April 30, 2018
[FRAUD PREVENTION] PREVENTION ]
PENCEGAHAN FRAUD
A. INTRODUCTION (PENDAHULUAN) (PENDAHULUAN)
Ketika mengembangkan sistem kontrol fraud, sangat sulit untuk mengetahui apa yang harus dilindungi dan bagaimana cara melindunginya jika seseorang tidak melakukan penilaian risiko untuk melihat di mana risiko berada dalam entitas (kecuali untuk penipuan yang telah terjadi!). Itu akan mencakup aset-aset dengan risiko paling besar, skema penipuan yang paling mungkin terjadi, terkait dengan red flags, dan risiko residual dengan mempertimbangkan pengendalian apa yang ada untuk mengurangi risiko yang ada. Tujuan dari program anti fraud adalah untuk mencegah fraud, bukan hanya mendeteksinya. Sebuah slogan lama “mencegah lebih baik daripada mengobati” juga dapat diterapkan d alam pencegahan fraud. Sarbanes Oxley Act (SOX) 2002, juga memasukkan bagian tentang pencegahan fraud. Meskipun Meski pun mendeteksi mendeteks i fraud adalah hal yang penting, jelas akan lebih baik jika fraud dapat dikurangi atau diminimalisir — dicegah dicegah semaksimal mungkin. Deteksi pasti terkait dengan pencegahan, dan keduanya bersama-sama menyediakan sistem kontrol anti fraud.
B. PREVENTION ENVIRONMENT
Kunci pencegahan fraud yang berhasil adalah melihat budaya entitas dan mencoba mengubahnya, jika perlu. Beberapa aktivitas dan sikap dapat membantu dalam mencapai tujuan ini. Elemen-elemen pencegahan penting yang dibahas selanjutnya umumnya diterapkan pada suatu entitas, dan tidak perlu diarahkan pada kecurangan tertentu. Corporate Governance Structure (Struktur Tata Kelola Perusahaan)
Sebelum berlakunya SOX, sebuah penelitian telah menunjukkan bahwa tata kelola perusahaan yang lemah akan berkaitan dengan penipuan keuangan yang besar. Misalnya, COSO Landmark Study (1998) mempelajari 200 dari 300 kasus penipuan yang ditangani oleh Securities and Exchange Commission (SEC) dari tahun 1987 hingga 1997. Para peneliti menemukan pola khusus yaitu lemahnya dewan komisaris dari entitas yang diselidiki. Tujuh puluh dua persen dari kasus mengidentifikasi chief executive officer (CEO), dan 43 persen mengidentifikasi chief financial officer (CFO) (CFO) sebagai yang terlibat dengan fraud. Selain itu, menurut Wheel, Deal and Steal, sebagian besar dewan diketuai oleh mantan atau CEO saat ini. Kelemahan yang dilaporkan dalam laporan COSO adalah sebagai berikut:
Anggota dewan adalah orang yang tidak independen Anggota dewan didominasi oleh orang-orang dalam HIRAWRESTI LA – 12030117420065 12030117420065
1
April 30, 2018
[FRAUD PREVENTION]
Anggota dewan merupakan pemegang saham dengan jumlah yang signifikan Anggota dewan sedikit mempunyai pengalaman Anggota dewan dan komite audit tidak sejalan Anggota komite audit sedikit mempunyai pengetahuan tentang audit dan keuangan Tidak ada komite audit Anggota komite audit tidak sejalan Top eksekutif terlibat dalam fraud
Dari kelemahan tersebut, elemen-elemen dasar dari struktur tata kelola perusahaan menjadi jelas dan SOX mengatasi masalah ini dengan menyarankan agar lebih banyak keahlian dan independensi, serta sejumlah kegiatan lain yang berhubungan dengan tata kelola perusahaan yang baik. Misalnya, komite audit bertanggung jawab untuk menerapkan anonymous tips, sistem keluhan dan sistem whistleblower. SOX juga mengharuskan komite audit untuk merekrut auditor ekternal dan menetapkan biayanya untuk membayar jasa audit laporan keuangan. SOX merekomendasikan tingkat interaksi yang tinggi antara komite audit dengan auditor internal dan eksternal. Singkatnya, elemen dari tata kelola perusahaan yang baik mencakup anggota dewan yang aktif, berkualitas, dan independen dan termasuk juga komite audit. Tone at the Top (Tekanan dari Atasan)
Terlepas dari struktur tata kelola perusahaan, gaya manajemen menentukan tekanan untuk organisasi. Meskipun hal ini sering kali muncul, kadang-kadang diabaikan, dan sering kali disalahgunakan, sehingga orang-orang harus mengambil tindakan pencegahan. Jika kita melihat skandal-skandal besar tahun-tahun belakangan ini, di hampir setiap kasus, seorang eksekutif dilibatkan. Eksekutif itu biasanya tidak mempercayai orang dan menyimpan sebanyak mungkin urusan keuangan yang dirahasiakan dari auditor. Jadi jelas tidak ada tekanan antifraud dari atasan pada kasus Enron, WorldCom, Tyco, dan lain-lain. Jika key managers dan dewan direksi dalam perusahaan tersebut terus berbicara tentang fraud, mengkomunikasikan kebijakan fraud, dan mendorong semua orang untuk terlibat dalam mencegah dan mendeteksi fraud, maka entitas tersebut pada akhirnya akan mengembangkan budaya anti fraud. Tanpa penekanan dan dukungan key management , hampir tidak mungkin memiliki budaya semacam itu. Realistic Financial Goals (Tujuan Keuangan Realistis)
