SISTEM MAKLUMAT EKSEKUTIF
1.0
Pengenalan
Sistem maklumat merupakan interaksi antara manusia dan mesin untuk mengumpul dan menyebarkan maklumat. Ia juga merupakan set keseluruhan sistem perniagaan yang direka bentuk untuk menjalankan pemprosesan data yang rutin dan menjana maklumat untuk memudahkan membuat keputusan. Bagi tujuan tersebut, sesebuah organisasi yang yang sedang sedang membang membangunk unkan an sistem sistem maklumat maklumat haruslah haruslah menilai, menilai, mengana menganalisis lisis,, dan memproses untuk menghasilkan maklumat penting dan berguna.
Seca Secara ra
tida tidak k
lang langsu sung ng,,
hal hal
yang yang
demi demiki kian an
memb membol oleh ehka kan n
peng pengur urus us
menjadikannya sebagai asas membuat keputusan pada waktu semasa dan pada masa hadapan. Sistem maklumat adalah satu sistem yang menerima sumber data sebagai input input dan memprose memprosesny snya a kepada kepada hasil hasil makluma maklumatt sebaga sebagaii output. output. Menurut Menurut O’Brien O’Brien dalam bukunya “management Information System” edisi ke 5, 2002 menyatakan sistem maklumat bergantung kepada lima komponen untuk melaksanakan fungsi-fungsi input, pemprosesan, output, storan dan mengawal aktiviti dalam menukarkan sumber data kepada produk maklumat.
Meman Memang g tidak tidak dinafi dinafika kan, n, perke perkemb mban anga gan n pesa pesatt tekn teknolo ologi gi maklu maklumat mat telah telah memudahkan memudahkan kerja dan penyelenggaraan penyelenggaraan serta penyusunan penyusunan data yang dikendalikan oleh oleh manu manusi sia a dala dalam m sebu sebuah ah orga organi nisa sasi si atau atau syar syarik ikat at.. Di nega negara ra ini ini lazi lazimn mnya ya menggunakan kaedah Kitar Hayat Pembangunan Sistem. Namun kecanggihan teknologi pada hari ini telah memberikan banyak pilihan kepada pengguna untuk menggunakan mana mana satu satu sistem sistem yang yang terba terbaik. ik. Sistem Sistem yang baik ialah ialah sistem sistem yang
dapa dapatt dapa dapatt
2 memenuhi objektif dan keperluan organisasi. 1.1
Sistem Maklumat Eksekutif (EIS)
Syarikat TM Sabah.Bhd merupakan antara syarikat yang menggunakan kaedah EIS sebagai sistem yang digunakan untuk memudahkan pengurursan syarikat tersebut. Wakil untuk menerangkan serba sedikit pengurusan sistem tersebut ialah En. Paulunus Sigit selaku pegawai pemasaran syarikat tersebut yang telah bertugas selama 10 bermula dari tahun 1996 sehinggah sekarang.
Beliau telah menerangkan secara detail berdasarkan soalan yang telah diajukan yang mengaitkan tentang sistem tersebut. Beliau menerangkan mengenai keutamaan mereka menggunakan sistem tersebut berbanding sistem lain, kelemahan dan kekuatan sistem tersebut dan alternatif lain yang digunakan untuk mengatasi kelemahan yang wujud.
Selain
itu,
beliau
juga
sempat
menunjukkan
beberapa
carta
yang
memperlihatkan bagaimana sistem yang digunakan berfungsi dan bagaimana sistem tersebut dapat membantunya dalam mengendalikan tugas.
Komponen ataupun peralatan EIS biasanya terdiri daripada komputer peribadi yang dihubungkan dengan rangkaian komputer kepada satu kerangka utama dalam organisasi. Komputer peribadi seorang eksekutif bertindak sebagai satu stesen kerja eksekutif. Perkakasan lain yang membentuk komponen EIS ialah pangkalan data. Pangkalan data eksekutif adalah pangkalan data yang mengandungi data dan maklumat yang telah diproses oleh komputer pusat.
Selain itu, sistem EIS juga membenarkan penggunaan sistem mel elektronik firma, perisian perpustakaan organisasi dan capaian kepada persekitaran data dan maklumat yang terdapat di komputer pusat. Sesetengah keadaan, EIS menyokong
3 individu untuk memasuki atau mencapai berita-berita semasa dan penerangan terhadap maklumat yang diperolehi. Maklumat-maklumat dari pangkalan data luaran akan dicapai oleh komputer pusat untuk digunakan oleh stesen kerja eksekutif. Rajah 1.1 menunjukkan komponen EIS atau model EIS.
