4. Modulul SAP Controlling (CO) 4.1. Rolul SAP Controlling în aplicaţiile financiare Arhitectura schematică modulatizată a aplicaţiilor financiare SAP poate fi sistematizată astfel: FI -Financial Accounting – contabiliatea financiară; CO – Controlling (managerial accounting) – contabilitatea managerială TR – Treasury –trezoreria; IM – Investment Management –managementul investiţiilor; EC – Enterprise Controlling –controlul firmei; RE – Real Estate –închirieri; PS- Project System –sistemul de proiecte.
Enterprise Controlling (EC) TR
FI
Cash management and forecast
General Ledger Accounting
Treasury management
Subsiduary ledgers
Cash management IM –Investment management
CO Overhead cost accounting Product cost accounting Profitability analysis
PS-Project System
RE-Real Estate
Figura 4.1. Aplicaţii financiare SAP http://thespot4sap.com independent sap information Modulul SAP CO (Controlling) oferă suportinformaţional pentru managementul, planificarea, raportarea şi monitorizarea operaţiilor de business. Managementul deciziilor poate fi realizat cu uşurinţă la acest nivel informaţional, furnizat de SAP_CO (figura 4.1.). Componentele modulului CO(Controlling) sunt: • Cost Element Accounting (contabilitatea elementelor de cost) • Cost Center Accounting (contabilitatea centrelor de cost) • Internal Orders (ordine interne) • Activity-Based Costing ( ABC) –costurile activităţii de bază 1
• • •
Product Cost Controlling –controlul costurilor de producţie Profitability Analysis-Analiza profitabilităţii Profit Center Accounting-contabilitatea centrelor de profit
Componenta _Cost Element Accounting furnizează informaţii care includ costurile şi veniturile unei organizaţii. Postările sunt actualizate automat din modulul FI (Financial Accounting) către CO (Controlling). Elementele de cost sunt baza contabilităţii costurilor şi permit userului abilitatea de a afişa costurile pentru fiecare cont care are atribuit un element de cost. De exemplu în conturi se pot atribui: centre de cost (Cost Centers), ordine interne (Internal Orders), sau chiar defalcarea pe structuri de lucru: (work breakdown structures- WBS). Un exemplu de asemenea structură poate fi secţia de montaj dintr-o fabrică de mobilă. Componenta _Cost Center Accounting oferă informaţii despre costurile suportate de propria afacere. In SAP, există posibilitatea de a atribui cetre de cost (Cost Centers) la departmente şi/sau manageri responsabili de anumite zone, la fel ca şi zonele funcţionale din propria organizaţie. Cost Centers pot fi create ca zonele funcţionale: Marketing, Vânzări(Purchasing), Resurse umane (Human Resources), Finanţe (Finance), Departamentul informaţional (Information Systems), adminsitrativ (Administrative Support), sau chiar la departamentuld e control al calităţii (Quality). Beneficiile contabilităţii centrelor de cost (Cost Center Accounting) pot fi sintetizate astfel: (1) Managerii pot fixa ţinte sau planuri bugetare repartizate pe departamentul lor (Budget /Cost Center) targets; (2) creşte vizibilitatea centrului de cost a fiecărui department sau zonă din afacerea proprie; (3) Planificare ; (4) Posibilitatea de a aloca metode de cost; (5) Atribuirea sau distribuirea costurilor la alte obiecte de cost. Componenta _Internal Orders furnizează un sens de urmărire a costurilor pentru un job specific, pentru un serviciu sau grup de servicii. Ordinele interne sunt utilizate ca metodă de colectare a costurilor şi de legătură a transacţiilor de business cu respectivul task. Acest nivel de monitorizare poate fi foarte bine detailiat dar permite managementul activităţii şi revizuirea acestor activităţi cuprinse în Internal Order în vederea luării unor decizii optime. Componenta _Activity-Based Costing permite o definire clară a surselor de costuri în procesul de conducere pe bază de cost. Activity-Based Costing abilitează Cost Center Accounting şi oferă o abordate orientată spre process (process-oriented) dar în acelaşi timp o vedere cross-functională a tuturor centerelor de cost . Este utilizată şi în cadrul costurilor de producţie (Product Costing) sau a analizei profitabilităţii (Profitability Analysis). Componenta _Product Cost Controlling este cea care oferă managerului abilitatea de analiză a costurilor de producţie pe baza cărora să se fundamenteze decizii ale unui preţ optimal (optimal price) pentru a vinde produsele. In cadrul modulului CO (Controlling) este analizat costul planificat, actual şi valorile ţintă (preconizate). Sub-componentele modulului sunt: • Product Cost Planning planificarea costurilor de producţie care include costuri materialeMaterial Costing( costuri estimate din structura cantitativă, costuri estimate fără o
2
• •
structură cantitativă, Master data pentru estimări de costuri mixte (Mixed Cost Estimates), costuri estimate la producţia pe loturi), actualizarea preţurilor, respective referinţa şi simularea costurilor. Cost Object Controlling controulul obiectelor de cost include: costul producţiei pe o perioadă, costul producţiei pe ordin de producţie, costul producţiei pe ordin de vânzare, bunuri intangible şi servicii, precum şi procese de Service CRM. Actual Costing/Material Ledger – costuri actuale balanţa materială care include: evaluări materiale periodice, costuri actuale, modificări de preţuri.
