TFC Gestión Integral del Mantenimiento

UNIVERSIDAD DE ALCALÁ Escuela Politécnica Superior

INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL ELECTRÓNICA INDUSTRIAL

Trabajo Fin de Carrera GESTIÓN INTEGRAL DEL MANTENIMIENTO MEDIANTE LA APLICACIÓN DE SOFTWARE DE CONTROL

Pedro Daniel Carrillo Gordillo Julio 2008

UNIVERSIDAD DE ALCALÁ Escuela Politécnica Superior INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL ELECTRÓNICA INDUSTRIAL Trabajo Fin de Carrera GESTIÓN INTEGRAL DEL MANTENIMIENTO MEDIANTE LA APLICACIÓN DE SOFTWARE DE CONTROL Autor: Pedro Daniel Carrillo Gordillo Directora: Cristina Alén Cordero

TRIBUNAL: Presidente: Pablo Díaz Villar

Vocal 1º: Pedro Gil Jiménez

Vocal 2º: Cristina Alén Cordero

CALIFICACIÓN: .................................... FECHA: ...................................................

A mis padres, que me preguntaron qué me gustaría ser de mayor

Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Índice Resumen............................................................................................................ 5 Memoria............................................................................................................ 7 Apartado A........................................................................................................ 9 Contexto: Mantenimiento Industrial y CMMS 1. Introducción al Mantenimiento Industrial ............................................... 11 1.1. Concepto de Mantenimiento Industrial....................................................... 11 1.2. Evolución del Mantenimiento Industrial ................................................... 12 1.3. Tendencias actuales. El futuro del Mantenimiento ................................... 14 1.4. Tipos de Mantenimiento................................................................................17 1.4.1. Mantenimiento correctivo........................................................................ 17 1.4.2. Mantenimiento correctivo programado....................................................17 1.4.3. Mantenimiento preventivo........................................................................18 1.4.4. Mantenimiento predictivo........................................................................ 18 1.4.5. Mantenimiento alterno...................................................……….............. 19 2. CMMS (Computerized Maintenance Management System)……...… 20 2.1. Objetivos en la implantación de un CMMS................................................ 22 2.2. Beneficios derivados de la implantación de un CMMS.............................. 23 2.2.1. Beneficios cualitativos............................................................................. 23 2.2.2. Beneficios cuantitativos........................................................................... 23 2.3. El proceso de implantación........................................................................... 27 2.4. Aspectos clave al elegir una solución CMMS............................................. 29 2.5. El mercado de CMMS................................................................................... 30 2.6. MAXIMO: Una aplicación concreta............................................................ 39

Apartado B ....................................................................................................... 43 Estudio de un CMMS: MAXIMO. Aplicación en un departamento de Ingeniería y Mantenimiento 1. Introducción .................................................................................................... 45 2. Puntos básicos de un sistema CMMS ....................................................... 46 2.1. Órdenes de trabajo (OT’s) ........................................................................... 46 2.1.1. Tipos de Órdenes de Trabajo................................................................... 48 2.1.2. Prioridad................................................................................................... 53 2.1.3. Estado de una Orden de Trabajo.............................................................. 54 2.1.4. Administración de OT’s. El Supervisor................................................... 55 2.1.5. Ejecución de OT’s. El mecánico.............................................................56 -1-


2.2. Mantenimiento preventivo............................................................................ 57 2.3. Gestión de equipos......................................................................................... 59 2.4. Control de inventario.................................................................................... 62 2.4.1. Catálogo de Items.................................................................................... 62 2.4.2. Reposición................................................................................................64 2.4.3. Flujo de almacén...................................................................................... 66

3. Un CMMS concreto: MAXIMO 4i............................................................ 68 3.1. Estructura de MAXIMO...............................................................................69 3.2. Pantalla inicial................................................................................................72 3.3. Órdenes de trabajo........................................................................................ 74 3.3.1. Seguimiento de Órdenes de trabajo......................................................... 75 3.3.2. Órdenes de trabajo (OTs) ........................................................................ 80 3.3.3. Histórico de OTs cerradas........................................................................ 82 3.4. MP (Mantenimiento preventivo) ................................................................. 84 3.5. Almacén.......................................................................................................... 85 3.6. Equipo............................................................................................................. 90 3.6.1. Equipo...................................................................................................... 91 3.6.2. Rutas........................................................................................................ 93 3.7. Compras......................................................................................................... 94 3.7.1. Solicitudes de compra.............................................................................. 96 3.7.2. Órdenes de compra ................................................................................. 98 3.8. Planes.............................................................................................................. 100 3.9. Mano de obra................................................................................................. 103 3.10. Calendarios................................................................................................... 105 3.11. Recursos........................................................................................................ 107 3.12. Otros módulos.............................................................................................. 110 3.12.1. Aplicaciones personalizadas.................................................................... 110 3.12.2. Configuración.......................................................................................... 110 3.12.3. Utilidades................................................................................................. 112

4. Aplicación en un Dpto. de Ingeniería y Mantenimiento...................... 113 4.1. Estudio de la planta........................................................................................113 4.2. El departamento de ingeniería y mantenimiento........................................ 116 4.2.1. Organigrama del departamento................................................................ 116 4.2.2. Política y objetivos. Repercusión del CMMS. ........................................ 117 4.3. Acceso al CMMS en función del puesto de trabajo.................................... 119 4.4. Formación de los empleados. Procedimientos internos..............................121 4.4.1. Solicitud de Orden de Trabajo................................................................. 122 4.4.2. Completar Órdenes de Trabajo............................................................... 129 4.4.3. Localización de un repuesto en almacén................................................. 135 4.4.4. Gestión de cambios de stock de almacén................................................. 140 4.4.5. Reposición del stock crítico del almacén................................................. 142

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Apartado C....................................................................................................... 143 Disminución del ciclo de rotación del inventario 1. Introducción...................................................................................................... 145 2. Consideraciones teóricas. Gestión del inventario................................... 146 2.1. Cálculo de la rotación de inventario............................................................ 147 2.2. Estrategias de acortamiento del ciclo de rotación...................................... 148 2.2.1. Creación de Stocks en consigna............................................................... 149 2.2.2. Ajuste de la cantidad económica de compra............................................ 151 2.2.3. Ajuste del Punto de Reorden....................................................................155 2.2.4. Mejora continua y eliminación de Stock obsoleto................................... 159

3. Aplicación práctica: Situación inicial........................................................ 160 3.1. Descripción del Almacén de Repuestos....................................................... 160 3.2. Gestión del Almacén de Repuestos.............................................................. 162 3.2.1. Valoración del Stock. Indicadores clave.................................................. 162 3.2.2. El lenguaje SQR....................................................................................... 164 3.2.3. El informe ValueWarehouseInv.sr........................................................... 165 3.2.4. El informe Turnover(Purchased-Stock).srm...................................…..... 166 3.3. Situación Inicial: Datos y gráficos................................................................ 167

4. Aplicación práctica: Acciones de mejora..................................................168 4.1. Creación de informes..................................................................................... 170 4.1.1. Repuestos más costosos........................................................................... 175 4.1.2. Repuestos que más rotan.......................................................................... 177 4.2. Stock en consigna........................................................................................... 179 4.2.1. Contrato de Stock en Consigna................................................................ 180 4.2.2 Implementación de la Consigna............................................................... 186 4.3. Estudio de los repuestos más costosos.......................................................... 188 4.3.1. Tipos de Ajuste........................................................................................ 189 4.3.2. Tabla de Repuestos a analizar.................................................................. 191 4.3.3. Cambios realizados.................................................................................. 194

5. Aplicación práctica: evolución y conclusiones....................................... 197 5.1. Resumen de los cambios realizados..............................................................197 5.2. Evolución prevista......................................................................................... 198 5.3. Conclusiones................................................................................................... 199

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Anexo I.................................................................................................................. 201 Código de los archivos SQR 1. Código SQR de ValueWarehouseInv.sqr................................................... 203 2. Código SQR de Turnover(Purchased-Stock).sqr………………………. 207 3. Código SQR del informe INVEOQ.sqr...................................................... 211 4. Código SQR de INVROP.sqr....................................................................... 222

Presupuesto.................................................................................................... 235 Bibliografía.................................................................................................... 238

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Resumen Este Trabajo de Fin de Carrera comprende un estudio teórico de la gestión integral de un Departamento de Ingeniería y Mantenimiento, mediante la aplicación de un software de gestión de mantenimiento (CMMS). El estudio se inicia con una aproximación al concepto de Mantenimiento Industrial y prosigue con un acercamiento genérico al mundo de las aplicaciones CMMS, para después centrarse en el análisis de una de ellas: el programa MAXIMO de MRO Software. Finalmente, a modo de ejemplo sobre qué beneficios puede aportar una aplicación CMMS, se realizará una mejora en el tiempo de rotación del inventario gestionado por el Departamento.

Palabras clave: Mantenimiento Industrial, CMMS, Software de control, Gestión de Inventario.

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MEMORIA

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Apartado A

Contexto: Mantenimiento Industrial y CMMS

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1. Introducción al Mantenimiento Industrial El desarrollo del software de gestión del mantenimiento (CMMS – Computerized Maintenance Management System) surge para dar respuesta a la necesidad de una gestión eficaz en la Ingeniería del Mantenimiento, de acuerdo al actual contexto industrial, continuamente dirigido hacia una mejora continua de la productividad, optimización de los procesos, control del trabajo y reducción de costes. Por ello en el primer apartado de este trabajo se realizará una aproximación al contexto del mantenimiento industrial.

1.1 Concepto de Mantenimiento Industrial

mantenimiento. 2. m. Conjunto de operaciones y cuidados necesarios para que instalaciones, edificios, industrias, etc., puedan seguir funcionando adecuadamente. DICCIONARIO DE LA LENGUA ESPAÑOLA

Mantenimiento: La combinación de todas las acciones técnicas, administrativas y de gestión que se efectúan durante el ciclo vital de un equipo y que tienen el objetivo de mantener o restaurar dicho equipo hacia un estado en el cual pueda desarrollar la función para la cual está destinado. EUROPEAN FEDERATION OF NATIONAL MAINTENANCE SOCIETIES

El mantenimiento industrial es un proceso compuesto por una serie de operaciones técnicas que debe ser capaz de prolongar el ciclo vital de la maquinaria, las instalaciones y los edificios que forman parte de un sistema productivo. Desde una perspectiva económica, el objetivo de mantenimiento industrial es que el valor de las inversiones se mantenga activo al menos durante el tiempo de amortización. Las acciones u operaciones que se consideran directas y propias del trabajo de mantenimiento son las inspecciones, revisiones, pruebas, y las reparaciones de cualquier tipo o nivel. Además de estas operaciones básicas, es habitual encuadrar dentro del mantenimiento industrial otras funciones, como planes de mantenimiento, planes de seguridad, análisis de fallos o gestión de los repuestos.

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1.2 Evolución del Mantenimiento Industrial El mantenimiento ha evolucionado siempre un paso por detrás con respecto a la evolución tecnológica, dando respuesta a las necesidades que han ido apareciendo como consecuencia de las innovaciones en los métodos de producción. Hasta la Primera Revolución Industrial (finales del siglo XVII) las funciones de preservación y mantenimiento no tuvieron un gran desarrollo debido a la menor importancia que tenía la máquina con respecto a la mano de obra. Se estima que en el entorno hasta la Segunda Revolución Industrial (hacia 1880) el 90% del trabajo lo realizaba el hombre mientras que la máquina sólo hacía el 10%. La conservación que se proporcionaba a los recursos de las empresas era sólo mantenimiento correctivo (las máquinas sólo se reparaban en caso de paro o avería importante). En el mismo, la planificación del mantenimiento es nula, ya que se realizan las reparaciones como reacción tras producirse la avería. El mantenimiento correctivo evolucionó desde el imprevisto hacia el mantenimiento correctivo “programado”, donde a pesar de que se sigue realizando la reparación después de la avería, esta última es esperada con todos los medios necesarios preparados para disminuir el tiempo de parada del equipo. De esta manera se consiguió elevar la disponibilidad en comparación con el correctivo no programado. Este tipo de mantenimiento no planificado no satisfizo las necesidades de la producción, lo cual se hizo evidente con ocasión de la 1ª guerra mundial (1914-1918), durante la cual se comprendió la necesidad del trabajo continuado de las máquinas. Así nació el concepto de mantenimiento preventivo. Las primeras referencias históricas de mantenimientos preventivos se sitúan en Estados Unidos, donde la compañía productora de automóviles Ford lanza en 1910 el MPP (Mantenimiento Preventivo Planificado). Desde ese momento se comenzó a trabajar conjugando el mantenimiento correctivo (programado y no programado) con el mantenimiento preventivo, el cual se basa en la planificación de trabajos y actividades para lograr mantener el buen estado de capacidad de trabajo e intervenir con anterioridad a la avería. Dicha planificación se realiza teniendo en cuenta las experiencias de los técnicos, los históricos de las máquinas y las recomendaciones y especificaciones de los fabricantes o proveedores (lubricación, limpieza, reemplazos y modificaciones que garanticen el funcionamiento del activo productivo). La filosofía MPP llegará a algunos países de Europa en los años 30 y una década después comienza su aplicación en la antigua Unión Soviética. De nuevo la guerra supondrá un impulso para el campo del mantenimiento industrial. Como consecuencia de la 2ª guerra mundial (1939-1945) surge un nuevo concepto: el mantenimiento productivo. Este hace referencia por un lado al diseño de las máquinas -enfocada al rápido y fácil mantenimiento- y por otro a la implicación del propio operario en tareas de mantenimiento.

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Al finalizar la Guerra las teorías norteamericanas llegan a Japón, donde serán aplicadas durante los años 50. Desde ese momento Japón lidera los avances en métodos productivos: en 1964 se crea el premio de la excelencia PM (Productive Maintenance o Mantenimiento Productivo) por la Asociación Japonesa de Mantenimiento, JMA (Japan Maintenance Association), en 1969 la JMA crea el JIPE (Japan Institute of Plant Engineers), en 1971 Nippon Denso, fabricante de piezas auxiliares del automóvil y proveedor de Toyota, aplica al mantenimiento la participación de los operarios de producción, lo que significa el nacimiento del Mantenimiento Productivo Total. Se considera al japonés Seichi Nakajima como el referente en el desarrollo del sistema TPM (Total Productive Maintenance o Mantenimiento Productivo Total), desarrollado en los años 70’s y consolidado a lo largo de la década de los 80. El concepto Total hace referencia, en este caso, a la implicación de todos los empleados. El objetivo del TPM es lograr cero accidentes, defectos y averías. Con la extensión de los sistemas informáticos durante la última década del siglo XX se produjo una adaptación del software al mantenimiento industrial, en busca de una mayor capacidad de control, almacenamiento de datos, conocimiento de los equipos, gestión de mano de obra, etc. A los programas encargados de estas funciones se les denominó CMMS (Computerized Management Maintenance Software).

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1.3 Tendencias actuales. El futuro del Mantenimiento. Circunstancias diversas como crisis y éxitos de tipo administrativo, financiero, económico y comercial han obligado a muchas empresas a reflexionar y reaccionar sobre sus diferentes áreas para hacerlas más efectivas. La tendencia resultante consiste en subdividir la gestión de la compañía hasta el punto de crear un ambiente empresarial en cada una de las áreas: por tanto cada responsable de área se convierte en el gerente de esa parte, garantizando la rentabilidad de su gestión y un manejo eficiente de recursos. Esto ha generado fuertes choques en las organizaciones, hasta el punto de preguntarse si la función mantenimiento es justificable dentro de la empresa. En la búsqueda de costes óptimos ha sido necesario replantear la función del Mantenimiento orientándolo a hacerlo más efectivo y así al tiempo que su influencia en los costes totales se minimice. Si durante una primera etapa de industrialización predominan en las empresas los criterios orientados hacia la producción, en un siguiente paso la prioridad es de otros aspectos tales como operación fácil, baja emisión de ruido, economía durante todo el período de funcionamiento, seguridad de los trabajadores y mantenimiento adecuado. Las razones para estos cambios son las exigentes condiciones de la competencia, que no admiten ningún desperdicio de recursos tales como materias primas, tiempo, personal, repuestos, etc., la mayor complejidad de las instalaciones, así como también el grado creciente de interrelación de unidades productivas lo que ha aumentado considerablemente los costes de paros de producción y reparaciones. En consecuencia, los tiempos de detención breves y un bajo ratio de averías son factores que desempeñan un papel decisivo en el éxito económico Las nuevas tendencias en materia de mantenimiento, son entre otras:

No hacer en vez de hacer

En ocasiones se producen intervenciones innecesarias que sólo se realizan “por rutina” y no aportan nada al equipo, suponiendo un aumento de los costes. El Mantenimiento Preventivo debe aumentar la disponibilidad de los equipos y suponer un gran avance en planificación del trabajo, pero puede resultar dañino para los equipos si se realizan excesivas intervenciones (por ejemplo de arme y desarme).

Prevención de fallos en vez de mantenimiento preventivo

Mantenimiento predictivo basándose en termografías, indicadores de presión, caudal, tensión, etc. Estudio de los históricos de equipos. Como resultado de una actuación de mantenimiento preventivo ¿qué feedback se produce? ¿se van adaptando los mantenimientos en función de la experiencia y el conocimiento de los equipos?

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Centralización de planificación y programación

Coordinación de los equipos de producción y mantenimiento, aprovechar paradas del proceso para realizar las intervenciones, planes de “agenda común” que faciliten la información compartida.

Aplicación de indicadores de resultado

Mantenimiento orientado a resultados, soportado por un seguimiento constante y valoración de indicadores.

Mantenimiento como gestión

Responsabilidad compartida: el mantenimiento no es sólo una función, se inicia en la selección de los equipos, sigue en la instalación, se respalda con una correcta operación, con apoyo de compras e inventarios y con la definición de políticas de reposición de equipo.

Análisis de Puntos débiles

Análisis de fallos como el principal respaldo de la mejora continua. Dado un equipo concreto ¿qué tipo de averías son las más frecuentes? ¿cada cuánto tiempo se producen?.

Rápida atención a emergencias

Equipos entrenados y dispuestos a actuar en el menor tiempo posible, rediseño de las instalaciones para disminución de movimientos, sistemas de comunicaciones (telefonía móvil, terminales PDA), software CMMS con posibilidad de trabajar online.

Alta carga de datos para procesar

Bases de datos para instalaciones, equipos, mano de obra, averías. Históricos de equipo. Integración con planos, manuales, sistemas CAD.

Mantenimiento basado en condición en vez de fechas

La consigna es evitar los mantenimientos preventivos basados en tiempo y sustituirlos por actuaciones en base a condiciones. Ejemplo: En vez de Revisión mensual del compresor (independientemente de horas o exigencia de uso), se realiza Revisión cada ‘x’ litros de aire comprimido, o Revisión cuando el caudal a través del filtro disminuya a menos de ‘y’ litros / minuto.

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Responsabilidad en la gestión del almacén e inventarios

Gestión de materiales: codificar, describir y estimar repuestos a consumir.

Procedimientos estandarizados:

La normalización posibilita un mayor control y favorece el desarrollo de conocimiento compartido. Documentación estandarizada (catálogos, planos, manuales como soporte para el mantenimiento).

Sistema de Información apropiado:

El uso efectivo de sistemas CMMS para la administración de mantenimiento y logística. Tiene como misión administrar bien los recursos.

Mantenimiento de primera línea por el operario

De acuerdo con el método de Mantenimiento Productivo Total, son los propios operarios los que realizan las operaciones de mantenimiento más sencillas (cambios de formato, cambios de lote, rearmes, etc.)

Equipos intercambiables y modulables:

Para mejorar los tiempos de respuesta con cambios rápidos de ensambles ó partes para su posterior reparación. Las líneas de producción tienden a estar compuestas por muchas máquinas sencillas y multifuncionales en vez de pocas máquinas, complejas y especializadas.

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1.4 Tipos de Mantenimiento

1.4.1. Mantenimiento CORRECTIVO: No se realiza ningún tipo de intervención hasta que no se produce la avería. Los recursos de mantenimiento no están movilizados previamente, por tanto hay un claro enfoque a la producción.

1.4.2. Mantenimiento CORRECTIVO PROGRAMADO: No se realiza ningún tipo de intervención hasta que no se produce la avería, pero en este caso hay una cierta preparación previa de los recursos de mantenimiento (herramientas disponibles y próximas al equipo, mano de obra preparada para actuar, etc.) que contribuye a disminuir el tiempo de respuesta operativa y por tanto de parada de los equipos.

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1.4.3. Mantenimiento PREVENTIVO: Existe una planificación de trabajos y actividades para lograr mantener el buen estado del equipo e intervenir con anterioridad a la avería. Este sistema eleva la disponibilidad de los equipos en comparación con el sistema correctivo, disminuyendo el tiempo de parada por mantenimiento.

1.4.4. Mantenimiento PREDICTIVO: Aunque el Mantenimiento Preventivo aumenta la disponibilidad de los equipos y supone un gran avance en planificación del trabajo, puede resultar dañino si se programan trabajos en exceso y se realizan excesivas intervenciones (por ejemplo de arme y desarme), además del aumento de los costes. Por esto se ideo el mantenimiento predictivo, por el cual se planifican inspecciones a los equipos. Estas inspecciones pueden ser subjetivas (a través de los órganos de los sentidos) y objetivas (con la utilización de equipos de medición), teniendo como objetivo detectar los síntomas del fallo antes de que ocurra para garantizar un reemplazo a tiempo y un mínimo tiempo de parada.

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1.4.5. Mantenimiento ALTERNO: El Mantenimiento predictivo también presenta algunos inconvenientes. En el caso de las inspecciones subjetivas es posible incurrir en errores al detectar los posibles síntomas de fallos: las inspecciones objetivas a menudo requieren equipos de elevado costo y un personal de alta calificación para la manipulación de dicho equipamiento. Por tanto se vio que no en todos los activos y máquinas era apropiado el uso de este sistema de mantenimiento. Finalmente se integró un mantenimiento que aprovechase las ventajas del correctivo con sus variantes, el preventivo y el predictivo, siempre en busca de unos costes eficientes y unos planes de mantenimiento adecuados a cada equipo. A este mantenimiento se le denomina en ocasiones como Mantenimiento Alterno. El mantenimiento alterno tiene como objetivo central asociar a la atención de un activo productivo trabajos correctivos, preventivos o predictivos en función de su importancia y repercusión para el proceso de producción. Esta filosofía de trabajo lleva asociada una ardua tarea de organización, planificación y control, así como una elevada manipulación de información, por lo que hubo que recurrir al uso de la informática, solución esta que ha revolucionado la gestión de mantenimiento, tanto como concepto general como en cada una de las etapas (Organización, planificación, ejecución y control) con las que está indisolublemente ligado. A esta revolución se la conoce mundialmente como CMMS (Computerized Maintenance Management Software) o Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO).

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2. CMMS (Computerized Maintenance Management System) Un CMMS es un programa informático que permite la gestión de las operaciones de mantenimiento de una organización. Este software utiliza una base de datos fácilmente accesible por los trabajadores de mantenimiento de manera que puedan realizar sus trabajos con mayor eficiencia y ser utilizada por los gestores para tomar decisiones en base a los datos registrados. La información puede ser consultada a su vez por terceras partes, en relación con asuntos de calidad, finanzas, seguridad, etc. Los Programas CMMS permiten disponer de gran cantidad de información, que debe estar adecuadamente organizada y ser fácil de extraer. Es posible disponer de un historial de cada equipo (máquina o instalación), en cuanto a características técnicas, revisiones, sustituciones, fechas de las últimas incidencias o averías, personal, horas y materiales utilizados en la solución de los problemas, etc. Al mismo tiempo, permiten programar en función de los parámetros que se analicen, las revisiones preventivas y/o predictivas, generando los listados correspondientes para la tarea de los técnicos, según los plazos programados. Los Programas CMMS suelen estar compuestos de varias secciones o módulos interconectados, que permiten ejecutar y llevar un control exhaustivo de las tareas habituales en los Departamentos de Mantenimiento. Entre los diferentes proveedores y sistemas existentes en el mercado, es habitual encontrar programas que presentan algunas de estas funcionalidades:

Ordenes de trabajo (OT’s): Actuación de mantenimiento que ha sido programada, asignada a un personal concreto, con unos costes asociados y con material reservado para su realización. Se podría completar con información adicional sobre causas y efectos de los problemas, tiempos de avería, mediciones o recomendaciones.

Mantenimiento preventivo (MP): Planificación y Seguimiento de trabajos preventivos, incluyendo instrucciones o listas de tareas, material requerido, etc. Habitualmente los CMMS realizan una planificación automática en base a tiempos fijos o mediciones, y “avisan” cuando la operación de mantenimiento es necesaria.

Gestión de equipos: Registro de información en torno al equipamiento e instalaciones, incluyendo datos como especificaciones, garantía, proveedores, contratas, fechas de compra, tiempo de vida esperado, registro de incidencias, averías, etc.

Control del inventario: Gestión de los repuestos, herramientas y otros materiales almacenados, permitiendo la reserva de material para trabajos concretos y aportando datos de la ubicación concreta en los almacenes. El CMMS puede asimismo informar sobre cuando deben pedirse los materiales y en qué cantidad, y realizar un seguimiento de las recepciones de material.

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Las aplicaciones CMMS pueden generar sofisticados informes de estado y documentación sobre detalles y sumarios de las actividades de mantenimiento. Existen también programas CMMS capacitados para actuar en la web, trabajando desde un servidor de la compañía proveedora o en un servidor propio de la compañía usuaria. La instalación y utilización de un programa de gestión de mantenimiento debe repercutir en una mejora de la planificación y de la ejecución de los trabajos, aumentando la eficiencia global, puesto que gracias a su utilización el mantenimiento se basa en datos precisos, conociendo en tiempo real la carga de trabajo y la disponibilidad de equipos y personas. Las siglas CMMS encuentran su equivalente en español como GMAO (Gestión del Mantenimiento Asistido por Ordenador) Así mismo, en la gran mayoría de los países latinoamericanos, se usan las siglas GMAC (Gestión de Mantenimiento asistida por Computadora). Existen programas CMMS de propósito genérico, y otros cuyo enfoque se centra en una sector industrial concreto.

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2.1 Objetivos en la implantación de un CMMS. Objetivo primario: Un mantenimiento organizado y eficiente que garantice a un costo competitivo la disponibilidad de los activos productivos. Cuando en una organización se decide implantar un software de mantenimiento, lo que se pretende es disponer de una gestión eficiente en la toma de decisiones, de manera que éstas se fundamenten con datos concretos y cuantificables. Gracias al sistema será posible:

Manejar grandes volúmenes de información y procesarla a mayor velocidad. Actualizar en tiempo real la información proveniente de las actuaciones de mantenimiento que se lleven a cabo. Facilidad de información para la toma de decisiones, apoyada por la retroalimentación del sistema. Programación y planificación del trabajo, que se realiza de manera sistemática pero con total flexibilidad para adaptarse a nuevas necesidades.

A partir de esta fuente de información podrán tomarse las decisiones estratégicas. Por ejemplo podría detectarse la necesidad de mejorar los servicios de subcontratación, o la obsolescencia de un concreto equipo cuyas averías sean cada vez menos espaciadas o más duraderas. También podrían detectarse nuevas necesidades de recursos, que den lugar a modificaciones en la política de personal, etc. Los objetivos al implantar un sistema CMMS estarán alineados con los objetivos generales de la empresa. En este sentido podemos definir una serie de objetivos secundarios. Objetivos secundarios:

Reducción de costes. Reducción del consumo de piezas, identificación de obsolescencias, optimización, reaprovisionamiento y racionalización de almacenes, análisis de la rentabilidad y los gastos. Control de las instalaciones y equipos. Historial técnico económico, estandarización, control global, diagnóstico de averías (inspección técnica). Reducción de tareas administrativas Sistematización del trabajo, simplificación del manejo de informes y del análisis, construcción de una informatización fiable y accesible. Mejorar el servicio. Adaptación con flexibilidad a las necesidades de producción, coordinación de esfuerzos, identificación de prioridades. Aumentar la disponibilidad. Agilidad en el tratamiento de las órdenes de trabajo, ayuda a la planificación, planificación del mantenimiento preventivo, detección de averías repetitivas, mejora la coordinación de recursos.

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2.2 Beneficios derivados de la implantación de un CMMS.

2.2.1

Ventajas desde el comienzo del uso -

Informes de gestión útiles.

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Mejoras organizativas y de motivación.

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Mejoras de control.

-

Reconocimiento de la función de mantenimiento.

Ventajas a medio y largo plazo -

Disminución del trabajo en curso.

-

Mejora del servicio / satisfacción del usuario.

-

Reducción de los tiempos de espera.

-

Mejor relación entre los departamentos / incremento de la transparencia.

-

Filosofía de gestión de la producción asistida por ordenador.

2.2.2

Beneficios cualitativos

Beneficios cuantitativos

Reducción de costes a corto plazo

Objetivo a corto plazo: Incrementar la utilización y eficacia de la mano de obra, a través del control del plan de trabajo, obteniéndose como resultado mejoras significativas en cuanto a: - Reducción de los tiempos de parada - Incremento de rendimiento

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Reducción de los tiempos de parada

Aspectos de Mantenimiento.

Proyección del CMMS

Espera de materiales

Garantizar la disponibilidad de los materiales que se necesitarán en las órdenes de trabajo del próximo día, semana, mes, etc.

Espera de intervención

Establecer prioridades en las actividades relacionadas con el mantenimiento de los equipos, en función de su criticidad para la producción, seguridad, etc.

3

Espera de tareas

Mejorar la asignación de mano de obra en la programación del mantenimiento. Mejorar los mecanismos de apoyo (tareas adicionales a las intervenciones)

4

Búsqueda de planos, catálogos y manuales

Introducir la información en la base de datos de una herramienta CMMS para automatizar su control y búsqueda.

Valoración de datos y acciones a emprender

Analizar las incidencias, los trabajos pendientes, en curso, y planificados. Promover la evaluación de indicadores técnicos en las reuniones que se realizan a todos los niveles. Analizar que trabajos necesitan horas extras.

1

2

5

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Incremento de rendimiento



1

Mejor control de la Actividad.

Aplicación de metodología. Analizar y evaluar las actividades y proyectos para poder diseñar la proyección y programación del mantenimiento. Controlar el cumplimiento real en fecha de los planes de mantenimiento por mecánicos y subcontratas. Evaluar indicadores que reflejen la acción de la mano de obra. Con esta información preparar las reuniones técnicas con el personal de mantenimiento.

2

Identificación de las necesidades en cada momento

Evaluar indicadores de consumo, costes, cantidades, etc. que reflejen la necesidad de más o menos mano de obra hacia una u otra actividad.

3

Reducción de imprevistos y emergencias

Aplicar correctamente las instrucciones y normas de los trabajos definidos. Reajustar la proyección del mantenimiento en función del comportamiento real.

4

Diagnóstico de averías por inspecciones técnicas.

Incrementar el uso de trabajos relacionados con la inspección técnica.

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Reducción de costes a medio y largo plazo.

Objetivo: Coordinación total con la Producción. Segunda etapa de mejoras en la utilización de mano de obra y aumento continuado de la eficacia organizativa. Toma de decisiones en base a datos de equipos. Reducción de costes de materiales y recursos en general.



1

Mejoras de respuestas en trabajos prioritarios.

Reajuste con la presencia de producción de las prioridades de los equipos para el mantenimiento.

2

Identificación, análisis y corrección de defectos

Hábito del uso de indicadores para la evaluación, toma de decisiones y análisis de tendencias sobre defectos y averías repetitivas.

3

Coordinación de la programación de Mantenimiento y de Producción

Reajuste de las posibles ventanas de mantenimiento en coordinación con producción.

Disminuir los costes de inventarios.

Perfecta implementación de los códigos de los productos en almacén. Establecer los máximos y mínimos para todos los productos. Control de entradas y salidas de productos. Evaluar los productos de mayor y menor consumo. Mantener las existencias de productos según los datos de consumo real.

5

Mejorar la disponibilidad de materiales y eliminar obsoletos

Perfecta implementación de los códigos, precios, máximos, mínimos, existencia en los subalmacenes. Ajuste de los planes de repuestos y fabricación tomando en cuenta el consumo real.

6

Coordinar la programación del Mantenimiento con los repuestos y la mano de obra

Perfeccionar la asignación de recursos de materiales y humanos a las actividades y trabajos, según el comportamiento del real.

4

7

Detección de defectos comunes.

8 Análisis de información en el histórico

Incrementar la formación y acción del personal. Incrementar el control en el análisis y procesamiento de información. Utilizar e implementar el análisis de informes sobre la utilización y desempeño de la mano de obra

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2.3 El proceso de implantación Lo óptimo es establecer un proceso orientado a conseguir unos resultados previamente definidos. Las características fundamentales de un proyecto de implantación deben ser:

Enfoque global: En el sentido de cubrir todos los aspectos de las actividades, objetivos y metas que se trace el Departamento de Mantenimiento y la Dirección de la empresa en espera de resultados. Referido a base temporal: Seguir un esquema y secuencia predeterminados, esquemas referidos a intervalos de tareas asignadas y determinando responsabilidades concretas para su cumplimiento, así como la secuencia del chequeo de las tareas, transcurridos períodos de tiempo necesarios para su cumplimiento. Cuantificable: Por utilizar como unidad de medida principal la monetaria, ya que a lo largo del proceso es la que repercute, aunque se apoya en otras medidas de la actividad, como lo es el tiempo, que permiten sentar criterios sobre su evolución a través de índices y mediciones. Integrado o Coordinado: Por la cantidad de factores que dentro de la estructura organizativa se contemplan para ver las repercusiones de cada problema en el proceso de implantación y su posterior marcha. Claridad y simplicidad: Para favorecer la comprensión por parte de todos aquellos a quienes se aplica, que deberán comprender las ventajas de implantar un CMMS y ser capaces de asimilar el sistema. Adaptabilidad: Debe ser lo suficientemente flexible para ajustarse a las condiciones de cada empresa en particular. Continuidad : Se debe llevar a cabo de forma progresiva y continua.

La implantación de un Sistema CMMS debe valorarse en relación con los logros económicos que puedan derivarse. Aunque, naturalmente, el resultado es particular de cada caso, así pueden cuantificarse determinados valores estadísticos, y con un peso no menor, un conjunto de mejoras cualitativas. Un plazo razonable y relativamente general para la implantación de un sistema informático CMMS puede estimarse en un año. Dentro de este año debe de haberse preparado el sistema para operar cubriendo un mínimo de un 50% de los objetivos que motivaron su instalación. Es conveniente evaluar previamente si el sistema CMMS va a ser capaz de cambiar el comportamiento de la organización vigente de mantenimiento en el sentido deseado, o por si el contrario es precisa una labor previa de reorganización hasta un cierto límite, ya que sólo una suficiente aproximación entre la tecnología a implantar y el modelo de organización existente consigue un efecto de evolución favorable en el uso de la tecnología y en la mejora de la organización. El mantenimiento debe aproximar ambos mundos (tecnología a implantar y organización existente), haciéndolos convergentes.

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Normalmente en empresas de tamaño grande, el sistema por sí solo no podría cambiar el funcionamiento de una organización, y se requiere de una labor previa de reestructuración, por ello el proyecto puede extenderse a varios años. Como en cualquier otro tipo de proyecto, la implantación del sistema requerirá reuniones periódicas para analizar la marcha del proceso, una clara dedicación de parte o todo el personal y la existencia de un liderazgo. Otros puntos críticos en relación con la implantación del sistema serán:

Asignación de objetivos concretos cuantificables en cada fase. Aquí se deben establecer actividades tales como: -

Organización de almacenes. Definición de los modelos, tipos de activos y máquinas existentes en la empresa. Inventario del parque de activos y equipos. Definición de la cantidad de equipos con mantenimiento preventivo, correctivo y predictivo. Revisión y ajuste de los centros de costo en la empresa. Definición y revisión de la plantilla de mantenimiento Revisión y confección de los trabajos, actividades y proyectos de mantenimiento. Establecimiento de los fallos, causas y acciones más comunes.

Adecuada elección de un área piloto para empezar. Para llevar a cabo un proyecto de este tipo, se debe escoger el área de producción que tenga las mejores condiciones para comenzar. Estas condiciones deben ser: -

-

Que exista literatura y manuales del fabricante de la mayor cantidad de equipos posibles. Que el nivel técnico del personal que trabaja en el área sea tal que las consultas que se deben hacer sean fiables. Que exista alguna experiencia en el servicio de mantenimiento a esta área. Que las dimensiones en metros cuadrados, en cantidad de modelos de máquinas, equipos, cantidad de surtidos, repuestos y materiales, además del personal, tanto productivo, como de mantenimiento, sea el óptimo necesario para iniciar la instalación de prueba. Que tanto el personal de producción como el de mantenimiento que atiendan el área estén motivados y se identifiquen con el proyecto.