Elemen umum lainnya dari fraud yang utama adalah tujuan yang terlalu optimis yang ditetapkan untuk kinerja perusahaan. Dalam fraud laporan keuangan di masa lalu, hampir setiap tujuan dan strategi entitas berkisar seputar peningkatan laba ke tingkat abnormal untuk industri dan/atau entitas itu. Jika para pemimpin entitas, terutama dewan, dapat menghindari penetapan tujuan keuangan yang tidak realistis, maka akan ada sedikit tekanan pada eksekutif untuk mengambil jalan pintas untuk mencapai tujuan keuangan tersebut. Menyeimbangkan tujuan tersebut dengan dampak negatif yang mungkin mereka miliki adalah tugas yang sulit.
HIRAWRESTI LA – 12030117420065
2
April 30, 2018
[FRAUD PREVENTION]
Sebagaimana dibahas, salah satu poin dari segitiga fraud adalah tekanan (motivasi), dan tujuan keuangan yang tidak realistis secara otomatis menciptakan poin ini. Manajemen selalu dapat mengesampingkan kontrol atau berkolusi pada tingkat tertentu, yang merupakan poin kedua dari segitiga fraud yaitu peluang. Situasi itu berarti hanya etika eksekutif (rasionalisasi yaitu poin ketiga dan terakhir) yang akan mencegah eksekutif itu melakukan kecurangan keuangan, jika tujuan kinerja yang tidak realistis ada. Policies and Procedures (Kebijakan dan Prosedur)
Kebijakan menentukan tujuan dan prinsip entitas, sementara prosedur menentukan tindakan yang diambil entitas untuk memastikan tujuan tercapai. Kebijakan dan prosedur mendokumentasikan tindakan dan transaksi yang ditetapkan tidak etis, serta bagaimana pelanggaran akan diperlakukan. Oleh karena itu, fondasi untuk budaya antifraud dan lingkungan untuk setiap entitas yang serius tentang mencegah penipuan adalah kebijakan fraud dan prosedur yang dibuat dengan hati-hati berdasarkan kebijakan. SOX pada dasarnya mewajibkan perusahaan publik untuk memiliki kebijakan etika. Perusahaan tanpa kebijakan etika tertulis harus menyatakan dalam 10-K forms (laporan periodik yang diwajibkan SEC, ini adalah laporan tahunan yang harus disampaikan tiga bulan atau sepuluh hari setelah akhir tahun buku) mereka dan menjelaskan mengapa mereka tidak memilikinya. Kebijakan fraud menjadi dokumen sumber untuk mengembangkan langkah-langkah pencegahan fraud, tindakan untuk mendeteksi fraud, dan tindakan dalam menanggapi fraud, dan dengan demikian mempengaruhi efektivitas budaya atau iklim anti- fraud. Untuk memiliki budaya anti fraud yang efektif, suatu entitas harus memiliki kebijakan dan prosedur yang:
Mendefinisikan penipuan
Menggambarkan publikasi dan komunikasi kebijakan Jelaskan implementasi kontrol untuk antifraud Jelaskan pelatihan Menggambarkan langkah-langkah audit penipuan proaktif Jelaskan pengujian kontrol anti fraud Menetapkan kebijakan dan prosedur investigasi Jelaskan tindakan yang diambil dalam audit fraud Jelaskan analisis bukti Jelaskan resolusi untuk fraud
Jelaskan prosedur pelaporan insiden
Tetapi membuat etika tertulis atau kebijakan fraud pun masih tidak cukup. Sistem yang efektif termasuk sarana untuk mengkomunikasikan kebijakan tersebut secara memadai kepada semua yang terlibat juga penting. Sebagai contoh sarana untuk mengkomunikasikan kebijakan tersebut adalah dengan memasukkan etika dan fraud dalam program orientasi karyawan. Poin penting untuk mencapai keberhasilan sebuah kebijakan adalah dengan sistem pemantauan dan kepatuhan. Dalam penelitian yang dilakukan pada fraud dan koperasi, ditemukan ketika ketiga poin penting yaitu kebijakan, komunikasi, dan kepatuhan yang HIRAWRESTI LA – 12030117420065
3
April 30, 2018
[FRAUD PREVENTION]
muncul, contoh penipuan secara statistik jauh lebih kecil daripada situasi lainnya. Hanya sekitar sepersepuluh dari entitas dengan kebijakan etika yang memiliki mekanisme kepatuhan. Kebijakan etika dapat didasarkan pada nilai atau prinsip. Alih-alih daftar rinci kebijakan dan prosedur, beberapa nilai dipilih sebagai simbol entitas. Dengan pendekatan ini, karyawan harus menyuap ke dalam nilai-nilai, yang harus tertanam dalam budaya dan diperkuat oleh tindakan. Yang penting, entitas harus mempertimbangkan elemen kemanusian dari budaya organisasi. Meskipun banyak sekali faktor-faktor yang mempengaruhi budaya, beberapa faktor lebih penting daripada faktor yang lain. Orang-orang (karyawan) adalah komponen budaya yang besar. Membangun budaya anti fraud yang sesuai dengan orang-orang (karyawan), operasi bisnis, dan organisasi secara keseluruhan, akan memastikan bahwa fraud dapat dikurangi hingga tingkat yang dimungkinkan.
