UNIVERSITATEA ,,PETRU MAIOR’’ TARGU MURES FACULTATEA DE STIINTE ECONOMICE, JURIDICE SI ADMINISTRATIVE Specializarea: GESTIUNE FINANCIAR BANCARA
ACHIZITIA UNUI SISTEM INFORMATIC INTEGRAT
Profesor coordonator: RUS IOAN
Masterand: LAZEA CEZARA
- 2014 -
1
Cuprins Cap. 1. DESCRIEREA GENERALA A ORGANIZATIEI ........ Error! Bookmark not defined. 1.1.Prezentarea 1.1.Prezentarea generala a dimensiunilor, caracteristicilor caracteristicilor si obiectului de activitate al organizatiei organizatiei Error! Bookmark not defined. ................................................................................................. ............................................................ .....................................Error!
1.2. Descrierea situatiei actuale din organizatie (din punct de vedere a informatizarii) informatizarii). Error! Bookmark not defined.
Cap. 2. OBIECTIVELE ACHIZITIONARII UNUI SISTEM INFORMATIC INTEGRAT ... 5 2.1. Aspectele care determina achizitia unui sistem informatic informatic integrat ............................. 5 2.2. Cerintele impuse noului sistem informatic integrat....................................................... integrat....................................................... 6
2.3. Resursele disponibile si finantarea achizitiei noului sistem informatic integrat ............ 7 2.4. Expertiza necesara pentru integratorul de sistem informatic integrat ............................ 7 Cap.3. ANALIZA COMPARATIVA A SISTEMELOR INFORMATICE INTEGRATE ...... 9 ............................................................................ ............. 9 3.1. Prezentarea metodologiei de evaluare ...............................................................
3.2. Definirea criteriilor de comparare ................................................................................ 10 3.3. Situatia comparativa a diferitelor sisteme informatice integrate .................................. 10 3.4. Selectarea unui sistem informatic integrat ................................................................... 12 Cap. 4. DESCRIEREA SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SELECTAT ................ 13 ........................................................................................................ ........... 13 4.1. Domeniul acoperit .............................................................................................
4.2. Schema bloc a SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SELECTAT .................. 14 4.3. Functiunile SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SELECTAT ....................... 14 4.4. Descrierea tehnica a sistemului informatic integrat selectat ........................................ 16 4.5. Descrierea comerciala a sistemului i nformatic integrat selectat................................... 16 Cap. 5. IMPLEMENTAREA SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SELECTAT ...... 17 ......................................................................... ...................... 17 5.1. Definirea modalitatii de impleme i mplementare ntare ................................................... .............................................................................. ............................................ 17 5.2. Graficul estimativ al implementarii implementarii ..................................
5.3. Aprecierea personala asupra SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT ................. 19 5.4. Avantaje si dezavantaje ale SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT ................... 19 5.5. Propuneri de imbunatatire a SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT .................. 20 ..................................................................................................................... ........... 21 BIBLIOGRAFIE ..........................................................................................................
2
Capitolul 1.Descrierea generala a organizatiei 1.1 Prezentarea generala a dimensiunilor , caracteristicilor si obiectului de activitate al organizatiei
Grupul este format din trei companii, Producton, Certo si Servel, specializat in productia, distributia si vanzarea de consumabile pentru imprimante si copiatoare. Toate cele trei companii sunt detinute de acelasi actionar. Producton, cea mai importanta firma din grup, opereaza un lant propriu de retail, Digital Office. Certo gestioneaza activitatea de productie (umplere cartuse cerneala, reciclare, reconditionare etc), iar Servel se ocupa de distributia acestor produse in cadrul grupului dar si catre clientii corporate. Producton, cea mai veche dintre companii, are o experienta de 15 ani si este partenerul local numarul 1 pentru HP si Lexmark in ceea ce priveste distributia de consumabile. Reteaua Digital Office deserveste peste 100.000 de clienti prin intermediul a 14 magazine. Grupul are circa 150 de angajati, doar compania Producton, a generat o cifra de afaceri de peste 9 milioane Euro.
