SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL: Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración. 2.1 BASE DE DATOS: Una base de datos (cuya abreviatura es BD) es una entidad en la cual se pueden almacenar datos de manera estructurada, con la menor redundancia posible. Diferentes programas y diferentes usuarios deben poder utilizar estos datos. Por lo tanto, el concepto de base de datos generalmente está relacionado con el de red ya que se debe poder compartir esta información. De allí el término base. "Sistema de información" es el término general utilizado para la estructura global que incluye todos los mecanismos para compartir datos que se han instalado. TECNICAS: Técnicas para datos primarios La entrevista y sus variaciones Al respecto dice: La encuesta es una técnica que consiste en obtener información acerca de una parte de la población o muestra, mediante el uso del cuestionario o de la entrevista. La recopilación de la información se realiza mediante preguntas que midan los diversos indicadores que se han determinado en la operacionalización de los términos del problema o de las variables de la hipótesis. Es una técnica de investigación de campo que puede variar. El cuestionario. Es un formato redactado en forma de interrogatorio para obtener información acerca de las variables que se investigan, puede ser aplicado personalmente o por correo y en forma individual o colectiva y debe reflejar y estar relacionado con las variables y sus indicadores. La misma autora antes indicada anota los procedimientos para su elaboración: Diseño de la muestra. Preparación de un directorio para su aplicación Diseño y aplicación de un cuestionario piloto Preparación del cuestionario definitivo Aplicación del cuestionario. Tabulación. Interpretación de los resultados
En cuanto al contenido anota lo siguiente: Identificación o encabezado Nombre del grupo que realiza la investigación Identificación de la persona encuestada, edad, sexo, estado civil, escolaridad. Objetivos del cuestionario Explicar la importancia del cuestionario y lo que persigue Instrucciones Destacando la importancia de la veracidad de la respuesta, de que es confidencial y que se le agradece su colaboración respondiendo cada ítems y la forma como ha de hacerlo. Diseño de las preguntas: a).− Específicas y concretas. B).− Evitar preguntas que sugieran respuestas C).− Evitar doble pregunta en una sola. Los cuestionarios pueden ser: Abiertos: Cuando el interrogado contesta libremente, presentando la dificultad para tabularlas Cerrados o dicotonómicos: son aquellos en que se responden con SI o NO o con una tercera alternativa, son fáciles de tabular. Otra variante del cerrado son las de opciones múltiples que ofrecen de antemano una serie de escalas para ser contestadas por ejemplo coloque por orden de preferencia las ciudades donde le gustaría vivir utilizando los dígitos del 1 al 3 Caracas ( ) Valencia ( ) Maracay ( ) Mérida ( ) Barquisimeto ( )
Formato para un cuestionario La entrevista: Es una técnica mediante la cual una persona obtiene información directa de otra y puede clasificarse en: Dirigida o estructurada que se hace a través de un cuestionario No estructurada: que puede ser: focalizada, libre o clínica Al respecto Susan la define como la relación personal entre uno o más sujetos, en la cual uno de ellos, el entrevistado, posee determinada información que proporcionará a otro sujeto, el entrevistador la diferencia con el cuestionario estaría en que en la entrevista hay mayor flexibilidad y el entrevistador puede hacer modificaciones en el formato de las preguntas, sin cambiar el sentido de las mismas. La lista, en algunos casos puede ser larga y hay autores como Ezequiel Ander Egg que hace una extensa consideración de: la Observación, la entrevista, el cuestionario, las escalas de actitudes y de opiniones, los tests, la sociometría, la recopilación documental, el análisis de contenido todos ellos de gran utilidad y que aconsejamos consultar a la hora de trabajar con este capítulo. Técnicas para datos secundarios así como el análisis documental. Fernando Castro Márquez señala que entre otros instrumentos tenemos: fichas, formatos de cuestionarios, pautas de la entrevista, listas de cotejos, grabadoras, filmadoras Etc. 2.2
2.3 DESARROLLO DE UN SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE PERSONAL: Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero para crear un sistema de información gerencial que produzca información integrada y completa Sin embargo, aun cuando la organización no se haya impuesto el compromiso de desarrollar esta tarea, se puede realizar una función importante para mejorar el sistema y cubrir sus necesidades. Tal vez no sea posible cambiar los formularios de registro o archivos, pero pueden hacerse cambios marginales, tales como el mejoramiento en la exactitud de los datos y la puntualidad de las fechas de informe. Actualmente la Alta Gerencia está destinada a ampliar los horizontes de planificación y a la toma de decisiones bajo grados de incertidumbres cada vez mayores, a causa del aumento de la competencia en el medio empresarial, (incremento en el número de competidores), y a la disminución en la
