Telaah Job Description di Perusahaan Perkebunan Kelapa Sawit Menggunakan Metode Job Analysis Hay
Makalah Sebagai Salah Satu Syarat Dalam Program
CERTIFIED HUMAN RESOURCES PROFESSIONAL (CHRP)
Oleh :
Dodi Mulyanto Batch 27
Mei 2014
i
Program Management Management Trainee di Perusahaan Perkebunan Kelapa Sawit Telaah Job Description di Perusahaan Perkebunan Kelapa Sawit Menggunakan Metode Job Analysis Hay
Makalah Sebagai Salah Satu Syarat Dalam Program
CERTIFIED HUMAN RESOURCES PROFESSIONAL (CHRP)
Oleh :
Dodi Mulyanto Batch 27
Pembimbing
Pungki Purnadi
ii
DAFTAR ISI
Halaman Judul …………………………………………………………………………………………………..
i
Halaman Pengesahan ………………………………………………………………………………………..
ii
Daftar Isi ……………………………………………………………………………………………………………
iii
Daftar Gambar …………………………………………………………………………………………………..
iv
Daftar Tabel ………………………………………………………………………………………………………
v
Abstrak ……………………………………………………………………………………………………………..
vi
A. Pendahuluan ……………….……………………………………………………………………………..
1
1. Latar Belakang ……….……………………………………………………………………………..
1
2. Identifikasi Masalah .…………………………………………………………………………….
2
B. Tinjauan Pustaka …………………………………………………………………………………………
4
1. Job Analysis 2. Job Description C. Pembahasan 1. Kebun Kelapa Sawit Tanaman Menghasilkan dan Rantai Prosesnya 2. Telaah Job Description PT. SGRO D. Kesimpulan dan Saran 1. Kesimpulan 2. Saran E. Daftar Pustaka
iii
DAFTAR GAMBAR
Halaman Judul …………………………………………………………………………………………………..
i
Halaman Pengesahan ………………………………………………………………………………………..
ii
Daftar Isi ……………………………………………………………………………………………………………
iii
Daftar Gambar …………………………………………………………………………………………………..
iv
Daftar Tabel ………………………………………………………………………………………………………
v
Abstrak ……………………………………………………………………………………………………………..
vi
iv
DAFTAR TABEL
Halaman Judul …………………………………………………………………………………………………..
i
Halaman Pengesahan ………………………………………………………………………………………..
ii
Daftar Isi ……………………………………………………………………………………………………………
iii
Daftar Gambar …………………………………………………………………………………………………..
iv
Daftar Tabel ………………………………………………………………………………………………………
v
Abstrak ……………………………………………………………………………………………………………..
vi
v
Abstrak
Agribisnis kelapa sawit adalah salah satu dari sedikit industri yang merupakan keunggulan kompetitif Indonesia untuk bersaing di tingkat global. Namun dalam perkembangannya, aspek Sumber Daya Manusia selalu menjadi fokus terakhir setelah aspek lahan, bahan tanam, perijinan, keuangan dan keamanan. PT. SGRO merupakan perusahaan kelapa sawit yang saat ini sedang fokus pada aspek Sumber Daya Manusia dan memulainya dengan melakukan revisi terhadap Job Description yang dinilai kurang relevan apabila ingin dimanfaatkan lebih lanjut. Hasil telaah terhadap Job Description yang ada di PT. SGRO masih belum memenuhi syarat-syarat yang digunakan dalam metode Hay. Hal terpenting yang perlu menjadi perhatian adalah kurang sesuainya Job Purpose dan Main Accountabilities dari jabatan dikarenakan tidak didasarkan pada rantai proses yang ada dalam organisasi. Pandangan semula bahwa satu dokumen Job Description bisa digunakan untuk beberapa posisi yang sama perlu dirubah menjadi satu dokumen Job Description hanya untuk satu posisi jabatan saja.
vi
A. Pendahuluan 1. Latar Belakang Perkebunan, terutama kelapa sawit merupakan salah satu industri agribisnis yang diyakini mampu membantu pemerintah mengentaskan kemiskinan di Indonesia. Hal ini dikarenakan industri kelapa sawit merupakan sumber daya alam yang dapat diperbaharui, dan di Indonesia terdapat lahan yang luas, tenaga kerja yang melimpah dan mendapatkan penyinaran matahari sepanjang tahun. Kelapa sawit merupakan tanaman yang paling produktif dengan produksi minyak per hektar paling tinggi dibandingkan tanaman penghasil minyak nabati lainnya. Agribisnis kelapa sawit adalah salah satu dari sedikit industri yang merupakan keunggulan kompetitif Indonesia untuk bersaing di tingkat global (Pahan, 2013). Kembali menurut Iyung Pahan dalam bukunya Panduan Lengkap Kelapa Sawit menyebutkan bahwa ada 6 faktor yang menjadi kunci keberhasilan pengembangan perkebunan kelapa sawit, yaitu : a. Aspek lahan b. Aspek bahan tanaman c. Aspek perijinan d. Aspek keuangan e. Aspek keamanan f.
Aspek sumber daya insani (human capital)
Dalam perkembangannya dan menurut pengamatan dari penulis kelima aspek yang disebutkan pertama kali biasanya memperoleh fokus utama pada saat perusahaan memulai usahanya dan pada saat mulai berkembang. Faktor sumber daya insani atau kemudian akan disebut sebagai sumber daya manusia biasanya merupakan aspek terakhir yang memperoleh perhatian setelah kebun sudah stabil dan perusahaan ingin melakukan perluasan. Secara organisasi pun terkadang, perusahaan yang baru masuk di dalam industri kelapa sawit cenderung meng-copy dari organisasi yang sudah mapan dan juga mengikuti bisnis modelnya. Seiring
dengan
bertambahnya
waktu
dan
saat
perusahaan
dihadapkan pada keharusan melakukan efiesiensi biaya, barulah kemudian menyadari bahwa perlu adanya suatu perencanaan organisasi yang benar sehingga perusahaan bisa lebih kompetitif. Penulis ingin mengambil studi kasus di PT. SGRO sebagai salah satu perusahaan perkebunan terbuka yang saat ini memiliki 274 jabatan/position title. Dari keseluruhan jabatan yang ada: a. Sebagian besar jabatan GM ke bawah belum memiliki Deskripsi Pekerjaan ( Job Description) yang selaras. b. Beberapa jabatan ( Position Title) memiliki Job Description, khususnya untuk wilayah Sumatera, tapi tidak pernah diperbaharui sejak dibuat pada tahun 2006.
