Visoka škola strukovnih studija za menadžment i poslovne komunikacije Sremski Karlovci
Seminarski rad iz predmeta Upravljački informacioni sistemi
Informacioni sistem “Zorka opeka“
Mentor: Prof. Borislav Todorović
Student: Marko Milakov 120/10
April 2013
Sadržaj 1. Uvod………………………………………………………………………………………..3 1.1 Naziv i sediste firme……………………………………………………………………..4 1.2 Delatnost…………………………………………………………………………………..4 1.3 Definisanje problema……………………………………………………………………..5 1.4 Cilj rada…………………………………………………………………………………….5 1.5 Projektni zadatak-snimak postojeceg stanja u firmi, tokovi informacije i analiza uocenih problema……………………………………………………………………………..6 2. Snimak postojecih tokova informacija………………………………………………..6 2.1 Organizaciona struktura…………………………………………………………………..6 2.2 Tokovi informacija-graficki i opisati…………………………………………..................7 2.3 Definisanje problema sa organizacionog i menadzerskog aspekta………………….8 2.4 Procena informatizovanosti firme………………………………………………………..9 3. Predlog novog toka informacije………………………………………………………..10 3.1 Novi tok-graficki i tekstualno…………………………………………………………….11 3.2 Analiza predlozenog resenja…………………………………………………………….12 4. Zakljucak…………………………………………………………………………………….13 5. Literatura…………………………………………………………………………………….14
2
Uvod
Svet u kojem danas živimo karakteriše brz naučno-tehnički i tehnološki razvoj, koji permanentno mijenja tempo privrednog i društvenog života. To vrijeme označavamo kao vreme tzv. "informacijskog društva". Informaciona tehnologija, informacioni sistemi i njihova primena u okviru poslovnih sistema poslednjih decenija doživljavaju snažan razvoj. Elektronski računari pretvaraju se od ureĎaja za masovnu obradu podataka u ureĎaje za informacije. To je ključni momenat koji menja samu suštinu informacionog sistema, a posebno mesto i ulogu informacionih sistema u poslovnim sistemima. Naročito u ekonomskoj sferi postaje sve značajnije raspolaganje informacijama, posedovanje i korištenje informacione tehnologije. Dinamika razvoja informacionih sistema i "informacione industrije" postaje pokretačka snaga privrednog i društvenog napretka. Svakako je teško reći da li je informaciona tehnologija presudno uticala na društvene odnose ili je bilo obrnuto. U svakom slučaju može se reći da postoje veoma intenzivni interaktivni odnosi.
3
1.1 Naziv i sedište firme
Fabrika opeke predstavlja firmu koja uspešno već 30 godina proizvodi kvalitetnu fasadnu opeku od gline. Otpočela je sa radom 1977. godine u mestu Donje Crniljevo, opština Koceljeva. Proizvodnja se zasnivala na sirovinskoj bazi u neposrednoj blizini, pri čemu se prvenstveno misli na površinski kop "Jovanovića Brdo" koji je od deponije fabrike udaljen nepunih 0,5 km. Lokacija fabrika fasadne opeke je u Donjem Crniljevu, 20 km od opštine Koceljeva, 38 km od prvog većeg industrijskog sedišta, Šapca, odnosno 100-120 km od glavnih centara u Srbiji, Beograda i Novog Sada. Zorka Opeka posluje u okviru austrijske kompanije Alas Internacional i prisutna je kako na domaćem tako i na tržištima u okruženju. Suvlasnik kompanija je i firma Ziegelwerk Pichler- takodje iz Austrije. Vlasnik ove kompanije, gospodin Markus Pichler, tvorac je robne marke Klimabloc, koja se već duži niz godina proizvodi u EU.
1.2 Delatnost
Fabrika opeke predstavlja firmu koja uspešno već 30 godina proizvodi kvalitetnu fasadnu opeku od gline. Otpočela je sa radom 1977. godine u mestu Donje Crniljevo, opština Koceljeva. Proizvodnja se zasnivala na sirovinskoj bazi u neposrednoj blizini, pri čemu se prvenstveno misli na površinski kop "Jovanovića Brdo" koji je od deponije fabrike udaljen nepunih 0,5 km. Proizvodnim programom je obuhvaćena proizvodnja crvene, bele i roza fasadne opeke NF po najvišim standardima što nam je omogućilo da svoju robu plasiramo kako u zemlji tako i u širem okruženju. Fabrika opeke poseduje proizvodnju raznih blokova od gline u zavisnosti od njihove namene: - blokovi od gline za noseće zidove-giter blok, - blokovi od gline za pregradne zidove i - blokovi od gline za meĎuspratne konstrukcije-blok ispuna.
