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CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE CODELCO - CHILE

Manual de Revisiones Independientes SIC-M-002

(Rev. 2) 08 Abril 2011

SIC-M-002 Manual de Revisión de Pares - Rev 2.doc

Registro Propiedad Intelectual Nº 152.903 / 2006 - Codelco

CORPORACIÓN NACIONAL DEL COBRE DE CHILE GERENCIA CORPORATIVA DE EVALUACIÓN DE INVERSIONES Y CONTROL DE PROYECTOS

MANUAL DE REVISIONES INDEPENDIENTES

Manual Doc. Nº Rev. Fecha Página

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ÍNDICE 1.

REFERENCIAS ................................................................................................................ 3

2.

OBJETIVOS...................................................................................................................... 4

3.

ALCANCE Y APLICACIÓN.............................................................................................. 6

4.

DEFINICIONES................................................................................................................. 8

5.

RESPONSABILIDADES................................................................................................... 9

6.

PRINCIPIOS DE LA REVISIÓN INPENDIENTE DE TOMA DE DECISION .................. 10 6.1

Enfoque y Objetivos.......................................................................................... 10

6.2

Oportunidad e Hitos de Aplicación y Contenido de las Revisiones Independientes de Toma de Decisión ............................................................. 11

6.3

Calendario de Revisión..................................................................................... 13

6.4

Decisión y Oportunidad de realizar una Revisión Independiente ................ 13

7.

PROCEDIMIENTO DE GESTION DE REVISIÓN INDEPENDIENTE ............................ 14

8.

APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO......................................................... 14

9.

OTROS CONCEPTOS.................................................................................................... 14

10.

REVISIONES .................................................................................................................. 15




MANUAL DE REVISIONES INDEPENDIENTES 1.


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REFERENCIAS

Los documentos relacionados con el presente manual son los siguientes: 

Manual de Inversión de Capital, documento SIC-M-001, el que define que la gestión de revisión de pares para Proyectos Mayores de Codelco cumplan con los lineamientos y requisitos establecidos en el presente manual SIC-M-002.



Manual de Evaluación Económica, documento SIC-M-004, el que establece los lineamientos y definiciones para la evaluación de proyectos.



Procedimientos SIC-P-001, SIC-P-002, SIC-P-003, SIC-P-004 los cuales establecen los contenidos y calidad exigida a los estudios para Proyectos Mayores en sus etapas de perfil, prefactibilidad y factibilidad y que sirven de base para el proceso de revisión de pares.



Procedimiento SIC-P-005, el que define las base de de el costos de capital y operación para los proyectos en sus distintas etapas de desarrollo.



Procedimiento SIC-P-006, el que especifica el enfoque y las definiciones para la elaboración de Planes de Trabajo de Estudio.



Procedimiento SIC-P-007, el que especifica el enfoque y las definiciones para la elaboración del Plan de Ejecución de Proyecto.



