AYUNDA NOVITA LESTARI UJIAN AKHIR SEMESTER (UAS) TIPE SOAL – C C JAWABAN:
1. Gambar:
Perusahaan Pabrik
Pelanggan
Sistem entry
Sistem
Sistem
perusahaan
produksi dan
pengadaan
Piutang usaha pelanggan pelangga n
Penjadwalan& pengiriman produksi
Pemasok
Utang dagang ke pemasok& persediaan
Basis Data
Basis Data
Basis Data
Pelanggan
produksi
Pengadaan
Ketika pelanggan memesan suatu produk, pesanan tersebut harus diketik beberapa kali untuk dimasukkan ke dalam sistem di berbagai departemen yang berbeda. Pekerjaan yang redundan ini menyebabkan penundaan, hilangnya pesanan dan dapat menyebabkan kesalahan entry data. Kurangnya komunikasi yang efektif antar berbagai sistem dalam model tradisional seringkali merupakan akibat dari proses desain system yang terpisah-pisah. Sistem ERP mendukung arus informasi yang lancar dan tidak tampak di perusahaan dengan menyediakan lingkungan standar bagi berbagai proses bisnis bisni s perusahaan dan data dat a operasional yang mendukung men dukung komunikasi. komunik asi. Pembelian: Menangani seluruh aktivitas pembelian, mulai dari menyeleksi pemasok/supplier sampai pada memasukkan data penawaran, memasukkan order pembelian sampai pada penerimaan barang dan melakukan inspeksi/QC.
Produksi: Intuitive ERP memberikan fungsi-fungsi yang lengkap dalam hal produksi untuk membantu perusahaan dalam hal produksi untuk membantu perusahaan dalam menangani proses-proses yang terjadi pada barang setengah jadi (wrip) dan meningkatkan produktivitas karyawan dengan menjalankan fungsi/fasilitas. Gambar Rancangan Aplikasi ERP
Perusahaan Sistem lama Sistem ERP
Pelanggan
Fungsi inti(pemrosesan transaksi online) Pemrosesan Analitis Aplikasi Khusus (Fungsi Online (OLAP) Untuk Industri tertentu) Fungsi inti (Pemrosesan transaksi On-line)
Penjualan &
Perencanaan
Pengendalian
Distribusi
Bisnis
Pabrik
Pemasok
Logistik
2. Berikut jawaban soal nomor 2: a. Pengendalian Transaksi e-busines dan e-commerce
e-Business atau Electronic business dapat didefinisikan sebagai aktivitas yang berkaitan secara langsung maupun tidak langsung dengan proses pertukaran barang dan/atau jasa dengan memanfaatkan internet sebagai media komunikasi dan transaksi yang merupakan satu aplikasi teknologi internet yang merambah dunia bisnis internal, melingkupi sistem, pendidikan pelanggan, pengembangan produk, dan pengembangan usaha. Secara luas sebagai proses bisnis yang bergantung pada sebuah sistem terotomasi.
e-commerce
penyebaran,
pembelian,
penjualan, pemasaran barang dan
jasa
melalui
sistem elektronik seperti internet atau televisi, www, atau jaringan komputer lainnya. E-
dagang dapat melibatkan transfer dana elektronik, pertukaran data elektronik, sistem manajemen inventori otomatis, dan sistem pengumpulan data otomatis. Industri teknologi informasi melihat kegiatan e-dagang ini sebagai aplikasi dan penerapan dari e-bisnis (e-business) yang berkaitan dengan transaksi komersial, seperti: transfer dana secara elektronik, SCM (supply chain management), e-pemasaran (e-marketing), atau pemasaran online (online marketing), pemrosesan transaksi online (online transaction). b. Pengendalian masukan dalam system online ini didesain untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa transaksa di entri ke terminal yang semestinya, dientri dengan cermat, data yang dientri telah diklasifikasikan dengan benar pada nilai transaksi yang sah, data yang tidak sah (invalid) tidak dientri pada saat transaksi, transaksi tidak dientri lebih dari sekali, dan data yang dientri tidak hilang selama transaksi berlangsung. 3. Berikut jawaban nomor 3: a. Jenis audit menurut tujuan dan pelaksanaan audit dan berikan contohnya. 