UNIVERSITATEA R OMÂNO OMÂNO-AMERICANÃ GESTIUNEA SI AUDITUL AFACERILOR , SEMESTRUL I
DISCIPLINA: TEMA:
SISTEME INFORMATICE PREZENTAREA S.C. ALFA S.R.L. SI PREZENTAREA PROGRAMULUI DE CONTABILITATE SAGA
Profesor coordonator, Cornelia Botezatu
Student, Chis Adina Andreea, Grupa 3
AN UNIVERSITAR 2010-2011
CUPRINS Cap. Cap. 1. Prez Prezen enta tare reaa socie societă tăţi ţiii comer comerci cial alee 1.1.Fo 1.1.Forma rma societ societăţi ăţii.. i..... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ..... 1.2. 1.2. Obiectu Obiectull de activita activitate. te.... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ..... 1.3. Sistemul de documente privind constituirea şi funcţionarea unităţii economice.................................................. 1.4. 1.4. Funcţio Funcţionar narea ea societ societăţi ăţiii comerci comerciale ale... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ... 1.5. 1.5. Organ Organiza izarea rea şi tinere tinereaa contab contabilit ilităţi ăţii.. i..... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ... Cap.2. Cap.2.
Prezen Prezentar tarea ea teore teoretic ticăă a prob problem lemati aticii cii evid evidenţe enţeii conta contabil bilee 2.1. 2.1. Prez Prezent entare areaa prin princip cipale alelor lor regist registre re de contab contabilit ilitate ate... ...... ...... ...... ...... ... 2.2. 2.2. Preze Prezenta ntarea rea document documentelo elorr justif justifica icative tive şi formula formularel relor or financiar contabile, forme de înregistrare contabilă, metode de condu conducer ceree a conta contabil bilită ităţii ţii analiti analitice ce a bunu bunuril rilor. or.... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ....... 2.3. 2.3. Organ Organiza izarea rea cont contab abilit ilităţi ăţiii imobil imobiliză izărilo rilor.. r..... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ..... 2.4. 2.4. Orga Organiz nizare areaa cont contab abilit ilităţi ăţiii mate materia rialel lelor or ...... ......... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ..... 2.5. 2.5. Organ Organiza izarea rea conta contabil bilită ităţii ţii mijloa mijloace celor lor băneşt băneşti.. i..... ...... ...... ...... ...... ...... ..... 2.6. 2.6. Contabi Contabilit litate ateaa drepturi drepturilor lor salari salariale ale... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ... 2.7. Gestionarea, folosirea şi evidenta formularelor cu regim special.. special....... ......... ......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ......... ......... .......... ........ ... 2.8. Organiza Organizarea rea conta contabilită bilităţii ţii genera generale... le........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... ........ ... 2.9. Organi Organizarea zarea invent inventarieri arieriii patrimoniul patrimoniului... ui........ .......... .......... .......... .......... .......... ....... 2.10. Prezent Prezentarea area bilanţulu bilanţuluii contabil..... contabil......... ......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .........
Cap. Cap. 3. Înregi Înregistra strarea rea unei unei monogr monografi afi conta contabil bilee in program programul ul SAGA SAGA 3.1. Prezenta Prezentarea rea progra programului mului SAGA..... SAGA.......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..... 3.2. Configu Configurarea rarea unei unei societăţi societăţi comerc comerciale. iale...... .......... .......... .......... .......... .......... ......... .... 3.3. Introducer Introducerea ea unor operaţii operaţii economic economicee legate legate modificăr modificărilor ilor capitalul capitalului ui propriu... propriu........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ....... 3.4. 3.4. Intr Introdu oduce cerea rea uno unorr ope operaţ raţii ii econo economic micee legate legate de imobil imobiliză izări ri 3.5. 3.5. Intro Introdu duce cere reaa uno unorr ope opera raţi ţiii eco econo nomi mice ce ce afec afecte teaz azăă sto stocu curi ri 3.6. 3.6. Intr Introd oduc ucer erea ea unor unor oper operaţ aţii ii econ econom omic icee ce afec afecte teaz azăă mijloacele băneşti................................... băneşti.......................................................... ........................................ ................. 3.7. Evidenţierea salariaţilor şi realizarea înregistrărilor contabile aferente dr drepturilor sa salaria riale. le........................................... 3.8. Evide Evidenţier nţierea ea înregist înregistrărilo rărilorr aferente aferente închide închiderii rii de lună. lună...... .......... ..... 3.9. Vizua Vizualizar lizarea ea înregist înregistrărilo rărilor.... r......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ......... .... 3.10. Listare Listareaa principalelo principalelorr documente.. documente....... .......... .......... .......... .......... .......... ......... ......... .......
3 3 3 3 4 5 5 6 8 10 11 12 13 14 16 18 18 19 20 22 25 25 24 28 29
Bibliografie.......... ............... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ......... .... 31
Capitolul 1
CUPRINS Cap. Cap. 1. Prez Prezen enta tare reaa socie societă tăţi ţiii comer comerci cial alee 1.1.Fo 1.1.Forma rma societ societăţi ăţii.. i..... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ..... 1.2. 1.2. Obiectu Obiectull de activita activitate. te.... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ..... 1.3. Sistemul de documente privind constituirea şi funcţionarea unităţii economice.................................................. 1.4. 1.4. Funcţio Funcţionar narea ea societ societăţi ăţiii comerci comerciale ale... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ... 1.5. 1.5. Organ Organiza izarea rea şi tinere tinereaa contab contabilit ilităţi ăţii.. i..... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ... Cap.2. Cap.2.
Prezen Prezentar tarea ea teore teoretic ticăă a prob problem lemati aticii cii evid evidenţe enţeii conta contabil bilee 2.1. 2.1. Prez Prezent entare areaa prin princip cipale alelor lor regist registre re de contab contabilit ilitate ate... ...... ...... ...... ...... ... 2.2. 2.2. Preze Prezenta ntarea rea document documentelo elorr justif justifica icative tive şi formula formularel relor or financiar contabile, forme de înregistrare contabilă, metode de condu conducer ceree a conta contabil bilită ităţii ţii analiti analitice ce a bunu bunuril rilor. or.... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ....... 2.3. 2.3. Organ Organiza izarea rea cont contab abilit ilităţi ăţiii imobil imobiliză izărilo rilor.. r..... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ..... 2.4. 2.4. Orga Organiz nizare areaa cont contab abilit ilităţi ăţiii mate materia rialel lelor or ...... ......... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ..... 2.5. 2.5. Organ Organiza izarea rea conta contabil bilită ităţii ţii mijloa mijloace celor lor băneşt băneşti.. i..... ...... ...... ...... ...... ...... ..... 2.6. 2.6. Contabi Contabilit litate ateaa drepturi drepturilor lor salari salariale ale... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ...... ... 2.7. Gestionarea, folosirea şi evidenta formularelor cu regim special.. special....... ......... ......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ......... ......... .......... ........ ... 2.8. Organiza Organizarea rea conta contabilită bilităţii ţii genera generale... le........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... ........ ... 2.9. Organi Organizarea zarea invent inventarieri arieriii patrimoniul patrimoniului... ui........ .......... .......... .......... .......... .......... ....... 2.10. Prezent Prezentarea area bilanţulu bilanţuluii contabil..... contabil......... ......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .........
Cap. Cap. 3. Înregi Înregistra strarea rea unei unei monogr monografi afi conta contabil bilee in program programul ul SAGA SAGA 3.1. Prezenta Prezentarea rea progra programului mului SAGA..... SAGA.......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..... 3.2. Configu Configurarea rarea unei unei societăţi societăţi comerc comerciale. iale...... .......... .......... .......... .......... .......... ......... .... 3.3. Introducer Introducerea ea unor operaţii operaţii economic economicee legate legate modificăr modificărilor ilor capitalul capitalului ui propriu... propriu........ .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ....... 3.4. 3.4. Intr Introdu oduce cerea rea uno unorr ope operaţ raţii ii econo economic micee legate legate de imobil imobiliză izări ri 3.5. 3.5. Intro Introdu duce cere reaa uno unorr ope opera raţi ţiii eco econo nomi mice ce ce afec afecte teaz azăă sto stocu curi ri 3.6. 3.6. Intr Introd oduc ucer erea ea unor unor oper operaţ aţii ii econ econom omic icee ce afec afecte teaz azăă mijloacele băneşti................................... băneşti.......................................................... ........................................ ................. 3.7. Evidenţierea salariaţilor şi realizarea înregistrărilor contabile aferente dr drepturilor sa salaria riale. le........................................... 3.8. Evide Evidenţier nţierea ea înregist înregistrărilo rărilorr aferente aferente închide închiderii rii de lună. lună...... .......... ..... 3.9. Vizua Vizualizar lizarea ea înregist înregistrărilo rărilor.... r......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ......... .... 3.10. Listare Listareaa principalelo principalelorr documente.. documente....... .......... .......... .......... .......... .......... ......... ......... .......
