ANALISIS DOFA Y PEST “PAPELERIA
MEDELLIN”
CESAR GERMAN JARAMILLO SILVA GABRIEL SANTIAGO ALARCON CARMEN ROSA ORTÍZ POLANIA FELICINDA DUSSAN SUÁREZ MARTHA CECILIA RINCON CLAROS
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS ESPECIALIZACION EN GERENCIA DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS SEMINARIO DIRECIONAMIENTO ESTRATÉGICO NEIVA - HUILA 2014
ANALISIS DOFA Y PEST “PAPELERIA
MEDELLIN”
CESAR GERMAN JARAMILLO SILVA GABRIEL SANTIAGO ALARCON CARMEN ROSA ORTÍZ POLANIA FELICINDA DUSSAN SUÁREZ MARTHA CECILIA RINCON CLAROS
Trabajo presentado a: ORLANDO ACUÑA Magister
CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS ESPECIALIZACION EN GERENCIA DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS SEMINARIO DIRECIONAMIENTO ESTRATÉGICO NEIVA - HUILA 2014
PRESENTACIÓN En el siguiente taller encontrara una serie de elementos como análisis DOFA y análisis PEST a una empresa familiar del sector comercial en el municipio de Neiva - Huila, este análisis no se realizo a empresas donde laboramos en raz ón a que se busco una mejor manera de brindar una corta guía a esta organizaci ón de su rumbo empresarial.
TABLA DE CONTENIDO
INTRODUCCION OBJETIVOS 1. CARACTERIZACION DE LA ORGANIZACIÓN 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9
Nombre o Razón Social Tipo de Organización Productos y Servicios ¿A dónde quieren ir? ¿A donde están hoy? ¿A dónde deben ir? ¿A dónde pueden ir? ¿A dónde irán? ¿Como están llegando a esas metas?
2. ANALISIS DOFA 2.1 Matriz DOFA 2.2 Análisis DOFA 3. ANÁLISIS DEL MACROENTORNO – ANÁLISIS PEST 3.1 Matriz PEST 3.2 Análisis del PETS Papelería Medellín 3.3 Indicadores Políticos / legales 3.4 Indicadores Económicos 3.5 Indicadores Ecológicos o Ambientales 3.6 Indicadores Tecnológicos 3.7 Indicadores Socioculturales 3.8 Conclusiones Análisis PEST
INTRODUCCION
El mercado de la comercialización y distribución de los productos de papelería es un mercado competitivo en el departamento del Huila, no obstante a partir de este informe se pretende establecer e identificar las estrategias adecuadas que faciliten al sector la adquisición de herramientas para mantenerse en el mercado, partiendo desde un análisis del macro entorno enmarcado en variables políticas, económicas, socioculturales, tecnológicas y ambientales, este con el fin de establecer su influencia en el sector regional como comercial. Así mismo poder establecer estrategias que permitan identificar los niveles de competitividad existentes en el mercado y su desempeño dentro de la organización logrando así contribuir ventajas competitivas que permitan superar las expectativas de los consumidores y a su vez dar alternativas a la organización para alcanzar la sostenibilidad en el mercado y por ende el logro de objetivos.
OBJETIVOS
OBJETIVO GENERAL Aportar a la Papelería Medellín el análisis interno y del entorno y su impacto en la organización, con el fin de identificar las herramientas de competitividad y generar estrategias de acción que permitan el logro de los objetivos.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
Analizar el entorno, la competitividad y la productividad del sector papelería en el municipio de Neiva y el departamento del Huila.
Aplicar el la matriz DOFA Diamante como herramienta para analizar la empresa.
Desarrollar el Análisis de PEST, con el fin de analizar el macroentorno de la empresa.
Formular estrategias para la implementación de los determinantes de la competitividad de la Papelería Medellín.
elementos
1.
