untuk keperluan pelatihan. Apabila karyawan yang diterima belum cukup keterampilannya untuk melaksakan tugas, maka manajer dapat memutuskan untuk segera memberikan pelatihan tambahan. 6
2.1.3
Proses Analisis Jabatan Mathis and Jackson (2000), mengembangkan lima tahapan dalam
proses analisis jabatan yang harus diadakan dengan suatu cara yang efektif. Lima tahapan itu nampak dalam gambar 1.1
Gambar 1.1 Tahapan Dalam Proses Analisa Jabatan PLANNING THE JOB ANALYSIS A. Identify objective of job analysis B. Obtain top management support
↓ PREPARING AND COMMUNICATION THE JOB ANALYSIS A. Identify job and methdology B. Review existing job documentation C. Communicate process to manager and employees
↓
CONDUCTING THE JOB ANALYSIS A. Gather job analysis data B. Review and compile data
↓ DEVELOPING JOB DESCRIPTION AND JOB SPECIFICATION A. B. C. D.
Draft job descriptions and specification Review draft with manager and employees Identify recommendations Finalize job/description and recomendations
↓
MAINTANNING AND UPDATING JOB DESCRIPTION AND JOB SPECIFICATION A. Update job description and specifications as organization changes B. Periodically review all jobs
7
Penjelasan : 1.
Planning the Job Analysis Sebelum mengumpulkan data dari para manajer dan karyawan,
adalah penting untuk melakukan proses perencanaan terhadap analisis jabatan. Permasalahan utama dalam perencanaan analisis pekerjaan adalah menjawab dan mengidentifikasi sasaran dan analisis pekerjaan itu. Selanjutnya perencana meminta persetujuan dan dukungan dari manajemen puncak untuk menghindari munculnya keresahan dan resisensi manajerial dan karyawan.
2.
Preparing and Communication the Job Analysis Pada tahap ini, pegawai yang akan dilibatkan dalam melakukan
analisis pekerjaan dan metode yang akan digunakan harus diidentifikasi. Apakah mereka yang dilibatkan itu termasuk kelompok pegawai harian, untuk salah satu divisi, atau seluruh pegawai yang ada dalam organisasi. Kegiatan lain dalam tahap ini adalah mengkaji dokumentasi pekerjaan yang ada, baik menyangkut struktur organisasi maupun sumber daya yang tersedia. Terakhir adalah mengkomunikasikan proses kepada para manajer dan pegawai untuk menghindari keresahan tadi.
3.
Conducting the Job Analysis Pada tahap ini analisis sudah dapat dilakukan. Berbagai data yang
diperlukan dikumpulkan melalui sebuah angket yang disertai dengan sebuah surat yang menjelaskan proses dan instruksi untuk pengisian dan mengembalikan angket analisis pekerjaan itu. Setelah data terkumpul, kegiatan berikutnya adalah melakukan pemilahan (sortir) menurut kelompok atau unit-unit. Bila perlu untuk mencocokan data perlu digunakan wawancara atau pertanyaan tambahan.
4. Developing Job Descriptions and Job Specifications Apabila data yang dikumpulkan sudah sesuai, maka selanjutnya menyiapkan draft uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Begitu draft 8
tersebut rampung diisi, selanjutnya ditinjau ulang oleh manajer. Setelah selesai ditinjau oleh manajer, uraian pekerjaan kemudian didistribusikan oelh bagian SDM ke para manajer, supervisor, dsn pegawai.
5.
Maintaining and Updating Job Description and Job Specification Begitu uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan telah selesai dan
ditinjau ulang oleh semua individu yang sesuai, sebuah system harus dikembangkan untuk menjaga keakuratannya. Satu cara efekitf untuk menjamin terjadinya tinjauan ulang yang akurat adalah menggunakan uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dalam aktivitas SDM lainnya. Misalnya, setiap kali terjadi kekosongan, uraian dan spesifikasi pekerjaan harus ditinjau ulang dan direvisi secara tepat sebelum kegiatan perekrutan dan seleksi dimulai.
2.1.4 Metode Analisis Jabatan Untuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan berbagai cara. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi adalah wawancara, angket, observasi, diary or log, dan kombinasi metode. 1.