3 3 3 3 4 5 5 6 8 10 11 12 13 14 16 18 18 19 20 22 25 25 24 28 29
Bibliografie.......... ............... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... .......... ......... .... 31
Capitolul 1
Prezentarea societăţii comerciale 1.1. Forma Forma societăţi societăţiii SC ALFA SRL, cu un capital de 40.000 RON fost înfiinţată în 3 decembrie 2003 şi este înmatriculată la Registrul Comerţului cu nr. J11/342/03.12.2003.
1.2. Obiectul Obiectul de activitate activitate SC ALFA SRL se doreşte a fi o firmă care să promoveze bunul gust şi noile tendinţe în domeniul confecţiilor de femei pe piaţa din Reşiţa şi chiar din judeţ, ştiindu-se faptul că numărul societăţilor cu acelaşi profil este unul redus. Sediul firmei va fi ultra central, fiind situată în aproprierea „km 0” al Reşiţei, municipiu reşedinţă a judeţului Caraş-Severin. Mai precis sediul firmei va fi situat la următoarea adresă: P-ţa „1 Decembrie 1918”, nr. 1A, Reşiţa. Obiectul Obiectul de activitate activitate al SC ALFA SRL este producere producerea, a, pe comandă, comandă, a diferitelo diferitelor r sortimente de confecţii de femei, dintre care amintim: costume, rochii, fuste, pantaloni, bluze, cămăşi etc., acestea fiind destinate în mică parte comercializării în magazinul de prezentare, cea mai mare parte a producţiei fiind destinată comercializării pe bază de comandă, firma având doar calitatea de executant al acesteia, materia primă fiind , în acest caz, a clientelor.
1.3. Sistemul de documente documente privind constituirea şi funcţionarea unităţii unităţii economice Pentru constituirea societăţii au fost necesare următoarele următoarele documente: documente: cerere de înmatriculare-declaraţie de înregistrare; copie autorizaţie emisa de Primăria municipiului Reşiţa; copie act doveditor de sediu, respectiv contract de vânzare-cumpărare; vânzare-cumpărare; declaraţie pe propria răspundere pentru înregistrare, dată de fondatori, prin care atestă calitatea de a fi demni de profesia de comercianţi (original); actul constitutiv al societăţii societăţii – contract de societate societate si statut, redactat la notariat; notariat; copii de pe actele de identitate ale asociaţilor, actele privind activitatea comerciala anterioara, dar în cazul nostru s-a depus actul de studiu pentru ambii asociaţi; declaraţie pe propria răspundere cu privire la averea deţinuta si la modul de evaluare a acesteia (original) dovada depunerii capitalului social - chitanţa CEC specimenul de semnătura, depus la Oficiul Registrului Comerţului şi certificat prin semnarea unui document tip în prezenta judecătorului delegat Dosa Do saru rull pent pentru ru înma înmatr tric icul ular aree a fost fost depu depuss la Came Camera ra de Come Comerţ rţ şi Indu Indust strie rie a României. A dobândit calitatea de de comerciant odată cu înmatricularea înmatricularea la Registrul Comerţului şi publicarea documentelor documentelor constitutive în Monitorul Monitorul Oficial. • • • •
• •
•
• •
1.4. Funcţionar Funcţionarea ea societăţii societăţii comerciale comerciale Firma este proprietate a trei asociaţi, Daia Ionela, Ionescu Cosma şi Ştefănescu Mihai, proporţia părţilor sociale pe care le deţin fiind următoarea: următoarea: Daia Ionela - 27,28% din capitalul social; Ionescu Cosma - 27,28% din capitalul social; Ştefănescu Mihai - 45,44% din capitalul social. În primi trei ani de funcţionare, firma a desfăşurat activităţi de comerţ en-gros cu produse de îmbrăcăminte, precum şi activitatea de producţie a acestora. Rezultatele Rezultatele financiare prezentându-se: • • •
• • •
cifră de afaceri medie de 187.000 RON/ lunar; rată medie a profitului brut de 20%; firma a contractat un credit pe termen scurt, care a fost integral rambursat, iar în prezent nu are nici un credit în derulare; În prezent firma are un număr de 50 de angajaţi.
1.5. Organizarea şi ţinerea contabilităţii Pentru tinerea contabilităţii foloseşte un program computerizat autorizat (SAGA). Evidenţa contabilă se desfăşoară conform standardelor ISA şi IAS, se elaborează lunar statele de plată, se ţine evidenţa personalului, a materialelor, a facturilor pe clienţi (stocuri, facturi emise, facturi achitate), evidenţa contabilă a produselor, etc, Pentru o mai bună exemplificare a structurii organizatorice a societăţii, raporturile ierarhice şi funcţionale între posturi şi compartimente, anexez organigrama societăţii. Diagrama organizaţională a societăţii este schema care reglementează cooperarea şi controlul in cadrul firmei, sarcini, responsabilităţi, autoritate etc. Contabilitatea societăţii este ţinută de Popa Ana, contabil angajat cu contract de muncă, în programul de contabilitate SAGA. În acest program înregistrându-se toate documentele primare şi actele justificative, la data la care au fost emise: - Intrări: facturi de cumpărare de marfa si servicii, cheltuieli diverse; - Ieşiri: facturi de vânzare, emise de firma către clienţi persoane juridice si persoane fizice; - Registrul de casă – chitanţele de încasare de la clienţi persoane juridice, încasările aferente bonurilor de casa de marcat, bonuri fiscale de cheltuieli diverse; - Jurnalul de bancă – ordine de plata, bilete la ordin, CEC, (încasări şi plăţi prin bancă); - Bon de consum; - Producţie.