1.2Descrierea situatiei actuale din organizatie ( din punct de vedere a informatizarii)
Scopurile
urmarite
de
managemetul
de
varf
al
societatii,
prin
implementarea Sistemului Informatic Integrat sunt cele legate de operarea unei singure baze de date, comuna tuturor utilizatorilor, care se actualizeaza instantaneu de fiecare data cand sunt introduse informatii noi; simplificarea procedurilor uzuale din cadrul societatii; reducerea numarului de documente necesare care tranziteaza de la un departament la altul si elaborarea mult mai
3
rapida a acestora; facilitarea accesului la informatiile de sinteza necesare managementului, obtinerea raportarilor aplicand filtre la baza de date; Grupul Producton utilizeaza pentru gestiunea companiei doua produse informatice, ambele dezvoltate de furnizori locali. Pentru gestiunea contabila exista Info6, un program dezvoltat in Fox, aplicat pe legislatia din Romania si relativ apreciat de contabili, iar complementar se foloseste 4D, o solutie pentru gestiunea relatiilor comerciale si a stocurilor. Aplicatiile nu sunt integrate dar exista o serie de conectori ce permit transferul, doar la nivel valoric, al stocurilor si volumului de vanzari pentru completarea jurnalelor de TVA, a balantelor contabile etc. Datele nu sunt consolidate in timp real, iar sistemul de raportare lipseste cu desavarsire. Orice analiza a activitatii se raporteaza la date deja depasite cu 1-2 luni, iar volumul de munca implicat pentru obtinerea acestor date este foarte mare. Exista nu mai putin de 10 baze de date separate, la nivelul fiecarui departament. Aceasta situatie genereaza nemultumiri majore din partea top managementului, chiar daca separat, la nivel de departament activitatea se poate desfasura in conditii decente. Imposibilitatea urmaririi in timp real a activitatii,a cheltuielilor operationale si a marjelor de profit la nivel de produs/unitate/client a determinat conducerea grupului Producton sa ia decizia achizitionarii unui ERP
4
Capitolul 2 Obiectivele achizitionarii unui sistem informatic integrat 2.1. Aspectele care determina achizitia unui sistem informatic integrat
Principalele obiective urmarite prin implementarea Sistemului Informatic Integrat sunt: - operarea unei singure baze de date comuna tuturor utilizatorilor, care sa se actualizeaze instantaneu de fiecare data cand sunt introduse informatii noi; -dezvoltarea de centre de responsabilitate cu restrictionari pe gestiunile asociate altor centre si serii numerice de facturi si avize diferite pentru fiecare centru. Fiecare utilizator din sistem are asociat un centru de responsabilitate (magazin sau departament) in functie de care sunt alocate gestiunile, conturile bancare dar si serii numerice de avize, facturi si chitante. Astfel utilizatorii pot presta activitati (receptie marfa, descarcari de gestiune, transfer de marfa, reglare de inventar etc) doar in centrele de responsabilitate alocate, iar documentelor le vor fi asociate numere doar din plaja alocata - simplificarea procedurilor uzuale din cadrul societatii; reducerea numarului de documente necesare care tranziteaza de la un departament la altul si elaborarea mult mai rapida a acestora; - integrarea cu casele de marcat existente in cele 14 magazine - facilitarea accesului la informatiile de sinteza necesare managementului, obtinerea raportarilor aplicand filtre la baza de date; rezultatele sa fie corecte, actualizate si sa nu necesite munca suplimentara pentru a fi extrase; - imbunatatirea comunicarii cu clientii;
5
- reducerea timpului de raspuns; desi are o natura extrem de variata, informatia sa fie operata o singura data putand fi ulterior folosita in diverse operatii; astfel s-ar economisi timp, dar si resurse; - diminuarea probabilitatii de comitere a erorilor de operare. -cresterea gradului de consistenta, coerenta, relevanta si corectitudine a datelor -reducerea timpilor de prelucrare a datelor si a volumului operatiunilor de prelucrare manuala a documentelor -existenta unui cadru unitar de operare a datelor la nivelul intregii organizatii -imbunatatirea accesului la datele critice prin intermediul situatiilor de raportare -cresterea eficientei in fundamentarea deciziilor -optimizarea accesului in orice moment si din orice locatie geografica la datele de interes -eliminarea accesului neautorizat la informatii -cresterea vitezei de raspuns a sistemului prin arhivarea datelor istorice si disponibilitatea in orice moment a acestora 2.2. Cerintele impuse noului sistem informatic integrat
Pentru a se elimina neajunsurile sistemului informatic actual, se impune noului sistem informatic integrat ce urmeaza a fi achizitionat o serie de cerinte :
