INTRODUCTION : Présentation de l’offre Sage/Comptabilité Sage Objectifs : Acquérir les connaissances nécessaires sur la comptabilité SAGE ligne 100 pour une utilisation complète et Autonome du produit.
L’actualité économique nous le montre chaque jour, la gestion comptable et financière a un impact déterminant sur le fonctionnement et la santé des PME. Dans ce contexte, Sage 100 Comptabilité s’enrichit de nombreuses fonctionnalités, permettant aux entreprises de s’adapter à un contexte légal et économique, en perpétuelle évolution. S’étendant de la gestion comptable et financière à la gestion du recouvrement, Sage 100 comptabilités accompagnent les PME dans leur quotidien mais également face à des problématiques telles que le risque client ou encore l’évaluation de la performance commerciale et financière de l’entreprise.
Sage 100 Comptabilité est un progiciel permet de gérer :
1. Comptabilité générale 2. Gestion des tiers 3. Procédure de fin d’exercice 4. La comptabilité analytique 5. La comptabilité budgétaire 6. Gestion des Devises 7. Normes IAS/IFRS 8. La révision et le contrôle comptable
1) La comptabilité générale :
Traite les éléments suivant
Création du dossier comptable
Création du plan comptable Codes journaux Traitement & automatisme des écritures comptables Gérer la TVA Gestion de la TVA débit/encaissement Editions des différents états : Journaux, Balance des comptes, Grand livre, Procédures fin d’exercice.
2) La Comptabilité auxiliaire :
Traite les éléments suivant
Création des comptes tiers Interrogation/Lettrage des comptes tiers Suivi des tiers par rappels et relevés Règlement des tiers Dossiers de recouvrement Editions des états tiers
3) Rapprochement bancaire
:
Pointage manuel & automatique des écritures Bancaires avec édition de l’état de rapprochement Gestion des extraits
4) Procédures de fin d’exercice
Création de l’exercice N+1 Génération des A Nouveaux Clôture des journaux (Partielle & totale) Clôture de l’exercice Etat de clôture
5) La comptabilité analytique
Jusqu’à 11 plans analytiques. Création de plan analytique structuré. Saisie des OD analytiques. Interrogation analytique. Bilan et compte de résultat analytique. Etats analytiques: balance, grand-livre, états inversés…
6) La comptabilité budgétaire
Budget Axe général & Analytique
Saisie budgétaire Postes budgétaires : Paramétrage et saisie Etats budgétaires
7) La GESTION DES DEVISES
Saisie des différentes devises Gestion des écarts de change et de règlement avec Etats des éditions
Réévaluation des dettes et créances avec reprise N+1 Etats & impressions
8) Normes IAS/IFRS
La tenue rigoureuse de la comptabilité est Compatible aux normes IAS/IFRS
Les écritures
Les ventilations
Les impressions IAS/IFRS
Il appartient à la famille des programmes de gestion Sage avec la Gestion commerciale, la Paie, les Immobilisations, les Moyens de paiements et le logiciel de communication bancaire Telbac.
9) La révision comptable
Saisie d’écritures avec registres révision Registres révision Cycles de révision Editions
1. Comptabilité générale
I. Structure de base
CREATION DU DOSSIER COMPTABLE - LANCER WINDOWS - DANS
puis
sélectionner
I. MENU FICHIER Ce menu permet de : Créer, ouvrir, fermer un fichier comptable ou de cycles Nouveau
,
puis
Fichier / Nouveau Cette commande permet de créer un nouveau fichier de la comptabilité. Elle n'est accessible que si aucun fichier n’est ouvert. Cliquez sur le bouton de la barre d’outils Standard pour activer cette commande. Equivalent clavier sous Windows: CTRL + N. La création d’un fichier comptable peut s’effectuer de deux manières possibles : -
Avec Mode assistant : (Fonction Mode Assistant active) guide l’utilisateur dans les principales étapes de la création D’un fichier Sans Mode assistant (Fonction Mode assistant désactive) : L’utilisateur crée le fichier manuellement.
Création du fichier avec mode assistant
Vous tapez ici la raison sociale de l’entreprise à créer
Lorsque la fonction Mode assistant du menu Fenêtre est activée, un assistant est affiché pour vous guider dans la création d'un nouveau fichier. Les différentes étapes de l’assistant de création d’un nouveau fichier comptable sont les suivantes :
Il est possible de reporter dans la fenêtre suivante les informations de la société Saisies lors de l’installation du logiciel de comptabilité.
Après avoir renseigné la raison sociale, vous cliquez sur
. Vous obtenez l’écran suivant :
Vous renseignez les diverses rubriques puis vous cliquez sur
. Vous obtenez l’écran suivant :
⇒ La durée d’un exercice comptable est limitée à 36 mois. ⇒ Longueur d’un compte Ces zones permettent de définir la longueur des comptes utilisés en saisie. Exemple : Si la longueur choisie est 6, la longueur de ce compte sera 612100.
En cliquant sur
vous obtenez l’écran suivant :
Monnaie de tenue de compte ⇒ Sélectionnez votre monnaie de tenue de compte : • Euro, • Autre : précisez l'intitulé de votre monnaie de tenue de compte ⇒ Si vous avez sélectionné Autre comme monnaie de tenue de Compte. Elle vous permet de définir les caractéristiques de votre monnaie.
En cliquant sur
vous obtenez :
On fait le choix du 3ème option : cela permet de créer manuellement les éléments comptables
1ere option : permet de reprendre automatiquement les éléments comptables français (plan comptable…..). 2ème Option : permet de reprendre même éléments comptable avec choix de certain ou la totalité, en obtenant :
Vous cliquez sur
vous obtenez l’écran suivant : Permet de sélectionner le répertoire de sauvegarde de votre fichier, il s’agit généralement de votre répertoire personnel sur le réseau local
Vous tapez dans cette zone le nom de votre comptabilité
Après avoir sélectionné le répertoire de sauvegarde et nommer votre fichier de comptabilité vous cliquez sur , vous obtenez l’écran suivant :
Vous pouvez, si vous vous êtes trompé revenir sur le nom et le répertoire en cliquant à nouveau sur rectifier votre ou vos erreurs. Vous cliquez sur
Création de fichier sans mode assistant
pour enregistrer définitivement votre nouveau dossier.
et
A partir du Menu Fichier, on doit s’assurer que le mode d’assistance est désactivé Pour créer un autre nouveau fichier, il faut fermer l société en cours d’utilisation, à partir su menu Fichier/ Fermer -------- Fichier/Nouveau. On obtient l’écran suivant :
• le logiciel permet de saisir une taille de fichier ; par défaut, celle-ci est de 1000Ko. • La taille du fichier peut être estimée comme suit : Nombre de ligne d’écritures sur un an Multiplié par 1.3Ko (EX : 1000 lignes * 1.3Ko=1300Ko)
On définissant le nom et l’emplacement du fichier, puis enregistrer
Définir l’exercice comptable et longueur des comptes On a le choix de définir la longueur des comptes généraux ou laisser par défaut 0.
Volet Identification : Définir la raison sociale et le reste des renseignements.
PLAN COMPTABLE • Paramétrage préalable A propos de…. /Paramètres
Cette case peut être accessible si la longueur des comptes généraux est différente à zéro. Elle permet de compléter par zéro les comptes sans dépasser la longueur définie
Exemple : si la longueur est 8, la case « complément à zéro » est cochée. Pour le compte général 6121, le programme va compléter automatiquement par des zéros sans dépasser la longueur définie, et le compte sera 61210000 A propos de…/Nature de compte
On clique deux fois sur Client
Compte général client et compte rattachés : De 342 A : 3421ZZZZ
• Cette option permet de définir, pour chaque nature de compte, une fourchette de numéros de Comptes. •
Ainsi, en création de compte, le programme affecte automatiquement la nature du Compte en fonction de son numéro.
•
Structure / plan comptable
Cette commande permet de saisir, consulter, modifier ou supprimer les comptes du plan comptable. A défaut d’utiliser les commandes dans le menu structure vous pouvez utiliser les boutons de commandes suivants : Cliquez sur le bouton Plan comptable de la barre d’outils Comptabilité générale pour activer cette commande. Lorsque vous la lancez, la liste des comptes créés apparaît. On peut aussi ouvrir le plan comptable en cliquant sur l’icône Plan comptable de la barre verticale Saisie des écritures.
Liste déroulante à choix de : Tous les comptes Généraux (actif/en sommeil) : Comptes généraux actif : Compte généraux mis en Sommeil (désactive)
Pour accéder directement à la création d’une fiche de compte général, cliquez sur le bouton Créer un compte général de la barre d’outils Comptabilité générale. Vous pouvez aussi cliquer sur l’icône Créer un compte général de la barre verticale Saisie des écritures. ou à partir du Nouveau /plan comptable
Pour atteindre la fiche d’un compte précis, cliquez sur le bouton Atteindre un compte général de la barre d’outils Comptabilité générale. La liste des comptes généraux présente les informations suivantes :
N° compte Type
: Zone de 13 caractères alphanumérique, Permet de saisir le numéro de compte, En respectant sa longueur Défini lors de la création du fichier comptable. : Deux type de comptes généraux : Détail : Compte sur lequel les écritures seront portées Total : Compte de rupture servant à classer et totaliser les comptes de même radical ou même racine de compte.
Intitulé
: Zone de 35 caractères
Abrége
: Zone de 17 caractères reprends les 1ers caractères de l’intitulé du Compte
Nature de compte
: La nature d’un compte s’affiche automatiquement en fonction du Numéro de compte et du paramétrage des comptes par nature
CODES JOURNAUX
• Codes journaux sans mode assistant
Permet le paramétrage des journaux qui seront utilisés en saisie des écritures.
On peut lancer cette fonction en cliquant sur L’icône [Codes Journaux] de la barre verticale Saisie Des écritures.
Bouton correspondant de la barre d’outils Comptabilité générale.
En cliquant sur Nouveau, pour créer un nouveau code journal
6 caractères alphanumériques au maximum
Type : Achat Vente Trésorerie : Banque/caisse Général Situation : ce type ne peut pas Etre clôturé.
Zone de 35 caractères alphanumérique
Permet de masquer les cumules des journaux : Achat/Vente/Général/Situation
Cette option empêche la saisie d’écriture sur le journal. Si par la suite, vous sollicitez en saisie le code journal mis en sommeil, le programme vous avertira par le message suivant : «Le code journal a été mis en sommeil. Souhaitez-vous réellement l’utiliser? [Oui]/[Non]» Cliquez sur le bouton [Oui] pour l’utiliser malgré tout et saisir dans le journal.
Il est impossible de modifier le type d’un journal après sa création
Numérotation des pièces ⇒ Manuelle ⇒ Continue par journal ⇒ Continue pour le fichier
: On a le choix de saisir manuellement le numéro de Pièce. : le numéro de pièce est numéroté automatiquement par Type de journal pour l’exercice. le numéro de pièce est numéroté automatiquement Par fichier comptable, sans prise en considération Les types de journaux.
⇒ Mensuelle
le numéro de pièce est numéroté automatiquement sur Tous les types journaux, par mois.
Si cette case est cochée : On n’aura pas le choix de la numérotation des pièces sur la fenêtre des codes journaux ⇒ La zone à liste déroulante de la numérotation des pièces sera grisée Si cette case est cochée, la saisie et la modification de la zone « pièce » n’est pas accessible sur les journaux.
Utilisez ce bouton pour valider le paramétrage et fermer la fenêtre.
• Codes journaux avec mode assistant
Choix du type journal 6 caractères alphanumériques au maximum
35 caractères
Numérotation du journal
Cliquer sue suivant pour valider le programme ou Annuler en cas de na pas valider.
II. Traitement des écritures comptables
Menu traitement
Permet de saisir et personnaliser les écritures comptables.
PRÉSENTATION D’UN JOURNAL
Pour passer les écritures dans un journal, il suffit de sélectionner dans la fenêtre d’accueil ou bien cliquer sur crées préalablement : Achat Vente Trésorerie : Banque/Caisse Général
puis
, apparaît alors l’écran suivant avec tous les codes journaux
Situation
Indique l’état du journal : Brouillard Non imprimé Journal Non clôturé Clôturé
Indique le mois et l’année auxquels correspond le journal.
⇒ Vous sélectionnez le journal, ex : Achat du mois Novembre doit apparaître l’écran suivant :
Personnaliser les colonnes des journaux de saisie.
⇒ Les colonnes disponibles dépendent du paramétrage fait pour le journal considéré dans l’option : Fichier / A propos de… / Options / Organisation
En premier lieu : préciser le type du journal ou d’opération
En deuxième lieu : le paramétrage des colonnes que vous souhaitez voir apparaître dans l’écran de la commande sélectionnée au premier niveau.
•
Obligatoire pour l’application : les colonnes sont obligatoires ; leurs statut ne ne peut être changé par l’utilisateur.
Obligatoire pour le fichier
: les colonnes peuvent être obligatoires, par choix De l’utilisateur .leurs statut peut être modifié
Masqué pour le fichier
: les colonnes n’apparaîtront pas ni dans la Liste personnalisée, ni dans les fenêtres de Commande
Disponible pour le fichier
: Les colonnes sont disponibles et pourront être Affichées ou masqué selon la commande Personnaliser la liste
⇒ En utilisant aussi la commande personnaliser la liste soit à partir du menu contextuel soit à partir du menu Fenêtre.
On clique par bouton droit pour obtenir le menu contextuel suivant
Cliquer sur : Personnaliser la liste
Cette liste permet d’ajouter ou supprimer les colonnes souhaitées.
La saisie des écritures comptables
Après la personnalisation des colonnes On peut saisir les écritures comptables dans les journaux crées dans la structure Il s’agit de journaux mensuels comme (Achat janvier, Achat février, Achat mars).
La saisie des écritures se fait dans la ligne du haut du journal:
Vous devez taper une ligne à la fois. Vous pouvez demander le libellé automatique. Lorsque vous ne connaissez pas le numéro exacte d’un compte, il suffit de taper dans la colonne le chiffre de la classe, puis d’appuyer sur la touche TAB (symbolisée par 2 flèches à côté de la touche A) ou bien sur la touche F4.
Création d’un compte en saisie Cocher cette case « ouverture compte en saisie » si l’on désire créer des comptes pendant la saisie dans le journal.
Une extourne est la passation d'une écriture Pour autoriser la suppression à l'inverse de l'écriture initiale. des écritures sur les journaux Permet de corriger une écriture erronée en après la validation enregistrant l'opération inverse. Permet aussi l'annulation des comptes transitoires au début de l'exercice comptable
On entre ici le numéro de la classe
On sélectionne le compte dans la liste
Lorsque la ligne est complète, vous la validez avec la touche Entrée. Vous obtenez l’écran suivant :
Vous pouvez continuer les écritures.