disponibilidad de los recursos. Esto conduce a la imperiosa necesidad de manipular cada vez más información para poder realizar decisiones acertadas. Es reconocido que la gerencia de información es la base fundamental de una gerencia estratégica adecuada. La introducción de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la organización. Considerando la inmensa capacidad, en lo que al manejo de la información se refiere; los computadores están en capacidad de convertirse en una ventaja estratégica para las organizaciones más diversas Por ello debe dársele a la tecnología de cómputos, la gran importancia y el suficiente tiempo que merecen para ayudar en forma fructífera, la integración efectiva del análisis y la intuición; en vez de considerarlo simplemente como una forma o manera de reducir los costos. El desarrollo de un sistema de información gerencial es una tarea compleja para una institución .Toma tiempo conceptualizar, diseñar, programar, probar e implementar un sistema. La gerencia necesita establecer objetivos realistas para el desarrollo de un SIG computarizado para su institución. El desarrollo de un sistema de información gerencial obliga a una institución a evaluar y articular aspectos centrales de la institución: ¿Qué es lo que ésta desea lograr?¿Cómo lleva a cabo sus funciones?¿Cómo determina el éxito? Por lo tanto, la elaboración de un SIG debe ser adaptado a las necesidades de la institución requiere de un enfoque integrado y prospectivo. El proceso puede dividirse en cuatro fases, cada una de las cuales se describe detalladamente: •Fase 1: Conceptualización .La institución debe esclarecer sus necesidades y lleva a cabo una evaluación inicial de las alternativas viables. Al analizar esta fase ésta habrá elaborado un documento estratégico que presentará el curso de acción a seguir. •Fase 2: Evaluación detallada y diseño. La institución evalúa cuidadosamente los sistemas que podrían ser adquiridos. Si ésta ha decidido modificar un sistema existente o diseñar un sistema personalizado tendrá que analizar los problemas de diseño. •Fase 3: Desarrollo del sistema e implementación. La institución desarrolla (perfecciona o adapta)el sistema escogido y lo implementa. •Fase 4: Mantenimiento del sistema y auditoría del SIG .En esta fase . la institución examina aquellos aspectos que deberán ser tratados después de que el SIG ha sido desarrollado e implementado — el mantenimiento del
sistema,, las modificaciones y las auditorías periódicas que se deberán llevar a cabo para asegurar que el sistema funciona adecuadamente. Fase 1: Conceptualización Esta fase consiste en: •Identificar las necesidades de la institución; •Determinar lo que es factible con respecto a tecnología, capacidad del personal y recursos financieros; •Proceder con una evaluación inicial de las alternativas — compra de un programa comercial, personalización de un programa estándar o desarrollo de un programa propio. La fase de la conceptualización termina con un reporte sobre los resultados obtenidos, los cuales servirán de guía para la segunda fase. . Etapa 1: Constitución del grupo de trabajo El punto de partida es la constitución del grupo de trabajo el cual proporcionará orientación e intervendrá a lo largo de la parte inicial del proceso para asegurar una amplia representación durante la definición de las necesidades de información de la institución. Los programadores y los consultores externos pueden proporcionar su experiencia y asesoría, pero los usuarios representativos de la información — las personas que conocen bien a la institución, sus procedimientos, así como su filosofía y cultura de trabajo — deberán estar bastante involucrados durante la fase inicial, la cual es crítica. El grupo de trabajo deberá reunirse regularmente — por lo menos semanalmente — durante unas cuatro a seis semanas. El grupo de trabajo deberá estar conformado por una persona experimentada de cada departamento, conjuntamente con la persona a cargo de las auditorías internas. Deberá incluir la representación de cada nivel dentro de la organización, desde la gerencia hasta el personal de campo. También deberá incluir a varios miembros del departamento de sistemas de información — seleccionados por su capacidad de poder escuchar detenidamente — para que documenten las intervenciones del grupo de trabajo y coordinen el trabajo técnico. Una institución que presenta limitaciones de personal con experiencia en este tema, podría decidirse a contratar un consultor externo, pero la función de esta persona deberá estar claramente definida como una de asesoría y no de toma de decisiones. Debido a que estas fases iniciales no deberán ser apresuradas, es preferible contratar a un consultor local que pueda dedicar uno o dos días a la semana a este proceso en lugar de trabajar a tiempo completo. También sería conveniente consultar con el auditor externo aunque no será necesario que éste tenga un representante en el grupo de trabajo.