Evaluar si es necesario una reorganización previa a la implantación del sistema CMMS. Aclarar en su caso el nivel de dicha reorganización y el plazo para alcanzarla.

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2.4 Aspectos clave al elegir una solución CMMS

Adaptación a los requerimientos de la empresa. O al departamento de Mantenimiento en el que va a aplicarse.

Definir hasta donde se pretende llegar a gestionar con el CMMS.

Perspectiva de futuro. Si bien la implantación de un CMMS durará al menos varios meses, la total adaptación por parte de los usuarios se medirá en años. Hay que tener en cuenta que no todos los programas son ampliables y no es tarea recomendable ni sencilla el cambiar de software cada 3 ó 5 años.

Valorar el número de edificios que se van a gestionar. Así como plantas, sedes, almacenes... Debe tenerse en cuenta el presente y posibles situaciones futuras, y conocerse con exactitud si el programa lo permite.

Número de técnicos que consultarán el programa al mismo tiempo. No todas las opciones del mercado permiten el mismo número de conexiones simultáneas.

Conectividad. Actualmente se ofrecen soluciones web, PDA, móviles...

Versiones DEMO. Muchas empresas ofrecen la posibilidad de probar sus Programas CMMS de forma real, antes de adquirirlos; son las llamadas "versiones DEMO" que, aunque limitadas en algún aspecto(nº de equipos, tiempo de uso, etc.) permiten analizar de una forma objetiva las características del mismo, así como su adaptación a nuestra empresa.

Compatibilidad con otros sistemas Por ejemplo para empresas dependientes de una matriz, puede resultar interesante estandarizar sus sistemas con los de la corporación.

Sistema Operativo Hay sistemas de gestión para Windows, MacOS, UNIX, etc.

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2.5 El mercado de CMMS. Como en toda la industria del software, la experiencia de los proveedores de soluciones CMMS se reduce a algo más de dos décadas en el caso de los más veteranos. Entre los diferentes productos que ofrecen estos proveedores hay una primera diferenciación: programas “puramente” de gestión de mantenimiento, y aplicaciones integradas dentro de sistemas ERP. Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales) son sistemas de información gerenciales que integran y gestionan muchos de los aspectos asociados con las operaciones de producción y distribución de una compañía. Cuando un CMMS es una parte de uno de esos sistemas, la integración con el resto de las aplicaciones de administración (distribución, planificación, finanzas, recursos humanos) facilita un control total de las operaciones. En contrapartida, la implementación de estos paquetes ERP resulta costosa y ardua si se compara con la instalación de una aplicación “sencilla” de CMMS. Los 5 primeros CMMS más implantados1 a escala mundial son: 1. 2. 3. 4. 5.

SAP (integrado en un sistema ERP) MAXIMO MP2, Ellipse (integrado en un sistema ERP) PMC

Las compañías desarrolladoras de estos sistemas están presentes en multitud de países y actúan con una clara vocación global. Por otro lado, el tipo de empresas usuarias del software de estos proveedores son de tamaño medio-grande, en la mayoría de los casos multinacionales que eligen un CMMS concreto y lo aplican en todas sus plantas de todo el mundo, facilitando así la compatibilidad y convergencia de sus negocios. Existen Sistemas de Gestión de Mantenimiento para sistemas operativos MacOs y UNIX, pero la inmensa mayoría se han desarrollado sobre la plataforma Windows. En los últimos tiempos han empezado a aparecer sistemas basados en código abierto, aplicaciones on line y programas abstraídos del sistema operativo (lenguaje interpretado) A continuación se ven algunos de los sistemas más implantados a escala mundial y otros ejemplos del ámbito español, con una breve descripción de sus funcionalidades y desarrolladores. Se ha obviado en este apartado el programa MAXIMO por ser objeto de estudio más detallado en capítulos posteriores.

1

2004 CMMS Implementation Survey Results - Plant Maintenance Resource Center

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SAP

Desarrollado por: SAP AG País: Alemania Web: www.sap.com Se estima que SAP PM es el software CMMS más utilizado del mundo. Su punto fuerte es la capacidad de integración total con el resto del paquete SAP, con el cual pueden controlarse todas las operaciones de una compañía (finanzas, logística, planificación, contabilidad...)

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SAP es el primer proveedor de software empresarial en el mundo, con enfoque al sector de software de planificación de recursos empresariales. Abarca todo tipo de sectores y empresas de cualquier tamaño. Entre las aplicaciones que ofrece está la de PM, especialidad de Mantenimiento.

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El módulo PM se encarga del mantenimiento complejo de los sistemas de control de plantas. Incluye soporte para disponer de representaciones gráficas de las plantas de producción y se puede conectar con sistemas de información geográfica (GIS), y contener diagramas detallados. Capacidad de gestión de problemas operativos y de mantenimiento, de los equipos, de los costes y de las solicitudes de pedidos de compras.

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Su completo sistema de información permite identificar rápidamente los puntos débiles y planificar el mantenimiento preventivo. Los submódulos o componentes del sistema PM son los siguientes: o PM-EQM

Equipos y objetos técnicos.

o PM-PRM

Mantenimiento preventivo.

o PM-PRO

Proyectos de mantenimiento.

o PM-IS

Sistema de información de PM.

o PM-SM Gestión de servicios, encargado del control y gestión de servicios a los clientes que constituye un módulo propio. Entre sus funciones se encuentran la administración de la base instalada, gestión de peticiones de servicio, acuerdos y garantías, e incluso facturación periódica.

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MP2

Desarrollado por: Infor (anteriormente Datastream) País: Estados Unidos Web: www.datastream.net MP2 ocupa el puesto nº 3 entre las aplicaciones CMMS más implantadas a escala mundial -

Infor: Puesto 10º entre las mayores compañías de software del mundo. Presente en más de 100 países. MP2 es un CMMS distribuido e implementado a escala internacional, pero con especial desarrollo en el continente americano. Paquete basado en Windows. Disponible en inglés, francés, alemán, español y holandés. Compatibilidad con Microsoft Project. MP2 es un sistema integrado de gestión que comprende: o Organización y seguimiento del inventario o Gestión de costes por equipo o Históricos de datos en equipos o Planificación de las tareas de mantenimiento preventivo o Registros fiables de trabajos de mantenimiento o Localización de recursos o Solicitud y compra de repuestos o Estudio de fallos en equipos y necesidades de mantenimiento

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Adaptación en cuanto a facilidades, tamaño y actualizaciones. La posibilidad de incorporar nuevas funcionalidades con el paquete instalado es uno de los puntos fuertes de MP2.

-

Diseñado para industrias de tamaño medio y superior.

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ELLIPSE

Desarrollado por: MINCOM País: Australia Web: www.mincom.com Mincom Ellipse es una solución ERP que integra la administración de mantenimiento, materiales, administración financiera, y de recursos humanos. La aplicación de administración de mantenimiento está considerada como el cuarto CMMS más utilizado a nivel mundial. La particularidad de este software reside en que está estrechamente integrado con las otras funciones de administración del mismo paquete. -

-

-

Capacidad de modelar y ejecutar la estrategia de mantenimiento, incluyendo Mantenimiento Centrado en Confiabilidad (RCM), basada en la condición, y estrategias de mantenimiento preventivo. Asignación y archivo de equipos únicos y números de planta Trabajos estándares para proveer plantillas de tareas recurrentes. Programas de tiempo de mantenimiento (preventivos), incluyendo detenciones de equipos mayores. Mantenimiento fuera de programa para reparar las siguientes averías de equipos. Estadísticas de archivos de operación y producción para asistir a la automatización de los programas de tiempo de mantenimiento. Monitoreo de las condiciones configurables de los equipos y componentes reparados para estimar tiempo de vida y proveer alertas con anticipación al fallo. Análisis de la historia del equipo y costes. Planificación de recursos y programación, para asegurar que los recursos apropiados y conjuntos de habilidades se encuentran disponibles para desarrollar las tareas. Sistema de Soporte de Mantenimiento Estratégico (herramientas de análisis RMC). Administración de Trabajos incluyendo solicitudes de trabajo, unidades compatibles, estimaciones, paquetes de trabajo y administración de trabajo. Identificación y fuentes de recursos requeridos para trabajos – personas, equipos, y materiales. Ayuda para las fuerzas móviles de trabajo incluyendo despacho de trabajo.

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PMC

Desarrollado por: DPSI País: Estados Unidos Web: www.dpsi.com PMC es un sistema claramente enfocado en la facilidad de uso. Trabaja sobre plataforma Windows y sistema de base de datos Access. -

Módulos de Orden de Trabajo, Planificación del mantenimiento, Gestión del inventario, Histórico de equipos.

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Configurable por los usuarios de acuerdo a sus necesidades

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Compatible para OSHA, EPA, ISO 9000, QS 9000

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Infomes y gráficos configurables.

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Módulo de código de barras

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Aplicación web para trabajo on-line

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Capacidad de enlazar e integrar archivos, gráficos, informes...

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Disponible en Inglés y Español

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ITHEC

Productos: MicroMaint, MiniMaint, MaxiMaint, Prestamaint Desarrollado por: Ithec International País: Francia Web: www.ithec.com -

“La gama de programas de gestión de mantenimiento (GMAO) se adapta a cualquier sector de actividad: mantenimiento industrial, mantenimiento edificios, servicios de mantenimiento, mantenimiento hospitales, mantenimiento hoteles, mantenimiento barcos, mantenimiento de flotas de vehículos, etc.”

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Micromaint SQL: orientado a empresas que necesitan una herramienta de GMAO sencilla y económica para poder informatizar de manera rápida el departamento de mantenimiento Funcionalidades básicas de la GMAO (Activos detallados, estructuras en árbol, mantenimiento correctivo, mantenimiento preventivo, mejoras, almacén, análisis, etc.)

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Minimaint SQL: Aplicación definida en función de las necesidades de los clientes, proporcionando todo lo que puede ofrecer una GMAO pero de manera muy operacional. Integración sencilla y rápida, con un plazo de puesta en marcha de unos 3 meses.

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MaxiMaint SQL: Concebido para una mayor exigencia, añadiendo funciones muy avanzadas. Existe en versiones específicas según la actividad (servicios externos, ayuntamientos, etc.) y permite cumplir con todas las exigencias que pueda tener un jefe de mantenimiento y un jefe de proyecto (planificación avanzada, etc.).

-

PrestaMaint: Mantenimiento multi-sitios. Integra una multitud de funciones propias a la actividad del mantenimiento. Concebido y organizado para ser plataforma de intercambios.

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Lantek Avalon

Desarrollado por: Lantek Facility Management País: España Web: fm.lantekbs.com -

Lantek Facility Management pertenece al grupo Lantek, fundado en el año 1986 y con sede central en el Parque Tecnológico de Álava, en Vitoria-Gasteiz (Álava).

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“Lantek Avalon es la solución de Gestión Integral de mantenimiento de sistemas de producción (conjunto de dispositivos, instalaciones y equipos) que cubre de forma completa las necesidades de profesionales implicados en la gestión de mantenimiento industrial.”

Entre sus funcionalidades incluye: o o o o o o o

Gestión de trabajos Planificación de trabajos Gestión de Costes Solicitudes de reparación Gestión de repuestos Utilidades Posibilidad de integración con Lantek FM Center (Solución de Gestión Integral de inmuebles, instalaciones y mantenimiento)

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Master Tools 4.0

Desarrollado por: Software, Maquinaria y Mantenimiento S.L. País: España Web: www.smmsl.com - Software, Maquinaria y Mantenimiento S.L. es una empresa madrileña de desarrollo de software nacida en el año 1988 y dedicada exclusivamente a la programación de herramientas para el mantenimiento. - Master Tools 4.0 se define como un programa de mantenimiento preventivo dirigido a empresas que dispongan entre sus activos de múltiple maquinaria y/o instalaciones, posibilitando un correcto control y mantenimiento de dichos activos.

Entre sus funcionalidades incluye: o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o

Idiomas: Castellano y Catalán. Gráficos de estructura jerárquica. Periodicidad de las intervenciones. Personal. Equipos. Reparaciones. Operaciones de Preventivo. Normas de higiene y seguridad en el trabajo. Repuestos. Cálculo automático del diario de intervenciones de preventivo. Emisión automática de órdenes de trabajo. Control de Partes de mano de obra. Acopios de almacén con actualización automática. Avisos de Correctivo. Código de barras. Carga de órdenes de trabajo a un terminal portátil por equipos. Conexión con sondas de máquinas. Emisión automática de OT’s de alarmas. Almacén, familias, proveedores, pedidos. Planning anual y mensual de intervenciones. Gráficos de cargas de trabajo. Gráficos de Instalaciones, Máquinas, Piezas. Listados de Costes por máquina, Instalación, Centro de Coste. Ficha de cada máquina. Listados de Costes de Correctivo y Preventivo entre fechas. Listado de Materiales empleados entre fechas

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ABISMO

Desarrollado por: Works Gestión del Mantenimiento S.A. País: España Web: www.wgm.es

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“Abismo no requiere conocimientos de informática, y permite la integración de todas las áreas: gestión de activos, gestión de almacenes, gestión de compras. Dispone de todos los informes de gestión necesarios, tanto técnicos como económicos para facilitar la toma de decisión. Es adaptable a cualquier tamaño de organización. La implantación de Abismo va a permitir adecuar la actividad de Mantenimiento al cumplimiento de las normativas ISO 9001 e ISO 9002 para cubrir las exigencias de aseguramiento de los medios productivos de acuerdo con los Procedimientos de Calidad establecidos.”

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Recopila y organiza toda la información aportada por el conjunto del departamento de mantenimiento para que el Centro de Estudios y Planificación del Mantenimiento. (CEPM), tenga los históricos técnicos y económicos necesarios para tomar las decisiones correctas en cada momento.

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Aplicación cliente / servidor desarrollada bajo entorno Microsoft Windows sobre base de datos, con protocolos de comunicación TCP/IP.

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GIM (Gestión Integral del Mantenimiento)

Desarrollado por: tcman País: España Web: www.tcman.com -

Utilizado por más de 1.000 empresas en 4 continentes

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GIM es una herramienta para la gestión informatizada del mantenimiento, que integra en su totalidad las actividades de los departamentos de organización de activos.

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Entre sus funcionalidades incluye: o o o o o o o o o

Mantenimiento planificado y no planificado Gestión de incidencias Gestión de múltiples almacenes Gestión de recursos humanos Sistema de información geográfica GIS Business Intelligence (B.I.) GIM web – gestión del mantenimiento desde la red Plataforma PDA y telefonía móvil Códigos de barras

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2.6 MAXIMO: Una aplicación concreta

Desarrollado por: MRO Software / IBM Tivoli Software País: EEUU Web: www.ibm.com/tivoli Maximo es una aplicación de propósito genérico (se adapta a cualquier sector industrial) enfocada en la gestión de los activos críticos de una compañía. Abarca mayores funcionalidades que las de un simple CMMS, incluyendo la gestión de activos tecnológicos (IT, hardware y software) y la posibilidad de integrar todos los factores que intervienen en el proceso industrial. Por ejemplo, permite realizar todo el ciclo de compra (creación de solicitudes, petición de ofertas a distintos proveedores, emisión de la orden de compra, verificación de la recepción y facturación) a través de Internet. Maximo es considerado el estándar mundial en Software de Gestión Estratégica de Activos y Servicios con clientes en 103 países y siendo utilizado en aproximadamente 10.000 instalaciones de sectores tan variados como energía, defensa, automoción, aguas, papel, fabricación, alimentación..., tanto en el sector privado como en el público. Se considera que es el Enterprise Asset Management (EAM) más vendido (300.000 usuarios finales).

Desarrollado por MRO Software Compañía fundada en 1968, con base en Massachussets (EEUU). Cuenta con 900 empleados. En 2006 fue adquirida por IBM y en 2007 se incorporó en IBM Tivoli Software

Distribuidor en España: Allegro Systems. Cuenta con más de 60 empleados y 300 implantaciones de Maximo activas realizadas en España y Portugal funcionando en compañías de diversos tamaños y sectores.

Comunidad de usuarios Cuanta incluso con dos foros no oficiales de interacción: una página web (con mucha información compartida y actualizada sobre aplicaciones, problemas y dudas) y un grupo de Yahoo! con varias centenas de intervenciones mensuales. web: http://www.maximo-users.net/ http://tech.groups.yahoo.com/group/MAXIMO/ group:

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Disponible en 9 idiomas primarios: Alemán, Español, Francés, Holandés, Inglés, Japonés, Chino simplificado, Portugués y Sueco. También esta traducido por las delegaciones locales a otros idiomas: Croata, Checo, Danés, Esloveno, Finlandés, Hebreo, Húngaro, Italiano, Rumano, Ruso, Polaco y Turco.

Tecnología Funciona con las bases de datos estándares Oracle, SQL Server e IBM DB2, y en sus últimas versiones utiliza la arquitectura Java J2EE . Cada estación de trabajo requiere la instalación de Windows y de Internet Explorer. El administrador requiere además en entorno Java.

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Apartado B

Estudio de un CMMS: MAXIMO 4i Aplicación en un departamento de Ingeniería y Mantenimiento

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1. Introducción La implantación de un CMMS en un equipo profesional provoca un cambio en la filosofía de trabajo. Un correcto entendimiento del sistema conduce al control total de las operaciones del departamento, de forma que no queden trabajos sin registrar ni equipos sin listar ni mantenimientos preventivos sin planificar. Entre los múltiples aspectos que puede cubrir el software de mantenimiento, es posible identificar cuatro puntos básicos que deben contemplarse en un sistema CMMS:

Órdenes de trabajo (OT’s)

Mantenimiento preventivo

Gestión de equipos

Control de inventario

Partiremos de estos cuatro aspectos para explicar el alcance y la filosofía del software de mantenimiento, sentando las bases para a después analizar las particularidades de un CMMS concreto, el programa MAXIMO 4i de MRO Software - IBM. La utilización de este tipo de software es muy habitual en las operaciones de mantenimiento de cualquier industria actual. Por ello se estudiará la implantación de MAXIMO en un departamento concreto, el Departamento de Ingeniería y Mantenimiento de una planta de la industria farmacéutica.

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2. Puntos básicos de un sistema CMMS1 2.1 Órdenes de trabajo (OT’s) El elemento fundamental de un sistema CMMS es la orden de trabajo (OT). Las OT’s son el enlace entre la planificación, la ejecución y el control, puesto que son el documento en el cual se plasman todos los datos del trabajo realizado. Una Orden de Trabajo es un documento (generalmente informático) que hace referencia a una actuación concreta de mantenimiento y en el que quedan registrados:

Una breve descripción de la operación a realizar. El equipo o instalación sobre el que se va a trabajar. El nombre o código de los empleados que intervienen. El nombre o código del solicitante. El nombre o código del planificador o supervisor. Los materiales (repuestos) que han de utilizarse y/o realmente empleados. Las fechas de creación, ejecución y cierre de la orden. Los tiempos de actuación previstos y /o empleados.

Adicionalmente pueden quedar registrados los costes asociados a la orden (mano de obra, materiales, paro de producción) y las cuentas de coste internas a las que se asocian. También pueden completar la OT ciertos documentos relacionados, como planos, procedimientos, tablas de datos, etc. Originalmente las órdenes de trabajo eran documentos de papel, firmados y sellados por los empleados. Surgieron como un procedimiento que organizara y sistematizara los trabajos de mantenimiento y la asignación de materiales y mano de obra. Con la aparición de los sistemas CMMS, las OT’s se convirtieron en entes informáticos, documentos guardados en una base de datos alojada en servidores, y que pueden ser consultadas por los implicados desde equipos informáticos instalados en el área de trabajo. En ocasiones puede resultar de interés imprimir y guardar las órdenes de trabajo en formato papel, para que sean firmadas o por algún motivo legal, reglamentario o de otro tipo. Como ejemplo de esto podemos pensar en calibraciones de instrumentos que requieran cierta formalidad, o revisiones de niveles bacteriológicos, de equipos antiincendio, etc. A cada Orden de Trabajo se le asigna un código, normalmente numérico y correlativo, que permite indexar y registrar todos los trabajos de acuerdo a su fecha de solicitud. De esta forma se va creando un histórico con todos los trabajos realizados, que posteriormente podrá ser consultado e informado, como punto de apoyo a la hora de definir estrategias de mantenimiento, medir carga de trabajos, etc. 1

Estudiados de forma genérica, aunque utilizando como referencia el programa MAXIMO 4i de MRO Software, que se analiza con más detalle en el punto 3.

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Además del código numérico, la OT está definida por una breve descripción de la tarea (inspección, avería, etc.) que facilite su comprensión y seguimiento. Ejemplo: OT 15168 CALIBRACIÓN DEL CONDUCTIVÍMETRO HG-458

Durante el ciclo de vida de una orden de trabajo intervienen tres figuras o roles implicados: el solicitante, el mecánico y el supervisor. En ocasiones solicitante y supervisor son la misma persona, puesto que el supervisor también podría ejercer de planificador y responsable del reparto de la carga de trabajo de los técnicos.

Solicitante

Solicita una actuación del Departamento de Mantenimiento. Crea la orden de trabajo, le asigna una descripción (pequeña explicación de la avería o actividad requerida) y una indicación de qué equipo o instalación se trata. El solicitante debe identificarse para más tarde realizar el seguimiento de sus OT’s, así como establecer el tipo de OT, la prioridad, y, sí la hubiera, una fecha límite para la realización del trabajo. Los solicitantes más habituales son los miembros de mayor jerarquía del propio departamento, pero también podrían ser empleados de otros departamentos (medio ambiente, seguridad, calidad, etc.), que tengan habilitado el acceso al CMMS.

Supervisor

Es el encargado de dar el visto bueno a las solicitudes de trabajos, planificar su ejecución y asignar mano de obra, así como de certificar el trabajo realizado y finalmente cerrar la orden.

Mecánico

Técnico al que se asigna el trabajo contemplado por la OT. Una Orden puede ser asignada a varios mecánicos; cada uno de ellos debe completar su parte, introduciendo datos de tiempo empleado, comentarios, fechas, etc.

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2.1.1

Tipos de Órdenes de Trabajo1

Atención técnica (AT)

Las OT’s de atención técnica se refieren a trabajos genéricos, por ejemplo presencia del mecánico en un área concreta que requiera de continuas intervenciones menores o presencia del mecánico para apoyar a técnicos externos que realicen un trabajo concreto en la planta. Una OT típica de atención técnica sería: ATENCIÓN A LÍNEAS DE EMPAQUETADO GRANULADOS En este caso un mecánico de empaquetado permanecerá en el área de empaquetado realizando los ajustes necesarios para el normal funcionamiento de la línea, así como pequeños cambios de formato (cambios de lote, programación electrónica de los marcadores...). Un OT de atención técnica comprende varios trabajos pequeños. La prioridad de este tipo de órdenes es elevada (planificación diaria).

Mantenimiento de emergencia (ME)

Se refiere a una intervención de mantenimiento no planificada y que hay que solventar lo antes posible. Un mantenimiento de emergencia se requiere cuando un equipo crítico para la producción o la seguridad ha dejado de realizar su función correctamente. Una OT típica de mantenimiento de emergencia sería: NO FUNCIONA LA PESADORA DE ESTUCHES En este caso hay un equipo crítico para la producción que ha dejado de funcionar. Si no se controla el peso de los estuches estos no pueden salir al mercado, por lo tanto es crítico que un mecánico repare la pesadora, y como mientras no esté reparada la producción está parada, es necesario que la repare cuanto antes. La prioridad de los mantenimientos de emergencia es máxima (crítica o no planificada), por ello el flujo de trabajo se ve modificado. Cuando se requiere una actuación de mantenimiento de emergencia no es necesario completar el proceso de creación de OT por parte del supervisor, desplazamiento del mecánico hasta el ordenador, etc., sino que lo prioritario es realizar el trabajo, que se registrará en el sistema CMMS a posteriori. 1

La nomenclatura y codificación de los tipos de órdenes de trabajo se corresponden con las del programa MAXIMO 4i (estudiado en el punto 3 de este mismo apartado)

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Mantenimiento Correctivo (MC)

Una OT de mantenimiento correctivo hace referencia a una intervención concreta en un equipo (o instalación) determinado que ha dejado de realizar su función correctamente. Una OT típica de mantenimiento correctivo sería: CAMBIAR BOMBILLA FUNDIDA EN ALMACÉN DE REPUESTOS La prioridad de este tipo de órdenes es elevada (planificación diaria) o muy elevada (no planificada).

Mantenimiento Preventivo (MP)

Se trata de OT’s planificadas de acuerdo a un esquema de mantenimiento preventivo de un equipo concreto. Los preventivos se realizan con la intención de anticipar los ajustes o cambios de piezas necesarios para que no llegue a producirse una avería (lo que daría lugar a un mantenimiento correctivo o de emergencia). La frecuencia y el alcance de los preventivos deben decidirse con arreglo a los datos históricos de averías, a las expectativas de fallos y a las recomendaciones del fabricante del equipo en cuestión. Los mantenimientos preventivos son operaciones repetitivas, por lo que van a acompañados de planes de trabajo. Un plan de trabajo es un listado de las tareas que comprende el mantenimiento preventivo, y que en principio son siempre las mismas. Una OT típica de mantenimiento preventivo sería: CAMBIO SEMESTRAL DE FILTROS DEL CLIMATIZADOR Este tipo de OT es el resultado de algún tipo de análisis previo en el que se ha determinado que es oportuno cambiar los filtros del climatizador cada seis meses, de acuerdo al uso esperado y regular del equipo. Una OT de este tipo conllevaría además cierta coordinación con el almacén de repuestos, ya que para el momento en que se requiera este preventivo será necesario que los filtros de repuesto estén disponibles. Esta sincronización puede ser llevada a cabo por el software CMMS. La prioridad de este tipo de OT’s es de planificación semanal. Lo habitual es generar las órdenes de trabajo de preventivos el viernes de la semana previa; de esta forma cuando los mecánicos revisen el lunes sus trabajos pendientes tendrán aprobadas las órdenes de preventivo y deberán realizarlas durante la semana, de acuerdo a su carga de trabajo, disponibilidad de equipos, etc.

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Mantenimiento predictivo (MPD)

Este tipo de trabajo es una variante del mantenimiento preventivo. Se refiere a inspecciones o mediciones que permitan constatar el estado de un equipo y valorar la necesidad o no de una intervención en él. Una OT típica de mantenimiento predictivo sería: INSPECCIÓN SEMESTRAL DE FILTROS DEL CLIMATIZADOR En este caso se realiza una inspección (puede ser visual, medición de soplado, etc.) del estado de los filtros. Esta OT puede conllevar o no a una actuación de cambio de filtros. La prioridad de este tipo de OT’s es de planificación semanal.

Mantenimiento de rotura (MR)

Se trata de un mantenimiento específico referido únicamente a averías de equipo, pero que se podría encuadrar dentro de los mantenimientos correctivos o de emergencia. Una OT típica de mantenimiento de rotura sería: BOMBA DE VACÍO GRIPADA La prioridad de este tipo de órdenes es elevada (planificación diaria) o muy elevada (no planificada).

Mantenimiento reglamentario (MREG)

Se refiere a trabajos de mantenimiento preventivo que han de realizarse por normativa de Industria o de otro marco legal. Se gestionan igual que los preventivos. Una OT típica de mantenimiento reglamentario sería: ANÁLISIS BACTERIOLÓGICO EN TORRES DE REFRIGERACIÓN En este caso el mecánico realiza unas tomas y mediciones impuestas por normativa ministerial o municipal para controlar y evitar la aparición de legionella. Se trata de un trabajo sujeto a base temporal como cualquier preventivo. La prioridad de este tipo de OT’s es de planificación semanal.

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Mejora y optimización (OPTIM)

Algunos trabajos de mantenimiento no están relacionados con la reparación de averías ni prevención de fallos, sino que son actuaciones que pretenden optimizar algún punto del proceso productivo o de las instalaciones. Un ejemplo de OT de mejora y optimización sería: INSTALAR PROTECCIÓN EN ENTRADA DE ESTUCHES A ENCAJADORA En este caso la mejora es de seguridad, pues se trata de instalar una protección en un equipo, con la consecuente disminución de riesgo para los operarios. Evidentemente para que se puede realizar el trabajo, la línea de empaquetado ha de encontrarse parada. La prioridad de este tipo de trabajos es baja. Suele estar definida de cara a la próxima parada, en algunos casos incluso para periodos vacacionales en los que sea se posible intervenir sin afectar a la producción.

Proyecto de ingeniería (PI)

Entre las tareas asignadas al Departamento de Ingeniería y Mantenimiento está la de apoyar en los proyectos que se lleven a cabo en las instalaciones de la planta (Instalación de nuevas líneas o equipos, reingeniería de procesos, ampliación de instalaciones, etc.) Una posible OT de Proyecto de Ingeniería podría ser: APOYO A INSTALACIÓN DE COMPRESOR El trabajo consiste en colaborar con los instaladores externos de un nuevo compresor, facilitándoles su labor y supervisando la instalación. La prioridad de este tipo de trabajos puede ser baja o semanal.

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Training (TR)

En ocasiones, parte de la jornada laboral de un mecánico se dedica a entrenamientos que refuercen sus habilidades o le formen en aspectos de seguridad, medio ambiente, etc. Para estos casos se utilizan las OT’s de entrenamiento (training) que permitirán además registra datos sobre cuánto tiempo se dedica a formación de los mecánicos, en qué aspectos o como evoluciona este anualmente. Una OT típica sería: ENTRENAMIENTO EN SISTEMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL La prioridad de este tipo de OT’s es de planificación semanal.

MEX: Mantenimiento Extraordinario O: Otros

Estos dos tipos de órdenes de trabajo se utilizan para clasificar todas aquellas órdenes de trabajo cuyo propósito no tenga cabida en los tipos anteriormente descritos. No suelen utilizarse nunca.

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2.1.2

Prioridad1

No todos los trabajos tienen la misma criticidad y por ello deben establecerse prioridades. En el CMMS estudiado hay 5 niveles de prioridad, ordenados del 5 al 1 en sentido de criticidad descendente.

5 Crítica (Inmediato)

Para aquellas OT’s no planificadas que afectan de forma determinante al rendimiento en la producción . Los trabajos con prioridad 5 no requieren las habituales gestiones informáticas en el CMMS antes de comenzarse, sino que primero se realizan por el mecánico y luego (o en paralelo) deben ser introducidos y completados en el sistema.

4 Elevada (En el día)

Tarea que debe ser realizada a lo largo del día, pero dentro del mismo.

3 Planificación semanal

Tarea planificada para ser realizada a lo largo de la semana. Lo habitual es planificar semanas enteras en los últimos días de la semana precedente, para así establecer una carga de trabajo provisional para cada mecánico y coordinar las actuaciones con las necesidades de la producción. Esta prioridad es la habitual para mantenimientos preventivos.

2 En próxima parada

Tarea a ser realizada en un paro de producción. Se aplica a trabajos de baja prioridad y que requieren una situación específica de ausencia de actividad o de trabajadores en la zona en la que se va a realizar. Es la prioridad habitual de trabajos de optimización y proyectos de ingeniería.

1 Baja

Tarea que puede ser realizada en un intervalo de tiempo elevado, dada su baja prioridad. Se aplica a trabajos que requieran unas condiciones especiales, que estén en espera de materiales o que dependan de factores incontrolables por el mecánico que tiene asignada la orden de trabajo. 1

La nomenclatura y codificación de las prioridades de órdenes de trabajo se corresponden con las del programa MAXIMO 4i (estudiado en el punto 3 de este mismo apartado)

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2.1.3

Estado de una Orden de Trabajo

Desde que se crea hasta que se cierra, una orden de trabajo puede pasar por cuatro diferentes estados, además de uno adicional de cancelación.

CANC

El solicitante crea la OT

Posibles solicitantes: Departamento de Ingeniería y Mantenimiento (Supervisor, Jefe de Mecánicos, Gerente, Técnico) Departamento de Producción, Departamento de Seguridad y Medio Ambiente, Departamento de Calidad.

EAPR

EAPR: En espera de aprobación. La orden ha sido creada y configurada, pero todavía no está aprobada por el supervisor de mantenimiento. Sólo es visible por los usuarios gestores.

APROB

APROB: Aprobada Aprobada por el supervisor pero no realizada por el mecánico. A partir del momento en que el supervisor la aprueba la orden esta visible para el mecánico o mecánicos a los que ha sido asignada.

COMP

COMP: Completada Completada por el mecánico, que debe haber introducido las fechas y horas reales de realización, así como tiempos de fuera de servicio de los equipos o comentarios que pueden resultar de interés.

CERR

CERR: Cerrada Cerrada por el solicitante si está conforme con el trabajo realizado. La OT se guarda en el histórico y queda visible para todos los implicados. CANC: Cancelada La orden puede ser cancelada por el supervisor o por el solicitante si deja de tener sentido o es imposible su realización.

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2.1.4

Administración de OT’s. El Supervisor.

No es habitual que los mecánicos administren el sistema ni creen órdenes de trabajo. Estas tareas suelen ser desempleadas por miembros del Departamento abstraídos del trabajo in situ, normalmente de cierta jerarquía, dada la responsabilidad de organizar, planificar y aprobar los trabajos de mantenimiento. Vamos a denominar a este rol administrativo como Supervisor, para simplificar, aunque como se ve realiza también funciones de planificador y la función podría ser realizada por más de una sola persona. Las funciones del Supervisor son:

repartir los trabajos del departamento entre los mecánicos asignar a cada orden una duración estimada planificar semanalmente los trabajos de mantenimiento preventivo redactar las OT’s que genere el propio departamento (la mayoría) aprobar las OT’s de forma que pasen a estar visibles por los mecánicos. comprobar el resultado de los trabajos completados cerrar la OT

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2.1.5

Ejecución de OT’s. El mecánico.

Cuando un CMMS está plenamente implantado cada mecánico debe visualizar qué órdenes de trabajo (OT’s) le han sido asignadas cada día, realizarlas y finalmente registrar en el sistema que se han completado. Las funciones del mecánico son:

Consultar en su sesión de usuario del ordenador cuales son las órdenes que le han sido asignadas (al inicio de la jornada de trabajo). Seleccionar el trabajo a realizar, utilizando como primer criterio la prioridad. Habrá de atenerse también a la posibilidad de acceso a los equipos, oportunidad, posibles emergencias, etc. Realizar el trabajo. Completar en el ordenador la orden de trabajo, especificando hora de inicio y final, materiales empleados y cualquier comentario de interés. Cuando el supervisor dé el visto bueno al trabajo y cierra la orden, el mecánico podrá tener acceso a ella para consulta a través del histórico de OT’s.

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2.2 Mantenimiento Preventivo La planificación de trabajos de mantenimiento es parte esencial de los sistemas CMMS. El Mantenimiento Preventivo supone la posibilidad de programar operaciones y así prever la necesidad de piezas, repuestos y mano de obra, o planificar el momento oportuno para trabajar en un equipo o instalación. Se podría decir que un equipo de mantenimiento es más eficaz cuanto menos tiempo dedica a solucionar averías (trabajos en respuesta a fallo) y más parte del tiempo dedica a revisiones, inspecciones y entrenamientos (trabajos en anticipación a fallo). Por tanto la calidad de la estrategia de mantenimiento depende en gran medida de una carga eficiente y oportuna de Mantenimiento Preventivo. Y en este punto la ayuda que proporciona el software de mantenimiento es crucial. Los sistemas CMMS suelen dedicar un módulo o subprograma al Mantenimiento Preventivo, al que también se denomina muy frecuentemente por sus siglas (MP) en el ámbito laboral. Este módulo permite configurar Planes de Trabajo que generen repetitiva y automáticamente órdenes de trabajo iguales con una frecuencia determinada. Por tanto la aplicación de Mantenimiento Preventivo de un software de mantenimiento no es más que un generador automático de órdenes de trabajo sujetas a una frecuencia y con un “patrón” determinado (el Plan de Trabajo). A cada Plan de Trabajo y cada Preventivo se le asigna una codificación (generalmente alfanumérica). Este código facilita la identificación y el filtrado del Plan o Preventivo. Ejemplo: CLI-0005 CAMBIO DE FILTROS DEL CLIMATIZADOR CL-05

Conceptos relacionados con el Mantenimiento Preventivo:

Frecuencia

Puede indicarse en días, semanas, meses o años. Lo habitual es configurar la aplicación de tal forma que “avise” al administrador durante la semana anterior a la de la fecha prevista de ejecución.

