EBook_Abschlusse Im SAP-Controlling

SAP PRESS ist eine gemeinschaftliche Initiative von SAP und Galileo Press. Ziel ist es, Anwendern qualifiziertes SAP-Wissen zur Verfügung zu stellen. SAP PRESS vereint das fachliche Know-how der SAP und die verlegerische Kompetenz von Galileo Press. Die Bücher bieten Expertenwissen zu technischen wie auch zu betriebswirtschaftlichen SAP-Themen. Martin Munzel, Renata Munzel SAP-Controlling – Customizing 770 S., 2., aktualisierte und erweiterte Auflage 2013, geb. ISBN 978-3-8362-2448-2 Uwe Brück Praxishandbuch SAP-Controlling 586 S., 4., aktualisierte und erweiterte Auflage 2011, geb., mit Referenzkarte ISBN 978-3-8362-1728-6 Antonia Wilms, Andrea Hölzlwimmer Praxishandbuch Produktkosten-Controlling mit SAP 507 S., 2011, geb. ISBN 978-3-8362-1661-6 Oliver Schöb Ergebnisrechnung mit SAP 465 S., 2., erweiterte Auflage 2012, geb. ISBN 978-3-8362-1864-1 Jörg Siebert, Martin Munzel Praxishandbuch Report Painter/Report Writer 320 S., 2012, geb. ISBN 978-3-8362-1718-7

Aktuelle Angaben zum gesamten SAP PRESS-Programm finden Sie unter www.sap-press.de.

Martin Munzel

Abschlüsse im SAP -Controlling ®

Bonn 폷 Boston

Liebe Leserin, lieber Leser, vielen Dank, dass Sie sich für ein Buch von SAP PRESS entschieden haben. Als Controller ermitteln Sie Informationen über den Erfolg und die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens. Sie haben den monatlichen Überblick darüber, wo das Unternehmen finanziell steht. Wenn Sie den Periodenabschluss vorbereiten, müssen Sie verschiedenste Tätigkeiten in der richtigen Reihenfolge und zum richtigen Zeitpunkt im System ausführen. Das geht leider nicht nach Schema F: Häufig sind manuelle Arbeitsschritte notwendig, oder es sind Daten aus unterschiedlichen Systemen abzugleichen und zu bewerten. Dieses Buch soll Ihnen bei allen Tätigkeiten, die Sie in CO zum Periodenende durchführen müssen, Ratgeber und Stütze sein. Natürlich lernen Sie die notwendigen Funktionen und das Customizing grundlegend kennen. Doch darüber hinausgehend zeigt Ihnen Martin Munzel auch, welche Wechselwirkungen zwischen diesen Funktionen bestehen und wo gefährliche Fallstricke lauern. Ich bin mir sicher, dass Ihnen mit diesem Buch alle Abschlussarbeiten leichter von der Hand gehen werden!

Ihre Eva Tripp Lektorat SAP PRESS

Galileo Press Rheinwerkallee 4 53227 Bonn [email protected] www.sap-press.de

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Impressum Dieses E-Book ist ein Verlagsprodukt, an dem viele mitgewirkt haben, insbesondere: Lektorat Eva Tripp Korrektorat Falk Joensson, Dresden Herstellung E-Book Melanie Zinsler Covergestaltung Mai Loan Nguyen Duy Coverbild iStockphoto: 1297120L © Lars Fich Satz E-Book SatzPro, Krefeld Wir hoffen sehr, dass Ihnen dieses Buch gefallen hat. Bitte teilen Sie uns doch Ihre Meinung mit und lesen Sie weiter auf den Serviceseiten.

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek: Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar. ISBN 978-3-8362-1854-2 (Buch inkl. E-Book) ISBN 978-3-8362-2801-5 (E-Book)

1. Auflage 2013 © Galileo Press, Bonn 2013

Inhalt Einleitung ................................................................................................

1

Grundlagen ........................................................................... 15 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7

2

Kostenstellen ........................................................................... Innenaufträge .......................................................................... Prozesskostenrechnung ........................................................... Produktkostencontrolling ........................................................ Ergebnis- und Marktsegmentrechnung .................................... Profit-Center-Rechnung ........................................................... Projektsystem ..........................................................................

15 20 22 24 27 29 32

Schedule Manager und Closing Cockpit .............................. 35 2.1 2.2

2.3

3

11

Überblick ................................................................................. Schedule Manager ................................................................... 2.2.1 Aufgabenplan ............................................................. 2.2.2 Scheduler .................................................................... 2.2.3 Monitor ...................................................................... 2.2.4 Empfehlungen zum Schedule Manager ........................ Closing Cockpit ........................................................................ 2.3.1 Customizing des Closing Cockpits ............................... 2.3.2 Das Closing Cockpit einsetzen ..................................... 2.3.3 Empfehlungen zum Closing Cockpit ............................

35 37 38 42 44 45 46 46 57 58

Gemeinkostenverrechnungen ............................................... 61 3.1

3.2

Manuelle Verrechnungen ........................................................ 3.1.1 Manuelle Umbuchung von Kosten und Erlösen ........... 3.1.2 Umbuchung von Einzelposten ..................................... 3.1.3 Manuelle Leistungsverrechnung .................................. 3.1.4 Manuelle Kostenverrechnung ...................................... 3.1.5 Statistischen Kennzahlen erfassen ............................... 3.1.6 Manuelle Belege in CO-PA .......................................... Überleitung der Daten aus dem Arbeitszeitblatt (CATS) ........... 3.2.1 Customizing des Arbeitszeitblattes .............................. 3.2.2 Periodische Überleitung der Daten aus CATS .............. 3.2.3 Empfehlungen zum Arbeitszeitblatt .............................

61 62 66 67 69 70 70 73 77 78 79

7

Inhalt

3.3

3.4

3.5

3.6

3.7

3.8

3.9

4

80 81 87 89 92 93 93 100 101 102 104 113 116 117 117 118 120 128 128 130 130 133 136 150 151 152 154 159 161 162 166 176 178

Nachbewertung .................................................................... 181 4.1

8

Abgrenzung ............................................................................. 3.3.1 Zuschlagsverfahren ...................................................... 3.3.2 Plan=Ist-Verfahren ...................................................... 3.3.3 Soll=Ist-Verfahren ....................................................... 3.3.4 Empfehlungen zur Abgrenzung .................................... Gemeinkostenzuschläge ........................................................... 3.4.1 Customizing-Einstellungen zu Gemeinkostenzuschlägen .................................................................. 3.4.2 Gemeinkostenzuschläge durchführen .......................... 3.4.3 Empfehlungen zu Gemeinkostenzuschlägen ................ Periodische Umbuchung .......................................................... 3.5.1 Customizing-Einstellungen zur periodischen Umbuchung ................................................................ 3.5.2 Periodische Umbuchung ausführen ............................. 3.5.3 Empfehlungen zur periodischen Umbuchung ............... Verteilung ............................................................................... 3.6.1 Verteilungen im Gemeinkostencontrolling ................... 3.6.2 Verteilungen in der Profit-Center-Rechnung ................ 3.6.3 Customizing-Einstellungen zur Verteilung ................... 3.6.4 Verteilung ausführen ................................................... 3.6.5 Empfehlungen zur Verteilung ...................................... Umlage .................................................................................... 3.7.1 Umlagen im Gemeinkostencontrolling ......................... 3.7.2 Umlagen in der Ergebnisrechnung ............................... 3.7.3 Customizing-Einstellungen zur Umlage ........................ 3.7.4 Umlage ausführen ....................................................... 3.7.5 Empfehlungen zur Umlage .......................................... Indirekte Leistungsverrechnung ............................................... 3.8.1 Customizing-Einstellungen zur indirekten Leistungsverrechnung ................................................. 3.8.2 Indirekte Leistungsverrechnung ausführen ................... 3.8.3 Empfehlungen zur indirekten Leistungsverrechnung .... Templateverrechnung .............................................................. 3.9.1 Customizing-Einstellungen zu Templates ..................... 3.9.2 Templates ausführen ................................................... 3.9.3 Empfehlungen zu Templates .......................................

Isttarifermittlung ...................................................................... 181 4.1.1 Customizing der Isttarifermittlung ............................... 184

Inhalt

4.2 4.3

4.4

4.5

5

4.1.2 Isttarifermittlung durchführen ..................................... 4.1.3 Empfehlungen zur Isttarifermittlung ............................ Manuelle Erfassung von Isttarifen ............................................ Splittung .................................................................................. 4.3.1 Customizing der Splittung ........................................... 4.3.2 Splittung durchführen ................................................. 4.3.3 Empfehlungen zur Splittung ........................................ Istkalkulation ........................................................................... 4.4.1 Einstellungen im Materialstamm für die Istkalkulation ........................................................ 4.4.2 Istkalkulation durchführen .......................................... 4.4.3 Empfehlungen zur Istkalkulation ................................. Übernahme von Bilanzwerten in die Profit-Center-Rechnung ... 4.5.1 Übernahme von Bilanzwerten durchführen ................. 4.5.2 Empfehlungen für die Übernahme von Bilanzwerten ...

196 199 200 201 202 204 204 205 206 207 209 210 211 216

Abschluss für Aufträge und Projekte ................................... 219 5.1

5.2

5.3

5.4

Verzinsung .............................................................................. 5.1.1 Customizing-Einstellungen für die Verzinsung ............. 5.1.2 Verzinsung durchführen .............................................. 5.1.3 Empfehlungen zur Verzinsung ..................................... Ermittlung von Ware in Arbeit ................................................. 5.2.1 Customizing für die Ermittlung von Ware in Arbeit ..... 5.2.2 Ermittlung von Ware in Arbeit durchführen ................. 5.2.3 Empfehlungen zur Ermittlung von Ware in Arbeit ....... Ergebnisermittlung .................................................................. 5.3.1 Erlösproportionale Ergebnisermittlung ........................ 5.3.2 Ergebnisermittlung nach der Percentage-ofCompletion-Methode ................................................. 5.3.3 Customizing für die Ergebnisermittlung ....................... 5.3.4 Ergebnisermittlung durchführen .................................. 5.3.5 Empfehlungen zur Ergebnisermittlung ......................... Ermittlung von Abrechnungsvorschriften ................................. 5.4.1 Customizing für die Ermittlung von Abrechnungsvorschriften ............................................. 5.4.2 Ermittlung von Abrechnungsvorschriften durchführen ................................................................ 5.4.3 Empfehlungen zur Ermittlung von Abrechnungsvorschriften .............................................

219 220 233 233 234 236 260 266 270 271 274 280 310 313 314 315 318 319

9

Inhalt

5.5

5.6

5.7

6

Abweichungsermittlung ........................................................... 5.5.1 Customizing der Abweichungsermittlung .................... 5.5.2 Abweichungsermittlung durchführen .......................... 5.5.3 Empfehlungen zur Abweichungsermittlung ................. Auftragseingang für Projekte ermitteln ..................................... 5.6.1 Customizing-Einstellungen zum Auftragseingang ......... 5.6.2 Ermittlung des Auftragseingangs für Projekte durchführen ................................................................ 5.6.3 Empfehlungen zur Auftragseingangsermittlung ............ Abrechnung ............................................................................. 5.7.1 Customizing der Abrechnung ...................................... 5.7.2 Abrechnung durchführen ............................................ 5.7.3 Empfehlungen für die Abrechnung ..............................

319 321 327 329 331 331 334 335 335 341 349 351

Koordination des Abschlusses ............................................. 353 6.1

6.2

Periodensteuerung .................................................................. 6.1.1 Periodensteuerung in der Finanzbuchhaltung .............. 6.1.2 Periodensteuerung im Controlling ............................... Abhängigkeiten zum Abschluss in der Finanzbuchhaltung .................................................................. 6.2.1 Nachbuchen von noch nicht erfassten Belegen ............ 6.2.2 Maschinelle Pflege des WE/RE-Kontos ........................ 6.2.3 Überleitung von Löhnen und Gehältern ...................... 6.2.4 Rückstellungen ............................................................ 6.2.5 Dauerbelege und Periodische Abgrenzungen .............. 6.2.6 Abschlussarbeiten in der Anlagenbuchhaltung ............ 6.2.7 Wertberichtigungen .................................................... 6.2.8 Fremdwährungsbewertung .......................................... 6.2.9 Verzinsung .................................................................. 6.2.10 Abstimmungsmaßnahmen ........................................... 6.2.11 Intercompany-Abstimmung ......................................... 6.2.12 Umgliederung ............................................................. 6.2.13 Umsatzsteuervoranmeldung ........................................

353 354 355 357 357 357 358 358 359 360 363 364 365 366 366 366 366

Anhang ....................................................................................... 369 A B

Menüpfade und Transaktionscodes .................................................... 369 Der Autor ........................................................................................... 389

Index ......................................................................................................... 391

10

Einleitung

In diesem Buch stelle ich Ihnen die Abschlusstätigkeiten vor, die Sie in der Controllingkomponente (CO) in SAP ERP zum Periodenende durchführen müssen. Dabei gehe ich stets so vor, dass ich Ihnen die jeweilige Funktion vorstelle und erläutere, wofür sie eingesetzt wird. Es folgt dann ein Überblick darüber, welche Einstellungen im Customizing Sie vornehmen müssen, um die jeweilige Funktion nutzen zu können. Danach zeige ich Ihnen, wie Sie die Funktion in der Anwendung aufrufen und was dabei zu beachten ist. Zum Abschluss jedes Abschnitts gehe ich darauf ein, was bei der jeweiligen Funktion zu beachten ist: Welche anderen Aktivitäten sollten zuvor geschehen sein, welche Wechselwirkungen bestehen, welche Funktionen sollten unbedingt später durchgeführt werden? In vielen Tipps, Hinweisen und Querverweisen mache ich deutlich, wo Zusammenhänge und Abhängigkeiten zu anderen Funktionen bestehen. Die Reihenfolge der Kapitel und deren Struktur folgt in etwa der zeitlich-logischen Reihenfolge, in der die einzelnen Abschlusstätigkeiten typischerweise durchlaufen werden. Die Kapitel sind nach übergeordneten Themengebieten angeordnet.

An wen richtet sich dieses Buch? Dieses Buch richtet sich an Leser, die mit dem Monatsabschluss im SAP-Controlling betraut sind. Elementare Konzepte wie z. B. die Systemarchitektur, der modulare Aufbau von SAP ERP, das Transportwesen oder die Verarbeitung von Batch-Input-Mappen sollten Ihnen vertraut sein. Ich verweise ansonsten auf mein Buch SAP-Finanzwesen – Customizing, das ebenfalls bei SAP PRESS erschienen ist und in dem ich diese Aspekte ausführlich erläutere. Auch mein Buch SAP-Controlling – Customizing möchte ich Ihnen ans Herz legen, da es alle Funktionen behandelt, die Ihnen in der Komponente CO zur Verfügung stehen. Das vorliegende Buch ist das richtige für Sie, wenn Sie bereits erste Erfahrungen mit der Komponente CO haben und sich darüber informieren möchten, welche weiteren Funktionen SAP Ihnen vor allem beim Monatsabschluss bietet. Es ist auch für SAP-Berater und SAP-Inhouse-Betreuer geeignet, die

11

Einleitung

bereits über Grundwissen in anderen Komponenten des SAP-Systems verfügen und das Controlling weiter kennenlernen wollen. Das Buch ist besonders auch als Nachschlagewerk geeignet, da es die Funktionen kompakt und umfassend behandelt.

Aufbau des Buches Das Buch ist in sechs Kapitel gegliedert, die jeweils einen für sich geschlossenen Teil des Periodenabschlusses im Controlling behandeln. In Kapitel 1, »Grundlagen«, stelle ich Ihnen kurz die wesentlichen Konzepte und Stammdatentypen (wie z. B. Kostenstellen, Innenaufträge etc.) im SAPControlling vor. Sie erhalten ferner einen Überblick darüber, welche Abschlusstätigkeiten für welche der vorgestellten Stammdatentypen in Frage kommen. Kapitel 2, »Schedule Manager und Closing Cockpit«, hat die beiden wesentlichen Werkzeuge in SAP zum Schwerpunkt, die Sie zum Automatisieren und Beschleunigen Ihres Abschlusses einsetzen können. Sie lernen die beiden Werkzeuge kennen und erfahren, welche Einsatzmöglichkeiten diese bieten.

In Kapitel 3, »Gemeinkostenverrechnungen«, stelle ich Ihnen die Verrechnungsmöglichkeiten vor, die vor allem das Gemeinkostencontrolling als Ausgangspunkt haben. Typischerweise fungieren hier Kostenstellen und Geschäftsprozesse als Senderobjekte. Kapitel 4, »Nachbewertung«, hat die verschiedenen Werkzeuge zum Thema, die Sie zum Nachbewerten von Leistungstarifen einsetzen können. Ein Teil des Kapitels befasst sich aber auch mit der Übernahme von Bilanzpositionen in die Profit-Center-Rechnung.

In Kapitel 5, »Abschluss für Projekte und Aufträge«, stehen Innenaufträge, Projekte, Fertigungsaufträge und Produktkostensammler im Mittelpunkt. Ich stelle Ihnen die verschiedenen Möglichkeiten vor, die SAP Ihnen bietet, um Aufträge und Projekte abzuschließen. Sie lernen hier beispielsweise die Verzinsung kennen, aber auch die Ermittlung von Ware in Arbeit, die Ergebnisermittlung oder die Abrechnung. Organisatorische Aktivitäten sind das Thema von Kapitel 6, »Koordination des Abschlusses«. Ich zeige Ihnen unter anderem, wie Sie Perioden in der Finanzbuchhaltung wie im Controlling für weitere Buchungen schließen. Des

12

Danksagung

Weiteren zeige ich Abhängigkeiten zu den Abschlusstätigkeiten in der Finanzbuchhaltung auf. Im Anhang schließlich fasse ich noch einmal alle wichtigen verwendeten Menüpfade zusammen. Außerdem finden Sie hier den Index.

Wie können Sie mit dem Buch arbeiten? Das Buch ist so gegliedert, dass Sie logisch zusammenhängende Werkzeuge jeweils in einem Kapitel zusammengefasst finden. Beispielsweise alle Verrechnungsmöglichkeiten, die von Kostenstellen ausgehen, in Kapitel 2, »Schedule Manager und Closing Cockpit«, wohingegen sämtliche Verrechnungen von Aufträgen oder Projekten in Kapitel 5, »Abschluss für Projekte und Aufträge«, stehen. Sofern vorhanden, habe ich zusätzlich zu den Menüpfaden im Customizing auch den Transaktionscode angegeben. Viele Customizing-Einstellungen haben jedoch nur den allgemeinen Code SPRO – in diesen Fällen habe ich auf diese Information verzichtet. Eine Liste der verwendeten Menüpfade und Transaktionscodes finden Sie im Anhang. Um Ihnen das Arbeiten mit diesem Buch zu erleichtern, habe ich bestimmte Stellen mit Symbolen markiert. Die Symbole haben die folgende Bedeutung: Infokästen mit diesem Symbol weisen Sie auf Besonderheiten hin, die Sie beachten sollten. Mit diesem Symbol warne ich Sie vor möglichen Fehlerquellen. Wenn das besprochene Thema anhand praktischer Beispiele erläutert und vertieft wird, mache ich Sie mit diesem Symbol darauf aufmerksam.

Danksagung Ich möchte mich bei Jörg Siebert und Janet Salmon bedanken, die wichtige Tipps und Informationen zu diesem Buch beigesteuert haben. Wie üblich hat Frau Eva Tripp von SAP PRESS dafür gesorgt, dass mein Manuskript reibungslos in das Buch verwandelt wurde, das Sie nun in den Händen halten. Ihr danke ich besonders für ihre Geduld.

13

Einleitung

Meiner Frau Renata Munzel gilt Dank für ihre Langmut, insbesondere da ich vor allem in der Endphase des Manuskripts nicht mehr viel zu sehen war. Wie immer haben meine Söhne Vincent, Philip und Jan mich moralisch beim Schreiben bestärkt, indem auch sie an Büchern gearbeitet haben. Gerade heute, als ich diese Zeilen schreibe, wurde ich mit zwei neuen Ausgaben beglückt. Zwar hätte manchen davon noch ein bisschen Schliff durch Frau Tripp in Sachen Orthographie gut getan, immerhin waren die Bücher aber schon in Kapitel eingeteilt und recht robust mit Tesafilm und Heftklammern gebunden.

Martin Munzel

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In diesem Kapitel erhalten Sie einen Überblick über die einzelnen Bestandteile der Controllingkomponente von SAP sowie über das Projektsystem. Sie lernen damit die wesentlichen Konzepte kennen, die Ihnen später beim Abschluss begegnen werden.

1

Grundlagen

Die Controllingkomponente in SAP bietet eine Reihe von sogenannten Controllingobjekten an. Diese werden auch Kontierungsobjekte genannt und erfüllen unterschiedliche Anforderungen, sie bieten daher auch verschiedene Funktionen beim Monatsabschluss. Ich möchte Ihnen in diesem Kapitel die einzelnen Controllingobjekte vorstellen und aufzeigen, für welche Abschlusstätigkeiten sie relevant sind.

1.1

Kostenstellen

Die Kostenstellenrechnung ist Teil des Gemeinkostencontrollings und dient dazu, ein Unternehmen so zu strukturieren, dass sämtliche anfallenden Gemeinkosten eindeutig einem Verantwortungsbereich zugeordnet werden können. Ein Verantwortungsbereich entspricht dabei einer Kostenstelle. Eine Kostenstelle ist somit eine organisatorische Einheit, die eine bestimmte Funktion im Unternehmen wahrnimmt (z. B. Finanzbuchhaltung, Leitung, Einkauf). Ein Beispiel für einen Kostenstellenstammsatz sehen Sie in Abbildung 1.1. Typischerweise ist einer Kostenstelle eine gewisse Anzahl von Mitarbeitern zugeordnet, und sie wird von einem Verantwortlichen geleitet. Kostenstellen werden hierarchisch gegliedert, um die gesamte Unternehmensstruktur abzubilden (siehe Abbildung 1.2). Anhand der Kostenstellenstruktur können sämtliche Gemeinkosten (also Kosten, die nicht direkt einem Produkt zugeordnet werden können) eindeutig einer Kostenstelle und damit einem Verantwortlichen zugeordnet werden. Für Einzelkosten hingegen, also Kosten, die direkt mit einem bestimmten Produkt in Verbindung gebracht werden können, ist dies in der Regel

15

1

Grundlagen

nicht der Fall. Das Konzept des Controllings in SAP ERP sieht vor, dass Sie andere Teilkomponenten, wie z. B. die Ergebnisrechnung oder das Produktkostencontrolling, zur Verwaltung der Einzelkosten einsetzen.

Abbildung 1.1 Kostenstellenstammsatz

Firma »HightechHandel«

Hi-Fi

Marketing

TV

Vertrieb

Computer

Einkauf

Administration

Unternehmensleitung

IT

Abbildung 1.2 Beispiel für eine Kostenstellenhierarchie

Einen Kostenstellenstammsatz legen Sie im Anwendungsmenü über Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Stammdaten 폷 Kostenstelle 폷 Einzelbearbeitung 폷 Anlegen (Transaktion KS01) an.

16

Kostenstellen

Die Klassifizierung von Kosten in SAP ERP geschieht auf der Basis von Kostenarten. Primären Kostenarten steht dabei jeweils ein Sachkonto in der Finanzbuchhaltung gegenüber, während sekundäre Kostenarten der Verrechnung innerhalb des Controllings dienen. Die Erfassung von Kosten kann sowohl anhand von primären Buchungen aus der Finanzbuchhaltung erfolgen als auch mittels Verrechnungen über Sekundärkostenarten zwischen Kostenstellen und anderen Controllingobjekten. Kostenstellen können mithilfe von Leistungsverrechnungen Leistung an andere Objekte, wie etwa andere Kostenstellen oder auch Fertigungsaufträge, abgeben. Dazu müssen Sie Stammsätze für Leistungsarten anlegen (siehe Abbildung 1.3), diese mit Kostenstellen verknüpfen und dann manuell oder automatisch Leistungstarife dafür bestimmen. Mithilfe einer Leistungsart können Sie dann im Betrieb erbrachte Leistungen klassifizieren, messen und anhand des hinterlegten Tarifs bewerten. Für unterschiedliche Arten von Leistungen können Sie verschiedene Leistungsarten erstellen, diese anhand von bestimmten Dimensionen wie Zeit oder Menge messen und mit einem Tarif bewerten.

Abbildung 1.3 Leistungsartenstammsatz

Leistungsarten definieren Sie über Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Stammdaten 폷 Leistungsart 폷 Einzelbearbeitung 폷 Anlegen (Transaktion KL01).

17

1.1

1

Grundlagen

Leistungsarten Typische Beispiele für Leistungsarten in Unternehmen sind: 왘

Personalstunden in der Fertigung, gemessen in Stunden

왘

Maschinenstunden in der Fertigung, gemessen in Stunden

왘

Rüstzeiten in der Fertigung, gemessen in Stunden

왘

zubereitete Menüs in der Kantine, gemessen in Stück

왘

Energieverbrauch, gemessen in Kilowattstunden

Bei manchen Methoden zur Verrechnung von Kosten wie der Umlage oder der indirekten Leistungsverrechnung belasten Sie Kosten von Kostenstellen an mehrere Empfänger gleichzeitig weiter. Um zu entscheiden, wie hoch die Belastung je Empfänger sein soll, können Sie unterschiedliche Kriterien ansetzen, wie z. B. die Höhe der Kosten einer bestimmten Kostenart. Anhand sogenannter statistischer Kennzahlen haben Sie aber auch die Möglichkeit, Kriterien heranzuziehen, die nicht in Kosten gemessen werden können. Statistische Kennzahlen Als statistische Kennzahlen können Sie z. B. verwenden: 왘

Anzahl der Mitarbeiter in einer Abteilung

왘

Fläche eines Raums (in Quadratmetern)

왘

Anzahl der PCs, die eine Abteilung benutzt (in Stück)

Für statistische Kennzahlen legen Sie über Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Stammdaten 폷 Statistische Kennzahl 폷 Einzelbearbeitung 폷 Anlegen (Transaktion KK01) eigene Stammsätze an. Ein Beispiel sehen Sie in Abbildung 1.4.

Abbildung 1.4 Stammsatz einer statistischen Kennzahl

18

Kostenstellen

Die Kostenstellenrechnung stellt zum Periodenabschluss eine Reihe von Verrechnungswerkzeugen zur Verfügung, die teils zwischen Kostenstellen stattfinden, aber auch Controllingobjekte aus anderen Teilkomponenten als Empfänger haben können. Abbildung 1.5 zeigt schematisch die Schnittstellen der Kostenstellenrechnung mit den anderen Komponenten.

Prozesskostenrechnung (CO-OM-ABC) Kostenstellenrechnung (CO-OM-CCA)

Produktkostencontrolling (CO-PC)

Erg Ergebnisr ebnisund Marktsegmentrechnung (CO-PA P ) (CO-PA)

Innenaufträge Innenauft f räge (CO-OM-OPA P ) (CO-OM-OPA)

Profit-Center-Rechnung (EC-PCA)

Abbildung 1.5 Schnittstellen der Kostenstellenrechnung im Gesamtkonzept des Controllings

Für den Abschluss der Kostenstellen sind die folgenden Abschnitte von Kapitel 3, »Gemeinkostenverrechnungen«, relevant: 왘

Manuelle Verrechnungen

왘

Überleitung der Daten aus dem Arbeitszeitblatt (CATS)

왘

Abgrenzung

왘

Gemeinkostenzuschläge

왘

Periodische Umbuchung

왘

Verteilung

왘

Umlage

왘

Indirekte Leistungsverrechnung

왘

Templateverrechnung

19

1.1

1

Grundlagen

In Kapitel 4, »Nachbewertung«, betreffen die folgenden Abschnitte Kostenstellen: 왘

Isttarifermittlung

왘

Manuelle Erfassung von Isttarifen

왘

Splittung

In Kapitel 5, »Abschluss für Aufträge und Projekte«, schließlich ist die Abweichungsermittlung von Bedeutung für die Kostenstellenrechnung.

1.2

Innenaufträge

Innenaufträge haben, anders als Kostenstellen, temporären Charakter. Sie haben den Zweck, die zeitlich beschränkte Entstehung von Kosten zu verwalten, die keiner Kostenstelle zuzuordnen sind. Dabei kann es sich um besondere Ereignisse wie z. B. Umstrukturierungen oder kleine Projekte wie Messestände handeln. Sie können dann auswerten, wie viele Kosten insgesamt für eine Initiative angefallen sind; über die Abrechnung oder eine periodische Umbuchung können Sie die Kosten dann an die beteiligten Kostenstellen verrechnen. Einsatz von Innenaufträgen Innenaufträge können Sie z. B. für folgende Anwendungen einsetzen: 왘

Bei Messeständen sammeln Sie die gesamten aufgelaufenen Primärkosten wie auch Leistungsverrechnungen von den beteiligten Kostenstellen, um die Gesamtkosten für den Stand zu ermitteln.

왘

Außerordentliche Umstrukturierungsmaßnahmen können Sie als Innenaufträge abbilden, da diese in der Regel in der Kostenstellenrechnung nicht geplant wurden und ansonsten das Ergebnis verzerren würden.

Sie legen Innenaufträge über den Pfad Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Stammdaten 폷 Order Manager (Transaktion KO04) an (siehe Abbildung 1.6). Wie Sie in Abbildung 1.7 erkennen können, sind Innenaufträge sowohl Empfänger von Verrechnungen (vor allem aus der Kostenstellenrechnung), als auch Sender (an die Kostenstellenrechnung und die Ergebnisrechnung).

20

Innenaufträge

Abbildung 1.6 Stammdaten für einen Innenauftrag



Erg Ergebnisr ebnisund Marktsegmentrechnung (CO-PA) (CO-PA P )

Innenaufträge (CO-OM-OPA)


Abbildung 1.7 Schnittstellen der Innenaufträge im Gesamtkonzept des Controllings

21

1.2

1

Grundlagen

Für Innenaufträge sind im Rahmen des Abschlusses die folgenden Abschnitte von Kapitel 3, »Gemeinkostenverrechnungen«, von Bedeutung: 왘


왘


왘

Abgrenzung

왘


왘


왘

Templateverrechnung

In Kapitel 4, »Nachbewertung«, betrifft der Abschnitt »Isttarifermittlung« Kostenstellen, insbesondere die Nachbelastung von Isttarifen. Kapitel 5, »Abschluss für Aufträge und Projekte«, behandelt folgende Themen, die Innenaufträge betreffen: 왘

Verzinsung

왘

Ergebnisermittlung

왘

Ermittlung von Abrechnungsvorschriften

왘

Abrechnung

1.3

Prozesskostenrechnung

Die Prozesskostenrechnung gehört zusammen mit der Kostenstellenrechnung und den Innenaufträgen zum Gemeinkostencontrolling. Geschäftsprozesse erlauben es Ihnen, Ihre Gemeinkosten im Hinblick auf deren Verwendung zu analysieren, und bieten Ihnen damit detailliertere Informationen über Ihren Wertefluss als die Kostenstellenrechnung, die darauf fokussiert ist, die Verantwortlichkeit für die Entstehung von Kosten aufzuzeigen. Ein Geschäftsprozess stellt einen Ablauf im Unternehmen dar, bei dem Kosten durch die Inanspruchnahme von Leistungen entstehen – in der Regel von Kostenstellen oder anderen Geschäftsprozessen. Ein Prozess selbst erbringt wiederum eine Leistung, die von Leistungsempfängern verbraucht werden kann. Prozesse können abteilungsübergreifend sein, das heißt, es können mehrere Kostenstellen aus unterschiedlichen Bereichen der Unternehmenshierarchie an einem Prozess beteiligt sein.

22

Prozesskostenrechnung

Geschäftsprozess Ein Geschäftsprozess kann die unterschiedlichsten organisatorischen Abläufe in Ihrem Unternehmen repräsentieren, wie z. B: 왘

Bearbeitung von Kundenaufträgen im Vertrieb

왘

Erfassen von Kreditorenrechnungen in der Buchhaltung

Sie legen Geschäftsprozesse über Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Prozeßkostenrechnung 폷 Stammdaten 폷 Geschäftsprozesse 폷 Einzelbearbeitung 폷 Anlegen (Transaktion CP01) an (siehe Abbildung 1.8).

Abbildung 1.8 Geschäftsprozess anlegen

Verrechnungen können zwischen Geschäftsprozessen untereinander erfolgen, vor allem empfangen sie Kosten aus der Kostenstellenrechnung. Die Prozesskostenrechnung verrechnet sich ihrerseits an das Produktkostencontrolling und die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (siehe Abbildung 1.9). Die folgenden Verrechnungsmethoden betreffen die Prozesskostenrechnung: Kapitel 3, »Gemeinkostenverrechnungen«: 왘


왘


왘


왘


23

1.3

1

Grundlagen

왘

Verteilung

왘

Umlage

왘


왘

Templateverrechnung

Kapitel 4, »Nachbewertung«: 왘

Isttarifermittlung

왘





Innenaufträge Innenauft f räge (CO-OM-OPA) (CO-OM-OPA P )


Abbildung 1.9 Schnittstellen der Prozesskostenrechnung im Gesamtkonzept des Controllings

1.4

Produktkostencontrolling

Das Produktkostencontrolling dient dazu, Waren und Dienstleistungen zu bewerten, die Ihr Unternehmen einkauft oder herstellt. Zusätzlich können Sie überwachen, welche Kosten tatsächlich im Produktionsprozess anfallen und diese mit dem Plan vergleichen. Das Produktkostencontrolling besteht aus den drei Komponenten Produktkostenplanung, Kostenträgerrechnung und Istkalkulation/Material-Ledger.

24

Produktkostencontrolling

Die Produktkostenplanung dient dazu, anhand von Mengengerüsten (Stücklisten, Arbeitspläne) die Plankosten für Materialien zu ermitteln. Diese können Sie dann dazu heranziehen, Standardpreise für Ihre Produkte zu kalkulieren. In der Kostenträgerrechnung analysieren Sie Ihren Wertschöpfungsprozess und ermitteln, welche Abweichungen sich zwischen den in der Produktkostenplanung ermittelten Preisen und den tatsächlichen Kosten ergeben. Bei der Kostenträgerrechnung können Sie Ihre Fertigung auf Basis von Fertigungsaufträgen (im auftragsbezogenen Produktcontrolling, siehe auch Abbildung 1.10), Produktkostensammlern (periodisches Produkt-Controlling) oder Kundenaufträgen analysieren. Die Istkalkulation hingegen ist dafür vorgesehen, die tatsächlich für die Bereitstellung von Gütern angefallenen Kosten zu ermitteln. Sie schließt damit die Lücke, die die Produktkostenplanung dadurch hinterlässt, dass sie von geplanten Preisen für interne Dienstleistungen und erwarteten Kosten für Einkaufsmaterialien ausgeht, die ständigen Änderungen unterworfen sein können.

Abbildung 1.10 Beispiel für einen Fertigungsauftrag

25

1.4

1

Grundlagen

Wie Sie in Abbildung 1.11 erkennen, empfangen Controllingobjekte im Produktkostencontrolling vor allem Verrechnungen von Leistungen aus der Kostenstellenrechnung und der Prozesskostenrechnung. Abweichungen sowie die Resultate der Ergebnisermittlung können an die Ergebnisrechnung abgerechnet werden.






Abbildung 1.11 Schnittstellen des Produktkostencontrollings im Gesamtkonzept des Controllings

Für das Produktkostencontrolling sind die folgenden Abschnitte von Bedeutung: Kapitel 3, »Gemeinkostenverrechnungen«: 왘


왘


왘

Templateverrechnung

In Kapitel 4, »Nachbewertung«: 왘

Isttarifermittlung, insbesondere die Nachbelastung von Isttarifen

왘

Istkalkulation

26

Ergebnis- und Marktsegmentrechnung

Kapitel 5, »Abschluss für Aufträge und Projekte«: 왘

Ermittlung von Ware in Arbeit

왘

Ergebnisermittlung

왘

Abweichungsermittlung

왘

Abrechnung

1.5

Ergebnis- und Marktsegmentrechnung

Die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (englisch: Profitability Analysis, kurz CO-PA, kurz Ergebnisrechnung) dient dazu, Kosten und Erlöse aus der Sicht von Marktsegmenten zu analysieren. Im Gegensatz zu allen anderen Teilkomponenten im Controlling steht hier nicht der Aspekt im Mittelpunkt, in welchen Teilen des Unternehmens Kosten angefallen sind, sondern eine Erfolgsbetrachtung nach frei wählbaren sogenannten Merkmalen. Ein Merkmal kann dabei ein Kunde sein oder kundenbezogene Merkmale wie Land, Region oder Kundengruppe (siehe Abbildung 1.12), ein Produkt, eine Produktgruppe oder ein Werk, außerdem ein Kundenauftrag, Innenauftrag oder Projekt etc.

Merkmale

Kunde Produkt

Müller

Land

Flatscreen-TV Deutschland

Abbildung 1.12 Merkmale in CO-PA

In der Ergebnisrechnung wird als Controllingobjekt das Ergebnisobjekt verwendet. Bei einem Ergebnisobjekt handelt es sich um ein mehrdimensionales Objekt, dessen Dimensionen den im Ergebnisbereich definierten Merkmalen

27

1.5

1

Grundlagen

entsprechen. Ein individuelles Ergebnisobjekt repräsentiert dabei eine eindeutige Kombination aus je einer Ausprägung für jedes Merkmal. Ergebnisobjekte werden vom System dynamisch generiert, wann immer eine Buchung auf bestimmte Merkmale und Wertfelder erfolgt. Es ist somit nicht notwendig, Ergebnisobjekte manuell anzulegen. Wie Sie in Abbildung 1.13 erkennen können, finden im Gesamtkonzept des Controllings ausschließlich Verrechnungen statt, die von allen anderen Teilkomponenten in die Ergebnis- und Marktsegmentrechnung hineinfließen.



Ergebnisund Marktsegmentrechnung (CO-PA)



Abbildung 1.13 Schnittstellen der Ergebnisrechnung im Gesamtkonzept des Controllings

Da das CO-PA eine Datensenke darstellt, sind lediglich die folgenden Abschnitte in diesem Buch für die Ergebnisrechnung relevant: Kapitel 3, »Gemeinkostenverrechnungen«: 왘


왘

Umlage

왘

Templateverrechnung


28

Abrechnung

Profit-Center-Rechnung

1.6


Die Profit-Center-Rechnung hat zum Ziel, das Unternehmen in logisch eigenständige Bereiche aufzuteilen, die jeweils für ihr eigenes Ergebnis verantwortlich sind. Profit-Center stellen damit »Unternehmen im Unternehmen« dar. Ein Profit-Center repräsentiert somit einen Verantwortungsbereich im Unternehmen, der mit den ihm zur Verfügung stehenden Ressourcen ein Ergebnis erwirtschaftet. Die Aufteilung eines Unternehmens in Profit-Center hat den Zweck, unternehmerische Verantwortung von oben nach unten zu delegieren und unternehmensinterne Märkte und Wettbewerb zu schaffen. Die Profit-Center-Rechnung ermöglicht es Ihnen, für jeden internen Verantwortungsbereich eine eigene Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) nach dem Umsatzkosten- oder Gesamtkostenverfahren zu erstellen und darüber hinaus bei Bedarf auch eine komplette Bilanz. Aus technischer Sicht handelt es sich bei Profit-Centern um Stammdatenobjekte, die eine ähnliche Struktur haben wie Kostenstellen – neben einem Namen und einer Bezeichnung haben sie eine zeitliche Gültigkeit, einen Verantwortlichen und sind in einer Standardhierarchie angeordnet. Abbildung 1.14 zeigt einen Profit-Center-Stammsatz.

Abbildung 1.14 Profit-Center-Stammsatz

Ein wesentlicher Unterschied der Profit-Center-Rechnung zu den Controllingkomponenten ist, dass Profit-Center keine Controllingobjekte sind; viel-

29

1.6

1

Grundlagen

mehr dienen sie als übergeordnete Gruppierung für alle solchen im Controlling. Wenn Sie die Profit-Center-Rechnung einsetzen, dann müssen Sie alle Controllingobjekte, wie Kostenstellen, Innenaufträge, Geschäftsprozesse, Fertigungsaufträge oder Ergebnisobjekte, genau einem Profit-Center zuordnen. Sämtliche Kosten und Erlöse, die auf ein Controllingobjekt kontiert werden, schreibt das System dann automatisch auch zum zugeordneten ProfitCenter fort. Neben Controllingobjekten können Sie auch weitere Materialstammsätze mit Profit-Centern verknüpfen. Die Art der Zuordnung von Controllingobjekt zu Profit-Center hängt vom betroffenen Objekt ab: 왘

Kostenstellen ordnen Sie manuell im Stammsatz ein Profit-Center zu.

왘

Bei Innenaufträgen tragen Sie manuell im Auftragsstammsatz ein ProfitCenter ein oder belegen es mittels eines Musterauftrags vor.

왘

Bei Geschäftsprozessen verfahren Sie analog zu Kostenstellen, indem Sie manuell ein Profit-Center im Stammsatz hinterlegen.

왘

Für Fertigungsaufträge, Produktkostensammler und Kostenträgerhierarchien ermittelt das System automatisch das Profit-Center aus dem Stammsatz des zugeordneten Materials.

왘

Auch bei Kundenauftragspositionen und Bestellpositionen wird das ProfitCenter automatisch aus dem Materialstammsatz übernommen

왘

In der Ergebnisrechnung sind Profit-Center und Material feste Merkmale. Entsprechend ist bereits eine Ableitung des Profit-Centers aus dem Material voreingestellt. Ergebnisobjekte ermitteln das Profit-Center somit ebenfalls aus dem Materialstamm. Erfassen Sie manuelle Belege in der Finanzbuchhaltung, müssen Sie gegebenenfalls das Profit-Center manuell angeben.

Für Bilanzpositionen wird das Profit-Center wie folgt ermittelt: 왘

Anlagenstammsätze sind immer entweder einer Kostenstelle, einem Innenauftrag oder einem Projekt zugeordnet. Der Anlagenbestand und sämtliche Bewegungen werden somit auf dem Profit-Center fortgeschrieben, dem die Anlage indirekt über das verknüpfte Controllingobjekt zugeordnet ist.

왘

Der Materialbestand wird anhand der Zuordnung des Materials zum Profit-Center ermittelt.

왘

Ware in Arbeit ordnet das System automatisch demjenigen Profit-Center zu, zu dem auch der Innenauftrag oder Fertigungsauftrag gehört, für den die Ware in Arbeit ermittelt wurde.

30


왘

Für Forderungen und Verbindlichkeiten ermittelt das System das entsprechende Profit-Center indirekt anhand der Gegenbuchung in der GuV, die in den jeweiligen Debitoren- oder Kreditorenrechnungen erfasst wurde.

왘

Bei allen weiteren Buchungen zu Bilanzkonten, bei denen das Profit-Center nicht automatisch ermittelt werden kann, können Sie entweder ein Default-Profit-Center verwenden oder es manuell auswählen.

Die Profit-Center-Rechnung nimmt somit eine Sonderstellung im Controlling ein, da Sie eine zu den anderen Komponenten übergeordnete Ebene bildet (siehe Abbildung 1.15). Jede Buchung in der GuV muss bei aktiver ProfitCenter-Rechnung einem Profit-Center zugeordnet werden. Es finden somit keine Werteflüsse zwischen der Profit-Center-Rechnung und den anderen CO-Komponenten statt.



Erg Ergebnisr ebnisund Marktsegmentrechnung (CO-PA) (CO-PA P )

Innenaufträge Innenauft f räge (CO-OM-OPA P ) (CO-OM-OPA)

Profit-Center-Rechnung (EC-PCA) Abbildung 1.15 Einordnung der Profit-Center-Rechnung im Gesamtkonzept des Controllings

Für die Profit-Center-Rechnung sind die folgenden Abschnitte relevant: Kapitel 3, »Gemeinkostenverrechnungen«: 왘

Umlage


Übernahme von Bilanzwerten in die Profit-Center-Rechnung

31

1.6

1

Grundlagen

1.7

Projektsystem

Das Projektsystem (PS) ist streng genommen kein Bestandteil des Controllings, weist aber vor allem mit der Funktionalität der Projektstrukturpläne eine so enge Integration mit dem Controlling auf, dass ich es für lohnenswert hielt, auch diese Komponente mit in das vorliegende Buch aufzunehmen. Für Projekte gelten im Prinzip alle Aussagen, die ich bereits in Abschnitt 1.2 »Innenaufträge« gemacht habe. Projekte dienen wie Innenaufträge dazu, temporäre Maßnahmen abzubilden, bieten dabei aber deutlich mehr Funktionalität. Zum einen können Sie ein Projekt hierarchisch in Teile gliedern (siehe Abbildung 1.16), zum anderen bietet die Komponente PS (Projektsystem) eine starke Integration in die Logistikkomponenten MM (Materialwirtschaft), PP (Produktionsplanung und -steuerung) und SD (Vertrieb). Für komplexe Projekte ist das Projektsystem den Innenaufträgen daher immer vorzuziehen.

Abbildung 1.16 Beispiel für ein Projekt

32

Projektsystem

Für das Projektsystem sind die folgenden Abschnitte relevant: Kapitel 3, »Gemeinkostenverrechnungen«: 왘


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왘


왘


왘

Templateverrechnung


Isttarifermittlung, insbesondere die Nachbelastung von Isttarifen


Verzinsung

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Ergebnisermittlung

왘


왘

Ermitteln des Auftragseingangs für Projekte

왘

Abrechnung

Sie haben nun einen Überblick über die einzelnen Teilkomponenten im Controlling bekommen und erfahren, welche Abschlusstätigkeiten jeweils relevant sind. In den folgenden Kapiteln lernen Sie die bereits erwähnten Abschlusstätigkeiten im Detail kennen.

33

1.7

Der Schedule Manager und das Closing Cockpit dienen dazu, periodische Aufgaben in einen logischen Ablaufplan zu strukturieren und deren Ausführung zu überwachen.

2

Schedule Manager und Closing Cockpit

Schedule Manager und Closing Cockpit helfen, den Abschlussprozess zu strukturieren und ihn übersichtlich zu gestalten (Smart-Close-/Fast-CloseKonzept). Dieses Kapitel zeigt Ihnen anhand eines Beispiels, wie Sie mit diesen Werkzeugen arbeiten können. Neben einem kurzen Überblick über den Abschlussprozess lernen Sie dann den Schedule Manager und das Closing Cockpit im Detail kennen.

2.1

Überblick

Zum Monatsabschluss fallen nicht nur im Controlling, sondern auch in der Finanzbuchhaltung und anderen Abteilungen eines Unternehmens eine Reihe von Aufgaben an, die in einer bestimmten Reihenfolge bearbeitet werden müssen. Typischerweise sind daran verschiedene Mitarbeiter beteiligt, sodass es notwendig ist, Aufgaben zu verteilen und zu überwachen, welche Aufgaben bereits bearbeitet sind. Ist eine Aufgabe abgeschlossen, so muss der nächste Bearbeiter benachrichtigt werden, dass er mit seiner Aufgabe beginnen kann. Typischerweise findet der Periodenabschluss darüber hinaus unter Zeitdruck statt. Unternehmen sind bemüht, den Abschluss zu einem bestimmten Zeitpunkt (z. B. fünfter Arbeitstag im neuen Monat) abgeschlossen zu haben. Der Abschluss im Controlling kann in der Regel erst dann beginnen, wenn sichergestellt ist, dass keine Buchungen mehr in der Finanzbuchhaltung erfolgen, die Einfluss auf die GuV haben. So kann das Controlling meist erst nach einem oder zwei Arbeitstagen beginnen, abhängig davon, wie weit die Finanzbuchhaltung bereits ist. Wie lange der Abschluss im Controlling dann dauert, ist von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich. Ich habe Unternehmen kennengelernt, die bereits zwei Tage fertig waren, nachdem

35

2


die Finanzbuchhaltung ihren Abschluss fertiggestellt hatte, ich habe aber auch einen Kunden, der 25 bis 30 Tage für den Abschluss im Controlling benötigt. Die Geschwindigkeit des Abschlusses wird davon beeinflusst, welche Ansprüche an die Datenqualität bestehen. Manche Unternehmen prüfen alle Vorgänge im Abschluss sehr genau und beheben etwaige Fehler, bevor sie mit dem nächsten Schritt beginnen. Andere nehmen in Kauf, dass einige Buchungen nicht korrekt sind und korrigieren diese erst in der nächsten Periode. Andere Faktoren sind der Grad der Automatisierung, also wie viele Aufgaben automatisch nachts über Hintergrundjobs eingeplant werden, und der Abstimmungsaufwand zwischen den beteiligten Mitarbeitern. In einer Abteilung für Finanzwesen, bei der alle Buchhalter und Controller in einem Büro sitzen, kann die Abstimmung auf Zuruf erfolgen. Sitzen die Beteiligten hingegen in verschiedenen Büros, an verschiedenen Standorten oder gar in verschiedenen Zeitzonen, so wird man ohne die Unterstützung von IT-Werkzeugen nicht auskommen.

Abbildung 2.1 Beispiel für einen Ablaufplan im Monatsabschluss

36

Schedule Manager

Wahrscheinlich hat jedes Unternehmen eine Excel-Liste für den Monatsabschluss, wie sie in Abbildung 2.1 dargestellt ist. Manche entwickeln auch eigene Web-basierte Tools, um die Abstimmung zwischen den Abteilungen zu gewährleisten. Aber auch SAP bietet mit dem Schedule Manager und dem neueren Closing Cockpit zwei Werkzeuge an, die Sie beim Periodenabschluss unterstützen können. Beide Werkzeuge möchte ich Ihnen in diesem Kapitel vorstellen.

2.2

Schedule Manager

Der Schedule Manager wurde von SAP erstmals mit dem Release 4.6 ausgeliefert und dient vor allem dazu, eine Liste von Aufgaben zu erstellen, diese einzuplanen und dann durchzuführen – manuell oder batch-gesteuert. Ein mit ausgeliefertes Werkzeug, ein sogenannter Monitor, unterstützt Sie dabei, die Durchführung der Aufgaben zu überwachen. Mit dem Schedule Manager können Sie beliebige Transaktionen in SAP ERP einplanen, Sie sind nicht auf das Finanzwesen beschränkt. Darüber hinaus ist der Schedule Manager ein generisches Werkzeug, das Sie nicht nur für den Periodenabschluss einsetzen können, sondern auch, um tägliche wiederkehrende Tätigkeiten einzuplanen und transparent zu machen. Anstatt eine Reihe von Hintergrundjobs manuell einzuplanen und dann jeden Morgen zu prüfen, ob diese auch gelaufen sind, können Sie auch den Schedule Manager verwenden, um beispielsweise täglich Wechselkurse einzuspielen oder den elektronischen Kontoauszug Ihrer Bank abzurufen. Sie rufen den Schedule Manager aus dem SAP-Anwendungsmenü z. B. über Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Schedule Manager (Transaktion SCMA) auf. Der Schedule Manager ist in drei Bereiche aufgeteilt: Aufgabenplan, Monatsübersicht und Tagesübersicht (siehe Abbildung 2.2). Der Aufgabenplan enthält alle Tätigkeiten, die Sie im Rahmen des Periodenabschlusses durchführen wollen. Um den Schedule Manager einzusetzen, legen Sie als Erstes einen solchen Aufgabenplan an. Sie nutzen dann den Scheduler, einen weiteren Bestandteil des Schedule Managers, um die einzelnen Aktivitäten des Aufgabenplans in einen Ablaufplan zu überführen. Sie planen mithilfe des Schedulers jede Aufgabe zeitlich ein. Anschließend können Sie den Monitor des Schedule Managers nutzen, um zu überwachen, welche Aufgaben bereits beendet sind, welche fehlerhaft sind und welche erfolgreich bearbeitet wurden.

37

2.2

2


Abbildung 2.2 Übersicht über den Schedule Manager

2.2.1

Aufgabenplan

Der Aufgabenplan kann verschiedene Arten von Elementen enthalten. So stehen Ihnen SAP-Programme mit Varianten, Transaktionen, Merkhilfen und Ablaufdefinitionen zur Verfügung. SAP-Programme mit Varianten können Sie vor allem einsetzen, um Aktivitäten im Hintergrund ablaufen zu lassen, wie zum Beispiel die Ermittlung von Ware in Arbeit, die Isttarifermittlung oder die Abrechnung von Aufträgen. Transaktionen hinterlegen Sie hingegen, damit der Bearbeiter sie direkt aus dem Schedule Manager heraus manuell aufrufen und dann bearbeiten kann. Merkhilfen dienen dazu, Ablaufschritte aufzunehmen, die außerhalb des SAP-Systems stattfinden. Dies kann z. B. das Benachrichtigen von Mitarbeitern über ein externes Mailprogramm sein. Eine Ablaufdefinition enthält selbst wiederum beliebig viele Ablaufschritte, die in einer bestimmten Reihenfolge durchlaufen werden sollen. Ablaufschritte entstammen der SAP-Komponente Workflow und können dazu dienen, automatisch bestimmte SAP-Benutzer zu informieren, wenn sie mit einer Aufgabe an der Reihe sind. Sie erstellen einen neuen Aufgabenplan, indem Sie im Schedule Manager im Menü die Option Aufgabenplan 폷 Anlegen wählen. Sie vergeben dann einen Namen und bestätigen. Anschließend können Sie eine Bezeichnung für den

38

Schedule Manager

Aufgabenplan eingeben und einige Einstellungen zum Kalender und zur Darstellung vornehmen (siehe Abbildung 2.3).

Abbildung 2.3 Aufgabenplan anlegen

Im Block Allgemeine Kalendereinstellungen wählen Sie aus, welchen Kalender Sie verwenden wollen. Sie haben die Wahl zwischen einem allgemeinen gregorianischen Kalender, einem Fabrikkalender oder einem Feiertagskalender. Ein Feiertagskalender kann im System hinterlegt werden und gibt Auskunft darüber, wann in einem bestimmten Land Arbeits- oder Feiertage sind. Er kann Sie somit dabei unterstützen, den Periodenabschluss genauer einzuplanen. Der Fabrikkalender wird in der Logistik gepflegt und enthält zusätzlich zu den genannten Angaben des Feiertagskalenders noch Informationen darüber, welche Regelarbeitszeit für ein bestimmtes Werk gilt und wann eine Betriebsruhe vereinbart wurde. Der Parameter Erster Tag der Woche bestimmt, mit welchem Wochentag die Monatsübersicht des Schedule Managers jeweils beginnen soll. Im Block Zu bearbeitender Zeitraum legen Sie fest, bis zu wie viele Tage vor und nach dem Stichtag das System Protokollinformationen zu den geplanten Aufgaben einlesen soll. Der Stichtag ist dabei jeweils der aktuelle Tag. Sie sollten hier einen möglichst kleinen Zeitraum eingeben, um die Systemperformance nicht zu beeinträchtigen.

39

2.2

2


Zum Schluss bestimmen Sie, wie die Tagesansicht dargestellt werden soll – jeweils mit der aktuellen Zeit beginnend oder starr mit einer bestimmten Uhrzeit wie z. B. 8:00. Der Parameter Minutenintervall entscheidet darüber, in welchen Zeitintervallen die Einplanung der Aktivitäten erfolgen soll, und mit Anzahl Zeilen geben Sie die Zahl der Zeilen vor, die je Zeitblock in der Tagesansicht erscheinen soll. Sie können Ihren Aufgabenplan nun speichern und gelangen dann zur Übersicht. In der Übersicht haben Sie die Möglichkeit, die einzelnen Aufgaben einzutragen oder aber den Plan zunächst weiter zu strukturieren, indem Sie Gruppen einfügen. Mithilfe der Gruppen können Sie Ihren Aufgabenplan z. B. je Tag, Abteilung oder SAP-Komponente aufteilen. Um eine neue Gruppe (Aufgabengruppe einfügen). Traanzulegen, klicken Sie auf den Button gen Sie dann einen Namen und einen Verantwortlichen für die Gruppe ein (siehe Abbildung 2.4).

Abbildung 2.4 Gruppe in den Aufgabenplan einfügen

Ist die Struktur fertig, können Sie die individuellen Aufgaben erstellen. Wählen Sie dazu zunächst die Stelle aus, an der Sie die Aufgabe einfügen möchten, und klicken Sie dann auf den Button Aufgabe einfügen. Tragen Sie dann die Details zu der Aufgabe ein (siehe Abbildung 2.5). Hier müssen Sie eine Bezeichnung und einen Verantwortlichen eintragen (falls dieser bereits bekannt ist). Sie bestimmen dann im Block Art der Aufgabe, um was für einen Aufgabentyp es sich handelt – ein Programm mit Variante, eine Transaktion, eine Merkhilfe oder eine Ablaufdefinition.

40

Schedule Manager

Abbildung 2.5 Aufgabe anlegen

Mithilfe des Termins der Aufgabe legen Sie fest, wann die Aufgabe zu erledigen ist. Ausgangspunkt ist dabei der Beginn des Abschlusses; Sie geben unter Offset ein, wie viele Tage nach dem Ausgangspunkt diese Aufgabe ansteht. Mithilfe des Parameters Tag wählen Sie aus, ob Sie beim Offset Kalendertage oder Werktage berücksichtigen wollen. Sie können außerdem eine Startzeit angeben. Auf diese Weise können Sie einen Ablaufplan erstellen, wie ich ihn z. B. in Abbildung 2.6 dargestellt habe.

Abbildung 2.6 Beispiel für einen Aufgabenplan

41

2.2

2


Über den Button (Office-Dokument) können Sie zu einer Aufgabe eine ausführliche Dokumentation in Form eines Microsoft Office-Dokumentes anlegen; Sie haben dabei die Wahl zwischen PowerPoint-, Excel- oder WordDokumenten (siehe Abbildung 2.7).

Abbildung 2.7 Dokumentation einfügen

Wählen Sie einen passenden Dokumententyp aus; das SAP-System öffnet dann automatisch die entsprechende Office-Anwendung (siehe Abbildung 2.8). Sie können dort die Dokumentation eingeben und direkt im SAP-System sichern. In der Spalte Doku (siehe Abbildung 2.6) erscheint dann zu der Aufgabe ein Symbol, welches anzeigt, dass eine Dokumentation vorliegt.

Abbildung 2.8 Dokumentation direkt aus SAP aufrufen

2.2.2

Scheduler

Nachdem Sie Ihren Ablaufplan erstellt haben, können Sie die einzelnen Aufgaben einplanen, um sie mithilfe des Schedule Managers ausführen zu können. Wählen Sie dazu eine Aufgabe aus und klicken Sie dann auf den Button

42

Schedule Manager

(Aufgabe einplanen). Es erscheint dann ein Popup-Fenster, in dem Sie genauere Angaben zur Einplanung machen können (siehe Abbildung 2.9). Beispielsweise können Sie so die Zeiten aus dem Arbeitszeitblatt immer zum Dritten eines Monats automatisch überleiten.

Abbildung 2.9 Aufgabe einplanen

Wenn Sie alle Aufgaben eingeplant haben, erhalten Sie eine Übersicht wie z. B. bereits in Abbildung 2.2 zu sehen war. Aus der Tagesübersicht heraus können Sie die Abschlusstransaktionen direkt ausführen und deren Status entsprechend ändern (siehe Abbildung 2.10).

Abbildung 2.10 Status ändern

43

2.2

2


Auf diese Weise erhalten Sie in der Tagesübersicht einen Überblick darüber, welche Aufgaben bereits erledigt sind und gegebenenfalls, welche fehlerhaft waren (siehe Abbildung 2.11).

Abbildung 2.11 Tagesübersicht mit Status

2.2.3

Monitor

Der Monitor im Schedule Manager dient dazu, den Status aller eingeplanten Aktivitäten nachzuverfolgen, inklusive der Hintergrundjobs. Um den Monitor für eine bestimmte Anzahl von Aufgaben aufzurufen, wählen Sie die entsprechenden Aufgaben in der Tagesübersicht aus und klicken Sie auf den Button (Monitor Tagessicht). Sie erhalten dann eine Übersicht über den Status der einzelnen Aufgaben (siehe Abbildung 2.12). Den Monitor können Sie über den Button (Kalender auffrischen) aktualisieren.

44

Schedule Manager

Abbildung 2.12 Der Monitor des Schedule Managers

2.2.4

Empfehlungen zum Schedule Manager

Sie haben nun einen Überblick über die Möglichkeiten des Schedule Managers bekommen. Wie Sie sehen, ist dieses Werkzeug generisch ausgelegt und nicht genau auf den Monatsabschluss zugeschnitten. Es ist sehr gut dazu geeignet, sämtliche im Hintergrund eingeplanten Jobs auf einen Blick transparent zu machen, ohne in die entsprechenden Administrations-Werkzeuge einsteigen zu müssen. Wenn Sie in einer größeren Organisation arbeiten, bei der Mitarbeiter aus verschiedenen Standorten und/oder Organisationseinheiten sich beim Monatsabschluss koordinieren müssen, wird der Schedule Manager an seine Grenzen stoßen. Aufgaben sind z. B. nicht organisationsspezifisch, und Sie können auch keine Abhängigkeiten hinterlegen (nach dem Überführen der ArbeitszeitblattDaten müssen diese z. B. geprüft werden). Wie ich Ihnen gleich darlegen werde, bietet das Closing Cockpit alle diese Möglichkeiten, und hat darüber hinaus noch weitere Vorteile, z. B. können Sie unterschiedliche Aufgabenpakete für den Monats- und Quartalsabschluss zusammenstellen. Den Schedule Manager empfehle ich Ihnen daher, um tägliche Arbeiten wie z. B. das Einspielen der Wechselkurse oder das Einlesen des Kontoauszugs durchzuführen; als echte Unterstützung für den Periodenabschluss lege ich Ihnen aber das Closing Cockpit ans Herz, das ich Ihnen nun im Anschluss vorstelle.

45

2.2

2


2.3

Closing Cockpit

Das Closing Cockpit ist ebenso wie der Schedule Manager in der Lage, alle für den Monatsabschluss relevanten Aktivitäten in eine logische Reihenfolge zu bringen und einen Ablaufplan zu erstellen. Darüber hinaus erlaubt Ihnen diese Komponente aber auch, die Aufgabenliste nach Organisationseinheiten wie z. B. dem Kostenrechnungskreis oder Buchungskreis zu gliedern. Sie haben außerdem die Möglichkeit, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu hinterlegen und den Ablaufplan grafisch in einem Gantt-Diagramm darzustellen. Das Closing Cockpit besteht aus drei Bestandteilen: Den Konfigurationseinstellungen, der Ausführung selbst und der Übersicht. Bevor Sie das Werkzeug einsetzen können, müssen Sie zunächst einige Schritte zur Konfiguration vornehmen, die ich Ihnen nun zeigen werde. Alle Konfigurationseinstellungen zum Closing Cockpit nehmen Sie im Anwendungsmenü über den Pfad Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Hauptbuch 폷 Periodische Arbeiten 폷 Abschluss 폷 Abschluss Cockpit-Vorlagen und aufgabenpläne verwalten (Transaktion CLOCOC) vor.

2.3.1

Customizing des Closing Cockpits

Das Closing Cockpit bietet sogenannte Organisationshierarchien an, die Sie zum einen als Strukturkonten im Aufgabenplan nutzen können (sodass Sie z. B. die Umlage für jeden Kostenrechnungskreis einzeln aufrufen). In komplexeren Szenarien hingegen können Sie auch Programme für den Abschluss über Varianten für die Hintergrundverarbeitung so einstellen, dass sie automatisch nacheinander ablaufen. In diesen Fällen müssen Sie dann im Ablaufplan auch die konkrete Ausprägung der betroffenen Organisationseinheiten mitgeben. SAP liefert im Standard eine Reihe von vordefinierten Organisationshierarchien aus (siehe Abbildung 2.13).