Procedimiento SIC-P-101 de Toma de Decisión en el SIC



Resolución de la Pres. Ejec. N° 18/2011 Elimina CICE y crea Steering Committee



Resolución de la Pres. Ejec. N° 19/2011 Modifica Manual Alcance de Facultades






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OBJETIVOS

La “Política Corporativa de Inversión de Capital” señala que Codelco se compromete a realizar inversiones: “Apegadas estrictamente al cumplimiento del ciclo inversional a través del enfoque por etapas y con un conjunto específico de productos entregables en cada una de ellas, con un claro proceso de toma de decisión, mediante revisiones y análisis independientes a su ejecución” Por lo tanto es requisito esencial para cumplir con esta Política realizar revisiones de todas las recomendaciones de inversión para evaluar de manera independiente el equilibrio de riesgo rentabilidad de la inversión y comunicarlo adecuadamente al interior de la organización. Antes de tomar una decisión de invertir, la Corporación deberá evaluar rigurosamente los riesgos y elaborar planes y capacidades para mitigarlos al máximo mediante el proceso de Revisiones Independientes definidos en el presente manual. Una vez tomada la decisión de invertir, se empleará el proceso de revisión para informar en forma independiente sobre el avance y las proyecciones de los objetivos de inversión autorizados. De esta forma, el proceso de Revisión Independiente es un componente clave del proceso de revisión y aprobación del sistema de inversión de capital de Codelco. Asegurará a quienes toman las decisiones y al Directorio que las oportunidades de inversión son sólidas y han sido sometidas a revisiones consistentes, rigurosas e independientes. El proceso de revisión de inversiones no sólo es esencial para cumplir con los requisitos de control de Codelco, sino que además permite agregar un valor adicional aprovechando la experiencia de los miembros del equipo de revisión de pares. El presente Manual proporciona los procesos y el marco conceptual para iniciar y completar las Revisiones Independientes de los estudios. Su finalidad es entregar una estructura común para este tipo de revisiones en toda la organización de Codelco, con terminologías, organigramas, enfoques y entregables consistentes, permitiendo simultáneamente la flexibilidad necesaria para adaptar las revisiones a las oportunidades de inversión pertinentes. El objetivo del proceso de Revisión Independiente de Toma de Decisión forma parte de las etapas de estudio del sistema de inversión de capital consiste en la evaluación independiente de los estudios, los proyectos y las transacciones por parte de personal altamente competente y experimentado para asegurar: 

Que las inversiones propuestas sean consistentes con las prioridades globales de Codelco, su plan de negocios y los valores aprobados por el Directorio;



Que las inversiones o transacciones propuestas tengan un nivel óptimo para la mayor rentabilidad de las acciones con un riesgo aceptable;



Que las inversiones o transacciones propuestas tengan alta probabilidad de obtener los resultados propuestos;






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

Que las decisiones de inversión se tomen sobre una base consistente



Que los riesgos estén definidos, evaluados en un contexto global integrado de riesgo rentabilidad, además de contar con estrategias adecuadas para la gestión de riesgos, y



Definir las áreas de alto riesgo que justificarían mayor atención del nivel gerencial

El objetivo último del proceso de inversión es asegurar que Codelco invierta siempre en oportunidades sustentables que obtengan ganancias superiores al gasto de inversión de la Corporación y correspondan a las tasas límite de rentabilidad del capital, incrementando así el patrimonio del dueño. El proceso de Revisión Independiente descrito en el presente Manual incluye requisitos obligatorios para los procesos de aprobación con el fin de asegurar que el enfoque de decisión de inversiones sea consistente y que los proyectos en ejecución cumplan con los planes y procedimientos aprobados necesarios para obtener resultados óptimos.






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ALCANCE Y APLICACIÓN

El presente Manual se aplica a las Revisiones Independientes de Toma de Decisión RI(TD) y a las Revisiones Independientes de Seguimiento y Control RI(SC) de los Proyectos Mayores. Cabe señalar que en el SIC se diferencian los Proyectos Mayores de los Menores de acuerdo al monto proyectado o presupuestado en su etapa inversional. A título referencial, al momento de emisión de este Manual, son Proyectos Mayores aquellos con un nivel de inversión mayor a US$ 10 millones. Este nivel puede modificarse según lo considere pertinente el Sr. Presidente Ejecutivo y es comunicado vía Resolución. Este Manual no cubre las Revisiones Independientes o Revisiones de Pares Extraordinarias por cuanto podrán ser solicitadas en el momento que lo estime necesario la GEI o sean requeridas por el Comité Ejecutivo (CE), los Steering Committee (STC) o el Comité de Proyectos y Financiamiento de Inversiones (CPFI). Sin embargo, se recomienda para realizarlas seguir los lineamientos contenidos en el presente Manual. Los principios del Sistema de Inversión de Capital (y del proceso de revisión que lo respalda) se aplicarán igualmente cuando Codelco participe en una inversión como operador único, operador colectivo o no operador. Cuando Codelco actúe en calidad de no operador, se fomentará la participación de los socios del “joint venture” en las revisiones independientes además de contemplar en los acuerdos de “joint venture” la revisión y el acceso a la información. Codelco puede minimizar la duplicación de post revisiones y post evaluaciones consiguiendo que el operador participe activamente en ellas. Sin embargo, debe también evaluar las oportunidades desde su propia perspectiva, por lo que se requieren revisiones independientes, especialmente de los aspectos comerciales de las transacciones. Los siguientes principios sustentan el proceso de revisión independiente del Sistema de Inversión de Capital: 

Las propuestas de inversión deberán ser revisadas en forma independiente por expertos calificados y experimentados.



