Actividad De Aprendizaje OA 2 Para el desarrollo de esta actividad debe responder los 2 planteamientos: El estudio de caso y el informe. (Puede desarrollar los dos puntos en este mismo documento) 1. ESTUDIO DE CASO La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir, ya determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos: 1. PROCESOS ESTRATÉGICOS Gestión Gerencial Gestión de la Calidad 2. PROCESOS MISIONALES
Diseño y patronaje Extendido, marcado y corte Confección, revisado y etiquetado Acabados
3. PROCESOS DE APOYO
Clientes Compras Mantenimiento Talento humano
Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar y aprobar la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los coordinadores de área tienen la misma autoridad. El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar la codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto la fecha de emisión también estará a su cargo. Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es necesario documentar el procedimiento de control de la información documentada, pues ya se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido formalizados para el sistema de gestión.
1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de control de la información documentada ó montar los procedimientos operativos? Lo primero que haría sería diseñar el procedimiento de control de la información 2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información Documentada y justifique su respuesta. Corresponde al proceso estratégico más específicamente a la gestión de la calidad ya que la norma ISO 9001 nos pide llevar este control
3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes actividades: a. Creación b. Revisión y aprobación c. Identificación d. Divulgación e. Control de cambios 1) Administrador del Sistema de Gestión de Calidad
Asignación de los códigos a los documentos del Sistema. Mantener actualizado el “Listado maestro de documentos Sistema de Gestión de Calidad (SGC) ISODOC. Asegurarse de que la versión vigente de los documentos esté disponible en los puntos de uso. Comunicarle al responsable del archivo los cambios que se presenten en los documentos con el fin de mantener actualizadas las tablas de retención documental – TDR
2) Realizar la revisión de los documentos en cuanto a estructura y forma 3) Los líderes de proceso son los responsables directos de la validación y apropiación 4) Los cambios o modificaciones menores realizados a los documentos no generan cambio de versión debido a que no afectan el buen funcionamiento del Sistema de
Gestión, sin embargo el registro de la fecha, el responsable de su aprobación y el detalle de la mejora realizada, siempre deberán registrarse en el control de cambios del documento (punto 6.). Los cambios menores son:
Cambios en ortografía. Adecuación de contenido que facilite la visualización y uso. Mejoramiento en la redacción de párrafos. Re direccionamiento de Hipervínculos. Cambio en el nombre de un cargo.
NO será válido copiar y pegar información del ejemplo anexo a éste módulo. Utilice gráficos, tablas o ilustraciones que permitan brindar mayor claridad al procedimiento mencionado en el punto anterior. Desarrollo punto 1:
2. INFORME Con el propósito de aplicar y transferir el aprendizaje desarrollado, realice un informe luego de investigar sobre las actividades de diseño y patronaje, que día a día realizan las empresas de Confecciones. Una vez realizada la investigación y utilizando lineamientos establecidos por usted mismo en el Caso de Estudio para documentar el Procedimiento de “Diseño y patronaje”.
Recuerde que éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto, debe ser claro, conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la documentación. Desarrollo punto 2:
1. OBJETIVO
Este procedimiento se establece para efectuar el control, la elaboración, modificación e identificación de los documentos y registros La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir con el fin de tener la documentación actualizada y disponible para su uso por parte de todos los usuarios
2. ALCANCE
Aplica para todos los documentos (manuales, procedimientos, instructivos, formatos, guías, registros, entre otros.) los documentos de origen externo que son requeridos para el adecuado desarrollo de los procesos. El procedimiento inicia con la identificación de la necesidad de crear o modificar un documento y finaliza con la divulgación del documento por parte del responsable del proceso.
3. RESPONSABILIDAD
El responsable de la adecuada aplicación de este procedimiento es el Coordinador de Trabajo y los líderes de Procesos de Gestión. 3.1 Coordinador Trabajo Asesora a los líderes de los procesos para la gestión, control y administración de la documentación del SGC en forma coherente, congruente y consistente de acuerdo con la naturaleza del servicio. Revisa los documentos producidos en los procesos y cuando el caso lo amerite define si la revisión incluirá el concepto de un experto que retroalimente el documento. Establecidos los acuerdos con el líder del proceso e incorporados los ajustes finales del documento, presenta para aprobación a la Directora de Recursos Humanos, Representante de la dirección.
3.2 Asistente – Practicante Profesional.
El Asistente del Área - practicante profesional, específicamente interviene en la adecuación de la presentación de documentos antes de la revisión para su aprobación. Apoya a los líderes de los procesos para garantizar que:
- Se revisen y actualicen los documentos cuando sea necesario y se aprueben nuevamente. - Se identifiquen los cambios y el estado de revisión actual de los documentos - Las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en la Intranet. - Los documentos permanezcan legibles y fácilmente identificables. - Se socialicen los documentos. - Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos. - El control de los documentos en medio magnético, con el fin de preservar y proteger la información - Mantener una codificación única, según las directrices que se dan en este documento.