Abbildung 2.13 Vordefinierte Organisationshierarchien

46

Closing Cockpit

Sie können von der Konfiguration des Closing Cockpits aus über den Menüpfad Vorlage/Abschlussplan 폷 Org.Hierarchien auch neue Organisationshierarchien anlegen. Wählen Sie dann den Button Neue Orghierarchie und vergeben Sie im Popup-Fenster eine Bezeichnung für die neue Hierarchie (siehe Abbildung 2.14).

Abbildung 2.14 Organisationshierarchie anlegen

Die neue Organisationshierarchie ist nun angelegt (siehe Abbildung 2.15). Als Nächstes müssen Sie die einzelnen Organisationseinheiten zuordnen. Da im Beispiel die Einheit Profit-Center noch nicht vorhanden ist, müssen Sie sie . zunächst anlegen. Klicken Sie dazu auf den Button

Abbildung 2.15 Neue Organisationshierarchie

Es erscheint ein Fenster zum Pflegen von Organisationsebenen (siehe Abbildung 2.16). Klicken Sie auf den Button (Anlegen), um eine neue Organisationsebene zu erstellen. Vergeben Sie einen Namen und eine Bezeichnung und bestätigen Sie. Im nächsten Fenster können Sie die Ebene dann weiter beschreiben (siehe Abbildung 2.17).

47

2.3

2


Abbildung 2.16 Organisationsebene anlegen

Tragen Sie zunächst eine Beschreibung ein. Bei Übergeordn. Org.ebene wählen Sie die in der Hierarchie übergeordnete Organisationseinheit aus, in unserem Beispiel der Buchungskreis. Diese Zuordnung bedeutet, dass Sie im Ablaufplan des Closing Cockpits die einzelnen Profit-Center unterhalb des Buchungskreises gruppieren, der wiederum unter dem Kostenrechnungskreis hängt. So erreichen Sie, dass Sie unter jedem Buchungskreis ein Unterverzeichnis für die einzelnen Profit-Center haben und diese abarbeiten können.

Abbildung 2.17 Organisationsebene spezifizieren

48

Closing Cockpit

In den weiteren Feldern hinterlegen Sie, aus welchen Systemtabellen die relevanten Informationen wie die Nummer oder Bezeichnung der Organisationseinheit ermittelt werden sollen, den Text etc. Im Beispiel sind nicht alle Felder auszufüllen, weil z. B. ein Profit-Center keine Verknüpfung zu einer Geschäftsjahresvariante oder einem Bewertungskreis hat. Speichern Sie Ihre Einträge und gehen Sie zurück in die Pflegemaske für die Organisationshierarchie, indem Sie das Pflegefenster für die Organisationsebenen verlassen. Nachdem Sie nun eine Organisationshierarchie bestehend aus Kostenrechnungskreis, Buchungskreis und Profit-Center angelegt haben, müssen Sie noch die hierarchische Beziehung zwischen den drei Organisationseinheiten festlegen. Führen Sie dazu einen Rechtsklick auf die neue Organisationshierarchie aus und wählen Sie Neue Hiearchiestufe 씮 und die entsprechende Organisationseinheit. Wiederholen Sie diesen Schritt, um alle Organisationseinheiten aufzunehmen (siehe Abbildung 2.18).

Abbildung 2.18 Organisationshierarchie aufbauen

Wie beim Schedule Manager arbeiten Sie auch im Closing Cockpit mit Aufgabenplänen, in die Sie dann alle Abschlussaktivitäten aufnehmen können. Der Unterschied ist jedoch, dass das Closing Cockpit auch generische Vorlagen anbietet, die es erlauben, auf komfortable Weise Aufgabenpläne für konkrete Abschlüsse zu generieren und dabei z. B. nach Monatsabschluss und Quartalsabschluss zu differenzieren. Um eine Vorlage anzulegen, wählen Sie im Konfigurationsmenü des Closing Cockpits Vorlage/Abschlussplan 폷 Vorlage anlegen. Geben Sie dann einen Namen und eine Beschreibung für die Vorlage ein und wählen Sie eine Orga-

49

2.3

2


nisationshierarchie (im Beispiel die neu erstellte Hierarchie Kostenrechnungskreis/Buchungskreis /Profit-Center). Siehe dazu Abbildung 2.19.

Abbildung 2.19 Vorlage anlegen

Beim Anlegen der Vorlage sehen Sie im Block Selektionsvariablen eine Reihe von Variablen. Diese können Sie verwenden, wenn Sie in Ihren Ablaufplan Programme einbinden wollen, die Sie mit einer Variante im Hintergrund starten. In der Variante können Sie dann Werte wie Periode, Geschäftsjahr etc. anhand der Selektionsparameter aus dieser Vorlage vorbelegen. Dadurch müssen Sie Ihre Varianten nicht zu jedem Abschluss anpassen. Das SAP-System erstellt nun einen Vorschlag für einen Periodenabschlussplan entsprechend der gewählten Organisationseinheiten. Der Vorschlag enthält in diesem Beispiel zunächst einmal sämtliche im Mandanten befindlichen Kostenrechnungskreise und Buchungskreise (da ich die Hierarchieebene Profit-Center selbst angelegt habe, hält das System hierfür erst einmal keinen Vorschlag bereit). Für jeden Kostenrechnungskreis enthält der SAP-Standardvorschlag einen Ordner für Auftrags-/Projektabrechnung, Produktkosten, Projekte und Abstimmledger. Jeder Buchungskreis hingegen hat einen Unterordner für Debitorenbuchhaltung, Kreditorenbuchhaltung, Hauptbuchhaltung und Anlagenbuchhaltung bekommen. Sie können nicht benötigte Ordner löschen sowie neue hinzufügen, indem Sie den betreffenden Ordner auswählen, die rechte Maustaste drücken und dann aus dem Kontextmenü die Option Ordner löschen wählen. Wenn Sie beim Auswählen die (ª)-Taste auf der Tastatur gedrückt halten, können Sie auch mehrere Ordner gleichzeitig auswählen und löschen. In Abbildung 2.20 sehen Sie das Resultat, nachdem ich alle Organisationseinheiten entfernt habe, die ich für dieses Beispiel nicht benötige.

50

Closing Cockpit

Abbildung 2.20 Automatisch generierte Vorlage

Im Beispiel will ich nun je Buchungskreis noch einen Unterordner je ProfitCenter anlegen; die kostenrechnungskreisabhängigen Ordner unten lösche ich hingegen, weil der Ablaufplan auf Basis von Profit-Centern erfolgen soll. Neue Unterordner legen Sie per rechtem Mausklick und dann Unterordner anlegen an. Das Resultat sehen Sie in Abbildung 2.21

Abbildung 2.21 Ordnerstruktur mit Profit-Centern

Als Nächstes fügen Sie den Ordnern Aufgaben hinzu. Dazu wählen Sie den betreffenden Ordner aus, drücken die rechte Maustaste und wählen dann Aufgabe hinzufügen. Sie können anschließend die Details der Aufgabe einpflegen (siehe Abbildung 2.22). Wie Sie sehen, gibt es hier einige Gemeinsamkeiten zum Schedule Manager – so stehen Ihnen dieselben Aufgabentypen zur Verfügung, die ich bereits in Abschnitt 2.2.1, »Aufgabenplan«, erläutert habe, und auch den Termin der Aufgabe steuern Sie analog über

51

2.3

2


einen Offset. Zusätzlich zum Verantwortlichen können Sie auch einen gegebenenfalls davon abweichenden Ausführenden eintragen oder eine Berechtigungsrolle hinterlegen. Dadurch können Sie sich in der Listenanzeige des Closing Cockpits benutzerbezogen anzeigen lassen, welche Aufgaben jeweils abzuarbeiten oder zu überwachen sind. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, eine Rolle einzutragen, aus der hervorgeht, welche Berechtigungen für diese Aufgabe notwendig sind. Im Block Termin der Aufgabe können Sie außerdem auswählen, ob die Aufgabe auf dem kritischen Pfad für den Periodenabschluss liegt – das bedeutet, wenn sich diese Aufgabe verzögert, verzögert sich der gesamte Abschluss. Und schließlich können Sie auswählen, in welchen Abschlussarten (Monatsabschluss, Quartalsabschluss etc.) die Aufgabe relevant ist.

Abbildung 2.22 Aufgabe anlegen

Registrieren von Programmen im Closing Cockpit Wenn Sie weitere Aufgaben anlegen, kann es mitunter passieren, dass Sie die Meldung erhalten »Die Transaktion/das Programm ist noch nicht an den Schedule Manager angeschlossen«. Dies bedeutet, dass Sie das Programm noch nicht für den

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Closing Cockpit

Schedule Manager oder das Closing Cockpit verwenden dürfen, sondern es erst registrieren müssen. Wählen Sie in dem Fall im Menü des Konfigurationsmenüs des Closing Cockpits Springen 폷 Programm für Closing Cockpit registrieren bzw. Transaktion für Closing Cockpit registrieren. Beachten Sie außerdem den SAPHinweis 546987.

Im Beispiel habe ich zum Programm RCATSTAL (Überleitung Arbeitszeitblatt) eine Variante eingegeben, die noch nicht existiert. In einem solchen Fall fragt das System nach, ob Sie diese anlegen wollen. Sie bestätigen dies und gelangen automatisch zum Einstiegsbild zum Anlegen einer Variante für das betroffene Programm. Füllen Sie hier zunächst alle Pflichteingabefelder aus (siehe Abbildung 2.23). und klicken Sie auf den Button

Abbildung 2.23 Variantenpflege: Einstiegsbild

53

2.3

2


Hier tragen Sie zunächst im Feld Bedeutung eine Kurzbeschreibung ein. Sie können in diesem Bildschirm außerdem den Parametern des Einstiegsbildschirms Variablen zuweisen. Variablen dienen dazu, die Parameter dynamisch mit Werten zu versorgen. So können Sie z. B. einen Parameter einsetzen, der immer den Wert der gerade aktuellen Periode hat. Dies hat zum einen den Vorteil, dass Sie beim manuellen Aufrufen des Programms mit dieser Variante die zeitabhängigen Parameter nicht jedesmal aktualisieren müssen. Zum anderen ist dies eine Voraussetzung dafür, dass Sie den Report aus dem Closing Cockpit heraus automatisch im Hintergrund starten können und alle Parameter korrekt gefüllt sind. Im Beispiel lassen Sie die Parameter Buchungskreis, Geschäftsjahr und Buchungsperiode automatisch aus den Selektionsvariablen der Vorlage im Closing Cockpit füllen. Dazu müssen Sie in den Zeilen zu den jeweiligen Parametern in der Spalte Selektionsvariable die Auswahlhilfe aufrufen und dann den Eintrag T wählen. T steht für »Tabellenvariable aus TVARVC«, wo u. a. die Selektionsvariablen aus dem Closing Cockpit und dem Schedule Manager stehen (siehe Abbildung 2.24).

Abbildung 2.24 Variantenattribute pflegen

Wählen Sie dann in der Spalte Name der Variablen die entsprechenden Selektionsvariablen aus der Vorlage aus. In unserem Beispiel ist dies »SAP_ FAST_CLOSE_BUKRS_S« für den Buchungskreis (siehe Abbildung 2.25).

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Closing Cockpit

Abbildung 2.25 Selektionsvariablen pflegen

Sie haben nun sichergestellt, dass beim automatischen Aufruf des Abschreibungsprogramms aus dem Closing Cockpit der Buchungskreis, das Geschäftsjahr und die Periode anhand der Werte in der Aufgabe gesetzt werden. Dies hat vor allem dann einen beträchtlichen Vorteil, wenn Sie über das Closing Cockpit den Abschluss für eine große Zahl von Buchungskreisen steuern. Selektionsvariablen im Schedule Manager Sie können auch im Schedule Manager Selektionsvariablen pflegen, um für Programme, die im Hintergrund ausgeführt werden sollen, Parameter vorzubelegen. Allerdings stehen Ihnen dort weniger Möglichkeiten zur Auswahl als beim Closing Cockpit – Sie können z. B. keine Organisationseinheiten vorbelegen. Von der Einstellungstransaktion für den Aufgabenplan im Schedule Manager aus können Sie die Selektionsvariablen über Zusätze 폷 Einstellungen 폷 Selektionsvariablen pflegen.

Wenn Sie zurück zum Einstiegsbildschirm der Variantenpflege gehen, werden Sie feststellen, dass die betroffenen Parameter nicht mehr eingabebereit sind – sie werden für diese Variante ausschließlich automatisch befüllt. Sie können nun entsprechend Ihren Anforderungen alle relevanten Abschlussaktivitäten in die Vorlage einfügen. Während des Monatsabschlusses müssen Sie bei Ihren Aufgaben eine bestimmte Reihenfolge einhalten. Wie bereits eingangs in diesem Abschnitt erwähnt, ist es einer der Vorzüge des Closing Cockpits gegenüber dem Schedule Manager, dass Sie Abhängigkeiten zwischen Aufgaben hinterlegen können. Sie können beispielsweise bestimmen, dass eine bestimmte Aufgabe nicht beginnen darf, bevor eine andere abgeschlossen ist. Haben Sie also beispielsweise eine Aufgabe zur Übernahme der Daten aus dem Arbeitszeitblatt und eine Aufgabe, um die Ergebnisse dieser Übernahme zu prüfen, dann können Sie diese beiden Aufgaben in eine logische Reihenfolge bringen.

55

2.3

2


Um Abhängigkeiten zu pflegen, klicken Sie in der Pflege der Vorlagen auf den Button Abhängigkeiten (siehe Abbildung 2.26).

Abbildung 2.26 Wechseln zur Pflege der Abhängigkeiten

Beim Anlegen von Abhängigkeiten gehen Sie immer vom Nachfolger aus, das heißt, Sie wählen als erste die letzte Aufgabe einer Kette aus und hinterlegen einen Vorgänger. Dann pflegen Sie für diese Vorgängeraufgaben wiederum Vorgänger usw. Dazu bewegen Sie die Aufgaben aus der Übersicht auf der linken Seite per Maus in den rechten unteren Bereich. Im Beispiel in Abbildung 2.27 sehen Sie eine Kette von Abhängigkeiten zu der Aufgabe »Fertigungsaufträge abrechnen«. Diese kann erst starten, wenn vorher alle anderen Vorgänger-Aufgaben erledigt sind.

Abbildung 2.27 Abhängigkeiten

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Closing Cockpit

Ich habe Ihnen nun gezeigt, wie Sie eine Vorlage im Closing Cockpit anlegen können. Sie lernen nun, wie Sie einen konkreten Aufgabenplan daraus generieren und diesen für den Monatsabschluss einsetzen können.

2.3.2

Das Closing Cockpit einsetzen

Um einen Abschluss durch das Closing Cockpit zu unterstützen, verwenden Sie Ihre zuvor erstellte Vorlage, um einen konkreten Aufgabenplan zu generieren. Wählen Sie dazu im Einstellungsmenü zum Closing Cockpit Vorlage/ Abschlussplan 폷 Periodischer Aufgabenplan erstellen. Sie können dann für den konkreten Abschluss die Rahmendaten eingeben und damit die Selektionsvariablen vorbelegen (siehe Abbildung 2.28).

Abbildung 2.28 Aufgabenplan definieren

Sie geben den Stichtag, die Buchungsperiode und das Geschäftsjahr ein. Außerdem legen Sie im Feld Abschlußart fest, ob es sich um einen Monats-, Quartals-, Jahresabschluss etc. handelt. Es werden damit nur diejenigen Aufgaben mit eingebunden, die für die gewählte Abschlussart als relevant gekennzeichnet sind. Sobald Sie den Status auf Freigegeben setzen, füllt das System die Selektionsvariablen mit den entsprechenden Werten, die dann entsprechend auch in den Varianten für die Hintergrundprogramme eingesetzt werden. Über den Menüpfad Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Hauptbuch 폷 Periodische Arbeiten 폷 Abschluss Cockpit (Transaktion CLOCO) können Sie dann

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2.3

2


anhand Ihres erstellten Ablaufplanes Ihren Abschluss durchführen und überwachen (siehe Abbildung 2.29).

Abbildung 2.29 Closing Cockpit im Einsatz

Wie beim Schedule Manager können Sie vom Closing Cockpit aus die einzelnen Schritte des Abschlusses starten und den Status abrufen. In der Übersicht können Sie dabei die Aufgaben wahlweise tabellarisch oder als Gantt-Chart darstellen lassen. Darunter sehen Sie die Details zu jeder Aufgabe und können diese bei Bedarf ändern. Statusänderungen wie »Beendet«, »Warnung« oder »Fehler« werden zur besseren Übersicht in Ampelfarben dargestellt und auch auf die abhängigen Schritte übertragen.

2.3.3

Empfehlungen zum Closing Cockpit

Wie ich bereits in den beiden vorangegangenen Abschnitten betont habe, sind die Funktionen des Closing Cockpits wesentlich besser auf den Monatsabschluss zugeschnitten als der Schedule Manager. Die Hauptvorteile sind die Aufteilung der Aufgaben nach Organisationseinheiten, die Variabilität in Bezug auf unterschiedliche Abschlüsse und die Möglichkeit, Abhängigkeiten zwischen Aufgaben zu hinterlegen. Doch auch wenn SAP vollmundig verspricht, dass dieses Werkzeug einen »Fast Close« bewirke: Durch den Einsatz des Closing Cockpits alleine wird Ihr

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Closing Cockpit

Monatsabschluss nicht schneller. Es kann Ihnen helfen, die Abhängigkeiten und Engpässe transparent zu machen, und wenn Sie zudem die WorkflowKomponente einsetzen, sparen Sie eventuelle Leerzeiten zwischen den einzelnen Vorgängen ein. Im Controlling gibt es, anders als in der Finanzbuchhaltung, nur wenige Abschlusstätigkeiten, die sich automatisieren lassen. Die Übernahme der Zeiten aus dem Arbeitszeitblatt, die ich als Beispiel für einen Hintergrundjob aufgeführt habe, ist in der Tat die einzige der in diesem Buch von mir beschriebenen Aufgaben, die Sie auf diese Weise im Hintergrund einplanen können. Alle anderen Tätigkeiten müssen Sie manuell starten. Eine echte Beschleunigung des Abschlusses werden Sie am ehesten erreichen, wenn Sie sich mit den Aufgaben auf dem sogenannten kritischen Pfad selbst auseinandersetzen. Der kritische Pfad entspricht einer logischen Aneinanderreihung aller Aufgaben, die nicht parallel zueinander bearbeitet werden können. Die Gesamtdurchlaufzeit des Abschlusses ergibt sich dadurch aus der Summe der Durchlaufzeiten aller Aufgaben auf dem kritischen Pfad. Verschiebt sich eine Aufgabe auf dem kritischen Pfad, so verschiebt sich somit der gesamte Abschluss. Ist es z. B. möglich, dass die Finanzbuchhaltung ihre Aufgaben so umverteilt, dass das Controlling früher beginnen kann? Können manche Aufgaben parallel laufen? Sind Sie bereit, Fehler hinzunehmen, die bei den Abschlussbuchungen auftauchen, und diese erst in der nächsten Periode zu bereinigen? Hinter diesen Fragen steckt das Hauptpotenzial, den Monatsabschluss zu beschleunigen. Das Closing Cockpit kann Ihnen dabei helfen – nicht mehr, aber auch nicht weniger.

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2.3

Gemeinkostenverrechnungen dienen dazu, am Periodenende diejenigen Kosten den verantwortlichen Empfängern zuzuordnen, die während der Periode nicht direkt verursachungsgerecht gebucht werden konnten.

3

Gemeinkostenverrechnungen

Wann immer Sie Kosten buchen, sei es direkt in der Finanzbuchhaltung, in der Materialwirtschaft oder in der Produktion, müssen Sie ein Controllingobjekt bestimmen, das für die Kosten verantwortlich ist. In vielen Fällen wird das im Laufe der Periode nicht möglich sein – weil Sie den Verursacher nicht eindeutig bestimmen können, weil die genaue Zuordnung zum Zeitpunkt der Buchung noch nicht möglich ist oder weil es zu aufwändig wäre, jeden Beleg auf Dutzende oder gar Hunderte Empfänger manuell aufzuteilen. Zum Periodenende werden Sie daher mit einer Reihe von Kostenbuchungen konfrontiert sein, die noch nicht genau verursachungsgerecht aufgeteilt sind. Dies betrifft zum einen Einzelkosten, für die kein eindeutiger Verursacher ermittelt werden konnte und die deshalb auf irgendeine Form von Sammelobjekt erfasst wurden. Zum anderen betrifft es Kosten, die von vornherein Gemeinkostenbereichen zugeordnet sind, wie dem Vertrieb, der Forschung und Entwicklung und der Verwaltung. Dieses Kapitel gibt einen Überblick über die verschiedenen Methoden zur Verrechnung von Gemeinkosten. Dabei geht es darum, diejenigen Kosten, die nicht direkt den Kostenträgern wie z. B. Produkten, Kunden oder ProfitCentern zugeordnet werden können, anhand bestimmter Regeln aufzuteilen und somit indirekt zuzuordnen.

3.1


Bevor Sie beginnen, automatische Methoden der Kostenverrechnung einzusetzen, möchte ich Ihnen zunächst darstellen, welche manuellen Möglichkeiten SAP bietet, um Kosten innerhalb der CO-Komponente umzubuchen.

61

3


3.1.1

Manuelle Umbuchung von Kosten und Erlösen

Mithilfe der manuellen Umbuchung können Sie Kosten und Erlöse von einem Controllingobjekt an ein zweites umbuchen. Als Controllingobjekte stehen Ihnen dabei Kostenstellen, Geschäftsprozesse, Aufträge (Innenaufträge sowie alle anderen Auftragstypen), Projektstrukturplan (PSP-Elemente), Kundenaufträge, Kostenträger und Ergebnisobjekte zur Verfügung – sowohl als Sender wie auch als Empfänger. Sie können allerdings nur primäre Kostenarten verrechnen; die Umbuchung erlaubt es Ihnen somit nicht, mithilfe von sekundären Kostenarten wie z. B. Umlagekostenarten, Abrechnungskostenarten oder Kostenarten für Gemeinkostenzuschläge zu verrechnen. Diese speziellen Kostenartentypen stehen Ihnen nur für die entsprechenden automatischen Verfahren zur Kostenverrechnung zur Verfügung, die ich Ihnen in diesem Kapitel noch genauer vorstelle. Darüber hinaus erlaubt es Ihnen die manuelle Verrechnung, ebenjene Kostenartentypen zu verwenden, auf die Sie bei der manuellen Umbuchung keinen Zugriff haben (mehr zur manuellen Verrechnung finden Sie in Abschnitt 3.1.4, »Manuelle Kostenverrechnung«). Sie rufen die manuelle Umbuchung im Anwendungsmenü über den Pfad Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Manuelle Umbuchung Kosten 폷 Erfassen (Transaktion KB11N) auf. Hier geben Sie das Belegdatum und Buchungsdatum (BuchDatum) ein und ggf. einen Belegtext (siehe Abbildung 3.1). Der Bildaufbau der einzelnen Positionen wird über zwei Auswahlmöglichkeiten gesteuert: Die Erfassungsvariante (ErfassVar) steuert, welche Controllingobjekte als Sender bzw. Empfänger angeboten werden. In der Abbildung 3.1 ist z. B. die Variante SAP Kostenstelle ausgewählt, also stehen Ihnen nur Kostenstellen als Sender (KostSt Alt) und Empfänger (KostSt Neu) zur Verfügung. Des Weiteren tragen Sie eine Kostenart, einen Betrag und ggf. eine Menge zu Ihrer Kostenumbuchung ein.

Abbildung 3.1 Manuelle Umbuchung von Kosten – Listerfassung

62


Der Eingabetyp steuert, ob Sie die einzelnen Positionen in einer Liste eintragen können (Listerfassung), wie in Abbildung 3.1 dargestellt; diese Darstellung eignet sich besonders gut, um mehrere Positionen per Kopieren und Einfügen aus einer Tabellenkalkulation zu übernehmen, wo Sie die Daten entsprechend bereitgestellt haben. Wenn Sie hingegen für einzelne Positionen mehr Details eingeben müssen, als in der Listerfassung darstellbar sind, sollten Sie in die Einzelerfassung umschalten (siehe Abbildung 3.2). Dies ist insbesondere notwendig, wenn Sie auf ein Ergebnisobjekt kontieren wollen. Sie können dann in der Einzelerfassung die Detailsicht zum Ergebnisobjekt öffnen und die einzelnen Merkmalswerte eingeben.

Abbildung 3.2 Manuelle Umbuchung von Kosten – Einzelerfassung

Wie bereits erwähnt, können Sie mit dieser Transaktion nur Primärkosten umbuchen. Um eine manuelle Umbuchung von Erlösen zu erfassen, gehen Sie zum Menüpfad Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Manuelle Umbuchung Erlöse 폷 Erfassen (Transaktion KB41N).

63

3.1

3


Neben den von SAP ausgelieferten Standard-Erfassungsvarianten können Sie im Customizing auch eigene definieren. Dazu gehen Sie im Customizing zu: Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Manuelle Istbuchungen 폷 Eigene Erfassungsvarianten für Buchungen im Controlling definieren. Nach Möglichkeit sollten Sie keine SAP-Standardvarianten verändern, sondern diese bei Bedarf kopieren und erst dann verändern. Ihre eigenen Varianten dürfen nicht mit einer Zahl beginnen. Ich zeige Ihnen nun anhand eines Beispiels, wie Sie eine neue Erfassungsvariante kopieren und dann um ein weiteres Feld erweitern können. Wie in Abbildung 3.3 dargestellt, habe ich zunächst eine eigene Erfassungsvariante RM01 als Kopie von 01SAP angelegt und die Bezeichnung »Kostenstelle + Innenauftrag« vergeben.

Abbildung 3.3 Erfassungsvariante anlegen

Über Definition der Erfassungsvarianten pro Vorgang sehen Sie eine Liste der relevanten Vorgänge (siehe Abbildung 3.4).

Abbildung 3.4 Vorgang für Erfassungsvariante auswählen

64


Mit Vorgängen sind an dieser Stelle die unterschiedlichen Geschäftsvorfälle gemeint, in deren Rahmen Sie manuelle Istbuchungen vornehmen können. Die Erfassungsvarianten sind für alle Vorgänge einsetzbar; Sie pflegen für Ihre Variante je Vorgang, welche Felder jeweils angezeigt werden sollen. Im Beispiel habe ich den Vorgang »RKU1« für die Umbuchung von Kosten ausgewählt. Per Doppelklick auf die Zeile gelangen Sie nun zur Definition der Erfassungsvariante je Vorgang. Dort stellen Sie ein, welche Felder auf der Sender- und welche auf der Empfängerseite angezeigt werden sollen. Im Beispiel habe ich auf der Empfängerseite das Feld Auftrag noch zusätzlich ausgewählt (siehe Abbildung 3.5).

Abbildung 3.5 Feldauswahl je Vorgang

65

3.1

3


Die manuelle Umbuchung von Kosten und Erlösen dient zum einen dazu, fehlerhaft kontierte Belege zu korrigieren. Sie erzeugen mit dieser Funktion eine reine CO-Buchung, die nicht in FI mitgeschrieben wird. Wenn Sie Wert darauf legen, dass Ihre Buchungen in FI und CO aus Sicht von Kostenstellen und gegebenenfalls Profit-Centern übereinstimmen, dann sollten Sie als Erstes prüfen, ob Sie den entsprechenden fehlerhaften Beleg noch stornieren können. Ist dies nicht der Fall (weil z. B. die betroffene Buchungsperiode schon geschlossen ist oder der Beleg zu umfangreich ist, um ihn neu zu erfassen), sollten Sie noch überlegen, die Umbuchung in der Finanzbuchhaltung vorzunehmen, damit FI und CO synchron sind. Sie können die manuelle Umbuchung aber auch verwenden, um Kosten weiterzubelasten, die Sie auf einer Hilfskostenstelle gesammelt haben, um sie zum Monatsende verursachungsgerecht aufzuteilen. Wenn Sie dies manuell vornehmen wollen, kann das bei einem bestimmten Belegvolumen sehr arbeitsaufwändig werden. Prüfen Sie daher auch die Funktion der periodischen Umbuchung in Abschnitt 3.5, »Periodische Umbuchung«, die Ihnen eventuell eine Hilfe sein kann.

3.1.2

Umbuchung von Einzelposten

Die Umbuchung von Einzelposten dient ausschließlich dazu, Belege zu korrigieren, die beim Ursprungsbeleg (z. B. bei einer Buchung in den Komponenten FI, MM oder SD) auf ein falsches Controllingobjekt kontiert wurden. Um einen solchen Beleg zu korrigieren, wählen Sie zunächst den Menüpfad Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Umbuchung Einzelposten 폷 Erfassen (Transaktion KB61). Geben Sie dann die Belegnummer des FI-Belegs ein, den Sie umbuchen möchten (siehe Abbildung 3.6), und führen Sie die Transaktion aus.

Abbildung 3.6 Umbuchung von Einzelposten – Startbildschirm

66


Das System zeigt Ihnen nun alle Belegzeilen des Belegs an, die mit einer Kostenart gebucht wurden und somit auf ein Controllingobjekt kontiert wurden (siehe Abbildung 3.7). Für jede Belegzeile sehen Sie in der Spalte OAr die Objektart (z. B. KST für Kostenstelle oder AUF für Auftrag) und in der Spalte Kontierung1 das kontierte Objekt. Sie können die Kontierung nun ändern, indem Sie entweder ein anderes Kontierungsobjekt derselben Art eingeben (also einen anderen Auftrag oder eine andere Kostenstelle), Sie können aber auch die Objektart ändern und dann anstelle eines Auftrags eine Kostenstelle eingeben und umgekehrt.

Abbildung 3.7 Ändern der Kontierung bei der Umbuchung von Einzelposten

Umbuchung von Einzelposten Wenn Sie die Umbuchung des Einzelpostens anschließend sichern, wird nicht etwa die Kontierung im Ursprungsbeleg geändert (dies wäre schon aus bilanzrechtlichen Gründen gar nicht erlaubt). Sondern es wird automatisch ein CO-Beleg erzeugt, der für jede geänderte Belegzeile eine Umbuchung vom ursprünglichen Kontierungsobjekt auf das neue, geänderte Objekt erzeugt. Als Resultat stimmen Ihre Salden je Kontierungsobjekt in FI und CO nicht mehr überein!

Da die Umbuchung von Einzelposten einen Schiefstand zwischen FI und CO erzeugt, sollten Sie diese Funktion nach Möglichkeit vermeiden. Sie sollten bemüht sein, Fehlbuchungen am Ursprung zu korrigieren, wo immer es geht. Das bedeutet, dass Sie die falschen Belege in der Finanzbuchhaltung oder evtl. in einer Logistikkomponente stornieren und neu buchen. Auch eine Umbuchung in FI wäre aus Sicht der Konsistenz zwischen FI und CO dieser Funktion vorzuziehen.

3.1.3

Manuelle Leistungsverrechnung

Die manuelle Leistungsverrechnung ähnelt von Funktion und Ablauf sehr der manuellen Umbuchung von Kosten (siehe Abschnitt 3.1.1, »Manuelle Umbuchung von Kosten und Erlösen«) – mit dem Unterschied, dass Sie mit der manuellen Leistungsverrechnung Leistungen anstelle von Kosten zwischen Controllingobjekten verrechnen.

67

3.1

3


Sie rufen die Funktion über Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Leistungsverrechnung 폷 Erfassen (Transaktion KB21N) auf. Da in CO nur Kostenstellen und Geschäftsprozesse Leistungen abgeben können, stehen Ihnen entsprechend auch nur diese beiden Objekte als Sender zur Verfügung; Empfänger können hingegen alle Controllingobjekte sein. Um eine Leistung zu verrechnen (siehe Abbildung 3.8), geben Sie die Senderkostenstelle (SendStelle) und Leistungsart (SLstArt) bzw. einen Geschäftsprozess ein und das Empfängerobjekt (EmpfStelle) . Anstelle eines Betrags wie bei der Umbuchung von Kosten geben Sie hier eine Leistungsmenge ein, die verrechnet werden soll. Die Leistungsmenge wird anhand des hinterlegten Tarifs automatisch in einen Betrag umgerechnet. Auch die mit der Leistungsart verknüpfte Kostenart wird dargestellt. Wie bereits im Zusammenhang mit der manuellen Umbuchung von Kosten erläutert, können Sie anhand der Erfassungsvariante unterschiedliche Sender und Empfänger auswählen und anhand des Eingabetyps zwischen der List- und Einzelerfassung umschalten.

Abbildung 3.8 Manuelle Leistungsverrechnung

Sollten Sie einmal eine Leistungsverrechnung einem Empfänger irrtümlich zugeordnet haben und ein Storno ist nicht mehr möglich, so haben Sie auch hier die Möglichkeit, einen erfassten Beleg umzubuchen. Dazu rufen Sie den Menüpunkt Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Umbuchung Leistungsverrechnung 폷 Erfassen (Transaktion KB65) auf. Analog zur Umbuchung von Einzelposten (siehe Abschnitt 3.1.2, »Umbuchung von Einzelposten«, selektieren Sie hier einen Beleg der Leistungsverrechnung und können dann anschließend den Empfänger ändern.

68


Auch hier gilt, dass Sie zunächst versuchen sollten, fehlerhafte Belege zu stornieren und neu zu buchen. Nur wenn dies nicht möglich ist, sollten Sie zur Umbuchung greifen.

3.1.4

Manuelle Kostenverrechnung

Die manuelle Kostenverrechnung führen Sie über den Menüpunkt Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Manuelle Kostenverrechnung 폷 Erfassen (Transaktion KB15N) aus. Die Funktion sieht auf den ersten Blick genauso aus wie die Manuelle Umbuchung von Kosten (siehe Abschnitt 3.1.1, »Manuelle Umbuchung von Kosten und Erlösen«). Und in der Tat stehen Ihnen hier dieselben Sender und Empfänger zur Verfügung wie bei der manuellen Umbuchung (siehe Abbildung 3.9).

Abbildung 3.9 Manuelle Kostenverrechnung

Der entscheidende Unterschied ist jedoch, dass Sie mit der manuellen Kostenverrechnung auch bestimmte sekundäre Kostenarten verrechnen können, nicht nur primäre. Sie haben damit die Möglichkeit, manuell Belege mit Kostenartentypen zu erzeugen, die an sich nur für bestimmte automatische Verrechnungen vorgesehen sind: 왘

Abgrenzung

왘

Umlage

왘


왘

Abrechnung

Die manuelle Kostenverrechnung ist damit die einzige Transaktion im Controlling, mit der Sie manuelle Belege mit den Kostenartentypen 21 (Abrechnung), 41 (Gemeinkostenzuschläge) und 42 (Umlage) durchführen können.

69

3.1

3


3.1.5

Statistischen Kennzahlen erfassen

Statistische Kennzahlen dienen dazu, Informationen im Zusammenhang mit Controllingobjekten zu erfassen, die nicht in Kostenarten dargestellt werden können. Beispiele hierfür sind: 왘

die Anzahl der Mitarbeiter je Kostenstelle

왘

die Bürofläche einer Kostenstelle in Quadratmeter

왘

der Stromverbrauch einer Kostenstelle in KWh

Viele der automatischen Verrechnungen, die ich Ihnen in diesem Kapitel im Folgenden zeigen werde, können auf statistische Kennzahlen zurückgreifen, um Verhältnisse zwischen Kostenstellen zu ermitteln. So können Sie die Kosten der Kantine anhand der Mitarbeiter je Kostenstelle verrechnen, die Gebäudekosten auf Basis der Quadratmeter Bürofläche und die Stromrechnung anhand des Stromverbrauchs. Um die eingesetzten statistischen Kennzahlen mit Istwerten zu versorgen, müssen Sie diese erfassen. Dazu steht Ihnen unter Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Statistische Kennzahlen 폷 Erfassen (Transaktion KB31N) eine entsprechende Funktion zur Verfügung. Die Erfassungsmaske ist analog aufgebaut zu den manuellen Verrechnungstechniken, die ich Ihnen in den vorangegangenen Abschnitten bereits gezeigt habe. Sie erfassen hier einen Empfänger (EmpfStelle), eine statistische Kennzahl (StatKz) und die Menge (siehe Abbildung 3.10)

Abbildung 3.10 Statistische Kennzahlen erfassen

3.1.6

Manuelle Belege in CO-PA

Sie haben nun eine Reihe von Möglichkeiten kennengelernt, im Gemeinkostencontrolling manuelle Belege zu erfassen. Diese Option haben Sie auch in CO-PA, wo Sie über Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Ergebnis- und

70


Marktsegmentrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Enzelposten Erfassen (Transaktion KE21N) manuell Einzelposten buchen können. Dabei wählen Sie zunächst die Vorgangsart aus, um zu kennzeichnen, um welchen Vorgang es sich handelt (z. B. Kundenfaktura, Abrechnungsbeleg oder Direktbuchung aus FI). Außerdem müssen Sie die Bewertungssicht eingeben (falls Sie die parallele Bewertung einsetzen) und auswählen, ob Sie in Buchungskreiswährung, Ergebnisbereichswährung oder beiden buchen wollen (siehe Abbildung 3.11).

Abbildung 3.11 Einzelposten in CO-PA erfassen

Indem Sie die (¢)-Taste drücken, gelangen Sie ins nächste Bild. Dort können Sie dann die gewünschten Merkmalswerte für Ihren Beleg pflegen (siehe Abbildung 3.12). Eventuell vorhandene Ableitungen werden dabei auch berücksichtigt.

Abbildung 3.12 Merkmalswerte für CO-PA-Einzelposten erfassen

71

3.1

3


Zum Schluss tragen Sie dann auf der Registerkarte Wertfelder die gewünschten Beträge für die Wert- und Mengenfelder ein (siehe Abbildung 3.13). Sofern Sie eine Bewertung einsetzen, wird diese bei dieser Gelegenheit auch durchlaufen. Anschließend können Sie Ihren Beleg sichern.

Abbildung 3.13 Wertfelder für CO-PA-Einzelposten pflegen

Manuelle Belege in CO-PA sind gut dazu geeignet, Korrekturbuchungen durchzuführen, für den Fall, dass während der Periode Buchungen falsch erfasst sind. Es gilt aber auch hier das Prinzip, dass Sie nach Möglichkeit Korrekturen am Ursprung durchführen sollten, also zunächst versuchen, die fehlerhaften Belege zu stornieren und neu zu buchen, bevor Sie eine Korrekturbuchung durchführen.

72


3.2


Die manuelle Leistungsverrechnung, die ich Ihnen im Abschnitt 3.1.3, »Manuelle Leistungsverrechnung«, vorgestellt habe, werden Sie in der Regel kumuliert erfassen, das bedeutet, Sie sammeln sämtliche Leistungsnachweise der Periode, fassen diese z. B. in einer Tabellenkalkulation zusammen und erfassen sie dann gesammelt mittels der internen Leistungsverrechnung. Im Falle von Maschinenarbeitszeiten werden Sie die benötigten Daten vermutlich aus einer Schnittstelle übernehmen und über ein eigenentwickeltes Programm automatisch in SAP buchen. Wenn es jedoch um Personenarbeitszeiten geht, so setzt die Leistungsverrechnung voraus, dass alle Mitarbeiter, die Dienste für Aufträge, andere Kostenstellen, Projekte etc. erbringen, ihre geleisteten Zeiten in irgendeiner Form erfassen – auf Papier, in einer Tabellenkalkulation oder über ein eigenentwickeltes Programm. Eine Alternative dazu, dass Arbeitszeiten extern erfasst und dann zusammengefasst eingegeben werden, ist das Arbeitszeitblatt (englisch: Cross Application Time Sheet, CATS) in SAP ERP. Mit dieser Funktion können die Mitarbeiter ihre geleisteten Zeiten direkt in SAP erfassen und Kontierungsobjekten (z. B. Innenaufträge, Kostenstellen, Projekte etc.) zuordnen. Die Erfassung erfolgt anhand der Personalnummer des jeweiligen Mitarbeiters. Sofern Sie nicht bereits die Personalwirtschaft (Komponente HCM) produktiv nutzen, benötigen Sie sogenannte HR-Ministammsätze, um Personalnummern anzulegen. Personalstammsätze in HCM sind in sogenannte Infotypen aufgeteilt. Jeder Infotyp enthält bestimmte Informationen zu einem Mitarbeiter. Um CATS einsetzen zu können, müssen Sie mindestens die Infotypen 0002 (Daten zur Person), 0001 (organisatorische Zuordnung), 0105 (Kommunikation) und 0315 (Vorschlagswerte Arbeitszeitblatt) anlegen. Sie pflegen HR-Ministammsätze über die Transaktion PA20 (dafür benötigen Sie HR-Berechtigungen). Wählen Sie die Personalnummer des entsprechenden Mitarbeiters aus, und geben Sie dann im Feld Informationstyp den gewünschten Infotyp ein. Im Infotyp 0002 hinterlegen Sie persönliche Daten wie Name, Adresse und Geburtsdatum. Über den Infotyp 0001 legen Sie über den Parameter Kostenst. fest, welcher Kostenstelle ein Mitarbeiter zugeordnet ist (siehe Abbildung 3.14).

73

3.2

3


Abbildung 3.14 Infotyp 0002 (Organisatorische Zuordnung)

Den Infotyp 0105 (Kommunikation) benutzen Sie, um eine Personalnummer mit einem SAP-Benutzernamen zu verknüpfen (siehe Abbildung 3.15). Damit erlauben Sie, dass ein Mitarbeiter mit seiner Personalnummer überhaupt Daten erfassen kann. In einigen Fällen ist es nicht möglich oder zumutbar, dass Mitarbeiter ihre Zeiten selbst im SAP-System erfassen, z. B. wenn ihnen am Arbeitsplatz gar kein Computer mit Verbindung zum SAP-System zur Verfügung steht. Dann können Sie auch eine Person zentral mit der Erfassung betrauen, indem Sie dem SAP-Benutzernamen dieser Person die Personalnummern aller Mitarbeiter zuordnen, für die sie die Arbeitszeiten erfassen soll.

Abbildung 3.15 Infotyp 0105 (Kommunikation)

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Mithilfe des Infotyps 0315 hinterlegen Sie dann die Vorschlagswerte zum Arbeitszeitblatt, insbesondere die Senderkostenstelle und die Leistungsart (siehe Abbildung 3.16). Diese Informationen werden bei der Erfassung der Leistungen herangezogen.

Abbildung 3.16 Infotyp 0315 (Vorschlagswerte Arbeitszeitblatt)

Um Zeiten zu erfassen, rufen Sie das Arbeitszeitblatt in der Kostenstellenrechnung über folgenden Menüpfad auf: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Arbeitszeitblatt 폷 CATS classic 폷 Arbeitszeiten erfassen. Über diese Transaktion können Sie Arbeitszeiten für alle in Frage kommenden Controllingobjekte erfassen. Im Menübaum der Innenaufträge finden Sie die Transaktion über Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Arbeitszeitblatt 폷 CATS classic 폷 Arbeitszeiten erfassen, für Geschäftsprozesse entsprechend über Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Prozeßkostenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Arbeitszeitblatt 폷 CATS classic 폷 Arbeitszeiten erfassen. Im Projektsystem finden Sie die Erfassungsmaske über Projektsystem 폷 Fortschritt 폷 Rückmeldung 폷 Arbeitszeitblatt 폷 CATS classic 폷 Arbeitszeiten erfassen. Der Transaktionscode ist in allen Fällen gleich, nämlich CAT2.

75

3.2

3


Theoretisch können Sie das Arbeitszeitblatt auch im Produktkostencontrolling einsetzen, hier verwenden Sie aber normalerweise immer die Funktion der Rückmeldung, um Istzeiten zu Fertigungsaufträgen zu erfassen. Sie müssen dann Ihre Personalnummer eingeben sowie ein Erfassungsprofil, welches einige Voreinstellungen enthält. Sie können in einer wöchentlichen oder monatlichen Sicht je Tag und Kontierungsobjekt die darauf verwendeten Stunden eintragen (siehe Abbildung 3.17). Die eingegebenen Zeiten können Sie gleich bei der Erfassung mit den Soll-Arbeitszeiten des Mitarbeiters bzw. mit den tatsächlich anwesenden Stunden je Arbeitstag vergleichen, sofern Sie die Komponente HCM nutzen und diese Informationen dort vorliegen.

Abbildung 3.17 Arbeitszeitblatt

Es ist möglich, die Stundenerfassung in mehreren Einzelschritten durchzuführen. Der Erfasser selbst kann dann die Daten zunächst nur sichern und gegebenenfalls in einem weiteren Schritt freigeben. Sobald die Zeiten freigegeben sind, kann der Vorgesetzte des Mitarbeiters diese überprüfen und ihm diese entweder zur Korrektur zurückschicken oder aber genehmigen. Die in CATS erfassten Zeiten führen noch nicht zu einer Leistungsverrechnung in CO. Um die Zeiten, die den Genehmigungsprozess durchlaufen haben, in CO zu übernehmen, müssen Sie einen eigens dafür vorgesehenen Übernahmereport starten.

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3.2.1

Customizing des Arbeitszeitblattes

Neben den erwähnten Einstellungen in der Personalwirtschaft benötigen Sie ein Erfassungsprofil, um das Arbeitszeitblatt an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Sie stellen es im Customizing ein über Anwendungsübergreifende Komponenten 폷 Arbeitszeitblatt 폷 Spezielle einstellungen für CATS classic 폷 Erfassungsprofile einrichten (siehe Abbildung 3.18). Hier können Sie im Detail einstellen, welche Vorgabewerte dargestellt werden sollen, ob die Daten wochen- oder monatsweise erfasst werden sollen etc.

Abbildung 3.18 Customizing des CATS-Erfassungsprofils

77

3.2

3


3.2.2

Periodische Überleitung der Daten aus CATS

Wie im vorangegangenen Abschnitt erwähnt, werden Leistungen, die Sie in CATS erfassen, nicht automatisch in das Controlling weitergeleitet, sondern Sie müssen einen gesonderten Übernahmereport starten. Diesen Report rufen Sie in der Kostenstellenrechnung auf über Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Prozeßkostenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Arbeitszeitblatt 폷 Überleitung 폷 Komponentenübergreifend (Transaktion CATA). Hier wählen Sie zunächst den Zeitraum aus, für den die erfassten Zeiten übernommen werden sollen (siehe Abbildung 3.19). Außerdem können Sie nach Organisationseinheiten einschränken, um nur die Zeiten aus bestimmten Bereichen zu übernehmen.

Abbildung 3.19 Überleitung der Leistungen aus dem Arbeitszeitblatt

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Wichtig ist, dass Sie im Block Zielkomponenten das Häkchen für Controlling setzen, um Zeiten zu übernehmen, die auf Kontierungsobjekten im Controlling (Kostenstellen, Innenaufträge, Geschäftsprozesse etc.) erfasst wurden. PSP-Elemente zählen mit zum Controlling Falls Sie Zeiten auf PSP-Elementen erfasst haben, so übertragen Sie diese ebenfalls, indem Sie das Häkchen für Controlling setzen. Das Häkchen für das Projektsystem betrifft nur Netzpläne.

Sie können diesen Report auch in kürzeren Intervallen als einmal monatlich ausführen und ihn auch als periodischen Job einplanen, um die Daten täglich zu übernehmen. Dabei würden Sie dann typischerweise bei der Eingrenzung des Zeitraums die Option laufender Monat wählen, um alle erfassten Zeiten des aktuellen Monats überzuleiten. Achten Sie dann aber darauf, dass Sie den Job jeden Tag vor Mitternacht einplanen, damit Sie auch am letzten Arbeitstag eines Monats noch die Zeiten des Tages mit übernehmen – ansonsten würde der Report nur die Zeiten des neuen Monats berücksichtigen.

3.2.3

Empfehlungen zum Arbeitszeitblatt

Das Arbeitszeitblatt stellt eine gute Alternative zur kumulierten manuellen Leistungsverrechnung dar, indem alle Mitarbeiter ihre Zeiten selbst und direkt in SAP erfassen. Zudem können Sie auswählen, welche Freigabestrategien Sie verwenden und dies müssen Sie nicht außerhalb des Systems tun. Um das Werkzeug einzusetzen, ist es freilich erforderlich, dass alle Mitarbeiter, die ihre Zeiten erfassen sollen, Zugriff auf einen PC haben, auf dem das SAP GUI installiert ist. Dies ist vor allem in der Fertigung nicht immer gegeben. Darüber hinaus benötigen Sie für jeden Mitarbeiter, der CATS nutzen soll, einen eigenen Benutzerstammsatz und somit eine eigene Lizenz. Dies kann auch einen Kostenfaktor darstellen, vor allem, wenn es sich um Mitarbeiter handelt, die ansonsten nicht mit SAP arbeiten – beispielsweise in der Konstruktion oder Forschung und Entwicklung. Hier bietet SAP aber die Möglichkeit an, dass Sie für solche Zwecke abgespeckte Lizenzen erwerben, die es den Benutzern nur ermöglichen, CATS und sonst nichts anderes im SAP-System zu nutzen. Solche Lizenzen kosten nur einen Bruchteil einer Volllizenz, sodass reine Kostenerwägungen kein Hindernis sein sollten, das Arbeitszeitblatt einzusetzen.

79

3.2

3


Wenn Sie das Arbeitszeitblatt einsetzen, dann sollten Sie die Übernahme der Arbeitszeiten als eine der ersten Aufgaben im Periodenabschluss vornehmen, da viele der Verrechnungstechniken, die ich Ihnen im Rest des Kapitels vorstellen werde, die Daten weiterverwerten. Die Verrechnung der Arbeitszeiten ändert beim Sender wie beim Empfänger den Saldo. Setzen Sie beispielsweise eine Umlage ein, um eine Kostenstelle vollständig zu entlasten, so sollten Sie vorher die Leistungen aus CATS verrechnet haben. In jedem Falle müssen Sie die Arbeitszeiten übernommen haben, bevor Sie eine Isttarifermittlung durchführen, da diese die verrechneten Leistungen nachbewertet.

3.3

Abgrenzung

Mithilfe einer Abgrenzung haben Sie die Möglichkeit, Kosten gleichmäßig über die einzelnen Perioden eines Geschäftsjahres zu verteilen, wenn diese aus betriebswirtschaftlicher Sicht jeder Periode verursachungsgemäß zuzuordnen sind, tatsächlich aber nicht periodengenau gebucht werden. Die Abgrenzung können Sie nur für Kostenstellen einsetzen. Die Abgrenzung dient damit der gleichmäßigen Verteilung von unregelmäßig anfallenden Kosten, wie z. B.: 왘

Versicherungen

왘

Miet- oder Pachtgebühren

왘

Energiekosten (Strom, Wasser, Gas, Öl)

왘

Lizenzgebühren

왘

Wartungsgebühren

SAP bietet für die Abgrenzung drei verschiedene Verfahren an: Das Zuschlagsverfahren, das Soll=Ist-Verfahren und das Plan=Ist-Verfahren. In allen drei Verfahren verwendet SAP ERP Planwerte, die Sie zunächst hinterlegen müssen, um die abzugrenzenden Beträge zu ermitteln. Das Plan=IstVerfahren stellt dabei den einfachsten Fall dar – hier planen Sie direkt auf derjenigen Kostenart, die abgegrenzt werden soll. Beim Zuschlagsverfahren grenzen Sie einen prozentualen Zuschlag auf eine andere Kostenart ab, und das Soll=Ist-Verfahren bietet Ihnen eine Abgrenzung auf Basis der Sollkosten einer Leistungsart.

80

Abgrenzung

3.3.1

Zuschlagsverfahren

Beim Zuschlagsverfahren ermitteln Sie die abzugrenzenden Beträge, indem Sie einen prozentualen Zuschlag auf Kosten einer anderen Kostenart erheben. Die abzugrenzenden Kosten erfassen Sie zunächst auf einem Abgrenzungsauftrag (dies kann eine Kostenstelle oder ein Innenauftrag sein) und buchen Sie dann periodisch auf die Kostenstelle um, die die abgegrenzten Kosten erhalten soll. Das Zuschlagsverfahren möchte ich Ihnen nun anhand des Beispiels von Wartungskosten für ein Softwaresystem darstellen. Dabei gehe ich einmal davon aus, dass der Softwarehersteller der IT-Kostenstelle Ihres Unternehmens monatliche Lizenzgebühren in Abhängigkeit von der Anzahl der Nutzer in Rechnung stellt. Zusätzlich belastet er Ihnen Wartungsgebühren, die 10 % der Lizenzgebühren betragen. Im Gegensatz zu den Lizenzgebühren erhalten Sie die Rechnung für die Wartungskosten jedoch nur einmal im Jahr. In SAP ERP können Sie das Zuschlagsverfahren nutzen, um eine derartige Abgrenzung abzubilden. Dazu buchen Sie die abzugrenzenden Kosten (in unserem Beispiel also die Wartungsgebühren) auf dem Abgrenzungsobjekt, in diesem Fall ein Innenauftrag (siehe Abbildung 3.20). Über ein sogenanntes Zuschlagsschema stellen Sie dann eine Verknüpfung zwischen den abzugrenzenden Kosten (also den Wartungsgebühren) zu derjenigen Kostenart her, in deren Verhältnis die Abgrenzung erfolgen soll; in unserem Beispiel bestimmen Sie also, dass die Wartungsgebühren im Verhältnis von 10 % zu den Lizenzgebühren abgegrenzt werden sollen. Führen Sie dann periodisch die Abgrenzung durch, so verrechnet das SAPSystem jeweils den ermittelten Zuschlagsprozentsatz vom Abgrenzungsobjekt an die Abgrenzungsempfänger. In Abbildung 3.20 ist beispielhaft dargestellt, dass die Eingangsrechnung für die Wartungsgebühr jährlich in Periode 1 in Höhe von 1.200 EUR auf einem Abgrenzungsauftrag erfasst wird. Im Zuschlagsschema haben Sie festgelegt, dass die Abgrenzung in Höhe von 10 % der Lizenzgebühren erfolgen soll. Auf der IT-Kostenstelle werden jeden Monat Lizenzgebühren in Höhe von 1.000 EUR gebucht. Somit ermittelt die Abgrenzung einen Betrag von 100 EUR, der monatlich als Abgrenzung vom Abgrenzungsobjekt (also dem Auftrag) an den Abgrenzungsempfänger (also die IT-Kostenstelle) verrechnet wird.

81

3.3

3


Kostenstelle IT Kostenart/Periode

1

2

3

4

5

6

Lizenzgebühren (EUR) 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 1.000 Wartung (EUR)

100

100

100

100

100

…

Abgrenzungsauftrag Periode Be-/Entlastung Wartung (EUR) 1

1.200 (Eingangsrechnung)

1

-−100 (Abgrenzung)

2


3


4


…

…

…

…

Abbildung 3.20 Funktionsweise des Zuschlagsverfahrens

Wenn Sie mit dem Zuschlagsschema arbeiten und als Abgrenzungsobjekt Innenaufträge einsetzen wollen, müssen Sie zunächst entsprechende Aufträge anlegen. Die Voraussetzung dafür ist, dass Sie zunächst im Customizing über Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Abgrenzung 폷 Auftragsarten für Abgrenzungsaufträge anlegen (Transaktion KOT2_OPA) eine dafür geeignete Auftragsart anlegen. Dabei ist entscheidend, dass Sie als Auftragstyp den Eintrag 2, Abgrenzungsauftrag (Controlling), wählen (siehe Abbildung 3.21). Sie können dann zu dieser Auftragsart Abgrenzungsaufträge anlegen und verwenden. Wenn Sie sich entscheiden, Kostenstellen als Abgrenzungsobjekte zu verwenden, so benötigen Sie keine speziellen Einstellungen für die Abgrenzungskostenstellen. Abgrenzungskostenarten Für die Abgrenzung benötigen Sie des Weiteren Abgrenzungskostenarten. Beim Zuschlagsverfahren können Sie ausschließlich primäre Kostenarten vom Kostenartentyp 3 (Abgrenzung per Zuschlag) verwenden. Sie können Kostenarten vom Typ 3 ansonsten bei Buchungen in der Finanzbuchhaltung genauso verwenden wie Kostenarten vom Typ 1 (primäre Kosten), 11 (Erlöse) oder 12 (Erlösschmälerungen).

82

Abgrenzung

Abbildung 3.21 Abgrenzungsauftrag anlegen

Das erwähnte Zuschlagsschema erstellen Sie im Customizing über den Menüpfad Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Abgrenzung 폷 Zuschlagsverfahren 폷 Zuschlagsschema (Anledefinieren (Transaktion KSAZ). Klicken Sie dann auf den Button gen) (siehe Abbildung 3.22).

Abbildung 3.22 Zuschlagsschema anlegen

83

3.3

3


Sie werden dann aufgefordert, für Ihr Zuschlagsschema einen Namen und eine Bezeichnung einzugeben, bevor Sie das Schema bearbeiten können. Das Zuschlagsschema besteht aus einer Basis, einem Zuschlag und einer Entlastung (siehe Abbildung 3.23).

Abbildung 3.23 Zuschlagsschema pflegen

Die Basis definiert, von welcher Kostenart die Abgrenzung abhängig sein soll (im Beispiel die Lizenzgebühren). Indem Sie hier die Kostenart für die Lizenzgebühren angeben, teilen Sie dem System mit, dass ebendiese Kosten die Grundlage für die Ermittlung des Zuschlags sind (siehe Abbildung 3.24).

Abbildung 3.24 Zuschlagsbasis anlegen

Anhand des Zuschlags bestimmen Sie, welcher Prozentsatz der zuvor definierten Basis als Zuschlag verrechnet werden soll. Um einen neuen Zuschlag anzulegen, tragen Sie in der Definition des Zuschlagsschemas (siehe Abbildung 3.23) in der Spalte Zuschlag einen Namen für den Zuschlag ein. Das SAP-System fordert Sie dann auf, den neuen Zuschlag zu spezifizieren. Hier stellen Sie einen Wert von 10 % ein, da ja die Wartungsgebühren 10 % der Lizenzgebühren betragen sollen (siehe Abbildung 3.25).

84

Abgrenzung

Die Entlastung schließlich steuert, unter welcher Kostenart die Abgrenzung gebucht werden soll und gegen welches Controllingobjekt die Kostenstelle belastet werden soll. Um eine neue Entlastung zu erstellen, gehen Sie analog zur Anlage eines Zuschlags vor: Tragen Sie in der Definition des Zuschlagsschemas (siehe Abbildung 3.23) in der Spalte Entlastung einen Namen für die Entlastung ein.

Abbildung 3.25 Zuschlag festlegen

Sie können dann weitere Details für die Entlastung pflegen. Sie haben hier, wie bereits erläutert, die Alternative zwischen einem Abgrenzungsauftrag oder einer Abgrenzungskostenstelle. Auf dieses Abgrenzungsobjekt werden sowohl die gesammelten Abgrenzungen als auch die tatsächlichen Kosten gebucht, die abgegrenzt werden (im Beispiel also die Gesamtrechnung der Wartungsgebühren über 120.000 EUR; siehe Abbildung 3.26).

Abbildung 3.26 Abgrenzung definieren

Im letzten Schritt verknüpfen Sie das Zuschlagsschema mit Ihrem Kostenrechnungskreis. Klicken Sie dazu im Überblicksbild zu den Zuschlagsschemata (siehe Abbildung 3.23) auf den Button Zuordnungen. Es erscheint dann ein Popup, in dem Sie zunächst einen Kostenrechnungskreis auswählen

85

3.3

3


(siehe Abbildung 3.27) und dann festlegen können, ob es sich um eine Abgrenzung im Ist oder im Plan handeln soll; bei einer Plan-Abgrenzung wählen Sie außerdem die Version aus.

Abbildung 3.27 Zuschlagsschema zum Kostenrechnungskreis zuordnen

Klicken Sie dann auf den Button , und Sie gelangen in ein Übersichtsbild, in dem Sie für den ausgewählten Kostenrechnungskreis alle relevanten Zuschlagsschemata verwalten können. Sie können mehrere Zuschlagsschemata verwenden und einen Gültigkeitszeitraum wählen, in dem diese gültig sein sollen (siehe Abbildung 3.28).

Abbildung 3.28 Gültigkeitszeitraum für Zuschlagsschemata

Nachdem Sie somit ein Zuschlagsschema eingerichtet und Ihrem Kostenrechnungskreis zugeordnet haben, ist es für alle Kostenstellen Ihres Kostenrechnungskreises aktiv. Für alle Kostenstellen, auf denen Sie die gewählte Zuschlagskostenart gebucht haben, wird somit ein Zuschlag ausgeführt. Sie führen die Abgrenzung im Anwendungsmenü über Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Abgrenzung (Transaktion KSA3) durch. Dabei können Sie dann auswählen, für welche Kostenstelle(n) Sie die Abgrenzung durchführen wollen (siehe Abbil-

86

Abgrenzung

dung 3.29). Wählen Sie außerdem das Geschäftsjahr und die Periode aus, für die Sie die Abgrenzung durchführen wollen.

Abbildung 3.29 Abgrenzung im Ist durchführen

3.3.2

Plan=Ist-Verfahren

Bei der Abgrenzung nach dem Plan=Ist-Verfahren ermitteln Sie die abzugrenzenden Beträge, indem Sie auf der betroffenen Kostenstelle manuelle Planwerte zu einer Abgrenzungskostenart erfassen. Ich nehme als Beispiel einmal die Jahresbeiträge zu einer Genossenschaft, die jährlich 1.200 EUR betragen. Die Beitragszahlung ist nur einmal im Jahr fällig. Um die Kosten der Kostenstelle der Unternehmensleitung zuzurechnen und gleichmäßig über die Perioden abzugrenzen, planen Sie somit je Periode einen Betrag von 100 EUR (siehe Abbildung 3.30).

Abbildung 3.30 Manuelle Planung für Plan=Ist-Abgrenzung

87

3.3

3


Wie bei der Abgrenzung zum Zuschlagsverfahren bereits erläutert, benötigen Sie auch für die Plan=Ist-Abgrenzung spezielle Abgrenzungskostenarten. In diesem Falle benötigen Sie jedoch eine Kostenart vom Typ 4 (siehe Abbildung 3.31). Wie bei Abgrenzungskostenarten vom Typ 3 gilt auch hier, dass Sie die Kostenart ansonsten wie eine herkömmliche primäre Kostenart wie vom Typ 1, 11 oder 12 verwenden können.

Abbildung 3.31 Abgrenzungskostenart

Mit der Planung haben Sie nun festgelegt, welche Kostenstelle der Empfänger der Abgrenzungsbuchung sein soll. Nun benötigen Sie noch ein Abgrenzungsobjekt, auf dem Sie die abzugrenzende Buchung (im Beispiel also die Beiträge zur Genossenschaft) buchen und von der Sie dann die Abgrenzung entlasten. Wie bei der Abgrenzung zum Zuschlagsverfahren können Sie auch hier Kostenstellen oder Abgrenzungsaufträge verwenden, wobei letztere zu einer Auftragsart vom Typ 2 (Abgrenzungsaufträge) gehören müssen. Nun müssen Sie noch die Abgrenzungskostenart mit dem Abgrenzungsobjekt verknüpfen – das tun Sie im Customizing über Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Abgrenzung 폷 Soll=Ist-Verfahren 폷 Soll=Ist-Entlastung pflegen (Transaktion KSAJ). Die Customizing-Einstellungen für die Plan=Ist-Abgrenzung sind dieselben wie für die Soll=Ist-Abgrenzung, daher finden Sie hier keinen gesonderten Eintrag für die Plan=Ist-Abgrenzung. Für jede im Kostenrechnungskreis vorhandene Abgrenzungskostenart (siehe Abbildung 3.30) vom Typ 4 pflegen Sie dann per Doppelklick das Abgrenzungsobjekt.

88

Abgrenzung

Abbildung 3.32 Plan=Ist-Entlastung pflegen

In den Detaileinträgen hinterlegen Sie nun für die Abgrenzungskostenart der Beiträge zur Genossenschaft das Abgrenzungsobjekt, von dem entlastet werden soll (siehe Abbildung 3.33) – hier also der Auftrag 1022000.