Mantenimiento Predictivo y Mantenimiento Reglamentario

Como se vio en el apartado 2.1.1, estos tipos de mantenimiento son variantes del MP, por lo que pueden ser generados desde las aplicaciones o módulos de Mantenimiento Preventivo. Para el Mantenimiento Reglamentario todo es exactamente igual. En el caso del Predictivo, la única variación consiste en referenciar la generación de órdenes de trabajo a unos valores de la magnitud a medir, en vez de a base temporal. Por Ejemplo, Cambio de filtros: en el preventivo “salta” cada 6 meses, en el predictivo cada vez que el display muestre un caudal inferior a ‘x’ litros/minuto.

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Plan de trabajo

Es un conjunto secuenciado de tareas en las que se subdivide la OT de mantenimiento preventivo. Cada tarea tiene asignados los repuestos a utilizar, los mecánicos que la realizarán y el tiempo previsto de operación. Todo Mantenimiento Preventivo tiene un Plan de Trabajo asociado, ya que es una actuación compuesta de las mismas tareas cada vez que se ejecuta. Un mismo Plan de Trabajo puede ser utilizado por varios Mantenimientos Preventivos. Ejemplo: Supongamos que la planta dispone de dos climatizadores similares, de los cuales uno requiere cambio de filtros cada año y el otro cada seis meses. Habilitaremos un Preventivo para cada uno, con sus frecuencias respectivas. Sin embargo, nos bastará con un plan de trabajo porque la operación de cambio de filtro se compone de tareas similares en los dos casos. Algunos CMMS permiten secuenciar los MP’s de forma que no siempre estén asociados al mismo Plan de Trabajo. Como ejemplo, sería posible que cada mes se generara una OT de limpieza de filtros (con su plan de trabajo asociado), y una vez al año la OT generada fuera de cambio de filtro. En este caso la secuencia sería de 12 pasos, una de cada 12 veces se activaría el otro Plan de Trabajo.

Diagrama de flujo de MP

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2.3 Gestión de equipos Desde que un equipo se instala en la planta hasta que es sustituido o dado de baja, el CMMS proporciona herramientas para registrar todos los datos relativos al equipo y todas la intervenciones y paradas que le ocurran. Por lo tanto, el sistema proporciona datos objetivos para diseñar la estrategia de mantenimiento de cada equipo. Los sistemas CMMS suelen dedicar un módulo o subprograma a las gestión de equipos, desde dónde se registran y consultan todos los datos del equipo, preventivos implementados, repuestos asociados, etc. También permiten utilizar la codificación de los equipos para filtrar qué órdenes de trabajo han sido generadas para cada máquina, desde los módulos específicos de órdenes de trabajo. Entre los aspectos cubiertos por el CMMS, destacan:

Código

A cada equipo se le asigna una codificación (generalmente alfanumérica) basada en criterios de ubicación o funcionalidad. Este código facilita la búsqueda o el filtrado del tipo de equipo en el propio software. Ejemplo: CLIMAT-008

Descripción

Debe precisar perfectamente de qué equipo se trata. Será el indicador más usado para localizar el equipo buscado. Ejemplo: CLIMATIZADOR DEL ALMACÉN DE REPUESTOS

Ubicación

La mayor parte de los sistemas CMMS permiten establecer una división de la planta en ubicaciones, y dentro de cada ubicación estarían listados los equipos. Una ubicación puede ser un lugar físico de la planta (Ejemplo: Sala de Compresores) o un grupo de equipos de la misma funcionalidad (Ejemplo: Puestos de Control contra- incendios).

Subequipos

En ocasiones un equipo se compone de distintas máquinas o subequipos. Ejemplo: Equipo: Llenadora de tubos, Subequipos: Estación de llenado, Lector de código de barras, Posicionador de tubos.

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Por tanto la estructura de ubicaciones, equipos y subequipos quedaría así: Planta

Ubicaciones

Equipos

Subequipos

Proveedor, fabricante, modelo, nº de serie

Datos de cada uno de los equipos que es posible registrar en el CMMS. Se pueden hacer informes que muestren todos los equipos de un proveedor, búsquedas por modelo, etc.

Grupo de criticidad

Permite agrupar los equipos de la planta de acuerdo al grado de criticidad que tienen para la producción o la seguridad. Ejemplo: División en 4 grados A,B,C,D.

Fallos asociados

Es habitual basar las estrategias de mantenimiento en el análisis de fallos de cada equipo. Esto supone que al adquirir un nuevo equipo se listan los posibles fallos (y sus causas asociadas) como punto de partida al asignar inspecciones y preventivos. El CMMS da soporte a este análisis permitiendo listar y codificar los modos de fallo asociados a cada equipo. Cuando se produzca una avería, desde la OT de reparación se podrá seleccionar el fallo que la provocó, y de esta forma se va creando un histórico de los fallos concretos que tienen ligar en cada equipo.

Costes

En el CMMS se pueden registrar los costes asociados a cada equipo, desde el precio al que se compra hasta los gastos de materiales y mano de obra que se acumulan en sus reparaciones o inspecciones.

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Histórico de paradas

Permite consultar todas las averías del equipo. Adicionalmente algunos sistemas calculan tiempo medio entre fallos (MTBF) y tiempo medio de reparación (MTTR).

Repuestos asociados

Este punto constituye un enlace capital entre los módulos de Gestión de Equipos y de Control de Inventario. La posibilidad de consultar qué repuestos corresponden a cada equipo es de gran utilidad y suele ser el modo más habitual de encontrar el repuesto buscado. Adicionalmente, cuando en una OT asociada a un equipo se utiliza un repuesto que no estaba contemplado como repuesto asociado, este queda ligado automáticamente para futuras consultas.

Preventivos

Lo habitual es que el CMMS permita consultar qué mantenimientos preventivos (y/o planes de trabajo) tiene asignados cada equipo.

Entrada y fin de servicio

Según la filosofía de trabajo con CMMS, todo debe estar bajo control, todo debe quedar registrado. Cuando un nuevo equipo es instalado debe darse de alta en el sistema (habitualmente lo hará alguno de los administradores) y cuando un equipo se retira debe ser dado de baja (lo cual no quiere decir ser borrado, sino especificar que está fuera de uso).

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2.4 Control de inventario La implementación de sistemas CMMS de cierta complejidad tiene lugar de forma generalizada en plantas de tamaño medio o grande. En este tipo de plantas es habitual que existan almacenes de repuestos, y que estos sean directamente gestionados por los departamentos de mantenimiento. Por todo ello se considera parte fundamental del software de mantenimiento a las aplicaciones de control de inventario, que tienen como objetivo controlar y facilitar el flujo de los repuestos. En el apartado C de este trabajo se presenta un ejemplo de cómo puede utilizarse un sistema CMMS para optimizar algunos parámetros de un almacén de repuestos.

2.4.1

Catálogo de Ítems

Se denomina Ítem a cada uno de los repuestos codificados y almacenados en el almacén de repuestos. También se les suele denominar como piezas. Cada ítem esta caracterizado por los siguientes apartados:

Código y descripción

A cada ítem se le asigna un código numérico y una breve descripción. Ejemplo: 200800570083 INTERRUPTOR DE APROXIMACION IFRM 12P3502/L

Tipo de Stock

Se establece para la gestión de los repuestos una serie de tipos de stock o grupos de ítem: STK RNC SEG OBS NS

Ítem Crítico Repuesto no Crítico Repuesto de seguridad Repuesto Obsoleto Ítem no en existencia

STK: Repuestos que pertenecen a algún equipo critico y cuyo plazo de reposición (entrega) es superior a lo asumible en caso de parada del equipo, por lo que es necesario contar con un stock mínimo de ellos en la propia planta. RNC: Repuestos que después de ser analizados no pertenecen a ningún equipo crítico y cuyo plazo de reposición (entrega) es muy corto (asumible de acuerdo a la criticidad del repuesto)

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SEG Repuestos y conjuntos de reparación considerados como repuestos, vitales para el funcionamiento de ciertos equipos. La falta de estos repuestos supondría una parada prolongada de los procesos a los que afecten. OBS: Repuesto perteneciente a un equipo dado de baja, pero que por su valor o posible reutilización en otro equipo o instalación, se mantiene en la base de datos de almacén, siendo sometido a revisiones periódicas por el departamento de Ingeniería y Mantenimiento. NS:

Son referencias de repuestos (no mantenidos en Stock) facilitadas por el proveedor, las cuales son incluidas en los listados de repuestos asociados al equipo con el objeto de facilitar, en el momento de su posible utilización, datos y referencias al departamento de compras y al propio proveedor para agilizar los trámites de compra del repuesto.

Tipo de Existencia

Caracterización del repuesto de acuerdo a su uso. Una posible división como ejemplo de tipo de existencia sería la siguiente: 1MEC 1ELECT 1PROT 4ELECT 4FILTRO 4IMPR 4LIMP 4MEC 4PROT 4QUIM 4ROPA

Repuesto mecánico Repuesto eléctrico Material de protección Repuesto eléctrico consumible Filtros y mangas consumibles Material impresión consumible Material limpieza consumible Repuesto mecánico consumible Material protección consumible Producto químico consumible Ropa de trabajo

Almacén: número y descripción

Es posible gestionar desde un mismo CMMS distintos almacenes, que podrían estar en la misma planta o no. También podría ser un mismo almacén subdividido en diferentes particiones, por ejemplo grupos de repuestos que estuvieran en modo de consigna. A cada uno de los almacenes se les asigna un número y una breve descripción. Ejemplo: 01 Almacén general 02 Almacén en consigna de RODACIR S.A.

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Estante:

La ubicación física del repuesto. Ejemplo: B-47 (Fila B, balda 47)

Dónde se usa

Equipo o equipos a los que está asociado al repuesto. Cada vez que sale un repuesto del almacén vinculado a una orden de trabajo, el repuesto se asocia automáticamente al equipo al cual hacer referencia dicha orden.

Ítems alternativos

Código, descripción y enlace de los repuestos que podrían ser usados si no se dispone del ítem.

2.4.2

Reposición

El módulo de Almacén no sólo proporciona herramientas para caracterizar cada uno de los ítems, también puede asistir a las tareas de aprovisionamiento en cuanto a datos que apoyen las decisiones de compra de repuestos. Algunos CMMS incorporan aplicaciones específicas para Compras, integrando el proceso de ofertas, pedidos y recepciones, contabilidad, etc. En este caso el software de mantenimiento imita o se solapa con los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales). En este apartado nos limitamos a explicar las funciones más propias de aprovisionamiento desde el punto de vista de las necesidades de mantenimiento.

Punto de reposición

También llamado Punto de Reorden, es el número de unidades en stock, de una pieza o repuesto determinado, en que se considera oportuno emitir una nueva orden de compra, en base al tiempo de entrega y a la demanda. El cálculo del punto óptimo de reposición se estudia con más detalle en el Apartado C de este trabajo.

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Tiempo de entrega

Tiempo medio o estimado que tarda en llegar un repuesto desde que se emite el pedido. El sistema CMMS podría ser capaz de calcularlo automáticamente si estuviera integrado con el proceso de compras, incluso calculando diferentes tiempos en base a proveedor, unidades pedidas, tiempos máximos y mínimos, etc.

Cantidad económica de compra

La Cantidad Económica de Compra hace referencia al número óptimo de unidades a pedir cuando se realiza una compra, con el objetivo de reducir los gastos de inventario al mínimo. El cálculo dela cantidad económica de compra se estudia con más detalle en el Apartado C de este trabajo.

Proveedores

Listado de proveedores asociado a cada ítem. Es habitual que exista algún módulo o subprograma con una base de datos de proveedores, especialmente si el CMMS tiene funciones integradas de proceso de compras. Cada proveedor tendrá asociado un código y el coste de la última vez que se le compró el ítem en cuestión.

Coste

Precio del ítem. Habitualmente aparecen diferenciados el coste medio y el coste de la última recepción.

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2.4.3

Flujo de Almacén

El CMMS permite un control total de las entradas y salidas de repuestos en el almacén, todas las cuales van quedando registradas en la base de datos. La implantación del CMMS debe conllevar la aplicación de procedimientos de trabajo y rutinas de control del almacén.

Balance actual

Número de unidades de un cierto ítem que se encuentran disponibles en el almacén.

Historial de salidas

Registro de todas las veces que se ha despachado un ítem. Pueden también aparecer acumuladas por año actual, año anterior, dos años atrás, etc., para un análisis de la evolución de la demanda.

Recepciones

Registros de datos de cada una de las veces que han sido recibidas unidades de un ítem. Fecha, hora, número de unidades.

Transferencias

Registros de datos de cada una de las veces que un ítem ha sido movido de un almacén a otro. Fecha, hora, número de unidades.

Salidas

Registros de datos de cada una de las veces que un ítem ha sido despachado. Fecha, hora, número de unidades, quien lo ha emitido y a quien.

Devoluciones

Registros de datos de cada una de las veces que un ítem que previamente había sido despachado ha tenido que ser devuelto al almacén. Fecha, hora, número de unidades, quien lo ha devuelto y a quien.

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Ajustes

En ocasiones se producen desajustes entre el balance real y el registrado por el CMMS. En ese caso tiene que ser posible reajustar manualmente el sistema.

Reserva de ítems

Existe cierta integración entre órdenes de trabajo y el módulo de almacén. Si hay una OT cuyo vencimiento esta previsto para una fecha determinada, y para la realización de esa orden va a ser necesario un repuesto, el sistema puede “reservar” ese repuesto, descontando una unidad del balance actual.

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3. Un CMMS concreto: MAXIMO 4i Como ya se vio en el apartado A (punto 2.5), MAXIMO es uno de los sistemas CMMS más extendidos en el mundo. Actualmente es una marca registrada de IBM y en sus últimas versiones ha superado el concepto de software de mantenimiento para convertirse en una solución empresarial de gran alcance y con muchas posibilidades de adaptación, desde integración con Microsoft Project, aplicaciones específicas de calibración, gestión del cambio, localización espacial de los activos, integración con sistemas empresariales, aplicación para móvil... La última versión comercial es MAXIMO Asset Management, una plataforma unificada que puede integrar todas estas funcionalidades. Sin embargo, la versión que aquí se va a tratar es bastante anterior. Se trata de MAXIMO 4i, que fue lanzado en el año 2000 por MRO Software, la compañía que desarrolló el programa hasta que en 2006 fue adquirida e incorporada dentro de IBM Tivoli Software. MAXIMO 4i se trataba de una solución integral de mantenimiento muy potente y realmente novedosa, porque incluía funcionalidad wireless y posibilidad de trabajar en entornos Internet o Intranet. La versión estudiada en este trabajo es la 4.1.1. Para su uso, MAXIMO debe estar instalado en el servidor de aplicación para usuarios múltiples, y a él tienen acceso los empleados desde el escritorio del ordenador, utilizando una base de datos relacional y el formato habitual de Windows NT. Se trata de un programa sencillo, puede utilizarlo cualquier usuario con conocimientos medios y no se necesita ser un experto en programación. También es posible personalizar las pantallas para que los usuarios vean sólo la información que sea importante para ellos. MAXIMO 4i se adapta a una variedad de ambientes de mantenimiento. Podría utilizarse en industrias de todo tipo e incluso en servicios sociales, como universidades, hospitales y ayuntamientos. Las aplicaciones pueden servir de apoyo para la implementación de métodos del tipo de TPM (Mantenimiento Productivo Total, punto 1.2 del apartado A), porque permiten la recogida metódica y sencilla de datos que monitoricen el desempeño de los equipos. El sistema MAXIMO 4i consta de varios módulos que se asocian a una base de datos: Oracle o SQL Server. Los módulos (y aplicaciones) están interconectados, de modo que es posible moverse fácilmente entre ellos para buscar y recuperar información. Se puede trabajar con varias aplicaciones simultáneamente, moverse directamente de un módulo a otro y ejecutar otras aplicaciones como sistemas de gráficos, CAD o programas de hojas de cálculo desde cualquier módulo.

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3.1 Estructura de MAXIMO MAXIMO 4i se estructura en 12 módulos que abarcan todas las funcionalidades del CMMS. Cada uno de esos módulos tiene una o varias aplicaciones (pantallas para visualizar o introducir datos). Cada aplicación puede tener una o varias fichas (diferentes hojas relativas a un mismo concepto) Por tanto el esquema general de MAXIMO es

Menú inicial del programa

Módulo OT’s y todas sus aplicaciones

Pantalla Principal

Módulos (12)

Aplicaciones Aplicación: Seg. de OT’s

Fichas

Ficha: Orden de trabajo

Aplicación: Seg. de OT’s Ficha: Planes

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Inicio de las aplicaciones

El acceso directo a MAXIMO aparece en la pantalla de escritorio desde el momento de iniciar el PC. Para conectarse a las aplicaciones, aparece un cuadro de diálogo de conexión de la base de datos, con tres campos a rellenar: Base de datos, Usuario y Contraseña. (pueden estar predeterminados). Los campos Base de Datos y Usuario muestran normalmente valores por defecto, establecidos previamente por el administrador del sistema. Cada usuario tendrá que introducir su contraseña correspondiente y así acceder al Menú principal.

Pantallas de aplicaciones

El programa se basa en diferentes módulos y pantallas de aplicaciones. La mayoría de las pantallas se usan para escribir y/o mostrar datos de base de datos para una aplicación en particular (Algunas pantallas se usan para configurar o agregar tablas a la base de datos). Las pantallas de aplicación se utilizan para buscar registros en la base de datos, insertar registros nuevos, ver y modificar información y obtener acceso a otras pantallas.

Partes de una Pantalla de aplicación

Las partes básicas y funciones de una pantalla de aplicación. son comunes en todas las pantallas de aplicación y se ajustan a los estándares generales Windows. La barra de herramientas permite iniciar rápidamente funciones que se usan con frecuencia. Puede realizar funciones como cambiar a modo Insertar, guardar datos, imprimir los datos de la ficha actual, ejecutar informes o moverse al registro anterior o siguiente, haciendo clic en los botones de esta barra de herramientas. Archivo y Ayuda.

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Estructura de módulos y aplicaciones MÓDULOS

Aplicaciones Seg. de OT’s. Administración del trabajo. Solicitud de trabajo Órdenes de tr. (OTs) ÓRDENES DE TRABAJO Seguimiento y control de OTs OTs rápidas Cerrar OTs Histórico de OTs MP Mantenimiento preventivo Control de almacén Salidas y transferen. ALMACÉN Catálogo de activos Estructura de items Consulta de almacén Equipo Ubicaciones de Op. Códigos de Fallos EQUIPO Condiciones Rutas Consulta de Equipo Solicitudes de Compra Gestión de Ofertas COMPRAS Órdenes de Compra Facturas Administración de Monedas Planes de Trabajo Planes de Seguridad PLANES Riesgos de Seguridad Precauciones de Seguridad Desconexión / Rotulación de Seg Mano de obra Especialidades MANO DE OBRA Informes de mano de obra Órdenes no asignadas CALENDARIOS Calendarios Empresas RECURSOS Herramientas Contratos de Servicios APLICACIONES PERSONALIZADAS Aplicaciones personalizadas Informes y otras aplicaciones Catálogo de cuentas Seguridad CONFIGURACIÓN Configuración de base de datos Configuración de aplicación Hipervínculo Diseñador del flujo de trabajo SQL Interactivo Editor de pantalla UTILIDADES Archivar Band. entr. de flujo de trabajo

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3.2 Pantalla inicial Para acceder a MAXIMO es necesario hacer clic en el icono del programa y a continuación introducir el correspondiente usuario y contraseña. No todos los usuarios verán la misma pantalla inicial. Los administradores del sistema (Supervisores, Jefe de Mecánicos, Técnicos del CMMS, Responsable de Almacén de repuestos) encuentran esta pantalla al acceder:

Por lo tanto pueden acceder a los 12 módulos de MAXIMO, aunque cada usuario tendrá configuradas las aplicaciones de cada módulo a las que tiene acceso. El responsable del sistema es el que decide quien tiene acceso a cada una de las aplicaciones. Para facilitar esta política de permisos en los accesos, existen aplicaciones puramente de consulta (Consulta de Equipo, Consulta de Almacén) y otras de control (Seguimiento de OT’s, Control de Almacén).

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Para los mecánicos la pantalla inicial toma este aspecto:

Las opciones de los mecánicos están muy limitadas. En el módulo de OT’s podrán entrar en la aplicación Órdenes de trabajo (para ver y completar las OT’s que les hayan sido asignadas) y en la aplicación Histórico de OT’s cerradas para consultar OT’s antiguas que se les asignaron y fueron completadas. En el módulo Almacén podrán acceder a Consulta de Almacén (en modo sólo lectura, para buscar repuestos sin cambiar los campos de la base de datos) y en el módulo Equipo a Consulta de Equipo (para ver todos los datos asociados a un equipo: intervenciones, ubicación, mantenimientos...)

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3.3 Órdenes de Trabajo La gestión, consulta y toma de datos relativos a órdenes de trabajo son el punto fundamental de todo sistema CMMS. Por ello, en la aplicación bajo estudio, representan el primer módulo que nos encontramos en la pantalla principal y es el primero que se va a detallar. Vemos que el módulo OTs presenta 8 aplicaciones:

Seg. de OT’s. Administración del trabajo. Solicitud de trabajo Órdenes de tr. (OTs) Seguimiento y control de OTs OTs rápidas Cerrar OTs Histórico de OTs

Cada una de las aplicaciones responde a una necesidad específica: unas son más detalladas, otras más concisas; unas serán visibles para todos los usuarios, otras no. Para simplificar se estudian las tres funciones más interesantes: los administradores trabajan básicamente con Seguimiento de OTs (que abarca todas las posibilidades, sin restricciones) y los mecánicos tan solo tienen acceso a Órdenes de Trabajo (OTs) y a Histórico de OTs cerradas. - 74 -


3.3.1

Seguimiento de Órdenes de trabajo

Se pueden utilizar varias aplicaciones para crear órdenes de trabajo, pero la más completa y más usada de ellas es la aplicación Seguimiento de Órdenes de Trabajo. Está destinada a supervisores, planificadores y programadores de mantenimiento y se utiliza para ejecutar todas las funciones relacionadas con el procesamiento de órdenes de trabajo (su creación, aprobación e inicio, verificación del historial de estado y el cierre o reformulación, cuando sea apropiado). La aplicación permite acceso total al registro histórico de ordenes de trabajo de todos los mecánicos, sea cual sea el solicitante. Esta aplicación presenta los botones y menús estándar de la barra de herramientas, además de algunos otros específicos que son muy útiles para modificar el estado de una orden: Aprobar Orden de Trabajo Completar Orden de Trabajo Cerrar Orden de Trabajo

La aplicación Seguimiento de Órdenes de Trabajo consta de ocho fichas:

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Fichas de la aplicación de Seguimiento de órdenes de trabajo: Orden de Trabajo Permite crear y modificar las órdenes de trabajo. Muestra toda la información relevante de una OT (estado, tipo, prioridad, solicitante, fechas...) Planes Permite ingresar, ver y modificar operaciones de trabajo (tareas en las que se subdivide la OT), requisitos de mano de obra, materiales y herramientas. Actuales Permite ingresar, ver y modificar el inicio actual de la orden de trabajo y tiempo de terminación, horas de mano de obra y costes, cantidades materiales, ubicaciones y costes, cantidades de herramientas, horas y costes. Costes Permite ver las horas y los costes para la mano de obra estimada y actual, así como también los costes para materiales, herramientas y servicios utilizados en una orden de trabajo. Jerarquía de la OT Las OTs pueden estar jerarquizadas, de forma que una misma orden se componga de varias de menor rango. No es la forma habitual de trabajar, por lo que no se estudia en detalle. Plan de Seguridad Permite ingresar, ver y modificar información de seguridad en la orden de trabajo. No es habitual relacionar planes específicos de seguridad en cada una de las órdenes, sino actuar de acuerdo a procedimientos más generales. Informes de Fallos Permite informar fallos de equipos y ubicación de manera que se puedan identificar las tendencias de las averías de los equipos y la ubicación. Es habitual basar las estrategias de mantenimiento en el análisis de fallos de cada equipo. El CMMS da soporte a este análisis permitiendo listar y codificar los modos de fallo asociados a cada equipo. [Apartado 3.3., página 79] Documentos Vinculados Permite ver los documentos asociados con órdenes de trabajo. Esta es una funcionalidad muy potente: se pueden asociar planos, hojas de cálculo, imágenes, etc., que pudieran ser de interés a la hora de consultar la OT.

Las tres primeras fichas (Orden de trabajo, planes y actuales) son las más interesantes y las que mas se usan en la práctica, por lo que se ven en detalle.

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Ficha Orden de trabajo

Esta ficha es la principal herramienta que tiene el planificador o supervisor de mantenimiento para crear, aprobar, consultar y cerrar las órdenes de trabajo. En ella se puede ver y modificar toda la información relevante de una OT (código, descripción, ubicación, equipo, solicitante, fechas, tipo de trabajo, estado, plan de trabajo, MP, duración estimada, especialidad o técnico al que ha sido asignada)

En este caso se trata de una OT de mantenimiento preventivo. De no ser así los campos Plan de Trabajo y MP aparecerían en blanco. El Solicitante aprobó la orden el 29/05/2007, con el objetivo de que se realizara el 01/06/2007, y con una duración prevista de 1 hora y 30 minutos, asignando el trabajo a un mecánico electrónico. Sin embargo, el trabajo se realizó el 06/06/2007 y la duración finalmente fue de 2h y 30 minutos. Los trabajos de mantenimiento preventivo tienen una prioridad media (3) y pueden posponerse a lo largo de una semana sin que esto suponga un retraso de la planificación. Un aspecto interesante del programa es que todos los módulos y aplicaciones están completamente interconectados. Por ejemplo, si situamos el ratón encima del campo de Equipo de la ficha superior, podríamos hacer hipervínculo con el botón derecho e instantáneamente se abriría la aplicación de equipo. Igualmente con Plan de Trabajo y MP. Esto facilita mucho la navegación y hace que sea habitual trabajar con varias ventanas del programa abiertas simultáneamente.

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Ficha Planes

Una orden de trabajo puede estar formada por varias operaciones o tareas. Es posible especificarlas en la ficha de Planes, especificando su duración, fecha, mediciones... También sería posible asignar tareas dentro de una misma OT a diferentes mecánicos. Sin el embargo, el uso de planes de trabajo sólo está extendido en el caso de los mantenimientos preventivos, porque son actuaciones bien definidas que se repiten cada cierto tiempo. Para trabajos correctivos o de emergencia, en el momento de crear la OT no se sabe exactamente qué acciones habrán de tomarse, por lo que la ficha Planes no tiene tanto sentido, excepto como posibilidad de que el mecánico comente sus tareas y tiempos a posteriori. Desde la ficha Planes se pueden insertar, ver y modificar listados de operaciones de trabajo, mano de obra, especialidades, herramientas y materiales estimados para el plan específico de trabajo de la orden de trabajo. Cuando se inserta un plan de trabajo en una orden de trabajo, la aplicación Seguimiento de Órdenes de Trabajo inserta automáticamente una copia del plan de trabajo.

En este caso las operaciones son las especificadas en el plan de trabajo del mantenimiento preventivo al que corresponde esta orden. Son 4 tareas que no tienen duración específica asignada, y de las cuales sólo se han realizado las dos primeras.

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Ficha Actuales

Es muy similar a la Ficha de Planes. Permite ingresar, ver y modificar listados de operaciones de trabajo, mano de obra, especialidades, herramientas y materiales utilizados en la orden de trabajo. Está más vinculada a costes, traduciendo el empleo de los recursos en costes según datos predeterminados.

Tanto en la Ficha Actuales como en la anterior de planes, existen subfichas para Mano de Obra, Materiales y Herramientas. Aquí se van especificando los recursos que tiene asignados la OT. El recurso de mano de obra es el mecánico o mecánicos que tienen asignada la OT y el tiempo previsto que le ocupará. Si las horas son normales, el coste asociado resulta de multiplicar el número de horas por el coste por hora del empleado. Este dato está previamente calculado y establecido en el módulo de Mano de Obra. Si el trabajo se realiza en horas extraordinarias, a la multiplicación anterior se le añade otro factor (por ejemplo 1,75 para horas extra entre semana y 2,5 para fines de semana). En la pestaña de Materiales se pueden asociar repuestos, de tal forma que al aprobarse la OT queden reservados en el almacén de repuestos, restando las unidades necesarias del balance. Igualmente para la pestaña de Herramientas.

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3.3.2

Órdenes de trabajo (OTs)

Si bien los programadores o supervisores tienen acceso total al registro de órdenes de trabajo, y permisos de escritura y modificación en todas las aplicaciones, los mecánicos encuentran un acceso restringido, pudiendo sólo actuar en cuatro aplicaciones de todo el paquete MAXIMO 4i, dos de ellas pertenecientes al módulo de órdenes de trabajo. Cuando un mecánico inicia su sesión y se dispone a consultar qué ordenes le han sido asignadas, lo hace a través de la aplicación Órdenes de trabajo (OTs). El esquema es similar al visto para Seguimiento de OTs pero con menos menús, botones y fichas.

Para completar la OT, el mecánico debe introducir las fechas reales de inicio y final, y cambiar el estado de la OT a COMP. En trabajos que supongan salida de servicio de un equipo (averías) debe también informar del tiempo que el equipo ha estado inoperativo (que en principio será inferior al tiempo total requerido para la orden, puesto que este incluye desplazamientos, inspección, etc). El informe de salida de servicio se realiza mediante un cuadro de diálogo que aparece automáticamente al completar las OTs, y que facilita al mecánico el ingreso de fechas y tiempos.

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Los cuadros de diálogo son muy utilizados en MAXIMO 4i. Permiten seleccionar valores que han sido previamente introducidos en listas de otros módulos, como por ejemplo Mano de Obra o Equipos. Por ejemplo, para seleccionar el mecánico que realizará el trabajo, se puede escribir el código del mecánico directamente (por ejemplo MECANIC-26) o desplegar el cuadro de diálogo y desplazarse por él hasta encontrar el mecánico buscado.

En este ejemplo vemos que no sólo hay mecánicos empleados de la compañía, sino también mecánicos externos y empresas a las que se pueden asignar los trabajos, y que el programa trata a todos por igual. La introducción de nuevos registros de mano de obra y la configuración de sus costes asociados, etc., se ve con más detalle en el punto 3.9 de este apartado.

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3.3.3

Histórico de OTs cerradas

Cada mecánico puede acceder también a todas las OTs que le fueron asignadas en el pasado y que ya están cerradas. De esta forma están disponibles para consulta algunos datos que podrían ser de interés para afrontar nuevas tareas o rediseñar la estrategia de mantenimiento. Las fichas que componen la aplicación de Histórico de OTs son exactamente las mismas que las de la aplicación anterior (Órdenes de Trabajo), puesto que esta aplicación es simplemente un backup del flujo de órdenes continuo del departamento.

Se puede observar que en las aplicaciones destinadas al uso diario de los mecánicos, los menús y botones de la barra de herramienta son muchos menos que en las aplicaciones de administrador (Seguimiento de OTs). En estas aplicaciones sólo es posible borrar, imprimir, desplazarse a registro anterior y posterior y buscar, filtrando por número o nombre de OT. Como se ve, lo que se busca es la sencillez de acceso a la información y de uso de las aplicaciones. El programa está orientado hacia administradores con ciertas destrezas informáticas pero también a usuarios (mecánicos) que no necesiten tener experiencia ni grandes conocimientos sobre software.

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La ficha de Informe de fallos aparece en todas las aplicaciones del módulo de Órdenes de Trabajo. El estudio de los fallos (o análisis de puntos débiles) es uno de los puntos clave en las tendencias actuales de mantenimiento [ver punto 1.3 del Apartado A], y el software de MAXIMO 4i responde a ello con la posibilidad de listar y codificar los tipos de fallo y asociarlos a Equipos y Órdenes de Trabajo. En la aplicación de Histórico de OTs esto cobra aún más sentido: es posible consultar antiguas órdenes y precisar qué fallo concreto fue el desencadenante.

La responsabilidad de especificar el modo de fallo es del mecánico, en el momento de completar la OT. Para que esto sea posible los modos de fallos deben estar listados y codificados (tarea del administrador) y tras seleccionar el que más se adecue el programa muestra automáticamente un nuevo listado con las posibles causas, y posteriormente otro con las acciones a tomar.

1

2

3

Fallo

Causa

Acción

Ejemplo: Fallo: Causa: Acción:

Falta de estanqueidad en el sello del tanque Falta lubricación Cambio y relleno del agua del calderín

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3.4 MP (Mantenimiento Preventivo) La única aplicación de módulo de MP es la de Mantenimiento Preventivo, que se utiliza para crear registros de MP y generar órdenes de trabajo a partir de ellos. Los registros de MP son plantillas que contienen información acerca del plan de trabajo y de la programación. Se copia esta información a Órdenes de Trabajo que se generan a partir de los registros de MP. Un registro de MP especifica el trabajo que se ejecutará regularmente basado en el tiempo transcurrido o en las lecturas en medidor que pueden indicar horas u otras magnitudes. Esta aplicación tiene 6 fichas: MP: Permite configurar las órdenes a las que dará lugar la implantación de MPs. Frecuencia: Para establecer la base temporal a la que estará sujeto el Preventivo. Secuencia del plan de trabajo: Permite secuenciar un Mantenimiento Preventivo, de forma que utilice distintos Planes de Trabajo. Como ejemplo, sería posible que cada mes se generara una OT de limpieza de filtros (con su plan de trabajo asociado), y una vez al año la OT generada fuera de cambio de filtro. En este caso la secuencia sería de 12 pasos, una de cada 12 veces se activaría el otro Plan de Trabajo. Jerarquía de MP, MP maestro: Para establecer relaciones jerárquicas entre MPs, creando sistemas de maestro-esclavo que darían lugar a OTs de distinto rango. No es muy habitual usar este sistema. Documentos vinculados: Permite anexar documentos que pudieran ser de interés para las órdenes de trabajo generadas por el Preventivo (planos, procedimientos...)

Como se ve, la estructura y la información es muy similar a la del módulo de OTs. Cabe recordar que desde el punto de vista del mecánico una OT de preventivo es exactamente igual a cualquier otra, excepto por la existencia de un Plan de Trabajo. - 84 -


3.5 Almacén Una parte importante de la administración de mantenimiento es hacer seguimiento del inventario de repuestos, piezas, etc. Es necesario mantener un seguimiento de piezas (tanto de ítems en existencia como datos de ítems no en existencia o de pedido especial) y contar con mecanismos que avisen cuando el inventario cae por debajo de un punto de reorden especificado de manera que el usuario tenga conocimiento de cuándo reordenar. Entre las cinco aplicaciones del módulo de Almacén, las más interesantes y usadas son Control de Almacén, por parte de los administradores (normalmente un responsable específico de almacén) y Consulta de Almacén, por parte de los mecánicos.

Control de Almacén

La aplicación de Control de Almacén se utiliza para introducir, consultar y actualizar información sobre cada repuesto del inventario. Permite hacer seguimiento de distribuidores, balances, ubicación en el almacén, repuestos alternativos, etc. Desde esta aplicación es posible despachar existencias directamente del inventario, con o sin una orden de trabajo. Esta aplicación es la herramienta principal del administrador o gestor del almacén de repuestos.

La ficha de Catálogo de Ítems muestra la información más relevante a la hora de buscar un repuesto (código, descripción, tipo de existencia, tipo de stock, almacén, estante, coste, balance). En el ejemplo vemos que se trata de un rodamiento de tipo STK1 (es por tanto un repuesto crítico, debe haber siempre unidades en el almacén) con un coste de unos 59 € y del cual hay una unidad disponible. Para este ítem no existen repuestos alternativos; de existir aparecerían listados en la tabla inferior. 1

Tipos de Stock: Punto 2.4 del Apartado B, pág. 58.

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La ficha de Almacén proporciona información relevante sobre el historial de salidas de un repuesto. En este caso se trata de un retén catalogado como tipo de stock OBS (obsoleto), lo que significa que cuando se agote no se pedirán más unidades para el Almacén 01 (almacén central).

En el Resumen de Balance vemos que se da una circunstancia interesante. El Balance Actual es de 5 retenes, pero la Cantidad Disponible es 4. Esto es porque hay un retén reservado: quiere decir que hay alguna OT ya aprobada en la cuál va a ser necesario el uso de uno de estos retenes, y la propia OT se reserva el repuesto. Otra información relevante que proporciona esta ficha es la de Historial de Salidas. Aquí podemos ver las unidades que han salido del almacén en el año actual y en los 3 anteriores. En este caso se observa que el flujo de salidas va disminuyendo año a año, lo cual tiene su lógica porque ya vimos que se trataba de un repuesto obsoleto.

