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Dossier Presupuestos
BENEFICIOS de la implantación de un MODELO PRESUPUESTARIO Un modelo de presupuestación debe de ser considerado, no sólo como un sistema para la centraliz centralización ación de la información, sino como una herramienta de simulación estratégica, que permita la reevaluación continua de las decisiones tomadas. P tomadas. Para ara ello ello,, las las tecnologías de la información están facilitando la gestión en los departamentos financieros y contables. Sepa cuáles son las ve las ventaja ntajass de su implantación
, James Gauthier
Consultor de Longview Solutions
Ficha Técnica A UTOR UTOR: Gauthier, James TÍTULO: Beneficios de la implantación de un modelo presupuestario FUENTE: Estrategia Financiera, nº 221. Octubre 2005. LOCALIZADOR: 90 / 2005
Nº 221 • Octubre 2005
RESUMEN: Las tecnologías Corporate Performance Management (CPM) constituyen, hoy por hoy, un valioso apoyo a la toma de decisión y, en particular, a la realización del presupuesto. Implementar un sistema presupuestario permite agilizar una tarea demasiadas veces vista como laboriosa, pero, sobre todo, ser el punto de partida de mejoras estratégicas en la compañía. DESCRIPTORES: Dossier presupuestos, Corporate Performance Management (CPM). Business Performance Managment (BPM), Enterprise Performance Managment (EPM), gestión del cambio, modelo de negocio, forecast, control de gestión,
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Beneficios de la implantación de un modelo presupuestario
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as tecnologías de la información permiten cada vez más facilitar las tareas de gestión y la toma de decisiones de los distintos departamentos de una compañía y, en particular, de los departamentos económico-financieros. Este conjunto tecnológico se ha agrupado en los últimos años en el concepto de CPM/BPM/EPM, según los “gustos” de las grandes consultoras y de los fabricantes de sofware ( Corporate Performance Managment , Business Performance Managment, Enterprise Performance Managment , etcétera). Las ventajas inmediatas de la puesta en marcha de este tipo de sistemas en la empresa son conocidas: •
Industrialización de los procesos Muchas compañías sufren, hoy por hoy, una falta de homogeneidad de la información. Los procesos manuales necesarios para recopilarla, consolidarla y analizarla son pesados. Muchos departamentos de Control de Gestión se han transformado en centros de expertise en Excel y Access, realizando grandes esfuerzos cotidianos para unificar información con formatos variados. Las dificultades encontradas para el seguimiento del dato real (reporting ) se amplifica al tratarse de dato presupuestario: cada departamento genera su estimación según una estructura propia, en un formato propio; se multiplican las versiones durante el ciclo presupuestario, lo cual multiplica aún la dificultad de control, etcétera. La primera gran aportación de las tecnologías CPM es, por lo tanto, la de racionalizar y centralizar la información: –
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Se eliminan los intercambios de ficheros y todo el mundo dispone de una información común. La base de datos se encarga de realizar
Gráfico
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Fiabilidad de la información Otro beneficio inmediato de un sistema presupuestario integrado es la fiabilidad de la información manejada. Todo el mundo utiliza una versión del presupuesto integrada, y la puede analizar contra la información real de la compañía. Ahorramos aquí largas reuniones improductivas dedicadas a justificar el origen y la calidad del dato analizado/propuesto, antes de centrarse en el porqué de la información finalmente verificada. Obtenemos, finalmente, un sistema centralizado donde la compañía en su globalidad dispone, de forma transparente (respetando obviamente los criterios de confidencialidad a aplicar), de una información fiable y coherente. Logrados estos “beneficios inmediatos”, las soluciones software ayudarán luego a generar el presupuesto gracias a funcionalidades de ayuda a la simulación, en base a unos indicadores precisos. Se agilizan los ciclos de decisión y se inicia un ciclo virtuoso de análisis/simulación/toma de decisión. Pero los beneficios de la implantación de un sistema presupuestario van mucho más allá de las ventajas tecnológicas aportadas. Una implantación de este tipo es una oportunidad única dentro de una compañía para realizar un proyecto estructurado, que nos va permitir analizar y mejorar los procesos de la compañía. •
Análisis
Marcar objetivos
CPM
Previsión
Monitorizar
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una serie de cálculos automatizados (consolidación, cambios de moneda, cálculo del dato mensual/acumulado, aplicación de eliminaciones intercompañía, etcétera), ahorrando así al controller una gran cantidad de horas dedicadas a tareas sin valor añadido de negocio. Esta información de reporting es la base común a la generación de un dato presupuestario, a su vez centralizado y definido según una estructura entendible por cada uno.
