EPE AP125 - DISEÑO ORGANIZACIONAL Y PROCESOS TAREA GRUPAL 2 (TA2) Caso Gabinetes Peruanos S.A. Gabinetes Peruanos S.A. es una empresa dedicada al diseño, fabricación e instalación de muebles para cocinas, baños y closets, ampliamente reconocida en el mercado nacional por ofrecer productos de alta calidad y diseño vanguardista. Sus principales clientes son reconocidos arquitectos y diseñadores de interiores que desarrollan proyectos en las zonas más exclusivas de Lima. Desde su fundación en el año 2012, la principal preocupación de los directivos de Gabinetes Peruanos S.A. ha sido cumplir puntualmente con los plazos de entrega prometidos. Sin embargo, debido al rápido incremento de su cartera de clientes, y el consecuente crecimiento de su volumen de operación, durante los últimos meses la empresa ha empezado a recibir quejas por demoras en las entregas. Para asegurar el avance de la empresa y recuperar la confianza de sus clientes, además de reforzar las labores propias del planeamiento, la alta dirección de la empresa ha decidido crear un comité de mejora continua. Dicho comité se encargará de revisar de manera permanente la forma como se realizan todos los procesos de la organización, identificar oportunidades de mejoramiento, especificar los cambios que correspondan, controlar su puesta en práctica y medir la efectividad de los mismos. Debido a los reclamos de clientes ante el incumplimiento en los plazos de entrega, en una primera etapa el comité de mejora continua se enfocará en el análisis del proceso comercial (ventas, diseño y presupuesto) y del proceso de operaciones (fabricación, despacho e instalación). En una segunda etapa, el comité analizará los procesos que brindan soporte a las operaciones principales, vale decir, administración, finanzas, recursos humanos y sistemas. El comité de mejora continua decidió iniciar sus labores analizando la fabricación de gabinetes para cocinas, tomando como ejemplo los procesos que se siguen para atender a uno de sus principales clientes, el Arq. Juan Pérez. A continuación se narra la manera como habitualmente se atienden los requerimientos del Arq. Pérez: -
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El cliente contacta telefónicamente al área comercial de Gabinetes Peruanos S.A. solicitando la visita de un ejecutivo de ventas al proyecto. El ejecutivo de ventas realiza una inspección del área física donde deberán instalarse los muebles, contrasta las medidas reales con las dimensiones especificadas en los planos de obra y recibe del cliente especificaciones concretas sobre materiales y acabados. La información recogida por el ejecutivo de ventas es entregada al departamento de diseño, el cual forma parte del área comercial de Gabinetes Peruanos S.A., para que éste prepare los planos de planta, planos de detalle e isometrías. El ejecutivo de ventas presenta al cliente los planos e isometrías, y en caso esté de acuerdo con el diseño mostrado, solicita su firma en señal de conformidad.
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Los planos firmados por el cliente son enviados al departamento de presupuestos, que también forma parte del área comercial, para la elaboración de una cotización, definición del plazo de entrega y forma de pago, normalmente 50% adelantado, 25% concluida la fabricación y 25% acabada la instalación. - La responsabilidad del área comercial concluye con la aceptación de la cotización por parte del cliente. La labor comercial es muy eficiente y se realiza siempre en los plazos preestablecidos. El proceso de producción de los gabinetes se inicia con la recepción de los planos debidamente firmados por el cliente, los mismos que son entregados por el área comercial. Inmediatamente después se procede con la determinación de las partes y piezas de los gabinetes; la estimación y solicitud de materiales a almacén; y la elaboración de las listas y mapas de corte. Cabe mencionar que hace algunos meses la empresa contrató los servicios de una empresa de soluciones automatizadas para desarrollar un software de optimización de corte. Esta herramienta permite obtener listas y mapas de corte que maximizan el uso del material. Si bien el tiempo que tarda este procedimiento es mínimo por efectuarse en un computador, se han detectado errores en los mapas de corte debido al incorrecto ingreso de información al sistema, lo cual genera desperdicios de material y la necesidad de corregir muchas piezas. Al parecer la capacitación del personal encargado del uso del software por parte del proveedor no ha sido suficiente para garantizar la efectividad del sistema. Adicionalmente, se solicitó al supervisor de corte verificar la efectividad del software, pero por falta de tiempo no lo ha podido realizar aún. Una vez recibido el material solicitado, se procede con el corte de las partes y piezas en una sierra circular computarizada de última generación. Una vez terminado el procedimiento anterior, se separan las piezas que tendrán bordes expuestos a la vista y se procede al enchapado manual de sus cantos. La empresa está evaluando la adquisición de una máquina enchapadora de cantos para disminuir el tiempo de ciclo de este procedimiento. Luego se procede con el ensamblaje de los gabinetes, para su posterior lijado y pintado. Todos los operarios del departamento de producción están altamente capacitados para realizar sus labores eficientemente. Finalmente, el proceso de fabricación concluye con la entrega de los gabinetes al almacén de productos terminados. Luego se coordina con el cliente la fecha de despacho e instalación. ---------------------------------Basado en la información presentada en el caso: 1. Elabore el mapa de procesos de Gabinetes Peruanos S.A. (5 puntos) 2. Caracterice el proceso de producción de la empresa. (5 puntos) 3. Utilizando como herramienta de análisis el diagrama de Ishikawa (causaefecto), plantee cual es el problema que presenta el caso, identifique sus principales causas y explique. (5 puntos) 4. Asumiendo que no existen restricciones de presupuesto, plantee las mejoras a la problemática identificada. (5 puntos)
1. Elabore el mapa de procesos de Gabinetes Peruanos S.A. (5 puntos) 2. Caracterice el proceso de producción de la empresa. (5 puntos) 3. Utilizando como herramienta de análisis el diagrama de Ishikawa (causaefecto), plantee cual es El problema que presenta el caso, identifique sus principales causas y explique. (5 puntos)
PERSONAS Poca capacitación para manipular los equipos
EQUIPOS Errores en los mapas de corte, debido al ingreso incorrecto de información en el sistema INCUMPLIMIENTO EN LOS PLAZOS DE ENTREGA
No verifican la Desperdicio de material y la efectividad del necesidad de corregir muchas software por falta de piezas tiempo METODOS MATERIALES
El principal problema es el incumplimiento en los plazos de entrega. En primer lugar, respecto al personal la causa que origina dicho problema es que los trabajadores no están capacitados para manipular la máquina que realiza el corte. El proveedor no brinda un manual para que puedan utilizar adecuadamente el equipo. En segundo lugar, con respectó a los equipos, surge el problema porque la empresa con el fin de optimizar los costos para la fabricación de los muebles, contrato los servicios de una empresa especializada en software de optimización de corte, pero no ingresaron la información adecuadamente la cual origina perdida del material, mano de obra y retrasó en la entrega de los pedidos. En tercer lugar, con respecto a los materiales la empresa gasta más en insumos porque tienen que corregir las piezas mal cortadas, esto origina desperdicios de materiales, emplean más tiempo por ende los pedidos se prolongan generando molestias con clientes potenciales. Por último, con respecto a los métodos, el supervisor por falta de tiempo no ha verificado la efectividad del software y siguen empleando el mismo método, nadie se preocupa por resolver el problema poniendo en riesgo la credibilidad de la empresa Gabinete Peruanos S.A.
4. Asumiendo que no existen restricciones de presupuesto, plantee las mejoras a la problemática identificada. (5 puntos)