Capitolul 2 Prezentarea teoretică a problematicii evidenţei contabile
2.1. Prezentarea principalelor registre de contabilitate Principalele registre de contabilitate, obligatorii pentru orice societate comerciala sunt: Registrul Jurnal, Registrul Inventar, Cartea mare sah Registrul Jurnal – document contabil obligatoriu in care se inregistreaza in mod cronologic, toate operatiile economico-financiare. Operatiunile de aceeasi natura, realizate in acelasi loc de activitate (atelier, sectie etc.), pot fi recapitulate intr-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care sta la baza inregistrarii in Registrul- jurnal. Unitatile pot utiliza jurnale auxiliare pentru operatiunile de casa si banca, decontarile cu furnizorii, situatia incasarii-achitarii facturilo etc. Orice inregistare in Registrul-jurnal trebuie sa cuprinda elemente cu privire la: felul, numarul si data documentului justificativ, explicatii privind operatiunile respective si conturile sintetice debitoare si creditoare, in care s-au inregistrat sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate. Unitatile care utilizeaza jurnale auxiliare pot inregistra in Registru-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale,
Registrul-inventar – document contabil obligatoriu in care se inregistreaza toate elementele de activ si pasiv, grupate in functie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii. Registrul-inventar se intocmeste la infiintarea unitatii, cel putin o data pe an pe parcursul functionarii unitatii, cu ocazia fuziunii,divizarii sau incatarii activitatii, precum si alte situatii prevazute de lege pe baza de inventar faptic. Se scriu, intr-o forma recapitulativa, elementele inventariate dupa natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica continutul fiecarui post al bilantului. Se completeaza pe baza inventarierii faptice a fiecarui cont de activ si pasiv. Elementele de activ si de pasiv inscrise, au la baza listele de inventariere sau alte documente care justifica continutul lor. Daca inventarierea are loc pe parcursul anului, in Registrul-inventar se inregistreaza soldurile existente la data inventarierii, la care se adauga rulajele intrarilor si se scad rulajele iesirilor de la data inventarierii pana la data incheierii exercitiului financiar. Cartea mare sah –registru contabil obligatoriu in care se inregistreaza lunar si sistematic, prin gruparea conturilor, miscarea si esistenta tuturor elemetelor de activ si pasiv, la un moment dat. Este un document contabil de sinteza si sistematizeaza si contine simbolul contului debitor si al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor si creditor, precum si soldul contului pentru fiecare luna a anului curent. Registrul Cartea mare poate contine cate o fila pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate Cartea mare sta la baza intocmirii balantei de verificare. Poate fi inlocuit cu fisa de cont pentru operatiuni diverse. Editarea Cartii mari se efectueaza numai la cererea organelor de control sau in functie de necesitatile proprii. Termenul de pastrare a registrelor este de 10 ani, arhivandu-se in unitate. 2.2. Prezentarea documentelor justificative şi formularelor financiar contabile, forme de înregistrare contabilă, metode de conducere a contabilităţii analitice a bunurilor Documentele justificative sunt dovezi scrise ale faptelor economice si financiare si constituie, de regula sursele de informatii pentru toate formele evidentei, reprezentand tabloul de bord al managementului financiar contabil. Inscrisurile dobandesc calitatea de documente justificative in momentul efectuarii unei operatii patrimoniale, daca furnizeaza toate informatiile prevazute in normele legale in vigoare, daca provin din relatiile de cumparare a unor bunuri de la persoane si pot fi inregistrate cand se face dovada intrarii in gestiune a bunurilor respective, iar daca se refera la cheltuieli de prestari servicii, acestea trebuie sa aiba la baza contracte sau conventii intocmite in acest scop. Registrele de contabilitate, precum si documentele justificative se pastreaza in arhiva, timp de 10 ani, cu exceptia statelor de salarii care se pastreaza timp de 50 de ani, in forma lor
originala, grupate in functie de natura operatiilor si in ordine cronologica. Arhivarea documentelor contabile trebuie sa asigure pastrarea si consultarea acestora in ternenele prevazute de lege si respectand urmatoarele reguli:documentele se grupeaza in dosare, numerotate, snuruite si parafate, aceasta grupare facandu-se cronologic si sistematic in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera, documentele se pastreaza in spatii ferite degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.,evidenta lor la arhiva se tine cu ajutorul. In caz de pierdere, sustragere sau distrugere a unor documente contabile, se vor lua masuri de reconstituire a acestora in termen de maximum 30 de zile de la constatare. Formele de inregistrare in contabilitate reprezinta sistemul de registre, formulare si documente contabile corelate intre ele, care servesc la inregistrarea cronologica si sistematica in contabilitate a operatiunilor economice si financiare.principalele forme de inregistrare in contabilitate a operatiunilor economice si financiare sunt: pe jurnale, maestru-sah si forma combinata maestru sah cu jurnale. Contabilitatea analitica a bunurilor se poate tine pe baza uneia din urmatoarele metode : operativ contabila, cantitativ valorica, global valorica. Metoda operativ contabila se poate aplica pentru contabilitatea analitica a materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, marfurilor si ambalajelor. Metoda cantitativ valorica se poate folosi pentru contabilitatea analitica a materiilor prime, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, marfurilor, animalelor si ambalajelor. Metoda global valorica se poate utiliza pentru contabilitatea analitica a marfurilor si ambalajelor din unitatile de desfacere cu amanuntul, rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor folosite la ambalare, materialelor de natura obiectelor de inventar, echipamentelor de protectie in folosinta, etc
2.3. Organizarea contabilităţii imobilizărilor Imobilizarile corporale si necorporale, respectiv mijloacele fixe intrate in societate se inregistreaza in contabilitate pe baza facturii de cumparare. Pentru evidenta mijloacelor fixe se folosesc urmatoarele documente: 1 . Registrul
numerelor de inventar –document de atribuire a numerelor de inventar mijloacelor fixe intrate in unitate, in vederea identificarii lor. Se intocmeste pe grupe de mijloace fixe, prin inregistrarea cronologica a mijloacelor fixe intrate in unitate . In cadrul unitatii prezentate aceasta evidenta se tine computerizat prin modulul de mijloace fixe, rezultand Lista amortizarilor lunare pe grupe si numar de inventar. 2 . Fisa mijlocului fix – document de evidenta analitica a mijloacelor fixe, se intocmeste intr-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil, pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de acelasi fel si de aceeasi valoare care au aceeasi cote de amortizare si sunt puse in functiune in aceeasi luna. Nu circula, fiind document de inregistrare contabila, se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil. 3 . Bon de miscare a mijloacelor fixe – document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe intre doua locuri de folosinta ale unitatii (sectie, serviciu, brigada, atelier etc., insoteste mijlocul fix in timpul transportului de la subunitatea predatoare la cea primitoare, este tinuta de responsabilul cu mijloacele fixe si in contabilitate, de aceea se intocmeste in doua exemplare, un exemplar circula de la o sectie la alta, unul la compartimentul financiarcontabil pentru inregistrare, unde se si arhiveaza. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul: denumirea formularului; numarul documentului; data eliberarii; predator, primitor; • •
numarul curent;denumirea mijlocului fix si caracteristici tehnice; numarul de inventar; bucati; valoarea de inventar; subunitatea predatoare; numele si prenumele; semnatura; subunitatea primitoare; numele si prenumele si semnatura; aprobat: data si semnatura. Societatea nu foloseste acest document. 4. Proces-verbal de scoatere din funcţiune a mijloacelor fixe, a unor bunuri materiale serveste ca document de constatare a indeplinirii conditiilor scoaterii din functiune a mijloacelor fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar in folosinta si de declasare a altor bunuri materiale decat mijloacele fixe, potrivit dispozitiilor legale, document de consemnare a scoaterii efective din functiune, document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente si materialelor rezultate din scoaterea efectiva din functiune a mijloacelor fixe, document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor si in contabilitate. Se intocmeste in doua exemplare. Documentul circula: la persoana fizica autorizata sa aprobe scoaterea din functiune; (ambele exemplare) la sectie pentru inregistrarea in evidenta (ambele exemplare); la magazie pentru descarcarea gestiunii (ambele exemplare); la magazia primitoare pentru primirea in gestiune a ansamblelor, subanasamblelor mijloacelor fixe dezasamblate (ambele exemplare); la compartimentul financiar-contabil pentru inregistrare (exemplarul 1), unde se si arhiveaza; la compartimentul care a facut propunerile, pentru inregistrare (exemplarul 2); Exemplarul 2 se arhiveaza la departamentul care tine evidenta mijloacelor fixe. Continutul minimal obligatoriu: denumirea unitatii; denumirea, numarul si data intocmirii formularului; aprobat;data; predatorul; constatarile si concluziile comisiei; mijloacele fixe scoase din functiune sau bunurile materiale declasate; numarul curent; denumirea; codul; U/M; cantitatea; pretul unitar; valoarea; amortizarea pana la scoaterea din functiune; ansamble, subansamble, piese, componente si materiale rezultate; numarul si data documentului; predatorul; primitorul; numarul curent; denumirea; codul; U/M; cantitatea; pretul unitar; valoarea; numele, prenumele si semnatura membrilor comisiei si a gestionarului pentru primire. Alte documente folosite in organizarea contabilitatii imobilizarilor: •
• • •
• • • •
•
•
• • • • • • •
• • • • • •
• • •
Proces-Verbal de receptie Proces-Verbal de receptie provizorie Proces-Verbal de punere in functiune
2.4. Organizarea contabilităţii materialelor
Se face cu ajutorul documentelor: Nota de receptie si constatare de diferente – serveste ca document pentru receptia bunurilor aprovizionate, este document justificativ pentru incarcarea in gestiune, act de proba in litigiile cu carausii, furnizorii, pentru diferentele constatate la receptie; document justificativ de inregistrare in contabilitate. Serveste ca document distinct de receptie in cazul: bunurilor materiale cuprinse intr-o factura sau aviz de insotire a marfii, care face parte din gestiuni diferite; bunurilor materiale primite spre prelucrare, in custodie sau in pastrare; bunurilor materiale procurate de la persoane fizice; bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare; bunurilor materiale care prezinta diferente la receptie; marfurilor intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pret de vanzare cu amanuntul sau en gros. Se intocmeste in doua exemplare, la locul de depozitare sau in unitatea cu amanuntul, dupa caz, pe masura efectuarii receptiei. In situatia in care la receptie se constata diferente, se intocmeste in trei exemplare de catre comisia de receptie legal constituita. Datele de pe verso formularului se completeaza numai atunci cand se constata diferente de receptie. Circula: - la gestiune, pentru incarcarea in gestiune a materialelor receptionate (toate exemplarele) - la compartimentul financiar-contabil, pentru intocmirea formelor privind reglementarea diferentelor constatate (toate exemplarele), si pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica; - la unitatea furnizoare (exemplarul 2) si la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabile. •