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La ficha de Detalles de Reposición introduce datos sobre proveedores y aprovisionamiento. Aquí es donde se fijan los valores de punto de reposición y cantidad económica de compra [estudiados con más detalles en el apartado C], que estarán en función del tiempo de entrega y del nivel de servicio de los proveedores.

En este caso la reposición del repuesto está configurada para que cuando queden 4 unidades (o menos) se compren 10 unidades. El tiempo de entrega está fijado en 0 días, es decir, se confía en que el proveedor entregará los retenes inmediatamente. Hay dos proveedores listados para esté ítem, RODA & PLAST, S.L. y RODACCESA. La tabla proporciona información inmediata sobre el último coste unitario de los retenes, lo cual puede ser de interés a la hora de decidir a que proveedor se le realiza el nuevo pedido.

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La ficha de Transacciones es un registro histórico de todos los movimientos relacionados con el ítem. Tiene cuatro sub-fichas: Recepciones y Transferencias, Salidas y Devoluciones, Ajustes y Todas las Transacciones.

La sub-ficha más interesante es esta que vemos de Todas las Transacciones. Aquí aparecen –ordenados por fecha- todos los movimientos del ítem, las unidades afectadas y los costes asociados. Aparecen 4 tipos de transacciones: USADO: Cada vez que un repuesto ha salido del almacén. RECEP: [Recepcionado] Cada vez que un repuesto nuevo ha entrado en el almacén. TRANSFER: [Transferido] Esta transacción hace referencia al cambio de un repuesto desde una ubicación a otra, en este caso desde el Almacén 01 al Almacén 02. CURBALADJ: [Current Banlace Adjustment o Ajuste del balance actual] En ocasiones se producen desajustes de inventario, motivados por entradas o salidas que no hayan quedado convenientemente reflejadas en la base de datos. Por esto el programa ha de permitir la posibilidad de ajustar manualmente a los valores reales. En este caso vemos que se ha descontado una unidad, probablemente en un proceso de control de inventario.

Existe otro tipo de Transacción que no aparece en el ejemplo: DEVOL: [Devuelto] Cada vez que un repuesto ha entrado del almacén después de haber salido previamente.

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Otra ficha interesante es la ficha de Dónde se usa, que permite conocer a qué equipos está asociado el repuesto, facilitando la identificación del repuesto buscado.

Consulta de Almacén

La aplicación de Consulta de Almacén está destinada a la consulta del catálogo de ítems del almacén de repuestos por parte de los mecánicos. Permite que ellos puedan acceder de una forma alternativa al inventario, sin necesitar el apoyo de un gestor o responsable del almacén de repuestos (especialmente interesante para situaciones especiales como turno de noche, fines de semana, etc.) Esta aplicación es una versión aligerada o más sencilla de Control de Almacén, puesto que sólo se compone de las fichas Catálogo de Ítems y Dónde se usa.

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3.6 Equipo El módulo de Equipo de MAXIMO 4i presenta 6 aplicaciones de gran utilidad. En este módulo pueden agregarse nuevos equipos y ubicaciones a la base de datos, establecer relaciones entre equipos, subequipos y ubicaciones, hacer seguimiento a costes de mantenimiento en relación con los equipos e introducir y revisar lecturas de medidor que aporten información sobre el estado y/o rendimiento del equipo. Cuando se selecciona el icono de Equipo aparece un menú emergente de seis aplicaciones:

Equipo Ubicaciones de Operación Códigos de Fallos Condiciones Rutas Consulta de Equipo

Las aplicaciones de Equipo y Rutas se detallan en los apartados posteriores. Resulta también interesante comentar brevemente las demás aplicaciones: Ubicaciones de Operación Las ubicaciones son registros jerárquicamente superiores a los equipos. Una ubicación puede ser un lugar físico de la planta (Ejemplo: Sala de Compresores) o un grupo de equipos de la misma funcionalidad (Ejemplo: Puestos de Control contra- incendios). Un mismo equipo podría utilizarse en varias ubicaciones, y a través de esta aplicación se podría realizar un seguimiento de dicho equipo. La aplicación de ubicaciones permite establecer y gestionar la organización de todas las ubicaciones operativas de equipo en la planta, de acuerdo al esquema jerárquico de planta, ubicaciones, equipos y subequipos. Códigos de Fallos Es en esta aplicación donde se construyen y gestionan los listados de fallos [comentados con más detalle en el punto 3.3.3 de este apartado]. Permite crear un historial exacto de los tipos de fallos que afectan a cada equipo y a las ubicaciones, a partil del cual puede realizarse el análisis de las tendencias de fallos y establecer la estrategia de mantenimiento oportuno. El listado de tipos de fallo, causas y acciones a tomar en permanente ampliable, a partir de una base histórica de fallos. Condiciones En esta aplicación se muestran las medidas que se toman del equipo. Es posible generar órdenes de trabajo de MP desde esta pantalla para abordar condiciones problemáticas indicadas por medidas fuera de margen. Consulta de Equipo Se trata de una versión reducida de la aplicación Equipo, que permite la consulta de datos de interés para los mecánicos.

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3.6.1

Equipo

Guarda números de equipo y la información correspondiente como clase de equipo, ubicación, distribuidor, estados (operación / parada) y costes de mantenimiento para cada subequipo.

Ficha de Equipo

En este ejemplo tenemos una puerta automatizada que pertenece un equipo de jerarquía superior (Instalaciones del Molino de Azúcar) y este equipo a su vez pertenece a una ubicación (Almacén de Azúcar y Molienda). Adicionalmente podemos encontrar información sobre el proveedor, modelo y número de serie, fecha de instalación y fin de garantía . El equipo tiene establecida una prioridad numérica de 42 (en un rango de 0 a 999). Este dato es el resultado de un análisis de criticidad que debe hacer el Departamento usuario en base a lo crítico que resulta el equipo para la producción y la seguridad, y a la cantidad y duración de sus averías según historial. De acuerdo a esto se establecerán grupos de prioridad (En este caso B, baja prioridad, se trata de unas puertas). Desde la aplicación es posible seleccionar y listar las clases de fallo esperado para el equipo, así como la información relativa a la última parada (fecha y tiempo total) También quedan establecidos los centros de coste (Cuenta del Libro Mayor) a los que deberán vincularse los costes asociados al equipo.

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Las pantallas de esta aplicación permiten construir estructuras de equipos (distribuciones jerárquicas de edificios, ubicaciones, equipos y subestructuras) mediante la asociación por pertenencia. Es decir un equipo pertenece a una ubicación y un subequipo pertenece a un equipo. La forma de visualizar y navegar las estructuras de equipo es a través de Diagramas de árbol.

Ficha de MPs / Contactos de servicio

En esta ficha se pueden ver los diferentes preventivos que tiene programados el equipo en cuestión, así como la próxima fecha prevista para la realización de esos preventivos. Si las órdenes de trabajo estuvieran adjudicadas a empresas externas, los contratos relacionados podrían verse listados en el área inferior de la ficha.

En este caso se trata de un equipo con tres Mantenimientos Preventivos asociados, una revisión y dos inspecciones. Puede verse que una de las inspecciones se califica de trianual (se realiza cada tres años) y de oficial. El adjetivo oficial hace pensar que debe tratarse de un MREG1 (Mantenimiento reglamentario) y no de un MP (preventivo) pero como ya dijimos, los MREG son tratados exactamente igual que los MP por el programa. 1

MREG: Mantenimiento Reglamentario, punto 2.1.1 del Apartado B, pág. 46.

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3.6.2

Rutas

Una ruta no es más que una lista de activos de trabajo relacionados, que se consideran "paradas" en la ruta. Estas paradas de ruta representan activos como equipos o ubicaciones. La lista de activos de trabajo puede relacionarse por ubicación, tal como todas las bombas y motores en una habitación, o por tipo de equipo, tal como todos los extintores de incendio ubicados en la planta. Las rutas facilitan la construcción de jerarquías simples de órdenes de trabajo para inspecciones.

Este ejemplo explica bien para qué sirven las rutas. Hay un equipo de grandes dimensiones denominado Buhler, que cuenta con tres ventiladores (aire caliente, aire frío y extracción). Cada uno de los ventiladores ha sido considerado como un equipo diferente, pero a la hora de inspeccionarlos interesa agruparlos en una misma revisión. Esta revisión conlleva una salida de servicio del equipo Buhler y tiene sentido “aprovechar” para inspeccionar los tres ventiladores en el mismo Mantenimiento Preventivo. Si no existiera la posibilidad de establecer rutas, habría que crear tres Mantenimientos Preventivos que darían lugar a otras tantas órdenes de trabajo. De esta forma con un solo MP una sola OT se abarcan los tres ventiladores, con la consiguiente simplificación y ahorro de tiempo en las tareas administrativas. Pueden existir rutas de decenas de equipos. En el ejemplo se aplica el mismo plan de trabajo a los tres equipos, pero podrían aplicarse planes diferentes.

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3.7 Compras La posibilidad de gestionar las Compras no es un requerimiento estricto de un sistema CMMS. En este punto MAXIMO 4i sobrepasa las funciones propias del software de mantenimiento y se adentra en un territorio más propio de los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos Empresariales). La inclusión de este módulo permite controlar el proceso de aprovisionamiento de los materiales que forman parte del inventario (en este sentido Compras es una extensión lógica del módulo de Almacén). A través del módulo de Compras también es posible hacer pedidos y seguimiento de servicios, además de materiales. En el módulo de Compras es posible preparar y generar solicitudes y órdenes de compra, emitir informes de recibo tanto de partes como de servicios, hacer coincidir las facturas con las órdenes de compra y recibos, así como definir y hacer las conversiones de monedas. Cuando se selecciona el icono de Compras aparece un menú emergente de cinco aplicaciones:

Solicitudes de Compra Gestión de Ofertas Órdenes de Compra Facturas Administración de Monedas

Las aplicaciones de Solicitudes de Compra y Órdenes de Compra se detallan en los apartados posteriores. Resulta también interesante comentar brevemente las demás aplicaciones: Gestión de Ofertas Para enviar solicitudes a los proveedores y solicitarles precios y condiciones para repuestos o servicios. Una Petición de Oferta se envía a uno o varios proveedores (que deben estar registrados en la aplicación Empresas) solicitando información sobre costes y condiciones (tiempos de entrega, condiciones de pago, etc) de un material o servicio. De entre todas las ofertas se aceptará una, que se convierte en una orden de compra. Facturas Gestión de facturas. Permite registrar las facturas del proveedor, que pueden estar relacionadas con una o con varias órdenes de compra. La facturación de una empresa raramente es gestionada por el Departamento de Mantenimiento, por lo que esta aplicación no es habitualmente usada. Administración de Monedas Es posible que una compañía trabaje con proveedores con distinta moneda de referencia. La aplicación de Administración de Monedas permite definir monedas y especificar tasas de cambio para facilitar las operaciones de compra, cotizaciones, etc.

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Flujo de Compras

* En verde, los pasos en los que interviene el sistema CMMS - 95 -


3.7.1

Solicitudes de Compra

Una Solicitud de Compra es un documento que se emite internamente a un Departamento de Compras para solicitar un pedido de repuestos o servicios. Esta Solicitud se puede hacer desde el módulo de Almacén o desde Compras. Cuando todos los elementos de una Solicitud de Compra han sido asignados en Órdenes de Compra, la Solicitud queda cerrada. En una misma Solicitud pueden estar implicados varios proveedores. Desde esta aplicación las Solicitudes se convierten en Órdenes de Compra.

Ficha de SC

Permite crear, ver y modificar Solicitudes de Compra.

En este caso la Solicitud está en espera de ser aprobada. Se realiza a un proveedor llamado Ateclima S.L. por valor de 14.817 €. Mediante este documento el Departamento de Mantenimiento le está solicitando al Departamento de Compras la aprobación de un pedido de materiales o de servicios, para lo cual le indica el valor y el proveedor de dichos materiales o servicios. A cada solicitud se le asigna un número de solicitud. Posteriormente este mismo número se asignará a la Orden de Compra, si llega a aprobarse.

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Ficha de Líneas de SC

Se utiliza para incluir los elementos que se solicitan (llamados elementos de línea). A cada elemento se le asigna un número y se especifica la cantidad, costes, fechas, etc.

En este caso vemos los 13 primeros elementos de línea de los que consta la solicitud, todos ellos repuestos del Almacén que como tal tienen asignado su número de ítem. Al agregar elementos mediante número de ítem, si estos ya han sido pedidos con anterioridad, se asigna automáticamente descripciones y costes, en función de las cantidades pedidas. En la parte inferior hay unos campos en los que no se han ingresado datos. Si en el campo de Orden de trabajo se asignara un número de OT, los costes de la solicitud (en caso de convertirse en orden de compra) se cargarían a la orden, de forma que se facilita el seguimiento de costes asociados a dicha OT, que pasarían a sumarse a los de mano de obra. Igualmente, los campos de Ubicación y Equipo permiten vincular costes a activos de trabajo, lo que puede ser interesante para monitorizar los flujos de coste que se producen. También es posible vincular desde este punto los costes de compras a una cuenta del Libro Mayor Contable, al que se irán cargando durante todo el proceso de oferta, orden de compra y facturación.

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3.7.2

Órdenes de Compra

Una Orden de Compra (OC) es un pedido autorizado hecho por un departamento de Compras y dirigido a un distribuidor o proveedor externo (sólo a uno). Una Orden de Compra queda cerrada cuando todos sus elementos de línea y la factura con la información de costes han sido recibidos.

Ficha de OC

Para crear, ver o modificar órdenes de Compra. Estas pueden ser creadas a partir de Solicitudes de Compra y Solicitudes de Oferta o pueden ser definidas por entero desde esta aplicación.

En este caso vemos una Orden de Compra aprobada, dónde se especifican proveedor y comprador, con sus datos respectivos, fechas, la prioridad de la OC y un valor de 1.463 €. En la barra de herramienta hay botones que permiten copiar elementos de línea desde una Solicitud de Compra a la Orden de Compra, Aprobar Orden de Compra (para ello la OC debe estar en espera de aprobación, lo cual no es el caso), Imprimir Orden de Compra y Cerrar Orden de Compra. Los registros que componen la OC son modificables hasta que la OC se aprueba: a partir de ese momento no lo son.

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Ficha de Líneas de OC

Para introducir y ver los elementos de línea de la OC. Es posible copiar todos los elementos de línea automáticamente desde una Solicitud de Compra.

Aquí vemos los elementos de línea de los que se compone la OC vista anteriormente. Se trata de dos elementos, del cual uno se piden dos unidades y del otro una. Son materiales, puesto que tienen establecido un número de ítem.

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3.8 Planes El módulo de Planes es un recurso adicional del CMMS que agrupa la aplicación de Planes de Trabajo (relacionados con el Mantenimiento Preventivo, como se vio en el punto 2.2 de este apartado) con algunas aplicaciones relacionadas con protocolos de seguridad. Cuando selecciona el icono de Planes aparecen cinco elementos del menú emergente:

Planes de Trabajo Planes de Seguridad Riesgos de Seguridad Precauciones de Seguridad Desconexión / Rotulación de Seg.

La aplicación de Planes de Trabajo se detalla posteriormente. El resto de las aplicaciones no son estrictamente requeridas como software de mantenimiento, sino que sirven de apoyo para estandarizar y formalizar planes, riesgos y procedimientos de seguridad. En este punto el CMMS estaría solapándose con funciones más propias de un Departamento de Riesgos Laborales o de Seguridad. Resulta interesante comentar brevemente estas aplicaciones: Planes de Seguridad Asocia requisitos y procedimientos de seguridad con las Órdenes de Trabajo para cumplir con los requisitos regulatorios. Puede definir la información de seguridad necesaria para seguir un plan de trabajo específico en un activo de trabajo. Se pueden asociar planes de seguridad definidos con planes de trabajo específicos en la aplicación Planes de Trabajo. Riesgos de Seguridad Define los riesgos que existen en el lugar de trabajo, asocia medidas preventivas con tales riesgos y relaciona los riesgos con información más detallada. Precauciones de Seguridad Permite definir protocolos de seguridad para riesgos en el lugar de trabajo. Se pueden asociar estas precauciones de seguridad con los riesgos del lugar de trabajo en la aplicación Riesgos de Seguridad. Desconexión / Rotulación de Seguridad Un procedimiento de rotulación de seguridad está diseñado para sacar de servicio activos de trabajo o para colocarlos nuevamente en servicio, y realizar un seguimiento para garantizar la seguridad de un entorno de trabajo.

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Planes de Trabajo

Un Plan de Trabajo es una descripción detallada de la tarea que se realizará en una orden de trabajo (generalmente de Mantenimiento Preventivo). A través de este módulo es posible crear, modificar o suprimir un registro de plan de trabajo. Las planificaciones de trabajo generalmente contienen operaciones (procedimientos), junto con listados de mano de obra, materiales, y herramientas estimadas que se requieren para el trabajo. Los Planes de Trabajo se podrían definir como plantillas que se aplican repetitivamente a órdenes de trabajo específicas. En la ficha de Plan de Trabajo es posible crear, ver y modificar planes, cada uno de los cuales tiene asignados un código alfanumérico y un nombre. Se establecen responsabilidades de ejecución y supervisión y se asigna una duración estimada. Las operaciones que componen el Plan deben ser numeradas y descritas con precisión, porque servirán de guía al mecánico a la hora de realizar su tarea. También es posible estimar tiempos estimados para cada una de las operaciones descritas.

Aquí vemos las 4 operaciones en que se ha dividido una revisión de los compresores de aire comprimido (por tanto un MP, Mantenimiento Preventivo). En principio esta revisión debe ser realizada por un Mecánico de Producción y Servicios (MEC-PROSER) que debería emplear un tiempo en torno a 1 hora y 30 minutos. Las operaciones se numeran por decenas para facilitar la inclusión posterior de nuevas operaciones intermedias sin tener que modificar toda la numeración. Es muy probable que los planes de trabajo sufran modificaciones a lo largo del tiempo, bien sea porque se compruebe que algunas tareas resultan prescindibles y puedan ser por - 101 -


tanto eliminadas, bien porque se detecte la necesidad de incluir nuevas tareas. Estas modificaciones son resultado de un feedback permanente, generado en estos trabajos que se repiten con una frecuencia determinada en el tiempo (en este caso semestral).

En la ficha de Activos de Trabajo se vinculan los equipos a los que les será aplicado el Plan de Trabajo.

En este caso vemos que la Revisión se aplicará a dos compresores, con su número de equipo correspondiente.

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3.9 Mano de Obra Las órdenes de Trabajo se asignan a empleados o contratistas externos, que debe estar previamente listados y registrados. Esto se hace a través del módulo Mano de Obra, donde se almacena información sobre empleados, contratistas y especialidades. Cuando se selecciona el icono Mano de Obra aparece un menú emergente de cuatro partes:

Mano de obra Especialidades Informes de mano de obra Órdenes no asignadas

La aplicación de Mano de Obra se detalla posteriormente. Resulta también interesante comentar brevemente las demás aplicaciones: Especialidades En la aplicación de Especialidades es donde se crean y modifican los registros de especialidad. Una especialidad representa un grupo de empleados, que conviene agrupar por el tipo de trabajo que realizan o según una clasificación por competencia. De esta forma se puede asignar trabajos por especialidad, sin precisar exactamente el empleado al que se asignan sino la especialidad a que corresponde. Ejemplo: Se crea la especialidad Mecánicos de Líneas de Empaquetado y se agrupa en ella a todos los técnicos cuyo trabajo está centrado en las áreas de empaquetado. Sí posteriormente se crea una OT para un trabajo en esas áreas, y no se quiere restringir a priori la asignación, esta OT se asignará a la especialidad de Mecánicos de Líneas de Empaquetado y será visible para todos ellos. Informes de Mano de Obra La información de horas de mano de obra está definida a través de las órdenes de trabajo, pero también puede ser consultada a través de esta aplicación, donde se informa del uso de mano de obra por trabajador o especialidad. Órdenes no asignadas Para identificar las OT’s pendientes de asignación de mano de obra.

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Mano de obra

Mediante esta ficha se crean, ven y modifican los registros de empleados. En cada uno de ellos puede guardarse información detallada sobre el trabajador, sus costes asociados por hora, las horas extra trabajadas y rechazadas, las habilidades especiales y las calificaciones.

Aquí vemos el aspecto de un registro de empleado. Hay un primer bloque con su código, nombre y datos personales. Un segundo bloque (Detalles) registra información relacionada con su desempeño (especialidad, habilidades...). Otros apartados se refieren a costes por hora y horas acumuladas (normales y extra). Adicionalmente se puede informar de la fecha de nacimiento, contratación y fechas de evaluaciones.

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3.10 Calendarios Los calendarios proporcionan información de turnos, vacaciones y días festivos, lo cual puede utilizarse para programar el trabajo. Un calendario se define por una fecha de inicio, una fecha de finalización y el turno de trabajo. Dentro de estos tiempos se definen los tiempos de no trabajo y festivos. Los calendarios definidos en esta aplicación pueden aplicarse a los equipos, ubicaciones, especialidades y mano de obra. Ejemplos de calendarios: -

Calendario de Turno de Día Calendario de Turno de Noche Calendario del equipo HP-311 Calendario de Miguel López

Al calcular la salida de servicio para un equipo, las aplicaciones verifican el calendario del equipo para ver en qué momento se supone que el equipo debe estar operativo. El módulo Calendarios tiene una sola aplicación, homónima.

Ficha Calendario

Permite crear, ver y modificar calendarios.

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Ficha Periodos de Trabajo

Dentro de un calendario (fechas de inicio y final) es posible establecer periodos de trabajo precisos. Esto se hace a través de la ficha Periodos de trabajo.

En este caso se establecen dos turnos para cada día, con sus respectivas horas de inicio y final y el tiempo neto de trabajo.

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3.11 Recursos Este módulo proporciona información de Recursos que se utilizan normalmente en la administración de mantenimiento cotidiana. Los Recursos pueden ser accesibles desde el resto de los módulos. El módulo proporciona tres aplicaciones de recursos que contienen información relacionada con:

Empresas Herramientas Contratos de Servicios

La aplicación de Empresas se detalla posteriormente. Resulta también interesante comentar brevemente las otras dos aplicaciones:

Herramientas En esta aplicación se registra información sobre las herramientas utilizadas en las tareas. Se hace referencia a esta información en Planes de Trabajo y en Órdenes de Trabajo. El uso de las herramientas generalmente tiene un costo asociado que se traslada a las Órdenes de Trabajo. La aplicación de herramientas tiene especial relevancia cuando se trata de herramientas especiales o de gran tamaño. Imaginemos que va a ser necesaria una grúa para la realización de una orden de trabajo prevista para una fecha determinada. Al configurar dicha OT, además de mano de obra y materiales, es posible reservar herramientas (como se puede ver en el punto 3.3.1 de este apartado). De esta forma aseguramos que la grúa estará disponible y localizada para la fecha de la realización de la OT. Esto podría ser igualmente válido para herramientas compartidas por varios departamentos, equipos compartidos por toda la compañía (por ejemplo un proyector de diapositivas), etc.

Contratos de Servicios Especifica información de los contratos de servicios con distribuidores o fabricantes. Desde los módulos de Equipo y de Órdenes de Trabajo se pueden hacer referencias a estos contratos.

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Empresas

En el normal funcionamiento de un Departamento de Mantenimiento es habitual establecer relaciones comerciales con algunas empresas, ya sean proveedores, empresas de servicios, fabricantes, subcontratas, etc. MAXIMO 4i dispone de una aplicación específica para registrar los datos relativos a cada una de estas empresas. En la Ficha de Empresa se establecen el código y el nombre de la compañía, así como la posibilidad de registrar datos bancarios, impositivos, monetarios, etc.

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En la Ficha de Direcciones se guardan los datos sobre la ubicación física de la empresa. El registro de todos estos datos es una característica adicional del CMMS, para facilitar la localización de cada uno de los proveedores, subcontratas, etc.

En la ficha de Contactos se guardan los datos de los representantes o comerciales de cada una de las empresas (nombre, email, teléfonos...)

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3.12 Otros Módulos En los puntos anteriores se han estudiado los módulos más importantes del CMMS, MAXIMO 4i. Cuando una empresa adquiere un paquete de software de mantenimiento, el distribuidor de ese software le ofrece cierto margen de configuración de acuerdo a las necesidades de cada negocio. El paquete se adapta a través de la inclusión o exclusión de ciertas aplicaciones, dando además lugar a un gran margen de auto-configuración por parte del cliente. A continuación se ven algunos módulos que facilitan estas tareas.

3.12.1 Aplicaciones Personalizadas Hacen posible que el administrador del sistema cree tablas de base de datos y pantallas de aplicación personalizadas. Las pantallas personalizadas pueden accederse desde cualquier aplicación o desde dentro del módulo Aplicaciones. Pueden crearse dos tipos de tablas de Aplicaciones Personalizadas: -

Tablas de Aplicaciones personalizadas independientes de propósito general que pueden contener cualquier tipo de información.

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Tablas adicionales, cada una asociada con una aplicación específica.

3.12.2 Configuración MAXIMO 4i permite un gran margen de configuración de la base de datos, del nivel de seguridad (en función del usuario) y de otras características de ejecución de la aplicación. Al seleccionar el icono Configuración aparece un menú emergente de seis partes:

Informes y otras aplicaciones Catálogo de cuentas Seguridad Configuración de base de datos Configuración de aplicación Hipervínculo Diseñador del flujo de trabajo

Informes y Otras Aplicaciones Los informes son herramientas muy útiles para cualquier sistema CMMS. En el caso de MAXIMO 4i existe una gran cantidad de informes preconfigurados, que se ejecutan desde la propia aplicación a la que conciernen. Por ejemplo, si se quiere conocer la distribución de la carga de Mantenimientos Preventivos que están programados entre dos fechas (por ejemplo para la carga anual) se puede ejecutar un

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informe que ya está previamente configurado. Hay informes de gran interés para todas las aplicaciones del programa Desde la aplicación de Informes y Otras Aplicaciones es posible crear nuevos informes, lo cual requiere ciertos conocimientos de bases de datos SQL.

Catálogo de Cuentas Desde esta aplicación se configuran las cuentas del libro mayor del sistema de contabilidad. Es posible agregar o modificar cuentas, configurar los períodos financieros, ingresar cuentas de inventario, cuentas de la empresa y cuentas de recuperación de recursos, así como definir códigos y tarifas de impuesto.

Seguridad Permite establecer los derechos de acceso de cada usuario a los módulos, aplicaciones, pantallas y opciones. Esta aplicación suele ser gestionada por un solo usuario, habitualmente el máximo responsable del Departamento en que se aplica el CMMS.

Configuración de Base de Datos Para personalizar la base de datos. Una base de datos se compone de tablas y de campos de datos. En esta aplicación se pueden configurar detalles como el ajuste de longitud del campo de datos o los tipos de datos (numérico, moneda, etc.)

Configuración de Aplicación Permita cambiar la posición de iconos y de elementos del menú en la pantalla del Menú Principal. Contempla opciones de personalización de la apariencia.

Hipervínculo Desde esta aplicación se pueden conectar aplicaciones de terceros a campos de datos y botones dentro de las aplicaciones. Puede usarse una variedad de aplicaciones tipo Windows, como programas gráficos, procesadores de palabra u hojas de cálculo (cualquier aplicación disponible del Administrador de Programas de Windows).

Diseñador de Flujo de Trabajo La herramienta del administrador para definir visualmente y construir procesos automatizados de flujo de trabajo que reflejan cómo su organización ejecuta y administra sus actividades de mantenimiento. Un proceso de Flujo de Trabajo es un listado de pasos que dirigen un registro, como una Orden de Compra (OC) o una Orden de Trabajo (OT).

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3.12.3 Utilidades El módulo Utilidades contiene características que permiten al administrador del sistema personalizar el sistema y realizar el mantenimiento de la base de datos. Al seleccionar el icono Utilidades aparece un menú emergente de cuatro partes:

SQL Interactivo Editor de pantalla Archivar Band. entr. de flujo de trabajo

SQL Interactivo Accede a la base de datos y permite realizar funciones de administración como importar/exportar y archivar. MAXIMO 4i puede trabajar con bases de datos Oracle y SQL, en el caso que nos sirve de ejemplo se trata de una base SQL.

Editor de Pantalla Muestra una pantalla en la que puede seleccionar una aplicación para personalizarla.

Archivar Permite almacenar para referencia futura los registros de la base de datos que han sido eliminados.

Bandeja de entrada de flujo de trabajo Un proceso de Flujo de Trabajo es un listado de pasos que dirigen un registro, como una Orden de Compra (OC) o una Orden de Trabajo (OT). Esta aplicación permite gestionar los registros de este tipo pendientes de aprobación.

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4. Aplicación en un Dpto. de Ingeniería y Mantenimiento 4.1 Estudio de la planta El sistema CMMS estudiado facilitará el trabajo de un departamento de Ingeniería y Mantenimiento que desarrolla su labor en una planta de industria farmacéutica. Para entender la dimensión de los aspectos que serán gestionados por el software es interesante conocer algunos datos sobre la planta:

Planta de Industria Farmacéutica localizada en el Corredor del Henares (Comunidad Autónoma de Madrid).

Construida en la década de los años 60 y redimensionada en varias ocasiones, con los consiguientes aumentos de capacidad productiva, diversidad de productos y servicios.

Superficie total de 25.000 m2, de los cuales 9000 m2 construidos, 2000 m2 de almacén y el resto repartidos entre producción, talleres, subalmacenes, oficinas, sala de calderas y comedor.

Especializada en productos farmacéuticos del sector OTC (Producto farmacéutico autorizado para venta libre o sin prescripción médica)

Fabricación anual: 15 millones de unidades

2,5 millones de unidades almacenadas (en promedio)

74 empleados repartidos en los siguientes departamentos -

27 13 8 8 4 4 3 2 2 1 1

Producción Ingeniería y Mantenimiento Laboratorio de Control de Calidad Almacén Compras y Planificación Garantía de Calidad Seguridad y Medio Ambiente Administración Finanzas Ingeniería de Proyectos Recursos Humanos

Certificación ISO 14001 (Normativa Internacional de Gestión Ambiental)

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3 Tecnologías repartidas en 5 líneas de producción.

Granulados (medicamento en sobres): 1 área de fabricación (lotes de 3.500 Kg) 2 líneas de empaquetado (sobres de 10 g) 3 productos

Geles (medicamento en pomada) 1 área de fabricación (lotes de 3.500 litros) 2 líneas de empaquetado (tubos metálicos de 20 a 160 g) 3 productos

Líquidos (jarabes) 1 área de fabricación (lotes de 3.500 litros) 1 línea de empaquetado (botellas de plástico entre 10 y 150 ml) 4 productos

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4.2 El departamento de ingeniería y mantenimiento Este Trabajo de Fin de Carrera aplica la teoría de Ingeniería del Mantenimiento y Gestión basada en Software CMMS a través de un caso concreto. El ejemplo utilizado es un Equipo de trabajo que desempeña su papel en una Planta de Industria Farmacéutica y que llamamos Departamento de Ingeniería y Mantenimiento. El Departamento está formado por 13 profesionales: 1 1 1 1 1 4 2 1 1

Gerente de Ingeniería y Mantenimiento Supervisor de Mantenimiento Técnico de Ingeniería y Mantenimiento Jefe de mecánicos Responsable de Almacén de Repuestos Mecánicos de Áreas de Empaquetado Mecánicos de Producción y Servicios Mecánico Eléctrico Mecánico Electrónico

Todos los miembros del departamento tienen acceso al CMMS MAXIMO. Para ello disponen de 5 ordenadores personales (Gerente, Supervisor, Técnico, Jefe de mecánicos y Responsable de almacén) y de 3 ordenadores compartidos ( por los 8 mecánicos) ubicados en los dos talleres y en almacén de repuestos.

4.2.1

Organigrama del Departamento Gerente Técnico de Mantenimiento

Supervisor Responsable del Almacén de Repuestos

Jefe de Mecánicos

Mecánico de Producción y Servicios 1

Mecánico Eléctrico

Mecánico electrónico

Mecánico de Producción y Servicios 2

Mecánico de Empaquetado 1 Mecánico de Empaquetado 2 Mecánico de Empaquetado 3 Mecánico de Empaquetado 4

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4.2.2

Política y objetivos. Repercusión del CMMS.

El Departamento tiene definidas una política y unos objetivos, que lo definen y lo sitúan en el contexto de la compañía. El uso de un sistema CMMS repercute en cada uno de estos puntos:

Los equipos e instalaciones deben poseer el plan de mantenimiento que mejor se adapte a sus funciones. El CMMS apoya con datos y funcionalidades al diseño y desarrollo de ese plan de mantenimiento

Los planes de mantenimiento serán llevados a cabo conforme a planificación y todas sus acciones serán almacenadas en registros históricos. El CMMS almacena esos registros históricos y da apoyo a la planificación

Se realizará una monitorización continua del desempeño de los equipos. El CMMS contribuye a esa monitorización registrando tiempos de salida de servicio, costes, uso de repuestos, etc.

Se buscará conseguir la mejora continua: Dicha mejora continua debe redundar en una reducción de costes de operación. El CMMS permite análisis y toma de datos que apoyen esa mejora continua.

Seguimiento y análisis de los indicadores de actuación semanales, mensuales y por área como referencia máxima del desempeño de las operaciones de Mantenimiento. La carga de trabajo por técnico es gestionada y supervisada a través del sistema de gestión de activos de la compañía (CMMS).

Desarrollo de los mantenimientos predictivos y preventivos a través del uso efectivo de planificación y del análisis de criticidad de equipos. La formalización y el diseño de los mantenimientos programados están facilitados por el software de mantenimiento.

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Se aplicarán los análisis de modo de fallo en función del grado de criticidad. Mediante dicho análisis se obtiene una aproximación del tipo de mantenimiento a aplicar en cada equipo. El mantenimiento definido tras el Análisis de Fallos está implementado en el sistema CMMS, el cual sirve como fuente de análisis en las siguientes actualizaciones de los Análisis de Fallos.

Las tendencias en los meses de los costes de los contratistas serán analizadas por áreas de trabajo Los trabajos asignados a contratistas externos son gestionados y supervisados en cuanto coste, plazo de ejecución y calidad del servicio a través del CMMS.

El gasto asociado a tiempos de parada, mano de obra (interna o externa) y materiales será monitorizado por área cada mes. El CMMS permite convertir en costes los tiempos y recursos destinados a cada orden de trabajo.

El almacén de repuesto poseerá sus propios indicadores mensuales. Éstos se monitorizarán de forma mensual. La gestión de los materiales y repuestos se realiza a través del CMMS conforme a los objetivos establecidos, desde su adquisición hasta el almacenamiento y entrega.

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4.3 Acceso al CMMS en función del puesto de trabajo La aplicación MAXIMO está instalada en un servidor de la compañía, al que se puede acceder a través de la red interna. Los accesos están habilitados en los diferentes equipos y para los diferentes usuarios del sistema. Cada uno de ellos tendrá asignados un nombre de usuario y una contraseña. No todos los integrantes del departamento acceden de igual manera al programa de gestión, ni lo hacen desde el mismo equipo: Gerente de Ingeniería y Mantenimiento Es el administrador del sistema, por lo tanto se encarga de configurar los diferentes usuarios, contraseñas y módulos a los que tiene acceso cada miembro del departamento. Puede realizar todas las funciones que permite el sistema (crear, supervisar y cerrar órdenes de trabajo, modificar el inventario, gestionar las compras, dar equipos de alta...) pero no es el ejecutor habitual de estas tareas. Accede habitualmente desde el ordenador de su puesto de trabajo. Supervisor de Mantenimiento Es el principal planificador y supervisa todo el flujo de órdenes de trabajo. Genera, junto con el Jefe de mecánicos, casi todas las OT’s del departamento. Gestiona los trabajos de contratas externas al departamento, creando y cerrando las OT’s relacionas con estos trabajos. Es el encargado de generar y planificar semanalmente la carga de mantenimientos preventivos, que irán apareciendo en función de sus fechas previstas. Tiene acceso a todo el panel de módulos de MAXIMO excepto a la administración. Accede habitualmente desde el ordenador de su puesto de trabajo. Técnico de Ingeniería y Mantenimiento Es el encargado gestionar los informes para generar indicadores semanales y mensuales (cumplimiento de la planificación, salidas de repuestos) y del mantenimiento del sistema (dar equipos de alta o de baja, actualizar los costes). Es el principal encargado de utilizar el CMMS como base de datos para consulta y toma de decisiones en torno a la optimización del mantenimiento. Puede realizar todas las funciones que permite el sistema pero no es el principal gestor de las OT’s. Accede habitualmente desde el ordenador de su puesto de trabajo. Jefe de mecánicos Genera, junto con Supervisor, casi todas las OT’s del departamento. Asiste a los mecánicos ante posibles dudas sobre el sistema o apreciaciones sobre órdenes de trabajo. Tiene acceso a todos los módulos de MAXIMO y accede habitualmente desde el ordenador de su puesto de trabajo. Responsable de Almacén de Repuestos Utiliza principalmente los módulos de Almacén y Compras, y tiene acceso a todos los demás módulos en modo consulta. Gestiona todas las operaciones de inventario desde el CMMS, además de facilitar los materiales a los mecánicos. Accede habitualmente desde el ordenador de su puesto de trabajo, situado en el almacén de repuestos.

