Halaman i
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat, taufik, hidayah, serta inayah-Nya sehingga penulisan Standard Operational Prosedure (SOP) Kesekretariatan Lembaga Mahasiswa Fakultas Teknik Universitas Diponegoro ini dapat terselesaikan dengan baik. SOP Kesekretariatan disusun sebagai standar untuk penulisan dan penomoran surat, penomoran proposal dan laporan pertanggungjawaban, format KOP yang harus digunakan, pembuatan proposal dan laporan pertanggungjawaban (LPJ), serta pembuatan sertifikat dan lain-lain. SOP Kesekretariatan ini merupakan penyempurnaan dari edisi tahun-tahun sebelumnya
dengan
revisi
dan
tambahan.
Penulis
menyadari
bahwa
SOP
Kesekretariatan ini masih terdapat kekurangan dalam penyajiannya. Untuk itu kritik dan saran yang membangun sangat penulis harapkan guna penyempurnaan SOP Kesekretariatan berikutnya. SOP Kesekretariatan ini mulai berlaku setelah disetujui Pembantu Dekan III Fakultas Teknik Universitas Diponegoro hingga akhir kepengurusan BEM FT KM UNDIP 2013. Adapun SOP Kesekretariatan ini dapat mengalami perubahan sesuai dengan berubahnya sistem dari pihak fakultas. Perubahan tersebut akan disampaikan pada pertemuan Rumpi Sekretaris BEM FT KM UNDIP 2013. Akhir kata penulis ucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam kelancaran penulisan SOP Kesekretariatan ini. Penulis juga meminta maaf apabila terdapat banyak kesalahan serta berharap semoga SOP Kesekretariatan ini dapat digunakan sebagai pedoman yang bermanfaat bagi semua pihak.
Semarang, 7 Maret 2013
Sekretaris BEM FT KM UNDIP 2013
Halaman ii
LEMBAR PENGESAHAN
Semarang, 7 Maret 2013
STANDAR OPERATIONAL PROSEDURE LEMBAGA MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO 2013
Sekretaris I
Sekretaris II
BEM FT KM UNDIP
BEM FT KM UNDIP
Adenira Hargianintya
Riang Anggraini Rahmanisa
NIM 21080110141011
NIM 21030111130056
Menyetujui, Pembantu Dekan III
Ketua
Fakultas Teknik Universitas Diponegoro
BEM FT KM UNDIP
Prof. Ir. Abdullah, MS, PhD
Taufik Aulia Rahmat
NIP 195511231983031014
NIM 21120110110017
Halaman iii
DAFTAR ISI
COVER ..................................................................................................................... i KATA PENGANTAR ............................................................................................... ii LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................................ iii DAFTAR ISI ............................................................................................................. iv BAB I STANDARISASI FORMAT .......................................................................... 1 1.1
Format Header & Footer Lembaga ........................................................ 1
1.2
Format KOP Surat ................................................................................. 2
1.3
Format KOP Proposal ............................................................................ 3
1.4
Format KOP Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) .................................. 4
1.5
Format KOP Amplop............................................................................. 5
1.6
Format Cover Proposal .......................................................................... 6
1.7
Format Cover Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) ................................ 8
BAB II SOP PEMBUATAN SURAT ........................................................................10 2.1
Format Penomoran Surat .......................................................................10
2.2
Surat yang Dikeluarkan Oleh BEM (Sekretaris BEM) ...........................10
2.3
Surat yang Dikeluarkan Oleh Departemen BEM ....................................11
2.4
Mekanisme Surat Menyurat ...................................................................13
2.5
Urutan Fakultas Universitas Diponegoro ...............................................14
2.6
Urutan Jurusan/ Program Studi Fakultas Teknik ....................................14
2.7
Lembaga Mahasiswa Fakultas Teknik ...................................................15
BAB III SOP PEMBUATAN PROPOSAL KEGIATAN ...........................................16 3.1
Lembar 1 (Cover Proposal) ....................................................................16
3.2
Lembar 2 (Lembar Pengesahan) ............................................................16
3.3
Format Tanda Tangan ............................................................................17
3.4
Lembar 3 (Isi) ........................................................................................20
BAB IV SOP PEMBUATAN LPJ KEGIATAN .........................................................25 4.1
Lembar 1 (Cover LPJ) ...........................................................................25
4.2
Lembar 2 (Lembar Pengesahan) ............................................................25
4.3
Lembar 3 (Isi) ........................................................................................26
Halaman iv
BAB V SOP PEMBUATAN PROPOSAL SPONSORSHIP.......................................29 BAB VI SOP PEMBUATAN LPJ PERIODIK ...........................................................31 BAB VII SOP PEMBUATAN SERTIFIKAT ............................................................34 7.1
Sertifikat Kepengurusan ........................................................................34
7.2
Sertifikat Acara/ Kepanitiaan .................................................................35
BAB VIII ALUR PENGAJUAN PROPOSAL DAN LPJ KEGIATAN ......................36 8.1
Alur Pengajuan Proposal Kegiatan.........................................................36
8.2
Alur Pengajuan LPJ Kegiatan ................................................................37
BAB IX DATA PENGURUS ....................................................................................38 9.1
Data Fungsionaris BEM FT KM UNDIP 2013 ......................................39
9.2
Data Ketua Lembaga Mahasiswa Fakultas Teknik 2013 ........................40
9.3
Data Jajaran Tinggi Universitas Diponegoro 2013 .................................41
BAB X CONTOH-CONTOH SURAT .......................................................................43 10.1
Surat Keputusan ....................................................................................43
10.2
Surat Undangan .....................................................................................45
10.3
Surat Permohonan .................................................................................46
10.4
Surat Pemberitahuan ..............................................................................50
10.5
Surat Peminjaman..................................................................................51
10.6
Surat Pernyataan ....................................................................................52
10.7
Surat Mandat .........................................................................................53
10.8
Surat Tugas ...........................................................................................54
10.9
Surat Keterangan ...................................................................................55
10.10 Surat Rekomendasi ................................................................................56 10.11 Surat Balasan.........................................................................................57
Halaman v
BAB I STANDARISASI FORMAT
1.1 Format Header & Footer Lembaga a. Format Header
4
2
3
1
5
Keterangan Gambar: 1. Nama lembaga yang bersangkutan, jika HM atau Biro dapat diganti dengan nama HM atau Biro masing-masing 2. Alamat kesekretariatan lembaga yang bersangkutan 3. Jika memiliki website dan e-mail dari lembaga tersebut, maka dapat dicantumkan 4. Logo Universitas Diponegoro 5. Logo dari lembaga yang bersangkutan b. Format Footer