C. PERCEPTION OF DETECTION (PERSEPSI DETEKSI)
Profesional anti-fraud setuju bahwa persepsi deteksi berada di bagian atas dalam daftar langkah-langkah (pengukuran) pencegahan penipuan. Faktanya, berdasarkan pada tahuntahun penegakan hukum dan pengalaman peradilan pidana, para ahli kejahatan mengatakan pencegahan terbaik terhadap kejahatan, termasuk fraud, adalah persepsi deteksi. Karena penjahat kerah putih yang melakukan fraud cenderung memiliki kode etik pribadi, teknik ini bahkan lebih efektif dalam mencegah fraud daripada street crimes. Rasa takut akan penjara, penghinaan, atau kehilangan hubungan keluarga sudah cukup menjadi penghalang bagi banyak pelaku fraud potensial untuk membuat mereka berhenti, berpikir, dan memutuskan bahwa fraud yang dilakukan tidak sebanding dengan total biaya yang didapat. Hal terbaik yang dapat dilakukan oleh setiap entitas untuk meminimalkan fraud adalah menemukan costbeneficial way untuk meningkatkan persepsi deteksi. Beberapa cara untuk meningkatkan persepsi deteksi meliputi:
Surveillance Anonymous tips Surprise audits Prosecution Enforcement of ethics and fraud policies Catch me if you can!
Surveillance (Pengawasan)
Di tempat-tempat di mana aset beresiko tinggi, seperti ruang surat (mailrooms) di mana email yang berisi cek dan/atau uang tunai dibuka, kamera pengintai atau metode pengawasan lainnya dapat menjadi persepsi yang baik dari metode deteksi. Jika pengawasan akan digunakan sebagai tindakan pencegahan terhadap fraud, sebaiknya mengumumkannya HIRAWRESTI LA – 12030117420065
4
April 30, 2018
[FRAUD PREVENTION]
kepada khalayak umum bahwa pengawasan itu memang ada. Seseorang (karyawan yang bertugas) harus memastikan untuk memantau pengawasan sedemikian rupa sehingga orang akan percaya bahwa ada seseorang (petugas) yang sebenarnya menindaklanjuti aktivitas yang mencurigakan. Karyawan yang tidak etis cenderung akan menguji efektivitas pengawasan yang berlaku untuk melihat apakah itu benar-benar dipantau dan terdapat seseorang (petugas) yang benar-benar menindaklanjuti aktivitas yang mencurigakan. Adalah mungkin untuk menggunakan kamera mati (kamera mainan) atau kamera palsu, tetapi hanya dalam hubungannya dengan live cameras dengan pemantauan dan tindak lanjut yang cepat. Anonymous Tips (Saran/Nasihat/Tips Anonim)
Anonymous tips telah terbukti menjadi metode terbaik hingga saat ini dalam mendeteksi fraud. Namun, anonymous tips juga merupakan langkah pencegahan. Alasannya sederhana. Jika karyawan tahu ada sistem anonymous tips dan siapa saja yang melihat sesuatu yang mencurigakan dapat mengubahnya, maka anonymous tips mulai berfungsi sebagai langkah pencegahan persepsi pendeteksian. Praktik terbaik untuk program anonymous tips mencakup keterlibatan manajemen yang tepat, penanganan keluhan secara independen oleh pihak ketiga, dan menggunakan beberapa metode komunikasi (telepon, surat, email, dll.). Di atas segalanya, buatlah mudah, tidak menyusahkan, dan nyaman bagi karyawan untuk memberikan saran/nasihat/tips. Surprise audits (Supervisi/Audit Mendadak)