4
1.3 Definisanje problema Trenutno u preduzeću ne postoji sveobuhvatni informacioni sistem. Osnovni računovodstveni program (ABSoft) olakšava knjiženje dokumenata, mada se pune mogućnosti programa ne koriste jer je instaliran samo na par racunara. Veliki problemi nastaju kada nekoliko komercijalista, koji u isto vreme prodaju istu vrstu robe, pokušavaju da dobiju informaciju koje robe ima na stanju. Magacin se u potpunosti vodi na zastareli nacin, pomoću magacinskih robnih kartica. Razlog tome je što se preduzeće dominantno koncentrisalo na proizvodnju dva-tri proizvoda, tako da broj stavki u magacinu je bio dosta skroman. Još jedna od posledica je i otežana mogucnost kontrole od strane direktora (koji je u ovom slucaju i vlasnik preduzeća). Cesto direktor mora da „lovi“ loše odluke svojih komericjalista, ima veoma malo mogucnosti da prati naplatu po prodatoj robi. Tako cesto nastaju problemi po pitanju koliko je kog materijala izdato iz magacina u proizvodnju, jer se jedinice kolicine komponenata ne poklapaju sa jedinicama proizvodnje gotovih proizvoda. Dodatni problem nastaje prilikom narucivanja repromaterijala, jer razliciti materijali imaju razlicite minimalne kolicine prilikom narucivanja, tako da ako menadžment želi da napravi dodatnih 100 jedinica konacnog proizvoda, često mora da izvrši dodatne nabavke materijala, koji dugo vremena ostaju neiskorišceni.
1.4 Cilj rada Cilj je da menadžment ima jasan uvid u to koja roba je ušla, koja roba je izašla, ko ju je prodao, po kojoj ceni i koja je naplata robe prodate od strane. Cilj je da komercijalisti mogu sa lakocom da prodaju robu. Da u svakom trenutku imaju uvid koja roba je na stanju i da vide kako teče naplata robe koju su prodali. Cilj je da se izvrši optimizacija nabavke robe u magacin, da se kolicina robe na stanju svede na optimalni minimum. Cilj je da se prilikom svake nabavke robe računa marginalna profitabilnost poslovnog koraka, tako da menadžment ima uvek uvid u profitabilnost preduzeća. Mada program za knjiženje (ABSoft) radi bez problema on nema mogućnosti jednostavnih ad-hoc bilansa, kao i napredne mogucnosti planiranja visine troškova amortizacije po jedinici gotovog proizvoda.
5
1.5 Projektni zadatak Zadatak ovog projekta je pronalaženje konkretnih rešenja koja će doprineti boljem funkcionisanju posmatranog preduzeća.
2. Snimak postojećih tokova informacija 2.1 Organizaciona struktura
Menadžer preduzeća
Komercijala
Istraživanje i razvoja proizvoda
Nabavka 2.2
Finansije i Računovodstvo
Proizvodnja Tokovi informacija
Kadrovi
Prodaja
6
2.2 Tokovi informacija
Klasično istraživanje poslovnih sistema polazi od snimanja osnovnih elemenata prostora, opreme, ljudskoga faktora i organizacijskih meĎuzavisnosti u radnome procesu. U primeni informacionog i organizacijskog menadžmenta svi su inputi i autputi prikazani kao kvantificirane informacije, ovde navedene kao informacije u širem smislu, kao i rezultati rada u procesu. Snimaju se inputi finansija, resursa (energije i sirovina) i informacija u užem smislu (rezultat intelektualnoga rada), kao i autputi, rezultati rada i nusproizvod itd. Snimanje uključuje organizacijsku strukturu (prostor, opremu, ljude), organizaciju poslovanja i informacionih protoka. Uz to, potrebno je upoznati zakonsku regulativu koja odreĎuje temeljne funkcije i delokrug posmatrane organizacije.