Se deberán evaluar por separado el impacto de las propuestas de inversión en la estrategia de negocios de la Corporación y el efecto local que conlleva mejorar las unidades de negocio o los activos existentes.



La evaluación de las propuestas de inversión deberá hacerse separadamente del financiamiento de la inversión.

La aplicación de los contenidos del presente Manual se complementan con el Procedimiento de Revisiones Independientes (SIC-P-120). Este Procedimiento proporciona los procesos y el marco conceptual para iniciar y completar las Revisiones Independientes. Su finalidad es entregar una estructura común para este tipo de revisiones en toda la organización de Codelco, con terminologías, organigramas,






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enfoques y entregables consistentes, permitiendo simultáneamente la flexibilidad necesaria para adaptar las revisiones a las oportunidades de inversión pertinentes.






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DEFINICIONES

DEFINICIÓN

DESCRIPCIÓN

CE

Comité Ejecutivo de la Dirección Superior

CPFI

Comité de Proyectos y Financiamiento de Inversiones del Directorio

STC

Steering Committee

CCP

Comité de Coordinación de Proyectos, formado por: Vicepresidente Corporativo de Proyectos, Gerente Corporativo de Evaluación de Inversiones y Control de Proyectos y el Gerente General o Vicepresidente de las División donde radica el proyecto.

GGD

Gerente General de División / Vicepresidencia en Codelco Norte

GEI

Gerencia de Evaluación de Inversiones y Control de Proyectos

Gerente/Jefe Estudio/Proyecto

de Gestor/Ejecutor de un estudio o proyecto

“Joint Venture”

Acuerdo comercial en el que Codelco posee una participación en un activo o negocio con otra compañía u organización (empresa colectiva o conjunta)

MAF

Manual de Alcance de Facultades

Parámetro Clave de Resultados

Criterio o factor empleado para la evaluación global de la inversión propuesta

Proyecto Mayor

Proyecto cuya etapa inversional proyecta o presupuesta un monto mayor a US$ 10 miilones 1

PE

Presidente Ejecutivo

Revisor Independiente

Experto reconocido en determinada área técnica o administrativa, capaz de emitir opiniones documentadas e independientes del equipo que ejecuta el estudio y habilitado para no tener opiniones comprometidas por parentesco, relación directa con el proyecto

RI

Revisión Independiente

RI(TD)

Revisión Independiente de Toma de Decisión interetapa

RI(SC)

Revisión Independiente de Seguimiento y Control durante la ejecución

VAF

Vicepresidencia de Administración y Finanzas

VP

Vicepresidencia de Proyectos

1

Monto fijado por Resolución de la Presidencia Ejecutiva. Consultar monto vigente en el Procedimiento de Toma de Decisión en el SIC (SIC-P-101)





5.


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RESPONSABILIDADES RESPONSABLE

FUNCIÓN

CCP

Designa al líder del equipo de Revisión Independiente

GEI

Mantiene y perfecciona el manual de revisión de pares Coordina el proceso de Revisión Independiente y establece el calendario semestral Recomienda al líder del equipo de revisión al CCP Propone la presentación del informe de Revisión Independiente al CCP o al mandante de la Revisión Independiente

Líder de Independiente

Revisión Recomienda y designa a los miembros del equipo de revisión Dirige y realiza la revisión con el apoyo de su equipo Informa los resultados de la Revisión Independiente

Gerente de Estudio

Comunica a la VP o al GGD y a la GEI a fecha en que se ha planeado la Revisión Independiente de un estudio Entrega documentos e información al líder de la Revisión Independiente

Ejecutor (VP/GPRO unidad designada)


o Garantiza el cumplimiento de los procesos de Revisión Independiente de acuerdo a lo dispuesto en el presente Manual.





