BAB I PENDAHULUAN A.
LATAR BELAKANG
Tata usaha sebagai pusat kesekretariatan mulai sirkulasi Kesekretariatan, penyambung informasi sampai pada pelaksanaan kebijakan dari Pimpinan. Bagian Kesekretariatan sebagai salah satu bagian di RSK. Marianum Halilulik memiliki kedudukan yang sangat strategis. Berbagai kebutuhan kesekretariatan, direncanakan, diproses, dan dilaksanakan oleh bagian Kesekretariatan. Pengertian Kesekretariatan seringkali diartikan dalam arti yang sempit, yaitu sebagai kegiatan ketatausahaan, yaitu pekerjaan pekerjaan yang bersifat tulis menulis belaka. Kesekretariatan dalam arti yang luas, yaitu sebagai suatu proses kerjasama yang telah ditentukan sebelumnya, juga seringkali dipertukarkan penggunaan dan pengertiannya dengan “manajemen”, yang merupakan proses pencapaian tujuan melalui dan dengan orang lain. “Kantor” dapat dilihat dalam arti yang statis, yaitu keadaan fisik yang merupakan wadah atau tempat, dapat berupa gedung, rumah atau ruangan dimana kegiatan-kegiatan tata usaha dilakukan. Dalam arti yang dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana terdapat struktur, tugas, tanggung jawab, hak dan wewenang dari setiap anggota organisasi yang yang bersangkutan. Kesekretariatan perkantoran adalah adalah proses perencanaan, perencanaan, pengorganisasian, dan pengkoordinasikan orang, bahan-bahan, mesin-mesin, metode, perlengkapan, peralatan dan uang serta pengarahan dan pengawasan pengawasan atas pelaksanaan pekerjaan dalam rangka rangka mencapai tujuan organisasi, dalam hal ini yaitu Tujuan RSK. Marianum Halilulik. Pekerjaan kantor merupakan fungsi pendukung atau memberikan bantuan dalam melaksanakan tugas pokoknya Kesekretariatan perkantoran meliputi kegiatan pelayanan keamanan, kebersihan dan keindahan, pelayanan tamu, pelayanan telepon, pelayanan kepegawaian, pelayanan keuangan, pelayanan umum, pelayanan surat menyurat dan ekspedisi. Kesekretariatan
perkantoran
ditinjau
dari
sudut
ilmu
berinduk
pada
Kesekretariatan. Definisi Kesekretariatan perkantoran dalam pedoman ini adalah usaha penyelenggaraan perkantoran guna membantu Rumah Sakit dalam pencapaian tujuan Rumah Sakit. Pekerjaan kantor adalah suatu kegiatan kesekretariatan dan administratif. Segala sesuatu yang berkaitan dengan catat mencatat, melakukan perjanjian, memfasilitasi 1
pertemuan,
memberikan
laporan,
menyusun
dokumen,
menyimpan
dokumen,
mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Disamping itu, komunikasi yang efektif dan efisien juga merupakan faktor penting dalam pelaksanaan pekerjaan kantor. Tugas pokok bagian Kesekretariatan adalah memberikan pelayanan kesekretariatan dalam urusan personalia, urusan hokum dan humas, urusan umum dan rumah tangga, urusan barang dan inventarisasi serta urusan keuangan.
B.
TUJUAN PEDOMAN
Tujuan pedoman ini dibuat adalah sebagai acuan bagian Kesekretariatan dalam melakukan pelayanan sehingga tercapai mutu dan keselamatan pasien. Selain itu pedoman ini merupakan acuan bagian Kesekretariatan dalam melakukan pekerjaan sehari-harinya sesuai job sesuai job description yang description yang sudah ada.
C.
RUANG LINGKUP PELAYANAN
Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, bahwa pelayanan kesekretariatan yang diatur di dalam pedoman ini dikhususkan pada urusan personalia, urusan hokum dan humas, urusan umum dan rumah tangga, urusan barang dan inventarisasi serta urusan keuangan. Secara rinci dijelaskan sebagai berikut : 1.
Kesekretariatan perkantoran Kesekretariatan perkantoran bertanggungjawab dalam memenuhi semua kebutuhan direktur, korespondensi dan menyiapkan segala keperluan rapat yang diadakan di lingkungan kantor.
2.
Kesekretariatan Komite Medik Kesekretariatan Komite Medik mempunyai tanggungjawab untuk membantu sekretaris komite medik dan tertib Kesekretariatan dokter juga mengatur segala keperluan dokter yang mengikuti kegiatan ilmiah.
D.
BATASAN OPERASIONAL
Adapun batasan operasional Bagian Kesekretariatan RSK. Marianum Halilulik meliputi: 1.
Urusan Personalia adalah bagian kesekretariatan yang berhubungan dengan segala urusan kepegawaian baik pelamar maupun staf yang berada dalam ruang lingkup RSK. Marianum Halilulik. 2
pertemuan,
memberikan
laporan,
menyusun
dokumen,
menyimpan
dokumen,
mengirimkan surat dan sebagainya. Untuk keperluan tersebut, terbentuk suatu jalinan komunikasi formal maupun informal. Disamping itu, komunikasi yang efektif dan efisien juga merupakan faktor penting dalam pelaksanaan pekerjaan kantor. Tugas pokok bagian Kesekretariatan adalah memberikan pelayanan kesekretariatan dalam urusan personalia, urusan hokum dan humas, urusan umum dan rumah tangga, urusan barang dan inventarisasi serta urusan keuangan.
B.
TUJUAN PEDOMAN
Tujuan pedoman ini dibuat adalah sebagai acuan bagian Kesekretariatan dalam melakukan pelayanan sehingga tercapai mutu dan keselamatan pasien. Selain itu pedoman ini merupakan acuan bagian Kesekretariatan dalam melakukan pekerjaan sehari-harinya sesuai job sesuai job description yang description yang sudah ada.
C.
RUANG LINGKUP PELAYANAN
Sebagaimana telah disebutkan sebelumnya, bahwa pelayanan kesekretariatan yang diatur di dalam pedoman ini dikhususkan pada urusan personalia, urusan hokum dan humas, urusan umum dan rumah tangga, urusan barang dan inventarisasi serta urusan keuangan. Secara rinci dijelaskan sebagai berikut : 1.
Kesekretariatan perkantoran Kesekretariatan perkantoran bertanggungjawab dalam memenuhi semua kebutuhan direktur, korespondensi dan menyiapkan segala keperluan rapat yang diadakan di lingkungan kantor.
2.
Kesekretariatan Komite Medik Kesekretariatan Komite Medik mempunyai tanggungjawab untuk membantu sekretaris komite medik dan tertib Kesekretariatan dokter juga mengatur segala keperluan dokter yang mengikuti kegiatan ilmiah.
D.
BATASAN OPERASIONAL
Adapun batasan operasional Bagian Kesekretariatan RSK. Marianum Halilulik meliputi: 1.
Urusan Personalia adalah bagian kesekretariatan yang berhubungan dengan segala urusan kepegawaian baik pelamar maupun staf yang berada dalam ruang lingkup RSK. Marianum Halilulik. 2
2.