Abbildung 3.33 Detaileinträge zur Plan=Ist-Entlastung

Um die Abgrenzung per Plan=Ist-Verfahren zum Periodenabschluss durchzuführen, wählen Sie dieselbe Transaktion, wie zuvor in Abschnitt 3.3.1, »Zuschlagsverfahren«, beschrieben.

3.3.3

Soll=Ist-Verfahren

Die Abgrenzung nach dem Soll=Ist-Verfahren funktioniert sehr ähnlich wie das Plan=Ist-Verfahren, indem Sie die abzugrenzenden Beträge anhand von Planwerten festlegen. Auch hier benötigen Sie eine Abgrenzungskostenart vom Kostenartentyp 4. In diesem Falle planen Sie die Abgrenzung jedoch im Zusammenhang mit einer Leistungsart, sodass die geplanten Kosten als Sollkosten betrachtet werden, also in Proportion zur erbrachten Leistung der entsprechenden Leistungsart. Ich nehme als Beispiel an, dass Ihre Fertigungskostenstelle eine Fertigungsleistung erbringt, die viel Strom verbraucht. Je mehr Fertigungsleistung erbracht wird, desto höher sind auch die Stromkosten, die an die Fertigungskostenstelle verrechnet werden sollen.

89

3.3

3


Die tatsächlichen Stromkosten können Sie der Kostenstelle jedoch nicht zuweisen, da Sie monatlich eine Abschlagszahlung an den Stromversorger zahlen und nur einmal im Jahr eine detaillierte Abrechnung über den Mehroder Minderverbrauch erhalten. Die Abschlagszahlung und die Nachzahlungen bzw. Rückerstattungen für Strom buchen Sie zunächst auf einen Abgrenzungsauftrag. Um die Stromkosten nach dem Soll=Ist-Verfahren abzugrenzen, planen Sie zunächst die Planleistung der Fertigungskostenart. Anschließend planen Sie die Stromkosten, die zur Erbringung der Fertigungsleistung notwendig sind. Aus der Planleistung und den geplanten Stromkosten leitet das System die Sollkosten für den Strom ab (siehe nachfolgendes Beispiel). Sollkosten Die Planleistung der Fertigungsleistung betrage 100 h für Periode 1. Die geplanten Stromkosten setzen Sie mit insgesamt 250 EUR an (dabei betrachten Sie die Grundgebühr von 50 EUR als fixe Kosten und die verbrauchten Kilowattstunden in Höhe von 200 EUR als variabel, also abhängig von der erbrachten Leistung). Bei einer Leistungsmenge von 100 h betragen somit die Sollkosten für Strom 250 EUR – die Soll=Ist-Abgrenzung würde also Stromkosten in Höhe von 250 EUR vom Abgrenzungsauftrag an die Fertigungskostenstelle verrechnen. Wird eine Istleistung von nur 90 h erbracht, so kommen Sie auf Sollkosten von 230 EUR (50 EUR fixe Kosten + 200 EUR × 0,9).

Um die Stromkosten auf der Fertigungskostenstelle in Abhängigkeit von der erbrachten Leistung abzugrenzen, müssen Sie zunächst über die Transaktion KP26 eine Leistungsplanung für die Leistungsart erstellen, unter der die Fertigungsleistung erbracht wird (siehe Abbildung 3.34).

Abbildung 3.34 Leistungsplanung

90

Abgrenzung

Im nächsten Schritt führen Sie eine Kostenplanung für die Stromkosten in Abhängigkeit von der Leistungsart durch. Dazu rufen Sie die Transaktion KP06 auf und planen die Kosten der Abgrenzungskostenart in Abhängigkeit von der Leistungsart (siehe Abbildung 3.35).

Abbildung 3.35 Kostenartenplanung aufrufen

Klicken Sie dann auf den Button (Übersichtsbild), und planen Sie die fixen und variablen Kosten der Abgrenzungskostenart, wie in Abbildung 3.36 dargestellt.

Abbildung 3.36 Kostenartenplanung

Um die Abgrenzung durchführen zu können, müssen Sie nun noch festlegen, von welchem Abgrenzungsobjekt die Stromkosten verrechnet werden sollen. Diese Einstellung nehmen Sie wie beim Plan=Ist-Verfahren im Customi-

91

3.3

3


zing vor über Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Abgrenzung 폷 Soll=Ist-Verfahren 폷 Soll=Ist-Entlastung pflegen (Transaktion KSAJ; siehe Abbildung 3.37).

Abbildung 3.37 Soll=Ist-Entlastung pflegen

Die Abgrenzung per Soll=Ist-Verfahren führen Sie zum Periodenabschluss mit derselben Transaktion durch, wie ich sie in Abschnitt 3.3.1, »Zuschlagsverfahren«, beschrieben habe.

3.3.4

Empfehlungen zur Abgrenzung

In der Praxis birgt die Abgrenzung den großen Nachteil, dass Sie primäre Kostenarten vom Typ 3 oder 4 benötigen. Wenn Sie jedoch die entsprechenden Kostenarten bereits mit dem Typ 1 angelegt und bebucht haben, können Sie den Typ für das laufende Geschäftsjahr nicht mehr ändern. Sofern Sie nicht bereits beim Anlegen der Kostenarten daran gedacht haben, dass Sie eine Abgrenzung durchführen wollen, haben Sie nun zwei Möglichkeiten: Entweder müssen Sie neue Sachkonten anlegen, um diese dann als Abgrenzungskostenarten zu definieren, oder Sie finden für das laufende Geschäftsjahr eine andere Lösung zur Abgrenzung der Kostenarten und nutzen die Abgrenzung erst ab dem nächsten Geschäftsjahr. Bevor Sie die Abgrenzung in CO einführen, prüfen Sie, ob Sie Ihr Anliegen nicht auch mit der FI-Abgrenzung lösen können, oder ob eine manuelle Buchung zumutbar ist, bei der Sie wesentlich flexibler sind als bei den genannten Abgrenzungsverfahren. Abgrenzung in FI Um sich einen Eindruck von der Funktionalität der Abgrenzung in FI zu verschaffen, rufen Sie den Link http://www.fico-forum.de/demo/accrual_engine.php auf. Dort finden Sie ein Video, in dem der Ablauf der Funktion dargestellt ist.

92


Falls Sie die Abgrenzung einsetzen, sollten Sie sie vor den folgenden Aktivitäten durchführen, da die Resultate der Abgrenzung von diesen weiterverarbeitet werden: 왘

periodische Umbuchung

왘

Verteilung

왘

Umlage

왘

indirekte Leistungsverrechnung

왘

Isttarifermittlung

Ich schließe damit das Thema Abgrenzung und wende mich den Gemeinkostenzuschlägen zu.

3.4


Mithilfe von Gemeinkostenzuschlägen können Sie Gemeinkosten in Abhängigkeit von bestimmten anderen Kostenarten verrechnen. Als Sender können bei Gemeinkostenzuschlägen nur Kostenstellen und Innenaufträge dienen, als Empfänger hingegen kommen neben Kostenstellen und Innenaufträgen auch Geschäftsprozesse, Projekte, Kundenaufträge sowie sämtliche logistischen Aufträge in Frage, also z. B. Fertigungsaufträge, Produktkostensammler, Instandhaltungsaufträge etc. Ein häufig eingesetztes Szenario für Gemeinkostenzuschläge ist das Warenlager, dessen Kosten Sie an alle Verbraucher von Material verrechnen. Sie können per Zuschlag jedem Fertigungsauftrag bzw. jeder Kostenstelle, die Material vom Lager entnimmt, einen Teil der Lagerkosten belasten. Dabei haben Sie die Wahl zwischen einem prozentualen Zuschlag (z. B. 5 % vom Preis des entnommenen Materials) und einem mengenbasierten Zuschlag (z. B. 1 EUR je Stück des entnommenen Materials).

3.4.1

Customizing-Einstellungen zu Gemeinkostenzuschlägen

Um Gemeinkostenzuschläge einsetzen zu können, benötigen Sie als Erstes sekundäre Kostenarten vom Typ 41, die für die Verrechnung verwendet werden. Der zentrale Bestandteil von Gemeinkostenzuschlägen ist ein Kalkulationsschema. Da Gemeinkostenzuschläge an viele verschiedene Empfänger ver-

93

3.4

3


rechnet werden können, finden Sie entsprechend auch viele Wege im Customizing, um das Kalkulationsschema anzulegen: 왘

Kostenstellenrechnung: Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Gemeinkostenzuschläge 폷 Kalkulationsschemata definieren

왘

Innenaufträge: Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Gemeinkostenzuschläge 폷 Kalkulationsschemata pflegen

왘

Produktkostenplanung: Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Produktkostenplanung 폷 Grundeinstellungen für die Materialkalkulation 폷 Gemeinkostenzuschläge 폷 Kalkulationsschema: Bestandteile

왘

Periodisches Produktcontrolling: Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Grundeinstellungen für das Periodische Produkt-Controlling 폷 Gemeinkostenzuschläge 폷 Kalkulationsschemata definieren

왘

Auftragsbezogenes Produktcontrolling: Controlling 폷 ProduktkostenControlling 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Grundeinstellungen für das auftragsbez. Produkt-Controlling 폷 Gemeinkostenzuschläge 폷 Kalkulationsschemata definieren

왘

Kundenauftragscontrolling: Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kundenauftrags-Controlling 폷 Grundeinstellungen für das Kundenauftrags-Controlling 폷 Gemeinkostenzuschläge 폷 Kalkulationsschemata definieren

왘

Projektsystem: Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Gemeinkostenzuschläge

Das Kalkulationsschema weist eine sehr ähnliche Struktur auf wie das Zuschlagsschema, das ich Ihnen in Abschnitt 3.3.1, »Zuschlagsverfahren«, erläutert habe. Wesentlicher Bestandteil sind frei definierbare Zeilen, die unterschiedliche Funktion haben können. So haben Sie die Möglichkeit, reine Kommentarzeilen einzufügen oder die Elemente Basis, Zuschlag und Entlastung zu verwenden (siehe Abbildung 3.38). Ich erläutere Ihnen die Funktionsweise dieser Elemente nun anhand eines Kalkulationsschemas zur Verrechnung von Lagerkosten für Halbfabrikate, die in der Fertigung verbraucht werden. In Zeile 10 sehen Sie eine Kommentarzeile, die lediglich dazu dient, den Sinn und Zweck der nachfolgenden Zeilen zu dokumentieren.

94


Abbildung 3.38 Kalkulationsschema für Gemeinkostenzuschläge

Die Basis steuert, von welcher Kostenart bzw. welchen Kostenarten die weitere Berechnung des Gemeinkostenzuschlags abhängig sein soll. In unserem Beispiel soll dies die Kostenart zum Verbrauch von Halbfabrikaten sein. Sie können die Basis aus dem Kalkulationsschema heraus pflegen, indem Sie zunächst die Zeile markieren, in der die Basis eingetragen ist, und dann links in der Dialogstruktur auf Basis klicken. Für die Basis HB01 tragen Sie die Kostenart 791001 (Verbrauch Halbfabrikate) ein (siehe Abbildung 3.39).

Abbildung 3.39 Kalkulationsschema-Basis

Mithilfe des Zuschlags »HALB«, den Sie in Abbildung 3.38 sehen können, legen Sie die Höhe des Zuschlags fest. Die Spalten von und bis Zeile beziehen sich auf die Basis; damit bestimmen Sie, auf welche Kostenart(en) der Zuschlag berechnet werden soll. Sie können die Detaileinstellungen zum Zuschlag auch hier auswählen, indem Sie die entsprechende Zeile im Kalkulationsschema selektieren und dann links in der Dialogstruktur Zuschlag auswählen. Für den Zuschlag legen Sie zunächst einen Gültigkeitszeitraum fest (siehe Abbildung 3.40). Die Zuschlagsart (ZuschlArt) bestimmt, ob der Zuschlag im Plan (Eintrag 2), Ist (1) oder Obligo (3) erhoben werden soll. In der Spalte Prozent tragen Sie schließlich den Zuschlagsprozentsatz ein. In diesem Beispiel würden Sie also einen Zuschlag von 1,5 % auf die Kosten für den Verbrauch von Halbfabrikaten erheben.

95

3.4

3


Abbildung 3.40 Zuschlag definieren

Wichtig zu beachten ist die Art der Zuordnung des Zuschlags zu dem Objekt, an das der Zuschlag verrechnet werden soll. Die Zuordnung nehmen Sie wie folgt vor: 왘

Kostenstelle: Eintrag des Kalkulationsschemas im Kostenstellenstammsatz (über Transaktion KS02)

왘

Innenauftrag: Eintrag des Kalkulationsschemas im Auftragsstammsatz (über Transaktion KO02 bzw. KO04)

왘

Geschäftsprozesse: Eintrag des Kalkulationsschemas im Prozessstammsatz (Transaktion CP02)

왘

Produktkostenplanung: Eintrag des Kalkulationsschemas in der Bewertungsvariante, die zur Produktkalkulation verwendet wird (im Customizing unter Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Produktkostenplanung 폷 Materialkalkulation mit Mengengerüst 폷 Kalkulationsvariante: Bestandteile 폷 Bewertungsvarianten definieren; Registerkarte Gemeinkosten)

왘

Produktkostensammler: Eintrag des Kalkulationsschemas in der Bewertungsvariante, die für die mitlaufende Kalkulation verwendet wird (die Bewertungsvariante pflegen Sie im Customizing über denselben Pfad wie oben bei der Produktkostenplanung angegeben; Sie ordnen die Bewertungsvariante den Produktkostensammlern zu über Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Produktkostensammler 폷 Kostenrechnungsrelevante Vorschlagswerte je Auftragsart / Werk pflegen)

왘

Fertigungsaufträge: Wie periodisches Produktcontrolling, Zuordnung der Bewertungsvariante über Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Auftragsbez. Produkt-Controlling 폷 Produktionsaufträge 폷 Kostenrechnungsrelevante Vorschlagswerte je Auftragsart / Werk pflegen

96


왘

Kundenaufträge: Zuordnung des Kalkulationsschemas über die Bedarfsklasse (im Customizing über Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kundenauftrags-Controlling 폷 Steuerung Kundenauftragsfertigung / Kundenauftrags-Controlling 폷 Bedarfsklassen überprüfen)

왘

Projekte: Zuordnung des Kalkulationsschemas über das Projektprofil (im Customizing über Projektsystem 폷 Strukturen 폷 Operative Strukturen 폷 Projektstrukturplan 폷 Projektprofil anlegen)

Durch die direkte Zuordnung des Kalkulationsschemas im Stammsatz bei Kostenstellen, Innenaufträgen und Projekten sind Sie recht flexibel bei der Festlegung, welche Gemeinkostenzuschläge jeweils erhoben werden sollen. Im Produktkostencontrolling hingegen ist die Zuordnung auf Ebene der Bewertungsvariante im Verhältnis recht grob – es bedeutet, dass alle Produkte, die Sie zur Standardpreiskalkulation heranziehen, mit demselben Kalkulationsschema bezuschlagt werden. Um nun eine Differenzierung zwischen Produkten zu gewährleisten, können Sie die Höhe des Zuschlags von unterschiedlichen Kriterien abhängig machen. Sie steuern dies über den Parameter Abhängigkeit, den Sie in Abbildung 3.40 sehen können. Sie haben folgende Möglichkeiten, den Zuschlagssatz für Materialien individuell festzulegen: 왘

je Zuschlagsart (also lediglich die Unterscheidung nach Plan, Ist oder Obligo-Zuschlag)

왘

je Zuschlagsschlüssel

왘

je Werk

왘

je Buchungskreis

왘

je Geschäftsbereich

왘

je Auftragsart

왘

je Auftragstyp

왘

je Version

왘

je Profit-Center

Um die Zuordnung über den Zuschlagsschlüssel verwenden zu können, müssen Sie zunächst entsprechende Schlüssel definieren. Dazu gehen Sie ins Customizing zum Punkt Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Produktkostenplanung 폷 Grundeinstellungen für die Materialkalkulation 폷 Gemeinkostenzuschläge 폷 Zuschlagsschlüssel definieren. Definieren Sie hier zunächst die benötigten Schlüssel (siehe Abbildung 3.41).

97

3.4

3


Abbildung 3.41 Zuschlagsschlüssel definieren

Über Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Produktkostenplanung 폷 Grundeinstellungen für die Materialkalkulation 폷 Gemeinkostenzuschläge 폷 Gemeinkostengruppen definieren müssen Sie die Zuschlagsschlüssel anschließend mit sogenannten Gemeinkostengruppen verknüpfen (siehe Abbildung 3.42).

Abbildung 3.42 Gemeinkostengruppen definieren

Die Gemeinkostengruppen können Sie schließlich im Materialstamm in der Sicht Kalkulation 1 eintragen und so verschiedene Materialien mit unterschiedlichen Zuschlagssätzen belegen.

Abbildung 3.43 Gemeinkostengruppe im Materialstamm

98


Neben dem prozentualen Zuschlag, den ich eben gezeigt habe, können Sie auch mengenbasierte Zuschläge erheben. Diese Einstellung nehmen Sie über Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Produktkostenplanung 폷 Grundeinstellungen für die Materialkalkulation 폷 Gemeinkostenzuschläge 폷 Kalkulationsschema: Bestandteile 폷 Mengenbezogene Zuschlagssätze definieren vor. Sie tragen hier einen festen Betrag je Menge ein (im Beispiel, siehe Abbildung 3.44, sind es 5 EUR je Stück).

Abbildung 3.44 Mengenbasierter Zuschlag

Transport von Zuschlägen Die Einstellungen zu den prozentualen und mengenbasierten Zuschlägen sind sehr kompliziert ins Produktivsystem zu transportieren. Nachdem Sie den Transportauftrag importiert haben, müssen Sie noch den Report RKAZUTR1 ausführen und den soeben importierten Transportauftrag angeben, um den Import fertigzustellen.

Die Entlastung, die Sie wie in Abbildung 3.38 zu sehen war bereits ins Kalkulationsschema eingefügt hatten, steuert schließlich, welche Zuschlagskostenart beim Ausführen des Gemeinkostenzuschlags verwendet werden soll und welches Controllingobjekt (eine Kostenstelle, ein Innenauftrag oder ein Geschäftsprozess) im Gegenzug entlastet werden soll. Im Beispiel in Abbildung 3.45 wird die Kostenart 976000 verwendet und die Kostenstelle 550 entlastet.

Abbildung 3.45 Entlastung definieren

99

3.4

3


3.4.2

Gemeinkostenzuschläge durchführen

Um Gemeinkostenzuschläge im Ist zum Periodenende zu berechnen, müssen Sie für jede Empfängerart eine eigene Transaktion im Anwendungsmenü aufrufen. Dies sind im Einzelnen die folgenden Transaktionen: 왘

Kostenstellen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Verrechnungen 폷 Zuschläge Ist (Transaktion KSI4)

왘

Innenaufträge: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Zuschläge 폷 Einzelverarbeitung Ist (Transaktion KGI2) oder Sammelverarbeitung ist (Transaktion KGI4)

왘

Geschäftsprozesse: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Prozeßkostenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Verrechnungen 폷 Zuschläge (Transaktion CPZI)

왘

Produktkostensammler: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches ProduktControlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen: Produktkostensammler 폷 Zuschläge 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion CO42) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CO43)

왘

Fertigungsaufträge: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 ProduktkostenControlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes ProduktControlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Zuschläge 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion KGI2) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CO43)

왘

Kundenaufträge: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Kundenauftrags-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Zuschläge (Transaktion VA44)

왘

Projekte: Rechnungswesen 폷 Projektsystem 폷 Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Zuschläge 폷 Einzelverarbeitung Ist (Transaktion CJ44) oder Sammelverarbeitung Ist (Transaktion CJ45)

Die einzelnen Transaktionen zur Durchführung sehen aufgrund der verschiedenen Verrechnungsobjekte unterschiedlich aus; in Abbildung 3.46 habe ich beispielhaft die Bezuschlagung für Kostenstellen aufgeführt. Nachdem Sie den Verrechnungsempfängern ein Kalkulationsschema zugeordnet haben, können Sie den Zuschlag im Ist für einzelne Objekte oder in einer Sammelbearbeitung durchführen. Bei der Sammelbearbeitung haben Sie, wiederum abhängig vom Empfängerobjekttyp, unterschiedliche Möglichkeiten für die Gruppierung. Bei Kostenstellen können Sie beispielsweise eine Kostenstel-

100


lengruppe oder eine Selektionsvariante verwenden, um mehrere Kostenstellen auf einmal zu bezuschlagen.

Abbildung 3.46 Gemeinkostenzuschlag ausführen

3.4.3

Empfehlungen zu Gemeinkostenzuschlägen

Da die Gemeinkostenzuschläge von den Verbrauchsbuchungen der Empfänger abhängig sind, sollten Sie die Zuschläge erst dann ausführen, wenn Sie sicher sind, dass auf den Empfängern keine Buchungen mehr stattfinden, die die Berechnung der Zuschläge beeinflussen können. Setzen Sie Ihre Gemeinkostenzuschläge beispielsweise in der Produktion ein, so stellen Sie sicher, dass dort keine Warenbewegungen in der abzuschließenden Periode mehr stattfinden. Sie sollten die Berechnung von Gemeinkostenzuschlägen in der Kostenstellenrechnung vor den folgenden Funktionen durchführen: 왘

periodische Umbuchung

왘

Verteilung

왘

Umlage

왘

indirekte Leistungsverrechnung

왘

Isttarifermittlung

Diese Funktionen dienen dazu, den Restsaldo von Kostenstellen zum Periodenende zu verrechnen; der Restsaldo wiederum kann von den Gemeinkostenzuschlägen beeinflusst werden.

101

3.4

3


Im Produktkostencontrolling und im Projektsystem achten Sie bitte darauf, dass die Gemeinkostenzuschläge Istbuchungen auf den Empfängern (Fertigungsaufträge, Produktkostensammler, Kundenaufträge, Projekte) auslösen, die wiederum die folgenden Aktivitäten beeinflussen können: 왘

Ermittlung von Ware in Arbeit bzw. Ergebnisermittlung

왘


왘

Abrechnung

3.5


Die periodische Umbuchung können Sie dazu verwenden, zum Periodenende Kosten umzubuchen, die Sie während der Periode auf einer eigens dafür eingerichteten Verrechnungskostenstelle gesammelt haben. Anwendungsbeispiele sind etwa: 왘

Telefonkosten

왘

Strom, Gas, Wasser

왘

Miete

Die Beispiele sind typisch für Kosten, die periodisch anfallen (und deshalb auch nicht abgegrenzt werden müssen) und für die Sie eine Sammelrechnung von einem Kreditor erhalten. Diese Sammelrechnung können Sie nicht oder nur mit sehr hohem Aufwand bereits beim Erfassen in der Kreditorenbuchhaltung verursachergerecht aufteilen. Folglich erfassen Sie sämtliche dieser Rechnungen auf einer Hilfskostenstelle, um die Kosten erst zum Periodenende an die Verursacher weiterzuverrechnen. Die Verrechnung können Sie in einigen Fällen manuell vornehmen (siehe Abschnitt 3.1, »Manuelle Verrechnungen«), oft ist jedoch auch das nicht zumutbar. Die periodische Umbuchung ermöglicht es Ihnen, zum Periodenende eine Kostenverrechnung durchzuführen, wobei Sie die Aufteilung auf die Empfänger mit relativ einfachen Mitteln einstellen können. Periodische Umbuchung von Telefonkosten Sie buchen alle Telefonkosten auf einer Verwaltungskostenstelle, da Sie eine Sammelrechnung vom Anbieter bekommen. Es ist für Sie zu aufwändig, die Telefonkosten verursachergerecht den Kostenstellen zuzuordnen, Sie verrechnen die Kosten daher prozentual auf die Empfängerkostenstellen.

102


Ausgangssituation: Verrechnungskostenstelle Telefonkosten: 45.000 EUR

Kostenstelle 2

Kostenstelle 3

Kostenstelle 4

20 %

30 %

50 %

Nachdem die periodische Umbuchung durchgeführt wurde, sehen die Salden der Kostenstellen wie folgt aus: Verwaltungskostenstelle 1

Telefonkosten:

0 EUR

Kostenstelle 2

Kostenstelle 3

Kostenstelle 4

300 EUR

500 EUR

Mietkosten: 200 EUR

Als Sender können bei der periodischen Umbuchung alle möglichen Controllingobjekte fungieren. Es stehen Ihnen als Sender und Empfänger Kostenstellen, Innenaufträge, Geschäftsprozesse und Projekte zur Verfügung. Die periodische Umbuchung ist kostenartengerecht, das heißt, Sie können nur Primärkosten verrechnen, wobei dann beim Sender und Empfänger dieselbe Kostenart gebucht wird. Verrechnung von Innenaufträgen und Projekten Die periodische Umbuchung ist die einzige der vier Verrechnungstechniken, die auf Zyklen basieren (periodische Umbuchung, Verteilung, Umlage, indirekte Leistungsverrechnung), bei der Sie Innenaufträge und Projekte als Sender verwenden können.

Die periodische Umbuchung ist von der Funktion her sehr ähnlich der Verteilung, die ich im anschließenden Abschnitt vorstellen werde. Neben der Tatsache, dass Sie bei der periodischen Umbuchung auch Innenaufträge und Projekte als Sender verwenden können, besteht der Hauptunterschied zwischen beiden Funktionen in der Fortschreibung der Summensätze. Die periodische Umbuchung ist von SAP so konzipiert, dass Sie damit Kosten verrechnen, die Sie auf dem Sender eigentlich gar nicht sehen wollen und die dort auch nicht hingehören. Bei Telefonkosten zum Beispiel ist es kein Zugewinn an Information für Sie, wenn Sie die Hilfskostenstelle auswerten, auf der Sie sämtliche Telefonrechnungen gesammelt haben. Sie wollen die Telefonkosten verursachungsgerecht aufteilen und dann das Endergebnis sehen. Die periodische Umbuchung geht an dieser Stelle so weit, dass Sie nach dem Ausführen der Funktion in den Summensätzen nicht einmal mehr erkennen

103

3.5

3


können, von welchem Sender aus verrechnet wurde. Nur in den Einzelposten können Sie nachvollziehen, zwischen welchen Objekten eine Verrechnung stattgefunden hat. Diese Logik ist für mich persönlich nicht ganz nachvollziehbar. In der Praxis werden Sie schon alleine aus Gründen der Fehleranalyse immer genau nachvollziehen wollen, von woher eine Verrechnung kam. Die periodische Umbuchung würde ich daher nur dann einsetzen, wenn ich tatsächlich einmal von einem Innenauftrag oder einem Projekt verrechnen will, und ansonsten zur Verteilung greifen.

3.5.1

Customizing-Einstellungen zur periodischen Umbuchung

Um eine periodische Umbuchung zu definieren, legen Sie einen sogenannten Zyklus an, der wiederum aus einem oder mehreren Segmenten besteht (siehe Abbildung 3.47). Jedes Segment steht für eine Regel, nach der Sie Kosten verrechnen wollen – ein Zyklus kann somit also mehrere Verrechnungen auf einmal durchführen. Ein Segment besteht aus einem Segmentkopf sowie Regeln zu Sendern und Empfängern. Ich werde Ihnen nun im Detail zeigen, wie Sie eine periodische Umbuchung erstellen.

Zyklus (Periodische Umbuchung, Verteilung, Umlage, indirekte Leistungsverrechnung) Segment 1 Segmentkopf: Welche Senderwerte, welche Empfängerbezugsbasen? Sender/Empfänger: Von wo soll was wohin verrechnet werden? Senderwerte: Welcher Betrag Gesamtwert soll verrechnet werden? Empfängerbezugsbasis: Nach welchen Kriterien sollen die Empfänger belastet werden? Empfängergewichtungsfaktoren: Zu welchem Anteil sollen die Empfänger belastet werden? Segment 2 Segment 3 Segment n

Abbildung 3.47 Übersicht über die Zyklus-Segmenttechnik

104


Die Zyklus-Segmenttechnik wird nicht nur in der periodischen Umbuchung eingesetzt, sondern auch bei der Verteilung, der Umlage und der indirekten Leistungsverrechnung. Diese drei Verrechnungstechniken werde ich Ihnen im Anschluss an diesen Abschnitt vorstellen und dabei auch jeweils die Unterschiede herausarbeiten. Einen Überblick dazu finden Sie auch in Abbildung 3.48. Periodische Umbuchung

Verteilung

Umlage


Mögliche Sender Kostenstellen Aufträge Geschäftsprozesse Projekte

Kostenstellen Geschäftsprozesse

Kostenstellen Geschäftsprozesse

Kostenstellen mit Leistungsart Geschäftsprozesse

Verrechenbare Kostenarten

Nur Primärkosten

Nur Primärkosten

Primär- und Sekundärkosten

Primär- und Sekundärkosten

Mögliche Empfänger

Kostenstellen Aufträge Geschäftsprozesse Projekte

Kostenstellen Aufträge Geschäftsprozesse Projekte

Kostenstellen Aufträge Geschäftsprozesse Ergebnisobjekte Projekte

Kostenstellen Aufträge Geschäftsprozesse Ergebnisobjekte (nur im Ist) Projekte

SenderInformationen

Nur Einzelposten

Summensatz und Einzelposten



Ursprungskostenarten

Bleiben erhalten

Bleiben erhalten

Verdichtet zu Verdichtet Umlagekostenarten (Verrechnung über Leistungsarten)

Abbildung 3.48 Überblick über die verschiedenen Verrechnungstechniken

Da die periodische Umbuchung in den verschiedenen Unterkomponenten des Controllings eingesetzt werden kann, gibt es entsprechend unterschiedliche Menüpfade, um einen Verrechnungszyklus zu erstellen. Darüber hinaus ist zu erwähnen, dass SAP die Definition der periodischen Umbuchung – wie auch die der Verteilung, der Umlage und der indirekten Leistungsverrechnung – im Customizing angesiedelt hat. Sie rufen die einzelnen Transaktionen über die folgenden Customizing-Menüpfade auf: 왘

Kostenstellenrechnung: Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Periodische Umbuchung 폷 Periodische Umbuchung definieren

왘

Innenaufträge: Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Periodische Umbuchungen definieren

왘

Projektsystem: Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Periodische Umbuchung 폷 Periodische Umbuchung im Ist definieren

105

3.5

3


Die Verrechnung von Geschäftsprozessen per periodischer Umbuchung ist zwar möglich, es gibt aber keine eigene Transaktion dafür. Der Transaktionscode lautet in jedem der Fälle auf KSW1. Sie können die Definition der periodischen Umbuchung auch aufrufen, indem Sie sich zunächst in die Transaktion zu deren Ausführung begeben und dann den Menüpfad Zusätze 폷 Zyklus 폷 Anlegen wählen (siehe Abbildung 3.49).

Abbildung 3.49 Aufruf der Zyklusdefinition aus der Anwendung

Zyklusdefinition direkt im Produktivsystem Im SAP-Standard gilt die Pflege von Zyklen als Customizing-Einstellung; das bedeutet, dass Sie Zyklen stets im Entwicklungssystem definieren und dann bis ins Produktivsystem transportieren müssen. Das setzt erstens voraus, dass Zyklen in der ITAbteilung gepflegt werden müssen, da Endanwender in der Regel keinen Zugriff aufs Entwicklungssystem haben. Zweitens ist es schwieriger, die Zyklen im Entwicklungssystem zu testen, weil Sie dort nicht auf die Stamm- und Bewegungsdaten aus dem Produktivsystem zugreifen können. Sie sollten sich also in Ihrer IT-Abteilung dafür stark machen, dass die Zykluspflege vom Transportwesen ausgenommen wird und Sie die Berechtigung bekommen, Zyklen direkt im Produktivsystem zu pflegen.

Ich zeige Ihnen nun, wie Sie die oben skizzierte Verrechnung der Telefonkosten über eine periodische Umbuchung realisieren können. Dabei baue ich schrittweise die Verrechnung auf, wie sie in Abbildung 3.50 dargestellt ist: Die Telefonkosten werden zunächst auf der Verrechnungskostenstelle gesammelt. Nach der Umbuchung auf Basis von festen Prozentsätzen weist diese den Saldo Null auf. Sie können in den Summensätzen nicht mehr erkennen, dass hier ursprünglich Telefonkosten gebucht waren; dies ist nur über die Einzelpostendarstellung möglich. Um einen Zyklus zu erstellen, geben Sie zunächst einen Namen (dieser muss mandantenweit eindeutig sein) und ein Anfangsdatum an (siehe Ab-

106


bildung 3.51). Das Anfangsdatum gibt an, ab wann der Zyklus frühestens ausgeführt werden darf.

Verrechnungskostenstelle

Telefonrechnung Januar

473110 473120

+15.000 +30.000

0 0

Bezugsregel: z. B. statistische Kennzahl (Telefoneinheiten) 20 %

30 %

50 %

Kostenstelle 3100

Kostenstelle 3105

473110 473120

473110 473120

+3.000 +6.000

+4.500 +9.000

Kostenstelle 3110 473110 473120

+7.500 +15.000

Abbildung 3.50 Beispiel für die periodische Umbuchung

Abbildung 3.51 Zyklus anlegen

Zunächst müssen Sie nun die Kopfdaten des Zyklus pflegen (siehe Abbildung 3.52). Dabei handelt es sich um Parameter, die für alle Segmente des Zyklus gelten. Neben einem Text müssen Sie ein Enddatum angeben. Ähnlich wie das Anfangsdatum bedeutet dies, dass der Zyklus nach dem Enddatum nicht mehr ausgeführt werden darf (diese Einstellung ist aber, im Gegensatz zum Anfangsdatum, nachträglich noch änderbar). Die wichtigste Entscheidung im Segmentkopf ist, ob der Zyklus iterativ ausgeführt werden soll. Das bedeutet, dass der Zyklus so oft durchlaufen wird, bis alle Sender komplett entlastet wurden. Dies ist bei Wechselbeziehungen zwischen Sendern oft nach dem ersten Durchlauf noch nicht der Fall.

107

3.5

3


Iteration im Verrechnungszyklus Im 1. Segment verrechnet eine Verwaltungskostenstelle 10 % ihrer Gesamtkosten von 3.000 EUR an die IT. Im 2. Segment belastet die IT 10 % ihrer Gesamtkosten von 6.000 EUR an die Finanzbuchhaltung. Ausgangssituation: Verwaltung:

3.000 EUR

IT:

6.000 EUR

Finanzbuchhaltung:

0 EUR

Alle Segmente werden beim Aufruf des Zyklus gleichzeitig ausgeführt. Nach der ersten Iteration hat die Verwaltung alle Kosten weiterbelastet, 300 EUR davon an die IT. Die IT wiederum hat 6.000 EUR verrechnet, 2.000 EUR davon an die Finanzbuchhaltung, hat gleichzeitig jedoch 300 EUR von der Verwaltung belastet bekommen. Situation nach der 1. Iteration: Verwaltung:

0 EUR

IT:

300 EUR

Finanzbuchhaltung:

600 EUR

Beim Durchlaufen der 2. Iteration belastet dann die IT die verbliebenen 300 EUR weiter, 30 EUR davon an die Finanzbuchhaltung. Situation nach der 2. Iteration: Verwaltung:

0 EUR

IT:

0 EUR

Finanzbuchhaltung:

630 EUR

Abbildung 3.52 Kopfdaten der periodischen Umbuchung

Den Parameter kumuliert können Sie einsetzen, um die Empfängerbezugsbasen über das Geschäftsjahr zu kumulieren. Dabei werden bei jedem Aufruf des Zyklus die Bezugsbasen von Periode 1 bis zur aktuellen Periode gesam-

108


melt betrachtet – also nicht für jede Periode isoliert. Beim Ausführen des Zyklus bucht das SAP-System dann in der aktuellen Periode die Differenz zu den bisher im aktuellen Geschäftsjahr gebuchten Beträgen. Diesen Parameter können Sie nur einsetzen, wenn Sie die Sender-Empfängerbeziehungen unterjährig nicht ändern und in allen Segmenten des Zyklus als Senderregel gebuchte Beträge sowie als Empfängerbezugsbasis variable Anteile wählen. Kumulierte Verrechnung Hier ein Beispiel für eine Umlage der Personalkosten anhand der gebuchten Reisekosten für den Fall einer kumulierten Verrechnung. Ausgangssituation in Periode 1: Kostenstelle Reiseabteilung Gehälter:

10.000 EUR

Zuschlag Krankenversicherung:

2.000 EUR

Sozialversicherung:

3.000 EUR

Gesamt:

15.000 EUR

Kostenstelle IT

Kostenstelle Vertrieb

Reisekosten: 50.000 EUR


Nach der Umlage in Periode 1 werden die Kostenstellen wie folgt belastet: Kostenstelle IT Reisekosten: Umlage Personal:

Kostenstelle Vertrieb 50.000 EUR 5.000 EUR

Reisekosten: Umlage Personal:

100.000 EUR 10.000 EUR

Nun betrachten Sie Periode 2. Die Personalkosten der Reiseabteilung sind gleich geblieben, die Reisekosten von IT und Vertrieb sehen aber wie folgt aus: Kostenstelle IT




Kumuliert über die Perioden 1 und 2 ergibt sich: Kostenstelle IT




Die kumulierten Personalkosten der Reiseabteilung von 30.000 EUR werden somit je zu 50 % an die IT und den Vertrieb umgelegt. In Periode 2 wird die Differenz zu den bisherigen Verrechnungen gebucht: Kostenstelle IT Umlage Personal:

Kostenstelle Vertrieb 10.000 EUR

Umlage Personal:

5.000 EUR

Mithilfe des Parameters Verbrauch können Sie neben den Kosten auch die mit den Primärkosten gebuchten Verbrauchswerte mit verrechnen.

109

3.5

3


Üblicherweise führt das SAP-System alle Verrechnungen in der Kostenrechnungskreiswährung aus. Mithilfe des Parameters Objektwährung können Sie für Sender und Empfänger, die eine abweichende Objektwährung führen, zusätzlich alle Verrechnungen auch in der Objektwährung durchführen. Analog können Sie mittels Transaktionswährung einstellen, dass alle Belege, die in einer Fremdwährung gebucht sind, in der Kostenrechnungskreiswährung wie auch in der Fremdwährung verrechnet werden. In jedem Segment definieren Sie dann zunächst in den Kopfdaten, welche Sender- und Empfängerregeln Sie verwenden wollen; in den weiteren Einstellungen des Segments legen Sie dann die Sender und Empfänger fest (siehe dazu das Schema in Abbildung 3.53). 1. Segment

Sender Kostenstelle: Verrechnungskostenstelle

Wie viel belasten? Wie viel entlasten?

Zyklus

Telefon

Kostenarten: Telefon-Grundgebühr Telefoneinheiten

Empfänger Kostenstelle 3100 Kostenstelle 3105 Kostenstelle 3110

Senderwerte 100 % Ist

2. Segment

Empfängerbezugsbasis Feste Prozentsätze

Telefon

Abbildung 3.53 Überblick über ein Segment

Im Segmentkopf bestimmen Sie dann anhand der Senderregel, welcher Betrag vom Sender entlastet werden soll (siehe Abbildung 3.54). Sie können dabei wählen zwischen den in der Periode auf dem Sender gebuchten Beträgen, einem festen Betrag oder einem festen Tarif (letzteren müssten Sie erst noch gesondert definieren). Wenn Sie mit den gebuchten Beträgen arbeiten, stellen Sie sicher, dass die Senderkostenstelle auch automatisch entlastet wird. Verwenden Sie hingegen feste Beträge, so wird die Kostenstelle nur dann komplett entlastet, wenn der eingestellte Betrag auch mit dem Saldo der Kostenstelle übereinstimmt. Diese Option sollten Sie nur wählen, wenn Sie auch tatsächlich nur einen bestimmten Betrag verrechnen wollen und nicht die Anforderung haben, dass die Senderkostenstelle entlastet wird.

110


Die Empfängerbezugsbasis hingegen bestimmt, nach welchen Kriterien Sie die zu verrechnenden Werte auf die Empfänger aufteilen wollen. Sie können je Empfänger feste Prozentsätze eintragen; dies ist die einfachste Möglichkeit, aber auch die unflexibelste: Bei einer Änderung der Aufteilungslogik müssten Sie immer den Zyklus anpassen. Sie können auch feste Beträge eingeben, damit würden Sie aber nicht automatisch gewährleisten, dass der Sender auch komplett entlastet wird: Dies wäre nur der Fall, wenn die eingetragenen Beträge exakt den Istkosten der Periode entsprächen.

Telefon

Wie viel entlasten?

Kostenstelle 3100

Wie viel belasten?

Kostenstelle 3105 Kostenstelle 3110

Senderregel

• • •

Gebuchte Beträge Feste Beträge Feste Tarife

Empfängerbezugsbasis

• • • •

Feste Beträge Feste Prozentsätze Feste Anteile Variable Anteile

PLAN-/ISTWERTE • Statistische Kennzahlen • Kosten • Verbrauch • Leistungen

Abbildung 3.54 Sender- und Empfängerregeln

Um das erste Segment anzulegen, klicken Sie im Zykluskopf (siehe Abbildung 3.52) auf den Button Anhängen Segment. Sie können nun den Segmentkopf pflegen (siehe Abbildung 3.55). Hier legen Sie zunächst einen Segmentnamen fest und tragen eine Bezeichnung ein. Im Block Senderwerte legen Sie die Senderregel fest. In unserem Beispiel wollen Sie die gesamten Telefonkosten der Verrechnungskostenstelle entlasten, Sie wählen also als Sender-Regel die Option 1 Gebuchte Beträge; da Sie alle Kosten verrechnen wollen, belassen Sie den Parameter Anteil in % bei 100 %. Und da es um Istkosten geht, wählen Sie entsprechend die Option Istwerte.

111

3.5

3


Der Parameter Empfänger-Regel bestimmt, nach welchem Kriterium Sie die zu verrechnenden Kosten auf die Empfänger aufteilen wollen. Da Sie einen prozentualen Verteilungsschlüssel gewählt haben, wählen Sie hier Feste Prozentsätze. Weitere Parameter im Block Empfängerbezugsbasis werden vom System in Abhängigkeit von der gewählten Empfängerregel ein- oder ausgeblendet; bei prozentualen Prozentsätzen müssen Sie an dieser Stelle nichts mehr eingeben. Das Gleiche gilt auch für die weiteren Registerkarten der Segmentpflege; diese werden ebenfalls dynamisch ein- und ausgeblendet.

Abbildung 3.55 Segmentkopf

Die Option Sperrkennzeichen können Sie später einmal nutzen, um einzelne Segmente eines Zyklus zu sperren. Damit können Sie den Rest des Zyklus weiterverwenden, ohne einen neuen anlegen zu müssen. Auf der Registerkarte Sender/Empfänger tragen Sie ein, welches Objekt der Sender sein soll, von wo also die Kosten verrechnet werden (siehe Abbildung 3.56). Sie tragen hier unsere Telefon-Verrechnungskostenstelle 2100 ein. Darüber hinaus müssen Sie angeben, welche Kostenarten weiterbelastet werden sollen. Hier tragen Sie die Kostenarten für die Telefon-Grundgebühren und die Telefoneinheiten ein. Und schließlich geben Sie die Empfänger an – jene Kostenstellen also, die die Telefonkosten verursacht haben. Sie tragen hier ein Intervall ein, das drei Kostenstellen umfasst. Zum Schluss müssen Sie auf der Registerkarte Empfängerbezugsbasis nur noch die prozentuale Aufteilung eintragen, nach der die Telefonkosten verrechnet werden sollen. Wie im Beispiel erhalten die drei Kostenstellen hier 20 %, 30 % bzw. 50 % (siehe Abbildung 3.57).

112


Abbildung 3.56 Sender/Empfänger der periodischen Umbuchung

Abbildung 3.57 Empfängerbezugsbasis der periodischen Umbuchung

3.5.2

Periodische Umbuchung ausführen

Um die periodische Umbuchung auszuführen, wählen Sie, in Abhängigkeit von der CO-Komponente, für die Sie sie einsetzen wollen, einen der folgenden Menüpfade:

113

3.5

3


왘

Kostenstellenrechnung: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Periodische Umbuchung (Transaktion KSW5)

왘

Innenaufträge: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Periodische Umbuchung (Transaktion KSW5)

왘

Geschäftsprozesse: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Prozeßkostenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Periodische Umbuchung (Transaktion KSW5)

왘

Projektsystem: Rechnungswesen 폷 Projektsystem 폷 Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Periodische Umbuchung (Transaktion PSW5)

Wählen Sie dann die Periode(n) aus, für die Sie die Umbuchung durchführen wollen (siehe Abbildung 3.58); üblicherweise sollten Sie die Verrechnung immer periodisch durchführen, damit Sie nicht in vergangenen Perioden Änderungen hervorrufen. Falls Sie mehrere Zyklen verwenden, können Sie diese auch alle eingeben und so auf einmal starten.

Abbildung 3.58 Periodische Umbuchung starten

Wie Sie beim Anlegen der periodischen Umbuchung gesehen haben, gibt es eine Reihe von Feldern, die Sie als Sender und Empfänger auswählen können. Welche Felder hier genau angeboten werden, können Sie im Customizing ebenfalls einstellen. Dazu wählen Sie im Customizing den Menüpfad Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Periodische Umbuchung 폷 Typen von Sendern/Empfängern der period. Umbuchung festlegen (Transaktion KCAP; siehe Abbildung 3.59).

114


Sie finden dort jedes Objekt zweimal, einmal für Verrechnungen im Ist und einmal für solche im Plan, da diese unabhängig voneinander sind.

Abbildung 3.59 Typen von Sendern/Empfängern festlegen

Doppelklicken Sie auf einen Eintrag, um je Feld die Detaileigenschaften zu pflegen (siehe Abbildung 3.60). Sie legen dann unter Aktivkennzeichen fest, ob das Objekt ein Pflichtfeld (Eingabe »+«) ist, optional (»X«) oder ausgeblendet werden soll (leerer Eintrag). Für manche Objekte, wie z. B. die Kostenstelle, die sowohl als Sender als auch als Empfänger infrage kommen, finden Sie hier zwei Zeilen mit Parametern, jeweils für Sender und Empfänger, bei anderen nur eine. Darüber hinaus legen Sie fest, ob das entsprechende Feld als Einzelwert eingegeben werden kann (»X«) oder nicht (leerer Eintrag), als Intervall und/oder als Gruppe. Sichtbarkeit von Controllingobjekten Bitte beachten Sie, dass Sie Objekte wie Kostenstellen, Aufträge, Geschäftsprozesse, Projekte etc. nur dann in Verrechnungen verwenden können, wenn Sie die entsprechenden Komponenten im Kostenrechnungskreis aktiviert haben.

115

3.5

3


Abbildung 3.60 Feldeigenschaften für die periodische Umbuchung definieren

3.5.3

Empfehlungen zur periodischen Umbuchung

Um Ihre Verrechnungen anhand der periodischen Umbuchung übersichtlich zu halten, sollten Sie möglichst wenige Zyklen verwenden und nach Möglichkeit alle benötigten Verrechnungen in diese wenigen Zyklen einbauen. So müssen Sie auch beim Aufruf der Umbuchung nur wenige Zyklen eingeben und laufen weniger Gefahr, einen zu vergessen. Bitte beachten Sie, dass alle Verrechnungen innerhalb eines Zyklus gleichzeitig stattfinden. Sollten sich dabei mehrere Segmente gegenseitig beeinflussen, so sollten Sie das Kennzeichen iterativ im Zykluskopf (siehe Abbildung 3.55) setzen (siehe dazu auch die Erläuterungen weiter oben zu diesem Kennzeichen). Falls Sie Wechselbeziehungen zwischen Segmenten verschiedener Zyklen eingebaut haben, müssen Sie die Reihenfolge beachten, in der Sie die Zyklen aufrufen. Sie sollten die periodische Umbuchung zeitlich nach der Berechnung von Gemeinkostenzuschlägen durchführen, für den Fall, dass Sie diejenigen Kostenstellen bezuschlagen oder durch einen Zuschlag entlasten, für die Sie die periodische Umbuchung durchführen wollen. Ob Sie die periodische Umbuchung vor, nach oder gleichzeitig mit Verteilungen, Umlagen und indirekten Leistungsverrechnungen durchführen, hängt von den Wechselbeziehungen ab, die Sie gegebenenfalls zwischen diesen Verrechnungsformen definiert haben. In jedem Falle sollten Sie die periodische Umbuchung vor der Isttarifermittlung ausführen.

116

Verteilung

3.6

Verteilung

Sie können Verteilungen nicht nur im Gemeinkostencontrolling einsetzen, sondern auch in der Profit-Center-Rechnung. Da beide Szenarien recht unterschiedliche Voraussetzungen haben, werde ich sie in separaten Abschnitten behandeln.

3.6.1

Verteilungen im Gemeinkostencontrolling

Die Verteilung erfolgt, wie auch die periodische Umbuchung, zum Periodenende, und basiert ebenso auf Zyklen und Segmenten. Wie bei der periodischen Umbuchung verrechnen Sie auch bei einer Verteilung ausschließlich Primärkosten (also keine Sekundärkosten) kostenartengerecht. Beide Funktionen ähneln sich sehr; die Unterschiede liegen, wie bereits in Abschnitt 3.5.1, »Customizing-Einstellungen zur periodischen Umbuchung«, erläutert, in zwei Aspekten: 왘

Bei der Verteilung können im Gemeinkostencontrolling als Sender nur Kostenstellen und Geschäftsprozesse fungieren.

왘

Bei der periodischen Umbuchung sind beim Empfänger die Sender nur in den Einzelposten, nicht in den Summensätzen sichtbar.

Die Verteilung kommt somit bei ähnlichen Szenarien in Frage wie die periodische Umbuchung, nämlich für die Verrechnung von Kosten, die auf Verwaltungskostenstellen gesammelt werden. Verteilung von Mietkosten Sie buchen alle Kosten für die Miete Ihres Bürogebäudes auf einer Verwaltungskostenstelle. Die gesamten Mietkosten verrechnen Sie zum Monatsende mittels einer Verteilung an alle Kostenstellen, die Büros in dem Gebäude nutzen. Als Schlüssel für die Verteilung verwenden Sie eine statistische Kennzahl für »Quadratmeter Bürofläche«. Ausgangssituation: Verwaltungskostenstelle 1

Mietkosten:

6.000 EUR

Kostenstelle 2

Kostenstelle 3

Kostenstelle 4

100 qm Bürofläche

200 qm Bürofläche

300 qm Bürofläche

Insgesamt werden 600 qm Bürofläche genutzt, also belastet die Verteilung die Empfängerkostenstellen mit 6.000 / 600 = 10 EUR pro Quadratmeter Bürofläche. Nachdem die Verteilung durchgeführt wurde, sehen die Salden der Kostenstellen wie folgt aus:

117

3.6

3


Verwaltungskostenstelle 1

Mietkosten:

0 EUR

Kostenstelle 2

Kostenstelle 3

Kostenstelle 4

100 qm Bürofläche

200 qm Bürofläche

300 qm Bürofläche

2.000 EUR

3.000 EUR

Mietkosten: 1.000 EUR

In Abbildung 3.61 sehen Sie schematisch, wie das oben gezeigte Beispiel mittels einer Verteilung verrechnet wird: Die Mietkosten werden zunächst auf der Kostenstelle für Raumkosten gesammelt und dann periodisch an die Verursacher-Kostenstellen verrechnet. Als Aufteilungskriterium dient dabei die statistische Kennzahl »Quadratmeter Bürofläche«. Nach der Verteilung ist die Senderkostenstelle komplett entlastet. Im Gegensatz zur periodischen Umbuchung können Sie jedoch auch in den Summensätzen erkennen, dass hier eine Be- und Entlastung der Raumkosten stattgefunden hat.

Miete Januar

Kostenstelle Raumkosten 416100 +6.000 −6.000 416100

Bezugsregel: Statistische Kennzahl: Quadratmeter Bürofläche 100 m2

200 m2

300 m2

Kostenstelle 3100

Kostenstelle 3105

Kostenstelle 3110

416100

416100

416100

+1.000

+2.000

+3.000

Abbildung 3.61 Beispiel für die Verteilung

3.6.2

Verteilungen in der Profit-Center-Rechnung

Die Profit-Center-Rechnung ist übergreifend und bietet als einzige die Möglichkeit, Zahlen aus verschiedenen Controllingkomponenten in einer einzelnen Sicht darzustellen. Alle Controllingobjekte wie Kostenstellen, Innenaufträge, Ergebnisobjekte, Kostenträger, Geschäftsprozesse etc. sind stets genau einem Profit-Center zugeordnet. Alle Buchungen, die zu ebendiesen Controllingobjekten erfasst werden, werden auch automatisch in der Profit-Center-

118

Verteilung

Rechnung fortgeschrieben. Die Profit-Center-Rechnung stellt im klassischen Hauptbuch eine eigene Komponente dar, im neuen Hauptbuch ist sie in die Finanzbuchhaltung integriert; die Verteilung, die ich Ihnen hier vorstelle, funktioniert in beiden Varianten gleich. Alle Verrechnungen, die Sie im Gemeinkostencontrolling, im Produktkostencontrolling oder in der Ergebnisrechnung durchführen, werden automatisch auch in die Profit-Center-Rechnung übernommen. Damit ist es in aller Regel auch nicht erforderlich, dass Sie noch einmal weitere Verrechnungen nur in der Profit-Center-Rechnung durchführen – zumindest, was die GuV betrifft. Das Besondere an Verteilungen in der Profit-Center-Rechnung ist, dass Sie damit auch Bilanzkonten verteilen können sowie GuV-Konten, für die keine Kostenart existiert. GuV-Verrechnungen in der Profit-Center-Rechnung Verrechnen Sie niemals GuV-Konten, zu denen auch Kostenarten existieren, per Umlage oder Verteilung in der Profit-Center-Rechnung! Diese Buchungen werden nicht in die anderen Controllingkomponenten weitergegeben. Sie schaffen sich damit Inkonsistenzen zwischen Ihrer Profit-Center-Rechnung und den anderen Controllingkomponenten, wie etwa der Kostenstellenrechnung.

Eine Verteilung in der Profit-Center-Rechnung sollten Sie somit nur dann einsetzen, wenn Sie auch Bilanzkonten je Profit-Center berichten oder GuV-Konten, für die Sie keine Kostenart angelegt haben. Den letzteren Fall werde ich im Rest dieses Abschnitts aber ignorieren, da er eher exotisch ist. Sie sollten immer alle GuV-Konten auch als Kostenart definieren, damit Sie ihre komplette GuV auch in CO abbilden können. Wenn Sie eine komplette Bilanz je Profit-Center abbilden wollen, werden Sie feststellen, dass Sie einige Bilanzpositionen weder direkt noch indirekt einem Profit-Center zuordnen können. GuV-Buchungen werden immer über das gebuchte Controllingobjekt einem Profit-Center zugeordnet. Für Materialbestände und Ware in Arbeit ermittelt das System anhand des Eintrags im Materialstamm ein Profit-Center. Anlagenbestände kann das System indirekt über die zugeordnete Kostenstelle mit einem Profit-Center verknüpfen. Forderungen und Verbindlichkeiten können Sie in der klassischen Profit-Center-Rechnung mit speziellen Übernahmereports anhand der gebuchten Rechnung demselben Profit-Center zuweisen, dem auch die entsprechende Kostenbzw. Erlösposition zugeordnet ist. Schwieriger sind Bilanzpositionen, die Sie manuell erfassen wie z. B. Rückstellungen. Hier sollten Sie in der Regel das Profit-Center in der Feldstatus-

119

3.6

3


gruppe des Kontos als Mussfeld einstellen, sodass die Buchhalter gezwungen sind, ein Profit-Center bei der Buchung einzugeben. Und schließlich gibt es noch Bilanzpositionen, die schlichtweg nicht sinnvoll einem Profit-Center zugeordnet werden können, wie etwa Eigenkapital, Kasse und Bank. Eine Verteilung können Sie sinnvoll einsetzen, wenn Sie Positionen wie Kasse oder Bank nach einem bestimmten Schlüssel über alle Profit-Center verteilen möchten. Oder aber, falls Sie ein spezielles Verrechnungs-ProfitCenter einsetzen, auf dem Sie übergreifende oder ansonsten nicht eindeutig zuordenbare Positionen sammeln, um sie dann von dort an die operativen Profit-Center zu verteilen. Beispiele hierfür sind zentral organisierte Bereiche wie IT, Buchhaltung, Controlling oder der Personalbereich, die Sie anteilig an ihre Produktsparten verrechnen möchten oder Anlagen, die zur Herstellung von Produkten aus verschiedenen Sparten genutzt werden und somit nicht komplett einem Profit-Center zugeordnet werden können.

3.6.3

Customizing-Einstellungen zur Verteilung

Die Verteilung basiert wie auch die periodische Umlage auf Zyklen; bitte beachten Sie daher auch den Abschnitt 3.5.1, »Customizing-Einstellungen zur periodischen Umbuchung«. Ich werde Ihnen zunächst die Einstellungen für Verteilungen im Gemeinkostencontrolling zeigen und dann im Anschluss erläutern, welche Besonderheiten in der Profit-Center-Rechnung bestehen.

Verteilungen im Gemeinkostencontrolling Ich zeige Ihnen nun exemplarisch, wie Sie eine Verteilung anlegen können, um das in Abschnitt 3.6.1, »Verteilungen im Gemeinkostencontrolling«, skizzierte Beispiel abzubilden. Sie legen zunächst eine Verteilung im Customizing an; für Kostenstellen wählen Sie dazu den Pfad Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Verteilung 폷 Verteilung definieren (Transaktion KSV1), für Geschäftsprozesse begeben Sie sich zu: Controlling 폷 Prozeßkostenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Verteilung 폷 Verteilung definieren (Transaktion CPV1). Die Kopfdaten sehen denen der periodischen Umbuchung (siehe Abschnitt 3.5.1, »CustomizingEinstellungen zur periodischen Umbuchung«) sehr ähnlich.

120

Verteilung

Abbildung 3.62 Kopfdaten für Verteilung

Sie legen nun ein Segment an, um die Mietkosten zu verteilen (siehe Abbildung 3.63). Wie bei der periodischen Umbuchung stellen Sie bei den Senderwerten ein, dass die gebuchten Beträge zu 100 % verteilt werden sollen.

Abbildung 3.63 Segmentkopf für Verteilung

Im Block Empfängerbezugsbasis hingegen wählen Sie nun als EmpfängerRegel die Option 1 Variable Anteile, da Sie die Aufteilung auf die Empfänger diesmal nicht über feste Prozentsätze, sondern anhand einer statistischen Kennzahl steuern wollen. Wie Sie sehen, sind nun weitere Parameter eingeblendet, nämlich zum einen die Art var. Anteile, wo Sie anhand des Eintrags 5 Statist. Kennzahlen Ist festlegen, wie Sie die Werte auf die Empfänger aufteilen wollen. Zum anderen sehen Sie nun den Parameter zur

121

3.6

3


Normierung negativer Bezugsbasen (Normierung neg. Bezugsbasen); dieser hat den Zweck, Bezugsbasen zu verarbeiten, die unterschiedliche Vorzeichen haben. Sind die Bezugsbasen nicht normiert und kommen Empfänger sowohl mit positiver wie negativer Bezugsbasis vor, würde dies dazu führen, dass die Empfänger mit einer negativen nicht be-, sondern entlastet würden. Bezugsbasen mit gemischten Vorzeichen Nehmen Sie an, der Senderwert sei 1.000 EUR. Diesen wollen Sie an zwei Empfänger aufgrund einer variablen Empfängerbezugsbasis (z. B. Istkosten) verteilen. Dabei habe die Bezugsbasis von Empfänger 1 den Wert 70, die von Empfänger 2 den Wert –50. Um den zu verrechnenden Wert je Empfänger auszurechnen, geht das System genauso vor, wie ich es im Beispiel oben zu den variablen Anteilen beschrieben habe: Empfängerwert = Senderwert × Empfängerbezugsbasis / Summe aller Empfängerbezugsbasen Damit ergäben sich folgende Werte: 왘

Die Summe der Bezugsbasen ist 70 – 50 = 20.

왘

Für Empfänger 1 ist der Empfängerwert 1.000 EUR × 70 / 20 = 3.500 EUR.

왘

Für Empfänger 2 ergibt sich als Empfängerwert 1.000 EUR × –50 / 20 = –2.500 EUR.

In diesem Fall würde also Empfänger 2 um einen Betrag entlastet, der höher wäre als der Senderwert, Empfänger 1 würde um einen Betrag entlastet, der dem von Empfänger 2 plus den Senderwert entspricht.

Eine Normierung löst dieses Problem. Am häufigsten wird dabei die Standardnormierung eingesetzt. Nimmt dabei die Summe der Bezugsbasen einen positiven Wert an oder einen Wert von null, so wird die Bezugsbasis mit dem höchsten negativen Wert auf null gesetzt und alle anderen Bezugsbasen im Verhältnis dazu erhöht. Standardnormierung Bei den drei Bezugsbasen 100, –20 und –50 würde das SAP-System die –50 auf null setzen; aus –20 würde 30 und aus 100 würde 150. Ist die Summe der Bezugsbasen negativ oder null, so verfährt das SAP-System entsprechend umgekehrt.

Wir wenden uns nun unserem dritten Beispiel zu, in dem Sie mittels einer Umlage die Personalkosten der Reisekostenstelle verrechnen werden. Der Segmentkopf der Umlage sieht jener der Verteilung oder periodischen Umbuchung (siehe Abschnitt 3.5.1, »Customizing-Einstellungen zur periodischen Umbuchung«) sehr ähnlich. Sie verwenden hier erneut die Parameter Sender-Regel Gebuchte Beträge und die Empfänger-Regel Variable Anteile. In unserem Beispiel wollen Sie die Personalkosten der Reisekosten-

122

Verteilung

stelle anhand der Reisekosten der anderen Kostenstellen verrechnen, daher wählen Sie als Art der variablen Anteile (Art var. Anteile) den Eintrag Istkosten. Auf der Registerkarte Sender/Empfänger hinterlegen Sie analog zur periodischen Umbuchung (siehe Abschnitt 3.5.1, »Customizing-Einstellungen zur periodischen Umbuchung«) die Senderkostenstelle und die zu verrechnende Kostenart (hier die Kostenart für Mietkosten). Darüber tragen Sie die Empfängerkostenstellen ein, an die verrechnet werden soll.

Abbildung 3.64 Sender und Empfänger der Verteilung

Da Sie im Segmentkopf als Empfänger-Regel »Variable Anteile« ausgewählt haben, sind nun noch zwei weitere Registerkarten eingeblendet, die Sie zuvor bei der periodischen Umbuchung noch nicht gesehen haben: Senderwerte und Empfängergewichtungsfaktoren. Bei den Senderwerten (siehe Abbildung 3.65) können Sie noch einmal bestätigen, dass Sie tatsächlich 100 % der auf dem Sender gebuchten Werte verteilen wollen; hätten Sie Planwerte verteilt, hätten Sie zudem auch noch eine Planversion auswählen müssen.

123

3.6

3


Abbildung 3.65 Senderwerte der Verteilung

Die Registerkarte Empfängerbezugsbasis hingegen hat sein Aussehen verändert gegenüber dem, was Sie bei der periodischen Umbuchung gesehen haben (siehe Abbildung 3.66). Das liegt daran, dass Sie bei der periodischen Umbuchung die Aufteilung nach festen Prozentsätzen vorgenommen haben, somit mussten Sie lediglich je Empfänger einen Prozentsatz hinterlegen. Diesmal jedoch haben Sie als Bezugsbasis eine statistische Kennzahl verwendet, und so müssen Sie in dieser Sicht auswählen, aufgrund welcher statistischen Kennzahl Sie denn dabei verteilen wollen. Im Beispiel haben Sie die statistische Kennzahl 2010 (Bürofläche) ausgewählt.

Abbildung 3.66 Empfängerbezugsbasis der Verteilung

124

Verteilung

Zum Schluss besteht auf der Registerkarte Empfängergewichtungsfaktoren noch die Möglichkeit, einzelne Empfänger stärker oder weniger zu belasten, als aufgrund der Empfängerbezugsbasis vorgesehen ist (siehe Abbildung 3.67). Tragen Sie hier für einen Empfänger einen höheren Wert als 100 ein, erhöht sich dessen Empfängerwert im Verhältnis zu den anderen Empfängern; bei einem Wert unter 100 verringert sich der Wert im Verhältnis entsprechend. Der gesamte Sender- bzw. Empfängerwert verändert sich dadurch nicht.