Stesen Kerja
Komputer Peribadi
Pangkalan Data Eksekutif
Permintaan Maklumat
Paparan Maklumat
Ke Stesen Eksekutif
Ke Stesen Eksekutif Komputer Pusat
Pangkalan Data Korporat Kotak Mel Elektronik
Pencapaian Maklumat
Berita Semasa Dan Penerangan
Perpustakaan Perisian
Pangkalan Data Luaran
1.2
Tujuan EIS di Bangunkan
EIS adalah sistem yang mudah difahami dan dilaksanakan. Sistem ini bertujuan menyediakan pengurus atasan dengan maklumat terpilih secara cepat dan mudah berkenaan faktor utama yang kritikal, yang diperlukan pada masa tertentu dan mengikut format sendiri. Sistem ini dibentuk daripada pengubahsuaian dan penggabungan sistem maklumat pengurursan (MIS) dan sistem bantuan keputusan (DSS) untuk memenuhi
4 keperluan maklumat strategi pengurursan organisasi. 2.0
Keutamaan EIS Dibangunkan Berbanding Dengan Kaedah Pembangunan Sistem Yang Lain
Menurut En. Paulunus, tentang mengapa mereka memilih EIS sebagai sistem yang dibangunkan dalam organisasi berbanding kaedah pembangunan sistem yang lain kerana EIS adalah satu kaedah yang mudah dan boleh menerima sumber yang pelbagai. Eksekutif atasan boleh mendapatkan maklumat yang diperlukan daripada pelbagai sumber seperti sumber yang berasal daripada surat, memo, jadual dan laporan yang dihasilkan secara manual dan komputer. Sumber utama maklumat eksekutif yang lain adalah seperti mesyuarat, panggilan telefon dan aktiviti sosial. Daripada sumber ini, lebih banyak maklumat yang diterima oleh ekesekutif atasan berpunca daripada sumber bukan komputer.
Selain itu, EIS juga adalah sistem yang dibangunkan untuk memenuhi keperluan pengurusan atasan yang belum dapat dicapai. Pada hari ini, EIS dan juga pakar sistem adalah dua kaedah yang telah memberikan sumbangan besar dalam pembangunan komputer dan teknologi. Ini adalah jalan yang mudah bagi eksekutif untuk mencapai maklumat yang tidak dicapai sebelum ini. Tidak seperti sistem yang lain, walaupun mempunyai potensi yang tinggi dari segi fungsi dan penyelenggaraannya dalam memudahkan pengurus menjalankan tugas, EIS juga mempunyai keistimewaannya yang tersendiri.
Pada ketika ini, pelbagai pakej perisian digunakan untuk menyokong EIS yang dirangkaikan kepada kerangka utama (mainframe), saiz
pertengahan (midsize) dan
sistem komputer mikro (microcomputer system). Rajah 2.0 menunjukkan salah satu contoh EIS yang telah dibangunkan.
5
Rajah 2.0 : Contoh EIS
2.1
Matlamat EIS
EIS memfokus kepada mencapai dan memenuhi keperluan maklumat strategik pengurusan iaitu peringkat atasan sesebuah organisasi. Selaras dengan fokus EIS, matlamat sistem ini diwujudkan dan digunakan untuk menyediakan pihak pengurursan atasan capaian maklumat berkenaan faktor kritikal kejayaan iaitu terhadap pencapaian matlamat strategik dengan cepat dan mudah. Hasil dari keberkesanan analisis sistem ini, pengurus atasan akan membuat keputusan yang penting terhadap pembentukan kejayaan sesebuah organisasi.
6
3.0
Kelebihan dan Kelemahan EIS
Kecanggihan sistem maklumat yang di bangunkan pada hari ini tidak sesempurna yang diharapakan. Walaupun mempunyai beberapa kelebihan yang menakjubkan akan tetapi masih juga terdapat beberapa kelemahan. En. Paulunus Sigit turut mendedahkan kelebihan dan kekurangan sistem maklumat EIS.