Tokovi informacija u preduzeću nakon informatizacije
7
2.3 Definisanje problema sa organizacionog i menadžerskog aspekta
Zorka opeka se se prostire u 4 zgrade ukupne velicine skoro 2500m2. U zgradi 1. je lociran magacin, kao i garaža za vozni park; u zgradi 2. se odvija sva gruba proizvodnja tu se nalazi I pec za pečenje cigle. Zgrada 3. u prizemlju ima magacin, na prvom spratu je radionica gde se odvija montaža, finalna obrada kao i kontrola kvaliteta. Na drugom spratu trece zgrade su locirane kancelarije (direktor, asistent ,racunovodstvo, komercijala, sala za sastanke, dodatni pomocni prostor). Trenutno je u fazi planiranja izgradnje još jedan objekat (montažnog tipa) radi magacinskih potreba. Planirana zgrada ce se se prostirati na oko 900m 2, locirana paralelno sa zgradom 2. Savremeni rafovski sistem magacina ce zadovoljiti rastuce potrebe za slobodnim prostorom usled sve vece trgovine.
Oprema koja se koristi u proizvodnji je uglavnom nova uzeta pre 20 god, ne-digitalna oprema koja nema mogucnosti povezivanja u informacioni sistem radi nadgledanja. Par C-N-C mašina ima prostor za ugradni modul koji omogucava povezivanje na PC. Od opreme koja se može konektovati na racunarsku mrežu su uglavnom merni instrumenti koji se koriste za kontrolu kvaliteta (dimenzija, težina, merenje nanosa boje, kalibrator za termostate), ali mogucnost integrisanja ovih instrumenata se ostavlja za kasnije projekte. Trenuto najveci izvor problema predstavlja sporost magacina i nekordinisanost sa komercijalom. Cilj je integrisati ove segmente preduzeca, omoguciti da informacije ravnomerno teku, kako bi se optimizovao tempo nabavki sa proizvodnjom, a komercijali omogucilo nesmetana prodaja (pre svega uvozne robe). Novi sistem mora omoguciti i visok nivo sigurnosti i mogucnosti kontrole i nadledanja.
8
2.4 Procena informatizovanosti firme
Struktura ERP sistema Mada razliciti proizvoĎači imaju dosta razlicite koncepte funkcionisanja i delovanja ERP sistema, raspoloživa literatura i praksa govore o osnovnim elemntima strukture ERP sistema, koji su zajednicki svim platformama (SAP, Baan, Oracle). Danas, ERP sisteme najcešce cine kolekcije aplikacija organizovane u module ili funkcionalne oblasti. Prvobitni sistemi upravljanja resursima su bili u suštini svi isti, u tim situacijama preduzece je se prilagoĎavalo sistemu, a ne sistem preduzecu. Danas je situacija obrnuta. Preduzeca cesto veca od suverenih država po svojoj ekonomskoj moci, tako da se sistem mora prilagoĎavati preduzecu. Kako bi se ovaj kompleksni proces što više olakšao prilagoĎavanje ide u etapama, jedan po jedan modul. Modularni pristup omogucava da preduzece optimizuje svoje troškove i da u pocetku implementira samo osnovne module, a kasnije sa povecenjem prihoda i ostale. Postoje razliciti moduli, cesto se oni razlicito zovu, ali postoje zajednicke karakteristike. Kao što je navedeno u nove Internet orjentisane ERP sisteme se ugraĎuju sistemi kao: SCM (Supply Chain Management), CSM (Customer Relationship Management), Sales Force Automation (SFA), Advanced Planning and Scheduling (APS), Business Intelligence (BI) i e-Business.