Metode Wawancara Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat
pekerjaan mereka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan wawancara penyelia (Dessler : 1997). Dalam beberapa keadaan, seperti pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai yang melakukan setiap pekerjaan. Kemudian analis biasanya menghubungi supervisor untuk memperoleh informasi tambahan dalam rangka memeriksa ketepatan informasi yang diperoleh dari karyawan dan mengklarifikasi hal-hal tertentu. 9
2.
Metode Observasi Metode
observasi
adalah
metode
yang
digunakan
dalam
mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu.
3.
Metode Angket Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk
memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugastugas yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat. Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji kuisioner tersebut.
4.
Metode Catatan Karyawan (Diary) Metode yang menganalisis pekerjaan dikumpulkan dengan meminta
para karyawan mendeskripsikan aktivitas kerja mereka sehari-hari dalam sebuah buku harian atau log. Daam metode ini, masalah di mana para karyawan membesar-besarkan pentingnya pekerjaan mungkin dapat di atasi.
10
5.
Kombinasi Metode Biasanya analisis tidak enggunakan satu metode analisis pekerjaan
secara eksklusif. Kombiasi dari berbagai metode seringkali lebi tepat. Dalam menganalisis pekerjaan-pekerjaan klerikal dan administratif, analisis mungkin menggunakan kuesioner didukung dengan wawancara dan observasi terbatas. Dalam mempelajari pekerjaan-pekerjaan produksi, wawancara dilengkapi observasi kerja yang ekstensif, bisa memberikan data yang di perlukan. Pada dasarnya, analisis harus menggunakan kombinasi beberapa teknik yang dibutuhkan untuk menghasilka deskripsi atau spesifikasi pekerjaan yang akurat.
11
2.2
JOB DESCRIPTION 2.2.1 Pengertian Job Description Menurut Stone, 2005 Job description (deskripsi pekerjaan) atau deskripsi
posisi adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan mengapa pekerjaan ada, apa yang
dilakukan
pemegang
pekerjaan
sebenarnya,
bagaimana
mereka
melakukannya dan dalam kondisi apa pekerjaan itu dilakukan. Tidak ada format standar yang digunakan untuk menulis deskripsi pekerjaan; format, pada kenyataannya, tergantung pada preferensi manajemen dan bagaimana deskripsi pekerjaan akan digunakan. Sedangkan menurut Grensing & Pophal, 2006, deskripsi pekerjaan adalah rekaman tertulis mengenai tanggung jawab dari pekerjaan tertentu. Dokumen ini menunjukkan
kualifikasi
yang
dibutuhkan
untuk
jabatan
tersebut
dan
menguraikan bagaimana pekerjaan tersebut berhubungan dengan bagian lain dalam perusahaan. Sehingga dapat disimpulkan bahwa deskripsi pekerjaan adalah penyataan tertulis mengenai gambaran suatu pekerjaan, kondisinya, dan hubungannya dengan bagian lain dalam organisasi.
2.2.2 Manfaat dan Tujuan Job Description Menurut indosdm.com manfaat dari job description adalah: a. Membantu atasan dan bawahan mengerti: Mengapa suatu jabatan diadakan dan Apa tujuan utamanya. b. Sebagai
Alat
Managemen
untuk
mengintegrasikan
fungsi-fungsi:
Performance Management, Staffing & Selection, Organization Design, Reward System, Career Development & Training.
Untuk setiap posisi dalam perusahaan, ilmusdm.wordpress.com, job description juga memberikan manfaat, di antaranya: a. Atasan– untuk mengoptimalkan peran dan tanggungjawab bawahan b. Pimpinan Organisasi– untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal.
12
c. Pemegang jabatan– sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi d. Perekrut– untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling cocok sesuai kebutuhan jabatan e. Trainer– untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan f. Assessor– untuk melakukan analisa terhadap pemegang jabatan (competency assessment, in-depth interview dll) g. Perencana Karir (Succession Planner)– untuk menempatkan individu sesuai dengan peran, tanggungjawab dan kebutuhan organisasi. h. Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (Organization Development & Planner) –untuk membuat perencanaan pengembangan organisasi yang membutuhkan pemahaman tentang jabatan dan jenis peran / tanggungjawab yang diperlukan i. Job Evaluator–untuk membobot jabatan dan membandingkan jabatan lain di dalam organisasi. Sedangkan tujuan dari dibuatnya job description adalah karena: a.
Konsistensi pekerjaan menjamin kehidupan bisnis yang teratur
b.