Audit internal adalah metode deteksi proaktif dengan peringkat tertinggi (menurut statistik Association of Certified Fraud Examiners [ACFE] Report to the Nation [RTTN]). Tetapi supervisi/audit mendadak yang dilakukan baik oleh fungsi audit internal atau auditor fraud yang disewa adalah lebih efektif. Audit ini tidak hanya dapat dipergunakan untuk tujuan serupa dalam mendeteksi fraud (yang kemudian dapat dipertimbangkan untuk tindakan pencegahan lebih lanjut), tetapi fakta supervisi/audit mendadak tidak diberitahukan agar supaya dapat menciptakan persepsi deteksi. Pelaku fraud tidak tahu kapan auditor fraud akan muncul, sehingga mereka tidak dapat mempersiapkan untuk menipu auditor. Bahkan, setidaknya dalam satu kejadian fraud, pengumuman palsu tentang adanya supervisi/audit mendadak (dimana auditor internal mencoba bercanda dengan membuat pengumuman palsu) menyebabkan manajer unit bisnis mengakui adanya fraud. Prosecution (Penuntutan)
Manfaat besar dapat diperoleh dengan menuntut pelaku fraud sampai batas maksimum hukum. Memang benar adanya bahwa ada beberapa risiko negatif dalam pengadilan publik, dan bahkan ada risiko bahwa lembaga penuntut mungkin gagal melakukan tugasnya secara efektif. Tetapi, sisi positifnya bukan hanya mendapatkan keadilan atas insiden tunggal dan keadilan bagi pelaku fraud. Menuntut seseorang sama dengan mengirimkan pesan yang kuat tentang persepsi deteksi: Jika seseorang melakukan fraud dan tertangkap, entitas ini akan mencari penuntutan dan mungkin penjara. Sebagian besar ahli setuju bahwa penuntutan adalah kunci untuk mempertahankan tingkat persepsi deteksi yang efektif.
HIRAWRESTI LA – 12030117420065
5
April 30, 2018
[FRAUD PREVENTION]
Pikirkan sinyal yang dikirim dalam kasus ini. Seorang vice president (VP) sebuah bank mencuri sekitar $ 5 juta dari banknya dengan pinjaman palsu, yang ditransfer ke Cayman Bank. Ketika tertangkap, bank memutuskan kepentingan terbaik untuk tidak menuntut. VP dipecat dan tidak pernah membayar sepeser pun kembali ke bank. Jadi apa yang akan VP rasional dari bank ini berpikir tentang bekerja untuk majikan? Apakah dia akan terhalang atau akankah dia memutuskan bahwa VP penipu telah menemukan rencana pensiun yang lebih baik? Ada banyak cerita tentang orang-orang yang melakukan penipuan, tidak mendapatkan hukuman, dan pindah untuk melakukan yang lain di majikan berikutnya. Skenario ini kemungkinan jika entitas memilih untuk tidak mengadili tetapi hanya memecat karyawan. Yaitu, biasanya terbaik untuk komunitas bisnis dan penipu untuk korban untuk dituntut. Tetapi seringkali korban tidak menuntut karena itu tidak baik untuk mereka — setidaknya dalam jangka pendek. Pendekatan ini tampaknya bertentangan dengan pernyataan filosofis yang terkenal: '' Kebaikan banyak orang lebih banyak daripada kebaikan satu atau sedikit. ' Enforcement of Ethics and Fraud Policies (Pelaksanaan Kebijakan Etika Dan Fraud)
Filosofi yang sama berlaku untuk kepatuhan terhadap kebijakan penipuan, kebijakan etika, dan kebijakan perusahaan dalam menangani fraud. Suatu entitas harus telah menentukan sebelumnya apa yang akan dilakukannya jika fraud terjadi; khususnya, hukuman apa yang akan dijatuhkan untuk tiap jenis penipuan dan tingkat penipuan. Kemudian entitas perlu memastikan untuk mengawasi dan menindaklanjuti dengan hukuman yang telah ditetapkan untuk fraud. Kegagalan untuk mengikuti pedomannya sendiri untuk menghukum pelaku fraud lebih buruk daripada tidak memiliki kebijakan fraud sama sekali. Membuat kebijakan tanpa melaksanakan sama dengan tidak mempunyai kebijakan. Perusahaan harus konsisten menerapkan hukuman sesuai yang telah diatur dalam kebijakan. Secara emosional sulit untuk membuat keputusan semacam ini ad hoc setelah penipuan terjadi, dan emosi-emosi itu dapat menghambat keputusan terbaik. Catch me if you can! (Tangkap Saya Jika Anda Bisa!)