CARACTERIZACION DE LA ORGANIZACIÓN
1.1 Nombre o Razón Social Papelería Medellín - Nelly Carmenza Figueroa
Nit: 52.430.291-0 1.2 Tipo de Organización: Persona Natural La Papelería Medellín, es comercializadora y distribuidora al por mayor y al detal de libros, materiales y artículos de papelería y escritorio, por tanto cumple con autorización y requisitos que exige el Ministerio de Industria, Comercio y Turismo.
Tamaño de la empresa: Pyme
Objeto social: Servicio al cliente
Eslogan: “Más variedad menos precio”
1. 3 ¿A dónde quieren ir? La Papelería Medellín a implementando desde su punto principal de atención a través de todas su sucursales llegar a ser el primer y único distribuidor papelero del sur del país, representado con su marca propia QUIRON en un futuro a largo plazo a nivel nacional.
1.4 ¿A donde están hoy? Son reconocidos a nivel departamental como una empresa familiar que maneja el mercado papelero y de cacharrería con el menor precio comercial en la región. Con el paso de los años ha crecido en un 300% en infraestructura y licitación pública en ventas. De igual manera a la empresa se le identifican falencias en tecnicismos importantes como el servicio al cliente en procesos de ventas y comercialización, principalmente en razón a la falta de áreas como mercadeo y gerencia estratégica. 1.5
¿A dónde deben de ir?
A corto plazo se deben de generar políticas enmarcadas en la identificación y puesta en marcha de estrategias en cada área de la organizaci ón que ayuden a agilizar cada uno de los procesos que la integran.
Adicionalmente se proyecta posicionar a largo plazo la empresa como la más importante a nivel regional certificada en un 100% en cada uno de sus procesos. 1.6
¿A dónde pueden ir?
La Papelería Medellín como un empresa que durante los últimos años ha tenido un crecimiento positivo despu és de una larga trayectoria de 16 años en la región puede llegar a cubrir mercados nacionales con su marca propia QUIRON , reconocida por sus certificaciones en cada proceso como atención al cliente, gestión de mercancía, servicios de entrega y procesos administrativos de calidad. 1.7
¿A donde ir án?
La empresa llegara al éxito con su marca propia en cada una de sus l íneas y mucho más con la puesta en el mercado de productos de arte ya que es un elemento que no se puede remplazar por dispositivos tecnológicos que han desplazado al papel en los procesos empresariales y educativos. 1.8
¿Como están llegando a esas metas?
La Papeler ía Medellín ha realizado una retrospectiva de su desempe ño en el mercado y en el sector comercial y hasta el momento se han cumplido las metas propuestas sin ninguna clase de tecnicismos que tracen rumbos fijos a cada uno de los procesos. Poco a poco se han puesto en marcha áreas con el fin de ampliar sus procesos y cumplir cada uno de los objetivos y metas para que de esta manera se obtengan los resultados esperados tanto a corto como mediano plazo.
2. ANALISIS DOFA
2.1 MATRIZ DOFA En el análisis DOFA el principal objetivo es ayudar a una organización a encontrar sus factores estratégicos críticos, para una vez identificados, usarlos y apoyar en ellos los cambios organizacionales: consolidando las fortalezas, minimizando las debilidades, aprovechando las ventajas de las oportunidades, y eliminando o reduciendo las amenazas. A partir de dicho análisis hemos reconocido la situación real en la que se encuentra la Papelería Medellín, como se demuestra en el siguiente cuadro: Fortalezas
1. 2.
Análisis Interno
3. 4. 5. 6. 7.
Posicionamiento de la marca propia en el mercado. Calidad y confiabilidad en los productos. Imagen corporativa. Ventas a crédito. Espacios adecuados y excelente infraestructura física. Personal capacitado. Atención a todos los clientes sin ninguna discriminación.
Oportunidades
1. 2. 3. Análisis Externo
4.
5.