Keberhasilan atau kegagalan semua organisasi tergantung pada prinsip : ”Adanya Jabatan yang benar yang dilakukan oleh orang-orang yang benar dengan cara yang benar “
c.
Bahwa seperti waktu kita diserap untuk bekerja, oleh karena itu harus ada penyusunan job description yang baku dan benar
2.2.3 Elemen-elemen Job Description Dalam menyusun job description menurut Stone, 2005 maka setidaknya harus disebutkan secara jelas dan ringkas mengenai elemen-elemen dalam job description, yaitu: a. Job Identification (Identifikasi Pekerjaan) Bagian identifikasi pekerjaan menempatkan pekerjaan dalam struktur organisasi. Ini mencakup informasi mengenai judul jabatan karyawan, deparmen dan hubungan pelaporan. Judul jabatan harus deskriptif, bermakna dan konsisten dengan posisi sebanding dalam 13
organisasi. Sebuah judul yang secara akurat mengidentifikasi pekerjaan untuk: 1) Menyediakan informasi karyawan dan mendorong harga diri 2) Mengidentifikasi hubungan pekerjaan 3) Membandingkan posisi dengan pekerjaan yang serupa di organisasi Informasi tambahan dapat termasuk kode pekerjaan, status pekerjaan (dibebaskan/non dibebaskan, penuh waktu/paruh waktu/santai), kelas pekerjaan atau poin, kisaran gaji, tanggal ditulis, nama siapa pun yang menulis deskripsi pekerjaan , dan nama dan posisi orang menyetujui deskripsi.
b. Job Objective (Tujuan Pekerjaan) Tujuan pekerjaan menjelaskan secara singkat mengapa pekerjaan itu ada - yaitu, tujuan utama atau tujuan
posisi. Idealnya, harus
menggambarkan esensi dari pekerjaan itu dalam kurang dari 25 kata.
c. Duties and Responsibilities (Tugas Dan Tanggung Jawab) Bagian ini berisi daftar tugas pekerjaan utama dan tanggung jawab. Ini adalah jantung dari deskripsi pekerjaan dan harus menunjukkan dengan jelas dan spesifik apa yang harus dilakukan karyawan. Mengingat perubahan yang cepat, kebutuhan untuk meningkatkan kinerja, fleksibilitas dan multiskilling, tugas dan tanggung jawab semakin sering dinyatakan sebagai standar kinerja berasal dari tujuan strategis bisnis organisasi. Namun demikian, banyak format deskripsi pekerjaan masih mendaftar standar kinerja secara terpisah (atau tidak sama sekali). Lima sampai delapan pernyataan tugas utama dan tanggung jawab cukup untuk menggambarkan sebagian besar pekerjaan. Sebuah kesalahan umum dalam bagian ini adalah daftar setiap tugas, tugas dan tanggung jawab terlepas dari pentingnya. Sebuah tugas atau tugas yang sering dilakukan tidak perlu signifikan dalam mencapai tujuan pekerjaan. Sebuah tugas utama dan tanggung jawab adalah satu dari yang penting di mana non-kinerja atau substandar kinerja akan secara signifikan mempengaruhi 14
hasil yang dibutuhkan dan permintaan tindakan perbaikan oleh manajemen. Pemegang pekerjaan, khususnya, cenderung untuk memenuhi deskripsi pekerjaan ketika mereka tahu mereka sedang digunakan untuk tujuan evaluasi pekerjaan. Dengan demikian, adalah penting bahwa pernyataan ini jelas dan ringkas dan memberikan gambaran yang akurat dari kata menggambarkan tugas utama dan tanggung jawab dicakup oleh pekerjaan. Mereka paling baik dinyatakan sebagai daftar dari hasil bahwa pekerjaan ini dirancang untuk mencapai jadi kinerja pekerjaan dapat diukur secara obyektif.
d. Relationships (Hubungan) Bagian ini mengidentifikasi hubungan dengan posisi lainnya (di dalam dan luar organisasi) yang diperlukan untuk kinerja yang memuaskan. Contohnya, posisi apa yang melapor langsung untuk pekerjaan ini? Apa kontak pekerjaan yang paling sering dalam organisasi itu? Apa kontak pekerjaan yang paling sering dan penting di luar organisasi?
e. Know-How (Pengetahuan/Mengetahui-Bagaimana) Bagian
pengetahuan
berurusan
dengan
tingkatan
minimal
pengetahuan, keterampilan, kemampuan, pengalaman dan kualifikasi formal diperlukan untuk melakukan pekerjaan. Misalnya, apa saja kualifikasi akademik minimum yang diperlukan? Kemampuan TI apa yang dibutuhkan? Berapa banyak dan apa jenis pengalaman yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan itu dengan berhasil?
f. Problem Solving (Pemecahan Masalah) Bagian pemecahan masalah mengidentifikasi jumlah pemikiran original yang diperlukan dalam pengambilan keputusan dan lingkungan di mana
pemecahan
masalah
terjadi.