9
3. Predlog novog toka informacija
3.1. Predlog rešenja Posebnu pažnju treba obratitI na više nivoa dostupnosti podataka – superuseri, razliČiti nivoi pristupa radnika unutar preduzeća, različiti novoi pristupa graĎanima putem web aplikacije, odrediti stalne javno dostupne podatke. Neophodno je:
stalno javno prezentovanje na webu aktivnosti administracije (javna web stranica firme);
potrebno je odrediti podskup podataka iz informacionog sistema preduzeća koji će javno biti dostupan putem web stranice, ovo je ujedno i najdiskutabilniji deo posla i mora se biti veoma oprezan;
potrebno je odrediti podskup podataka iz informacionog sistema preduzeća koji će biti delomicno dostupan putem web stranice;
omoguciti pristup dopuštenim informacijama i podacima i putem info kioska i putem LAN-a i putem Interneta. Za pisanje savremenog aplikacionog softvera koriste se najčešće programski
jezici četvrte generacije i objektno-orijentisani programski jezici. Napisani program treba da bude korektan, pouzdan i dokumentovan. Veliki značaj za softver imaju komentari, primedbe, preporuke jer je samo sa njima on potpun, lako čitljiv i spreman za modifikacije. Programeri mogu koristiti realne podatke iz prethodnog sistema za testiranje novog. Dok se poneka testiranja rade za vreme pisanja programa, završno testiranje se radi tek kad je programiranje u potpunosti završeno. Završno testiranje podrazumeva testiranje celog programskog paketa radi otkrivanja grešaka. Korisnici ili kadrovi zaduženi za održavanje sistema testiraju sistem unošenjem izmišljenih ili stvarnih podataka. 10
Predlog rešenja
11
3.2 Analiza predlozenog resenja
Osnovna karakteristika softvera je da on bude komponentan. Komponenti softver propisuje kako se nešto pravi, sa ciljem integracije. Kako se komponenta pravi propisano je na više nivoa: arhitekturom, kroz programski jezik i operativni sistem; konceptualnom, kroz formalizme šta komponenta treba da sadrži; i implementacionom, gdje se propisuje kako se pravi. Vrlo je bitno prikupljati podatke iz mnogo procesa. “Tim koji radi na razvoju IS nema pravo vlasništva nad podacima. To pravo je raspodeljeno ravnomerno isporučiocima tih podataka i uveden je pojam staratelja nad podacima. Jedan od najkritičnijih aspekta IS je integritet podataka. On ne može biti odgovornost jednog tima, to mora biti odgovornost isporučioca, koji ce, ako je potrebno, ići niz lanac informacija. Ovo bi trebala biti promena kulture organizacije. Podaci ostaju u trajnom vlasništvu preduzeća, i kada se u budućnosti pojavi potreba za promenom aplikativnog softvera (vek trajanja softvera je u najboljem slučaju 15 godina), da se već postojeći podaci mogu bez većih poteškoća uklopiti u razvoj novog softvera.
12
4. Zaključak
Korisnici, rukovodstvo i radno osoblje zaposleno u računskom centru moraju se upoznati sa radom na novom sistemu. Svaka grupa zahteva specijalno prilagoĎen program obuke: rukovodstvo hoće da zna koje informacije sistem omogućava, korisnici se obučavaju za rad na sistemu, a tehničko osoblje se osposobljava da održava sistem u ispravnom stanju. Sve tri grupe zahtevaju različite vrste dokumentacije i priručnika za rad. Pažljivom pripremom treba omogućiti da prelazak sa jednog informacionog sistema na drugi informacioni sistem protekne bez većih problema. Postoje tri standardne metode za uvoĎenje novog informacionog sistema: paralelno, postepeno i direktno uvoĎenje. Svaka od metoda ima svoje prednosti i mane, zavisno od konkretne situacije. Paralelno uvodenje zahteva istovremeni rad i starog i novog sistema, sa operatorom koji unosi podatke u oba sistema za obradu i uporeĎuje dobijene rezultate. Ako oba sistema imaju iste rezultate, tada novi sistem zamjenjuje stari. Ako rezultati ne odgovaraju, analitičar mora doraditi sistem i nastaviti testiranje. Paralelno uvoĎenje se koristi u slučaju kada novi sistem zamenjuje sličan stari sistem. Postepeno uvoĎenje omogućava poslovnom sistemu da, postepeno, stari sistem zamenjuje
novim.
Kada
korisnici
postanu
upoznati
sa
specifičnim
delovima
funkcionisanja novog sistema, oni mogu napustiti odgovarajući deo starog sistema.
13
Literatura
1. www.zorkaopeka.rs 2. www.wikipedia.org 3. Upravljački informacioni sistemi, Zoran Savić, Novi Sad, 2010
14