• • • • •
Bon de primire in consignatie – serveste ca dovada de primire/predare a obiectului spre vanzare in consignatie; act de plata catre deponent; document de inregistrare in contabilitate. Se intocmeste la unitatile de consignatie in doua exemplare. La primirea obiectului se face descierea caracteristicilor obiectului si se stabileste pretul de vanzare in functie de pretul de evaluare sau de achizitie. Exemplarul al doilea constituie fisa de evidenta pentru inregistrarea in contabilitatea unitatii de consignatie. Circula la deponent (exemplarul 1), la casierie pentru plata sumei (exemplarul 1), la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2). Se arhiveaza la compartimentul financiarconatbil (exemplarele 1 si2). Bon de consum serveste ca document de eliberare din magazie pentru consumul materialelor, document justificativ de scadere din gestiune, de inregistrare in evidenta magaziei si in contabilitate. Se intocmeste in doua exemplare, pe masura lansarii, respectiv eliberarii materialelor din magazie pentru consum, de compartimentul care efectueaza lansarea, pe baza programului de productie si a consumurilor normate, sau de alte compartimente ale unitatii, care solicita materiale pentru a fi consumate. In conditiile folosirii tehnicii de calcul se poate intocmi intr-un exemplar. Circula: - la persoanele autorizate se semneze pentru acordarea vizei de necesitate (ambele exemplare) - la persoanele autorizate sa aprobe folosirea altor materiale, in cazul materialelor inlocuitoare; - la magazia de materiale, pentru eliberarea cantitatilor prevazute, semnanadu-se de predare de catre gestionar si de primire de catre delegatul care primeste materialele (ambele exemplare)
- la compartimentul financiar- contabil, pentru efectuarea inregistrarilor in contabilitatea sintetica si analitica (ambele exemplare) Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
Fisa limita de consum –document de stabilire a cantitatii limita dintr-un material sau pentru mai multe materiale necesare executarii unui produs (comanda sau a unei lucrari, Lista zilnica de alimente –serveste la stabilirea meniurilor zilnice Dispozitie de livrare – serveste ca document pentru eliberarea din magazie a produselor, marfurilor sau altor valori materiale destinate vanzarii, document justificativ de scadere din gestiunea magaziei predatoare, document de baza pentru intocmirea avizului de insotire a marfii sau a facturii, dupa caz. Se intocmeste in doua exemplare de catre serviciul desfacere. Circula: - la magazie, pentru eliberarea produselor, marfurilor sau altor valori materiale si pentru inregistrarea in evidenta magaziei, semnandu-se de catre gestionarul predator pentru cantitatile livrate (ambele exemplare); - la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatilor livrate acestuia si pentru intocmirea avizului de insotire a marfii sau facturii, dupa caz (exemplarul 2) Se arhiveaza la magazie (exemplarul 1), la compartimentul desfacere (exemplarul 2) Fisa de magazie – serveste ca document de evidenta la locul de depozitare a intrarilor, iesirilor si stocurilor bunurilor, cu una sau doua unitati de masura, dupa caz. Este folosit ca document de contabilitate analitica, sursa de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor de valori materiale. Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material si se completeaza de compartimentul financiar-contabil la deschiderea fisei, si de gestionar, cu intarile si iesirile, stocul de marfa. Se intocmeste obligatoriu zilnic. Se pastreaza la locul de depozitare a valorilor materiale. Se verifica inopinat , cel putin o data pe luna, de persoane desemnate de la compartimentul financiar-contabil. Nu circula fiind document de inregistrare. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil. Fisa de evidenta a materialelor de natura obiectelor de inventar in folosinta Serveste ca document de evidenta a materialelor de natura obiectelor de inventar, a echipamentelor si materialelor de protectie date in folosinta personalului, pana la scoaterea lor din uz. Se intocmeste intr-un exemplar, pe masura darii in folosinta a bunurilor pe fiecare persoana, de gestionarul care elibereaza obiectele respective sau de persoana desemnata sa tina evidenta acestora. Formularul se completeaza in mod diferit, in functie de organizarea depozitarii acestora si anume: - la eliberarea obiectelor noi direct personalului muncitor, pe baza bonului de consum si pe baza bonului de restituire - la eliberarea din magazia de exploatare. Atat eliberarea cat si restituirea obiectelor date in folosinta peronalului se fac pe baza de semnatura direct din fisa. Nu circula, se arhiveaza la compartimentul financiar- contabil. Registrul stocurilor – este un document ce serveste pentru evaluarea stocurilor de bunuri si de verificare a concordantei inregistrarilor efectuate in fisele de magazie si in contabilitate. Se intocmeste de compartimentul financiar-contabil la sfarsitul fiecarei luni, pe feluri de materiale, obiecte de inventar si produse, grupate pe magazii, conturi, grupe,
subgrupe sau in ordine alfabetica, prin inscrierea stocurilor din fisele de magazie si evaluarea lor la preturi de inregistrare. Nu circula, se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
2.5. Organizarea contabilităţii mijloacelor băneşti Pentru organizarea contabilitatii mijloacelor banesti se folosesc documentele: Chitanta pentru operatiuni in valuta - document ce se intocmeste la unitatile care efectueaza operatiuni in valuta si serveste ca document justificativ pentru incasarile si platile in valuta efectuate in numerar si se inregistreaza in registrul de casa in valuta si in contabilitate. Exemplarul 1 , cu stampila unitatii merge la platitor, iar exemplarul 2 este folosit ca document de verificare a operatiunile inregistrate in registrul de casa.se arhiveaza la compartimentul financiar contabil, dupa utilizarea completa a carnetului. Proces verbal de plati - document justificativ pentru sumele predate de casierul unitatii mandatarului platitor, in vederea efectuarii platilor, un document justificativ al sumelor primite de mandatarul platitor, un document de inregistrare in contabilitate a salariilor si altor drepturi neachitate.Se intocmeste intr-un singur exemplar astfel:fata formularului se completeaza se casieria unitatii, care semneaza de predare a sumelor si a actelor de plata, si de casierul platitor pentru primirea acestora; verso formularului se completeaza la restituirea sumelor neachitate, impreuna cu actele de plati Se arhiveaza la compartimentul financiar contabil. Dispozitie de plata/incasare catre casierie ( sau colectiva)- serveste pentru achitarea in numerar a unor sume( avansuri aprobate pentru cheltuieli de deplasare) si a incasari in numerar a unor sume (sume care nu reprezinta venituri din activitatea de exploatare, a diferentei de incasat de catre titularul de avans ). Acest document se intocmeste intr-un singur exemplar de compartimentul financiar contabil in cazul utilizarii ca dispozitie de plata cand nu exista alte documente prin care se dispune plata, ca dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltuieli de deplasare, iar ca dispozitie de incasare cand nu exista alte documente prin care se dispune incasarea. Se arhiveaza la departamentul financiar contabil, anexa la registrul de casa. Borderoul documentelor achitate cu cecuri de decontare. Este un document justificativ al sumelor achitate cu cecuri de decontare si un document de predare la contabilitate a documentelor in baza carora s-au emis cecuri.Se intocmeste de catre gesationarul carnetului de cecuri pe masura utilizarii filelor din carnet.Borderoul se intocmeste separate pe feluri de cecuri. Registrul de casa document de inregistrare operativa a incasarilor si platilor in numerar, efectuate prin casieria unitatii pe baza actelor justificative; document de stabilire, la sfarsitul fiecarei zile, a soldului de casa; document de inregistrare in contabilitate a operatiunilor de casa. Se intocmeste zilnic, in 2 exemplare, de casierul societatii, pe baza actelor justificative. Soldul de casa al zilei precedente se reporteaza pe primul rand al registrului de casa pentru ziua in curs. Se semneaza de catre casier si de catre persoana din contabilitate care primeste exemplarul 2 si toate actele justificative.Se arhiveaza exemplarul 1 la casier si exemplarul 2 la departamentul financiar contabil. Registrul de casa in valuta serveste ca document de inregistrare a incasarilor si platilor in valuta, efectuate prin casieria unitatii pe baza actelor justificative; document de stabilire, la sfarsitul fiecarei zile, a soldului de casa; document de inregistrare in contabilitate a operatiunilor de casa in valuta.In antetul coloanelor se inscrie fiecare fel de valuta care se incaeaza sau se plateste.In coloanele formularului se inregistreaza sumele in valuta, iar in ultima coloana echivalentul acestora in lei, la cursul de schimb din data operatiunilor. Se intocmeste zilnic, in 2 exemplare, de casierul societatii, pe baza actelor justificative. Soldul de casa al zilei precedente se reporteaza pe primul rand al registrului de casa pentru ziua in curs. Se semneaza de catre casier si de catre persoana din contabilitate care primeste exemplarul 2
si toate actele justificative.Se arhiveaza exemplarul 1 la casier si exemplarul 2 la departamentul financiar contabil. Extras de cont. Serveste la comunicarea si solicitarea de la debitor a sumelor pretinse ramase neachitate, provenite din relatii economico-financiare, precum si ca instrument de conciliere prearbitrala.Se intocmeste in trei exemplare, de catre compartimentul financiarcontabil al unitatii beneficiare, pe baza datelor din contabilitatea analitica.Merge la conducatorul compartimentului financiar-contabil si la conducatorul unitatii emitente, pentru semnare (toate exemplarele) si la unitatea debitoare (exemplare 1 si 2), care restituie unitatii emitente exemplarul 2 semnat pe verso de catre conducatorul unitatii si conducatorul compartimentului financiar-contabil, pentru confirmarea debitului in vederea decontarii prin posta sau prin banca, atunci cind se depune ordinul de plata. Eventualele obiectii asupra sumelor prevazute in extrasul de cont se consemneaza intr-o nota explicativa semnata de catre conducatorul unitatii si conducatorul compartimentului financiar-contabil, care se anexeaza la exemplarul 2 al extrasului de cont.Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil al unitatii emitente (exemplarul 3, precum si exemplarul 2) si la compartimentul financiarcontabil al unitatii debitoare (exemplarul 1).