Misalnya,
apakah
pekerjaan
membutuhkan solusi sederhana, rutin dan berulang atau solusi kompleks, 15
bervariasi dan kreatif? Apakah lingkungan bisnis yang stabil atau dinamis? (Misalnya, tidak ada persaingan atau bahkan banyak persaingan).
g. Accountability (Akuntabilitas) Rincian akuntabilitas merinci dampak keuangan dari pekerjaan dengan mengidentifikasi nilai dolar aset, volume penjualan, penggajian, dan sebagainya untuk pekerjaan yang bertanggung jawab. Ini, mengukur jawaban-kemampuan untuk tindakan yang diambil pada pekerjaan.
h. Authority (Kewenangan) Hal ini mengidentifikasi hak-hak tertentu dan keterbatasan yang berlaku untuk otoritas pengambilan keputusan - dalam kata lain, kebebasan untuk bertindak. Sebagai contoh, keputusan apa yang dapat dibuat tanpa mengacu pada atasan? Apa keputusan harus dirujuk kepada atasan? Apakah pekerjaan itu melibatkan hak untuk mempekerjakan dan memecat? Apa batas dolar spesifik ada pada otoritas pengambilan keputusan?
i. Special Circumstances (Keadaan Khusus) Bagian keadaan khusus berkaitan dengan apa yang khusus, tidak biasa atau berbahaya mengenai posisi dan atau lingkungan tempat pekerjaan itu dilakukan (misalnya, kotor, berdebu, berbahaya, tekanan tinggi, jam panjang).
j. Performance Standards (Standar Kinerja) Bagian ini mengidentifikasi (a) standar yang dibutuhkan untuk kinerja yang efektif dan (b) tindakan untuk mengevaluasi kinerja. k. Trade Union/Professional; Associations (Serikat Pekerja/Profesional; Asosiasi) Bagian ini mengidentifikasi asosiasi profesi atau perdagangan keanggotaan serikat yang diperlukan.
16
l. Licenses (Lisensi) Bagian ini menyoroti lisensi khusus atau pendaftaran yang diperlukan (misalnya, licenseto praktek psikologi atau pengobatan).
2.2.4 Pedoman Uraian Pekerjaan Meskipun gaya dan format deskripsi pekerjaan sangat ditentukan oleh penggunaan dan preferensi organisasi, ada beberapa pedoman standar untuk menulis deskripsi pekerjaan yang efektif: a. Daftar tugas dan tanggung jawab dalam urutan yang logis b. Tugas bagian terpisah dan tanggung jawab jelas, sederhana dan ringkas c. Memulai setiap kalimat dengan kata kerja tindakan d. Menggunakan istilah kuantitatif dimana memungkinkan untuk mencapai objektivitas yang lebih besar dan kejelasan e. Menggunakan istilah khusus daripada yang tidak jelas f. Menggunakan terminologi yang tersatandar g. Jawab pertanyaan apa, bagaimana, kapan, mengapa. Ini akan membantu menghasilkan deskripsi pekerjaan lengkap Jelas identitas hasil akhir atau standar kinerja yang akan dievaluasi
17
2.3 JOB SPECIFICATION 2.3.1 Pengertian Spesifikasi Jabatan The knowledge, skills, and abilities (KSAs) an individual needs to perform a job satisfactorily.(Robert L. Mathis and John H. Jackson) Spesifikasi jabatan (job specification) menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan faktor-faktor manusia yang diisyaratkan (Handoko : 1996). Di dalam spesifikasi jabatan ditentukan kemampuan dan bakat dasar yang harus dimiliki untuk menjalankan pekerjaan. Pada umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas yang diikuti oelh kualifikasi definitive yang dibutuhkan dari calon yang memangku jabatan itu. Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan bertanggung jawab. Seorang karyawan akan mau dan mampu bekerja dengan baik jika ia ditempatkan pada posisi jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya serta kebutuhannya dapat terpenuhi dengan ia melakukan pekerjaan itu. Oleh sebab itu, perusahaan harus bisa menempatkan karyawan sesuai dengan minat dan kemampuannya serta memperhatikan kebutuhannya. Disamping itu, dengan menempatkan karyawan pada suatu jabatan yang sesuai dengan kualifikasi yang dimilikinya berarti para karyawan telah diberi kesempatan untuk mengembangkan diri dan merealisasikan potensinya seoptimal mungkin. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan uraian jabatan, tetapi dapat juga disusun secara terpisah. Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah: 1.