c. Belum ada standardisasi nama jabatan. Beberapa jabatan dengan fungsi sama memiliki beberapa nama berbeda (sebagai contoh : Asisten Kebun, Asisten Lapangan, Plantation Assistant). d. Beberapa jabatan yang memilki level sama memiliki nama berbeda-beda (sebagai contoh Assistant, Supervisor, Staff, Officer) Dalam makalah ini penulis ingin memfokuskan pembahasan pada penyusunan Job Description menggunakan metode Job Analysis yang dikembangkan oleh Hay untuk kemudian dapat dijadikan pedoman dalam pembuatan Job Grading secara internal diperusahaan. Saat ini penulis bersama tim memang sedang mengerjakan proyek Job Analysis dan Job Evaluation, semoga apa yang penulis sampaikan dalam makalah ini bisa dijadikan masukkan dalam pembuatan Job Description.
2. Identifikasi Masalah Dalam membuat analisis jabatan penulis mengidentifikasi masalah yang ada sebagai berikut : a. Apakah Job Description yang sudah ada di PT. SGRO telah dibuat sesuai dengan metode Hay secara tepat? b. Bagaimana menyusun Job Description menggunakan metode Hay untuk beberapa jabatan di Estate Operation?
B. Tinjauan Pustaka 1. Job Analysis Job Analysis adalah prosedur untuk menentukan tugas-tugas dan ketrampilan yang dibutuhkan dari jabatan dan calon karyawan seperti apa yang harus direkrut. Job analysis menghasilkan informasi yang dapat dipergunakan untuk menulis Job Description dan Job Specification (Dressler, 2002). Job description adalah daftar tugas, tanggung jawab, hubungan pelaporan, kondisi kerja, dan tanggung jawab supervise. Sedangkan Job Specification adalah daftar spesifikasi yang meliputi pendidikan, ketrampilan, kepribadian, dan hal-hal lainnya yang berhubungan dengan personal (Dressler, 2002). Dalam metode Job Analysis Hay, apa yang disebutkan Dressler mengenai Job Description dan Job Specification disusun di dalam suatu format yang memuat
informasi-informasi
sehingga
memudahkan
orang
lain
untuk
memahami pekerjaan. Menurut Dressler (2002), Informasi yang diperoleh dalam Job Analysis sangat berguna untuk aktivitas-aktivitas yang saling terkait dalam HR Management, yaitu : a. Recruitment dan Selection b. Compensation c. Performance Appraisal d. Training
e. Menemukan tugas-tugas yang belum ditentukan penanggungjawabnya. Langkah-langkah dalam melakukan Job Analysis menurut Dressler (2002) ada 6 : a. Menentukan metode pengumpulan informasi yang paling tepat. Dalam hal ini bisa dengan interview, menanyakan apa yang dikerjakan oleh karyawan (Activity Log), atau dengan kuisioner mengenai analisis jabatan, b. Melakukan review informasi yang relevan mengenai struktur organisasi, dan bagan proses untuk menentukan uraian jabatan. c. Memilih jabatan yang mewakili. Jika ada ratusan jabatan yang serupa, cukup mengambil sample 5-10% saja. d. Melakukan verifikasi informasi yang didapat dengan karyawan yang melakukan pekerjaan dan atasan langsungnya. e. Membuat Job Description dan Job Specification. 2. Job Description Menurut Hay, Job Description disusun dengan format yang harus berisi infomasi sebagai berikut : a. Job Identification Merupakan
penjabaran
posisi
atau
jabatan
Identifikasi jabatan ini memuat informasi umum mengenai : 1) Nama Jabatan 2) Pemegang Jabatan 3) Departemen
secara
singkat.
4) Atasan 5) Orang yang melakukan Analisis Jabatan 6) Lokasi Kerja b. Job Purpose Merupakan uraian singkat mengapa posisi tersebut dibutuhkan di organisasi. Kalimat disusun dengan memuat : (Bagaimana + Apa + Mengapa) dari jabatan tersebut. Sehingga dalam kalimat tersebut mampu menjawab : 1) Apa bagian dari keseluruhan tujuan organisasi yang dapat diselesaikan oleh jabatan ini? 2) Apa kontribusi yang unik dari jabatan ini yang tidak dimiliki oleh jabatan lainnya. 3) Apa yang tidak bisa diselesaikan jika jabatan ini tidak ada? 4) Mengapa organisasi memerlukan jabatan ini? c. Main Accountabilities Merupakan pernyataan mengenai hasil akhir yang diberikan oleh jabatan tersebut. Pernyataan tersebut harus bisa menjawab mengenai apa saja area tanggung jawab yang harus yang harus diselesaikan dan hasil akhir apa yang diharapkan dihasilkan untuk mencapai tujuan jabatan (Job Purpose). Karakteristik main accountabilities adalah sebagai berikut : 1) Komprehensif 2) Fokus pada hasil, bukan pada tugas dan aktivitas
3) Tanpa batas waktu dan permanen, kecuali jika ada pe rubahan mendasar 4) Jelas dan dapat dibedakan hasil yang diharapkan dari satu pernyataan ke pernyataan yang lain. 5) Dapat diukur 6) Spesifik pada pekerjaan, bukan pada pekerjaan atasan atau organisasi secara keseluruhan. Pernyataan Main Accountabilities disusun dengan memuat : (Bagaimana + Apa + Mengapa) beserta dengan indicator kinerja dari masingmasing pernyataan. Pedoman pemilihan kata kerja aktif dalam menyusun pernyataan Main Accountabilities bisa berpedoman pada gambar berikut :
Gambar 1. Hirarki Kata Kerja pada Main Accountabilities
d. Dimension Menunjukkan istilah kuantitatif yang menggambarkan dampak langsung maupun tidak langsung dari jabatan, berupa data numerik, mengenai sifat dasar pekerjaan, skala aktivitas yang terlibat baik secara finansial maupun non finansial. e. Authorities / Freedom to Act Mendeskripsikan bersangkutan,
dalam
otoritas rangka
yang
dimiliki
pengambilan
oleh
keputusan
jabatan
yang
yang
tidak
membutuhkan konsultasi maupun persetujuan atasan. Otoritas dapat bersifat finansial maupun non finansial. f.
