ВОВЕД
Сметководствената евиденција, или само „сметководството“ се врши обработка на податоци на настани кои можат вредносно да се изразат, во пари, и дека предизвикуваат промени во состојбата на средствата и изворите. Сметководствената евиденција исто така се карактеризира со документност, потполност, како и со хронолошки и систематски начин на евидентирање на настаните. Работењето на третпријатијата се состои од бројни операции, кои во сметководствениот речник се нарекуваат настани. Накусо речено, дејноста на производствените претпријатија се состои од набавка на средства, ангажирање на тие средства во процесот на производство и продажба на производи. Сепак со развојот на книговодството се одделува еден дел кој е современ израз- сметководство. Сепак денес се обрнува повеќе внимание на сметководствените системи која се вржува содржината на евидентирање, односно сеопфатностата на сметководствената евиденција.
1
1. Развој на сметководството Заземајќи ги предвид зачетоците на евиденцијата, се смета дека сметководството има историја долга иколу 7.000 години. Првите зачетоци на сметководството претставуваат бележењата на некои настани на глинени плочки во Вавилон. Зачетоците на сметководствената евиденција лесно се препознаваат во Египет, во древна Грција и во Рим. Се разбира сметководството во старо време било неразвиено и ни оддалеку не било како тоа денес што се води. Се смета дека вистинската историја на сметководството започнува со појавата на двојното сметководстводство. Првата книга по сметководство под наслов „Зборник на аритметичка, геометрија им односи“ дело на Италијанецот Лука Пачоли, била отпечатена во 1494 година. Оваа книга претставува појдовно, пионерско дело кое долго време претставувало насока за ширење на сознанијата за сметководството во практиката. Меѓутоа со сигурност се тврди дека во практиката сметководството се среќавало цели сто, а можеби и двесте години пред појавата на првата книга посветена на сметководството. И двојното сметководство било појавено како резултат на развитокот на опшествените и скономски услови. Силниот развој на трговијата во средниот век, појавата на ортачки претпријатија, здружувањето на средства и сл., а ова било претпоставка за водењето на сметки за вложените средства, остварените приходи и трошоци, како и поделбата на добивката или загубата. За двојното сметководство од средниот век можат да се забележат неколку каракретистики. Пред се, во тоа време не се заклучувале книгите на крајот на годината, туку по завршувањето на определена зделка (во земјоделските претпријатија тоа би значело- по собирањето на летнината, а не во крајот на годината). Карактеристично во тоа време е, исто така, што немало една, туку повеќе парични единици. Тешкотиите околу сведувањето на вредностите на различните пари на едно мерило (секој) град имал свои пари претпоставувало пречка,
покрај
другото
и за
развој
на сметководството.
Исто така,
карактеристично е за тогашното сметководство тоа што се идентификувал имотот на сопственокот со средствата на претпријатието. Во текот на 16, 17 и 18 век сметководството се повеќе се афирмирало како значајна струка. Во делата
2
објавени во тоа време се забележува настојувањето да се оформат правила за водење на сметководството. Во 19 век со се поголемиот развој на техниката се развило и т.н. индустриско сметководство. Книжењето на трошоците на производство напоредно со тоа морало да прими соодветна улога и значење. Доменот на сметководствената обработка на податоците со тоа многу се проширил. Се разбира сметководството најголем развој доживува во дваесеттиот век. Развојот на се посовршени сметководствени форми, постојаното усовршување на техничките средства за обработка на сметководствените податоци, воведувањето на современи методи на пресметка, ширењето на на информациите кои ги изготвува сметководството.