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PRINCIPIOS DE LA REVISIÓN INPENDIENTE DE TOMA DE DECISION 6.1

Enfoque y Objetivos

En base a los lineamientos que entrega el Manual del Sistema de Inversión de Capital (SIC-M-001) se resumen los siguientes objetivos del proceso de revisión para la toma de decisión interetapas: (a)

Realizar revisiones técnicas y económicas oportunidades de inversión e informar sobre ellos

de

propuestas

de

(b)

Efectuar el trabajo con un equipo de revisión que sea independiente del equipo de estudio o proyecto que pueda resultar de los estudios. Para este efecto los integrantes del equipo de Revisión Independiente no deben pertenecer a la División ni al personal de Codelco que participa en el estudio

(c)

Entregar informes resumidos para notificar al CCP y a las entidades que deben aprobar y autorizar estudios y proyectos

(d)

Asegurarse de que dichos informes puedan adjuntarse a las recomendaciones que el CCP haga al mandante de la revisión (VAF,PE,STC,CPFI/Directorio)

(e)

Posteriormente, velar que se propongan las mejores oportunidades de inversión o de que se pueden lograr los resultados previstos para el proyecto

El equipo de Revisión Independiente, en el ámbito de su trabajo deberá:  Analizar la propuesta destacando, cuando corresponda, los problemas clave que se deban resolver enfatizando además los supuestos y riesgos comerciales relevantes;  Investigar la propuesta de inversión para determinar si cumple con la estrategia de negocios de la Corporación, tiene la solidez necesaria y se basa en lo siguiente: o o

o o o o o


Procesos de control de calidad adecuados; Mejores prácticas de aceptación general conforme a las estipulaciones de los Procedimientos de Mínimos Estándares de Codelco; Supuestos aceptables y demostrados; Criterios adecuados; Integridad de la información; Calidad aceptable del plan de ejecución y del programa del proyecto para lograr los resultados requeridos, y Confianza en el logro de los resultados previstos.





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 Apoyar su investigación con el empleo de mínimos estándares de Codelco adecuados a la oportunidad de inversión considerada;  Estimular al equipo de estudio para que incorpore alternativas con valor agregado y minimización de riesgos;  Realizar una revisión multidisciplinaria coordinada para entregar asesoría y pautas de control tanto a la Gerencia y los Ejecutivos como al Directorio.

6.2 Oportunidad e Hitos de Aplicación y Contenido de las Independientes de Toma de Decisión

Revisiones

Al concluir los estudios de prefactibilidad y factibilidad y cuando el informe del estudio corresponda prácticamente a la versión definitiva, se realizará la Revisión Independiente que abarque al menos los siguientes aspectos: 

Opinión Técnica sobre la razonabilidad del Proyecto / Negocio



Errores y omisiones del trabajo a la fecha



Procesos empleados para tomar decisiones clave durante el estudio (decisiones de trade-off)



Identificación de potenciales Fallas Fatales en: o Parámetros de Diseño; o Plan de Ejecución de la etapa siguiente (Costos / Plazos / Alcance Técnico / Calidad) y del Plan del Proyecto al pasar de Prefactibilidad a Factibilidad;



Áreas de riesgo o aspectos que requieren una atención preferencial en la etapa siguiente



Trabajos pendientes a ser realizados o condicionantes para otorgar la aprobación y/o autorización



Oportunidades de mejoras



Exhaustividad del estudio a la fecha y respecto al cumplimiento de Normativa y Estándares relevantes al proyecto establecidos en el Sistema de Inversiones de Capital (SIC)



Bancabilidad del Proyecto (sólo para Estudios de Factibilidad).






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Sin perjuicio de los aspectos generales señalados en los párrafos anteriores, la Revisión Independiente de la etapa de prefactibilidad pondrá un énfasis especial en: 

La conveniencia estratégica de la propuesta;



La conformidad con el programa comercial;



Los riesgos y parámetros comerciales de alto nivel;



La conformidad con el plan de negocios; alineamiento entre los objetivos de negocios y los objetivos del proyecto;



El análisis económico fundamental;



La determinación de los criterios de selección, metodología selección y comparación usada para la evaluación de opciones alternativas del proyecto;



La tecnología a emplear;



El alcance y enfoque de la siguiente etapa planificada: el estudio de factibilidad;



El nivel de gasto y gestión invertidos durante el estudio de prefactibilidad y el grado de planificación realizada (“front end loading”);



La optimización del alcance, y



Las prácticas de valorización empleadas o propuestas.



