Definisi Kesekretaria Kesekretariatan tan Kesekretarisan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar. Kedudukan dan Peran Sekretaris Sekretaris organisasi bertindak sebagai retaris,Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurndan tata kerjaaan organisasi . Ruang Lingkup, ugas dan !ungsi Sekretaris ".Ruang Lingkup # $enyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan. #$enyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun e%tern. #$enyelenggarakan rapat&rapat. #$enyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu ' kunjungan. (. ugas "dministratif "dministratif Kesekretariatan & $emperlancar lalu lintas dna distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern. & $engamankan rahasia perusahaan ' organisasi & $engelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen )P*"+. +. !ungsi & $engadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen & Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan. & Sebagai alat komunikasi organisasi ' perusahaan & Sebagai pusat dokumentasi
Kedudukan Sekretaris dalam *rganisasi #Peran Strategis #Peran eknis #Peran Pendukung
Kualifikasi ' Syarat&syarat Sekretaris #Syarat Pengetahuan #Syarat Keterampilan #Syarat Kepribadian
Ruang Lingkup Sekretaris ugas seorang sekretaris adalah membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan&pekerjaan teknis, tetapi cukup penting artinya bagi pimpinan. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan& pekerjaan kantor seperti a.$enerima tamu b.$enerima telepon c.$engambil dikte dan melatinkan d.$enyimpan surat
Sekretarismu sangat menentukan keberhasilan rencana-rencanamu dan kalau saja dia mau, bisa saja dia menghancurkanmu lebih cepat daripada pesaing-pesaingmu ataupun aturan-aturan lainnya” ~ pram220509 ~*~ Salah satu elemen dalam kegiatan kemahasiswaan adalah kesekretariatan
atau populer dikenal sebagai tugas seorang sekretaris. (idang yang satu ini sangat identik dengan hal& hal yang berbau administrasi, surat&menyurat dan hal&hal lain yang sering dianalogikan tugas juru ketik yang dengan mulianya mengurusi surat, arsip, membuat proposal, menyelesaikan laporan p ertanggung jawaban dimana keseluruhan kegiatan tersebut adalah salah satu unsur penunjang pelaksanaan suatu kegiatan. "kan tetapi, faktanya saat ini antusiasme rekan&rekan mahasiswa mulai menurun untuk terlibat dalam bidang ini, bahkan kalah nge&trend dibandingkan dengan bidang&bidang kegiatan yang lainnya./ (enar000 "pakah karena pergerakannya yang selalu hanya di belakang layar1 Padahal mungkin saja hal itu akibat fenomena kurang paham akan fungsi dan asyiknya kesekretariatan. Sebaiknya janganlah memandang dari satu sisi saja serta mengabaikan fakta besarnya peranan kesekretariatan. So, kenapa hal ini mesti dibiarkan terjadi dan bagaimana menyikapinya1 Demikianlah keadaan yang selama ini berlangsung dan semoga kesadaran membawa perubahan yang berarti0 Selanjutnya selamat menikmati kejelasan apa itu12 Dari edisi pertama mengungkap dunia administrasi kesekretariatan organisasi kemahasiswaan./ “atuh bangun dunia ini salah satunya ditentukan dari kemampuan mengatur k!munikasi in"!rmasi ~ pram#$050$”
Se%y Secretary ”&pabila kita mencari se!rang s ekretaris setidak-tidaknya dia adalah se!rang b!dyguard, se!rang penga'al gerbang, se!rang dipl!mat, ataupun se!rang yang berji'a jenderal ()a"ia )archiaelli+” .//S/ (anyak buku&buku hasil pemikiran para pelopor perkembangan manajemen ilmiah memberikan batasan yang berbeda mengenai administrasi dan sering memberikan pemahaman yang rumit untuk membedakan antara definisi administrasi dan manajemen. “Secara klasik, manajemen adalah ilmu atau seni tentang bagaimana menggunakan sumber daya secara e"isien, e"ekti" dan rasi!nal untuk mencapai tujuan !rganisasi yang telah ditetapkan sebelumnya ()uninjaya, 2001+” 3stilah administrasi berasal dari kata latin /ad 4 ministered/ yang mempunyai pengertian membantu, melayani, atau memenuhi. "dministrasi ) Administration atau Administratie adalah rangkaian kegiatan penataan yang dilakukan oleh sekelompok orang melalui usaha kerjasama untuk mencapai tujuan
