SURAT NIAGA/BISNIS Pengertian
Korespondensi atau surat-menyurat yang dilakukan dalam usaha dan tindakan yang ada sangkut pautnya dengan bidang perdagangan/niaga/bisnis (Thomas Wiyasa B., 1995: 95). 95 ). Surat sebagai produk komunikasi tulis yang mengiringi proses dan prosedur bisnis (Lammudin Finoza, 2004: 195) 195)
Surat yang digunakan oleh perusahaan atau organisasi dalam bertransaksi (bisnis) yang meliputi surat kepada pelanggan (pembeli) dan surat kepada pemasok (penjual) (Ramelan, (Ramelan, 2005: 151)) 151
MACAM-MACAM SURAT NIAGA
Surat Perkenalan Surat Permintaan Daftar Harga Surat Penawaran Surat Pesanan Faktur dan Rekening Surat Pengantar Barang dan Daftar Perincian Barang Surat Keluhan/Pengaduan Surat Tuntutan dan Penyelesaiannya Surat Gugat Surat Permohonan Pembelian Secara Kredit dan Tagihannya
ALUR SURAT NIAGA
Penjual Penjual
Surat Perkenalan Surat Permintaan Daftar Harga
Pembeli Pembeli
Penjual
Surat Penawaran
Pembeli
Penjual
Surat Pesanan
Pembeli
Penjual
Surat Pengiriman Barang
Pembeli
Penjual
Surat Keluhan dan Penyelesaiannya
Pembeli
Penjual
Surat Tagihan
Pembeli
SURAT PERKENALAN
Pengertian Adalah surat yang dibuat oleh penjual yang ditujukan kepada calon pembeli yang isinya memperkenalkan hasil produksi atau usaha dalam perniagaan disertai keterangan-keterangan selengkapnya. Persyaratan Pergunakan bahasa yang sopan dan hormat jelas singkat dan padat. Isi yang diperkenalkan :
Nama perusahaan Alamat perusahaan Bidang usaha Manfaat barang/jasa yang diproduksi Berdirinya perusahaan dan mulai bergerak Meyakinkan calon pembeli bahwa barang yang diproduksi berkualitas tinggi dan telah banyak pemakainya. Lampiran-lampiran: salinan akte dan ijin usaha, susunan pengurus, referensi bank, rekomendasi instansi relasi
CONTOH SURAT PERKENALAN PT. ELEKTRIK MITRA SEJAHTERA Jln. Abdurahman Saleh 440 Bandung 40000, Telp. (022) 6000300 ============================== 17 September 2007 Nomor : 003/PT-EMS/DIR/IX/2007
Kepada Yth. Direktur PT. Jaya Makmur Jln. Lodaya No. 30 Bandung 40000 Hal : Perkenalan Alat-alat Elektronika Dengan hormat Dengan ini perkenankanlah kami memperkenalkan kepada Bapak perusahaan Kami bernama PT. Elektrik Mitra Sejahtera, Jln. Abdurahman Saleh 440 Bandung 40000, Telp. (022) 6000300. Perusahaan Kami memproduksi alat-alat elektronika seperti : setrika listrik kompor listrik mesin cuci rice cooker kipas angin dan sebagainya. Barang-barang yang Kami produksi tersebut di atas mempunyai merek tunggal yaitu Nusa Indah. Perlu Bapak ketahui bahwa perusahaan Kami adalah perusahaan patungan antara perusahaan nasional dengan Hyundai Korea. Tenaga-tenaga teknisi yang menangani barang-barang produksi adalah tenaga teknisi yang cukup berpengalaman yang khusus didatangkan dari Korea. Disamping itu perusahaan Kami telah mendapat kepercayaan dari Menteri Perindustrian dan Perdagangan sejak tahun 1980.
Alat-alat elektronika yang Kami produksi sudah tersebar di kalangan masyarakat baik di perkotaan maupun pedesaan karena dalam merancang alat-alat elektronik tersebut mudah cara pemakaiannya dan tidak membahayakan setiap pemakainya. Berdasarkan informasi yang Kami peroleh dari salah seorang relasi , perusahaan Bapak memiliki cukup banyak pengunjung yang berbelanja. Oleh karena itu perkenankanlah kami memperkenalkan kepada Bapak barang-barang yang Kami produksi dengan maksud untuk menambah jumlah jenis barang yang dipasarkan. Berkaitan dengan syarat-syarat pembayaran cukup ringan dan perusahaan kami memberikan potongan harga istimewa. Agar lebih jelasnya bersama ini kami lampirkan pula brosur-brosur mengenai jenis barang yang kami produksi. Demikianlah surat perkenalan ini kami sampaikan kepada Bapak semoga berkenan dan atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih. Hormat kami, PT. Elektrik Mitra Sejahtera Bambang Gunawan, SE. Direktur Lampiran: 1. Salinan akte pendirian perusahaan 2. Surat ijin usaha 3. Referensi bank 4. Rekomendasi instansi relasi BG/rs
SURAT PERMINTAAN DAFTAR HARGA Pengertian
Adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh calon pembeli kepada penjual untuk meminta daftar harga dari barang-barang atau jasa tertentu yang dibutuhkan.