Anehnya, ukuran persepsi deteksi yang terbesar adalah menangkap pelaku fraud, mengadili, dan mempublikasikan apa yang telah dilakukan. Sebuah contoh penangkapan pelaku fraud akan meningkatkan persepsi deteksi, karena memberikan sebuah contoh nyata sekaligus warning bahwa perusahaan serius dan mampu mendeteksi fraud, serta berkeinginan untuk menuntut di muka pengadilan. Selain itu, perusahaan akan memberikan reward kepada karyawan yang berkontribusi dalam mendeteksi fraud dan membangun budaya anti-fraud. D. CLASSIC APPROACHES
Tinjauan atas pendekatan klasik terhadap pencurian, penipuan, dan penggelapan yang dilakukan karyawan, sangat membantu dalam mengembangkan program pencegahan dan pengendalian fraud yang efektif. Berikut adalah beberapa pendekatan klasik:
HIRAWRESTI LA – 12030117420065
6
April 30, 2018
[FRAUD PREVENTION]
Directive approach
Pendekatan direktif bersifat konfrontatif dan otoriter. Pendekatan direktif berprinsip: “ Jangan mencuri. Jika Anda melakukannya, dan kami menangkap Anda, Anda akan dipecat.” Ketika entitas melakukan sedikit atau tidak ada apa pun untuk mencegah fraud, itu mungkin menggunakan pendekatan ini. Jika kecurangan terjadi dan terdeteksi, manajemen mungkin akan memecat karyawan tersebut — dan mungkin tidak akan menuntut pelaku fraud. Manajemen mungkin juga akan terkejut (shock ) ketika mengetahui seseorang telah melakukan fraud terhadap entitas. Preventive Approach (Pendekatan Pencegahan)
Dalam pendekatan pencegahan, seseorang yang berpotensi untuk menjadi pelaku fraud akan diuji menggunakan berbagai cara, termasuk pemeriksaan latar belakang catatan tindak kriminal dan riwayat hutang. Pengendalian internal dapat digunakan dalam pendekatan pencegahan. Yakni, pemisahan tugas dapat mengurangi risiko fraud, setidaknya sampai pada titik di mana manajemen mengesampingkan pengendalian atau karyawan yang berkolusi untuk melakukan fraud. Detective Approach (Pendekatan Detektif)
Dalam pendekatan detektif, manajemen menetapkan pengendalian akuntansi dan fungsi audit internal untuk mengawasi potensi terjadinya fraud. Fungsi audit internal secara berkala memverifikasi keabsahan transaksi (kesesuaian dengan aturan) dan mengkonfirmasi keberadaan aset. Di antara audit periodik, manajemen bergantung pada pengendalian akuntansi untuk mendeteksi fraud yang mungkin terjadi. Observation Approach (Pendekatan Observasi)
Pendekatan observasi bergantung pada observasi fisik atas aset dan karyawan. Manajemen mengawasi karyawan yang melakukan aktivitas yang mencurigakan atau perilaku yang tidak biasa. Barang-barang yang bernilai dan mudah dipindahkan seperti : kas, persediaan, dan aset lainnya juga akan diawasi, salah satunya dengan menggunakan kamera. Investigative Approach (Pendekatan Investigatif)
Berdasarkan hasil investigasi, pendekatan investigasi menindaklanjuti ketidaksesuaian (jika terdapat perbedaan). Misalnya, entitas akan menindaklanjuti dugaan pencurian. Dari beberapa kemungkinan baik dan buruk, (varians dalam inventaris, barang, bahan, persediaan, dan biaya produk), entitas akan menindaklanjuti untuk menentukan sifat dan tingkat kejadian kerugian dan menebak siapa yang mungkin menjadi pelakunya. Insurance Approach (Pendekatan Asuransi)
Pendekatan ini tergantung pada cakupan klaim asuransi yang memadai untuk menutupi kerugian yang mungkin terjadi karena fraud. Meskipun pendekatan ini jelas tidak mengurangi angka terjadinya fraud, tetapi memberikan proteksi finansial dari kerugian akibat adanya fraud. HIRAWRESTI LA – 12030117420065
7
April 30, 2018
[FRAUD PREVENTION]