8 – MODIFICATION D’UNE ÉCRITURE Pour modifier une écriture, il suffit d’ouvrir le journal puis vous vous positionnez sur l’écriture à modifier comme indiquée dans l’écran ci-dessous :
Vous pouvez modifier ce qui est faux comme s’il s’agissait d’une saisie d’écritures
9 – SUPPRESSION D’UNE OU PLUSIEURS ÉCRITURES Pour supprimer une ou plusieurs écritures, il suffit de la ou les sélectionner puis soit avec le bouton droit de la souris de sélectionner Supprimer les éléments sélectionnés ou plus rapide avec l’icône
Autres méthodes de saisie • Saisie par pièce
⇒ Ajout d’une pièce Définir le type du journal : Achat/Vente/Trésore rie ……….
Après renseignement le type du journal (obligatoire), N°facture (facultative), la date S’affiche automatiquement du moment de saisie, on a l’accès à la saisie des écritures Puis valider par Entrée chaque ligne d’écriture. En ce cas le programme vous demande par suite : « La pièce est enregistrée souhaitez vous l’enregistrer ? ». ⇒ Modification / visualisation En cas de modification ou de visualisation d’une pièce, on va sur : Traitement / Saisie par pièce / Visualisation / La modification d’une pièce
Ou à partir de
la barre verticale
Le programme recherche la première pièce correspondant aux critères définis et affiche le résultat. Vous pouvez faire défiler les pièces à l’aide des boutons [Précédent] et [Suivant] de la barre d’outils Navigation .
• Saisie par lot Permet des saisies d’écritures décentralisées et indépendantes, notamment lors de l’utilisation du programme en réseau. Traitement / Saisie par lot ou clic sur bouton
de la barre d’outils.
Pour créer un nouveau fichier lot, puis indiquer son emplacement
On peut mettre à jour directement à partir du journal ; à jour de la comptabilité.
Action /Mettre
O
Cette case permet de transférer les écritures du journal du fichier lot, pour les faire apparaître dans les journaux de saisie.
Si cette case est cochée en parallèle, elle permet de changer la date de saisie des écritures lors du transfert ou la mise à jour.
• Traitement /Saisie des écritures Cette commande ouvre une fenêtre de sélection permettant une saisie rapide et simplifiée d'un Journal sur une période donnée.
La barre verticale.
Préciser le code
journal
On clic sur ok pour continuer la saisie
• Saisie des opérations bancaires
Préciser la période
Certains paramétrages sont indispensables pour la saisie des Opérations bancaires
Journal : il est indispensable de créer un compte bancaire pour un journal de banque A partir du menu structure / Banque, on défini les coordonnées de l’établissement bancaire
On cliquant sur Nouveau :
En cliquant sur Nouveau : Les pays se définissent dans le menu Option
Le paramétrage des différents coordonnés de la banque se font au menu fichier/ à propos /Option Paramétrage de la structure Banque
Code du journal banque
14 caractères max
17 caract ères max
2 caractèr es max
Contrôle de la clé se fait sur le RIB selon les pays, le choix d’aucun annule le contrôle de la clé
Définir les pays
35 caractère s
3 caractère s
Cette fonction permet de : saisir manuellement ou d’incorporer des écritures de trésorerie reçues via un modem (extraits de comptes bancaires par exemple) dans un journal de trésorerie temporaire associé à un compte bancaire, Associer ces écritures et de les lettrer avec des écritures à régler (écritures d’achat, de vente, …) transférer ces écritures et leur(s) association(s) dans à un journal de trésorerie définitif.
Permet de récupérer le ou les extraits de compte correspondants de ce type de journal reçus de la banque sous forme de fichiers informatiques. .
Permet de générer les écritures de trésorerie saisies ou incorporées, ces écritures seront générées dans le journal de banque. Permet d’imprimer les écritures de trésorerie saisies ou incorporées dans cette fenêtre.
Journal------------Journal banque paramétré dans le menu structure N°d’extrait -------N° d’extrait du compte bancaire, 17 caractères alphanumériques Solde initial-------Corresponds du code journal, le montant est positif si le solde est débiteur Le montant est négatif si le solde est créditeur Solde final -----------c’est le solde intermédiaire ; représente le solde initial +ou- total des mouvements Totaux mouvements---- le total des encaissements ou des décaissements de tous les mouvements présents dans la fenêtre. Soldes intermédiaires---- le cumul du solde initial et du total des mouvements présents dans la fenêtre. A imputer ----------------- Le montant affiché correspond au solde final déduit du solde intermédiaire
Particularité de trésorerie Codes journaux
Compte de trésorerie :
Cette zone n’est active que si le journal est de type Trésorerie Général ou de situation.
Contrepartie à chaque ligne :
Cette option n’est active que si le journal est de type Trésorerie. Si cette case est cochée, on a le choix de saisir La contrepartie sur le compte de trésorerie.
S’il n’est pas coché, le programme génère automatiquement Une écriture de contrepartie globale de l’ensemble des mouvements Saisie sur le journal .Il s’agit du mode centralisation.
La ligne de centralisation n’est pas ni modifiable ni supprimable
III. Automatisme de saisie 1. Taux de taxe Permettent et facilitent l’affectation à des comptes du plan général les taux de TVA. Structure / Taux de taxes •
à partir de la barre d’ »outils navigation
En cliquant sur
pour obtenir cet écran :
Code taxe : 3 caractères alphanumériques, il doit être différent par rapport aux autres codes Sens
: Collectif ; en cas des ventes et Déductible ; en cas des achats
Intitulé de la taxe : Zone alphanumérique de 35 caractères. Compte taxe : Indiquer le numéro de compte général du TVA Si le compte n’existe pas dans le plan comptable, un message propose la création du compte lors de la fermeture de la fenêtre.
Type de taxe : 7 types de taxe peuvent être renseignés. • • • • • • •
TVA/Débit : « lors de l’établissement de la facture » TVA/Encaissement : « Lors des encaissement ou décaissement » TP/HT : taxe parafiscale sur hors taxes TP/TTC : taxe parafiscale sur TTC TP/poids : taxe parafiscale sur poids TVA/CEE : taxe sur les échanges intra-communautaires Surtaxe : taxe complémentaire à la TVA (Utilisation pays Export).
• •
Liste à zone Déroulante
Taux % : définir le pourcentage de la taxe exemple 20, 14, 7,10... Montant F : montant forfaitaire.
Quantité U : la taxe multipliée par la valeur d’une quantité. Provenance : « Nationale » est proposé par défaut, Intercommunautaire, Export, Divers1 et Divers 2. Code regroupement TVA : Zone de 5 caractères alphanumérique Permet la saisie d’un numéro de regroupement de taxe. Taxe non perçue :
Case à coché réservée aux utilisateurs de la gestion commerciale
Comptes généraux rattachés : Un ou plusieurs comptes généraux du plan comptable Attachés systématiquement à ce taux de TVA o o o o •
Soit en tapant les comptes un par un Taper le 1er radical du compte du charge ou produit et valider par entrée Placer le plan comptable à côté, sélectionner les comptes à rattacher et les glisser Par la touche : CTRL-ALT.
Utilisation des taux de taxes Se calcule automatiquement
Jour
N° pièce
N°compte général
Libellé
Débit
Crédit
1
1
1 1
1 1
61210000 34550000 44110000
Achat 1 Achat 1 Achat 1
1000 200 1200
2. Les modèle de saisie ⇒ Les modèles de saisie apportent une solution simple et définitive à la partie la plus fastidieuse ⇒ Elles permettent de composer des brouillards de saisie adaptés aux différentes habitudes, et usages. Structure, Modèle, Modèle de saisie
La valeur est saisie manuellement. L’information à reprendre. L’information est systématisée, incrémenté de 1 par le programme. Permet de calculer le contenu de la zone par équilibrage avec les autres montants Saisies en débit et crédit. Permet de calculer le contenu de la zone selon un paramétrage enregistré dans Une autre commande du programme. Ex : Calculer la TAV para rapport au montant HT. Cette fonction permet d’insérer une fonction pré paramétrée. Permet d’insérer différentes fonctions utilisables pour la zone. Déplacement des lignes vers le haut Déplacement des lignes vers le bas
Utilisation des modèles de saisie
Seuls les modèles de saisie du même type que le journal utilisé sont proposés.
1. Modèle d’abonnement A. Création des modèles d’abonnement
Permet de pré enregistrer et d’automatiser la passation des écritures répétitives concernant les contrats d'abonnements contractés par la société. (Ex : Loyer, Abonnement téléphonique). Lancer cette commande à partir du : Structure/Modèle/Modèle d’abonnement Ou cliquer sur le bouton
de la barre verticale.
35 caractères alphanuméri ques max
Périodicité de : Mois, jour, semaine ou année.
Définir le code journal selon
l’écriture d’abonneme nt Définir le modèle de saisie concernant l’écriture d’abonnement.
Montant global, sera généré sur la périodicité définie de l’exercice
annuelle.
Après renseignement des informations, valider par
.
B. Ecriture d’abonnement Traitement/Ecritures d’abonnement
Préciser le modèle d’abonnement souhaité déjà crée.
Cliquer sur ce bouton pour enregistrer els écritures d’abonnement dans les journaux de saisie
IV. TVA Débit /Encaissement TVA/encaissement ⇒ Préparation de la TVA /encaissement lors des encaissements ou décaissements des factures. o Le registre taxe permet d'obtenir la répartition base taxable et montant taxe par taux de TVA. o Il est calculé à partir des informations de la pièce. o Il faut porter les modifications au niveau des lignes d'écritures dans le journal, le registre est ajusté en conséquence. La TVA sur encaissement peut se gérer par : •
La saisie du compte de TVA dans la colonne de contrepartie générale
1. Création du code taxe sur encaissement
2. Activer la colonne contrepartie générale dans les journaux de type trésorerie. Jour
N° pièce
N° compte
Contrepartie générale
Libellé
Débit
1 1
2 2
44110000 51410000
34550000 44110000
Règlement 1 Règlement 1
1200
Activer cette colonne à partir de : Fichier/Propos/Option/Organisation/Journal trésorerie Rendre la colonne DISPONIBLE
Crédit
1200
•
La saisie du compte de TVA/encaissement par saisie des registres taxes
Cocher cette case pour activer les registres taxes
Pour la zone à liste déroulante de registre taxe Mise à jour automatique : les taxes s’enregistrent automatiquement, lors de la saisie des écritures Sans l’affichage d’aucun message Après confirmation : Lors de saisie d’écritures, la fenêtre si dessous s’affiche automatiquement Pou confirmer l’enregistrement des taxes
Pour la TAV/encaissement , on choisi pour type de : Règlement achat, s’il s’agit d’une facture achat
Code taxe Provenance Compte TVA Taux Base taxable Montant taxe
: Code du taux de le taxe : Nationale est affiché par défaut : compte général du TVA : Taux utilisé pour cette taxe : Montant HT soumis au TVA : Montant HT * Taux du TVA
On vérifie les registres taxes à partir : Bouton Action/Registre/Registre taxe
Clic sur Action >Registre>Registre taxe
TVA/débit La préparation de la TVA/débit, se fait lors de l’établissement de la facture.
Régime TVA/débit
Pour régime Débit, en opte pour type de Achat s’il s’agit d’une facture achat
•
Traitement et états préparatoires
Etat/ registre taxe
Le calcul de la TVA régime encaissement se fait bien en fonction de la date de règlement de la facture (encaissement ou décaissement), Le calcul de la TVA, régime débit en fonction de la date d’établissement de la facture.
V. Rapprochement bancaire i.
Rapprochement bancaire manuel •
Permet de pointer les écritures des relevés bancaires manuellement
•
Permet d’effectuer le rapprochement des extraits de compte de chacune des banques Avec les écritures comptables enregistrées sur les journaux correspondants.
Avoir accès par : Traitement/Rapprochement bancaire manuel
Ou par la commande
Paramétrage préalable pour fonctionnement du rapprochement ⇒ Le journal de type trésorerie sur lequel le compte bancaire est mouvementé doit être paramétré en Rapprochement trésorerie ou Rapprochement contrepartie ⇒ Le choix « Aucun » interdit le rapprochement
Fenêtre du rapprochement bancaire manuel
La fenêtre présente les écritures non encore rapprochées
Code journal : journal banque de la menue structure .dans laquelle les écritures sont mouvementées. Date de rapprochement Pièce de trésorerie permet d'enregistrer la référence de l’extrait à concilier avec l’écriture bancaire.
Cette fenêtre montre en haut deus situations : •
Situation comptable
Ancien solde : Solde à nouveau du journal bancaire concerné Totaux journal : Cumul des mouvements débiteurs & créditeurs du journal dés le début de l’exercice. Nouvel solde : Solde d’une nouvelle saisie de ce journal
•
Situation bancaire théorique
Solde pièce trésorerie : indique le solde des pièces sélectionnées Rapprochement : le cumul des montants restant à réconcilier entre le compte et les relevés bancaires. Solde relevé : le solde théorique de l’extrait bancaire obtenu à partir des deux informations
Donne accès à :
et
Si on clique avec le pointeur sur Ancien solde, on obtient : Le montant est modifiable Positifdébiteur Négatifcréditeur
Pour effectuer le rapprochement : 1- saisir le numéro d’extrait dans la zone « pièce de trésorerie puis taper La touche « Entrée ». 2-Sélectionner les écritures à rapprocher puis taper sur bouton Pour supprimer la rapprochement d’une écriture ; sélectionner la , puis cliquer sur « supprimer »de la barre d’outils
Gestion des extraits Traitement/Gestion des extraits
Ouvrir les extraits s’ils existent déjà Incorporer ou récupérer, afin de les présenter sur la fenêtre
Incorporer Récupérer Imprimer
Permet de récupérer les extraits de comptes reçus de la banque par modem Permet de récupérer les extraits par messagerie ou par Internet Permet d’imprimer les extraits de comptes
Avec double clic sur la ligne d’un compte pour obtenir l’ensemble des extraits comme suivant :
•
La liste des extraits par compte est classée par ordre décroissant de date, de l’extrait le plus récent au plus ancien. •
Saisie d’un extrait
signifie que les extraits saisis manuellement Signifie qu’ils sont téléchargés
Permet d’afficher le solde du journal de trésorerie attaché au RIB en cours de la saisie
Permet d’imprimer l’extrait de compte
Si le mouvement d’extrait sélectionné est déjà rapproché à travers le rapprochement Bancaire, « voir les écritures comptables rapprochées » devient accessible.
Rapprochement bancaire automatique Paramétrage préalable •
Menu A propos, Onglet paramètre
Permet de demander la suppression des extraits après incorporation
Traitement/Rapprochement bancaire automatique ⇒ A partir de cette fonction on peut effectuer le rapprochement automatique et aussi manuel entre les extraits de compte et les écritures comptables.
Permet la sélection des écritures sur cette fenêtre
Montant des écritures comptables sous forme de fourchette
On distingue trois parties dans cette fenêtre a. Une partie d’entête, ou on peut sélectionner le code journal, l’extrait et avoir accès aux différents Boutons ; Pour le rapprochement automatique Pour le rapprochement manuel Pour annuler le rapprochement des écritures Permet d’imprimer l’état de rapprochement des écritures Donne accès à : Automatique Manuel Pointer Annuler Imprimer
b) 2ème partie concernant des extraits bancaires non encore rapprochées c) 3ème partie regroupe l’ensemble des écritures mouvementées sur le journal de trésorerie concerné.