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Mecánicos Acceden a MAXIMO a través de los equipos situados en los talleres (2) y del equipo auxiliar situado en el almacén de repuestos. Tienen acceso limitado al programa, para ver y cerrar las órdenes de trabajo que les han sido asignadas (OT’s), consultar el histórico de las OT’s que ya cerraron, acceder al módulo almacén para consultar información de los repuestos y realizar consultas de Equipo. Otros departamentos Existe la posibilidad de que otros departamentos generen órdenes de trabajo. Para ello se ha realizado la conexión de ciertos equipos al servidor interno de la compañía en el cual se encuentra la aplicación MAXIMO. Cuando un departamento genera una OT, esta permanece en espera de aprobación hasta que el supervisor de mantenimiento da el visto bueno, por lo tanto lo que realmente hacen los otros departamentos es proponer trabajos a Ingeniería y Mantenimiento. Por ejemplo supongamos que el departamento de Seguridad y Medio Ambiente detecta la rotura de una lámpara en un pasillo. Este departamento genera la OT y posteriormente el Supervisor la aprueba, momento en el cual el mecánico al que le haya sido asignada la reparación puede consultar la ubicación y prioridad de su actuación.

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4.4 Formación de los empleados. Procedimientos internos. La implantación de un sistema CMMS es un proceso complejo y de cierta duración (se estima que el tiempo medio para la total implantación está en torno a un año). Lo habitual es establecer áreas piloto para empezar a funcionar con las órdenes de trabajo, registro de equipos, etc., y del mismo modo es lógico que algunos miembros del departamento empiecen antes a trabajar con el sistema. Para que el software de mantenimiento comience a funcionar con normalidad en todo el departamento y en los otros departamentos implicados, es necesaria la formación de los empleados, que no debería ser muy complicada ya que, como se ha visto, el sistema es relativamente sencillo. La forma habitual de realizar esa formación es in situ, con ordenadores conectados a una base de datos de prueba (una demo) que se encarga de lanzar el proveedor, normalmente un fragmento copiado de la base de datos real. Una vez que ya se está trabajando con el CMMS a diario, la formación de los empleados continúa a través de la experimentación propia, pero es conveniente respaldar la formación inicial con re-entrenamientos periódicos y algún tipo de documentación de apoyo. Además de los manuales de usuario, en este Departamento se ha generado una documentación propia, con carácter de procedimientos internos, que sirve de apoyo continuo ante las posibles dudas que pudieran surgir a los empleados.

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4.4.1

Solicitud de Orden de Trabajo

PROCEDIMIENTO INTERNO SOLICITUD DE ORDEN DE TRABAJO Dirigido a: Posibles solicitantes (Administradores del Dpto. de Ingeniería y Mantenimiento, miembros de otros departamentos) OBJETIVO Establecer las instrucciones necesarias para la creación, seguimiento y cierre de una orden de trabajo, de tal forma que se asegure un mínimo de información cumplimentada necesaria para el tratamiento de la solicitud en el sistema. Por otro lado se explicará como realizar el seguimiento de la orden generada a través del sistema. Este procedimiento aplica a todos los departamentos. de la compañía que generen órdenes de trabajo a través del sistema MAXIMO. El departamento de Ingeniería y Mantenimiento prestará todo el apoyo técnico necesario al resto de departamentos., ante cualquier duda o incidencia del usuario para la buena aplicación de este procedimiento. Cada departamento que solicite una orden de trabajo vía MAXIMO tiene la obligación de cerrarla, aprobando así los trabajos realizados. PROCEDIMIENTO Acceso al programa El solicitante de órdenes trabajo, asignado dentro del departamento correspondiente, poseerá su nombre de usuario y contraseña personal para acceder a MAXIMO. Una vez introducidos ambos el usuario observará en pantalla tres módulos: OTs, Almacén y Equipo. Tanto en el módulo Almacén como Equipo, el usuario tendrá un acceso de lectura de la información, pudiendo realizar búsquedas pero no pudiendo modificar los datos. Módulo de equipo En el módulo de equipo el usuario podrá acceder al registro de equipos del sistema. En él se reflejan la ubicación del equipo, equipo padre, repuestos asociados y MPs que se apliquen sobre el mismo. El sistema asigna un número de identificación al registro del equipo (Ver imagen) que conviene tener en cuenta para facilitar la asociación de la orden de trabajo a generar con el equipo en cuestión.

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Para realizar una búsqueda de un equipo conviene conocer características del mismo, tales como su posible ubicación, ítem, descripción, etc. Cuanto más datos se conozcan más concluyente es la búsqueda. La forma más común de buscar un equipo se realiza mediante el campo descripción. En él se usa el signo % para realizar la búsqueda. Ejemplo: ítem del equipo mezclador: MX-304, para realizar su búsqueda a través del sistema en el campo descripción se introducirá %MX%304%, apareciendo, una vez apretado el botón “Bola del mundo”, todos los equipos que en su descripción tengan dicho ítem (los cuales no deben ser muchos ya que este ítem es personal para el equipo y sus componentes) Módulo de OTs En el módulo OTs el solicitante encontrará tres módulos: Solicitud de trabajo, Seguimiento y control de OTs y Cerrar OTs.

La aplicación principal para realizar la orden de trabajo es la de aplicación Solicitud de orden de trabajo:

En ella el usuario tendrá en la parte superior el menú archivo para salir del programa, aplicación o base de datos. Por debajo de éste (de izquierda a derecha) aparecen los iconos de borrar datos de pantalla, imprimir informe de OT, cortar y pegar datos e iconos más específicos del programa: atrás / delante para moverse entre los registros seleccionados, bola del mundo para ver en listado los resultados de una búsqueda, y los botones Nuevo (crea nuevo registro) y Buscar (busca registros) El botón Buscar realiza la misma función que el de bola del Mundo pero apareciendo el primer registro encontrado en pantalla y sin listado.

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Crear una OT (Orden de Trabajo) Para crear una OT se pulsará el botón Nuevo asignando el sistema a la OT creada un número nuevo y único para dicha solicitud. A continuación, el solicitante en el campo descripción realizará una pequeña explicación de la avería o actividad requerida, utilizando palabras definitorias tales como: revisión, avería, disfunción, etc. Así como una indicación de que equipo o instalación se trata. Todo seguido el solicitante debe identificarse en el campo Informado por. Este campo debe ser siempre cumplimentado ya que permitirá al usuario más tarde realizar el seguimiento de sus OTs. Además podrá introducir su teléfono de trabajo (opcional) y se reflejará a su lado derecho la fecha en la que se informó (automático) En la siguiente línea aparecen los campos ubicación y su descripción, y más abajo equipo y descripción. Si el usuario pide una orden aplicada a un equipo, deberá realizar una búsqueda en el módulo equipo de la forma antes mencionada, introduciendo el número del equipo deseado en esta casilla (número de MAXIMO) De forma automática, al continuar se asigna la ubicación de forma automática, ya que es e equipo tiene una ubicación enlazada en la base de datos. Por otro lado si el usuario requiere una OT aplicada a una instalación o área (pared, techo, etc) deberá buscar en la casilla ubicación la zona deseada donde se realizará la OT. Pulsando el botón de tres puntos situado a la derecha dentro de la casilla, se desplegará un árbol de búsqueda de las ubicaciones. Una vez cumplimentada las casillas anteriores se pasará a definir la categoría del trabajo a realizar en la casilla Tipo de trabajo. De igual forma que con la ubicación aparece un menú al pulsar el botón de tres puntos. Los tipos de trabajo que aparecen son los siguientes: AT (Atención técnica): Abarca todos aquellos trabajos de supervisión de un equipo o instalación, que impliquen, si fuera necesario, la modificación mediante ajustes de los parámetros de funcionamiento del equipo o máquina. En todo caso no está asociado a una disfunción del equipo. MC (Mantenimiento Correctivo): Medida correctiva a realizar para atajar la disfunción o mal funcionamiento de un equipo. ME (Mantenimiento de emergencia): Asociado a la producción, ya que implica un “Breakdown” de la máquina que influye de manera determinante en el rendimiento de la producción. Se le asocia siempre la máxima prioridad. MEX (Mantenimiento extraordinario): Mantenimiento planificado a realizar en un intervalo de tiempo favorable a no interferir en los procesos productivos (Durante limpieza o paradas) MP (Mantenimiento Preventivo): Mantenimiento periódico realizado a un equipo o instalación para evitar un mal funcionamiento y/o “Breakdown”

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MPD (Mantenimiento Predictivo): Mantenimiento con el mismo propósito que el anterior, pero realizado conforme al estado presente de un equipo. Requiere técnicas de detección de síntomas o un gran conocimiento de la máquina. MR (Mantenimiento de Rotura): Mantenimiento de cambio de pieza o equipo en el final de su ciclo de uso, que no tiene impacto significativo en los objetivos operacionales (Ej: Cambio de Bombillas) MREG (Mantenimiento reglamentario): Mantenimiento exigido por la ley para ciertos equipo o instalaciones, debido a su importancia en aspectos de seguridad, medio ambiente, etc. OPTIM (Mejora y optimización): Acción de mejora del funcionamiento del equipo, realizando una modificación o rediseño del mismo con objeto de aumentar su maniobrabilidad, rendimiento o versatilidad. PI (Proyecto de ingeniería): Acciones que requieran una obra o estudio de ingeniería en la instalación y/o equipo. O (Otros): Todas aquellas actividades no catalogadas en alguna de las anteriores. Una vez introducido el tipo de trabajo se le debe asignar una prioridad al trabajo en la casilla Prioridad. De igual forma que las anteriores se despliega un menú con las diferentes opciones que se describen a continuación: 5 Crítica (Inmediato) Afecta de forma determinante al rendimiento en la producción. 4 Elevada (En el día) Tarea que debe ser realizada a lo largo del día, pero dentro del mismo 3 Planificación semanal Tarea que puede ser planificada a ser realizada a lo largo de la semana 2 En próxima parada Tarea a ser realizada en un paro de producción 1 Baja Tarea que puede ser realizada en un intervalo de tiempo elevado Por último, el usuario puede especificar una fecha límite de realización de la tarea en la casilla Fecha Límite. Una vez introducidos todos los datos, para grabar se pincha en la solapa Solicitud de trabajo y la OT se envía al departamento de mantenimiento.

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Seguimiento de OT En la aplicación de seguimiento de OT, el usuario podrá controlar el estado de sus OTs. En la casilla Estado aparecen los diferentes estados en los que se encuentra la OT; los cuatro más comunes y característicos son los siguientes: EAPR: En estado de aprobación. Todavía no aprobada por el supervisor de mantenimiento. APROB: Aprobada por el supervisor pero no realizada por el mecánico. COMP: Completada por el mecánico. CERR: Cerrada por el solicitante si está conforme con el trabajo realizado. La OT se guarda en el histórico.

Para realizar el seguimiento de la OT, el usuario se debe encontrar con la pantalla en blanco, de lo contrario usará borra datos de pantalla. Una vez realizado esto, en el botón Estado se introduce el estado a revisar y se pulsa Bola del mundo. Aparecerán en dicho instante en el listado las OTs pendientes de aprobación, aprobadas o completadas según la selección. Durante toda la sesión del usuario, éste sólo tendrá acceso a sus OTs (las cuales se definen como propias en el campo Informado por de la aplicación de Solicitud de Trabajo) No teniendo acceso en ningún momento a OTs de otros departamentos, incluido el de mantenimiento. En esta aplicación el usuario solo posee acceso de lectura, no pudiendo modificar ningún dato.

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Cerrar OTs En la aplicación Cerrar OTs el usuario podrá cerrar todas aquellas órdenes de trabajo completadas por el mecánico con las que esté conforme con el resultado (Ver Anexo II). Para cerrar una OT completada con la que se esté conforme, el usuario realizará los siguientes pasos: - Listar OTs (Bola del Mundo) : aparecen sólo OTs propias y en estado “Completadas” (COMP) - Seleccionar un registro o OT - Pulsar la carpeta Cerrar orden de trabajo (Ver Imagen)

Una vez realizado dicha acción el usuario no posee más en su listado la orden cerrada.

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Declaración del tiempo de parada del equipo Cuando una orden es cerrada y se trata de un mantenimiento emergente, el sistema pedirá al usuario el tiempo de parada del equipo, el cual por definición será el tiempo transcurrido entre la solicitud de la orden y el momento de finalización del trabajo por parte del mecánico:

El parámetro más importante a definir es el número de horas de parada del equipo, que deben coincidir con el número de horas de parada de la línea o tiempo que se estuvo sin producir, ya que esta opción está asociada a equipos críticos de producción a través de la denominación del tipo de trabajo ME (Mantenimiento Emergente)

Documento de la orden de trabajo Una vez cerrada la orden por el solicitante y dependiendo del tipo de trabajo, la OT quedará en el histórico dentro de la base de datos, la cual está protegida por la política de Backups de la compañía. Se realizan Backups diarios de todos los sistemas de la compañía, entre los que está incluida la base de datos de MAXIMO. En estos Backups se almacena la base de datos tal cual en el momento de grabarla con las modificaciones (bien en registros o en aplicaciones al propio programa) que se hubieran producido hasta el momento de la grabación. El tiempo de retención de las copias es, en este caso, 2 semanas.

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4.4.2

Completar Ordenes de Trabajo

PROCEDIMIENTO INTERNO COMPLETAR ORDENES DE TRABAJO Dirigido a: Mecánicos, tanto internos como de otras compañías. OBJETIVO Establecer las instrucciones necesarias al personal y contratistas autorizados de mantenimiento para completar una orden de trabajo, de tal forma que se asegure un mínimo de información cumplimentada necesaria para el desarrollo de un histórico robusto en el sistema. Aplica al personal y contratistas autorizados de mantenimiento que hayan recibido formación en el sistema MAXIMO, a los que se les asigne trabajos a través del sistema.

PROCEDIMIENTO Acceso al programa El técnico poseerá su nombre de usuario y contraseña personal para acceder a MAXIMO. Una vez introducidos ambos, observará en pantalla tres módulos: OTs, Almacén y Equipo. Tanto en el módulo Almacén como Equipo, el usuario tendrá un acceso de lectura de la información, pudiendo realizar búsquedas pero no pudiendo modificar los datos. Módulo de equipo En el módulo de equipo el técnico podrá acceder al registro de equipos del sistema. En él se reflejan la ubicación del equipo, equipo padre, repuestos asociados y MPs que se apliquen sobre el mismo. El sistema asigna un número de identificación al registro del equipo (Ver imagen) que conviene tener en cuenta para facilitar la asociación de la orden de trabajo a generar con el equipo en cuestión.

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Para realizar una búsqueda de un equipo conviene conocer características del mismo, tales como su posible ubicación, ítem, descripción, etc. Cuanto más datos se conozcan más concluyente es la búsqueda. La forma más común de buscar un equipo se realiza mediante el campo descripción. En él se usa el signo % para realizar la búsqueda. Ejemplo: ítem del equipo mezclador: MX-304, para realizar su búsqueda a través del sistema en el campo descripción se introducirá %MX%304%, apareciendo, una vez apretado el botón “Bola del mundo”, todos los equipos que en su descripción tengan dicho ítem (los cuales no deben ser muchos ya que este ítem es personal para el equipo y sus componentes) Módulo de almacén En el módulo de almacén el técnico podrá acceder al registro de repuestos de almacén. En él se reflejan el ítem del repuesto, stock en existencia, localización en estantería, número de piezas reservadas, tipo de stock, equipo donde se usa, etc. El sistema asigna un ítem de identificación al registro del repuesto (Ver imagen) que conviene tener en cuenta para computar bajas en dicho repuesto con la orden de trabajo.

Para realizar una búsqueda de un repuesto se procede de la misma forma que con los equipos. Cuanto más datos se conozcan más concluyente es la búsqueda. En este caso los parámetros más interesantes para los técnicos de mantenimiento serán el conocimiento del Stock del repuesto, ubicación en almacén y posibles alternativas en caso de que no hubiera existencias (datos más detallados del repuestos tales como balances y número en reserva se obtienen accediendo a la pestaña de Almacén) - 130 -


Módulo de OTs En el módulo OTs el técnico encontrará dos aplicaciones: Órdenes de Trabajo (OTs) e Histórico de OTs cerradas.

La aplicación para completar la orden de trabajo es la de aplicación Órdenes de trabajo (OTs):

En ella el técnico tendrá en la parte superior el menú archivo para salir del programa, aplicación o base de datos. Por debajo de éste (de izquierda a derecha) aparecen los iconos Guardar Datos, borrar datos de pantalla, imprimir informe de OT, atrás / delante para moverse entre los registros seleccionados, bola del mundo para ver en listado los resultados de una búsqueda, Completar (banderita de meta) y el botón Buscar (busca registros) El botón Buscar realiza la misma función que el de bola del Mundo pero apareciendo el primer registro encontrado en pantalla y sin listado. Durante toda la sesión del técnico, éste sólo tendrá acceso a sus OTs, las cuales se definen como propias en el campo Trabajo asignado a: de la aplicación de Ordenes de trabajo (OTs). Tan sólo podrá compartir el acceso a OTs cuando se asigne una OT mediante especialidad, en dicho caso compartirá acceso con otro/s técnicos que posean la misma especialidad.

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Planificación de trabajos a través de fecha y prioridad. El técnico de mantenimiento debe entrar al sistema de forma diaria para conocer su carga de trabajo. Dicha carga puede ser filtrada según Prioridad, Tipo de trabajo, fecha objetivo de inicio, etc. Los dos parámetros fundamentales que planifican la carga de trabajo del técnico son la prioridad y fecha objetivo de inicio. El técnico, en primer lugar, completará los trabajos con prioridad 5 y 4, y a continuación bajará a la prioridad 3 (Planificación semanal), completando OTs según la fecha objetivo de inicio especificada.

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Completar una OT (Orden de trabajo) Una vez realizado el trabajo asignado se procederá a completar la Orden de Trabajo correspondiente en el sistema. Para ello el técnico debe dirigirse a la pestaña de Actuales:

Dicha sección se divide en dos partes: Operaciones y Mano de obra. En Operaciones el técnico describe el proceso realizado para cumplimentar el trabajo, realizando una pequeña descripción del paso, un tiempo de duración estimado y una constatación del Status determinado. La numeración de las operaciones se dará de diez en diez. En Mano de Obra el técnico declarará las horas y fechas de realización del trabajo de la siguiente forma (de izquierda a derecha):

Según la numeración de las operaciones previamente descritas, se introduce, de forma correspondiente, la misma numeración por línea.

A continuación se selecciona el técnico que realizó la operación, ya que el técnico que tiene asignada la OT debe reflejar su trabajo y el de compañeros que hayan debido intervenir en el trabajo descrito.

Más tarde, se debe completar la fecha de inicio del trabajo, siendo aconsejable completar otra línea si la operación dura más de un día (línea por día y técnico)

Los siguientes parámetros a introducir serán las horas de inicio y fin del trabajo. En este punto cabe destacar que a continuación el sistema estima un número de horas totales en la casilla horas Normales. Dicha cantidad deberá ser modificada por el técnico en el caso de que en dicho intervalo se estén contando horas extras, en dicho caso se deberá introducir el número de horas normales realizadas y en la casilla siguiente el número de horas extras (HE) Si existen horas extras declaradas el técnico debe definir en la casilla Tipo HE, el tipo de hora extra según sea extra normal o festiva. - 133 -


Una vez completada dicha sección se pincha en el título Mano de Obra y los datos quedarán almacenados, sin poder ser modificadas las líneas introducidas (en todo caso se puede seguir añadiendo más líneas)

Si se debieran declarar repuestos en la OT, el técnico debe irse a la pestaña Materiales. Introduciendo el ítem del repuesto (que nos devuelve la aplicación Control de Almacén) y el número de piezas a usar. De la misma forma que antes se pincha en el título y los datos quedarán almacenados.

Por último, antes de completar, el técnico debe realizar un informe de fallos cuando se trate de un equipo. En dicho informe se declara el problema, causa y efecto:

Para ello se pulsará el botón Listar Códigos de Fallos, el cual hará aparecer un listado de problemas tipo para ese equipo. El técnico seleccionará el problema pinchando sobre el que más se ajuste a lo sucedido, a continuación aparecerá el menú de causas y procederá de la misma forma, y por último llegaremos al menú de efectos procediendo de igual forma. De dicha forma quedará definido el problema acaecido. Una vez declarados fechas, horas, materiales y fallos por el técnico, se completará la OT pulsando al botón de Completar (banderita de meta) Una vez completada, la OT no aparece más en el listado de OTs del técnico.

Histórico de OTs cerradas Otra aplicación que aparece en el módulo OTs es la del Histórico de OTs cerradas. En dicha aplicación el técnico podrá acceder a consultar cualquier orden de trabajo cerrada en el sistema MAXIMO. El filtrado de la orden a buscar se realizará a través de cualquiera de los parámetros presentes en la aplicación disponible: Tipo de trabajo, fecha inicio / final objetivo / real, prioridad, equipo, descripción, número de OT, persona asignada, etc., o mediante una combinación de éstas.

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4.4.3

Localización de un repuesto en almacén

PROCEDIMIENTO INTERNO LOCALIZACIÓN DE UN REPUESTO EN ALMACÉN Dirigido a: Todos los empleados del departamento OBJETIVO El presente procedimiento tiene como ámbito de aplicación el Almacén de repuestos del Departamento de Ingeniería y Mantenimiento y pretende describir los pasos a seguir para localizar un repuesto en almacén mediante el sistema informático de gestión del mantenimiento MAXIMO. PROCEDIMIENTO Para localizar un repuesto en almacén podemos buscarlo a partir del Módulo Almacén (si queremos localizarlo a partir de su descripción o conocemos el ítem) o a partir del Módulo Equipo (si queremos localizarlo a partir del equipo en el que se utiliza el repuesto). Localizar un repuesto a partir de Almacén Los pasos a seguir para localizar un repuesto del almacén a través de MAXIMO son los siguientes:

Puesta en marcha de la aplicación. Es necesario introducir nombre de usuario y contraseña. Hacer clic en el icono Almacén que aparece en la pantalla de presentación de MAXIMO. Aparece un menú indicando las diferentes aplicaciones de la que consta el Módulo Almacén. Seleccionar con el ratón la aplicación Control de Almacén y hacer clic.

Aparece en pantalla la aplicación seleccionada.

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Si conocemos el código del repuesto: El cursor aparece intermitente en el campo clave Item. Es necesario introducir el código numérico que cualquier repuesto de almacén tiene asociado. Una vez introducido el código numérico pulsar “enter” y aparecerá en pantalla la ficha del repuesto buscado. Los campos Almacén y Estante predeterminado de la ficha nos indican la ubicación donde esta almacenado el repuesto.

Si desconocemos el código del repuesto: Lo más habitual es que desconozcamos el Item del repuesto que buscamos. Podemos entonces localizarlo a partir de la descripción del repuesto. Teclear parte de la descripción del repuesto poniendo tanto al principio como al final del texto el símbolo %. Haciendo clic en el icono del “globo” que aparece en la barra de herramientas de MAXIMO, nos aparece una lista de repuestos que coinciden con el texto escrito. Utilizando las flechas veremos uno por uno todos los repuestos que coinciden con la descripción. Ejemplo: Vamos a suponer que estamos buscando un Relé Térmico. Tecleamos en el campo de descripción %RELE%TERMICO%. Por desconocer mas especificaciones del repuesto utilizamos el símbolo %”. Hacemos clic en el globo y nos aparece una lista de relés térmicos.

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Seleccionamos de la lista el repuesto deseado. Ejemplo: Seleccionamos RELE TERMICO TELEMECANICA GV2-M06 1/1,6A. Conviene fijarse siempre en los campos Almacén y Estante Predeterminado para conocer la ubicación del repuesto En el campo Balance Actual vemos las unidades existentes en el almacén. Si no hay unidades disponibles debemos comprobar si existen Ítems Alternativos. El Almacén que aparece por defecto es 01 ALMACÉN CENTRAL. Lo más probable es que el repuesto buscado se encuentre en este almacén, pero también podría estar ubicado en un ALMACÉN CONSIGNA. Es posible que tengamos dudas sobre si el repuesto seleccionado es el que necesitamos. En ese caso podemos recurrir a la pestaña Donde se usa.

Ejemplo: El relé que buscábamos es un componente de la llenadora Kugler. En este caso comprobamos que se trata del repuesto que buscábamos.

Localizar un repuesto a partir de Equipo

Puesta en marcha de la aplicación. Es necesario introducir nombre de usuario y contraseña. Hacer clic en el icono Equipo que aparece en la pantalla de presentación de MAXIMO. Seleccionar con el ratón la aplicación Consulta de equipo y hacer clic. Podemos buscar el equipo a partir de su Descripción. Para usar el campo Descripción usamos el procedimiento habitual (escribiendo palabras, fragmentos de palabras y “%” y usando el “globo”) Si así no localizamos el equipo lo podemos hacer a partir de su Ubicación. En el campo Ubicación hacer clic en el botón con tres puntos. Se desplegará un Diagrama Árbol.

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Ejemplo: Vamos a buscar un Relé Térmico que se utiliza en la llenadora Kugler. Para ello vamos desplegando el diagrama hasta llegar a la ubicación concreta en la que se usa el repuesto. Una vez que llegamos al punto más aproximado (cuando el diagrama ya no permite desplegarse más) hacemos clic en la pestaña Equipo. Dentro del diagrama Equipo seguimos desplegando menús hasta llegar al Equipo que buscamos, en este caso LLENADORA KUGLER.

Seleccionamos el Equipo y hacemos clic en Aceptar. Ya tenemos seleccionado el equipo donde se usa el repuesto que estamos buscando. Hacemos clic en la pestaña Repuestos, donde veremos los repuestos que tiene asociados la Llenadora. Buscamos entre ellos el Relé Térmico que estamos buscando. Seleccionamos el repuesto haciendo clic sobre él y a continuación sobre el campo Item hacemos clic con el botón derecho y seleccionamos Hipervínculo. Esto nos llevará directamente a Almacén, donde podemos consultar si el repuesto está disponible, su emplazamiento dentro del almacén, etc.

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Consulta de repuestos en ALMACÉN CONSIGNA Puede ser que el repuesto que estamos buscando no se encuentre en el ALMACÉN CENTRAL, que es el almacén por defecto y está numerado como 01, sino en un ALMACÉN CONSIGNA de un proveedor concreto. El ALMACÉN CONSIGNA ocupa un espacio del almacén de repuestos y la ubicación de un repuesto en él es similar al ALMACÉN CENTRAL (Por ejemplo C-02, estantería C y estante 02). Ejemplo: Buscamos un Retén concreto y aparece lo siguiente

Observamos que en Balance Actual no hay unidades disponibles pero hay una marca roja. Esto nos indica que el repuesto está en un ALMACÉN CONSIGNA. Si hacemos clic en el botón del campo Almacén vemos que existe una ubicación 02 ALMACÉN CONSIGNA RODA & PLAST. Seleccionamos Almacén 02 y vemos que sí hay repuestos disponibles.

Puede que un repuesto concreto tenga existencias en ALMACÉN CENTRAL y en ALMACÉN CONSIGNA. En ese caso el objetivo es acabar primero con los repuestos del Almacén 01 y posteriormente usar los de la consigna.

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4.4.4

Gestión de cambios de stock de almacén

PROCEDIMIENTO INTERNO GESTION DE CAMBIOS DE STOCK DE ALMACEN Dirigido a: Administrador o Gestor del Almacén de repuestos. OBJETIVO Mediante este procedimiento se establece la gestión de inclusión, exclusión, entradas, salidas y devoluciones de los distintos repuestos mediante el programa MAXIMO, una vez definidos, dentro del mismo programa, los distintos tipos de stock que están presentes en almacenaje. PROCEDIMIENTO Se establece para la gestión de los repuestos una serie de tipos de stock o grupos de ítem, siendo éstos gestionados y organizados a través de operaciones de exclusión, inclusión, entrada, salida y devolución de piezas. Tipos de Stock Los tipos de stock incluidos en el programa de gestión MAXIMO son los siguientes: NS OBS RNC SP STK SEG

Ítem no en existencia Repuesto Obsoleto Repuesto no Crítico Ítem con pedido especial Ítem Crítico Repuesto de seguridad

NS Son referencias de repuestos (no mantenidos en Stock) facilitadas por el proveedor, las cuales son incluidas en los listados de repuestos asociados al equipo con el objeto de facilitar, en el momento de su posible utilización, datos y referencias al departamento de compras y al propio proveedor para agilizar los trámites de compra del repuesto. OBS Repuesto perteneciente a un equipo dado de baja, pero que por su valor o posible reutilización en otro equipo o instalación, se mantiene en la base de datos de almacén, siendo sometido a revisiones periódicas por el departamento de Ingeniería y Mantenimiento. RNC Repuestos que después de ser analizados no pertenecen a ningún equipo crítico y, que su plazo de reposición (entrega) es muy corto (< de 72h) SP Definición estándar del programa de gestión MAXIMO, no utilizada en este Departamento.

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STK Repuestos que una vez analizados pertenecen a algún equipo critico, que su plazo de reposición (entrega) es superior a las 72h, o que la falta de este repuesto de forma inmediata, pueda producir una parada de un equipo critico. SEG Modificaciones y conjuntos de reparación considerados como repuestos, vitales para el funcionamiento de ciertos equipos. La falta de estos repuestos supondría una parada prolongada de los procesos a los que afecten.

Inclusión y exclusión de repuestos Inclusión En el momento en que el departamento de Ingeniería y Mantenimiento reciba la documentación de un equipo nuevo por parte de Ingeniería de Proyectos ó cualquier otro departamento, dicha documentación deberá incluir un listado de repuestos analizados, a ser posible, conjuntamente con el proveedor del equipo, para determinar que tipo de stock, anteriormente definido, se adjudica a cada uno de los repuestos. Exclusión En el momento de baja de un equipo del sistema se excluyen a su vez los repuestos asociados. Dichos repuestos se pueden mantener asociados a otros equipos para los que son válidos o bien se pueden asociar a listados de repuestos generales como OBS. Entradas, salidas y devoluciones de repuestos Entradas La forma general de realizar una entrada de repuesto en MAXIMO es utilizar el módulo de Compras y dentro del mismo la aplicación Ordenes de Compra, mediante la cual se realizará un pedido interno del programa MAXIMO. También pueden ser introducir repuestos, cuando se crean por primera vez la ficha de repuesto, indicando en la casilla balance actual la cantidad del repuesto y en la casilla coste estándar el coste unitario de dicho repuesto. Si el repuesto no tiene pedido interno ni precio de compra (coste), se dará de entrada haciendo un ajuste de inventario mediante Acciones/ Ajuste de Inventario/ Ajustar Balance Actual dentro del módulo Control de Almacén. Salidas Las salidas se realizarán prioritariamente por Orden de Trabajo (OT’s) y el técnico asignado a esa orden. También se pueden realizar salidas contra el equipo al que pertenecen y el técnico o departamento que la realiza. Devoluciones Se realizará la devolución del repuesto de la misma forma que se realizó su salida, pero indicando en la casilla tipo de salida: DEVOL (devolver Ítem)

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4.4.5

Reposición del stock crítico del almacén

PROCEDIMIENTO INTERNO REPOSICION DEL STOCK CRITICO DEL ALMACEN Dirigido a: Administrador o Gestor del Almacén de repuestos. OBJETIVO Mediante este procedimiento se define la reposición del Stock considerado como crítico conforme a las políticas de gestión del inventario. PROCEDIMIENTO El primer día hábil de cada mes se realizará una reposición de repuestos críticos del almacén, susceptibles de estar bajo mínimo, de la siguiente manera:

En la aplicación Control de Almacén, dentro de la pestaña Catalogo de Ítem, se selecciona en Tipo de Stock los repuestos marcados con STK y se filtran los registros por ese parámetro. Una vez seleccionados este tipo de repuestos se pulsa el icono Reponer Ítem, dentro del cual deben estar seleccionados los siguientes parámetros: Ítem en existencia e Ítem seleccionados. Una vez aceptado automáticamente el programa procederá a generar tantas Solicitudes de compra como Proveedores de repuestos sean necesarios para cubrir los repuestos bajo mínimo detectados. De igual forma se procederá para los repuestos de tipo SEG (Repuestos de Seguridad), considerados junto con los STK (Repuesto Crítico), como repuestos de alta criticidad para la compañía.

Estas solicitudes de compra se tramitaran de forma electrónica para que el departamento de compras inicie los trámites necesarios para su compra.

Una vez aprobada la solicitud de compra, se procederá a realizar un pedido interno de compra en el programa MAXIMO (Ordenes de Compra) y esperar a la entrega de los repuestos por parte del proveedor, concluyendo de esta forma la reposición.

Si en el transcurso del mes se da salida, mediante Orden de Trabajo, a un repuesto crítico (STK) quedando este repuesto bajo mínimo, se realizará el procedimiento anteriormente descrito de nuevo para todos los repuestos críticos (STK), chequeando simultáneamente con el flujo de salida que en ningún caso se baje del nivel mínimo de stock para este tipo de repuestos sin gestionar su reposición.

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Apartado C

Disminución del ciclo de rotación del inventario

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1. Introducción En este apartado se estudia cómo conseguir mejoras financieras y administrativas en la gestión de un Almacén de Repuestos utilizando la capacidad de gestión que proporciona el CMMS MAXIMO 4i. Entre los diferentes aspectos relacionados con el mantenimiento que se administran con el software CMMS, se encuentra la posibilidad de gestionar el almacén de repuestos. Es posible optimizar algunos parámetros para lograr una gestión más eficiente y contribuir a la reducción de costes, a partir del análisis de los datos que van quedando registrados en los históricos de entradas y salidas de repuestos. La gestión de un almacén de repuestos es óptima cuando asegura la existencia de las piezas en el momento requerido (o con los tiempos más cortos posibles) pero evita la sobrecarga del stock con repuestos que no se usan o se usan muy poco, y que sólo suponen una carga financiera para la empresa. Para conseguir esa gestión óptima es necesario tener en cuenta los datos que monitoricen el comportamiento histórico de los proveedores, las entradas y salidas de repuestos, cierta capacidad de planificación (por ejemplo del uso de repuestos necesarios para mantenimientos preventivos), etc. En general es necesario realizar un seguimiento de la actividad del almacén, y es aquí donde el sistema CMMS presta su apoyo. En este apartado se estudiarán algunas estrategias de optimización de stocks desde un punto de vista teórico, para después ver un caso práctico de un Almacén de Repuestos gestionado a través de la aplicación de Almacén de MAXIMO 4i, el CMMS estudiado en el Apartado B. Finalmente se observará el comportamiento en el tiempo de los parámetros que determinan cuan óptima ha sido la gestión del stock.

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2. Consideraciones teóricas. Gestión del inventario La optimización del inventario es un paso importante para la reducción de costes. Para encontrar una manera eficaz y eficiente de reducir costes, la mejor forma de lograrlo es implantando un sistema de control y gestión: en un primer momento no se trata de recortar costes, sino de gestionarlos. La gestión de gastos asociados al inventario implica supervisar los procesos de compra, almacenamiento, utilización y entrega de los materiales. El inventario ocupa espacio, determina el tiempo de espera de la producción, genera necesidades de transporte y almacenamiento. Se dice que los materiales, trabajos en proceso y productos terminados que ocupan espacio en la fábrica o en los almacenes no generan ningún valor agregado. Por tanto, como objetivos comunes para cualquier industria encontraremos:

Reducir el tiempo total del ciclo El ciclo comienza cuando una empresa paga las materias primas y los diversos suministros y termina cuando la empresa recibe el pago de sus clientes por los productos vendidos. De tal modo el tiempo de espera representa la rotación del dinero. Un tiempo de espera más corto implica un mejor uso y rotación de los recursos, mayor flexibilidad en la satisfacción de las necesidades de la producción y un menor costo de operaciones. La reducción del tiempo del ciclo determina la ventaja competitiva.

Reducir el stock La situación ideal implicaría el llamado stock cero. Un material estaría disponible siempre que fuera necesario para la producción, pero no habría ocupado espacio ni habría requerido trabajos de almacenaje y gestión previos. Para reducir el stock debe mejorar la calidad y fiabilidad de los proveedores, los tiempos de entrega deben ser conocidos con precisión y deben ajustarse por separado las cantidades y puntos óptimos de compra de los diferentes materiales, utilizando criterios de criticidad para la producción.