Expansión del mercado de papelería. Ubicación en un buen sector comercial. Posibilidad de desarrollar mercados complementarios mediante la marca propia (Quirón), permitiendo mayores índices de rentabilidad. Relaciones sólidas con los clientes, soportadas en contratos comerciales de suministro a largo plazo. Alto reconocimiento de marca propia en el territorio departamental.
Debilidades
1. Ausencia de Áreas claves en la empresa: Mercadeo y Direccionamiento Estratégico. 2. Falta de liquidez que permita ampliar portafolio de marcas y productos en el mercado. 3. Alta rotación de personal operativo. 4. Deficiencia en los procesos de Servicio al Cliente, Logística y Mercadeo. 5. Escases en la rotación de inventario de productos específicos. 6. Carencia de un sistema de facturación optimo que de respuesta al flujo de inventarios y demanda de ventas. Amenazas
1. Competencia desleal en precios y productos. 2. Situación económica del país (desempleo). 3. La escasez generalizada de capital para proyectos de inversión (Marcas y Productos).
4. Construcción de nuevas papelerías y almacenes de cadena.
2.2 Análisis de DOFA Previa identificación de los factores externos e internos que constituyen la Matriz DOFA, se procede a elaborar el Análisis de vulnerabilidad o Análisis DOFA, herramienta que permite la definición de estrategias encaminadas al mejoramiento de los procesos y actividades de la Organización y que para nuestro caso especifico la Papelería Medellín. ESTRATEGIA F.O
1. Promocionar la Papelería a través de campañas publicitarias debido a su gran ubicación que permite el fácil acceso y reconocimiento por los clientes. Esto incrementara las ventas, ganara más clientes y tendrá la oportunidad de ofrecer un excelente servicio y calidad en los productos. 2. Realizar eventos como fuente de motivación a los clientes urbanos como rurales aprovechando la propiedad de la empresa y la capacidad de la misma para realizar estas actividades y ayudar al logro de los objetivos de la organización. Del mismo modo, brindar la posibilidad de generar vínculos con las (Papelerías y empresas pequeñas Misceláneas de Barrio) y dar la facilidad de crédito a estas entidades, en donde se tiene la oportunidad de abrir nuestros mercados. 3. Para la Papelería es un recurso importante contar con la marca propia Quirón, puesto que le permite beneficios a nivel económico, de calidad y servicio lo que genera trasladar a los clientes este valor agregado. ESTRATEGIAS F.A
ESTRATEGIAS D.O
1. Incentivar al personal de la empresa ya que es el primer contacto que tienen nuestros clientes conformando de esta manera la base fundamental de la organización esto se realizara con el fin de ofrecer y prestar el servicio de la mejor manera a los usuarios para que ellos se sientan satisfechos, conformes en el servicio que Papelería Medellín. 2. Mejoramiento o compra de un Sistema de Facturación óptimo que permita llevar a tiempo el control de inventarios y ser eficientes con los niveles de ventas en la Papelería. 3. Puesta en marcha del departamento de Mercadeo y Ventas, como impulsor del reconocimiento de la marca propia, desarrollo de planes de mejoramiento comercial y proyección de ventas a corto y mediano plazo.
ESTRATEGIAS D.A
1. Fortalecer las competencias y habilidades del personal de la papelería en las áreas de servicio al cliente y mercadeo que permitan generar un valor agregado para la empresa y así contribuya al reconocimiento de los clientes y del mercado.
1. Aumentar los medios publicitarios con el fin de ser reconocidos con los mejores productos y establecernos en el mercado de la mejor manera; esto permitirá que los clientes a pesar de tener otras opciones (Hipermercados - Panamericana), se enfaticen prefieran nuestros productos.