Pour lancer le rapprochement automatique on clique sur
,on aura :
Code AFB : par défaut N° de pièce N° facture Montant seul
Ecritures : il s’agit des écritures comptables Mouvement : il s’agit des extraits bancaires
Pour lancer le rapprochement manuel La zone Lettre rapprochement contient une lettre pour les écritures comptables qui seront rapprochées Le programme incrémente cette lettre automatiquement, mais c possible d’être modifié. Puis on sélectionne les mouvements d’extrait en haut et les écritures comptables en bas, ensuite cliquer sur
Par conséquence la lettre apparaît dans les mouvements des extraits (colonne lettre) et dans els écritures Comptables (Lettrage rapprochement).
Rapprochement déséquilibré – Écritures d’ajustement Si les mouvements sélectionnés ne s’équilibrent pas, le programme affiche une fenêtre d’avertissement. «Le solde lettre n’est pas égal à zéro ! Souhaitez-vous passer une écriture d’équilibre ? [Oui] / [Non]». Dans l’affirmative, une fenêtre s’affiche pour vous permettre de sélectionner le modèle de saisie qui devra être utilisé pour la passation de cette écriture d’équilibre.
Modèle de saisie de type trésorerie déjà crée
Annuler le rapprochement Pour annuler un rapprochement, il suffit de saisir sa lettre dans la zone Lettre rapprochement Puis de cliquer sur le bouton [Supprimer] de la barre d’outils Navigation et de confirmer Le message qui apparaît.
Ou par le bouton
Déterminer les lettres de rapprochements attachés aux écritures rapprochées.
Les impressions courantes
13 – IMPRIMER UN BROUILLARD Un brouillard est un document qui permet de conserver une trace écrite des saisies faites sur une période ou un journal. Pour imprimer un brouillard, il suffit de cliquer sur dans la fenêtre d’accueil de Sage comptabilité 100, puis de sélectionner , vous obtenez l’écran suivant : Vous sélectionnez le journal dont vous souhaitez obtenir le brouillard Vous sélectionnez les dates du brouillard que vous souhaitez imprimer. Vous validez la date sélectionnée en appuyant sur la touche Entrée
en cliquant sur le bouton
l’écran suivant vous permet d’accéder au paramètre de l’imprimante :
Vous pouvez imprimer une page de garde, dans ce cas là, votre état aura au minimum 2 pages que vous pouvez visionner grâce à l’ascenseur. Il est recommandé de décocher cette case
En cliquant sur ce bouton va apparaître l’Aperçu avant impression
Vous validez et vous obtenez l’écran suivant :
Cet ascenseur permet de circuler et de visionner toutes les pages de l’état
En cliquant sur l’aperçu, vous pouvez agrandir ou en recliquant réduire le format de l’image pour une meilleure lisibilité
Ce bouton permet d’imprimer la page en-cours de l’état ici la page 1 uniquement
1. Edition des journaux •
Etat / Journal / Journal général…
Cette commande permet d’imprimer un état synthétique des mouvements par journal avec une Totalisation par période.
Achat/Vente/Trésorerie/Situa tion/Général
•
Etat / Balance des comptes
Permet d’imprimer les mouvements enregistrés sur un compte entre deux dates
Accès à la commande par
•
Etat / Grand livre
Cocher cette case permet l’apparition des journaux de situation dans le grand livre
Si on coche la case : Regroupement d’un compte général et celle : Regroupement des écritures du grand livre, ça donne le totale des mouvements débit et crédit des écritures de ce compte de tt l’exercice comptable.
2. Gestion des tiers 1. Compte tiers Création des tiers Dans SAGE comptabilité ligne 100 on entend par plan tiers les comptes individuels CLIENTS ou FOURNISSEURS principalement. En plus des comptes généraux 4411 du fournisseur et 3421 du client, on peut créer les comptes tiers.
On peut créer un plan tiers à partir ; •
Menu structure/plan tiers
•
Bouton de la barre verticale Gestion et suivi des tiers
Cliquer sur ce bouton pour créer les tiers
Tiers : Clients Fournisseurs Salarié Autre
Volet Identification /Plan tiers 35 caractères alphanumériques maximum
17 caractères alphanumériques maxima
Compte générale selon le type des tiers .client (3421) 4411(fournisseurs)
Volet contact /Plan tiers
Renseigner le nom du contact du tiers
On peut créer différents services dans « fichier/à propos de /option/service
Les types des contacts se créent dans « A Propos, Option, Type contact
Interrogation des tiers Paramétrages Dans le journal d’achat on doit ajouter la colonne « N° compte tiers » à partir du Menu A propos de/Option/Organisation. Ensuite Personnaliser la liste à partir du menu contextuel de la fenêtre. La fenêtre du compte général, on coche la case « Saisie compte tiers ».
Pour interroger un compte tiers et procéder à la visualisation des écritures mouvementées ou imprimer un Extrait de compte. Sélectionner une écriture concernant un tiers, puis cliquer sur le bouton , puis choisir l’interrogationtiers.
La fenêtre d’interrogation présente toutes les écritures mouvementées dans le compte de ce tiers
Modèle de règlement Elles permettent de définir les modalités de règlements des tiers pratiquées par la société.
• CRÉER UN MODE DE RÈGLEMENT Pour créer un mode de règlement, il suffit dans la fenêtre d’accueil dans obtenez alors l’écran suivant après avoir ouvert l’onglet :
, vous
Vous sélectionnez et cliquez sur Mode de règlement, la boîte de dialogue suivante apparaît :
Nom du nouveau mode de règlement Code du mode de règlement
Vous pouvez donc créer les modes de règlement que souhaitez sans omettre de valider par la touche Entrée après chaque nouveau mode.
• CREATION D’UN MODELE DE REGLEMENT Structure/Modèle/Modèle de saisie
Exprimée en (%), montant (F) ou équilibrer ()
Nombre de jour pour définir la date d’échéance de règlement
Calcul d’échéance Jours net(s) Fin mois Fin mois civil Jours net(s) : La date d'échéance est calculée en ajoutant le nombre de jours à la date d'écriture en tenant compte des jours réels du mois. Exemple : Date d’écriture : 15/01/N , Conditions de règlement : 60 jours nets Date d’échéance sera le : 60/03/N
Fin mois : Le nombre de jours est ajouté à la date d'écriture en tenant compte des jours réels du mois. La date d'échéance est égale au dernier jour mois de la date calculée précédemment.
Exemple 1 : Date d’écriture : 15/01/N, Conditions de règlement : 60 jours fin moi Date d’échéance sera 31/03/N
Exemple 2 : Date d’écriture : 31/01/N, Conditions de règlement : 60 jours fin moi Date d’échéance sera 30/04/N
Fin mois civil : À partir de la date d'écriture, l'application se positionne au dernier jour du mois. Le nombre de jours est ajouté à cette date pour calculer la date d'échéance en tenant compte que tous les mois de l'année dure 30 jours. La date d'échéance est ajustée au dernier jour réel du mois. Ainsi le 30 janvier devient le 31 janvier et le 30 février devient le 28 février ou le 29 févier s'il s'agit d'une année bissextile.
Exemple 1 : Date d’écriture : 31/01/N, Conditions de règlement : 60 jours fin moi civil Date d’échéance sera 31/03/N .
Exemple 2: Date d’écriture : 31/01/N, Conditions de règlement : 60 jours fin moi civil Date d’échéance sera 31/03/N
Sur ce deuxième exemple, il est possible de voir que la date d'échéance diffère entre les deux conditions de Règlement (Fin mois et Fin mois civil).
• CODIFICATION DU MODE DE RÈGLEMENT DANS LE PLAN DE TIERS Pour donner un mode de règlement à un compte de tiers, il faut au préalable avoir créer un mode de règlement, puis en ouvrant le plan de tiers pour le modifier , vous sélectionnez l’onglet , vous obtenez l’écran suivant :
Appeler les modèles de règlements déjà crées
N’oubliez pas de valider votre codification avec la touche Entrée.
Zone qui vous permet d’indiquer une codification du mode de règlement, nombre de jours fin de mois par chèque ou… (Vous sélectionnez dans les listes déroulantes vos choix sauf 60 qu‘il faut saisir
⇒ Utilisation de la date d’échéance et du mode de règlement dans la saisie
1-Activer la colonne de « date échéance » et « Mode règlement » A partir du : Menu A propos/Organisation /journal…../Date échéance : Disponible pour le fichier Mode de règlement : Disponible pour le fichier
Menu contextuel de la fenêtre de saisie :
2-Paramétrage sur les comptes généraux Cocher la case de « date d’échéance », dans la fenêtre du compte général des tiers.
Lors de la saisie dans un journal, la date d’échéance se calcule automatiquement suivant le paramétrage du modèle de règlement attaché au compte tiers
Multi échéance A Partir de la fenêtre du compte tiers, « Plan tiers /Complément » c’est possible d’ajouter plusieurs modèles de règlement au compte tiers, cela donne objet à la notion de « multi échéances ». Pendant la saisie des écritures sur un journal quelconque pour le compte de ce tiers, on observe un déclenchement automatique de la fenêtre, permettant de gérer des différentes échéances. Lorsque vous validez le montant TTC de l'écriture, le programme affiche la fenêtre de saisie des Échéances.
Si l'option Validation automatique des règlements est cochée sur la fiche du compte tiers, la fenêtre multi échéances N’apparaît pas.
La validation de cette fenêtre fait apparaître toutes les lignes d’échéance dans la pièce comme suivant :
Le montant TTC du tiers se réparti selon les échéances en fonction des modèles d’enregistrement
2. Compte tiers Appel d’un compte •
Lettrage manuel
Permet d’interroger un compte, de procéder au lettrage ou au pointage des écritures Qui l'ont mouvementées ou d’imprimer un compte. A partir du bouton
d’un journal, on abouti à une interrogation général ou interrogation tiers
Cette option représente tous les mouvements passés sous le compte de ce tiers.
A partir de cette fenêtre on peut pointer ou tracer « lettrer » les mouvements des tiers qui sont déjà réglés. Le lettrage consiste à rapprocher les mouvements de sens opposé : mouvement débiteurs, mouvements créditeurs. Exemple : pour un compte tiers fournisseur : 4411, on passe les mouvements suivants : Mouvement créditeur 6121 3455 4411
Journal Achat Achat de m/ses TVA récupérable /charges Fournisseurs
Mouvement débiteur Journal trésorerie 4411 5141
Fournisseurs Banque
A partir de la fenêtre de lettrage on sélectionne le premiers mouvement créditeur : compte 4411 Frs et le deuxième Mouvement débiteur, puis cliquer sur le bouton
.
Ces deux mouvements se pointent par une même lettre majuscule.
On opte pour « lettrage montant » après sélectionner les deux mouvements débiteurs et créditeurs Puis cliquer sur le bouton
.
Pour supprimer ou annuler un lettrage, il suffit de taper la lettre en majuscule dans la zone « Lettre », sélectionner les mouvements, puis cliquer sur supprimer de la barre de menu.
Achat Banque
•
44110000 44110000
X X
Pré Lettrage
Consiste à tracer les écritures comptables qui sont partiellement réglés Permet de ce fait de préparer un futur lettrage en affectant des lettres minuscules aux montant qui ne s’équilibrent pas Pour effectuer un pré lettrage on sélectionne les mouvements souhaités puis on opte pour «pré lettrage montant» à partir de la fenêtre au dessus. Les mouvements pré lettré restent dans la fenêtre des écritures non lettrées.
•
Lettrage automatique
Il permet aussi de sélectionner les écritures qui font objet de règlements et les tracer.
Cette commande se lance à partir du bouton
/Interrogation tiers
Ou de la barre verticale Cela permet d’interroger un compte tiers, de procéder au lettrage ou au pointage des Écritures qui l'ont mouvementées, et d'imprimer un extrait de compte.
Paramétrage préalable au niveau du numéro de compte tiers.
Cette case doit être cochée
A partir du bouton
on peut lancer la fenêtre suivante :
On détermine le type de tiers, le numéro de compte et la date puis cliquer sur OK
⇒ Puissance de lettrage La puissance détermine le nombre maximal de lignes que le programme cherchera à associer et
À lettrer ensemble. La puissance est indiquée en cas de lettrage sur les montants. La ligne de graduation vous permet de choisir entre 9 niveaux de puissance de lettrage. Par Défaut, le niveau 1 est positionné. Chaque niveau de puissance permet d’associer 4 lignes d’écritures supplémentaires par rapport Au niveau précédent : • Puissance 1 : 4 écritures ; • Puissance 2 : 8 écritures ; • Puissance 3 : 12 écritures ; • Puissance 4 : 16 écritures ; • Puissance 5 : 20 écritures ; • Puissance 6 : 24 écritures ; • Puissance 7 : 28 écritures ; • Puissance 8 : 32 écritures ; • Puissance 9 : 36 écritures. Pour sélectionner le niveau de lettrage qui vous intéresse, faites glisser le curseur à l’aide de la souris. Le lettrage automatique s’effectue sur deux mouvements de sens opposé comme le lettrage manuel.
Paramétrage préalable au niveau du numéro de compte général.
Cette case doit être cochée
Fichier/A propos de ../Option /Nature de compte
Cette case doit être cochée
Pour supprimer un lettrage automatique, il suffit de sélectionner les mouvements concernées puis cliquer sur supprimer de la barre de menu, ou bien cliquer sur
à partir de la fenêtre du lettrage automatique
Rappel/ relevés
La fenêtre des rappel/relevés permet de présenter à relancer les mouvements non lettrés classés par compte ⇒ Éditer les rappels, relances préventives et relevés, relancer les clients afin qu’ils nous paient, et pour accomplir le crédit des fournisseurs. Paramétrage préalable 1-Fichier / A propos de / Option /Période de rappel
Chaque période est défini par nombre de jour de retard après la date d’échéance, pour savoir la situation de chaque tiers et puis le relancer si c possible
Attacher un modèle d’impression déjà paramétré
Exemple Vous pouvez définir 3 périodes correspondant aux retards de paiement suivants : o Relance de 0 à 30 jours de retard o Contentieuxde31 à 60 jours de retard o Poursuitesde61 à 90 jours de retard Lors de l'impression des relances clients : • Si un règlement a moins de 30 jours de retard, l'édition fera apparaître la mention «Relance» dans la colonne Commentaire, • Si un règlement a de 31 à 60 jours de retard, l'édition fera apparaître "Contentieux",
• Si un règlement a de 61 à 90 jours de retard, l'édition fera apparaître "Poursuites".
2-si la case de la fenêtre du tiers est coché, ce tiers ne sera pas concerné par relevé /rappel.
3-la saisie des dates d’échéances et les numéros de compte tiers dans les journaux est indispensable à la gestion des rappels/ relevés des tiers. 4-Dans le menu Fichier /A propos de /Paramètre
Si le montant saisie dans le journal est inférieur au solde minimum, l’écriture ne fera pas l’objet du rappel/relevé A partir du Menu Traitement /Rappel/Relevé…On obtient cette fenêtre :
Calcul du solde par tiers c’est le solde des écritures dont la date d’échéance (ou d’écriture s’il n’y a pas de date d’échéance) est inférieur à la date de rappel dans la période de sélection définie.