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2.1 Cálculo de la rotación de inventario Para cuantificar la rotación de un inventario es necesario tomar como referencia una base temporal determinada. Este periodo puede ser anual, si se trata de un almacén cuyos materiales no tienen una demanda intensiva, o pueden utilizarse periodos más cortos, incluso diarios, para aquellos casos en que la entrada y salida de materiales es muy rápida y constante. Una vez decidida la base temporal es necesario conocer:

Stock inicial (I). En €, el valor total del stock en el inicio del ciclo.

Stock final (F). En €, el valor total del stock al final del ciclo (un periodo después del momento inicial).

Stock adquirido* (A). En €, el valor de los materiales que han sido comprados y añadidos al inventario durante el período. * En el caso de un inventario gestionado por un CMMS tiene mayor sentido referirnos a las entradas o compras del almacén. Cuando el cálculo de rotación se aplica a un inventario destinado a venta, lo habitual es computar el stock vendido, comparando la dimensión del stock con las salidas o ventas)

Con estos datos es posible calcular la rotación:

R =

I + A − F F

Para obtener un dato visiblemente referenciado al tiempo, a partir de la rotación se calcula el Turnover, años necesarios para rotar todo el stock.

T = Ejemplo: Stock inicial (Enero 2006) Stock final (Enero 2007) Stock adquirido R=

T =

1 R

I = 158.000 € F = 154.000 € A = 50.000 €

I + A − F 158000 + 50000 − 154000 = = 0,35 F 154000

1 1 = = 2 ,857 R 0 ,35

Por tanto son necesarios 2,857 años, aproximadamente 2 años y 10 meses, para rotar el stock completo.

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2.2 Estrategias de acortamiento del ciclo de rotación A la vista de las fórmulas utilizadas para el cálculo del dato de Turnover, las posibilidades de reducir el ciclo se limitan a:

Reducir el Stock total

Incrementar el Stock adquirido

Son las necesidades de producción las que determinan la cantidad y el valor de los materiales que se compran, por tanto no tiene sentido incrementar el Stock adquirido. El modo de mejorar la rotación del inventario es aumentar la proporción de Stock adquirido en relación al Stock total. Suponiendo que las necesidades de adquisición de materiales se mantienen estables, cualquier estrategia pasa por reducir el Stock total. Para ello hay diferentes posibilidades, entre las que se encuentran:

Acuerdos con proveedores para la creación de stocks en consigna

Ajuste de Cantidad económica de compra

Ajuste de Punto de Reorden

Mejora continua y eliminación de Stock obsoleto

A continuación se explica en que consiste cada una.

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2.2.1

Creación de Stocks en consigna

La implantación de sistemas de consigna implica una reducción directa del stock, al no suponer los materiales coste alguno hasta el momento de ser utilizados. Esta opción es cada día más utilizada en todo el sector industrial, debido a las ventajas que presenta tanto para el cliente como para el proveedor.

El Sistema de Consigna

Cuando se habla de stock en consigna se hace referencia a una opción de almacenamiento en la cual el material no llega a ser del cliente hasta que lo utilice o lo venda, y, por tanto, no lo pagará hasta ese momento. El stock en consigna es fruto de un acuerdo entre proveedor y cliente, mediante el cual la relación entre las partes pasa a ser entre socios con objetivo común. El material puede encontrarse ubicado en las instalaciones del cliente (que habitualmente combina una parte de material en consigna y otra como stock propio) o puede que el almacenaje esté subcontratado, en cuyo caso todos los gastos asociados a dicho almacenaje (recepción, ubicación, almacenamiento, entrega y costes administrativos) serán por parte del proveedor, ya que la mercancía es de este último. La tendencia natural del proveedor es eliminar la posibilidad de que el cliente se quede sin producto, llenando sus almacenes. Los acuerdos de mantenimiento de material en consigna nacen en un intento por parte del cliente de repercutir al proveedor los costes de inventario, manipulación, almacenaje y administración del stock.

Ventajas

Son múltiples las ventajas que este sistema reporta a cliente y proveedor. El stock de producto se ve claramente reducido, así como el riesgo de obsolescencia o caducidad del mismo. La tesorería del cliente se ve favorecida, ya que los pagos se realizan una vez consumida la mercancía, eliminando el coste inmovilizado del inventario. La mayor integración entre proveedor y cliente posibilita sinergias que en otro caso podrían pasar desapercibidas. Como cada parte conoce mejor el sistema de funcionamiento del otro, es más posible descubrir posibilidades de ahorro conjunto. El proveedor encuentra a su vez grandes ventajas. Disponer de los datos de venta en el extremo de la cadena facilita todas las labores de planificación de la producción, ganando capacidad de reacción y trabajando con datos más fiables, pudiendo incluso ver la necesidad potencial de un artículo antes de que se pida dicho artículo. Se reduce así el problema de recibir pedidos grandes e inesperados, sin apenas capacidad de reacción. La información de la que pasa a disponer el proveedor supone una ventaja competitiva muy importante frente al resto de proveedores de la competencia y reduce la posibilidad de que dicho cliente presente datos “inflados” en la negociación. El cliente, a igualdad de precio y características tenderá a potenciar el consumo de productos de este proveedor frente a otros. Pero, desde luego, la ventaja más importante para el suministrador es la fidelización del cliente, ya que una vez que se desarrolle y esté instalado un sistema de stock en consigna, llega a ser extremadamente difícil y costoso que un cliente cambie de suministrador. - 149 -


Niveles y responsabilidades

A la hora de establecer un Stock en consigna hay que tomar ciertas decisiones críticas para el éxito de la operación, entre ellas:

Nivel del inventario consignado: El cliente preferirá mantener una cantidad grande de inventario consignado, viéndolo como forma barata de protegerse ante la incertidumbre de la demanda. El proveedor, sin embargo, debe determinar el nivel de mercancías consignada que puede soportar. La negociación de nivel máximo y mínimo de stock en los almacenes del cliente, en función de un histórico o una previsión consensuados, resolverá las necesidades de ambas partes.

Selección de los materiales consignados: No todos los ítems del surtido de un proveedor tienen que ser apropiados, ya que el stock no siempre se justifica por su rotación (caso de repuestos críticos, por ejemplo, de los que el cliente puede querer mantener un stock mínimo independientemente de que se utilice o no).

Responsabilidad de inventario obsoleto o de bajo movimiento: Un análisis detallado de la rotación del inventario determina cuales son los ítems de baja rotación, que son menos adecuados para la consigna desde el punto de vista del proveedor. Es importante determinar qué parte supervisará el volumen de ventas del inventario y cómo se manejarán estos artículos sin movimiento o de movimiento lento, si serán devueltos al proveedor o comprados por el cliente y eliminados del inventario consignado. Es habitual que el cliente se comprometa a unos consumos, en función de los cuales el proveedor suministra el material; si estos consumos no se cumplen el material pasaría al poder del cliente, que lo paga cuando el material lleva un plazo determinado en sus almacenes.

Responsabilidad sobre materiales dañados o perdidos: Otro factor crítico a tratar durante negociaciones es la responsabilidad del inventario robado o dañado. Es lo habitual que el cliente asuma la responsabilidad completa de todos los inventarios consignados –perdidos, robados, o dañados– y se comprometa a mantener el producto convenientemente asegurado. Se suele establecer un inventario físico periódico de todos los inventarios consignados.

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2.2.2

Ajuste de la cantidad económica de compra

La Cantidad Económica de Compra hace referencia al número óptimo de unidades a pedir cuando se realiza una compra, con el objetivo de reducir los gastos de inventario al mínimo. Se debe tener en cuenta que una gran desviación en la cantidad de compra de un repuesto puede tener un efecto significativo en el coste total de mantener dicho repuesto en stock. Con tamaños de pedido inferiores, el stock total tendría un valor más reducido, pero se generarían mayores costes debidos a la emisión de órdenes y gestión de compras. Con pedidos mayores se reducirían los gastos relativos a compras, pero aumentaría el coste de almacenar el stock y el valor total del inventario sería mayor. Si bien es habitual referirse a la Cantidad Económica de Compra con sus siglas en español (CEC), la terminología más utilizada es el acrónimo anglosajón EOQ (Economic Order Quantity). Por tanto, de ahora en adelante nos referiremos a cantidad económica de compra como EOQ.

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Algoritmo

Para calcular la EOQ (en unidades) utilizamos la siguiente fórmula:

EOQ =

2xD xP I xC

Donde

D (Demand) Demanda. Se mide en unidades y es necesario relacionarla con una base temporal. En nuestro caso usaremos la demanda anual (en materiales con mucha rotación podría ser mensual, semanal o diaria) P (Cost of a Purchase Order) Coste ( € ) que supone realizar un pedido. Se supone que, a la hora de realizar un pedido de cierto pieza o repuesto, este parámetro P no depende del número de unidades compradas. Se trata de un dato complejo, en el que podemos valorar múltiples factores como: trabajadores que intervienen en la orden de compra, tiempo empleado por ellos, llamadas telefónicas, correo electrónico, transporte del pedido dentro de la planta, almacenaje. I (Cost of Inventory Holding) Coste, en porcentaje sobre el valor unitario en €, que supone almacenar el pedido realizado. En este parámetro se valoran las inversiones en instalaciones de almacén y su mantenimiento, así como los gastos del personal dedicado a su gestión. C (Cost of Item) Coste de una unidad de la pieza o repuesto ( en € )

Algunos comentarios sobre el ajuste de EOQ

En vista de los parámetros que influyen en el cálculo de EOQ y de la utilidad de su implementación: -

Es conveniente no complicar los cálculos con variables de coste como podrían ser descuentos en función del tamaño del pedido. Ordenes de compra de muy bajo coste no deben de ser incluidas en el análisis. El estudio debe ir dirigido a aquellos repuestos o piezas que presenten una gran rotación o sean de un valor significativo

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Ejemplo de cómo calcular EOQ

Supongamos un repuesto con un valor de 5 €, del cual se usan en nuestra empresa 10.000 unidades al año. Se ha estimado que el coste de mantener la pieza en inventario es de un 25% (sobre el precio del propio repuesto) y que el coste de realizar una orden de compra es de 50 €.

Tenemos por tanto:

Demanda anual [unidades] Coste de orden de compra (€) Coste de almacenaje (%) Coste del ítem

EOQ=

Pedidos anuales =

(€)

D = 10.000 P = 50 € I = 25 % C=5€

2xDxP 2 x 10.000x 5 = = 894 I xC 0.25 x 5

Demanda anual 10.000 = = 11 Cantidad por pedido 894

Coste de los pedidos = Pedidos anuales x Coste de orden de compra = 11 x 50 = 550 €

Cantidad por pedido x Coste del ítem x Coste de almacenaje = 2 894 = x 5 x 0.25 = 559 € 2

Coste de almacenaje =

Coste total (anual) = Coste de los pedidos + Coste de almacenaje = 550 + 559 = 1109 €

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Si completamos una tabla con diferentes cantidades de compra es inmediato observar las variaciones en el coste total en función de los diferentes parámetros.

Cantidad a comprar

Pedidos anuales

Coste de los pedidos

Stock Medio1

Coste de almacenaje

Coste total

500

20

1000

250

312

1312

894

11

550

447

559

1109

1000

10

500

500

625

1125

1500

6.7

333

750

937

1270

2000

5

250

1000

1250

1500

1

Tomamos el Stock medio como la mitad de la cantidad a comprar

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2.2.3

Ajuste del Punto de Reorden

Definimos el Punto de Reorden como el número óptimo mínimo de unidades en stock, de una pieza o repuesto determinado, en el que consideramos oportuno emitir una nueva orden de compra, en base al tiempo de entrega y a la demanda. Ante una demanda fija, las variaciones en los tiempos de entrega podrían hacer peligrar el suministro de materias primas o piezas de repuesto. Para los casos en los que la demanda sea variable, es importante asegurar una cantidad mínima de unidades que deban permanecer en todo caso es stock. Una elección equivocada del Punto de Reorden podría tener gravísimas consecuencias, incluso el paro de la producción. La denominación más habitual para referirse al Punto de Reorden es la anglosajona: ROP (Re-Order Point). Para alinearnos con la terminología usual en industria y gestión de inventarios, nos referiremos al Punto de Reorden como ROP. Si la demanda de un ítem y el tiempo de entrega fueran constantes, el cálculo del ROP sería inmediato

ROP’ = Demanda x Tiempo de entrega

D (Demand)

Demanda. Se mide en unidades y es necesario relacionarla con una base temporal. En este caso usaremos la demanda mensual.

L (Lead time)

Tiempo de entrega, desde que se realiza un pedido hasta que los repuestos o piezas están en stock, listos para ser utilizados si fuera necesario. El tiempo de entrega debe ser fijado con precisión, pues se trata de un parámetro muy variable en función del proveedor y las características del repuesto (estándar o no, complejidad de la pieza, tiempo de fabricación si fuera necesario). Para definirlo puede resultar de gran utilidad consultar los valores históricos, si se dispone de suficientes datos de ocasiones en las que previamente se haya realizado un pedido similar. - 155 -


Pero en la práctica tanto la demanda como el tiempo de entrega están sometidos a cierta incertidumbre. Por ello es necesario añadir un cierto Stock de Seguridad (Safety Stock, SS) en los cálculos del Punto de Reorden.

Stock de Seguridad

ROP = (Demanda x Tiempo de entrega) + Stock de Seguridad

SS (Safety Stock)

El Stock de Seguridad es un parámetro crítico para el cálculo del ROP, puesto que sirve como garantía en caso de incertidumbres en la demanda o en el tiempo de entrega. El SS debe fijarse en base a datos concretos sobre el comportamiento histórico del inventario, valorando el coste de quedarse sin material en comparación con el coste de almacenar un inventario extra. Uno de los métodos más aceptados para el cálculo del Stock de Seguridad es el que utiliza el modelo estadístico de Desviaciones típicas sobre la Distribución Normal, ya que ha demostrado ser efectivo para determinar los niveles óptimos del Stock de Seguridad, adaptándose a gran variedad de situaciones. A continuación se ve una breve descripción de la terminología relacionada con este modelo:

Distribución Normal Distribución de una variable aleatoria continua que se caracteriza por su forma simétrica en forma de campana y cuyo modelo es aplicable a una gran variedad de variables estadísticas. Se trata de una distribución de gran importancia ya que existen muchas variables asociadas a fenómenos naturales que siguen el modelo de la normal. Varianza (V) Estimador de la dispersión de los datos de una variable aleatoria respecto de su esperanza. En el cálculo del Stock de Seguridad mide variaciones sobre el tiempo de entrega (días)

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Desviación típica ( ) Medida de dispersión de una variable. Permite conocer como se distribuyen los datos respecto de la media aritmética de dicha distribución. La desviación típica, se define como la raíz cuadrada de la Varianza. En el cálculo del Stock de Seguridad mide variaciones sobre el tiempo de entrega ( días ) Nivel de Servicio Probabilidad de que se disponga de un material si es demandado durante el tiempo de entrega. Se expresa como porcentaje, que las ocasiones que el material se encuentra en stock en relación al número total de veces en que es requerido. Factor de Servicio (K) Desviaciones típicas de la demanda media durante el tiempo de entrega. Representa un compromiso entre el mínimo riesgo de quedarnos sin material que deseamos y el inventario medio máximo que estamos dispuestos a mantener. Se trata de la Z en las tablas de la Distribución Normal. Algunos de sus valores típicos son: Z = 1.29 >> 90% nivel de servicio Z = 1.65 >> 95% nivel de servicio Z = 2.33 >> 99% nivel de servicio

Stockout Probabilidad de que el Stock de Seguridad no sea capaz de satisfacer la demanda de un material. Stockout (%) = 100 – Nivel de Servicio (%) Ejemplo: Se desea un nivel de servicio del 95%. Consultamos la tabla de la distribución normal:

Para un nivel de servicio del 95%, el factor de seguridad es K = 1,65.

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El Stock de Seguridad será, finalmente, un dato cuya unidad de medida son piezas, unidades del inventario.

SS = σ D x L = K

D x L (piezas)

Para calcular el ROP (en unidades) utilizamos la siguiente fórmula:

ROP = ( D x L ) + K

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D xL


2.2.4

Mejora continua y eliminación de Stock obsoleto

La mejora continua se refiere a una proceso recurrente de análisis, evaluación, propuesta y aplicación de mejoras. Esta filosofía es aplicable a la gestión de cualquier inventario, puesto que el conjunto de bienes que lo componen es siempre cambiante y requiere una atención continua sobre su fluctuación, cantidades, costes financieros, etc. La medida de la rotación del inventario también debe someterse a un replanteamiento periódico. Podrían, por ejemplo, establecerse medidas de la rotación sobre fracciones de inventario, discriminar conjuntos de bienes especiales, etc. Uno de los supuestos previos al evaluar el tiempo de rotación de un inventario es que los ítems contabilizados presentan cierta rotación; es decir, que se espera de ellos una cierta demanda en un tiempo determinado. Desde un punto de vista financiero, si un bien no es demandado durante el ciclo de operación esperado, repercute en un coste de gestión, financiera y operativa. Por otra parte, el valor de cualquier ítem almacenado está fluctuando de acuerdo a la inflación, precio del dinero, tipos de interés, etc. Desde un punto de vista técnico, algunos ítems pueden ser considerados críticos (de ellos no se espera que roten de acuerdo a una demanda, sino que permanezcan almacenados por motivos de seguridad) y otros ítems pueden pasar a considerarse obsoletos. Por ejemplo, si el inventario bajo estudio es un almacén de repuestos, cada vez que una máquina sea retirada, los repuestos que sólo estén vinculados a ella deben ser declarados obsoletos y podrían ser discriminados de los cálculos de rotación del inventario, independientemente de sí han sido retirados o no. Un seguimiento continuo de todas estas variables, y la readaptación de parámetros, cantidades, tiempos, etc., contribuye a una gestión óptima del inventario.

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3. Aplicación práctica: Situación inicial Como ejemplo para la aplicación de la reducción del ciclo de rotación de un inventario, vamos a tomar el Almacén de Repuestos que da servicio a la planta ya utilizada como modelo en el Apartado B de este estudio.

3.1 Descripción del Almacén de Repuestos El Almacén de Repuestos está instalado en la planta de producción de medicamentos, cerca de las áreas de fabricación y empaquetado y de los talleres mecánicos. Es gestionado por el Departamento de Ingeniería y Mantenimiento, a través de un Responsable de Almacén y de la aplicación informática MAXIMO 4i de MRO Software, a la que es posible acceder desde los equipos informáticos con los que cuenta el departamento. El inventario está ubicado en una sala acondicionada con cinco filas de estanterías (A, B, C, D y E) y con espacio auxiliar para repuestos de gran tamaño. El puesto de trabajo del Responsable de Almacén se encuentra en la propia sala, dónde además de su equipo informático se encuentra un equipo auxiliar habilitado para búsquedas de repuestos por parte de los mecánicos (que pueden así abastecerse en ausencia del Responsable de Almacén).

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La aplicación MAXIMO 4i permite ver que en el Almacén de Repuestos se guardan 3.127 Ítems, distribuidos en 5 diferentes tipos de Stock: Tipo de Stock NS OBS RNC SEG STK

Ítems

Ítem no en existencia Repuesto obsoleto Repuesto no crítico Repuesto de seguridad Repuesto crítico

738 613 297 33 1446 3.127

De acuerdo al tipo de existencia, la distribución de los repuestos es la siguiente: Tipo de existencia

1MEC 1ELECT 1PROT 4ELECT 4FILTRO 4IMPR 4LIMP 4MEC 4PROT 4QUIM 4ROPA

Ítems

Repuesto mecánico 1656 Repuesto eléctrico 901 Material de protección 69 Repuesto eléctrico consumible 2 Filtros y mangas consumibles 114 Material impresión consumible 85 Material limpieza consumible 25 Repuesto mecánico consumible 125 Material protección consumible 11 Producto químico consumible 88 Ropa de trabajo 51 3.127

En el software todos los repuestos aparecen listados en un mismo almacén, el Almacén 01. En este caso se ha decidido que el coste medio de los repuestos considerados de Seguridad (SEG) y Obsoletos (OBS) debe estar fijado (manualmente) a 0 €. De esta forma estos repuestos quedan fuera de las valoraciones del coste total y rotación del inventario. Cabe destacar que aunque el Almacén de Repuestos es gestionado por el Departamento de Ingeniería y Mantenimiento, no todos los materiales que guarda son repuestos de máquinas. Algunos materiales, como los químicos o la ropa, son propiedad de otros departamentos, aunque se aproveche el espacio físico y la capacidad de gestión de este Almacén. Para los cálculos de la rotación del inventario sólo serán tenidos en cuenta los repuestos de mantenimiento.

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3.2 Gestión del Almacén de Repuestos 3.2.1 Valoración del Stock. Indicadores clave. La gestión diaria del Almacén de Repuestos se realiza a través de MAXIMO 4i, que garantiza el control de las operaciones. A partir de la gestión y control podemos generar indicadores que cuantifiquen la situación y la dinámica del almacén, para lo cual nos veremos obligados a utilizar, además de MAXIMO 4i, otras aplicaciones informáticas.

Valor total del Stock El valor total de los repuestos en stock es el resultado de sumar el valor de todos los repuestos almacenados. Para ello no se tendrán en cuanta las fluctuaciones económicas (precio del dinero, amortizaciones, etc.) Valor del Stock de un Repuesto = Coste Unitario x Número de Unidades Valor Total del Stock = Σ valor de todos los repuestos Para obtener estos valores es necesario extraer los datos registrados en MAXIMO, que están almacenados en una base de datos SQL. Para ello utilizamos la información que nos proporciona MAXIMO en cuanto a tabla y campo del dato buscado, y a partir de ahí generamos un informe a través de una aplicación SQR. Además, podremos filtrar el Stock a valorar para obtener subtotales, por ejemplo Stock Total del Almacén 01, Stock Total de repuestos eléctricos. Todo esto lo veremos en detalle más adelante.

Valoración del Stock Adquirido

En este caso será necesario establecer un periodo de tiempo y generar un informe con la aplicación SQR que nos indique el valor total de los repuestos adquiridos en ese periodo.

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Rotación

Se considera Stock Final al valor total del Stock en la fecha en que se realiza el cálculo, y Stock Inicial al valor del Stock con 13 meses de anterioridad. A partir de estos datos y del Stock Adquirido, y con un periodo temporal de 13 meses, calculamos la rotación de acuerdo al método estudiado en el Apartado 2.1.

Rotación =

Stock Inicial + Stock Adquirido − Stock Final Stock Final

Turnover

Para obtener un dato visiblemente referenciado al tiempo, a partir de la rotación se calcula el Turnover, años necesarios para rotar todo el stock, tal y como se vio en el apartado 2.1.

Turnover =

1 Rotación

Procedimiento

Para controlar y cuantificar la rotación del inventario, se establece un indicador mensual. Por ello el primer día de cada mes el Responsable de Almacén lleva a cabo este procedimiento: 1. Generación de un informe que calcula el valor total del almacén en ese momento. Este informe se ejecuta mediante una aplicación SQR, se denomina ValueWarehouseInv.srm y se verá en detalle más adelante. 2. Generación de un informe que devuelve el valor del Stock Adquirido desde el primer día del mes anterior del año anterior hasta el último día del mes anterior. Este informe se ejecuta mediante una aplicación SQR, se denomina Turnover(Purchased-Stock).srm y se verá en detalle más adelante. 3. Cálculo de la Rotación a partir de los valores conseguidos en los pasos anteriores. 4. Cálculo del Turnover a partir del valor de rotación. 5. Publicación del dato de Turnover, para su consulta por todos los miembros del Departamento de Ingeniería y Mantenimiento y del Director de Planta 6. Valoración del resultado por parte del Gerente de Departamento y, sí procede, programación de reuniones o medidas correctivas.

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3.2.2 El lenguaje SQR SQR es un lenguaje de programación diseñado para generar informes sobre sistemas de gestión de bases de datos. El nombre es un acrónimo de Structured Query Reporter (Generador Estructurado de Informes de Consulta), y hace referencia a la relación con SQL, Structured Query Language (Lenguaje de Consulta Estructurado). La gran ventaja de SQR es la posibilidad de trabajar con grandes bases de datos y a partir de ellas filtrar y hacer eficazmente visible la información. SQR aporta grandes facilidades para mostrar información proveniente de bases de datos en distintos grupos, formatos, paginación, tamaños... generando informes aptos para su impresión. La lógica utilizada es la habitual en base de datos, una estructura de base de datos, tablas y campos. Base de Datos Tabla Campo

MAXIMO.INVBALANCES.CURBAL

Visual SQRibe

Para la obtención de los datos necesarios a la hora de valorar el Stock del almacén de repuestos, la aplicación utilizada es Visual SQRibe. Se trata un generador interactivo de informes basado en el lenguaje SQR. Con una sencilla apariencia y fácil uso, permite configurar hojas de datos seleccionando las tablas y campos que contienen la información necesaria para el informe.

Versión utilizada: 5.0 - Build 29 (1999, desarrollada por SQRIBE Technologies)

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3.2.3 El informe ValueWarehouseInv.srm Este informe se crea con el programa Visual SQRibe. Es un informe sencillo: se trata de extraer información de los campos de la base de datos de MAXIMO que nos sean necesarios. En este caso se trata de calcula el valor total del almacén en el momento en que se ejecute este informe. Los campos necesarios son: MAXIMO.INVBALANCES.CURBAL Current Balance o Balance actual: Número de unidades almacenadas MAXIMO.INVENTORY.AVGCOST Average Cost o Coste medio de las últimas recepciones MAXIMO.INVENTORY.ITEMNUM Número de Ítem: para listar y ordenar los repuestos en el informe Además se establece una cláusula que limita el tipo de repuestos que deben contabilizarse en el cálculo del Stock Total. En este caso se limita la suma a los repuestos eléctricos y mecánicos normales y consumibles (no se tienen en cuenta los materiales de protección, de limpieza, la ropa ni los químicos). Para establecer este filtro se usa el campo: MAXIMO.ITEM.STOCKTYPE Stock Type o Tipo de Stock. Y se limita a los casos en que sea igual a LIKE '1ELECT' '1MEC' '4ELECT' '4MEC' Por ultimo, se indica al informe que liste únicamente repuestos ubicados en el Almacén 01 (Almacén principal): MAXIMO.INVENTORY.LOCATION LIKE '01' El Responsable de Almacén es el encargado de ejecutar este informe el primer día de cada mes, lo cual seré imprescindible para controlar y cuantificar la rotación del inventario. El código SQL del archivo ValueWarehouseInv.srm se puede consultar en el Anexo I.

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3.2.4 El informe Turnover(Purchased-Stock).srm Se trata de un sencillo informe creado con el programa Visual SQRibe. Utiliza y muestra los campos de la base de datos de MAXIMO que son necesarios para calcular el valor total del Stock comprado durante el periodo de tiempo que el usuario introduzca en el momento de ejecutar el informe. Estos campos son: MAXIMO.MATRECTRANS. QUANTITY Quantity o Cantidad de unidades de la transacción. MAXIMO.MATRECTRANS.UNITCOST Unit Cost o Coste de la unidad objeto de la transacción. MAXIMO.MATRECTRANS.ITEMNUM Número de Ítem: para listar y ordenar los repuestos en el informe El informe preguntará, al ejecutarse, por las fechas de inicio y final que deben tomarse para valorar el coste del inventario adquirido. Esto se hace a través del campo MAXIMO.MATRECTRANS.ACTUALDATE Para indicarle al informe que tenga en cuenta sólo los repuestos comprados se utiliza el campo que hacer referencia al tipo de transacción, indicando que tome tan solo las recepciones, de esta forma: MAXIMO.MATRECTRANS.ISSUETYPE LIKE 'RECEP' Además se establece una cláusula que limita la suma a los repuestos eléctricos y mecánicos normales y consumibles (no se tienen en cuenta los materiales de protección, de limpieza, la ropa ni los químicos). Para establecer este filtro se usa el campo: MAXIMO.ITEM.STOCKTYPE Stock Type o Tipo de Stock. Y se limita a los casos en que sea igual a LIKE '1ELECT' '1MEC' '4ELECT' '4MEC' Por ultimo, se indica al informe que liste únicamente repuestos ubicados en el Almacén 01 (Almacén principal): MAXIMO.INVENTORY.LOCATION LIKE '01' El Responsable de Almacén es el encargado de ejecutar este informe el primer día de cada mes, lo cual seré imprescindible para controlar y cuantificar la rotación del inventario. El código SQL del archivo Turnover(Purchased-Stock).sqr se puede consultar en el Anexo I. - 166 -


3.3 Situación Inicial: Datos y gráficos Para valorar el escenario de partida se toman en consideración los datos de Stock total, Stock Adquirido y Turnover (Años para rotar el inventario) registrados durante un año entero, al que vamos a llamar AÑO 1. Año 1 Enero Febrero Marzo Abril Mayo Stock Inicial 194703 191064 193985 190227 200388 Stock Adquirido 50000 50000 50000 50000 50000 Stock Final 191064 193985 190227 200388 192427 Turnover

3,56

4,12

3,54

5,03

Junio

Julio Agosto Septi. Octub. Novie. Dicie.

192427 182413 198835 194707 193485 189375 188887 50000

50000

50000

50000

50000

50000

50000

182413 198835 194707 193485 189375 188887 193895

3,32

3,04

5,92

3,60

3,78

3,50

3,74

4,31

Medias Año 1 Stock Adquirido 50000 Stock Final 192474 Turnover (Años) 3,95

Stock Inicial Purchased Stock Stock final Turnover7,00 (AÑOS)

Evolución Turnover AÑO 1 250000

Stock (€)

5,00 150000

4,00

100000

3,00 2,00

50000

Turnover (Años)

6,00

200000

1,00 Diciembre

Noviembre

Octubre

Septiembre

Agosto

Julio

Junio

Mayo

Abril

Marzo

Febrero

0,00 Enero

0

Durante el año bajo estudio el Stock Adquirido se mantiene en 50.000 €. El Stock Total varía entre un máximo de 200.388 € y un mínimo de 182.413 € (es muy estable). Esto da un tiempo de rotación medio aproximado de 4 años, lo cuál se estima un tiempo demasiado extenso para la rotación de un Stock. El significado práctico de este dato implica que un repuesto que es adquirido para el Almacén de Repuestos permanece almacenado en él un tiempo medio de 4 años. Se decide realizar un estudio y posterior ejecución de medidas para reducir el tiempo de rotación de este inventario. También se hará un seguimiento del impacto de estas medidas durante los años posteriores.

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7. Aplicación práctica: Acciones de mejora El Departamento de Ingeniería y Mantenimiento que gestiona el Almacén de Repuestos ha decido intervenir para reducir el tiempo de rotación del inventario, ya que un tiempo medio de almacenamiento de 4 años supone demasiados gastos y denota poca eficacia en el uso de los recursos del Departamento. Las medidas para conseguir esta reducción serán las enunciadas en el punto 2.2 de este apartado: Estrategias de acortamiento del ciclo de rotación. La puesta en marcha, toma de decisiones, seguimiento y evaluación del resultado de la intervención será llevada a cabo por un equipo de tres personas que se reunirán periódicamente.

Responsable de Almacén Se encargará de aportar toda la información necesaria para ser valorada en las reuniones. Creará informes que monitoricen la situación del inventario utilizando los programas MAXIMO 4i, Microsoft Excel y Visual SQRibe. Implementará los cambios que se decidan y realizará el seguimiento posterior. Jefe de Mecánicos Aportará un punto de vista técnico sobre cada repuesto que sea objeto de estudio. Valorará si un repuesto es crítico, está obsoleto, debe ser considerado de seguridad, etc. Gerente de Ingeniería y Mantenimiento Tomará las decisiones en última instancia. Se encargará de estudiar los posibles acuerdos de Stock en consigna y establecer contactos con los proveedores. Reportará los resultados obtenidos a la dirección de la compañía.

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La intervención queda definida por un objetivo y un plan de acción:

Objetivo: Reducir el tiempo de rotación del inventario

Plan de Acción: 1) Creación de los informes necesarios para visualizar la situación del inventario, utilizando la información recogida durante meses por la base de datos del software CMMS. La atención debe centrarse en los repuestos más costosos, ya que toda reducción del ciclo de rotación pasa por la disminución del Stock total, y está debe enfocarse a los repuestos con mas peso en ese Stock. 2) Acotación del estudio a un grupo de repuestos o de proveedores. 3) Valoración de acuerdos para crear Stocks en consigna. Implementación de ellos si así se decide. 4) Estudio de cada uno de los repuestos más costoso, valorando si las cantidades económicas de compra y de punto de reposición deben ser modificadas, así como sí el tipo de stock es el correcto. Realización de las modificaciones oportunas. 5) Creación de un informe sobre los cambios realizados. 6) Seguimiento de la evolución. Reporte a la dirección de la compañía.

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4.1 Creación de Informes A la hora de emprender el análisis en busca de una mejora del tiempo de rotación del inventario, se cuenta con mucha información, gracias a la base de datos proporcionada por el CMMS (MAXIMO). Cuánto más tiempo hayan estado registrándose las transacciones (entrada y salida de repuestos, fechas, equipo en el que se usan) más datos respaldarán el análisis. En la ficha Almacén de la aplicación de Control de Almacén [Punto 3.5 del Apartado B] es posible visualizar el historial de salidas de cada repuesto durante los 3 años anteriores y el año actual. Esta información es muy útil a la hora de establecer el punto óptimo de reorden y la cantidad económica de compra para cada repuesto, pero requiere un periodo de uso del CMMS superior a los 3 años para poder ser utilizada con toda eficacia. En nuestro ejemplo se da este caso: es decir, la base de datos viene siendo alimentada desde hace más de 3 años. MAXIMO 4i ofrece la posibilidad de realizar informes y modificaciones relacionados con la optimización de algunos parámetros como EOQ y ROP. De una forma completamente automatizada, MAXIMO permite obtener el dato de cantidad económica de compra y punto de reorden para cada uno de los ítems registrados en el Almacén, en base a los tiempos de entrega registrados, al coste de la última ocasión en que se recibió el ítem y a los parámetros de I (coste de mantenimiento del inventario) y P (coste de realización de pedido) que son requeridos en el momento de ejecutar los informes. Durante la fase de estudio inicial en torno a la mejora de rotación del inventario, fue necesario estudiar qué era exactamente lo que hacía MAXIMO cuando se ejecutaban los informes de EOQ y ROP. Si el código reprodujera los ajustes que nos proponíamos hacer, en cuanto a fórmulas para el cálculo de EOQ y ROP, datos utilizados y grupo de repuestos implicados, no cabe duda de que la ejecución de estos informes habría sido el método más rápido y preciso para actualizar los valores en cuestión. Sin embargo, tras hacer algunas pruebas y revisar el código fuente de lo informes INVEOQ.sqr e INVROP.srq se observa que recalculan y eliminan los registros previos de Punto de Reorden y Cantidad Económica de Compra sin posibilidad de filtrar repuesto a repuesto, sino que aplican la operación a todos los ítems registrados. Esta operación no es la deseada (se estima demasiado agresiva) por lo que se decide hacer otro tipo de informes. Dado que se tiene total acceso a las tablas y campos de la base de datos SQL a través del programa Visual SQRibe, se puede hacer un informe a medida con los datos que nos interesen para nuestro estudio. El Informe se llamará ImprovementTurnover.sqr y listará la siguiente información de cada ítem:

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ImprovementTurnover.sqr

Campos a listar: Proveedor Número de Ítem Descripción del ítem Demanda anual en el año actual Demanda anual de un año antes Demanda anual de dos años antes Demanda anual de tres años Coste Unitario Unidades almacenadas Cantidad económica de compra fijada en MAXIMO Punto de Reorden fijado en MAXIMO

Cláusulas: Tipo de Stock como material mecánico o eléctrico, normal o consumible. Almacén 01

Al ejecutar este informe desde Visual SQRibe aparece una tabla de muchas páginas (hay 2.684 repuestos que se corresponden con las cláusulas establecidas) de la que es difícil extraer y visualizar la información necesaria. Por ello volcamos toda esta información a Microsoft Excel. Para ello Visual SQRibe permite generar informes en formato “.csv” (comma separated values) lo cual facilita la exportación del informe. Una vez que toda la información necesaria de los repuestos implicados está en un archivo de Microsoft Excel, es sencillo realizar una tabla definitiva con toda la información proveniente de la base de datos de MAXIMO, y añadir algunas columnas que completen la información necesaria.