Persyaratan pendidikan, latihan, dan pengalaman kerja
2.
Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
3.
Persyaratan fisik dan mental
4.
Persyaratan umur dan jenis kelamin.
18
Jadi, spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum seseorang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten Dari beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa Spesifikasi jabatan menerjemahkan deskripsi pekerjaan ke dalam kualifikasi manusia dengan menguraikan persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Seorang karyawan akan mau dan mampu bekerja dengan baik jika ia ditempatkan pada posisi jabatan yang sesuai dengan minat dan kemampuannya serta kebutuhannya dapat terpenuhi dengan ia melakukan pekerjaan itu. Oleh sebab itu, perusahaan harus bisa menempatkan karyawan sesuai dengan minat dan kemampuannya serta memperhatikan kebutuhannya. Disamping itu, dengan menempatkan karyawan pada suatu jabatan yang sesuai dengan kualifikasi yang dimilikinya berarti para karyawan telah diberi kesempatan untuk mengembangkan diri dan merealisasikan potensinya seoptimal mungkin.
2.3.2 Tujuan menyusun spesifikasi jabatan 1.
Menemukan pekerja yang prospektif Spesifikasi jabatan penting dalam mendapatkan calon karyawan
untuk pekerjaan tertentu sesuai rumusan spesifikasi jabatan yang ada . juga akan membantu dalam proses seleksi, serta membantu menyediakan daftar pertanyaan penting untuk wawancara sesuai isi spesifikasi jabatan yang ada.
2.
Rincian spesifikasi jabatan yang ada dalam recruitment merupakan
gambaran calon pekerja. Sebuah spesifikasi pekerjaan akan menjadi perkenalan pertama untuk calon. Oleh karena itu penting bahwa itu adalah profesional dan menggambarkan citra yang tepat. Sehingga ketika Anda menyusun spesifikasi anda akan menarik kandidat yang sesuai.
19
3.
Mengatur kompetensi organisasi Organisasi harus menetapkan kompetensi inti dan spesifikasi pekerjaan
yang akan membantu mereka untuk melaksanakan program kompetensi yang sesuai.
4.
Spesifikasi pekerjaan penting dalam mengidentifikasi kompetensi
Karyawan. Organisasi dapat mengidentifikasi tugas yang tepat dan kompetensi dari posisi pekerja.
5.
Sebagai Orientasi untuk calon Calon dapat menentukan apakah dirinya ber kualifikasi sesuai dengan
spesifikasijabatan yang ada
2.3.3 Manfaat Uraian dan Spesifikasi Jabatan Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisis Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain: 1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jaba 2. Sebagai dasar untuk menentukan standar hasil kerja seseorang 3. Sebagai dasar untuk melakukan rekruitmen, seleksi, dan penempatan pegawai baru 4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan 5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi 6. Untuk rnerencanakan perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan kerja 7. Sebagai
dasar
untuk
mengembangkan
program
kesehatan
dan
keselamatan kerja.
20
2.3.4 Konten Spesifikasi Jabatan 1.
Ketrampilan Setiap jabatan memerlukan ketrampilan yang berbeda-beda untuk
membantu menjalankan suatu pekerjaan nantinya. Oleh sebab itu, seorang pekerja harus memiliki ketrampilan tertentu agar mampu bekerja secara optimal. Ketrampilan dalam bekerja menurut Suparno dibedakan menjadi 2 yaitu umum dan khusus. Macam-macam ketrampilan khusus: a.
Ketrampilan dalam bidang ilmu sesuai dengan jurusan yang diambilnya
b.
Ketrampilan dalam menganalisis
c.
Ketrampilan dalam kewirausahaan
d.
