PENGEMBANGAN KONSEP QUALITY ASSURANCE STTA DENGAN MENGGUNAKAN METODE QUALITY FUNCTION DEPLOYMENT Eko Poerwanto, Yasrin Zabidi Jurusan Teknik Industri, Sekolah Tinggi Teknologi Adisutjipto (STTA) Jl. Janti Blok R Lanud Adisutjipto Yogyakarta, Telp: (0274) 451262, Fax : (0274) 451265 e-mail :
[email protected] [email protected],,
[email protected]
ABSTRAK Kesuksesan dan kemajuan dari suatu Perguruan tinggi juga dapat dilihat dari tingkat tingkat kualitas kualitas seluruh seluruh elemen elemen di pergurua perguruan n tinggi. tinggi. Sama halnya dengan dengan Sekolah Sekolah Tinggi Teknologi Adisutjipto (STTA) Yogyakarta Yogyakarta yang sangat membutuhkan kualitas di seluruh elemen STTA. STTA. Dengan keadaaan keadaaan yang semacam ini maka peneliti peneliti tergugah untuk untuk memban membantu tu STTA STTA guna guna menge mengemba mbangk ngkan an konsep konsep Quality Quality Assuranc Assurance e (QA) dengan menggunakan menggunakan Quality Function Deployment Deployment (QFD). (QFD). Dimana Dimana dengan dengan QFD, akan diperole diperoleh h langkah-l langkah-langk angkah ah pengemba pengembangan ngan (karakter (karakteristi istik k teknik) teknik) berdasark berdasarkan an keinginan konsumen (mahasiswa, pemakai,staf, dosen, masyarakat). Metode yang digunakan dalam mengambangkan konsep QA adalah dengan QFD rumah mutu ke-1, sehingga langkah-langkah penelitian adalah mengacu pada metode QFD yaitu mengiden mengidentifik tifikasi asi keingina keinginan/keb n/kebutuha utuhan n “konsumen” “konsumen”,, menentuka menentukan n derajat derajat kepenting kepentingan an dari keingina keinginan n “konsume “konsumen”, n”, menterjema menterjemahkan hkan keinginan keinginan “konsume “konsumen” n” menja menjadi di karakt karakter erist istik ik pengem pengemban banga gan n mutu, mutu, menen menentuk tukan an nilai nilai hubun hubunga gan n antara antara keing keingin inan an “konsu “konsumen men”” dengan dengan karakt karakteri erisit sitk k mutu, mutu, menen menentuk tukan an target target dari dari tiap tiap karak karakter terist istik ik pengem pengemban banga gan n mutu, mutu, menen menentuk tukan an tingka tingkatt rankin ranking g penge pengemba mbang ngan an
dosen-do dosen-dosen sen agar agar memiliki memiliki jenjang yang lebih lebih tinggi tinggi sehingga sehingga ilmu yang didapat bertambah luas. Kesuksesan dan kemajuan dari suatu jurusan di Perguruan tingggi juga dapat dilihat dilihat dari mutu pergurua perguruan n tinggi. tinggi. Sama halnya dengan dengan Sekolah Sekolah Tinggi Tinggi Teknologi Teknologi Adisutjipto (STTA) Yogyakarta yang sangat memerlukan jaminan kualitas. Dengan keadaaan keadaaan yang semacan semacan ini maka peneliti peneliti tergugah tergugah untuk membantu membantu STTA guna mengembangkan konsep quality Assurance dengan menggunakan Quality Function Deployment (QFD). Peneliti mencoba merumuskan masalah yang ada yaitu :Dengan menggunakan Quality Quality Function Function Deployme Deployment nt , langkahlangkah-lang langkah kah pengemba pengembangan ngan apa yang harus dilakukan STTA dalam hal quality assurance agar sesuai dengan keinginan konsumen ? 2. Tinjauan Pustaka 2.1. Perencanaan Mutu Peningka Peningkatan tan mutu adalah merupaka merupakan n salah salah satu kiat bagi perusahaan perusahaan untuk untuk memperoleh konsumen dan menjadikannya sebagai pelanggan tetap. Usaha untuk penin peningka gkatan tan mutu mutu tidak tidak terle terlepas pas dari dari perenc perencan anaan aan mutu mutu karena karena mutu mutu yang yang baik baik disebabkan disebabkan oleh perencanaan mutu yang tepat. Perencanaan mutu merupakan kegiatan pengembangan produk dan proses yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan (Juran,1995). Kegiatan ini berupa serangkaian langkah-langkah yaitu : 1. Meru Merumu musk skan an tuj tujua uan n mutu mutu 2. Mengiden Mengidentifik tifikasik asikan an pelanggan pelanggan (mereka (mereka yang terkena dampak dampak upaya pencapa pencapaian ian tujuan). 3. Menent Menentuka ukan n kebutu kebutuhan han pela pelangg nggan an