1. Audit atas Laporan Keuangan/Financial Audit Audit atas Laporan Keuangan/Financial Audit adalah audit untuk menentukan kesesuaian informasi terukur yang akan diverifikasi dengan kriteria tertentu seperti GAAP atau Standar Akuntansi yang berlaku umum (PSAK). Audit (pemeriksaan) keuangan bertujuan untuk memberikan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan, tentang kesesuaian antara laporan keuangan yang disajikan oleh manajemen (dalam hal ini pemerintah) dengan standar akuntansi yang berlaku (dalam hal ini Standar Akuntansi Pemerintahan/SAP). Hasil audit keuangan adalah opini (pendapat) audit mengenai kesesuaian Laporan Keuangan dengan Standar Akuntansi Pemerintah/ SAP. 2. Audit Operasional Audit Operasional adalah penelahaan bagian dari prosedur atau metode operasi suatu organisasi. Yang bertujuan untuk menilai apakah sumber daya ekonomi yang tersedia telah dikelola secara ekonomis, efisiensi, dan efektivitasnya. Hasilnya berupa rekomendasi perbaikan operasi. Dalam audit operasional, langkah yang ditempuh mencakup identifikasi sebab dan akibat mengapa kegiatan tidak dilakukan secara ekonomis, efisien, dan efektif, dalam rangka memberikan rekomendasi perbaikan kepada pihak yang berkepentingan. Dapat
dikemukakan bahwa audit operasional memiliki ciri atau karakteristik antara lain sebagai berikut: 1. Bersifat konstruktif dan bukan mengkritik 2. Tidak mengutamakan mencari-cari kesalahan pihak audit 3. Memberikan peringatan dini, jangan terlambat 4. Objektif dan realistis 5. Bertahap 6. Data mutakhir, kegiatan yang sedang berjalan 7. Memahami usaha-usaha manajemen (management oriented) 8. Memberikan rekomendasi bukan menindaklanjuti rekomendasi. Manfaat dari audit operasional antara lain: 1. Biaya-biaya kegiatan akan lebih kecil atau ekonomis 2. Hasil kerja (produktivitas) akan meningkat 3. Rencana, kebijakan, dan lain-lain yang tidak tepat dapat diperbaiki 4. Suasana kerja menjadi lebih sehat. 3. Audit Ketaatan Audit
ketaatan adalah audit
yang
dilakukan
untuk
menilai
kesesuaian
antara
kondisi/pelaksanaan kegiatan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Kriteria yang digunakan dalam audit ketaatan adalah peraturan perundang-undangan yang berlaku bagi audit. Perundang-undangan disini diartikan dalam arti luas, termasuk ketentuan yang dibuat oleh yang lebih tinggi dan dari luar audit asal berlaku bagi audit dengan berbagai bentuk atau medianya, tertulis maupun tidak tertulis. 4. Audit Investigatif Audit investigatif adalah memperoleh kepastian tentang ada tidaknya penyimpangan atau kecurangan dalam pelaksanaan kegiatan/operasional kantor. Jadi fokus audit investigatif adalah membuktikan apakah benar kecurangan telah terjadi. Dalam hal dugaan kecurangan terbukti, audit investigatif harus dapat mengidentifikasi pihak yang harus bertanggung jawab atas penyimpangan/kecurangan tersebut. b. Perbedaan Audit manual dengan audit EDP
Masalah Pokok Teknik audit
Audit EDP Program khusus untuk penggunaan teknik audit manual (teknik audit berbantuan komputer)
Apa yang diaudit
Audit lebih terfokus ke program, sistem dan file
Dengan apa
Audit around the computer Audit through the computer Audit with the computer Kesalahan yang terus menerus akibat pengolahan transaksi dengan komputer yang seragam sehingga mengakibatkan kesalahan yang material
Kesalahan yang berulang terus
Audit trail
Pemisahan tugas
Ketergantungan pada software dan hardware
Audit risk
Audit Manual Inspeksi, observasi, wawancara, konfirmasi, prosedur analitis, vouching, verifikasi, rekonsiliasi, scanning, dsb Audit lebih terfokus sistem, dokumendokumen dan bukti transaksi Audit around the computer
