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“La inteligencia y conocimiento del negocio, consiste en convertir datos en información útil en forma forma de indicadores, y en utilizar utilizar esos esos datos datos para conoce y medir el grado de eficacia en las diferentes áreas o responsables de una organización para que tomen las decisiones más adecuadas.” adecuadas. ”

Sisconges & Estrategia c/ Rosellón, 297 08037 Barcelona [email protected]

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Tabla de contenido Contenido S I S C O N G E S & E S T R A T E G

1.

Presentación __________________ _____________________________________ _____________________________________ _______________________ _____1 1

2.

Introducción ___________________ ______________________________________ _____________________________________ _______________________ _____2 2

3.

Prólogo ___________________ ______________________________________ _____________________________________ __________________________ ________9 9

4.

Índice _________________ _____________________________________ ______________________________________ ____________________________ __________12 12









Tabla de contenido

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Tablas Dinámicas con Excel aplicadas a la gestión empresarial

1. Presentación

I S C O N G E S & E S T R A T E G

Éste es el tercer libro sobre tablas dinámicas que escribo; después de implementar más de cincuenta sistemas de reporting y de realizar más de cuarenta seminarios en escuelas de negocios y en empresas, aparece este nuevo libro que recoge el contenido del anterior pero actualizado a la nueva versión de Excel 2013, con todas sus novedades y con un enfoque mucho más orientado aún hacia la gestión empresarial. Llegamos de nuevo a Excel 2013, que nos acerca todavía más a la gestión del business intelligence o inteligencia del negocio, con la gran ventaja de que el libro permite a usuarios de diferentes áreas de la empresa aprender, a la par que ampliar conocimientos y practicar con los ejemplos explicados, el funcionamiento y las ventajas de las tablas dinámicas en esta nueva versión, que nos trae también nuevas herramientas que le otorgan así una potencia sin igual. El libro está perfectamente estructurado para que el usuario pueda ap licar todos los conocimientos adquiridos de forma ordenada y paulatina a la práctica. Utiliza ejemplos, explica toda la teoría y abarca casi todo el potencial de las tablas dinámicas que el lector tiene a su alcance. Todo ello hace que este manual sea indispensable para que las tablas dinámicas nos ayuden en el trabajo de cada día mejorando así nuestra gestión.

Luis Muñiz Socio-Director de Sisconges & Estrategia [email protected] Más información en www.sistemacontrolgestion.com apartado de Publicaciones y en Linkedin nuestro grupo: Tablas dinámicas sistemas de información









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2. Introducción

I S C O

Excel como hoja de cálculo es una de las herramientas de software de gestión más conocidas. En su versión 2013 nos aporta nuevas prestaciones en cuanto a su funcionalidad como herramienta de business intelligence o reporting y, y, por supuesto, su potencial como sistema de información para todo tipo de usuarios.

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Este nuevo libro, Tablas dinámicas con Excel aplicadas a la gestión empresarial. Para utilizar con Excel 2007, 2010 y 2013 , nos acerca mucho más a su potencial como herramienta de trabajo en la empresa y consigue profundizar en su funcionamiento y práctica a la vez. Todo ello exige por parte del lector un conocimiento de la herramienta pero también un conocimiento de lo que quiere hacer previamente y, lo más importante, qué tipo de información quiere obtener al final del proceso.

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La esencia de las tablas dinámicas

N G E S

S T R A T E G I

Las tablas dinámicas son una herramienta de Excel muy avanzada y potente, con ellas se pueden analizar, mostrar y manipular los datos de diferentes formas, más ampliados o más resumidos según se precise. Si todavía no ha descubierto el potencial de las tablas dinámicas, este libro muestra pa so a paso cómo entender, crear y practicar con ellas (los numerosos casos prácticos le darán una visión mucho más amplia de su utilidad y funcionamiento), y podrá comprobar así lo fácil que es crear diferentes tipos de informes. Las tablas dinámicas son un tipo de informes generados mediante Excel en diferentes formatos, a partir de una base de datos inicial siempre en forma de tabla. Esta base de datos puede estar situada en el mismo archivo de Excel que estemos trabajando, en otro archivo de Excel o en otro archivo de datos externo. Las