Urusan Humas dan Hukum adalah bagian kesekretariatan yang berhubungan dengan kemasyarakatan dan kerja sama antara pihak rumah sakit dengan pihak luar, baik dengan instansi pemerintah maupun instansi swasta lainya. Urusan Humas dan Hukum juga berhubungan dengan masalah etika, pelanggaran dan komplain pasien.
3.
Urusan Umum dan Rumah Tangga adalah bagian kesekretariatan yang berhungan dengan Kesekretariatan perkantoran dan surat-menyurat serta segala urusan rumah tangga yang berada di rumah sakit.
4.
Urusan Barang dan Inventarisasi adalah bagian kesekretariatan yang berhubungan dengan barang-barang serta aset rumah sakit dan bertanggungjawab untuk pemeliharaan dan inventaris.
5.
Urusan Keuangan adalah bagian kesekretariatan yang berhubugan dengan segala urusan keuangan rumah sakit, dan pembayaran gaji dan honorium bagi seluruh staf rumah sakit.
E.
LANDASAN HUKUM
1.
UNDANG-UNDANG RI NOMOR 44 TAHUN 2009 TENTANG RUMAH SAKIT
2.
UNDANG-UNDANG RI NOMOR 36 TAHUN 2009 TENTANG KESEHATAN
3.
PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 72 TAHUN 2016 TENTANG STANDAR PELAYANAN KEFARMASIAN DI RUMAH SAKIT
4.
PERATURAN MENTERI KESEHATAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA INDONESIA NOMOR 66 66 TAHUN 2016 TENTANG KESELAMATAN DAN KESEHATAN KERJA RUMAH SAKIT
5.
PERATURAN MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 11 TAHUN 2017 TENTANG KESELAMATAN PASIEN
6.
PERATURAN MENTERI MENTERI KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA NOMOR 24 TAHUN 2016
TENTANG PERSYARATAN TEKNIS BANGUNAN DAN
PRASARANA RUMAH SAKIT 7.
Keputusan
Ketua
Pengurus
Yayasan
Maria
Virgo
(YMV)
Nomor:
01.04/SK/YMV/I/2017 01.04/SK/YMV/I/2017 Tentang Pengesahan Struktur Organisasi Rumah Sakit Katolik Marianum Halilulik.
3
BAB II STANDAR KETENAGAAN A.
KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA (SDM)
Pola Ketenagaan Bagian Kesekretaritan No
Nama Jabatan
Kualifikasi
Jmlh
Tenaga Yg
Ket
Diperlukan
1
Sekretariat
S1
Manajemen/
1
-
Cukup
2
-
Cukup
1
1
Tidak
D3 Sekretaris 2
Personalia
Psikolog/ Manajemen/ Sistem Informasi
3
Humas & Hukum
Kesehatan Masyarakat/
Cukup
Psikolog/Hukum/ Komunikasi 4
5
Umum & Rumah
Ekonomi/
Tangga
Kesekretariatan
Barang
1
-
Cukup
& Ekonomi/ D3
1
-
Cukup
Akuntansi
1
-
Cukup
7
1
Inventarisasi 6
Keuangan
Jumlah
B.
DISTRIBUSI KETENAGAAN
SDM bagian Kesekretariatan RSK. Marianum Halilulik berjumlah berjumlah 7 orang orang dan sesuai dengan struktur organisasi terbagi menjadi 6 urusan yaitu urusan personalia, urusan hukum dan humas, urusan umum dan rumah tangga, urusan barang dan inventarisasi serta urusan keuangan. Bagian Kesekretariatan RSK. Marianum Halilulik dikepalai oleh seorang kepala bagian dengan pendidikan Magister Kesehatan yang sudah berpengalaman Adapaun pendistribusian SDM bagian Kesekretariatan adalah sebagai berikut:
4
NAMA JABATAN
Kepala
Bagian
Kesekreariatan
Urusan Personalia
KUALIFIKASI
Waktu
JML
FORMAL & INFORMAL
Kerja
SDM
1 Shift Magister Kesehatan
07.00 – 1 14.00 1 Shift
S2/S1
07.00 – 2 14.00
Urusan Humas dan Hukum
1 Shift DIII
14.00 1 Shift
Urusan Umum dan Rumah Tangga
S1
07.00 – 1 14.00 1 Shift
Urusan Barang dan Inventarisasi
07.00 – 1
DIII
07.00 – 1 14.00 1 Shift
Urusan Keuangan
S1
07.00 – 1 14.00
Jumlah
7
5
BAB III STANDAR FASILITAS A.
DENAH RUANGAN (TERLAMPIR)
B.
STANDAR FASILITAS
Daftar Inventaris Peralatan di Bagian Kesekretariatan: No
Nama Alat
Jumlah
1
Lemari Arsip
2
2
Lemari Kotak
2
3
Lemari Berkas
1
4
Meja Kecil
2
5
Meja Komputer
3
6
Meja kerja
4
7
Lemari kayu
2
8
Kursi Putar
2
9
Kursi Biasa
4
10
Kursi Kayu
2
11
Komputer PC
3 unit
12
Laptop
1
13
Printer Epson
2
14
Printer Canon
2
13
Tempat sampah
1
14
Iphone
1
15
Jam Dinding
2
16
Whiteboard
1
17
Penghapus board
1
18
Mesin fotokopi
1 buah
19
Salib
2 buah
20
Lukisan
2 buah
21
LCD
1 buah
Keterangan
Toshiba
Canon
Toshiba
6
22
Stavol
3 buah
23
Struktur organisasi RSKM
1 buah
24
Kabel rol
3 buah
Kebersihan
&
Rumah
Tangga
1 2
Peralatan kebersihan Lantai & Ruangan
1 unit
Tempat Tissue
1
ATK
Jumlah
1
Rak kecil
1
2
Tempat Isolasi
1
3
Perfurator
2
4
Kalkulator
2
5
Steples / Hecter
4
6
Tempat pensil
1
7
Stempel
1
8
Cutter
1
9
Gunting
2
10
Penggaris
1
12
Box File
12
Keterangan
7
BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN
Tata cara pelayanan yang ada di Bagian Kesekretariatan diantaranya : PELAYANAN SURAT MENYURAT DAN EKSPEDISI.
A.
Pelayanan surat menyurat
Pelayanan surat menyurat terdiri dari bermacam-macam surat diantaranya: a.
Kebijakan Direktur Kebijakan Direktur Rumah Sakit Katolik Marianum Halilulik adalah penetapan Direktur RS pada tataran strategis atau bersifat garis besar yang mengikat.
b.
Keputusan Direktur; Keputusan adalah naskah yang bersifat penetapan, dan memuat kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang merupakan penjabaran dari peraturan perundang-undangan, yaitu kebijakan dalam rangka
ketatalaksanaan,
penyelenggaraan
tugas
umum
dan
pembangunan, misalnya: penetapan organisasi dan tata kerja Unit Pelaksana Teknis, penetapan ketatalaksaan organisasi, program kerja dan anggaran, pendelegasian kewenangan yang bersifat tetap. c.