2. Dengan berfokus pada efesiensi waktu, hal tersebut akan mengurangi lamanya waktu yang diperlukan untuk daur rancangan secara keseluruhan sehingga dapat mengurangi waktu untuk memasarkan produk-produk baru. Perkiraan-perkiraan terbaru memperlihatkan adanya penghematan antara sepertiga sampai setengah dibandingkan dengan saat sebelum menggunakan QFD. 3. Mendorong terselenggaranya tim kerja. Semua keputusan dalam proses diambil berdasarkan ketetapan bersama dalam diskusi seluruhh departemen. Masingmasing anggota tim kerja mempunyai kedudukan yang sama pentingnya dan memiliki sesuatu untuk disumbangkan kepada proses. 4. Menyediakan suatu cara untuk membuat dokumentasi proses dan menyediakan suatu dasar yang kukuh untuk mengambil keputusan rancangan. 3. Metodologi Penelitian 3.1. Obyek Penelitian Sekolah Tinggi Teknologi Adisutjipto Yogyakarta. 3.2. Cara Pengumpulan Data 1. Observasi Observasi adalah dengan pengamatan langsung ke unit-unit STTA. 2. Penyebaran angket (kuesioner ) Kuesioner adalah membuat daftar pertanyaan yang akan diberikan kepada mahasiswa, masyarakat, staf, dosen dan perwakilan dari pemakai (perusahaan). 3. Telaah buku referensi dan borang-borang akreditasi dar BAN
3.4. Bagan Alir Penelitian Mulai
Penentuan Ob ek Penelitian Identifikasikan Masalah dan Tujuan Penelitian
Mengidentifikasikan konsumen (mahasiswa, pemakai lulusan, staf, dosen, masyarakat)
Menentukan jumlah responden (sampel)
Pengumpulan Data
•
Tercapainya visi, misi dan tujuan STTA
•
Sistem manajemen kerja yang jelas dan mudah dipahami
•
Sistem manajemen yang kondusif dengan suasana akademis
•
Jumlah mahasiswa yang memadai (sesuai target finansial)
•
Tersedianya sarana perkuliahan
•
Tersedianya fasilitas laboratorium
•
Tersedianya buku-buku di perpustakaan.
•
Pelayanaan BAK yang cepat, baik dan ramah.
•
Jadwal kuliah yang tidak berubah-ubah.
•
Adaya kegiatan ekstra kurikuler.
•
Kemampuan dosen memadai
•
Materi praktikum dan kuliah sesuai dengan dunia pekerjaan.
•
Tersedianya sistem informasi, internet.
•
Kurikulum sesuai dengan kebutuhan dunia pekerjaan
12. Materi praktikum dan kuliah sesuai dengan dunia pekerjaan. 13. Tersedianya sistem informasi, internet. 14. Kurikulum sesuai dengan kebutuhan dunia pekerjaan 15. Lulusan memiliki skill khusus (bahasa, komputer,dll) 16. Hasil penelitian,skripsi yang dpat bermanfaat bagi masyarakat dan industri 17. Adanya kegiatan pelatihan bagi masyarakat.
4.3. Karakteristik Teknik (Karakteristik Pengembangan mutu) Berdasarkan keinginan konsumen yang telah teridentifikasi, langkah selanjutnya adalah menterjemehkan keinginan konsumen tersebut kedalam bentuk karakteristik pengembangan. Ada 11 karakteristik pengembangan mutu yang terbentuk, yaitu : 1. Visi, misi dan tujuan STTA 2. Sistem Manajemen STTA 3. Prasarana dan sarana 4. Finansial 5. Sumber daya manusia 6. Proses pembelajaran 7. Sistem Informasi 8. Kurikulum 9. Lulusan 10. Penelitian 11. Pengabdian pada masyarakat 4.4. RankingPengemba
4 3 4 4 4 3
3. Prasarana dan sarana
e) Penambahan ruang kelas f)
Laboratorium 5 Prodi tersedia
g) Kerjasama dengan AAU dalam hal fasilitas laboratorium 4. Finansial 5. Sumber daya manusia
h) Buku, jurnal penunjang perkuliahan tersedia Finansial sehat Dosen : •
•
Rasio dosen dengan mahasiswa seimbang
•
Dosen minimal S2
•
Dosen memiliki jabatan akademik
Karyawan : •
Pendidikan minimal D3
•
Memiliki keahlian khusus (komputer, bahasa)
•
Pelatihan bagi karyawan Mahasiswa :
6. Proses
belajar
mengajar
a. Sistem penerimaan mahasiswa yang selektif. b. Kesesuaian materi kuliah dengan GBPP dan
11. Pengabdian
pada
masyarakat
r.