2.6. Contabilitatea drepturilor salariale Societatile comerciale care au personal angajat trebuie sa incheie contracte individuale de munca, in temeiul cauia persoana fizica , denumita salariat, se obliga sa presteze munca pentru si sub autoritatea societatii, in schimbul unei remuneratii denumite salariu. Societatea are obligatia de a infiinta un registru general de evidenta a salariatilor. Totodata pentru evidenta salariatilor si remuneratia lunara acordata acestora de intocmesc unele din urmataorele formulare: Stat de salarii. Este un document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor, precum si al contributiilor si al altor sume datorate; document justificativ de inregistrare in contabilitate.Se intocmeste in 2 exemplare, lunar, pe sectii, ateliere, etc, pe baza documentelor de evidenta a muncii si a timpului efectiv lucrat, a documentelor de centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salarizati in acord, a evidentei si a documentelor privind retinerile legale, a listelor de avans chenzinal, a concediilor de odihna, certificatelor medicale. Circula la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar si sa aprobe plata; la casieria unitatii pentru efectuarea platilor, la compartimentul contabilitate pentru inregistrare, la compartimentul care a intocmit statele de salarii. Se arhiveaza la compartimentul financiar contabil, separat de celelalte acte justificative de plati si la compartimentul care a intocmit statele de salarii. Lista de avans chenzinal . Serveste ca document pentru calculul drepturiulor banesti cuvenite salariatilor ca avansuri chenzinale; ca document pentru retinerea prin statele de salarii a avnasurilor chenzinale platite, ca document justifocativ de inregistrare in contabilitate. Se intocmeste lunar. Se arhiveaza la contabilitate si la compartimentul care a intocmit lista de avans. Ordin de deplasare. Serveste ca dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea; ca document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate si ca document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans; este un document justificativ de inregistrare in contabilitate. Se intocmeste intr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale in numerar. Se arhiveaza la departamentul financiar contabil Ordin de deplasare in strainatate . Serveste ca dispozitie catre conducatorii auto sa efectueze transporturi in strainatate cu autovehiculele unitatii, ca document de stabilire a avansului in valuta , document pentru justificarea valutei ridicate de la casierie, document justificativ de inregistrare in registrul de casa in valuta si in contabilitate.Se intocmeste la
societatile care efectueaza transporturi in strainatate, in doua exemplare, pentru fiecare deplasare. Se arhiveaza la departamentul financiar-contabil. Decont de cheltuieli pentru deplasari externe document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate cu ocazia deplasarii in strainatate. Se intocmeste intr-un exemplar de titularul de avans pentru cheltuielile efectuate pe intreaga durata a deplasarii. Decont de cheltuieli valutare(transporturi internationale) Document pentru decontarea de catre titularul de avans a cheltuielilor efectuate in valuta si in lei, cu ocazia deplasarii in strainatate. Se intocmeste la unitatile care executa transporturi in strainatate, intrun exemplar, de catre titularul de avans.
2.7. Gestionarea, folosirea şi evidenta formularelor cu regim special Formularele tipizate cu regim special se asigura de catre Regia Autonoma "Imprimeria Nationala" sau de alte unitati tipografice sub supravegherea acesteia, selectate pe baza criteriilor stabilite prin ordin al ministrului finantelor. Necesarul de formulare tipizate cu regim special se stabileste anual de catre fiecare societate, care va transmite comenzi ferme si administratiilor financiare ale sectoarelor de pe raza caruia isi au sediu. Formularele tipizate cu regim special se distribuie utilizatorilor, contra cost, prin unitatile teritoriale ale Ministerului Finantelor sau prin unitati agreate de acestea. Evidenta operativa a formularelor tipizate cu regim special se tine cu ajutorul Fisei de magazie a formularelor cu regim special . Aviz de insotire a marfii este un formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare. Tiparit in blocuri cu cate 150 de file, formate din 50 de seturi a cate trei file, in culori diferite albastru, exemplarul 1, rosu, exemplarul 2, verde, exemplarul 3. Serveste ca document de insotire a marfii pe timpul transportului; ca document ce sta la baza intocmirii facturii; ca dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiasi unitati; ca document de primire in gestiunea cumparatorului sau in gestiunea primitoare din cadrul aceleiasi unitati in cazul transferului.Se completeaza in trei exemplare de catre unitatile care nu au posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii produselor, marfurilor sau altor valori materiale, datorita unor conditii obiective si cu totul exceptionale. In cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleiasi unitati patrimoniale dispersate teritorial, avizul de insotire a marfii va purta mentiunea "Fara factura". Se emite, pe masura livrarii, de catre compartimentul desfacere, care semneaza pentru intocmire. Circula la furnizor: la delegatul unitatii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire (exemplarul 1);la compartimentul desfacere, pentru inregistrarea cantitatilor livrate in evidentele acestuia si pentru intocmirea facturii (exemplarele 2 si 3); la compartimentul financiar-contabil, atasat la factura (exemplarul 3); Circula la cumparator: la magazie, pentru incarcarea in gestiune a produselor, marfurilor sau altor valori materiale primite, dupa efectuarea receptiei de catre comisia de receptie si dupa consemnarea rezultatelor (exemplarul 1); la compartimentul aprovizionare, pentru inregistrarea cantitatilor aprovizionate in evidenta acestuia (exemplarul 1); la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitatea sintetica si analitica, atasat la factura (exemplarul 1). Se arhiveaza ,la furnizor, la compartimentul desfacere (exemplarul 2); la compartimentul financiar-contabil, atasat la exemplarul 3 al facturii (exemplarul 3); si la cumparator, la compartimentul financiar-contabil, atasat la exemplarul 1 al facturii (exemplarul 1). Chitanta este un formular cu regim special de tiparire, inseriere si numerotare.Tiparit in carnete cu cate 100 de file. Serveste ca document justificativ pentru depunerea unei sume in numerar la casieria unitatii si ca document justificativ de inregistrare in registrul de casa (cu respectarea Regulamentului operatiunilor de casa) si in contabilitate. Se intocmeste in doua exemplare, pentru fiecare suma incasata, de catre casierul unitatii si se semneaza de acesta
pentru primirea sumei. Circula la depunator (exemplarul 1, cu stampila unitatii). Exemplarul 2 ramane in carnet, fiind folosit ca document de verificare a operatiunilor efectuate in registrul de casa. Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil, dupa utilizarea completa a carnetului (exemplarul 2). Factura fiscala este un formular cu regim special de inseriere si de numerotare.Tiparit in blocuri cu cate 150 de file, formate din 50 de seturi cu cate 3 file in culori diferite: albastru - exemplarul 1, rosu - exemplarul 2, verde - exemplarul 3. Serveste ca document pe baza caruia se intocmeste instrumentul de decontare a produselor si marfurilor livrate, a lucrarilor executate sau a serviciilor prestate; ca document de insotire a marfii pe timpul transportului; ca document de incarcare in gestiunea primitorului;ca document justificativ de inregistrare in contabilitatea furnizorului si a cumparatorului. Se intocmeste manual sau cu ajutorul tehnicii de calcul, in trei exemplare, la livrarea produselor si a marfurilor, la executarea lucrarilor si la prestarea serviciilor, de catre compartimentul desfacere sau alt compartiment desemnat pe baza dispozitiei de livrare, a avizului de insotire a marfii sau a altor documente tipizate care atesta executarea lucrarilor si prestarea serviciilor si se semneaza de compartimentul. Circula la furnizor la compartimentul in care se efectueaza operatiunea de control financiar preventiv pentru acordarea vizei (toate exemplarele); viza de control financiar preventiv se acorda numai pe exemplarul 3; la persoanele autorizate sa dispuna incasari in contul de la banca al unitatii (toate exemplarele); la compartimentul desfacere, in vederea inregistrarii in evidentele operative si pentru eventualele reclamatii ale clientilor (exemplarul 2 al facturii, la care se anexeaza dispozitia de livrare); la compartimentul financiar-contabil, pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 3); la cumparator la compartimentul aprovizionare, pentru confirmarea operatiunii, avand atasat exemplarul din avizul de insotire a marfii care a insotit produsul sau marfa, daca este cazul, inclusiv nota de receptie si constatare de diferente, in cazul in care marfa nu a fost insotita de factura pe timpul transportului (exemplarul 1); la compartimentul care efectueaza operatiunea de control financiar preventiv pentru acordarea vizei (exemplarul 1, impreuna cu avizul de insotire a marfii, inclusiv nota de receptie si de constatare de diferente, dupa caz); la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea platii, precum si pentru inregistrarea in contabilitate (exemplarul 1, impreuna cu avizul de insotire a marfii, inclusiv nota de receptie si de constatare de diferente, dupa caz). Se arhiveaza: la furnizor la compartimentul desfacere (exemplarul 2) si la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 3); iar la cumparator la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).