Surat Edaran Direktur; Surat Edaran adalah naskah yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu, bisa berupa perintah, petunjuk, atau penjelasan yang dianggap penting dan mendesak.
d.
Pedoman / Panduan Pedoman adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah bagaimana sesuatu harus dilakukan, dengan demikian merupakan hal pokok yang menjadi dasar untuk menentukan atau melaksanakan kegiatan. Panduan adalah merupakan petunjuk dalam melakukan kegiatan
8
e.
Standar Prosedur Operasional; Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah naskah yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara serta urutan suatu kegiatan operasional atau administratif tertentu yang harus diikuti oleh individu pejabat atau unit kerja.
f.
Perjanjian; Surat perjanjian adalah naskah yang berisi kesepakatan bersama tentang suatu objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan suatu tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.
g.
Surat Biasa; Surat Biasa adalah alat penyampaian berita secara tertulis yang berisi pemberitahuan, pertanyaan, permintaan jawaban atau saran dan sebagainya.
h.
Surat Keterangan; Surat keterangan adalah naskah yang berisi informasi mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan kedinasan.
i.
Surat Perintah/Tugas; Surat perintah/tugas adalah naskah yang dibuat oleh atasan kepada bawahan dan memuat perintah yang harus dilakukan.
j.
Surat Izin; Surat izin adalah surat yang berisi informasi tentang pemberian izin kepada seseorang untuk melakukan sesuatu atau tidak melakukan sesuatu.
k.
Surat Kuasa; Surat kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pimpinan kepada pejabat/pegawai bawahannya atau orang lain guna bertindak dan atas namanya melakukan suatu perbuatan hukum mengenai hak dan wewenang yang tersebut di dalamnya.
l.
Surat Undangan; Surat undangan adalah surat yang memuat undangan kepada pejabat/pegawai pada alamat tujuan untuk menghadiri suatu acara
9
tertentu, misalnya rapat, pertemuan, dan sebagainya. Untuk undangan yang bersifat informal dan digunakan hanya untuk intern Rumah sakit, maka undangan akan dibuat dengan menggunakan kertas setengah folio. m. Memo Internal; Memo Internal adalah bentuk naskah intern yang dibuat oleh seorang pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan pemberitahuan, pernyataan atau permintaan pejabat lain. Memo Internal memuat hal yang bersifat rutin, berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang panjang dan dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat yang dituju. Memo Internal dibuat dengan menggunakan kertas setengah folio. n.
Pengumuman; Pengumuman adalah naskah yang memuat pemberitahuan yang ditujukan pada pegawai di lingkungan Rumah Sakit Baptis Batu.
o.
Laporan; Laporan adalah naskah yang berisi informasi mengenai pertanggung jawaban seorang pejabat atau pegawai kepada atasannya sehubungan dengan pelaksanaan tugas yang diberikan/dipercayakan kepadanya. Laporan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat atau pegawai yang diserahi tugas
p.
Berita Acara; Berita Acara adalah Naskah yang berisi pernyataan yang bersifat pengesahan atas sesuatu kejadian, peristiwa, perubahan status dan lain-lain
bagi
suatu
permasalahan
baik
berupa
perencanaan,
pelaksanaan maupun pengendalian kebijaksanaan pimpinan. q.
Rekomendasi; Rekomendasi adalah Naskah yang berisikan keterangan / penjelasan atau catatan dari pejabat yang berwenang tentang sesuatu hal urusan yang dapat dijadikan bahan pertimbangan oleh atasan.
10
r.
Notulen. Notulen adalah Naskah Dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan pengambilan Peraturan serta penutupan.
Prosedur surat menyurat : a. Teknik Pembuatan dan Penyusunan Surat 1. Surat Dinas a) Pembuatan dan Penyusunan Surat Dinas
Surat dibuat singkat, jelas, sesuai dengan kebijakan Manajemen dan menggunakan bahasa yang baik dan benar
Kata-kata asing tidak perlu digunakan seandainya sudah ada padanannya dalam bahasa Indonesia
Gunakan kata-kata yang nyata dan positif
Hindari pengulangan kata/kalimat yang sama
Untuk urusan rutin yang terjadi berulang-ulang dalam bentuk yang sama, hendaknya dibuatkan surat dalam bentuk formulir
Untuk
keperluan
intern
dalam
RSK. Marianum Halilulik
agar menggunakan nota dinas
Alamat surat ditujukan kepada Pejabat yang dituju, bukan kepada instansinya. Bila pejabat pada instansi tersebut tidak diketahui, gunakan istilah “PIMPINAN”
Dalam hal isi surat, sebutan untuk pejabat yang dituju, yaitu SAUDARA atau BAPAK bisa disingkat menjadi “SDR” atau “BP” asal diikuti dengan nama pejabat tersebut
Sebutan untuk pengganti diri RSK. Marianum Halilulik (yang mengirimi surat) yaitu “KAMI”
Surat tak perlu ditutup dengan kalimat yang berlebihan
Surat
diakhiri
cukup
dengan
menyebutkan
jabatan
penandatanganan surat dan namanya b) Bagian-bagian Surat Dinas Pada dasarnya surat terdiri dari 3 (tiga) bagian sebagai berikut :
Kepala Surat
11
Kepala surat, yaitu merupakan bagian surat yang dicantumkan dibagian atas kertas surat untuk menunjukkan ciri pengenal pengirim surat yang bersangkutan, di samping itu dicantumkan pula logo instansinya (dalam hal ini RSK. Marianum Halilulik) Kepala surat terdiri dari :
Tanggal surat, yang menunjukkan tempat kedudukan instansi pengirim, tanggal, bulan dan tahun pengiriman surat ybs
Nomor surat, yaitu bagian surat yang tertulis dengan angka/huruf yang menunjukkan pelengkap surat tersebut.
Lampiran surat, yaitu bagian surat yang tertulis dengan angka/huruf yang menunjukkan pelengkap surat tersebut
Perihal surat, yaitu bagian surat yang menunjukkan maksud singkat surat tersebut
Tujuan surat, yaitu bagian surat yang menunjukkan alamat yang dituju.