Ketrampilan dalam wawasan bisnis
Sedangkan macam ketrampilan secara umum, yaitu: a.
Ketrampilan komputer
b.
Ketrampilan berbahasa asing
c.
Ketrampilan berorganisasi/aktualisasi diri
d.
Ketrampilan mendapatkan informasi
e.
Ketrampilan dalam pengembangan mutualisasi diri
f.
Ketrampilan dalam simulasi kerja
2.
Pengetahuan Tingkat
pengetahuan
yang
dimiliki
seseorang
untuk
mampu
mengemban sebuah jabatan wajib disesuaikan dengan jabatan agar mampu menjalankan pekerjaannya dengan baik. Semakin tinggi jabatan, maka pengetahuan yang dimiliki juga harus tinggi. Diharapkan dengan adanya pengetahuan yang baik akan timbul peningkatan kinerja dari pegawai sehingga dapat memberikan kontribusi positif pada kemajuan organisasi. Akan tetapi, Teichler (1997; 1998) menyampaikan hasil survei di Eropa yang menunjukkan Bahwa terlepas dari spesialisasi pendidikannya, lulusan perguruan tinggi diharapkan dapat fleksibel mampu dan mau memberikan kontribusi terhadap inovasi, mampu mengatasi ketidakpastian, siap untuk belajar 21
sepanjang hidup, memiliki sensitifitas sosial dan keterampilan komunikasi, mampu bekerja dalam kelompok bertanggung jawab, menyiapkan diri untuk menghadapi kompetisi internasional, memiliki pengetahuan di luar wilayah spesifik keahliannya, dan mengerti bagaimana cara
mengkombinasikan
berbagai disiplin dan kreatif.
3.
Kemampuan Yorke dan Knight (2006) mengenalkan konsep ”ke-bekerja an”
(employability) atau kemampuan bekerja yang didefinisikan sebagai sekumpulan pencapaian (achievement) meliputi keterampilan, pemahaman, dan atribut personal yang lebih memungkinan lulusan untuk memperoleh pekerjaan dan sukses dalam pilihan kerjanya serta memberi keuntungan bagi diri mereka sendiri, tenaga kerja, masyarakat, dan ekonomi secara keseluruhan. Selanjutnya, Yorke dan Knight (2006) menjelaskan bahwa ”ke-bekerja-an” sangat terkait dengan kapabilitas seperti dijelaskan oleh Stephenson (1998) bahwa lulusan yang kapabel memiliki kemampuan untuk: a.
Mengambil tindakan yang efektif dan tepat
b.
Menjelaskan apa yang ingin mereka capai
c.
Hidup dan bekerja dengan yang lain
d.
Dapat terus belajar baik secara individual maupun dengan yang lain
dalam masyarakat yang beragam dan terus berubah.
4.
Kepribadian Seseorang harus mampu memahami kepribadiannya sendiri dan
berusaha untuk menimbulkan kekuatan atau sisi positif dari kepribadian yang dimilikinya. Hal ini dilakukan terutama bila kepribadian ini merupakan faktor penting dan sangat berpengaruh besar dalam pekerjaan yang digelutinya (Littaeur, 1992). Kepribadian seseorang juga menentukan bagaimana hubungan yang akan terjalin antar pekerja saat harus bekerja dalam sebuah tim atau menjalin kerjasama dengan pekerja lain.
22
Kepribadian seseorang juga dapat membantu memilih jenis pekerjaan yang tepat.
5.
Minat Minat menurut JP Chaplin dalam Dictionary of Psychology, minat
adalah sebuah perasaan yang menilai aktifitas, pekerjaan atau objek berharga atau dirinya sendiri. Kerja menurut Moekijat (1984:356) adalah usaha yang dilakukan untuk memenuhi kebutuhan dirinya sendiri atau kebutuhan umum. Jadi, minat kerja adalah sebuah perasaan yang menilai sebuah aktifitas, pekerjaan atau objek berharga atau berarti dirinya sendiri dalam memenuhi kebutuhan dirinya sendiri atau kebutuhan umum. Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa minat kerja seseorang menentukan perilaku dan perbuatan seseorang.
2.3.5 Cara Menyusun Job Specification a.
Langkah 1: Mengumpulkan informasi pekerjaan, meliputi unsur: 1) Menyiapkan daftar dari semua pekerjaan di perusahaan dan lokasi mereka berada. 2) Kumpulkan semua deskripsi pekerjaan meliputi daftar tugas dan posisi.
b.