Componenta _Profitability Analysis – analiza profitabilităţii permite managerului abilitatea de a reevalua informaţiile în concordanţă cu profitul companiei sau contribuţia marginală a acesteia la segmentul de business. Analiza profitabilităţii poate fi obţinută prin una din metodele: • _Account-Based Analysis - analiza bazată pe conturi, care foloseşte abordarea soldurilor şi rulajelor conturilor contabile. In această analiză, costurile şi veniturile sunt conturi contabile utilizate, care pot fi reconciliate cu FI (Financial Accounting). • _Cost-Based Analysis - analiza bazată pe costuri utilizează evaluare bazată pe elementele de cost definite de User. • _Profit Center Accounting – contabilitatea centrelor de profit furnizează vizibilitate pierderii sau profitului întregii organizaţii prin elementele specifice centrului de profit. Aceste metode care pot fi utilizate pentru EC-PCA (Profit Center Accounting) sunt perioada contabilă sau abordarea constului vânzărilor. Centrele de profit pot fi setate pentru a identifica linii de producţie, divizii, regiuni geografice, birouri, zone de producţie sau funcţiuni. Centrele de profit sunt utilizate şi la Internal Control pentru a permite managerului abilitatea de a reevalua zona de responsabilitate în propria organizaţie. Diferenţa între un Cost Center şi un Profit Center este aceea că dacă un Cost Center reprezintă costuri individuale apărute într-o perioadă dată, Profit Centers conţine balanţa costurilor şi veniturilor. 4.2. Configurarea SAP-CO In modulul CO (Controlling) sunt necesari câţiva paşi de configurare în vederea implementării. Crearea zonei de control (Controlling area) este primul pas în procesul de configurare. SAP furnizează zone standard şi coduri de compani ce pot fi utilizate ca bază de creare a propriei Controlling Area . SAP Standard pentru Controlling Area este “0001” şi codul companiei este “0001”. Este de recomandat ca aceste modele să devină o bază de creare a Controlling Area sau Company Code care se definesc în mod particular. Rangul numerelor sunt setări certe predefinite în setări standard SAP settings, de aceea trebuie eliminate din cerinţele de configuration. In timpul procesului de configurare SAP se poate crea copie a Standard Controlling Area şi Company Code, iar apoi se actualizează câmpurile conform necesităţilor, (chiar incluzând caractere alfanumerice în aceste zone). De exemplu, se poate schimba zona de control din “0001” în “A001” sau Company Code din “0001” în “ AA01”. Company Codes atribuit la zonele de control (Controlling Areas) afectează planul de conturi COA (Chart of Accounts), şi variantele de an fiscal, la fel ca şi setările de valute (Currency set-
3
ups). Ierarhia definită în Cost Center şi setările balanţei de reconciliere (Reconciliation ledger) include şi setări Controlling Area. Indicatoruld e control (Control Indicator) activează sau deactivează funcţii clare din Controlling Area, care pote si folosită şi ca o soluţie de transacţii de business cross-company code. Pentru a active această funcţie Controlling Area trebuie atribuită tuturor codurilor de company care folosesc contabilitatea cross-company code.