- Se mantenga actualizados los listados maestros.
3.3 Líderes de procesos
-Todos los líderes de procesos son los responsables de cumplir el procedimiento establecido sobre la creación, actualización o anulación de los documentos.
4. PRECISIONES
4.1
ESTRUCTURA DOCUMENTAL La estructura documental del SGC de la empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir se presenta en la siguiente figura, en donde los documentos de nivel superior tienen mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle.
DOCUMENTO ASOCIADO
4.2
DISPOSICIONES SOBRE REPRODUCCIÓN DE FORMATOS
En todo caso se privilegia la presentación y diligenciamiento digital de formatos salvo casos que requieran estrictamente su aplicación impresa. Para estos casos, una vez aprobados el líder del proceso envía una copia en medio digital al proceso de Gestión de Publicaciones, para su correspondiente reproducción. Aunque la emisión de los documentos se realiza luego de su aprobación la empresa empleará los inventarios de formatos impresos hasta agotar existencias.
4.3. REGISTROS
Los registros son documentos que proporcionan evidencias objetivas de actividades realizadas o resultados obtenidos se caracterizan por:
Son consecuencia inmediata de ejecutar un procedimiento y documentar sus resultados. Proporciona la evidencia necesaria para establecer si la actividad o la tarea se adecuó al proceso correspondiente. No están sujetos a actualizaciones porque no deben ser modificado (salvo en casos especiales) y dejado constancia de todas las circunstancias de cambio, siguiendo el procedimiento al respecto.
Los registros pueden realizarse en medios impresos o electrónicos, y estar en forma digital. Son registros impresos todo lo plasmado en un papel, como un material fotográfico o similar. Son registros electrónicos los obtenidos y guardados en estos medios.
La Empresa debe garantizar que los registros no pueden ser modificados o que, si lo son, que constancia de ello y de quién y cuándo lo hizo, especialmente cuando sea mas susceptible a las modificaciones, como es el caso de los registros guardados de forma digital.
Los registros deben estar firmados y fechados por el personal encargado, en el caso de los registros impresos y en los registros digitales deben quedar constancia de quien y cuando lo hizo.
Todos los registros deben estar supervisados por la persona encargada de esto, garantizando que se respeten los procedimientos y queden archivados de forma segura y de fácil identificación. Por otra parte la universidad debe garantizar la confiabilidad de los registros que así lo requieran (historias clínicas, Exámenes ocupacionales, etc).
4.3.1. LOS REGISTROS DEBEN GARANTIZAR
Los registros apropiados deben garantizar que sean:
Veraces: debe describir lo que realmente sucedió, pasó u ocurrió. Exactos: debe ser verificado. Permanentes: se debe diligenciar con elementos de difícil borrado, no usar lápiz o tinta lavable. Oportunos: se realiza en tiempo real, para evitar perdida de información por el paso del tiempo. Claros: debe ser entendible para todos. Coherentes: en lo que respecta fechas, temperaturas, tiempo, etc. Legible. No alterable: no debe tener tachones, enmendaduras, uso de correctores, etc. Completo: no deben tener espacios en blanco, debe cruzar con una raya lo que no se llena
4.3.2. USO DE LOS REGISTROS
Los registros pueden utilizarse para documentar y monitorear las actividades o los resultados de los procedimientos.
Algunos ejemplos de sus usos son:
Toma de muestras
Procesamiento y análisis de información
Almacenamiento y distribución
Exámenes realizados
Calibración de equipos
Abastecimiento y vigencia de los insumos
Control de calidad
No conformidades
Acciones correctivas
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
5.1. FLUJOGRAMA PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
No
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
Líder del proceso
Elaborar borrador del documento y enviar por correo a la Directora del Departamento de Biblioteca con copia al Profesional de Apoyo de corrección de estilo para su respectiva revisión.
INICIO
1
Identifica necesidad de creación o mejora de documento
No
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Revisa la adecuación de la documentación
2
Corrector de Estilo
OBSERVACIONES Las correcciones de ortografía y sintaxis se hacen de manera directa en la documentación en los casos donde la mejora sea evidente. Sin embargo, en los casos problemáticos para la interpretación del sentido el corrector enviará sugerencias y comentarios al líder del proceso para que intervenga en el texto antes de su envío como versión final al Sistema de Gestión de la Calidad. De cualquier manera el corrector hará llegar al líder del proceso la documentación revisada.
3
La documentaci ón requiere ajustes?
SI
Modifica y envía nuevamente al corrector
Líder del proceso
En caso de requerir ajustes en partes problemáticas para la interpretación el líder del proceso hará las modificaciones en las partes indicadas por el corrector y le enviará nuevamente el documento modificado al corrector de estilo.