Exemple : Un rappel est effectué en date du 15/05/N
Date d’Ecriture 01/03/N 15/03/N
Echéance
Montant Retenu
Explication
30/04/N
10 100
Oui oui
La date d’échéance est inférieure à la date de rappel Il n y a pas de date d’échéance mais la date d’écriture est inférieur à la date de rappel
01/04/N 01/06/N
15/06/N
1000 10000
non non
La date d’échéance est supérieure à la date de rappel Il n y a pas de date d’échéance et la date d’écriture est supérieur à la date de rappel
Seules les deux premiers écritures comptables servent au calcul du solde du tiers. Le solde du compte tiers pour le rappel daté du 15/05/N est donc de 110(10+100) Si le solde du tiers est strictement supérieur au seuil de relance, les écritures comptables sont proposées. Dans le cas contraire, les écritures comptables sont présentes dans la fenêtre mais ne sont pas cochées par défaut
Préciser le type tiers : client ou fournisseur
Type •
Rappel (proposition par défaut) : ce choix permet d'imprimer les lettres de rappel.
•
Relance préventive : ce choix permet d'imprimer les lettres de relances préventives.
•
Relevé : cette option imprime un relevé de toutes les écritures du ou des comptes sélectionnés.
Date : date des écritures des tiers concernés. Tiers : les tiers concernés par rappel ou relevés. Comptes : compte généraux des clients ou des fournisseurs concernés. Echéance : les dates d’échéance des écritures dans les journaux de saisie.
Permet de pointer les écritures dans la liste, pour être marquées par une coche ( ). Permet de générer les écritures comptables ou de Frais d’impayés dans un journal. Cette mise à jour est effectuée en fonction des
Paramétrages enregistrés dans le menu Fichier / A propos de / Paramètres /Recouvrement Et plan tiers /complément
Le code journal et le modèle de saisie sont obligatoires et utilisés pour la mise à jour comptable des intérêts de retard. Ils doivent tous deux être de type général. Il est aussi nécessaire d'indiquer le taux en pourcentage et l'imputation des pénalités. Ce menu déroulant propose : Ordre des échéances : un règlement partiel est imputé en fonction de l'ordre des échéances. Proportionnelle : un règlement partiel est imputé de manière proportionnelle en fonction du montant des écritures. ⇒ Cocher la case des pénalités de retards et celle de s frais d’impayés avec les paramétrages des modèles de saisie. Exemple d’un modèle de saisie pour les pénalités de retard jour
N pièce
N compte général
N compte tiers
Libellé écriture Pénalité de retard
758
Date échéance
Débit
Crédit
Cette option a pour conséquence de ne pas calculer ni comptabiliser des pénalités de retard sur les tiers privilégiés
Dans cette fenêtre de "Visualisation des rappels" il est possible aussi de procéder à un décalage de date d'échéance
------- Décaler
Il est possible d’exclure une écriture des rappels via menu
----exclure.
Dans cette fenêtre il est possible de renseigner une nouvelle date d'échéance, de modifier le mode de règlement et de calculer les intérêts de retard.
REMARQUE : Même si l'option "calculer les intérêts de retard" est décochée, l'application calcule si nécessaire des intérêts de retard de la nouvelle date d'échéance jusqu'à la date système en fonction des paramètres de l' "A propos de votre société / Paramètre / Relance".
•
Exemple de calcule des pénalités de retards avec un décalage d’échéance
Date Ecriture
Pièce
Ancienne date Echéance
Nouvelle date Echéance
Date Système
Montant des Pénalités
01/06/06
VT97240
01/06/06
30/06/06
15/06/06
286
Montant total de l'échéance = 100.00DH, nombre de jours de pénalités = 29 jours (30/06/06 - 01/06/06), Montant des pénalités de retard = 2.8603 (400.00 * 9% * 29 / 365). •
Edition de la lettre de rappel /imprimer ou
/imprimer
Le modèle de mise en page prévu par défaut est le fichier "Rappel.bma" qui est stocké dans le répertoire "C:\Documents and Settings\All Users\Documents\Sage\Comptabilité\Documents standards\Règlements Rappels". A l'édition on visualise bien les pénalités de retard.
•
Comptabilisations des intérêts de retard
L'icône permet dans la fonction Traitement / Rappel Relevé de comptabiliser les intérêts de retard. La mise à jour comptable génère les écritures en fonction du "code journal" et du "modèle de saisie" définis dans la fonction Fichier / A propos de votre société / Paramètres / Recouvrement
Compte du tiers 4411 ou 3421
Compte général des produits non courants 758
Ce décalage d'échéance peut ensuite s'éditer par le menu État / États tiers / Historique des rappels en sélectionnant le type de traitement : "décalage d'échéance".
Remarque Les mouvements qui ne sont pas pointés ne peuvent pas être comptabilisées ni générées
Règlement tiers ⇒ Enregistrer automatiquement en comptabilité, les règlements des tiers (Versés aux fournisseurs, perçus des clients) et d’éditer les ordres de paiement correspondants.
Le traitement des règlements tiers permet de : 1. Sélection des mouvements à traiter ; 2. Visualisation avec possibilité d'édition des mouvements arrivés à échéance ; 3. Sélection des mouvements à régler ou à encaisser avec possibilité d'associer les factures Concernant un même tiers ; 4. Génération des écritures de règlement avec édition de l'ordre de paiement ; 5. Lettrage total ou partiel des règlements avec les factures sélectionnées Traitement/Règlements tiers
Définir les la date, l’échéance, les tiers et les numéros de compte puis cliquer sur bouton ok
Le bouton [Règlement partiel] permet d’enregistrer le règlement partiel D’une facture. Sélectionnez la ou les ligne(s) des pièces réglées partiellement puis cliquez sur ce bouton.
Définir le montant partiel à régler
On peut imprimer la liste des règlements à partir du bouton Permet de lancer les opérations de règlement o Impression des différents règlements sur les documents mis en page que vous Choisissez o Génération des écritures sur les comptes de tiers et de trésorerie concernés ; cette phase Est suivie d’un lettrage automatique des comptes concernés.
Définir le code journal
Ces trois cases permettent de générer le règlement des écritures non lettrées, pour qu’elles soient lettrées et les comptabiliser dans les journaux de trésorerie.
Ces deux cases permettent d’éditer les états de règlements
Banque Sélectionnez le compte banque de l'entreprise sur lequel vont être enregistrés les règlements. Le RIB de la banque pourra éventuellement être imprimé sur l'état des règlements. Code journal Sélectionnez le journal de trésorerie sur lequel vont être générées les écritures de règlement. Si Un code journal est associé à la banque sélectionnée, le programme le propose.
Recouvrement Sage 100 Comptabilité V16 propose une gestion du recouvrement dont l’objectif est de Permettre au PME la mise en place d’un process préventif et curatif du recouvrement des impayés. • •
La gestion préventive permet l’envoi par courrier ou messagerie d’un rappel des factures Arrivant à échéances. La gestion curative déclenchera la phase de recouvrement. Elle permet la mise en place de Scénarios types, l’automatisation des relances, le calcul des pénalités, la provision Comptable, la création de tâches de suivit et l’historisation des différentes phases.
I. Scénario de recouvrement ⇒ Un scénario de recouvrement est un ensemble des étapes successives à mener dans un ordre préétabli, et à effectuer, pour pousser les clients dans le but d’en obtenir le paiement le plus rapidement possible. ⇒ Un scénario de recouvrement permet de : • • • •
Associer le modèle d’impression Définir des frais d’impayés et des pénalités de retard Modifier le risque client afin de bloquer les livraisons Renseigner un pourcentage de pertes probables pour la gestion des provisions.
Exemple : relance téléphonique, envoi du fichier du rappel, accusé de réception Structure / scénario de recouvrement
Scénarios crées Pour créer d’autre, cliquer sur Nouveau
Intitulé du scénario ,35 caractères alphanumériques maxima
Intitulé, définissant l’étape du scénario ,35 caractères alphanumériqu e
Délai ; séparant les étapes l’une par rapport à d’autre.
Choix de : aucun, impression d’un courrier, envoie direct par messagerie, aperçu avant d’envoi de messagerie, enregistrement dans un fichier pdf.
En plus de la possibilité : d’ajouter des frais d’impayés, pénalité de retard et pourcentage de perte probable : D’attacher un fichier de mise en page au format bma enregistré dans « programme C /documents & setting/All user/Document partagé/sage/comptabilité/documents standards Ou de le supprimer à partir du bouton On ne peut pas attacher un fichier si le type d’envoie est « aucun ».
Risque client : nécessite certain paramétrage dans « fichier/à propos de/option/Code risque »
A livrer A surveiller A bloquer
⇒ Le scénario de recouvrement l’un parmi les éléments constituant le dossier de recouvrement
II. Dossier de recouvrement Permet de gérer les dossiers de recouvrements de créances clients. Traitement / dossier de recouvrement
La fenêtre du dossier de recouvrement présente les dossiers qui sont déjà crées, sinon on peut créer d’autres. Tout en cliquant sur nouveau, la fenêtre si dessous se déclanche :
Cette fenêtre permet de visualiser les informations suivantes : • La partie en haut : permettant de définir le Client N° dossier Client Code risque client : paramétrage dans : « Fichier/A propos de /Option/Code risque Perte probable (%)
Scénario Statut du dossier : En cours de traitement : En attente de traitement : Redressement judiciaire : Dossier terminé Scénario : Indiquer le scénario déjà crée Etape réalisée Priorité : le niveau d’importance accordé à chaque dossier de recouvrement 1-Volet écriture Origine Date débit Motif de litige Résumé
: se paramètre dans « fichier/à propos de /Option /Motif de litige
Commentaire : permet d’ajouter un commentaire Conclusion
: si le dossier est en statut terminé, dont les créances sont réglées, on indique :
Date fin Résolution : se paramètre dans « fichier /à propos de / Option /Résolution ».
•
La partie en bas : permet d’ajouter les mouvements non encore réglés passés dans le compte du client concerné.
On a la possibilité d’ajouter des écritures non lettrées, générer des pénalités de retards et des frais d’impayés et décaler l’échéance à partir du bouton On peut indiquer des provisions pour les dossiers.
2-Volet Interventions Ce volet permet de référencer l’ensemble des interventions réalisées ou à faire pour la résolution du dossier de recouvrement
SUIVI DU RECOUVREMENT
RISQUE FINANCIER
On a la possibilité de générer un document ou un relevé qui sera associé à l’intervention sélectionnée Attacher un document à cette intervention sélectionnée à partir du menu
Une adresse électronique, définie sur le compte tiers est indispensable pour envoyer ou générer un relevé.
On peut exécuter les interventions sélectionnées
Le bouton [Exécuter les interventions] et la fonction Exécuter les interventions du menu contextuel Permettent de lancer le traitement des actions suivantes d’un scénario de recouvrement lorsque Leur statut est «À faire» : ⇒ Impression d’un état, ⇒ Impression dans un fichier PDF si aucun type d’envoi est différent de Aucun, ⇒ Création et envoi d’un message avec fichier joint pour un type «Envoi direct par messagerie » ⇒ Création et ouverture d’un message avec fichier joint pour un type «Aperçu avant envoi Par messagerie», ⇒ Association d’un fichier PDF à une intervention, ⇒ Génération des écritures comptables de type «Frais d’impayés», «Pénalités de retard» et «Intérêts de retard suite à un décalage d’échéance», ⇒ Modification du statut de l’intervention de «A faire» à «Réalisée», ⇒ Modification si nécessaire de l’en-tête du dossier de recouvrement avec les actions Demandées par l’étape du scénario de recouvrement.
3-Volet contact •
Ce volet permet de gérer les contacts du dossier de recouvrement. ⇒ Clients ⇒ Entreprise ⇒ Dossier de recouvrements
•
Les contacts sont triés dans l’ordre alphabétique de leur nom.
Le type contact est renseigné dans : « fichier / à propos de/Option/type contact
III. Gestion des actions
Cette fonction permet de centraliser l’ensemble des interventions à réaliser sur , tous les dossiers de recouvrement non terminés. Cette fenêtre liste toutes les interventions ayant un statut « À faire », de tous les dossiers de recouvrement dont le statut est différent de « terminé ».
Traitement / gestion des actions
Le double clique sur une d’intervention, permet d’avoir l’accès au dossier de recouvrement/ intervention, dans le but de réaliser et exécuter cette intervention.
IV. Gestion des provisions
Cette fonction permet de gérer les provisions des dossiers de recouvrement des créances clients.
Elle liste l’ensemble des dossiers, de recouvrement susceptible de générer des écritures de provision, de reprise ou des écritures, de créances irrécouvrables. ⇒ Génération des écritures de provisions •
Paramétrage préalable
Fichier/à propos de /paramètres
On défini un modèle de saisie de type OD pour écriture de provisions, reprise sur provisions ou créances irrécouvrables
Définir un compte de perte selon le plan comptable
Exemple d’un modèle de saisie pour l’écriture des dotations aux provisions N° jour
N° pièce
N° compte général
3942
N° compte tiers
Libellé écriture
Date échéance
Débit
Crédit
Dot, provisions
6196
A partir de « » de la fenêtre, on peut générer les écritures de provisions, des reprises sur provision ou des pertes irrécouvrable « client insolvable » des dossiers de recouvrements affichées sur la liste.
On peut imprimer un état préparatoire des provisions à partir du bouton
Etats des tiers
Etats/Etats de tiers : permet d’imprimer des différents états relatifs aux tiers.
• Grand livre des tiers Le grand livre des tiers ; donne le détail des mouvements enregistrés sur un compte tiers entre deux dates. A partir du menu « Etat/Etats de tiers/Grand livre des tiers », ou en cliquant sur l’icône « grand livre des tiers » de
la barre verticale
Définir la date d’écriture, type tiers (client, fournisseur, salarié, autre) Compte tiers (les tiers concernés, dont le grand livre est important à voir) La fenêtre propose l’inclusion des journaux de situation « les a nouveaux »
Cliquer sur
pour obtenir le grand livre souhaité.
, ce bouton est utilisé pour reporter l’édition, si on choisi différé, on le retrouvera ensuite , dans le menu « fichier/impression différé ». Tous les états qui sont marqués comme différés apparaissent dans cette fenêtre
• Balance des tiers
Permet d’imprimer le solde des écritures mouvementées sur les comptes des tiers Etat/Etats des tiers /Balance des tiers
Ou bien en cliquant sur
de la barre verticale
Soldé ; ce choix permet d’éditer les mouvements soldés. Les mouvements non soldés pour le choix de « soldé »
Les cumuls des mouvements débits & crédits sont édités
Le type d'état ; détermine la présentation de l'édition. •
Balance de Base (valeur par défaut) : le programme imprime les colonnes numéro de compte tiers, intitulé des comptes, mouvements débit, mouvements crédit, soldes débit, soldes crédit.