2. Двојно сметководство Системот на двојното сметководство претставува најсовршен системна евиденција од сите издиференцирани системи бидејќи станува збор за потполн, целосен и затворен систем во којшто не постои алтернативен избор на средства и обврски, туку како неопходност се наметнува задолжителна евиденција на сите средства и обврски. Тоа всушност е и неговата основана карактеристика, сеопфатноста, односно со сметководствената евиденција да се опфатат сите деловни настани, односно да се следат ефектите од нив врз средствата, изворите на средствата, приходите и расходите, во нивната целовитост и взаемна поврзаност. На тој начин се овозмозува регистрација на сите економски настани кои се случиле во процесот на движење на средствата и изворите на средства како и регистрација на деловниот резултат остварен при тој динамички процес кој се утврдува сподер однапред определена методолошка постапка. Самиот назив на системот „двојно“ сметководство упатува на начинот на кој се извршува евиденцијата. Постои двостраничност при книжењето. Така, секое книжење на определен деловен настан кој предизвикува вредносни промени кај средствата, изворите, приходите или расходите, се врши на две спротивни страни на поодделните сметки односно една промена настанува на позитивната ( лева ) страна додека пак истовремено настанува друга промена на негативната ( десна ) страна. Овие две настанати промени во во сметките се квантитативно
3
еднакви т.е. збирот од изностите на позитивните промени секогаш е еднаков на збирот од изностите на негативните промени. Оттука произлегува дека секое зголемување на едно средство предизвикува намалување на друго средство или пак зголемување на некоја обврска. На пример, набавката на материјал предизвикува зголемување на залихите на материјал меѓутоа истовремено ги намалува паричните средства со кои располага претпријатието. Со издавањето на материјалот во производство пак, се намалува залихата на материјал на сметка на зголемената вредност на недовршеното производство (производство во тек). Исто така, во текот на производствениот процес доаѓа до појава на приходи и расходи кои се исто така предмет на книговодствената евиденција. Приходите и расходите, кои можат да бидат редовни (што произлегуваат од редовното работење на трговскиот субјект) и вонредни (се резултат на некои неочекувани настани што предизвикале прилив, односно одлив на средства) се едидентираат на посебни сметки во рамките на двојното сметководство. Претходно елабораниот двостран систем на евиденција не само што обезбедува следење на движењето на средствата низ фазите во репродулционит процес, туку го овозможува и утврдувањето на деловниот резултат. Постојат определени правила кои мора да се почитуваат при извршувањето на евиденцијата при книжењето на промените што се случуваат во средствата, изворите на средства како и промените што се случуваат кај сметките на приходите и расходите и тоа:
Почетна состојба и зголемувањата се книжат на позитивната – лева сртана од сметките на кои се евидентираат средствата во претпријатието;
Намалувањата се книжат на негативната – десна страна на сметките на кои се евидентираат средствата во претпријатието;
Почетната состојба и зголемувањата се книжат на негативната – десна страна на сметките на кои се евидентираат изворите на средства во претпријатието;
Намалувањата се книжат на позитивната – лева страна на сметките на кои се евидентираат изворите на средства во претпријатието;
4
Пред да ги прикажеме правилата што се однесуваат на евидентирањето на приходите и расходите, треба да се напомене дека во таа област се јавува една нелогичност. Имено, книжењето на негативната страна на приходните сметки претставува позитивен ефект за работењето на претпријатието затоа што во крајна линија го зголемува капиталот, а додека пак книжењето на позитивната страна од приходните сметки има негативен ефект врз работењето на претпријатието бидејќи во крајна линија го намалува капиталот. Обратна е состојба кај расходните сметки. При извршувањето на книжењата на овие т.н. „успешни сметки“ треба да се имаат во предвид следниве правила: –
Почетната состојба и зголемувањата се книжат на позитивната – лева страна на сметките на кои се евидентираат редовните и вонредните расходи;
–
Намалувањата се книжат на негативната – десна страна на сметките на кои се евидентираат редовните и вонредните расходи;
–
Почетната состојба и зголемувањата се книжат на негативната – десна страна на сметките на кои се евидентираат редовните и вонредните приходи;
–
Намалувањата се книжат на позитивната – лева страна на сметките на кои се евидентираат редовните и вонредните приходи.
Двојноста што се јавува при книжењата овозможува автоматска контрола на книжењата што претставува една од основните карактеристики на овој систем на евиденција. Имено, двојноста во книжењата претставува секој деловен настан со ист износ да се книжи најмалку на две сметки, и тоа еднаш на левата а другиот пат на десната страна. Збирот на износите на левата страна мора да биде еднаков на збирот на износите прокнижени на десната страна. Доколку постои било каква разлика меѓу овие два износи, постои грешка во книжењето. Системот на двојно книговодство го карактеризираат перманентноста и систематичноста. Деловните настани се евидентираат: –
По редослед на настанување;
–
По предмет и карактер;
5
Редоследната евиденција значи дека деловните настани се книжат хронолошки, односно онака како што настанале. Систематизирање по предмет значи да се определи на која сметка се однесува настанот, додека пак систематизација по карактер значи да се определи дали настанот предизвикува намалување или зголемување на состојбата на избраната сметка. Задолжителни деловни книги на кои се врши сметководствената евиденција се Главната книга, Дневникоит и Помошните книги. Во Дневниокот деловните настани се евидентираат хронолошки што упатува на тоа дека книжењето се врши според временскоит редослед на нивното настанување. Во Главната книга се наоѓаат сите сметки на кои се врши евиденција. Меѓусебно поврзани во една целина, тие претставуваат основа на системот. Во Помошните книги се спроведува аналитичка евиденција на деловните настани т.е. регистрирање на нивното дејство врз елементарните – аналитички делови од средствата и изворите на средства. Поради предностите што ги има во споредба со другите сметководствени системи, двојното сметководство со право се издвојува како совршен систем на евиденција кој е општоприфатен насекаде во светот. Неговото прифаќање како универзален систем на евиденција произлегува од неговата прилагодливост на различни услови, можноста да се добијат најразлични информации во врска со средствата, изворите на средствата, приходите и расходите, неговата сеопфатност, логичноста што ги карактеризира книжењата и други ббројни можности што ги нуди овој современ систем на кој почива целокупната денешна сметководствена актовност.
