UNIDAD 2 PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN DE AUDITORÍAS
Actividad: Planificación y preparación de auditorías Ahora es importante que usted como responsable del proceso de mejora continua dete determ rmin ine e ydes ydesarr arrol olle le el progr program ama a y plan plan de audi audito torí ría a que que cont contri ribuy buya a a la dete determ rmin inac ació ión n de la efec efectitivi vida dad d del del Sist Sistem ema a de Gest Gestión ión de la Cali Calidad dad de su empresa Para Para ello ello!! revi revise se el mate materi rial al de estu estudi dio o de la unid unidad ad y lo disp dispue uest sto o en la normatividad "S# $%&$$:'&$$ $%&$$:'&$$(( y desarrolle los siguientes puntos $ )ise*o )ise*o del del progr programa ama de de audito auditoría rías s ' )efi efinic nición ión Programa de auditorías: Conjunto de una o m+s auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico ,l programa de auditoría que dise*e debe contener lo siguiente:
A. OBJE OBJETI TIVO VO.. Propor Proporci cion onar ar meto metodo dolo logí gía a para para real realii-ar ar las las audi audito torí rías as inte interna rnass con con el fin fin de verificar si el sistema de gestión institucional y el sistema de gestión de la calidad se est. ejecutando adecuadamente! si se mantiene actuali-ado y este acorde con las políticas administrativas y legales! para asegurar el control del cumplimiento de las actividades del C#/S#0C"# S#12C"#/,S 3")0A21"CA ), C#0)#4A 0eali-ando recomendaciones imparciales sobre la base delas evidencias y el grado de cumplimiento de los objetivos! planes! programas! proyectos y procesos! como como tamb tambi. i.n n oport oportuni unida dade dess de mejo mejora ra a la opera operaci ción ón de las las acti activi vida dades des55 apoy apoyan ando do a la alta alta dire direcc cció ión n en la toma toma de deci decisi sion ones es para para corr correg egir ir las las desviaciones presentadas Alcance del programa de auditoría Contempla Contempla desde la planificació planificación! n! programación! programación! ejecución y documentaci documentación! ón! así como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que resulten de las audi audito torí rías as inte intern rnas as del del cump cumplilimi mien ento to de la gest gestió ión ny sist sistem ema a de gest gestió ión n de la calidad en el C#/S#0C"# C#/S#0C"# S#12C"#/,S 3")0A21"CA ), C#0)#4A! en el periodo fiscal vigente
B. CRONOGRAMA DE LAS AUDITORIAS A REALIZAR EN EL AÑO.
DETALLE
JUNIO DEL 2017 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 1 2 5 6 7 8 9 2 3 4 5 6 20 1 2 3 7 8 9
Elaborar el programa de auditoria Preparar la auditoria Realizar reunión de apertura Recolección de información Ejecutar reunión de cierre Informe de auditoria Distribuir el informe DETALLE
Realizar seguimiento
c C0"6,0"#S ), A2)"6#07A
7
JULIO DEL 2017 14 21
28
3 0
d A2)"6#0,S S,1,CC"#/A)#S P#0 P0#C,S#S NOMBRE E$BORO RE'I%O PROB+
PEDRO %E& BERRIO #(!O PDI$$ E%PI)I #(!O PDI$$ E%PI)I
CR!O profesional en salud ocupacional jefe o*cina control interno jefe o*cina control interno
"EC#
"IRM
e 0,C20S#S /,C,SA0"#S 0,C20S#S 328A/#S: Profesionales de la oficina de control interno Auditores de calidad de la entidad 9"/A/C",0#S! i+ticos! Papelería y ;tiles 6,C/#1#G"C#S 3A0)
602C620A: "nstalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo de los auditores en la oficina de control interno
f "),/6"9"CA0 ? ,A12A0 1#S 0",SG#S ),1 P0#G0A8A ), A2)"6#07A
2. Diseñ !e" #"$% !e $&!i'()$* e" #"$% !e $&!i'()$ +&e !iseñe !e,e -%'e%e( " si&ie%'e* A #4@,6"#S ? A1CA/C, ), 1A A2)"6#07A ,jercer el control de gestión sobre la información de la gestión disciplinaria de la Procuraduría 0egional de Cartagena de "ndias departamento 4olívar A1CA/C,: ,jecución presupuestal correspondiente a la vigencia '&$B'&$ por el concepto de gastos generales! del nivel central 4 P0#C,S#S A S,0 A2)"6A)#S Procesos estrat.gicos: Planeación estrat.gica )esarrollo del plan estrat.gico )esarrollo de planes operativos anuales
Procesos misionales:
Proceso preventivo Proceso de intervención Proceso disciplinario
Procesos de apoyo coneDos:
Proceso de relatoría Proceso centro de atención al p;blico Proceso de registro de sanciones e inhabilidadesE S"0" 6ramites de acciones jurídicas
Procesos de apoyo
Proceso estrat.gico Proceso de contratación Proceso financiero Proceso de Gestión 3umana Proceso de Selección y carreras Procesos administrativos Procesos del ",8P Proceso de tecnología inform+tica
Procesos de evaluación y control
8,C": 1os elementos del 8odelo ,st+ndar de Control "nterno 8,C" $&&&:'&&F y los procedimientos establecidos por la gestión de ,valuación "ndependiente y 8ejoramiento Continuo de la "nstitución ,s decir! que este modelo de auditoría busca evaluar la conformidad y el cumplimiento de los ' requisitos del SGC! los '% elementos del 8,C"! el desarrollo del Programa Anual de Auditorías y los est+ndares establecidos por la institución y el proceso responsable de la ,valuación "ndependiente 8anual de procedimiento /6CGP $&&&:'&& /orma t.cnica de calidad en la gestión p;blica S"S6,8A ), G,S6"/ ), 1A CA1")A) PA0A 1A 0A8A ,@,C26"A ),1 P#),0 PH41"C# ? #60AS ,/6")A),S P0,S6A)#0AS ), S,0"C"#S 8anual de competencia