Clien t
Enterprise (corporation)
Company code
Company
Plant
Factory Sales organization
Sales organization
Department
Division
Storage location
Subsidiary
Division Busines Area
Warehouse
Figura 4.2. Structura unei firme (corporaţii)
4.2.1.Rangul numerelor Configuration din modulul CO (Controlling) solicită menţinerea unui rang de numere pentru documente generate din transacţii de business. Un număr de document generat de sisteme este atribuit fiecărei postări CO (Controlling). Aceste numere sunt secvenţiale şi trebuie atribuite unui grup de rang de numere. Grupurile de rang de numere constau în intervale de două numere, unul pentru numerotarea documentului intern şi altul pentru numerotarea documentului extern. Sistemul SAP ţine evidenţa automată a acestor numerotări de documente, care sunt generate extern şi intră în SAP via batches sau intrări manuale ale userilor, în caz contrar sistemul generează următorul număr intern atribuit numărului de document pentru tranzacţia postată. La fel ca şi la definirea Controlling Area, există posibilitatea de a copia Standard SAP Controlling Area “0001” în care sunt definite grupurile de rang de numere şi sunt păstrate apoi doar cele necesare firmei, având posibilitatea de flexibilitate la modificarea rangului de numere sau a grupurilor, conform cerinţelor de business. Ca o precauţie se recomandă să nu se depăşească intervalul de numere dintr-un group. De exemplu, dacă se decide atribuirea 4
intervalului de numere 10000000 la 199999999 la grupul de rang de numere “05”, acelaşi interval nu poate fi atribuit şi la grupul de rang de numere “06”. Grupurile de rang de numere nu pot fi transportate din raţiuni de consistenţă a datelor, de aceea ele se crează manual în fiecare sistem. In modulul CO (Controlling) se poate configura Plan Versions care permite estimarea unor proiecţii de planificare şi determinarea ratelor de plan pentru a alocation şi a planifica activitatea companiei. In versiunea SAP Standard “000” Plan Versions este creat pentru a putea planifica cinci ani fiscali şi este de recomandat ca versiunea standard să fie utilizată la comparaţii planificat/actual dacă nu sunt necesare versiuni de plan multiple. SAP oferă flexibilitate la crearea unor versiuni de Plan aditional prin copierea versiunii Standard “000” şi modificarea câmpurilor după cerinţe, precum şi posibilitatea de a defini şi crea un nou Plan Version.
4.2.2. Alte configurări După ce s-au definit: Controlling Area, Number Ranges, şi Plan Versions se definesc şi se întreţin setările altor componente din modulul CO(Controlling):Cost Center Accounting, Cost Element Accounting, Activity-Based Costing, Internal Orders, Product Cost Controlling, Profitability Analysis, and Profit Center Accounting. In cadrul Account Assignment Logic este permisă configurarea pentru Validation and Substitution Rules a căror scop este se a verifica valorile de intrare definite de User. Operaţia de validare permite transacţiilor de business să posteze (sau nu) documente, bazându-se pe criterii definite în regulile de validare (validation rule). Condiţiile de intrare certe sunt verificate asa cum sunt definite de user şi dacă aceste condiţii sunt îndeplinite documentul(le) sunt actualizate şi/sau postate în sistem. Dacă aceste condiţii sunt îndeplinite apare un mesaj de eroare, care este generat de User, cu o scurtă explicaţie a erorii. Aceste mesaje sunt definite în Configuration şi pot fi identificate ca atenţionări, erori sau note, existând opţiunea de dezactivare a mesajelor. Spre deosebire de validare, substituţia (Substitutions) verifică valori de intrare şi înlocuieşte aceste valori cu altele, atunci când criteriul definit este îndeplinit. Maintaining Currency and Evaluare Profiles permite definirea abordări evaluare ce se utilizează în componentele contabile. Acest profil este verificat în sistem atunci când este activat în Controlling Area. Se aplică reguli certe dacă este necesară menţinerea valutei şi profilul evaluare: (1) Valuta din Company Code trebuie atribuită unei legal evaluare approach; (2) Evaluarea abordată trebuie menţinută în balanţa de materiale, (3) Evaluarea pentru Profit Center poate fi menţinut doar dacă se utilizează Profit Center Accounting. Modulul CO(Controlling) are mai mulţi paşi de configurare ce trebuie urmaţi la implementare de fiecare sub-component din CO (Controlling) Module au propriul nivel de configurare şi cerinţe specifice. Odată definite cerinţele de business în Controlling Area, determinarea poate fi realizată conform configurărilor şi a cerinţelor specifice firmei.