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Plan
Consolidar
El modelo de negocio Crear un sistema de presupuesto de ventas, sea cual sea la solución tecnológica que se elija, empieza simplemente en coger un lápiz y un papel, y establecer cuáles son las magnitudes que definen nuestra estrategia de venta. A estos efectos, uno de los mayores errores que se cometen en proyectos de implantación es el de limitarse a coger lo que hoy hacen nuestras hojas Excel para sacar el presupuesto e intentar plasmarlo en una herramienta más potente, perdiendo la oportunidad de volver a preguntarse por qué lo hacíamos así hasta ahora.
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Beneficios de la implantación de un modelo presupuestario
¿Qué estrategia puedo definir para conseguir el mayor Margen Bruto? ¿Cómo se relacionan mis volúmenes de venta, mi política de precios y descuentos y mis costes de producción? ¿Y mis costes de venta? No podremos definir un diagrama claro de cómo calcular nuestro plan de ventas sin responder a estas preguntas. Los procesos de funcionamiento internos La definición de un proceso presupuestario de compañía es también una oportunidad para volver a analizar los flujos de información y de decisión dentro de cada departamento, y entre departamentos. Cuál es hoy el flujo colaborativo entre los departamentos de ventas, producción, logística (gestión de stocks ), transporte, recursos humanos, etcétera. Qué respuesta puede dar a un incremento de ventas la capacidad de producción de la empresa, en términos de:
presupuestario es un proyecto estructurante para la compañía, y debe estar acompañado por un proyecto de Gestión del Cambio liderado por la dirección de la misma. Las reticencias que se pueden encontrar entre los usuarios son diversas: –
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Capacidad de reacción y adaptación del volumen de producción, Influencia sobre los costes de producción, Política de stockage de materias primas y producto terminado, Flexibilización en el tiempo de trabajo de los recursos humanos.
La puesta en marcha del modelo presupuestario, en su fase de diseño, va a permitir un análisis profundo de la situación actual, y la definición de las preguntas a las que poder responder gracias a una buena herramienta de simulación: –
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Si nos dotamos de una gran capacidad de almacenamiento para darnos capacidad de repuesta a la venta, ¿qué riesgo incurrimos en flujos de caja… para qué beneficios? ¿Cuál sería el beneficio de una revisión de la política de contratación de personal temporal? ¿Qué amplitud de reactividad a la venta podemos considerar como necesaria al modelo de negocio sin perjuicios para los beneficios? (¿Cuándo decir “no” a un pedido por falta de capacidad de producción?)
Poner en marcha las herramientas que nos ayudarán a contestar estas preguntas constituye un reto tecnológico (diseñemos un modelo adecuado, con una solución lo suficientemente flexible para dar las respuestas), pero también un reto organizativo, donde transparencia, colaboración y reestructuración de los procesos de decisión son aspectos que pueden revolucionar algunas organizaciones. La infravaloración de estos aspectos constituye otro riesgo a y gestionar: un proyecto
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Primero, porque pueden, simplemente, suponer un salto tecnológico para ellos que hay que preparar. No se adapta con la misma facilidad a una nueva solución software un usuario jefe comercial o un director de transportes que un controller acostumbrado a manejar Excel, Access y muchas veces sistemas datawarehouse o EIS, ya en uso dentro de la compañía. Es por tanto necesario tener planificado un plan de formación adecuado a cada perfil. Segundo, porque una herramienta presupuestaria puede ser vista por algunos como un “gran hermano” que viene a poner a la luz información antes no compartida (pueden cambiar los pesos del poder del conocimiento). Debe realizarse un esfuerzo particular de comunicación para mostrar a todos que este tipo de sistemas, si obliga a más transparencia y argumentación de las propuestas, también da una capacidad de análisis profunda que puede mostrar justificaciones de propuestas complejas: “No te vamos a aprobar automáticamente un aumento del 5% de los gastos fijos porque presupuestas un 6% de ventas…, pero también puedes demostrar que necesitas una inversión mayor en personal para cumplir tus objetivos, en base a métricas precisas, que no hubieras podido presentar sin la nueva herramienta”. Por fin, un sistema presupuestario flexible permitirá huir de sistemas de gestión propuesta/consumo, donde se realiza un proceso de planificación anual, y luego se aprueban automáticamente durante el ejercicio los gastos simplemente por ser presupuestados. Un sistema de este tipo debe permitir realizar reestimaciones (forecast ), rápidas o profundas, a lo largo del año. Será una herramienta de simulación continua, de reevaluación y reconsideración de las decisiones tomadas, para ajustarse lo más posible a la estrategia del momento (… y no a la estrategia de hace seis meses).
En este sentido, podemos decir que un modelo de presupuestación debe de ser considerado como una herramienta de decisión y simulación estratégica, mucho más allá del sistema centralizado que solventa las dificultades de compartimiento de la información. 9
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