C C0"6,0"#S ), A2)"6#07A ? )#C28,/6AC"/ ), 0,9,0,/C"A a ,laborar el Plan de isita de Auditoría Precisar los detalles de la auditoría tales como:
)eterminación del tipo de auditoría
)eterminación de equipos electrónicos almacenamiento a utili-ar
Consideración y definición de fechas! inicios y terminación! actividades in situ! preparación y entrega de informe
Asignación de tareas al equipo auditor
)eterminación de recursos necesarios
)efinir:
#bjetivo Alcance Antecedentes b Someter el Plan de isita de Auditoría a aprobación del @efe de la #ficina de Control "nterno c Generar comunicaciones necesarias d Abrir archivo documental de la auditoria
) 24"CAC"/! 9,C3AS! 6",8P# ,SP,0A)# ? )20AC"/ ), 1AS AC6"")A),S ), A2)"6#07A Cronograma Se define la secuencia de etapas a reali-ar para el desarrollo de la auditoria Siguiendo la /orma 6.cnica Colombiana /6CB$%&$$: '&&' )irectrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad! así como por las buenas pr+cticas institucionales se considera que la secuencia adecuada sería la siguiente: • • • • • • • • • •
Preparación del Plan de Auditoría Asignación de las tareas al equipo auditor Preparación de los documentos de trabajo 0eali-ación de la reunión de apertura 9echa prevista para su celebración 0ecopilación y verificación de la información Generación de halla-gos de la auditoría Preparación de las conclusiones de la auditoría 0eali-ación de la reunión de cierre 9echa prevista para su celebración Preparación del informe de auditoría Aprobación y distribución del informe de auditoría
, 8I6#)#S ), A2)"6#07A A 26"1"JA0 Para aplicar el m.todo deductivo a la auditoría se necesita: • •
• • •
9ormulación de objetivos generales o específicos del eDamen a reali-ar 2na declaración de las normas de auditoría generalmente aceptadas y principios de contabilidad de general aceptación 2n conjunto de procedimientos para guiar el proceso del eDamen Aplicación de normas generales a situaciones específicas 9ormulación de un juicio sobre el sistema eDaminado tomado en conjunto
9 0#1,S ? 0,SP#/SA4"1")A),S ), 1#S 8",840#S ),1 ,K2"P# A2)"6#0
,laborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el +mbito asignado! en coordinación con las unidades administrativas correspondientes #rgani-ar equipos de auditoría para reali-ar los eD+menes programados! tomando en cuenta para su integración! entre otros aspectos! las condiciones t.cnicas! conocimiento! eDperiencia! habilidades y relaciones interpersonales Programar las auditorías a base de los criterios y est+ndares mínimos! tales como el objetivo general! el alcance! el tiempo para su ejecución! n;mero de auditores por equipo y las instrucciones específicas! entre otros Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores! con el propósito de lograr el objetivo general propuesto para la auditoría específica Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del trabajo! la asistencia t.cnica necesaria para que .stos cumplan eficientemente con sus obligaciones Conocer y aprobar el informe sobre la planificación preliminar y la planificación específica previa a la ejecución del trabajo y eDamen de +reas críticas
9inalmente! escriba las conclusiones del aprendi-aje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad ,n el desarrollo de las auditorías es fundamental establecer una eDcelente comunicación entre el auditor líder! la alta gerencia y el personal auditado! manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la m+Dima cooperación de ambas partes! sin que con ello se deteriore la calidad de la misma )entro del plan de auditoría de Calidad! se debe incluir no solo los requisitos internos de la empresa! sino tambi.n los requisitos eDternos y su interiori-ación en la organi-ación! tales como normas ambientales! regulación de empaques! normas fitosanitarias ,l no tener estos requisitos actuali-ados dentro de la empresa puede llevarla a perder lo ganado o no tener acceso a nuevos mercados Por lo tanto una auditoría sería y eficiente debería ir m+s all+ de lo interno a la organi-ación ,l mejoramiento continuo ha de ser una filosofía dentro de la organi-ación y no una imposición de reglamentos! normas regulatorias o requisitos de contratación )ise*ar un plan de auditoría consiste en identificar los pasos necesarios para asegurar la precisión y calidad en el desarrollo de un producto o servicio /ormalmente determinan si el resultado de un proyecto cumple o eDcede los criterios establecidos ,l incumplimiento de los requisitos por lo general trae como
consecuencia una acción correctiva )ise*ar un plan de auditoría efectivo facilita que un profesional ejecutivo gestione los riesgos y controle las operaciones que se llevan a cabo Para dise*ar un programa de auditoría! debes conocer y comprender plenamente los requisitos! tales como el alcance de la labor operativa o proyecto e identificar las maneras de evaluar tu cumplimiento 2n programa efectivo de auditoría proporciona una guía completa a los auditores para la evaluación de las +reas clave que arrojar+n los datos cuantitativos para hacer una recomendación fundamentada en los resultados ,l dise*o debe especificar las herramientas y t.cnicas! tales como cuestionarios! observaciones y diagramas de flujo ,Daminar los planes de auditorías previos generados por tu empresa puede ser un eDcelente punto de partida