Working Relationship Menggambarkan interaksi jabatan dengan pihak internal maupun eksternal yang mempengaruhi maupun dipengaruhi, selain dari atasan dan bawahan.
g. Challenges Merupakan tantangan atau permasalahan yang dihadapi oleh jabatan tersebut yang umumnya memang merupakan tantangan alami dari pekerjaan, permasalahan yang bisa muncul dari dalam dan luar organisasi, namun bukan merupakan tantangan yang diakibatkan ketidakmampuan pemegang jabatan atau karena karakter pemegang jabatan.
h. Minimum Qualification Merupakan
syarat
minimum
yang
dibutuhkan
untuk
dapat
mengerjakan pekerjaan di jabatan tersebut dalam hal kualifikasi pendidikan formal, pengalaman pekerjaan di bidang yang sama dan kompetensi. Hal ini bukan merupakan kualifikasi yang dimiliki oleh pemegang jabatan, karena dengan demikian tidak mewakili kebutuhan minimum yang diharapkan. i.
Organization Structure Struktur organisasi minimal mencakup jabatan atasan, jabatan bawahan, dan jabatan yang satu tingkat dengan jabatan yang bersangkutan dalam satu departemen.
C. Pembahasan 1. Kebun Kelapa Sawit Tanaman Menghasilkan dan Rantai Prosesnya Dalam pembahasan makalah, penulis ingin melakukan telaah terhadap salah satu atau keseluruhan jabatan di Estate/Kebun kelapa sawit tanaman menghasilkan yang terdiri Estate Manager Kebun, Estate Askep, dan Estate Assistant. Secara hirarki posisi masing-masing adalah sebagai berikut : Group Manager
Estate Manager
Estate Manager
KTU
Estate Assistant
Estate Manager
Estate Askep
Estate Assistant
Estate Assistant
Estate Assistant
Gambar 2. Struktur Organisasi Estate/Kebun Satu unit kebun dengan luasan kurang lebih 3.000 Hektar merupakan bagian Group Kebun. Satu Group kebun dengan luasan minimal 10.000 Hektar biasanya dibagi menjadi tiga unit kebun dan memiliki 1 buah pabrik. Group kebun dipimpin oleh Group Manager dan membawahi Estate Manager yang memimpin satu unit kebun. Estate Manager dibantu oleh satu orang Estate Askep yang mengkoordinir 4 orang Estate Assistant dalam pelaksanaan operasional lapangan. Masing-masing Estate Assistant bertanggung jawab pada satu divisi/afdeling dengan luasan kurang lebih 750 hektar. Dalam
fungsi administrasi, seorang Estate Manager dibantu oleh KTU (Kepala Tata Usaha). Supaya pembahasan lebih memahami alur proses di perkebunan kelapa sawit tanaman menghasilkan, maka berikut adalah rantai prosesnya : Perawatan •Tunasan •Pemupukan •PHPT
Input: i i
Lahan yang sudah terbuka
Tanaman Umur 3 tahun (siap panen)
Transportasi
•Potong buah
Prasarana
•Pemeliharaan jalan dan jembatan •Perumahan, air, listrik, dll.
Sosial & Keamanan
•Keamanan kebun •Hubungan sosial dan kehumasan
SDM
i i
Panen
Adminiistrasi
Mutu, Lingkungan & K3
•Angkut buah
Output:
Tandan Buah Segar
•Payrol, penilaian kinerja, pelatihan karyawan •perekrutan tenaga kerja •Monthly report •Logistik •Mutu dan Lingkungan kerja terjaga •Keselamatan dan kesehatan kerja terjaga
Gambar 3. Rantai Proses Kebun Kelapa Sawit Tanaman Menghasilkan Rantai proses pada kebun kelapa sawit tanaman menghasilkan dimulai dari input, yaitu lahan yang sudah terbuka dengan luasan kurang lebih 3.000 Hektar dengan prasarana jalan dan jembatan yang memadai dan tanaman yang sudah berumur 3 tahun siap panen. Aktivitas
utama
pada
kebun
tanaman
kelapa
sawit
tanaman
menghasilkan dimulai dengan pemeliharaan yang terdiri dari tunasan (mempertahankan jumlah daun dalam kondisi optimal), pemupukan (pemberian nutrisi pada tanaman), dan Pengendalian Hama dan Penyakit Terpadu
(mencegah munculnya organisme pengganggu tanaman dan mengatasinya apabila telah terserang). Proses berikutnya adalah panen yang pada intinya adalah memotong buah dan meminimalkan terjadinya loses atau kehilangan hasil. Sedangkan proses paling akhir adalah transportasi, yaitu memastikan buah yang telah dipanen diantar ke pabrik tepat waktu dan meminimalkan loses saat pengangkutan. Aktivitas untuk mendukung proses utama terdiri dari a. Pemeliharaan prasarana seperti jalan, jembatan, perumahan, dan air b. Sosial dan keamanan, yaitu pengelolaan keamanan di kebun beserta menjalin hubungan social yang harmonis dengan masyarakat dan aparat serta pemerintahan. c. Pengelolaan SDM terkait dengan fungsi payroll yang akurat dan tepat waktu serta penyediaan tenaga kerja untuk memenuhi kebutuhan operasional kebun sesuai dengan norma kerja yang telah ditentukan. d. Administrasi yang dapat didadikan pedoman dalam pengambilan keputusan serta pengelolaan logistik yang menyangkut penyediaan bahan baku dan sarana kerja. e. Pengelolaan lingkungan yang baik serta keselamatan dan kesehatan kerja
karyawan
berkelanjutan.