Abbildung 3.67 Empfängergewichtungsfaktoren

Ausschließen von Empfängern durch Gewichtung 0 Falls Sie unter Sender/Empfänger ein Intervall von Kostenstellen angegeben haben und einige davon im entsprechenden Segment nicht belasten wollen, können Sie diese Kostenstellen von der Verrechnung ausschließen, indem Sie für sie einen Wert von 0 als Empfängergewichtungsfaktor eintragen.

Wie für die periodische Umbuchung können Sie auch für die Verteilung definieren, welche Felder als Sender bzw. Empfänger in Frage kommen sollen. Die Customizing-Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Verteilung 폷 Typen von Sendern/Empfängern der Verteilung festlegen (Transaktion KCAV; siehe Abbildung 3.68). Weitere Informationen dazu finden Sie in Abschnitt 3.4.1, »Customizing-Einstellungen zu Gemeinkostenzuschlägen«.

125

3.6

3


Abbildung 3.68 Feldeigenschaften für die Verteilung

Verteilungen in der Profit-Center-Rechnung Eine Verteilung in der Profit-Center-Rechnung legen Sie im Customizing über Controlling 폷 Profit-Center-Rechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Verteilung definieren (Transaktion 4KE1) an. In den Kopfdaten gibt es ein paar Unterschiede zu Umlagen im Gemeinkostencontrolling. Zum Einen müssen Sie hier explizit den Kostenrechnungskreis (KostRechKreis) und den Buchungskreis angeben, für die die Verteilung gelten soll (siehe Abbildung 3.69). Darüber hinaus ist der Parameter zum Saldieren von Bilanzkonten (Bilanzkonten saldi) von Bedeutung. Wenn Sie Bilanzkonten verrechnen, so sollten Sie diesen Parameter in der Regel setzen; er bedeutet, dass stets der Gesamtsaldo eines Kontos verteilt wird, also inklusive des Anfangssaldos aus dem Vorjahr. Der Segmentkopf sieht genauso aus wie bei der Verteilung im Gemeinkostencontrolling. Unterschiede finden Sie aber wieder bei den Sendern und Empfängern (siehe Abbildung 3.70). Als Sender und Empfänger finden Sie hier wie zu erwarten Profit-Center; darüber hinaus verteilen Sie hier keine Kostenarten, sondern Sachkonten. Sie können außerdem auch Bewertungsbereiche (die höchste Organisationseinheit in der Anlagenbuchhaltung) sowie

126

Verteilung

Funktionsbereiche (Organisationseinheit für das Umsatzkostenverfahren) als Sender eintragen.

Abbildung 3.69 Verteilung in der Profit-Center-Rechnung: Kopfdaten

Die restlichen Eingabemasken zum Segment weisen keine Unterschiede zum Gemeinkostencontrolling auf; Sie haben somit dieselben Möglichkeiten zur Verrechnung.

Abbildung 3.70 Sender und Empfänger in der Profit-Center-Verteilung

127

3.6

3


3.6.4

Verteilung ausführen

Wie die periodische Umbuchung können Sie auch die Verteilung über verschiedene Menüpfade ausführen, abhängig davon, in welcher CO-Komponente Sie dies durchführen möchten: 왘

Kostenstellenrechnung: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Verrechnungen 폷 Verteilung (Transaktion KSV5)

왘

Prozesskostenrechnung: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Prozeßkostenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Verrechnungen 폷 Verteilung (Transaktion CPV5)

왘

Profit-Center-Rechnung: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Profit-Center-Rechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Verteilung (Transaktion 4KE5)

Wählen Sie dann die Periode(n) aus, für die Sie die Verteilung durchführen wollen (siehe Abbildung 3.71); wie bereits im Zusammenhang mit der periodischen Umbuchung erwähnt, sollten Sie die Verrechnung üblicherweise immer periodisch durchführen, damit Sie nicht in vergangenen Perioden Änderungen hervorrufen. Falls Sie mehrere Zyklen verwenden, können Sie diese auch alle eingeben und so auf einmal starten.

Abbildung 3.71 Verteilung ausführen

3.6.5

Empfehlungen zur Verteilung

Wie auch bei den anderen Verrechnungen, die anhand von Zyklen erfolgen, empfehle ich Ihnen, möglichst wenige Zyklen zu verwenden und stattdessen

128

Verteilung

möglichst alle Verrechnungen, die Sie vornehmen möchten, mittels eigener Segmente in einem Zyklus zu vereinen. Das vereinfacht die Durchführung des Monatsabschlusses, da Sie dann nur einen Zyklus durchführen müssen. Die Gefahr ist dann geringer, dass Sie einen vergessen, und falls Sie einen Zyklus stornieren müssen, ist es übersichtlicher, nachzuvollziehen, welche nun durchgeführt sind und welche nicht. Wie bei der periodischen Umbuchung finden auch bei der Verteilung alle Verrechnungen innerhalb eines Zyklus gleichzeitig statt. Sollten sich dabei mehrere Segmente gegenseitig beeinflussen, so sollten Sie das Kennzeichen iterativ im Zykluskopf setzen (siehe dazu auch die Erläuterungen weiter oben zu diesem Kennzeichen in Abbildung 3.62). Falls Sie Wechselbeziehungen zwischen Segmenten verschiedener Zyklen eingebaut haben, müssen Sie die Reihenfolge beachten, in der Sie die Zyklen aufrufen. Ich empfehle Ihnen, die Verteilung zeitlich nach der Berechnung von Gemeinkostenzuschlägen durchzuführen, für den Fall, dass Sie diejenigen Kostenstellen bezuschlagen oder durch einen Zuschlag entlasten, für die Sie die Verteilung durchführen wollen. Video zur Verteilung Unter http://www.fico-forum.de/demo/accrual_engine.php können Sie ein Video aufrufen, in dem die Funktionen der Verteilung dargestellt werden.

Ob Sie die Verteilung vor, nach oder gleichzeitig mit periodischen Umbuchungen, Umlagen und indirekten Leistungsverrechnungen durchführen, hängt von den Wechselbeziehungen ab, die Sie gegebenenfalls zwischen diesen Verrechnungsformen definiert haben. In jedem Falle sollten Sie die Verteilung vor der Isttarifermittlung ausführen. Wie ich bereits im Abschnitt 3.5, »Periodische Umbuchung«, erläutert habe, empfehle ich Ihnen generell, die Verteilung anstelle der periodischen Umbuchung zu verwenden, da diese einfacher zu analysieren ist. Wie in Abbildung 3.72 dargestellt, können Sie nach einer Verteilung einfacher nachvollziehen, welche Belastung und Entlastung auf der Senderkostenstelle stattgefunden hat. Aus Sicht des Empfängers können Sie nur bei der Verteilung im Summensatz erkennen, woher die Verrechnung kam; bei der periodischen Umbuchung ist dies nicht möglich.

129

3.6

3



Verteilung

Kostenstelle Telefon Kostenart Istkosten 473120 15.000 0 *Belastung …

Kostenstelle Telefon Kostenart Istkosten 473120 15.000 *Belastung …

*Entlastung

473120 *Entlastung

…

15.000 …

Partner im Summensatz KoA/Partner Istkosten 15.000 0

Partner im Summensatz KoA/Partner Istkosten Verwaltung 15.000

*Entlastung

*Entlastung

…

…

Abbildung 3.72 Unterschiede zwischen periodischer Umbuchung und Verteilung

3.7

Umlage

Umlagen können Sie sowohl im Gemeinkostencontrolling (Kostenstellen, Geschäftsprozesse) einsetzen als auch in der Ergebnis- und Marktsegmentrechnung (CO-PA). Beide Spielarten weisen genügend Unterschiede auf, dass es sich lohnt, sie an dieser Stelle getrennt voneinander zu behandeln.

3.7.1

Umlagen im Gemeinkostencontrolling

Die Umlage ähnelt in ihrer Funktion der periodischen Umbuchung und der Verteilung, und wird ebenso mittels Zyklen definiert, die wiederum Segmente enthalten. Bei einer Umlage entlasten Sie jedoch – im Unterschied zur periodischen Umbuchung und zur Verteilung – die Senderkostenstelle unter einer Sekundärkostenart. Damit haben Sie zum einen die Möglichkeit, auch Sekundärkosten weiterzubelasten, die beispielsweise über eine Leistungsverrechnung, einen Gemeinkostenzuschlag oder eine Umlage an die Senderkostenstelle bereits verrechnet wurden. Auf der anderen Seite können Sie mit einer Umlage die zu verrechnenden Kostenarten zusammenfassen. Beim Empfänger ist das Resultat der Verrechnung nur unter einer oder wenigen Umlagekostenarten zusammengefasst erkennbar. Beim Sender hingegen bleibt der Saldo der verrechneten Kostenarten erhalten. Dies erleichtert es Ihnen, auf der Senderkostenstelle nachzuvollziehen, welches die orginär gebuchten Kosten waren und welche das Ergebnis von Verrechnungen waren (nämlich die unter der sekundären Verrechnungskostenart gebuchten).

130

Umlage

Umlage von Personalkosten Auf Ihrer Reisekostenstelle haben Sie Personalkosten mit unterschiedlichen Kostenarten gebucht. Diese Kosten legen Sie auf alle Kostenstellen in Abhängigkeit von den dort gebuchten Reisekosten um. Im Beispiel hatten in der betroffenen Periode nur die IT und der Vertrieb Reisekosten. Ausgangssituation: Kostenstelle Reiseabteilung

Gehälter:

10.000 EUR

Zuschlag Krankenversicherung: Sozialversicherung:

2.000 EUR 3.000 EUR

Gesamt:

15.000 EUR

Kostenstelle IT




Die Personalkosten werden zu 1/3 an die IT und zu 2/3 an den Vertrieb umgelegt. Die Entlastung erfolgt dabei unter der Sekundärkostenart »Umlage Personal«. Nach der Umlage sehen die Salden der Kostenstellen wie folgt aus: Kostenstelle Reiseabteilung

Gehälter:

10.000 EUR

Zuschlag Krankenversicherung:

2.000 EUR

Sozialversicherung:

3.000 EUR

Umlage Personal:

–15.000 EUR

Gesamt:

0 EUR

Kostenstelle IT Reisekosten: Umlage Personal:

Kostenstelle Vertrieb 50.000 EUR 5.000 EUR

Reisekosten: Umlage Personal:

100.000 EUR 10.000 EUR

Die Umlage ist, anders als die periodische Umbuchung und die Verteilung, für Kostenstellen gedacht, die nicht nur dem reinen Sammeln und Weiterbelasten von Kosten wie Telefon und Miete dienen, sondern hinter denen eine tatsächliche Organisationseinheit mit einer Kostenverantwortung steckt. Der Verantwortliche dieser Kostenstelle benötigt eine Auswertung darüber, welche Kosten in seinem Verantwortungsbereich angefallen sind, und wie sich diese zum Plan verhalten. Deshalb ist es hier nicht gewünscht, dass die Kostenstelle für Kostenarten wie Löhne und Gehälter nach der Verrechnung einen Saldo von null aufweist. Vielmehr hat die betroffene Kostenstelle eine Dienstleistung für andere Kostenstellen erbracht (z. B. die Reisekostenstelle), weshalb ihre Kosten verursachungsgerecht weiterbelastet werden sollen. Bei der Verrechnung sind vor allem die Empfänger aber weniger an der Zusammensetzung der Kosten interessiert, als vielmehr an der Information, von welcher Kostenstelle verrechnet wurde und wie hoch der Verrechnungsbe-

131

3.7

3


trag ist. Die Empfänger wird es kaum interessieren, wie sich die diversen Personalkostenarten beim Sender zusammengesetzt haben. Im Beispiel wird der IT-Leiter nicht sehen wollen, dass auf der Reisekostenstelle vor allem Gehälter, Zuschläge zur Krankenversicherung und Sozialversicherungsbeiträge angefallen sind. Im Gegenteil, er wird verhindern wollen, dass diese Kostenstellen an seine eigene Kostenstelle weiterverrechnet werden, da er dann kaum noch erkennen könnte, welche Personalkosten seine eigenen Mitarbeiter betreffen und welche von der Reiseabteilung stammen. Wie Sie in Abbildung 3.73 sehen, können Sie mit einer Umlage sehr übersichtlich verrechnen. Die Reiseabteilung behält für jede Personalkostenart den bestehenden Saldo, während die Kostenstellen für IT und Vertrieb mit nur einer Position belastet wurden; aufgrund der Verrechnungskostenart ist für diese auch nachvollziehbar, woher die Belastung kam. Kostenstelle Reiseabteilung 420000 10.000 416100 2.000 612000 3.000

Januar 420000 Gehälter 416100 Zuschl. KV 612000 Sozialvers.

Gesamt 15.000 631000 −15.000 Umlage (Reiseabteilung) Bezugsregel: Kostenart: Reisekosten

Reisekosten: 50.000

Reisekosten: 100.000

1000 – IT

1220 – Vertrieb

631000

+5.000

631000

+10.000

Abbildung 3.73 Beispiel für die Umlage

Die Umlage bietet sich somit in Fällen an, in denen Sie komplexe, mehrstufige Verrechnungen durchführen und der Übersichtlichkeit willen die Detailinformationen beim Empfänger reduzieren wollen. Die Unterschiede zwischen den Verrechnungstechniken habe ich Ihnen in Abbildung 3.74 noch einmal dargestellt: Im Beispiel soll die IT-Kostenstelle an die Buchhaltung verrechnet werden. Bei einer periodischen Umbuchung oder Verteilung werden die originär in der IT gebuchten Kosten (Gehälter und Abschreibungen) kostenartengerecht weiterbelastet. Da bei der periodischen Umbuchung und Verteilung keine Sekundärkostenarten verrechnet werden können, kann die hier im Beispiel zuvor erfolgte Umlage von der Kantine nicht mit an die Buchhaltung belastet werden.

132

Umlage

Setzen Sie hingegen die Umlage ein, so können Sie sämtliche Kosten auf der Senderkostenstelle verrechnen, und dies geschieht unter einer Umlagekostenart, die alle verrechneten Kostenarten zusammenfasst.

Periodische Umbuchung/Verteilung

IT (Sender) 420000 (Gehälter) 416100 (Abschreibung)

10.000 5.000

631000 (Umlage Kantine)

1.000

Nur primäre Kosten

Buchhaltung (Empfänger) 416100 (Abschreibung) 10.000 5.000 420000 (Gehälter)

kostenartengerecht

Umlage

IT (Sender) 420000 (Gehälter) 10.000 416100 (Abschreibung) 5.000 631000 (Umlage Kantine) 1.000 632000 (Umlage IT)

−16.000

n

e d un Kost re mä däre i r t P un ar k ten Se os ek g la Um

Buchhaltung (Empfänger) 632000 (Umlage IT) 16.000

Abbildung 3.74 Unterschiede zwischen periodischer Umbuchung/Verteilung und Umlage

Umlagen können Sie für Kostenstellen und Geschäftsprozesse als Sender einsetzen; als Empfänger stehen Ihnen neben Kostenstellen auch Aufträge, Geschäftsprozesse, Projekte und, wie ich Ihnen im anschließenden Abschnitt erläutern werde, auch Ergebnisobjekte zur Verfügung.

3.7.2

Umlagen in der Ergebnisrechnung

Neben der Kostenverrechnung im Gemeinkostencontrolling (Kostenstellen, Geschäftsprozesse) steht Ihnen die Umlage auch in der Ergebnisrechnung (CO-PA) zur Verfügung, läuft aber technisch etwas anders ab und erfordert es, andere Dinge zu beachten als im Gemeinkostencontrolling. In CO-PA bauen Sie eine Deckungsbeitragsrechnung auf, deren Bestandteile Sie aus unterschiedlichen Quellen im SAP-System übernehmen (siehe Abbildung 3.75). Die Erlöse, Rabatte und Einzelkosten erhalten Sie typischerweise aus dem Konditionsschema in SD, gegebenenfalls können Sie auch noch ein weiteres Konditionsschema in CO-PA definieren. Die Kosten des Umsatzes können Sie mithilfe von Produktkalkulationen aus dem Produktkostencontrolling (CO-PC) weiter detaillieren in z. B. fixe und variable Kosten, Material-, Fertigungs- und Gemeinkosten etc. Darüber hinaus können Sie auch die Abweichungen von Fertigungsaufträgen in CO-PA abrechnen. Welche Einstellungen Sie dafür vornehmen müssen, können Sie im Detail im Buch

133

3.7

3


»Schnelleinstieg in die SAP-Ergebnisrechnung (CO-PA)« von Stefan Eifler nachlesen, das bei Espresso Tutorials erschienen ist.

Deckungsbeitragsrechnung Erlös

SD

Kundenrabatt Verkäuferprovision Vertriebseinzelkosten Nettoerlös Materialeinzelkosten

Fertigungskosten variabel Deckungsbeitrag I

CO-PC

Materialgemeinkosten Fertigungskosten fix Deckungsbeitrag II Abweichungen Deckungsbeitrag III Gemeinkosten

CO-OM

Betriebsergebnis Abbildung 3.75 Herkunft der einzelnen Deckungsbeitragsstufen in CO-PA

Allen diesen genannten Möglichkeiten zur Datenübernahme in CO-PA ist gemein, dass Sie bei jeder Buchung bereits automatisch das Merkmal »Material« automatisch zuordnen können. Sie sind damit in der Lage, Werte auf einer sehr detaillierten Ebene zuzuordnen; weitere Merkmale wie die Materialgruppe, Produkthierarchie, Werk, Verkaufsorganisation etc. können Sie dann ableiten und ebenfalls mit Werten füllen. Sie erhalten damit eine Datenstruktur, mit der Sie nach Belieben eine Deckungsbeitragsrechnung bis zum Deckungsbeitrag III je Material, Materialgruppe, Werk etc. darstellen können – für alle diese Merkmale sind die Wertfelder durchgängig gefüllt. Mit dem Deckungsbeitrag III haben Sie aber noch nicht Ihre gesamten Kosten in CO-PA und damit in Ihre Deckungsbeitragsrechnung übernommen. Es fehlen Ihnen noch die Kosten, die Sie nicht direkt den Materialien zuordnen können, nämlich die Gemeinkosten, die Sie im Gemeinkostencontrolling (CO-OM) auf Kostenstellen, Geschäftsprozessen und Innenaufträgen gesammelt haben. Auch für diese Kosten haben Sie die Möglichkeit, sie in CO-PA zu verrechnen, und zwar für Innenaufträge per Abrechnung (Weiteres dazu finden Sie in Abschnitt 5.7, »Abrechnung«), und für Kostenstellen und Geschäftsprozesse per Umlage.

134

Umlage

Anders als bei den direkten Übernahmen von Daten aus SD und CO-PC kann das System bei einer Umlage nicht automatisch ermitteln, an welche Merkmale Sie verrechnen wollen. Sie müssen selbst bestimmen, welche Merkmale die Empfänger der Umlage sein sollen und dabei alle Merkmale berücksichtigen, für die Sie eine Deckungsbeitragsrechnung erstellen wollen. Anders als z. B. beim Kundenauftrag werden hier nur wenige Merkmale automatisch abgeleitet. Ableitungen bei einer Umlage Nehmen Sie an, Sie möchten Gemeinkosten per Umlage an das Merkmal »Material« verrechnen. Aus dem Material kann das System eventuell noch die Produktgruppe ableiten, aber ohne die Angabe eines Werkes keine Produkthierarchie. Da Sie keinen Kunden mitgeben, können Sie Verkaufsorganisation, Land oder Gebiete nicht ableiten.

Geben Sie nun hingegen eine Kombination aus Merkmalen als Verrechnungsempfänger an (z. B. Material, Kunde und Verkaufsorganisation), dann entspricht die Zahl der Verrechnungsempfänger dem Produkt aller ausgewählten Ausprägungen der entsprechenden Merkmale. Wenn man davon ausgeht, dass ein mittelständisches Unternehmen über eine 5-stellige Anzahl an Produkten und Kunden verfügt, dann haben Sie mit relativ einfachen Mitteln eine gigantische Datenmenge produziert, sofern Ihr System überhaupt in der Lage ist, diese zu verarbeiten. Merkmalskombinationen Nehmen Sie an, Sie wollen Ihre Gemeinkosten an alle Ihre 80.000 Kunden und 50.000 Produkte in Ihren 10 Werken umlegen. Die Anzahl der Verrechnungsempfänger beträgt dann 80.000 × 50.000 × 10 = 40 Milliarden.

Wie bei der periodischen Umbuchung und der Verteilung müssen Sie je Empfänger die Empfängerbezugsbasis festlegen. Mit festen Prozentsätzen und statistischen Kennzahlen werden Sie bei dieser Datenmenge kaum arbeiten können, blieben als Bezugsgröße also nur Ist- oder Planwerte zu einem bestimmten Wertfeld. Diese automatisch für 40 Milliarden Empfänger auszurechnen, wird das System für eine Weile beschäftigen. Und falls Sie auch BW einsetzen, müssen Sie all diese Daten danach noch in Ihr BW-System laden. Sie sehen also, dass Sie sich vorher genau überlegen müssen, an welche Merkmale oder Merkmalskombinationen in CO-PA Sie Gemeinkosten umlegen wollen. Sie werden nicht dieselbe Detailtiefe erreichen können, wie Sie sie bei den direkten Kosten aus SD und CO-PC haben. Eine Möglichkeit ist es

135

3.7

3


zum Beispiel, dass Sie die Gemeinkosten nur auf relativ grober Ebene wie Produktgruppe, Werk o. Ä. verrechnen und dann darauf verzichten, den Deckungsbeitrag III bis auf das Material herunterzubrechen. Viele Unternehmen verzichten auch ganz darauf, Gemeinkosten in CO-PA zu übernehmen, weil sie sich davon nur einen geringen Zugewinn an Information versprechen, wenn sie dies nur auf einer groben Ebene tun können.

3.7.3

Customizing-Einstellungen zur Umlage

Die Umlage basiert auf Zyklen, also derselben Technik, die auch der periodischen Umlage und der Verteilung zugrunde liegt. Bitte beachten Sie daher auch meine grundsätzlichen Ausführungen zu Zyklen in Abschnitt 3.5.1, »Customizing-Einstellungen zur periodischen Umbuchung«. Ich werde Ihnen die Einstellungen für Umlagen im Gemeinkostencontrolling und in CO-PA auch wieder in einzelnen Abschnitten erläutern.

Umlagen im Gemeinkostencontrolling Sie definieren eine Umlage für Kostenstellen als Sender über den Customizing-Menüpfad Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Umlage 폷 Umlage pflegen (Transaktion KSU1); für Geschäftsprozesse begeben Sie sich zu: Controlling 폷 Prozeßkostenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Umlage 폷 Umlage für Prozesse pflegen (Transaktion CPP1). Die Kopfdaten (siehe Abbildung 3.76) sehen sehr ähnlich aus wie die der Verteilung (siehe Abschnitt 3.6.3, »CustomizingEinstellungen zur Verteilung«) und haben auch dieselbe Bedeutung wie dort beschrieben.

Abbildung 3.76 Umlagezyklus – Kopfdaten

136

Umlage

In den Kopfdaten des erstes Segments (siehe Abbildung 3.77) stehen Ihnen dieselben Einstellungen für die Senderwerte und die Empfängerbezugsbasis zur Verfügung wie bei der periodischen Umbuchung und der Verteilung. In diesem Beispiel wollen Sie die Kosten der Reisekostenstelle auf Basis der Reisekosten je Empfängerkostenstelle umlegen, also wählen Sie als Empfängerregel den Wert 1 Variable Anteile und als Art variabler Anteile (Art var. Anteile) die Istkosten. Sie wählen auch hier zur Sicherheit eine Standardnormierung für die Normierung negativer Bezugsbasen; weitere Informationen zur Normierung finden Sie in Abschnitt 3.5.1, »Customizing-Einstellungen zur periodischen Umbuchung«.

Abbildung 3.77 Segmentkopf für die Umlage

Im Vergleich zur Verteilung und periodischen Umbuchung sehen Sie im Segmentkopf der Umlage jedoch noch zwei wichtige Unterschiede: Die Umlagekostenart und das Verrechnungsschema. Sie können in einer Umlage je Segment eine Umlagekostenart angeben, die für die Verrechnung verwendet werden soll – in diesem Fall habe ich die Umlagekostenart 631000 »Umlage Reisekostenstelle« verwendet. Diese Kostenart habe ich zuvor eigens für diesen Zweck angelegt (siehe Abbildung 3.78). Umlagekostenarten müssen vom Kostenartentyp 42 (Umlage) sein, damit sie in Umlagen verwendet werden können.

137

3.7

3


Abbildung 3.78 Umlagekostenart definieren

Für den Fall, dass Sie die zu verrechnenden Kostenarten auf mehrere Umlagekostenarten aufteilen wollen, können Sie alternativ ein Verrechnungsschema verwenden. Ein Verrechnungsschema verwenden Sie, um zu verrechnende Kostenarten jeweils unterschiedlichen Umlagekostenarten zuzuordnen. Dieses Konzept ist sehr hilfreich, da Sie ansonsten in unserem Beispiel für die Gehälter und die Nebenkosten jeweils eigene Segmente mit jeweils einer eigenen Umlagekostenart definieren müssten. Verrechnungsschema Nehmen Sie an, Sie berichten nach dem Umsatzkostenverfahren und haben zusätzlich die Berichtsanforderung, konzernweit Ihre gesamten Personalkosten und Abschreibungen darzustellen. Sie führen mehrstufige Umlagen zwischen Kostenstellen durch. Damit Sie die Informationen über Personalkosten und Abschreibungen im Laufe der Verrechnungen nicht verlieren, definieren Sie ein Verrechnungsschema, in dem Sie festlegen, dass sämtliche Personalkostenarten unter einer eigenen Umlagekostenart verrechnet werden sollen und analog die Abschreibungen ebenfalls ihre eigene Umlagekostenart erhalten sollen.

In Abbildung 3.79 ist beispielhaft ein Verrechnungsschema dargestellt. Das Schema selbst besteht aus einer Anzahl von Zuordnungen (im Beispiel je eine Zuordnung für Personalkosten, Abschreibungen und sonstige Kosten). Für jede Zuordnung legen Sie fest, welche Kostenarten dieser zugeordnet werden sollen (im Beispiel also sämtliche Personalkostenarten für die erste Zuordnung, die Abschreibungen für die zweite und der Rest für die dritte). Anschließend verknüpfen Sie jede Zuordnung mit einer Umlagekostenart.

138

Umlage

Wenn Sie das Verrechnungsschema nun im Segmentkopf einer Umlage eintragen, werden die umzulegenden Kostenarten automatisch den entsprechenden Umlagekostenarten zugeordnet, und entsprechend erfolgt die Umlage anhand von mehreren Umlagekostenarten.

Zuordnung: 001 Personal

Verrechnungsschema 01

Ursprung Von Kostenart bis 400000

Umlagekostenarten

KoA-Gruppe 400200

631600 Umlage Personal

Zuordnung: 002 Abschreibungen Ursprung Von Kostenart bis 472000

Umlagekostenarten

KoA-Gruppe 473120

631501 Umlage Abschreibungen

Zuordnung: 003 Sonstige Ursprung

Umlagekostenarten

Von Kostenart bis KoA-Gruppe Sonstige

631200 Umlage Sonstige

Umlagezyklus Verrechnungsschema 01

Abbildung 3.79 Überblick über ein Verrechnungsschema

Sie erstellen ein Verrechnungsschema im Customizing unter Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Umlage 폷 Verrechnungsschemata definieren (Transaktion KSES). Für das erstellte Verrechnungsschema (siehe Abbildung 3.80), geben Sie zunächst einen Namen und einen Text ein.

Abbildung 3.80 Verrechnungsschema anlegen

Zu diesem Schema legen Sie dann die entsprechenden Zuordnungen an (siehe Abbildung 3.81).

139

3.7

3


Abbildung 3.81 Zuordnungen zum Verrechnungsschema pflegen

Für jede Zuordnung ordnen Sie dann im Unterpunkt Ursprung die entsprechenden Kostenarten zu, die über diese Zuordnung verrechnet werden sollen (siehe Abbildung 3.82). Sie können dabei einzelne Kostenarten, Intervalle oder Gruppen angeben.

Abbildung 3.82 Ursprung pflegen

Schließlich verknüpfen Sie unter Umlagekostenart die zu verrechnenden Kostenarten mit einer Umlagekostenart. Mit dieser Einstellung bewirken Sie in unserem Beispiel, dass alle Personalkostenarten in Umlagen unter der Umlagekostenart 631200 verrechnet werden.

Abbildung 3.83 Umlagekostenart hinterlegen

140

Umlage

Nach diesem Exkurs zum Verrechnungsschema kehren Sie zurück zur Definition der eigentlichen Umlage. Sie hatten bereits die Segmentkopfdaten definiert, sehen Sie sich nun die Sender und Empfänger der Umlage an (siehe Abbildung 3.84). Ich habe hier die Kostenstelle 3000 als Sender eingetragen und alle Kostenarten zur Verrechnung. Die Empfänger sind als Intervall hinterlegt.

Abbildung 3.84 Sender und Empfänger in der Umlage

Die Registerkarte Senderwerte (siehe Abbildung 3.85) müssen Sie in diesem Fall nichts eintragen, da Sie sich nicht auf Planwerte als Verteilungsschlüssel beziehen (sonst hätten Sie die entsprechende Planversion hinterlegen müssen). Auf der Registerkarte Empfängerbezugsbasis müssen Sie nun festlegen, welche Kostenarten als Aufteilungskriterium für die Belastung der Empfänger eingesetzt werden sollen (siehe Abbildung 3.86). Hier hinterlegen Sie ein Intervall über alle Reisekostenarten (z. B. Flugreisen, Hotel, Mietwagen).

141

3.7

3


Abbildung 3.85 Senderwerte bei der Umlage

Abbildung 3.86 Empfängerbezugsbasis bei der Umlage

Im zugrunde liegenden Beispiel wollten Sie nur die Kostenstellen 1000 und 1220 mit der Umlage belasten; daher hatten Sie auch ein entsprechendes Intervall auf der Registerkarte Sender/Empfänger eingetragen. In diesem Intervall sind aber noch weitere Kostenstellen enthalten, an die Sie keine Kosten von der Reisekostenstelle verrechnen wollen. Um diese Kostenstellen von der Umlage auszuschließen, tragen Sie auf der Registerkarte Empfängergewichtungsfaktoren (siehe Abbildung 3.87) jeweils einen Faktor von 0 ein. So erhalten nur die Kostenstellen 1000 und 1220 einen Anteil der Kosten der Reisekostenstelle.

142

Umlage

Abbildung 3.87 Empfängergewichtungsfaktoren bei der Umlage

Wie für die periodische Umbuchung, können Sie auch für die Umlage definieren, welche Felder als Sender bzw. Empfänger in Frage kommen sollen. Die Customizing-Einstellung dafür nehmen Sie unter Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Umlage 폷 Typen von Sendern/Empfängern der Umlage festlegen (Transaktion KCAU) vor (siehe Abbildung 3.88). Weitere Informationen dazu finden Sie in Abschnitt 3.4.1, »Customizing-Einstellungen zu Gemeinkostenzuschlägen«.

Abbildung 3.88 Feldeigenschaften für die Umlage

143

3.7

3


Ich zeige Ihnen nun im nächsten Abschnitt, wie Sie eine Umlage in die Ergebnisrechnung definieren.

Umlagen in die Ergebnisrechnung Sie erstellen eine Umlage in die Ergebnisrechnung im Customizing über Controlling 폷 Ergebnis- und Marktsegmentrechnung 폷 Werteflüsse im Ist 폷 Gemeinkosten übernehmen 폷 Kostenstellen-/Prozeßkosten übernehmen 폷 Umlage von Kostenstellen-/Prozeßkosten definieren (Transaktion KEU1). In den Zyklus-Kopfdaten finden Sie nun einige Parameter, die spezifisch für CO-PA sind (siehe Abbildung 3.89). Über den Parameter Senderselektionsart bestimmen Sie, ob Sie die zu verrechnenden Kosten gesamt umlegen oder in fixe und variable Kosten trennen. In ersterem Fall müssen Sie dann je Segment ein Wertfeld für die Gesamtwerte hinterlegen und im zweiten Fall müssen Sie jeweils ein Wertfeld für die fixen und eines für die variablen Kosten angeben.

Abbildung 3.89 Umlagezyklus in CO-PA

Im Block Voreingestellte Selektionskriterien müssen Sie außerdem den Kostenrechnungskreis (KostRechKreis) angeben, in dem die Verrechnung stattfinden soll. Anhand des Parameters Bezugsgröße legen Sie fest, ob Sie eine Umlage in der kalkulatorischen oder der buchhalterischen Ergebnisrechnung durchführen möchten. Auch im Segmentkopf (siehe Abbildung 3.90) finden Sie einige Unterschiede zur Umlage im Gemeinkostencontrolling. Wie Sie gleich sehen werden, können Sie auf der Registerkarte Sender/Empfänger die Merkmale auswählen, an die Sie verrechnen wollen. Zuvor benötigt das System aber noch die Infor-

144

Umlage

mation, in welches Wertfeld die verrechneten Kosten fortgeschrieben werden sollen. Dieses können Sie hier angeben – wie im vorigen Absatz erläutert, können Sie entweder ein oder zwei Wertfelder angeben, abhängig davon, ob Sie die Kosten gesamt oder getrennt nach fix und variabel verrechnen wollen.

Abbildung 3.90 Segmentkopf in der Umlage in CO-PA

Sie haben darüber hinaus die Möglichkeit, die Umlagekostenart, die benutzt werden soll, direkt anzugeben – alternativ können Sie auch an dieser Stelle ein Verrechnungsschema verwenden, um die zu verrechnenden Kostenarten mehreren Umlagekostenarten zuzuordnen. Darüber hinaus können Sie mithilfe eines Ergebnisschemas die im Verrechnungsschema hinterlegten Umlagekostenarten auch unterschiedlichen Wertfeldern zuordnen. Ein Ergebnisschema definieren Sie im Customizing über Controlling 폷 Ergebnis- und Marktsegmentrechnung 폷 Werteflüsse im Ist 폷 Gemeinkosten übernehmen 폷 Kostenstellen-/Prozeßkosten übernehmen 폷 Ergebnisschema für Umlage definieren (Transaktion KEI1). Ein Ergebnisschema ist sehr ähnlich aufgebaut wie ein Verrechnungsschema. Ich zeige Ihnen nun beispielhaft, wie Sie analog zum zuvor angelegten Verrechnungsschema die Kostenarten für Personal, Abschreibungen und sonstige Konsten auf unterschiedliche Wertfelder aufteilen.

145

3.7

3


Dazu definieren Sie zunächst das Ergebnisschema selbst, indem Sie auf den Button klicken. Sie tragen einen Namen und einen Text für das Ergebnisschema ein (siehe Abbildung 3.91).

Abbildung 3.91 Ergebnisschema definieren

Als Nächstes definieren Sie die einzelnen Zuordnungen – hier im Beispiel also je eines für Personal, Abschreibungen und sonstige Kosten (siehe Abbildung 3.92).

Abbildung 3.92 Zuordnungen eintragen

Analog zum Verrechnungsschema ordnen Sie den einzelnen Zuordnungen nun jeweils die Kostenarten zu, die mit diesen verrechnet werden sollen (siehe Abbildung 3.93). Zusätzlich müssen Sie hier entscheiden, woher die Kosten stammen sollen – die ausgewählte Option Kosten/Erlöse steht im Gegensatz zu den anderen Auswahlmöglichkeiten wie Abweichungen aus Fertigungsaufträgen oder Berechnungsmotiven bei der aufwandsbezogenen Fakturierung. Zum Schluss bestimmen Sie, an welches Wertfeld (Menüpunkt Wertfelder, siehe Abbildung 3.94) die ausgewählten Kostenarten verrechnet werden sollen. In der Spalte Menge/Wert-KZ wählen Sie aus, ob es sich um ein Mengen-

146

Umlage

oder Wertfeld handelt. In der Spalte F (dahinter verbirgt sich der Begriff »FixVariabel-Kennzeichen«) legen Sie fest, ob an das Wertfeld nur fixe, nur variable oder die gesamten Kosten verrechnet werden sollen. Schließlich wählen Sie das entsprechende Wertfeld aus, an das Sie verrechnen wollen. Würden Sie die fixen und variablen Kosten getrennt verrechnen, müssten Sie entsprechend zwei Wertfelder auswählen.

Abbildung 3.93 Ursprung zur Zuordnung festlegen

Abbildung 3.94 Wertfelder hinterlegen

147

3.7

3


Nach diesem Exkurs zum Ergebnisschema kehren Sie zurück zur Definition der Umlage in CO-PA. Nach dem Segmentkopf pflegen Sie nun die Sender und Empfänger (siehe Abbildung 3.95) ein. Als Sender verwenden Sie hier eine Kostenstelle, von der Sie das Kostenartenintervall von 400000 bis 690000 umlegen wollen. Für Empfänger haben Sie nun alle Merkmale des Ergebnisbereichs zur Auswahl. Sie können auch mehrere Merkmale miteinander kombinieren. Wie ich Ihnen jedoch in Abschnitt 3.7.2, »Umlagen in der Ergebnisrechnung«, dargelegt habe, müssen Sie hier einige Dinge beachten, damit Sie die Anzahl der Verrechnungsempfänger nicht ins Exorbitante steigen lassen. Im Beispiel habe ich daher nur das Merkmal Artikel mit einem eingeschränkten Werteintervall ausgewählt.

Abbildung 3.95 Sender und Empfänger bei der Umlage in CO-PA

148

Umlage

Im Segmentkopf hatten Sie festgelegt, dass als Empfängerbezugsbasis das Wertfeld »Erlöse« dienen soll. Auf der Registerkarte Empfängerbezugsbasis (siehe Abbildung 3.96) müssen Sie dies nun noch genauer spezifizieren. Zunächst können Sie auf bestimmte Vorgangsarten einschränken; Vorgangsarten kennzeichnen in CO-PA den Geschäftsvorfall, geben also an, auf welche Weise ein Beleg entstanden ist (z. B. über eine Kundenfaktura, über eine direkte Buchung in FI etc.). Das Plan-Istkennzeichen (Plan-/Istkennze) steuert, ob Sie sich bei der Bezugsbasis auf Plan- oder Istdaten beziehen wollen. Sollten Sie hier Plandaten auswählen, so müssen Sie entsprechend auch eine Planversion bei Bezugsversion angeben.

Abbildung 3.96 Empfängerbezugsbasis für die Umlage nach CO-PA

Bei den Empfängergewichtungsfaktoren bekommen Sie schließlich einen Überblick darüber, wie viele einzelne Empfänger Sie durch Ihre Angaben bei den Sendern und Empfängern selektiert haben (siehe Abbildung 3.97). Im Beispiel sind dies durch unsere eingeschränkte Selektion »nur« 94. Wie in Abschnitt 3.7.2, »Umlagen in der Ergebnisrechnung«, dargelegt, können Sie durch eine ungünstige Kombination aus Merkmalen aber auch wesentlich größere Mengen an Verrechnungsempfängern bekommen.

149

3.7

3


Abbildung 3.97 Empfängergewichtungsfaktoren

3.7.4

Umlage ausführen

In der Kostenstellenrechnung führen Sie die Umlage aus, indem Sie den Menüpfad Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Verrechnungen 폷 Umlage (Transaktion KSU5) wählen. Für Geschäftsprozesse wählen Sie Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Prozeßkostenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Verrechnungen 폷 Umlage (Transaktion CPP5). Die Ausführung der Umlage in die Ergebnisrechnung erfolgt auf dieselbe Weise wie die im Gemeinkostencontrolling; gehen Sie hierfür zu Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Ergebnis- und Marktsegmentrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Kostenstellen-/Prozeßkosten übernehmen 폷 Umlage (Transaktion KEU5). Wählen Sie dann die Periode(n) aus, für die Sie die Umlage durchführen wollen (siehe Abbildung 3.98). Wie bereits im Zusammenhang mit der periodi-

150

Umlage

schen Umbuchung erwähnt, sollten Sie die Verrechnung üblicherweise immer periodisch durchführen, damit Sie nicht in vergangenen Perioden Änderungen hervorrufen. Falls Sie mehrere Zyklen verwenden, können Sie diese auch alle eingeben und so auf einmal starten.

Abbildung 3.98 Umlage ausführen

3.7.5

Empfehlungen zur Umlage

Für die Umlage gelten dieselben generellen Empfehlungen wie für die anderen zyklusbasierten Verrechnungstechniken (periodische Umbuchung, Verteilung): Verwenden Sie möglichst wenige Zyklen und vereinen Sie nach Möglichkeit alle gewünschten Verrechnungen anhand von eigenen Segmenten in einem einzelnen Zyklus. Sie machen sich den Monatsabschluss damit einfacher, da Sie dann lediglich einen Zyklus ausführen müssen und keine wechselseitigen Abhängigkeiten zwischen Zyklen berücksichtigen müssen. Wie bei der periodischen Umbuchung und bei der Verteilung, finden auch bei der Umlage alle Verrechnungen innerhalb eines Zyklus gleichzeitig statt. Sollten sich dabei mehrere Segmente gegenseitig beeinflussen, so sollten Sie das Kennzeichen iterativ im Zykluskopf setzen (siehe dazu auch die Erläuterungen in Abschnitt 3.5.1, »Customizing-Einstellungen zur periodischen Umbuchung«). Falls Sie Wechselbeziehungen zwischen Segmenten verschiedener Zyklen eingebaut haben, müssen Sie die Reihenfolge beachten, in der Sie die Zyklen aufrufen. Ich empfehle Ihnen, die Umlage zeitlich nach der Berechnung von Gemeinkostenzuschlägen durchzuführen, für den Fall, dass Sie diejenigen Kostenstellen bezuschlagen oder durch einen Zuschlag entlasten, für die Sie die Umlage durchführen wollen.

151

3.7

3


Ob Sie die Umlage vor, nach oder gleichzeitig mit periodischen Umbuchungen, Umlagen und indirekten Leistungsverrechnungen durchführen, hängt von den Wechselbeziehungen ab, die Sie gegebenenfalls zwischen diesen Verrechnungsformen definiert haben. In jedem Falle sollten Sie die Umlage vor der Isttarifermittlung ausführen. Wenn Sie überlegen, in welchen Fällen Sie eine Umlage und wann Sie eine Verteilung einsetzen, so rate ich Ihnen Folgendes: Verteilungen sind dafür gedacht, Kosten zu verrechnen, die zuvor auf Hilfskostenstellen gesammelt wurden. Diese Kosten (Beispiele: Telefon, Miete) wurden von diesen Hilfskostenstellen nicht verursacht, sie konnten lediglich nicht beim Rechnungseingang verursachungsgerecht erfasst werden. Eine Umlage hingegen setzen Sie ein, wenn Sie Kosten von einer Kostenstelle an eine oder mehrere andere verrechnen, wo eine echte Weiterbelastung erfolgt, weil die Empfängerkostenstelle die Dienste der Senderkostenstelle in Anspruch genommen hat (z. B. das Reisebüro, die Kantine, die IT). Die Umlage sorgt dafür, dass die ursprünglich gebuchten Kosten auf dem Sender stehenbleiben, sodass sie dort weiterhin ausgewertet werden können. Darüber hinaus verdichtet sie die Verrechnungsinformationen, sodass der Empfänger lediglich weiß, welche Kosten ihm von woher belastet wurden, ohne die Zusammensetzung der Kosten zu kennen.

3.8


Auch die indirekte Leistungsverrechnung basiert wie die zuvor behandelten Verrechnungstechniken auf Zyklen und Segmenten. Anders als bei der periodischen Umbuchung, der Verteilung und der Umlage verrechnen Sie bei einer indirekten Leistungsverrechnung Kosten nicht direkt anhand von primären oder sekundären Kostenarten, sondern Sie verrechnen Leistungen weiter. Wie ich in Abschnitt 3.1.3, »Manuelle Leistungsverrechnung«, bereits gezeigt habe, können Sie Leistungen zum Monatsende auch manuell verrechnen; dies werden Sie aber nur dann tun, wenn der Aufwand beim Ermitteln und Erfassen der zu verrechnenden Leistungen zumutbar ist. Die indirekte Leistungsverrechnung können Sie einsetzen, wenn ein Empfängerobjekt (dies kann eine Kostenstelle, ein Auftrag, ein Geschäftsprozess, ein Projekt oder ein Ergebnisobjekt sein) Leistungen von einer Kostenstelle oder einem Geschäftsprozess in Anspruch nimmt, aber es entweder nicht möglich oder nicht zumutbar ist, die verbrauchte Leistung am Sender oder Empfänger zu messen. Da nur Kostenstellen und Geschäftsprozesse

152


Leistungen erbringen können, können Sie entsprechend die indirekte Leistungsverrechnung auch nur mit diesen beiden Controllingobjekten als Sender einsetzen. In einem Zyklus zur indirekten Leistungsverrechnung können Sie somit je Empfänger Gewichtungsfaktoren wie z. B. Istkosten bzw. Plankosten einer bestimmten Kostenart, Istverbrauch bzw. Planverbrauch einer Leistungsart oder statistische Kennzahlen einsetzen, um den Leistungsverbrauch zu bestimmen. Beim Sender können Sie sich entweder auf die manuell erfasste Leistung beziehen (falls vorhanden), eine feste Menge vorgeben oder die Leistungsmenge retrograd ermitteln. Bei der retrograden Ermittlung ermittelt das System die erbrachte Leistung anhand der im Zyklus eingestellten Gewichtungsfaktoren bei den Empfängern. Indirekte Leistungsverrechnung Die Kantine bietet eine Leistung »zubereitete Menüs« an, gemessen in Stück. Die Kosten der Kantine sollen an alle Kostenstellen verrechnet werden. Es ist jedoch weder zumutbar, die auf der Senderseite zubereiteten Menüs zu zählen, noch die auf der Empfängerseite verzehrten. Bei den Empfängern wird daher der Leistungsbezug in Abhängigkeit von der Zahl der Mitarbeiter je Kostenstelle geschätzt, die als statistische Kennzahl verbucht werden. Auf der Senderseite wird die Leistung retrograd ermittelt, also gleichgesetzt mit der verbrauchten Menge der Empfänger. Der Einfachheit halber werden hier nur die Empfängerkostenstellen IT, Produktion und Vertrieb einbezogen. Ausgangssituation: Kostenstelle Kantine

Leistungsart »zubereitete Menüs« mit Tarif 10 EUR/Stück Kostenstelle IT

Kostenstelle Produktion


40 Mitarbeiter

100 Mitarbeiter

60 Mitarbeiter

Die Gesamtzahl der Mitarbeiter auf den betroffenen Kostenstellen beträgt 200, also geht die indirekte Leistungsverrechnung von 200 verzehrten Menüs aus. Dies ist damit gleichzeitig die retrograd ermittelte Senderleistung. Es werden damit von der Kantine 400 EUR an die IT verrechnet (40 × 10), 1.000 EUR an die Produktion (100 × 10) und 600 EUR an den Vertrieb (60 × 10).

Beachten Sie, dass bei der periodischen Umbuchung, der Verteilung und der Umlage in der Regel alle Kosten der Senderobjekte verrechnet werden. Bei der indirekten Leistungsverrechnung ist dies nicht der Fall, denn die Verrechnung erfolgt anhand der festgelegten Tarife und der ermittelten Leistung, unabhängig von den tatsächlichen Kosten. Mithilfe der Isttarifermittlung (siehe Abschnitt 4.1, »Isttarifermittlung«) können Sie jedoch die Tarife nachträglich an die tatsächlichen Istkosten anpassen.

153

3.8

3


Dies wird auch noch einmal in Abbildung 3.99 deutlich: Die Kantine plant, monatlich 200 Menüs zuzubereiten, um sich komplett von den geplanten Kosten in Höhe von 2.000 EUR zu entlasten. Bei der Leistungsverrechnung, egal ob direkt oder indirekt, wird die Senderkostenstelle nicht automatisch komplett entlastet, sondern nur dann, wenn die Istkosten den Plankosten und die Istleistung der Planleistung entspricht. Ist dies nicht der Fall, so bleibt ein Restsaldo auf der Senderkostenstelle, und es liegt in Ihrem Gestaltungsspielraum als Controller, was Sie mit diesem Saldo anfangen. Sie können ihn z. B. stehenlassen und als Unter- bzw. Überdeckung auf der Kostenstelle betrachten. Diese Unter- bzw. Überdeckung können Sie auch mit einer Umlage noch verrechnen. Eine weitere Möglichkeit ist die Isttarifermittlung, mittels derer Sie nachträglich die Leistungstarife so umbewerten, dass der Saldo der Senderkostenstelle ausgeglichen wird.

Kostenstelle Kantine 420000 Löhne +1.000 416100 Strom +100 431000 Material +900 639100 Menüs

Planmenge 200 Menüs Plantarif 10 EUR/Menü

−2.000

Bezugsregel: Statistische Kennzahl: Anzahl Mitarbeiter 40 Mitarbeiter

100 Mitarbeiter

60 Mitarbeiter

Kostenstelle IT

Kostenstelle Produktion


639100

+400

639100

+1.000

639100

+600

Abbildung 3.99 Indirekte Leistungsverrechnung

Ich zeige Ihnen nun anhand des Kantinen-Beispiels, wie Sie eine indirekte Leistungsverrechnung anlegen.

3.8.1

Customizing-Einstellungen zur indirekten Leistungsverrechnung

Sie definieren eine indirekte Leistungsverrechnung für Kostenstellen im Customizing über Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷

154


Periodenabschluß 폷 Leistungsverrechnung 폷 Indirekte Leistungsverrechnung 폷 Indirekte Leistungsverrechnung definieren (Transaktion KSC1); für Geschäftsprozesse wählen Sie den Pfad: Controlling 폷 Prozeßkostenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Indirekte Leistungsverrechnung 폷 Indirekte Leistungsverrechnung pflegen (Transaktion CPC1). Die Kopfdaten (siehe Abbildung 3.100) sehen denen der periodischen Umbuchung (siehe Abschnitt 3.5.1, »Customizing-Einstellungen zur periodischen Umbuchung«) sehr ähnlich.

Abbildung 3.100 Indirekte Leistungsverrechnung – Kopfdaten

Bei der indirekten Leistungsverrechnung steht Ihnen außerdem der Parameter Ausbringungsmenge zur Verfügung. Damit können Sie festlegen, dass retrograde Verbrauchswerte, die durch das Ausführen des Zyklus ermittelt werden, beim Sender fortgeschrieben werden. Bei der indirekten Leistungsverrechnung beziehen Sie sich bei der Senderregel auf Mengen anstelle von Werten, daher haben Sie hier die folgenden Einträge zur Verfügung: 왘

1 Gebuchte Mengen: Analog zu gebuchten Werten verrechnen Sie hier sämtliche auf dem Sender erfassten Leistungsmengen.

왘

2 Feste Mengen: Sie geben vor, welche Menge verrechnet werden soll.

왘

3 Retrogr. erm. Mengen (retrograd ermittelte Mengen): Die Menge, die verrechnet wird, wird anhand der Empfängerwerte ermittelt; wenn Sie in den Kopfeinstellungen des Zyklus den Parameter Ausbringungsmenge aktiviert haben, wird die retrograd ermittelte Menge auch auf dem Sender fortgeschrieben.

155

3.8

3


In unserem Beispiel soll die Verrechnung anhand der Anzahl der Mitarbeiter je Empfängerkostenstelle erfolgen, die Sie mittels einer statistischen Kennzahl erfassen. Somit handelt es sich um eine retrograd ermittelte Menge, weshalb Sie die Senderregel entsprechend einstellen (siehe Abbildung 3.101). Auch die Empfängerbezugsbasis definieren Sie so, dass die Aufteilung auf die Empfänger mithilfe von statistischen Kennzahlen erfolgt.

Abbildung 3.101 Indirekte Leistungsverrechnung – Segmentkopf

Leistungsartentyp Beachten Sie, dass Sie eine indirekte Leistungsverrechnung nur für Leistungsarten vom Typ 2 (indirekte Ermittlung, indirekte Verrechnung) oder 3 (manuelle Ermittlung, indirekte Verrechnung) erstellen und durchführen können. Für Leistungsarten vom Typ 1 (manuelle Ermittlung, manuelle Verrechnung) können Sie nur eine direkte Leistungsverrechnung vornehmen, und Leistungsarten vom Typ 4 (manuelle Erfassung, keine Verrechnung) können Sie gar nicht verrechnen. Beachten Sie, dass diese Einstellungen auch Auswirkung auf die Planung haben: Nur für Leistungsarten vom Typ 1 können Sie geplante Leistungsverrechnungen manuell erfassen; für die Typen 2 und 3 können Sie Leistungsverrechnungen im Plan nur mithilfe einer indirekten Leistungsverrechnung einstellen.

In der Sicht Sender/Empfänger tragen Sie als Sender die Kantinen-Kostenstelle ein; beachten Sie, dass in diesem Fall keine Kostenart, sondern eine Leistungsart als Sender mit hinterlegt wird. Als Empfänger tragen Sie die drei Kostenstellen ein, die die Kantinenmenüs in Anspruch nehmen.

156


Abbildung 3.102 Sender/Empfänger für die indirekte Leistungsverrechnung

In der Sicht Senderwerte gibt es bei der indirekten Leistungsverrechnung die Möglichkeit, den oder die Sender im Verhältnis stärker oder weniger zu belasten (siehe Abbildung 3.103); dies ist jedoch nur von Relevanz, wenn Sie mehrere Sender-Kostenstellen oder -Leistungsarten verwenden. Das Prinzip ist dabei dasselbe wie für Empfängergewichtungsfaktoren, wie ich es bereits in Abschnitt 3.6.3, »Customizing-Einstellungen zur Verteilung«, erläutert habe.

Abbildung 3.103 Senderwerte bei der indirekten Leistungsverrechnung

157

3.8

3


Wie Sie es bereits von der Verteilung her kennen, tragen Sie auf der Registerkarte Empfängerbezugsbasis diejenige statistische Kennzahl ein, unter der Sie später die Anzahl der Mitarbeiter je Kostenstelle vorhalten (siehe Abbildung 3.104).

Abbildung 3.104 Empfängerbezugsbasis bei der indirekten Leistungsverrechnung

Zum Schluss besteht in der Sicht Empfängergewichtungsfaktoren noch die Möglichkeit, einzelne Empfänger stärker oder weniger zu belasten, als aufgrund der Empfängerbezugsbasis vorgesehen ist (siehe Abbildung 3.105). Tragen Sie hier für einen Empfänger einen höheren Wert als 100 ein, erhöht sich dessen Empfängerwert im Verhältnis zu den anderen Empfängern; bei einem Wert unter 100 verringert sich der Wert im Verhältnis entsprechend. Der gesamte Sender- bzw. Empfängerwert verändert sich dadurch nicht. Wie für die periodische Umbuchung, können Sie auch für die indirekte Leistungsverrechnung definieren, welche Felder als Sender bzw. Empfänger in Frage kommen sollen. Die Customizing-Einstellung dafür nehmen Sie vor unter Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Leistungsverrechnung 폷 Indirekte Leistungsverrechnung 폷 Typen von Sendern/Empfängern der in. Leist.verr. festlegen (Transaktion KCAL) – siehe Abbildung 3.106. Weitere Informationen dazu finden Sie in Abschnitt 3.4.1, »Customizing-Einstellungen zu Gemeinkostenzuschlägen«.

158


Abbildung 3.105 Empfängergewichtungsfaktoren bei der indirekten Leistungsverrechnung

Abbildung 3.106 Feldeigenschaften für die indirekte Leistungsverrechnung einstellen

3.8.2

Indirekte Leistungsverrechnung ausführen

In der Kostenstellenrechnung führen Sie die indirekte Leistungsverrechnung aus, indem Sie den Menüpfad Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Verrechnungen 폷 Indirekte Leistungsverrechnung (Transaktion KSC5) wählen. Für Geschäftsprozesse wählen Sie Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Prozeß-

159

3.8

3


kostenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Verrechnungen 폷 Indirekte Leistungsverrechnung (Transaktion CPC5). Wählen Sie dann die Periode(n) aus, für die Sie die Verteilung durchführen wollen (siehe Abbildung 3.107); wie bereits im Zusammenhang mit der periodischen Umbuchung erwähnt, sollten Sie die Verrechnung üblicherweise immer periodisch durchführen, damit Sie nicht in vergangenen Perioden Änderungen hervorrufen. Falls Sie mehrere Zyklen verwenden, können Sie diese auch alle eingeben und so auf einmal starten.

Abbildung 3.107 Indirekten Leistungsverrechnung ausführen

In unserem Beispiel hatte ich die Senderleistungen retrograd ermittelt, das heißt, dass die abgegebene Leistungsmenge des Senders sich aus den ermittelten Istleistungen der Empfänger ergibt. Sie können die Istleistung aber auch auf andere Weise vorgeben, nämlich indem Sie beim Senderwert die Regel »Gebuchte Mengen« verwenden (siehe Abbildung 3.108). Dies bedingt, dass Sie die Senderleistungsmenge erst einmal eingeben müssen. Wenn Sie hingegen Senderleistungen über eine direkte Leistungsverrechnung erfassen (siehe Abschnitt 3.1.3, »Manuelle Leistungsverrechnung«), so hilft das nicht weiter, weil Sie dann die Leistung auch gleich schon weiterbelastet haben. Um die Senderleistung zu erfassen, ohne sie gleich weiterzubelasten, gibt es daher eine eigene Transaktion. Für Kostenstellen wählen Sie dafür im Anwendungsmenü den Pfad Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Senderleistungen 폷 Erfassen (Transaktion KB51N). Hier tragen Sie nun für die entsprechende Kostenstelle und Leistungsart die ermittelte Leistungsmenge ein (siehe Abbildung 3.109).

160


Abbildung 3.108 Senderwerte bei der indirekten Leistungsverrechnung

Abbildung 3.109 Senderleistungen erfassen

Leistungsartentyp Um die Senderleistungen erfassen zu können, muss die verwendete Leistungsart den Typ 1 (manuelle Erfassung, manuelle Verrechnung) oder 3 (manuelle Erfassung, indirekte Verrechnung) haben. Beachten Sie dabei aber, dass Sie den Typ 1 nicht für die indirekte Leistungsverrechnung verwenden können, sondern nur den Typ 3.

3.8.3

Empfehlungen zur indirekten Leistungsverrechnung

Wie auch bei den anderen Verrechnungen, die anhand von Zyklen erfolgen, empfehle ich Ihnen, möglichst wenige Zyklen zu verwenden und stattdessen möglichst alle Verrechnungen, die Sie vornehmen möchten, mittels eigener Segmente in einem Zyklus zu vereinen. Das vereinfacht die Durchführung des Monatsabschlusses, da Sie dann nur einen Zyklus durchführen müssen.

161

3.8

3


Die Gefahr ist dann geringer, dass Sie einen vergessen, und falls Sie einen Zyklus stornieren müssen, ist es übersichtlicher nachzuvollziehen, welche nun durchgeführt sind und welche nicht. Wie bei den zuvor behandelten Verrechnungswerkzeugen, finden auch bei der Verteilung alle Verrechnungen innerhalb eines Zyklus gleichzeitig statt. Sollten sich dabei mehrere Segmente gegenseitig beeinflussen, so sollten Sie das Kennzeichen iterativ im Zykluskopf setzen (weitere Erläuterungen dazu im Abschnitt 3.5.1, »Customizing-Einstellungen zur periodischen Umbuchung«). Falls Sie Wechselbeziehungen zwischen Segmenten verschiedener Zyklen eingebaut haben, müssen Sie die Reihenfolge beachten, in der Sie die Zyklen aufrufen. Die indirekte Leistungsverrechnung funktioniert von ihrer Logik her anders als die periodische Umbuchung, die Verteilung und die Umlage, da Sie Leistungen verrechnen und nicht den Restsaldo der Kostenstelle verrechnen. Bei den drei genannten Funktionen spielt es eine große Rolle, zu welchem Zeitpunkt Sie die Verrechnung durchführen – Sie sollten in jedem Falle vermeiden, dass nach der Verrechnung noch Kosten auf die Senderkostenstelle gebucht werden. Beim Verrechnen von Leistungen ist dies unerheblich. Aus Sicht der Sender können Sie somit die indirekte Leistungsverrechnung unabhängig von den anderen Verrechnungen durchführen; beachten Sie aber, dass Sie möglicherweise den Saldo von Kostenstellen verändern, für die Sie später noch eine periodische Umbuchung, Umlage oder Verteilung vornehmen wollen. Die Isttarifermittlung hat entscheidende Auswirkungen auf die Leistungsverrechnung, da Sie damit nachträglich die Leistungstarife anpassen. Sämtliche Leistungsverrechnungen, ob direkt oder indirekt, sollten Sie daher in jedem Falle vor der Isttarifermittlung durchführen.

3.9

Templateverrechnung

Templates sind eine flexible Methode, um im Controlling in SAP ERP Kosten zu planen (bei der Formelplanung und beim Easy Cost Planning), aber auch, um Leistungen im Ist zu verrechnen. Im Gegensatz zur indirekten Leistungsverrechnung ist ein Template empfänger- und nicht senderorientiert. Das bedeutet, dass Sie für jedes gewünschte Empfängerobjekt zunächst festlegen, ob überhaupt eine Templateverrechnung stattfinden soll, indem Sie ihm ein Template zuordnen. Bei der Defini-

162

Templateverrechnung

tion des Templates selbst bestimmen Sie dann, von welchem Senderobjekt die Leistung verrechnet werden soll und wie hoch die Leistungsmenge sein soll. Eine indirekte Leistungsverrechnung (siehe dazu auch den vorherigen Abschnitt) setzen Sie in der Regel ein, um die gesamte Leistung eines Senders auf mehrere Empfänger aufzuteilen, sodass der Sender danach komplett entlastet ist. Im Beispiel in Abbildung 3.110 sehen Sie die Leistungsbeziehung zwischen einer Stromkostenstelle und zwei Fertigungsaggregaten. Auf der Stromkostenstelle sammeln Sie die gesamten Stromrechnungen, die Ihre Firma erhält, und verrechnen den Strom anhand einer Leistungsart an die Fertigungskostenstellen weiter. Im Beispiel haben Sie insgesamt 3.000 EUR an Stromkosten geplant, bei einer Leistungsmenge von 1.000 KWh, woraus sich ein Tarif je KWh von 0,3 EUR ergibt.