Isi
Menetapkan jenis barang atau jasa yang diperlukan. Menentukan kapan barang atau jasa itu diperlukan. Menanyakan syarat pembayaran dan penyerahan barang. Menanyakan fasilitas potongan harga. Menanyakan informasi bagaimana cara pengiriman barang. Menanyakan apa yang diperlukan untuk melengkapi surat permintaan ini. Meminta daftar harga leaflet brosur contoh atau master barang yang diperlukan.
CONTOH SURAT PERMINTAAN DAFTAR HARGA PT. Jaya Makmur Jln. Lodaya No. 30 Bandung 40000, Telp. (022)600073 =========================== 20 September 2007 Nomor : 015/PT-JM/DIR/IX/2007
Kepada Yth. Direktur PT. Elektrik Mitra Sejahtera Jln. Abdurahman Saleh 440 Bandung 40000
Karena baru pertama kali perusahaan Kami mengadakan ikatan usaha mohon untuk dijelaskan berkaitan dengan : syarat pembayaran dan penyeraahan barang cara pengiriman baranng sifat penawaran potongan harga dan keterangan lain yang berkaitan dengan jual beli ini. Demikian permintaan dari Kami, atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih. Hormat kami, PT. Jaya Makmur
Hal : Permintaan Daftar Harga Barang Elektronika Dengan hormat Menunjuk surat Saudara Nomor 003/PTEMS/DIR/IX/2007, tanggal 17 September 2007, perihal Perkenalan Alat-alat elektronika Kami sangat tertarik dan membutuhkan beberapa alat tersebut. Sehubungan dengan hal tersebut mohon kiranya Bapak dapat mengirimkan daftar harga dan jenisnya dari barang-barang elektronika sebagai berikut : 1. Kipas angin 2. Setrika listrik 3. Kompor listrik 4. Mesin cuci 5. Rice cooker
Hernawan Direktur
DS/nh
Drs.
SURAT PENAWARAN
Pengertian Adalah surat jual yang dibuat oleh penjual/produsen yang berfungsi menawarkan barang/produk yang dihasilkannya kepada pembeli/konsumen. Kedudukan surat penawaran lemah.
Cara menyusun surat penawaran
Menggunakan bahasa yang menarik agar menimbulkan minat calon pembeli/konsumen. Memerinci barang yang ditawarkan untuk menghindari keraguan calon pembeli/konsumen. Merekomendasikan bahwa barang tersebut bermutu tinggi dan merupakan keharusan untuk memilikinya. Memberikan potongan harga dengan syarat pembayaran yang mudah dan ringan (termasuk pajak). Mencantumkan sifat penawaran (bebas, terikat, atau berjangka)
CONTOH SURAT PENAWARAN PT. ELEKTRIK MITRA SEJAHTERA Jln. Abdurahman Saleh 440 Bandung 40000, Telp. (022) 6000300 =========================== 22 September 2007 Nomor : 004/PT-EMS/DIR/IX/2007
Kepada Yth. Direktur PT. Jaya Makmur Jln. Lodaya No. 30 Bandung 40000 Hal : Penawaran Barang Dengan hormat Menindaklanjuti surat Saudara Nomor 015/PTJM/DIR/IX/2007, tanggal 20 September 2007, perihal permintaan daftar harga, kami bermaksud menyampaikan surat penawaran bebas sebagai berikut: 1. Kipas angin, merk ”baling”, Rp. 150.000,00 2. Setrika listrik, merk ”licin”, Rp. 125.000,00. 3. Kompor listrik, merk ”jegur”, Rp. 300.000,00 4. Mesin cuci, merk ”dua tangan”, Rp. 750.000,00 5. Rice cooker, merk ”gosong”, Rp. 130.000,00
Barang-barang tersebut berkualitas tinggi dan telah banyak digunakan konsumen dari berbagai peloksok, tahan lama, dan anti karat. Sehingga konsumen dijamin puas untuk memilikinya. Pembelian dalam partai besar akan mendapatkan potongan hargamenarik dengan cara pembayaran baik cash maupun credit, dan harga sudah termasuk biaya pengiriman. Demikian surat penawaran ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih. Hormat kami, PT. Elektrik Mitra Sejahtera
Bambang Gunawan, SE. Direktur
BG/rs