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ImprovementTurnover.xls

En este punto se genera una tabla de Excel que aúne toda la información proveniente de la base de datos de MAXIMO (extraída a través de un informe de Visual SQRibe) con el resto de la información necesaria para recalcular los puntos de reorden y las cantidades económicas de compra. En la propia tabla de Excel se aplica la fórmula para la Cantidad Económica de Compra que se vio en el punto 2.2.2 de este apartado:

EOQ =

2xD xP I xC

D (Demand) Aprovechando que existe información con más de tres años en la base de datos de cada repuesto, se calcula la demanda media como la media de los 4 años implicados. P (Cost of a Purchase Order) El Departamento de Ingeniería y Mantenimiento le pide al Departamento de Compras un estudio para determinar el dato del coste ( € ) que le supone realizar un pedido, a partir del tiempo y recursos que emplea el Responsable de Almacén y de sus honorarios. Compras fija el coste de realizar un pedido en 25,77 €. I (Cost of Inventory Holding) Coste, en porcentaje sobre el valor unitario en €, que supone almacenar el pedido realizado. En este parámetro se valoran las inversiones en instalaciones de almacén y su mantenimiento, así como los gastos del personal dedicado a su gestión. El Departamento fija esta cantidad en 50. C (Cost of Item) Directamente el coste unitario extraído de MAXIMO. La fórmula para la Punto de Reorden (Como se vio en el punto 2.2.2 de este apartado) es:

ROP = ( D x L ) + K

D xL

L (Lead time) Directamente el tiempo de entrega extraído de MAXIMO Factor de Servicio (K) Representa un compromiso entre el mínimo riesgo de quedarnos sin material que deseamos y el inventario medio máximo que estamos dispuestos a mantener. Se estima un 95% de nivel de servicio, lo que equivale a una K=1,65 (Ver Tabla de valores de Z en una Distribución normal, punto 2.2.3 del Apartado B)

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Columnas de la tabla: Proveedor Número de Ítem Descripción del ítem Demanda media en los últimos 3 años (a partir de las demandas anuales) Coste Unitario Unidades almacenadas Coste total del stock actual de cada ítem P (Cost of a Purchase Order) I (Cost if inventory holding) Cantidad económica de compra fijada en MAXIMO Cantidad económica propuesta aplicando la fórmula L (Lead time) K (Factor de servicio) Punto de Reorden fijado en MAXIMO Punto de Reorden propuesto aplicando la fórmula

La tabla de Excel es un archivo de 50 páginas con este aspecto

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Llegados a este punto tenemos una tabla con toda la información necesaria de los 2.684 repuestos que pesan en el cálculo del Stock Total. Ahora es necesario organizar toda esa información de cara a las reuniones en las que se valoraran algunos de esos repuestos en detalle. El enfoque debe orientarse en primer lugar al grupo de repuestos más costoso, en segundo lugar al grupo de repuestos que más rotación presentan y en tercer lugar a aquellos repuestos suministrados por los proveedores más habituales.

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%StockValue

4.1.1 Gestión integral del mantenimiento mediante la aplicación de software de control

Repuestos más costosos

Desde la tabla de Microsoft Excel (ImprovementTurnover.xls) resulta muy sencillo ordenar los repuestos por su “peso” en el Stock Total.

Se comprueba que de los 2.684 ítems que se listan en el cálculo del Stock Total, tan sólo 1.105 contribuyen a la cifra final de 193.895 €. Del resto de los repuestos listados, o bien no se encuentra almacenada ninguna unidad, o bien están clasificados como Repuestos de Seguridad (SEG) o como Repuestos Obsoletos (OBS), en cuyo caso su coste medio ha sido manualmente fijado en 0 €.

StockValue Distribution 30,00%

25,00%

20,00%

15,00%

10,00%

5,00%

0,00%

AccumulativeStockValue %

Curiosamente, los 22 Repuestos más costosos equivalen al 20% del coste total del stock. Asimismo se llega al 30% del peso total con la mera suma de los 47 repuestos más costosos.

2,00%

1,80%

1,60%

1,40%

1,20%

1,00%

0,80%

0,60%

0,40%

0,20%

0,00%

Distribución de los 40 Repuestos más costosos, con un peso del 27, 67% del Stock Total

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MORDAZA DE SELLADO 32/37x57 PINZA A FRENO DH 10 P CUCHILLA 24/1,2x506mm MORDAZA DE SELLADO 32/27x56.5 CABEZAL DE IMPRESION AZUL SEPARADOS DE GOTAS (OFERTA Nº ABMILL SHAFT FOR 315 UPZ MADE FROM CAPSULA ANILLO COLECTOR SH-085 AX/4 CELULA DE CARGA NOBEL MOD. KIS-3 ESCOBILLA GENERADOR TAQUIMETRICO RUEDA FRONTAL Z=14 MANGUITO DE CUARZO QUARTZ VALVULA DE CLAPETA ACERO INOX. JUEGO DE 4 ESCOBILLAS PARA MOTOR COLECTOR SN039-02-XX 2-POLES TAMIZ MW ALAMBRE CUADRADO DE CHAIN 1219,2MM (CADENA) SONDA DE TEMPERATURA PT-100 CUCHILLA LONGITUDINAL D20/50x3mm REGULADOR FRECUENCIA ACCONTRASOPORTE EMPUJADOR DE CIERRE VALVULA DE CLAPETA ACERO INOX. LEVA DE ACOPLAMIENTO DISCO 0-9 (PRÄGESCHEIBE 0-9) MOTOR REDUCTOR REF. 8108266271 1 35-04B3A000-08 TOOTHED BELT 3 CILINDRO DE ELEVACION RM/8026/M/20 TARJETA MOTOR DOSIFICACION FOTOCELULA VISOLUX MLV40-54-1795 10GOMA BLANCA ALIMENTARIA DE RUEDA DENTADA Z-16 DISCO 0-9 (PRÄGESCHEIBE 0-9) TUBERIA DETECTOR DE METALES LAMPARA DE ARCO UNIDAD MOTOR AGITADOR SF30AT 71C-4 1/4CV PERNO DE CENTRAJE 12 X 120 JUEGO COMPLETO DE PLACAS CON JUEGO COMPLETO DE PLACAS CON TUBENHALTER (PORTA TUBOS


Para completar la caracterización del inventario bajo estudio, utilizamos las siguientes tablas:

Datos generales: Número de Ítems listados Ítems con peso en el Stock Unidades totales con peso en el Stock Stock Total Coste medio / ítem Coste medio / unidad Número medio de unidades / ítem

2.684 1.105 12.852 193.895 € 175, 47 € 15, 08 € 11,63

Concentración del Stock: Nº de ítem en que se alcanza el... 10 % Stock 7 20 % Stock 22 40 % Stock 83 50 % Stock 134 100 % Stock 1.105

Conclusiones:

El inventario bajo estudio se caracteriza por concentrar su valor en un grupo reducido de repuestos muy costosos.

El análisis debe acotarse al grupo de repuestos más costosos.

Por decisión de la gerencia, se limita el estudio caso a caso a los 165 Ítems con más peso en el inventario (que equivalen al 55% del Stock Total)

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%Usage

4.1.2

UsageLevel

1,01 1,42 14,37

0,05 0,06 0,06 0,08 0,20 0,00

80,00

70,00

60,00

50,00

40,00

30,00

20,00

10,00

0,00


4,25

0,00 0,00 0,13 0,18 0,24 0,24 0,00

Repuestos que más rotan

0,50

Cuando se pretende optimizar el tiempo de rotación de un inventario, tiene sentido enfocar el análisis hacia el grupo de repuestos que presentan una gran rotación, y replantear en cada caso si el punto de reorden y la cantidad económica de compra están correctamente fijados.

0,00

Acc.Usage

Desde la tabla de Microsoft Excel (ImprovementTurnover.xls) resulta muy sencillo ordenar los repuestos por sus demandas respectivas.

30,00

25,00

20,00

15,00

10,00

5,00

0,00

Distribución de los 40 Repuestos que presentan mayor rotación

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TERMINAL PREAISLADO 1,50mm. PUNTA HUECA LAMPARA FLUORESCENTE OSRAM DULUX L CEBADOR 4...80w. FS-11 SYLVANIA TERMINAL PREAISLADO 4,00mm. PUNTA HUECA LAMPARA FLUORESCENTE OSRAM DULUX L ANILLO DE FELPA D30/20x5 B"" MANILLA STAR-STBU CIEGA 111866301 TERMINAL PREAISLADO 2,5mm. HORQUILLA BFTERMINAL PREAISLADO 1,50mm. ANILLA DE TERMINAL PREAISLADO 1,50mm. ANILLA DE CUCHILLA LONGITUDINAL D20/50x3mm (RULINA) TUBO VINILO DE 6-8m/m. TUBO VINILO DE 6-8m/m. TUBO VINILO 4-6m/m TUBO VINILO 4-6m/m TUBO FLUORESCENTE 36 W. L.D. T DE UNION PARA TUBO DE 1,25mm TB/16 RODAMIENTO 6005-2Z QE6 SKF RODAMIENTO 6005-2Z QE6 SKF LAMPARA DE SEÑALIZACION OSRAM" RETEN 30x42x6 TEFLON (NO STANDARIZADO) RETEN 37x50x6 TEFLON (NO STANDARIZADO) LAMPARA POWERSTAR HQI-BT 400W/D MORDAZA DE SELLADO LAMPARA DE SEÑALIZACION BAYONETA 24v/3w. CASQUILLO GLICODUR 10-12-10 CUCHILLA 24/1,2x506mm (AFILADAS) RESISTENCIA DE CALEFACCIÓN 200W/36V RETEN 55-70-8mm RETEN 55-70-8mm MUELLE INOX PARA RETEN 55-70-8mm MUELLE INOX PARA RETEN 55-70-8mm RETEN 40-55-7 RETEN 40-55-7 CINTA CONTRAPESADO HOJA EMPATEC PT.201 TEMP. -175+260ºC 40 BAR VEL: CORREA TRAPEZOIDAL A-88 (13x2240 Li) CORREA TRAPEZOIDAL A-88 (13x2240 Li) CONTRATUERCA PG-13 RETEN 30x42x8 TEFLON (NO STANDARIZADO)


El gráfico de la página anterior muestra, de cada uno de los repuestos que más rotan:

El porcentaje de unidades que son consumidas anualmente, en relación a las unidades totales de todos los repuestos que se consumen en el almacén

El coste anual de las unidades consumidas, en relación al coste total de los repuestos que salen del Almacén

El porcentaje acumulado de salidas totales representadas por estos cuarenta repuestos

Datos generales: Número de Ítems listados Ítems demandados anualmente Unidades totales listadas Unidades demandadas anualmente

2.684 484 12.852 2.370

Concentración de la demanda: Nº de ítem en que se alcanza el... 25 % Demanda Total 1 40 % Demanda Total 5 50 % Demanda Total 9 75 % Demanda Total 48 100 % Demanda Total 484 Conclusiones:

La mayor parte de los repuestos del inventario bajo estudio no son demandados al cabo de un año.

No se trata de un inventario de demanda intensiva: al contrario, probablemente exista una mayoría de repuestos almacenados por precaución o incluso obsoletos.

Un grupo pequeño de repuestos representan la mayor parte de la demanda anual de unidades.

No tiene sentido enfocar el estudio a los repuestos más demandados porque son repuestos con poco peso en el Stock Total.

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4.2 Stock en consigna Dado el objetivo de reducción del Stock Total del inventario bajo estudio, resulta interesante plantear la implantación de sistemas de consigna con alguno de los proveedores principales. Esto implicaría una reducción directa del stock, al no suponer los materiales coste alguno hasta el momento de ser utilizados. A través de las reuniones del equipo designado, y fundamentándose en los datos y experiencias aportados por el Responsable de Almacén, se decide valorar un acuerdo con el proveedor principal del Departamento de Ingeniería y Mantenimiento: la compañía suministradora RODACIR S.A. El Gerente del Departamento es el encargado de la propuesta y negociación con el proveedor. El Responsable de Almacén elabora una tabla con los repuestos susceptibles de pasar a formar parte de un Almacén en consigna, en total 155 repuestos. Finalmente se acuerda con el proveedor:

Establecer un Stock en consigna de 74 repuestos (seleccionados en función de la demanda habitual y de la criticidad)

Formalizar los acuerdos a través de un contrato y de tres anexos con las tablas estandarizadas para llevar a cabo los trámites futuros.

En el momento de crear la consigna, se ven afectados un total de 74 ítems y de 523 unidades. La reducción en el Stock Total es inmediata, por valor de 4.842,49 € , que dejan de contabilizarse en los informes.

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4.2.1

Contrato de Stock en Consigna

ACUERDO DE MERCANCÍA EN DEPÓSITO Entre RODACIR S.A. y Laboratorio Farmacéutico S.A. Introducción Reunidos los representantes de las empresas RODACIR S.A y Laboratorio Farmacéutico S.A. y dando continuidad a la relación comercial existente entre ambas empresas acuerdan establecer un depósito de mercancía regulado por los siguientes puntos.

1- OBJETO RODACIR S.A. depositará sin cargo alguno para Laboratorio Farmacéutico S.A., en el almacén de esta última, la mercancía de RODACIR S.A., cuya relación figura adjunta en el Listado de Materiales aceptado por ambas partes. En el Anexo I de este documento se puede ver un ejemplo del mismo. En dicho listado y para cada posición, se indicarán al menos los siguientes datos: cantidades para pedido de reposición, nivel mínimo de stock, plazos máximos de entrega, precio, material de uso exclusivo para Laboratorio Farmacéutico S.A. y material crítico para Laboratorio Farmacéutico S.A.

2- CANTIDADES DE DEPÓSITO RODACIR S.A. se compromete a mantener el depósito de los artículos y cantidades indicados en el Listado de Materiales indicado anteriormente. Dicho materiales pertenecerán a RODACIR S.A. hasta que sean transferidos para su uso en la fábrica, momento en el que pasarán a ser propiedad de Laboratorio Farmacéutico S.A. Los materiales depositados podrán variarse previo acuerdo de las partes, en función del movimiento real de cada artículo (altas, bajas o modificaciones a los datos indicados). El listado de materiales se revisará por ambas partes con frecuencia trimestral y cada variación del mismo será cumplimentada mediante una Hoja de Registro (Anexo I). Los materiales indicados como uso exclusivo para Laboratorio Farmacéutico, por considerarse de uso no habitual de stock para RODACIR S.A , en caso de cancelación de depósito se facturarán a LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A..

3- FACTURACIÓN Y PAGO RODACIR S.A facturará cada material repuesto mediante las condiciones de facturación habituales, al precio establecido en el Listado de Materiales. La facturación de los suministros que se reponen en un mes se incluirá en UNA única factura, a emitir a finales de mes, como concepto de material consumido en consigna. El material de uso exclusivo para LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A. que transcurrido un tiempo del contrato (un año) no se haya repuesto pasara a ser propiedad de LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A., facturándolo mediante las condiciones habituales.

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4- CONTROL DE EXISTENCIAS RODACIR S.A podrá realizar, con una antelación mínima de una semana y en horario de mañana, junto con un representante de LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A., cualquier comprobación relativa a las existencias del material depositado, así como en lo que hace referencia a sus condiciones de almacenamiento, para tener completa seguridad de la conservación del material depositado. En el caso de comprobar diferencias en el inventario o encontrarse deteriorados de manera que no pudieran aprovecharse normalmente, LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A. responderá ante RODACIR S.A . En cualquiera de los casos anteriores RODACIR S.A procederá a la reposición y facturación de dichos materiales como si hubieran sido utilizados. LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A. emitirá un informe de inventario interno, al menos cada 3 meses (para el material crítico). Los materiales listados estarán ubicados en una zona específica del Almacén de Repuestos de LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A..

5.- REPOSICIÓN DEL MATERIAL LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A. enviará las notificaciones de consumo de repuestos vía eMail o Fax (con confirmación telefónica), para su reposición en el plazo de entrega fijado (Anexo III). LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A. se reserva la aceptación de la entrega del material al buen estado del material y a la falta de cualquier anomalía.

6- PRECIOS Los precios del material depositado serán los que figuren en el Listado de Materiales, considerados fijos hasta finales de año. Dichos precios podrán ser revisados anualmente para la aplicación de nuevas tarifas en base al IPC interanual, salvo casos puntuales, y deberán ser siempre aceptadas por ambas partes.

7- DURACIÓN DEL ACUERDO La duración del presente acuerdo será hasta el 31/12/2008 a partir de la fecha de su firma. De no existir denuncia por alguna de las partes el contrato se extenderá automáticamente renovado por otro año, siendo acordada previamente la modificación de precios que existiera.

8- RESCISIÓN DEL ACUERDO En el caso que se produjera causas importantes de incumplimiento de lo pactado, el Acuerdo podrá ser rescindido por cualquiera de las partes, comunicándola a la otra por escrito con al menos un mes de antelación, y sin que sea necesario llegar a la fecha de finalización del acuerdo. Si surgieran, durante la vigencia del Acuerdo, interpretaciones diferentes de algunas cláusulas, ambas partes tratarán de solucionar estas diferencias de forma amistosa. Si las discrepancias continuasen, las partes intervinientes acuerdan que todo litigio, discrepancia, cuestión o reclamación resultante de la ejecución o interpretación del presente acuerdo o relacionado con él, directa o indirectamente, se - 181 -


resolverán definitivamente mediante el sometimiento a la decisión de los Juzgado y Tribunales españoles de la Comunidad de Madrid.

9- GARANTÍAS Como garantía de servicio, LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A. realizará un seguimiento trimestral del nivel de servicio prestado por RODACIR S.A , en particular en cuanto al cumplimiento de plazos de entrega fijados y en el mantenimiento de las cantidades mínimas establecidas en el listado. Los materiales en depósito quedarán cubiertos por la cobertura del seguro de LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A. ante causas mayores tales como robo, incendio, explosión u otro tipo de catástrofe.

10- CONFIDENCIALIDAD Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN Toda la información relacionada con el presente acuerdo se considerará confidencial hasta 2 años después de la terminación del mismo. Dicha información no podrá revelarse a nadie por ninguna de las partes ni en su totalidad ni parcialmente sin el previo consentimiento escrito de la otra, salvo que ello venga impuesto por la normativa o por la decisión de la autoridad administrativa o judicial. Se considera, así mismo, información propiedad de LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A. y sujeta a confidencialidad toda aquella que se genere como consecuencia de la prestación del servicio del presente acuerdo.

11- CONDUCTA ÉTICA EN LOS NEGOCIOS Las partes firmantes del presente acuerdo garantizan que mantienen una conducta ética en las actividades y negocios que realizan, dentro del marco de las legislaciones española y comunitaria. Así mismo, las partes firmantes garantizan que hasta donde ellas conocen, no existe vinculación personal y/o profesional entre RODACIR S.A y LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A. que pudiera afectar negativamente en la prestación del servicio objeto del presente acuerdo.

12- IMPLANTACIÓN DEL DEPÓSITO EN CONSIGNA Para proceder a implantar este sistema bajo consigna, se realizará una puesta a punto inicial (RODACIR S.A + LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A.) tras la firma del acuerdo. Luego se abrirá un periodo de transición, a definir entre ambas partes, en el que los materiales consumidos por LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A. se repondrán como consigna, con doble entrega: por uso y para consigna. Finalmente se realizará un ajuste final, para ajustar el Stock en Consigna a las cantidades indicadas en el Listado de Materiales.

LABORATORIO FARMACÉUTICO S.A.

RODACIR S.A.

Pedro Alonso Ruiz DNI XX.XXX.XXX-Y Director financiero y administrativo

Javier Escudero Mauricio DNI XX.XXX.XXX-Y Gerente - 182 -


Anexo I

Aspecto del Anexo I

- 183 -


Anexo II

Aspecto del Anexo II

- 184 -


Anexo III Nº de Acuerdo: 0111/05 ANEXO-III

PETICION REPUESTOS EN CONSIGNA ALTA / REPOSICION REPOSICION

Código Repuesto

Descripción

Referencia

200000000135 TUBO VINILO DE 6-8m/m.

TUBNY68

Aspecto del Anexo III

- 185 -

Nivel Min.

ROP

5,00 100,00

PPV 0,79 Eur

Plazo de reposición 1 DIA


4.2.2

Implementación de la Consigna

Como resultado de la implementación del almacén en consigna, será necesario implementar un segundo almacén en la aplicación informática, el Almacén 02. La distribución final quedará así:

Almacén 01: Almacén principal. Pertenece a la compañía y era el único existente en el momento en que la aplicación fue instalada. Tipo de Stock NS OBS RNC SEG STK

Items

Item no en existencia Repuesto obsoleto Repuesto no crítico Repuesto de seguridad Repuesto crítico

738 613 297 33 1372 3053

Tipo de existencia

1MEC 1ELECT 1PROT 4ELECT 4FILTRO 4IMPR 4LIMP 4MEC 4PROT 4QUIM 4ROPA

Items

Repuesto mecánico 1585 Repuesto eléctrico 901 Material de protección 69 Repuesto eléctrico consumible 2 Filtros y mangas consumibles 114 Material impresión consumible 85 Material limpieza consumible 25 Repuesto mecánico consumible 122 Material protección consumible 11 Producto químico consumible 88 Ropa de trabajo 51 3053

Almacén 02: Almacén en Consigna. El material pertenece al proveedor, pero se encuentra en las instalaciones del almacén de repuestos. Tipo de Stock STK

Repuesto crítico

Tipo de existencia

1MEC 4MEC

Repuesto mecánico Repuesto mecánico consumible

Items 74 74 Items

71 3 74

- 186 -


El valor total de los repuestos implicados es de 4.842,49 €. Esta cantidad supondrá un ahorro directo e inmediato, ya que para los cálculos de rotación sólo cuenta el Almacén 01.

Valoración de los repuestos que pasan al Almacén 02 (Stock en consigna):

- 187 -


4.3.

Estudio de los repuestos más costosos

De acuerdo a las conclusiones extraídas tras estudiar los informes de repuestos más costosos (Punto 4.1.1 de este Apartado) se decide realizar un análisis ítem a ítem de los 165 repuestos más costosos, que equivalen al 55% del valor del Stock Total. Este análisis se llevará a cabo mediante reuniones del equipo asignado. El Responsable de Almacén es el encargado de proporcionar la información necesaria (una tabla o con los datos necesarios para la toma de decisiones); el Jefe de Mecánicos aporta una visión técnica de cada repuesto; al Gerente del Departamento de Ingeniería y Mantenimiento le corresponde la decisión final. Sobre cada uno de los repuestos se plantean diferentes cuestiones fundamentales para el objetivo final de reducción del tiempo de rotación del inventario: -

¿Tiene correctamente fijada su Cantidad Económica de Compra (EOQ)? ¿Y su Punto de Reorden (ROP)?

-

¿El Tipo de Stock está correctamente definido (STK, RNC, SEG)? ¿Tendría sentido considerarlo repuesto de seguridad? ¿Tendría sentido considerarlo repuesto no crítico?

-

¿Se trata de un repuesto obsoleto?

-

¿Es el Departamento de Ingeniería y Mantenimiento el propietario de este repuesto? ¿Es un ítem enfocado a otros Departamentos, como el de Producción o el de Medio Ambiente?

-

En el caso de que se decida realizar algún cambio sobre la situación previa ¿Tiene sentido realizar cambios similares en otros repuestos relacionados, aunque no se encuentren entre los más costosos?

También deben plantearse otras cuestiones tangenciales, aplicando la oportunidad del análisis en un marco de mejora continua: -

¿Es correcta la descripción del repuesto? ¿Se podría completar para hacerlo más fácil de encontrar por los empleados?

-

¿Está bien definido dónde se usa?

-

¿Es realista el tiempo de entrega definido?

-

¿Está correctamente definida su ubicación en el almacén? ¿Debe actualizarse?

- 188 -


4.3.1

Tipos de Ajuste

A lo largo de estas reuniones se decidirá aplicar cambios en algunos de los repuestos, y en otros no se modificará nada. Pueden surgir distintos tipos de ajustes:

Ajustes que suponen una disminución del Stock inmediata:

de STK a SEG El repuesto pasa a ser considerado como de seguridad, por lo que el coste medio se actualiza a 0€. de RNC a SEG El repuesto pasa a ser considerado como de seguridad, por lo que el coste medio se actualiza a 0€. de STK a OBS El repuesto pasa a ser considerado como obsoleto, por lo que el coste medio se actualiza a 0€ (no se espera ningún tipo de rotación por lo que no tiene sentido computarlo en el cálculo de la misma). de 4MEC a 4PROD El repuesto pasa a considerarse propiedad del Departamento de Producción, por lo que deja de conmutar en el Stock propio del Departamento de Ingeniería y Mantenimiento. de 4MEC a 1PROD El repuesto pasa a considerarse propiedad del Departamento de Producción, por lo que deja de conmutar en el Stock propio del Departamento de Ingeniería y Mantenimiento.

Ajustes que suponen una disminución del Stock futura:

de STK a RNC El repuesto pasa a considerarse no crítico, por lo que la próxima vez que el Almacén se quede sin ninguna unidad no se pedirá automáticamente. Esto debe suponer una reducción del Stock Total a medio plazo. Ajustes en EOQ y ROP Si los puntos de EOQ y ROP se replantean a la baja, se producirá una reducción del Stock Total según se vayan consumiendo unidades del repuesto. Si estos puntos se cambiasen hacia valores superiores, lo esperado es un aumento del Stock.

- 189 -


Otros ajustes:

Cambios de Tipo de Stock cuando no hay ninguna unidad El repuesto cambia de grupo pero al no haber unidades no hay repercusión alguna en el Stock Total. Se completan descripciones Algunas descripciones pueden resultar poco apropiadas para localizar el ítem en cuestión. Se aprovecha este repaso repuesto a repuesto para completar estas descripciones. Se actualiza / cambia Dónde se usa Es posible que un ítem asociado a un equipo pueda ser también útil para equipos adquiridos con posterioridad, o que algún ítem siga erróneamente asociado a algún equipo ya retirado. Cambia Tiempo de Entrega Se actualiza el plazo de entrega previsto de acuerdo a la experiencia del Responsable de Almacén o de los datos de MAXIMO. Se actualiza el estante Es posible que algún ítem pueda tener asociada una ubicación errónea. El repaso repuesto a repuesto puede ayudar a detectar algún caso de este tipo.

- 190 -


4.3.2

Tabla de Repuestos a analizar

- 191 -


- 192 -


165 Repuestos 583 Unidades 105.918 € 55 % Stock Total

- 193 -


4.3.3

Cambios realizados


- 194 -



- 195 -


Otros Ajustes

- 196 -


5. Aplicación práctica: evolución y conclusiones 5.1 Resumen de los cambios realizados


Ajustes realizados 74 47 4 2 1 128

Disminución Stock

ítems pasan a stock en consigna ítems pasan a considerarse de seguridad ítems pasan a considerarse obsoletos ítems pasan a considerarse repuesto de producción ítem actualiza balance a 0 unidades

Ítems afectados

Total

Disminución Futura

ítems pasan a considerarse no críticos ítems ven reducido sus EOQ y/o ROP ítems ven aumentada su EOQ

Ítems afectados

34.322,37 €


Ajustes realizados 25 22 2 49

4.842,49 € 25.325,53 € 1.865,60 € 1.149,21 € 1.139,54 €

13.093,27 € 8.961,24 € -92,22 €

Total

21.962,29 €

Otros ajustes

13 Ítems afectados por otro tipo de ajustes

Impacto en el Stock:

Stock Total antes de los cambios Reducción inmediata Stock Total después de los cambios Reducción inmediata en porcentaje Reducción futura Reducción futura en porcentaje Reducción Total del Stock

193.895 € 34.322€ 159.573 € 17,70 % 21.962 € 11,33 % 56.284 €

Reducción Total del Stock en porcentaje

29,03 %

- 197 -


5.2 Evolución Prevista Se simula una evolución del Stock Total y del tiempo de rotación de acuerdo a los siguientes presupuestos: -

En enero del Año 2 (simulado) se aplica una rebaja inmediata de acuerdo a los cambios realizados (34.322 €).

-

La rebaja futura debe simularse de acuerdo al tiempo de rotación medio que tenía el inventario antes de los cambios. Se trata de repuestos que se irán consumiendo de acuerdo a la propia demanda del Departamento, y que se estima que se terminarán de consumir dentro de 3,95 años.

-

Son necesarios 4 años de simulación para completar una previsión del impacto que tendrán los cambios realizados en Enero del Año 2. La reducción de 21.962 € se reparte entre los 47 meses posteriores, a razón de 462,28 € por mes. Stock Inicial Purchased Stock Stock final Turnover 7,00(AÑOS)

Evolución Turnover 5 Años 250000

6,00

Stock (€)

5,00 150000

4,00 3,00

100000

2,00 50000

1,00 0,00

0 Año 1

Año 2

Stock Inicial Stock Final

Año 3

Año 4

193.895 € 137.611 €

Turnover Inicial 3.95 Años Turnover Final 2,73 Años (-30,9 %) Turnover medio 3,13 Años (-20,7 %)

- 198 -

Año 5

Turnover (Años)

200000


5.3 Conclusiones

Se ha conseguido una reducción importante del tiempo de rotación del inventario. Por lo tanto se ha cumplido el objetivo inicial.

La mayor reducción se ha motivado al cambio de tipo de stock de muchos de los repuestos más costosos, que dejan de pesar en el cálculo de la rotación. Por tanto siguen siendo comprados y almacenados, y en gran medida no se ha realizado un reducción real sino sólo a efectos contables.

El repaso pieza a pieza de los repuestos más costosos ha permitido actualizar la situación de la parte más crítica del inventario. Este tipo de acciones deberían realizarse periódicamente, para garantizar el control del inventario y asegurar la mejora continua.

La implantación del Stock en Consigna, además de producir un reducción en el Stock, supondrá una relación más estrecha con el proveedor. Los resultados deben evaluarse periódicamente, y deberá plantearse si proceder de igual modo con otros proveedores.

El software CMMS MAXIMO 4i ha supuesto una ayuda importante, pero ha sido incapaz de cubrir todos los aspectos, siendo necesario el uso de otros dos programas para alcanzar la precisión deseada. El CMMS debería ser actualizado para futuras iniciativas de este tipo.

- 199 -


- 200 -


Anexo I

Código de los archivos SQR

- 201 -


- 202 -


1. Código SQR de ValueWarehouseInv.sqr !-------------------------------------------------------------------------------! Generated by VisualSQRIBE 5.0.0.29 ! ! Filename: K:\Informes MAXIMO\KPIs\ValueWarehouseInv.sqr ! Format : Tabular !-------------------------------------------------------------------------------Begin-Setup Declare-Layout Default Orientation = Portrait Paper-Size = (Letter) Top-Margin = 0.50 Bottom-Margin = 0.50 Left-Margin = 0.50 Right-Margin = 0.70 Line-Height = 1 Char-Width = 1 End-Declare End-Setup Begin-Program Do Main End-Program Begin-Procedure Main Position (1,1) Do CreateCSV_Main Move 0 To #_1ROW_COUNT Move 0 To #SUM_Coste Move 0 To #SUM_CURBAL Print-Direct printer=html '%%ResetColor' Print-Direct printer=html '%%ResetBorder' Begin-Select (MAXIMO.INVBALANCES.CURBAL * MAXIMO.INVENTORY.AVGCOST) &Coste Alter-Printer Font=902 Point-Size=10 ! [SQR.INI] 902=@Arial Unicode MS,proportional MAXIMO.INVENTORY.ITEMNUM (11,1,16)

- 203 -


Alter-Printer Font=902 Point-Size=8 MS,proportional DESCRIPTION (12,105,26)

! [SQR.INI] 902=@Arial Unicode

Alter-Printer Font=902 Point-Size=10 MS,proportional


Print &coste (13,439) Edit 99999999999.99na CURBAL (14,249) Edit 99999.99na AVGCOST (14,314) Edit 99999999.99na Alter-Printer Font=901 Point-Size=10 Dlg,proportional ISSUE1YRAGO (14,379) Edit 9999999.99na

! [SQR.INI] 901=MS Shell

let $vs_csv_data = '"' || &MAXIMO.INVENTORY.ITEMNUM || '"' let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || '"' || &DESCRIPTION || '"' let $CURBAL_num = to_char(&CURBAL) let $CURBAL_num_tmp = edit(&CURBAL,'9999999999999.99') let $CURBAL_num = ltrim($CURBAL_num_tmp,' ') let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || $CURBAL_num let $AVGCOST_num = to_char(&AVGCOST) let $AVGCOST_num_tmp = edit(&AVGCOST,'99999999999.9999') let $AVGCOST_num = ltrim($AVGCOST_num_tmp,' ') let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || $AVGCOST_num let $Coste_num = to_char(&Coste) let $Coste_num_tmp = edit(&Coste,'99999999999.999999') let $Coste_num = ltrim($Coste_num_tmp,' ') let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || $Coste_num let $ISSUE1YRAGO_num = to_char(&ISSUE1YRAGO) let $ISSUE1YRAGO_num_tmp = edit(&ISSUE1YRAGO,'9999999999999.99') let $ISSUE1YRAGO_num = ltrim($ISSUE1YRAGO_num_tmp,' ') let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || $ISSUE1YRAGO_num write 1 from $vs_csv_data Add &Coste To #SUM_Coste Add &CURBAL To #SUM_CURBAL Add 1 To #_1ROW_COUNT Print-Direct printer=html '%%ResetColor' Next-Listing SkipLines=2 Need=16 From MAXIMO.ITEM, MAXIMO.INVENTORY, MAXIMO.INVBALANCES - 204 -


Where MAXIMO.ITEM.ITEMNUM = MAXIMO.INVENTORY.ITEMNUM AND MAXIMO.ITEM.ITEMNUM = MAXIMO.INVBALANCES.ITEMNUM AND (MAXIMO.ITEM.STOCKTYPE LIKE '1ELECT' OR MAXIMO.ITEM.STOCKTYPE LIKE '1MEC' OR MAXIMO.ITEM.STOCKTYPE LIKE '4ELECT' OR MAXIMO.ITEM.STOCKTYPE LIKE '4MEC') AND MAXIMO.INVENTORY.LOCATION LIKE '01' Order By MAXIMO.INVENTORY.ITEMNUM End-Select Next-Listing Print-Direct printer=html '%%ResetColor' Next-Listing Need=16 If #_1ROW_COUNT > 0 Alter-Printer Font=902 Point-Size=10 MS,proportional


Print #SUM_Coste (15,432) Bold Edit 999999999999.99na Print 'Total =' (16,388) Bold Print #SUM_CURBAL (15,230) Bold Edit 999999999999na Print 'Conteo Total =' (16,157) Bold End-If Next-Listing Close 1 Print-Direct printer=html '%%ResetColor' Print-Direct printer=html '%%ResetBorder' End-Procedure Begin-Procedure CreateCSV_Main Add 1 To #_CSVINDEX_Main

- 205 -


Let $_CSVFILE_Main='C:/sqribe/VisualSQRIBE/PROGRAM/html/ValueWareho useInv_Main_' || to_char(#_CSVINDEX_Main) || '.csv' Open $_CSVFILE_Main as 1 for-writing record=32767:vary let $vs_csv_data = '"MAXIMO.INVENTORY.ITEMNUM"' let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || '"DESCRIPTION"' let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || '"CURBAL"' let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || '"AVGCOST"' let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || '"Coste"' let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || '"ISSUE1YRAGO"' write 1 from $vs_csv_data End-Procedure Begin-Heading 36 Print-Direct printer=html '%%ResetColor' Print-Direct printer=html '%%ResetBorder' Alter-Printer Font=901 Point-Size=10 Dlg,proportional


Print $current-date (10,1) edit 'MM/DD/YYYY' Page-Number (10,505) Print 'Itemnum' (34,1,7) Underline Bold Print 'Description' (34,110,11) Underline Bold Print 'Total Cost' (34,447,10) Underline Bold Print 'Quantity' (33,250,8) Underline Bold Print 'UnitCost' (34,327,8) Underline Bold Alter-Printer Font=902 Point-Size=14 MS,proportional


Print 'Value of Warehouse Inventory' (17,145,28) Underline Bold Alter-Printer Font=901 Point-Size=10 Dlg,proportional Print 'Parts Used' (33,379,10) Underline Bold End-Heading