Kostenstelle 200 Drehmaschine Plankosten: Strom

400 KWh

Planleistung

200 h

Istleistung

170 h

---------------------------------------------------------------------------------

Kostenstelle 100 Strom

-----------------------------------------

Plankosten: Grundgebühr 50 EUR Stromverbrauch 250 EUR Gesamt 300 EUR

-----------------------------------------

Planleistung 1.000 KWh Plantarif 0,3 EUR/KWh

ng

nu

kte

Kostenstelle 300 Fräsmaschine

-----------------------------------------

Istleistung Ind. LV Strom

990 KWh

−990 KWh −297 EUR

Ind

irek

561 KWh 168,30 EUR

gsv

tun

s Lei

ire

Ind

ech err

Ind. LV Strom

te L

eist

Plankosten: Strom

600 KWh

ung

Planleistung

120 h

Istleistung

130 h

-----------------------------------------

sve

rrec

-----------------------------------------

hnu

ng

-----------------------------------------

Ind. LV Strom

429 KWh 128,70 EUR

Abbildung 3.110 Ablauf der indirekten Leistungsverrechnung

Auf den beiden Fertigungsaggregaten, der Drehmaschine und der Fräsmaschine, haben Sie ebenfalls eine jeweilige Leistungsmenge in Stunden sowie den damit verbundenen Stromverbrauch geplant – für eine Stunde Drehen

163

3.9

3


benötigen Sie 2 KWh Strom, für eine Stunde Fräsen hingegen 5 KWh. Die erbrachte Istleistung weicht bei beiden Kostenstellen vom Plan ab – Sie haben nur 170 h gedreht, also weniger als geplant, dafür aber mehr gefräst als geplant, nämlich 130 h anstatt von 120 h. Auf der Stromkostenstelle können Sie nun ablesen, dass Sie insgesamt 990 KWh verbraucht haben. Sie wissen aber nicht, wie hoch der tatsächliche Stromverbrauch der Fertigungskostenstellen ist, da Sie keine Stromzähler an den Maschinen installiert haben. Um die Stromkostenstelle mithilfe der indirekten Leistungsverrechnung zu entlasten, können Sie als Empfängerbezugsbasis z. B. die Planleistung des Empfängers, die Istleistung des Empfängers oder eine statistische Kennzahl verwenden. Im letzteren Falle müssten Sie jedoch je Kostenstelle manuell den Wert der statistischen Kennzahl eingeben; dies können Sie jedoch nicht, da Sie den tatsächlichen Verbrauch nicht kennen. Es bleibt Ihnen also nur, die Leistungsverrechnung anhand der Plan- oder Istleistung des Empfängers vorzunehmen. Im Falle der Istleistung bedeutet das, dass die Sendermenge von 990 KWh auf die Empfänger in Abhängigkeit von der erbrachten Fertigungszeit verrechnet wird: Zunächst wird die Senderleistung durch die gesamte Istleistung der Empfänger geteilt: 990 / (170 + 130) = 3,3. Das bedeutet, für jede erbrachte Stunde Istleistung beim Empfänger werden 3,3 KWh Strom von der Stromkostenstelle verrechnet: Die Drehmaschine erhält 170 × 3,3 = 561 KWh. Die Fräsmaschine erhält 130 × 3,3 = 429 KWh.

Damit würden Sie die Drehmaschine mit mehr als der Hälfte der Stromkosten belasten, obwohl eine Stunde Drehen viel weniger Strom verbraucht als eine Stunde Fräsen. Die Kosten wären somit nicht verursachungsgerecht aufgeteilt. Auch wenn Sie anstelle der Istleistung die Planleistung heranziehen, wird das Ergebnis nicht gerechter. Die indirekte Leistungsverrechnung kann keinen Zusammenhang herstellen zwischen der geplanten Fertigungsleistung und dem geplanten Stromverbrauch, kann also nicht erkennen, dass eine Stunde Fräsen viel mehr Strom verbraucht als eine Stunde Drehen und der Fräsmaschine proportional mehr Strom berechnet bekommen müsste. Die Templateverrechnung kann dieses Dilemma lösen, da sie wesentlich flexiblere Methoden zur Ermittlung der Verrechnungsmengen anbietet als die indirekte Leistungsverrechnung. Durch den Fokus auf den Empfänger können Sie auf mehr Informationen zugreifen, als wenn Sie vom Sender ausgehen. Im vorangegangenen Beispiel können Sie im Template festlegen, dass

164

Templateverrechnung

sich die zu verrechnende Leistungsmenge je Empfänger aus dem Verhältnis der Planleistung zum Planverbrauch von Strom ergibt. Für die Drehmaschine ergäbe sich somit der Istverbrauch wie folgt: Istmenge Strom = Istleistung Drehen × Planmenge Strom / Planleistung Drehen In Zahlen: 170 h Drehen × 400 KWh Strom / 200 h Drehen = 340 KWh

Für die Fräsmaschine gilt analog: 130 h Fräsen × 600 KWh Strom / 120 h Fräsen = 650 KWh

Die Templateverrechnung ermöglicht es somit, eine verursachungsgerechte Verrechnung durchzuführen, ohne dass Sie die genaue Verbrauchsmenge beim Empfänger kennen müssen. Schematisch können Sie diese Verrechnung auch noch einmal in Abbildung 3.111 nachvollziehen.

Kostenstelle 200 Drehmaschine Plankosten: Strom

400 KWh

Planleistung

200 h

Istleistung

170 h

---------------------------------------------------------------------------------

Kostenstelle 100 Strom

-----------------------------------------

Template Strom

Plankosten: Grundgebühr 50 EUR Stromverbrauch 250 EUR Gesamt 300 EUR

-----------------------------------------

Planleistung 1.000 KWh Plantarif 0,3 EUR/KWh

ng

nu

ech err e-V

t

pla

Tem

Kostenstelle 300 Fräsmaschine

-----------------------------------------

Istleistung Ind. LV Strom

990 KWh

−990 KWh −297 EUR

340 KWh 102 EUR

Tem p

Plankosten: Strom

600 KWh

Planleistung

120 h

Istleistung

130 h

-----------------------------------------

late

-Ve rrec

hnu

ng

---------------------------------------------------------------------------------

Template Strom

650 KWh 195 EUR

Abbildung 3.111 Ablauf der Templateverrechnung

Bei der Verrechnung können Sie als Sender Kostenstellen in Kombination mit Leistungsarten oder Geschäftsprozessen einsetzen, als Empfänger kommen alle Controllingobjekte in Betracht, wie etwa Kostenstellen, Geschäftspro-

165

3.9

3


zesse, Innenaufträge, Fertigungsaufträge, Ergebnisobjekte etc. Im Gegensatz zu den in den vorangegangenen Abschnitten beschriebenen Verrechnungsmethoden – periodische Umbuchung, Verteilung, Umlage, indirekte Leistungsverrechnung – sind Templates damit auch in der Lage, Fertigungsaufträge bzw. Produktkostensammler zu belasten.

3.9.1

Customizing-Einstellungen zu Templates

Ich stelle Ihnen nun die notwendigen Schritte vor, um ein Template zu erstellen, mit dem Sie anhand des oben aufgeführten Beispiels Kosten zwischen Kostenstellen verrechnen können. Sie erstellen ein Template für Kostenstellen im Customizing über Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Periodenabschluss 폷 Leistungsverrechnung 폷 Template-Verrechnung 폷 Templates pflegen 폷 Template anlegen (Transaktion CPT1); für Geschäftsprozesse wählen Sie Controlling 폷 Prozeßkostenrechnung 폷 Templates 폷 Templages pflegen (ebenfalls Transaktion CPT1). Alternativ gelangen Sie in die Template-Pflege auch über das Anwendungsmenü: Finanzwesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Verrechnungen 폷 Template-Verrechnung (Transaktion KPAS). Wählen Sie dann im Menü Zusätze 폷 TEmplate 폷 Anlegen (siehe Abbildung 3.112).

Abbildung 3.112 Templatepflege aus dem Anwendungsmenü aufrufen

166

Templateverrechnung

Geben Sie dann einen Namen für das Template an und wählen Sie die Umgebung aus. Templates sind in Umgebungen klassifiziert, die bestimmen, für welche Art von Empfänger das Template gelten soll (beispielsweise für Fertigungsaufträge, Profit-Center, Geschäftsprozesse). In diesem Fall wählen Sie die Umgebung »SCD« (für Kostenstellen/Leistungsarten) aus (siehe Abbildung 3.113).

Abbildung 3.113 Template anlegen

Bei der Pflege des eigentlichen Templates vergeben Sie nun zunächst eine Bezeichnung (siehe Abbildung 3.114). Um das Template mit Leben zu füllen, erstellen Sie anschließend eine Verrechnungszeile.

Abbildung 3.114 Template-Definition

167

3.9

3


Je Zeile können Sie nun eine eigene Verrechnungsregel hinterlegen, ähnlich den Segmenten, die Sie aus der Zyklustechnik kennen. In der Spalte Typ bestimmen Sie, um was für eine Zeile es sich handeln soll. Zum Beispiel können Sie hier eine Verrechnung von einer Kostenstelle in Verknüpfung mit einer Leistungsart oder von einem Geschäftsprozess hinterlegen, eine reine Rechenzeile, einen Verweis auf ein anderes Template (Sub-Template) oder eine Kommentarzeile. Im Beispiel legen Sie eine Zeile vom Typ »Kostenstelle/ Leistungsart« an und geben eine Bezeichnung ein (siehe Abbildung 3.115).

Abbildung 3.115 Zeilentyp und -bezeichnung pflegen

In der Spalte Objekt wählen Sie die Senderkostenstelle und Senderleistungsart aus. Indem Sie einen Doppelklick auf das entsprechende Feld ausführen, öffnet sich unten ein Editor, der Ihnen ein umfassendes Angebot an Formeln bereitstellt, anhand derer Sie das Senderobjekt dynamisch ermitteln können (siehe Abbildung 3.116). Dieses Überangebot an Formeln ist Fluch und Segen der Template-Technik zugleich: Mit diesen Formeln können Sie die komplexesten Szenarien abdecken und bei Bedarf sogar noch eigene selbst hinzuprogrammieren, auf der anderen Seite wird man als Neuling in dieser Technik erst einmal von der Fülle erschlagen. In unserem Beispiel sind Senderkostenstelle und -leistungsart jedoch schon bekannt, deshalb können Sie auf eine Formel verzichten. Indem Sie im Feld Objekt auf den Button (Wertebereich einschränken) klicken, können Sie die gewünschte Kostenstelle und Leistungsart über die gewohnte Suchhilfe auswählen. In Abbildung 3.117 sehen Sie das Resultat – das System hat die direkte Auswahl der Stammdaten sogar unten im Editor schon in eine Formel übersetzt. Sie sehen hier außerdem die Spalte Aktivierung. Mit diesem Parameter können Sie dynamisch über eine weitere Formel steuern, wann diese Zeile aktiv sein soll – hilfreich für komplexe Szenarien, hier nicht benötigt. Falls Sie die Zeile irgendwann einmal nicht mehr benötigen, können Sie diesen Parameter einfach auch auf »Inaktiv« setzen; die Zeile wird dann nicht mehr ausgeführt. In unserem Beispiel tragen Sie einfach nichts ein, das bedeutet, dass die Zeile uneingeschränkt aktiv ist.

168

Templateverrechnung

Abbildung 3.116 Formeleditor im Template

Abbildung 3.117 Senderkostenstelle und Senderleistungsart im Template

Sie sehen in Abbildung 3.118 nun vier Spalten, in denen Sie die zu verrechnende Leistungsmenge spezifizieren können: 왘

Plan: Mengenfaktor variabel

왘

Plan: Menge fix pro Periode

왘

Ist: Mengenfaktor variabel

왘

Ist: Menge fix pro Periode

169

3.9

3


Abbildung 3.118 Wertspalten

Da Sie eine Istverrechnung durchführen wollen, ignorieren Sie die beiden Spalten für Planwerte erst einmal. Im Ist müssen Sie sich entscheiden, ob Ihre Verrechnung variabel, also leistungsabhängig, oder fix erfolgen soll. Bei einer fixen Verrechnung geben Sie ganz einfach einen festen Wert ein (oder ermitteln diesen über eine Formel), der jede Periode vom Sender an den Empfänger verrechnet werden soll. Sie wollen hier aber eine leistungsabhängige Verrechnung vornehmen, also ist die Spalte Ist: Mengenfaktor variabel die richtige. Mit unserem Template wollen Sie für die beiden Empfänger-Kostenstellen die folgende Verrechnung ausführen: Istleistung (Empfänger) × Planmenge Strom / Planleistung (Empfänger)

Wenn Sie eine Istverrechnung mit variablem Mengenfaktor ausführen wollen, so bedeutet dies, dass das System die Istleistungsmenge des Empfängers als einen Faktor für die Verrechnung heranzieht. Das heißt, Sie müssen lediglich den Wert bestimmen, den Sie mit der Istleistung multiplizieren wollen; in anderen Worten, den ersten Teil der Verrechnung, Istleistung (Empfänger), haben Sie automatisch schon vorgegeben. Sie müssen nun Formeln für die Ermittlung der Planmenge Strom und der Planleistung des Empfängers finden. Für die Planmenge Strom, oder genauer: die im Plan verrechnete Leistung zwischen Sender und Empfänger, können Sie die Formel »VerrechnetePlanmengeObjekte« verwenden. Diese Formel ermittelt, welche Leistungsmenge im Plan zwischen dem Sender und dem Empfänger verrechnet wurde. Sie doppelklicken also auf das Feld Spalte Ist: Mengenfaktor variabel, um den Editor zu öffnen. Der Editor bietet uns nun wieder eine Fülle an Formeln an, aus der Sie die Formel VerrechnetePlanmengeObjekte auswählen, indem Sie sie doppelklicken (siehe Abbildung 3.119).

170

Templateverrechnung

Abbildung 3.119 Auswahl der Formel für die Verrechnung

Damit ist es an Formeln noch nicht genug: Das SAP-System will nun wissen, um welche Objekte es sich handelt, auf welches Geschäftsjahr sie sich beziehen und in welcher Planversion die Werte geplant sind (siehe Abbildung 3.120).

Abbildung 3.120 Parameterdefinition für die verrechnete Planmenge

Sie haben hier die Möglichkeit, alle Werte fest einzugeben, hätten dann aber ein sehr inflexibles Template gebaut. Es geht aber auch so elegant, dass Sie das Template für beide Fertigungskostenstellen identisch einsetzen können. Sie wählen also als Geschäftsjahr die Funktion AktuellesGeschäftsjahr aus, sodass immer das aktuelle Geschäftsjahr herangezogen wird. Der Parameter Mengentyp bestimmt, ob Sie nur fixe, nur variable oder alle Kosten zusam-

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3.9

3


men verrechnen wollen – hier wählen Sie den Eintrag 3 für alle Kosten. Der Empfänger (also in dieser Formel der Empfänger der Planwerte) ist die Empfängerkostenstelle, für die das Template später ausgeführt wird, also die Fertigungskostenstelle. Sie tragen hier die Formel EmpfängerObjektnummer ein, um als Empfänger diejenige Kostenstelle auszuwählen, für die das Template ausgeführt wird. Analog wählen Sie für den Sender den Parameter SendKostenstLArtObjektNr aus – dieser bezieht sich auf das Senderobjekt, das Sie zuvor in dieser Zeile eingegeben haben. Schließlich hinterlegen Sie noch für die Version den Wert Istversion. Wenn Sie die Formel bestätigen, übernimmt das System diese inklusive der Parameter in den Editor links (siehe Abbildung 3.121). Sie haben damit den Dividenden unserer Rechnung ermittelt, den Strom-Planverbrauch auf dem Empfänger. Diesen wollen Sie durch die geplante Leistung auf dem Empfänger dividieren, also tragen Sie im Editor hinter der soeben übernommenen Formel den Operator »/« ein.

Abbildung 3.121 Übernommene Formel im Editor

Für den Divisor benötigen Sie nun eine geeignete Formel, um die Planleistung auf dem Empfänger zu bestimmen. Sie wählen dafür die Formel PlanmengeZuLeistungsart aus, wie in Abbildung 3.121 bereits dargestellt. Auch hier müssen Sie mithilfe von weiteren Parametern definieren, welche Kostenstelle und welche Leistungsart gemeint ist (siehe Abbildung 3.122). Der Kalkulationstyp (CALC_TYPE) gibt an, ob Sie die Planung periodisch oder summiert betrachten wollen; Sie gehen hier von einer periodischen Planung

172

Templateverrechnung

(Parameterwert »1«) aus. Sie wählen wieder die Formel für das aktuelle Geschäftsjahr aus und hinterlegen für die Parameter Kostenstelle und Leistungsart die Empfängerkostenstelle und Empfängerleistungsart. Schließlich wählen Sie noch die Planversion 0 aus.

Abbildung 3.122 Parameter für die Planleistung

Sie übernehmen anschließend die Formel und bestätigen die Eintragungen im Editor. Unser Template ist nun fertig definiert und sieht so aus, wie in Abbildung 3.123 dargestellt.

Abbildung 3.123 Fertig definiertes Template

Um das Template verwenden zu können, müssen Sie es nun noch in die Stammsätze aller Empfängerobjekte eintragen, an die die Stromkosten verrechnet werden sollen. Für Kostenstellen rufen Sie dazu die Transaktion KS02 auf und tragen das Template in der Sicht Templates ein – in diesem Falle in das Feld für die leistungsabhängige Istverrechnung (VerrechTemplate Istabh), wie in Abbildung 3.124 dargestellt.

173

3.9

3


Abbildung 3.124 Template im Kostenstellenstammsatz eintragen

Auch bei Geschäftsprozessen tragen Sie das Template direkt in den Stammdaten ein (über die Transaktion CP02). Für Innenaufträge ist die Zuordnung komplizierter – hier ordnen Sie Templates anhand der Kombination von Kalkulationsschema und Zuschlagsschlüssel zu. Diese Zuordnung nehmen Sie im Customizing über Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Template-Verrechnung 폷 Template zuordnen (Transaktion KTPF) vor. Für jede Kombination aus Kalkulationsschema (Kal.Sm), Zuschlagsschlüssel (ZSchl) und Template-Umgebung (Umgebung) ordnen Sie ein Template zu (siehe Abbildung 3.125). Das Kalkulationsschema und den Zuschlagsschlüssel wiederum tragen Sie in den Auftragsstammdaten ein (Transaktion KO02 oder KO04).

Abbildung 3.125 Templatefindung für Innenaufträge

174

Templateverrechnung

Für Fertigungsaufträge und Produktkostensammler ordnen Sie Templates ebenfalls anhand eines Kalkulationsschemas und eines Zuschlagsschlüssels zu, und zwar mithilfe derselben Transaktion wie soeben für die Innenaufträge dargestellt. Der Menüpfad im Customizing lautet dann jedoch Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Grundeinstellungen für die Materialkalkulation 폷 Templates 폷 Templates zuordnen. Allerdings ordnen Sie Templates hier nicht einzelnen Aufträgen zu, sondern Materialnummern. Das Kalkulationsschema zum Ermitteln des Templates hinterlegen Sie in der Kalkulationsvariante, die zur Kalkulation benutzt wird. Zusätzlich können Sie im Materialstamm in der Sicht »Kalkulation 1« eine Gemeinkostengruppe eintragen, anhand derer das System den Zuschlagsschlüssel ermittelt (die Zuordnung treffen Sie über Transaktion OKZ2). Wenn Sie eine Kalkulation im Produktkostencontrolling durchführen, werden Templates automatisch berücksichtigt, wenn das System eines über den beschriebenen Weg ermitteln kann. Im Ist müssen Sie die Templateverrechnung eigens durchführen, wie ich im nächsten Abschnitt erläutern werde. Auch für Kundenaufträge können Sie eine Templateverrechnung durchführen, und auch hier erfolgt die Zuordnung über ein Kalkulationsschema und einen Zuschlagsschlüssel. Im Kundenauftragscontrolling wird das Kalkulationsschema über die Bedarfsklasse hergeleitet; der Zuschlagsschlüssel wird auch hier aus dem Materialstamm über die Gemeinkostengruppe übernommen. Die Zuordnung pflegen Sie im Customizing über Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Kundenauftrags-Controlling 폷 Grundeinstellungen für das Kundenauftrags-Controlling 폷 Templates 폷 Templates zu Kostenträger zuordnen (Transaktion KTPF). Für Ergebnisobjekte müssen Sie eine eigene sogenannte Findungs-Strategie erstellen. Dazu begeben Sie sich im Customizing zum Punkt Controlling 폷 Ergebnis- und Marktsegmentrechnung 폷 Werteflüsse im Ist 폷 Gemeinkosten übernehmen 폷 Template-Verrechnung einrichten 폷 Template-Findung und andere Verbuchungsmerkmale pflegen (Transaktion KEKW). In einer eigenen Strategie können Sie bestimmten Kombinationen von Merkmalsausprägungen ein Template zuordnen (siehe Abbildung 3.126).

Abbildung 3.126 Templatefindung für Ergebnisobjekte

175

3.9

3


Für Projekte erfolgt die Zuordnung analog zu Innenaufträgen – Sie ordnen Templates anhand eines Kalkulationsschemas und eines Zuschlagsschlüssels zu. Beide Parameter tragen Sie in den Stammdaten von PSP-Elementen bzw. Netzplänen ein. Der Menüpfad zur Zuordnungs-Transaktion lautet: Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Template-Verrechnung von Gemeinkosten 폷 Templates zuordnen. Es bleibt noch die Frage, wie Sie sich in dem Überangebot an Templateformeln zurecht finden sollen. Sie können sich je Umgebung alle verfügbaren Formeln im Detail ansehen und auch die Dokumentation dazu aufrufen. Dazu gehen Sie im Customizing zur Transaktion Controlling 폷 Prozeßkostenrechnung 폷 Templates 폷 Umgebungen und Funktionsbäume definieren (Transaktion CTU6). Indem Sie auf eine Funktion doppelt klicken, rufen Sie (Dokudie Detailansicht auf (siehe Abbildung 3.127). Über den Button mentation) können Sie dann die dazugehörige Dokumentation aufrufen.

Abbildung 3.127 Details zu Template-Formeln

In der Sicht Realisierung können Sie erkennen, auf welche Weise das Ergebnis der Funktion ermittelt wird – entweder als Feld einer Tabelle oder über einen Funktionsbaustein. Sofern Sie weitere Funktionen benötigen, die noch nicht im Standard enthalten sind, können Sie sich an dieser Stelle eigene definieren und gegebenenfalls einen eigenen Funktionsbaustein programmieren, um die Werte zu ermitteln.

3.9.2

Templates ausführen

Um Templates auszuführen, rufen Sie abhängig von der Controllingkomponente, für die Sie sie ausführen möchten, unterschiedliche Transaktionen auf.

176

Templateverrechnung

In der Kostenstellenrechnung wählen Sie dazu im Anwendungsmenü: Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Verrechnungen 폷 Template-Verrechnung (Transaktion KPAS). Für Geschäftsprozesse gehen Sie zu: Controlling 폷 Prozeßkostenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Verrechnungen 폷 Template-Verrechnung (Transaktion CPAS). Die Templateverrechnung für Innenaufträge rufen Sie auf über Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Template-Verrechnung 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion CPTA) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CPTB). Im periodischen Produktkostencontrolling verrechnen Sie Templates für Produktkostensammler über Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen: Produktkostensammler 폷 Template-Verrechnung 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion CPTE) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CPTD). In Abbildung 3.128 sehen Sie beispielhaft die Templateverrechnung für Kostenstellen. Da Templates empfängerorientiert sind, müssen Sie die Empfängerobjekte der Templateverrechnung auswählen. Voraussetzung ist natürlich, dass auch ein Template zugeordnet ist. Sie können hier Einzelwerte, Gruppen oder Selektionsvarianten verwenden oder auch gleich die Templateverrechnung für alle Kostenstellen aufrufen.

Abbildung 3.128 Templateverrechnung für Kostenstellen durchführen

177

3.9

3


Für Kostenträgerhierarchien nutzen Sie den Menüpfad Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen: Kostenträgerhierarchie 폷 Template-Verrechnung 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion CPTG) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CPTH). Templateverrechnungen für Fertigungsaufträge führen Sie aus über: Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Template-Verrechnung 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion CPTA) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CPTD). Für Kundenaufträge wählen Sie: Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Kundenauftrags-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Template-Verrechnung (Transaktion CPTJ). Templates für Projekte verrechnen Sie über: Projektsystem 폷 Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Template-Verrechnung 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion CPTK) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CPTL). In CO-PA wählen Sie den Menüpfad Controlling 폷 Ergebnis- und Marktsegmentrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Kostenstellen-/ Prozeßkosten übernehmen 폷 Template-Verrechnung (Transaktion CPAE). Performance von Templates und Selektionsvarianten Vermeiden Sie es, die Templateverrechnung für alle Kostenstellen auf einmal aufzurufen. Sie kommen damit schnell auf Laufzeiten von einer halben Stunde und länger. Ich empfehle Ihnen, eine Selektionsvariante anzulegen, über die Sie nur diejenigen Kostenstellen auswählen, die auch ein Template im Stammsatz eingetragen haben. So selektieren Sie nur genau die Kostenstellen, die Sie benötigen, und eine Selektionsvariante hat den wichtigen Vorteil, dass sie sich dynamisch aktualisiert – auch wenn Sie eine neue Kostenstelle anlegen oder einer Kostenstelle ein neues Template zuordnen, wird sie berücksichtigt.

3.9.3

Empfehlungen zu Templates

Wie Sie gesehen haben, können Sie jedem Controllingobjekt nur maximal zwei Templates (eines für fixe, eines für variable Verrechnungen) zuordnen. Sie können also nicht, wie bei den Verrechnungsmethoden mit der ZyklusTechnik, die ich in Abschnitt 3.5 bis Abschnitt 3.8 vorgestellt habe, je Controllingobjekt beliebig viele Zyklen bzw. Segmente anlegen. Falls alle Ihre

178

Templateverrechnung

Kostenstellen sehr individuelle Anforderungen zur Verrechnung haben, müssten Sie so im schlimmsten Fall ein Template je Kostenstelle anlegen. Oft können Sie aber dasselbe Template mehrmals verwenden, so wie ich es im Beispiel mit den Fertigungskostenstellen gezeigt habe. Wenn Sie Ihre Templates möglichst flexibel definieren, kommen Sie mit nur wenigen Templates aus. Und bedenken Sie, dass Sie in einem Template durchaus mehrere Verrechnungszeilen hinterlegen können. Wie auch bei der indirekten Leistungsverrechnung, ist es unerheblich, ob Sie nach dem Ausführen eines Templates auf dem Senderobjekt noch Kosten buchen, da die Leistungsverrechnung nicht den Zweck verfolgt, den Sender vollständig zu entlasten. Aus Sicht der Sender können Sie somit die Templates unabhängig von den anderen Verrechnungen durchführen. Aus Sicht der Empfänger hat es aber durchaus Auswirkungen, da diese Kosten belastet bekommen. Wenn Sie also für die Empfänger noch weitere Verrechnungen vornehmen wollen, wie z. B. Umlagen oder Verteilungen, dann sollten Sie die Templates zeitlich vor diesen ausführen. Die Isttarifermittlung hat entscheidende Auswirkungen auf die Leistungsverrechnung, da Sie damit nachträglich die Leistungstarife anpassen. Sämtliche Verrechnungen von Templates sollten Sie daher in jedem Falle vor der Isttarifermittlung durchführen. Sie haben in diesem Kapitel einen Überblick über die Möglichkeiten bekommen, die Ihnen im Controlling zur Verrechnung von Kosten und Erlösen zwischen den unterschiedlichsten Controllingobjekten zur Verfügung stehen. Neben den diversen Methoden zur manuellen Verrechnung kennen Sie nun auch die wichtigsten Werkzeuge in CO, um automatische Verrechnungen durchzuführen. Mit den Kostenverrechnungen haben Sie die Grundlagen geschaffen, um mit dem nächsten Schritt im Periodenabschluss im Controlling fortzufahren. Im nächsten Kapitel zeige ich Ihnen die Nachbewertung.

179

3.9

Im Rahmen der Nachbewertung ermitteln Sie retrograd die tatsächlichen Leistungstarife und verrechnen diese weiter an die entsprechenden Abrechnungsempfänger.

4

Nachbewertung

Die Isttarifermittlung dient dazu, nachträglich je Periode die tatsächlichen Tarife für Leistungsarten anhand der angefallenen Istkosten zu ermitteln und verrechnete Leistungen entsprechend neu zu bewerten. Bei der Istkalkulation werden zusätzlich auch gefertigte und bezogene Materialien zu Istpreisen nachbewertet.

4.1

Isttarifermittlung

In Abschnitt 3.1.3, »Manuelle Leistungsverrechnung«, Abschnitt 3.8, »Indirekte Leistungsverrechnung«, und Abschnitt 3.9, »Template-Verrechnung«, habe ich Ihnen verschiedene Methoden vorgestellt, mit denen Sie Leistungen von Kostenstellen und Geschäftsprozessen an diverse Empfänger verrechnen können. Die Grundlage dafür ist immer ein Plantarif für die verrechneten Leistungsarten. Plantarife können Sie mithilfe der Transaktion KP26 manuell eingeben oder mithilfe der Plantarifermittlung (Transaktion KSPI) automatisch ermitteln lassen. Die Plantarifermittlung setzt wiederum voraus, dass Sie je Kostenstelle und Leistungsart eine Planausbringungsmenge oder Kapazität geplant haben (ebenfalls über die Transaktion KP26) und zu der Senderkostenstelle und -leistungsart Kosten geplant haben (z. B. über die Transaktion KP06). Diese Informationen zieht das System bei der Plantarifermittlung heran, um einen Plantarif zu errechnen. Dabei ist es auch möglich, dass eine Senderkostenstelle wiederum Leistungen von anderen Kostenstellen in Anspruch nimmt, sodass die Plantarife sich gegenseitig beeinflussen. Mehrstufige Plantarifermittlung Für Ihre Fertigungsstraße in der Produktion haben Sie für die Periode 1.2013 Folgendes geplant:

181

4

Nachbewertung

Planausbringungsmenge: 200 h Primäre Plankosten: Abschreibung:

5.000 EUR

Löhne:

4.500 EUR

Sekundäre Plankosten: Instandhaltung:

25 h

Für die Instandhaltungskostenstelle haben Sie geplant: Planausbringungsmenge: 200 h Primäre Plankosten: Löhne: Material:

3.500 EUR 500 EUR

Für die Instandhaltungskostenstelle ergibt sich somit ein Stundensatz von: 4.000 EUR / 200 h = 20 EUR/h. Bei der Fertigungsstraße fallen somit insgesamt 10.000 EUR an Plankosten an (9.500 EUR Primärkosten plus 25 h Instandhaltung à 20 EUR). Der Stundensatz für die Fertigungsstraße beträgt somit 10.000 EUR / 200 h = 50 EUR/h.

Die Plantarifermittlung geht dabei davon aus, dass der Saldo der Senderkostenstelle zum Periodenende ausgeglichen sein sollte, wenn die Leistungen wie geplant erbracht wurden und auch die Istkosten wie geplant angefallen sind. Dies wird jedoch in der Realität niemals der Fall sein, sodass eine Kostenstelle mit einer Leistungsplanung zum Periodenende einen Saldo aufweisen wird und damit eine Über- oder Unterdeckung der Kosten anzeigt. Es liegt nun an Ihnen, wie Sie mit diesen Kosten umgehen. Als Plankostenrechner können Sie die Restkosten auf den Kostenstellen stehen lassen und Rückschlüsse über Ihre Kapazitätsauslastung ziehen: War die Istleistung niedriger als geplant, so haben Sie eine Unterauslastung, bei einer Istleistung, die höher als der Plan ausfällt, ist Ihre Kapazität überausgelastet. Falls Sie die Restkosten nicht auf der Kostenstelle stehen lassen möchten, können Sie sie mithilfe einer geeigneten Verrechnungsmethode (z. B. einer Umlage, siehe Abschnitt 3.7, »Umlage«) weiterverrechnen. Wenn Sie eine Vollkostenrechnung betreiben, möchten Sie aber vielleicht sämtliche Kosten Ihrer Fertigungskostenstelle an Ihre Produkte belasten. Wenn es Ihnen ausreicht, die Restkosten in der Ergebnisrechnung auszuwerten, so besteht die Möglichkeit, sie ebenfalls per Umlage an Ergebnisobjekte zu verrechnen (siehe Abschnitt 3.7.2, »Umlagen in der Ergebnisrechnung«). An Fertigungsaufträge oder Produktkostensammler hingegen können Sie mithilfe einer Umlage oder Verteilung nicht verrechnen; wenn Sie die gesam-

182

Isttarifermittlung

ten Kosten Ihrer Fertigungskostenstelle an Kostenträger verrechnen wollen, bleibt Ihnen dafür nur die Isttarifermittlung. Die Isttarifermittlung läuft analog zur Plantarifermittlung ab: Das System ermittelt je Kostenstelle einen Isttarif, indem es die Istleistung durch die Istkosten dividiert. Isttarifermittlung Betrachten Sie die Istdaten zum Beispiel aus dem vorherigen Kasten: Für die Fertigungsstraße sind angefallen: Istausbringungsmenge: 175 h Primäre Istkosten: Abschreibung:

5.000

Löhne:

3.500

Sekundäre Istkosten: Instandhaltung:

25 h

Für die Instandhaltungskostenstelle sind angefallen: Istausbringungsmenge: 220 h Löhne: Material:

3.750 EUR 700 EUR

Der Stundensatz für die Instandhaltung beträgt im Ist somit: 4.450 EUR / 220 h = 20,23 EUR/h Für die Fertigungsstraße ergibt sich: 8.500 EUR + 25 h × 20,23 EUR/h = 9.005,75 EUR; 9.005,75 EUR / 175 h = 51,46 EUR/h

Mit der Isttarifermittlung ergibt sich somit eine Differenz zwischen dem Plantarif (20 EUR für die Instandhaltung, 50 EUR für die Fertigungsstraße) zum Isttarif (20,23 EUR bzw. 51,46 EUR). Sie können die Isttarife nicht nur ermitteln, sondern auch eine Nachbelastung durchführen. Sobald Sie die Isttarifermittlung durchgeführt haben, verrechnet das System diese Differenz von den Senderkostenstellen an die Empfänger. Damit sind dann alle Kosten mithilfe von Leistungen weiterverrechnet, sodass der Saldo der Senderkostenstellen im Anschluss ausgeglichen ist. Die Nachbelastung ist optional; Sie können im Customizing entscheiden, ob Sie diese durchführen wollen oder nicht (siehe dazu den nächsten Abschnitt »Customizing der Isttarifermittlung«).

183

4.1

4

Nachbewertung

Nachbelastung Isttarife Von der Instandhaltungskostenstelle werden 25 h × 0,23 EUR = 5,75 EUR an die Fertigungsstraße verrechnet. Die Fertigungsstraße verrechnet an jeden Empfänger (Fertigungsaufträge oder Produktkostensammler) 1,46 EUR je empfangene Fertigungsstunde weiter.

Für die Leistungsbeziehungen zwischen Kostenstellen erfolgt die Verrechnung der Differenzen direkt mit dem Durchführen der Isttarifermittlung; für andere Empfänger, wie Innenaufträge oder Fertigungsaufträge, müssen Sie einen eigenen Übernahmereport starten (siehe dazu Abschnitt 4.1.2, »Isttarifermittlung durchführen«).

4.1.1

Customizing der Isttarifermittlung

Um überhaupt Plantarife und Isttarife vom System automatisch ermitteln lassen zu können, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass Sie Ihre Leistungsarten korrekt eingestellt haben. Für die Plantarifermittlung muss als Tarifkennzeichen der Wert 1 oder 2 eingetragen sein (automatisch auf Basis der Planleistung bzw. der Kapazität) (siehe Abbildung 4.1).

Abbildung 4.1 Leistungsarten-Stammdaten

184

Isttarifermittlung

Für die Isttarifermittlung ist der Parameter Tarifkennzeichen Ist entscheidend – hier müssen Sie den Wert 5 oder 6 eintragen (Isttarif automatisch auf Basis der Leistung bzw. der Kapazität). Tragen Sie hier den Wert 7 ein, so können Sie den Isttarif manuell eingeben (wie Sie die Eingabe vornehmen, zeige ich Ihnen in Abschnitt 4.1.2, »Isttarifermittlung durchführen«). Dieselben Einstellungen wie für eine Leistungsart gelten auch für Geschäftsprozesse auf der Registerkarte Verrechnung (siehe Abbildung 4.2).

Abbildung 4.2 Geschäftsprozess-Stammdaten

Version Über die Version bestimmen Sie, wie die Tarifermittlung erfolgen soll. Dazu gehen Sie im Customizing zum Punkt Controlling 폷 Controlling Allgemein 폷 Organisation 폷 Versionen pflegen. Wählen Sie dann die Planversion 0 (für Istbewertung) aus und klicken Sie links in der Dialogstruktur auf Einstellungen im Kostenrechnungskreis (siehe Abbildung 4.3). Wählen Sie dann erneut die Version aus und klicken Sie auf Einstellungen pro Geschäftsjahr. Sie erhalten dann eine Aufstellung aller Geschäftsjahre, für die Sie bereits Einstellungen zur Version vorgenommen haben (siehe Abbildung 4.4).

185

4.1

4

Nachbewertung

Abbildung 4.3 Versionspflege

Abbildung 4.4 Einstellungen für die Version pro Geschäftsjahr

Doppelklicken Sie dann auf einen Eintrag für ein Geschäftsjahr und wählen Sie die Registerkarte Tarifermittlung. Hier können Sie nun einstellen, wie die Tarifermittlung für das gewählte Geschäftsjahr ablaufen soll (siehe Abbildung 4.5). Über den Parameter Nachbewertung legen Sie zunächst fest, ob überhaupt eine Nachbewertung der Isttarife durchgeführt werden soll. Darüber hinaus bestimmen Sie, ob die nachträgliche Belastung der Leistungsempfänger anhand eines eigenen Vorgangs erfolgen oder im Originalvorgang nachträglich mit verbucht werden soll. Entscheiden Sie sich für die erste Alternative, so ist die Nachbelastung in Berichten deutlich als solche erkennbar; andernfalls ist der Einfluss der Tarifermittlung nicht mehr erkennbar. Nachbelastung als eigener Vorgang Wenn Sie im Beispiel aus dem vorangegangenen Abschnitt eine Nachbelastung über den Originalvorgang durchführen, so werden nachträglich die bereits gebuchten Belege zur Leistungsverrechnung an den Isttarif angepasst. Alle Leistungen der Instandhaltungskostenstelle sehen dann im Nachhinein so aus, als wären sie mit dem Tarif von 20,23 EUR gebucht worden. Entsprechendes gilt für die Fertigungsstraße, wo alle Leistungen mit 51,46 EUR bewertet werden. In Auswertungen ist

186

Isttarifermittlung

somit hinterher nicht mehr erkennbar, welches der ursprüngliche Plantarif der Periode war. Führen Sie die Nachbelastung in einem eigenen Vorgang durch, so bucht das System zusätzliche Belege, um die Differenz zwischen Plan- und Isttarif zu verrechnen. Von der Instandhaltungskostenstelle an die Fertigungsstraße würde somit ein Beleg über 5,75 EUR gebucht werden.

Abbildung 4.5 Einstellungen zur Tarifermittlung

Der Parameter Verfahren bezieht sich auf die Plan- und Isttarifermittlung gleichermaßen. Sie können zwischen folgenden Möglichkeiten auswählen: 왘

Periodentarif

왘

durchschnittlicher Tarif

왘

kumulierter Tarif (nur für die Isttarifermittlung)

Beim Periodentarif wird der Tarif für jede Periode anhand der angefallenen Kosten und Leistungen ermittelt und kann daher schwanken. Der durchschnittliche Tarif berücksichtigt bei der Ermittlung neben der aktuellen auch die vergangenen Perioden und bildet darüber einen Durchschnitt. Der kumulierte Tarif errechnet sich genau wie der durchschnittliche, Sie haben hier aber die Möglichkeit, die Isttarife auch rückwirkend in die vergangenen Peri-

187

4.1

4

Nachbewertung

oden nachzubuchen. Ich zeige Ihnen die verschiedenen Methoden nun anhand eines Beispiels. Wir betrachten eine Senderkostenstelle und nehmen an, in den ersten drei Perioden des Geschäftsjahres wurden die folgenden Werte gebucht, wie in Tabelle 4.1 dargestellt: Periode

Fixkosten

Variable Kosten

Leistungsmenge

1

5.000 EUR

6.000 EUR

1.000 h

2

5.000 EUR

600 EUR

100 h

3

5.000 EUR

3.000 EUR

500 h

Tabelle 4.1 Gebuchte Werte des Geschäftsjahres

Während die fixen Kosten gleichgeblieben sind, schwankte die Leistungsmenge stark und entsprechend auch die variablen Kosten. Als periodischer Tarif ergibt sich somit je Periode aus der Summe der Kosten geteilt durch die Leistungsmenge: Periode 1:

11.000 EUR/1.000 h = 11,00 EUR/h

Periode 2:

5.600 EUR/100 h = 56,00 EUR/h

Periode 3:

8.000 EUR/500 h = 16,00 EUR/h

Betrachten wir nun den Durchschnittstarif. Dieser ermittelt sich jeweils anhand der kumulierten Kosten geteilt durch die kumulierte Leistungsmenge: Periode 1:

11.000 EUR/1.000 h = 11,00 EUR/h

Periode 2:

16.600 EUR/1.100 h = 15,09 EUR/h

Periode 3:

24.600 EUR/1.600 h = 15,38 EUR/h

Der Tarif schwankt nun mit jeder weiteren Periode weniger als der periodische Tarif. Da in Periode 1 der periodische Tarif gleich dem durchschnittlichen ist, ist der Saldo der Kostenstelle bei der Bewertung zu Isttarifen null: Periode 1:

1.000 h × 11,00 EUR/h = 11.000 EUR.

Bewertet man nun allerdings in den Perioden 2 und 3 die erbrachte Leistung zum Durchschnittstarif, ergibt sich damit jeweils eine Unterdeckung auf der Kostenstelle:

188

Isttarifermittlung

Periode 2:

100 h × 15,09 EUR/h = 1.537,50 EUR; die Istkosten der Periode betragen jedoch 5.600 EUR

Periode 3:

500 h × 15,38 EUR/h = 7.687,50 EUR; die Istkosten der Periode betragen jedoch 8.000 EUR

Verwenden Sie nun die kumulierte Tarifermittlung, können Sie zu jedem Periodenabschluss den jeweiligen Durchschnittstarif rückwirkend in den früheren Perioden nachbuchen. Die Voraussetzung dafür ist freilich, dass Sie in den früheren Perioden die Periodensperre in CO nicht gesetzt haben dürfen. Sie erhalten dann zwar in jeder Periode eine Unter- bzw. Überdeckung, kumuliert ist der Saldo der Kostenstelle jedoch wieder null: Periode 1:

1.000 h × 15,38 EUR = 15.375 EUR

Periode 2:

100 h × 15,38 EUR = 1.537,50 EUR

Periode 3:

500 h × 15,38 EUR = 7.687,50 EUR

Kumuliert ergibt sich: 15.375 EUR + 1.537,50 EUR + 7.687,50 EUR = 24.600 EUR, was genau den kumulierten Istkosten entspricht.

Elementeschema In den Einstellungen der Version zur Tarifermittlung finden Sie außerdem noch den Parameter Elementeschema (siehe Abbildung 4.5). Dieses dient dazu, bei der Ermittlung von Tarifen die dabei ermittelten Kostenbestandteile nach bestimmten Kriterien weiter zu untergliedern, beispielsweise in Materialkosten, Personalkosten und Gemeinkosten. Das Elementeschema erstellen Sie im Customizing über Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Leistungsverrechnung 폷 Tarifermittlung 폷 Einstellungen zur Kostenschichtung 폷 Kostenelementeschemadefinieren (Transaktion OKTZ). Ein Elementeschema besteht aus sogenannten Kostenelementen, anhand derer Sie Plan- und Isttarife in einzelne Kostenbestandteile aufteilen können (siehe Abbildung 4.6). Über die Zuordnung der Kostenarten zu Kostenelementen sind Sie bei der Tarifermittlung in der Lage, die Tarife anhand der zugrunde liegenden Kosten detailliert darzustellen. Kostenschichtung für Tarife Im weiter vorne in diesem Abschnitt vorgestellten Beispiel mit den Kostenstellen für die Instandhaltung und die Fertigungsstraße können Sie die Tarife wie folgt aufteilen:

189

4.1

4

Nachbewertung

Instandhaltung: Planleistung: 200 h Plankosten: Löhne: Instandhaltungsmaterial: Gesamt: Gesamttarif:

3.500 EUR 500 EUR 4.000 EUR 20 EUR/h

Anteil Löhne:

3.500 / 4.000 × 20 EUR/h = 17,5 EUR/h

Anteil Instandhaltungsmaterial:

500 / 4.000 × 20 EUR/h = 2,5 EUR/h

Fertigungsstraße: Planleistung:

200 h

Plankosten: Abschreibungen:

5.000 EUR

Löhne:

4.500 EUR

Instandhaltung 25 h: Gesamt: Gesamttarif:

500 EUR 10.000 EUR 50 EUR/h

Anteil Abschreibungen:

5.000 / 10.000 × 50 EUR/h = 25 EUR/h

Anteil Löhne:

4.500 / 10.000 × 50 EUR/h = 22,5 EUR/h

Anteil Instandhaltung:

500 / 10.000 × 50 EUR/h = 2,5 EUR/h

Abbildung 4.6 Elementeschema mit Kostenelementen

Sie können bis zu 20 Kostenelemente definieren. Wenn Sie ein neues Element anlegen oder doppelt auf ein bestehendes klicken, können Sie die Detaileigenschaften für das Element pflegen (siehe Abbildung 4.7). Für die Tarifermittlung ist nur der Parameter Kostenanteil im Block Steuerung relevant, mithilfe dessen Sie festlegen, ob nur die variablen oder sowohl die fixen wie die variablen Kosten für die Tarifermittlung berücksichtigt werden

190

Isttarifermittlung

sollen. Die restlichen Parameter sind nur im Produktkosten-Controlling von Bedeutung, um zu steuern, welche Kostenbestandteile bei der Produktkalkulation in die Bestandsbewertung von Materialien berücksichtigt werden sollen. Weitere Details dazu finden Sie in meinem Buch SAP-Controlling – Customizing das ebenfalls bei SAP PRESS erschienen ist.

Abbildung 4.7 Eigenschaften von Kostenelementen

20 oder 40 Kostenelemente? In der SAP-Dokumentation werden Sie den Hinweis finden, dass in einem Elementeschema bis zu 40 Elemente erlaubt sind. Ein Element, für das Sie sowohl fixe wie variable Kosten berücksichtigen wollen, zählt dabei jedoch doppelt. Wie ich Ihnen weiter unten zeigen werde, können Sie aber je Element nur entweder festlegen, dass nur die variablen oder sowohl die variablen als auch die fixen Kostenbestandteile berücksichtigt werden sollen – eine Festlegung nur auf fixe Kosten können Sie nicht treffen. Solange Sie also nicht alle Kostenelemente nur auf variable Kosten beschränken, stehen Ihnen somit de facto nur 20 Kostenelemente zur Verfügung.

In der Dialogstruktur können Sie dann über Zuordnung: Element – Kostenartenintervall einem Element Kostenarten zuordnen. Sie können hier einzelne Kostenarten oder -intervalle eintragen (siehe Abbildung 4.8).

191

4.1

4

Nachbewertung

Abbildung 4.8 Zuordnung von Kostenarten zu Kostenelementen

In der Sicht Zuordnung: Organisationseinheiten – Elementeschema haben Sie zwar die Möglichkeit, das Elementeschema einer Organisationseinheit zuzuordnen (siehe Abbildung 4.9). Beachten Sie jedoch, dass auch diese Einstellung nur für die Produktkalkulation relevant ist; um das Elementeschema für die Tarifermittlung zu verwenden, müssen Sie es in der Version eintragen, wie ich weiter vorne in diesem Abschnitt beschrieben habe.

Abbildung 4.9 Zuordnung eines Elementeschemas zu Organisationseinheiten

Wenn Sie in der Dialogstruktur auf Elementeschema klicken, können Sie feststellen, ob das Elementeschema aktiv ist, indem Sie prüfen, ob in der Spalte Aktiv ein Häkchen gesetzt ist (siehe Abbildung 4.10).

Abbildung 4.10 Elementeschema aktivieren

192

Isttarifermittlung

Aktivieren und Deaktivieren eines Elementeschemas Wann immer Sie eine Änderung an einem Elementeschema vornehmen wollen, müssen Sie es zuerst deaktivieren. Haben Sie Ihre Änderungen fertiggestellt, denken Sie daran, es danach erneut zu aktivieren.

Sie finden hier außerdem noch den Parameter Primärkostenschichtung. Mit einer Primärkostenschichtung können Sie die Kosten, die einem Tarif zugrunde liegen, in die primären Kostenbestandteile auflösen. Primärkostenschichtung Weiter vorne in diesem Abschnitt habe ich Ihnen ein Beispiel für die Kostenschichtung dargestellt. Dabei handelt es sich streng genommen um eine Sekundärschichtung, denn die weiterverrechneten Leistungen (in diesem Fall: Die Instandhaltung) wurden als Ganzes, also unter der sekundären Kostenart für Instandhaltung betrachtet. Bei einer Primärkostenschichtung ändert sich für die Instandhaltung erst einmal nichts, die Kosten werden genauso aufgeteilt wie im oberen Beispiel: Instandhaltung: Planleistung:

200 h

Plankosten: Löhne: Instandhaltungsmaterial: Gesamt: Gesamttarif:

3.500 EUR 500 EUR 4.000 EUR 20 EUR/h

Anteil Löhne:

3.500 / 4.000 × 20 EUR/h = 17,5 EUR/h


500 / 4.000 × 20 EUR/h = 2,5 EUR/h

Für die Fertigungsstraße hingegen können Sie die Plankosten für die Instandhaltung weiter in die Bestandteile zerlegen, die Sie auch auf der Instandhaltungskostenstelle sehen: Fertigungsstraße: Planleistung:

200 h

Plankosten: Abschreibungen:

5.000 EUR

Löhne:

4.500 EUR

Die Kosten für die Instandhaltung (25 h × 500 EUR) werden wie folgt aufgeteilt: Löhne:

25 h × 17,50 EUR/h = 437,50 EUR

Instandhaltungsmaterial:

25 h × 2,50 EUR/h = 62,50 EUR

Gesamt:

10.000 EUR

Gesamttarif:

50 EUR/h

193

4.1

4

Nachbewertung

Der Kostenanteil für die Löhne wird nun zu den Löhnen der Fertigungsstraße hinzugerechnet, sodass der Tarif für die Fertigungsstraße wie folgt aufgeteilt werden kann: Anteil Abschreibungen:

5.000 / 10.000 × 50 EUR/h = 25 EUR/h

Anteil Löhne:

4.937,50 / 10.000 × 50 EUR/h = 24,69 EUR/h


62,50 / 10.000 × 50 EUR/h = 0,31 EUR/h

Eine Primärkostenschichtung ist nur möglich für Kosten, die über Leistungsverrechnung von Kostenstellen weiterbelastet werden (wie z. B. die Kosten für Instandhaltung), und kann nicht für Kosten durchgeführt werden, die z. B. per Umlage verrechnet werden.

Einstellungen zur Tarifermittlung Neben den bereits vorgestellten Parametern zur Version und zum Elementeschema können Sie noch weitere Einstellungen zur Tarifermittlung im Customizing-Pfad Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Leistungsverrechnung 폷 Tarifermittlung 폷 Veränderung der Grundeinstellungen zur Tarifermittlung (Transaktion OKET) vornehmen (siehe Abbildung 4.11).

Abbildung 4.11 Grundeinstellungen zur Tarifermittlung

194

Isttarifermittlung

Der Parameter Anz.sign.Stellen dient dazu, die Zahl der internen Stellen festzulegen, mit der das System bei der Tarifermittlung rechnet. Je höher die Zahl, desto genauer wird das Ergebnis. Der Standardwert ist 6. Anzahl signifikanter Stellen Setzen Sie die Anzahl der signifikanten Stellen so hoch wie möglich an. Sie erreichen damit wesentlich genauere Ergebnisse bei der Tarifermittlung. Gegebenenfalls läuft die Ermittlung dann ein paar Minuten länger, ich konnte hier aber auch bei relativ komplexen Szenarien noch keine deutliche Performance-Einbuße verzeichnen.

Aktivieren Sie den Parameter keine Optimierung, wird die eingegebene Zahl der signifikanten Stellen ignoriert. Beträge unabhängig iterieren bedeutet bei der Verwendung von parallelen Währungen, dass die Tarifermittlung je Währung iterativ durchgeführt wird (und nicht von der Kostenrechnungskreiswährung umgerechnet wird, was zu Rundungsdifferenzen führt). Für den Fall, dass die geplante Ausbringungsmenge einer Kostenstelle nicht mit den disponierten Leistungen der jeweiligen Empfänger übereinstimmt, gibt das System bei der Tarifermittlung Warnungen oder Fehlermeldungen aus. Anhand der Parameter LeistungDisposition können Sie einen Prozentsatz für die Fehlertoleranz angeben, um die Meldungen zu unterdrücken. Die Option dennoch buchen bewirkt, dass die ermittelten Tarife auch im Falle von Fehlermeldungen bezüglich Planabweichungen verbucht werden. Über max.Iterationen können Sie festlegen, dass das System nur eine maximale Anzahl von Rechenschritten bei der Tarifermittlung durchläuft, und damit extrem lange Laufzeiten verhindern. Die Isttarifermittlung ist nur für solche Leistungsarten und Geschäftsprozesse möglich, die ein entsprechendes Tarifkennzeichen gesetzt haben (siehe Abschnitt 4.1.1, »Customizing der Isttarifermittlung«). Setzen Sie an dieser Stelle jedoch den Parameter Plantarife im Abschnitt Tarife mit abstimmen, werden mit der Durchführung der Isttarifermittlung die erbrachten Leistungen zum aktuell gültigen Plantarif nachbewertet und gegebenenfalls nachverrechnet. Die Option manueller Isttarif bedeutet, dass auch für Leistungsarten und Geschäftsprozesse mit dem Tarifkennzeichen 7 (manueller Isttarif) die Isttarife nachbewertet und gegebenenfalls nachverrechnet werden. Istsplittung intern ausführen bedeutet, dass die Splittung der Tarife (siehe Abschnitt 4.3, »Splittung«) automatisch zusammen mit der Isttarifermittlung durchgeführt wird und nicht gesondert gestartet werden muss. In bestimmten Fällen möchten Sie möglicherweise bei einer Leistungsverrechnung die Kostenschichtung anhand eines Elementeschemas im Sender

195

4.1

4

Nachbewertung

und Empfänger unterschiedlich vornehmen. Dazu legen Sie über Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Leistungsverrechnung 폷 Tarifermittlung 폷 Einstellungen zur Kostenschichtung 폷 Switchschema definieren (Transaktion OKER) ein Switchschema an. Sie ordnen das Switchschema einem Elementeschema zu und legen für jedes Kostenelement des Elementeschemas fest, zu welchem Kostenelement des Switchschemas es zugeordnet werden soll. Sie verwenden ein Switchschema, indem Sie es bei der Leistungsartenplanung explizit angeben. Mit dem Planerprofil SAP104 hat SAP ein Planungslayout für diesen Zweck im Standard ausgeliefert.

4.1.2

Isttarifermittlung durchführen

Um die Isttarifermittlung durchzuführen, gehen Sie im Anwendungsmenü zur Transaktion Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Tarifermittlung (Transaktion KSII). Sie können die Ermittlung für Kostenstellen und Geschäftsprozesse gleichzeitig durchführen (siehe Abbildung 4.12).

Abbildung 4.12 Durchführen der Isttarifermittlung

Dabei haben Sie für Kostenstellen die Möglichkeit, eine spezifische Kostenstellengruppe, alle Kostenstellen oder gar keine Kostenstelle auszuwählen – analog finden Sie dieselben Auswahlmöglichkeiten für die Geschäftsprozesse.

196

Isttarifermittlung

Die Tarifermittlung führen Sie in der Regel rückwirkend für eine Periode durch, die gerade abgeschlossen wird. Auch wenn Sie die Transaktion im Testlauf ausführen, können Sie die Ergebnisse dennoch später noch buchen. Wenn Sie die Tarifermittlung durchgeführt haben, erhalten Sie eine Übersicht über alle ermittelten Tarife je Kostenstelle und Leistungsart oder Geschäftsprozess (siehe Abbildung 4.13).

Abbildung 4.13 Ergebnisse der Isttarifermittlung

Genauigkeit und Darstellung Da die Tarife als Währungsbeträge angegeben werden, stehen dem System nur zwei Nachkommastellen zur Verfügung. Um die Genauigkeit zu erhöhen, stellt das System den Tarif gegebenenfalls automatisch in einer anderen Tarifeinheit dar, indem es den Tarif mit einem Faktor von z. B. 10.000 multipliziert. Wenn der errechnete Tarif beispielsweise 21,7358 ergibt, so macht das System daraus 217358 und setzt die Tarifeinheit (in der Abbildung 4.13 in der Spalte TarEh dargestellt) auf 10.000. Um die Tarifeinheit zu wechseln, wählen Sie im Menü Springen 폷 Darstellung 폷 Tarifeinheit 폷 1.

197

4.1

4

Nachbewertung

Falls Sie ein Elementeschema hinterlegt haben, um die Tarife in Kostenbestandteile aufzuteilen, so können Sie diese Aufteilung darstellen, indem Sie eine Zeile auswählen und dann Springen 폷 Komponenten wählen (siehe Abbildung 4.14).

Abbildung 4.14 Darstellung des Tarifs in Komponenten

Auch wenn Sie die Isttarifermittlung im Testlauf gestartet haben, können Sie über den Button (Sichern) die Tarife sichern und fortschreiben. Falls Sie in der Version eingestellt haben, dass die Isttarife nachbelastet werden sollen, so wird nun auch automatisch die Nachbelastung für Leistungen zwischen Kostenstellen und Geschäftsprozessen durchgeführt. Für die Nachbelastung an andere Controllingobjekte müssen Sie eigene Transaktionen durchführen, die ich Ihnen nun noch vorstelle. Für die Nachbelastung an Innenaufträge wählen Sie Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Nachbewertung Isttarife 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion KON1) oder gegebenenfalls Sammelverarbeitung (Transaktion KON2). Im periodischen Produktkostencontrolling gehen Sie für Produktkostensammler zum Menüpunkt Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen: Produktkostensammler Nachbewertung Isttarife 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion CON1) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CON2). Für Kostenträgerhierarchien lautet der Pfad: Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen:

198

Isttarifermittlung

Kostenträgerhierarchie Nachbewertung Isttarife 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion KKN1) oder Sammelverarbeitung (Transaktion KKN2). Für Fertigungsaufträge führen Sie die Nachbelastung über folgenden Pfad durch: Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Nachbewertung Isttarife 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion MFN1) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CON2) – siehe Abbildung 4.15.

Abbildung 4.15 Nachbewertung zu Isttarifen für Fertigungsaufträge

Auch für Kundenaufträge, an die Sie Leistungen verrechnet haben, können Sie die Isttarife nachbelasten. Der Pfad dazu lautet: Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Kundenauftrags-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Nachbewertung Isttarife (Transaktion VAN1). Für Projekte gehen Sie zu: Projektsystem 폷 Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Nachbewertung Isttarife 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion CJN1) oder gegebenenfalls Sammelverarbeitung (Transaktion CJN2).

4.1.3

Empfehlungen zur Isttarifermittlung

Ob Sie die Isttarifermittlung überhaupt einsetzen, hängt von Ihrer Controllingphilosophie ab (siehe dazu auch meine Eingangsbemerkungen zu

199

4.1

4

Nachbewertung

Abschnitt 4.1, »Isttarifermittlung«). Falls Sie sie einsetzen, so müssen Sie darüber hinaus überlegen, ob es Ihnen reicht, die Isttarife ermitteln und auswerten zu können, oder ob Sie auch eine Nachbewertung durchführen wollen. Die Ermittlung der Isttarife setzt voraus, dass je Kostenstelle bereits alle Istkosten und Istleistungen der Periode verbucht wurden. Sie müssen also sicherstellen, dass die Senderkostenstellen nach der Isttarifermittlung nicht mehr mit weiteren Kosten belastet werden, weil diese sonst nicht in die Isttarife einfließen würden. Ebenso müssen Sie es vermeiden, nach der Isttarifermittlung noch Istleistungen zu erfassen. Wenn Sie die Isttarife an Fertigungsaufträge, Produktkostensammler oder Projekte verrechnen, so beachten Sie, dass dies geschehen sollte, bevor Sie die Abschlusstätigkeiten im Produktkostencontrolling (Ermittlung von Ware in Arbeit, Abweichungsermittlung, Abrechnung) bzw. im Projektsystem (Ergebnisermittlung, Abrechnung) durchführen. Die Nachbelastung von Isttarifen beeinflusst das Ergebnis von Fertigungsaufträgen und wirkt sich somit auf die Istkosten aus, die für die Ermittlung von Ware in Arbeit zu Istkosten herangezogen werden. Die Weiterbelastung von Isttarifen beeinflusst hingegen nicht die Ermittlung von Ware in Arbeit zu Sollkosten, da hierbei in der Regel die Plantarife zugrunde gelegt werden. Bei der Ergebnisermittlung für Projekte werden wie bei Fertigungsaufträgen Istkosten herangezogen, sodass sich die Isttarife darauf auswirken.

4.2


Wie in Abschnitt 4.1.1, »Customizing der Isttarifermittlung«, dargestellt, müssen Sie für Ihre Leistungsarten-Stammdaten bestimmte Einstellungen vornehmen, um eine Isttarifermittlung durchführen zu können. Sie können jedoch die Plan- und Isttarife auch manuell festlegen, wenn Sie diese z. B. in einem externen System ermitteln. Um Plantarife manuell einzugeben, wählen Sie für den Parameter Tarifkennzeichen den Eintrag 3 (siehe Abbildung 4.16). Sie pflegen die Plantarife dann über die Transaktion KP26. Um hingegen auch die Isttarife manuell zu setzen, wählen Sie für den Parameter Tarifkennzeichen Ist den Wert 7. Um den Isttarif manuell einzutragen, verwenden Sie im Anwendungsmenü den Pfad Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Isttarif 폷 Erfassen (Transaktion KBK6). Wählen Sie dann eine Kostenstelle, Leistungsart und Periode aus und tragen Sie den Isttarif ein (siehe Abbildung 4.17). Sie können den Tarif auch in fixe und variable Kosten aufteilen.

200

Splittung

Abbildung 4.16 Einstellungen zur Leistungsart für manuelle Isttarife

Abbildung 4.17 Manuelle Erfassung von Isttarifen

Beachten Sie bitte, dass durch das Erfassen des Isttarifs noch keine Buchung ausgelöst wird. Um den Isttarif nachzubelasten, müssen Sie für Verrechnungen an Kostenstellen oder Geschäftsprozesse die automatische Isttarifermittlung durchführen. Für alle anderen Empfänger starten Sie die speziellen Nachbelastungsreports, die ich Ihnen in Abschnitt 4.1.2, »Isttarifermittlung durchführen«, vorgestellt habe.

4.3

Splittung

Wenn Sie bei der Kostenplanung Ihrer Kostenstellen die Kosten in fixe und variable Anteile geteilt haben, dann werden Sie erwarten, dass die Istkosten

201

4.3

4

Nachbewertung

vom SAP-System entsprechend aufgeteilt werden. Dies ist jedoch nicht automatisch der Fall – primäre wie sekundäre Buchungen kann das System zum Zeitpunkt der Erfassung noch nicht in ihre fixen und variablen Teile aufspalten und sie werden daher zunächst als fixe Kosten gebucht. Erst wenn Sie die Splittung vornehmen, führt das System die Aufteilung in fixe und variable Bestandteile durch. In diesem Fall müssen Sie keine Customizing-Regeln für die Splittung vornehmen. Die Splittung dient außerdem dazu, Istkosten auf Leistungsarten aufzuteilen, wenn Sie für Kostenstellen mehr als eine Leistungsart geplant haben. Um dies zu gewährleisten, müssen Sie im Customizing Regeln vorgeben, nach welchen Kriterien die Istkosten auf die Leistungsarten aufgeteilt werden sollen. Die Kriterien, die Sie dabei einsetzen können, sind von SAP fest vorgegeben, wie z. B. anhand der Leistungsmenge, der Kapazität im Plan oder aufgrund einer statistischen Kennzahl.

4.3.1

Customizing der Splittung

Im Customizing definieren Sie die Einstellungen zur Splittung über Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Leistungsverrechnung 폷 Splittung 폷 Splittungsschema definieren (Transaktion OKES). Hier erstellen Sie zunächst sogenannte Splittungsregeln, die vorgeben, wie die Splittung erfolgen soll. Im Anschluss stellen Sie dann über das Splittungsschema ein, wann diese Regel gelten soll. Wählen Sie also in der Dialogstruktur zunächst den Eintrag Splittungsregeln und legen Sie eine neue Splittungsregel an (siehe Abbildung 4.18). Geben Sie der Regel einen Namen, und wählen Sie eines der fest vorgegebenen Verfahren; im Beispiel habe ich den Eintrag 25 (Disponierte Leistung Plan) gewählt.