El grupo de trabajo deberá estar dirigido por un alto ejecutivo de la organización que cuente con un amplio conocimiento de la institución y que infunda respeto. También sería conveniente que en instituciones grandes se cuente con una persona influyente, como el director ejecutivo o el presidente del directorio que ratifique el proceso, que asegure que éste es tomado en serio y que elimine las trabas burocráticas que se presenten. Etapa 2: Definición de las necesidades La definición de las necesidades es una etapa crítica la cual producirá información que luego servirá para examinar las diferentes alternativas posibles. Si es bien conducida permitirá evitar meses de frustraciones y significará la diferencia entre el éxito y el fracaso de todo el proceso. Documentación de las políticas y procedimientos actuales Ya sea que la institución planee desarrollar un nuevo y personalizado SIG o prefiera evaluar la adquisición de sistemas comerciales, será necesario que reúna toda la documentación existente sobre sus políticas y procedimientos, principalmente con respecto a las siguientes cuatro áreas : •Políticas y procedimientos contables •Políticas y procedimientos operativos básicos •Procedimientos de control interno •Parámetros del sistema Es posible que en algunas de estas áreas no exista la documentación requerida, que ésta no esté al día o que sea incompleta o contradictoria. Algunas instituciones encontrarán que la información necesaria sólo puede encontrarse en las personas que trabajan en la institución. Es este caso, el personal clave deberá estar disponible para participar en las siguientes etapas de la primera fase y el grupo de trabajo deberá dedicar mayor tiempo a estas etapas. No será necesario en estos momentos generar o revisar la documentación escrita. Todas las políticas y procedimientos pueden cambiar durante el desarrollo y la instalación de un nuevo SIG y por lo tanto, la documentación deberá ser revisada sólo después que los elementos básicos del nuevo sistema hayan sido bien definidos. Definiendo las necesidades y flujos de información Los documentos sobre políticas y procedimientos pueden ser utilizados para preparar un diagrama del flujo de información a través de la institución. El objetivo es encontrar respuesta a las siguientes preguntas: •¿Dónde se recolectan los datos?
•¿Dónde se transforman los datos en información? •¿Quién necesita la información y cuál sería ésta? 2.4 APLICACIÓN DE LA COMPUTADORA: La introducción de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la organización. Es por eso que en la actualidad la empresa que no lleve un sistema cualquiera que este sea no se considera estar a la vanguardia. En teoría, una computadora no es necesariamente un ingrediente de un Sistema de Información Gerencial (SIG), pero en la práctica es poco probable que exista un SIG complejo sin las capacidades de procesamiento de las computadoras. Es un conjunto de información extensa y coordinada de subsistemas racionalmente integrados que transforman los datos en información en una variedad de formas para mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y características de los administradores. Actividades Principales de los SIG 1.-Reciben datos como entrada, procesan los datos por medio de cálculos, combinan elementos de los datos, etc. 2.- Proporcionan información en manuales, electromecánicos y computarizados 3.- Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones, Sistema de Información para Administradores, Sistema de Información de Informes Financieros Externos.