Langkah 2: Set up prosedur instruksi kerja. Menyusun prosedur instruksi kerja, meliputi: : 1)
Prosedur
2)
Instruksi pekerjaan
3)
Mesin yang digunakan instruksi
4)
MSDS (material safety data sheet)
c.
Langkah 3: Identifikasi spesifikasi pekerjaan untuk setiap tugas.
d.
Langkah 4: Buat job specification
Unsur yang dispesifikasi: 1) Administrasi, pimpinan dan manajer harus memiliki kemampuan di bidang perencanaan strategis dan pengembangan organisasi. 23
2) Kemampuan untuk merancang dan melaksanakan pembangunan strategis dan sumber daya rencana, khususnya di bidang pelayanan, pengembangan pengembangan staf dan manajemen perubahan. 3) Kemampuan untuk bekerja atas inisiatif sendiri, memprioritaskan pekerjaan, menangani tekanan dan mengambil keputusan mengenai jalannya organisasi. 4) Kemampuan untuk mengembangkan, memantau dan memelihara informasi manajemen sistem dan prosedur. 5) Kemampuan untuk melakukan penggalangan dana dan kegiatan pemasaran. 6) Pengalaman tanggung jawab keuangan untuk anggaran, termasuk pengalaman SORP (Statement Of Recommended Practice) akuntansi pedoman dan rekening penghubung eksternal dengan auditor. 7) Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dan langsung secara tertulis dan lisan dengan orang dari berbagai organisasi dan customer, menganalisis dan menginterpretasikan informasi kompleks untuk menghasilkan laporan lisan dan tertulis yang jelas. 8) Kemampuan untuk memimpin dan memberikan kontribusi kepada tim. 9) Mengetahui
persyaratan
yang
berkaitan
dengan
pelayanan,
pengembangan bisnis dan perekrutan staf dan sukarelawan.
24
BAB 3 STUDI KASUS
Nama Jabatan
: Kepala Departemen Rekam Medis & SIM RS
Divisi / Departemen
: Rekam Medis & SIM RS
Primary Job Role
: Bertanggung jawab dalam atas penyusunan
pelaporan rekam medik, penyimpanan dokumen rekam medik aktif dan non aktif dan kelengkapan dokumen rekam medik, memimpin para bawahannya, dan mengidentifikasi serta memonitoring perkembangan SIM RS. Key Accounting Bibilities
:
Mengarahkan dan mengontrol proses pencatatan transaksi peminjaman dokumen rekam medik Pembuatan laporan bulanan rekam medik Menjalankan dan menjaga sistem rekam medik dan SIM untuk menjamin standarisasi prosedur rekam medik yang telah ditentukan Performance Measurement : Tingkat kelengkapan data atau dokumen rekam medik pasien Jumlah angka keterlambatan waktu penyajian data Jumlah angka pengembalian dokumen rekam medik yang dipinjam
Knowledge & Skill
:
Memiliki latar belakang pendidikan min S-1di bidang kesehatan Memiliki penglaman kerja di bidang rekam medis Memiliki keterampilan di bidang IT (Infomasi dan Teknologi)
Relationship
:
Internal a.
Unit kerja lain (misal: keperawatan, radiologi, patologi klinik, customer care dan lain-lain) : permintaan dokumen rekam medik yang dibutuhkan
b.