tertentu. “&dministrasi adalah ilmu atau seni yang mempelajari kerjasama sekel!mp!k !rang dalam suatu !rganisasi untuk mencapai tujuan bersama (hite+” Sedangkan Kesekretariatan dapat diartikan sebagai keseluruhan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran )surat&menyurat dan tugas&tugas bantuan lainnya dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi. *leh karena itu pengertian "dministrasi Kesekretariatan adalah keseluruhan proses pelaksanaan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan tugas&tugas bantuan lainnya, dalam rangka menunjang kelancaran pencapaian tujuan organisasi. La5im pula di3ndonesia bahwa penggunaan administrasi kesekretariatan dapat digantikan dengan kata ketatausahaan. ata 6saha berarti segenap rangkaian kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, mengendalikan, mengirim dan menyimpan informasi atau keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerjasama )Liang 7ie. ”mpat akt!r utama 3rganisasi adalah 4epemimpinan, 4esekretarian, 4euangan dan Sumber aya ~ pram#$050$” 3434 /4/6& Dari pembahasan pengertian diatas, maka dapat disarikan beberapa pokok pikiran dalam "dministrasi Kesekretariatan antara lain 8. Rangkaian Penataan +iri yang membedakan kegiatan administrasi umumnya dengan akti9itas lainnya yang d ilakukan sekelompok orang. Ketatausahaan merupakan proses penyelenggaraan dan penyediaan keterangan adalah wujud rangkaian dari beberapa kegiatan dan tidak mungkin bersifat tunggal. "dapun bentuk& bentuk pola penataan, yaitu
8. $erencanakan )Planning :. $enyusun ) Arranging ;. $enghimpun )Collecting <. $encatat )Recording =. $engolah )Processing >. $engendalikan )Controlling ?. $engirim )Transfering @. $enyimpan )Filing :. Sekelompok *rang )*rganisasi $erupakan unsur terpenting dalam kehidupan administrasi kesekretariatan khususnya dan organisasi pada umumnya. (erupa kumpulan sumber daya manusia dengan jumlah minimal dua orang dan maksimal tidak terbatas. ;. 6saha Kerjasama "dalah upaya bersama yang dilakukan sekelompok orang dalam suatu organisasi untuk suatu maksud tertentu dan tidak akan berhasil apabila hanya dilakukan oleh satu orang saja. Didalam usaha kerjasama ini akan tampak suatu hierarki organisasi, perencanaan program dan arah kebijakan yang jelas.
<. *rientasi ujuan Aang dimaksud dengan tujuan dalam administrasi kesekretariatan adalah orientasi dengan perbuatan& perbuatan nyata untuk memenuhi pencapaian target yang diperjuangkan bersama, berupa kebutuhan rohani dalam pemberian jasa dan kebutuhan jasmani )kualitas output. Dengan demikian tampak jelas bahwa "dministrasi Kesekretariatan tidak hanya sekedar pekerjaan membuat, mengirim dan menyimpan surat&surat saja. "kan tetapi lebih dari itu yang meliputi segenap proses penyelenggaraan, penataan dan penyusunan pekerjaan yang menunjang kehidupan organisasi untuk mencapai suatu tujuan. Dari pokok&pokok pikiran tersebut, maka dapat digambarkan proses penerapan "dministrasi Kesekretariatan, yakni sebagai berikut -
788& Pelaksanaan "dministrasi Kesekretariatan memiliki tujuan antara lain -
8.
$emperlancar lalu&lintas dan distribusi informasi ke segala pihak baik internal maupun eksternal.
:. $engamankan rahasia organisasi. ;.
$engelola dan memelihara seluruh dokumentasi organisasi yang berguna bagi kelancaraan pelaksanaan fungsi manajemen.
.8S/ "dapun fungsi dasar "dministrasi Kesekretariatan adalah sebagai berikut -
8. $engadakan pencatatan atau recording semua kegiatan manajemen. :.
Sebagai alat pelaksanaan pusat ketatausahaan.
;.
Pengendali informasi internal dan eksternal organisasi
<. Sebagai alat komunikasi organisasi. =.
Sebagai alat pelaksana pemegang rahasia organisasi.
>. Sentral teknologi transfer informasi. ?. Sebagai pusat dokumentasi atau master file. Dengan demikian dapat dipahami bahwa segala kegiatan yang diselenggarakan dalam administrasi kesekretariatan adalah berhubungan dengan rangkaian kegiatan penataan yang berfungsi sebagai unsur penunjang kelancaran untuk mencapai tujuan organisasi. Keseluruhan fungsi utama Ketatausahaan tersebut haruslah dilaksanakan dalam suatu sistem yang telah disepakati bersama dalam suatu organisasi. Bal ini disebabkan prioritas betapa p entingnya peranan administrasi kesekretariatan dalam fungsi sebagai sumber informasi dan gambaran pertanggungjawaban kelak. Bendaknya juga dalam prakteknya kehidupan n yata suatu organisasi, kegiatan penunjang ini dilaksanakan dengan menerapkan prinsip efisien, efektif, rasional dan produktif. 68& :/48 Secara sederhana, maka dapat dijabarkan ruang lingkup umum kegiatan administrasi kesekretariatan adalah meliputi -
8.
$enyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan tugas pekerjaan surat&menyurat yang meliputi perencanaan, pembuatan, penerimaan, pencatatan, pengolahan, pendisposisian, pendistribusian, dan penyimpanan surat.
:.
$enyelenggarakan tata hubungan komunikasi secara internal maupun eksternal organisasi dengan tetap berada dalam satu kesatuan komando.
;.
$enyelenggarakan dan mengatur pertemuan atau rapat&rapat.
<.
$enyelenggarakan kegiatan organisasi yang bersifat rahasia.
=.
$enyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu atau kunjungan.
>.
$enyelenggarakan pengaturan akti9itas sekretariat sebagai tempat organisasi.
?.
$enyelenggarakan tugas bantuan lain yang bersifat menunjang dan menyediakan fasilitas teknologi transfer informasi, terutama untuk mengkoordinasikan pelaksanaan pekerjaan& pekerjaan pokok organisasi.
6/S/ (erikut ini beberapa prinsip dasar sebagai pedoman guna menjalankan kegiatan administrasi kesekretariatan dengan baik adalah antara lain -
8.
Celas. $emiliki maksud, tujuan dan arah yang tepat guna dan masuk akal.
:.
Sederhana. +iptakan proses administrasi kesekretariatan yang praktis.
;.
!leksibel. (ersifat tidak kaku dan memungkinkan adanya impro9isasi.
<.
(ermetode. Dilandasi perhitungan matang demi tercapainya tujuan.
=.
Sistem Kesatuan. (erada dalam suatu lingkaran sistem komando organisasi.
7&7& :&4S&& Dalam pembahasan kali ini, fokus dari pembahasan penatalaksanaan "dministrasi Kesekretariatan adalah mengenali, mengerti dan memahami hal&hal yang mencangkup penjelasan dinamika peranan dari Sekretaris, seluk&beluk kegiatan surat&menyurat, penanganan ekspedisi surat, pengarsipan dokumen organisasi dan sistem transfer informasi. inamika Sekretaris Secara tidak langsung dalam kesuksesan perjalanan suatu organisasi sangat tergantung dari peran yang dilakoni oleh indi9idu seorang Sekretaris beserta perangkat sumber daya kesekretariatannya. Seorang Sekretaris adalah aktor utama sebagai konseptor ) Initiator dalam dunia ketatausahaan dimana dalam melakukan kewajibannya haruslah didukung anggota kesekretariatan yang bertindak sebagai pekerja )Worker dan memiliki fasilitas sekretariat organisasi atau teknologi penunjang lainnya. Pada dasarnya, pekerjaan Sekretaris dapat dibagi menjadi tiga tugas, yaitu 8. ugas Rutin "dalah tugas&tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi tanpa menunggu instruksi khusus dari pimpinan atau sudah harus dilaksanakan tanpa menunggu waktu, sesuai dengan yang telah diterapkan dalam uraian deskripsi tugas yang meliputi -
8. $enyusun dan mengurusi surat )Korespondensi. :. $enata arsip dokumen )berkas. ;. $enerima dan melayani tamu organisasi. <.
$engatur jadwal acara kegiatan internal dan eksternal organisasi.
=.
$enyiapkan pembuatan laporan kegiatan organisasi.
:. ugas 3nstruksi 3alah tugas&tugas yang tidak selalu dilaksanakan oleh Sekretaris setiap hari, tetapi hanya dilakukan oleh sekretaris bila ada instruksi khusus dari pimpinan. ;. ugas Kreatif $erupakan tugas atas prakarsa Sekretaris, yakni tanpa diminta atau diperintah oleh pimpinan. ugas ini merupakan hasil pertimbangan sekretaris tentang perlu tidaknya sesuatu hal d ikerjakan, sehingga dapat membantu kelancaran pencapaian tujuan organisasi dan meringankan beban pekerjaan pimpinan yang meliputi -
8. $embuat perencanaan program kerja. :. Pemantapan kepribadian dan pengembangan diri.
;. fisiensi dan efektifitas pekerjaan. <.
$emahami peraturan atau keadaan organisasi tempat bekerja.