sa aiba o singura baza de date, un sistem de gestiune a bazei de date;
6
Unicitatea codificarii si a identificarii informatiei; Viteza mare de acces la informatii si transfer rapid al informatiilor intre utilizatori; Asigurarea securitatii datelor si a accesului la informatie pe paliere de competenta; Stabilirea responsabilitatii pentru furnizarea, administrarea si asigurarea calitatii si integritatii acestor colectii de informatii
2.3. Resursele disponibile si finantarea achizitiei noului sistem informatic integrat
Aceasta achizitie este necesara, datorita neajunsurilor din partea sistemului informatic actual, si importanta, datorita pretului de achizitie al noului sistem informatic integrat are este foarte mare. Societatea va contribui cu suma de 3000.000 euro
2.4. Expertiza necesara pentru integratorul de sistem informatic integrat
Managementul de proiect si implementarea solutiei, trebuie sa fie garantate de experienta acumulata de integrator in implementarea unor sisteme informatice integrate in Romania. Se cere obligatoriu existenta a minim 2 referinte in Romania cu implementari de succes a unor sisteme informatice similare. Se vor prezenta de catre ofertant: 1. Procedurile de lucru pe care ofertantul le va utiliza in timpul implementarii; 2. Modul in care isi va organiza echipa de implementare (numar de specialisti, sarcina
7
fiecarui membru al echipei, pregatirea profesionala si CV pentru fiecare membru din echipa) 3. Cerinte privind organizarea echipei (componenta necesara, sarcinile membrilor echipei); 4. Graficul de executie a lucrarilor de implementare, cu punerea in evidenta a fazelor acestora, a livrabilelor si a punctelor de interactiune cu PMB; 5. Costurile de implementare vor trebui detaliate pe fiecare etapa si prezentarea unui sumar al acestora in final; 6. Modul de lucru prin care se asigura respectarea prevederilor de calitate; 7. Modul in care proiectul va fi masurat, monitorizat, contabilizat si asigurat pe durata implementarii sale; 8. Modul in care modificarile si problemele vor fi identificate si raportate, 9. Continutul, formatul, modul de semnare si de inspectare/examinare si responsabilitatile pentru fiecare livrare; 10. Cerinte privind importul de date: pregatirea datelor in formatul necesar, verificarea coerentei si consistentei acestora; 11. Modul in care se definesc criteriile de acceptanta; 12. Modul in care se aproba fazele de lucru; 13. Modul in care se evalueaza implementarea. De asemenea, in mod standard vor trebui incluse toata gama de cursuri de utilizare si administrare in limba romana a tuturor componentelor sistemului, precum si cursuri de administrare si utilizare pentru aplicatiile de baza si cele dezvoltate de ofertant. Se va prezenta de catre ofertant un program de scolarizare interfatat si programat in functie de perioadele de implementare si instalare a sistemului.
8
Cap.3. ANALIZA COMPARATIVA A SISTEMELOR INFORMATICE INTEGRATE
3.1. Prezentarea metodologiei de evaluare
Metodologia de evaluare a sistemului informatic integrat ce urmeaza a fi achizitionat se bazeaza in primul rand pe analiza comparativa a criteriilor de comparare a sistemelor informatice definite la punctul 3.2. Definirea criteriilor de comparare. Compararea diferitelor sisteme informatice corespunzatoare criteriilor alese se va realiza, de asemenea, si pe baza frecventelor de aparitie. Se vor analiza criteriile de comparare definite, si in functie de modul de indeplinire sau nu al acestor criterii se vor efectua eliminarile acestor sisteme (cele care nu corespund criteriilor de comparare), ramanand in final cel mai optim sistem informatic, care va urma sa fie achizitionat.
3.2. Definirea criteriilor de comparare
Criteriile de comparare dupa care se va alege noul sistem informatic integrat sunt: - criteriul „Multinational”, deoarece societatea analizata este o societate multinationala, iar sistemul informatic integrat care urmeaza a fi achizitionat trebuie sa faca fata capacitatii multinationale; - pretul, este un criteriu foarte important deoarece investitia intr-un sistem informatic integrat este o investitie foarte importanta, fiind alocata o suma considerabila de bani; - numarul de angajati, trebuie avut in vedere pentru a se asigura ca sistemul informatic integrat suporta numarul de utilizatori necesari unei companii de talie multinationala, numarul de utilizatori fiind unul mare;
9
- criteriul SAAS, este foarte important deoarece permite solutionarea eventualelor probleme de la distanta, astfel rezolvarea problemelor aparute se poate face mult mai rapid, eliminand timpul necesar deplasarii la fata locului.