Keterangan Gambar: 1. Jargon atau slogan dari lembaga yang bersangkutan 2. Tahun kepengurusan lembaga yang bersangkutan
Halaman 1
1.2 Format KOP Surat
Keterangan: 1. Kop surat menggunakan header footer masing-masing lembaga 2. Margin surat adalah 4-3-3-3 (top-left-bottom-right) dengan jenis kertas A4 3. Semua huruf dalam surat ditulis Times New Rowman dengan ukuran 12 4. Surat ditulis dengan menggunakan spasi 1,5 (tanpa spasi before/after paragraph)
Halaman 2
1.3 Format KOP Proposal
Keterangan: 1. Kop proposal menggunakan header footer masing-masing lembaga 2. Margin proposal adalah 4-4-3-3 (top-left-bottom-right) dengan jenis kertas A4 3. Semua huruf dalam proposal ditulis Times New Rowman dengan ukuran 12 4. Proposal ditulis dengan menggunakan spasi 1,5 (tanpa spasi before/after paragraph)
Halaman 3
1.4 Format KOP Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)
Keterangan: 1. Kop LPJ menggunakan header footer masing-masing lembaga 2. Margin LPJ adalah 4-4-3-3 (top-left-bottom-right) dengan jenis kertas A4 3. Semua huruf dalam LPJ ditulis Times New Rowman dengan ukuran 12 4. LPJ ditulis dengan menggunakan spasi 1,5 (tanpa spasi before/after paragraph)
Halaman 4
1.5 Format KOP Amplop
1. Kop Amplop hanya menggunakan header dari masing-masing lembaga 2. Margin Amplop adalah 4-1-1-1 (top-left-bottom-right) dengan jenis kertas Amplop 3. Dalam penulisan alamat tujuan ditulis dengan huruf Times New Rowman dengan ukuran 12 4. Pada alamat tujuan surat, tidak perlu menuliskan “kepada yth”, tetapi cukup salah satu saja 5. Untuk nama orang diawali dengan sapaan (seperti Bapak, Ibu, Saudara, atau Saudari) berlaku untuk jabatan. Penulisan alamat yang benar adalah sebagai berikut:
Yth. Dekan Fakultas Teknik Universitas Diponegoro di Semarang
Kepada Bapak Ir. Bambang Pudjianto, MT. di Semarang
Halaman 5
1.6 Format Cover Proposal Format cover proposal kegiatan harus sesuai dengan format cover yang telah distandarkan seperti gambar dibawah ini. Namun untuk proposal sponsorsip desainnya bebas, asal sopan, menarik dan tetap mengacu pada format cover proposal kegiatan (mengandung logo UNDIP serta logo lembaga penyelenggara kegiatan)
Halaman 6
Keterangan: 1. Logo Universitas Diponegoro 2. Nama kegiatan diganti dengan nama kegiatan yang diselenggarakan sedangkan departemen bersangkutan diganti dengan nama departemen penyelenggara kegiatan 3. Nomor proposal (No/Kode/Departemen/BEM-FT/Bulan/Tahun) Keterangan: No
: Terdiri dari tiga digit, diminta di Sekretaris I (Eksternal) BEM
Kode
: Kode proposal (sesuai jenis kegiatan) A = untuk kegiatan non kepanitiaan B = untuk kegiatan kepanitiaan
Departemen
: Sesuai dengan Kementerian/ Penanggung Jawab PH
: Pengurus Harian/ pimpinan (Ketua & Wakil, Sekretaris, Bendahara)
LITBANG
: Tim Penelitian dan Pengembangan
NIC
: Departemen Networking, Information, and Communication
RISTEK
: Departemen Riset dan Teknologi
PSDM
: Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia
KP
: Departemen Kebijakan Publik
SOSIAL
: Departemen Sosial
EKOBIS
: Departemen Ekonomi dan Bisnis
PORA
: Departemen Pemuda dan Olahraga
BEM-FT
: Nama lembaga yang menaungi
Bulan
: Bulan dikeluarkan proposal dalam angka romawi
Tahun
: Tahun dikeluarkan proposal dalam angka latin
4. Merupakan nama dari lembaga yang bersangkutan serta tahun berjalan dari lembaga tersebut 5. Logo dari lembaga yang bersangkutan
Halaman 7
1.7 Format Cover Laporan Pertaggungjawaban (LPJ) Format cover LPJ kegiatan harus sesuai dengan format cover yang telah distandarkan seperti gambar dibawah ini. Namun untuk LPJ periodik desainnya bebas, asal sopan, menarik dan tetap mengacu pada format cover LPJ kegiatan (mengandung logo UNDIP serta logo lembaga penyelenggara kegiatan)
Halaman 8
Keterangan: 1. Logo Universitas Diponegoro 2. Nama kegiatan diganti dengan nama kegiatan yang diselenggarakan sedangkan departemen bersangkutan diganti dengan nama departemen penyelenggara kegiatan 3. Nomor LPJ (No/Kode/Departemen/BEM-FT/Bulan/Tahun) Keterangan: No
: Terdiri dari tiga digit, diminta di Sekretaris I (Eksternal) BEM
Kode
: Kode proposal (sesuai jenis kegiatan) A = untuk kegiatan non kepanitiaan B = untuk kegiatan kepanitiaan
Departemen
: Sesuai dengan Kementerian/ Penanggung Jawab PH
: Pengurus Harian/ pimpinan (Ketua & Wakil, Sekretaris, Bendahara)
LITBANG
: Tim Penelitian dan Pengembangan
NIC
: Departemen Networking, Information, and Communication
RISTEK
: Departemen Riset dan Teknologi
PSDM
: Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia
KP
: Departemen Kebijakan Publik
SOSIAL
: Departemen Sosial
EKOBIS
: Departemen Ekonomi dan Bisnis
PORA
: Departemen Pemuda dan Olahraga
BEM-FT
: Nama lembaga yang menaungi
Bulan
: Bulan dikeluarkan proposal dalam angka romawi
Tahun
: Tahun dikeluarkan proposal dalam angka latin
4. Merupakan nama dari lembaga yang bersangkutan serta tahun berjalan dari lembaga tersebut 5. Logo dari lembaga yang bersangkutan
Halaman 9
BAB II SOP PEMBUATAN SURAT
2.1 Format Penomoran Surat Berikut merupakan kode penomoran surat: a. Surat Keputusan (SK)
: 01
b. Surat Undangan (SU)
: 02
c. Surat Permohonan (SPm)
: 03
d. Surat Pemberitahuan (SPb)
: 04
e. Surat Peminjaman (SPp)
: 05
f. Surat Pernyataan (SPn)
: 06
g. Surat Mandat (SM)
: 07
h. Surat Tugas (ST)
: 08
i. Surat Keterangan (SKet)
: 09
j. Surat Rekomendasi (SR)
: 10
k. Surat Balasan (SB)
: 11
2.2 Surat yang Dikeluarkan Oleh BEM (Sekretaris BEM) Contoh Nomor: 02.1/SU/BEM-FT/I/2013 Keterangan: 02
: Kode nomor surat (lihat format penomoran surat pada subbab 2.1)
1
: Nomor urut surat yang dikeluarkan. Selalu bertambah hingga akhir kepengurusan kecuali kode dan jenis suratnya berubah. Apabila kode dan jenis suratnya berubah, maka nomor urut surat dimulai dari nomer 1 (tujuan: untuk mengetahui jumlah masing-masing jenis surat yang dikeluarkan BEM dalam satu tahun kepengurusan)
SU
: Surat Undangan (disesuaikan dengan jenis surat yang dikeluarkan)
BEM-FT : Nama lembaga yang mengeluarkan surat I
: Bulan berjalan (dalam angka Romawi)
2013
: Tahun berjalan
Halaman 10
Nb. Untuk kegiatan penomoran surat di HM dan Biro, nama lembaga dapat menyesuaikan dengan nama masing-masing HM dan Biro
2.3 Surat yang Dikeluarkan Oleh Departemen BEM a. Surat non-Kepanitiaan (Dibuat Sekretaris Departemen) Contoh Nomor: 03.5/SPm/PORA/BEM-FT/III/2013 Keterangan: 03
: Kode nomor surat
5
: Nomor urutan surat yang dikeluarkan. Selalu bertambah hingga akhir kepengurusan kecuali kode dan jenis suratnya berubah. Apabila kode dan jenis suratnya berubah, maka nomor urut surat dimulai dari nomer 1 (tujuan: untuk mengetahui jumlah masing-masing jenis surat yang dikeluarkan departemen dalam satu tahun kepengurusan)
SPm
: Surat Permohonan (disesuaikan dengan jenis surat yang dikeluarkan)
PORA
: Nama badan/ departemen yang mengeluarkan surat
BEM-FT
: Nama lembaga yang menaungi badan/ Departemen
III
: Bulan berjalan (dalam angka Romawi)
2013
: Tahun berjalan
Kode untuk nama badan/ Departemen yang mengeluarkan surat: LITBANG
: Tim Penelitian dan Pengembangan
NIC
: Departemen Networking, Information, and Communication
RISTEK
: Departemen Riset dan Teknologi
PSDM
: Departemen Pengembangan Sumber Daya Manusia
KP
: Departemen Kebijakan Publik
SOSIAL
: Departemen Sosial
EKOBIS
: Departemen Ekonomi dan Bisnis
PORA
: Departemen Pemuda dan Olahraga
Halaman 11
Nb. 1. Semua file surat keluar yang dibuat oleh departemen diarsipkan oleh masingmasing sekretaris departemen dalam bentuk soft file, kemudian untuk 1 bulan sekali dilaporkan kepada sekretaris I (Eksternal) BEM 2. Untuk kegiatan penomoran surat di HM dan Biro, nama badan/ departemen dapat menyesuaikan dengan badan/ departemen masing-masing HM dan Biro
b. Surat Kepanitiaan (Dibuat Sekretaris Panitia Pelaksana Kegiatan) Contoh Nomor: 05.2/S.Pp/RAKER-MUSKER/LITBANG/BEM-FT/I/2013 Keterangan: 05