Isi Surat Isi surat merupakan bagian surat yang berbentuk uraian untuk menggambarkan secara jelas dan lengkap maksud yang terkandung dalam suatu surat, yang meliputi pembukaan, isi dan penutup
Penutup Surat Penutup surat merupakan bagian surat yang menunjukkan pejabat yang mengirim surat atau bertanggung jawab atas isi surat, termasuk penandatanganan surat, nama jelas dan stempel instansi. Sedangkan bila ada tembusan surat, bagian ini dicantumkan disebelah kiri bawah, yang menunjukkan bahwa pihak tersebut perlu mengetahui isi surat tersebut. c) Bentuk Surat Dinas Bentuk surat dinas dalam lingkungan RSK. Marianum Halilulik yaitu berupa Bentuk Lurus Rata dengan ukuran kertas A4 d) Penyusunan Konsep dan Pengetikan
Penyusunan Konsep
12
Ide konsep surat datangnya bisa dari Direksi yang akan menandatangani surat, pejabat lain (manajer, ka. Komite) atau staf bawahannya yang ditunjuk atas perintah atau idenya
sendiri
yang
kemudian
diajukan
kepada
pimpinannya untuk memperoleh persetujuan
Pembuatan Konsep Pembuatan konsep surat dapat dilaksanakan sebagai berikut :
Konsep yang dibuat oleh pejabat/pimpinan sendiri dapat langsung diproses di bag. Kesekretariatan untuk diketik
Konsep yang dibuat oleh petugas bawahan agar diajukan lebih dahulu kepada kepalanya untuk mendapat persetujuan
Pembuatan konsep surat dinas dibuat pada kertas bekas disebaliknya
Pengetikan Surat
Surat dinas diketik pada kertas kop RS ukuran A4 diprint sebanyak 2 (dua) kali dengan yang satu untuk arsip. Untuk tembusan difotokopi dengan jumlah sesuai kebutuhan
Bilamana dalam satu halaman kertas lembar pertama tidak mencukupi dilanjutkan pada kertas kop yang sama sampai dengan surat selesai
Pengetikan surat dinas menggunakan jenis huruf Times New Roman dengan ukuran 12
Pengetikan tempat dan tanggal surat disebelah kanan atas dengan lurus dengan nomor surat di sebelah kiri
Pengetikan nomor, lampiran, perihal, kepada, diawal surat dan tembusan merupakan satu kolom dati atas bawah yang jaraknya dari tepi kertas = 2 cm
13
Pengetikan
nama
tempat,
nama
jabatan,
nama
penandatanganan surat merupakan satu garis lurus dari atas ke bawah
Kepala surat ditentukan 2,5 cm dari tepi atas. Pengetikan tembusan disebelah kiri, satu baris dibawah nama pejabat penandatangan surat
Jarak antara nomor dengan lampiran dan perihal diketik 1-2 spasi. Jarak antara perihal dengan kepada diketik 3-4 spasi dihitung dari kalimat terakhir. Jarak antara kepada dengan alinea pertama isi surat diketik 3-4 spasi. Jarak baris terakhir isi surat dengan jabatan yang menandatangani isi surat diketik 2-3 spasi.
Khusus untuk surat-surat yang isinya singkat dan hanya terdiri dari beberapa kalimat saja, pengetikan agar diatur supaya serasi
2. Surat Keputusan a) Kepentingan Surat
keputusan
dikeluarkan
oleh
pimpinan
untuk
memutuskan/menetapkan sesuatu dalam rangka dinas b) Ketentuan Umum
Surat
Keputusan
berisikan
menimbang,
mengingat,
memperhatikan dan memutuskan
Konsiderans “Menimbang” berisi pertimbangan yang menjadi alasan diterbitkannya surat keputusan
Konsiderans “Mengingat” berisi peraturan perundangan
Pencantuman perundangan pada “Mengingat” harus emenuhi ketentuan sebagai berikut :
Memperhatikan hirarki perundang-undangan
Mencantumkan peraturan yang relevan dengan materi Surat Keputusan
Mencantumkan
perundang-undangan
yang
masih
berlaku
14
Memperhatikan berupa pencantuman hal-hal yang mendukung surat keputusan tersebut
Memutuskan berisi
materi
yang ditetapkan dalam surat
keputusan tersebut c) Macam surat keputusan Surat Keputusan terdiri dari Surat Keputusan Kepegawaian dan Surat Keputusan bukan Kepegawaian 3. Surat Perintah Dinas (SPD) Surat Perintah Dinas (SPD) dikeluarkan oleh Pimpinan untuk menugaskan orang atau lebih dalam rangka Dinas 4. Surat Perjanjian Kerjasama Surat Perjanjian dan surat lain yang menyangkut Bidang Keuangan / Hukum dibuat oleh Pimpinan dalam rangka mengadakan Ikatan kerja / perjanjian dnegan pihak lain yang mempunyai akibat bidang keuangan dan hukum 5. Surat Lainnya Surat-surat
lain
misalnya
pengumuman,
surat
keterangan
/pernyataan, dst. Pola dan susunan disesuaikan dengan format yang telah diberlakukan di Tata Naskah RSK. Marianum Halilulik b. Sistem Penomoran Surat Sistem penomoran surat yang dikeluarkan oleh RSK. Marianum Halilulik yaitu sebagai berikut : 1. Surat Keputusan 2. Surat Peraturan 3. Surat Kebijakan 4. SOP 5. Edaran 6. PKS 7. Surat keluar
15
c. Stempel Dinas 1. Bentuk Stempel dinas RSK. Marianum Halilulik berbentuk bulat Logo Rumah Sakit Katolik Marianum Halilulik yang terdiri dari 2 lingkaran bulat. Lingkaran luar atas bertuliskan YAYASAN MARIA VIRGO, lingkaran luar bawah bertuliskan SSpS Timor Atambua. Lingkaran atas dan bawah dipisahkan oleh tanda bintang di kiri dan kanan. Lingkaran bagian dalam atas bertuliskan RUMAH SAKIT KATOLIK, lingkaran bagian bawah bertuliskan MARIANUM HALILULIK diantara kedua tulisan atas dan bawah terdapat gambar Kudus Bunda Maria Ratu Penghantar Rahmat.
2. Stempel dinas ini dibuat hanya 2 (dua) buah dengan ukuran seperti diatas dan satu lagi dengan ukuran yang lebih kecil. Stempel hanya boleh digunakan untuk kepentingan RSK. Marianum Halilulik. Hanya diterakan pada kertas kop Rumah Saki dan atau dokumen terkait dengan kedinasan RSK. Marianum Halilulik 3. Penyimpanan dan tanggung jawab Stempel dinas disimpan pada sekretariat, sehingga tanggung jawab pemakaian stempel tersebut ada pada kesekretariatan. Sedangkan stempel yang lebih kecil disimpan pada bagian keuangan, guna kelengkapan dokumen keuangan dan menjadi tanggung jawab bagian keuangan 4. Cara pemakaian Pemakaian
stempel
dinas
diatur
sebagai
berikut
:
16
a) Diterakan pada sebelah kiri penandatanganan surat (dikenakan sedikit pada tanda tangan) b) Yang diperkenankan distempel yaitu hanya pada tanda tangan pimpinan (Direksi). Bila pada satu surat terdapat dua tanda tangan pimpinan, maka stempel diterakan pada jabatan tertinggi. Dan pada dokumen terkait keuangan dan pelayanan. d. Wewenang penandatanganan surat 1. Surat Dinas Rutin Surat ini ditanda tangani oleh Direktur. Apabila surat ter sebut harus ditandatangani oleh salah satu Direktur dan atau berhalangan, maka akan ditandatangani perwakilan Komite. 2. Surat Keputusan Surat Keputusan (baik yang menyangkut kepegawaian maupun yang tidak menyangkut kepegawaian) ditandatangani
oleh
Direktur, setelah terlebih dulu diparaf oleh urusan Keuangan dan Bagian SDM 3. Surat Perintah Dinas Surat ini ditandatangani oleh Direktur sesuai dengan jabatan struktural dan fungsional pegawai yang melakukan dinas 4. Surat Perjanjian Surat Perjanjian ini ditandatangani oleh Direktur yang terlebih dahulu diparaf oleh pihak terkait e. Pemakaian atas Nama dan Untuk Perhatian Penandatanganan surat-surat keluar pada dasarnya dilakukan oleh Direktur. Apabila Direktur berhalangan, penandatanganan surat bisa dilakukan oleh yang berhak dengan menggunakan atas nama. Misalnya a.n Direktur. Dengan tujuan agar surat yang diberikan mendapat tanggapan dari pejabat yang langsung akan menangani masalahnya, maka digunakan kata u.p (untuk perhatian) pada alamat yang dituju, misalnya : Kepada Yth. Direktur RSK. Marianum Halilulik u.p. Wakil Direktur Umum Keuangan 17
di tempat
f.