3.3. Situatia comparativa a diferitelor sisteme informatice integrate
Pentru a alege cat mai eficient varianta privind achizitia sistemului informatic integrat, am grupat societatea in 3 categorii industriale pentru a compara sistemele informatice integrate. Situatia comparativa a sistemelor integrate este urmatoarea:
1. Prezentarea selectarii industriei, a modului MFG si a platformei bazei de date (acest punct se va repeta la pentru fiecare categorie industriala selectata):
2. Afisarea situatiei comparative:
10
3. Selectarea industriei urmatoare:
4. Afisarea situatiei comparative:
5. Selectarea industriei urmatoare:
6.Afisarea situatiei comparative:
11
3.4 Selectarea unui sistem informatic integrat
Industria
MFG Mode
Platforma SII
aferente
BD
comparative
situatiei
Computers and
Industrial
MS SQL
Syspro, Epicor, Sap,
Electronics
Distribution
Server
Made2Manage
Other
Make to order
MS SQL
Netsuite, syspro, sage, infor,
(MTO)
Server
Microsoft Dynamics
Make to order
MS SQL
Syspro, Epicor, Sage
Distribution
Server
In baza rezultatelor , sistemul Syspro, Epicor, Infor, Sap, Made2Mange si Sage, se elimina deoarece nu indeplinesc criteriul stabilit la inceput si anume Saas. 12
Pe baza comparatiei facute, sistemul NETSUITE se elimina din lista sistemelor avute in vedere pentru achizitionare, deoarece se poate achizitiona doar pe baza de abonament (Financing options: Subscription) ceea ce prezinta un inconvenient deoarece in cazul in care intervin de exemplu unele dificultati financiare pe parcurs, iar aceste plati sub forma abonamentelor vor fi intrerupte o perioada si apare o problema exact in acel interval e posibil ca firma integratoare sa nu rezolve in timp util si prompt problema aparuta. In concluzie Mycrosoft Dynamics este sistemul care va urma a fi achizitionat deoarece acesta indeplineste cel mai bine toate criteriile impuse, desi pretul este mai mare decat in cazul celorlalte sisteme.
Cap. 4. DESCRIEREA SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SELECTAT 4.1. Domeniul acoperit
Microsoft Dynamics ofera intreprinderilor mici si mijlocii aflate in plina dezvoltare o solutie de management de business puternica, cu costuri scazute si usor adaptabila. Aplicatiile Microsoft Dynamics se adreseaza urmatoarelor necesitati de afaceri:
Management financiar
Productie
Business Intelligence
Vanzari si marketing
Distributie
13
4.2. Schema bloc a SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SELECTAT
4.3. Functiunile SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SELECTAT
Functiunile sistemul informatic Microsoft Dynamics sunt urmatoarele:
Management financiar Inregistrati
si
stocati
inregistrarile
financiare
intr-un
modul
de
contabilitate generala care include planuri de conturi, bilanturi, raportare TVA si multe altele.