: Kode nomor surat
2
: Nomor urutan surat yang dikeluarkan. Selalu bertambah hingga akhir kepanitiaan meskipun kode dan jenis suratnya berubah. (tujuan: untuk mengetahui jumlah surat yang dikeluarkan dalam suatu acara/ kepanitiaan)
SPp
: Surat Peminjaman (disesuaikan dengan jenis surat yang dikeluarkan)
LITBANG
: Nama badan/ departemen yang mengeluarkan surat
BEM-FT
: Nama lembaga yang menaungi badan/ Departemen
I
: Bulan berjalan (dalam angka Romawi)
2013
: Tahun berjalan
Nb. 1. Semua file surat keluar diarsipkan oleh masing-masing sekretaris acara dalam bentuk hard file, kemudian setelah selesai acara wajib dilaporkan kepada sekretaris I (Eksternal) BEM 2. Semua surat keluar dari suatu kegiatan, setelah ditandatangani, harus difotokopi untuk dilampirkan di LPJ kegiatan
Halaman 12
3. Untuk kegiatan penomoran surat di HM dan Biro, nama badan/ departemen dapat menyesuaikan dengan badan/ departemen masing-masing HM dan Biro
2.4 Mekanisme Surat Menyurat 1. Aturan untuk surat peminjaman tempat: a. Dekanat Lt. 3
Ditujukan kepada Dekan Fakultas Teknik Universitas Diponegoro
Diketahui oleh Ketua Jurusan atau Ketua Program Studi
Kabag Tata Usaha, Fakultas Teknik Tembusan: Kasubbag Umum dan Pengelolaan Aset b. Gedung Prof. Soedarto, SH
Ditujukan kepada Pembantu Rektor II, Universitas Diponegoro
Diketahui oleh Ketua Jurusan atau Ketua Program Studi
Tembusan: 1. Kabag Tarkum 2. Kasubbag Rumah Tangga
3. Aturan untuk surat perizinan Pemasangan spanduk, permohonan keringanan biaya,sewa Rusunawa, sewa bus UNDIP
Ditujukan kepada Pembantu Rektor II, Universitas Diponegoro
Diketahui oleh Ketua Jurusan atau Ketua Program Studi
Tembusan: 1. Kabag Tarkum 2. Kasubbag Rumah Tangga
4. Untuk surat-surat yang menggunakan tembusan, dicopy sesuai dengan banyaknya jumlah tembusan 5. Semua acara yang merupakan program kerja Departemen BEM FT KM UNDIP, wajib memberikan undangan kepada Senat Mahasiswa Fakultas Teknik 6. Setiap pengajuan dan penerbitan surat, wajib menggunakan amplop dengan KOP BEM FT KM UNDIP 7. Semua surat yang di terbitkan harus dicopy sebagai arsip untuk pembuatan LPJ atau kesektretariatan
Halaman 13
2.5 Urutan Fakultas di Lingkungan Ekonomika Universitas Diponegoro 1. Fakultas Hukum 2. Fakultas Ekonomi dan Bisnis 3. Fakultas Teknik 4. Fakultas Kedokteran 5. Fakultas Peternakan dan Pertanian 6. Fakultas Ilmu Sosial Ilmu Politik 7. Fakultas Ilmu Budaya 8. Fakultas Kesehatan Masyarakat 9. Fakultas Sains dan Matematika 10. Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan 11. Fakultas Psikologi
2.6 Urutan Jurusan/ Program Studi di Lingkungan Fakultas Teknik 1. S1 Teknik Sipil 2. S1 Teknik Arsitektur 3. S1 Teknik Kimia 4. S1 Teknik Pwrwncanaan Wilayah dan Kota 5. S1 Teknik Mesin 6. S1 Teknik Elektro 7. S1 Teknik Industri 8. S1 Teknik Lingkungan 9. SI Teknik Perkapalan 10. S1 Teknik Geologi 11. S1 Teknik Geodesi 12. S1 Teknik Siskom 13. D3 Teknik Sipil 14. D3 Teknik Desain Arsitektur 15. D3 Teknik Kimia 16. D3 Teknik Perencanaan Wilayah dan Kota 17. D3 Teknik Mesin
Halaman 14
18. D3 Teknik Elektro 19. D3 Teknik Perkapalan
2.7 Lembaga Mahasiswa Fakultas Teknik 1. SMFT (Senat Mahasiswa Fakultas Teknik) 2. BEM FT (Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik) 3. FST (Forum Studi Teknik) 4. PSMT (Paduan Suara Mahasiswa Teknik) 5. Biro Kerohanian Islam Izzati 6. PMK (Persekutuan Mahasiswa Kristen) 7. PRMK (Pelayanan Rohani Mahasiswa Katolik) 8. FKMI (Forum Komunikasi Mahasiswa Islam DIII Fakultas Teknik) 9. HMS (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Sipil) 10. HM Amoghasida (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Arsitektur) 11. HMTK (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Kimia) 12. HMTP (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Planologi) 13. HMM (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Mesin) 14. HME (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Elektro) 15. HMTI (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Industri) 16. HMTL (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Lingkungan) 17. HIMASPAL (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Perkapalan) 18. HMTG Magmadipa (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Geologi) 19. HM Teknik Geodesi (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Geodesi) 20. HIMASKOM (Himpunan Mahasiswa S1 Teknik Sistem Komputer) 21. HMDS (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Sipil) 22. HM Sadhata (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Arsitektur) 23. Himatemia (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Kimia) 24. HMM (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Mesin) 25. HME (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Elektro) 26. HM D3 Teknik Perkapalan (Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Perkapalan)
Halaman 15
BAB III SOP PEMBUATAN PROPOSAL KEGIATAN
3.1 Lembar 1 (Cover Proposal) Cover proposal kegiatan disesuaikan dengan format cover proposal pada subbab 1.6
3.2 Lembar 2 (Lembar Pengesahan) LEMBAR PENGESAHAN Nama Kegiatan Berisi nama kegiatan yang akan dilaksanakan Bentuk Kegiatan Berisi bentuk kegiatan yang akan dilaksanakan Sasaran Kegiatan Berisi pihak-pihak yang akan menjadi sasaran dalam kegiatan Waktu dan Tempat Pelaksanaan Berisi waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan Dana Total Kegiatan Berisi dana total yang digunakan dalam kegiatan Sumber Dana Berisi sumber darimana dana diperoleh. Diurutkan berdasarkan tingkatan instansi/ lembaga yang paling tinggi menuju ke tingkatan yang lebih rendah Persetujuan Berisi tanda tangan persetujuan ACC dana dengan pihak terkait penyelenggara kegiatan Nb: Tanda tangan persetujuan ACC dana HARUS dalam halaman yang sama dengan rincian dana yang diajukan Dana Total kegiatan jumlahnya HARUS SAMA dengan jumlah sumber dana
Halaman 16
3.3 Format Tanda Tangan Kota pembuatan proposal, Tanggal Bulan Tahun
Ketua BEM FT KM UNDIP
Ketua Panitia
Cap BEM FT
Cap Kegiatan
Taufik Aulia Rahmat
..............................
NIM 21120110110017
NIM ....................
Mengetahui, Pembantu Dekan III Fakultas Teknik Universitas Diponegoro Cap Fakultas
Prof.Ir.Abdullah,MS NIP 195511231983031014
Menyetujui, Pembantu Rektor III Universitas Diponegoro Cap Universitas
Drs. Warsito, SU NIP 195402021981031014
Nb: 1. Tanda tangan harus dijadikan satu dengan lembar kedua (lembar pengesahan) 2. Pada penempatan tanda tangan, jabatan yang lebih tinggi berada paling kiri 3. Apabila meminta dana dari Universitas, maka di beri tambahan menyetujui tanda tangan pihak Universitas oleh Pembantu Rektor III. Namun jika tidak meinta dana Universitas, aka Pembantu rektor III tidak perlu dicantumkan 4. Penulisan NIP dan NIM tanpa spasi dan tidak diakhiri dengan tanda titik 5. Penempatan Cap Lembaga berada di sebelah kiri tanda tangan
Halaman 17
6. Apabila Ketua BEM FT KM UNDIP mempunyai kepentingan lain dalam jangka waktu lama (lebih dari 1 minggu), maka tanda tangan untuk posisi Ketua BEM dapat diatasnamakan oleh Wakil Ketua BEM sesuai surat mandat (kuasa) dari ketua.
Aturan ini berlaku pula untuk pengatasnamaan: Kepala Departemen kepada Sekretaris Departemen Ketua Panitia kepada Wakil Ketua Panitia Dan lain-lain sesuai kondisi Contoh: Mengetahui, a.n. Ketua BEM FT KM UNDIP Wakil Ketua Cap BEM FT
Heri Gusfarienza NIM 21110110120031
Halaman 18
3.4 Format Tanda Tangan untuk Jurusan Kota pembuatan proposal, Tanggal Bulan Tahun
Ketua Himpunan Mahasiswa
Ketua Panitia Cap Kegiatan
Cap Himpunan
.........................................
..............................
NIM ........................
NIM .................... Mengetahui,
Pembantu Dekan III
Ketua Jurusan Teknik
Fakultas Teknik Universitas Diponegoro
Fakultas Teknik Universitas Diponegoro
Cap Fakultas
Cap Jurusan
Prof.Ir.Abdullah,MS
.........................................