untuk
menjamin
kelangsungan
usaha
secara
2. Telaah Job Description PT. SGRO a. Job Identification Berikut adalah tabel yang memuat Job Identification untuk jabatan Estate Manager di PT. SGRO. Tabel 1. Job Identification Estate Manager PT. SGRO Logo PT. SGRO Tanggal Terbit 1 November 2012 No. Revisi 1 Penyusun : Group Manager Nama Jabatan
Disetujui oleh
Estate Manager Bidang/Bagian Estate Pertanggungjawaban Group Manager dan pelaporan kepada Lokasi Kebun
Diketahui oleh
HR Services MD Sumatera Manager Region Kode Jabatan KBN-01
Untuk dua jabatan lainnya bentuknya identic dengan adanya sedikit perbedaan pada nama jabatan dan pertanggungjawaban pelaporan menyesuaikan dengan hirarki yang ada. Untuk penyusun, pada jabatan Estate Askep dan Estate Assistant adalah Estate Manager. Sesuai dengan tinjauan teori, maka ada beberapa informasi yang semestinya ada pada Job Identification, yaitu : 1) Job Holder Informasi pemegang jabatan sangat penting dalam Job Description sebagai bukti legalitas bahwa yang bersangkutan bertanggung jawab
atas tugas-tugas yang diberikan dalam Job Description, tersebut. Penulis sependapat jika pemegang jabatan harus juga menandatangani dokumen Job Description tersebut. 2) Job Analyst Pencantuman nama Job Analyst ini penting apabila terjadi perubahan Job Description, maka akan mudah untuk melakukan telusur terhadap beberapa dasar penetapan dokumen yang lama. 3) Location Pada dokumen Job Description PT. SGRO hanya disebutkan lokasinya di kebun tanpa menyebutkan kebun mana. Menurut dugaan penulis ini terjadi dikarenakan supaya bisa membuat satu Job Description untuk puluhan posisi Estate Manager. Hal dikuatkan dengan bukti bahwa memang hanya ada satu buah Job Description saja yang digunakan untuk lebih dari 20 Estate. Penulis menyarankan supaya dokumen Job Description dibuat untuk
masing-masing
orang
yang
memegang
jabatan
dengan
mencantumkan lokasi kerja serta job analyst yang membuatnya. Kode jabatan dalam hal ini bisa saja dihilangkan atau digunakan dengan format tertentu, sehingga format Job Identification menjadi sebagai berikut :
Tabel 2. Format Usulan Job Identification Estate Manager PT. SGRO
Logo PT. SGRO Tanggal Terbit 1 November 2012
Pemegang Jabatan (Tanda Tangan)
Disetujui oleh
Diketahui oleh
(Tanda Tangan)
(Tanda Tangan)
No. Revisi 1 Nama Jabatan
Estate HR Services MD Sumatera Manager Manager Region Nama Pemegang Kode Jabatan (Nama Jabatan pemegang KBN-(XXX)-01 jabatan) Bidang/Bagian Estate Pertanggungjawaban Group Manager (nama group kebun) dan pelaporan kepada Lokasi (nama kebun) Analis Jabatan (nama analis)
b. Job Purpose Berikut adalah perbandingan Job Purpose dari ke-3 jabatan di kebun :
Tabel 3. Job Purpose Jabatan di Estate PT. SGRO
Jabatan Estate Manager
Estate Askep
Estate Assistant
Job Purpose Membantu Group Manager dalam merencanakan, melaksanakan, mengendalikan, melaporkan, dan mengevaluasi semua kegiatan dan pengelolaan kebun Membantu Estate Manager dalam merencanakan, melaksanakan, mengendalikan, melaporkan, dan mengevaluasi semua kegiatan dan pengelolaan kebun Membantu Estate Manager/Estate Askep dalam merencanakan, melaksanakan, mengendalikan, melaporkan, dan mengevaluasi semua kegiatan pemeliharaan dan produksi tanaman, mendokumentasikan semua data produksi tanaman secara efektif dan efisien, pengeloaan asset tanaman dan umum, dan transportasi di kebun serta mendokumentasikan semua data pemeliharaan tanaman secara efektif dan efisien.
Terdapat kesalahan umum dalam penulisan Job Purpose, yaitu digunakannya kata- kata “membantu” sebagai kata kerja. Menurut teori ini tidak tepat, karena menjadi tidak jelas output yang dihasilkan antara satu posisi dengan posisi yang lain. Kemudian penggunaan kata “melaksanakan” juga dinilai kurang
tepat untuk posisi Manager, Askep, maupun Assistant dikarenakan kata kerja melaksanakan lebih tepat untuk pekerja langsung. Didalam Job Purpose menggunakan format yang kurang lengkap (Bagamiana + Apa), tanpa memasukkan unsur mengapa pekerjaan itu harus dilakukan. Usulan perubahan Job Purpose yang lebih tepat adalah sebagai berikut :
Tabel 4. Job Purpose Jabatan di Estate PT. SGRO
Jabatan Estate Manager
Estate Askep
Estate Assistant
Job Purpose Merencanakan, mengontrol, dan mengevaluasi semua kegiatan perawatan, panen, dan transportasi dengan di semua divisi dalam unit kebun dengan tujuan untuk mendapatkan produksi buah yang maksimal dan biaya sesuai dengan anggaran. Mendukung dan mengkoordinasikan kegiatan perawatan, panen, dan transportasi di semua divisi dalam unit kebun dengan tujuan tesedianya alat, bahan, dan tenaga kerja yang efektif dan efisien untuk mendapatkan produksi buah yang maksimal dan biaya sesuai dengan anggaran. Mengimplementasikan, memeriksa, memperbaiki, meningkatkan, dan mempertahankan kegiatan pemeliharaan, panen dan transportasi di dalam divisi dengan tujuan mendapatkan produksi buah yang maksimal dan loses yang minimal serta norma kerja sesuai dengan ketentuan.