Namun, pencurian karyawan dapat terjadi bahkan jika entitas mengadopsi semua pendekatan klasik ini. Dua jenis penipuan selalu dapat terjadi: kolusi antara dua orang dan manajemen mengesampingkan pengendalian. Selain itu, sifat fraud ini berarti mereka dapat berlanjut dalam skala besar tanpa terdeteksi. Kenyataan itu tampaknya menjadi pengalaman banyak perusahaan saat ini, sebagaimana dibuktikan oleh hasil ACFE 1996, 2002, 2004, 2006, dan 2008 RTTN di mana setiap survei menunjukkan biaya penipuan adalah 5 hingga 7 persen dari total pendapatan. Apa opsi lain yang tersedia untuk meminimalkan tingkat penipuan dan jumlah kerugian dari penipuan? E. OTHER PREVENTION MEASURES
Disamping pengukuran pencegahan umum (lingkungan, budaya, dan perusahaan), pengukuran pencegahan khusus dapat digunakan untuk meminimalkan fraud. Karyawan kunci — mereka yang memiliki kontrol atau akses atas aset berharga dan portabel seperti uang tunai atau cek — perlu menjadi objek tindakan pencegahan dan pencegahan penipuan. Suatu entitas harus mempertimbangkan pengukuran pencegahan yang tepat yang akan membuat karyawannya bertanggung jawab untuk menangani aset berharga. Background Checks (Pengecekan Latar Belakang)
Salah satu pengukuran pencegahan fraud yang efektif adalah dengan pemeriksaan latar belakang kepada karyawan kunci. Meskipun pemeriksaan latar belakang dapat mengungkapkan potensi masalah, itu bukan cara efektif 100 persen untuk mengidentifikasi seseorang yang berpotensi untuk menjadi pelaku fraud dan tidak selalu efektif biaya untuk semua karyawan. Pemeriksaan latar belakang bisa mengungkapkan catatan kriminal dan / atau riwayat utang. Hasil pemeriksaan latar belakang tersebut bisa menjadi data pendukung untuk tidak mempekerjakan karyawan tersebut. Hutang yang tinggi adalah bukti bahwa tekanan (tekanan ekonomi atau keuangan dalam kasus ini) dari segitiga penipuan sudah ada. Catatan kriminal menunjukkan sejarah dalam melakukan kejahatan sebelumnya dan kesediaan untuk melakukan fraud (berkaitan dengan rasionalisasi). Namun, menurut ACFE 2008 RTTN, hanya 7 persen pelaku fraud dalam penelitian ini yang memiliki keyakinan sebelumnya, dan hanya 12 persen yang sebelumnya diakhiri oleh perusahaan karena adanya perilaku yang terkait dengan fraud. Ukuran lain yang terkait, sederhana, dan kadang-kadang diabaikan adalah panggilan referensi dari karyawan. Ada contoh-contoh yang dicatat di mana seorang pelaku fraud membuat kesalahan dalam referensi atau yakin bahwa tidak ada yang akan memeriksanya, dan satu panggilan telepon sederhana, memiliki dampak besar pada keputusan perekrutan. Regular Audits (Audit Reguler)
Fakta bahwa auditor mengecek secara teratur dapat berfungsi sebagai langkah pencegahan. Meskipun secara alami audit reguler adalah detektif, mereka dapat meningkatkan persepsi deteksi dan dengan demikian berfungsi sebagai langkah pencegahan. Jika auditor secara agresif menggunakan beberapa alat audit dan teknik yang efektif untuk mencari fraud yang sedang berlangsung, itu akan berfungsi sebagai langkah pencegahan. Kunci efektivitas audit HIRAWRESTI LA – 12030117420065
8
April 30, 2018
[FRAUD PREVENTION]
reguler adalah untuk mengidentifikasi, meninjau (mereview), dan menganalisis anomali (perubahan). Setidaknya dalam beberapa skandal fraud beberapa tahun terakhir, fungsi audit internal lumpuh dan tidak diizinkan untuk melakukan sesuatu yang serius dengan informasi keuangan, tetapi tetap sibuk dengan jenis audit lainnya. Para CEO untuk perusahaan perusahaan itu tidak mau mengambil risiko bahwa beberapa auditor internal yang rajin mungkin tersandung dalam fraud mereka. Itu terjadi ketika seorang auditor internal datang larut malam dan diam-diam memeriksa catatan keuangan yang mana dia tidak diizinkan mengakses pada siang hari oleh para eksekutif senior. Akhirnya, ia menemukan fraud keuangan dan mengekspos bahwa pelaku