Minimal 1 kali kegiatan pengabdian dalam 1 tahun dan bersifat rutin.
4.6. Indikator Penjaminan Mutu Setelah terbentuk karakteristik pengembangan mutu, langkah selanjutnya adalah menterjemahkan karakteristik pengembangan mutu kedalam bentuk indikator-indikator penjaminan mutu.
Tabel 4. Indikator Penjaminan Mut u Karakteristik Pengembangan 1. Visi, misi dan tujuan STTA 2. Sistem Manajemen STTA
Indikator Penjaminan Mutu 1. Nilai pencapaian visi, misi dan tujuan 1. Nilai ketersediaan juklak/pedoman/aturan
kerja,
akademik, personil, keuangan 2. Nilai ketersediaan program kerja tiap unit kerja. 3. Nilai ketersediaan perangkat evaluasi kinerja. 3. Prasarana dan sarana
4. Nilai kepuasaan kerja 1. Jumlah ruang kelas yang tersedia 2. Jumlah laboratorium institusi/pusat
5. Nilai tenaga pustakawan 6. Nilai tenaga laboran 7. Nilai tenaga administrasi 8. Nilai
kepuasan
pelayanan
BAK,
administrasi
mahasiswa 6. Proses belajar mengajar dan pembelajaran
9. Nilai kualitas dosen 1. Nilai rata-rata Frekuensi Tatap Muka di Kelas 2. Nilai rata-rata prosentase kehadiran mahasiswa di kelas. 3. Nilai ketersediaan GBPP dan SAP 4. Nilai ketersediaan modul praktikum 5. Nilai ketersediaan diktat, handouts 6. Nilai ketersediaan mekanisme monitoring dan evaluasi perkuliahan. 7. Nilai ketersediaan mekanisme penelaahan dan evaluasi SAP 8. Nilai kesesuaian keahlian dosen dengan mata
5. Nilai prosentase Lulusan yang Sudah Bekerja 1. Nilai jumlah penelitian tiap semester
10. Penelitian
2. Nilai
jumlah
karya
ilmiah
terpublikasi tingkat
karya
ilmiah
terpublikasi tingakt
nasional 3. Nilai
jumlah
internasional 11. Pengabdian masyarakat
pada
4. Nilai jumlah penelitian dengan dana dari pihak luar 1. Nilai jumlah pengabdian masyarakat yang dilakukan dosen tiap tahun. 2. Nilai
jumlah
pengabdian
masyarakat
yang
dilakukan dosen dengan biaya dari pihak luar tiap tahun.
Tabel. 5. Formula Masing-masing Indikator Penjaminan Mutu No 1
Indikator Penjaminan Mutu Nilai pencapaian visi,misi dan tujuan
Formula Penilaian Skor : 1 : tidak tercapai
9
Nilai ketersediaan ruang dosen
10
Nilai ketersediaan ruang kerja pejabat
11
Nilai ketersediaan ruang kerja unit pendukung
12
Nilai ketersediaan buku teks
13
Nilai ketersediaan jurnal
Skor : 1 : Tidak ada ruang dosen 2 : Ada ruang dosen untuk bersama 3 : 1 ruang untuk 2 – 4 dosen 4 : 1 ruang untuk 1 dosen Skor : 1 : Tidak ada ruang pejabat 2 : Ada ruang untuk bersama 3 : 1 ruang untuk 2 – 4 pejabat 4 : 1 ruang untuk 1 pejabat Skor : 1 : Tidak ada ruang kerja 2 : Ada ruang untuk bersama 3 : 1 ruang untuk 2 – 3 unit kerja 4 : 1 ruang untuk 1 unit kerja Skor : 1 : < 50 judul 2 : 50 – 150 judul 3 : 151 – 200 judul 4 : > 200 judul Skor : 1 : Tidak ada 2 : 1 judul jurnal 3 : 2 – 4 judul jurnal 4 : > 4 judul jurnal
22
Nilai jumlah dosen tidak tetap
23
Nilai jumlah dosen tetap studi lanjut
Mendiknas tentang dosen tetap) 2 : Memenuhi ketentuan minimum 3 : Dosen tetap sesuai dalam jumlah dan kualifikasi, dengan beban setiap dosen tetap < 7 SKS ata > 13 SKS 4 : Dosen tetap sesuai dalam jumlah dan kualifikasi, sehingga kegiatan berjalan baik dan beban nyata setiap dosen tetap adalah 8 – 12 SKS Skor : 1 : Jumlah dan kualifikasi dosen tetap dan tidak tetap tidak memenuhi rasio dosen – mahasiswa 2 : Dosen tidak tetap terlalu banyak sehingga beban nyata kurang dari 3 SKS/dosen 3 : Jumlah dan kualifikasi dosen tidak tetap cukup sehingga kegiatan dapat berlangsung 4 : Sesuai dalam jumlah dan kualifikasi (untuk gabungan dosen tetap dan tidak tetap) sehingga kegiatan berjalan baik dan beban nyata 4 – 6 SKS/dosen Skor : 0 : Tidak ada pengiriman dosen