Jika terjadi kesalahan maka kemungkinan terjadi secara berulang-ulang menjadi kecil kemungkinannya karena tidak dikerjakan dengan program komputer yang seragam Jejak audit mungkin hanya timbul untuk jangka Jejak audit terlihat waktu pendek atau dalam bentuk yang hanya bisa secara fisik yang dibaca oleh komputer dimana program untuk memungkinkan masing-masing laporan keuangan adalah seseorang untuk independen sehingga satu transaksi dapat diproses mentrasir untuk beberapa tujuan secara simultan dari buku informasi harian sampai dengan laporan keuangan akuntansi perusahaan yang bersangkutan Sering tidak ada pemisahan tugas tetapi tetap harus Pemisahan tugas ada pengendalian alternative sehingga tidak sebagai bentuk memungkinkan orang yang sama menguasai pengendalian transaksi dari awal hingga akhir tanpa campur wajib tangan pihak lain dilaksanakan untuk mendapatkan opini wajar tanpa pengecualian Ketergantungan pada hardware dan software Kemungkinan memunculkan potensial loss yang tinggi karena potensial loss lebih pengelolaan input, proses, output dan penyimpanan kecil karena data dalam bentuk yang standar tersedianya jejak audit di samping pengelolaan input, proses, output, dan penyimpanan data yang terpisah Audit risk lebih besar karena: Audit risk lebih
Pengolahan transaksi yang simultan dalam PDE Pengolahan yang tidak logis Kesalahan memasukkan data, baik sengaja ataupun tidak, yang jika terakumulasi akan menjadi material
Manfaat penilaian IC
Bukti audit
Pengetahuan auditor
Manfaat penilaian internal control untuk memperoleh keyakinan bahwa: Desain dan implementasi program aplikasi telah dilaksanakan sesuai dengan otorisasi dan ketentuan manajemen Setiap perubahan pada program aplikasi telah diotorisasi dan disetujui oleh manajemen Terdapat peraturan yang memadai yang menjamin akurasi dan integritas dari perosesan oleh komputer, laporan dan hal lain-lain yang dihasilkan oleh komputer Sumber data yang tidak akurat telah diidentifikasikan dan telah diambil tindakan oleh manajemen Operator dan pihak-pihak yang mempunyai akses secara online terhadap sistem tidak dapat mengubah masukan, keluaran, program, maupun file yang ada tanpa otorisasi yang sah Terdapat peraturan yang memadai untuk melindungi file yang ada dari akses dan otorisasi yang sah Pengumpulan bukti audit yang handal lebih sulit karena perubahan dalam pengendalian intern dan beberapa teknik audit manual tidak dapat digunakan kecuali dengan teknik audit berbantuan komputer. Evaluasi bukti audit lebih sulit karena harus dipahami kapan pengendalian internal berfungsi dan kapan tidak Keahlian tentang auditing dan akuntansi ditambah keahlian tentng komputer oleh salah seorang tim auditor
c. Pengendalian input data
kecil karena: Pengolahan transaksi yang beragam Jika terjadi kejadian yang tidak wajar maka manusia akan segera mengetahuinya Kesalahan memasukkan data tidak terjadi berulang-ulang Trace back informasi akuntansi ke bukti transaksi asalnya
Dilakukan oleh seseorang yang memiliki keahlian dan pelatihan teknis yang cukup sebagai auditor Dilakukan oleh seseorang yang memiliki keahlian dan pelatihan teknis yang cukup sebagai auditor
Pengendalian input (input control) untuk memastikan bahwa berbagai transaksi valid dan akurat dan lengkap. Berbagai prosedur input data dapat dipicu oleh dokumen sumber (batch) atau input langsung (real-time). Pengendalian input terdiri atas: a. Pengendalian dokumen sumber Pengendalian dokumen sumber harus dilaksanakan secara hati-hati, karena penipuan dengan dokumen sumber dapat memindahkan aset dari perusahaan. Oleh karena itu maka perusahaan harus mengimplementasikan berbagai prosedur pengendalian atas dokumen sumber dengan memperhitungkan setiap dokumen, seperti: 1. Menggunakan dokumen sumber yang diberi nomor terlebih dahulu. 2. Dokumen sumber harus dibuat otomatis dengan nomor melalui printer yang menunjukkan urutan angka di setiap dokumen. 3. Menggunakan dokumen sumber secara berurutan. 4. Mengaudit dokumen sumber secara berkala. Secara berkala, auditor harus membandingkan berbagai jumlah dokumen yang digunakan hingga saat ini dengan yang tersisa dalam file ditambah yang dibatalkan karena kesalahan. 5. Pengendalian pengkodean data yaitu pemeriksaan integritas kode data yang digunakan dalam pemrosesan.