2.8. Organizarea contabilităţii generale Contabilitatea generala se tine cu ajutorul unor documente de inregistrare. Nota de debitare-creditare –document de inregistrare a operatiunilor de decontare intervenite intre unitate si subunitati care tin contabilitate proprie si intre subunitati ale aceleiasi unitati care tin contabilitate proprie, se intocmeste in doua exemplare, este un document care circula, se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil al partilor participante la operatiunea de decontare (exemplarul 1 la destinatar si exemplarul 2 la emitent) Nota de contabilitate – document justificativ de inregistrare in contabilitatea sintetica si analitica, de regula pentru operatiunile care nu au la baza documente justificative (stornari etc). Se intocmeste intr-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil. Circula: - la peroana autorizata se verifice si sa semneze documentul la persoana care asigura contabilitatea sintetica si analitica in cadrul compartimentului financiar-contabil.
Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil. Acest document se foloseste si in societatea analizata, in urma inregistrarii notelor rezultand –Jurnal privind operatiuni diverse. Extras de cont Jurnal privind operatiunule de casa si banca Jurnal privind decontarile cu furnizorii Situatia incasarii-achitarii facturilor – se genereaza automat din program, conturile de clienti si furnizori avand create analitice pentru fiecare client si furnizor in parte. Jurnal privind consumurile si alte iesiri de stocuri Jurnal privind salariile, contributia pentru asigurari sociale, protectia sociala a somerilor si asigurarile de sanatate Borderou de primire a obiectelor in consignatie Borderou de iesire a obiectelor din consignatie Jurnal privind operatiuni diverse – serveste ca jurnal auxiliar pentru inregistrarea operatiunilor, in creditul conturilor fara dezvoltare analitica sau a caror dezvoltare se asigura pe fise separate, dar care nu sunt cuprinse in alte jurnale, la unitatile care aplica forma de inregistrare „pe jurnale”, la completarea jurnalului Cartea mare. Fisa de cont analitic pentru cheltuieli efective de productie Fisa de cont analitic pentru cheltuieli - document de inregistrare in contabilitatea de gestiune a cheltuielilor comune ale sectiei, cheltuielilor generale de administratie, pe sectii si feluri de cheltuieli, dupa natura lor, a cheltuielilor de desfacere (la intern), a cheltuielilor de circulatie. Se intocmeste intr-un exemplar, separat pentru fiecare cont sintetic de cheltuieli, se completeaza pe baza documentelor justificative,la sfarsitul fiecarei perioade se totalizeaza in vederea intocmirii balantei analitice de verificare a operatiunilor inregistrate in contabilitatea de gestiune. Nu circula, se arhiveaza la compartimentul financiar contabil. Fisa de cont pentru operatiuni diverse - serveste la tinerea contabilitatii analitice a conturilor de clienti, debitori, furnizori, creditori etc.. la tinerea contabilitatii sintetice a operatiunilor economice si financiare. Document cumulativ –document de centralizare a datelor din mai multe documente justificative care reflecta operatiuni economice si financiare de acelasi fel dintr-o anumita perioada, document justificativ centralizator de inregistrare in contabilitatea sintetica si analitica. Balanta de verificare, document de verificare, utilizat pentru verificarea exactitatii inregistrarilor contabile si controlul concordantei dintre contabilitatea sintetica si cea analitica, precum si principalul instrument pe baza caruia se intocmesc situatiile financiare. Balanta de verificare a conturilor sintetice, precum si balanta de verificare ale conturilor analitice se intocmesc cel putin anual, la incheierea exercitiului financiar sau la termenele de intocmire a situatiilor financiare periodice, la alte perioade prevazute de acele acte normative in vigoare, si de cate ori se considera necesar. Nu circula fiind document de sinteza, si se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil. Exista mai multe tipuri de balanta : cu patru egalitati, cu cinci egalitati , cu sase egalitati, balanta analitica a stocurilor.
2.9. Organizarea inventarierii patrimoniului Inventarierea patrimoniului reprezinta ansamblul operatiunilor prin care se constata existenta tuturor elementelor de activ si de pasiv, cantitativ-valoric sau numai valoric, dupa caz, in patrimoniul unitatii la data la care aceasta se efectueaza. Inventarierea are ca scop principal stabilirea situatiei reale a patrimoniului fiecarei unitati si cuprinde toate elementele patrimoniale, precum si bunurile si valorile detinute cu orice titlu, apartinind altor persoane juridice sau fizice, in vederea intocmirii bilantului contabil care trebuie sa asigure o imagine fidela, clara si completa a patrimoniului, a situatiei financiare si a rezultatelor obtinute.