Penulis mengusulkan Job Purpose sebagaimana tersebut di atas dengan pertimbangan bahwa bahwa semua posisi memang bertujuan untuk mendapatkan produksi buah yang maksimal, namun masingmasing jabatan memiliki peran yang berbeda. Jabatan Estate Manager berperan dalam membuat rencana, melakukan fungsi control, dan mengevaluasi pencapaian program kegiatan pemeliharaan, panen, dan transportasi. Sedangkan jabatan Askep mendukung dan memberikan bantuan kepada semua divisi untuk dapat mencapai produksi buah yang maksimal dengan mengkoordinasikan seluruh alat, bahan dan tenaga kerja supaya secara efektif dan efisien.
Estate
Assistant
di
dalam
divisinya
berperan
mengimplementasikan segala perencanaan yang telah dibuat oleh Estate Manager, memeriksa pekerjaan pemeliharaan, panen, dan transportasi dan berupaya untuk memperbaiki, meningkatkan dan mempertahankan pencapaian produksi buah yang maksimal dan loses yang minimal. Terkait dengan biaya, Estate Manager berperan menjaga supaya tidak melebihi anggaran, sedangkan Estate Askep akan berusaha memanfaatkan alat, bahan dan tenaga kerja dengan peran koordinasi antar divisi supaya efektif dan efisien. Estate Assistant berperan menjaga supaya norma kerja dari karyawan terpenuhi sesuai dengan ketentuan standar. Sebagai contoh jika seorang pemanen norma kerjanya adalah 800 kg tandan buah segar per hari, maka supaya biaya terkontrol, maka norma kerja minimal harus dipenuhi. Semakin tinggi pencapaian pemanen akan semakin kecil biaya per kg nya. c. Main Accountabilities Main Accountabilities pada jabatan Estate Manager, Estate Askep, dan Estate Assistant di PT. SGRO hamper tidak ada perbedaan, sehingga tentunya akan sangat sulit untuk menentukan apakah pernyataan tersebut merupakan tugas dan tanggung jawab pemegang jabatan atau atasan dari pemegang jabatan. Berikut adalah rinciannya:
Tabel 5. Main Accountability Jabatan Estate Manager PT. SGRO
Bidang Tugas
Tanggung Jawab Utama
Perencanaan 1. Menyusun anggaran tahunan 2. Menyusun program kerja bulanan
Operasional
1. Melaksanakan kebijakan yang digariskan oleh manajemen 2. Memonitor kegiatan operasional lapangan kebun yang menyangkut agronomi 3. Memonitor pemakaian kendaraan dan alat berat serta peralatan lainnya.
Sosial dan keamanan
1. Membina hubungan sosial dengan pihak eksternal dan melakukan kegiatan sosial di lingkungan sekitar kebun 2. Menjaga dan mengkoordinasikan keamanan kebun dan asset perusahaan.
Sumber Daya Manusia
1. Menjamin ketersediaan tenaga kerja 2. Melaksanakan peraturanperusahaan yang digariskan oleh manajemen 3. Menjaga keamanan dan disiplin di lingkungan kerja 4. Memberikan pelatihan bawahan 5. Menjamin keselamatan dan kesehatan kerja karyawan 6. Menjamin kebersihan lingkungan kerja.
Indikator Kinerja 1. Terdapat anggaran setiap tahun secara akurat dan tepat waktu 2. Terdapat program kerja setiap bulan secara akurat dan tepat waktu 1. Kebijakan dilaksanakan secara baik dan benar 2. Kegiatan berjalan lancar serta realisasinya sesuai dengan program kerja serta terdapat laporan kemajuan kerja (Management Operation Report) 3. Pemakaian efisien dan efektif 1. Terciptanya hubungan yang harmonis dan kondusif dan adanya Social Development sesuai dengan kebijakan perusahaan 2. Setiap bentuk gangguan keamanan dapat diatasi secara dini dan tuntas. 1. Komposisi tenaga kerja sesuai dengan kebutuhan 2. Seluruh karyawan mengikuti peraturan perusahaan yang berlaku 3. Terciptanya ketenangan dan disiplin kerja 4. Meningkatnya kompetensi karyawan di bidang pekerjaannya. 5. Karyawan selamat dan sehat dalam melaksanakan tugas 6. Lingkungan dalam keadaan bersih
Bidang Tugas
Tanggung Jawab Utama
Administrasi
Mutu, Lingkungan dan K3
Lainnya
Indikator Kinerja
1. Memonitor seluruh permintaan 1. Realisasi biaya tidak melebihi dan pengeluaran biaya anggaran dan terdapat 2. Memeriksa seluruh dokumen laporan cash flow. dan laporan yang berkaitan 2. Dokumen/laporan diperiksa dengan kegiatan operasional, secara benar dan akurat administrasi, keuangan, sosial 3. Kegiatan berjalan lancar dan umum dan lain-lain. pelaporan tepat waktu serta 3. Memonitor kegiatan dapat dipertanggungjawabkan administrasi dan pelaporan baik 4. Penyimpanan dan kultur teknis, keuangan, pemeliharaan dokumen maupun akuntansi, sosial. kebun, data lapangan, dan 4. Mendokumentasikan seluruh entering data computer secara kegiatan yang berkaitan dengan baik dan aman. kegiatan operasional, 5. Tersedia dalam kuantitas administrasi, keuangan, sosial, cukup dan kualitas sesuai umum dan lain-lain dengan kebutuhan sesuai 5. Mengelola pengadaan dan dengan ketentuan minimum persediaan bahan, maksimum