5
4.3. Componenta Cost Center Accounting (CO-OM-CCA) Componenta Cost Center Accounting este utilizată în controlul organizaţiei, deoarece costurile organizaţiei trebuie să fie transparente. Această metodă permite verificarea profitabilităţii zonelor funcţionale individuale şi furnizează date suport de decizie în activitatea managerială. Cost Center Accounting permite analiza depăşirii costurilor, în concordanţă cu veniturile organizaţiei. Dependentă de nivelul de decizie realizat, oferă support managerului unităţii organizaţionale, care distinge între diverse tipuri de zone de responsabilitate din organizaţie: • Cost center – înregistrează costuri cu referinţă la valori planificate; • Profit centers – calculează rezultatul operaţional; • Investment centers calculează Return On Investment. In sistemul SAP se poate crea un centru de investiţii (Investment centers) în componenta Profit Center Accounting (EC-PCA), prin atribuirea balanţei de verificare la acest centru de profit. Divizând organizaţia în centre de cost se permite urmărirea anumitor obiective, dependente de metoda contabilă de calculaţie a costurilor: • Atribuirea costurilor la centre de cost permite determinarea costurilor în organizaţie. • Dacă costurile se planifică la nivel de centre de cost, se poate verifica efcienţa costurilor şi locul unde aceste costuri aduc venituri. • Dacă se doreşte atribuirea de costuri suplimentare la produse individuale, servicii sau segmente de piaţă, este de dorit ca aceste costuri să fie alocate direct centrelor de cost implicate în crearea de produse sau servicii. Din aceste centre de cost se pot utiliza diferite metode de atribuire a activităţilor şi a costurilor la produsele, serviciile şi segmente de piaţă relevante. Aceasta permite evaluarea producţiei neterminate şi a semifabricatelor în Product Cost Controlling (CO-PC), şi calculul contribuţiei marginale în analiza profitabilităţii Profitability Analysis (COPA). Activităţile din centre de cost reprezintă resurse interne (internal resources) ale procesului de business din Activity-Based Costing. Cost Center Accounting (CO-OM-CCA) este utilizată în faza de implementare împreună cu zonele principale din Financial Accounting (General Ledger (FI-GL), Assets Payable (FI-AP), Assets Receivable (FI-AR)) şi Overhead Orders (CO-OM-OPA), deşi se poate implementa Cost Center Accounting şi fără setările din Financial Accounting. Planul de conturi şi company code trebuie setate obligatoriu în Financial Accounting. Costurile din tranzacţiile de business relevante sunt atribuite la Cost and Revenue Element Accounting (CO-OM-CEL) printr-un obiect de asociere din Controlling component (CO). Pentru depăşiri de costuri pot apare: centre de cost, ordine internal, processe de business, şi depăşiri de proiecte, care vor permite astfel controlul costurilor şi pregătirea informaţilor pentru subsecvanţa din Cost Accounting. Se pot utiliza metode de alocare a activităţilor, alocare de costuri pentru bunuri sau distribuţie, spre ordine interne (CO-OM-OPA), proiecte (PS), obiecte de cost (CO-PC) sau chiar segmente de piaţă (CO-PA).
6
Introducerea costurilor actuale poate fi realizată prin transfer către Cost Accounting din alte componente ca şi Materials Management (MM), Asset Accounting (AA), Payroll Accounting (PY). Costurile adiţionale şi indirecte sunt îregistrate folosind metode actuariale. Alocarea costurilor actuale presupune diferite metode, alocare ulterioară a costurilor actuale înregostrate, în concordanţă cu sursa lor. Sistemul face distincţie între alocare pe baza de tranzacţii care apare într-o anumită perioadă şi alocare pe perioade, care apare la finalul perioadei analizate. Planificarea activităţilor şi costurilor permite definirea unor ţinte organizationale (targets) şi transfer al costurilor efective periodice, cu verificarea lor. Varianţa poate fi calculată prin comparaţie cu actualele costuri şi activităţi cu valorile planificate. Aceste variaţii folosesc ca şi unic control variaţia costurilor, ce permite: • Procesului de business, planificarea costurilor şi a activităţilor pentru a determina preţul de alocare al activităţii. • Alocarea costurilor planificate ce apar în centre de cost poate fi planificată prin distribuţie, atribuire sau alocare indirectă a activităţii. • Introducerea planului şi a cheilor statistice actuale, utile pentru o alocare indirectă a activităţii sau pentru evaluări a informaţiilor din sistem (angajaţi, telefoane). Contabilitatea activităţii (Activity Accounting) utilizează activităţi produse printr-un centru de cost ca factor de urmărire a costurilor. Activităţile permit măsurarea ratei operaţionale, a ratei privind capacitatea de utilizare pentru un centru de cost. Tinta costurilor dintr-un centru de cost este ieşirea activităţii. Dependente de sursa costurilor, activităţile dintr-un centru de cost sunt împărţite în diverse tipuri (de exemplu, pentru un centru de cost Work center apar: Repair hours sau Assembly hours).