Pengelolaan surat – menyurat 1. Pengurusan Surat Masuk a) Surat – surat yang masuk dari luar diterima oleh bagian Kesekretariatan
diperiksa
dan
diteliti
kebenaran
alamat
tujuannya. Surat yang salah alamatnya dikembalikan kepada pengirimnya atau Kantor Pos b) Proses selanjutnya, yaitu sebagai berikut :
Amplop surat dibuka, lalu diregistrasi pada agenda surat masuk
Surat asli dilampiri Lembar Disposisi dan dikirimkan kepada Direktur (jika Direktur berhalangan masuk)
Oleh Direktur didisposisikan ke bagian lain dengan disertai arahan lebih lanjut
Lembar disposisi dan surat asli dikopi
Kesekretariatan mendistribusikan kopi surat sesuai dengan bagian yang dituju
Bila yang diberi disposisi lebih dari satu, maka surat asli akan dikopi sebanyak jumlah disposisi
18
Surat diproses oleh masing-masing penerima disposisi dan setelah selesai dproses, surat disimpan dimasing-masing penerima
2. Pengurusan Surat Keluar a) Konsep surat dibuat dan diparaf oleh pejabat yang berwenang sebagai tanda bahwa surat tersebut telah diteliti kebenarannya, kemudian dimintakan nomor. Cara pemberian nomor surat yaitu sebagai berikut : Nomor :01/19/XI/RSKM_DIR/2017 Keterangan :
01: nomor urut surat dalam 1 tahun berjalan, dalam dua digit kecuali lebih dari 99
19 : tanggal dibuatnya surat
XI : bulan dibuatnya surat dalam romawi
RSKM : singkatan dari RSK. Marianum Halilulik
DIR : Singkatan dari Direktur
2017 : adalah tahun pembuatan surat
b) Surat dibuat pada kop surat RSK. Marianum Halilulik dengan dibubuhi stempel RSK. Marianum Halilulik c) Surat asli dikirimkan ke alamat yang dituju, sedangkan fotokopinya 1 buah disimpan sebagai arsip surat keluar yang disimpan pada urusan umum dan rumah tangga g. Mengirim surat/ ekspedisi Sistem pengiriman surat yang ada di RSK. Marianum Halilulik ada beberapa macam, diantaranya :
Melalui pos/kiriman kilat
Dikirim sendiri dengan menggunakan buku ekspedisi
19
Setelah surat dicetak, stempel dan dimasukkan ke dalam amplop RS yang sudah ada tujuannya, maka surat akan dikirim melalui dua cara tersebut diatas
h. Distribusi dan Sosialisasi Dokumen Pendistribusian dan Sosialisasi dokumen yg dikeluarkan oleh Bagian Kesekretariatan akan menjadi wewenang dan tanggung jawab Bagian Kesekretariatan.
Terkecuali
untuk
SPO,
maka
distribusi
serta
sosialisasi menjadi tanggung jawab setiap unit yang mengeluarkan SPO. i.
Revisi dan Penghapusan dokumen Revisi dokumen dilakukan apabila ada penambahan klausa ataupun hal yang belum dilampirkan pada dokumen sebelumnya. Penghapusan dokumen dilakukan apabila isi dari dokumen tersebut sudah tidak sesuai dengan kebijakan terbaru yang beredar di lingkungan RSK. Marianum Halilulik.
B.
PELAYANAN TAMU.
Tamu di RSK. Marianum Halilulik dipusatkan di Informasi dan kemudian diarahkan ke bagian Kesekretariatan. Semua tamu yang berkunjung ke RS, harus melapor, mengisi buku tamu dan memakai kartanal tamu. Dari informasi tamu akan diarahkan ke tujuan masing-masing. Tamu yang berkunjung dibedakan menjadi : a. Tamu detailing dan penagihan. Tamu ini adalah tamu yang rutin berkunjung ke RS untuk kunjungan ke Inst. Farmasi, dokter dan ke bagian Akuntansi b. Tamu umum. Tamu umum ini adalah semua tamu diluar tamu detailing dan penagihan. Tamu ini meliputi tamu dari dinas atau tamu dari instansi lain yang berkepentingan untuk bertemu dengan Direksi. Setelah tamu diarahkan oleh Informasi ke tujuan, tamu yang diarahkan ke urusan personalia, akan diarahkan oleh bag. Kesekretariatan ke Direksi. 1.
Pelayanan untuk Direksi
20
Pelayanan untuk Direksi meliputi memberikan segala keperluan sehari-hari Direksi (alat tulis, dst). Selain itu bag. Keskretariatan juga bertanggung jawab untuk keperluan Direksi saat Direksi akan melakukan perjalanan dinas maupun rapat 2.
Melakukan perjanjian Bag. Kesekretariatan memiliki wewenang untuk mengatur jadwal perjanjian untuk Direksi, baik tamu intern maupun tamu ekstern RS. Bag. Kesekretariatan akan menyusun jadwal dengan pihak ketiga, dan mengkonfirmasi ulang untuk kepastiannya serta mengingatkan Direksi untuk jadwal perjanjian
3.
Memfasilitasi pertemuan Sama dengan perjanjian, maka bag. Kesekretariatan memiliki wewenang untuk mengatur semua jadwal pertemuan yang ada di RS. Terutama pertemuan yang terkait dengan Direksi. Jadwal pertemuan rapat di RSK. Marianum Halilulik terpusat pada bag. Kesekretariatan, maka semua instalasi/orang yang akan mengadakan pertemuan,
harus mengatur jadwal melalui bag. Kesekretariatan,
terutama pertemuan diluar pertemuan rutin yang sudah dibuat jadwalnya selama 1 tahun dan di SK kan oleh Direktur RSK. Marianum Halilulik. Begitu pula dengan jadwal pertemuan yang dilakukan oleh pihak RS dengan pihak luar, didalam lingkungan RS maupun diluar lingkungan RS. Bagian Kesekretariatan akan memfasilitasi segala kebutuhan didalam pertemuan yang diikuti oleh Direksi. Untuk pertemuan diluar yang diikuti oleh Direksi maka instalasi terkait harus berkoordinasi dengan bag. Kesekretariatan. 4.