3.1
Kelamahan
Antara kelemahan EIS ialah EIS mengalami limpahan maklumat yang padat. Limapahan maklumat adalah fenomena yang berlaku akibat daripada kewujudan maklumat yang terlalu banyak dimana ia mengakibatkan masalah untuk mengenalpasti maklumat yang penting dan berguna kepada organisasi. Limpahan maklumat yang banyak akan menyukarkan pengguna untuk mengasingkan data-data penting berbanding data-data sampingan. Secara tidak langsung hal ini akan menyukarkan tugas pengguna semasa menjalankan tugas.
Selain itu, EIS juga mengalami masalah dari segi perancangan untuk jangka masa panjang. Ini adalah penting untuk membentuk kekuatan dan keanjalan sistem bagi melancarkan pergerakan tugas. Disamping itu, setiap syarikata yang dibangunkan tidak terlepas dari pesaing-pesaing yang hebat. Oleh itu, EIS sukar untuk melihat pesaing dipasaran melalui elektronik dan juga mengalami kesukaran dalam meramal masa depan syarikat.
3.2
Kelebihan
Terdapat beberapa kelebihan sistem maklumat EIS sebagai suatu kaedah membantu
7 pengguna memudahkan menjalankan tugas. EIS yang cekap, canggih tetapi mudah digunakan adalah amat penting dan bernilai kepada pihak pengurusan diperingkat strategik. Nilai EIS terletak pada keanjalannya yang mana pengguna boleh menetukan sendiri cara penganalisisan dan penterjemahan yang dikehendaki. Penggunaan
antaramuka bergrafik yang mudah digunakan membolehkan pengurus atasan mencapai maklumat dengan lebih banyak pada masa yang singkat dengan kos yang rendah.
Rajah 3.2: Antara Antaramuka Yang Terdapat Di Dalam EIS
EIS juga menyediakan maklumat tentang status semasa dan aliran unjuran dalam faktor kritikal kejayaan (critical succes faktors, CFCs) syarikat yang ditetapkan oleh pengurusan atasan. Kemampuan pemodelan analitikal untuk menilai alternatif bantuan keputusan juga diperolehi melalui pakej EIS yang tebaru sepertimana ciri sistem pakar seperti keupayaan penerangan (explain capability).
8
Melalui komponen EIS, keupayaan drill down juga boleh digunakan untuk mengelakkan pembaziran masa yang mana eksekutif boleh meninggalkan (skip) maklumat yang tidak perlu dilihat dan pergi kepada maklumat yang penting sahaja. Rajah 3.2.1 di bawah menunjukkan
konsep
komponen
sistem
maklumat
eksekutif
yang
melibatkan
perkakasan, perisian, rangkaian dan sumber-sumber data.
Ekse kutif
Perisian EIS
Pangakalan Data Luaran
Perisian DBMS
Pangkalan Data Operasi Dalaman
Perisian Komunikasi
Pangkalan Pengurusan Istimewa
Mempamerkan Maklumat Strategik
Stesen kerja eksekutif
Rajah 3.2.1 Konsep Komponen Sistem Maklumat Eksekutif
9
4.0
Cadangan Mengatasi Kelemahan Yang Wujud
Seperti yang telah dibincangkan pada peringkat awal, EIS juga adalah satu sistem maklumat yang memerlukan sokongan untuk mengatasi kelemahan yang terdapat dalam sistem tersebut. Menurut En. Paulunus terdapat beberapa kaedah alternatif yang diguna pakai untuk menutup atau mengatasi sebarang kelemahan yang terdapat pada sistem maklumat EIS. Antara kaedah alternatif yang yang dibangunkan ialah Sistem Sokongan Eksekutif (ESS), juga melibatkan pihak ketiga untuk membangunkan sistem yang dapat memenuhi keperluan perniagaan syarikat dan Penilaian Perisian siap iaitu kaedah yang paling mudah dengan hanya membeli perisian yang sedia ada. Dalam hal ini lebih mengutamakan kepada pembangunan ESS sebagai kaedah alternatif.
ESS juga adalah EIS tetapi dengan beberapa ciri-ciri tambahan. Ia adalah sistem yang membantu pengurus mengawasi prestasi organisasi, memerhati aktiviti pesaing, mengenal pasti masalah dan peluang serta meramal masa depan. Sistem ini menolong pengurus dengan membina perancangan dengan membina perancangan strategik untuk mengawasi operasi organisasi. Secara tidak langsung dengan adanya sistem bantuan ESS, pengurus dapat melaksanakan segala bentuk perancangan tanpa sebarang kesulitan.