• Balance Développée : le programme imprime les colonnes numéro de compte tiers, intitulé , des comptes, mouvements débit, mouvements crédit, soldes débit, soldes crédit et , solde exercice précédent. • Balance 6 colonnes : le programme imprime les colonnes numéro de compte tiers, intitulé , des comptes, soldes ou mouvements débit/crédit, mouvements période débit/crédit et soit , solde période soit soldes cumulés soit mouvements cumulés en débit/crédit. • Balance 8 colonnes : le programme imprime les colonnes numéro de compte tiers, intitulé , des comptes, soldes ou mouvements débit/crédit, mouvements période débit/crédit, soit , solde période soit soldes cumulés soit mouvements cumulés en débit/crédit et enfin ou , solde période ou mouvements cumulés en débit/crédit.
• Justificatif du solde à dates
Cet état vous renseignera sur l’évolution des soldes des comptes tiers jusqu’à une date souhaitée. Etat/Etats des tiers /Justificatif de solde à date
Imprimer tous les comptes dans une seule page, ou bien chaque tiers dans une page
• Statistique des tiers
Cet état vous renseignera sur le volume d’activité avec les fournisseurs ou les clients. Etat / Etats tiers / Statistiques tiers Définir l’intervalle de la date d’écriture « à ne pas dépasser la date d’exercice
Type d’état : ⇒ Statistiques des clients • • •
son chiffre d'affaires TTC pour la période demandée, le pourcentage qu'il représente par rapport au total des clients sélectionnés, la croissance des mouvements par rapport à la même période de l'exercice précédent,
• •
le solde du compte à la fin de la période de sélection, le pourcentage du solde client par rapport au solde total
⇒ Statistiques de fournisseurs : est similaire à celui des clients En plus La dernière colonne qui représente le nombre de jours moyens de règlement des fournisseurs. Ce nombre de jour se calcule selon la formule suivante : Solde × Nombre de jours période de sélection -----------------------------------------------------------------------------------------Chiffre d′affaire TTC
⇒ Analyse vulnérabilité clients •
le solde du client à la fin de la période de sélection,
Le solde est débiteur, ce montant apparaît dans l’état de statistique tiers « analyse vulnérabilité client »
• • •
le nombre de jours moyen correspondant au délai habituel de règlement des clients, l'encours maximum autorisé, se définie sur le compte du tiers le dépassement de l'encours,
•
le taux de couverture des règlements, c’est-à-dire le pourcentage des règlements enregistrés , par rapport aux factures émises.
• Historique des rappels Cet état vous renseignera sur l’historique des rappels des clients pour une période donnée. Etat / Etats tiers / Historique des rappels
Définir le type tiers, les comptes tiers et la date de traitement
L’état présente les comptes des tiers, avec la date d’échéances, mode de règlement, frais d’impayé et pénalité des retards.
• Dossier de recouvrement Cette fonction permet d’éditer un état de dossiers de recouvrement des créances clients complets , comprenant les informations générales, les écritures rattachées ainsi que les intervention.
Pour accéder à cette fonction on clique sur
de la barre d’outils, gestion des tiers
Etats /Etats des tiers/dossier de recouvrement
Demander l’édition de tous les dossiers avec tous les statuts, ou bien choisir selon le statut du dossier
Renseigner tous les informations : chargé de recouvrement, numéro de dossier, motif de litige et la date d’ouverture du dossier
3. Procédures de fin d’années
1. Généralités
Le nouvel exercice peut être ouvert dès la fin de l’année courante. Ainsi vous pourrez commencer la saisie des écritures concernant la nouvelle année tout en continuant à saisir sur l’année passée. Si vous avez déjà ouvert le nouvel exercice avant la fin de l’ancien, lors de l’ouverture du dossier comptable, l’exercice ouvert par défaut est celui qui correspond à la date système (date affichée par l’horloge du PC) : • •
Jusqu’au 31/12 : l’ancien exercice À partir du 01/01 : le nouvel exercice
Il est possible de passer d’un exercice à un autre par le menu « Fenêtre » en cliquant sur la ligne concernée.
L’exercice courant est déjà affiché dans la barre de titre afin de ne pas commettre d’erreur.
Remarque
La procédure de report à nouveau n’est pas une procédure figée, à tout moment, il sera possible de lancer, voir de relancer les reports à nouveaux. Lors d’un relancement des reports à nouveaux, SAGE Comptabilité corrige l’écriture de report en fonction des modifications, des suppressions et des ajouts d’écritures effectuées sur l’ancien exercice.
Cette correction sera effectuée uniquement sur des écritures non lettrées.
Deux possibilités vous sont offertes par le logiciel, le mode Assistant et le mode Manuel. La comptabilité 100 ne peut avoir que cinq exercices ouverts au maximum, pour pouvoir ouvrir le nouvel exercice, il sera peut-être nécessaire d’archiver le premier exercice donc le plus ancien. Lorsque la comptabilisation sur l’ancien exercice sera terminée, vous pourrez procéder à la clôture de celui-ci, ainsi les écritures seront validées et plus aucune modification ne sera possible.
2. Création de l’exercice N+1/Création des à- nouveaux Traitement / Fin d’exercice / Nouvel exercice
Cette commande permet d’enregistrer les dates du nouvel exercice et de paramétrer les informations nécessaires à la génération automatique des à nouveaux. L’exécution de cette commande est impossible si vous avez déjà cinq exercices en ligne. Il vous faudra clôturer et archiver le plus ancien pour pouvoir l’exécuter. Cette commande ne peut pas être lancée en mode Multi-Utilisateurs. Une seule personne doit être dans la société de comptabilité. Elle peut être utilisée en Mode assistant, si celui-ci est sélectionné dans le menu Fenêtre ou en Mode manuel.
1 – Avec le Mode Assistant
A partir de cette fenêtre on a la possibilité de créer un nouvel exercice et générer des reports à nouveau .le programme affiche l’exercice courant
La fenêtre propose trois choix : Créer un nouvel exercice avec génération des reports Créer un nouvel exercice sans génération des reports Créer un exercice antérieur N-1. Indiquer la date de fin du nouvel exercice : la date s’affiche automatiquement selon le choix des trois cases à coche r et elle est modifiable. ⇒ Créer un nouvel exercice et générer les reports ⇒ Créer un nouvel exercice sans générer les reports ⇒ Créer l’exercice antérieur
la date de l’année suivante N+1
la date de l’année antérieure N-1.
1- Si on opte pour la première case : créer un nouvel exercice et générer les écritures d’à nouveau Le nouvel exercice de l’année N+1 apparaîtra, il est le dernier. On relance la commande « traitement/fin d’exercice /nouvel exercice » on reçoit la fenêtre suivante :
L’exercice courant N+1, est le 2eme exercice du fichier, on peut créer un autre N+2 ? Avec ou sans génération des à nouveaux
N+1 = 2009
,
N+2 = 2010
L’exercice courant N est le premier exercice du fichier, on peut créer un autre antérieur N-1
N = 2008 N-1 = 2007 Supposant qu’on a choisi de créer l’exercice N+2 qui est 2010, opter la 1ere case et cliquer sur suivant pour obtenir la fenêtre suivante :
On coche la case, pour permettre le report en détail ou en solde des comptes généraux, suivant un paramétrage sur les comptes généraux.
Journaux de situation, sont souvent pour les à Nouveaux
Si vous souhaitez déterminer un intervalle bien défini pour le compte dont le report est nécessaire
Paramétrage des journaux de report à nouveau
Report à nouveau : aucun report, détail ou bien solde
Si au niveau du compte général, le report à nouveau est en détail, la génération des reports sera en détail aussi et vice versa. Cliquer sur suivant pour obtenir : Cette fenêtre est spéciale pour les sections analytiques et les écritures IFRS, qu’on verra ultérieurement.
En cliquant sur suivant
Selon code report à- nouveau : dans ce cas, le programme se réfère au paramétrage de chaque fiche compte. Seuls les comptes paramétrés avec un report à- nouveau (détail ou solde) seront reportés sur l'exercice suivant. Selon code lettrage automatique : dans ce cas, seront repris en détail tous les comptes pour lesquels l'option Lettrage automatique est sélectionnée ; les autres comptes seront repris en solde. La méthode de traitement des incohérences n'est accessible que pour un transfert des comptes Selon le report à- nouveau. Il est possible de choisir entre : ⇒ un rétablissement automatique du code : cette option est proposée par défaut ; le programme , génère les écritures d'à- nouveau en appliquant le mode de report défini pour la , nature du compte en cas d'anomalie, ⇒ l'apparition d'un message d'alerte et l'arrêt du traitement : à la première incompatibilité , rencontrée, le programme affiche un message signalant qu'une incohérence est détectée , et que le traitement est arrêté,
Exemple : pour un compte général 3421 le report est en en solde, et au niveau de nature des compte, le report à nouveau est en détail, si on choisi cette option, le programme indique cet anomalie par un message d’alerte : « une incohérence pour le compte général 3421 a été détectée sur le code report à nouveau »
⇒ l'absence de contrôle : le programme génère les à- nouveaux sans aucun contrôle de , cohérence entre les codes report et la nature des comptes.
Cette fenêtre permet de définir le paramétrage défini dans « fichier/à propos de /option/nature de compte Exemple du compte client
Après suivant : Cocher cette case pour générer les écritures des reports à nouveau
Cocher cette case, est réservé pour la gestion des devises qu’on verra ultérieurement, suivant un plan hiérarchiques
Le programme reporte sur le nouvel exercice, les observations des cycles de révision, Les observations des regroupements et les consignes.
« Fichier/à propos /paramètre
« Cela est réservé pour la gestion de révision comptable
Cela permet de préciser les comptes de résulta de l’exercice
La fenêtre permet de saisir le premier numéro de pièce que vous souhaitez affecter aux écritures D’a- nouveau pour les comptes repris en solde. Cette option s'applique aux comptes reportés en Solde, et également aux comptes reportés en détail si l'option Souhaitez-vous reprendre le n° De pièce d'origine est à Non.
Reprendre le libellé d'origine dans son intégralité Le libellé de l'écriture d'origine sera repris sur l'écriture d’ ànouveaux.
ATTENTION : Le libellé des écritures des comptes reportés en détail n’inclut pas automatiquement la date d’origine de l’écriture. Pour retrouver la date d’origine des écritures sur le nouvel exercice, à la question Paramétrage du libellé des écritures d’à nouveaux, il faut cliquer sur la case Structurer le libellé, à préciser en prenant les options « AN au @D @L » afin de conserver la date et le libellé d’origine.
La fenêtre permet de saisir le libellé que vous souhaitez affecter à l'écriture d'à- nouveau pour les Comptes repris en solde. Par défaut, le programme propose «A.N. au…» complété de la date de Début du nouvel exercice.
2 – Sans Mode Assistant Les descriptions qui suivent concernent l'utilisation manuelle de la commande Traitement / Fin d’exercice /Nouvel exercice, c'est-à-dire lorsque la commande Fenêtre / Mode assistant est désactivée (non cochée).
La fenêtre du nouvel exercice ; créée avec le mode d’assistant et celle créée sans mode assistant, ont le même principe de fonctionnements. Cette fenêtre représente toutes les étapes en une seule fois :
3. Clôture des journaux
Clôture manuelle des journaux •
Clôture partielle des journaux
A partir du « traitement/clôture manuelle des journaux » on obtient
La fenêtre présente l’ensemble des journaux selon leurs états expliqués ci-dessous
• • •
les écritures du journal ne sont pas imprimées Le brouillard des écritures a été édité. Les écritures du journal ont été imprimées Le journal n'est pas clôturé Le journal est clôturé Le journal est partiellement clôturé
Pour clôturer partiellement un journal, opérez comme suit : 1. Sélectionnez le journal à clôturer partiellement en cliquant sur sa ligne ; 2. Enregistrez éventuellement dans une des zones de saisie en bas et à droite soit le numéro De pièce soit la date jusqu’à laquelle la clôture doit être exécutée ; 3. cliquez sur le bouton les informations saisies dans les zones Date ou Numéro de pièce s’affichent alors sur la ligne sélectionnée ;
4. Faites de même pour tous les journaux à clôturer partiellement ; 5. Cliquez sur le bouton [Ok]. •
Clôture totale des journaux
o On cliquant sur le bouton journal
à partir de la fenêtre précédente, après sélection du
o Il est possible d’effectuer des clôtures partielles et des clôtures totales lors d’une même opération, o Les écritures des journaux clôturés totalement ne sont pas modifiables, (les zones de saisie des journaux apparaissent grisées) Ne pas utiliser « l’aperçu avant impression » pour l’édition des journaux car l’opération ne sera pas validée et la clôture ne sera pas effectuée
4. Clôture de l’exercice
Pour clôturer un exercice et archiver les informations qu’il contient, cliquer sur « traitement /fin d’exercice/clôture d’exercice ».
En cliquant sur oui si on veut continuer
o Un exercice N ne peut être pas clôturé, si un exercice N-1, qui précède ne l’est pas. Sinon un message d’alerte apparaîtra « les exercices précédents doivent déjà tous être clôturés ». o L’exercice à clôturer doit être actif. o Il faut que tous les journaux doivent être imprimés et clôturés avant de procéder à la clôture d’exercice. o On ne peut pas modifier les enregistrements d’exercice clôturé.
Cette opération est irréversible
5. Etat de clôture d’exercice Pour imprimer un état de clôture, on suit « traitement/fin d’exercice/état de clôture ». C’est possible de lancer cette impression à partir du bouton « fonction avancé.
» « état de clôture » de la barre d’outil de la
Cocher l’une ou l’ensemble des cases pour imprimer selon le choix
Définir un code journal à partir de cette zone à liste déroulante
Si l’exercice est clôturé, les fenêtres de saisie des journaux sont inaccessibles.
6. Archivage du premier exercice L’archivage permet de supprimer l’exercice clôturé, le plus ancien de la société, pour le déplacer dans une nouvelle société d’archive afin de pouvoir consulter et éditer l’ensemble des données. Si celui-ci n’est pas clôturé : On peut archiver le premier exercice à partir du « traitement/fin d’exercice/archivage du premier exercice »
Se reporter au paragraphe CLOTURE DE L’EXERCICE
Il est obligatoire d’archiver un exercice lorsqu’on souhaite ouvrir un sixième exercice. L’archive permet aussi de diminuer la taille de la société en activité et donc de diminuer les temps de traitement. L’archive peut donc être effectuée avant d’atteindre les cinq exercices en ligne. o Il est conseillé de ne garder que trois exercices en ligne afin de limiter la taille du fichier.
Préciser un emplacement pour sauvegarder l’exercice comptable
Il est impératif de modifier le nom du fichier en remplaçant « DOS » par le nom de la société à archiver ainsi que l’extension « .ARC » doit être remplacée par « .MAE ». Garder l’option « Suppression de l’exercice dans le fichier » cochée. Attention au chemin, il est important d’enregistrer cette nouvelle société dans le même répertoire ou dossier que les autres sociétés de comptabilité. Laisser la capacité en Ko tel quelle est proposée par SAGE. Faire Enregistrer, le traitement sera d’autant plus long que les données seront importantes. Après trouver l’emplacement et nommer le fichier cliquer sur enregistrer, on obtient :
Préciser un compte général d’équilibre, puis cliquer sur OK
A la fin du traitement, l’exercice n’apparaîtra plus dans le menu Fenêtre.