NIP 195511231983031014
NIP ........................
Menyetujui, Pembantu Rektor III Universitas Diponegoro Cap Universitas
Drs. Warsito, SU NIP 195402021981031014
Halaman 19
3.5 Lembar 3 (Isi) 1. Nama Kegiatan Berisi nama kegiatan yang akan dilaksanakan
2. Tema Kegiatan Berisi tema kegiatan yang akan dilaksanakan
3. Landasan Kegiatan Berisi landasan kegiatan yang akan dilaksanakan
4. Latar Belakang Kegiatan Berisi latar belakang kegiatan yang akan dilaksanakan
5. Tujuan Kegiatan Berisi tujuan kegiatan yang akan dilaksanakan
6. Sasaran Kegiatan Berisi sasaran kegiatan yang akan dilaksanakan
7. Bentuk Kegiatan Berisi deskripsi kegiatan yang akan dilaksanakan
8. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Hari, Tanggal : Hari, Tanggal Bulan Tahun Waktu
: --:-- s.d. --:--
Tempat
: Berisi tempat yang akan digunakan untuk kegiatan
9. Susunan Panitia Pelindung
: Dekan Fakultas Teknik UNDIP Ir. Bambang Pudjianto, M.T.
Halaman 20
Penasihat
: Pembantu Dekan III Fakultas Teknik UNDIP Prof. Ir. Abdullah, M.S., Ph.D.
Penanggung jawab
: Ketua BEM Fakultas Teknik UNDIP Taufik Aulia Rahmat
Steering Commite
: Nama Lengkap
NIM
Organizing Commite : Ketua Panitia
: Nama Lengkap
NIM
Wakil Ketua
: Nama Lengkap
NIM
Sekretaris
: Nama Lengkap
NIM
Bendahara
: Nama Lengkap
NIM
Korlap
: Nama Lengkap
NIM
Sie Acara
: Nama Lengkap
NIM
Sie Perizinan
: Nama Lengkap
NIM
Sie Transportasi
: Nama Lengkap
NIM
Sie Konsumsi
: Nama Lengkap
NIM
Sie Pubdekdok
: Nama Lengkap
NIM
Sie Keamanan
: Nama Lengkap
NIM
Sie Sponsorship
: Nama Lengkap
NIM
Sie Perkap
: Nama Lengkap
NIM
Sie P3K
: Nama Lengkap
NIM
9.1 Susunan Panitia Untuk Jurusan Pelindung
: Pembantu Dekan III Fakultas Teknik UNDIP Prof. Ir. Abdullah, M.S., Ph.D.
Penasihat
: Ketua Jurusan Fakultas Teknik Berisi Nama Ketua Jurusan Fakultas Teknik
Penanggung jawab
: Ketua Himpunan Mahasiswa Fakultas Teknik Berisi Nama Himpunan Mahasiswa Fakultas Teknik
Halaman 21
Steering Commite
: Nama Lengkap
Organizing Commite
:
Ketua Panitia
: Nama Lengkap
NIM
Wakil Ketua
: Nama Lengkap
NIM
Sekretaris
: Nama Lengkap
NIM
Bendahara
: Nama Lengkap
NIM
Korlap
: Nama Lengkap
NIM
Sie Acara
: Nama Lengkap
NIM
Sie Perizinan
: Nama Lengkap
NIM
Sie Transportasi
: Nama Lengkap
NIM
Sie Konsumsi
: Nama Lengkap
NIM
Sie Pubdekdok
: Nama Lengkap
NIM
Sie Keamanan
: Nama Lengkap
NIM
Sie Sponsorship
: Nama Lengkap
NIM
Sie Perkap
: Nama Lengkap
NIM
Sie P3K
: Nama Lengkap
NIM
10. Susunan Acara Berisi rundown acara
11. Rencana Anggaran Dana a. Pengeluaran Kesekretariatan (Rincian)
Rp ,00
Sub Jumlah
Rp ,00
Sie Acara (Rincian)
Rp ,00
Sub Jumlah
Rp ,00
*jumlah dipindahkan ke halaman 23
Rp ,00
Halaman 22
NIM
*jumlah pindahan dari halaman 22
Rp ,00
Sie Perizinan (Rincian)
Rp ,00
Sub Jumlah
Rp ,00
Sie Transportasi (Rincian)
Rp ,00
Sub Jumlah
Rp ,00
Sie Konsumsi (Rincian)
Rp ,00
Sub Jumlah
Rp ,00
Sie Pubdekdok (Rincian)
Rp ,00
Sub Jumlah
Rp ,00
Sie Keamanan (Rincian)
Rp ,00
Sub Jumlah
Rp ,00
Sie Sponsorship (Rincian)
Rp ,00
Sub Jumlah
Rp ,00
Sie Perkap (Rincian)
Rp ,00
Sub Jumlah
Rp ,00
*jumlah dipindahkan ke halaman 24
Rp ,00
Halaman 23
*jumlah pindahan dari halaman 23
Rp ,00
Sie P3K (Rincian)
Rp ,00
Sub Jumlah
Rp ,00
Jumlah
Rp ,00
b. Pemasukan Dana Universitas
Rp ,00
Dana Fakultas
Rp ,00
Kas BEM
Rp ,00
Kas Departemen
Rp ,00
Dana Jurusan
Rp ,00
Sponsorship
Rp ,00
Donatur
Rp, 00
Iuran Peserta
Rp, 00
Jumlah
Rp ,00
Catatan : Jumlah pengeluaran harus sama dengan jumlah pemasukan
12. Layanan Informasi Berisi nama lengkap dan nomor telepon panitia yang dapat dihubungi untuk segala informasi kegiatan tersebut (cukup 2 s.d. 3 orang saja, biasanya ketua panitia, koordinator sie acara dan koordinator sie humas)
13. Penutup Berisi kata penutup dan harapan jalannya kegiatan
Halaman 24
BAB IV SOP PEMBUATAN LPJ KEGIATAN
4.1 Lembar 1 (Cover LPJ) Cover LPJ kegiatan disesuaikan dengan format cover LPJ pada subbab 1.7
4.2 Lembar 2 (Lembar Pengesahan) LEMBAR PENGESAHAN Nama Kegiatan Berisi nama kegiatan yang telah dilaksanakan Bentuk Kegiatan Berisi bentuk kegiatan yang telah dilaksanakan Sasaran Kegiatan Berisi pihak-pihak yang menjadi sasaran dalam kegiatan Waktu dan Tempat Pelaksanaan Berisi waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan Dana Total Kegiatan Berisi dana total yang digunakan dalam kegiatan Sumber Dana Berisi sumber-sumber dana yang didapatkan dalam kegiatan. Format penulisannya sama seperti pada proposal kegiatan Persetujuan Berisi tanda tangan persetujuan ACC dana dengan pihak terkait penyelenggara kegiatan. Format penulisannya sama seperti pada proposal kegiatan Nb: Tanda tangan persetujuan ACC dana HARUS dalam halaman yang sama dengan rincian dana yang diajukan Dana Total kegiatan jumlahnya HARUS SAMA dengan jumlah sumber dana
Halaman 25
4.3 Lembar 3 (Isi) 1. Nama Kegiatan Berisi nama kegiatan yang telah dilaksanakan
2. Tema Kegiatan Berisi tema kegiatan yang telah dilaksanakan
3. Landasan Kegiatan Berisi landasan kegiatan yang telah dilaksanakan
4. Latar Belakang Kegiatan Berisi latar belakang kegiatan yang telah dilaksanakan
5. Tujuan Kegiatan Berisi tujuan kegiatan yang telah dilaksanakan
6. Sasaran Kegiatan Berisi sasaran kegiatan yang telah dilaksanakan
7. Bentuk Kegiatan Berisi deskripsi kegiatan yang telah dilaksanakan
8. Waktu dan Tempat Pelaksanaan Hari, Tanggal : Hari, Tanggal Bulan Tahun Waktu
: --:-- s.d. --:--
Tempat
: Berisi tempat yang digunakan dalam kegiatan
9. Susunan Panitia Pelindung
: Dekan Fakultas Teknik UNDIP Ir. Bambang Pudjianto, M.T.