Societatile au obligatia sa efectueze inventarierea generala a patrimoniului la inceputul activitatii, cel putin o data pe an, de regula la sfirsitul anului, pe parcursul functionarii sale, in cazul fuzionarii, divizarii sau incetarii activitatii, precum si in urmatoarele situatii: in cazul modificarii preturilor; la cererea organelor de control, cu prilejul efectuarii controlului, sau a altor organe prevazute de lege; ori de cite ori sint indicii ca exista lipsuri sau plusuri in gestiune care nu pot fi stabilite cert decit prin inventariere; ori de cite ori intervine o predare-primire de gestiune; cu prilejul reorganizarii gestiunilor; ca urmare a calamitatilor naturale sau a unor cazuri de forta majora sau in alte cazuri prevazute de lege. La inceputul activitatii unitatii patrimoniale, inventarierea are ca scop principal stabilirea si evaluarea elementelor patrimoniale ce constituie aportul la capitalul social. Elementele patrimoniale aduse ca aport la capitalul social se inscriu in registrul-inventar, grupate pe conturi.Inventarierea anuala a elementelor patrimoniale se face, de regula, cu ocazia incheierii exercitiului financiar, avindu-se in vedere si specificul activitatii unitatilor patrimoniale.In situatia inventarierii unor gestiuni pe parcursul anului, in registrul-inventar se va cuprinde valoarea stocurilor faptice inventariate si inscrise in listele de inventariere, actualizate cu intrarile si iesirile de bunuri din perioada cuprinsa intre data inventarierii si data de 31 decembrie. Inventarierea patrimoniului se efectueaza de catre comisii de inventariere, formate din cel putin doua persoane, numite prin decizie scrisa, emisa de persoanele autorizate In decizia de numire se mentioneaza, in mod obligatoriu, componenta comisiei, numele responsabilului comisiei, modul de efectuare a inventarierii, gestiunile supuse inventarierii, data de incepere si terminare a operatiunilor.La unitatile mici, inventarierea poate fi efectuata de catre o singura persoana. Comisia de inventariere raspunde de efectuarea tuturor lucrarilor de inventariere, potrivit prevederilor legale. Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii si nici contabilii care tin evidenta gestiunii respective, cu exceptia unitatilor mici prevazute in prezentele norme. Dupa primirea deciziei scrise, responsabilul comisiei de inventariere ridica, sub semnatura directorului economic, a contabilului-sef sau a altei persoane numite sa indeplineasca aceasta functie, listele de inventariere, vizate si parafate de catre acesta, dupa care comisia se prezinta la sediul gestiunii ce urmeaza a fi inventariata in vederea efectuarii inventarierii fizice. Documentele intocmite de comisia de inventariere raman in cadrul gestiunii inventariate, in fisete, casete, dulapuri etc., incuiate si sigilate. Sigiliul se pastreaza, pe durata inventarierii, de catre responsabilul comisiei de inventariere. Toate bunurile ce se inventariaza se inscriu in listele de inventariere care trebuie sa se intocmeasca pe locuri de depozitare, pe gestiuni si pe categorii de bunuri Disponibilitatile aflate in conturi la banci se inventariaza prin confruntarea soldurilor din extrasele de cont emise de banci cu cele din contabilitate. Pentru toate celelalte elemente patrimoniale, de activ si pasiv, cu ocazia inventarierii, se verifica realitatea soldurilor conturilor respective, iar pentru cele aflate la terti se fac cereri de confirmare, care se vor atasa la listele respective, dupa primirea confirmarii. Listele de inventariere se semneaza, pe fiecare fila, de catre membrii comisiei de inventariere si de catre gestionar. Lista de inventariere serveste ca document pentru stabilirea lipsurilor si a plusurilor de valori materiale constatate cu ocazia inventarierii prin preluarea din listele de inventariere numai a pozitiilor cu diferente. Pentru inventarierea elementelor patrimoniale ce nu reprezinta valori materiale este suficienta prezentarea lor in situatii analitice distincte care sa fie totalizate si sa justifice soldul conturilor sintetice respective in care acestea sint cuprinse, si care se preiau in centralizatorul listelor de inventariere. Elementele patrimoniale inscrise in registrul-inventar au la baza listele de inventariere centralizatoare si procesele-verbale de inventariere care justifica continutul fiecarui post din bilantul contabil. Rezultatele inventarierii se stabilesc prin compararea datelor constatate faptic si inscrise in listele de inventariere cu cele din evidenta tehnico-
operativa (fisele de magazie) si din contabilitate.Constatarile comisiei de inventariere privind stocurile, respectiv soldurile bunurilor materiale inventariate si stabilirea diferentelor, se consemneaza in listele de inventariere. Rezultatele inventarierii se inscriu de catre comisia de inventariere, dupa confirmarea de catre compartimentul de contabilitate a soldurilor scriptice, intr-un proces-verbal. Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii trebuie sa contina, in principal, urmatoarele elemente: data intocmirii; numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere; numarul si data actului de numire a comisiei de inventariere; gestiunea inventariata; data inceperii si terminarii operatiunii de inventariere; rezultatele inventarierii; concluziile si propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor si ale lipsurilor constatate si la persoanele vinovate, precum si propuneri de masuri in legatura cu acestea; volumul stocurilor depreciate, fara miscare, cu miscare lenta, greu vandabile, fara desfacere asigurata si propuneri de masuri in vederea reintegrarii lor in circuitul economic; propuneri de scoatere din uz a obiectelor de inventar si declasare sau casare a unor stocuri; constatari privind pastrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritatii bunurilor din gestiune, precum si alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.Pentru toate plusurile, lipsurile si deprecierile constatate, precum si pentru pagubele determinate de expirarea termenelor de prescriptie a creantelor sau din alte cauze, comisia de inventariere trebuie sa primeasca explicatii scrise de la persoanele care au raspunderea gestionarii. Lista de inventariere serveste ca document pentru inventarierea elementelor patrimoniale aflate in gestiunile unitatii ; este un document de baza pentru stabilirea lipsurilor si plusurilor de valori materiale (imobilizari, stocuri materiale) si a altor valori (elemente de trezorerie etc; este un document justificativ de inregistrare in evidenta magaziilor (depozitelor) si in contabilitate a plusurilor si minusurilor constatate ; este un document pentru intocmirea registrului-inventar ; este un document pentru stabilirea provizioanelor pentru deprecieri ; este un document centralizator al operatiunilor de inventariere. Se intocmeste intr-un exemplar, la locurile de depozitare, de regula anual sau in situatiile prevazute de dispozitiile legale, de comisia de inventariere, pe gestiuni, conturi de valori materiale, eventual grupe sau subgrupe, separat pentru valorile materiale si mijloacele fixe ale unitatii si separat pentru cele in custodie, aflate asupra personalului unitatii la data inventarierii, primite pentru prelucrare etc. si se semneaza de catre membrii comisiei de inventariere si de catre gestionar.Se arhiveaza la compartimentul financiar-contabil.
2.10. Prezentarea bilanţului contabil Persoanele juridice, indiferent de forma de organizare, tipul de proprietate si de reglementarile contabile aplicate, inclusiv persoanele juridice aflate in curs de lichidare, pana la terminarea lichidarii, au obligatia sa intocmeasca si sa depuna situatii financiare anuale la unitatile teritoriale ale Ministerului Finantelor Publice. Situatiile financiare anuale se vor intocmi avandu-se in vedere urmatoarele formate: Persoanele juridice care aplica Reglementarile contabile armonizate cu Directiva a IV-a a Comunitatilor Economice Europene si cu Standardele Internationale de Contabilitate, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 94/2001, cu modificarile si completarile ulterioare, formatul din aceste reglementari, precum si formularele cod 30 si cod 40; Persoanele juridice care aplica Reglementarile contabile simplificate, armonizate cu directivele europene, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 306/2002, cu modificarile ulterioare, formatul din aceste reglementari, precum si formularele cod 30 si cod 40. Microintreprinderile utilizeaza aceleasi formate, cu exceptia formularului cod 40. Persoanele juridice vor completa formatele situatiilor financiare, in functie de reglementarile contabile aplicabile fiecarei categorii. Situatiile financiare anuale sunt semnate de persoanele in drept. •
•
•
Pentru asigurarea informatiilor destinate sistemului institutional al statului, un exemplar al situatiilor financiare anuale se depune la unitatile teritoriale ale finantelor publice, astfel: a persoanele juridice care aplica Reglementarile contabile armonizate cu Directiva a IV-a a Comunitatilor Economice Europene si cu Standardele Internationale de Contabilitate, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 94/2001, cu modificarile si completarile ulterioare, in termen de 150 de zile de la incheierea exercitiului financiar; persoanele juridice care aplica Reglementarile contabile simplificate, armonizate cu directivele europene, aprobate prin Ordinul ministrului finantelor publice nr. 306/2002, cu modificarile ulterioare, inclusiv microintreprinderile, in termen de 120 de zile de la incheierea exercitiului financiar; persoanele care, de la constituire, nu au desfasurat activitate vor depune o declaratie in acest sens, in termen de 60 de zile de la incheierea exercitiului financiar. •
•
•
Capitolul 3. Înregistrarea unei monografi contabile in programul SAGA 3.1. Prezentarea programului SAGA • •
•
SAGA este un alt soft de contabilitate, structurat pe trei module: SAGA C - Program integrat pentru evidenţa contabilă şi de stocuri. SAGA B - Program integrat pentru evidenţa contabilă şi de stocuri destinat instituţiilor bugetare. SAGA PS - Program integrat pentru evidenţa contabilă în partidă simplă, destinat persoanelor fizice autorizate - cabinete de avocatură şi notariat, cabinete medicale, experţi financiari şi alte profesii liberale.