Abbildung 4.18 Splittungsregeln definieren

202

Splittung

Für bestimmte Verfahren wie z. B. statistische Kennzahlen oder Planwerte müssen Sie noch weitere Angaben machen, nämlich um welche Kennzahl es sich handeln soll oder auf welche Planversion Sie sich beziehen. Diese Informationen hinterlegen Sie über Selektion für Regeln (siehe Abbildung 4.19).

Abbildung 4.19 Selektion für Regeln

Nachdem Sie nunmehr eine Splittungsregel festgelegt haben, können Sie das Splittungsschema selbst erstellen (siehe Abbildung 4.20). Legen Sie dafür zunächst einen neuen Eintrag an.

Abbildung 4.20 Splittungsschema erstellen

Wählen Sie dann in der Menüstruktur den Eintrag Zuordnungen und definieren Sie eine oder mehrere Zuordnungen; für jede davon hinterlegen Sie eine Splittungsregel, die angewendet werden soll – in diesem Beispiel die zuvor erstellte Regel 1 (siehe Abbildung 4.21).

Abbildung 4.21 Zuordnung für Splittung anlegen

Um schließlich festzulegen, für welche Kostenarten die einzelnen Zuordnungen gelten sollen, wählen Sie Selektion für Zuordnung, und tragen Sie die entsprechenden Werte ein (siehe Abbildung 4.22).

203

4.3

4

Nachbewertung

Abbildung 4.22 Selektion für Zuordnung definieren

4.3.2

Splittung durchführen

Sie können die Splittung automatisch zusammen mit der Isttarifermittlung durchführen lassen, wenn Sie in den Einstellungen zur Tarifermittlung den entsprechenden Parameter gesetzt haben (siehe Abschnitt 4.1.1, »Customizing der Isttarifermittlung«). Um die Splittung gesondert noch einmal aufzurufen, gehen Sie im Anwendungsmenü zum Punkt Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Splittung (Transaktion KSS2). Wählen Sie dann die Kostenstellen und die Periode aus, für die Sie die Splittung durchführen wollen, und führen Sie die Transaktion aus.

Abbildung 4.23 Splittung durchführen

4.3.3

Empfehlungen zur Splittung

Sie benötigen die Splittung nur, wenn Sie Ihre Istkosten überhaupt nach fixen und variablen Kosten getrennt darstellen wollen. Wie bereits in Ab-

204

Istkalkulation

schnitt 4.3, »Splittung«, erwähnt, müssen Sie die Splittung in bestimmten Fällen durchführen, nämlich zum einen dann, wenn Sie mehrere Leistungsarten je Kostenstelle haben und zum anderen, um die gebuchten Primärkosten korrekt aufzuteilen. Bitte beachten Sie jedoch, dass die Splittung nur dann funktioniert, wenn Sie die zu splittenden Kostenarten auch geplant haben. Liegen keine Planwerte vor, so müssen Sie entweder hinnehmen, dass die entsprechende Kostenart nicht gesplittet wird, oder Sie müssen sie nachträglich planen. Sie können die Splittung beliebig oft durchführen, da damit keine Belege gebucht werden; es findet lediglich eine Neuzuordnung der bereits gebuchten Belege zu anderen sogenannten Werttypen statt. Werttypen dienen im Reporting, z. B. über den Report Painter, dazu, Kosten zu kategorisieren, wie etwa in Ist-, Plan- oder Sollkosten. Darstellung von gesplitteten Kosten in Berichten Um das Ergebnis der Splittung überhaupt sichtbar zu machen, benötigen Sie einen Report-Painter-Bericht, der die Werttypen 3 (Ist: Splittung auf Leistungsarten) oder 7 (Soll: Splittung auf Leistungsarten) darstellt. Über das Merkmal »Fix-/Variabel« können Sie die Kosten dann entsprechend auswerten.

4.4

Istkalkulation

Die Komponente Istkalkulation/Material-Ledger ermöglicht es Ihnen, Materialien zu parallelen Währungen oder Bewertungen zu führen und über die Istkostenrechnung einen periodischen Verrechnungspreis zu errechnen. Im SAP-Standard ohne Material-Ledger haben Sie lediglich die Möglichkeit, Materialien in einer einzigen Währung (der des Buchungskreises) und einer Bewertung zu führen. Setzen Sie hingegen das Material-Ledger ein, so erlaubt Ihnen diese Funktion, jedes Material parallel in bis zu drei Währungen und/ oder Wertansätzen (wie beispielsweise legale Bewertung, Konzernbewertung und Profit-Center-Bewertung) zu führen. Parallele Währungen benötigen Sie zum Beispiel, um Ihre Materialbestände konzernweit in der Konzernwährung vergleichen zu können oder in Hochinflationsländern eine Hartwährung zu hinterlegen. Parallele Wertansätze sind außerdem die Grundlage für Transferpreise zwischen Profit-Centern. Für die meisten der genannten Funktionen des Material-Ledgers sind keine dedizierten Monatsabschlussaktivitäten notwendig; lediglich für die erwähn-

205

4.4

4

Nachbewertung

te Istkalkulation müssen Sie monatlich einige Transaktionen durchführen. Deshalb konzentriere ich mich an dieser Stelle auf diese Aktivitäten für den Periodenabschluss. Das gesamte Customizing zum Material-Ledger vorzustellen, würde zudem für dieses Buch zu umfangreich werden, deshalb möchte ich hier auf mein Buch SAP-Controlling – Customizing verweisen, das ebenfalls bei SAP PRESS erschienen ist. Die Istkalkulation können Sie nutzen, um jeweils rückwirkend für eine Periode je Material einen Istpreis zu errechnen, der auf den tatsächlichen Warenbewegungen der Periode basiert. Dieser Istpreis wird periodischer Verrechnungspreis genannt und vereint die Vorteile von Standardpreis und gleitendem Durchschnittspreis: 왘

Er ist für eine Periode konstant und erlaubt so wie der Standardpreis eine Deckungsbeitragsrechnung für den Vertrieb ohne Einflüsse aus der Fertigung.

왘

Gleichzeitig reagiert er ähnlich schnell wie der gleitende Verrechnungspreis auf Preisänderungen bei Kaufteilen.

왘

Abweichungen in der Produktion werden wie beim Standardpreis sichtbar.

왘

Preisänderungen sind wie beim Standardpreis nachvollziehbar und werden protokolliert.

4.4.1

Einstellungen im Materialstamm für die Istkalkulation

Voraussetzung, um die Istkalkulation zu nutzen, ist, dass Sie das MaterialLedger konfiguriert und aktiv gesetzt haben. Für alle Materialien, die an der Istkalkulation teilnehmen sollen, müssen Sie dann in der Sicht Buchhaltung 1 im Materialstamm die Preissteuerung nach Standardpreis einstellen. Wenn das Material-Ledger aktiv ist, steht Ihnen in derselben Materialsicht zusätzlich der Parameter Preisermittlung zur Verfügung; diesen müssen Sie auf den Wert 3 (Ein-/mehrstufig) setzen. Wollen Sie Materialien bei aktivem Material-Ledger weiterhin zum gleitenden Durchschnittspreis bewerten (dies können Sie dann immerhin in drei verschiedenen Währungen), stellen Sie die Preissteuerung auf gleitenden Durchschnittspreis und die Preisermittlung auf den Wert 2 (vorgangsbezogen). Für Materialien, die Sie zum Standardpreis bewerten wollen, können Sie dann zum Periodenende bedarfsweise eine ein- oder mehrstufige Materialpreisermittlung durchführen. Bei der einstufigen Ermittlung berechnet das System je Material den periodischen Verrechnungspreis der Vorperiode anhand aller in der Periode angefallenen Preisdifferenzen, Kursdifferenzen

206

Istkalkulation

und Umbewertungen. Die mehrstufige Materialpreisermittlung berücksichtigt für eigengefertigte Produkte zusätzlich noch alle Differenzen der in die Produkte eingegangenen Einsatzmaterialien.

4.4.2

Istkalkulation durchführen

Die Istkalkulation führen Sie im Anwendungsmenü über Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Istkalkulation/Material-Ledger 폷 Istkalkulation 폷 Kalkulationslauf bearbeiten (Transaktion CKMLCP) durch. Legen Sie zunächst einen neuen Kalkulationslauf an, indem Sie einen Namen und eine Bezeichnung eintragen. Sie können dann auswählen, für welche Werke der Kalkulationslauf durchgeführt werden soll (siehe Abbildung 4.24).

Abbildung 4.24 Istkalkulationslauf anlegen

Wenn Sie Ihren Kalkulationslauf gesichert haben, können Sie die Parameter für den weiteren Ablauf pflegen (siehe Abbildung 4.25). Der Ablauf der Istkalkulation ist hier übersichtlich in den einzelnen Schritten dargestellt. Sie müssen die Schritte einzeln durchlaufen, indem Sie zunächst über den Button (Parameter ändern) je Schritt die notwendigen Parameter pflegen. Sobald Sie dies erledigt haben, wird der Button (Ausführen) angezeigt, sodass Sie den entsprechenden Schritt durchführen können. Bei den Schritten für die Selektion und die Ermittlung der Reihenfolge müssen Sie lediglich festlegen, ob Sie den Kalkulationslauf im Vorder- oder Hintergrund durchführen und ob Sie das Protokoll dazu sichern wollen.

207

4.4

4

Nachbewertung

Abbildung 4.25 Istkalkulation: Einstellungen zum Ablauf

Die Schritte für die einstufige und mehrstufige Preisermittlung müssen Sie (noch nicht erlaubt) zunächst erlauben; bei den mittels des Buttons Parametern zur einstufigen Preisermittlung legen Sie beispielsweise fest, ob Prüfungen gegen den Standardpreis oder den gleitenden Preis durchgeführt werden sollen und ob das System Warn- oder Fehlermeldungen ausgeben soll, wenn die ermittelte Preisänderung einen bestimmten Prozentsatz übersteigt (siehe Abbildung 4.26).

Abbildung 4.26 Einstellungen zur einstufigen Preisermittlung

208

Istkalkulation

Wenn Sie die Preisermittlung durchgeführt haben, können Sie es dabei bewenden lassen und die ermittelten Istpreise zu Reportingzwecken mitführen und auswerten. Indem Sie die Abschlussbuchungen durchführen, können Sie aber auch die Istpreise übernehmen, und zu den bearbeiteten Materialien für die entsprechende Periode eine Umbewertung durchführen. Auch diesen (noch nicht erlaubt) erlauben. Schritt müssen Sie zuvor über den Button Wenn Sie alle Schritte durchgeführt haben, können Sie die Kalkulationsergebnisse analysieren (siehe Abbildung 4.27).

Abbildung 4.27 Ergebnisse analysieren

4.4.3

Empfehlungen zur Istkalkulation

Die Istkalkulation ist keine Funktion, die Sie einmal kurz einschalten und testen können. Es sind umfangreiche Einstellungen im Customizing notwendig, die Sie sorgfältig konzipieren und testen müssen, bevor Sie die Funktion produktiv nutzen. Prüfen Sie genau, ob Sie die Istkalkulation unbedingt benötigen, oder ob Sie auch mit Standardpreisen oder gleitenden Durchschnittspreisen Ihre Berichtsanforderungen erfüllen können. Aktivieren des Material-Ledgers Wenn Sie das Material-Ledger einmal aktiviert haben, können Sie es nachträglich nicht mehr ausschalten. Darüber hinaus können Sie auch die grundlegenden Ein-

209

4.4

4

Nachbewertung

stellungen des Material-Ledgers wie die verwendeten Währungen und Wertansätze nach dem Produktivsetzen nachträglich nicht mehr ändern. Deshalb müssen Sie vor dem Produktivstart unbedingt sichergestellt haben, dass Ihr Konzept funktioniert und Ihre Anforderungen erfüllt.

Die Istkalkulation sollten Sie durchführen, nachdem Sie alle Verrechnungen zwischen Kostenstellen und Kostenträgern (Umlagen, Verteilungen, Templates, Gemeinkostenzuschläge etc.) sowie die Ermittlung von Ware in Arbeit, die Abweichungsermittlung und Abrechnung der Kostenträger durchgeführt haben. Falls Sie die Abweichungen zwischen Plan- und Isttarifen in die Istkalkulation mit einfließen lassen, dürfen Sie zum Periodenende nicht auch noch zusätzlich die Ermittlung der Isttarife zu den Kostenstellen oder Prozessen durchführen (siehe Abschnitt 4.1, »Isttarifermittlung«), da diese dann doppelt verrechnet würden!

4.5

Übernahme von Bilanzwerten in die Profit-CenterRechnung

Diese Schritte sind nur relevant für Sie, wenn Sie die klassische Profit-CenterRechnung (EC-PCA) einsetzen und Bilanzkennzahlen in der Profit-CenterRechnung darstellen wollen. Typischerweise werden Sie dies zusammen mit dem klassischen Hauptbuch tun, Sie können aber EC-PCA auch parallel zum neuen Hauptbuch mitführen. Das System kann für eine Reihe von Bilanzkonten automatisch ein Profit-Center ermitteln; dies betrifft Materialbestände und Ware in Arbeit (über die Profit-Center-Zuordnung im Materialstamm), Anlagenbestände (indirekt über die Kostenstelle oder den Innenauftrag im Anlagenbestand, die/der wiederum einem Profit-Center zugeordnet ist) sowie Forderungen und Verbindlichkeiten aus der Gegenposition in Debitoren- und Kreditorenrechnungen. Für diese Bilanzpositionen stehen Ihnen spezielle Übernahmeprogramme zur Verfügung, um die jeweiligen Bestände automatisch zu übernehmen. Für diese Funktionen ist kein gesondertes Customizing notwendig; Sie müssen lediglich sichergestellt haben, dass Ihre Profit-Center-Rechnung korrekt konfiguriert ist. Hinweise dazu finden Sie in meinem Buch SAP-Controlling – Customizing, das ebenfalls bei SAP PRESS erschienen ist.

210


4.5.1

Übernahme von Bilanzwerten durchführen

Sie können Bilanzwerte für Materialbestände, Ware in Arbeit, Anlagenbestände sowie Forderungen und Verbindlichkeiten periodisch in die ProfitCenter-Rechnung übernehmen.

Übernahme von Materialbeständen Materialbestände übernehmen Sie, indem Sie im Customizing den Menüpfad Controlling 폷 Profit-Center-Rechnung 폷 Istbuchungen 폷 Übernahme ausgewählter Bilanzpositionen 폷 Aufbau von Materialbeständen (Transaktion 1KEH) ausführen. Wählen Sie dann den oder die Buchungskreise aus, für die Sie die Datenübernahme vornehmen wollen (siehe Abbildung 4.28).

Abbildung 4.28 Übernahme von Materialbeständen

Stellen Sie außerdem ein, ob Sie die Daten für die aktuelle Periode oder die Vorperiode übernehmen wollen; eine Übernahme zu einer weiter zurückliegenden Periode ist nicht möglich. Der Parameter Einzelposten legt fest, ob bei der Übernahme Belege geschrieben werden sollen. Beachten Sie, dass Sie dadurch die Datenmenge im System erhöhen. Für den Fall, dass Sie in der betroffenen Periode bereits Materialbewegungen online in der Profit-Center-Rechnung gebucht haben, werden diese durch den Start der Übernahme von Materialbeständen gelöscht. Es ist somit sichergestellt, dass Sie keine doppelten Werte erhalten. Über Detaillierungsstufe

211

4.5

4

Nachbewertung

Protokoll wählen Sie aus, wie viele Informationen das Ergebnisprotokoll enthalten soll.

Übernahme von Ware in Arbeit Um Bestände an Ware in Arbeit in die Profit-Center-Rechnung zu übernehmen, rufen Sie im Customizing die Funktion Controlling 폷 Profit-CenterRechnung 폷 Istbuchungen 폷 Übernahme ausgewählter Bilanzpositionen 폷 Aufbau von Ware in Arbeit (Transaktion 1KEJ) auf (siehe Abbildung 4.29).

Abbildung 4.29 Übernahme von Ware in Arbeit

Das System erfasst dabei die Resultate der Ermittlung von Ware in Arbeit (siehe Abschnitt 5.2, »Ermittlung von Ware in Arbeit«) und der Ergebnisermittlung (siehe Abschnitt 5.3, »Ergebnisermittlung«) und schreibt sie in der Profit-Center-Rechnung fort. Wenn Sie dabei den Parameter Anfangsbestand aufbauen aktivieren, ermittelt das System einen Anfangsbestand anhand der Vorperioden und Vorjahre. Diese Prozedur ist jedoch sehr zeitaufwendig und sollte nur einmal zur Initialisierung der Ware in Arbeit genutzt werden. Für spätere Übernahmeläufe sollten Sie den Parameter deaktivieren, sodass dann jeweils nur die Bestandsveränderung der entsprechenden Periode übernommen wird.

212


Übernahme von Anlagenbeständen Zur Übernahme von Anlagenbeständen navigieren Sie zum Punkt Controlling 폷 Profit-Center-Rechnung 폷 Istbuchungen 폷 Übernahme ausgewählter Bilanzpositionen 폷 Aufbau von Anlagenbeständen (Transaktion 1KEI). Neben dem Buchungskreis müssen Sie hier auch den Bewertungsbereich auswählen, für den die Anlagenbestände übernommen werden sollen (siehe Abbildung 4.30). Alle anderen Parameter haben dieselbe Bedeutung wie bei der Übernahme von Materialbeständen.

Abbildung 4.30 Anlagen übernehmen

Übernahme von mehreren Bewertungsbereichen Falls Sie mehrere Bewertungsbereiche im Einsatz haben und in Berichten nach Bewertungsbereich differenzieren wollen, beachten Sie, dass bei der Übernahme der Anlagenbestände über den hier vorgestellten Report der Bewertungsbereich nicht in den Einzelposten fortgeschrieben wird. Die Profit-Center-Belege enthalten somit keine Information darüber, zu welchem Bewertungsbereich der jeweilige Beleg gehört.

Übernahme von Forderungen und Verbindlichkeiten In der klassischen Profit-Center-Rechnung ist es nicht möglich, die Forderungen und Verbindlichkeiten online zu übernehmen. Dies liegt daran, dass bei

213

4.5

4

Nachbewertung

einer Debitoren- oder Kreditorenrechnung, die in FI gebucht wird, der Debitoren-/Kreditorenzeile jeweils mehrere Erfolgskonten gegenüberstehen können, die unterschiedlichen Profit-Centern zugeordnet sein können. In Abbildung 4.31 sehen Sie ein typisches Szenario, in dem dieses Problem auftritt: Der Kunde hat eine Ausgangsrechnung über 10.000 EUR erhalten. Davon sind Erlöse in Höhe von 5.000 EUR dem Profit-Center 1100 zugeordnet, wo hingegen 3.000 EUR auf Profit-Center 1200 entfallen und 2.000 EUR auf Profit-Center 1300.

Debitorenrechnung Debitor 2001243 Umsatz Umsatz Umsatz Umsatzsteuer

11.000,00 EUR → Profit-Center ??? 5.000,00 EUR → Profit-Center 1100 3.000,00 EUR → Profit-Center 1200 2.000,00 EUR → Profit-Center 1300 1.000,00 EUR → Default-Profit-Center

Nachbelastung Bilanz Debitor 2001243 Debitor 2001243 Debitor 2001243

5.000,00 EUR → Profit-Center 1100 3.000,00 EUR → Profit-Center 1200 2.000,00 EUR → Profit-Center 1300

Debitor 2001243

1.000,00 EUR → Default-Profit-Center

Übernahme Forderungen/Verbindlichkeiten Abbildung 4.31 Logik der Nachbelastung GuV zur Übernahme von Forderungen und Verbindlichkeiten

Die Umsatzsteuer wird hier mit einem beispielhaften Satz von 10 % angesetzt. Der Betrag von 1.000 EUR wird auf ein Bilanzkonto erfasst, für welches das System zunächst nur ein Vorschlags-Profit-Center ermitteln kann (anhand einer entsprechenden Einstellung in Transaktion 3KEH). Die Gesamtforderung über 11.000 EUR kann in diesem Fall nicht komplett einem einzelnen Profit-Center zugeordnet werden. Da in dem klassischen Hauptbuch noch kein Online-Belegsplitt wie im neuen Hauptbuch möglich ist, kann das System die Forderung nicht online in der Profit-Center-Rechnung fortschreiben. Vielmehr müssen Sie zunächst mit der Nachbelastung Bilanz (Transaktion F.5D) die Rechnung in vier Teilbelege aufteilen – je einen

214


Teilbeleg pro beteiligtem Profit Center (siehe Abbildung 4.31). Im Anschluss starten Sie den Übernahmereport für die Forderungen und Verbindlichkeiten (Transaktion 1KEK), um diese vier Teilbelege in die Profit-Center-Rechnung zu übernehmen. Die Nachbelastung Bilanz rufen Sie, wie schon erwähnt, mittels Transaktion F.5D auf. Sie müssen lediglich die Buchungskreise eingeben, für die Sie die Nachbelastung durchführen wollen (siehe Abbildung 4.32).

Abbildung 4.32 Nachbelastung der Bilanz aufrufen

Danach rufen Sie im Customizing über den Pfad Controlling 폷 Profit-Center-Rechnung 폷 Istbuchungen 폷 Übernahme ausgewählter Bilanzpositionen 폷 Forderungen/Verbindlichkeiten Übernehmen (Transaktion 1KEK) die Übernahme der Forderungen und Verbindlichkeiten auf. Wählen Sie hier wie auch bei den anderen vorgestellten Übernahmereports den Buchungskreis aus, und pflegen Sie die Parameter unter Zusätze (siehe Abbildung 4.33).

Abbildung 4.33 Übernahme von Forderungen und Verbindlichkeiten

215

4.5

4

Nachbewertung

4.5.2

Empfehlungen für die Übernahme von Bilanzwerten

Grundsätzlich benötigen Sie diese Funktion nur, wenn Sie die klassische Profit-Center-Rechnung im Einsatz haben und daran interessiert sind, Bilanzzahlen je Profit-Center zu berichten. Wenn Sie lediglich die GuV in der ProfitCenter-Rechnung darstellen oder mit dem neuen Hauptbuch inklusive ProfitCenter-Szenario arbeiten, sind die vorgestellten Transaktionen für Sie nicht relevant. Wenn die Übernahme von Bilanzkonten in die Profit-Center-Rechnung für Sie relevant ist, so müssen Sie abwägen, auf welche Weise Sie Bilanzwerte übernehmen. Grundsätzlich haben Sie für Materialbestände, Anlagenbestände und Ware in Arbeit auch die Möglichkeit, diese online, direkt beim Buchen, in der Profit-Center-Rechnung fortzuschreiben. Dazu müssen Sie in der Transaktion 3KEH die entsprechenden Bestandskonten für Anlagen, Material und Ware in Arbeit eintragen und ein Vorschlags-Profit-Center hinterlegen (Spalte Prctr Vor. in Abbildung 4.34). Dies bewirkt, dass die Bilanzkonten online mitgebucht werden. Für den Fall, dass das System kein ProfitCenter aus dem Beleg ermitteln kann, setzt es das Vorschlags-Profit-Center.

Abbildung 4.34 Vorschlags-Profit-Center hinterlegen

Wie im vorangegangenen Abschnitt erläutert, können Sie Forderungen und Verbindlichkeiten nicht online übernehmen, weil die Belege zuvor aufgeteilt werden müssen. Sie dürfen daher Abstimmkonten für Forderungen und Verbindlichkeiten nicht in der Transaktion 3KEH eintragen! Ich empfehle Ihnen, Anlagenbestände und Ware in Arbeit ebenfalls online zu übernehmen, weil dies technisch einwandfrei funktioniert und Ihre Daten somit aktueller sind als bei einer nachträglichen Übernahme.

216


Auch Materialbestände können Sie online übernehmen, allerdings erkennt das System nicht, wenn Sie im Materialstamm die Zuordnung eines Materials zum Profit-Center ändern. Es erfolgt keine automatische Umbuchung des Bestands an das neue Profit-Center, sodass Ihr Bestandskonto dann inkonsistent wäre. Der Report für die monatliche Übernahme hingegen liest den aktuellen Stand nach und liefert somit korrekte Ergebnisse. Ich empfehle Ihnen daher, bei Materialbeständen zweigleisig zu fahren: Übernehmen Sie die Bestände online und führen Sie zusätzlich zum Periodenende die Übernahme der Materialbestände durch. Da dieser Vorgang alle zuvor gebuchten Belege überschreibt, besteht nicht die Gefahr, dass Ihre Bestände doppelt auftauchen. Die vier vorgestellten Übernahmereports können Sie so oft aufrufen, wie Sie wünschen. Es wird immer der aktuelle Stand fortgeschrieben. Es ist ausgeschlossen, dass Bestände doppelt oder unvollständig übernommen werden. So können Sie theoretisch die Übernahme auch häufiger als nur einmal in der Periode einplanen. Daraus folgt auch, dass die Übernahme relativ unabhängig von allen anderen in diesem Buch vorgestellten Periodenabschlusstätigkeiten ist.

217

4.5

Die Ergebnisse von Aufträgen und Projekten müssen monatlich bewertet und an Verrechnungsempfänger abgerechnet werden. In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie dabei vorgehen müssen.

5

Abschluss für Aufträge und Projekte

In diesem Kapitel geht es um die Abschlussaktivitäten für Aufträge (Innenaufträge, Fertigungsaufträge, Serviceaufträge, Kundenaufträge) und Projekte. Diese Aktivitäten dienen unterschiedlichen Zwecken, je nach den entsprechenden Aufträgen. So wird die Verzinsung für kapitalintensive Kundenprojekte oder F&E-Projekte (Forschung und Entwicklung) eingesetzt, die Ermittlung von Ware in Arbeit und Ergebnisermittlung dienen der buchhalterisch korrekten Darstellung von Projekten und Aufträgen, wohingegen die Abweichungsermittlung für die Leistungsbewertung von Kostenstellen und der Produktion benutzt wird. Den Auftragseingang ermittelt man, wenn man Projekte im Zusammenhang mit CO-PA einsetzt und die Kennzahl »Auftragseingang« benötigt. Mit der Abrechnung schließlich werden die zuvor ermittelten Zahlen im Controlling und in der Finanzbuchhaltung gebucht.

5.1

Verzinsung

Für Projekte und Innenaufträge, die eine längere Laufzeit haben und kapitalintensiv sind, können Sie Zinsen berechnen und den Projekten oder Aufträgen belasten. Falls Sie erlösführende Kundenprojekte durchführen, haben Sie auch die Möglichkeit, Habenzinsen zu ermitteln. Die Bemessungsgrundlage für die Verzinsung können Kosten und Erlöse sein, für Projekte können Sie aber auch Ein- und Auszahlungen verzinsen, falls Sie das Project Cash Management einsetzen. Die Verzinsung ermittelt zum Periodenende die relevanten aufgelaufenen Kosten, Erlöse, Ein- und Auszahlungen und berechnet die Zinsen aufgrund eines von Ihnen hinterlegten Zinssatzes. Die Zinsen können Sie dann als primäre Kostenbuchung von einer Kostenstelle an den Auftrag oder das Projekt verrechnen (siehe Abbildung 5.1).

219

5


Projekt/Innenauftrag Kostenstelle 500 Zinsen

208,33

Zinssatz: 5 % / Jahr; 0,41 % / Monat

Istkosten:

50.000 EUR

Zinsen:

208,33 EUR

Abbildung 5.1 Beispiel für die Verzinsung

5.1.1

Customizing-Einstellungen für die Verzinsung

Die Bemessungsgrundlage für die Verzinsung sind sogenannte Wertkategorien. Dabei handelt es sich um ein Konstrukt, das unter anderem für die Berichterstattung zu Serviceaufträgen und Projekten dient. Wertkategorien können Sie frei definieren und an Ihre Zwecke anpassen; so können Sie beispielsweise eine Wertkategorie für Kosten und eine für Erlöse anlegen, Sie können aber auch weiter detaillieren und z. B. in Abschreibungen, Materialkosten und Personalkosten unterteilen. Wie ich Ihnen gleich zeigen werde, verknüpfen Sie die Wertkategorien im Customizing dann mit Kostenarten, um diese mit Werten zu füllen. Im Projektsystem gibt es dabei die Besonderheit, dass Sie das sogenannte Project Cash Management einsetzen können. Damit sind Sie in der Lage, die Funktion des Cash Managements aus dem Treasury für Projekte zu nutzen, um die Zahlungsein- und -ausgänge zu analysieren. Das erfordert, dass Sie jedes Sachkonto mit einer sogenannten Finanzposition verknüpfen, auf deren Basis im Cash Management Zahlungsströme gemessen werden können. Bevor Sie mit der Definition der Wertkategorien beginnen, müssen Sie zunächst ein Zinsschema definieren, welches das zentrale Element bei der Verzinsung darstellt (siehe Abbildung 5.2). Dieses enthält alle Parameter, die für die Ermittlung und Verbuchung der Zinsen notwendig sind. Innenaufträge verknüpfen Sie mit dem Zinsschema, indem Sie es direkt in den Stammdaten eintragen oder über einen Musterauftrag vorbelegen. Die Verknüpfung zu Projekten stellen Sie über das Projektprofil her. Das Zinsschema benötigt ein Zinskennzeichen, über das die gültigen Zinssätze und Betragsstaffeln ermittelt werden und über das Sie die Kostenart für die Verbuchung hinterlegen. Sie nehmen außerdem die Zuordnung der erwähnten Wertkategorien vor, über Sie festlegen, welche Kostenarten bzw. Finanzpositionen bei der Verzinsung berücksichtigt werden sollen.

220

Verzinsung

Musterauftrag

Projektprofil

Zinsschema

Innenauftrag

Zinskennzeichen

Zinssatz

Konditionen

Wertkategorie

Buchungssteuerung

Projekt

Relevante Kostenarten/ Finanzpositionen

Abbildung 5.2 Zinsschema

Ich zeige Ihnen nun anhand eines Beispiels, wie Sie erlösführende Projekte verzinsen können. Als Grundlage verwende ich für die Habenzinsen auf die Erlöse einen Zinssatz von 1 % über dem Leitzinssatz der Europäischen Zentralbank (EZB), für Kosten dagegen 2 % über dem Leitzinssatz der EZB. Der erste Schritt besteht darin, das Zinskennzeichen anzulegen. Dazu gehen Sie im Customizing zum Punkt Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Zinskennzeichen definieren (Transaktion OPIE). (Für Innenaufträge wählen Sie folgenden Menüpfad: Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Verzinsung 폷 Zinskennzeichen definieren). Sie geben hier einen Schlüssel und eine Bezeichnung ein (siehe Abbildung 5.3). Sie wählen außerdem die Verzinsungsart S (Saldenverzinsung) aus. Für Projekte und Innenaufträge können Sie ausschließlich die Saldenverzinsung verwenden, bei der die Zinsen auf der Grundlage des gesamten Saldos des Auftrags ermittelt werden.

Abbildung 5.3 Zinskennzeichen erstellen

Nun legen Sie für das Zinskennzeichen einige Einstellungen fest; Sie gehen dazu im Customizing zu Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Verzinsung 폷 Konditionen zum Zinskennzeichen 폷

221

5.1

5


Allgemeine Konditionen definieren (Transaktion OPIH). Für Innenaufträge lautet der Pfad: Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Verzinsung 폷 Konditionen zum Zinskennzeichen 폷 Allgemeine Konditionen festlegen. Über die Kalenderart bestimmen Sie nun über den Eintrag G, dass Sie 365 bzw. 366 Tage pro Geschäftsjahr annehmen (siehe Abbildung 5.4) und die Monate 28 (bzw. 29), 30 oder 31 Tage haben können (mit anderen Einträgen könnten Sie z. B. auch annehmen, dass alle Monate mit 30 Tagen angesetzt werden). Der Grenzbetrag setzt eine Schwelle, unterhalb derer überhaupt keine Zinsen berechnet werden sollen.

Abbildung 5.4 Allgemeine Konditionen zum Zinskennzeichen definieren

Schließlich stehen noch einige Parameter im Bereich Aussteuerung zur Verfügung. Saldo plus Zinsen bedeutet, dass beim Ausdrucken der Saldo plus Zinsen angegeben wird. Aktivieren Sie k. Zinsvergüt., werden Zinsen lediglich auf Kosten, aber nicht auf Erlöse berechnet. Wenn Sie Zinszahlen benutzen einschalten, rechnet das System anhand von Zinszahlen, andernfalls werden die Zinsen direkt ermittelt. Über Zinszahlen runden können Sie diese Zinszahlen zusätzlich auch noch runden. Der Parameter Zinss. Absolutbetr. schließlich steuert, ob Sie bei gestaffelten Zinssätzen den Absolutbetrag für die Ermittlung des Staffelsatzes heranziehen oder ob Sie die Beträge aufteilen. Gesamtbetragsabhängige Zinssätze Sie haben die folgenden Zinsstaffeln definiert: 왘

für Beträge von 0 bis 1.000 EUR: 5 %

왘

für Beträge von 1.001 bis 2.000 EUR: 6 %

왘

für Beträge ab 2.001 EUR: 7 %

222

Verzinsung

Die Gesamtkosten auf dem Projekt betragen 2.500 EUR. Ist die Option Zinss. Absolutbetr. aktiviert, wird der Gesamtbetrag zu 7 % verzinst. Ist sie jedoch nicht aktiviert, werden die Zinsen wie folgt ermittelt: 5 % auf 1.000 EUR, 6 % auf 1.000 EUR und 7 % auf 500 EUR.

Für die Verzinsung können Sie einen Referenzzinssatz hinterlegen, der als Basis für die Weiterbelastung der Zinsen dient. Zusätzlich können Sie dann noch einen Zuschlag auf den Basiszinssatz festlegen. Um einen Referenzzinssatz anzulegen, gehen Sie im Customizing zum Punkt Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Verzinsung 폷 Konditionen zum Zinskennzeichen 폷 Referenzzinssätze definieren (Transaktion OPIH). Im Customizing-Menübaum für Innenaufträge finden Sie diesen Eintrag nicht, Sie müssen also den Referenzzinssatz über das Customizing-Menü des Projektsystems pflegen. Im System sind bereits eine Fülle an Leitzinssätzen hinterlegt, exemplarisch zeige ich aber noch einmal, wie Sie einen Zinssatz anlegen (siehe Abbildung 5.5). Sie tragen hier lediglich einen Schlüssel und Bezeichnungen ein sowie einen Hinweis, ab wann der Zinssatz gültig sein soll. Die Angabe des Finanzplatzes ist ebenfalls möglich. Hinter keinem dieser Felder steckt eine tiefergreifende Funktion, es handelt sich um reine Textfelder.

Abbildung 5.5 Leitzinssatz eintragen

Ähnlich wie bei der Pflege von Währungsumrechnungskursen können Sie nun tagesgenau den Zinssatz je Referenzzins hinterlegen. Dazu wählen Sie im Customizing-Menü Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Verzinsung 폷 Konditionen zum Zinskennzeichen 폷 Werte für Referenzzinssätze pflegen (Transaktion OB83). Sie tragen hier je Referenzzins und Stichtag den Zinssatz ein (siehe Abbildung 5.6). Auch diese Transaktion steht Ihnen im Einstellungsmenü für Innenaufträge nicht zur Verfügung.

223

5.1

5


Abbildung 5.6 Referenzzinssätze hinterlegen

Nun definieren Sie über Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Verzinsung 폷 Konditionen zum Zinskennzeichen 폷 Zeitabhängige Konditionen festlegen, welcher Zinssatz je Zinskennzeichen gültig sein soll. Für Innenaufträge wählen Sie: Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Verzinsung 폷 Konditionen zum Zinskennzeichen 폷 Zinssätze festlegen. Sie hinterlegen nun für Ihr zuvor definiertes Zinskennzeichen samt Währungsschlüssel und Beginndatum den Referenzzinssatz (siehe Abbildung 5.7).

Abbildung 5.7 Zinssatz je Zinskennzeichen eintragen

Über den Parameter Kondition steuern Sie, ob es sich um Soll- oder Habenzinsen handeln soll. Der Referenzzinssatz gibt die Basisverzinsung an, und mit dem Eintrag im Feld Zuschlag erhöhen Sie den Zinssatz zusätzlich. Bei einem Referenzzinssatz von 0,5 % und einem Zuschlag von 2 % ergäbe sich in

224

Verzinsung

diesem Beispiel somit ein Zinszuschlag von 2,5 %. Im Beispiel wollte ich Sollzinsen mit 2 % über dem Referenzzinssatz verzinsen, Habenzinsen hingegen mit 1 % über dem Referenzzinssatz. Entsprechend müssen Sie noch einen weiteren Eintrag hinterlegen, in dem Sie sich auf Habenzinsen beziehen und einen Zuschlag von 1 % eintragen. Ich komme nun zum Zinsschema, das Sie über Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Verzinsung 폷 Zinsschema 폷 Zinsschema anlegen erstellen. Für Innenaufträge wählen Sie Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Verzinsung 폷 Zinsschemata 폷 Zinsschemata anlegen. Im Abschnitt Verarbeitung bestimmen Sie über die Optionen autom. ableiten und separat verzinsen, wie die hierarchische Struktur eines Projektes berücksichtigt wird. separat verzinsen bedeutet, dass jedes Projektstrukturplan(PSP)-Element, dem ein Zinsschema zugeordnet ist, für sich allein verzinst wird; PSP-Elemente ohne Zinsschema werden in dem Falle nicht verzinst. Wählen Sie hingegen autom. ableiten, so können Sie das Zinsschema in PSP-Elementen eintragen, die als Fakturierungselement gekennzeichnet sind; in dem Falle werden alle diesem PSP-Element untergeordneten Objekte (PSP-Elemente, Netzpläne, Aufträge) mit in die Verzinsung des Fakturierungselementes mit eingerechnet. Für Innenaufträge ist es unerheblich, welchen von beiden Parametern Sie auswählen – es findet immer eine separate Verzinsung statt. Aktivieren Sie nicht verzinsen, werden PSP-Elemente und Aufträge mit diesem Zinsschema nicht verzinst. Unter Basiswerte bestimmen Sie, ob die Verzinsung das Buchungsdatum der einzelnen Belege berücksichtigen soll (Einzelposten) oder sich auf Summensätze beziehen soll, wobei dann je Periode alle Belege auf die Periodenmitte datiert werden.

Abbildung 5.8 Zinsschema anlegen

225

5.1

5


Einzelposten vs. Summenwerte Sie haben auf Ihrem Auftrag am 1.11. Kosten in Höhe von 1.000 EUR gebucht und am 10.11. noch einmal 2.000 EUR. Bei einem Sollzinssatz von 2 % ergibt sich mit der Berücksichtigung von Einzelposten die folgende Verzinsung: Vom 1. bis 9.11. (9 Tage): Saldo 1.000 EUR; Zinsbetrag: 0,49 EUR Vom 10. bis 30.11. (21 Tage): Saldo 3.000 EUR; Zinsbetrag: 3,45 EUR Betrachten Sie Summenwerte, errechnet sich der Zinsbetrag wie folgt: Saldo 3.000 EUR über 15 Tage; Zinsbetrag: 2,47 EUR

Wenn Sie das Zinsschema angelegt haben, stellen Sie über Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Verzinsung 폷 Zinsschema 폷 Detaileinstellungen zum Zinsschema vornehmen (Transaktion OPIB) weitere Details ein. Für Innenaufträge wählen Sie Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Verzinsung 폷 Zinsschemata 폷 Detaileinstellungen zum Zinsschema vornehmen (Transaktion OPIB). Sie können festlegen, ob für Projekte mit dem jeweiligen Zinsschema Zinsen erst ab einer bestimmten Laufzeit berechnet werden sollen. Anhand des Parameters MinDauer geben Sie an, wie viele Tage seit der ersten Buchung auf dem Projekt vergangen sein müssen, bevor Zinsen ermittelt werden (siehe Abbildung 5.9).

Abbildung 5.9 Detaileinstellungen zum Zinsschema

Via Schwellwert bestimmen Sie, dass Zinsen nur dann ermittelt werden, wenn auf dem betroffenen Auftrag ein Mindestbetrag an Kosten aufgelaufen sein muss, bevor das System Zinsen berechnet. Aktivieren Sie den Parameter

226

Verzinsung

Und-Verknüpfung, prüft das System bei der Verzinsung sowohl gegen die Mindestlaufzeit als auch gegen den Schwellwert; nur wenn beide Bedingungen erfüllt sind, werden Zinsen berechnet. Die weiteren Parameter sind nur für Investitionsaufträge relevant. Welche Kostenarten bei der Ermittlung der Zinsen überhaupt berücksichtigt werden, steuern Sie mithilfe von Wertkategorien. Dabei handelt es sich um eine Funktion zur Verdichtung von Kostenarten, die von SAP für Berichte und für die Fortschrittsermittlung in der Instandhaltung (Komponente PM) und im Projektsystem (Komponente PS) entwickelt wurde. In der Komponente CO werden Wertkategorien nicht eingesetzt. Sie können Wertkategorien frei definieren und mit Kostenarten sowie Finanzpositionen verknüpfen. Um Wertkategorien anzulegen, gehen Sie im Customizing zu Projektsystem 폷 Kosten 폷 Wertkategorien 폷 Wertkategorien pflegen oder wählen Sie die Transaktion OPI1 (siehe Abbildung 5.10).

Abbildung 5.10 Wertkategorien anlegen

227

5.1

5


Vergeben Sie für jede Wertkategorie einen Schlüssel und einen Text. Entscheiden Sie dann, ob es sich dabei um Kosten oder Erlöse handelt. Beachten Sie beim Anlegen der Wertpositionen, dass Sie diese auch für die Berichterstattung mithilfe von Recherche-Berichten benötigen; in diesen Berichten werten Sie nicht aufgrund von Kostenarten, sondern von Wertkategorien aus. Entsprechend detailliert sollten Sie Ihre Wertkategorien definieren, wie im Beispiel dargestellt. Setzen Sie hingegen die Verzinsung nur für Innenaufträge ein, und nutzen Sie das Projektsystem nicht, wird es in der Regel ausreichen, wenn Sie nur je eine Wertkategorie für Kosten, Erlöse und nicht relevante Kosten erstellen. Unter Projektsystem 폷 Kosten 폷 Wertkategorien 폷 Kostenarten Wertkategorien zuordnen (Transaktion OPI2) verknüpfen Sie die Wertkategorien mit Kostenarten (siehe Abbildung 5.11). Sie können dabei Einzelwerte, Intervalle oder Kostenartengruppen angeben.

Abbildung 5.11 Kostenarten Wertkategorien zuordnen

Falls Sie das Project Cash Management einsetzen und auch Zahlungsein- und -ausgänge bei der Verzinsung berücksichtigen wollen, so können Sie über Projektsystem 폷 Zahlungen 폷 Wertkategorien 폷 Finanzpositionen Wertkategorien zuordnen (Transaktion OPI4) die Wertkategorien mit Finanzpositionen verknüpfen (siehe Abbildung 5.12). Zum Schluss entscheiden Sie unter dem Customizing-Punkt Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Verzinsung 폷 Zinsschema 폷 Zinsrelevanz festlegen (Transaktion OPIC), welche Wertkategorien bei der Verzinsung berücksichtigt werden sollen (siehe Abbildung 5.13). Für Innenaufträge wählen Sie den Pfad Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Verzinsung 폷 Zinsschemata 폷 Zinsrelevanz für Wertkatego-

228

Verzinsung

rien festlegen. Sie definieren dabei je Zinsschema und Zinskennzeichen, welche Wertkategorien als Kosten oder Erlöse betrachtet (Spalte Kosten & Erlöse) und welche nicht berücksichtigt werden sollen (Spalte keine). Wertkategorien, die Sie als Ein- oder Auszahlungen klassifiziert haben, vermerken Sie in der Spalte Zahlungen.

Abbildung 5.12 Finanzpositionen Wertkategorien zuordnen

Abbildung 5.13 Zinsrelevanz der Wertkategorien einstellen

229

5.1

5


Über das Projektprofil (im Customizing unter Projektsystem 폷 Strukturen 폷 Operative Strukturen 폷 Projektstrukturplan 폷 Projektprofil anlegen) können Sie Ihr Zinsschema für bestimmte Projekte als Voreinstellung hinterlegen; alternativ können Sie es auch über Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Verzinsung 폷 Zinsschema 폷 Vorschlags-Zinsschemata für Projektdefinitionen festlegen ins Projektprofil eintragen (siehe Abbildung 5.14). Um ein Zinsschema Innenaufträgen zuzuordnen, hinterlegen Sie es in einem Musterauftrag und ordnen diesem den entsprechenden Auftrag zu.

Abbildung 5.14 Zinsschema mit Projektprofil verknüpfen

Zum Schluss hinterlegen Sie unter Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Verzinsung 폷 Verbuchungssteuerung 폷 Buchungsschema definieren die Konten, auf denen das System die Verzinsung verbuchen soll (siehe Abbildung 5.15). Für Innenaufträge wählen Sie Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Verzinsung 폷 Verbuchungssteuerung 폷 Buchungsschema für Buchhaltung definieren (Transaktion OPID). Das Buchungsschema besteht aus drei Bestandteilen: dem Schema an sich, den Kontosymbolen und der Kontenfindung. Im Buchungsschema hinterlegen Sie je Geschäftsvorfall, mit welchen Buchungsschlüsseln und anhand welcher Kontosymbole gebucht werden soll (siehe Abbildung 5.15). Der Geschäftsvorfall ist fest im System vorgegeben und hängt vom Szenario ab; in diesem Fall haben Sie die Geschäftsvorfälle 1000 (Zinsertragsbuchung) und 2000 (Zinsaufwandsbuchung) zur Verfügung. Der Buchungsschlüssel bestimmt, ob die jeweilige Buchung im Soll (40) oder Haben (50) erfolgen soll.

230

Verzinsung

Abbildung 5.15 Buchungsschema für Verzinsung einstellen

Das Kontosymbol (z. B. 1 für Zinsaufwendungen oder 3 für Zinserträge) steuert, auf welche Konten gebucht wird. Klicken Sie auf den Button Symbole, um die Bezeichnungen der Kontensymbole zu pflegen (siehe Abbildung 5.16).

Abbildung 5.16 Kontosymbole pflegen

Über den Button Konten gelangen Sie zur Kontenfindung, in der Sie pro Kontensymbol ein Konto hinterlegen (siehe Abbildung 5.17).

Abbildung 5.17 Kontenfindung für die Verzinsung hinterlegen

231

5.1

5


In der Regel wird es nicht erforderlich sein, dass Sie Veränderungen am Buchungsschema oder an den Kontoschlüsseln vornehmen; Sie sollten lediglich die Sachkonten hinterlegen. Dabei müssen die Konten für Zinserträge und Zinsaufwendungen im System als Kostenarten definiert sein, da sie auf die betroffenen Projekte oder Aufträge gebucht werden. SAP empfiehlt, die jeweiligen Gegenkonten nicht als Kostenarten anzulegen, sondern sie nur in FI zu buchen. Damit gleichen sich beide Buchungen in FI ergebnisneutral aus, während die Zinsaufwendungen und Zinserträge im Controlling ausgewiesen werden. Ich möchte dies an einem Beispiel verdeutlichen (siehe Abbildung 5.18). Angenommen, auf dem Auftrag 12345 wurde Materialverbrauch in Höhe von 1.000 EUR gebucht und die Gegenbuchung erfolgte gegen das Materialbestandskonto. Der Saldo des Auftrags beträgt somit 1.000 EUR. Nun wird die Verzinsung durchgeführt; es werden 20 EUR Sollzinsen ermittelt und zwischen dem Konto »Neutraler Zinsaufwand« (nur in FI) und dem Zinsaufwand auf dem Auftrag verbucht. Der Saldo auf dem Auftrag beträgt nun 1.020 EUR. Die gesamten kalkulatorischen Zinsaufwendungen in Komponente CO betragen damit 20 EUR; in FI gleicht sich das Zinsaufwandskonto mit dem neutralen Zinsaufwandskonto aus, die kalkulatorischen Zinsen sind damit nicht ergebniswirksam. Hätten Sie den Betrag auf dem Konto für neutralen Zinsaufwand auch in CO gebucht, wären die kalkulatorischen Zinsen in CO in der Summe ebenfalls null.

Materialbestand 1.000 EUR

Materialverbrauch 1.000 EUR (Projekt XY)

Neutraler Zinsaufwand 20 EUR

Zinsaufwendungen 20 EUR (Projekt XY)

Abbildung 5.18 Beispielbuchung für Verzinsung

232

Verzinsung

5.1.2

Verzinsung durchführen

Sie führen die Verzinsung für Projekte im Anwendungsmenü über den Menüpfad Rechnungswesen 폷 Projektsystem 폷 Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Verzinsung 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion CJZ2) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CJZ1) aus. Für Innenaufträge wählen Sie Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Verzinsung 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion CJZ6) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CJZ8). Bei der Einzelverarbeitung können Sie einzelne PSP-Elemente bzw. Innenaufträge eingeben; für die Sammelverarbeitung benötigen Sie hingegen eine Selektionsvariante (siehe Abbildung 5.19). Geben Sie dann die Periode und das Geschäftsjahr an, wählen Sie den Parameter Detaillisten, und führen Sie die Verzinsung aus.

Abbildung 5.19 Zinsberechnung durchführen

5.1.3

Empfehlungen zur Verzinsung

Die Verzinsung ist nach meiner Erfahrung eine verhältnismäßig wenig genutzte Funktion. Für Zeiten mit hohen Zinsen und damit verbundenen Bereitstellungskosten für Kapital kann die Verzinsung jedoch eine Möglichkeit sein, den Cash-Flow für kapitalintensive Kundenprojekte zu verbessern, indem dem Kunden Zinsen auf das eingesetzte Kapital berechnet werden. Wenn Sie die Verzinsung einsetzen, so sollten Sie sie durchführen, nachdem alle für die Zinsermittlung relevanten Kosten auf den entsprechenden Aufträgen bzw. Projekten verbucht sind und bevor Sie weitere Monatsabschlußtätigkeiten für Innenaufträge und Projekte vornehmen, insbesondere die Ergebnisermittlung und Abrechnung.

233

5.1

5


5.2


Unter Ware in Arbeit versteht man halbfertige Produkte, deren Herstellung im Laufe einer Periode begonnen wurde, die aber zum Periodenende noch nicht fertiggestellt wurden. Abhängig davon, ob Sie ein auftragsbezogenes oder ein periodisches Produktcontrolling betreiben, bewerten Sie die Ware in Arbeit entweder zu Istkosten oder zu Sollkosten. Ware in Arbeit zu Istkosten entspricht den angefallenen Kosten auf teilweise fertiggestellte Fertigungsaufträge, die zum Periodenende nicht oder nur teilweise die geplante Menge an Fertigprodukten ans Lager geliefert haben. Zu den entsprechenden Fertigungsaufträgen sind somit höhere Kosten angefallen, als durch Wareneingänge ans Lager entlastet wurden. Der Saldo der Fertigungsaufträge würde somit einen Verlust ausweisen und entsprechend einen negativen Saldo in die GuV einbringen. Sie dürfen jedoch die angefallenen Kosten für die angefangenen Produkte zumindest zu Istkosten im Bestand ausweisen – anders gesagt, Sie dürfen die Istkosten als Bestand aktivieren. Sollte der Fall eingetreten sein, dass ein Fertigungsauftrag niedrigere Kosten als Entlastungen ausweist, also mehr Entlastung ans Lager erfolgte als Kosten verbucht wurden, so müssen Sie davon ausgehen, dass noch weitere Kosten entstehen werden, die lediglich noch nicht gebucht wurden (z. B. weil Material retrograd entnommen wird). In diesem Fall weisen Sie Rückstellungen für fehlende Kosten aus. In Abbildung 5.20 sehen Sie ein Beispiel für Ware in Arbeit zu Istkosten: Auf dem Fertigungsauftrag sind Kosten von insgesamt 266 EUR angefallen (122 EUR für Material, 120 EUR für Eigenleistungen und 24 EUR für Gemeinkostenzuschläge) – in der Abbildung als Belastung zusammengefasst. Dem steht eine Entlastung von 66 EUR gegenüber (als Fabrikleistung dargestellt). Die Differenz aus Istkosten und Wareneingängen von 200 ist somit die Ware in Arbeit. Beim auftragsbezogenen Produktkostencontrolling beziehen Sie sich bei der Ermittlung von Ware in Arbeit immer auf einen Fertigungsauftrag, also auf eine spezifische Losgröße. Sie können davon ausgehen, dass sämtliche angefallenen Kosten sich auf eine bestimmte Menge an Fertigprodukten beziehen, die irgendwann fertiggestellt werden. Beim periodischen Produktkostencontrolling hingegen wird Ware in Arbeit zu Sollkosten ermittelt. Das liegt daran, dass Sie bei dieser Spielart des Produktkostencontrollings die hergestellten Produktmengen nicht losgrößenbezogen (also je Fertigungsauftrag) betrach-

234


ten, sondern periodisch. Sie wissen am Ende der Periode, wie viele Produkte Sie fertiggestellt haben und an wie vielen die Arbeit bereits begonnen hat. Um eine Relation herstellen zu können, welche Kosten für die teilweise oder ganz fertiggestellten Produkte angefallen sind, setzen Sie Sollkosten an, also diejenigen Kosten, die laut Kalkulation für die Herstellung einer bestimmten Menge anfallen sollten. In Abbildung 5.21 ist dieser Zusammenhang dargestellt: Laut Vorkalkulation fallen für das Fertigprodukt insgesamt 66 EUR an – im Vorgang 10 des Arbeitsplans 22 EUR (dabei fallen 10 EUR an Materialkosten, 10 EUR an Eigenleistungen und 2 EUR an Gemeinkostenzuschlägen an), im Vorgang 20 sind es 44 EUR (20 für Material, 20 für Eigenleistungen und 4 für Zuschläge). Im dazugehörigen Produktkostensammler sind zum Vorgang 10 insgesamt 5 Stück des Fertigprodukts zurückgemeldet worden; zum Vorgang 20 sind 3 Stück zurückgemeldet worden, 1 Stück wurde bereits fertig ans Lager geliefert. Um die Ware in Arbeit zu Sollkosten zu ermitteln, bewerten Sie somit 4-mal den Vorgang 10 (denn es wurden hier 5 Stück bereits angearbeitet, wovon aber nur eines fertiggestellt wurde) und 2-mal den Vorgang 20 (weil hier 3 Stück angearbeitet wurden, wovon ebenfalls nur eines fertiggestellt wurde). Die Ware in Arbeit zu Sollkosten beträgt somit 4 × 22 EUR für Vorgang 10 plus 2 × 44 EUR für Vorgang 20, insgesamt also 176 EUR.

Kostenart

Fertigungsauftrag Ist

Material 5540 Material 6640 Eigen Zuschläge

60 62 120 24

Belastung Fabrikleistung

266 −66

Saldo

200 = WIP

Abbildung 5.20 Ware in Arbeit zu Istkosten

Die Funktion für die Ermittlung von Ware in Arbeit ist der für die Ergebnisermittlung sehr ähnlich. Der Unterschied besteht darin, dass die Ergebnisermittlung für Kundenaufträge, Innenaufträge oder Projekte eingesetzt werden kann, wo Entlastungen nicht über den Wareneingang, sondern in Form von Erlösen gebucht werden. Die Logik ist somit eine andere, weshalb ich der Ergebnisermittlung einen eigenen Abschnitt widme (siehe Abschnitt 5.3, »Ergebnisermittlung«).

235

5.2


Kostenart

Produktkostensammler Ist 60 55 11

40 40 8

Vg.

4x

Vg.

10

Belastung Fabrikleistung

266 −66

Gelieferte Menge: Saldo:

1 Stück 200

40 40 8

EL.

GK

Ges.

0010 10

Mat.

10

(2)

0020 20

20

(4)

20 (22) 40 (44) 60 (66)

6

x

Vorgang 0010 Rückmeldemenge: 5 Stück Material 6640 61 Eigen 66 Zuschläge 13 Vorgang 0020 Rückmeldemenge: 3 Stück

Vg .2

0

Material 5540 Eigen Zuschläge

Vorkalkulation je Stück

WIP

2

5

176

Abbildung 5.21 Ware in Arbeit zu Sollkosten

5.2.1

Customizing für die Ermittlung von Ware in Arbeit

Da die Customizing-Einstellungen für die Ware in Arbeit zu Istkosten bzw. zu Sollkosten sich in einigen Punkten unterscheiden, behandele ich beide Themen separat. Ich beginne mit der Ware in Arbeit zu Istkosten.

Ermittlung von Ware in Arbeit zu Istkosten Ware in Arbeit zu Istkosten führen Sie für Fertigungsaufträge durch, für die die Gesamtabrechnung anstelle der periodischen Abrechnung eingestellt ist. Das bedeutet, dass Sie Kosten je Auftrag erfassen, überwachen und abrechnen. Im Rahmen des periodischen Produktkostencontrollings hingegen sammeln Sie Kosten periodisch auf Produktkostensammlern und/oder Kostenträgerhierarchien. Zusätzlich können Sie Fertigungsaufträge mit Produktkostensammlern verknüpfen. Bei einer solchen Verknüpfung werden dann die Kosten ebenfalls auf Ebene des Produktkostensammlers verdichtet, der Fertigungsauftrag selbst trägt dann keine Kosten mehr. Um zu überprüfen, wie Ihr Fertigungsauftrag eingestellt ist, gehen Sie im Customizing zum Punkt Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Produktionsaufträge 폷 Kostenrechnungsrelevante Vorschlagswerte je Auftragsart/Werk pflegen. Hier ist der Parameter Defaultregel relevant: Für das auftragsbezogene Produktkostencontrolling verwenden Sie die Ausprägung PP1 (Gesamtabrechnung), für periodisches Produktkostencontrolling den Wert PP2 (periodische Abrechnung).

236


Abbildung 5.22 Defaultregel für die Abrechnung überprüfen

Sämtliche Einstellungen zur Ermittlung von Ware in Arbeit nehmen Sie in Abhängigkeit vom Kostenrechnungskreis vor. Unterhalb dieser Ebene können Sie zusätzlich verschiedene Bewertungsansätze fahren (wie z. B. IFRS und HGB); diese Unterscheidung nehmen Sie mittels einer sogenannten Abgrenzungsversion vor. Zusätzlich benötigen Sie noch einen Abgrenzungsschlüssel, den Sie in den Fertigungsaufträgen hinterlegen und der steuert, welche Customizing-Einstellungen für den jeweiligen Auftrag gelten sollen. In Abhängigkeit von Kostenrechnungskreis, Abgrenzungsversion und Abgrenzungsschlüssel legen Sie dann fest, wie die einzelnen Kostenarten, die auf Ihren Fertigungsaufträgen gebucht wurden, im Rahmen der Ermittlung von Ware in Arbeit verarbeitet werden sollen. Die Steuerung erfolgt anhand sogenannter Zeilenidentifikatoren (Zeilen-IDs). Sie gruppieren sämtliche Kostenarten zunächst auf Zeilen-IDs im Arbeitsschritt »Zuordnung zu Zeilen-IDs« (siehe Tabelle 5.1) und bestimmen dann in den nächsten Schritten, wie mit jeder Zeilen-ID zu verfahren ist. Bei der Fortschreibung zu Zeilen-IDs verknüpfen Sie die Zeilen-IDs mit sekundären Abgrenzungskostenarten. Diese Kostenarten haben den einzigen Zweck, die Ergebnisse der Ermittlung von Ware in Arbeit zwischenzuspeichern, bevor sie mithilfe der Abrechnung (siehe Abschnitt 5.7, »Abrechnung«) tatsächlich gebucht werden. Die Verbuchung der Ware in Arbeit steuern Sie mithilfe sogenannter Buchungsregeln, mit denen Sie die Konten in der Finanzbuchhaltung hinterlegen, auf die die Ware in Arbeit gebucht werden soll.

237

5.2

5


Definition der Zeilen-IDs

Zuordnung zu Zeilen-IDs

Fortschreibung der Zeilen-IDs

Buchungsregeln je Zeilen-ID

Zeilen-ID VAR Variable Kosten

400000–499999 Verbrauch Rohstoffe (variabler Anteil)

9990002 Fortschreibung variable Kosten

793005 Bestand WIP variabel

400000–499999 Verbrauch Rohstoffe (fixer Anteil)

9990001 Fortschreibung fixe Kosten


600000–699999 Fertigungsstunden (variabler Anteil)



600000–699999 Fertigungsstunden (fixer Anteil)



Zeilen-ID ADM Administrationskosten

700000–799999 Verwaltungskosten

Keine Fortschreibung


800000–894999 Verbrauch Halbfabrikate (variabler Anteil)



800000–894999 Verbrauch Halbfabrikate (fixer Anteil)



895000–895999 Wareneingang


Zeilen-ID FIX Fixe Kosten




Zeilen-ID WE Wareneingang

893005 Bestandsänderungen WIP variabel

893000 Bestandsänderungen WIP fix





Tabelle 5.1 Übersicht über die Customizing-Einstellungen zur Ermittlung der Ware in Arbeit

238


Ich baue nun Schritt für Schritt ein Beispiel auf, um bei der Ermittlung von Ware in Arbeit die fixen Kosten getrennt von den variablen darzustellen. Außerdem sollen die Verwaltungskosten nicht aktiviert werden. Als erstes legen Sie also einen Abgrenzungsschlüssel an. Dazu gehen Sie im Customizing zu Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Ware in Arbeit 폷 Abgrenzungsschlüssel definieren (Transaktion OKG1). Hier kopieren Sie den von SAP ausgelieferten Schlüssel und benennen ihn in Z00002 um (siehe Abbildung 5.23).

Abbildung 5.23 Abgrenzungsschlüssel erstellen

Ein Abgrenzungsschlüssel ist kostenrechnungskreisunabhängig, das heißt, Sie können dieselben Schlüssel in unterschiedlichen Kostenrechnungskreisen für verschiedene Zwecke nutzen. Sie können im selben Kostenrechnungskreis und zur selben Abgrenzungsversion unterschiedliche Abgrenzungsschlüssel einsetzen, um z. B. für verschiedene Auftragsarten unterschiedliche Einstellungen zur Ermittlung der Ware in Arbeit vorzunehmen. Zum Beispiel können Sie über den Abgrenzungsschlüssel steuern, dass die Ware in Arbeit für Fertigungsaufträge zu Istkosten ermittelt werden soll und für Produktkostensammler zu Sollkosten. Um die weiteren Schritte bearbeiten zu können, benötigen Sie mindestens eine Abgrenzungskostenart. Dazu legen Sie eine sekundäre Kostenart vom Typ 31 an (siehe Abbildung 5.24). Als Nächstes legen Sie eine Abgrenzungsversion an. Sie wollen hier die Version 0 verwenden, müssen daher aber zunächst sicherstellen, dass die Customizing-Einstellungen der Version korrekt sind. Sie gehen also zu Controlling 폷 Controlling Allgemein 폷 Organisation 폷 Versionen pflegen. Hier stellen Sie sicher, dass für die Version 0 in der Spalte WIP/ErgErm ein Häkchen gesetzt ist (siehe Abbildung 5.25). Damit können Sie die Version als Abgrenzungsversion verwenden. Um dies zu definieren, gehen Sie zu Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Abgrenzungsversionen definieren (Transaktion OKG9).