Penasihat
Halaman 26
: Pembantu Dekan III Fakultas Teknik UNDIP
Prof. Ir. Abdullah, M.S., Ph.D. Penanggung jawab
: Ketua BEM Fakultas Teknik UNDIP Taufik Aulia Rahmat
Steering Commite
: Nama Lengkap
NIM
Organizing Commite : Ketua Panitia
: Nama Lengkap
NIM
Wakil Ketua
: Nama Lengkap
NIM
Sekretaris
: Nama Lengkap
NIM
Bendahara
: Nama Lengkap
NIM
Korlap
: Nama Lengkap
NIM
Sie Acara
: Nama Lengkap
NIM
Sie Perizinan
: Nama Lengkap
NIM
Sie Transportasi
: Nama Lengkap
NIM
Sie Konsumsi
: Nama Lengkap
NIM
Sie Pubdekdok
: Nama Lengkap
NIM
Sie Keamanan
: Nama Lengkap
NIM
Sie Sponsorship
: Nama Lengkap
NIM
Sie Perkap
: Nama Lengkap
NIM
Sie P3K
: Nama Lengkap
NIM
9.1 Susunan Panitia Untuk Jurusan Pelindung
: Pembantu Dekan III Fakultas Teknik UNDIP Prof. Ir. Abdullah, M.S., Ph.D.
Penasihat
: Ketua Jurusan Fakultas Teknik Berisi Nama Ketua Jurusan Fakultas Teknik
Penanggung jawab
: Ketua Himpunan Mahasiswa Fakultas Teknik Berisi Nama Himpunan Mahasiswa Fakultas Teknik
Halaman 27
Steering Commite
: Nama Lengkap
Organizing Commite
:
Ketua Panitia
: Nama Lengkap
NIM
NIM
Wakil Ketua
: Nama Lengkap
NIM
Sekretaris
: Nama Lengkap
NIM
Bendahara
: Nama Lengkap
NIM
Korlap
: Nama Lengkap
NIM
Sie Acara
: Nama Lengkap
NIM
Sie Perizinan
: Nama Lengkap
NIM
Sie Transportasi
: Nama Lengkap
NIM
Sie Konsumsi
: Nama Lengkap
NIM
Sie Pubdekdok
: Nama Lengkap
NIM
Sie Keamanan
: Nama Lengkap
NIM
Sie Sponsorship
: Nama Lengkap
NIM
Sie Perkap
: Nama Lengkap
NIM
Sie P3K
: Nama Lengkap
NIM
10. Susunan Acara Berisi rundown acara yang telah berlangsung di kegiatan
11. Anggaran Dana Terealisasi Berisi Pengeluaran dan pemasukan real tentang dana yang dikeluarkan dan didapatkan pada saat kegiatan. Format penulisannya sama seperti pada proposal kegiatan
12. Layanan Informasi Formatnya sama seperti layanan informasi pada proposal kegiatan
13. Laporan Kegiatan Berisi tentang tolak ukur keberhasilan kegiatan tersebut. Mulai dari hambatanhambatan kegiatan, laporan masing-masing seksi, foto-foto kegiatan, lapran keuangan berupa kuitansi maupun strukm pembayaran, serta saran untuk kegiatan selanjutnya
Halaman 28
14. Daftar Surat Keluar Tanggal
Nomor Surat
Keterangan
Nb: didalam pembuatan LPJ kegiatan, semua surat yang dikeluarkan di copy kemudian dilampirkan setelah daftar surat keluar
15. Penutup Berisi kata penutup dan ucapan terima kasih
Halaman 29
BAB V SOP PEMBUATAN PROPOSAL SPONSORSHIP
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan proposal sponsorship: 1. Dalam pengajuan proposal sponsorship harus menggunakan surat pengantar berupa permohonan kerjasama sponsorship yang formatnya sama seperti format surat pada bab II 2. Desain dan bentuk proposal dikreasi semenarik mungkin agar pihak sponsor tertarik dengan pengajuan kerjasama yang kita tawarkan 3. Proposal sponsor wajib memuat hal-hal berikut: Logo lembaga yang bersangkutan dan logo UNDIP Gambaran umum kegiatan yang akan dilaksanakan Waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan Bentuk kerjasama yang ditawarkan Rencana anggaran dana Contact person penyelenggara kegiatan
Halaman 30
Berikut ini merupakan contoh proposal sponsorship One Day with English 2013:
Halaman 31
Halaman 4
Halaman 1
Halaman 2
Halaman 3
BAB VI SOP PEMBUATAN LPJ PERIODIK
Format pembuatan LPJ Periodik adalah seperti dibawah ini:
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN DEPARTEMEN XXX BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO 2013
I.
VISI & MISI 1.1 Visi Berisi Visi departemen masing-masing 1.2 Misi Berisi Misi departemen masing-masing
II. ANALISA SWOT 2.1 Strenght Berisi kekuatan-kekuatan departemen (faktor internal departemen) 2.2 Weakness Berisi kelemahan-kelemahan departemen (faktor internal departemen) 2.3 Opportunity Berisi
kesempatan-kesempatan
yang
dimiliki
departemen
untuk
mengembangkan dirinya (faktor eksternal departemen) 2.4 Threath Berisi ancaman-ancaman yang menghambat perkembangan departemen (faktor eksternal departemen)
Halaman 32
III. KONDISI PERSONIL 3.1 Nama Lengkap Kondisi Personil
: .................................................... : ....................................................
3.2 Dst...
IV. EVALUASI PROGRAM KERJA 4.1 NAMA PROKER 1. Deskripsi Kegiatan Berisi gambaran umum kegiatan 2. Tujuan Kegiatan Berisi tujuan diadakannya kegiatan 3. Sasaran Kegiatan Berisi hal-hal yang menjadi sasaran kegiatan 4. Parameter Keberhasilan Berisi tolak ukur kegiatan yang dibagi menjadi kualitatif dan kuantitatif a. Kuantitatif b. Kualitatif 5. Waktu dan Tempat pelaksanaan Hari, Tanggal
: Hari, Tanggal Bulan Tahun
Waktu
: --:-- s.d. --:--
Tempat
: Berisi tempat yang telah digunakan dalam kegiatan
6. Pendanaan Berisi pemasukan dan pengeluaran secara rinci. Jika surplus tuliskan berapa jumlah surplusnya. Dan jika defisit tuliskan berapa jumlah defisitnya 7. Penanggung Jawab Berisi nama penanggungjawab 8. Hasil Kegiatan Berisi laporan kegiatan. Apakah sesuai dengan parameter dan tujuan yang ditargetkan atau tidak
Halaman 33
9. Kendala dan Rekomendasi Berisi kendala yang dihadapi selama kegiatan serta rekomendasi untuk kegiatan selanjutnya
4.2 NAMA PROKER Dst...
V. PENUTUP Berisi rangkaian kata-kata penutupan serta ucapan terima kasih
Nb: 1.
Untuk point I, II, III, dan V diisi langsung oleh Kepala Departemen dan Litbang Departemen yang dibantu oleh Sekretaris masing-masing Departemen
2.
Untuk Point IV diisi masing-masing penanggungjawab tiap proker yang sudah berjalan
3.
Dalam hal ini Sekretaris Departemen bertugas menyamakan format sesuai dengan standarisasi format yang telah ditentukan serta mengumpulkan LPJ Periodik masing-masing Departemen untuk kemudian diserahkan kepada Sekretaris II (Internal) BEM
Halaman 34
BAB VII SOP PEMBUATAN SERTIFIKAT
7.1 Sertifikat Kepengurusan
Nb: 1. Pengajuan SK sertifikat kepengurusan dilakukan oleh Senat. Setiap lembaga menyerahkan daftar nama dan jabatan seluruh pengurus masing-masing pada Senat untuk kemudia diajukan Sknya 2. Format penulisan dan kalimat pengantar yang digunakan pada pembuatan sertifikat adalah seperti di atas. Untuk jenis font maupun background sertifikat dapat dikreasi sendiri 3. Yang bertandatangan dalam pengesahan sertifikat kepengurusan adalah Pembantu Dekan III Fakultas Teknik Universitas Diponegoro
Halaman 35
7.2 Sertifikat Acara/ Kepanitiaan
Nb: 1. Pengajuan SK sertifikat acara/ kepanitiaan dilakukan oleh masing-masing penyelenggara kegiatan dengan cara membuat surat permohonan SK serta melampirkan nama, NIM, serta jabatan dalam acara/ kepanitiaan 2. Format penulisan dan kalimat pengantar yang digunakan pada pembuatan sertifikat adalah seperti di atas. Untuk jenis font maupun background sertifikat dapat dikreasi sendiri 3. Yang bertandatangan dalam pengesahan sertifikat acara/ kepanitiaan adalah Pembantu Dekan III Fakultas Teknik Universitas Diponegoro
Halaman 36
BAB VIII ALUR PENGAJUAN PROPOSAL DAN LPJ KEGIATAN
8.1 Alur Pengajuan Proposal Kegiatan
Nb: 1. Untuk proposal pendelegasian, acc dana dengan proposal melalui Bendahara Senat Fakultas Teknik, Alur pencairan dana sama dengan proposal kegiatan 2. Untuk Biro dan HMJ proposal dibuat rangkap 6 (sesuai kebutuhan) 3. Apabila meminta pendanaan sampai Universitas, maka untuk proposal ASLI (tidak fotokopian) ditambah 1 rangkap.