Evaluación del nivel de desarrollo e integración del equipo de proyecto

A su vez, la Revisión Independiente del Estudio de Factibilidad examinará más detenidamente los aspectos relacionados con las siguientes ratificaciones: 

Que la propuesta conserve su conveniencia estratégica;



Que se consideren los riesgos de la cartera y el impacto colectivo;



Que se conozcan detalladamente los generadores de valor;



Que se haya realizado una detallada evaluación económica;



Que se hayan definido los riesgos clave y elaborado planes de mitigación;



Que se hayan empleado prácticas de valorización;



Que la tecnología sea adecuada a los objetivos;



Que el plan de ejecución del proyecto sea adecuado, y



Que el número de hitos propuestos para las revisiones de pares durante la ejecución del proyecto sea conveniente y adecuado a los riesgos y la duración del proyecto.



Que exista un adecuado nivel de desarrollo e integración del equipo de proyecto.




MANUAL DE REVISIONES INDEPENDIENTES 6.3


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Calendario de Revisión

Las revisiones independientes conforman un proceso continuo e interactivo. La GEI establecerá un programa semestral en base a la información que debe entregar la unidad que ejerce el rol de Ejecutor/Gestor del estudio. Es conveniente sin embargo conocer en tempranas etapas de los estudios sujetos a revisión, las posibles fechas para realizarla con el propósito de forma de designar oportunamente al Líder de Revisión y organizar los equipos de trabajo.

6.4

Decisión y Oportunidad de realizar una Revisión Independiente

Las RI(TD) podrán solicitarse por el VAF, el PE, el CE, el STC o el CPFI/Directorio en base a sus necesidades para la toma de decisión o a recomendación específica de la GCEI. Las RI(TD) regulares que establece el SIC se harán al concluir los estudios de prefactibilidad y factibilidad, cuando el informe del estudio corresponda prácticamente a la versión definitiva. La Figura en el Anexo ilustra las oportunidades previstas para las revisiones independientes consideradas en el SIC. Como se puede apreciar, no se contemplan revisiones de este tipo al final de los Estudios de Perfil. A su vez las RI(SC) serán realizadas a solicitud por el Cliente, el CE, el STC o el CPFI/Directorio en base a sus facultades de control de proyectos en su ámbito o a recomendación específica de la GCEI. Como lo señala la Figura que muestra el Anexo, lo habitual es esperar RI(SC) al alcanzar aproximadamente un 50% de avance de la Ingeniería de Detalle, y a un 30% y 60% de avance de la Ejecución. Sin embargo, este tipo de revisiones podrán solicitarse en todo momento cuando el proyecto muestra una desviación sistemática con respecto de lo planeado. Un criterio es cuando los informes de un proyecto indican durante tres (3) meses consecutivos uno o varios de los parámetros clave de resultados de la gestión (Seguridad, Alcance, Costo, Cronograma y Rentabilidad) en un nivel crítico negativo (Luz Roja) o los resultados del Proceso de Seguimiento y Control liderado por la GEI indican la conveniencia de realizar una RI(SC). Dado el carácter facultativo de las Revisiones Independientes y a objeto de organizar con tiempo el equipo revisor es conveniente conocer desde tempranas etapas de los Estudios de Prefactibilidad o Factibilidad como también de la Ejecución la decisión de encargar revisiones independientes. De preferencia la decisión de realizar revisiones se tomará al momento de recomendar la autorización del estudio o proyecto.






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PROCEDIMIENTO DE GESTION DE REVISIÓN INDEPENDIENTE

El Procedimiento de Revisiones Independientes (SIC-P-120) señala la forma de proceder para gestionar las revisiones, la selección y designación del Líder de Revisión y su equipo y la forma, el contenido del informe a presentar con las responsabilidades respectivas y la forma de financiar cada revisión. 8.