Líder del proceso
Enviar por correo al Coordinador de Salud, Seguridad e Higiene en el trabajo con copia a la Profesional de Apoyo del SG-QHSE el formato Solicitud de Creación, Mejora o Anulación de Documento F-SO-OH-12 junto con el documento sometido a consideración (Resultado de la revisión del corrector de estilo)
NO
Solicita y justifica creación, mejora o anulación de documento
4
F-SO-OH-12 Solicitud de creación, mejora o anulación de documentos
1
1
5
Revisa solicitud y verifica necesidad
Profesional de Apoyo SG- Revisar la solicitud y evaluar la QHSE necesidad de crear, modificar o anular el documento. Auxiliar del SG-QHSE
No
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OBSERVACIONES Si es una solicitud de anulación, se registra y el proceso termina
NO Aprobada la Solicitud?
Informa al líder del proceso
Coordinador del Área de Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo Cuando se considere necesario define la intervención de un experto a fin de retroalimentar el documento antes de su aprobación final.
6 SI
3
Según corresponda se presenta al Consejo Directivo para que autorice la creación, mejora o anulación.
7
8
Registra aprobación en la Solicitud de creación, Mejora o Anulación de Documentos
Auxiliar del SG-QHSE
Se diligencia la Parte 2 del registro Solicitud de Creación, Mejora o Anulación de Documento F-SO-OH-12, marcando la casilla de aprobado, diligenciando la fecha de implementación del cambio.
Codifica y/o actualiza la versión
Profesional de Apoyo SGPara el caso de creación de QHSE documentos se realiza la respectiva codificación y para mejora se actualiza Auxiliar del la versión. SG-QHSE
Emite y Aprueba Documento
Al editar los documentos se deben registrar las firmas de elaboró, revisó y Coordinador del Área de aprobó, si aplica. El coordinador del Área de Salud Ocupacional informa al Salud, Seguridad e sobre la aprobación del Higiene en el Trabajo líder documento.
9
Profesional de Apoyo Una vez firmados los documentos se SG-QHSE identifican con Copia No Controlada, se graban en PDF (No Aplica para Auxiliar SG-QHSE formatos) y se adaptan en el aplicativo disponible.
Se publican los nuevos documentos en la intranet
10
Retira de Intranet los documentos obsoletos
Profesional de Apoyo SGAl documento físico se le coloca el sello QHSE de original, se archiva en la carpeta del proceso que corresponda y se destruye la versión anterior.
No
11
ACTIVIDAD
Actualiza Listado Maestro Control de Documentos
RESPONSABLE
Listado Maestro de Control de Documentos F-SO-OH-013
OBSERVACIONES
Profesional de Apoyo SGQHSE Auxiliar del
Actualizar Listado Maestro Control de Documentos F-SO-OH-013
SG-QHSE
2 2
12
Coordinador del Área de Se comunica al líder que el documento Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo se encuentra liberado y se autoriza su uso.
Socializa con el líder del proceso y/o funcionario que realizó solicitud
Libera Documento
13
Aplica documento en el proceso correspondiente
Líder del proceso 3
FIN
Informar los cambios de la documentación a los participantes del proceso. Socializa el contenido de los documentos a fin de garantizar su debida aplicación.
5.2. FLUJO GRAMA PARA EL CONTROL DE REGISTROS
No
ACTIVIDAD
1
RESPONSABLE
INICIO
Identificar los registros a controlar
Coordinador de Gestion en Los líderes de proceso con apoyo del Salud, Seguridad e Higiene coordinador del Área de salud, seguridad e en el Trabajo Higiene en el trabajo identifican los registros incorporados en el sistema de gestión en salud, seguridad e Higiene en el trabajo Líderes de procesos
2
NO
3
4
OBSERVACIONES
Hay solicitud o necesidades de registros SI
1
Líderes de procesos
Enviar por correo al Coordinador de Gestion en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo con copia a la Profesional de Apoyo del SG-QHSE el formato Solicitud de Creación, Mejora o Anulación de Documento F-SO-OH-12 junto con el documento sometido a consideración
Coordinador de Gestion en Revisar la solicitud y evaluar la necesidad de Salud, Seguridad e Higiene crear, modificar o anular el documento. en el Trabajo
Revisar solicitudes o necesidades de registros
Si es una solicitud de anulación, se registra y el proceso termina. NO
5
Aprobación de solicitud o necesidad de registros SI
Se autoriza y controla los registros
6
Informa al líder del proceso
Cuando se considere necesario define la Coordinador de Gestion en intervención de un experto a fin de Salud, Seguridad e Higiene retroalimentar el documento antes de su en el Trabajo aprobación final. Según corresponda se presenta al Consejo Directivo para que autorice la creación, mejora o anulación.