Kepala departemen SDM : permintaan karyawan baru
Eksternal Pada pasien : memberikan informasi tentang isi rekam mediknya (misal: riwayat penyakit, tindakan-tindakan yang telah diterimanya dan lain sebagainya). 25
BAB 4 PEMBAHASAN
Rekam medis adalah sebuah catatan atau berkas yang berisikan sebuah perekaman mengenai hasil pengobatan pasien. Catatan tersebut berupa identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan. Dokumen rekam medis adalah milik rumah sakit, namun isi dari rekam medis adalah milik pasien. Kegunaan rekam medis sangat diperlukan bagi pelayanan kesehatan terutama pada Rumah Sakit, karena dengan adanya rekam medis para dokter akan terbantu dalam memberikan pelayanannya kepada pasien. Kepala Rekam Medis dan SIM RS adalah seseorang yang memimpin departemen Rekam Medis dan SIM di rumah sakit. Job description dari Kepala Rekam Medis dan SIM rumah sakit adalah bertanggung jawab dalam atas penyusunan pelaporan bulanan rekam medik, mengarahkan dan mengontrol proses pencatatan transaksi peminjaman dokumen rekam medik, penyimpanan dokumen rekam medik aktif dan non aktif dan kelengkapan dokumen rekam medik, memimpin para bawahannya, menjalankan dan menjaga sistem rekam medik dan SIM untuk menjamin standarisasi prosedur rekam medik yang telah ditentukan dan mengidentifikasi serta memonitoring perkembangan SIM RS. Kepala Rekam Medis dan SIM RS mempertanggungjawabkan tugasnya atau laporannya kepada departemen Mutu dan Direktur RS. Sedangkan job specification dari Kepala Rekam Medis dan SIM rumah sakit adalah sebagai berikut: - Memiliki latar belakang pendidikan min. S-1 di bidang kesehatan - Memiliki penglaman kerja di bidang palayanan kesehatan min. 3 tahun - Memiliki keterampilan di bidang komputer program MS. Office dan statistik
26
BAB 5 PENUTUP
Kesimpulan: Analisis jabatan akan menghasilkan job description dan job specification., tetapi terdapat perbedaan yang mendasar di antara keduanya. Job description adalah tugas, tanggung jawab job description adalah harus melakukan. Job description yang merupakan
catatan dari kumpulan tugas, kewajiban,
wewenang yang harus dijalankan pada suatu jabatan. job specification adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan bertanggung jawab. Berikut ini adalah gambar yang menjelaskan perbedaan job description dan job specification:
27
No.
1
2
3
Perbedaan
Job Description
Job Specification
Merupakan suatu pernyataan
Merupakan suatu
yang menjelaskan ruang
pernyataan yang
lingkup, tugas, tanggung
menjelaskan kualifikasi
jawab, dan gambaran suatu
persyaratan minimal suatu
jabatan
jabatan
Untuk menentukan tugas,
Untuk menentukan standar
tanggung jawab, dan
dan kualifkasi minimal
hubungan organisasi suatu
sseorang yang menempati
pekerjaan dengan pasti
suatu jabatan
menjelaskan tugas,
menjelaskan kemampuan,
Pokok
pekerjaan, tanggung jawab,
keterampilan, dan
Bahasan
kondisi kerja, juga
kualifikasi seseorang untuk
kompensasi suatu jbatan
menempati suatu jabatan
Definisi
Tujuan
membantu meningkatkan 4
Manfaat
kinerja suatu jabatan pada organisasi tersebut
5
Orientasi
Tugas
membantu dalam pengembangan karyawan kualifikasi seseorang
Gambar Perbedaan job description dan job specification Sumber: Strategic Approach to Human Resource Management
Dengan adanya job description yang jelas dan job specification yang baik maka dapat diperoleh orang-orang yang benar-benar bermutu dan menguasai bidangnya sehingga dicapai suatu kualitas kerja yang lebih baik dan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku. Karyawan yang bekerja sesuai minat, serta memiliki kemampuan dan kepribadian baik dalam melaksanakan tugasnya pasti akan memperlihatkan kinerja yang produktif. Dapat dikatakan bahwa kualitas kerja akan semakin meningkat dan menjadi lebih baik. Karyawan juga akan lebih patuh, hal ini dapat terjadi bila dari awal telah dibuat suatu kesepakatan bersama yang bersifat terikat antara individu tersebut dengan perusahaan.
28
DAFTAR PUSTAKA
Handoko, T.Hani, Manajemen Personalia dan Sumber daya Manusia, Edisi Kedua, Cetakan Kesebelas, Yogyakarta: Badan Penerbit Fakultas Ekonomi, 2001 Mathis, Robert L dan Jackson, John H, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: Penerbit Salemba Empat, 2002 Stone,J Raymond.Human Resource management,Fifth edition Wexley Kenneth N & Yulk Gary (1992). Perilaku Organisasi dan Psikologi Personalia. Penerbit Rineka Cipta http://www.blogiztic.com/edukasi/contoh-job-analysis-job-description-dan-jobspecification.html http://www.docstoc.com/docs/48877935/Pengaruh-Kualitas-pendidikanTerhadap-Kompetensi-Mahasiswa-dalam-Memasuki-Dunia-Kerja
29