Pengendalian batch Batch adalah metode yang tidak efektif dalam mengelola volume data transaksi yang besar dalam sistem. Gambar proses pengendalian Batch:
b. Pengendalian Validasi Pengendalian validasi input ditujukan untuk mendeteksi berbagai kesalahan data dalam transaksi sebelum data tersebut diproses. Ada tiga tingkat pengendalian antara lain: Interogasi field, interogasi record, interogasi file. 1. Validasi dalam Sistem Real-Time Gambar: Validasi dalam Sistem Real-Time
Gambar: Memelihara Jejak Audit
Validasi di tahap input data 2. Validasi dalam Sistem Akses Langsung Batch Gambar: Validasi dalam Sistem Akses Langsung Batch
c. Pengendalian Kesalahan Input Penggunaan file kesalahan dalam sistem file berurutan Batch dengan banyak titik penyerahan ulang. Gambar: Pengendalian Kesalahan Input
d. Pengendalian Sistem Input Data Umum Pengendalian input data yang digeneralisasi (generalized data input system - GDIS) meliputi berbagai prosedur terpusat yang mengelola input data untuk semua sistem pemrosesan transaksi di perusahaan, memiliki tiga kelebihan antara lain: 1. GDIS Memperbaiki pengendalian dengan membuat sebuah sistem yang sama dan melakukan validasi data. 2. GDIS Memastikan bahwa tiap aplikasi SIA menggunakan standar secara konsisten untuk validasi data. 3. GDIS Memperbaiki efisiensi pengembangan sistem. Gambar: Sistem Input Data yang Digeneralisasi
e. Pengendalian Komunikasi Data Review yang berkaitan dengan pengendalian komunikasi dapat diarahkan pada hal-hal berikut ini: a)
Batches logging and tracking Review diarahkan pada teknik pencatatan dan pentrasiran batch yang mencakup penghitungan batch control totals, penggunaan nomor urut batch, nomor lembar transmisi serta pencatatan arus transaksi dan/atau batch.
b)
Program-program aplikasi Review atas verifikasi terhadap batch control tools dan run-to-run total.
c)
Teknik-teknik verifikasi dalam transmisi on-line Sebagaimana disinggung dalam pengendalian masukan untuk sistem on-line, terdapat perbedaan yang perlu diperhatikan khususnya dalam kaitannya dengan pengendalian. Beberapa jenis pengendalian yang termasuk kategori "teknik-teknik verifikasi" dalam transmisi on-line adalah: o
Echo-check, yaitu teknik yang disebut juga dengan istilah closed loop verification ini mengirimkan data kembali kepada pengirimnya untuk dibandingkan dengan data asal (aslinya).
o
Redundancy check, yaitu teknik yang disebut dengan istilah matchingcheck, yaitu meminta pengirimannya untuk memasukkan sebagian dari data selain data yang telah ditransmisikan.
o
Completeness test, yaitu pengujian kelengkapan data yang dilakukan terhadap setiap transaksi dengan tujuan untuk membuktikan bahwa semua data yang diperlukan telah dimasukkan.
f.
Pengendalian penyimpanan data Sistem informasi yang efisien menangkap dan meyimpan data hanya satu kali dan membuat sumber tunggal ini bersedia bagi semua pengguna yang akan membutuhkannya. Review atas pengendalian penyimpanan data ditujukan untuk memastikan bahwa setiap elemen data disimpan hanya satu kali, sehingga mengurangi redudansi data serta mengurangi biaya pengumpulan dan penyimpanan data. Gambar: Model Basis Data Audit EDP
g. Pengendalian Hasil Pemrosesan Review pengendalian hasil pemrosesan memastikan bahwa output sistem tidak hilang, salah arah,
atau
rusak
dan
bahwa
tidak
terjadi
pelanggaran
privasi.
Secara
umum,
sistem batch lebih mudah dihadapkan pada berbagai eksposur hingga membutuhkan tingkat pengendalian yang lebih tinggi daripada sistem real-time.