fraud adalah CEO. Dalam contoh terpisah, kantor surat kabar universitas kecil memiliki satu akuntan yang melakukan semua fungsi akuntansi. Seorang pensiunan profesor akuntansi sedang melakukan audit reguler dari akun surat kabar. Pada bulan April tahun tertentu, profesor yang sudah pensiun itu memberi tahu Presiden universitas bahwa tahun ini akan menjadi audit terakhirnya. Dia menyarankan bahwa Presiden mencari pengganti atau menempatkan fungsi audit internal pada tempatnya. Hingga saat ini, universitas tidak memiliki fungsi audit internal. Pada pertengahan Oktober, seorang VP universitas mendapat telepon dari vendor pencetakan surat kabar. Perwakilan vendor mengatakan perusahaan tidak akan mencetak edisi berikutnya dari surat kabar universitas karena belum dibayar dalam beberapa waktu. VP memeriksa catatan dan menemukan petugas akuntansi telah mencuri ribuan dolar. Anehnya, dia mulai mencuri pada bulan Mei tahun itu. Jelas bahwa audit reguler telah berfungsi sebagai ukuran persepsi-pendeteksian untuk perusahaan, tetapi begitu dihapus, ia mampu merasionalisasi adanya fraud. Internal Controls (Pengendalian Internal)
Fraud triangle yang mencakup peluang (opportunity), pada dasarnya merupakan sinonim untuk pengendalian internal (karena poin opportunity bisa dikendalikan oleh perusahaan). Dari ketiga poin fraud triangle, seorang auditor atau profesional fraud memiliki sedikit kemampuan untuk mempengaruhi tekanan atau rasionalisasi (melekat pada personal karyawan dan sulit diamati langsung), meskipun manajemen dapat menciptakan pengaruh lingkungan yang positif untuk aspek-aspek tersebut. Aspek tekanan dan rasionalisasi terjadi terutama di dalam pikiran (otak) seseorang dan bisa sulit untuk diamati secara langsung. Kegiatan pengendalian yang spesifik dapat membatasi kesempatan untuk melakukan fraud dan lebih mudah diamati. Dengan demikian lingkungan pengendalian, khususnya aktivitas pengendalian antifraud, dapat bertindak sebagai ukuran pencegahan fraud.
Secara historis, kelemahan paling umum yang berkaitan dengan fraud dalam aktivitas pengendalian (selaras dengan tata kelola perusahaan seperti yang dibahas sebelumnya) adalah pemisahan tugas yang tidak memadai dan tidak terpantau. Pengendalian internal lainnya termasuk:
Prosedur otorisasi yang tepat Dokumentasi, pencatatan, dan jejak audit yang memadai HIRAWRESTI LA – 12030117420065
9
April 30, 2018
[FRAUD PREVENTION]
Pengawasan fisik atas aset dan catatan Pemeriksaan independen terhadap kinerja
Monitoring pengawasan
Jika SOX benar-benar merupakan kompilasi praktik terbaik, maka Seksi 404 dari SOX sejajar dengan upaya untuk meminimalkan fraud. Seksi 404 mensyaratkan evaluasi tahunan dari pengendalian internal atas pelaporan keuangan. Seperti yang telah dibahas, SOX sebagai pedoman ukuran pencegahan secara umum, karena persepsi deteksi ada, untuk itu SOX merekomendasi audit secara rutin tiap tahun, dan kelemahan pengendalian dapat diidentifikasi yang kemudian dapat diperkuat untuk berfungsi sebagai tindakan pencegahan. Invigilation (Sebuah Teknik Investigasi) Sebuah variasi dari pengawasan adalah invigilation. Dalam invigilation, auditor fraud menciptakan lingkungan asli (real ) yang harus bebas dari fraud. Artinya, ini adalah audit fraud dengan profil tinggi (high profile) dan dikelola dengan baik. Karena karyawan akan sangat berhati-hati untuk tidak melakukan kegiatan fraud selama waktu tersebut (periode invigilation), invigilation berfungsi sebagai tolok ukur dari apa yang seharusnya diperoleh oleh entitas dalam pendapatan. Dengan menganalisis pendapatan selama invigilation terhadap periode waktu lain, auditor fraud dapat menentukan apakah fraud terjadi secara teratur di luar invigilation.