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Tablas Dinámicas con Excel aplicadas a la gestión empresarial contengan diferentes tipos de datos, las tablas dinámicas nos ayudarán a analizarlos de una forma sencilla, resumida y rápida. Si tenemos diferentes tablas de datos, para analizar la información contenida en ellas, se pueden utilizar diferentes opciones de Excel para ordenarlos, agruparlos e incluso crear funciones, pero las tablas dinámicas son mucho más prácticas de utilizar y nos permiten crear, a partir de la información inicial, muchos y variados tipos de informes que responderán a las diferentes necesidades de información que tengamos en cada momento. Una de las principales características que poseen las tablas dinámicas es la facilidad que tienen para analizar los da tos desde una forma resumida a una más amplia y desde diferentes ángulos o perspectivas. Así, las tablas dinámicas desde sus diferentes opciones o vistas facilitarán la información de distinta forma y nos sorprenderá gratamente la capacidad que tienen de dar respuesta a las diferentes situaciones o necesidades, dado que la información que necesitamos en un momento del tiempo no es la misma que necesitamos en otro ya que el entorno de la empresa y su organización interna son cambiantes. El secreto de las tablas dinámicas curiosamente no está tanto en la funcionalidad de la herramienta y su potencialidad sino en el origen y las características de los datos que se utilicen u tilicen. Los datos de origen deben tener siempre formato de tabla y podrán ser datos numéricos, valores calculados o categorías que describen el significado de los datos (mes, año, zona, país, etcétera). Y otra característica importante a tener en cuenta es conocer, antes de confeccionar las tablas dinámicas, qué información necesitamos. Para obtener las respuestas correctas, previamente deben hacerse las preguntas adecuadas.












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Cómo nos pueden ayudar las tablas dinámicas a mejorar la gestión

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Para mejorar la gestión de una empresa, es necesario tener información al alcance de una forma rápida y completa. Antes de empezar a leer el libro, repase las siguientes preguntas y compruebe su respuesta en su organización actual. Las tablas dinámicas le ayudarán a mejorar, sin duda, la gestión de su empresa y, dependiendo de cómo se analice la información, serán una herramienta de gran ayuda.

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facilitar la información de  ¿Le interesa una herramienta para acelerar y facilitar

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gestión al resto de usuarios? ¿Necesita un sistema de información para resolver los problemas de inconsistencia y calidad de los datos? ¿Necesita reducir la dependencia de técnicos para que le faciliten información? ¿Le interesa facilitar el acceso a la información a la alta dirección de forma rápida y directa? ¿Necesita mejorar la eficiencia en la elaboración y el análisis de la información? ¿Requiere facilitar la elaboración y entrega de informes a usuarios finales de forma rápida y eficaz? ¿Requiere mejorar la capacidad de análisis y toma toma de decisiones en la empresa? ¿Quiere eliminar los informes en papel y procesos de distribución física actuales?










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sistema de información integra actualmente actualmente de forma eficiente eficiente todas todas  ¿Su sistema        

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las áreas de su empresa? ¿Controla en tiempo y contenido la evolución de sus ingresos y gastos? ¿Controla la evolución de las desviaciones presupuestarias? ¿Dedica un excesivo tiempo y recursos en el proceso y envío de información? ¿Conoce las ventas de los nuevos clientes clientes por importes y tipos de productos o servicios? ¿Conoce la rentabilidad de las principales familias de productos o servicios? ¿Conoce el impacto que tendría una reducción de de ventas en los productos o servicios que más contribuyen en el margen de explotación? ¿Conoce la relación entre los productos que más vende y el margen que aportan? ¿Conoce la relación entre los clientes clientes que más ventas aportan y el margen que aportan? ¿Conoce los diferentes indicadores de gestión por responsables o áreas? ¿Conoce la evolución de de cuáles fueron las ventas por categoría, categoría, productos, familias y por día, mes o año? ¿Conoce cuáles fueron los resultados de cada vendedor o representante? ¿Conoce cuáles han sido los clientes más importantes a nivel de ventas y rentabilidad? ¿Conoce qué productos se han vendido mejor en cada zona, ciudad, región o país?









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Tablas Dinámicas con Excel aplicadas a la gestión empresarial Resumen del contenido de este libro

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Parte 1: Introducción práctica a las tablas dinámicas 1. La esencia de las tablas dinámicas como sistema de información 2. Funcionamiento y contenido de las tablas dinámicas 3. Contenido y funcionamiento del menú de Analizar de una tabla dinámica 4. Contenido y funcionamiento del menú Diseño de las tablas dinámicas

El primer capítulo introduce al lector en la gestión de la información como soporte de la inteligencia del negocio. Los capítulos 2, 3 y 4 nos explican el funcionamiento de la herramienta de forma muy exhaustiva siguiendo los menús y proporcionando información de otras versiones.









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Tablas Dinámicas con Excel aplicadas a la gestión empresarial Parte 2: Herramientas de tablas dinámicas

reporting y b u s i n e s s i i n t e l l i g e n c e con y con

5. La creación de Estos capítulos tratan temas muy indicadores mediante el concretos para que el lector pueda profundizar en ellos, le ayudan a crear formato condicional indicadores, segmentaciones, gráficos 6. Crear relaciones entre dinámicos y, por último, la gran novedad diferentes tablas dinámicas de Excel 2013, que es poder relacionar tablas dinámicas entre ellas para 7. Utilizar la segmentación obtener nuevos datos, opción similar al para filtrar datos en las complemento de Powerpivot que ya tablas dinámicas viene de serie en Excel 2013. 8. La creación de gráficos con tablas dinámicas









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Tablas Dinámicas con Excel aplicadas a la gestión empresarial Parte 3: Ejemplos y casos prácticos con tablas dinámicas 9. Caso práctico global Estos dos capítulos contienen casos sobre el funcionamiento de prácticos de gestión empresarial en los que el lector descubrirá la parte más las tablas dinámicas práctica de las tablas dinámicas y cómo 10. Ejemplos y casos se pueden aplicar para mejorar la prácticos para utilizar las gestión de los diferentes departamentos tablas dinámicas o áreas de una organización.