4. la comptabilité analytique Généralité
•
La comptabilité générale ; est une comptabilité légale qui a pour objet la saisie, la Classification et l’enregistrement des flux externes. L’enregistrement de ces flux doit aboutir à la fin de l’exercice à l’établissement des états de synthèse. Plusieurs lacunes entachent Toutefois la comptabilité générale :
La comptabilité générale ne s’intéresse qu’aux flux externes : Elle conçoit l’entreprise Comme un carrefour d’échange et ne rend pas compte du processus de transformation des Inputs à l’intérieur de l’entreprise. Dans l’optique de la comptabilité générale, l’intérieur de l’entreprise est une boîte noire.
Marché amont - Immobilisations - Matières premières - Mat et outillage - autres
L’entreprisse est une boite noire
Marché aval : biens et services
La comptabilité générale donne un résultat unique à posteriori à tous produits confondus, Toutes activités confondues. C’est donc une comptabilité de synthèse qui ne permet pas de Savoir les détails de ce résultat unique ou global.
-
-
• La comptabilité analytique ; essaie de combler les insuffisances de la comptabilité générale : Elle permet d’illuminer « la boîte noire » en détaillant le processus de transformation.
La comptabilité analytique détaille le processus par lequel les inputs sont passés jusqu’à leur Stade final. - La comptabilité analytique permet aussi d’éclater le résultat unique de la comptabilité Générale en autant de résultat qu’il y a de produit
UNE BOITE NOIRE
Bénéfice Selon le type de produit
CPC P1 Charges P1
CPC P2
Produit P1
Charges P2
Produit P2
Bénéfice
CPC P3 Charges P3
Produit P3
, Bénéfice
Ce schéma va nous permettre de comprendre le déroulement d’un plan analytique : Un plan analytique représente les éléments ou les unités indispensables et qui interviennent dans la production jusqu’à la vente d’un bien, et permet aussi de mesurer les répartitions des charges ou des produits pour ce bien Exemple ⇒ Plan analytique :
Régions : analyser la rentabilité selon la région Collaborateurs : analyser la rentabilité selon le collaborateur Ressources : analyser la rentabilité selon la ressource.
⇒ Pour un compte de charge 61210000 en comptabilité général, représente un montant X au niveau du bilan La comptabilité analytique vient pour analyser les sources de ces charges
1. Plan analytique Chaque plan analytique représente la comptabilité analytique dans « sage comptabilité 100 » Paramétrage préalable La longueur des comptes analytiques
La longueur d’un compte analytique se définie lors de la création de l’exercice comptable
La longueur des comptes analytique déjà défini apparaissent dans « fichier /à propos de /initialisation.
Il y a deux possibilité :
a partir de « fichier / à propos de/ option / Plan analytique Structure/plan analytique.
1. Fichier /a propos de / option / plan analytique
Ce plan est un plan analytique structuré ; marqué par un petit triangle, contient des sections crées, qui ne doivent pas dépasser 6 numéros dans le total.
Exemple :
⇒ Plan analytique structuré : plan 1 Plan 1 : on double clique sur plan 1 pour créer des sections jusqu’à 6 sections : pays, produit
L’intitulé des plans analytiques crées appariassent dans cette partie exemple : Activité ; produits et services
Zone de 35 caractère alphanumérique, maximun
Plan principal : si cette case est cochée le plan crée, le programme proposé primordialement ce plan au moment de la saisie par défaut. Plan obligatoire : la ventilation sur le plan renseigné se fait systématiquement, à 100% le fait de cocher cette case, implique à renseigner la section analytique d’attente.
Section analytique d’attente : en cas de déséquilibre analytique lors d’une mise à jour directe, le logiciel équilibrera la saisie analytique sur la section indiquée dans cette zone (la pré- ventilation du compte reste prioritaire). Plan analytique en colonne : le plan analytique concerné apparaît « son intitulé », sous forme de colonne dans les Fenêtres de saisie des fonctions suivantes du menu Traitement : • Saisie par pièce, • Saisie par lot, • Journaux de saisie, • Saisie des opérations bancaires. Sur la fenêtre de saisie, renseigner la section 2. Structure des numéros de section Définir l’intitulé de 21 caractères alphanumérique maximum et la longueur de la section du plan analytique, de 21 caractères alphanumériques au maximum.
Double clic sur cette section
3. Structure/plan analytique / l’assistant de création
Les plans analytiques déjà crées apparaissent dans cette zone à liste déroulante.
Pour que les sections soient affichées dans la fenêtre, on procède à cliquer sur le bouton
« générer »
Après déterminer le plan analytique Cliquer sur le bouton suivant
Représente des informations générales .cliquer sur suivant
Sélection des ruptures qui ont été paramétrés dans le plan analytique
Renseigner les sections de type total
Exemple :
Payés France / FR Maroc/MA Canada/CA Suisse/SU
Produits P1 /Produit P2 / Produit P3 /Produit P4 /Produit
Représentant 1 2 3 4
AL/Albert KA/Kamal PH/Philippe BE/Bernard
2. Structure/plan analytique /création manuelle
Se détermine en fonction des éléments du plan crée. La longueur est en fonction de celle déjà précis lors de la création d’exercice comptable Donner un intitulé de 35 caractères max et un abrégé de 17 caractères max, pour cette section
Cette case à cocher permet de demander la reprise du solde de la section (solde par compte général et section analytique) dans le journal des reports analytiques.
Choisir un plan analytique parmi les autres crées.
Cocher cette case, permet d’interdire cette section d’être mouvementé, et elle apparaît de ce fait en sommeil.
Les niveaux d’analyse permettent d’introduire une classification supplémentaire des sections analytiques, classification utilisée notamment dans les états analytiques Les niveaux d’analyses s’enregistrent dans « fichier/à propos de /Option/Niveau d’analyse.
En cliquant sur le bouton
à partir de cette section, la fenêtre ci-dessous apparaît : Définir un plan analytique, le type et le type de section, pour afin déterminer la section
3. Saisie des écritures analytiques
Remarques La saisie analytique n’est possible que sur : Les journaux pour lesquels la saisie analytique est demandée : l’option saisie analytique est cochée Les comptes généraux déclarés ventilés sur leur fiche : l’option saisie analytique est cochée.
Cocher cette case
Cocher cette case
A partir du bouton de la fenêtre de saisie d’un journal, choisir « Analytique » après sélectionner une écriture comptable. On obtient cette fenêtre ci-dessous.
Choisir le plan analytique
Appuyer sur F4, pour choisir une section
On saisie un montant pour la section choisie, et on tape « entrée », puis fermer la fenêtre, le compte général s’affichera en gras. Si on veut vérifier la ventilation d’une section, on tient de cliquer sur le bouton
de la section
3. Modèles de grille ⇒ Pour objectif de faciliter la saisie analytique et les ventilations des sections. La ventilation peut être automatisée par l’utilisation de modèles de grille analytiques. Il est possible aussi d’appeler Une grille analytique préalablement définie dans le menu « Structure/Modèles/Modèles de grille ».
En cliquant sur Nouveau
35 caractères alphanumériques max Déterminer une section analytique Taper la valeur de ventilation du compte général, exprimée en %, en montant (F) ou équilibre.
On a la possibilité d’ajouter plusieurs sections de différentes ventilations,
•
Appeler un modèle de grille
A partir « Fonction/Grille »de cette fenêtre de saisie analytique, on fait appeler des modèles de grille déjà crées dans la structure.
4. Codes journaux analytiques ⇒ Les codes journaux analytiques permettent le paramétrage des journaux des OD analytiques, destinés à l’enregistrement des écritures purement analytiques.
A partir du menu « structure /codes journaux analytiques », ou cliquer sur le bouton comptabilité analytique.
de la barre d’outils de la
Cliquer sur suivant pour avoir cette fenêtre si dessous :
Indiquer un code de 6 caractères alphanumérique et un intitulé de 3
.mise en sommeil ce code journal, c’est dire le désactiver .Si cette case est cochée, lors de la saisie d’une OD analytique, le programme avertira par le message suivant « Le code journal analytique a été mis en sommeil. Souhaitez-vous réellement l’utiliser? [Oui]/ [Non]».
5. Saisie des OD analytiques
⇒ Les OD analytiques sont des écritures analytiques pures, totalement extra - comptables. ⇒ Elles permettent de corriger une ventilation analytique sans pour autant modifier les ventilations analytiques d'origine, ou d’enregistrer de nouvelles écritures générales. ⇒ Elles n'ont aucun impact sur la comptabilité générale. ⇒ Les OD analytiques apparaissent dans les Etats analytiques du menu Etat.
Menu traitement /saisie des OD analytiques - Ajout d’une OD analytique - Visualisation/modification d’une OD
1. Ajout d’une OD analytique Permet la saisie des OD analytiques
A partir de cette fenêtre on renseigne l’information suivante, un plan analytique, un code journal analytique, un compte général sur lequel se fait la ventilation analytique ,la date , N° de la facture , et donner un nom pour le libellé ,ensuite taper la touche « entrée ». Paramétrage et personnalisation de la fenêtre est possible, si on veut supprimer ou ajouter des colonnes, via le menu ; « fichier/à propos de/option/organisation ». Le bouton comme suivant :
, permet de faire appeler aux libellés déjà pré -enregistrés dans le menu « structure/libellé »
Cliquer sur Nouveau
Saisir puis enregistrer via le bouton
.
2. Visualisation/modification d’une OD analytique ⇒ Permet la visualisation ou la modification des écritures des OD analytiques. Utiliser « la recherche analytique » et « l’interrogation analytique » via « traitement », ou à partir de la fenêtre d’une section, via menu « structure/plan analytique, permet aussi de visualiser et modifier les écritures analytiques. -Traitement/recherche d’écriture
Choisir « Ecriture analytique »
Choix entre compte général et section analytique
Cliquer sur ok
-Traitement/interrogation analytique
Fenêtre de visualisation des OD analytiques
•
Indiquer les informations nécessaires pour la recherche des écritures.
7. Multi - Analyse Dans notre comptabilité analytique, le programme permet de gérer plusieurs niveaux d’analyse, jusqu’à 30 niveaux, maximum, c’est multi analyse.
Zone de 35 caractères maximum
30 niveaux d’analyse au maximum.
Multi Analyse
Exemple Votre établissement dispose de trois ateliers de production. Chacun d’eux fait l’objet, dans votre plan analytique, d’un certain nombre de comptes pour évaluer avec précision leurs charges de fonctionnement. En particulier, vous avez déterminé certaines sections analytiques pour qu’elles reflètent les charges relevant de l’approvisionnement, de la commercialisation et de la distribution. Si vous voulez, en fin d’exercice, pouvoir éditer un état vous montrant clairement la part que représente chacun des trois ateliers dans ces dépenses d’approvisionnement, de commercialisation et d’administration, vous pouvez alors créer trois Niveaux d'analyse à ce nom et les affecter Aux sections analytiques correspondantes . Il vous suffira alors d’éditer l’état après une présélection sur le niveau de coût souhaité.
8. Impressions analytiques Les états analytiques : Etat/états analytiques ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒
Journaux analytiques Balance analytique Grand livre analytique Etat de contrôle des cumuls Journal des reports Bilan / Compte de résultat
1. Journaux analytiques Ils permettent de donner le détail des Écritures analytiques entre deux périodes. Type journal de choix entre : situation (journal analytique) et report /OD analytiques (journal des OD analytique).
Cocher cette case interdit l’impression du contenu des journaux de situation
•
Type journal •
Un journal de type standard :
Les Ecritures analytiques issues des mouvements enregistrés sur les comptes Généraux ventilables. • Un journal de type report/OD analytique Ecritures contenant uniquement les OD et les reports analytiques :
•
Type d'état
Le type d'état sélectionné détermine la présentation de l'édition. •
Un état de base contient les informations suivantes : -
•
Journal analytique : date d'écriture, numéro de pièce, numéro de compte, libellé écriture , mouvements débit, mouvements crédit, numéro section, montant analytique. Journal des reports : date, numéro de section, numéro de compte général, libellé, quantité, , mouvements débit et mouvements crédit.
Un état développé contient les informations suivantes : -
Journal analytique : date d'écriture, numéro de pièce, numéro de compte, libellé écriture, , numéro compte général, quantité, montant général, numéro de section, quantité analytique, , montant analytique, cumul des quantités.
Cette option n’est pas accessible si vous avez choisi une édition des reports et OD analytiques.
2. Balance analytique L’impression de la balance analytique vous permet d’obtenir les totaux et les soldes des mouvements , enregistrés sur une section analytique entre deux dates.
Cocher cette case si on veut imprimer le détail des écritures
•
Type d’état
⇒ Un état de base contient les informations suivantes : • Balance analytique : numéro de section, intitulé de section, mouvements débit, mouvements , crédit, soldes, soldes exercice précédent. • Balance analytique sur rupture : numéro de section, intitulé de section, mouvements , débit, mouvements crédit, soldes, soldes exercice précédent • Balance inversée : numéro de compte, intitulé de compte, numéro section, intitulé section, , mouvements débit, mouvements crédit, soldes, soldes exercice précédent.
⇒ Un état développé contient les informations suivantes : • Balance analytique : numéro de section, intitulé de section, mouvements débit, mouvements , crédit, soldes, quantité, prix moyen par poste, cumul des quantités. • Balance analytique sur rupture : numéro de section, intitulé de section, mouvements , débit, mouvements crédit, soldes débiteurs, soldes créditeurs, % 1er niveau d'analyse. • Balance inversée : numéro de compte, intitulé de compte, numéro section, intitulé section, , mouvements débit, mouvements crédit, soldes, soldes exercice précédent, prix , moyen par poste, cumul des quantités.
3. Grand livre analytique
L’impression du grand-livre analytique vous permet d’obtenir le détail des mouvements enregistrés , sur une section analytique entre deux dates.
•
Type d'état
Le type d'état sélectionné détermine la présentation de l'édition. Un état de base contient les informations suivantes : •
Grand-livre analytique : date d'écriture, code journal, numéro de pièce, libellé d'écriture, , mouvements débit, mouvements crédit, soldes débiteurs, soldes créditeurs.
•
Grand livre inversé : date d'écriture, numéro de section, code journal, numéro de pièce, , libellé d'écriture, mouvements débit, mouvements crédit, soldes débiteurs, soldes créditeurs.
Un état développé contient les informations suivantes :
• Grand-livre analytique : date d'écriture, code journal, numéro de pièce, libellé d'écriture, , quantité, mouvements débit, mouvements crédit, soldes débiteurs, soldes créditeurs, , cumul des quantités. •
Etats analytiques / Inclure les écritures générales sans répartition
En impression du grand-livre analytique, si vous cochez cette case, le programme imprimera le détail des écritures générales non ventilées (toutes les écritures dont le compte général doit recevoir normalement une imputation analytique). Les comptes qui doivent recevoir une imputation analytique sont : • Les comptes dont l'option Saisie analytique est cochée, • Les comptes de nature Charges ou Produits. Les écritures de chacun des comptes de tiers rattachés sont regroupées, et une sous -totalisation (Rupture) est effectuée par tiers.