4.
Berikut jawaban nomor 4: a. Pengendalian Sumber Data Pengendalian Sumber Data adalah salah satu bentuk pengendalian terhadap input, guna memastikan bahwa input data yang dimasukkan ke komputer untuk diolah lebih lanjut, tidak mengandung kesalahan. Ancaman/resiko: Input data yang tidak valid, tidak lengkap atau tidak akurat. Strategi pengendalian sumber data yang berfungsi mengatur akurasi, validitas dan kelengkapan input, yaitu:
Desain formulir,
formulir yang diberi nomor secara berurutan,
pre-numbered form sequence test
dokumen berputar (turn-around documents),
validasi login,
otorisasi
pembatalan dan penyimpanan dokumen,
peninjauan otorisasi yang sesuai,
kumpulan tugas, pemindai visual (visual scanning),
fungsi pengawas data,
verifikasi digit pemeriksaan (Check digit verification), dan
verifikasi kunci (Key verification) seperti: kode pelanggan, nilai transaksi, dan kuantitas barang yang dipesan oleh pelanggan.
Sejumlah
pengecekan
mengenai
ketelitian
dan
kelengkapan
input
computer
sebelum
pengolahan.satu bentuk pengecekan ketelitian data input adalah key verification yang dapat dikerjakan dengan mempergunakan suatu key to tape encoder atau data entry divice dimana key verifikation tidak dianggap penting atau terlalu mahal, maka suatu pengganti pengendalian data sumber adalah inspeksi visual terhadap daftar input yang dicetak sebelum pengolahan. b.
Pengendalian Entry Data On-Line
Tujuan dilakukannya pengendalian semacam ini adalah untuk menjamin akurasi dan integritas data transaksi yang dimasukkan dari terminal on-line dan PC. Ancaman/resiko: Input transaksi tidak valid atau tidak lengkap yang dimasukkan melalui terminal on-line Strategi Pengendalian Entry Data On-Line:
Pemeriksaan field, batasan;
Jangkauan, kelogisan, tanda, validitas, dan data yang redundan;
ID pemakai (User ID) dan password;
Pengujian kompatibilitas (Compatibility tests);
Sistem entri data secara otomatis;
Pemberitahuan ke operator selama entri data;
Prapemformatan;
Pengujian kelengkapan;
Verifikasi closed-loop
Catatan transaksi yang dipertahankan oleh sistem;
Pesan kesalahan yang jelas; dan
Penyimpanan data yang cukup untuk memenuhi persyaratan legal.
c. Pengendalian Transmisi Data Ancaman/Resiko: Akses yang tidak memiliki otorisasi terhadap data yang ditransmisi atau ke sistem itu sendiri, kegagalan sistem dan kesalahan sistem dalam transmisi data. Strategi Pengendalian Transmisi Data:
Awasi jaringan untuk mendeteksi poin-poin yang lemah;
Backup komponen;
Desain jaringan untuk mengatasi pemrosesan puncak;
Multijalur komunikasi antara komponen jaringan;
Pemeliharan pencegahan;
Enkripsi data;
Verifikasi Routing;
Pemeriksaan kesamaan dan prosedur pengenalan pesan (pemeriksaan bergema, label percobaan, batch bernomor).
Untuk mengurangi risiko kegagalan transmisi data, perusahaan harus memantau jaringan untuk mendeteksi titik lemah, memelihara cadangan komponen, dan merancang jaringan sedemikian rupa sehingga kapasitas yang tersedia cukup untuk menangani periode padat pemrosesan data. 5. Berikut jawaban soal nomor 5: a.
Pengendalian Kesalahan Input Melalui Proses Dalam Bagan
b.
Pengendalian Komunikasi Data Review yang berkaitan dengan pengendalian komunikasi dapat diarahkan pada hal-hal berikut ini:
Batches logging and tracking Review diarahkan pada teknik pencatatan dan pentrasiran batch yang mencakup perhitungan batch control totals,
penggunaan nomor urut batch, nomor lembar transmisi serta pencatatan arus transaksi dan/atau batch Program-program aplikasi Review atas vertifikasi terhadap batch control totals dan run-to-run total.