239

5.2

5


Abbildung 5.24 Abgrenzungskostenart anlegen

Abbildung 5.25 Versionsdefinition

Für die Abgrenzungsversion tragen Sie zunächst eine Bezeichnung ein (siehe Abbildung 5.26). Unter Istergebnisermittlung/WIP-Ermittlung finden Sie zwei Einstellungsmöglichkeiten: abrechnungsrelevante Version bedeutet, dass Werte, die über diese Version ermittelt wurden, in die Ergebnisrechnung (CO-PA) abgerechnet werden können. Diese Funktion darf nur für genau eine Version durchgeführt werden, und es ist voreingestellt, dass dies über die Version 0 erfolgt. Sie können diesen Parameter somit nicht ändern. Übernahme von Ware in Arbeit in die Ergebnisrechnung Es gibt keine Werte aus der Ermittlung von Ware in Arbeit zu Istkosten bzw. zu Sollkosten, die Sie sinnvoll in der Ergebnisrechnung verwenden können. Das kalkulatorische CO-PA basiert auf dem Umsatzkostenverfahren, das heißt, Sie können als Kosten des Umsatzes nur Kosten für Produkte darstellen, die verkauft wurden. Kosten, die bei der Herstellung von Produkten angefallen sind, oder die in diesem Zusammenhang ermittelte Ware in Arbeit, können Sie nicht in die Ergebnisrechnung verrechnen. Der Parameter abrechnungsrelevante Version ist somit nur für die Ergebnisermittlung relevant (siehe Abschnitt 5.3, »Ergebnisermittlung«).

240


Über den Parameter Weiterleitung in die Finanzbuchhaltung steuern Sie, ob die Ergebnisse zur Ermittlung von Ware in Arbeit zu dieser Version in der Finanzbuchhaltung gebucht werden sollen. Dies ist für mehrere Versionen möglich; indem Sie entsprechend getrennte Sachkonten einrichten, können Sie somit die Ware in Arbeit zu mehreren Rechnungslegungsvorschriften in FI verbuchen. Abhängigkeiten des Parameters »Weiterleitung in die Finanzbuchhaltung« Wann immer Sie etwas an den Buchungsregeln in der Finanzbuchhaltung ändern wollen (siehe weiter hinten in diesem Abschnitt), müssen Sie in der entsprechenden Abgrenzungsversion zunächst diesen Parameter deaktivieren. Denken Sie daran, ihn nach der Änderung wieder einzuschalten, bevor Sie Ihre Änderungen ins Produktivsystem weitertransportieren!

Abbildung 5.26 Abgrenzungsversion definieren

241

5.2

5


Die weiteren Parameter können Sie wahlweise ein- oder ausschalten. Im Beispiel zeige ich Ihnen die erweiterte Steuerung, um Sie auf einige wichtige Parameter hinzuweisen. Bildung/Verbrauch trennen bewirkt, dass Sie eine Erhöhung bzw. eine Verminderung der Ware in Arbeit auf unterschiedlichen sekundären Kostenarten fortschreiben (und gegebenenfalls auch auf getrennten Konten in der Finanzbuchhaltung buchen). Einzelposten erzeugen ist eine sinnvolle Option, die ich Ihnen ausdrücklich empfehle. Sie bewirken damit, dass mit jedem Durchführen der Ermittlung von Ware in Arbeit Einzelposten geschrieben werden. Dies erhöht zwar das Belegaufkommen, hilft aber nachträglich bei der Analyse der Ergebnisse. Wenn Sie Altdatenübernahme aktivieren, können Sie bei der Ermittlung der Ware in Arbeit die Werte manuell ändern, um beim Produktivstart noch nicht abgeschlossene Fertigungsaufträge zu übernehmen. Löschen erlaubt bedeutet, dass Sie bereits ermittelte Werte zur Ware in Arbeit wieder löschen können. Dies kann zur Fehlerkorrektur im Produktivbetrieb manchmal hilfreich sein, weshalb ich Ihnen rate, diesen Parameter zu aktivieren. Wenn Sie den Parameter Zuordnung/AbgrSchl. aktivieren, haben Sie die Möglichkeit, die Verknüpfung von Kostenarten zu Zeilen-IDs für jeden Abgrenzungsschlüssel unterschiedlich vorzunehmen. Wenn Sie den Parameter deaktivieren, erfolgt die Zuordnung lediglich allgemein auf Ebene der Abgrenzungsversion. Wenn Sie die Ermittlung von Ware in Arbeit und Ergebnisermittlung für verschiedene Szenarien einsetzen, dann sollten Sie diese Option aktivieren. Analog bedeutet der Parameter Fortschr./AbgrSchl, dass Sie die Fortschreibung der Zeilen-IDs zu sekundären Kostenarten in Abhängigkeit vom Abgrenzungsschlüssel vornehmen und nicht allgemein je Abgrenzungsversion. Die Parameter Planwerte schreiben und Statussteuerung sind für die Ermittlung von Ware in Arbeit nicht relevant. Der Block WIP bzw. Ergebnisermittlung rechnen für ist nur relevant, wenn Sie bei Kundenauftrags- oder Projektfertigung mit unbewertetem Kundenauftragsbestand bzw. unbewertetem Projektbestand arbeiten; in unserem einfachen Beispiel benötigen Sie dies nicht.

242


Über Sperrperiode f. Istergebniserm./WIP weisen Sie an, dass Abgrenzungsdaten, die vor oder in der eingegebenen Sperrperiode ermittelt wurden, nicht mehr nachträglich durch spätere Ermittlungen von Ware in Arbeit geändert werden dürfen. Die drei Parameter Istergebniserm., Ist- und Planergebniserm. sowie Simulation Ist mit Plan und der gesamte Block Planergebnisermittlung sind für die Ermittlung der Ware in Arbeit nicht relevant. Ganz unten sehen Sie eine Reihe von sogenannten technischen Kostenarten; über den Button Aufteilung Kostenarten aus können Sie – wie in Abbildung 5.26 zu sehen – diesen Block auch ausblenden und nur eine technische Kostenart darstellen. Sie müssen hier eine Kostenart vom Typ 31 eintragen, wie Sie sie zuvor definiert haben. Die Kostenart dient dazu, das Zwischenergebnis der Ermittlung von Ware in Arbeit zu speichern. Eine Aufteilung auf mehrere technische Kostenarten benötigen Sie nur, falls Sie die entsprechenden Zwischenergebnisse wie Bewertete Istkosten oder Errechnete Kosten gesondert an die Finanzbuchhaltung abrechnen wollen. Falls dies nicht der Fall ist, werden Sie mit der simplen Einstellung und nur einer einzigen technischen Kostenart zu Recht kommen. Nun, da Sie die Abgrenzungsversion definiert haben, müssen Sie eine sogenannte Bewertungsmethode auswählen. Dazu gehen Sie im Customizing zum Punkt Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Ware in Arbeit 폷 Bewertungsmethode definieren (Istkosten) – Transaktion OKGC. Wenn Sie einen neuen Eintrag erstellen, fragt das System nach, ob Sie eine Bewertungsmethode nach Sollkosten (für das periodische Produktcontrolling) oder nach Istkosten (für das auftragsbezogene Produktcontrolling) benötigen (siehe Abbildung 5.27). Sie wählen hier Istkosten aus, da Sie die Ware in Arbeit für das auftragsbezogene Produktkostencontrolling ermitteln wollen.

Abbildung 5.27 Bewertungsmethode anlegen

243

5.2

5


Sie erstellen dann einen neuen Eintrag, indem Sie den Kostenrechnungskreis, die Abgrenzungsversion (in diesem Fall 0) und den zuvor definierten Abgrenzungsschlüssel angeben. Falls Sie die Ware in Arbeit sowohl nach Ist- als auch nach Sollkosten ermitteln wollen, können Sie hier auch zwei Bewertungsmethoden mit jeweils einem anderen Abgrenzungsschlüssel anlegen. Das System erzeugt nun automatisch verschiedene sogenannte Abgrenzungsarten. Jede Abgrenzungsart bezieht sich auf einen Status und steuert, wie mit der Ware in Arbeit verfahren werden soll. Beim auftragsbezogenen Produktkostencontrolling bedeutet das, dass für Aufträge, die den Status »freigegeben« oder »teilfreigegeben« haben, Ware in Arbeit gebildet werden soll, da diese Aufträge sich noch in der Bearbeitung befinden. Zu irgendeinem Zeitpunkt muss eventuell noch vorhandene Ware in Arbeit aber auch wieder aufgelöst werden. Ist ein Fertigungsauftrag fertig bearbeitet, weist aber immer noch einen Saldo auf, so ist dieser Saldo nicht mehr als Ware in Arbeit zu betrachten (alle zu produzierenden Fertigprodukte sind ja schon ans Lager geliefert), sondern als Abweichung. Dies erläutere ich Ihnen genauer im Abschnitt 5.5, »Abweichungsermittlung«. Ob ein Auftrag nun abgeschlossen ist oder nicht, kann das System ebenfalls am Status erkennen – der Status »geliefert« wird automatisch vom System gesetzt, wenn die geplante Herstellmenge ans Lager geliefert wurde. Falls ein Auftrag frühzeitig abgebrochen wird, so müssen Sie dies kenntlich machen, indem Sie manuell den Status »technisch abgeschlossen« setzen, damit das System eventuell vorhandene Ware in Arbeit auflöst. Wie Sie in Abbildung 5.28 sehen können, hat das System vier Einträge für die einzelnen Abgrenzungsarten erzeugt. Für die Status »freigegeben« (FREI) und »teilfreigegeben« (TFRE) soll die Abgrenzungsart Ware in Arbeit bilden, für die Status »geliefert« (GLFT) und »technisch abgeschlossen« (TABG) soll die Ware in Arbeit aufgelöst werden.

Abbildung 5.28 Bewertungsmethode für Ware in Arbeit

Wie bereits weiter oben erwähnt, klassifizieren Sie die auf Fertigungsaufträgen anfallenden Kosten anhand von Zeilenidentifikatoren (kurz Zeilen-IDs).

244


Diese legen Sie unter Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Ware in Arbeit 폷 Zeilenidentifikatoren definieren an. In unserem Beispiel wollen Sie die Ware in Arbeit in fixe und variable Kosten aufteilen und darüber hinaus sicherstellen, dass Administrationskosten nicht aktiviert werden. Sie benötigen außerdem noch eine Zeilen-ID, um die Kostenart(en) für den Wareneingang zu kennzeichnen (siehe Abbildung 5.29).

Abbildung 5.29 Zeilenidentifikatoren für die Klassifikation der Kosten

Nun ordnen Sie über Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Ware in Arbeit 폷 Zuordnung definieren (Transaktion OKGB) die Kostenarten eben diesen Zeilen-IDs zu (siehe Abbildung 5.30). Die Einstellungen nehmen Sie pro Kostenrechnungskreis (Spalte KoR), Abgrenzungsversion (Abgr) und je Abgrenzungsschlüssel (AbgrS) vor (weil Sie zuvor den Parameter Zuordnung/ AbgrSchl. in der Abgrenzungsversion aktiviert haben). In der Spalte Kostenart maskiert tragen Sie nun alle Kostenarten ein, die für die Ermittlung von Ware in Arbeit in Frage kommen. Damit Sie nicht alle Kostenarten einzeln eintragen müssen, erlaubt es Ihnen das System, die Einträge zu maskieren. In der ersten Zeile, die Sie in der Abbildung erkennen können, nehmen Sie beispielsweise Bezug auf alle Kostenarten, die mit der Ziffer 4 beginnen. Maskierte Kostenarten rechtsbündig eintragen Denken Sie daran, dass Kostenarten 10-stellig sind; Sie werden aber wahrscheinlich kürzere Nummern für Ihre Kostenarten vergeben. Sie müssen nun je Kostenart genau 10 Stellen eingeben und für kürzere Kostenarten links Nullen auffüllen. Beispiel: Um die Kostenart 400000 korrekt einzutragen, geben Sie ein: 00004+++++.

In den weiteren Spalten können Sie die Kostenarten noch genauer spezifizieren. In der Spalte Herk beispielsweise haben Sie die Möglichkeit, auf das Feld Herkunft im Materialstamm Bezug zu nehmen und so in einer Zeile nur Materialkosten zuzuordnen, die über eine bestimmte Herkunft gebucht wurden. Maskieren Sie die Einträge mit »+«-Zeichen, so schränken Sie nicht auf

245

5.2

5


Abbildung 5.30 Zuordnung der Kostenarten zu den Zeilen-IDs

Herkunft ein. In der Spalte Kostenstelle können Sie nur Kosten, die im Rahmen der Leistungsverrechnung von bestimmten Kostenstellen verrechnet wurden, berücksichtigen. Analog steht die Spalte Leistun für bestimmte Leistungsarten und Geschäftsprozeß für Kosten, die von bestimmten Geschäftsprozessen verrechnet wurden. In der Spalte B (Belastungskennzeichen) können Sie Soll- und Habenbuchungen getrennt behandeln; die Spalten Auft.Mo (Aufteilungsmotiv) und Berech (Berechnungsmotiv) sind nur für die aufwandsbezogene Fakturierung von Kundenaufträgen relevant. In der Spalte V (Variabel-Fix-Kennzeichen) schließlich können Sie fixe und variable Kosten voneinander trennen. Wie in unserem Beispiel vorgesehen, nehmen Sie hier eine Aufteilung vor. Für jede Zeile geben Sie außerdem in der Spalte Gilt-ab-Pe an, ab welcher Geschäftsperiode sie gültig sein soll (hier empfiehlt es sich in der Regel, den vorgeschlagenen Eintrag von 1.1993 zu nehmen). In der Spalte AktPflicht (Aktivierungspflicht) ordnen Sie nun die maskierten Kostenarten unseren Zeilen-IDs zu. Im Beispiel habe ich alle Kostenarten, die ich über das Fix-Variabel-Kennzeichen auf fixe Kosten eingeschränkt habe, der Zeilen-ID für fixe Kosten zugeordnet und bin analog mit den variablen Kosten verfahren. Die Kostenarten, unter denen der Wareneingang gebucht wird, habe ich mit der Zeilen-ID »WE« für Wareneingang verknüpft. Die Zeilen-IDs habe ich in der Spalte AktPflicht eingetragen, um zu kennzeichnen, dass diese Kostenarten voll aktivierungspflichtig sind, also komplett in die Ware in Arbeit mit eingerechnet werden sollen. Die Kostenarten hingegen, die mit der Ziffer 7 beginnen, sollen in unserem Beispiel die nicht aktivierungsfähigen Administrationskosten sein. Auch diese ordne ich einer ZeilenID zu (»ADM«), allerdings in der Spalte Nicht AktFähig (nicht aktivierungsfähig). Zusätzlich muss ich in der Spalte % Nicht AktFähig den Anteil der Kosten angeben, der nicht aktivierungsfähig ist – in diesem Fall also 100 %. Nachdem Sie die Kostenarten mit den Zeilen-IDs verknüpft haben, entscheiden Sie nun unter dem Punkt Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Ware in

246


Arbeit 폷 Fortschreibung definieren (Transaktion OKGA), wie diese ZeilenIDs behandelt werden sollen (siehe Abbildung 5.31).

Abbildung 5.31 Fortschreibung der Zeilen-IDs

Sie bestimmen hier, ob die einzelnen Zeilen-IDs überhaupt als WIP berücksichtigt werden sollen und unter welcher Abgrenzungskostenart die ermittelten WIP-Werte fortgeschrieben werden sollen. Wie in der Abgrenzungsversion eingestellt, nehmen Sie die Zuordnung je Kostenrechnungskreis, Abgrenzungsversion und Abgrenzungsschlüssel vor. Sie tragen dann die einzelnen Zeilen-IDs ein und wählen im Parameter rechts der Zeilen-ID aus, wie mit diesen verfahren werden soll: 왘

K (Kosten) wählen Sie für (teilweise oder ganz) aktivierungspflichtige Kosten

왘

A steht für »abgerechnete Kosten« und muss gewählt werden für die Zeilen-ID, die dem Wareneingang entspricht

왘

N bedeutet »nicht relevant«; diesen Eintrag wählen Sie für die Administrationskosten

In der Spalte Bildung hinterlegen Sie dann die Abgrenzungskostenart, unter der die errechnete Ware in Arbeit je Zeilen-ID fortgeschrieben werden soll. Die Spalte Verbrauch ist nicht eingabebereit, weil Sie in der Abgrenzungsversion festgelegt hatten, dass Bildung und Verbrauch von Ware in Arbeit nicht getrennt fortgeschrieben werden sollen. Unter Bestand tragen Sie diejenige Abgrenzungskostenart ein, unter der die gebildete Ware in Arbeit fortgeschrieben werden soll, Rückstellung steht für die Rückstellungen für fehlende Kosten (ich hatte eingangs in Abschnitt 5.2, »Ermittlung von Ware in Arbeit«, erläutert, was das ist). Sie können beide Rechenergebnisse unter derselben Kostenart fortschreiben und dennoch später Ware in Arbeit und Rück-

247

5.2

5


stellungen auf verschiedene Konten in der Finanzbuchhaltung buchen; Sie können auch dieselbe Abgrenzungskostenart verwenden, die Sie zuvor als technische Kostenart in der Abgrenzungsversion eingetragen haben. Sie müssen lediglich für verschiedene Zeilen-IDs unterschiedliche Abgrenzungskostenarten eintragen. Da die Zeilen-IDs für den Wareneingang und die nicht zu berücksichtigenden Kosten nicht weiterverwendet werden, müssen Sie für diese keine Abgrenzungskostenarten eintragen. Zum Schluss bestimmen Sie noch, auf welche Konten in der Bilanz und in der GuV die ermittelten Werte für Ware in Arbeit und Rückstellungen für fehlende Kosten gebucht werden sollen. Dies tun Sie unter dem Punkt Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Buchungsregeln für Abrechnung der Ware in Arbeit definieren (Transaktion OKG8). Sie legen die Regeln je Kostenrechnungskreis (KoRe…), Buchungskreis (Buchu…) und Abgrenzungsversion (AbgrVer…) fest (siehe Abbildung 5.32).

Abbildung 5.32 Buchungsregeln für Ware in Arbeit

Weiterleitung in die Finanzbuchhaltung deaktivieren Bevor Sie in dieser Transaktion Änderungen vornehmen dürfen, müssen Sie in der zugehörigen Abgrenzungsversion zuerst den Parameter »Weiterleitung in die Finanzbuchhaltung« ausschalten, angeblich, da ansonsten Inkonsistenzen entstehen können. Diese aus meiner Sicht überflüssige Vorsichtsmaßnahme von SAP erweist sich als äußerst lästig: Die Gefahr ist groß, dass Sie nach dem Ändern der Buchungsregeln vergessen, den Schalter in der Abgrenzungsversion wieder einzuschalten. Sie transportieren dann Ihre Buchungsregeln, testen, und stellen fest, dass bei der Abrechnung ganz einfach nichts gebucht wird – die Abgrenzungsversion ist nun einmal nicht mehr für die Weiterleitung in die Finanzbuchhaltung relevant. Achten Sie daher immer genauestens darauf, den Parameter nach Transaktionen wieder einzuschalten!

Die Ermittlung der Ware in Arbeit sichert ihre Zwischenergebnisse wie z. B. die Ware in Arbeit oder die Rückstellungen für fehlende Kosten mithilfe der eingetragenen Abgrenzungskostenarten. Jeder der errechneten Werte wird

248


zudem einer Abgrenzungskategorie zugeordnet, wie z. B. aktivierungspflichtige Ware in Arbeit, nicht aktivierungspflichtige Ware in Arbeit, Rückstellungen für fehlende Kosten etc. Um festzulegen, auf welche Sachkonten ein bestimmter Wert gebucht werden soll, reicht es normalerweise aus, wenn Sie die entsprechende Abgrenzungskategorie angeben. Nur wenn Sie die Buchungsregeln weiter differenzieren wollen, also wie hier im Beispiel die Ware in Arbeit auf Basis der fixen Kosten auf ein anderes Sachkonto zu buchen wie die variable Ware in Arbeit, müssen Sie zusätzlich Abgrenzungskostenarten angeben. Im Beispiel habe ich die Abgrenzungskostenart für die Zeilen-ID der fixen Kosten in Verknüpfung mit der entsprechenden Abgrenzungskategorie anderen Sachkonten zugeordnet als die Zeilen-ID der variablen Kosten. Für jede Buchungsregel geben Sie schließlich an, auf welches Bilanz- und GuV-Konto die Werte gebucht werden sollen. Das Bilanzkonto repräsentiert dabei den Bestand an Ware in Arbeit, das GuV-Konto die Bestandsänderungen an Ware in Arbeit. SAP empfiehlt, das GuV-Konto für die Bestandsänderungen an Ware in Arbeit nicht als Kostenart anzulegen, sodass die Buchung der Ware in Arbeit rein in der Finanzbuchhaltung geschieht und nicht im Controlling mitkontiert wird. In früheren Releases war es sogar verboten, an dieser Stelle ein Sachkonto einzugeben, das als Kostenart angelegt ist. Mittlerweile gibt das System jedoch lediglich eine Warnmeldung aus, sodass Sie dennoch eine Kostenart hinterlegen können. Beachten Sie, dass Sie dann für die entsprechende Kostenart einen Eintrag in der automatischen Kontierung (Transaktion OKG9) vornehmen müssen, um festzulegen, auf welches Kontierungsobjekt die Bestandsänderung an Ware in Arbeit gebucht werden soll. Die Buchung der Ware in Arbeit erfolgt erst mit der Abrechnung, und die Ware in Arbeit wird nicht auf den Auftrag selbst kontiert, für den die Ware in Arbeit ermittelt wird. Da die Ware in Arbeit den Charakter einer Abgrenzung hat und keinen Einfluss auf das Ergebnis des Auftrags haben soll, erfolgt die Buchung losgelöst vom Auftrag. Ungeachtet der Empfehlung von SAP rate ich Ihnen, die Bestandsänderung an Ware in Arbeit als Kostenart anzulegen. Nur so ist gewährleistet, dass das Ergebnis der GuV zwischen FI und CO abgestimmt ist. Die Buchung der Ware in Arbeit dient dazu, die Kosten abzugrenzen, die bei der Herstellung von unfertigen Erzeugnissen angefallen sind, und hat den Effekt, dass ebendiese Kosten durch die Bestandsänderung an Ware in Arbeit in der Finanzbuchhaltung ergebnisneutral dargestellt werden. Schreiben Sie diese Buchung nicht im Controlling fort, so sind die Herstellkosten der unfertigen Erzeugnisse

249

5.2

5


dort eben nicht ergebnisneutral. Ein früherer Kollege von mir hatte die clevere Idee, die Kostenart für die Bestandsveränderungen an Ware in Arbeit in der automatischen Kontierung auf einen Innenauftrag zu kontieren. Das hatte den praktischen Effekt, dass dann in der Profit-Center-Rechnung sehr einfach nachvollziehbar war, ob die Ware in Arbeit korrekt ermittelt und gebucht wurde. Alle Buchungen auf dem Kontierungsobjekt »Auftrag« zusammengenommen müssen dann den Saldo null ergeben. In der Spalte Rechnung… können Sie zusätzlich noch eine Rechnungslegungsvorschrift (z. B. HGB, US-GAAP etc.) hinterlegen. Dies benötigen Sie nur, falls Sie in der Finanzbuchhaltung eine parallele Rechnungslegung mit verschiedenen Ledgern eingestellt haben. Geben Sie dann in dieser Spalte eine Rechnungslegungsvorschrift an, werden die entsprechenden Werte nur in dem zugehörigen Ledger gebucht; tragen Sie hier nichts ein, bucht das System die Ware in Arbeit in alle Ledger. Weitere Informationen zur parallelen Rechnungslegung mittels Ledgern finden Sie in meinem Buch »SAP-Finanzwesen – Customizing«, das ebenfalls bei SAP PRESS erschienen ist. Nachdem Sie die Einstellungen zur Ermittlung von Ware in Arbeit fertiggestellt haben, müssen Sie Ihren Abgrenzungsschlüssel noch in den Fertigungsauftragsarten hinterlegen, die Sie verwenden. Diese Einstellungen nehmen Sie im Customizing vor über Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Produktionsaufträge 폷 Kostenrechnungsrelevante Vorschlagswerte je Auftragsart/Werk pflegen. Tragen Sie hier unter AbgrSchlüssel den Abgrenzungsschlüssel ein (siehe Abbildung 5.33).

Abbildung 5.33 Abgrenzungsschlüssel je Auftragsart hinterlegen

250


Ermittlung von Ware in Arbeit zu Sollkosten Die Einstellungen für die Ware in Arbeit zu Sollkosten ähneln denen für die Istkosten in mancher Hinsicht, es gibt jedoch eine Reihe von Parametern, die deutliche Unterschiede aufweisen; daher möchte ich an dieser Stelle auf diese Spielart der Ermittlung von Ware in Arbeit gesondert eingehen. In einem Beispiel zeige ich Ihnen, wie Sie die Ermittlung von Ware in Arbeit zu Sollkosten konfigurieren, wobei Sie sich bei den Fertigungskosten auf die Plantarife stützen und die Materialkosten für die eingesetzten Rohstoffe anstelle von Standardpreisen zum Planpreis ansetzen. Die grundlegenden Einstellungen sind dabei ähnlich wie bei der Ermittlung von Ware in Arbeit zu Istkosten; siehe das Schema dazu in Tabelle 5.2). Darüber hinaus verzichten Sie auf die Aufteilung in fixe und variable Kosten, sondern weisen stattdessen die Kosten getrennt nach Fertigungskosten, Materialkosten und Gemeinkosten aus. Definition der Zeilen-IDs




Zeilen-ID MAT Materialkosten

400000–499999 Verbrauch Rohstoffe

9990001 Fortschreibung Materialkosten

793005 Bestand WIP 893005 Bestandsänderungen WIP

Zeilen-ID FER Fertigungskosten

600000–649999 Fertigungsstunden

9990002 793005 Fortschreibung Bestand WIP Fertigungskosten 893005 Bestandsänderungen WIP

Zeilen-ID GMK Gemeinkosten

650000–659999 Gemeinkostenzuschläge

9990003 Fortschreibung Gemeinkosten

Zeilen-ID ADM Administrationskosten

700000–799999 Verwaltungskosten


Zeilen-ID MAT Materialkosten

800000–849999 Verbrauch Halbfabrikate

9990001 Fortschreibung Materialkosten

895000–895999 Wareneingang


Zeilen-ID WE Wareneingang




251

5.2

5


Auch bei der Ermittlung von Ware in Arbeit zu Sollkosten beginnen Sie mit der Definition eines Abgrenzungsschlüssels, den Sie über Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Ware in Arbeit 폷 Abgrenzungsschlüssel definieren (Transaktion OKG1) anlegen. Sie erstellen hier einen eigenen Schlüssel Z00003 (siehe Abbildung 5.34).

Abbildung 5.34 Abgrenzungsschlüssel anlegen

Sie müssen erneut sicherstellen, dass in den Einstellungen zur Version das Kennzeichen »WIP-Ermittlung« gesetzt ist, wie ich es im vorangegangenen Abschnitt dargestellt habe. Sie benötigen außerdem wieder mindestens eine Abgrenzungskostenart, um sie als technische Kostenart zu verwenden. Die Abgrenzungsversion pflegen Sie über Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Ware in Arbeit 폷 Abgrenzungsversionen definieren (Transaktion OKG9). Wenn Sie im selben Kostenrechnungskreis Ware in Arbeit sowohl zu Sollkosten wie auch zu Istkosten ermitteln – und/oder die Ergebnisermittlung einsetzen –, so sollten Sie unbedingt die Kennzeichen Zuordnung/AbgrSchl. und Fortschr./AbgrSchl setzen, damit Sie sämtliche Einstellungen zu den Zeilen-IDs je Abgrenzungsschlüssel unabhängig vornehmen können (siehe Abbildung 5.35). Als Nächstes legen Sie eine Bewertungsmethode an. Dazu wählen Sie den Menüpfad Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches ProduktControlling 폷 Periodenabschluß 폷 Ware in Arbeit 폷 Bewertungsmethode definieren (Sollkosten) (Transaktion OKGD). Dabei fordert das System Sie auf, sich für eine Methode zu entscheiden (siehe Abbildung 5.36). Wählen Sie dann Sollkosten, und das System erstellt analog zur Ermittlung von Ware in Arbeit zu Istkosten vier Einträge mit verschiedenen Abgrenzungsarten; auch hier findet wieder die Entscheidung darüber, ob Ware in Arbeit gebildet werden soll oder nicht, über den Status statt (siehe Abbildung 5.37).

252


Abbildung 5.35 Einstellungen zur Abgrenzungsversion

Abbildung 5.36 Bewertungsmethode für Ware in Arbeit zu Sollkosten anlegen

Abbildung 5.37 Abgrenzungsarten für Ware in Arbeit zu Sollkosten

253

5.2

5


Nun kommt der entscheidende Unterschied zur Ermittlung von Ware in Arbeit zu Istkosten. Da die Sollkosten aufgrund einer Kalkulation zum zugrundeliegenden Produktkostensammler ermittelt werden, müssen Sie zunächst einmal festlegen, auf welche Kalkulation Sie sich denn beziehen wollen. Diese Einstellung nehmen Sie unter Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Ware in Arbeit 폷 Bewertungsvariante WIP und Ausschuss (Sollkosten) definieren vor. Sie können auswählen, ob die Ware in Arbeit zu Sollkosten aufgrund der Vorkalkulation zum Produktkostensammler (und der entsprechend dort hinterlegten Kalkulationsvariante) stattfinden soll (siehe Abbildung 5.38), aufgrund der gültigen Plankalkulation des gefertigten Materials oder gar auf einer ganz anderen Materialkalkulation, die Sie parallel noch erstellt haben. Im letzteren Fall müssten Sie noch angeben, unter welcher Kalkulationsvariante und Kalkulationsversion diese Kalkulation stattgefunden hat. Anhand der Spalte Priorität legen Sie fest, in welcher Reihenfolge das System nach gültigen Kalkulationsergebnissen suchen soll. Im Beispiel soll es zuerst nach einer Kalkulation zum Produktkostensammler suchen, findet es diese nicht, so soll es auf die laufende Plankalkulation zurückgreifen.

Abbildung 5.38 Bewertungsvariante für Ausschuss und WIP definieren

Wie eingangs in diesem Abschnitt erwähnt, wollen Sie bei der Ermittlung der Ware in Arbeit zu Sollkosten für die Fertigungskosten die Plantarife der Leistungsarten ansetzen und für die verbrauchten Materialien den Planpreis. Sie haben für die Bewertungsvariante für Ausschuss und WIP festgelegt, dass als Erstes die Vorkalkulation zum Produktkostensammler für die Bewertung herangezogen werden soll. Die Vorkalkulation wiederum erfolgt mithilfe einer Kalkulationsvariante, und in der Kalkulationsvariante können Sie die Bewertung von Leistungen und Materialien einstellen. Im Beispiel soll für die Produktkostensammler die Auftragsart PREM verwendet werden. Sie prüfen also zunächst, welche Kalkulationsvariante dieser Auftragsart zugeordnet ist und

254


gehen zur Customizing-Transaktion Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Produktkostensammler 폷 Kostenrechnungsrelevante Vorschlagswerte je Auftragsart / Werk pflegen. Hier kontrollieren Sie, dass als Kalkulationsvariante für die Vorkalkulation (Vor-/Vers.kalk.) der Wert PREM eingetragen ist (siehe Abbildung 5.39).

Abbildung 5.39 Kalkulationsvariante zur Auftragsart prüfen

Um sich die Kalkulationsvariante PREM im Detail anzusehen, wechseln Sie zu Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Produktkostensammler 폷 Kalkulationsvarianten für Produktkostensammler überprüfen und wählen dann Kalkulationsvarianten zur Ermittlung der Leistungsmengen (Transaktion OKKN). Sie wählen die Kalkulationsvariante PREM aus und erhalten nun die Sicht, die in Abbildung 5.40 dargestellt ist.

Abbildung 5.40 Kalkulationsvariante zur Vorkalkulation

255

5.2

5


Die Einstellungen zur Bewertung von Fertigungskosten und Materialkosten finden Sie in der zugeordneten Bewertungsvariante; klicken Sie also auf den Button Bewertungsvariante, um die Details anzuzeigen. Hier sehen Sie zunächst im Reiter Materialbewertung, wie der Preis für eingesetzte Rohstoffe und Halbfabrikate ermittelt werden soll. Hier ist eine Strategiefolge zu sehen, die aus mehreren Schritten besteht. Das System versucht zunächst, den Preis zu ermitteln, der an erster Stelle steht – im Beispiel der Planpreis 1, ein manuell pflegbares Feld im Materialstamm in der Sicht Controlling 2. Findet das System hier keinen Wert, weil z. B. das Feld nicht gepflegt ist, geht es zum nächsten Schritt über und versucht, dort einen Wert zu ermitteln. So werden bis zu fünf Schritte durchlaufen; wurde dann noch immer kein Wert gefunden, gibt das System eine Fehlermeldung aus. Da der Planpreis an erster Stelle steht, haben Sie also somit sichergestellt, dass der Planpreis für die Bewertung bei der Vorkalkulation zum Produktkostensammler herangezogen wird, und aufgrund unserer Einstellungen zur Bewertungsvariante von Ware in Arbeit zu Sollkosten, werden auch bei der Ermittlung von Ware in Arbeit die Materialkosten zum Planpreis bewertet.

Abbildung 5.41 Bewertungsvariante: Materialbewertung

256


Im Reiter Leistungsarten/Prozesse finden Sie analog eine Strategiefolge zur Bewertung der Fertigungskosten (siehe Abbildung 5.42). Hier ist hinterlegt, dass der Plantarif der Periode zuerst herangezogen werden soll.

Abbildung 5.42 Bewertungsvariante: Bewertung von Leistungsarten

Zurück zu den Einstellungen zur Ermittlung von Ware in Arbeit: Die über Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Ware in Arbeit 폷 Bewertungsvariante WIP und Ausschuss (Sollkosten) definieren festgelegte Bewertungsvariante ordnen Sie im nächsten Schritt, Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Ware in Arbeit 폷 Zuordnung Bewertungsvariante WIP, Ihrem Abgrenzungsschlüssel zu (siehe Abbildung 5.43).

Abbildung 5.43 Bewertungsvariante für Ausschuss und WIP zuordnen

Damit stellen Sie eine Verknüpfung her, die bestimmt, welche Kalkulationsvariante je Abgrenzungsschlüssel zur Bewertung herangezogen werden soll. Die weiteren Schritte zur Ermittlung von Ware in Arbeit zu Sollkosten verlaufen analog zur Ware in Arbeit zu Istkosten: Sie benötigen auch hier Zeilen-

257

5.2

5


IDs, wobei Sie in diesem Beispiel eine Trennung in Fertigungskosten, Materialkosten und Gemeinkosten vornehmen wollen. Die Zeilen-IDs für die Administrationskosten und den Wareneingang, die Sie für die Ermittlung von Ware in Arbeit zu Istkosten bereits erstellt haben, können Sie wiederverwenden. Sie legen daher an dieser Stelle nur die drei neuen Zeilen-IDs für Materialkosten, Fertigungskosten und Gemeinkosten an (siehe Abbildung 5.44). Sie erstellen die Zeilen-IDs über Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Ware in Arbeit 폷 Zeilenidentifikationen definieren.

Abbildung 5.44 Zeilen-IDs prüfen

Die Zuordnung der Kostenarten zu Zeilen-IDs nehmen Sie vor über Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Ware in Arbeit 폷 Zuordnung definieren (Transaktion OKGB). Wie Sie in Abbildung 5.45 erkennen können, ordnen Sie die Kostenarten auf ähnliche Weise zu wie zuvor bei der Ermittlung von Ware in Arbeit zu Istkosten. Sie verzichten in diesem Beispiel jedoch auf die Aufteilung in fixe und variable Kosten, sodass die Spalte V maskiert bleibt. Da Sie in der Abgrenzungsversion entschieden haben, dass die Zuordnung je Abgrenzungsschlüssel erfolgen soll, müssen Sie auch hier den Abgrenzungsschlüssel in jeder Zeile mit angeben.

Abbildung 5.45 Zuordnung zu Zeilen-IDs

Im Anschluss stellen Sie die Fortschreibung der Zeilen-IDs ein über Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Ware in Arbeit 폷 Fortschreibung definieren (Transaktion OKGA). Sie gehen wieder analog zur Ermittlung von Ware in Arbeit zu Ist-

258


kosten vor und verknüpfen die drei Zeilen-IDs, die Sie aktivieren wollen (K), mit Abgrenzungskostenarten. Die Zeilen-ID für Administrationskosten soll nicht weiter verarbeitet werden (N), wohingegen die Zeilen-ID für den Wareneingang als abgerechnete Kosten (A) betrachtet wird.


Die Buchungsregeln sind in diesem Beispiel einfacher zu definieren, da Sie auf eine Aufteilung der Ware in Arbeit in fixe und variable Kosten verzichten. Sie müssen somit lediglich je eine Buchungsregel für die Ware in Arbeit und eine für die Rückstellungen für fehlende Kosten definieren (siehe Abbildung 5.47). Die Buchungsregeln pflegen Sie unter Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Ware in Arbeit 폷 Buchungsregeln für Abrechnung der Ware in Arbeit definieren (Transaktion OKG8). Bitte beachten Sie meine Hinweise zu diesem Thema, die ich bereits im Abschnitt zur Ermittlung von Ware in Arbeit zu Istkosten gemacht habe – Sie müssen immer die Weiterleitung in die Finanzbuchhaltung in der Abgrenzungsversion ausschalten, bevor Sie die Buchungsregeln ändern. Denken Sie anschließend daran, die Weiterleitung wieder einzuschalten, bevor Sie Ihre Änderungen transportieren.

Abbildung 5.47 Buchungsregeln für die Abrechnung von Ware in Arbeit

259

5.2

5


5.2.2

Ermittlung von Ware in Arbeit durchführen

Sie führen die Ermittlung von Ware in Arbeit über unterschiedliche Menüpfade durch, abhängig vom Auftragstyp, der verarbeitet werden soll. Wenn Ihre Fertigungsaufträge für das auftragsbezogene Produktkostencontrolling vorgesehen sind (siehe dazu auch die Einleitung zum Abschnitt über die Ermittlung von Ware in Arbeit zu Istkosten in Abschnitt 5.2.1, »Customizing für die Ermittlung von Ware in Arbeit«), so starten Sie die Einzelverarbeitung für Fertigungsaufträge im Anwendungsmenü über Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Ware in Arbeit 폷 Einzelverarbeitung 폷 Ermitteln (Transaktion KKAX). Sie können geben dann einen einzelnen Fertigungsauftrag ein, wählen die Periode und das Geschäftsjahr aus, für die Sie die Ware in Arbeit ermitteln möchten, und geben die Abgrenzungsversion ein (siehe Abbildung 5.48).

Abbildung 5.48 Ware in Arbeit für Fertigungsaufträge ermitteln

Das System zeigt dann als Ergebnis die ermittelte Ware in Arbeit an (siehe Abbildung 5.49). Dieser Wert sollte den aufgelaufenen Istkosten des Fertigungsauftrags entsprechen.

260


Abbildung 5.49 Ergebnis der Ermittlung von Ware in Arbeit zu Istkosten

Über den Button (WIP-Bericht) können Sie einen Kostenbericht zum zugrundeliegenden Auftrag aufrufen, um zu vergleichen, ob die ermittelte Ware in Arbeit den aufgelaufenen Istkosten entspricht (siehe Abbildung 5.50).

Abbildung 5.50 WIP-Bericht

Beim periodischen Produktkostencontrolling rufen Sie die Ermittlung von Ware in Arbeit für einen einzelnen Produktkostensammler über Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen: Produktkostensammler 폷 Ware in Arbeit 폷 Einzelverarbeitung 폷 Ermitteln (Transaktion KKAS) auf. Anders als bei Fertigungsaufträgen

261

5.2

5


starten Sie die Ermittlung nicht anhand einer Auftragsnummer, sondern anhand eines Materials, für das die gesamte Ware in Arbeit der Periode ermittelt werden soll (siehe Abbildung 5.51).

Abbildung 5.51 Ware in Arbeit für Produktkostensammler

Sie erhalten dann einen Bericht, der die ermittelte Ware in Arbeit ausweist (siehe Abbildung 5.52).

Abbildung 5.52 Ergebnis der Ware in Arbeit zu Sollkosten

Da die Werte in diesem Falle auf Basis der Sollkosten, nicht der Istkosten, ermittelt wurden, können Sie das Ergebnis nicht mit den Istkosten zum zugrundeliegenden Produktkostensammler vergleichen. Stattdessen steht

262


Ihnen an dieser Stelle ein Bericht zur Verfügung, den Sie über den Button WIP-Erklärung aufrufen können. Sie erhalten dann einen Bericht über die zum Produktkostensammler zurückgemeldeten Mengen, die der Ermittlung der Ware in Arbeit zugrunde liegen (siehe Abbildung 5.53).

Abbildung 5.53 Erklärung der Ware in Arbeit zu Sollkosten

Im periodischen Produktkostencontrolling steht Ihnen neben dem Produktkostensammler mit der Kostenträgerhierarchie ein weiteres Auswertungsobjekt zur Verfügung. Kostenträgerhierarchien können Sie dazu verwenden, Ihre Produktkostensammler hierarchisch anzuordnen und gegebenenfalls Kosten auf Kostenträgerknoten verbuchen, die keinem Produktkostensammler eindeutig zugeordnet werden können. Sobald ein Produktkostensammler einer Kostenträgerhierarchie zugeordnet ist, müssen Sie die Ware in Arbeit auf Ebene der Kostenträgerhierarchie ermitteln; für den einzelnen Produktkostensammler ist diese Funktion dann nicht mehr möglich. Die Ware in Arbeit für Kostenträgerhierarchien ermitteln Sie über das Anwendungsmenü über Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen: Kostenträgerhierarchie 폷 Ware in Arbeit 폷 Einzelverarbeitung 폷 Ermitteln (Transaktion KKAV). Die Durchführung und die anschließende Auswertung ist analog zur Ware in Arbeit für Produktkostensammler (siehe Abbildung 5.54).

263

5.2

5


Abbildung 5.54 Ware in Arbeit für Kostenträgerhierarchien

Die genannten Funktionen zur Einzelverarbeitung kommen in Frage, wenn Sie einen Auftrag oder Produktkostensammler im Detail analysieren wollen. Beim eigentlichen Periodenabschluss werden Sie aber auf die Sammelverarbeitung zurückgreifen, die Sie für das auftragsbezogene Produktkostencontrolling aufrufen über Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 ProduktkostenControlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes ProduktControlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Ware in Arbeit 폷 Sammelverarbeitung 폷 Ermitteln (Transaktion KKAO). Für das periodische Produktkostencontrolling lautet der Menüpfad Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen: Produktkostensammler 폷 Ware in Arbeit 폷 Sammelverarbeitung 폷 Ermitteln (Transaktion KKAO) bzw. Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen: Kostenträgerhierarchie 폷 Ware in Arbeit 폷 Sammelverarbeitung 폷 Ermitteln (Transaktion KKAO). Sie können mit dieser Transaktion alle Kostenträger – Fertigungsaufträge, Produktkostensammler, Kostenträgerhierarchien und auch Prozessaufträge aus der Prozessindustrie gemeinsam verarbeiten (siehe Abbildung 5.55). Sie können auf ein einzelnes Werk ein-

264


schränken oder aber auch die Ware in Arbeit für alle Werke Ihres Kostenrechnungskreises auf einmal ermitteln, indem Sie den Eintrag für das Werk weglassen.

Abbildung 5.55 Ermittlung von Ware in Arbeit: Sammelverarbeitung

Werksübergreifende Ermittlung von Ware in Arbeit Wenn Sie in einem größeren Unternehmen mit mehreren Werken in einem einheitlichen Kostenrechnungskreis arbeiten, sollten Sie es unbedingt vermeiden, die Ware in Arbeit für alle Werke auf einmal zu ermitteln, da Sie damit Daten aus Werken verändern können, für die Sie gar nicht zuständig sind. Dies sollte zwar über Ihr Berechtigungskonzept abgefangen werden, zur Sicherheit empfehle ich Ihnen aber dringend, die Ware in Arbeit jeweils einzeln pro Werk zu ermitteln.

Ich empfehle Ihnen, den Parameter Aufträge mit WIP=0 ausblenden zu aktivieren; dadurch zeigt das System in der nachfolgenden Auswertung nur diejenigen Aufträge an, für die auch Ware in Arbeit ermittelt wurde. Die Liste wird dadurch wesentlich übersichtlicher. Wenn Sie die Sammelverarbeitung starten, zeigt das System die Ergebnisse an. Die dargestellte Liste ist anpassbar, als Voreinstellung sehen Sie jedoch

265

5.2

5


die Ware in Arbeit getrennt nach Abgrenzungskategorie (Ware in Arbeit getrennt von Rückstellungen für fehlende Kosten) und Auftragsart (siehe Abbildung 5.56). Sie können von hier aus, abhängig von der Art des entsprechenden Auftrags, entweder in den Kostenbericht zum Fertigungsauftrag springen, um sich die Istkosten anzusehen, oder in die WIP-Erklärung, um die Aufteilung der Sollkosten zu überprüfen.

Abbildung 5.56 Ergebnisliste der Sammelverarbeitung

Video zur Ermittlung von Ware in Arbeit Unter http://www.fico-forum.de/demo/WIP_Ermittlung.php finden Sie ein Video, in dem Sie das Customizing und die Durchführung der Ermittlung von Ware in Arbeit zu Istkosten nachvollziehen können.

5.2.3

Empfehlungen zur Ermittlung von Ware in Arbeit

Wenn Sie die Ermittlung von Ware in Arbeit durchführen, lösen Sie damit noch keine Buchungen aus; die Buchungen erfolgen erst mit der Abrechnung. Sie können diese Funktion daher beliebig oft ausführen. Um zum Periodenabschluss den Wert der Ware in Arbeit korrekt zu ermitteln, sollten Sie bei der Ermittlung zu Istkosten abwarten, bis sämtliche relevanten Kosten auf den Fertigungsaufträgen gebucht sind, also neben Fertigungsrückmeldungen und Warenbewegungen auch etwaige manuelle Buchungen und Leistungsverrechnungen zu Fertigungsaufträgen, die Gemeinkostenzuschläge und die Isttarifermittlung. Bei der Ermittlung von Ware

266


in Arbeit zu Sollkosten sind die eben genannten Verrechnungen irrelevant, da nicht die Istkosten betrachtet werden. Die Ware in Arbeit zu Sollkosten wird nur durch Zählpunktmeldungen und Wareneingangsmeldungen aus der Fertigung beeinflusst, da diese die Grundlage für die Ermittlung der zu betrachtenden Mengen bilden. Die Ermittlung von Ware in Arbeit zu Sollkosten können Sie daher unabhängig von allen anderen Monatsabschlussaktivitäten durchführen. Da die Ermittlung von Ware in Arbeit keine echten Buchungen – weder in FI noch in CO – erzeugt, benötigen Sie spezielle Berichte, um die ermittelten Werte sichtbar zu machen. SAP liefert standardmäßig einige Berichte aus, mit denen Sie die ermittelte Ware in Arbeit darstellen können, z. B. über Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Infosystem 폷 Berichte zum Auftragsbezogenen Produkt-Controlling 폷 Detailberichte 폷 Anzeige WIP zu Istkosten (Transaktion COMLWIPDISP) – siehe Abbildung 5.57.

Abbildung 5.57 Bericht zu Ware in Arbeit zu Istkosten

Sie können auch eigene Berichte im Report Painter erstellen und die Ware in Arbeit z. B. zusammen mit Istkosten darstellen. Für die Darstellung der Ware in Arbeit wählen Sie den Werttyp 32 (Abgrenzungen: Ergebnisermittlung, WIP-Ermittlung – siehe Abbildung 5.58). Darüber hinaus benötigen Sie das

267

5.2

5


Merkmal »Abgrenzungskategorie«, um dann die einzelnen Elemente der Ermittlung der Ware in Arbeit auseinander zu steuern, wie etwa aktivierungspflichtige Ware in Arbeit, Rückstellungen für fehlende Kosten etc.

Abbildung 5.58 Auswahl von Werttypen im Report Painter

Darüber hinaus möchte ich Ihnen raten, es tunlichst zu vermeiden, die ermittelte Ware in Arbeit in abgeschlossenen Perioden zu verändern. Die ermittelte Ware in Arbeit sollte immer mit den durch die Abrechnung gebuchten Daten übereinstimmen, ansonsten wird eine nachträgliche Fehleranalyse sehr schwer. Sie haben zwei Möglichkeiten, zu verhindern, dass frühere Werte zur Ware in Arbeit verändert werden können: Zum einen können Sie in abgeschlossenen Perioden den entsprechenden Vorgang sperren (siehe Abbildung 5.59). Die Periodensperre rufen Sie über die Transaktion OKP1 auf; ich erläutere diese Funktion auch noch ausführlich in Kapitel 6, »Koordination des Abschlusses«. Eine weitere Möglichkeit, die Daten zur Ware in Arbeit aus früheren Perioden zu schützen, ist die Sperrperiode. Wie ich in Abschnitt 5.2.1, »Customizing für die Ermittlung von Ware in Arbeit«, im Zusammenhang mit der Abgrenzungsversion erläutert habe, können Sie eine Sperrperiode festlegen. Die Sperrperiode bedeutet, dass nur Daten für Ware in Arbeit für Perioden ermittelt werden dürfen, die nach der Sperrperiode liegen. Für alle Perioden bis einschließlich der Sperrperiode darf keine Ware in Arbeit mehr ermittelt werden.

268


Abbildung 5.59 Periodensperre für die Ermittlung von Ware in Arbeit

Sie können die Sperrperiode über Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Ware in Arbeit 폷 Sperrperiode 폷 Ändern (Transaktion KKA0) festlegen. Wählen Sie dann eine Abgrenzungsversion aus und legen Sie die Sperrperiode fest (siehe Abbildung 5.60).

Abbildung 5.60 Sperrperiode für Ware in Arbeit festlegen

Versuchen Sie dann, Ware in Arbeit für eine Periode durchzuführen, die nicht nach der Sperrperiode liegt, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Zum Abschluss dieses Abschnittes gebe ich Ihnen noch einen Rat mit für den Fall, dass Sie Ihre Einstellungen zur Ermittlung von Ware in Arbeit im laufenden Betrieb ändern wollen. Nehmen Sie an, Sie haben für einen Fertigungsauftrag schon Ware in Arbeit ermittelt und möchten nun den Abgrenzungsschlüssel im Auftrag ändern, um die Ware in Arbeit zukünftig nach einem anderen Verfahren zu ermitteln. Damit Sie diese Änderung vornehmen kön-

269

5.2

5


nen, müssen Sie als Erstes die bereits ermittelten Daten löschen. Rufen Sie dazu die Transaktion KKA7 auf, die nicht in den Menübaum eingebunden ist. Sie können dann die bereits abgegrenzten Daten löschen (siehe Abbildung 5.61) und den Abgrenzungsschlüssel gegebenenfalls ändern.

Abbildung 5.61 Abgrenzungsdaten löschen

5.3

Ergebnisermittlung

Die Ermittlung von Ware in Arbeit, die ich Ihnen im vorangegangenen Abschnitt vorgestellt habe, betrifft ausschließlich Szenarien in der Produktion, also Fertigungsaufträge und Produktkostensammler. In der Fertigung ist die Sachlage für die Ermittlung von Ware in Arbeit auch verhältnismäßig simpel, denn es geht hier im Wesentlichen um Fertigungskosten und die Entlastung durch Wareneingang. Das Problem der periodischen Abgrenzung kann jedoch auch erlösführende Innenaufträge und Projekte, Kundenaufträge sowie andere logistische Aufträge, wie z. B. erlösführende Serviceaufträge, betreffen. Bei erlösführenden Aufträgen und Projekten, die länger als eine Buchungsperiode laufen und bei denen die Faktura an den Kunden erst gegen Ende des Auftragsdurchlaufs erstellt wird, müssen Sie zum Periodenende die aufgelaufenen Kosten abgrenzen und als unverrechnete Lieferungen und Leistungen aktivieren, ähnlich wie Sie dies für Ware in Arbeit tun. Die Logik ist jedoch eine etwas andere. Im Prinzip analysieren Sie die aufgelaufenen Kosten und Erlöse und entscheiden dann, welcher Anteil der Kosten notwendig war, um die Erlöse zu erwirtschaften. Wenn Sie nach dem Umsatzkostenverfahren berichten, dann betrachten Sie diese Kosten als Kosten des Umsatzes. Der

270

Ergebnisermittlung

andere Anteil der Kosten sind folglich Kosten, zu denen noch Erlöse zu erwarten sind, sie sind also als Ware in Arbeit zu aktivieren. Die Sachlage ist somit komplizierter als bei der Ware in Arbeit, da bei einem Fertigungsszenario immer davon ausgegangen werden kann, dass der Saldo eines Fertigungsauftrags null ergeben sollte. Die Ware in Arbeit zu Istkosten ist also leicht aufgrund der Differenz von Istkosten und Entlastung durch Wareneingänge zu ermitteln. Bei einem Kundenprojekt hingegen müssen Sie dem System erst einmal beibringen, ob es bei der Ermittlung des Verhältnisses zwischen Ware in Arbeit und bereits realisierten Kosten des Umsatzes Plan- oder Istkosten bzw. Plan- oder Isterlöse berücksichtigen soll. Es gibt auch Szenarien, z. B. bei Festpreisprojekten, wo bis zum Abschluss des Projektes sämtliche Kosten als Ware in Arbeit betrachtet werden sollen. Wenn Sie z. B. nach IAS oder US-GAAP berichten, können Sie auch die Percentage-of-Completion-Methode verwenden, um sich sogar einen kalkulatorischen Umsatz proportional zu den bisher angefallenen Kosten gutzuschreiben. Beide Methoden dienen dazu, Ihr Ergebnis realistischer darzustellen, denn ansonsten würden alle erlösführenden Aufträge für den Großteil ihrer Laufzeit Verluste ausweisen. Um die unverrechneten Lieferungen und Leistungen für erlösführende Aufträge oder Projekte zu ermitteln, können Sie in SAP die Funktion der Ergebnisermittlung nutzen, die der Ermittlung von Ware in Arbeit in vieler Hinsicht ähnelt, aber doch einige deutliche Unterschiede aufweist. Wie auch die Verzinsung war die Ergebnisermittlung ursprünglich nur für die Komponente PS (Projektsystem) vorgesehen und steht inzwischen auch für Innenaufträge und Kundenaufträge zur Verfügung. SAP stellt für die Ergebnisermittlung unterschiedliche Methoden zur Verfügung; die gängigste ist die erlösproportionale Methode, die ich an dieser Stelle anhand eines Beispiels vorstelle. Darüber hinaus gibt es noch weitere Möglichkeiten zur periodischen Bewertung von Kundenprojekten, wie z. B. die Percentage-of-Completion-Methode (POC). Diese wird in US-GAAP oder IAS typischerweise nur in größeren Projekten eingesetzt, und auch diese Methode werde ich Ihnen anhand eines Beispiels vorführen.

5.3.1

Erlösproportionale Ergebnisermittlung

Die erlösproportionale Ergebnisermittlung setzt zunächst voraus, dass Sie auf Ihrem Projekt die Kosten und Erlöse korrekt geplant haben. Zum Periodenende ermittelt das System dann anhand der aufgelaufenen Istwerte und

271

5.3

5


der Planzahlen den Wert der Ware in Arbeit, der Kosten des Umsatzes und eventuell anfallender Rückstellungen für drohende Verluste. Letztere werden dann ermittelt, wenn Sie für ein Projekt von vornherein einen Verlust einplanen. Das System bildet dann mit der Ergebnisermittlung automatisch Rückstellungen für die zu erwartenden Verluste. Die Ermittlung der vorgestellten Werte erfolgt mithilfe des Konstrukts der errechneten Kosten. Dabei handelt es sich um diejenigen Kosten, die laut Plan den Ist-Umsätzen gegenüberstehen sollten: errechnete Kosten = Plankosten × Istumsatz / Planumsatz

Die errechneten Kosten entsprechen somit den Kosten des Umsatzes, denn dabei handelt es sich ja eben um diejenigen Kosten, die zur Realisierung des tatsächlichen Umsatzes notwendig waren: Kosten des Umsatzes = errechnete Kosten

Falls die tatsächlichen Kosten den Istkosten entsprechen, so sind die tatsächlichen Kosten in Gänze als Kosten des Umsatzes zu betrachten. Sind jedoch im Ist höhere Kosten aufgelaufen als die errechneten Kosten, so wird die Differenz als Ware in Arbeit aktiviert: wenn Istkosten > errechnete Kosten: Ware in Arbeit = Istkosten – errechnete Kosten

Die Ware in Arbeit entspricht somit dem Teil der Istkosten, dem kein Istumsatz gegenübersteht. Sind hingegen die tatsächlichen Kosten niedriger als die errechneten Kosten, so bedeutet dies, dass laut Plan noch weitere Kosten erwartet werden. Für die Differenz zwischen Istkosten und errechneten Kosten bildet das System deshalb Rückstellungen für fehlende Kosten: wenn Istkosten < errechnete Kosten: Rückstellungen für fehlende Kosten = Istkosten – errechnete Kosten

Bitte beachten Sie, dass die Kosten des Umsatzes nach wie vor den errechneten Kosten entsprechen. In dem Fall, dass die Istkosten niedriger sind als die errechneten Kosten, entsprechen die Kosten des Umsatzes daher der Summe aus den Istkosten und den Rückstellungen für fehlende Kosten. Wie ich eingangs in diesem Abschnitt erwähnte, ist es für die korrekte Funktionsweise der Ergebnisermittlung zwingend notwendig, dass Sie die Kostenund Erlösplanung für Ihr Projekt stets aktuell halten. Für den Fall, dass die Istkosten dennoch die Plankosten übersteigen (im Prinzip hätten die Plankos-

272

Ergebnisermittlung

ten entsprechend angepasst werden müssen), zieht das System anstelle der Plankosten die Istkosten in die Berechnungen ein. Die Ergebnisermittlung ist wie die Ermittlung von Ware in Arbeit statusabhängig (siehe Abschnitt 5.2, »Ermittlung von Ware in Arbeit«), die Statusverwaltung für Innenaufträge, Projekte und Kundenaufträge funktioniert allerdings etwas anders als für Fertigungsaufträge. Bei Innenaufträgen und Projekten pflegen Sie den Status grundsätzlich manuell. Ware in Arbeit wird nur für Projekte und Innenaufträge ermittelt, die den Status »Freigegeben« haben; solange diese also noch den Status »Eröffnet« haben, können Sie noch keine Kosten und Erlöse erfassen, deshalb kann es auch noch keine Ware in Arbeit geben. Am Ende des Projektes müssen Sie den Status »Technisch abgeschlossen« manuell setzen für Innenaufträge und Projekte. Das System ermittelt dann keine Ware in Arbeit und keine Rückstellungen für fehlende Kosten mehr und löst etwaige noch bestehende Abgrenzungen auf. Bei Kundenaufträgen hingegen wird der Status normalerweise automatisch gesetzt. Bestehende Ware in Arbeit bzw. Rückstellungen für fehlende Kosten werden mit dem Status »Endgeliefert« oder »Endfakturiert« aufgelöst. Der Status »Endgeliefert« wird vom System automatisch für Kundenauftragspositionen gesetzt, wenn die vorgesehene Liefermenge ausgeliefert wurde. »Endfakturiert« bedeutet analog, dass der geplante Umsatz fakturiert wurde. Ich zeige Ihnen nun anhand eines Beispiels (siehe Tabelle 5.3) die Funktionsweise der erlösproportionalen Ergebnisermittlung. Nehmen Sie an, Sie haben für ein Kundenprojekt 100.000 EUR Erlöse und 80.000 EUR Kosten geplant: In Periode 1 fallen Istkosten in Höhe von 30.000 EUR an. Die errechneten Kosten sind 0, da auch der Istumsatz noch 0 beträgt. Die Ware in Arbeit beträgt 30.000 EUR. Periode

1

Istkosten der Periode

30.000

0

60.000

Kumulierte Istkosten

30.000 30.000 30.000

90.000

Umsatz der Periode

0 25.000 25.000

50.000

Kumulierter Umsatz

0 25.000 50.000 100.000

Errechnete Kosten = Kosten des Umsatzes

0 20.000 40.000

Ware in Arbeit Rückstellungen

2

3 0

30.000 10.000 0

4

90.000

0

0

0 10.000

0

Tabelle 5.3 Beispiel für Ware in Arbeit (alle Werte in EUR)

273

5.3

5


In Periode 2 wird eine Teilfaktura über 25.000 EUR gebucht. Dadurch ergeben sich errechnete Kosten von 20.000 EUR (80.000 × 25.000 / 100.000 = 20.000). Entsprechend reduziert sich die Ware in Arbeit von 30.000 auf 10.000 EUR (Istkosten – errechnete Kosten). In Periode 3 wird eine weitere Teilfaktura über 25.000 EUR gebucht. Der kumulierte Istumsatz ist damit im Verhältnis zu den kumulierten Istkosten höher als geplant bzw. die kumulierten Istkosten sind niedriger als erwartet (errechnete Kosten = 80.000 × 50.000 / 100.000 = 40.000). Das System bildet damit eine Rückstellung für fehlende Kosten in Höhe der Differenz zwischen den errechneten Kosten und den kumulierten Istkosten (40.000 – 30.000 = 10.000). In Periode 4 schließlich werden die restlichen noch erwarteten Kosten in Höhe von 60.000 EUR gebucht, und es wird eine Schlussrechnung über 50.000 EUR erstellt. Sie schließen das Projekt technisch ab, und zum Periodenende werden eventuell noch bestehende Waren in Arbeit oder Rückstellungen aufgelöst. Es wird nun das tatsächliche Ergebnis des Auftrags in der GuV gezeigt.