Memberikan laporan (rapat dan notulen) Bagian Kesekretariatan memiliki kewajiban untuk membuat laporan rutin bulanan yang akan dilaporkan didalam rapat kerja bulanan. Laporan tersebut merupakan kegiatan bag. Kesekretariatan selama 1 bulan, kegiatan Direksi (Seminar, perjalanan dinas, pertemuan, dst) dan kegiatan RS yang terkait dengan pihak luar (tamu RS). Selain itu bag. Kesekretariatan juga menyusun dan berkoordinasi dengan instalasi lain dalam pengolahan dan penyusunan laporan untuk Yayasan Maria Virgo (YMV) yang dikoordinir oleh Sekretariat.
5.
Menyusun dan menyimpan dokumen Dokumen ini meliputi jenis-jenis surat yang telah diuraikan sebelumnya. Penyusunan dokumen ini sama seperti penyusunan surat baik alur
maupun
21
prosedur. Sedangkan untuk penyimpanan dokumen, dibedakan sesuai dengan jenis dokumennya.
22
BAB V LOGISTIK
NO
PERSEDIAAN
JUMLAH
HARGA
BARANG
BARANG SATUAN
HARGA SATUAN + 10%
TOTAL HARGA
ATK
1
Bolpoin standart
12
917
1.008,7
12.104,4
2
Kertas Foto copy 70 g
115
26.100
28.710
3.301.650
3
Materai
70
6.000
6.600
462.000
4
Lakban hitam
3
11.000
12.100
36.300
5
Spidol Board Marker hitam
10
5.750
6.325
63.250
6
Stipo Kiriko
4
4.000
4.400
17.600
7
Isolasi 2 cm
4
4.400
4.840
19.360
8
Isi staples
10
1.500
1.650
16.500
9
Binder Clip 200
10
708,33
779,16
7.791,63
10
Spidol Marker hitam
3
4.750
5.225
15.675
11
Penghapus pensil
1
1.500
1.650
1.650
12
Clear Holder
20
12.000
13.200
264.000
13
Klip besar
6
2.350
2.585
15.510
14
Klip kecil
15
800
880
13.200
15
Buku ekspedisi
5
4.800
5.280
26.400
17
Kertas fax
22
13.000
14.300
314.600
18
Otner Folio
50
11.000
12.100
605.000
19
Tinta stempel
1
5.500
6.050
6.050
20
Tinta printer Epson 4
69.000
75.900
303.600
3
69.000
75.900
227.700
3
69.000
75.900
227.700
hitam 21
Tinta printer Epson biru
22
Tinta printer Epson kuning
23
23
Tinta printer Epson merah
3
69.000
75.900
227.700
24
Stabilo
1
5.200
5.720
5.720
25
Kertas A4
6
31.000
34.100
204.600
27
Spidol Board Marker Merah
3
5.750
6.325
18.975
29
Map Kertas Bufalo
50
1.100
1.210
60.500
30
CD Blank
15
2.500
2.750
41.250
31
DVD Blank
15
2.500
2.750
41.250
35
Amplop Kecil
1
7.000
7.700
7.700
Program filling
1
4.000.000
4.400.000
4.400.000
TOTAL
10.965.336,03
36
Kosongan
RUMAH TANGGA
1
Sedotan bengkok
10
700
770
7.700
2
Baterai abc kecil
12
1.500
1.650
19.800
3
Wash Hand
10
3.500
3.850
38.500
4
Tissue NB
10
10.000
11.000
110.000
7
Sunlight
5
6.000
6.600
33.000
8
Kresek Hitam Besar
10 pak
19.000
20.900
209.000
TOTAL
418.000
kotak
Reff
CETAKAN
1
2
Amplop kop RSKM besar
6
45.000
49.500
297.000
Kertas Kop RSKM
10
125.000
137.500
1.375.000
TOTAL
1.672.000
24
BENGKEL
TOTAL
13.055.336,03
25
BAB VI KESELAMATAN PASIEN
KEPMEN Nomor 496/Menkes/SK/IV/2005 Tentang Pedoman Audit Medis di Rumah Sakit, yang tujuan utamanya adalah untuk tercapainya pelayanan medis prima di rumah sakit yang jauh dari medical error dan memberikan keselamatan bagi pasien. Mempertimbangkan
betapa
pentingnya
misi
rumah
sakit
untuk
mampu
memberikan pelayanan kesehatan yang terbaik terhadap pasien mengharuskan rumah sakit untuk berusaha mengurangi medical error sebagai bagian dari penghargaannya terhadap kemanusiaan, maka dikembangkan sistem Patient Safety yang dirancang mampu menjawab permasalahan yang ada. Patient Safety atau keselamatan pasien adalah suatu system yang membuat asuhan pasien di rumah sakit menjadi lebih aman. Sistem ini mencegah terjadinya cedera yang disebabkan oleh kesalahan akibat melaksanakan suatu tindakan atau tidak mengambil tindakan yang seharusnya diambil. Menciptakan budaya keselamatan pasien merupakan hal yang sangat penting. Hal tersebut dikarenakan budaya mengandung dua komponen yaitu nilai dan keyakinan, dimana nilai mengacu pada sesuatu yang diyakini oleh anggota organisasi untuk mengetahui apa yang benar dan apa yang salah, sedangkan keyakinan mengacu pada sikap tentang cara bagaimana seharusnya bekerja dalam organisasi (Sashkein & Kisher, dalam Tika, 2006 ). Dengan adanya nilai dan keyakinan yang berkaitan dengan keselamatan pasien yang ditanamkan pada setiap anggota organisasi, maka setiap anggota akan mengetahui apa yang seharusnya dilakukan dalam penerapan keselamatan pasien. Dalam penerapan keselamatan pasien diperlukan nilai budaya organisasi. Nilai budaya organisasi RSK. Marianum Halilulik tumbuh dan berkembang sesuai dengan perkembangan rumah sakit. Kesehatan Anda Adalah Kepedulian Kami merupakan motto dari RSK.
Marianum
Halilulik dimana petugas ditanamkan dalam memberi pelayanan kepada pasien yang berkualitas.
26
BAB VII KESELAMATAN PASIEN
UU No 23 tahun 1992 menyatakan bahwa tempat kerja wajib menyelenggarakan upaya kesehatan kerja adalah tempat kerja yang mempunyai resiko bahaya kesehatan, mudah terjangkit penyakit atau mempunyai paling sedikit 10 orang. Rumah Sakit adalah tempat kerja yang termasuk dalam kategori seperti disebut diatas, berarti wajib menerapkan upaya keselamatan dan kesehatan kerja. Program keselamatan dan kesehatan kerja di bagian Kesekretariatan bertujuan melindungi karyawan dan pelanggan dari kemungkinan terjadinya kecelakaan di dalam dan di luar rumah sakit. Dalam Undang-Undang Dasar 1945 pasal 27 ayat (2) disebutkan bahwa “Setiap warganegara berhak atas pekerjaan dan penghidupan yang layak bagi kemanusiaan”. Dalam hal ini yang dimaksud pekerjaan adalah pekerjaan yang bersifat manusiawi, yang memungkinkan pekerja berada dalam kondisi sehat dan selamat, bebas dari kecelakaan dan penyakit akibat kerja, sehingga dapat hidup layak sesuai dengan martabat manusia. Keselamatan dan kesehatan kerja atau K3 merupakan bagian integral dari perlindungan terhadap pekerja dalam hal ini pegawai bagian Administrasi dan perlindungan terhadap Rumah Sakit. Pegawai adalah bagian integral dari rumah sakit. Jaminan keselamatan dan kesehatan kerja akan meningkatkan produktivitas pegawai dan meningkatkan produktivitas rumah sakit. Pemerintah berkepentingan atas keberhasilan dan kelangsungan semua usahausaha masyarakat. Pemerintah berkepentingan melindungi masyaraktnya termasuk para pegawai dari bahaya kerja. Sebab itu Pemerintah mengatur dan mengawasi pelaksanaan keselamatan dan kesehatan kerja. Undang-Undang No.1 tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja dimaksudkan untuk menjamin: a.