Review atas pengendalian total run-to-run degan menggunakan jumlah-jumlah total dalam pengendalian keluaran yang berasal dari satu proses sebagai jumlah-jumlah (total) pengendalian masukan dalam pemrosesan berikutnya, dengan kata lain total run-to-run adalah total pengendalian dari penyelesaian suatu pengolahan yang akan di gunakan sebagai total pengendalian untuk masukan dalam pemrosesan yang kedua tersebut. Sebagai contoh misalnya saldo awal persediaan di tambah dengan pembelian harus sama dengan saldo akhirnya.
Teknik-teknik
vertifikasi
dalam
transmisi
on-line
Sebagaimana
disinggung
dalam
pengendalian masukan untuk system online, terdapat perbedaan yang perlu di perhatikan khusunya dalam kaitannya dengan pengendalian. Hal ini antara lain disebabkan karena operator yang berfungsi sebagai orang yang memulai transaksi.sebagai contoh misalnya seorang petugas penjual pada biro perjalanan akan melakukan beberapa transaksi yang dalam system penjual pada biro perjalanan akan melakukan beberapa transaksi yang dalam system non PDE atau dalam system PDE yang offline akan di pisahkan. Dalam hal ini petugas penjualan tersebut akan menerima uang, membukukan dan menerbitkan tiket penjualan.
beberapa jenis pengendalian yang termasuk kategori “teknik -teknik vertifikasi” dalam transmisi online adalah: 1.
Echo-check, yaitu teknik yang disebut juga dengan istilah closed loop verification ini mengirimkan data kembali kepada pengirimnya untuk dibandingkan dengan data asal
2.
Redundancy check, yaitu teknik yang disebut dengan istilah matching check, yaitu meminta pengirimannya untuk memasukkan sebagian dari data selain data yang telah di transmisikan
3.
Completeness test, yaitu pengujian kelengkapan data yang di lakukan terhadap setiap transaksi dengan tujuan untuk membuktikan bahwa semua data yang di perlukan telah di masukkan.
c.
Ruang lingkup audit manajemen/operasional TI terdiri dari antara lain: 1.
Pengembangan sistem
2.
Pengelolaan layanan teknologi informasi
3.
Operasionalisasi teknologi informasi (server dan infrastruktur)
4.
Pemilihan solusi teknologi informasi
5.
Pengelolaan SDM teknologi informasi
6.
Pengelolaan keamanan teknologi informasi
7.
Pengelolaan risiko teknologi informasi
8.
Pengelolaan kualitas teknologi informasi Sebelum pelaksanaan audit EDP, terlebih dahulu mempelajari simbol-simbol yang ada dalam pemograman software yang digunakan perusahaan untuk mencatat semua transaksi dalam perusahaan tersebut, sebab hal ini akan membantu proses audit EDP dalam mencari kesalahan pencatatan dan pelaporan seperti: 1.
Simbol Untuk Pembuatan Alir Data (Data Flow Diagram) Simbol – simbol yang digunakan oleh analis sitem untuk membuat bagan alirdata (data flow diagram) dan bagan alir dokumen (document flow chart) untuk menggambarkan sistem informasi tertentu. Bagan alir yang baik dan jelas memerankan bagianpenting dalam perancangan sistemi nformasi yang kompleks dan pengembangan program komputer.
2.
Simbol Untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart) Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen. Penggunaan bagan alir lebih
bermanfaat dibandingkan dengan uraian tertulis dalam menggambarkan suatu sistem. Manfaat tersebut adalah sbb:
Gambaran sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan menggunakan bagan alir.
Perubahan sistem lebih mudah digambarkan dengan menggunakan bagan alir
Kelemahan-kelemahan
dalam
sistem
dan
identifikasi
bidang-bidang
yang
memerlukan perbaikan lebih mudah ditentukan dengan bagan alir.
d.
Dokumentasi sistem akuntansi dilakukan dengan menggunakan bagan alir.
System Akuntansi Pengendalian Aplikasi Computer Dari Hasil Pemrosesan Melalui System Batch Pada Berbagai Eksposur Dan System Real-Time 1.
Mengendalikan output system batch, system batch biasanya menghasilkan output dalam bentuk kertas, yang umumnya membutuhkan keterlibatan berbagai perantara dalam produksi dan distribusinya. Output akan di ambil dari printer oleh operator computer terkait, di pisahkan sesuai urutan lembarnya dan di pisahkan dari berbagai laporan yang lain di kaji kebenarannya oleh staf adminstrasi bagian pengendalian data, serta kemudian di kirimkan melalui layanan surat internal ke pengguna akhir.