Halaman 37
8.2 Alur Pengajuan LPJ Kegiatan
NB : 1. LPJ diajukan maksimal 7 hari setelah kegiatan terlaksana 2. Pada Pengajuan LPJ, disertai dengan SPJ yang diserahkan kepada Bendahara Senat Fakultas Teknik untuk pencairan dana. Penyerahan LPJ maksimal 1 minggu (7 hari) setelah tanggal kegiatan yang dicantumkan di Proposal. 3. Khusus untuk kegiatan delegasi , LPJ ditambah dengan CD/DVD kegiatan yang berisi dokumentasi selama kegiatan dan lampiran berupa paper jika ada. 4. Untuk jurusan LPJ dibuat rangkap 6 (sesuai kebutuhan) 5. Apabila meminta pendanaan sampai Universitas, maka untuk LPJ ASLI (tidak fotokopian) ditambah 1 rangkap
Halaman 38
BAB IX DATA PENGURUS
9.1 Data Fungsionaris BEM FT KM UNDIP 2013 No NAMA
JURUSAN
NIM
1
Taufik Aulia Rahmat
Teknik Sistem Komputer
21120110110017 Ketua BEM-FT
085788885739
2
Heri Gusfarienza
Teknik Geodesi
21110110120031 Wakil Ketua BEM-FT
085265802619
3
Adenira Hargianintya
Teknik Lingkungan
21080110141011 Sekretaris Eksternal
085694520258
4 5
Riang Anggraini Isti Q.K. Dewi
Teknik Kimia Teknik Sistem Komputer
21030111130056 Sekretaris Internal 21120110120048 Bendahara Eksternal
085641624999 085726162789
6
Risty Khoirunisa
Teknik Geodesi
21110111190088 Bendahara Internal
087731471294
7
Eka Adhitya HP
Teknik Planologi
21040110130065 Litbang NIC
08786055893
8
Indra Laksana
Teknik Geodesi
21110110141009 Ketua Departemen NIC
087853546801
9
Ahmad Tamlikha
Teknik Lingkungan
21080110141019 Litbang Ristek
085710767018
10
Akbar Satio Putra
Teknik Planologi
21040110110037 Ketua Departemen Ristek
085226279299
11
Ebtian Apriantoro
Teknik Elektro
21060110130069 Litbang PSDM
085640706915
12
Wijaya Wahyudi A.
Teknik Sistem Komputer
21120110110059 Ketua Departemen PSDM
081918020207
13
M. Dwi Khoirun A.
D3-Teknik Kimia
21030110060007 Litbang KP
085640263786
14 15
M. Anshori Ismail Aulia Rahman
Teknik Industri Teknik Lingkungan
21070110130079 Ketua Departemen KP 21080110141005 Litbang Sosial
085640321351 08995783861
16
Daniel Sahala PP.
Teknik Perkapalan
21090110120022 Ketua Departemen Sosial
085366053633
17
Widyastuti Kusuma
Teknik Lingkungan
21080110130067 Litbang Ekobis
085740749723
18
Dwiky Puji Widitomo
Teknik Industri
21070110130034 Ketua Departemen Ekobis
085641009151
19
Zulfikar
Teknik Lingkungan
21080110141009 Litbang PORA
08157966591
20
M. Salahuddin
Teknik Geodesi
21110110141039 Ketua Departemen PORA
085751046019
Halaman 39
JABATAN
CP
9.2 Data Ketua Lembaga Mahasiswa Fakultas Teknik 2013 No
Lembaga
Nama
Jurusan
NIM
CP
1
SMFT
Nur Novilina A.
T. Lingkungan„10
21080110130047 085718533188
2
BEM FT
Taufik Aulia Rahmat
T. Siskom „10
21120110110017 085788885739
3
Biro FST
Arliandy P.Arbad
T. Geodesi „11
21110110120058 081977251879
4
Biro PSMT
Ahmad Fauzi S.
T. Elektro‟10
21060110141032 085656229022
5
Biro FSMM
Wahid Hasyim
T.Kimia‟10
21030110141135 085786973169
6
Biro PMK
Dedas Agusta
T.Mesin‟10
21050110141008 08568176003
7
Biro PRMK
Christopher Khrisna K.
T.Sipil‟11
21010111130187 085643556061
8
Biro FKMI
Dinario Reza P.
D3 T.Sipil‟11
21010111060053 08563500930
9
HM T. Sipil
Moh. Nur Soleh
T. Sipil „10
21010110160047 085640248-60
10
HM T. Arsitektur
Fary Nur Faizal
T. Arsitektur „10
21020110120060 08979094347
11
HM T. Kimia
Gita Permana Putra
T. Kimia „10
21030110130094 085652112260
12
HM T. PWK
Isnu Putra Pratama
T. PWK „11
21040111130062 085727752143
13
HM T. Mesin
Ryan Fitriawan
T. Mesin „10
21050110141052 085647713244
14
HM T. Elektro
Oding
T. Elektro „11
21060111120002 085719884627
15
HM T. Perkapalan
Zaenal Abidini
T. Perkapalan „11
21090111130019 085659707377
16
HM T. Industri
Rifki Muhammad
T. Industri „10
21070110120019 085641005346
17
HM T. Lingkungan
Mahfud Afandi
T. Lingkungan „11
21080111130062 08567559782
18
HM T. Geologi
M.Arman Fadillah
T. Geologi „10
21100110120005 08988314877
19
HM T. Geodesi
Haryo Daruwedho
T. Geodesi „11
21110111140072 085227864757
20
HM T. Siskom
Panji Prasetya
T. Siskom „10
21120110110035 085726830201
21
HM D3 T. Sipil
Achmad Danang Setiadi
D3 T. Sipil „11
21010111060001 085799946238
22
HM D3 T. Arsitektur
Sandy Ma‟rufinanto
D3 T. Arsitektur „11
21020111060047 085642221182
23
HM D3 T. Kimia
Irfan Zamzami
D3 T. Kimia „11
21030111060116 08568138474
24
HM D3 T. Mesin
Gaza Dayant Pratama
D3 T. Mesin „11
21050111060071 085740277227
25
HM D3 T. Elektro
Muhammad Fahdillah F.
D3 T. Elektro „11
21060111083008 085712401985
26
HM D3 T. Perkapalan
Yahya Al Abror
D3 T. Perkapalan „11
21090111060003 085747121998
Halaman 40
9.3 Data Pimpinan Universitas Diponegoro 2013 No
Jabatan
Nama
NIP
1
Rektor Undip
Prof. Sudharto Prawoto Hadi , MES, PhD
195403091980031003
2
Pembantu Rektor I
Prof. Dr. dr. Hertanto Wahyu Subagio, MS. SpGK
194022011980011001
3
Pembantu Rektor II
Dr. Mochamad Chabachib, M.Si, Akt
195411201980031002
4
Pembantu Rektor III
Drs. Warsito, SU
195402021981031014
5
Pembantu Rektor IV
Prof. Dr. Sultana MH Faradz,PhD
195202021979012001
6
Dekan FT
Ir. Bambang Pudjianto, MT
195212051985031001
7
Pembantu Dekan I
Dr. rer. nat. Imam Buchori, ST
197011231995121001
8
Pembantu Dekan II
Ir. Mochamad Agung Wibowo, MM, M.Sc, PhD
196702081994031005
9
Pembantu Dekan III
Prof. Ir. Abdullah, MS, PhD
19551231983031014
10
Pembantu Dekan IV
Dr. Dipl. Ing Ir. Berkah Fajar TK
195907221987031003
11
Ketua S1 T. Sipil
Ir. Sumbogo Pranoto, MT
195806041986021001
12
Ketua S1 T. Arsitektur
Edward Endrianto Pandelaki,ST,MT,PhD
197402231997021001
13
Ketua S1 T. Kimia
Dr. Ir Budiyono, M.Si
199602201991021001
14
Ketua S1 T. PWK
Dr. Ing Asnawi, ST
197107241997021001
15
Ketua S1 T. Mesin
Dr. Sulardjaka, ST, MT
197104201998021001
16
Ketua S1 T. Elektro
Ir. Agung Warsito, DHET
195806171987031002
17
Ketua S1 T. Industri
Ir. Bambang Purwanggono S, M.Eng
195704221986031001
18
Ketua S1 T. Lingkungan
Ir. Syafrudin, CES, MT
195811071988031001
19
Ketua S1 T. Perkapalan
Eko Sasmito Hadi, ST, MT
197310172000121001
20
Ketua S1 T. Geologi
Ir. Hadi Nugroho Dipl, Egs, MT
196310281993031002
21
Ketua S1 T. Geodesi
Ir. Bambang Sudarsono, MS
195709131986031001
22
Ketua S1 T. Siskom
Dr. Ir. Hermawan, DEA
196002231986021001
23
Ketua Program D3
Ir. Zainal Abidin, MS
195209161982031004
24
Ketua D3 T. Sipil
Budi Dharmo, ST
195612091986031002
Ir. Budi Sudarwanto, M.Si
196408041991021002
25
Ketua D3 T. Desain Arsitektur
26
Ketua D3 T. Kimia
Ir. Edy Supriyo, MT
195904281987031003
27
Ketua D3 T. PWK
Samsul Ma‟arif, SP, MT
196002171987032001
28
Ketua D3 T. Mesin
Ir. Sutomo, M.Si
195203211987031001
29
Ketua D3 T. Elektro
Yuniarto, ST, MT
197106151998021001
Halaman 41
30
Ketua D3 T. Perkapalan
Solichin Djazuli Said, AT, MSi
195609121983031002
31
Kabag Tata Usaha
Dra. Sukasmi
196411301986032005
32
Kasubbag Pendidikan
Heppy Haryanto, ST
197601022000031001
Widiani Rahajeng, S.H.