Invigilation sangat berguna untuk fraud pada skema off-the-book (jenis fraud yang terjadi di luar pembukuan) dimana metode detektif normalnya cukup tidak berguna. Invigilation memberikan tolok ukur untuk memverifikasi pendapatan yang ada, misalnya, dan memungkinkan manajemen untuk menentukan apakah skimming atau skema off-the-book lain tampaknya telah dilakukan. Invigilation dilakukan selama periode tertentu dan mencatat hasil pendapatan selama periode invigilation, serta membandingkannya dengan hasil pendapatan diluar periode invigilation. Dari sata tersebut ada ditarik dugaan apakah terjadi kecurangan skimming dan hasil observasi tersebut dapat ditindaklanjuti. F. ACCOUNTING CYCLES
Salah satu cara untuk menciptakan ukuran pencegahan fraud adalah memeriksa proses bisnis akuntansi dalam siklus normal. Mempertimbangkan beberapa karakteristik umum dari fraud di bidang ini adalah cara untuk mengembangkan ukuran-ukuran pencegahan yang efektif. Berikut adalah beberapa contoh untuk mengilustrasikan ukuran-ukuran pencegahan yang mungkin berpengaruh. Generalizations (Generalisasi)
Pertama, harus dicatat bagaimana transaksi dan siklus akuntansi secara spesifik untuk setiap organisasi tertentu. Spesifikasi tersebut dapat disebabkan oleh industri, strategi, ukuran, budaya, struktur organisasi, struktur modal, dan berbagai faktor lainnya. Fakta penting yang bisa diambil dari ini adalah bahwa untuk mencegah atau mendeteksi kecurangan, orang harus HIRAWRESTI LA – 12030117420065
10
April 30, 2018
[FRAUD PREVENTION]
memahami proses yang mendasari dan lingkungan situasional. Tidak ada penipuan yang terjadi dalam ruang hampa. Ukuran organisasi adalah salah satu faktor yang paling penting untuk dipertimbangkan dalam pengendalian fraud. Ukuran sangat memengaruhi segregasi tugas, poin penting disini untuk pencegahan dan deteksi fraud. Ukuran organisasi juga menjadi faktor yang menentukan tipe fraud yang dilakukan dan jumlah kerugian yang ditimbulkan. Ukuran organisasi juga menjadi pertimbangan atas metode pengendalian; organisasi yang besar pada dasarnya lebih kompleks, dan karena itu lebih sulit untuk mengendalikan dalam banyak aspek, tetapi di sisi lain mempunyai banyak potensi sumberdaya untuk membangun sebuah sistem pengendalian yang baik. Hal yang sebaliknya berlaku untuk organisasi yang lebih kecil. Generalisasi ini tidak selalu benar. Misalnya, pemisahan tugas sulit diterapkan di organisasi kecil sebagai pengendalian preventif, tetapi lebih mudah dideteksi karena struktur organisasi umumnya lebih ramping dan terhubung kuat satu sama lain. Sekali lagi, poin penting di sini adalah untuk memahami konteks organisasi dan faktor lingkungan fraud. Meskipun transaksi dan siklus akuntansi masing-masing organisasi berbeda, pada tingkat tertentu mereka sama. Hanya ada beberapa siklus akuntansi dasar. Meskipun fraud dilakukan dalam berbagai macam bentuk, substansinya sama. (Lihat Bab 10 untuk Sistem Informasi Akuntansi [SIA] dan lebih banyak tentang siklus.) Sales Cycle (Siklus Penjualan)
Salah satu skema umum dalam siklus penjualan adalah lapping . Seseorang yang menjalankan skema lapping untuk jangka waktu tertentu, dia tidak akan mau mengambil lebih dari satu hari atau lebih pada waktu libur kerja. Dua kemungkinan langkah pencegahan untuk lapping adalah: (1) Memaksa rotasi tugas dan (2) Memaksa untuk mengambil cuti atau libur. Pemisahan tugas dapat membantu mencegah fraud pada skema pencurian kas dan skema write-off . Dalam banyak kasus, langkah otorisasi independen yang sederhana perlu ditambahkan dalam proses bisnis. Purchases Cycle (Siklus Pembelian)
Dalam siklus pembelian, persentase fraud tertinggi terletak pada pengeluaran palsu. Satu fraud yang umum terjadi adalah perusahaan fiktif. Untuk melakukan fraud ini, pihak perlu menambahkan vendor ke daftar yang berwenang. Sekali lagi, banyak skema fraud yang dapat dihalangi dengan pemisahan tugas yang diikuti dengan otorisasi independen. Pemisahan tugas juga dapat membantu mencegah terjadinya penggelapan cek, cek kosong, dan refund. Transaksi dengan pihak terkait, baik dalam pengendalian pencegahan dan deteksi, harus diteliti dengan hati-hati, karena situasi ini adalah area umum lain untuk penipuan dalam pencairan. Payroll Cycle (Siklus Gaji)
Dalam siklus penggajian, skema umum yang perlu dipertimbangkan adalah karyawan fiktif. Pihak independen harus memastikan telah menambahkan data file karyawan ke data file penggajian resmi. Metode pencegahan lain adalah dengan mengecek silang daftar gaji dengan HIRAWRESTI LA – 12030117420065
11
April 30, 2018
[FRAUD PREVENTION]
fisik karyawan atau data file sumber daya manusia (SDM) secara berkala. Seorang karyawan fiktif akan ada di daftar gaji tetapi tidak di data file SDM. Pemaksaan rotasi tugas dan pemberian cuti libur pada Manajer Penggajian juga merupakan langkah pencegahan yang baik. Poin penting lainnya adalah perhatian kepada orang-orang di perusahaan dan yang berhubungan dengan organisasi. HR, tentu saja, sangat terfokus untuk mendapatkan orang yang tepat dan, setelah semua, orang melakukan penipuan. Proses perekrutan yang menyeluruh dapat menjadi teknik pencegahan fraud yang efektif.
HIRAWRESTI LA – 12030117420065
12