El Coordinador de Gestion en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo actualiza Coordinador de Gestion en los registros que se generaron cambios y Salud, Seguridad e Higiene controla los cambios o nuevos documentos en el Trabajo relacionados con la estructura de los documentos del SG-QHSE
No
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
OBSERVACIONES
1
7
8
Establecer criterios de control de registros
Actualización del listado maestro
El Coordinador de Gestion en Salud, Coordinador de Gestion en Seguridad e Higiene en el Trabajo establece Salud, Seguridad e Higiene criterios de control sobre los registros del en el Trabajo SG-QHSE
Listado Maestro de Control de Documentos
Actualizar Listado Maestro Control de Coordinador de Gestion en Documentos F-SO-OH-013 Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
Socializa con el líder del proceso y/o funcionario que realizó solicitud
9
Libera Documento
Se comunica al líder que el documento se Coordinador de Gestion en encuentra liberado y se autoriza su uso. Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo
1
1
Aplica documento en el proceso correspondiente
13
Líder del proceso
Informar los cambios de la documentación a los participantes del proceso. Socializa el contenido de los documentos a fin de garantizar su debida aplicación.
FIN
6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
CODIGO
NOMBRE
RESPONSABLE DILIGENCIARLO
DISPONIBLE
F-SO-OH-012
SOLICITUD DE CREACIÓN, MEJORA O ANULACION DE DOCUMENTOS
Coordinador de Gestion en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo/ Líder del Proceso
Intranet /Proceso Gestión en Salud, Seguridad e Higiene en el Trabajo y/o Aplicativo del Sistema
F-SO-OH-013
LISTADO MAESTRO CONTROL DE DOCUMENTOS
Coordinador de Gestion en Intranet / Proceso Gestión en Salud, Salud, Seguridad e Seguridad e Higiene en el Trabajo y/o Aplicativo del Sistema Higiene en el Trabajo/ Profesional de Apoyo
7. GLOSARIO Aprobación: Es la actividad donde se autoriza la aplicación del documento en la operación de la universidad y se convierte en un documento controlado del SG-QHSE. Caracterización de Procesos: Documento que permite identificar aspectos de un proceso tales como: Objetivo, Quien Suministra/Referente, Insumos/Requerimientos, Actividades, Resultados, Quien Recibe/Beneficiario, Recursos, Requisitos, Documentación asociada, indicadores y el ciclo PHVA de las actividades funcionales del proceso. Copia controlada: Es el duplicado del documento, que se encuentra debidamente identificado, reconocido dentro del Sistema de Gestión de la Calidad, se conocen sus portadores y está autorizado para su circulación. Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: registros, especificaciones, procedimientos, dibujo, informe, norma etc. (NTC-ISO-9000). Documentos externos: Son documentos generados por entidades externas a la Universidad para ser aplicados en los procedimientos de la misma. Edición: Producción o emisión impresa o grabada de un documento. Estatutos: Conformados por las normas que enmarcan el desarrollo del objeto social de la Universidad. Ej.: Estatuto Orgánico. Formatos: Documento tipo registro que captura información de una actividad específica o Plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos. Guía: Documentos que plantea un esquema a seguir para el desarrollo de un propósito particular. Instructivo: Documento que contempla en detalle aspectos técnicos del trabajo
Liberación de documentos: Consiste en la aprobación, entrega y divulgación formal de los documentos del SG-.QHSE LMCD: Listado Maestro Control de Documentos internos. Cada proceso cuenta con un Listado Maestro Control de Documentos. LMCR: Listado Maestro Control de Registros Manual: Documento que describe de manera general un Sistema, un área o función de cobertura amplia de la institución que sirve de orientación para todas las personas involucradas. Manual de Calidad: Es el documento que orienta, describe el SGC y enuncia la Política de Calidad. Política: Lineamiento establecido por la organización, que permite la operacionalidad de ésta. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso (NTC-ISO9000) Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. (NTC-ISO-9000) Registros: Documento que suministra evidencia objetiva de las actividades desarrolladas o de resultados obtenidos Reglamentos: Constituido por las normas que regulan actividades específicas de la Universidad. Ej.: Reglamento Estudiantil. Revisión: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y la eficacia del tema sujeto a revisión, para alcanzar los objetivos establecidos. SG-QHSE: Sistema de Gestión de la Calidad en Salud Ocupacional, Seguridad Industrial e Higiene Ambiental Sintaxis: Parte de la gramática dedicada a los fenómenos de orden y posición de la palabras en una oración Partes problemáticas para la interpretación: Apartados en un documento que presentan problemas en términos de precisión o claridad en su redacción.
Nota: Debe enviar el desarrollo de los dos puntos por el enlace del menú del curso que dice: Actividad 2 y adjuntar el archivo dando clic en el título del enlace: Caso AA2 e Informe AA2. Por favor no enviar al correo personal de la tutora todo por la plataforma.