27
28
29
30
31
Nilai tenaga administrasi
Skor : 1 : Pendidikan SMU/setara 2 : Pendidikan D3/setara 3 : Pendidikan S1/setara 4 : Pendidikan S2/setara Nilai kepuasan pelayanan BAK, Skor : administrasi mahasiswa 1 : Tidak puas 2 : Kurang puas 3 : Cukup puas 4 : Puas Nilai kualitas dosen Skor : 1 : Kualitas buruk/kurang 2 : Kualitas sedang/cukup 3 : Kualitas Baik 4 : Kualitas sangat baik Nilai rata-rata Frekuensi Tatap Muka Skor : di Kelas 1 : ≤ 4 pertemuan 2 : 5 – 7 pertemuan 3 : 8 – 11 pertemuan 4 : ≥ 12 pertemuan Nilai rata-rata prosentase kehadiran Skor : mahasiswa di kelas. 1 : < 40% 2 : 40% - 65% 3 : 66% - 79% 4 : ≥ 80 %
37
38
39
40
3 : Ada mekanisme yang hasilnya hanya diketahui para pejabat. 4 : Ada mekanisme yang hasilnya telah digunakan dengan baik untuk perbaikan Nilai kesesuaian keahlian dosen Skor : dengan mata kuliah yang diajarkan. 1 : > 8 mata kuliah diajar oleh dosen yang tidak sesuai keahliannya 2 : 5 – 8 mata kuliah diajar oleh dosen yang tidak sesuai dengan keahliannya 3 : 1 -4 mata kuliah diajar oleh dosen yang tidak sesuai dengan keahliannya 4 : Semua mata kuliah diajar oleh dosen yang sesuai keahliannya Nilai jumlah kegiatan dosen dalam Skor : seminar ilmiah/lokakarya/workshop. 1 : <1 kegiatan 2 : 1 – 2 kegiatan 3 : 3 – 5 kegiatan 4 : ≥ 6 kegiatan Nilai pengadaan seminar/lokakarya Skor : yang diadakan STTA 1 : Tidak pernah mengadakan 2 : Pernah mengadakan tapi tidak rutin 3 : Rutin dalam 2 tahun sekali 4 : Rutin dalam 1 tahun sekali Nilai rata-rata beban dosen Skor : 1 : < 3 SKS ; > 18 SKS
44
Nilai urutan mata kuliah
45
Nilai ketersediaan peninjauan kurikulum
46
Nilai kesesuaian praktikum, kecukupan modul dan mutu
2 : 16% - 25% 3 : 6% - 15% 4 : < 6% Skor : 1 : > 5 mata kuliah tidak sesuai urutan 2 : 4 mata kuliah tidak sesuai urutan 3 : 2 mata kuliah tidak sesuai urutan 4 : Bagus urutannya. Skor : 1 : Tidak pernah melakukan peninjauan (juga tidak ada notulen pembahasan) 2 : Peninjauan kurikulum mengikuti perubahan di universitas lain (tanpa notulen pembahasan) 3 : Penunjauan kurikulum mengikuti perubahan di universitas lain namun ada pengembangan lebih lanjut (berdasarkan notulen pembahasan) 4 : Melakukan peninjauan dan perubahan dengan pengembangan dan pembahasan secara mandiri dengan memperhatikan visi, misi dan umpan balik. Skor : 1 : Pelaksanaan modul praktikum kurang
49
Nilai persentase waktu
kelulusan
tepat
50
Nilai rata-rata IPK lulusan
51
Nilai prosentase Lulusan yang Sudah Bekerja
52
Nilai jumlah penelitian tiap semester
53
Nilai jumlah ka
ilmiah te ublikasi
dengan external stakeholders dan menyediakan wadah seperti pusat jasa ketenagakerjaan. Skor : 1 : Tidak ada yang tepat waktu 2 : 1 – 20 % 3 : 20 – 40% 4 : > 40% Skor : 1 : ≤ 2,25 2 : 2,26 – 2,50 3 : 2,51 – 2,75 4 : > 2,75 Skor : 1 : < 10 % 2 : 10 – 40 % 3 : 41 – 69% 4 : > 70% Skor : 0 : Tidak ada 1:1–2 2:3–5 3 : 6 – 10 4 : > 10 Skor :
4.7. Lembar Kerja Penilaian Penjaminan Mutu Lembar kerja penilaian penjaminan mutu merupakan software penilaian mutu yang tersistematis, mudah digunakan dan bertujuan menyamkan satuan dari masingmasing indikator mutu. Lembar kerja penilaian mutu di buat dengan software Microsoft Excel.