Anexo: Diferencias y novedades entre los menús de Excel 2007-2010-2013











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3. Prólogo Conocí a Luis Muñiz en el año 2008, cuando acababa de publicar el primer libro de tablas dinámicas, versión 2007; un grupo de asesorías de Cataluña y otras autonomías españolas teníamos una reunión de benchmarking en Barcelona y uno de los asesores nos lo presentó como un un profesional que podía ayudarnos a mejorar nuestro sistema de información. Luis era entonces un consultor reconocido en Cataluña por sus publicaciones publicaciones y sus trabajos; fue el primer autor que en España publicaba un libro libro sobre las tablas dinámicas como herramienta de gestión empresarial. Compartimos con él una reunión de trabajo para conocer las ventajas de la herramienta como sistema de reporting y decidimos aplicarlas en nuestra labor diaria en los trabajos del día a día que luego desglosaré.









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Tablas Dinámicas con Excel aplicadas a la gestión empresarial comprensión; además aportando soluciones prácticas a los problemas empresariales. Con la ayuda de Luis, nuestra asesoría está aplicando las tablas dinámicas en trabajos como en el análisis de costos, control de las tareas de los técnicos y su seguimiento de trabajos, rentabilidad de cada uno nuestros clientes, planificación de trabajo y aplicación de recursos, cuadro de mando, plan de gestión integral, informes de ventas, por zonas, segmentos de clientes; análisis y diagnósticos financieros, etcétera. Hemos ahorrado tiempo, conseguido seguridad e información ágil, ágil, transcendente y necesaria, de forma automática y fácil. Todo el personal de Pyramide estudia, practica y trabaja con las tablas dinámicas cuyo resultado es disponer en el personal técnico y administrativo una mentalidad de trabajo mucho más práctica y centrada en resultados. Como ejemplo palpable palpable de todo lo anterior y para entender la aceptación que









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Tablas Dinámicas con Excel aplicadas a la gestión empresarial No es extraño que Luis sea uno de los autores más leídos en temas de gestión empresarial y sobretodo es un referente a nivel internacional en la implantación de sistemas de reporting utilizando las tablas dinámicas. JOSÉ LOBETE CARDEÑOSO Licenciado en Derecho y Master MBA Deusto Presidente de Pyramide Asesores- Pamplona









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4. Índice Nota del autor Prólogo

Introducción Parte 1: Introducción práctica a las tablas dinámicas 1. La esencia de las tablas dinámicas como sistema de información 1.1 Las necesidades de información en la empresa 1.2 Contenido y funcionamiento de un sistema de información 1.3 Ejemplo práctico: análisis comparativo entre datos en Excel y datos con









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Tablas Dinámicas con Excel aplicadas a la gestión empresarial 3.1.2 Opciones de la tabla dinámica 3.1.3 Menú Opciones de la tabla dinámica 3.1.4 Menú Opciones: Diseño y formato 3.1.5 Menú Opciones: Totales y filtros 3.1.6 Menú Opciones: Mostrar 3.1.7 Menú Opciones: Impresión 3.1.8 Menú Opciones: Datos 3.1.9 Menú Opciones: Texto alternativo 3.1.10 Menú Opciones: mostrar páginas de filtros de informe 3.1.11 Menú Opciones: Generar GetPivotData











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Tablas Dinámicas con Excel aplicadas a la gestión empresarial 3.5.2 Cambiar origen de datos 3.6 Acciones 3.6.1 Borrar 3.6.2 Seleccionar 3.6.3 Mover tabla dinámica









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Tablas Dinámicas con Excel aplicadas a la gestión empresarial Parte 2: Herramientas de reporting y business intelligence con tablas dinámicas 5. La creación de indicadores mediante el formato condicional 5.1 Introducción al formato condicional 5.2 Resaltar reglas de celdas y tipos de reglas superiores e inferiores inferiores 5.3 Barras de datos, escalas de color y conjuntos de iconos









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Tablas Dinámicas con Excel aplicadas a la gestión empresarial 8.3 Ejemplos de diferentes tipos de gráficos Parte 3: Ejemplos y casos prácticos con tablas dinámicas 9. Caso práctico global sobre el funcionamiento de las tablas dinámicas 9.1 Enunciado del caso práctico 9.2 Desarrollo del caso práctico









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Tablas Dinámicas con Excel aplicadas a la gestión empresarial 10.10 Control de la cartera a cobrar por clientes y vendedores Anexo: Diferencias y novedades entre los menús de Excel 2007-2010-2013

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