4.4. Master Data din Cost Center Accounting (CO-OM-CCA) Master data determină structura unei component de aplicaţie din SAP şi rămâne neschimbată esenţial pe durata de viaţă a sistemului. Structura organizaţiei este reflectată prin centru de cost, iar planificarea acestuia şi generarea de rapoarte periodice pe centru de cost permite fundamentarea de analize responsabile. Aceste rapoarte identifă slăbiciuni economice şi erori de planificare a costurilor din centre de cost individuale. Pentu a compara rezultatele efective, nu se recomandă modificarea datelor ci menţinerea master data, înainte de a demara Cost Center Accounting. Pentru a transfera date la implementare se poate folosi transfer extern (External Data Transfer) fie cu ajutorul modulelor funcţionale (Function Modules) fie cu BAPIs. Master data pentru Cost Center Accounting sunt memorate în articole din tabele master. SAP face distincţie între Master data şi Transaction data. Transaction data pot fi subdivizate în: Totals data şi elemente (Line items). Transaction data sunt tranzacţii de business ce se modifică permanent şi sunt create în sistem. Sistemul salvează rezultate ale postărilor individuale şi a tranzacţiilor de business în tabele line item, ce includ postare din alte sisteme contabile, regăsite în Financial Accounting (FI) şi în tabelele de elemente (line item) pentru costuri primare: • Postare de costuri primare din Financial Accounting (FI)
7
• Materiale consummate din Materials Management (MM) • Postări generate din distribuţie In acest caz se reţin date redundante în sistem şi este necesaă o contabilitate externă (Financial Accounting) şi internă (Controlling) care să evalueze date din diferite perspective. Financial Accounting solicită document complet pentru evaluare în timp ce Controlling face diferenţă între costuri primare şi secundare. Transaction data se includ prin postare în Controlling (CO), prin utilizarea elementului de cost original (distribuţie) sau prin utilizarea elementului de cost secundar (bunuri, alocări de activităţi interne). Toate postările sunt memorate în tabele de date secundare iar suma de line itemi pentru fiecare element de cost este actualizată în tabele de totaluri, care apoi sunt divizate în postări primare şi secundare. Tabelele de totaluri reprezintă suma tabelelor de itemi iar accesarea acestor tabele poate fi realizată la analize pe centre de cost sau elemente de cost.
4.4.1. Procesarea Master Data Master data oferă funcţii de creare, modificare, afişare pentru:Cost elements, Cost centers, Business processes, Activity types, Statistical key figures, Resources. Funcţiile specifice pentru obiectele individuale (individual objects) se numesc funcţii de procesare individuală şi presupun: Master Data • Cost elements: Creare de element primar sau secundar, modificare, ştergere, afişare a modificărilor • Cost centers: Creare, modificare, ştergere, afişare a modificărilor • Business processes: Creare, modificare, ştergere, afişare; • Activity types: Creare, modificare, ştergere, afişare a modificărilor • Statistical key figures: Creare, modificare, ştergere, afişare Funcţiile de procesare colectivă privesc mai multe obiecte şi permit: • Cost elements: Afişare, ştergere • Cost centers: modificare, ştergere, afişare • Business processes: modificare, ştergere, afişare • Activity types: modificare, ştergere, afişare • Statistical key figures: modificare, afişare • Resources: creare, modificare, ştergere, afişare a modificărilor 4.5. Aplicaţia de contabilitate a profitului Analiza profitabilităţii dintr-o organizaţie poate fi realizată cu două aplicaţii: Profitability Analysis (CO-PA) şi Profit Center Accounting (EC-PCA) care furnizează unelte effective şi diferite metode de control al profitabilităţii. • Profitability Analysis (CO-PA) Aplicaţia CO-PA permite analiza profitabilităţii pe segmente de piaţă – structurate în concordanţă cu produsele, clienţii, comenzile, sumarizând aceste elemente şi alte caracteristici precum şi unităţile organizationale (units) ca şi codul de companie sau zona de business. Scopul este de a 8
furniza organzaţiilor de vânzări, marketing, planificare şi management un sistem suport de decizii din punct de vedere al marketingului (market-oriented viewpoint). CO-PA poate fi utilizat în companii din orice ramură industrială (inginerie mecanică, vânzării distribuţie, industrie chimică, servicii industriale) cu orice formă de producţie (manufactură repetitivă, manufactură la comandă, process de fabricaţie). Datele pot fi analizate pe perioadă, sau comandă sau proiect. • Profit Center Accounting (EC-PCA) Aplicaţia EC-PCA permite analiza profitabilităţii internă a profituluii pierderii pe centre de profit şi permite evaluarea diferitelor zone sau unităţi din companie. Centrele de profit se pot structura pe regiuni (branşe, oficii sau plant), funcţiuni (producţie, vânzări), sau produse (grupe de produse, diviziuni). Profit Center Accounting este componenta modulului Enterprise Controlling poate fi utilizat în companii din orice ramură industrială (inginerie mecanică, vânzării distribuţie, industrie chimică, servicii industriale) cu orice formă de producţie (manufactură repetitivă, manufactură la comandă, process de fabricaţie). Datele relevante pot fi analizate pe o perioadă dată. • Metode contabile Profitability Analysis (CO-PA) calculează profitul în concordanţă cu metoda costurilor pe vânzări (cost-of-sales method of accounting) şi suportă atât abordarea pe baza de perioade contabile (period accounting) cât şi metoda costului vânzărilor cost-of-sales. Ambele aplicaţii şi în consecinţă ambele metode pot fi aplicate în acelaşi timp în organizaţie. Aplicaţia CO-PA oferă două forme de analiză a profitabilităţii: bazată pe costuri sau pe contabilitate ambele metode pot fi aplicate în acelaşi timp în organizaţie.