3.2. Configurarea unei societăţi comerciale La deschiderea programului, la fel ca la programul CIEL, se va configura societatea comercială, căreia i se va ţine evidenţa contabilă cu ajutorul acestui program. Configurarea societăţii presupune introducerea datelor de identificare, respectiv date generale, configurarea conturilor utilizate (conturi automate), stabilirea persoanelor îndreptăţite pentru a semna diferitele documentaţii (semnături pentru rapoarte), precum şi diverse setări privind modul de numerotare, tipul de calcul al datelor scadente etc.
1
1
Configurarea societăţii.
3.3. Introducerea unor operaţii economice legate modificărilor capitalului propriu Nr. crt.
Document (felul, nr., data)
Data operaţiei
1.
Actul constitutiv
01.03.N
2.
Chitanţa nr. 12
01.03.N
3.
Chitanţa nr. 12
01.03.N
Explicaţii Subscriere capital Depunere capital Vărsare capital
Simbolul contului D C
Sume D
C
456
101.1
40.000
40.000
512.1
456
40.000
40.000
101.1
101.2
40.000
40.000
Pentru a introduce datele aferente primei aplicaţii, vom accesa meniul Operaţii – Articole contabile. Aici vor fi introduse înregistrările 1 şi 3, cea de-a doua înregistrare efectuându-se în Operaţii – Jurnal bancă.
3.4. Introducerea unor operaţii economice legate de imobilizări Nr. crt.
Document (felul, nr., data)
Data operaţiei
Explicaţii
4.
Factura nr. 101
02.03 N
Achiziţie utilaj
5.
Ordinul de plată nr. 1432
02.03.N
Plata facturii nr. 101
Simbolul contului D C % 404 212 4426
6.900 1.311
404
8.211
5121
Sume D
C 8.211
8.211
Pentru efectuarea acestei aplicaţii vom intra în meniul Operaţii – Intrări pentru a înregistra achiziţia şi în Operaţii – Jurnal bancă pentru a opera plata facturii.
Pentru a înregistra plata facturii, vom merge în meniul Operaţii – Jurnal bancă, adăugăm o nouă operaţie, selectăm furnizorul şi factura pe care o achităm.
Fiind vorba de imobilizări, se vor crea şi fişele mijlocului fix pentru fiecare intrare, acest lucru fiind posibil prin meniul Operaţii – Imobilizări. În cele ce urmează vom exemplifica pentru unul din echipamentele achiziţionate.
•
Din această fereastră poate fi listată: Recepţia; Fişa mijlocului fix;
•
Registrul Imobilizărilor.
•
3.5. Introducerea unor operaţii economice ce afectează stocuri Nr. crt.
Document (felul, nr., data)
6.
Factură fiscală nr. 123
7.
Bon de consum nr.12
Data operaţiei 03.03. N 03.03. N
Explicaţii Achiziţie materiale consumabile Dare în consum materiale consumabile
Simbolul contului D C % 401 302 442.6 602 302
Sume D 190 36,1 132
C 226,1 132
Pentru a realiza această aplicaţie trebuie să realizăm o înregistrare la intrări pentru achiziţie, dar şi darea în consum.
2
3
2 3
Nr. crt.
Document (felul, nr., data)
Data operaţiei
Explicaţii
10.
Factură fiscală nr. 5123
07.03. N
Achiziţie mărfuri
11.
NIR Nr. 12
07.03. N
Înregistrare adaos comercial
Înregistrare Factură; Bon de consum;
Simbolul contului D C % 401 371 442.6 371 % 378 442.8
Sume D 845 160,55 261
C 1005, 55 84,5 176
Pentru a înregistra şi diferenţele de preţ trebuie să stabilim adaosul comercial cu ajutorul butonului .
Nr. crt.
Document (felul, nr., data)
Data operaţiei
Explicaţii
12.
Monetar nr.2
07.03. N
Vânzare mărfuri
Simbolul contului D C 531.1 % 707 442.7
Sume D 108
C 90,75 17,25
Pentru a înregistra vânzarea de mărfuri vom realiza o înregistrare în meniul Operaţii – Ieşiri, privind bonul de casă emis şi o înregistrare privind încasarea.
4
5
Nr. crt.
Document (felul, nr., data)
Data operaţiei
Explicaţii
15.
Raport de producţie
10.03. N
Înregistrare producţie realizată
Simbolul contului D C 345 711
Sume D 150
C 150
Pentru a realiza această aplicaţie vom merge în meniul Operaţii – Producţie:
4 5
Bonul de casă; Incasarea.
3.6. Introducerea unor operaţii economice ce afectează mijloacele băneşti Nr. crt.
Document (felul, nr., data)
Data operaţiei
Explicaţii
8.
Ridicare numerar
04.03. N
Ridicare numerar
9.
Ridicare numerar 05.03. N / Liste avans
Achitare avans chenzinal
Simbolul contului D C 581 5.121 531.1 581 425 531.1
Sume D 1.500 1.500 1.100
C 1.500 1.500 1.100
6
7
8
3.7. Evidenţierea salariaţilor şi realizarea înregistrărilor contabile aferente drepturilor salariale Nr. crt.
Document (felul, nr., data)
Data operaţiei
Explicaţii
18.
Stat de plata – martie N
20.03. N
Cheltuieli cu salariile
19.
Stat de plata – martie N
20.03. N
Simbolul contului D C 641 421
D 3174
421
1.944
Reţineri salariaţi
645 20.
Stat de plata – martie N
20.03. N
Reţineri angajator
% 425 431.2 437.2 431.4 444 % 431.1 431.3 437.1
Sume C 3174 1100 302 29 208 305 872,85 618,9 3 190,4 4 63,48
Prima etapă în ceea ce priveşte salariile este introducerea datelor privind salariile, din meniul Fişiere – salariaţi: 6
Ridicare Numerar de la bancă; Depunere numerar în casierie; 8 Plata avans chenzinal. 7
În cadrul acestei ferestre vom introduce datele legate de: Date personale salariat; Salariul; Persoane aflata în întreţinere; Contractul de muncă şi carnet de muncă; Sporuri; Fişe fiscale; Concedii de odihnă. Pentru a realiza calculul salariilor şi a reţinerilor aferente acestor salarii vom merge în meniul Operaţii – State salariaţi permanenţi. De aici vom putea lista statul de plata, precum şi toate declaraţiile lunare privind reţinerile salariale ce trebuie depuse la Direcţia Finanţelor Publice, Direcţia de Sănătate, ITM şi AJOFM.: Declaraţie CAS; Declaraţie Şomaj; Declaraţie Sănătate; Declaraţie ITM; Declaraţie concedii şi Indemnizaţii. • • • • • • •
• • • • •
3.8. Evidenţierea înregistrărilor aferente închiderii de lună Nr. crt. 21.
22.
23.
24.
Document (felul, nr., data)
Data operaţiei
Explicaţii
30.03. N
Regularizare TVA
30.03. N
Descărcare gestiune la mărfuri
30.03. N
Închidere conturi de cheltuieli
30.03. N
Închidere conturi de venituri
Simbolul contului D C % 442.6 442.7 442.4 % 607 378 442.8 121
% 711 707 701
Sume D 48,73 1480,2 5
371
% 601 602 607 641 645
C 1528, 98 105,3
80,39 8,10 16,81 4313,7 4
121 10 88,49 168
54,5 132 80,39 3174 872,8 5 266,4 9
În cadrul acestei ferestre pe lângă validarea închiderii de lună se mai pot vizualiza şi imprima următoarele declaraţii: Declaraţia 100; Declaraţia 102; Declaraţia 103; Declaraţia privind impozitul pe venit. Acestea vor fi listate în funcţie de caracteristicile firmei. • • • •
3.9. Vizualizarea înregistrărilor Pentru a putea vizualiza înregistrările aferente unei anumite perioade de timp, vom merge în meniul Operaţii – articole contabile;
3.10. Listarea principalelor documente
• • • • • •
Despre listarea documentelor am mai vorbit pe parcursul temei, dar acum în acest subcapitol ne vom opri doar asupra documentelor centralizatoare, pentru care vom accesa meniul Situaţii-Listări: Din multitudinea de opţiuni, în cele ce urmează ne vom opri asupra: Registrul Jurnal; Registrul de bancă; Registrul de casă; Balanţă; Fişe de cont; Bilanţ. Registrul jurnal
Balanţă
Fişe de cont Pentru exemplificare vom vizualiza situaţia contului 1012 „ Capital subscris vărsat”
Bilanţ