2. Rediseñar los procesos de preselección de candidatos a ocupar los puestos de la empresa que permita la identificación optima de perfiles
2. Desarrollar un proyecto que permita identificar la viabilidad de ampliar o no el portafolio de productos vinculando la marca
y su vinculación y permanencia a largo plazo. 3. Efectuar diferentes y permanentes capacitaciones a los empleados con el ánimo de que cada día sean mejores en la prestación del servicio, reconociendo que son miembros activos tanto dentro, como fuera de la empresa, esto permite generar un sentido de pertenencia y calidad en el servicio. 4. Desarrollo de mecanismos que otorgue a los clientes la facilidad de pago de acuerdo a los lineamientos establecidos por la empresa esto permitirá que la competencia desleal en precios no sea un motivo para la no compra de nuestros productos.
propia Quirón, que permita adaptarnos a las necesidades del medio. 3. Establecimiento de políticas que involucren el trabajo con nuevos proveedores, marcas y productos. 4. Diseñar planes de ubicación y permanencia laboral como herramienta que contribuya a disminuir niveles de empleabilidad y colocación.
3. ANALISIS DEL MACROENTORNO 3.1 Matriz PEST En el análisis del entorno general, definido como el conjunto de elementos externos que están en constante interacción con las empresas e influyen en el devenir de las mimas, se utilizara la metodología PEST planteada por Johnson y Scholes en el que se detallan una serie de indicadores políticos, económicos, sociales, tecnológicos y ambientales que afectan a la Papelería Medellín. A partir de la cual hemos estudiado una serie de a spectos o elementos del entorno que en Departamento pueden afectar (positivamente o negativamente) el desarrollo del mismo, entre las que destacaremos los indicadores en el siguiente cuadro:
Anális is PE S T. Indicadores del entorno g eneral que condicionan el mercado de las P apelerías en el Departamento del Huila y en C olombia POLITICOS / LEGALES
ECONOMICOS
Políticas Ambientales
Índice de precios de los Consumidor. Cantidades de Oferta y Demanda Inflación Tasas, impuestos y gravámenes a los productos.
Ley 9 de 1979 por el cual se dictan Medidas Sanitarias.
R esoluciones , Decretos y Leyes
Decreto Ley 2150 de Diciembre 06 de 1995. Ley 232 de Diciembre 26 de 1995. Ley 962 de Julio de 2005. Decreto 1879 de Mayo de 2008.
Entidad Reguladora Ministerio de Comercio, Industria y Turismo
Política de Competitividad SOCIO – CULTURALES
TECNOLÓGICOS
Responsabilidad Social frente al Contrabando Competencia desleal en el Mercado de las Papelerías
Sistematización en programas de inventarios y facturación.
AMBIENTALES Innovación en productos ecológicos y biodegradables a partir de la marca propiaQuirón.
3.2 Análisis Pest Papelería Medellín 3.3 Indicadores Políticos /Legales Para el legal funcionamiento de un establecimiento de Comercio es necesario cumplir a cabalidad con la normatividad vigente, que permite la regulación y desarrollo normal de las actividades enmarcadas en la ley y el Estado. Por lo tanto es importante identificar las normas que regulan la Papelería Medellín como factor fundamental en el análisis de su entorno.
Cumplir con todas las normas referentes al uso del suelo, intensidad auditiva, horario, ubicación y destinación expedidas por la entidad competente del respectivo municipio. La ubicación de los tipos de establecimientos será determinada dentro del POT, expedido por los respectivos concejos municipales, teniendo en cuenta que en ningún caso podrán desarrollarse actividades cuyo objeto sea ilícito de conformidad con
3.2 Análisis Pest Papelería Medellín 3.3 Indicadores Políticos /Legales Para el legal funcionamiento de un establecimiento de Comercio es necesario cumplir a cabalidad con la normatividad vigente, que permite la regulación y desarrollo normal de las actividades enmarcadas en la ley y el Estado. Por lo tanto es importante identificar las normas que regulan la Papelería Medellín como factor fundamental en el análisis de su entorno.