9
Procedura de calcul al profitului Calcul periodic
Calcul bazat pe tranzacţii
Contabilitate periodică
Contabilitate bazată pe costul vânzărilor
Analiza profitabilităţii bazată pe contabilitate
Analiza profitabilităţii bazată pe costuri
Analiza profitabilităţii periodice (costurile perioadei, varianţe)
Analiza profitabilităţii preliminare (costurile standard)
Calcul rezultatului net (bazat pe absorbţii)
Calcul rezultatului global (rezultatul costurilor parţiale)
Proporţionalizarea costurilor fixe
Costuri fixe (global)
Figura 4.3. Metode contabile de analiză Analiza profitabilităţii folosind metoda costurilor pe vânzări In metoda costurilor pe vânzări acestea sunt un set de venituri utilizând costuri directe sau metodele absorbţiei complete (contabilitatea contribuţiei marginale). Costurile fixe pot fi alocate într-o bază proporţională sau în bloc, la orice nivel de ierarhizare. Se pot utiliza costuri standard pentru evaluarea costurilor vânzării dacă scopul este de a obţine o analiză preliminară a profitului. De asemenea se pot transfera diverse variante ale ordinelor de producţie şi a centrelor cost în Profitability Analysis pentru a realiza reconcilierea CO-PA cu Financial Accounting (FI), pe baza costurilor actuale. Analiza profitabilităţii pe bază de costuri Acest tip de analiză a profitabilităţii este destinată în principal analizei rapide a profitului pentru managementul vânzărilor. Principalele caracteristici sunt utilizarea valorii câmpurilor din costuirile grupate şi a elementelor de venituri, şi mai apoi calculaţia automată a valorilor 10
anticipate pentru datele actuariale (evaluare). Avantajul acestei metode este că datele sunt actualizate şi de aceea ele furnizează un instrument efectiv de control al vânzărilor. Analiza profitabilităţii pe bază de balanţă Acest tip de analiză a profitabilităţii permite reconcilierea costurilor şi contabilităţii financiare în orice moment, folosind conturile. In contrast cu metoda bazată pe costuri, acest tip utilizează elemente de costuri şi venituri, care dau o structură unificată pentru toate conturile. In sistem sunt postate toate elementele de costuri şi venituri atât în Financial Accounting cât şi în Profitability Analysis în acelaşi timp, folosind aceeaşi metodă de evaluare. Aceasta înseamnă că toate costurile vânzărilor sunt postate în Profitability Analysis la momentul vânzării bunului. Analiza profitabilităţii pe bază de balanţă a centrelor de profit folosind metoda perioadei contabile In perioada contabilă, performanţa unei unităţi de business particulare (centru de profit) adică veniturile acesteia, se schimbă în inventar sau servicii capitalizate, ceea ce atribuie o semnificaţie diferită costurilor totale ale perioadei. Aceasta apare la nivel de cont din G/L şi aderă la structura formală în Financial. Accounting. Metoda dă o structură uniformă datelor de raportare şi permite reconcilierea datelor din costuri şi conturi financiare, la nivelul bazei de cost a elementelor. 4.6. Studiu de caz: contabilitatea de gestiune a mărfurilor (aferentă aplicaţiilor descrise) Aspecte teoretice Contabilitatea stocurilor în general face obiectul atât al contabilitãţii financiare, cât şi al contabilitãţii de gestiune. Modelul general de organizare al contabilităţii de gestiune româneşti este axat pe circuitul informaţiei costurilor specific unităţilor patrimoniale productive. Denumirea conturilor de gestiune din clasa a 9-a, se adaptează la specificul activităţii comerţului cu ridicata, respectiv cu amănuntul, astfel: ∗ contul 901- Decontări interne privind cheltuielile îndeplineşte prin creditul său funcţia de reflectare a cheltuielilor preluate din contabilitatea financiară în cea de gestiune. ∗ contul 902- Decontări interne privind mărfurile vândute îndeplineşte funcţii multiple şi anume: • rulajul creditor, în timpul perioadei de gestiune, reflectă veniturile din comerţ preluate din contabilitatea financiară; • rulajul debitor reflectă costurile efective aferente veniturilor realizate din vânzările de mărfuri; • soldul reprezintă rezultatul comercial efectiv realizat pe fiecare grupă de mărfuri pentru care s-a deschis câte un analitic distinct al acestui cont. ∗ contul 925- Cheltuieli de desfacere este cont de calculaţie a costurilor directe aferente veniturilor din vânzarea mărfurilor, compuse din costurile de achiziţii ale mărfurilor vândute şi alte cheltuieli ce pot fi identificate în momentul înregistrării lor pe unităţi şi grupe sau feluri de mărfuri pentru care s-a decis să se urmărească şi să se stabilească distinct rezultatele comerciale cu ajutorul contului 902- Decontări interne privind mărfurile vândute. ∗ contul 931 - Venituri din comerţ este cont de transfer a veniturilor între creditul contului 902 Decontări interne privind mărfurile vândute prin intermediul căreia se preiau din contabilitatea financiară şi debitul contului 901 - Decontări interne privind cheltuielile. Se impune detalierea în analitic, similar contului 902 - Decontări interne privind mărfurile vândute.