•Definiti moneda preferata •Creati perioade contabile pe baza ciclului fiscal si de business •Administrati numerarul si conturile bancare
14
•Automatizati functiile de rutina, cum ar fi scrierea cecurilor si reconcilierea situatiilor bancare
Productie
Producatorii pot raspunde rapid cererilor clientilor si pot creste performantele de productie prin automatizarea si imbunatatirea unor procese precum: •Managementul productiei si al comenzilor •Planificarea aprovizionarii si a capacitatii •Vizibilitatea operatiilor de productie in atelier •Programari grafice ale productiei
Vanzari si marketing
Oferiti managerilor si angajatilor din vanzari si marketing informatii relevante despre clienti, pentru a-i ajuta sa dezvolte relatii durabile cu acestia. •Gestionati informatiile despre contacte •Organizati campanii de vanzari •Identificati oportunitati de vanzari •Automatizati sarcini de vanzari •Configurati memento-uri automate
Distributie
Microsoft Dynamics ofera companiilor o solutie eficienta pentru rezolvarea dificultatilor de distributie. Poate fi utilizat pentru: •Urmarirea si gestionarea stocurilor, in locatii multiple •Obtinerea de informatii actualizate despre cantitatile din stoc 15
•Implementarea unui management superior al depozitelor, care sa includa prelevarea de comenzi personalizate si recompletarea stocurilor la atingerea unor praguri presetate •Obtinerea de date in timp real, referitoare la stocuri si expedieri
4.4. Descrierea tehnica a sistemului informatic integrat selectat
Arhitectura sistemului informatic
4.5. Descrierea comerciala a sistemului informatic integrat selectat
Microsoft Dynamics ofera intreprinderilor mici si mijlocii aflate in plina dezvoltare o solutie de management de business puternica, cu costuri scazute si usor adaptabila. Este un pachet usor personalizabil si dispune de module add-in pentru a satisface necesitatile specifice ale oricarui domeniu. In plus, poate fi 16
adaptat pe masura ce compania creste, adaugand putere de procesare si functionalitati suplimentare. Microsoft Dynamics este special conceput pentru a interactiona usor cu alte produse Microsoft, cum ar fi Microsoft Office Suite, Microsoft SQL Server 2003 si Microsoft Windows 2000 si XP.
Cap. 5. IMPLEMENTAREA SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT SELECTAT 5.1. Definirea modalitatii de implementare
Implementarea sistemul informatic se face pe parcursul a doi ani. Se vor implementa urmatoarele module: CRM, modulul financiar, modulul de resurse umane si modulul privind managementul serviciilor, urmand ca urmatoarele module sa se implementeze in anul urmator.
5.2. Graficul estimativ al implementarii
Activitati
2012 / 2013 Ian Feb Mar Apr Mai Iun Iul Aug Sept Oct Nov Dec
pregatirea nivelului aplicatiilor pregatirea nivelului bazei de date pentru nodul 1 instalarea sistemului E- Business 17
Suite R12 activarea autoconfig la nivelul BD config aplic din cadrul CRM pentru BD RAC config. aplicatiilor din cadrul HR pentru baza de date RAC config aplic. din domeniul financiar pentru BD RAC config. aplic. din cadrul manag. serviciilor pentru BD RAC config. aplic. din cadrul achizitiilor avansate pentru BD RAC config aplic din cadrul aprovizionarilor pentru BD 18
RAC config aplic din cadrul Value Chain Planning pentru BD RAC config aplic din cadrul Value Chain Execution pentru BD RAC stabilirea aplicatiilor pentru RAC
5.3. Aprecierea personala asupra SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT
S-a cautat o solutie moderna cu referinte solide in piata si care, alaturi de gestionarea activitatii si resurselor companiei, sa ofere functionalitati complexe de "business analitics". Dupa o analiza a pietei, pe lista scurta au ramas trei furnizori, la doi dintre acestia renuntandu-se pentru lipsa unor functionalitati
5.4. Avantaje si dezavantaje ale SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT
Creste productivitatea angajatilor
Datorita flexibilitatii si configurabilitatii exceptionale a modulului, sistemul genereaza automat necesarul de aprovizionare pe baza unor algoritmi specifici companiei, asigura trasabilitatea documentelor si aloca automat cheltuielile pe centre de cost, optimizand activitatile procesului de achizitie si degrevand angajatii de activitatile redundante, consumatoare de timp. 19
Reduce costurilor de analiza
Modulul Achizitii ofera o transparenta totala asupra proceselor de aprovizionare si achizitii, generand rapoarte in timp real conform nevoilor fiecarui client in parte.
Imbunatateste puterea de cumparare
Sistemul ofera o imagine actualizata si unitara a oportunitatilor de negociere, a infomatiilor si balantelor conturilor partenerilor de business, fiind un punct de sprijin important in procesul de negociere cu terti furnizori.
5.5. Propuneri de imbunatatire a SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT
Exista o singura mentiune, aceasta ar fi actualizarea informatiilor despre acest sistem informatic in cadrul site – ului de comparare.
20
BIBLIOGRAFIE 1.
www.top10erp.org
2.
http://www.seniorerp.ro/faq/care-sunt-particularitatile-unui-erp-ca-
sistem-informatic-integrat/ 3.
www.elian-solutions.ro
4.
www.softwareadvice.com
5.
www.ueb.ro
21
22