stok. perlengkapan dan peralatan untuk operasional kebun 1. Menjalankan tanggung jawab 1. Implementasi sistem ISO di sebagai management unit kebun berjalan sesuai representative untuk dengan ketentuan prosedur implementasi sistem ISO di unit yang ada. kebun 2. Terealisasi secara efisien dan 2. Mencapai kebijakan, sasaran efektif dan program lingkungan dan K3 3. Tidak diketemukannya 3. Mempertahankan konsistensi ketidaksesuaian. prosedur dan ketertiban 4. Sumber daya alam dokumentasi Sistem Mutu, dikurangi/diguna ulang/didaur Lingkungan dan K3 ulang/diperoleh kembali dan 4. Menghemat Sumber Daya Alam dampak lingkungan dan minimalisasi dampak dikendalikan sampai di bawah lingkungan ambang batas 1. Melaksanakan tugas-tugas lain 1. Diselesaikan dengan cepat dan yang diberikan atasan tepat dengan hasil baik
Studi kasus terhadap Main Accountability pada Jabatan Estate Manager yang kurang lebih sama dengan jabatan Estate Askep maupun Estate Assistant perlu dikaji mulai dari penetapan bidang tugas,
penentuan tanggung jawab utama yang akan terkait langsung dengan indikator kinerjanya. Pembagian bidang tugas yang kurang tepat mengakibatkan pembuatan ukuran kinerja menjadi terkesan sulit diukur. Seharusnya pembagian bidang tugas harus menyesuaikan dengan rantai proses dimana ada aktivitas utama dan aktivitas pendukung. Sehingga bidang tugas dibagi menjadi : 1) Pemeliharaan 2) Panen 3) Transportasi 4) Prasarana 5) Sosial dan Keamanan 6) SDM 7) Administrasi 8) Mutu, Lingkungan dan K3 Bidang tugas lain-lain tidak boleh dimasukkan karena akan membuat kerancuan dan berpeluang terjadi penyelewengan tugas dikarenakan tidak didefinisikan secara jelas. Bidang tugas perencanaan diganti dengan bidang tugas pada aktivitas utama yaitu pemeliharaan, panen dan transportasi. Dengan demikian bidang tugas operasional ditiadakan.
Berikut usulan main accountabilities berdasarkan telaah atas studi kasus jabatan Estate Manager.
Tabel 6. Usulan Main Accountability Jabatan Estate Manager PT . SGRO
Bidang Tugas
Tanggung Jawab Utama
Pemeliharaan 1. Merencanakan, mengontrol, dan mengevaluasi semua kegiatan perawatan (Tunasan, Pemupukan dan Pengendalian Hama dan Penyakit Terpadu) di unit kebun untuk memaksimalkan produksi dan meminimalkan kerusakan tanaman Panen 1. Merencanakan, mengontrol, dan mengevaluasi kegiatan potong buah di unit kebun untuk memaksimalkan produksi dan meminimalkan loses Transport 1. Merencanakan, mengontrol, dan mengevaluasi pengangkutan buah untuk memastikan kualitas dan kuantitas buah terjaga Prasarana 1. Mengontrol dan menganalisis program pemeliharaan jalan dan jembatan, perumahan, fasilitas listrik dan air di unit kebun untuk menjamin kelancaran proses produksi dan kenyamanan karyawan Sosial dan 1. Mendukung pelaksanaan Keamanan program sosial di unit kebun dan desa sekitar kebun untuk menjaga hubungan yang harmonis dengan masyarakat sekitar 2. Mengkoordinasikan pengamanan di unit kebun untuk menjaga ketentraman dan keamanan karyawan, keluarga dan asset perushaan.
Indikator Kinerja 1. Variance Budget pemeliharaan 2. Variance Realisasi pemeliharaan 3. Field Quality Assurance Rating
1. Variance Realisasi produksi bulanan 2. Biaya panen (Rp/Kg) 3. Loses buah 4. Field Quality Assurance Rating 1. Biaya transport (Rp/Kg) 2. Buah terpanen tidak terangkut (restant)
1. Realisasi pekerjaan jalan dan jembatan 2. Biaya prasarana (Rp/Hektar)
1. Jumlah pencurian buah 2. Jumlah pertemuan dengan masyarakat 3. Pemenuhan perijinan
SDM
Administrasi
Mutu, lingkungan dan K3
3. Mengkoordinasikan pekerjaan kehumasan di unit kebun untuk mendukung kelancaran operasional kebun 1. Mengontrol pelaksanaan payroll (upah, tunjangan, insentif) karyawan di unit kebun untuk memberikan imbalan yang adil kepada karyawan atas kerja yang telah dilakukan 2. Merencanakan, mengontrol dan mengevaluasi perekrutan tenaga kerja di unit kebun untuk mencukupi kebutuhan tenaga kerja operasional 3. Mengevaluasi dalam periode satu tahun sebagai bentuk umpan balik terhadap kinerja bawahan. 4. Merekomendasikan program pelatihan dan pengembangan bawahan untuk peningkatan kompetensi 1. Menganalisis laporan bulanan unit kebun untuk mengetahui aktual biaya dibandingkan anggaran 2. Mengusulkan tindak lanjut terhadap hasil analisis laporan bulanan untuk menjaga biaya dalam batas anggaran yang telah ditentukan 3. Mengusulkan pengajuan alat dan bahan untuk keperluan operasional di lapangan 1. Merencanakan, mengelola dan mengevaluasi sasaran mutu, lingkungan dan K3 di unit kebun untuk menjamin produk berkualitas, lingkungan yang terjaga dan meningkatnya kualitas kesehatan dan keselamatan karyawan.