4. Contrôle des cumuls analytiques L’impression du contrôle des cumuls analytiques vous permet d’obtenir par plan analytique, les, cumuls , généraux et les cumuls analytiques.
Etat de contrôle des cumuls : Période, mouvements généraux débit, mouvements généraux crédit, mouvements analytiques débit, mouvements analytiques crédit, écart débit général et analytique, écart crédit général et analytique.
5. Bilan / Compte de résultat L’impression du bilan et compte de résultat analytique vous permet d’obtenir toutes les écritures , sur une section analytique entre deux dates.
Déterminer le plan analytique et les sections concernées, sans plan analytique, on n’obtient pas l’état
Si cette case est cochée, le programme imprime le détail des écritures
Permet l’édition le détail des comptes de résultat
Permet l’édition des soldes intermédiaires de gestion
5. la comptabilité budgétaire
Généralité La budgétisation sert à prévenir les dépenses « charges » et les recettes « produits », pour une période donnée. L’établissement du budget permet à l’entreprise de vérifier et de contrôler globalement, s’il y a cohérence entre les dépenses et les recettes engendrées par l’activité.
1. Paramétrage
Fichier/à propos de /initialisation
Choix entre : aucun, axe général, axe analytique.
Cette zone à liste déroulante permet la gestion du budget, sur un compte général ou sur une section analytique
2. Budget axe général et analytique Axe général
La gestion budgétaire se fait sur les comptes généraux ou bien sur les sections analytiques La fenêtre d’un compte général de « Structure/plan comptable ».
Après paramétrage, le volet « budget » apparaît sur la fenêtre du compte général.
, déterminer s’il s’agit de la budgétisation des charges ou des produits.
Dotation faible / dotation forte. Exemple : La conjoncture étant peu favorable, vous hésitez entre une prévision de ventes à l'exportation élevée , ou plus faible.
La dotation se fait sur les comptes généraux ou les sections analytiques, si on opte pour analytique, les zones concernées par le budget seront grisées.
Donner des montants quantité et valeur, qui seront répartis sur chacun des périodes de l’exercice comptable. Si on choisit un plan analytique, le bouton
devient accessible pour le choix d’une grille
⇒ Par défaut, le programme propose une répartition homogène du budget annuel, en quantité et en , valeur, sur chacune des périodes de l'exercice. Remarques
⇒ Pour éviter les écarts d’arrondis lors du calcul des dotations mensuelles et du recalcule de la dotation globale, Le programme les répercute sur la dernière dotation mensuelle.
⇒ Exemple Une dotation globale de 10 000 DHS, sera répartie mensuellement de la façon suivante : Les onze premières dotations = (10 000 / 12) =833,33 DHS La dernière dotation = 833,33 + [10 000 -(833,33 x 12)] = 833,37 DHS
⇒ Pour modifier un montant d’une période, il suffit de sélectionner la ligne de la période est retaper le nouveau montant. ⇒ Pour supprimer les dotations, il suffit de taper 0 dans les deux montants de « quantité et valeur »
Axe analytique Si le paramétrage se fait sur « axe analytique », le volet « budget » apparaît immédiatement sur la fenêtre de la section analytique.
On choisit le volet « budget » et on obtient :
La répartition des dotations budgétaires sur un axe analytique se fait de la même manière que celle pour l’axe général.
Si on choisit pour une répartition sur un compte général à partir de « accessible , pour le choix d’une grille .
» , l’option ;
devient
3. Postes budgétaires Cette fonction, permet de créer, consulter et mettre à jour les dotations budgétaires associées , à un compte ou à un ensemble de comptes de la comptabilité générale ou analytique. A parti de « structure/postes budgétaires ».
En cliquant sur Nouveau, pour obtenir une nouvelle fenêtre.
Zone de 35 caractères alphanumériques
Cette zone rassemble tous les postes crées de type centralisateur, pour rattacher un poste de type détail à celui de type centralisateur.
Détail : permet d’enregistrer le détail des postes budgétaires. Total : permet de cumuler les postes ayant la même racine. Centralisateur : permet de totaliser tous les budgets qui lui sont rattachés.
Déterminer le sens pour les prévisions : produit ou charge
Volet « dotations » Dotations faibles ou fortes pour l’exercice.
La répartition des dotations sur l’ensemble des périodes de l’exercice.
⇒ Permet la saisie des montants du budget. Volet « compte » Affecter les comptes généraux concernés par la prévision et la répartition des dotations aux postes budgétaires.
4. Etats budgétaires Etat/états budgétaires
Déterminer l’exercice concerné par les dotations faibles ou fortes
Etat sur Postes budgétaires : si les dotations prévisionnelles se portent sur des postes budgétaires du menu « structure ». Cet état présente, « les prévisions budgétaires période », « Réalisations », « écarts », Comptes généraux : si la gestion budgétaire se repose sur les comptes généraux, »l’axe général » lors du paramétrage dans « fichier/initialisation ». L’état présente de ce fait, « les n° de compte généraux concernés par la prévision » , « les prévisions budgétaires de la période », « réalisations ». Sections
: si la gestion budgétaire se repose sur les sections analytiques « axe analytique ».
Comptes généraux inversés : les comptes généraux concernés par les dotations budgétaires, sont présenté sur l’état par sections. Les comptes généraux inversés sont déjà crées à partir de la fenêtre du compte général suivante :
Si on opte pour un plan analytique, le bouton devient actif, pour appeler les grilles
Sections inversés : sections analytiques concernées par comptes généraux, sont crées dans la fenêtre de la section analytique suivante :
Si on choisit général, le bouton des grilles s’active ,
A partir de la fenêtre d’impression des états budgétaires, si on choisit le bouton Cela nous permet d’affiner nos sélections d’impressions, autoriser ou interdire les informations souhaitées.
6. la gestion des devises
Création & Paramétrage de la devise A partir de « fichier/à propos de/ option/Devise ».
Cette option permet de pré enregistrer les données relatives aux devises utilisées lors des transactions avec les clients et les fournisseurs.
Renseigner l’intitulé, l’unité, le sigle et sous unité
3 caractères alphanumériques .C’est une norme internationale, sert à codifier uniformément les devises créées.
4 caractères alphanumériques. Code provenant de l’administration fiscale, utilisé dans le décompte monétiques commerçant, permettant l’identification de la devise de transaction Cotation ou ancienne cotation ; permet d’indiquer s’il s’agit du actuel ou ancien cours.
Cocher cette zone si la devise appartient à la zone Euro
-
Cotation certaine :
-
Cotation incertaine : le montant en devise est multiplié par le cours pour avoir le montant en monnaie courante.
-
Devise cotation : cette zone rassemble tous les devises crées, permet de renseigner la devise de cotation par rapport d’autre monnaie.
le montant en devise est divisé par le cours, pour avoir le montant en monnaie courante.
Exemple
Intitulé
Mode de cotation
cours
Devise de cotation
Format montant
Calcul
Euro
Incertain
11
Dirham
# #0,00
10€ = 11*10=110
Euro
Certain
11
Dirham
# #0,00
DIRHM
10€ = 11/10 = 1.1
1. Paramétrage au niveau des comptes généraux
Cocher cette case, puis renseigner la devise
Fichier / à propos de / Initialisation
Définir la monnaie de tenue de comptabilité et la devise d’équivalence
3. Paramétrage au niveau des comptes tiers
Zone à liste déroulante présentant des différentes devises crées.
3-ajouter les colonne « devise » « Parité » & « montant devise » dans la fenêtre de saisie des journaux.
4-fichier /à propos de / ajustement lettrage ⇒ Créer des modèles de saisie pou l’écart de règlement : produit et perte, pour chaque tiers « client/fournisseur, salarié, autre et général.
Exemple d’un modèle de saisie « écart de règlement pour perte/client ».
Saisie en devise
Montant devise : saisir le montant en monnaie de tenu de comptabilité « Dh », puis le programme le convertira automatiquement en devise de la contrepartie « euro ».
Lettrage en devise « saisie des règlements en devise ».
Valider les règlements tiers à partir de la fenêtre « interrogation tiers », /afficher les écritures non lettrés.
Exemple d’un lettrage automatique
Sélectionner « monnaie courante et devise »
Type N° pièce
: les écritures qui ont le même n° de pièce, sont lettrées par une même lettre
Montant : le lettrage des écritures se fait sur le montant N° facture : le lettrage des écritures se base sur le n° de facture
Le lettrage peut être sur : -La monnaie courante : le programme lettre les montants de « débit & crédit » lorsqu’ils s’équilibrent. Dans la fenêtre, cela apparaît dans la colonne « lettrage montant ». -Devise : le programme lettre les mêmes montants équilibrés en devise, avec la même devise. Cela apparaît dans la colonne « lettrage devise ».
Lors des règlements effectués par les tiers, le cours de la devise subit une différence de change par rapport à la facturation.
On Constate que le lettrage s’est réalisé avec des lettres minuscules dans la colonne Lettrage montant et majuscules , dans la colonne Lettrage devise. Les montants en devise sont équivalents mais pas ceux en euros. Il y a donc un simple pré lettrage des écritures en monnaie courante mais pas de lettrage définitif. Pour combler le déséquilibre des montants, on procède à la gestion des écarts de change et de règlements.
Ecart de change 1. Paramétrage au niveau de « ajustement lettrage » du menu « fichier / à propos de »
Préciser le montant maximum de l’écart, pour générer les écarts de règlements
⇒ Créer les modèles de saisie adaptés pour : les écarts de règlements, les écarts de change Exemple d’un modèle de saisie pour les écarts de règlements «cas d’un perte ». Date
N° pièce
N° compte général
N° compte tiers
Libellé
Date d’échéance
Débit
Crédit
Perte/ ajustement lettrage
638 Exemple d’un modèle de saisie pour les écarts de règlements «cas d’un produit ». Date
N° pièce
N° compte général
N° compte tiers
Libellé Gain / ajustement lettrage
738
Date d’échéance
Débit
Crédit
Exemple d’un modèle de saisie pour les écarts de change «cas d’un perte de change ». Date
N° pièce
N° compte général
N° compte tiers
Libellé
Date d’échéance
Débit
Crédit
Perte de change
6331
Exemple d’un modèle de saisie pour les écarts de change «cas d’un gain de change ». Date
N° pièce
N° compte général
N° compte tiers
Libellé Gain de change
7331
2. la fenêtre de lettrage
Date d’échéance
Débit
Crédit
Ce bouton donne accès à : Automatique, Pointer, Annuler, Traitement, Calculer, Imprimer
Les écarts de change sont générés grâce à la fonction Calcul différence de change suite à un lettrage en devise équilibrée alors que le lettrage en monnaie locale ne l’est pas. Exemple Facture 1000 DHM = 10000 Euros (parité=10) Règlement1000 DHM = 11000 Euros (parité=11) Il es résulte un écart de change de 11000-10000 = 1000
Sélectionner la devise des transactions
Après cliquer sur ok, le lettrage se fait automatiquement, et les écritures d’équilibre du lettrage se génèrent sur la fenêtre d’interrogation, et sur le journal général d’opération divers.
Exemple d’un gain de change, généré Date
N° pièce
N° compte général
N° compte tiers
Libellé
Date d’échéance
Débit
01/01/N
1
3421
Client X
31/01/N
1000
01/01/N
1
7331
Client X
Gain de change Gain de change
31/01/N
Crédit
1000
Ecart de règlement S’il existe une différence entre le montant de la facture et son règlement en monnaie de tenue de comptabilité, un écart de règlement est généré automatiquement. Suivant un modèle de saisie paramétré et adapté au niveau du menu « fichier /à propos de / ajustement lettrage /écart de règlement -déterminer un code journal -déterminer un modèle de saisie « débit » et « crédit » Lors du lettrage des comptes tiers, les générations des écritures d’équilibre pour les montants non ajustés se fait automatiquement, sur la fenêtre d’interrogation et sur le journal général.
Ecart de conversion
Sur la même fenêtre d’ajustement lettrage du menu « fichier / à propos Seuil : Déterminez le montant du déséquilibre maximum (en valeur absolue) au-dessous duquel le programme Pourra générer des écritures d’écart de conversion ; au-delà, il s'agit d'un écart de Règlement
Cocher cette case permet de gérer les écarts de conversion lorsque les devises des écritures (Factures et règlements) lettrées appartiennent toutes à la zone Euro. Les zones qui suivent sont Alors active pour permettre de renseigner des modèles de saisie correspondants. Exemple Supposons que la monnaie de tenue de comptabilité soit le Franc français, la devise d’équivalence L’Euro et que : 1 Euro = 6,55957 FRF Supposons également que 10 factures soient émises d’un montant de 10 Euros (soit 65,59 FRF Chacune), soit au total 656,00 FRF. Le règlement s’élève à 100 Euros, soit 655,96 FRF d’où un écart de 4 centimes. Lors du règlement tiers, le lettrage en devises est équilibré tandis que celui en monnaie locale ne L’est pas du fait de l’écart des 4 centimes. Une écriture d’écart de conversion est alors générée. ⇒ Lors des saisies en devise sur les journaux si les paramétrages nécessaires ont été réalisés. Cette possibilité doit être permise dans la commande Fenêtre / Préférences. ⇒ Par la fonction Règlement tiers : c’est le cas lorsque des différences de règlement interviennent pour un montant inférieur au seuil d'écart d'arrondi de conversion défini. ⇒ Par la fonction Calcul différence de change, via « fonction/calculer » : les modèles d’écart de conversion sont en priorité appliqués lorsque les devises des factures et règlements sont des monnaies «In».
Réévaluation des dettes et créances avec reprise N+1.
Cette fonction permet d’éditer l’état de réévaluation des dettes et des créances en devise et de générer les écritures d’écart constatées. Elle est disponible juste dans la version pack + A la date d’arrêté des comptes (date de clôture), les créances et dettes en monnaies étrangères doivent être réévaluées, au cours de la date de fin d’exercice généralement, pour calculer les pertes probables et les gains latents.
Une perte probable résulte : •
d’une augmentation de la dette : c’est-à-dire que pour les comptes fournisseurs et les comptes créditeurs et pour une devise donnée, le solde converti au cours de clôture est supérieur au solde du compte dans cette devise.
•
d’une diminution de la créance : c’est-à-dire que pour les comptes clients et les comptes débiteurs, pour une devise donnée, le solde converti au cours de clôture est inférieur au solde du compte dans cette devise
Ces pertes sont enregistrées à l’actif du bilan sur le compte 3700 (écart de conversion actif). Des provisions pour risques peuvent être constituées au dernier jour de l’exercice pour couvrir ces pertes probables au débit du compte 6195 (Dotations aux provisions pour risques et charges) et au crédit du compte 4506 (Provisions pour perte de change). Un gain latent résulte : •
d’une diminution de la dette : c’est-à-dire que pour les comptes fournisseurs et les comptes généralement créditeurs, pour une devise donnée, le solde converti au cours de clôture est inférieur au solde du compte dans cette devise.