5. Kesimpulan 1. Dalam penelitian ini telah teridentifikasi 17 keinginan konsumen yang merupakan gabungan antara mahasiswa, staf, dosen, pemakai, masyarakat. 2. Ada 11 karakteristik pengembangan mutu yang terbentuk, yaitu Visi, misi dan
Lampiran 1. Rumah Mutu A T T S n a u j u T n a d i s i M , i s i V
KARAKTERISTIK PENGEMBANGAN MUTU
KEINGINAN/KEBUTUHAN KONSUMEN (ATRIBUT)
1. Tercapainya visi, misi dan tujuan STTA
9
2. Sistem manajemen kerja yang jelas dan mudah dipahami
9
3. Sistem manajemen yang kondusif dengan suasana akademis
9
A T T S n e m e j a n a M m e t s i S
a n a r a s n a d a n a r a s a r P
a i s u n a m a y a d r e b m u S
l a i s n a n i F
n a r a j a l e b m e p s e s o r P
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
9
i s a m r o f n I m e t s i S
9
m u l u k i r u K
3
n a i t i l e n e P
n a s u l u L
9
t a k a r a y s a m a d a p n a i d b a g n e P
9
9
f i t a l e R n a g n i t n e p e K
9 4
4. Jumlah mahasiswa yang memadai (sesuai target finansial)
4 3 4
5. Tersedianya sarana perkuliahan
9
9
9
9
6. Tersedianya fasilitas laboratorium
9
9
9
9
9
9
9
9
9
7. Tersedianya buku-buku di perpustakaan. 8. Pelayanaan BAK yang cepat, baik dan ramah.
9
3
9. Jadwal kuliah yang tidak berubah-ubah.
4
9
9
9
9
4 3
3
11. Kemampuan dosen memadai
3
9
9
3
12. Materi praktikum dan kuliah sesuai dengan dunia pekerjaan
9
9
9
9
13. Tersedianya sistem informasi, internet.
9 9
4
9
10. Adanya kegiatan ekstra kurikuler.
14. Kurikulum sesuai dengan kebutuhan dunia pekrjaan
3
3
3
4 4
9
3
9
9
9
9
15. Lulusan memiliki skill khusus (bahasa, komputer,dll)
9
9
16. Hasil penelitian,skripsi yang dpat bermanfaat bagi masyarakat dan industri
3
9
3
9
9
17. Adanya kegiatan pelatihan bagi masyarakat.
3
9
3
9
9
360
99
72
99
99
3
9
11
8
4 9
4 4
KEPENTINGAN TEKNIK
207
90
135
531
405
RANKING
4
7
6
1
2
TARGET
i a p a c r e T & s i t s i l a e
l a m i t p o m e t s i s , r u d e s o r p a y n a d
a n a r a s a r p n a d a n a r a s a y n a i d e s r e
t a h e s l a i s n a n
f i t k e l e s n a d s a t i l a u k r e
m u l u k u r u k , P P B G n a a u s e s e k , i s a u l a v
t e n r e t n i , i s a s i r e t u p m o
207 5 a j r e k a i n u d n a h u t u b e k n a g n e d i a u s e
s u s u h k l l i k S , 5 7 3 = > L F E O T , 5 , 2 = > K
n i t u r n u h a t 1 m a l a d n a i t i l e n e p 5 . n i
10 n i t u r n u h a t 1 m a l a d n a t a i g e k 1 l a m i n i
3