6
3. Грешки кај двојното сметководство Како грешки во двојното сметководството се сметаат неповолните пропусти, поради кои доаѓа до нелогичности, неточности и неправилности во извршувањето на сметководствените работи, додека намерните неточности и неправилностисе сметаат како фалсификат. Сметководствените грешки можат да се отстранат и потоа не се сметаат за грешки така што се смета како воопшто да не настанале. Тие можат да настанат пти оформувањето на сметководствената документација, во налогот за книжење, во дневникот, во аналитичките и синтетички сметки, во биласите и др. Овие грешки можат да се јават поради погрешно книжење во сите видови евиденција, а исто така и при сумирањето, како и при пренесувањето и утврдувањето на салдата. 3.1 Поделба на сметководствените грешки Сметководствените грешки можат да се поделат на формални и материјални. Формалните грешки реагират на таканаречената автоматска кнотрола на двојното сметководство. Со автоматската контрола на двојното книговодство неопходно се претпоставува:
Збирот на промените на позитивната страна во дневникот мора да биде еднаков на збирот на промените на негативната страна;
Збирот на промените на сите синтетички сметки од нивната позитивна страна мора да биде еднаков на збирот на промените на сите синтетички сметки од нивната негативна страна;
Збировите на промените во дневникот мора да бидат еднакви на збировите на промените на сите синтетички сметки;
Збировите на промените на една од синтетичките сметки мора да бидат еднакви на збировите на промените на сите нејзините аналитички сметки.
Доколку некои од збировите погоре означени не се совпаѓат тогаш се знае дека има грешка од формален карактер, која треба да се утврди и потоа да се исправи.
3.2 Формални сметководствени грешки
7
Поради
реагирањето
на
автоматската
контрола
на
двојното
книговодство, формалните грешки полесно се откриваат. Достатно е само на пример збировите во дневникот да не се слагаат за да се кностатира дека има грешка од формален карактер. Ваквата грешка настанува на пример кога од жиро-сметката се подигнати 25 000 ден.и тие се прокнижени на левата страна на С/ката Жиро-сметка 25 000 ден., а на десната на С/ката Жиро сметка 20 000 ден. Тогаш збирот на левата страна во дневникот ќе биде поголем за 5 000 ден. Од збирот на десната . Истиот случај ќе биде и со збирот на промените на сите синтетички сметки од нивната лева страна (поголем за 5 000ден.) и збирот на промените од сите синтетички сметки од нивната десна страна (помал за 5 000ден.). Оваа грешка прво ќе се открие при собирањето на страната на дневникот, а тоа автоматски значи дека по нејзиното утврдување во дневникот ќе мора да се исправи и во дневникот и на соодветната сметка. Проверката дали има формални грешки може да се врши по пат на споредување на збировите по секој прокнижен став или по секоја прокнижена страна во дневникот. Се препорачува да се вршат почести проверки за да се спречи евентуалното компензирање на грешка по грешка. Ако замислиме, на пример во горниот пример со некој следен став по грешка на некоја друга сметка да се прокнижат повеќе 5 000ден. На десната страна, тогаш збировите во дневникот ќе се сложат и покрај тоа што се практично настанати две грешки – помалку на С/ката Жиро-сметка и повеќе на другата сметка за ист износ. 3.3 Материјални сметководствени грешки За разлика од Формалните, материјалните грешки не реагираат на автоматска контрола на двојното книговодство. Според тоа, по пат на срамнување на збировите на промените во дневникот и на сметките, материјалните грешки на можат да бидат откриени. Овие збирови можат наполно да се совпаѓаат и притоа пак да има материјални грешки. Материјалните грешки се јавуваат поради два или повеќе пати книжење на еден настан, документ, поради некнижење на некој документ, поради погрешно книжење на поголеми или помали износи од точните на двете сметководствени промени истовремено, поради компензирање на грешка со грешка за ист износ и сл. 8
Збировите во дневникот од позитивната и негативната страна наполно ќе се совпаѓаат, доколку на пример воопшто не се прокнижи документот сметкопотврда, според која е исплатена определена сума од касата. Бидејќи во ваков случај се прави грешка за ист износ и на десната страна на една сметка и на нејзината лева страна, збировите и во дневникот и на сметките се согласуваат. Но грешка, бездруго постои и таа ќе се одрази така што во касата ќе се јави кусок, а трошоците ќе се исказат во помал износ. Откако постои сметководството својствени му се и формалните и материјалните грешки. Нормално е да настануваат двата вида грешки во секое претпријатие. Меѓутоа не е нормално да има премногу грешки. Материјалните грешки се откриваат попатно во текот на работењето, што не е сигурен начин за откривањето на материјалните грешки е нивното откривање по пат на интервенирањето на средствата и изворите. Инаку, бројот на грешките во голема мера зависи од стручноста и искуството на сметководствените кадри, од организационата поставеност на работењето од дисциплината
во
обработката
на
сметководствената
документација,
техничката опременост за обработка на сметководствените податоци и др.
9
од
10
11