Agar pegawai dan setiap orang yang berada di tempat kerja selalu berada dalam keadaan sehat dan selamat.
b.
Agar faktor-faktor produksi dapat dipakai dan digunakan secara efisien.
c.
Agar proses produksi dapat berjalan secara lancar tanpa hambatan.
Faktor-faktor
yang menimbulkan kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat
digolongkan pada tiga kelompok, yaitu : a.
Kondisi dan lingkungan kerja
b.
Kesadaran dan kualitas pekerja, dan 27
c.
Peranan dan kualitas manajemen
Dalam kaitannya dengan kondisi dan lingkungan kerja, kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat terjadi bila : -
Peralatan tidak memenuhi standar kualitas atau bila sudah aus;
-
Alat-alat produksi tidak disusun secara teratur menurut tahapan proses produksi;
-
Ruang kerja terlalu sempit, ventilasi udara kurang memadai, ruangan terlalu panas atau terlalu dingin;
-
Tidak tersedia alat-alat pengaman;
-
Kurang memperhatikan persyaratan penanggulangan bahaya kebakaran dll. Beberapa hal yang perlu diperhatikan di bagian penyimpanan arsip:
-
Harus dicegah jangan sampai terjadi, seorang petugas terjatuh/ kejatuhan berkas ketika mengerjakan penyimpanan pada rak-rak terbuka yang letaknya diatas. Harus tersedia tangga anti tergelincir.
-
Ruang gerak untuk bekerja selebar meja tulis, harus memisahkan rak-rak penyimpanan.
-
Penerangan lampu yang cukup baik, menghindarkan kelelahan penglihatan petugas.
Perlu diperhatikan pengaturan suhu ruangan, kelembaban, pencegahan debu, dan pencegahan bahaya kebakaran. Sedangkan untuk petugas bagian kesekretariatan yang melakukan kegiatan dikantor harus: 1. Didalam bekerja bagian Kesekretariatan harus memakai sepatu kerja untuk menghindari terkena sengatan listrik 2. Apabila terjadi gangguan korsleting yang mengakibatkan kebakaran segera lari mengambil APAR “Alat Pemadam Api Ringan” ditempat terdekat yang telah disediakan dengan cara CARA ”Cabut pin Angkat APAR Remas alat untuk mengeluarkan gas dan Arahkan ke sumber api” 3. Apabila terjadi bencana alam dan kebakaran segera lari mencari tempat yang aman melewati pintu keluar 4. Jauhkan barang-barang yang mudah terbakar didekat sumber api atau listrik 5. Matikan komputer setelah pekerjaan selesai dan mengeceknya sekali lagi 28
sebelum meninggalkan ruangan 6. Tutup pintu dan kunci ruangan kerja saat meninggalkan ruangan kerja
29
BAB VIII PENGENDALIAN MUTU
Prinsip dasar upaya peningkatan mutu pelayanan adalah pemilihan aspek yang akan ditingkatkan dengan menetapkan indikator, kriteria serta standar yang digunakan untuk mengukur mutu pelayanan Rumah Sakit yaitu : Definisi Indikator adalah :
Adalah ukuran atau cara mengukur sehingga menunjukkan suatu indikasi. Indikator merupakan suatu variabel yang digunakan untuk bisa melihat perubahan.
Indikator
yang baik adalah yang sensitif tapi juga spesifik. Kriteria :
Adalah spesifikasi dari indikator. Standar :
Tingkat performance atau keadaan yang dapat diterima oleh seseorang yang berwenang dalam situasi tersebut, atau oleh mereka yang bertanggung jawab untuk mempertahankan tingkat performance atau kondisi tersebut.
Suatu norma atau persetujuan mengenai keadaan atau prestasi yang sangat baik.
Sesuatu ukuran atau patokan untuk mengukur kuantitas, berat, nila i atau mutu.
Dalam melaksanakan upaya peningkatan mutu pelayanan maka harus memperhatikan prinsip dasar sebagai berikut: 1. Aspek yang dipilih untuk ditingkatkan
Keprofesian
Efisiensi
Keamanan pasien
Kepuasan pasien
Sarana dan lingkungan fisik
2. Indikator yang dipilih a. Indikator lebih diutamakan untuk menilai output daripada input dan proses b. Bersifat umum, yaitu lebih baik indikator untuk situasi dan kelompok daripada untuk perorangan. c. Dapat digunakan untuk membandingkan antar daerah dan antar Rumah Sakit
30
d. Dapat mendorong intervensi sejak tahap awal pada aspek yang dipilih untuk dimonitor e. Didasarkan pada data yang ada. 3. Kriteria yang digunakan Kriteria yang digunakan harus dapat diukur dan dihitung untuk dapat menilai indikator, sehingga dapat sebagai batas yang memisahkan antara mutu baik dan mutu tidak baik. 4. Standar yang digunakan Standar yang digunakan ditetapkan berdasarkan : a. Acuan dari berbagai sumber b. Benchmarking dengan Rumah Sakit yang setara c. Berdasarkan trend yang menuju kebaikan Berikut adalah Standar Pelayanan Minimal Bagian Kesekretariatan s esuai dengan ketentuan : 1. Adanya Peraturan Internal Rumah Sakit Judul
Peraturan Internal Rumah Sakit
Dimensi mutu
Efektivitas
Tujuan
Kelancaran administrasi dan manajemen rumah sakit, adanya kejelasan hubungan kerja pemilik, direksi, dan praktisi medis
Definisi operasional
Peraturan Internal Rumah Sakit adalah peraturan yang disusun oleh pemilik yang mengatur tata hubungan kerja pemilik, direksi, dan praktisi medis di rumah sakit
frekuensi
6 bulan
pengumpulan data Periode analisis
6 bulan
Numerator
Peraturan Internal Rumah Sakit
Denominator
Tidak ada
Sumber data
Sekretariat
31
Standar
Ada ditetapkan oleh pemilik
Penanggung jawab
Direktur Rumah Sakit
1. Adanya Perencanaan Strategis RS Judul
Perencanaan Strategis Rumah Sakit
Dimensi mutu
Efektivitas
Tujuan
Tercapainya tujuan strategis rumah sakit dalam mengemban visi dan misi
Definisi operasional
Perencanaan strategis adalah perencanaan jangka panjang rumah sakit untuk
menentukan
strategi
serta
mengambil
keputusan
untuk
mengalokasikan sumber daya untuk mencapai tujuan strategi frekuensi
6 bulan
pengumpulan data Periode analisis
6 bulan
Numerator
Perencanaan Strategi
Denominator
Tidak ada
Sumber data
Sekretariat
Standar
Ada dokumen rencana strategis
Penanggung jawab
Direktur Rumah Sakit
2. Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat Direksi Judul
Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat direksi
Dimensi mutu
Efektivitas
32
Tujuan
Tergambarnya kepedulian direksi terhadap upaya perbaikan pelayanan di rumahsakit
Definisi operasional
Tindak lanjut penyelesaian hasil pertemuan tingkat direksi adalah pelaksanaan tindak lanjut yang harus dilakukan oleh peserta pertemuan terhadap kesepakatan atau keputusan yang telah diambil dalam pertemuan tersebut sesuai dengan permasalahan pada bidang masingmasing.