1. Jumlah complain penerimaan upah atas hasil kerja 2. Fill in rate karyawan 3. Penyelesaian penilaian kinerja karyawan serta program pengembangannya dalam watu yang telah ditentukan
1. Laporan akurat dan tepat waktu 2. Realisasi inisiatif tindakan 3. Stok minimum dan maksimum terjaga.
1. Jumlah major dan minor of non-compliance audit 2. Jumlah kecelakaan kerja 3. Jumlah hari kerja yang hilang karena karyawan sakit
Pembahasan yang telah penulis lakukan dapat dijadikan masukkan dalam pembuatan main accountabilities di jabatan yang lain. d. Dimension Pada Job Description PT. SGRO tidak mencantumkan dimensi dari jabatan. Tentunya hal ini harus diperbaiki dengan mencantumkan dimensi jabatan. Adapun dimensi jabatan untuk jabatan Estate Manager, Estate Askep, dan Estate Assistant adalah sebagai berikut :
Tabel 7. Dimensi Jabatan Staff di Unit Kebun PT. SGRO
Jabatan Estate Manager
Dimensi Jabatan Capex Opex Jumlah bawahan
Estate Askep
Capex Opex Jumlah bawahan Capex Opex Jumlah bawahan
Estate Assistant
Keterangan Rp. 5 milyar Rp. 25 milyar 1 orang Estate Askep 1 orang KTU 4 orang Estate Assistant Rp. 0 Rp. 0 4 orang Estate Assistant Rp. 0 Rp. 0 1 mandor satu 8 mandor pekerjaan
e. Authorities / Freedom to Act Otoritas atau wewenang pada jabatan Estate Manager dan Estate Askep di PT. SGRO adalah sama, sedangkan untuk Estate Assistant ada beberapa poin yang tidak ada, yaitu poin nomor 2, 3, dan 9. Berikut adalah rinciannya:
1) Menetapkan pembagian tugas dan pemisahan tanggung jawab dan wewenang masing-masing bagian 2) Menyetujui pengeluaran biaya sesuai dengan batas kewenangan yang diberikan 3) Mengusulkan penerimaan karyawan baru, pengangkatan, mutasi, rotasi,
promosi,
sanksi,
terhadap
karyawan
tertentu
serta
pemberhentian karyawan 4) Mengusulkan pelatihan dan pendidikan yang akan dilaksanakan untuk pengembangan pengetahuan, keahlian dan ketrampilan karyawan 5) Membagi pengetahuan, ketrampilan, dan keahlian kepada bawahan 6) Mendelegasikan wewenang dan otoritas tertentu kepada bawahan 7) Memberikan sanksi kepada bawahan yang melakukan tindakan yang menyalahi prosedur kerja, instruksi kerja, peraturan perusahaan serta peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan 8) Memberikan usulan kepada manajemen untuk perbaikan hal-hal yang dapat meningkatkan efisiensi, efektifitas dan produktivitas 9) Menilai prestasi kerja karyawan Dari ke-9 otoritas atau wewenang dari jabatan, hanya poin nomor 2 yang sesuai dengan deskripsi otoritas atau wewenang jabatan dalam metode Hay. Itupun tidak menyebutkan bersaran nominal, yang mana ini sangat penting.
Poin nomor 1, 4, dan 9 sudah ada dalam main accountabilities jabatan, sehingga bukan dikatakan sebagai wewenang. Poin nomor 3 untuk usulan penerimaan karyawan sudah menjadi bagian dari main accountabilities jabatan, sedangkan wewenang untuk mengusulkan mutasi, rotasi, dan promosi ada pada Head of Departemen atau Managing Director, sehingga kurang tepat dicantumkan pada poin nomor 3. Poin nomor 5, 6, dan 8 bukan merupakan wewenang, namun lebih kepada perilaku yang harus dijalankan untuk menunjukkan pemenuhan pada kompetensi tertentu. Dan yang terakhir, poin nomor 7 juga bukan merupakan wewenang melainkan suatu tindakan yag memang harus dilakukan karena didasarkan pada adanya peraturan perusahaan. Usulan penulis, Authorities untuk jabatan Estate Manager adalah sebagai berikut : 1) Menyetujui penggunaan petty cash dengan nilai barang tidak lebih dari Rp. 500.000 per item dan dalam satu bulan tidak lebih dari Rp. 5.000.000 2) Menyetujui rekrutmen non staff untuk keperluan operasional unit kebun. 3) Menyetujui bon permintaan barang atau pupuk yang telah dianggarkan.
4) Menyetujui lembur karyawan non staff sesuai ketentuan yang berlaku. Khusus untuk Estate Askep dan Estate Assistant tidak memiliki wewenang sebagaimana halnya Estate Manager kecuali apabila ditunjuk menjadi Pjs (Pejabat Sementara). f.