195804221981032001
Fajar Purwantoto, SAP
197301211995121001
Sudjiati, S.H
195908021985032001
33
34 35
Kasubbag Kepegawaian & Keuangan Kasubbag Umum & Pengelolaan Aset Kasubbag Kemahasiswaan
Halaman 42
BAB X CONTOH-CONTOH SURAT
10.1
Surat Keputusan LEMBAR KETETAPAN SIDANG RAPAT KERJA DAN MUSYAWARAH KERJA BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO 2013
Nomor: 01.1/SK/RAKER-MUSKER/LITBANG/BEM-FT/I/2013
Tentang : Pedoman Pelaksanaan Kerja Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro 2013
Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa Rapat Kerja dan Musyawarah Kerja Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro 2013
Menimbang
: Demi cita-cita luhur mahasiswa dan demi tercapainya keselarasan dalam kelembagaan Mahasiswa Teknik Fakultas Teknik UNDIP maka perlu dibuat aturan-aturan yang mengatur dan mengikat semua lembaga mahasiswa Fakultas Teknik UNDIP.
Halaman 43
Mengingat
: 1. Keputusan Mendikbud No.155/U/1998 tentang Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan. 2. Keputusan Rektor UNDIP No. 280/SK/1998 tentang Pengelolaan Lembaga Kemahasiswaan.
Memperhatikan
: Pedoman Pelaksanaan Kerja Rapat Kerja dan Musyawarah Kerja Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro Semarang.
MEMUTUSKAN Menetapkan
: Pedoman Pelaksanaan Kerja Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga MahasiswaUniversitas Diponegoro 2013
Ditetapkan di : Semarang Tanggal
: 26 Januari 2013
Waktu
: 11.05 WIB
Presidium Sidang I
Presidium Sidang II
Presidium Sidang III
Arifin Budiman
Fahmi Akmal Hasani
Rr. Kartika Kusuma W
NIM 21050111130053
NIM 21010111130116
NIM 21060111130081
Halaman 44
10.2
Surat Undangan 10 Januari 2013
Nomor
: 02.16/SU/BEM-FT/I/2013
Lampiran : Hal
: Undangan
Yth. Ketua Himpunan Mahasiswa D3 Teknik Mesin di tempat
Bersama surat ini kami bermaksud mengundang Saudara/i untuk dapat hadir dalam acara Rapat Pimpinan Fakultas Teknik yang akan diselenggarakan pada: Hari / Tanggal : Kamis, 12 Januari 2013 Waktu
: 15.30 WIB s.d. Selesai
Tempat
: PKM FT
Agenda
: 1. Mekanisme Open Recruitment BEM FT KM UNDIP 2013 2. Sharing antar lembaga 3. Silaturrahmi awal kepengurusan
Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kesediaan Saudara/i, kami ucapkan terima kasih.
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO 2013
Ketua
Sekretaris
BEM FT KM UNDIP
BEM FT KM UNDIP
Taufik Aulia Rahmat
Adenira H.
NIM 21120110110017
NIM 21080110141011
Halaman 45
10.3
Surat Permohonan 20 Januari 2013
Nomor : 03.2/SPm/RAKER-MUSKER/LITBANG/BEM-FT/I/2013 Lampiran : 1 lembar Hal : Permohonan Delegasi Yth. Kepala Departemen NIC BEM FT KM UNDIP 2013 di tempat Dengan hormat, Sehubungan dengan diselenggarakannya Acara Rapat Kerja dan Musyawarah Kerja Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro 2013 pada: Hari, Tanggal : Rabu s.d. Kamis, 25 s.d. 26 Januari 2013 Waktu : 08.00 s.d. selesai Tempat : Ruang B201 Teknik Arsitektur dengan ini kami bermaksud mengajukan permohonan pendelegasian sebanyak 2 orang dari Departemen NIC sebagai panitia. Demikian surat permohonan ini kami buat. Atas perhatian dan kesediaan Saudara, kami ucapkan terima kasih. PANITIA PELAKSANA RAPAT KERJA DAN MUSYAWARAH KERJA BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO 2013 Ketua Panitia
Sekretaris
Eka Adhitya HP NIM 21040110130065
Riang Anggraini NIM 21030111130056 Mengetahui, Ketua BEM FT KM UNDIP
Taufik Aulia Rahmat NIM 21120110110017
Halaman 46
DELEGASI KEPANITIAAN RAKER-MUSKER BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO 2013 Sehubungan dengan diadakannya Rapat Kerja dan Musyawarah Kerja Badan Eksekutif Mahasiswa Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro 2013, maka Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik UNDIP menugaskan nama yang tersebut dibawah ini : NO 1. 2.
NAMA
NIM
Untuk menjadi panitia Rapat Kerja dan Musyawarah Kerja Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro 2013.
Semarang, Januari 2013 Ketua BEM FT KM UNDIP
Taufik Aulia Rahmat NIM 21120110110017
Halaman 47
2 Februari 2013 No Lampiran Hal
: 03.02/SPm/BEM-FT/II/2011 : 1 Bendel Proposal : Permohonan Dana
Yth. Dekan Fakultas Teknik Universitas Diponegoro di tempat Dengan hormat, Sehubungan dengan dilaksanakannya Forum Eksekutif Mahasiswa Teknik Jawa Tengah pada: Hari, tanggal : Jumat s.d. Sabtu, 10 s.d. 12 Februari Tempat : Universitas Negeri Solo maka dengan ini kami mengajukan permohonan dana delegasi sebesar Rp 1.000.000,00 untuk pembiayaan pendelegasian pada kegiatan tersebut. Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan bantuan dari Bapak, kami sampaikan terima kasih. BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO 2013 Ketua BEM FT KM UNDIP
Sekretaris BEM FT KM UNDIP
Taufik Aulia Rahmat NIM 21120110110017
Adenira H. NIM 21080110141011
Menyetujui, Pembantu Dekan III Fakultas Teknik Universitas Diponegoro
Prof. Ir. Abdullah, MS, PhD NIP 19551123 198303 1 014
Halaman 48
22 September 2011 No Lampiran Hal
: 03.04/SPm/BBM/EKOBIS/BEM-FT/XI/2011 : 1 Bendel Proposal : Permohonan SK Rektor
Yth. Rektor Universitas Diponegoro di tempat Dengan hormat, Sehubungan dengan diselenggarakannya kegiatan Seminar Nasional Enterpreneurship Bersejarah Sepanjang Masa Brilliant Business and Motivation pada: Hari, Tanggal : Minggu, 20 November 2011 Waktu : 08.00 s.d. selesai Tempat : Gedung Prof. Soedarto Universitas Diponegoro maka kami selaku panitia dengan ini mengajukan permohonan SK Rektor untuk dapat terlaksananya Kegiatan Seminar Nasional Enterpreneurship Bersejarah Sepanjang Masa Brilliant Business and Motivation. Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan bantuan Bapak, kami sampaikan terima kasih. PANITIA SEMINAR NASIONAL ENTERPRENEURSHIP BERSEJARAH SEPANJANG MASA BRILLIANT BUSINESS AND MOTIVATION BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO 2011 Ketua Panitia Sekretaris
Dennisya Agung Prambudi NIM 21030110141017
Rahmahani Setiawati NIM 21060110083012 Mengetahui,
Ketua BEM FT KM UNDIP
Kepala Departemen EKOBIS BEM FT KM UNDIP
Luckman Ismail NIM L2A008083
Muhammad Sigit Samseno NIM L2C008072 Menyetujui,
Pembantu Rektor III UniversitasDiponegoro
Pembantu Dekan III Fakultas Teknik Universitas Diponegoro
Drs. Warsito, SU NIP 19540202 198103 1 014
Prof. Ir. Abdullah, MS, PhD NIP 19551123 198303 1 014
Halaman 49
10.4
Surat Pemberitahuan 21 Januari 2013
No.