•
d’une augmentation de la créance : c’est-à-dire que pour les comptes clients et les comptes généralement débiteurs, pour une devise donnée, le solde converti au cours de clôture est supérieur au solde du compte dans cette devise.
Ces gains sont enregistrés au passif du bilan sur le compte 47 (Ecarts de conversion Passif). Une réévaluation mensuelle peut être effectuée, auquel cas, les pertes probables et gains latents sont comptabilisés respectivement sur les comptes 633 et 733. La réévaluation des comptes en devise s’effectue par l’intermédiaire d’un assistant qui permet de définir les paramètres. Traitement / réévaluation des dettes et créances en devise
1. Présentation et sélection du type de réévaluation
Si on coche cette case, la date doit être entre le début et la fin du mois.
Cliquer sur suivant pour confirmer le choix, et continuer
2. Sélection des natures de compte – Assistant de réévaluation des comptes en devise
Sélectionner les natures des comptes, intéressés par la réévaluation
3. Sélection des journaux – Assistant de réévaluation des comptes en devise
Sélectionner les types de journaux concernés par le traitement
4. Sélection des devises – Assistant de réévaluation des comptes en devise
Sélectionner les devises concernées par la réévaluation
Zone pour saisir le cours de la période ou de la clôture
Ce bouton sert à sélectionner ou désélectionner les devises affichées sur la fenêtre.
5. Génération des écritures de pertes et de gains – Assistant de réévaluation des comptes en devise
Cette zone apparaît lorsque la case « Protection de la zone N° pièce dans le volet » du «Fichier / A propos de… / Paramètres». Est active
Dans le cas d’une perte «Différence conversion Actif au» + date système, Dans le cas d’un gain «Différence conversion Passif au» + date système.
Cette fenêtre ne peut apparaître que si cette case de la fenêtre de présentation est cochée
6. Définition des écritures de provisions pour les pertes
Définir les comptes des dotations et des provisions Les comptes de dotations pour risque & charge 6195 et les comptes des provisions pour perte de change 4506
6. Cas d’une réévaluation périodique Le choix de la réévaluation périodique de la fenêtre de présentation
Une seule fenêtre pour la définition des comptes de pertes et gains de change s’affiche dans ce cas.
Renseigner les comptes de perte et de gain et le code journal 6331 perte de change et 7331 gain de change
7. Extourne automatique – Assistant de réévaluation des comptes en devise
8. Génération d’écritures importées ou exportées – Assistant de réévaluation des comptes en Devise
Dans le cas d’un journal synchronisé par le client, si une écriture a une date antérieure à la date de synchronisation alors un message d’alerte bloquant s’affiche : «L’ajout d’écritures sur un journal synchronisé est impossible». Dans le cas d’une génération d’écritures venant de l’expert-comptable, elles doivent être postérieures à la date de validation sinon un message bloquant s’affiche :
«L’ajout d’écritures sur un journal clôturé est impossible». Dans le cas d’une génération d’écritures venant de l’expert-comptable, elles doivent être antérieures à la date de synchronisation sinon un message bloquant s’affiche : «L’ajout d’écritures sur un journal non synchronisé est impossible».
Etats & impressions Le programme permet de faire le choix des devises
Etats/Journal
Choisit le type d’état, base ou bien développé avec devise « montant en devise, devise et la parité »
Choisir la monnaie de tenue de comptabilité ou la devise ou bien toutes les devises
Type d’état développé devise jour
N° pièce
N° cpte tiers
Libellé écriture
échéance
Devise
Total
Journal centralisé
Choix de la devise
Montant devise débit
Montant devise crédit
Montant général
On clique sur le bouton
pour indiquer la devise, déjà crée dans « option / devise »
Le même jeu se répète pour l’édition des autres états : balance / grand livre …..
8. les normes IAS/IFRS Généralité
Norme IFRS « International Financial reporting standard » c a d « Norme d’information financière internationale ». Ils ont pour objectif de : ⇒ Normaliser les présentations financières au sein de l’Europe ⇒ Utiliser un langage international commun ⇒ Donner une vue plus économique des comptes de l’entreprise L’adoption de la norme IFRS peut avoir un impact très positif, tout en permettant l’amélioration des relations et de l’image auprès des investisseurs et analystes
Pas de lettrage ni de rapprochement sur les écritures concernant ces normes
1. Paramétrage Fichier / à propos de / initialisation
Cocher cette case pour permettre l’application de ces normes
Après cocher la 1ere case, cette zone est devenue active, donnant choix entre : journaux IFRS et tt les types des journaux.
Après activer ces normes on observe sur la fenêtre des codes journaux l’option L’activation de la barre d’outils Norme La disponibilité des zones propres à l’IFRS dans l’option des codes journaux, plan analytique et la saisie des pièces Après la saisie des écritures IFRS, il n’est plus possible de désactiver cette zone. Aussi sur la fenêtre des comptes généraux, un nouvel onglet s’ajoute « Analytique/IFRS ».
2. les écritures IFRS
Paramétrage Activer les colonnes « type norme » et « position IFRS » sur les journaux à partir du « fichier/à propos de /organisation.
Si la case uniquement par défaut.
est cochée pour un code journal, la zone à liste déroulante « type norme » affiche IFRS
Si elle n’est pas cochée, la zone permet d’afficher : IFRS : applicable aux sociétés dont la comptabilité s’effectue exclusivement au niveau européen Nationales : permettant de poursuivre une gestion comptable réservée au seul marché intérieur national dans les mêmes conditions que par le passé sans référence aucune aux normes IFRS ; Les deux : lorsque les entreprises doivent fournir des comptes sociaux à la fois aux normes nationales et internationales (pour la maison mère en France et les filiales à l’étranger par exemple.
3. les ventilations IFRS 1. Paramétrage . Après activer cette zone une ligne concernant l’IFRS, « plan IFRS » vient de s’ajouter au niveau « fichier / à propos de / option / plan analytique, le plan IFRS permet d’affecter des plans analytiques aux ventilations IFRS Le plan IFRS est une possibilité simple pour répartir certains montants saisis selon les normes IFRS, afin de pouvoir les consulter ou les éditer selon les deux axes principaux d’analyse imposés par la norme IFRS : •
La zone géographique
•
Le secteur d’activité
Exemple Dans le cas de sociétés possédant des établissements dans plusieurs pays, afin de pouvoir comparer les résultats obtenus sur des bases identiques quelles que soient les normes de comptabilité utilisées.
Il s’ensuit que les écritures IFRS sont exclues de tous les traitements sur les tiers (règlements tiers, rappels, états tiers, etc.). Plan analytique IFRS du menu « option/plan analytique :
Si la case « plan IFRS » est cochée, des cases apparaissent en bas de la fenêtre du « plan analytique » : Le plan IFRS peut être : affiché en colonne sur la fenêtre de saisie des écritures. Un plan obligatoire, pour une ventilation automatiquement à 100 %. Un plan principal ; s’affiche par défaut dans les zones concernés.
Section analytique d’attente : choix de la section du plan IFRS crée comme section d’attente, sur laquelle se fait la ventilation. Imputation de la section : la section sera ventilée soit sur : Aucun « aucun compte », les comptes des charges et produits, tous les comptes.
2. Onglet « Analytique/IFRS » de la fenêtre d’un compte général La ventilation des sections, au niveau du volet « Analytique/IFRS ». La case « saisie analytique » du compte doit être cochée
Si on active l’application des IFRS dans « initialisation », directement sur ce volet s’affiche « Analytique/IFRS »
Choisir le plan IFRS crée au niveau d’option, et exécuter la ventilation des sections correspondantes.
Le compte général d’une ligne ventilée apparaît en caractères gras dans la liste Sinon, on sélectionne le compte général, puis cliquer sur le bouton
puis opter « analytique »,
La fenêtre ci-dessous apparaît directement
Choisir le plan IFRS déjà paramétré dans « option ».
Remarque : si un plan IFRS est paramétré dans « option » comme un plan affiché en colonne, n’apparaît pas sur la fenêtre ci-dessus.
4. les impressions Prenant l’exemple d’un journal
Selon la norme, propose : ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒ ⇒
IFRS : les écritures qui seront imprimés sont de type ; IFRS et les deux Les écritures IFRS : seules les écritures IFRS seront imprimées National : les écritures imprimées seront de type, nationales et les eux Les écritures nationales : les écritures nationales seront imprimées seulement Toutes : seront toutes les écritures renseignées et disponibles sur la fenêtre de saisie Ecritures les deux : les écritures de type les deux seront imprimées
Ce choix est valable pour toutes les éditions, balance, grand livre, journaux.
9. la révision comptable
Généralité
La révision comptable a pour objectif de corriger les écritures comptables, d’une manière périodique. La révision des comptes constitue la majeure partie du travail de comptable. Cette tâche est très précise (les objectifs à suivre sont identiques, ou presque, pour tous les comptes), mais également diversifiée, du fait de la nature des comptes divergente et des multiples situations possibles. La révision comptable consiste à justifier chaque montant, à en évaluer d’autres et à contrôler chaque affectation. Elle se fait tout au long de l’exercice, quand les comptables lettrent les comptes et posent des questions aux clients, par exemple pour obtenir des renseignements ou encore des pièces comptables. Lorsque le bilan doit être établi, cette dernière se précise et occupe un rôle majeur. Pour ne rien omettre au cours de la révision, un dossier est systématiquement tenu, où les comptes sont répertoriés et analysés en détail. Pour analyser cette phase préalable au bilan au mieux, nous pouvons nous poser une question simple mais essentielle, à savoir : Comment se déroule une révision comptable ?
L’activation de l’option « Révision par cycle » nécessite une ouverture d’un fichier expert s’il existe déjà, sinon, on le crée.
1. L’ouverture du fichier expert Paramétrage préalable Si l’option « Ouverture du fichier expert » de la commande Fenêtre/Préférence est cochée, la fenêtre d’ouverture du fichier expert comptable se lance immédiatement par le programme lors d’ouverture du fichier comptable. La suppression ou la modification du fichier expert, s’effectue au niveau du « Fichier/à propos de / Option /Fichier liés.
2. Structure/Cycles de révision Un cycle de révision est constitué par, des regroupements, des consignes et des tableaux
Le programme lance la fenêtre des cycles, à partir du menu structure
On cliquant sur le bouton « nouveau », pour obtenir la fenêtre dessous Numéro du cycle, peut comporter jusqu’à 10 caractères alphanumériques. maximum Un intitulé de 35 caractères alphanumériques maximum
La fenêtre comporte trois volets : Volet Fiche principale Permet d’ajouter des regroupements des comptes Pour ajouter et associer un nouveau regroupement, il suffit de cliquer sur le bouton obtient cette fenêtre
de la barre d’outils, et on
Volet « fourchette » Sélectionner une fourchette des comptes généraux qui font objet de révision
Renseigner le numéro et l’intitulé du regroupement, puis taper « entrée » et cliquer sur « ok ».
Volet « Observation » Ce volet permet d’enregistrer des observations du regroupement en cours de création
Permet de choisir l’exercice comptable concerné par l’observation .le programme propose les exercice crée pour le fichier comptable (5 exercices au maximum), si on veut créer des observations pour chaque exercice.
Cliquer sur ok pour confirmer la saisie du regroupement
Volet Consignes Permet d’enregistrer les remarques et les ordres associés au cycle
On clique sur le bouton ajouter du menu de la barre d’outils ou bien cliquer bouton droit et sélectionner « ajouter un nouvel élément, pour avoir : Numéro de la consigne de 10 caractères
Saisir l’intitulé sous forme d’une question si on veut .zone de 69 caractères alphanumériques
Zone à liste déroulante, représentant 10 tables de 10 énumérés, constituant les éléments de filtrage permettant d’associer la consigne au dossier
Si cette case est cochée,
Les éléments de filtrage, de la zone à liste déroulante, se paramètrent dans l’option « fichier / à propos de / option/filtre de révision En saisie des consignes, le filtre sélectionné sera utilisé pour comparer les consignes correspondant aux critères de dossier.
La possibilité d’établir 10 filtrage différents pour 10 tableaux, composés chacun de 10 énumérés. Avec un caractère de 35 alphanumériques
En cliquant deux fois sur le filtre « missions », pour avoir la fenêtre ci-dessous
On clique deux fois sur le filtre pour créer un énuméré
Volet tableaux Permet d’associer des tableaux au cycle
Cliquer sur ajouter un nouvel élément
A partir de la fenêtre on constitue un tableau selon nos choix, en saisissant les colonnes, et définir son type, la zone « total colonne » est accessible uniquement pour le type « montant ». La petite case à cocher, permet de rendre la colonne disponible en saisie
Traitement / Révision par cycle
Le principe du
fonctionnement de cette fenêtre a le même pour celle de l’interrogation et lettrage Les normes IFRS sont exclues de cette fonction. Sur cette fenêtre on a la possibilité de saisie ou visualiser des regroupements, des consignes et des tableaux et aussi des registres de révisions à partir du la barre d’outils de navigation « ajoutez révision en cliquant en haut droit, avec bouton droit »
1. Saisie des consignes Permet de saisir ou visualiser les consignes du cycle en cours. Le programme propose les questions rattachées au cycle sélectionné. Zone « Numéro consigne » Saisir une lettre puis taper tabulation pour avoir accès aux consignes déjà créés dans la menue structure. Zone « Réponse » Cette zone permet au réviseur d’indiquer si la consigne est : Non répondue : la consigne n’a pas encore été vérifiée, Oui : la consigne a été vérifiée, Non : la consigne n’est pas applicable au dossier en cours, Non applicable, Non significative Zone de « annexé », les consignes seront figurés dans l’annexe et « non annexé » ne seront pas reportés dans l’annex.
2. Saisie des registres de révisions Cela permet d’ajouter des annotations et du période de révision, aux écritures sélectionnées dans la fenêtre de « révision par cycle » ou bien dans la fenêtre de saisie des journaux. Sur la fenêtre d’un journal, pendant la saisie, on clique sur le bouton « Action », en bas à gauche, puis sur Registre
Cocher cette case, pour les registres révisions
Période du calcul des charges et produits, appartenant à l’exercice. Période de révision.
Possibilité de 69 caractères maximum
Exemple régularisation exercice Sur cette exemple on applique les régularisations des charges et produits Si on sélectionne pour un compte de dates de début 01/01/N et date de fin 31/03/N+1 Sur l’édition de l’état des registres de révisions on voit deux colonnes ; l’un pour régularisation exercice en cours (N) et l’autre pour régularisation (N+1). •
Ecriture « loyer » à passer dans un journal
6131 4488
•
1000 1000
Ecriture de régularisation des charges
3491 6131
(1000*3/12= 250) 250
Ainsi, le compte 3491va apparaître au bilan et devra être extourné au premier jour de l'exercice 6131 3491
2 5 0 250
Certains paramétrage et fonctionnalité de l’état des registres de révision
Etats et impressions Etat/ Etats de révisions des registres
10. Contrôle comptable 11. Import & export
12. les objets calculés