frekuensi
1 bulan
pengumpulan data Periode analisis
3 bulan
Numerator
Hasil keputusan pertemuan direksi yang ditindaklanjuti dalam satu bulan
Denominator
Total hasil keputusan yang harus ditindaklanjuti dalam satu bulan
Sumber data
Notulen rapat
Standar
100 %
Penanggung jawab
Direktur Rumah Sakit
33
3. Kelengkapan Laporan Akuntabilitas Kinerja Judul
Kelengkapan Laporan Akuntabilitas Kinerja
Dimensi mutu
efektivitas, efisiensi
Tujuan
Tergambarnya
kepedulian
administrasi
rumah sakit
dalam
menunjukkan akuntabilitas kinerja pelayanan Definisi operasional
Akuntabilitas kinerja adalah perwujudan kewajiban rumahsakit untuk mempertanggungjawabkan keberhasilan/kegagalan pelaksanaan misi organisasi dalam mencapai tujuan dan sasaran yang telah ditetapkan melalui pertanggungjawaban secara periodik. Laporan akuntabilitas kinerja yang lengkap adalah laporan kinerja yang memuat pencapain indikator-indikator yang ada pada SPM (standar pelayanan minimal), indikator-indikator kinerja pada rencana strategik bisnis rumahsakit, dan indikator-indikator kinerja yang lain yang dipesyaratkan oleh pemerintah daerah. Laporan akuntabilitas kinerja minimal dilakukan 3 bulan sekali
Frekuensi
1 tahun
pengumpulan data Periode analisis
1 tahun
Numerator
Laporan akuntabilitas kinerja yang lengkap dan dilakukan minimal 3 bulan dalam satu tahun
Denominator
Jumlah laporan akuntabilitas yang seharusnya disusun dalam satu tahun
Sumber data
Urusan Umum dan Rumah Tangga
Standar
100 %
Penanggung jawab
Direktur
34
4. Memelihara arsip korespondensi Judul
Memelihara Arsip Korespondensi
Dimensi mutu
Ketertiban dan kerapian
Tujuan
Tergambarnya kepedulian administrasi rumah sakit dalam memelihara arsip korespondensi
Definisi operasional
Memelihara Arsip Korespondensi adalah perwujudan kewajiban bagian
Kesekretariatan
untuk
mempertanggungjawabkan
semua
bentuk dokumen yang beredar .
Frekuensi
1 bulan
pengumpulan data Periode analisis
1 bulan
Numerator
Dokumen yang terarsip dalam 1 bulan
Denominator
Jumlah dokumen yang seharusnya diarsip dalam 1 bulan
Sumber data
Bagian Kesekretariatan
Standar
100 %
Penanggung jawab
Sekretariat
35
5. Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas Judul
Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas
Dimensi mutu
Ketertiban dan Keteraturan
Tujuan
Tergambarnya Kinerja Bagian Administrasi dalam kegiatan kedinasan RS
Definisi operasional
Pembuatan Surat Tugas dan Keperluan Dinas adalah kegiatan yang dilakukan oleh bagian Administrasi bekerja sama dengan Diklat dalam pembuatan surat tugas dinas bagi seluruh pegawai RS yang melakukan perjalanan dinas. Keperluan dinas adalah segala bentuk keperluan yang dibutuhkan dalam kegiatan kedinasan yang dilakukan oleh Direksi
Frekuensi
1 bulan
pengumpulan data Periode analisis
1 bulan
Numerator
Jumlah surat tugas dinas yang terarsip selama 1 bulan
Denominator
Jumlah surat tugas dinas yang seharusnya diarsip dalam 1 bulan
Sumber data
Bagian Kesekretariatan
Standar
100 %
Penanggung jawab
Sekretariat
36
6. Menjadwal, Menertibkan dan Menyambut Tamu RS. Judul
Menjadwal, Menertibkan dan Menyambut Tamu RS
Dimensi mutu
Ketertiban
Tujuan
Mengatur regulasi tamu sehingga terjadwal dengan tertib
Definisi operasional
Menjadwal tamu adalah mengatur dan menentukan hari dimana tamu akan bertemu dengan RS. Menertibkan tamu adalah membuat regulasi alur tamu yang berkunjung di RS. Menyambut tamu adalah menyambut tamu menerima tamu dan mengarahkan tamu ke tujuan tamu
Frekuensi
1 bulan
pengumpulan data Periode analisis
1 bulan
Numerator
Jumlah tamu yang terdaftar di buku tamu selama 1 bulan
Denominator
Jumlah seluruh tamu RS yang berkunjung selama 1 bulan
Sumber data
Informasi
Standar
100 %
Penanggung jawab
Sekretariat
37
7. Membuat dan Menyebarkan Dokumen Judul
Membuat dan Menyebarkan Dokumen
Dimensi mutu
Ketertiban dan kerapian
Tujuan
Menertibkan semua dokumen yang beredar di lingkungan RS
Definisi operasional
Membuat dan menyebarkan dokumen adalah menyalin ulang segala ketentuan RS dan mengesahkannya melalui tanda tangan dan stempel RS serta mengedarkannya ke lingkungan RS
Frekuensi
1 bulan
pengumpulan data Periode analisis
1 bulan
Numerator
Jumlah dokumen yang tercatat dalam buku yang beredar dalam 1 bulan
Denominator
Jumlah laporan akuntabilitas yang seharusnya disusun dalam satu tahun
Sumber data
Bagian Kesekretariatan
Standar
100 %
Penanggung jawab
Sekretariat
38
8. Mengkoordinasikan Jadwal Rapat Judul
Mengkoordinasikan Jadwal Rapat
Dimensi mutu
efektivitas, efisiensi
Tujuan
Tergambarnyas eluruh aktifitas dan kerjasama antar unit yang ada di lingkungan RS
Definisi operasional
Mengkoordinasikan jadwal rapat adalah mengatur regulasi segala bentuk pertemuan baik rutin maupun tidak yang dilakukan di lingkungan RS
Frekuensi
1 bulan
pengumpulan data Periode analisis
1 bulan
Numerator
Jadwal kegiatan pertemuan selama 1 bulan
Denominator
Semua kegiatan pertemuan yang dilakukan selama 1 bulan
Sumber data
Bagian Kesekretariatan
Standar
100 %
Penanggung jawab
Sekretariat
39