: 04.5/SPb/BEM-FT/I/2013
Lampiran : 3 Lembar Hal
: Pemberitahuan
Yth. Ketua Himpunan Mahasiswa Teknik Mesin di tempat
Dengan hormat, Sehubungan dengan diselenggarakannya Open Recruitment BEM FT KM UNDIP 2013 yang dilaksanakan pada tanggal 14 s.d. 15 Januari 2013 dan 18 s.d. 20 Januari 2013 maka dengan ini kami bermaksud memberitahukan bahwa mahasiswa berikut ini (terlampir) dinyatakan diterima sebagai anggota baru BEM FT KM UNDIP 2013. Demikian pemberituhuan ini kami sampaikan. Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO 2013
Ketua
Sekretaris
BEM FT KM UNDIP
BEM FT KM UNDIP
Taufik Aulia Rahmat
Adenira H.
NIM 21120110110017
NIM L2H 009 004
Halaman 50
10.5
Surat Peminjaman 3 Agustus 2011
No Lampiran Hal
: 05.01/SPp/BBM/EKOBIS/BEM-FT/VII/2011 : : Peminjaman Tempat
Yth. Pembantu Rektor II Universitas Diponegoro di tempat Dengan hormat, Sehubungan dengan diselenggarakannya kegiatan Seminar Nasional Enterpreneurship Bersejarah Sepanjang Masa Brilliant Business and Motivation pada: Hari, Tanggal : Minggu, 20 November 2011 Waktu : 08.00 s.d. selesai Tempat : Gedung Prof. Soedarto Universitas Diponegoro maka dengan ini kami mengajukan permohonan peminjaman Gedung Prof. Soedarto, SH untuk pelaksaan kegiatan tersebut. Demikian permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kesediaan Bapak, kami sampaikan terima kasih. PANITIA SEMINAR NASIONAL ENTERPRENEURSHIP BERSEJARAH SEPANJANG MASA BRILLIANT BUSINESS AND MOTIVATION BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO 2011 Ketua BEM FT KM UNDIP
Ketua Panitia
Dennisya Agung Prambudi NIM 21030110141017
Luckman Ismail NIM L2A008083 Menyetujui, Pembantu Rektor III UniversitasDiponegoro
Pembantu Dekan III Fakultas Teknik Universitas Diponegoro
Drs. Warsito, SU NIP 19540202 198103 1 014
Prof. Ir. Abdullah, MS, PhD NIP 19551123 198303 1 014
Tembusan: 1. Kabag Tarkum 2. Kasubbag Rumah Tangga
Halaman 51
10.6
Surat Pernyataan SURAT PERNYATAAN No. 06.1/SPn/BEM-FT/III/2013
Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro dengan ini menyatakan bahwa: Nama
: Rezki Ahmaliansyah
NIM
: L2F009004
Jurusan
: Teknik Elektro
merupakan mahasiswa yang aktif organisasi dalam kepengurusan Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro periode 2013 sebagai Tim Penelitian dan Pengembangan Departemen Ekonomi dan Bisnis. Demikian surat pernyataan ini dibuat agar digunakan sebagaimana mestinya.
Semarang, 2 Maret 2013 Ketua BEM FT KM UNDIP
Taufik Aulia Rahmat NIM 21120110110017
Halaman 52
10.7
Surat Mandat SURAT MANDAT No. 07.1/SM/BEM-FT/II/2013
Sehubungan dengan adanya Kuliah Kerja Lapangan pada tanggal 5 s.d. 10 Maret 2013 yang akan dilaksanakan oleh: Nama
: Taufik Aulia Rahmat
NIM
: 21120110110017
Jabatan
: Ketua BEM FT KM UNDIP
maka dengan ini memberikan mandat kepada: Nama
: Heri Gusfarienza
NIM
: 21110110120031
Jabatan
: Wakil Ketua BEM FT KM UNDIP
untuk menggantikan dan melaksanakan tugas ketua selama waktu tersebut di atas. Demikian mandat ini dibuat agar digunakan sebagaimana mestinya.
Semarang, 3 Februari 2013
Pemberi Mandat
Penerima Mandat
Taufik Aulia Rahmat
Heri Gusfarienza
NIM 21120110110017
NIM 21110110120031
Halaman 53
10.8
Surat Tugas 2 Februari 2013
Nomor
: 08.1/ST/BEM-FT/II/2013
Lampiran : Hal
: Surat Tugas
Yth. Kepala Departemen PSDM BEM FT KM UNDIP di tempat
Dengan hormat Sehubungan dengan dilaksanakannya Forum Eksekutif Mahasiswa Teknik Jawa Tengah pada: Hari, tanggal : Jumat s.d. Sabtu, 10 s.d. 12 Februari Tempat
: Universitas Negeri Solo
maka kami mengharapkan nama-nama tersebut di bawah ini: 1. Ismail Aulia Rahma 2. Daniel Sahala sebagai delegasi dari Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro dan diharapkan dapat mengikuti acara dengan sebaik-baiknya. Demikian surat tugas ini kami buat. Atas perhatian dan kerjasama Saudara kami ucapkan terima kasih. BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO 2013
Ketua
Sekretaris
BEM FT KM UNDIP
BEM FT KM UNDIP
Taufik Aulia Rahmat
Adenira H.
NIM 21120110110017
NIM 21080110141011
Halaman 54
10.9
Surat Keterangam SURAT KETERANGAN No. 09.8/SKet/BEM-FT/I/2013
Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro 2013 menerangkan bahwa: Nama
: Welly Riza Fauzi
NIM
: 21100110141040
Jurusan
: Teknik Geologi
merupakan mahasiswa yang telah mengikuti kegiatan Latihan Ketrampilan Manajemen Mahasiswa (LKMM) Dasar Fakultas Teknik Universitas Diponegoro Periode 2012 Demikian surat keterangan ini kami buat agar digunakan sebagaimana mestinya.
Semarang, 17 Januari 2013 Ketua BEM FT KM UNDIP
Taufik Aulia Rahmat NIM 21120110110017
Halaman 55
10.10 Surat Rekomendasi 10 Januari 2013 Nomor
: 10.1/SR/BEM-FT /I/2013
Lampiran : Hal
: Rekomendasi
Yth. Panitia Indonesian Young Changemaker Summit di tempat
Dengan ini menyatakan bahwa nama yang tercantum dibawah ini: Nama
: Mohamat Ansori
NIM
: 21070110130079
Jurusan
: Teknik Industri
merupakan Kepala Departemen Kebijakan Publik Badan Eksekutif Mahasiswa Fakultas Teknik Keluarga Mahasiswa Universitas Diponegoro periode 2013 yang mempunyai prestasi cukup baik. Untuk itu kami merekomendasikan nama tersebut di atas sebagai peserta Indonesian Young Changemaker Summit. Demikian surat rekomendasi ini kami buat agar digunakan sebagaimana mestinya. BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO 2013
Ketua
Sekretaris
BEM FT KM UNDIP
BEM FT KM UNDIP
Taufik Aulia Rahmat
Adenira H.
NIM 21120110110017
NIM 21080110141011
Halaman 56
10.11 Surat Balasan 6 Maret 2013 No
: 11.01/SB/BEM-FT/I/2013
Lampiran
:
Hal
: Balasan
Yth. Ketua Himpunan Mahasiswa Teknik Geologi di tempat
Menanggapi surat Saudara dengan nomer 06.1/SPn/HMTG/I/2013 tentang penangguhan keanggotaan bagi mahasiswa angkatan 2013 yang terdaftar sebagai anggota BEM FT KM UNDIP 2013 dengan nama Zulfikar maka dengan ini dinyatakan ditangguhkan. Demikian pernyataan ini kami sampaikan. Atas perhatian Saudara kami ucapkan terima kasih.
BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA FAKULTAS TEKNIK KELUARGA MAHASISWA UNIVERSITAS DIPONEGORO 2013
a.n. Ketua BEM FT KM UNDIP
Sekretaris
Wakil Ketua
BEM FT KM UNDIP
Heri Gusfarienza
Adenira H.
NIM 21110110120031
NIM 21080110141011
Halaman 57
Halaman 58