2.
Output spooling, dalam operasi pemrosesan data berskala besar, alat-alat untuk output seperti printer dapat mengalami penumpukan pekerjaan yang tidak terproses karena banyaknya program secara simultan meminta layanan dari sumber daya yang terbatas ini. Penumpukan pekerjaaan yang tidak terproses ini dapat menyebabkan penyempitan kapasitas, yang akan berpengaruh negatif pada ouput system.
3.
Program pencetakan, ketika printer lewong, maka program run pencetakan akan menghasilkan output kertas dari file output.program pencetakan seringkali merupakan system yang rumit dan membutuhkan adanya intervensi dari operator. Hal-hal yang perlu di lakukan operator antara lain:
Menghentikan sementara program pencetakan untuk memasukkan jenis output dokumen yang benar (cek, faktur, atau berbagai formulir khusu lainnya)
Memasukkan berbagai parameter yang di butuhkan oleh run pencetakan, seperti jumlah salinan yang akan di cetak
Memulai kembali run pencetakan di titik pemeriksaan tertentu setelah adanya kegagalan fungsi printer, dan
4.
Mengambil output printer dari printer untuk di tinjau kembali dan untuk didistribusikan
Pemilihan, ketika laporan output diambil dari printer, maka output tersebut akan masuk ke tahap pemilihan dimana yang di halaman output tersebut akan di pisah-pisah dan di atur urutannya. Kekhawatiran yang terjadi dalam kegiatan ini adalah staf administrasi yang melakukan pemilihan dapat saja membuat salinan tidak sah atas laporan tersebut. Mengambil selembar halaman dari laporan tersebut atau membaca informasi yang sensitif. Review pengendalian utama atas eksposur ini adalah pengawasan, untuk berbagai laporan yang sensitive. Pemilihan dapat di lakukan oleh pengguna akhir terkait.
5.
Sampah, sampah output computer berpotensi menimbulkan eksposur. Merupakan hal yang penting untuk membuang semua laporan yang di batalkan dan salinan karbon dari kertas multi lapisan yang di singkirkan dalam tahap pemilihan.
6.
Pengendali data kelompok pengendali data bertanggungjawab untuk memvertifikasi akurasi output computer sebelum didistribusikan ke pengguna terkait. Biasanya staff administrasi bagian pengendalian data akan mengkaji berbagai angka pengendali batch untuk memastikan keseimbangannya, memeriksa bagian laporan untuk mencari data yang menyimpang, tidak sah, dan hilang. Dan mencatat penerimaan laporan tersebut dalam daftar pengendali batch milik bagian pengendalian data. Untuk berbagai laoporan yang berisi data yang sangat sensitive, pengguna akhir dapat melakukan pekerjaan ini.
7.
Distribusi laporan, risiko utama yang berkaitan dengan distribusi laporan meliputi laporan yang hilang, di curi, atau salah kirim pada saat transit ke pengguna. Untuk laporan dengan beberapa tembusan, file alamat pengguna yang sah harus di konsultasikan lebih dulu untuk mengidentifikasi tiap penerima laporan. Untuk laporan yang sangat sensitive sifatnya, teknik distribusi berikut ini dapat di gunakan:
Laporan tersebut dapat di masukkan ke kotak surat yang di namakan, di mana hanya penggunanya saja yang memiliki kuncinya.
Pengguna bisa di perintahkan untuk mengambil sendiri secara langsung di pusat distribusi serta menandatangani penerimaan laporan terkait
Seorang petugas keamaan atau kurir khusus dapat di minta mengirimkan laporan tersebut ke pengguna
8.
Pengendalian pengguna akhir, ketika sudah berada di tangan pengguna ouput laporan, output laporan haruslah di periksa kembali untuk mencari kesalahan yang mungkin terlewat dari kajian yang di lakukan staff administrasi bagian pengendalian data. Para pengguna berada dalam posisi yang lebih baik untuk mengidentifikasi berbagai kesalahan yang tidak terlalu tampak dalam laporan tersebut, yang tidak dapat di ungkapkan melalui ketidakseimbangan dalam total pengendali.