Cumplir con todas las normas referentes al uso del suelo, intensidad auditiva, horario, ubicación y destinación expedidas por la entidad competente del respectivo municipio. La ubicación de los tipos de establecimientos será determinada dentro del POT, expedido por los respectivos concejos municipales, teniendo en cuenta que en ningún caso podrán desarrollarse actividades cuyo objeto sea ilícito de conformidad con las leyes Cumplir con las condiciones sanitarias y ambientales según el caso descritas por la ley 9 de 1979 y demás normas vigentes sobre la materia. Cancelar los derechos de autor previstos en la Ley 23 de 1982 y demás normas complementarias, si en el establecimiento se ejecutaran obras musicales causantes de dichos pagos. Al respecto, téngase en cuenta que el artículo 84 de la Ley 962 de julio de 2005 modificó el artículo 164 de la Ley 23 de 1982, y desde esa fecha no se considera ejecución pública, para los efectos de dicha ley, la que se realice con fines estrictamente educativos, dentro del recinto e instalaciones de los institutos de educación, siempre que no se cobre suma alguna, por el derecho de entrada y la que realicen con fines estrictamente personales los comerciantes detallistas que no obtengan ningún beneficio económico por dicha ejecución, los cuales serán categorizados por el Ministerio del Interior. Cumplir con las normas vigentes en materia de seguridad.
Obtener y mantener vigente la matrícula mercantil, tratándose de establecimientos de comercio.
Cancelar los impuestos de carácter distrito y municipal.
R esoluciones , Decretos y L eyes
Decreto Ley 2150 de Diciembre 06 de 1995. Por el cual se suprimen y reforman regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública. Ley 232 de Diciembre 26 de 1995. Por medio de la cual se dictan normas para el funcionamiento de los establecimientos comerciales. Ley 962 de Julio de 2005. Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del Estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. Decreto 1879 de Mayo de 2008. Por el cual se reglamentan la Ley 232 de 1995, el artículo 27 de la Ley 962 de 2005, los artículos 46, 47 y 48 del Decreto Ley 2150 de 1995 y se dictan otras disposiciones.
E ntidad Reg uladora Ministerio de Industria, Comercio y Turismo El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo es una entidad del Estado que apoya la actividad empresarial, productora de bienes, servicios y tecnología, así como la gestión turística de las regiones del país, con el fin de mejorar su competitividad, su sostenibilidad e incentivar la generación de mayor valor agregado, lo cual permitirá consolidar su presencia en el mercado local y en los mercados internacionales. El objetivo primordial dentro del marco de su competencia formular, adoptar, dirigir y coordinar las políticas generales en materia de desarrollo económico y social del país, relacionadas con la competitividad, integración y desarrollo de los sectores productivos de la industria, la micro, pequeña y mediana empresa, el comercio exterior de bienes, servicios y tecnología, la promoción de la inversión extranjera, el comercio interno y el turismo; y ejecutar las políticas, planes generales, programas y proyectos de comercio exterior.
Política de C ompetitividad Dentro de la las Políticas Nacionales de Competitividad y Productividad el país ha identificado iniciativas y propuestas para incrementar la formalización empresarial, por medio de medidas como facilitar el cumplimiento de los requisitos legales para ser formal, acompañar procesos de formalización de las mipymes y fortalecer el control a la informalidad.
3.4 Indicadores Económicos
Índice de precios de los Consumidor. El índice de precios al consumidor (IPC) permite medir la evolución del costo promedio de una canasta de bienes y servicios representativa del consumo final de los hogares, expresado en relación con un período base. La variación porcentual del IPC entre dos periodos de tiempo representa la inflación observada en dicho lapso. El cálculo del IPC para Colombia se hace mensualmente en el Departamento Administrativo Nacional de Estadística (DANE). Dando alcance a esta regulación de precios permite al sector comercial de venta y distribución de productos de papelería el buen manejo del índice de precios para el consumidor en el mercado.