APRENDIZAJE Y MEJORAMIENTO CONTINUO

La principal ventaja que tiene el proceso de revisión independiente es crear una instancia de recopilación del conocimiento dentro de la organización de Codelco. Esta ventaja se concreta en la medida que la información se recopile, compile y ponga a disposición para su uso posterior por los equipos de estudio y proyecto, próximos equipos de revisión de pares y especialistas funcionales. Dicho proceso deberá comprender lo siguiente: a)

Recopilación y Distribución de Información

b)

Banco de Conocimientos

c)

Registros

d)

Mejoramiento Continuo

Para el fin de capitalizar los conocimientos y lecciones aprendidas generadas durante la revisión, en la medida que estén aprobados por el CCP y el VAF, conforme al marco de confidencialidad, la GEI ingresará parte o todos los informes de Revisión Independiente en las bibliotecas documentales o en la red del sistema de inversión de capital. 9.

OTROS CONCEPTOS

Los integrantes del equipo de revisión pueden designarse de cualquier área de Codelco e incluir además profesionales externos con los que Codelco haya firmado acuerdos de confidencialidad. El líder de la Revisión Independiente también puede seleccionarse entre ellos. El equipo que realizará las RI deberá combinar personas con competencias, experiencia y credibilidad con sus pares en disciplinas pertinentes al ámbito de la revisión y con la capacidad de examinar una oportunidad de inversión de manera constructiva e independiente y para detectar desviaciones en la ejecución y estimación de su impacto. La GEI es responsable de seleccionar y mantener un listado de revisores como posibles integrantes para los equipos para realizar la RI. La GEI se ocupará de la gestión de contratos de prestación servicios con consultores que incluyan un amplio rango de expertos técnicos independientes a los que se pueda recurrir para conformar los equipos de revisión materia de este Manual.






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De ser necesario, se podrán establecer convenios con varias empresas u organizadas especializadas. El criterio de selección se basará en la designación de personal de alto nivel experimentado y precalificado por parte de las empresas para integrarse a los equipos de revisiones independientes.

10.

REVISIONES

REVISIÓN

TIPO DE CAMBIO

FECHA

0

Observaciones proceso de capacitación GEI-DECP

28 de abril de 2006

1

Ajustes resultantes de las Revisiones en el SIC aprobadas por el CICE y el CID de agosto 2009

29 de septiembre de 2009

2

Ajuste a Resolución PE-018/2011 y Nota Interna PE-028/2011; regularización de nombres y siglas de instancias participantes; compatibilización con SIC-P120


08 abril 2011





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ANEXO Esquema General de Revisiones en el SIC Revisiones Funcionales

Revisiones Funcionales

Revisiones Funcionales

Revisión Contr-Norm



Máx 2 m Término de las Obras

Máx 6 m 12 a 24 meses después de la entrega a operaciones

HITOS DE REVISIÓN Ing. Detalle Constr. Constr. +/-50% +/-30% +/-60%

PERFIL

PREFACTIBILIDAD

FACTIBILIDAD

EJECUCIÓN

Rev. Ind. o RP Extra. TD o SC

OPERACIÓN

Rev. Ind. o RP Extra. TD o SC Rev. Post Ev. Completa

Audit. Rec. & Rev. Res.



Benchmark (FEL 2)

Benchmark (FEL 3)

Rev. Indep. Rev. Indep. Rev. Indep. Seg & Control Seg & Control Seg & Control

Benchmark (Close-Out)

Audit. Rec. & Rev. Res: A todos los estudios que apunten a un proyecto del Directorio y son de base minero-metalúrgico (A menos que el CPFI determine que no es necesaria la Revisión del Proceso de Transformación a Reservas). Revisión Independiente: A recomendación de la GCEI y a solicitud del VAF/PE/CE/STC/CPFI. Revisión Independiente de Seguimiento y Control: A recomendación de la GCEI y solicitud del Cliente/CE/STC/CPFI. Rev. Independiente o Rev. de Pares Extraordinaria para la Toma de Decisión o el Seguimiento y Control: A recomendación de la GCEI y a solicitud del VAF/PE/CE/STC/CPFI. Benchmark: Por decisión de Ejecutor (VCP / GPRO), o a solicitud de la GCEI / VAF/PE/CE/STC/CPFI.



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