Working Relationship Berikut adalah hubungan kerja dari pemegang jabatan : Tabel 7. Hubungan Kerja Jabatan Staff di Unit Kebun PT. SGRO
Jabatan Estate Manager dan Estate Askep
Estate Assistant
Hubungan Eksternal Pemerintah daerah, pemerintah desa, pemuka masyarakat desa, kontraktor, aparat keamanan, dinas tenaga kerja, dinas perkebunan Konsultan, kontraktor, perangkat desa, masyarakat desa
Hubungan Internal Seluruh unit kerja, staff, karyawan
Staff, karyawan
Hubungan kerja dari format di atas jika ditinjau dari segi subjeknya sudah cukup tepat, namun dalam hal ini ada satu informasi lagi yang seharusnya dimasukkan, yaitu tujuan dari adanya hubungan tersebut. Hal ini dikarenakan dengan mencantumkan tujuan, maka pemegang jabatan tidak akan mengalami kesulitan saat harus memposisikan diri saat berhubungan dengan pihak internal maupun eksternal. Penggunaan kata-kata seluruh unit kerja juga kurang tepat karena sebenarnya tidak seluruh unit kerja berhubungan secara langsung dengan jabatan tersebut. Sebagai contohnya, seorang Estate Manager tentunya
tidak berhubungan kerja langsung dengan unit rekrutmen kantor pusat, karena bagian rekrutmen kantor pusat hanya menangani rekrutmen untuk staff sedangkan Estate Manager berwenang menyetujui rekrutmen untuk non staff. Menurut hemat penulis, hubungan kerja ini seharunya menyesuaikan dan dikaitkan dengan main accountabilities jabatan tersebut. Sehingga usul dari penulis adalah sebagai berikut : Tabel 7. Hubungan Kerja Jabatan Staff di Unit Kebun PT. SGRO
Jabatan Estate Manager
Hubungan Kerja
Tujuan
Eksternal 1. Pemerintah desa 2. Pemuka masyarakat desa 3. Kontraktor 4. Aparat keamanan 5. Dinas tenaga kerja 6. Serikat pekerja 7. Dinas perkebunan Internal 1. Field Quality Assurance 2. Workshop 3. Civil Engineering 4. Corporate Affair 5. HR Services Region 6. Accounting, Budget Tax Regional 7. Purchasing 8. Sustainability
Eksternal 1. Mengajukan perijinan 2. Mendapatkan legitimasi sosial 3. Berkoordinasi dalam penyelesaian proyek 4. Meminta tenaga pengamanan 5. Menjalin hubungan industrial yang baik 6. Menjalin forum komunikasi pengusaha dan buruh/karyawan 7. Mengajukan perijinan Internal 1. Melakukan tindak lanjut hasil audit 2. Berkoordinasi jika ada kendala dengan transport maupun alat berat 3. Berkoordinasi mengenai pemeliharaan jalan, jembatan, dan perumahan 4. Berkordinasi tentang masalah perijinan, sosial, dan sekuriti 5. Berkoordinasi mengenai perekrutan karyawan non staff, pelatihan karyawan, penilaian kinerja, pergerakan staff (mutasi, promosi) dan hubungan industrial 6. Permintaan dana dan penyampaian laporan keuangn bulanan 7. Permintaan pembelian barang dan penerimaan barang 8. Pelaksanaan audit ISO dan pemenuhan prinsip dan kriteria sertifikasi
g. Challenges Tantangan jabatan tidak tercantum dalam Job Description di PT. SGRO. Sebagai saran, informasi ini seharusnya dimasukkan dalam Job Description dikarenakan sebagai informasi awal bagi calon pemegang jabatan mengenai tantangan apa saja yang akan dia hadapai dalam jabatan tersebut. Salah satu contoh tantangan untuk jabatan Estate Assistant adalah sebagai berikut : 1) Tipe pekerjaan banyak di luar ruangan 2) Tempat kerja berada di remote area yang berjarak minimal 50 km dari kota kebupaten terdekat 3) Lokasi kerja dipengaruhi perubahan cuaca (panas, hujan, kelembaban) 4) Tempat kerja juga merupakan tempat tinggal dari sebagian besar karyawan h. Minimum qualification Kualifikasi minimum diperlukan sebagai syarat minimum supaya pemegang jabatan mampu menjalankan tugasnya. Berikut adalah ringkasan kualifikasi minimum pada jabatan Estate Manager, Estate Askep, dan Estate Assistant.
Jabatan Estate Manager dan Estate Askep
Kualifikasi Jenis kelamin Kelompok Umur Pendidikan minimal Pengalaman minimal Pengetahuan dan Ketrampilan
Estate Assistant
Jenis kelamin Kelompok Umur Pendidikan minimal Pengalaman minimal
Pengetahuan dan Ketrampilan
Kebutuhan minimum Laki-laki 30 – 40 tahun S-1 Pertanian 5 tahun sebagai Estate Assistant 1. Kepemimpinan 2. Perencanaan dan Organisasi 3. Pengetahuan teknis agronomi dan budidaya tanaman 4. Analisis 5. Komunikasi 6. Interpersonal Laki-laki/Perempuan 22 – 40 tahun 1. S-1 Pertanian 2. SMA 1. 0 tahun 2. 5 tahun sebagai mandor 1 1. Kepemimpinan 2. Perencanaan dan Organisasi 3. Pengetahuan teknis agronomi dan budidaya tanaman 4. Analisis 5. Komunikasi 6. Interpersonal
Menurut hemat penulis, jenis kelamin tidak perlu ditampilkan pada kualifikasi minimum, hal ini terkait dengan isu kesetaraan gender dimana baik laki-laki maupun perempuan mempunyai kesempatan yang sama jika memiliki kemampuan dan kualifikasi yang dipersyaratkan.
SHL People Performance (2000) menyebutkan istilah indirect discrimination yang artinya kriteria seleksi yang tidak dapat dijustifikasi atau kondisi dimana mempunyai dampak yang berbeda terhadap orang-orang dari suku atau etnis tertentu atau gender sehingga merugikan mereka. Untuk kriteria umur, ada baiknya disebutkan minimal usianya saja, hanya sekedar untuk memastikan dengan jenjang pendidikan minimal dan pengalaman kerja tententu, maka bisa diperkirakan usia minimalnya. i.
Organization Structure Mengenai struktur organisasi, penulis tidak akan membahas secara khusus karena sudah disampaikan di awal pembahasan mengenai hirarki struktur organisasi di perkebunan kelapa sawit.
D. Kesimpulan dan Saran 1. Kesimpulan a. Job Description yang dimiliki oleh PT. SGRO masih belum memenuhi syarat-syarat yang digunakan dalam metode Hay. b. Dalam menyusun Job Description dengan metode Hay terlebih dahulu analis harus mengetahui rantai proses yang ada di unit organisasi tertentu untuk memudahkan dalam membuat Job Purpose dan Main Accountabilities dari Jabatan. 2. Saran a. Perlu adanya revisi Job Description di PT. SGRO dengan melakukan Job Analysis menggunakan metode Hay jika sebelum melakukan Job Evaluation dengan metode Hay. b. Perlu adanya perubahan pandangan dari semula satu dokumen Job Description bisa digunakan untuk beberapa posisi yang sama menjadi satu dokumen Job Description hanya untuk satu posisi jabatan saja.