Cantidades de Oferta y Demanda Los flujos de venta y la alta rotación de inventarios de las empresas de venta y distribución de productos de papelería en el mercado estas identificados en tiempos específicos en el año (Ej: Temporada escolar), lo que facilita la programación y la definición de estrategias que permitan el cumplimiento de la demanda en el municipio y el departamento. No obstante durante periodos de tiempo intermedios se intervienen otros sectores económicos (Oficinas, Variedades), con el fin cubrir el mercado y alcanzar los objetivos previstos en su plan de acción.
Inflación El consumo de los productos que vende y distribuye la Papelería Medellín no es uno de los principales componentes de bienes y servicios que componente la canasta de índices de precios al consumidor (IPC), sin embargo contribuye al cálculo de la inflación.
Tas as, impues tos y g ravámenes
Aunque la regulación para los establecimientos de comercio se cito en el aparte anterior de políticas y normas, es importante precisar que la responsabilidad como ente comercial ante el Estado es la de cancelar oportunamente los impuestos y gravámenes que se susciten en el desarrollo de sus actividades propias (Distribución y Comercialización), obligación que genera valor y reconocimiento como empresa en el mercado.
3.5 Indicadores Ecológicos y Ambientales
Innovación en productos ecológ icos y biodeg radables a partir de la marca propia Quir ón . El mercado de los productos de papelería día tras día presenta cambios en la promoción del consumo sostenible y creación de conciencia ecológica y ambiental, a través del diseño, manufactura, comercialización e re-incorporación a los ciclos de vida (rehusó, reutilización y reciclaje) de artículos amigables con el medio ambiente. Ante la preocupante situación ambiental de nuestro planeta, Quirón ha visionado la idea de alternativas que generen cambios significativos en nuestro estilo de vida, permitiendo una convivencia armónica con nuestro entorno. Tomo la decisión de ofrecer productos amigables con el ambiente, que posibiliten estos cambios al ser usados en el diario vivir ya que son diseñados considerando cualquier daño ecológico que pueda darse durante su uso. Esto lo hacemos a través de la solución de líneas de producto que responden a problemáticas concretas:
Línea Papelería con papel reciclado Post-Consumo
3.6 Indicadores Tecnológicos
S is tematización en prog ramas de inventarios y facturación Las papelerías medianas, que, deben contar con sistemas que integren la operación de todos sus servicios que permita su uso más eficiente y productivo en el sector, en el entendido que hoy en día este tipo de organizaciones en el departamento del Huila y Colombia no se dedican exclusivamente a venta de productos de papelería, sino que además intervienen el la distribución, producción, servicios de otros productos relacionados. La combinación de un programa de facturación e inventarios, mantiene una correcta gestión de stock, desde la administración de existencias, pasando por la modificación de precios llegando a proceso complejos relacionados con las compras y las ventas, procesos que mediante una gestión eficiente se multiplican las posibilidades de no incurrir en perdidas ni faltantes.
3.7 Indicadores Socioculturales
R esponsabilidad S ocial frente al Contrabando Los efectos económicos y sociales del problema del contrabando han llevado a las organizaciones gremiales de comerciantes a establecer conversaciones con representantes del Gobierno Nacional para que acceda a revisar la estructura de precios con proveedores y mayoristas, con el ánimo de frenar el contrabando y venta ilegal de este tipo de productos en el departamento y en el país. Esta situación coloca en riesgo las operaciones de los establecimientos de comercio por los bajos precios y la competencia desleal, ocasionando índices bajos de ventas, mínima participación en el mercado, reducción de personal directo en indirecto.
Competencia des leal en el Mercado de las Papelerías Factor fundamental en el desarrollo de actividades de la organización, que afectan los índices de ventas y participación en el mercado, competencia desleal que el comerciante deshonesto realiza con el fin de evadir el pago de impuestos, que no solo perjudica al Estado son que obtiene ventajas indebidas para competir con los comerciantes que si cumplen con la ley, haciendo que muchas empresas pierdan liquidez y con ella el despido masivo de trabajadores.