11
Contabilitatea de gestiune a fluxurilor de ieşire a mărfurilor, atât cu ridicata, cât şi cu amănuntul, presupune următoarele înregistrări contabile: 931 Venituri din comerţ
=
902 Decontări interne privind vândute (cu ridicata/cu amănuntul)
(cu ridicata/cu amănuntul)
925 Cheltuieli de desfacere
=
mărfurile
901 Decontări interne privind cheltuielile
♦ Aspecte practice Pentru deschiderea în analitic a conturilor s-au considerat notaţiile următoare: • x1 , x2 - raioanele de vânzare cu ridicata, respectiv cu amănuntul; • y1 , y2 , ... , yn - tipurile de confecţii comercializate atât în cadrul raionului cu ridicata, cât şi în cadrul raionului cu amănuntul ( exemple: y2 = ‘Halat amestec’ , y3 = ‘Cămaşă protecţie’ ) • z1 , z2 - grupele de mărfuri confecţii, respectiv alimentare, comercializate în cadrul raionului cu amănuntul; • w1 , w2 , ... , wm - grupele de produse alimentare comercializate în cadrul raionului cu amănuntul (exemplu: w4 = ‘Ness Brasero’) Pentru exemplificare considerăm aplicaţiile prezentate legate de contabilitatea financiară a mărfurilor, a căror rezolvare contabilă de gestiune presupune operaţiile: ♦ Aplicaţia 1 - vânzare din raionul cu amănuntul (x2), grupa confecţii (z1), produsul ‘Halat amestec’ (y2): 931.x2z1y2
=
902.x2z1y2
11000000
925.x2z1y2
=
901
11000000
♦ Aplicaţia 2 - vânzare din raionul cu ridicata (x1), produsul ‘Cămaşă protecţie’ (y3): 931.x1y3
=
902.x1y3
10000000
925.x1y3
=
901
10000000
♦ Aplicaţia 3 - vânzare din raionul cu amănuntul (x2), grupa alimente (z2), produsul ‘Ness Brasero’ (y2): 931.x2z2w4
=
902.x2z2w4
11000000
12
925.x2z2w4
=
901
11000000
Transferarea inventarului permanent din contabilitatea financiarã în contabilitatea de gestiune se face prin crearea unei grupe distincte de conturi de stocuri în structura clasei a 9-a Conturi de gestiune, şi anume grupa de conturi 94- Stocuri detaliatã în conturi operaţionale de gradul I şi de gradul II, creatã pe structura clasei a 3-a de conturi, Conturi de stocuri şi producţie în curs de execuţie din contabilitatea financiarã. Astfel, grupei 37-Mãrfuri din contabilitatea financiarã îi corespunde grupa 947- Mãrfuri din contabilitatea de gestiune, contului 371- Mãrfuri din contabilitatea financiarã îi corespunde contul 9471 - Mãrfuri din contabilitatea de gestiune, iar contului 378 - Diferenţe de preţ la mãrfuri îi corespunde contul 9478 - Diferenţe de preţ la mãrfuri. Inregistrãrile contabile în contabilitatea de gestiune sunt: • Înregistrarea preluãrii stocului iniţial de mãrfuri din contabilitatea financiarã în contabilitatea de gestiune, precum şi înregistrarea cumpârãrilor de mãrfuri : 9471 Mãrfuri
=
901 Decontãri interne privind cheltuielile
•Inregistrarea vânzãrilor de mãrfuri precum şi înregistrarea transferului stocului final de mãrfuri în contabilitatea financiarã:
901 Decontãri interne privind cheltuielile
=
9471 Mărfuri
Contul 9478- Diferenţe de preţ la mãrfuri prin care se ţine evidenţa adaosului comercial al mãrfurilor existente în stoc, se reutilizează, trecându-se astfel peste calculele repartizãrii adaosului comercial aferent mãrfurilor vândute, rezultatul economico-financiar formându-se ca diferenţã între veniturile reflectate în contul 707- Venituri din vânzarea mãrfurilor şi cheltuielile aferente reflectate în contul 607 -Cheltuieli privind mãrfurile. 3.1. Implementarea contabilităţii de gestiune folosind fişierul de Coduri Bugetare sau Analitice Generalităţi Aplicaţia contabilă oferă posibilitatea evidenţei contabile manageriale, urmărirea activităţii, defalcată pe capitolele unui buget previzional, pe tipuri de activităţi sau departamente (sectoare) ale întreprinderii,etc. În fişierul Buget/Analitic se pot crea coduri bugetare sau analitice a căror semnificaţie este la latitudinea utilizatorului şi se pot defini valori lunare preliminate pentru fiecare
13