ESS adalah sistem yang juga dilengkapi dengan kemudahan-kemudahan seperti e-mel supaya pengurus atasan dapat berhbung dengan eksekutif lain. Sesetengah EIS boleh mempunyai satu borang yang berstruktur yang mana pengurus dapat merakamkan apa yang difikirkan sebelum menghantar memo elektronik. Ini memberikan satu kelebihan kepada penyampaian maklumat dalam organisasi tersebut dan maklumat
10 yang disampaikan masih dalam bentuk yang asli.
4.1
Hubungan ESS dan EIS
Pada asalnya telah dibentuk untuk memudahkan pencapaian maklumat oleh pengurus atasan sahaja. Oleh kerana kepentingan EIS semakin meningkat dan ia telah digunakan oleh semua lapisan pekerja yang terdiri daripada pengurus, penganalisis mahupun pekerja pengetahuan, maka peranan EIS telah menjadikannya satu sistem yang dikenali sebagai “sistem maklumat setiap orang” (everyone’s information systems). Nama lain yang lebih popular terhadap gelaran ini ialah Sistem Bantuan atau sokongan Eksekutif (ESS).
ESS terbentuk kerana pertambahan ciri EIS seperti mempunyai kebolehan sistem bantuan keputusan (DSS) dan sistem pakar (ES), mel elektronik, dan bantuan produktiviti personel seperti kalender elektronik yang ditambah kepada sistem untuk paparan lebih menarik bagi kegunaan eksekutif. Jadual 1 menunjukkan keupayaan sistem maklumat eksekutif dan sistem bantuan eksekutif.
11 SISTEM MAKLUMAT EKSEKUTIF (EIS) Sesuai untuk pengguna eksekutif
•
•
individu •
keupayaan
Ekstra, saring, padat dan menjejak
•
data kritikal •
•
Membantu komunikasi elektronik (e-mail), persidangan komputer dan
Menyediakan
status
pemprosesan perkataan
capaian,
analisis gaya, laporan terkecuali
•
SISTEM BANTUAN EKSEKUTIF (ESS) Merupakan EIS dengan tambahan
•
Menyediakan
analisis
data
dan keupayaan drill-down dalam
(lembaran data, bahasa pertanyaan
talian
dan sistem bantuan keputusan)
Capaian dan penyepaduan julat
•
Mengandungi alat bantu produktiviti
data luaran dan dalaman yang luas
peribadi
(kalendar
Mesra pengguna dan memerlukan
Rolodex, fail rumit)
elektronik,
minima atau tiada latihan pengguna •
Digunakan
terus
oleh eksekutif
tanpa orang tengah •
Mewakili maklumat grafik, jadual atau teks.
Jadual 1. Keupayaan Sistem Bantuan Eksekuitf (ESS) dan Sistem Maklumat Eksekutif
12 5.0
Penutup
Secara konklusinya, EIS dan ESS adalah sistem yang sangat penting dalam menentukan pembuatan keputusan pleh pihak atasan atau peringkat strategik organisasi. Pihak terlibat perlu memastikan agar peranan kepentingan dan nilai sistem ini sentiasa dipertingkatkan dari semasa ke semasa agar maklumat yang penting dapay dicapai dengan mudah dalam masa yang singkat dan kos yang rendah. EIS boleh dilihat pada keanjalannya yang mana pengurus boleh menentukan sendiri cara penganalisisan dan penterjemahan yang dikehendaki.
EIS yang cekap mampu mengubah tatacara kerja sesebuah organisasi. Perubahan strategik sesebuah organisasi secara tidak langsung akan mempengaruhi pembangunan korporat dan negara seperti pertumbuhan pesat organisasi, penyatuan dan kepelbagaian perniagaan, persaingan dan perolehan organisasi dan negara. Semua keadaan ini adalah hasil dari pembuatan keputusan oleh pengurus atasan yang dipengaruhi oleh peranan dan keberkesanan sistem maklumat eksekutif.
13 Rujukan
Mohd. Hassan Selamat dan rakan-rakan. 2003. Sistem Maklumat Edisi Kedua . Prentice Hall Pearson Malaysia Sdn.Bhd: Selangor D.E.
Open Universiti. 2005. Teknologi Maklumat Untuk Pengurusan . UNITEM SDN.BHD: Kuala Lumpur.