- 206 -



2. Código SQR de Turnover(Purchased-Stock).sqr !-------------------------------------------------------------------------------! Generated by VisualSQRIBE 5.0.0.29 ! ! Filename: K:\Informes MAXIMO\KPIs\Turnover(Purchased-Stock).sqr ! Format : Tabular ! -------------------------------------------------------------------------------Begin-Setup Declare-Layout Default Orientation = Portrait Paper-Size = (Letter) Top-Margin = 0.50 Bottom-Margin = 0.50 Left-Margin = 0.50 Right-Margin = 0.70 Line-Height = 1 Char-Width = 1 End-Declare End-Setup Begin-Program Do Get-Input Do Main End-Program Begin-Procedure Get-Input ! ----------------------------Label_101_ACTUALDATE: Input $_I101_ACTUALDATE 'Fecha Inicial' MaxLen=26 Type=Char If Upper($_I101_ACTUALDATE) = 'TODAY' Let $_I101_ACTUALDATE = 'TODAY' Else If SubStr($_I101_ACTUALDATE, 1, 1) != '''' Let $_I101_ACTUALDATE = '''' || $_I101_ACTUALDATE || '''' End-If End-If Let $where_clause101 = 'ACTUALDATE >= ' || $_I101_ACTUALDATE ! ----------------------------Label_102_ACTUALDATE: Input $_I102_ACTUALDATE 'Fecha Final' MaxLen=26 Type=Char If Upper($_I102_ACTUALDATE) = 'TODAY' Let $_I102_ACTUALDATE = 'TODAY'

- 207 -


Else If SubStr($_I102_ACTUALDATE, 1, 1) != '''' Let $_I102_ACTUALDATE = '''' || $_I102_ACTUALDATE || '''' End-If End-If Let $where_clause102 = 'ACTUALDATE <= ' || $_I102_ACTUALDATE End-Procedure Begin-Procedure Main Position (1,1) Do CreateCSV_Main Move 0 To #_1ROW_COUNT Move 0 To #SUM_Total Print-Direct printer=html '%%ResetColor' Print-Direct printer=html '%%ResetBorder' Begin-Select (MAXIMO.MATRECTRANS.QUANTITY * MAXIMO.MATRECTRANS.UNITCOST) &Total Alter-Printer Font=903 Point-Size=10 MS,proportional


MAXIMO.MATRECTRANS.ITEMNUM (11,1,18) ISSUETYPE (11,115,8) ACTUALDATE (11,172) Edit MM/DD/YYYY QUANTITY (11,236) Edit 999999na UNITCOST (11,287) Edit 99999999999.99na Print &total (11,374) Edit 99999999999.99na let $vs_csv_data = '"' || &MAXIMO.MATRECTRANS.ITEMNUM || '"' let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || '"' || &ISSUETYPE || '"' let $ACTUALDATE1 = datetostr(&ACTUALDATE, 'MM/DD/YY') let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || $ACTUALDATE1 let $QUANTITY_num = to_char(&QUANTITY) let $QUANTITY_num_tmp = edit(&QUANTITY,'9999999999999.99') let $QUANTITY_num = ltrim($QUANTITY_num_tmp,' ') let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || $QUANTITY_num let $UNITCOST_num = to_char(&UNITCOST) let $UNITCOST_num_tmp = edit(&UNITCOST,'99999999999.9999') let $UNITCOST_num = ltrim($UNITCOST_num_tmp,' ') let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || $UNITCOST_num let $Total_num = to_char(&Total) let $Total_num_tmp = edit(&Total,'99999999999.999999') let $Total_num = ltrim($Total_num_tmp,' ') let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || $Total_num - 208 -


write 1 from $vs_csv_data Add &Total To #SUM_Total Add 1 To #_1ROW_COUNT Print-Direct printer=html '%%ResetColor' Next-Listing SkipLines=2 Need=13 From MAXIMO.MATRECTRANS, MAXIMO.ITEM Where MAXIMO.MATRECTRANS.ITEMNUM = MAXIMO.ITEM.ITEMNUM AND [$where_clause101] AND [$where_clause102] AND MAXIMO.MATRECTRANS.ISSUETYPE LIKE 'RECEP' AND (MAXIMO.ITEM.STOCKTYPE LIKE '1ELECT' OR MAXIMO.ITEM.STOCKTYPE LIKE '1MEC' OR MAXIMO.ITEM.STOCKTYPE LIKE '4ELECT' OR MAXIMO.ITEM.STOCKTYPE LIKE '4MEC') Order By MAXIMO.MATRECTRANS.ITEMNUM End-Select Next-Listing Print-Direct printer=html '%%ResetColor' Next-Listing Need=19 If #_1ROW_COUNT > 0 Alter-Printer Font=903 Point-Size=10 ! [SQR.INI] 903=@Arial Unicode MS,proportional Print #SUM_Total (18,369) Bold Edit 999999999999.99na Print 'Total Cost =' (19,305) Bold End-If Next-Listing Close 1 Print-Direct printer=html '%%ResetColor' Print-Direct printer=html '%%ResetBorder' End-Procedure

- 209 -


Begin-Procedure CreateCSV_Main Add 1 To #_CSVINDEX_Main Let $_CSVFILE_Main='C:/SQRIBE/VisualSQRIBE/PROGRAM/html/Turnover(P urchased-Stock)_Main_' || to_char(#_CSVINDEX_Main) || '.csv' Open $_CSVFILE_Main as 1 for-writing record=32767:vary let $vs_csv_data = '"MAXIMO.MATRECTRANS.ITEMNUM"' let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || '"ISSUETYPE"' let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || '"ACTUALDATE"' let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || '"QUANTITY"' let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || '"UNITCOST"' let $vs_csv_data = $vs_csv_data || ',' || '"Total"' write 1 from $vs_csv_data End-Procedure Begin-Heading 48 Print-Direct printer=html '%%ResetColor' Print-Direct printer=html '%%ResetBorder' Alter-Printer Font=901 Point-Size=10


Dlg,proportional Print $current-date (10,1) edit 'MM/DD/YYYY' Page-Number (10,505) Print 'Itemnum' (46,1,7) Underline Bold Print 'Issuetype' (46,108,9) Underline Bold Print 'Actualdate' (46,168,10) Underline Bold Print 'Quantity' (46,236,8) Underline Bold Print 'Unitcost' (46,316,8) Underline Bold Print 'Total' (46,410,5) Underline Bold Alter-Printer Font=903 Point-Size=14 MS,proportional


Print 'Purchased-Stock ' (16,178,16) Underline Bold End-Heading

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3. Código SQR del informe INVEOQ.sqr *** MAXIMO REPORT *** Description: To better and more economically manage inventory ordering, there is a need for MAXIMO to incorporate the ability to view and/or update the database concerning the order quantity based on an Economic Order Quantity (EOQ) algorithm. EOQ refers to the most optimum ordering quantity to keep inventory investments to a minimum. In other words, smaller ordering sizes would keep the inventory down, but would generate higher ordering costs; likewise, bigger ordering sizes would keep the ordering costs down but increase the cost of keeping the item in stock. EOQ occurs where these costs are in balance. EOQ = ORDERQTY in INVENTORY = sqrt( 2AS / IQ ) to calculate EOQ for reordering to the maximum. If the user wishes to reorder to the maximum level, they can use the EOQ report to set the EOQ according to the MAXIMUM value as follows: Quantity to be purchased (EOQ) = (MAXIMUM - ROP + Availabililty) / conversion rounded EOQ up to the nearest integer where MAXIMUM = MAXIMUM value to replenish CONSIDERING conversion AVAILABILITY = (Current Balance + On Order Reservations - Expired) The user could store MAXIMUM in the MAXIMUM field or in an extra field to be used in the report. We should specify the MAXIMUM field as the default in the commented lines in the report. Example:

ROP = 5, EOQ = 5, Current Balance = 3, Availability = 3, conversion = 1 TO reorder to MAXIMUM of 10... EOQ = (10 - 5 + 3)/1 rounded up = 8

If the reorder routine were run, it would take ROP (5) - AVAIL (3) = 2 In multiples of EOQ (8) according to conversion (1) to replenish above the ROP (5), which would be 1 multiple of 8. The final amount in the storeroom would be the MAXIMUM of 10 (2 + 8 = 10)

- 211 -


----------- Setup Procedure Used in Report Compilation ---------begin-setup ask TargetLanguage 'Enter target language (ENG,FRE,GER,SPA,POR,DUT,SWE): ' ! localized text strings #include 'inveoq.SPA' ! localize paper size and font #include 'paperfnt.SPA' Declare-Report Default layout=Default printer-type=hp End-Declare ! Definitions for the header size, footer size, and compiled file name #define HeaderLines 8 #define FooterLines 4 #define RepName 'INVEOQ.SQT' declare-variable ! Declare any variables in this section end-declare end-setup !----------------------------- Includes ----------------------------! Standard Header #include 'HDFT.H' ! Schema Selection #include 'multschm.h' ! Date Procedure #include 'DateProc.h' ! location validation procedure #include 'loc.h' ! Oracle specific date processing #if {sqr-database}=ORACLE #include 'nls.h' #endif

- 212 -


************************* Header Procedures ************************* begin-procedure header_part2 ! Called via the Heading (in HDFT.H) after the default ! standard header has been printed print {Location} (+1,{colloc}) print $location (,{collocval}) print {OldEOQ} (+1,{cololdeoq}) print {NewEOQ} (,{colneweoq}) print {Item} (+1,{colitem}) print {Description} (,{coldesc}) print {ValueOld} (,{cololdvalue}) print {ValueNew} (,{colnewvalue}) graphic (+1,{colgraphic},{Width}) horz-line end-procedure **************************** Main Program *************************** begin-program ! Switching of locale from SYSTEM to MAXIMO alter-locale locale = 'MAXIMO' while isnull( $where ) input $where {Where} type=char end-while while isnull( $upyorn ) input $upyorn maxlen=1 {UpdateDB} type=char end-while uppercase $upyorn while isnull( $OrdCost ) ! get S variable input $OrdCost {OrderingCost} type=number end-while move $OrdCost to #OrdCost while isnull( $CryCost ) ! get I variable input $CryCost {CarryPercent} type=number end-while

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move $CryCost to #CryCost ! carrying cost is in percentage format divide 100 into #CryCost ! Oracle specific date processing #if {sqr-database}=ORACLE do set_nls_date_format #endif ! Get the schema name from the parameter file do GetSchema($schema, $where) ! Inventory Procedure #include 'inventor.h' ! Begin the process of fetching and processing data ! only ORACLE, Sybase database needs to check the authorization due to the SQR3 $username bug ! if this SQR run against DBMS of SQLBASE, do not perform update database action, ! but always do validate the location. !#if {sqr-database}!=SQLBASE ! #if {sqr-database}!=ODBC if $upyorn = 'Y' do AuthorizeLocation end-if ! #else ! move 'N' to $upyorn ! #end-if !#else ! move 'N' to $upyorn !#endif if $upyorn = 'N' do ValidateLocation end-if if $upyorn = 'Y' And #ERROR != 1 print {DBUpdated} (+2,{coldbnupdt}) else print {DBNUpdated} (+2,{coldbnupdt}) end-if ! if the user has no access privilege or no location exist, don't do the progrm

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if #Error = 1 print {Warning1} print {Warning2} else move '' to $Spacer1 move '' to $Spacer2

(+2,{colwarn1}) (+1,{colwarn2})

do Start-Up end-if end-program ************************ Start-Up Procedure ************************ begin-procedure Start-Up begin-select item.itemnum &ITEMNUM do EOQ( &ITEMNUM, $location, $upyorn, #OrdCost, #CryCost, $schema ) From [$Table] Where [$where] !*************************************************** ! this block is add on because of the $where clause ! see the explaination on the above. !*************************************************** ! ! if $where is 1=1, put join in ! #IF {NOJOIN} = Y and item.itemnum = inventory.itemnum #ENDIF ! ! if the report is going to use the inserted location, then add the ! following join statement ! #IF {WITHOUTLOCATION} = Y and inventory.location = $location #ENDIF ! !*************************************************** ! end of the block !*************************************************** end-select end-procedure ***********************************************************************

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begin-procedure EOQ( $ITEMNUM, $location, $upyorn, #OrdCost, #CryCost, $schema ) do GetFefaultCost( #OldEOQ, $DefUnitCost, $schema ) let $dyna_itemnum = 'itemnum = ' || '''' ||$itemnum || '''' let #NewEOQ = 0 ! applied formula for EOQ = sqrt( 2AS / IQ ) ! only A and Q variable needs to be get from the database ! use dynamic variable to select the unit cost begin-select ! get fomula varaible Q [$DefUnitCost] &DefUnitCost=number orderqty move &DefUnitCost to #DefUnitCost move &ORDERQTY to #OldEOQ do AnnualIssueUnits( $ITEMNUM, $location, #TotalUnits, $schema ) ! #DefUnitCost = A ! #TotalUnits = Q ! #OrdCost = S ! #CryCost = I do Get2AS/IQ( #TotalUnits, #DefUnitCost, #OrdCost, #CryCost, #ToBeSqrted ) !if #ToBeSqrted = 0 ! move #OldEOQ to #NewEOQ !else let #NewEOQ = sqrt( #ToBeSqrted ) ! Don't want negative numbers to be displayed for this value if #NewEOQ < 0 let #NewEOQ = 0 end-if !end-if do GetDescription( $DESCRIPTION, $ITEMNUM, $schema ) do PrintList( $ITEMNUM, $DESCRIPTION, #OldEOQ, #NewEOQ )

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if $upyorn = 'Y' ! update ORDERQTY in INVENTORY do UpdateEOQ( $ITEMNUM, $location, #NewEOQ, $schema ) end-if from [$schema]inventory Where [$dyna_itemnum] and location = $location

! itemnum = $ITEMNUM

end-select end-procedure *********************************************************************** ! get formula varaible A begin-procedure Get2AS/IQ( #TotalUnits, #DefUnitCost, #OrdCost, #CryCost, :#ToBeSqrted ) multiply 2 times #TotalUnits multiply #TotalUnits times #OrdCost

!A=2*A !S=A*S (2*A*S)

multiply #CryCost times #DefUnitCost

!Q=I*Q

! 2AS / IQ divide #DefUnitCost into #OrdCost ON-ERROR=ZERO move #OrdCost to #ToBeSqrted value

! move the result to return

end-procedure *********************************************************************** ! get fomula varaible A begin-procedure AnnualIssueUnits( $ITEMNUM, $location, :#TotalUnits, $schema ) declare-variable date $systemdate $dtadd end-declare

! This procedure retrieves the time from the database but due to the fact that SQLBase and SQLServer have different functions, it is necessary to use a different method instead of going through ODBC.

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! Note if you know you are on a SQLSever database, you can change {sqr-database} ! from SYBASE to SQLSERVER. This can also be done for SQLBase where database = ORACLE. #if {sqr-database} = ODBC let $systemdate = datenow() #end-if

#if {sqr-database} = ORACLE begin-select sysdate

&systemdate

move &systemdate to $systemdate from [$schema]dummy_table end-select #end-if

#if {sqr-database} = SYBASE begin-select getdate()

&systemdate

move &systemdate to $systemdate from [$schema]dummy_table end-select #end-if let $dtadd = dateadd($systemdate, 'day', -365) let $dyna_itemnumber = 'itemnum = ' || '''' ||$itemnum || '''' begin-select sum( quantity ) &QUANTITY from [$schema]matusetrans where transdate between $dtadd and $systemdate !#if {sqr-database}=SYBASE

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! where transdate between ( dateadd(day, -365, getdate()) ) and getdate() !#else !#if {sqr-database}=ODBC ! where transdate between ( dateadd(day, -365, getdate()) ) and getdate() !#else ! where transdate between (sysdate - 365) and sysdate !#endif !#endif

and [$dyna_itemnumber] and storeloc = $location


end-select move &QUANTITY to #QUANTITY let #TotalUnits = abs( #QUANTITY ) end-procedure *********************************************************************** ! get user default cost to be used by the report begin-procedure GetFefaultCost(:#OldEOQ, :$DefUnitCost, $schema) ! get the default unit cost string (standard, average, last) which is going to be used by the user begin-select varvalue move &VARVALUE to $DefUnitCost from [$schema]maxvars where varname = 'DEFISSUECOST' end-select lowercase $DefUnitCost end-procedure ***********************************************************************

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begin-procedure $schema )

GetDescription(:$DESCRIPTION,

$ITEMNUM,

let $dyna_itemnumb = 'itemnum = ' || '''' ||$itemnum || '''' begin-select description from [$schema]item Where [$dyna_itemnumb] end-select


move &DESCRIPTION to $DESCRIPTION end-procedure

*********************************************************************** begin-procedure PrintList($ITEMNUM,$DESCRIPTION,#OldEOQ,#NewEOQ) print $ITEMNUM (+1,{colitemnum}) print $DESCRIPTION (,{coldescrip}) wrap {wrap1} 3 print #OldEOQ (,{cololdeval}) edit {Number2} print #NewEOQ (,{colneweval}) edit {Number2} End-Procedure

*********************************************************************** begin-procedure $schema )

UpdateEOQ($ITEMNUM,

$location,

#NewEOQ,

let $dyna_item = 'itemnum = ' || '''' ||$itemnum || '''' begin-SQL ! update the inventory record UPDATE [$schema]inventory Set orderqty = #NewEOQ Where [$dyna_item] !itemnum = $ITEMNUM and location = $location; end-SQL

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#if {sqr-database}=SYBASE begin-sql commit transaction; begin transaction end-sql #else ! SQLBase did not like the ODBC section !#if {sqr-database}=ODBC ! begin-sql ! commit transaction; ! begin transaction ! end-sql !#else COMMIT !#endif #endif end-procedure

************************** Footer Procedure ************************** begin-procedure pre_footer ! Called via the Footing (in HDFT.H) before the default ! standard footer is printed end-procedure

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4. Código SQR de INVROP.sqr *** MAXIMO REPORT *** Description: To better and more economically manage inventory ordering, there is a need for MAXIMO to incorporate the ability to view and/or update the database concerning the order quantity based on a Reorder Point (ROP) algorithm, and a more accurate lead time based on average lead time calculations. ROP refers to the most optimum minimum level to have in stock based on lead delivery time. Variations in lead time and demand have caused the ROP calculation to have significance. The calculation is a forecast of demand over lead time plus a calculation of safety stock. Current MAXIMO does not account for average lead time when reordering. To allow for better inventory management, the reorder calculations should account for lead time. The calculation for ROP (Minimum balance) is as follows: (Lead Time Demand) + (Safety Stock) = ( Average monthly usage * Lead time / A ) + ( 2 * Stand. deviation of lead time * ( Lead time / A ) (1/1.6)th

!----------------- Setup Procedure Used in Report Compilation -------------------begin-setup ! ask TargetLanguage (ENG,FRE,GER,SPA,POR,DUT,SWE): ' ! localized text strings #include 'invrop.SPA' ! localize paper size and font #include 'paperfnt.SPA'

Declare-Report Default layout=Default printer-type=hp End-Declare - 222 -

'Enter

target

language


! Definitions for the header size, footer size, and compiled file name #define HeaderLines 8 #define FooterLines 4 #define RepName 'INVROP.SQT' declare-variable ! Declare any variables in this section date $systemdate end-declare end-setup !------------------------------------- Includes ---------------------------------! Standard Header #include 'HDFT.H' ! Today's date and time #include 'datetime.h' ! Schema Selection #include 'multschm.h' ! location validation procedure #include 'loc.h' ! Oracle specific date processing #if {sqr-database}=ORACLE #include 'nls.h' #endif !******************************** Header Procedures ****************************** begin-procedure header_part2 print {Location} print $location print {OldROP} print {NewROP} print {OldSafety} print {NewSafety} print {Item} print {Description} print {Value1} print {Value2} print {StockValue1} print {StockValue2} graphic

(+1,{col1}) (,{collocval}) (+1,{col3}) (,{col4}) (,{col5}) (,{col6}) (+1,{col1}) (,{col2}) (,{col3}) (,{col4}) (,{col5}) (,{col6}) (,{colgraphic},{width}) horz-line

end-procedure

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! ****************************** Main Program ************************************ begin-program ! Switching of locale from SYSTEM to MAXIMO alter-locale locale = 'MAXIMO' #debug show 'username : ' $username ! this while loop is for running report stand alone, application does not take this. While isnull( $where ) input $where {Where} type=char end-while While isnull( $upyorn ) input $upyorn maxlen=1 {UpdateDB} type=char end-while ! lowercase $upyorn uppercase $upyorn #debug show 'update y or no prompt answer : ' $upyorn ! get months back While isnull( $BackMonths ) input $BackMonths {BackMonths} type=number end-while if $BackMonths = '' move 1 to #BackMonths else move $BackMonths to #BackMonths end-if ! Oracle specific date processing #if {sqr-database}=ORACLE do set_nls_date_format #endif ! Get the schema name from the parameter file do GetSchema($schema, $where) ! Inventory Procedure #include 'inventor.h' ! This is called from the datetime.h include file do datetime

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! Begin the process of fetching and processing data ! only ORACLE, Sybase database needs to check the authorization due to the SQR3 $username bug ! if this SQR run against SQLBASE oe SQLServer(ODBC), do not perform update database action, ! but always do validate the location. !#if {sqr-database}!=SQLBASE ! #if {sqr-database}!=ODBC if $upyorn = 'Y' do AuthorizeLocation #debug show 'We are right after the do authorizelocation' end-if ! #else ! move 'N' to $upyorn ! #end-if !#else ! move 'N' to $upyorn !#endif #debug show 'Y or N update : ' $upyorn if $upyorn = 'N' do ValidateLocation end-if if $upyorn = 'Y' and #ERROR != 1 print {DBUpdated} (+2,{coldbupdate}) else print {DBNUpdated} (+2,{coldbupdate}) end-if ! if the user has no access privilege or no location exist, don't do the progrm if #Error = 1 print {Warning1} (+2,{colwarn1}) print {Warning2} (+1,{colwarn2}) else move '' to $Spacer1 move '' to $Spacer2 do Start-Up end-if

end-program

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! ************************* Start-Up Procedure ************************* begin-procedure Start-Up begin-select item.itemnum

&ITEMNUM

do ROP( &ITEMNUM, $location, $upyorn, #BackMonths, $schema ) from [$Table] where [$where] !*************************************************** ! this block is add on because of the $where clause ! see the explaination on the above. !*************************************************** ! ! if $where is 1=1, put join in ! #IF {NOJOIN} = Y and item.itemnum = inventory.itemnum #ENDIF ! ! if the report is going to use the inserted location, then add the ! following join statement ! #IF {WITHOUTLOCATION} = Y and inventory.location = $location #ENDIF ! !*************************************************** ! end of the block !*************************************************** end-select end-procedure !************************************************************************************* begin-procedure ROP( $ITEMNUM, $location, $upyorn, #BackMonths, $schema )

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let $dyna_itemnum = 'itemnum = ' || '''' ||$itemnum || '''' let #NewRop = 0 let #NewSStock = 0

begin-select deliverytime sstock minlevel move &deliverytime to #LeadTime ! just for printing move &sstock to #OldSStock move &minlevel to #OldROP ! applied formula for ROP = ! ! (Lead Time Demand) + (Safety Stock) = ! ( Average monthly usage * Lead time / A ) + ! ( 2 * Stand. deviation of lead time * ( Lead time / A ) (1/1.6)th ! this function will return #LeadTimeDemand do GetLeadTimeDemand( $ITEMNUM, $location, #LeadTime, #LeadTimeDemand, $schema )

#BackMonths,

! calculate new safety stock do GetSafetyStock( $ITEMNUM, $location, #LeadTime, #NewSStock, $schema ) do GetDescription( $DESCRIPTION, $ITEMNUM, $schema ) ! calculate ROP, use add is probably faster than let? add #LeadTimeDemand to #NewROP add #NewSStock to #NewROP ! These two end-if's below are used to take care any negative values if #NewROP < 0 let #NewRop = 0 end-if if #NewSStock < 0 let #NewSStock = 0 end-if

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do PrintList( $ITEMNUM, $DESCRIPTION, #OldROP, #NewROP, #OldSStock, #NewSStock ) if $upyorn = 'Y' do UpdateROP( #NewSStock, $schema ) end-if

$ITEMNUM,

$location,

#NewROP,

! The following was added as a result of Issue 971645 to reset the New ROP to 0 for the next item move 0 to #NewROP from [$schema]inventory where [$dyna_itemnum] and location = $location


end-select end-procedure !************************************************************************************* begin-procedure GetSafetyStock( :#SafetyStock, $schema)

$ITEMNUM,

$location,

#LeadTime,

! the scenario to get standard deviation of lead time. ! ! ActualDate from receipt transaction (matrectrans) minus OrderDate from purchase order (PO) ! is the lead time ! ponum from both table has to be the same, then calculate standard deviation based on past ! 2 years ( 730 ), date number can be modified depend on needs. declare-variable date $orderdate $actualdate end-declare let $dyna_itemnum2 = 'itemnum = ' || '''' ||$itemnum || '''' move 0 to #sum move 0 to #count

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begin-select p.orderdate &orderdate m.actualdate &actualdate move &orderdate to $orderdate move &actualdate to $actualdate let #dtdiff = datediff($orderdate, $actualdate, 'day') let $dtadd = dateadd($_systemdate, 'day', -730) add #dtdiff to #sum add 1 to #count !sum(#dtdiff) &StdLeadTime ! oracle and sqlbase use different standard deviation macros. ! #if {sqr-database} = SQLBASE !@sdv( m.actualdate - p.orderdate ) &StdLeadTime ! #else ! #if {sqr-database} = ORACLE !stddev( m.actualdate - p.orderdate ) &StdLeadTime ! #else ! #if {sqr-database}=SYBASE !sum(datediff(day, p.orderdate, m.actualdate)) &Sum ! #else ! #if {sqr-database}=ODBC !sum(datediff(day, p.orderdate, m.actualdate)) &Sum ! move &Sum to #Sum !count(*) &Count ! move &Count to #Count ! #endif ! #endif ! #endif ! #endif from [$schema]matrectrans m, [$schema]po p where [$dyna_itemnum2] ! m.itemnum = $ITEMNUM and m.tostoreloc = $location and m.ponum = p.ponum and p.orderdate >= $dtadd !#if {sqr-database}=SYBASE ! and p.orderdate >= dateadd(day, -730, getdate ()) !#else !#if {sqr-database}=ODBC ! and p.orderdate >= dateadd(day, -730, getdate ()) !#else ! and p.orderdate >= (sysdate - 730) !#endif !#endif end-select

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! if the standard deviation is not 0, do the following !#if {sqr-database}=SYBASE ! if #Count != 1 And #Count != 0 ! let #StdLeadTime = sqrt ( (power(#Sum, 2) - 1 / #Count * power(#Sum, 2)) / (#Count - 1) ) ! else ! move 0 to #StdLeadTime ! end-if !#else !#if {sqr-database}=ODBC ! if #Count != 1 And #Count != 0 ! let #StdLeadTime = sqrt ( (power(#Sum, 2) - 1 / #Count * power(#Sum, 2)) / (#Count - 1) ) ! else ! move 0 to #StdLeadTime ! end-if !#else ! move &StdLeadTime to #StdLeadTime !#endif !#endif ! move &StdLeadTime to #StdLeadTime if #Count != 1 And #Count != 0 let #StdLeadTime = sqrt ( (power(#Sum, 2) - 1 / #Count * power(#Sum, 2)) / (#Count - 1) ) else move 0 to #StdLeadTime end-if if #StdLeadTime != 0 multiply 2 times #StdLeadTime divide 30.44 into #LeadTime move 1 to #power divide 1.6 into #power ! note the #LeadTime has to be positive, otherwise (1/1.6)th can't be done, ! if the #LeadTime is negative, the power number needs to be integer then. let #LeadTime = power( #LeadTime, #power ) multiply #StdLeadTime times #LeadTime move #LeadTime to #SafetyStock ! move the result to return value end-if end-procedure

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!************************************************************************************* ! get ( Average monthly usage * Lead time / A ) product begin-procedure GetLeadTimeDemand( $ITEMNUM, #BackMonths, #LeadTime, :#LeadTimeDemand, $schema )

$location,

declare-variable date $dtnow $dtbackmonths end-declare let $dyna_itemnum3 = 'itemnum = ' || '''' ||$itemnum || '''' let $dyna_itemnum4 = 'itemnum = ' || '''' ||$itemnum || '''' move $_systemdate to $dtnow let $dtbackmonths = dateadd($dtnow, 'day', #BackMonths/12*(-365)) let $dyna_transdate = 'transdate between ' || $dtbackmonths || ' and ' || $dtnow let $dyna_transdate2 = 'transdate between ' || $dtbackmonths || ' and ' || $dtnow ! move #BackMonths to $BackMonths ! get average monthly usage begin-select sum(quantity) &UseQty from [$schema]matusetrans where [$dyna_itemnum3] ! itemnum = $ITEMNUM and storeloc = $location and issuetype in (select value from [$schema]valuelist where listname = 'ISSUETYP' and maxvalue = 'ISSUE') ! #if {sqr-database}=SYBASE !and transdate between dateadd(day, #BackMonths/12*(-365), getdate()) !and getdate () ! #else ! #if {sqr-database}=ODBC !and transdate between dateadd(day, #BackMonths/12*(-365), getdate()) !and getdate () ! #else !and transdate between (sysdate - #BackMonths / 12 * 365) and sysdate ! #endif ! #endif

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!and [$dyna_transdate] ! transdate between $dtbackmonths and $dtnow and transdate between $dtbackmonths and $dtnow end-select begin-select sum(quantity) &RecQty from [$schema]matrectrans where [$dyna_itemnum4] and fromstoreloc = $location and fromstoreloc != tostoreloc


! #if {sqr-database}=SYBASE !and transdate between dateadd (day, #BackMonths/12*(-365), getdate()) !and getdate () ! #else ! #if {sqr-database}=ODBC !and transdate between dateadd (day, #BackMonths/12*(-365), getdate()) !and getdate () ! #else !and transdate between (sysdate - #BackMonths / 12 * 365) and sysdate ! #endif ! #endif !and [$dyna_transdate2] ! transdate between $dtbackmonths and $dtnow and transdate between $dtbackmonths and $dtnow end-select move &UseQty to #UseQty ! Added the following line for issue 971645 let #UseQty = abs(#UseQty) move &RecQty to #RecQty add #UseQty to #RecQty ! --------------------------------------------------! average monthly usage * leadtime multiply #RecQty times #LeadTime !average number of A is 30.44 (average number of days per month ) divide 30.44 into #LeadTime move #LeadTime to #LeadTimeDemand end-procedure

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!************************************************************************************* begin-procedure GetDescription( :$DESCRIPTION, $ITEMNUM, $schema ) let $dyna_itemnum5 = 'itemnum = ' || '''' ||$itemnum || '''' begin-select description from [$schema]item where [$dyna_itemnum5] end-select


move &description to $DESCRIPTION end-procedure !************************************************************************************* begin-procedure PrintList( $ITEMNUM, #NewROP, #OldSStock, #NewSStock )

$DESCRIPTION,

#OldROP,

print $ITEMNUM (+1,{col1}) print $DESCRIPTION (,{col2}) wrap {wrapcol} {wraplin} print #OldROP (,{col3}) edit {Number2} print #NewROP (,{col4}) edit {Number2} print #OldSStock (,{col5}) edit {Number2} print #NewSStock (,{col6}) edit {Number2} End-Procedure !************************************************************************************* begin-procedure UpdateROP( #NewSStock, $schema )

$ITEMNUM,

$location,

#NewROP,

let $dyna_itemnum6 = 'itemnum = ' || '''' ||$itemnum || '''' #debug show 'dynamic statement: ' $dyna_itemnum6 begin-SQL update [$schema]inventory Set minlevel = #NewROP, sstock = #NewSStock where [$dyna_itemnum6] ! itemnum $ITEMNUM and location = $location; end-SQL

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=


#if {sqr-database} = SYBASE begin-SQL commit transaction; begin transaction end-SQL #else commit #endif end-procedure

! **************************** Footer Procedure ********************************** begin-procedure pre_footer ! Called via the Footing (in HDFT.H) before the default ! standard footer is printed end-procedure ! ********************************************************************************

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Presupuesto En este capítulo se especifican los costes generados en el desarrollo y ejecución del proyecto. El presupuesto total del proyecto se ha desglosado en los siguientes conceptos: 1. 2. 3. 4. 5.

Presupuesto de ejecución material. Gastos generales y beneficio industrial Coste de ejecución por contrata Honorarios por redacción Importe total del proyecto

1. Presupuesto de ejecución material En este apartados están incluidos los valores del material hardware, software y bibliográfico empleado para la ejecución del proyecto, el coste personal, así como el gasto por uso y amortización de equipos.

1.1 Coste de material Material informático (software) y bibliográfico Microsoft Office XP Internet Visual SQRibe 5.0 MAXIMO 4i Total Material informático (software) y bibliográfico

150,00 € 240,00 € 450,00 € 800,00 € 1.640,00 €

1.2 Coste de equipos Equipo / Concepto Ordenador Pentium IV 3,0 Ghz + Monitor LG 1919 19” Impresora HP LaserJet P1006 Total Equipos

Precio (€) Duración 1.147,00 3 años 129,00

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3 años

Uso 12 meses

Total (€) 382,33

12 meses

43,00 425,33 €


1.3 Coste personal Los honorarios profesionales se calculan sobre la base de jornadas de trabajo completadas por el personal, valorados según la cualificación de su perfil profesional. A continuación se indican los honorarios del personal del proyecto:

Trabajador Ingeniero Técnico Mecanografía y edición Total Personal

Nº de horas 500 225

€ / hora 25,00 11,00

Total (€) 12.500,00 2.475,00 14.975,00 €

La distribución de horas invertidas en este trabajo se detalla en la tabla siguiente:

1.4 Coste de ejecución material Ejecución material Coste de Material Coste de Equipos Coste personal Total Ejecución material

1.640,00 € 425,33 € 14.975,00 € 17.040,33 €

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2. Gastos generales y beneficio industrial En este apartado se incluyen los gastos derivados del uso de las instalaciones necesarias para llevar a cabo los trabajos, amortizaciones, cargas fiscales, gastos financieros, etc, mas el beneficio industrial. Por todos estos conceptos se establece un recargo del 25% sobre el coste de Ejecución material. Por tanto este concepto supondrá el 25% de 17.040,33 €, es decir, 4.260,08 €.

3. Coste de ejecución por contrata Ejecución por contrata Coste de ejecución Material Gastos generales y beneficio industrial (25%) Coste de ejecución por contrata

17.040,33 € 4.260, 08 € 21.300,41 €

4. Honorarios por redacción Los honorarios totales se deben aplicar por la redacción final del Trabajo de Fin de Carrera. El coste se calcula aplicando un porcentaje del 7% sobre el Coste de ejecución calculado anteriormente. Por tanto este concepto supondrá el 7 % de 21.300,41 €, es decir, 1491,03 €.

5. Importe total del proyecto El importe total será la suma del coste de ejecución por contrata y de los honorarios por redacción, más la aplicación del correspondiente 16% de I.V.A. Coste de ejecución por contrata Honorarios por redacción I.V.A. 16 % Total Importe del Proyecto

21.300,41 € 1.491,03 € 3.646,63 € 26.438,07 €

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Bibliografía Gran parte de los datos referenciados en este trabajo son fruto de la experiencia del autor durante sus prácticas en empresa. La compañía hizo petición expresa de que su nombre no apareciera en el trabajo, así como ninguna referencia a procedimientos o cualquier documentación interna.

Apartado A Juárez, Benito Aplicación de Sistemas de Información a la Ingeniería de Mantenimiento Industrial Wikilearning Año de Edición: 2005 http://www.wikilearning.com/monografia/aplicacion_de_sistemas_de_informacion_a_l a_ingenieria_de_mantenimiento_industrial/7061

Moreu de León, Pedro y Mohedano Pérez, Carlos Estudio comparativo de diez paquetes informáticos para la gestión del mantenimiento asistido por ordenador Grupo de I+DT “Organización Industrial” Escuela Superior de Ingenieros de Sevilla Año de Edición: 1999 http://ingeman.net/GMAO_Comparativa_archivos/Comparativo%2010%20GMAO.pdf

Navarrete Pérez, Enrique La ingeniería del mantenimiento en un binomio: Gestión y Calidad. Centro de Estudios Innovación y Mantenimiento Año de Edición: 1997 http://www.cujae.edu.cu/centros/ceim/articulos/Binomio%20Mantenimiento%20y%20 Calidad.pdf

V.V.A.A. Wikipedia http://en.wikipedia.org Año de Edición: 2001-2008 http://en.wikipedia.org/wiki/Maximo_%28MRO%29 http://es.wikipedia.org/wiki/TPM

V.V.A.A. Maximo-users.net http://www.maximo-users.net/ - 239 -


Apartado B La orden de trabajo Año de Edición: 2004 http://www.gerenteweb.com/documentos/produccion/dp1412041.php

Guía del usuario MAXIMO 4i Versión 4.1.1 MRO Software, Inc. Año de Edición: 2001

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