cod. Ulterior, la culegerea înregistrărilor contabile curente, se pot asocia coduri de buget sau analitice, defalcându-se astfel activitatea contabilă. Aspectul analitic Aplicaţiile contabilităţii analitice sunt foarte diverse, respectiv se poate ţine o contabilitate defalcată pe tipuri de activitate (centre de profit) sau pe departamente (secţiile) unei întreprinderi şi este posibilă defalcarea activităţii contabile pe afaceri, clienţi dosare sau alte criterii decise de utilizator. Contabilitatea de gestiune (managerială) permite cunoaşterea acestor cheltuieli şi venituri per dosar, client, secţie, departament sau centru de activitate. În toate cazurile este suficientă crearea unui cod analitic pentru fiecare din aceste entităţi. Elaborarea bugetului de venituri şi cheltuieli Pentru a realiza automat acest deziderat, poate fi asociat fiecărui cod corespunzător unui post în buget, un set de valori preliminate (lunare). Ulterior, asociind înregistrărilor culese coduri bugetare corespunzătoare, se pot compara valorile preliminate cu cele efectiv realizate, diferenţele fiind calculate atât procentual cât şi în valoare absolută. Cheile de repartiţie analitică (cheltuieli indirecte) Pentru a analiza principiul cheilor de repartiţie, exemplificăm pentru un caz particular - o societate comercială- ale cărei cheltuieli sunt efectuate în trei sectoare de activitate: comercial, administraţie, servicii. În faza de culegere a datelor, când se va înregistra o cheltuială specifică unui sector se va asocia şi codul analitic corespunzător acestuia. Dacă însă este vorba de cheltuielile generale (de exemplu: o factură de electricitate pe societate), pentru a repartiza cota de cheltuială pe fiecare sector, se vor utiliza cheile de repartiţie analitică. Astfel, dacă se consideră că s-a consumat energie electrică în următoarea proporţie: 20% comercial, 35% servicii şi 45% administraţie toate facturile de electricitate şi eventual, alte cheltuieli generale, se vor repartiza în aceste procente pe cele trei compartimente. Se ajunge în acest fel la necesitatea creării unor chei de repartiţie într-o fereastră cu trei coloane şi anume: Cod, Titlu şi Repartiţie . Pentru a exemplifica situaţia prezentată mai sus, se vor insera linii, câte una pentru fiecare sector. Companie
Serviciul administrativ
Serviciul financiarcontabil
Serviciul Aprovizionare
Secţia de croire
Serviciul Desfacere
Producţia
Secţia de asamblare
Secţia de croire Magazin A
Magazin B
Depozit produse finite
Figura 4.5. Structura centrelor de cost (model) 14
Cod centru Adm
Denumire
Procent de repartiţie 5.00
Com
Serviciul Administrativ Serrviciul financiar contabil Serviciul Aprovizionare Serviciul Desfacere
20.00
Pro
Producţia
45.00
Fin Apr
10 20
Tabelul 4.1. Repartiţia cheltuielilor indirecte Programul controlează grila de repartiţie, verificând dacă totalul procentelor de pe cheile asociate este 100 %. Se pot crea oricăte chei de repartiţie în funcţie de necesarul firmei. ² Exploatare In fişierul Buget analitic se crează câte un articol corespunzător fiecărui cont analitic de gestiune. In fişierul Plan contabil, se asociază aceste conturi celor financiare în câmpul cod-buget. Exemplu: Se crează articolele: 9471 - Mãrfuri din contabilitatea de gestiune şi 9478 - Diferenţe de preţ la mãrfuri în fişierul de Buget analitic. In fişierul Plan contabil se fac modificările: contului 371- Mãrfuri din contabilitatea financiarã îi corespunde cod buget:9471 - Mãrfuri din contabilitatea de gestiune, iar contului 378 - Diferenţe de preţ la mãrfuri îi corespunde cod buget: 9478 - Diferenţe de preţ la mãrfuri. Ulterior, pentru deschiderea în analitic a conturilor, se adaugă articole noi, considerând notaţiile anterioare: x1 , x2 - raioanele de vânzare cu ridicata, respectiv cu amănuntul; y1 , y2 , ... , yn tipurile de confecţii comercializate atât în cadrul raionului cu ridicata, etc. La transferul datelor din aplicaţia comercială în cea contabilă se vor cacula automat rulajele şi soldurile conturilor contabile de gestiune, conform corespondenţelor anterior stabilite.
15