5.3.2

Ergebnisermittlung nach der Percentage-of-CompletionMethode

Percentage of Completion (POC) ist in IFRS und US-GAAP eine gängige Methode, um laufende Kundenprojekte nicht nur mit dem Wert der aufgelaufenen Kosten im Bestand zu aktivieren, sondern auch den anteilig angenommenen Umsatz in der GuV darzustellen. Die Methode ist bei einem Abschluss nach HGB nicht erlaubt, da sie dem Vorsichtsprinzip widerspricht. Bei Percentage of Completion geht es nicht darum, die laufenden Projektkosten abzugrenzen, sondern stattdessen einen kalkulatorischen Umsatz entsprechend dem Projektfortschritt auszuweisen. Dieser sogenannte POCUmsatz entspricht dem Umsatz, den das Projekt laut Plan beim erreichten Projektfortschritt realisiert haben müsste. Die Herausforderung an der Stelle ist es, eine geeignete Methode zu finden, um den Projektfortschritt korrekt zu ermitteln. Bei der technisch einfachsten Methode, der kostenproportionalen POC-Methode, ziehen Sie dazu das Verhältnis der Istkosten zu den Plankosten heran. Sie gehen dabei davon aus, dass wenn Sie 50 % der geplanten Kosten realisiert haben, auch das Projekt zu 50 % abgeschlossen ist und Sie folglich 50 % des geplanten Erlöses abgrenzen können. Die Schwierigkeit dabei ist es, sicherzustellen, dass die aufgelau-

274

Ergebnisermittlung

fenen Istkosten auch tatsächlich zum Projektfortschritt beigetragen haben. Es gibt jedoch eine Reihe von Situationen, in denen Kosten entstanden sind, die nicht direkt den Projektfortschritt vorantreiben, wie etwa: 왘

Waren, die im Anlagenbau vorab bestellt wurden, aber noch nicht in die Anlage eingebaut wurden

왘

Mehraufwand durch Ausschuss oder Qualitätsmängel

왘

Preissteigerungen bei Kaufteilen

왘

Strafen

Um zu verhindern, dass vorab bestellte Ware in die POC-Ermittlung mit eingeht, beachten Sie bitte meine Hinweise in Abschnitt 5.3.5, »Empfehlungen zur Ergebnisermittlung«. Fallen hingegen ungeplante Mehrkosten an, so müssen Sie unmittelbar Ihre Plankosten anpassen, um sicherzustellen, dass der Projektfortschritt korrekt ermittelt werden kann. Bei der POC-Methode setzt das System als zentrale Rechengröße nicht die errechneten Kosten, sondern den errechneten Umsatz an. Dieser wird – komplementär zu den errechneten Kosten bei der Ermittlung der Ware in Arbeit – angesetzt als der Umsatz, der laut Plan proportional den aufgelaufenen Istkosten gegenüber stehen sollte: errechneter Umsatz = Planumsatz × Istkosten / Plankosten

Der kalkulatorische Umsatz, POC-Umsatz genannt, entspricht dem errechneten Umsatz. Dieser wird in der GuV gebucht, um den Istkosten des Projektes einen Umsatz entgegenzusetzen und somit ein realistisches Ergebnis zu zeigen. Die Gegenbuchung dazu erfolgt in der Bilanz, abhängig vom Verhältnis des errechneten Umsatzes zum Istumsatz. Ist der errechnete Umsatz kleiner als der Istumsatz, so wurde im Projekt weniger fakturiert als möglich gewesen wäre. Die Differenz aus beiden Größen wird als erlösfähiger Bestand in der Bilanz aktiviert und hat einen ähnlichen Charakter wie die Ware in Arbeit: wenn Istumsatz > errechneter Umsatz: erlösfähiger Bestand = Istumsatz – errechneter Umsatz

Im umgekehrten Falle wurde bereits mehr fakturiert, als es dem Projektfortschritt entspricht. Die Differenz aus errechnetem Umsatz und Istumsatz wird in diesem Fall als Rückstellung in Form von Erlösüberschuss in die Bilanz gebucht:

275

5.3

5


wenn Istumsatz < errechneter Umsatz: Erlösüberschuss = Istumsatz – errechneter Umsatz

Sollten die Istkosten die Plankosten übersteigen (und die Plankosten nicht angepasst werden), so setzt das System den maximalen Fertigstellungsgrad von 100 % an. Sobald das Projekt den Status »Technisch abgeschlossen hat, wird ein eventuell noch bestehender erlösfähiger Bestand bzw. Erlösüberschuss wieder aufgelöst. Die aufgelaufenen Projektkosten werden bei der Berechnung der Percentageof-Completion stets als Kosten des Umsatzes betrachtet. Es ist jedoch auch möglich, Kosten, die nicht zum Projektfortschritt beitragen und noch nicht fakturiert sind, als Ware in Arbeit zu betrachten. Ich verdeutliche die Logik der POC-Methode nun an demselben Beispiel wie oben: Wiederum haben Sie 100.000 EUR Erlöse und 80.000 EUR Kosten geplant: In Periode 1 fallen Istkosten in Höhe von 30.000 EUR an. In Tabelle 5.4 sehen Sie ermittelte Werte zum Ende von Periode 1. Formel

Wert

Istkosten der Periode 1

30.000


30.000

Errechneter Umsatz = POCUmsatz der Periode 1

Planumsatz × Istkosten / Plankosten

Kumulierter Istumsatz

0

Erlösfähiger Bestand

errechneter Umsatz – Ist- 37.500 – 0 = 37.500 umsatz

Erlösüberschuss

Istumsatz – errechneter Umsatz

100.000 × 30.000 / 80.000 = 37.500

0

Tabelle 5.4 Beispielwerte für POC-Methode am Ende von Periode 1 (alle Werte in EUR)

In Tabelle 5.5 sehen Sie, welche Buchungen in der Bilanz dazu durchgeführt wurden: Die Projektkosten wurden unter Punkt 1 verbucht. Der POCUmsatz wurde in der GuV gebucht, die Gegenbuchung 2 erfolgte im Umlaufvermögen.

276

Ergebnisermittlung

Bilanzstruktur/Konto

Saldo

AKTIVA

7.500

Umlaufvermögen

7.500 –30.000 1

Bestand fertige Erzeugnisse Erlösfähiger Bestand

37.500 2

PASSIVA

–7.500

Gewinnverwendung

–7.500

GEWINN- UND VERLUSTRECHNUNG

–7.500

Umsatz

–37.500

Änderungen erlösfähiger Bestand

–37.500 2

Kosten des Umsatzes

30.000

Bestandsveränderung fertige Erzeugnisse

–30.000 1

Tabelle 5.5 Ergebnis laut POC-Methode nach Periode 1 (alle Werte in EUR)

Beachten Sie den Unterschied zur Ware in Arbeit: Nach Periode 1 war das Ergebnis dort neutral; bei der Percentage-of-Completion ist das Projekt bereits nach der ersten Periode ergebniswirksam. Wie die Kosten des Umsatzes bei der Ermittlung der Ware in Arbeit wird bei der POC-Methode der POC-Umsatz nicht direkt gebucht, sondern ergibt sich aus den Änderungen zum erlösfähigen Bestand bzw. zu den Erlösüberschüssen. In Periode 2 wird eine Teilrechnung über 25.000 EUR gebucht. Zum Periodenende ermittelt das System die Werte wie in Tabelle 5.6 dargestellt. Formel

Wert

Istkosten der Periode 2 Kumulierte Istkosten Errechneter Umsatz = POCUmsatz der Periode 2

30.000 Planumsatz × Istkosten / Plankosten


100.000 × 30.000 / 80.000 = 37.500 25.000


errechneter Umsatz – Ist- 37.500 – 25.000 = 12.500 umsatz

Erlösüberschuss


0


277

5.3

5


In Tabelle 5.7 sehen Sie die Situation nach Periode 2. Unter 1 wurde die Faktura verbucht, 2 zeigt die Änderungen zum erlösfähigen Bestand. Bilanzstruktur/Konto

Saldo

AKTIVA

7.500

Umlaufvermögen

7.500 25.000 1

Forderungen Bestand fertige Erzeugnisse

–30.000


12.500 2

PASSIVA

–7.500

Gewinnverwendung

–7.500


–7.500

Umsatzerlöse

–37.500

Umsatz

–25.000 1

Änderungen erlösfähiger Bestand

–12.500 2

Kosten des Umsatzes

30.000


30.000

Tabelle 5.7 Ergebnis nach POC-Methode nach Periode 2 (alle Werte in EUR)

In Periode 3 wird eine weitere Teilfaktura über 25.000 EUR gebucht. Die Werte, die das System zum Periodenende ermittelt, sehen Sie in Tabelle 5.8. Formel

Wert

Istkosten der Periode 3 Kumulierte Istkosten Errechneter Umsatz = POCUmsatz der Periode 3

30.000 Planumsatz × Istkosten / Plankosten


100.000 × 30.000 / 80.000 = 37.500 50.000


errechneter Umsatz – Ist- 0 umsatz

Erlösüberschuss


50.000 – 37.500 = 12.500

Tabelle 5.8 Beispielwerte bei POC-Methode am Ende von Periode 3 (alle Werte in EUR)

278

Ergebnisermittlung

Tabelle 5.9 zeigt einen Überblick über das Ergebnis nach Periode 3: Zunächst wurden die Erlöse gebucht 1, daraufhin wurde mit 2 der erlösfähige Bestand aufgelöst und gleichzeitig mit 3 der Erlösüberschuss zurückgestellt. Bilanzstruktur/Konto

Saldo

AKTIVA

20.000

Umlaufvermögen

20.000

Forderungen

50.000 1

Bestand fertige Erzeugnisse

–30.000 02

Erlösfähiger Bestand PASSIVA

–20.000

Erlösüberschuss

–12.500 3

Gewinnverwendung

–7.500


–7.500

Umsatzerlöse

–37.500

Umsatz

–50.000 1 02

Änderungen erlösfähiger Bestand Änderungen Erlösüberschuss

12.500 3

Kosten des Umsatzes

30.000


30.000

Tabelle 5.9 Ergebnis nach POC-Methode nach Periode 3 (alle Werte in EUR)

In Periode 4 wird die Schlussrechnung über 50.000 EUR gestellt; gleichzeitig fallen 60.000 EUR Istkosten an, womit die Plankosten überschritten sind. In Tabelle 5.10 sehen Sie die Werte, die zum Periodenende ermittelt wurden: Formel

Wert

Istkosten der Periode 4

60.000


90.000

Errechneter Umsatz = POCUmsatz der Periode 4

Planumsatz × Istkosten / Plankosten


100.000 × 90.000 / 90.000 = 100.000 100.000


errechneter Umsatz – Ist- 0 umsatz

Erlösüberschuss


0


279

5.3

5


In Tabelle 5.11 sehen Sie das Ergebnis zum Ende des Projektes. Unter 1 wurden die Erlöse, unter 2 die Kosten gebucht. 3 verdeutlicht, dass der zuvor bestehende Erlösüberschuss aufgelöst wurde. Bilanzstruktur/Konto

Saldo

AKTIVA

10.000

Umlaufvermögen

10.000

Forderungen

100.000 1

Bestand fertige Erzeugnisse

–90.000 2

Erlösfähiger Bestand PASSIVA Erlösüberschuss

0 –10.000 03

Gewinnverwendung

–10.000


–10.000

Umsatzerlöse

–100.000

Umsatz

–100.000 1

Änderungen Erlösfähiger Bestand Änderungen Erlösüberschuss

0 03

Kosten des Umsatzes

90.000


90.000 2

Tabelle 5.11 Ergebnis laut POC-Methode nach Abschluss des Projektes (alle Werte in EUR)

Sie haben somit die grundsätzliche Funktionsweise der Ergebnisermittlung kennengelernt. Ich zeige Ihnen nun die notwendigen Customizing-Einstellungen, sowohl für die Ermittlung von Ware in Arbeit nach HGB, als auch für die POC-Methode.

5.3.3

Customizing für die Ergebnisermittlung

Die Customizing-Einstellungen zur Ergebnisermittlung sind ähnlich denen der Ermittlung von Ware in Arbeit (siehe 5.2.1, »Customizing für die Ermittlung von Ware in Arbeit«). Für die Ergebnisermittlung werde ich Ihnen anhand eines Beispiels zeigen, wie Sie für ein und dasselbe Projekt die Ergebnisermittlung zum einen erlösproportional nach HGB darstellen und zum anderen parallel dazu die POC-Methode anwenden, um das Projekt nach IFRS zu bewerten.

280

Ergebnisermittlung

5.3

Ich stelle Ihnen als Erstes die Einstellungen für die erlösproportionale Ergebnisermittlung vor, im Anschluss behandle ich die POC-Methode.

Erlösproportionale Ergebnisermittlung Auch bei der Ergebnisermittlung benötigen Sie einen Abgrenzungsschlüssel, eine Abgrenzungsversion und Zeilen-Identifikatoren (siehe Übersicht in Tabelle 5.12). Die abzugrenzenden Kostenarten ordnen Sie zunächst den Zeilen-IDs zu und verknüpfen diese dann mit sekundären Abgrenzungskostenarten, um die Rechenergebnisse zwischenzuspeichern. Zum Schluss definieren Sie Buchungsregeln, um die Ware in Arbeit bzw. die Werte für die POCMethode in der Finanzbuchhaltung zu buchen. Definition der Zeilen-IDs




Zeilen-ID AKT Aktivierungspflichtige Kosten

600000–639999 Primäre Kosten

9990001 Fortschreibung Ware in Arbeit/Rückstellungen für aktivierungsfähige Kosten

793000 Bestand Ware in Arbeit

9990002 Fortschreibung Kosten des Umsatzes für aktivierungsfähige Kosten

79000 Rückstellungen für fehlende Kosten

Zeilen-ID NAK 640000–649999 Nicht aktivierungs- Transportkosten fähige Kosten

9990003 Fortschreibung Kosten des Umsatzes für nicht aktivierungsfähige Kosten

Zeilen-ID NAK 650000–659999 Nicht aktivierungs- Versicherungen fähige Kosten


Zeilen-ID NAK 660000–669999 Nicht aktivierungs- Finanzierungskosfähige Kosten ten


893000 Bestandsänderungen Ware in Arbeit

239000 Änderungen Rückstellungen für fehlende Kosten


281

5







800000–899999 Verbrauch Halbfabrikate

9990001 Fortschreibung Ware in Arbeit für aktivierungsfähige Kosten

793000 Bestand Ware in Arbeit 893000 Bestandsänderungen Ware in Arbeit

9990002 Fortschreibung Rück- 79000 stellungen für aktivie- Rückstellungen für fehrungsfähige Kosten lende Kosten 239000 Änderungen Rückstellungen für fehlende Kosten Zeilen-ID ERL Erlöse

900000–999999 Erlöse

9990004 Fortschreibung Erlöse

Tabelle 5.12 Übersicht über die Customizing-Einstellungen zur Ermittlung der Ware in Arbeit (Forts.)

Ich zeige Ihnen nun die Customizing-Einstellungen für die erlösproportionale Darstellung nach HGB anhand eines Beispiels, bei dem die Ware in Arbeit nicht gesondert nach Materialkosten, Fertigungskosten etc. aufgeteilt werden soll. Kosten für Versand, Versicherungen und Finanzierungskosten sollen jedoch nicht als Ware in Arbeit abgegrenzt, sondern direkt als Kosten des Umsatzes ausgewiesen werden. Die Ergebnisermittlung können Sie für Innenaufträge, Projekte und Kundenaufträge einsetzen. Im Customizing-Menü der Innenaufträge finden Sie die Einstellungen für die Ergebnisermittlung jedoch nicht – Sie müssen das Customizing über das Kundenauftragscontrolling oder das Projektsystem vornehmen. Für Kundenaufträge finden Sie die Customizing-Einstellungen zur Ergebnisermittlung unter Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Kundenauftrags-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Ergebnisermittlung. Das häufigste Einsatzgebiet für die Ergebnisermittlung sind jedoch Projekte, deshalb werde ich in diesem Abschnitt jeweils die Menüpfade für das Projektsystem aufführen.

282

Ergebnisermittlung

Ausgangspunkt ist wie bei der Ermittlung von Ware in Arbeit der Abgrenzungsschlüssel. In unserem Beispiel werden Sie nur einen benötigen – zur beabsichtigten parallelen Bewertung nach HGB und IFRS verwenden Sie zwar unterschiedliche Abgrenzungsversionen und Bewertungsmethoden, beides wird aber über denselben Abgrenzungsschlüssel mit dem Projekt verknüpft. Sie legen den Abgrenzungsschlüssel im Customizing an unter Projektsystem 폷 Erlöse und Ergebnis 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Ergebnisermittlung 폷 Abgrenzungsschlüssel und -versionen 폷 Abgrenzungsschlüssel für Ergebnisermittlung pflegen (Transaktion OKG1; siehe Abbildung 5.62). Wie bereits erwähnt, verwenden Sie hier dieselbe Funktion wie für die Ermittlung der Ware in Arbeit für Fertigungsaufträge, sodass Sie an dieser Stelle auch Einstellungen finden, die Sie im Zusammenhang mit Fertigungsaufträgen vorgenommen haben.

Abbildung 5.62 Abgrenzungsschlüssel pflegen

Ein Abgrenzungsschlüssel ist kostenrechnungskreisunabhängig, das heißt, Sie können dieselben Schlüssel in unterschiedlichen Kostenrechnungskreisen für verschiedene Zwecke nutzen. Um die Ergebnisermittlung für Innenaufträge zu nutzen, tragen Sie den Abgrenzungsschlüssel manuell im Auftragsstammsatz ein oder Sie hinterlegen ihn im Musterauftrag. Für Kundenauftragspositionen erfolgt die Verknüpfung über die Bedarfsart, und für Projekte hinterlegen Sie den Abgrenzungsschlüssel im Projektprofil. Sie können im selben Kostenrechnungskreis und zur selben Abgrenzungsversion unterschiedliche Abgrenzungsschlüssel einsetzen, um z. B. für verschiedene Auftragsarten unterschiedliche Einstellungen zur Ergebnisermittlung vorzunehmen, etwa um unterschiedliche Methoden zur Ermittlung der Ware in Arbeit einzusetzen. Auch für die Ergebnisermittlung benötigen Sie Abgrenzungskostenarten vom sekundären Kostenartentyp 31 (siehe Abbildung 5.63). Es erfolgen keine Buchungen unter dieser Kostenart, sie dient vielmehr dazu, die Zwischenergebnisse der Ergebnisermittlung zu speichern. Sie können außerdem die Zwischenergebnisse unter Bezug auf diese Abgrenzungskostenart in CO-PA abrechnen.

283

5.3

5



Im nächsten Schritt legen Sie die Abgrenzungsversion an. Im aktuellen Beispiel soll eine parallele Bewertung nach HGB (mit erlösproportionaler Ergebnisermittlung und IFRS (nach der POC-Methode) erfolgen. Die Einstellungen, wie die Bewertung erfolgen soll, nehmen Sie in der Bewertungsmethode vor, wie ich Ihnen später in diesem Abschnitt zeigen werde. Einem Projekt können Sie stets nur einen Abgrenzungsschlüssel zuordnen, und die die Ermittlung der heranzuziehenden Bewertungsmethode erfolgt über die Kombination aus Abgrenzungsschlüssel und Abgrenzungsversion. Folglich benötigen Sie zwei verschiedene Abgrenzungsversionen, um mit demselben Abgrenzungsschlüssel zwei verschiedene Bewertungsmethoden einsetzen zu können. Da nun entschieden ist, dass Sie zwei Abgrenzungsversionen anlegen werden, bleibt noch die Frage, welche davon diejenige sein soll, die in CO-PA abgerechnet werden soll. Die Abrechnung in CO-PA darf nur für eine Version durchgeführt werden, und zwar für die Version 0. Diese sollte also demnach jene Bewertung abbilden, die in Ihrem Unternehmen die führende ist. In unserem Beispiel sei HGB die führende Sicht, folglich legen Sie für die Bewertung nach HGB die Abgrenzungsversion 0 an. Als Voraussetzung dafür, eine Abgrenzungsversion anlegen zu können, muss diese bereits im Customizing definiert sein und das Führen von WIP bzw. Ergebnisermittlung zulassen (Parameter WIP/ErgErm, siehe Abschnitt 5.2.1, »Customizing für die Ermittlung von Ware in Arbeit«) Die Abgrenzungsversion erstellen Sie über Projektsystem 폷 Erlöse und Ergebnis 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Ergebnisermittlung 폷 Abgrenzungs-

284

Ergebnisermittlung

schlüssel und -versionen 폷 Abgrenzungsversionen definieren (Transaktion OKG2; siehe Abbildung 5.64). Sie können dann zunächst die Beschreibung der Version angeben.

Abbildung 5.64 Abgrenzungsversion definieren

Im Block Istergebnisermittlung / WIP-Ermittlung können Sie etwa festlegen, ob es sich um eine abrechnungsrelevante Version handelt. Das bedeutet, dass die errechneten Werte an CO-PA übergeben werden können (siehe Abschnitt 5.7, »Abrechnung«). Für diesen Zweck ist standardmäßig die Version 0 vorgesehen. Sie können diese Einstellung nicht ändern und auch keine zusätzlichen Versionen als abrechnungsrelevant kennzeichnen – in CO-PA darf nur eine Version abgerechnet werden, um doppelte Werte zu vermeiden. Sie können in CO-PA die ermittelten Werte für Umsätze und Kosten des Umsatzes übernehmen, die Sie entsprechend in der Fortschreibung der Zeilen-IDs hinterlegen (wie Sie das machen, erläutere ich später in diesem Abschnitt). Dafür benötigen Sie neben einem Verrechnungsschema, mit dem Sie die hinterlegten Abgrenzungskostenarten mit Abrechnungskostenarten

285

5.3

5


verknüpfen, auch ein Ergebnisschema, durch das Sie die Abgrenzungskostenarten Wertfeldern in CO-PA zuordnen. Genauere Details dazu finden Sie in Abschnitt 5.7, »Abrechnung«, zum Thema Ergebnisschema. Den Parameter Weiterleitung in die Finanzbuchhaltung aktivieren Sie, wenn Sie die ermittelten Ergebnisse zur Ware in Arbeit in der Bilanz und GuV buchen wollen. Abhängigkeiten des Parameters »Weiterleitung in die Finanzbuchhaltung« Wann immer Sie etwas an den Buchungsregeln in der Finanzbuchhaltung ändern wollen (siehe weiter hinten in diesem Abschnitt), müssen Sie in der entsprechenden Abgrenzungsversion zunächst diesen Parameter deaktivieren. Denken Sie daran, diesen nach der Änderung wieder einzuschalten, bevor Sie Ihre Änderungen ins Produktivsystem weitertransportieren!

Über den Button Erweiterte Steuerung ein blenden Sie weitere Parameter ein (siehe Abbildung 5.64), die Sie in den Blocks Erweiterte Steuerung und Planergebnisermittlung pflegen können. Bildung/Verbrauch trennen in ersterem bewirkt, dass Sie eine Erhöhung der Ware in Arbeit auf unterschiedlichen sekundären Kostenarten fortschreiben (und gegebenenfalls auch auf getrennten Konten in der Finanzbuchhaltung buchen). Ich empfehle Ihnen, den Parameter Einzelposten erzeugen zu aktivieren, auch wenn dies zu einem erhöhten Belegaufkommen führt. Sie erzeugen dann mit der Ergebnisermittlung Einzelposten, die Ihnen helfen, die Zahlen zurückliegender Perioden nachzuvollziehen und gegebenenfalls Fehler zu finden. Wenn Sie Altdatenübernahme aktivieren, können Sie bei der Ermittlung der Ware in Arbeit die Werte manuell ändern, um beim Produktivstart laufende Aufträge zu übernehmen. Wenn möglich, sollten Sie jedoch stattdessen vor der Datenübernahme alle Aufträge schließen und im SAP-System neu anlegen. Dies ist später einfacher nachzuvollziehen. Löschen erlaubt bedeutet, dass Sie bereits ermittelte Werte zur Ware in Arbeit wieder löschen können. Dies kann für die Fehlerkorrektur im Produktivbetrieb manchmal hilfreich sein, weshalb ich Ihnen rate, diesen Parameter zu aktivieren. Den Parameter Zuordnung/AbgrSchl. sollten Sie immer dann einschalten, wenn Sie unterschiedliche Szenarien zur Ermittlung von Ware in Arbeit und/

286

Ergebnisermittlung

oder zur Ergebnisermittlung einsetzen. Der Parameter bewirkt, dass Sie für jeden Abgrenzungsschlüssel eine eigene Zuordnung von Kostenarten zu Zeilen-IDs vornehmen können. Im Beispiel in Abschnitt 5.2, »Ermittlung von Ware in Arbeit«, habe ich bereits zwei verschiedene Methoden definiert (Ware in Arbeit zu Istkosten und zu Sollkosten), bei denen ich jeweils eine unterschiedliche Zuordnung von Kostenarten zu Zeilen-IDs vorgenommen habe. Daher ist es in diesem Falle unabdinglich, diesen Parameter einzuschalten. Nur wenn Sie lediglich einen einzigen Abgrenzungsschlüssel einsetzen, sollten Sie den Parameter ausgeschaltet lassen. Entsprechend können Sie auch die Fortschreibung der Zeilen-IDs auf sekundäre Kostenarten vom Abgrenzungsschlüssel abhängig machen oder nicht (Parameter Fortschr./AbgrSchl.). Die Empfehlung, wann Sie dies tun sollten und wann nicht, ist dieselbe wie für den Parameter Zuordnung/ AbgrSchl. Wenn Sie den Parameter Planwerte schreiben aktivieren, schreibt das System neben den errechneten Kosten, der Ware in Arbeit etc. auch die ermittelten Plankosten als Einzelposten fort. Diese stehen dann ebenfalls für nachträgliche Überprüfungen zur Verfügung. Mittels der Statussteuerung können Sie beeinflussen, zu welchem Zeitpunkt eventuell aufgebaute Ware in Arbeit wieder abgebaut werden soll. Dazu zieht das System den Status des Objekts heran, für das die Ware in Arbeit ermittelt wurde. Für Projekte ist dieser Parameter nicht relevant, für Kundenaufträge hingegen können Sie hier entscheiden, ob Sie den Status automatisch anhand des Belegflusses ermitteln lassen oder manuell setzen wollen. Der Block WIP bzw. Ergebnisermittlung rechnen für ist nur relevant, wenn Sie bei Kundenauftrags- oder Projektfertigung mit unbewertetem Kundenauftragsbestand bzw. unbewertetem Projektbestand arbeiten. Sie stellen hier ein, wie mit nicht erlösführenden Innenaufträgen verfahren werden soll, die Kundenauftragspositionen oder Projekten zugeordnet sind. Sie können dabei entscheiden, ob Sie die Ware in Arbeit jeweils für die Aufträge selbst ermitteln wollen, also getrennt von eventuell übergeordneten Objekten, oder ob Sie die Ergebnisermittlung für die Kundenauftragspositionen bzw. Projekte durchführen und die auf den untergeordneten Aufträgen aufgelaufenen Kosten dabei mit einbeziehen wollen. Wenn Sie in den übergeordneten Kundenauftragspositionen oder Projekten keinen Abgrenzungsschlüssel eingetragen haben (also ohnehin keine Ergeb-

287

5.3

5


nisermittlung auf der übergeordneten Ebene durchführen), brauchen Sie die Parameter in diesem Block nicht zu setzen. Sind jedoch Abgrenzungsschlüssel auf einer übergeordneten Kundenauftragsposition oder einem Projekt vorhanden, aktivieren Sie den Parameter Aufträge bei Kundenauftragsfertigung bzw. Aufträge bei Projektfertigung und tragen in den untergeordneten Fertigungsaufträgen einen Abgrenzungsschlüssel ein, um die Ergebnisermittlung zu den Fertigungsaufträgen separat zu ermitteln. Falls Sie nicht erlösführende Innen- oder Serviceaufträge einsetzen, die wiederum Kundenauftragspositionen oder Projekten zugeordnet sind, müssen Sie zusätzlich noch den Parameter nicht erlösf. Innen- und Serviceaufträge aktivieren, um Ware in Arbeit auf diesen Aufträgen separat zu ermitteln. Der Parameter ProdAufträge ohne Abrechnung an Material ist nur für die veraltete Abwicklung von Fertigungsnetzen ohne Warenbewegung relevant. Abgrenzungsdaten, die vor oder in der Sperrperiode ermittelt wurden, dürfen nicht mehr nachträglich durch spätere Ermittlungen von Ware in Arbeit geändert werden. Sie können den Parameter Sperrperiode f. Istergebniserm./WIP auf dem Vorschlagswert stehenlassen und ihn später bei Bedarf manuell über das Anwendungsmenü anpassen (siehe 5.3.5, »Empfehlungen zur Ergebnisermittlung«). Die drei Parameter Istergebniserm., Ist- und Planergebniserm. sowie Simulation Ist mit Plan und der gesamte Block Planergebnisermittlung sind nur für Projekte relevant, und dies auch nur dann, wenn Sie die Ergebnisermittlung auch im Plan ausführen wollen. Für Innenaufträge steht nur die Ergebnisermittlung im Ist zur Verfügung. Im unteren Block der Parameter zur Abgrenzungsversion können Sie entweder die einfache Pflege wählen und eine einzige Abgrenzungskostenart hinterlegen, zu der sämtliche Rechenergebnisse der Ergebnisermittlung gesichert werden, oder Sie können mithilfe des Buttons Aufteilung Kostenarten an die komplexe Pflege für die Abgrenzungskostenarten aktivieren (siehe Abbildung 5.65). Sie haben dann die Möglichkeit, für jede der errechneten Ergebnisse eine eigene Abgrenzungskostenart zu hinterlegen, z. B. für die Rückstellungen für drohende Verluste, den POC-Gewinnzuwachs oder die errechneten Kosten. Sie müssen diese komplexe Einstellung nicht vornehmen, um die korrekte Funktionsweise der Ergebnisermittlung sicherzustellen – die simple Methode mit nur einer technischen Abgrenzungskostenart reicht völlig aus. Sie benötigen diese zusätzlichen Einstellungen nur dann, wenn Sie irgendeine dieser Rechengrößen in CO-PA übernehmen wol-

288

Ergebnisermittlung

len. Wenn Sie z. B. zu Auswertungszwecken die errechneten Kosten in Ihre Deckungsbeitragsrechnung übernehmen wollen, dann hinterlegen Sie hier im entsprechenden Feld eine eigene Abgrenzungskostenart. Anschließend pflegen Sie ein Verrechnungsschema, mithilfe dessen Sie der Abgrenzungskostenart eine Abrechnungskostenart zuordnen, und ein Ergebnisschema, mit dem Sie die Abgrenzungskostenart mit einem Wertfeld in CO-PA verknüpfen. Genauere Details dazu finden Sie in Abschnitt 5.7, »Abrechnung«.

Abbildung 5.65 Komplexe Pflege der Abgrenzungskostenarten

Sämtliche Abgrenzungskostenarten müssen sekundäre Kostenarten vom Typ 31 sein. Wenn Sie die Abgrenzungsversion angelegt haben, erstellen Sie als Nächstes über Projektsystem 폷 Erlöse und Ergebnis 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Ergebnisermittlung 폷 Abgrenzungsschlüssel und -versionen 폷 Bewertungsmethoden für Ergebnisermittlung festlegen eine Bewertungsmethode (Transaktion OKG3). Mit der Bewertungsmethode legen Sie fest, wie die Ergebnisermittlung vollzogen werden soll – z. B. erlösproportional oder mithilfe der POC-Methode. Um eine neue Bewertungsmethode zu erstellen, geben Sie den Kostenrechnungskreis, eine Abgrenzungsversion und einen Abgrenzungsschlüssel an (siehe Abbildung 5.66). Wählen Sie dann eine Ergebnisermittlungsmethode aus, die die Logik vorgibt, wie die Werte ermittelt werden sollen. Im Beispiel habe ich 01 für die erlösproportionale Ergebnisermittlung gewählt. SAP liefert hier eine Reihe von vordefinierten Methoden aus, wie z. B. auch die Completed-Contract-Methode, die sich besonders für Festpreisprojekte eignet, oder eben die POC-Methode.

289

5.3

5


Abbildung 5.66 Bewertungsmethode für die erlösproportionale Ergebnisermittlung

Im Block Statussteuerung stellen Sie ein, ab welchem Auftragsstatus die Ergebnisermittlung überhaupt durchgeführt werden kann (Voreinstellung und nicht änderbar: Status »Freigegeben«) und ab wann eventuell noch offene Bestände und Rückstellungen wieder aufgelöst werden sollen (in der Regel TABG für »Technisch abgeschlossen«). Über die Parameter unter Gewinnbasis steuern Sie, welche Zahlen als Planzahlen herangezogen werden sollen. Für Innenaufträge und Projekte benötigen Sie den voreingestellten Wert Planwert Objekte und abhängige Objekte. Für Kundenaufträge haben Sie die Wahl, ob Sie eine eventuell vorhandene Kundenauftragskalkulation heranziehen wollen oder den Standardpreis des verkauften Materials betrachten. Bei der Bewertungsebene haben Sie die Auswahl, ob Sie alle Kosten als Gesamtheit betrachten und aktivieren wollen (Bewertung auf der Summenebene) oder ob Sie in den folgenden Einstellungen Ihre Kosten weiter aufsplitten wollen (z. B. nach fixen und variablen Kosten; Bewertung auf der Ebene der Zeilen-ID). Damit können Sie z. B. Ihre Kosten entsprechend in Projektreports getrennt darstellen oder auch die Ware in Arbeit auf separate Konten buchen.

290

Ergebnisermittlung

Unter Mindestwerte können Sie Schwellen setzen, ab denen bestimmte Rückstellungen oder Bestände überhaupt aufgebaut werden sollen. Schwellenwerte Falls Sie nicht wünschen, dass bestimmte Abgrenzungen überhaupt vorgenommen werden sollen (z. B. Rückstellungen für drohende Verluste) so tragen Sie als Schwellenwert einen sehr hohen Betrag ein, z. B. mehrere Milliarden, der niemals erreicht werden wird. Die entsprechende Abgrenzung wird dadurch de facto nicht vorgenommen.

Es gibt noch eine Reihe weiterer Stellschrauben, an denen Sie zur Bewertungsmethode drehen können. Klicken Sie dafür auf den Button Expertenmodus. Das System fragt dann zweimal nach, ob Sie das wirklich wollen – das hat zwei Gründe. Zum einen ist der Expertenmodus derart mit Parametern überfrachtet, dass man schier erschlagen ist, wenn man ihn zum ersten Mal aufruft (siehe Abbildung 5.67).

Abbildung 5.67 Bewertungsmethode – Expertenmodus

SAP hat deshalb die wichtigsten Einstellungsmöglichkeiten in der vereinfachten Pflege zusammengefasst, sodass Sie tatsächlich in den allermeisten Fällen ohne den Expertenmodus auskommen werden. Der andere Grund ist die Tat-

291

5.3

5


sache, dass Sie nicht mehr in den einfachen Modus zurückkehren können, wenn Sie einmal den Expertenmodus aktiviert haben. Ich erspare Ihnen an dieser Stelle die detaillierte Beschreibung aller Expertenparameter. Falls Sie ein Szenario haben, bei dem Sie diese Funktion wirklich benötigen, diskutieren Sie mit mir bei http://www.fico-forum.de darüber – ich helfe Ihnen bei Fragen gerne weiter. Analog zur Ermittlung von Ware in Arbeit definieren Sie auch bei der Ergebnisermittlung Zeilen-IDs. Jede Zeilen-ID steht für eine Klassifizierung von Kostenarten und dient dazu, zu bestimmen, ob es sich bei der Klasse von Kostenarten um aktivierungspflichtige Kosten, nicht aktivierungsfähige Kosten oder Erlöse handelt. Sie definieren die Zeilen-IDs unter Projektsystem 폷 Erlöse und Ergebnis 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Ergebnisermittlung 폷 Abgrenzungsschlüssel und -versionen 폷 Zeilenidentifikationen definieren (siehe Abbildung 5.68). Sie definieren je Kostenrechnungskreis die benötigten Klassifikationen. Im Beispiel habe ich die Zeilen-IDs so definiert wie im zugrunde liegenden Beispiel vorgesehen: Sämtliche Kosten, mit Ausnahme von Versandkosten, Versicherungen und Finanzierungskosten, sollen aktiviert werden und werden der Zeilen-ID »AKT« für aktivierungsfähige Kosten zugeordnet. Versandkosten, Versicherungen und Finanzierungskosten sollen nicht aktiviert werden und werden mit der Zeilen-ID »NAK« verknüpft. Zusätzlich benötigen Sie noch eine Zeilen-ID für Erlöse (»ERL«), der Sie alle Erlösarten zuweisen.

Abbildung 5.68 Zeilenidentifikatoren festlegen

Nachdem Sie die Zeilen-IDs angelegt haben, ordnen Sie im nächsten Schritt über Projektsystem 폷 Erlöse und Ergebnis 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Ergebnisermittlung 폷 Abgrenzungsschlüssel und -versionen 폷 Zuordnungen für Ergebnisermittlung festlegen (Transaktion OKG5) Ihre Kostenarten ebendiesen Zeilen-IDs zu (siehe Abbildung 5.69). Im Beispiel habe ich sämtliche Kostenarten der Kontenklassen 6 und 8 als aktivierungsfähig klassifiziert, indem ich sie maskiert (»00006+++++«) in

292

Ergebnisermittlung

einer Zeile zusammengefasst und die Zeilen-ID »AKT« in der Spalte AktPflicht eingetragen habe.

Abbildung 5.69 Zuordnung der Kostenarten zu Zeilen-IDs

Ausführlichere Informationen zu den weiteren dargestellten Spalten und zum Maskieren der Einträge finden Sie in Abschnitt 5.2.1, »Customizing für die Ermittlung von Ware in Arbeit«. Die Zeile »00006+++++« umfasst sämtliche primären Kostenarten der Klasse 6. Im Beispielunternehmen finden Sie die Kostenarten für Transportkosten im Kontenintervall 640000 bis 649999, die Versicherungen zwischen 650000 und 659999 und die Finanzierungskosten im Kostenartenintervall 660000 bis 669999. Diese drei Intervalle möchte ich jetzt der Zeilen-ID »NAK« zuordnen und sie als nicht aktivierungsfähig kennzeichnen. Um nicht jede Kostenart einzeln eingeben zu müssen, kann ich auch diese Intervalle wieder maskiert eintragen (als »000064++++«, »000065++++« und als »000066++++«). Da diese Einträge detaillierter sind als die Zeile »00006+++++«, übersteuert die Zuordnung in den detaillierteren Zeilen den Eintrag der allgemeineren. Mithilfe der Maskierung kann ich auf diese Weise mit nur 4 Einträgen sämtliche Kostenarten in der Klasse 6 eindeutig einer Zeilen-ID zuweisen. Für die drei nicht aktivierungsfähigen Zeilen trage ich die Zeilen-ID in der Spalte Nicht AktFähig ein und gebe außerdem in der Spalte % Nicht AktFähig an, dass die hier zugeordneten Kostenarten zu 100 % nicht aktivierungsfähig sind. Die Erlöse finden sich in der Kontenklasse 9 und sind der Zeilen-ID »ERL« zugeordnet. Nachdem Sie Ihre Kostenarten mit den Zeilen-IDs verknüpft haben, entscheiden Sie im Punkt Projektsystem 폷 Erlöse und Ergebnis 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Ergebnisermittlung 폷 Abgrenzungsschlüssel und -versionen 폷 Fortschreibung für Ergebnisermittlung festlegen (Transaktion OKG4), wie diese fortgeschrieben werden sollen (siehe Abbildung 5.70). Sie tragen hier, abhängig vom Kostenrechnungskreis, der Abgrenzungsversion und dem Abgrenzungsschlüssel ein, wie die Zeilen-IDs klassifiziert sind. Für die Ergebnisermittlung sind u. a. die Einträge D (direkte Kosten), K (Kosten) und E (Erlöse) entscheidend.

293

5.3

5



Nicht relevante Zeilen-IDs werden von der Ergebnisermittlung nicht berücksichtigt, das heißt, sie werden grundsätzlich nicht als Ware in Arbeit aktiviert, sondern stets direkt in den Kosten des Umsatzes ausgewiesen. Entsprechend habe ich die Zeilen-ID (ZId) »NAK« hier eingetragen und als nicht relevant gekennzeichnet. Für die Zeilen-ID »AKT«, die die aktivierungsfähigen Kosten repräsentiert, müssen Sie nun in der Spalte Bildung drei Abgrenzungskostenarten hinterlegen. Der Eintrag unter Bestand dient dazu, die ermittelte Ware in Arbeit zwischenzuspeichern; analog nutzt das System die unter Rückstellung vermerkte Kostenart dazu, die Rückstellungen für fehlende Kosten zu sichern. Sie können für diese beiden Einträge dieselbe Abgrenzungskostenart verwenden, sofern Sie die ermittelte Ware in Arbeit oder die Rückstellungen für fehlende Kosten im nächsten Schritt, den Buchungsregeln für FI, nicht auf verschiedene Sachkonten aufteilen wollen. Ein Beispiel dafür habe ich in Abschnitt 5.2.1, »Customizing für die Ermittlung von Ware in Arbeit«, zum Thema Ware in Arbeit zu Istkosten dargestellt. Dort sollten die fixen und die variablen Kosten auf verschiedene Sachkonten für den Bestand an Ware in Arbeit bzw. die Bestandsveränderungen an Ware in Arbeit gebucht werden. Um eine solche Aufteilung abzubilden, müssen Sie je Zeilen-ID unterschiedliche Abgrenzungskostenarten verwenden. Soll hingegen, wie im aktuellen Beispiel der Ergebnisermittlung, sämtliche Ware in Arbeit auf dieselben Sachkonten gebucht werden, so reicht eine Abgrenzungskostenart für die Fortschreibung der Ware in Arbeit und der Rückstellungen aus. Sie müssen noch einen dritten Eintrag in der Spalte Bildung vornehmen, und zwar für die Zeile Kost.d.Ums./Erl. Die Abgrenzungskostenart, die Sie hier eintragen, dient zur Fortschreibung der ermittelten Kosten des Umsatzes (im Falle einer Zeilen-ID, die als Kosten deklariert ist) bzw. des realisierten Um-

294

Ergebnisermittlung

satzes (bei Zeilen-IDs, die als Erlöse gekennzeichnet sind). Für den Fall, dass Sie die Ergebnisrechnung (Komponente CO-PA) nutzen, können Sie die hier eingetragenen Abgrenzungskostenarten dazu verwenden, die Kosten des Umsatzes bzw. die realisierten Erlöse des Projektes mithilfe der Abrechnung in CO-PA zu übernehmen. Dazu müssen Sie je Zeilen-ID eine eigene Abgrenzungskostenart hinterlegen und diese dann mithilfe eines Verrechnungsschemas und eines Ergebnisschemas mit einer Abrechnungskostenart und einem Wertfeld verknüpfen. Wie das im Einzelnen geht, erläutere ich in Abschnitt 5.7, »Abrechnung«. Die Zeilen-ID »NAK«, der die Kosten für Versand, Versicherungen und Finanzierung zugeordnet sind, habe ich als direkte Kosten gekennzeichnet. Das bedeutet, dass sämtliche angefallenen Kosten direkt in die Kosten des Umsatzes übergehen. Sie werden weder als Ware in Arbeit aktiviert, noch werden Rückstellungen für fehlende Kosten gebildet. Entsprechend müssen Sie hier nur eine Abgrenzungskostenart hinterlegen, zu der die Kosten des Umsatzes fortgeschrieben werden. Schließlich habe ich noch die Zeilen-ID »ERL« als Erlöse gekennzeichnet. Unter der Abgrenzungskostenart, die ich hier hinterlege, werden entsprechend die aufgelaufenen Erlöse fortgeschrieben und können in CO-PA abgerechnet werden. Zum Schluss bestimmen Sie noch, auf welche Konten in der Bilanz und GuV Sie die ermittelten Werte für Ware in Arbeit bzw. Rückstellungen für fehlende Kosten verbuchen wollen. Dies erledigen Sie unter dem Punkt Buchungsregeln für Abrechnung an die Buchhaltung festlegen (Transaktion OKG8). Sie legen die Regeln je Kostenrechnungskreis, Buchungskreis und Abgrenzungsversion fest (siehe Abbildung 5.71).

Abbildung 5.71 Buchungsregeln für Ergebnisermittlung eintragen

Die Abgrenzungskategorie (Spalte Kategorie) bestimmt, welche Abgrenzungsdaten in der jeweiligen Zeile verbucht werden sollen. Die folgenden Kategorien sind für die Ergebnisermittlung relevant: 왘

WIPA (Ware in Arbeit, aktivierungspflichtig)

왘

WIPW (Ware in Arbeit, Aktivierungswahlrecht)

295

5.3

5


왘

WIPN (Ware in Arbeit, nicht aktivierungsfähig)

왘

RFKA (Rückstellungen für fehlende Kosten, aktivierungspflichtig)

왘

RFKW (Rückstellungen für fehlende Kosten, Aktivierungswahlrecht)

왘

RFKN (Rückstellungen für fehlende Kosten, nicht aktivierungsfähig)

Im Beispiel haben Sie nur Zeilen-IDs, die aktivierungspflichtig sind, also benötigen Sie nur die Einträge »WIPA« und »RFKA«. In der Spalte Kostenart können Sie zusätzlich noch nach Abgrenzungskostenart einschränken. Dies benötigen Sie nur dann, wenn Sie mehrere ZeilenIDs auf unterschiedliche Sachkonten buchen wollen. Dies ist im aktuellen Beispiel nicht der Fall; ein Beispiel für eine solche Aufteilung finden Sie aber im Abschnitt 5.2.1, »Customizing für die Ermittlung von Ware in Arbeit«, bei der Ermittlung von Ware in Arbeit zu Istkosten. Beachten Sie, dass die GuV-Konten nicht als Kostenart angelegt sein dürfen. Darüber hinaus sollten Sie daran denken, dass Sie in dieser Transaktion nur Einstellungen ändern dürfen, wenn Sie zuvor in der Abgrenzungsversion das Häkchen Weiterleitung in die Finanzbuchhaltung deaktiviert haben (siehe auch den entsprechenden Hinweis zu den Buchungsregeln in Abschnitt 5.2.1, »Customizing für die Ermittlung von Ware in Arbeit«). Die Verbuchung findet nicht bei der Ergebnisermittlung, sondern erst bei der Abrechnung statt (siehe dazu Abschnitt 5.7, »Abrechnung«). Nachdem Sie nun alle Einstellungen zur Ergebnisermittlung vorgenommen haben, müssen Sie Ihren Abgrenzungsschlüssel noch Ihren Innenaufträgen, Projekten bzw. Kundenaufträgen zuordnen. Bei einem Innenauftrag ordnen Sie in der Pflege der Stammdaten (Transaktion KO02 oder KO04) den Abgrenzungsschlüssel in der Sicht Periodenabschluss zu (siehe Abbildung 5.72). Um einen Abgrenzungsschlüssel für eine bestimmte Auftragsart vorzubelegen, müssen Sie zunächst einen Musterauftrag anlegen (im Customizing über Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Auftragsstammdaten 폷 Bildschirmgestaltung 폷 Musteraufträge pflegen bzw. Transaktion KOM1). Legen Sie einen Musterauftrag der Auftragsart »$$« an und hinterlegen Sie den gewünschten Abgrenzungsschlüssel. Dann gehen Sie zur Customizing-Transaktion Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Auftragsstammdaten 폷 Auftragsarten definieren (Transaktion KOT2_OPA) und tragen Sie den entsprechenden Musterauftrag in der Auftragsart ein (siehe Abbildung 5.73). Wann immer Sie einen

296

Ergebnisermittlung

neuen Auftrag dieser Auftragsart anlegen, werden sämtliche im Musterauftrag hinterlegten Einträge als Vorschlag übernommen.

Abbildung 5.72 Abgrenzungsschlüssel im Innenauftrag eintragen

Abbildung 5.73 Musterauftrag in den Auftragsstammdaten hinterlegen

297

5.3

5


Bei Projekten hinterlegen Sie den Abgrenzungsschlüssel je PSP-Element in der Sicht Steuerung (siehe Abbildung 5.74).

Abbildung 5.74 Abgrenzungsschlüssel im PSP-Element hinterlegen

Die Vorbelegung für neue Projekte nehmen Sie über das Projektprofil vor. Sie pflegen das Projektprofil im Customizing über Projektsystem 폷 Strukturen 폷 Operative Strukturen 폷 Projektstrukturplan 폷 Projektprofil anlegen (Transaktion OPSA). Wählen Sie hier das Register Controlling (siehe Abbildung 5.75).

Abbildung 5.75 Projektprofil pflegen

298

Ergebnisermittlung

Alternativ können Sie den Abgrenzungsschlüssel auch über Projektsystem 폷 Erlöse und Ergebnis 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Ergebnisermittlung 폷 Vorschlags-Abgrenzungsschlüssel für Projektdef. festlegen definieren (siehe Abbildung 5.76).

Abbildung 5.76 Abgrenzungsschlüssel vorbelegen

Sie können einen Abgrenzungsschlüssel nur bei Kundenauftragspositionen dann eintragen, wenn diese als kostenund erlösführend eingestellt sind. Diese Einstellung wird aus der Bedarfsklasse ermittelt. Die Bedarfsklasse leitet sich aus der Bedarfsart ab, die wiederum in Komponente SD (Vertrieb) je Kundenauftragsposition ermittelt wird. Bedarfsarten und Bedarfsklassen bieten umfangreiche Steuerungsmöglichkeiten nicht nur im Vertrieb, sondern auch in der Materialwirtschaft und der Produktion. Alle diese Einstellungen sind aus Controllingsicht nicht relevant, es gibt aber auch einige Einstellungen zu Bedarfsklassen, die über das Customizing-Menü des Controllings erreichbar und pflegbar sind. Gehen Sie dazu im Customizing zu Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Kundenauftrags-Controlling 폷 Steuerung Kundenauftragsfertigung / Kundenauftrags-Controlling 폷 Bedarfsklassen überprüfen. Wählen Sie dann die gewünschte Bedarfsklasse aus und tragen Sie den Abgrenzungsschlüssel ein (siehe Abbildung 5.77). Der Parameter Kontierungstyp entscheidet, ob eine Kundenauftragsposition zu dieser Bedarfsklasse kostenund erlösführend sein soll (in diesem Beispiel ist der Kontierungstyp E entsprechend eingestellt). Sie können dann außerdem den Abgrenzungsschlüssel in der Bedarfsklasse hinterlegen. Die Kontierungstypen pflegen Sie über Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Kundenauftrags-Controlling 폷 Steuerung Kundenauftragsfertigung / Kundenauftrags-Controlling 폷 Kontierungstypen überprüfen. Wenn der Parameter Verbrauchsbuchung den Wert E hat, dann ist die Kundenauftragsposition kostenund erlösführend.

299

5.3

5


Abbildung 5.77 Abgrenzungsschlüssel in der Bedarfsklasse hinterlegen

Abbildung 5.78 Kontierungstypen pflegen

Im Kundenauftrag selbst können Sie die ermittelte Bedarfsart in der Sicht Beschaffung erkennen (Spalte BDAr, siehe Abbildung 5.79).

Abbildung 5.79 Bedarfsart zur Kundenauftragsposition ermitteln

300

Ergebnisermittlung

Die Zuordnung der Bedarfsart zu einer Bedarfsklasse ermitteln Sie im Customizing über die Transaktion Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Kundenauftrags-Controlling 폷 Steuerung Kundenauftragsfertigung / Kundenauftrags-Controlling 폷 Bedarfsarten überprüfen (siehe Abbildung 5.80).

Abbildung 5.80 Bedarfsarten überprüfen

Im Kundenauftrag sehen Sie auf der Registerkarte Kontierung zu einer Kundenauftragsposition, welcher Abgrenzungsschlüssel zugeordnet wurde. Bitte beachten Sie, dass das Feld für den Abgrenzungsschlüssel überhaupt nur eingeblendet ist, wenn die Kundenauftragsposition auch kostenund erlösführend ist. Dies bedingt, dass die Position abgerechnet werden muss, und entsprechend sind die dafür benötigten Parameter dann eingabebereit.

Abbildung 5.81 Abgrenzungsschlüssel zur Kundenauftragsposition

Sie haben nun alle Einstellungen zur erlösproportionalen Ergebnisermittlung kennengelernt. Ich erläutere Ihnen nun die POC-Methode.

301

5.3

5


Percentage-of-Completion-Methode In unserem Beispiel wollen Sie für dasselbe Projekt parallel die Ergebnisermittlung nach HGB (erlösproportionale Ergebnisermittlung) und eine Bewertung nach der POC-Methode durchführen. Die Einstellungen zur erlösproportionalen Ergebnisermittlung haben Sie soeben kennengelernt, ich zeige Ihnen nun, wie Sie die POC-Methode konfigurieren. Die Bestandteile der Ergebnisermittlung sind auch bei der POC-Methode dieselben wie bei der Ermittlung von Ware in Arbeit und der erlösproportionalen Ergebnisermittlung. Sie legen auch hier je Kostenrechnungskreis, Abgrenzungsversion und Abgrenzungsschlüssel fest, welche Zeilen-IDs benutzt werden sollen. Den Zeilen-IDs ordnen Sie Kostenarten zu, um sie als Kosten oder Erlöse zu klassifizieren. Anschließend hinterlegen Sie je Zeilen-ID Abgrenzungskostenarten zum Zwischenspeichern der Ergebnisse. Zum Schluss legen Sie Buchungsregeln fest, die steuern, auf welche Sachkonten in der Finanzbuchhaltung die Ergebnisse gebucht werden sollen. Definition der Zeilen-IDs


Fortschreibung der Buchungsregeln je Zeilen-IDs Zeilen-ID


600000–639999 Primäre Kosten

9990001 Fortschreibung Ware in Arbeit / Rückstellungen für aktivierungsfähige Kosten 9990002 Fortschreibung Kosten des Umsatzes für aktivierungsfähige Kosten

Zeilen-ID NAK Nicht aktivierungsfähige Kosten

640000–649999 Transportkosten



650000–659999 Versicherungen

221000 Forderungen aus POC-Umsatz 892100 POC-Umsatz 221005 Bestandsänderungen Erlösfähiger Bestand 892110 Erlösfähiger Bestand 221010 Änderungen Erlösüberschuss 892120 Erlösüberschuss

Tabelle 5.13 Übersicht über die Customizing-Einstellungen für die POC-Methode

302

Ergebnisermittlung



Fortschreibung der Buchungsregeln je Zeilen-IDs Zeilen-ID


660000–669999 Finanzierungskosten


800000 – 899999 Verbrauch Halbfabrikate

9990001 Fortschreibung Ware in Arbeit / Rückstellungen für aktivierungsfähige Kosten 9990002 Fortschreibung Kosten des Umsatzes für aktivierungsfähige Kosten

Zeilen-ID ERL Erlöse

900000 – 999999 Erlöse

9990003 Fortschreibung Erlöse

221000 Forderungen aus POC-Umsatz 892100 POC-Umsatz 221005 Bestandsänderungen Erlösfähiger Bestand 892110 Erlösfähiger Bestand 221010 Änderungen Erlösüberschuss 892120 Erlösüberschuss

Tabelle 5.13 Übersicht über die Customizing-Einstellungen für die POC-Methode (Forts.)

Sie beginnen wieder mit dem Abgrenzungsschlüssel. Wie ich im Abschnitt über das Customizing der erlösproportionalen Ergebnisermittlung bereits angesprochen hatte, können Sie jedem Projekt nur einen Abgrenzungsschlüssel zuordnen. Für die parallele Bewertung nach der POC-Methode nutzen Sie folglich denselben Abgrenzungsschlüssel wie für die erlösproportionale Ergebnisermittlung. Sie pflegen den Abgrenzungsschlüssel über Projektsystem 폷 Erlöse und Ergebnis 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Ergebnisermittlung 폷 Abgrenzungsschlüssel und -versionen 폷 Abgrenzungsschlüssel für Ergebnisermittlung pflegen (Transaktion OKG1). Wie Sie in Abbildung 5.82 sehen, verwenden Sie auch hier den Schlüssel Z00004.

Abbildung 5.82 Abgrenzungsschlüssel überprüfen

303

5.3

5


Sie benötigen auch für die POC-Methode mehrere Abgrenzungskostenarten vom Typ 31 (siehe Abbildung 5.83), die Sie der Abgrenzungsversion sowie der Fortschreibung der Zeilen-IDs zuordnen.


In unserem Beispiel wollen Sie eine parallele Bewertung nach zwei verschiedenen Bewertungsmethoden einstellen. Wie Sie bereits wissen, nehmen Sie sämtliche Einstellungen in der Ergebnisermittlung in Abhängigkeit von Kostenrechnungskreis, Abgrenzungsschlüssel und Abgrenzungsversion vor. Da Sie ein- und denselben Abgrenzungsschlüssel für beide Bewertungen benutzen (denn Sie können ja nur einen im Projekt eintragen), benötigen Sie folglich eine zusätzliche Abgrenzungsversion für die Einstellungen zur POCMethode. Zunächst wählen Sie also eine Version im Customizing des allgemeinen Controllings unter Controlling 폷 Controlling Allgemein 폷 Organisation 폷 Versionen pflegen aus (hier die Version 1) und aktivieren den Parameter WIP/ErgErm, um zu erlauben, dass die Version für die Ergebnisermittlung verwendet werden darf (siehe Abbildung 5.84).

Abbildung 5.84 Zusätzliche Version für die Ergebnisermittlung

304

Ergebnisermittlung

Sie legen dann über Projektsystem 폷 Erlöse und Ergebnis 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Ergebnisermittlung 폷 Abgrenzungsschlüsselund -versionen 폷 Abgrenzungsversionen für Ergebnisermittlung pflegen (Transaktion OKG2) die Abgrenzungsversion 1 für unseren Kostenrechnungskreis an. Sie wählen hier dieselben Parameter aus wie für die erlösproportionale Ergebnisermittlung (siehe Abbildung 5.85).

Abbildung 5.85 Abgrenzungsversion für die POC-Methode

Beachten Sie, dass Sie diese Version nicht in die Ergebnisrechnung übernehmen können, da dies nur für die Version 0 erlaubt ist – der entsprechende Parameter ist grau hinterlegt und kann nicht geändert werden. Ich habe hier die erweiterte Aufteilung in Abgrenzungskostenarten aktiviert (siehe Abbildung 5.86) um darauf hinzuweisen, dass dies die Stelle ist, um POC-Kenngrößen wie Erlösfähiger Bestand oder Erlösüberschuss in CO-PA

305

5.3

5


abzurechnen. Die Abrechnung in CO-PA ist nur für die Version 0 möglich, also im aktuellen Beispiel nicht. Für den Fall, dass Sie eine Bewertung nach POC in der Version 0 pflegen, dann müssen Sie hier für die entsprechenden Kenngrößen (Erlösfähiger Bestand, Erlösüberschuss) jeweils eine Abgrenzungskostenart eintragen und diese dann über die Abrechnung mithilfe eines Verrechnungsschemas und eines Ergebnisschemas an CO-PA weiterleiten. Weitere Details dazu finden Sie in Abschnitt 5.7, »Abrechnung«.

Abbildung 5.86 Aufteilung in Kostenarten für die POC-Methode

Im nächsten Schritt definieren Sie nun die Bewertungsmethode. Sie gehen dazu im Customizing zum Schritt Projektsystem 폷 Erlöse und Ergebnis 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Ergebnisermittlung 폷 Abgrenzungsschlüssel und -versionen 폷 Bewertungsmethoden für Ergebnisermittlung pflegen (Transaktion OKG3). Hier verknüpfen Sie unsere neue Abgrenzungsversion 1 mit dem Abgrenzungsschlüssel Z00004. Als Ergebnisermittlungsmethode wählen Sie den Eintrag 03 für die kostenproportionale POC-Methode (siehe Abbildung 5.87). Sie haben damit zwei Bewertungsmethoden im selben Kostenrechnungskreis zum selben Abgrenzungsschlüssel erstellt. Damit können Sie für ein und dasselbe Projekt die Ergebnisermittlung parallel in zwei Abgrenzungsversionen durchführen und erhalten jeweils unterschiedliche Werte. Sie können nur die führende Version (Version 0 für die erlösproportionale Abgrenzung) in COPA abrechnen, aber für beide Versionen Buchungen in der Finanzbuchhaltung auslösen.

306

Ergebnisermittlung

Abbildung 5.87 Bewertungsmethode für POC erstellen

Sie benötigen nun Zeilen-IDs, um die auf dem Projekt gebuchten Kostenarten zu klassifizieren. Sie pflegen die Zeilen-IDs über Projektsystem 폷 Erlöse und Ergebnis 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Ergebnisermittlung 폷 Abgrenzungsschlüssel und -versionen 폷 Zeilenidentifikatoren definieren. Dazu können Sie dieselben Einträge verwenden wie bei der erlösproportionalen Ergebnisermittlung (siehe Abbildung 5.88).

Abbildung 5.88 Zeilen-IDs für die POC-Methode

Nun ordnen Sie den Zeilen-IDs die zu aktivierenden Kostenarten zu. Dazu wählen Sie im Customizing den Menüpfad Projektsystem 폷 Erlöse und

307

5.3

5


Ergebnis 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Ergebnisermittlung 폷 Abgrenzungsschlüssel und -versionen 폷 Zuordnungen für Ergebnisermittlung festlegen (Transaktion OKG5). Bei der kostenproportionalen POC-Methode werden sämtliche Kosten als Kosten des Umsatzes betrachtet; eine Aktivierung von Ware in Arbeit erfolgt nicht. Deshalb dienen die Einstellungen in dieser Transaktion lediglich der Zuordnung der Kostenarten zu Zeilen-IDs; im gewählten Beispiel ist es unerheblich, ob Sie die Kosten als aktivierungspflichtig oder nicht kennzeichnen. Sie müssen die Kosten für Transport, Versicherungen und Finanzierung dennoch einer eigenen Zeilen-ID zuordnen, weil diese Kosten nicht zum Projektfortschritt beitragen sollen. Diese Einstellungen nehmen Sie im nächsten Schritt, der Fortschreibung der Zeilen-IDs, vor.

Abbildung 5.89 Zuordnung zu Zeilen-IDs für die POC-Methode

Über Projektsystem 폷 Erlöse und Ergebnis 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Ergebnisermittlung 폷 Abgrenzungsschlüssel und -versionen 폷 Fortschreibung für Ergebnisermittlung festlegen (Transaktion OKG4) legen Sie dann fest, wie die Zeilen-IDs behandelt werden sollen. Für unseren Kostenrechnungskreis, die Abgrenzungsversion 1 und den Abgrenzungsschlüssel Z00004 klassifizieren Sie zunächst die drei verwendeten Zeilen-IDs (siehe Abbildung 5.90): Die Zeilen-ID »AKT« sind Kosten, die zum Projektfortschritt beitragen. Wie ich bereits in der Transaktion für die erlösproportionale Ergebnisermittlung erläutert habe, müssen Sie hier Abgrenzungskostenarten für die Zwischenspeicherung der Werte für Ware in Arbeit, Rückstellungen für fehlende Kosten sowie die Kosten des Umsatzes eintragen. Für die Zeilen-ID »ERL«, unter der die Erlöse fortgeschrieben werden, benötigen Sie lediglich eine Abgrenzungskostenart für die aufgelaufenen Erlöse. Die Zeilen-ID »NAK«, deren Kosten nicht zum Projektfortschritt beitragen, klassifizieren Sie hingegen als nicht zu berücksichtigende Kosten (Parameter »N«). Diese Kosten gehen damit nicht in die Kosten des Umsatzes mit ein und beeinflussen somit auch nicht die POC-Erlöse. Sie werden in der Ergebnisermittlung gesondert als nicht zu berücksichtigende Kosten ausgewiesen.

308

Ergebnisermittlung

Abbildung 5.90 Fortschreibung der Zeilen-IDs für die POC-Methode

Zum Schluss definieren Sie die Buchungsregeln über Projektsystem 폷 Erlöse und Ergebnis 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Ergebnisermittlung 폷 Abgrenzungsschlüssel und -versionen 폷 Buchungsregeln für Abrechnung an Buchhaltung festlegen (Transaktion OKG8). Wie ich bereits zu den Buchungsregeln für die erlösproportionale Ergebnisermittlung erläutert habe, hinterlegen Sie hier jeweils ein Bilanz- und ein GuV-Konto, zwischen denen die Änderungen an den durch die Ergebnisermittlung errechneten Werten gebucht werden. Sie nehmen die Einstellungen je Kostenrechnungskreis, Buchungskreis und Abgrenzungsversion vor – in diesem Falle Abgrenzungsversion 1 (siehe Abbildung 5.91). Die Abgrenzungskategorie (Spalte Kategorie) bestimmt, welche Abgrenzungswerte in der jeweiligen Zeile mit Sachkonten verknüpft werden sollen. Bei der POC-Methode verwenden Sie dabei andere Abgrenzungskategorien als bei der Ermittlung von Ware in Arbeit oder der erlösproportionalen Ergebnisermittlung. Typischerweise verwenden Sie die folgenden Kategorien: 왘

POCG (errechneter Gewinn) Mit dieser Kategorie können Sie den POC-Umsatz in der Finanzbuchhaltung buchen. Als GuV-Konto hinterlegen Sie ein Erlöskonto, auf dem der POC-Umsatz verbucht werden soll. Als Gegenkonto in der Bilanz bietet sich ein Forderungskonto für POC-Erlöse an (dies sollte aber kein Abstimmkonto sein, da Sie ja keine tatsächlichen Forderungen buchen).

왘

POCB (erlösfähiger Bestand) Hat den Charakter von abgegrenzten Erlösen, also Erlösen, die eigentlich noch erwartet werden. Sie sollten also als Bilanzkonto ein Bestandskonto eintragen.

왘

POCU (Erlösüberschuss) Entspricht einer Rückstellung, da Erlösüberschuss darauf hinweist, dass mehr fakturiert wurde, als laut errechnetem Fertigstellungsgrad eigentlich angemessen gewesen wäre.

309

5.3

5


Abbildung 5.91 Buchungsregeln für die POC-Methode

Nachdem Sie alle notwendigen Customizing-Einstellungen zur POC-Methode durchgeführt haben, müssen Sie noch Ihren Abgrenzungsschlüssel mit den abzugrenzenden Objekten (Projekte, Innenaufträge, Kundenaufträge) verknüpfen. Welche Einstellungen Sie dafür vornehmen, habe ich im Zusammenhang mit der erlösproportionalen Ergebnisermittlung aufgeführt. Ich zeige Ihnen nun, wie Sie die Ergebnisermittlung durchführen.

5.3.4

Ergebnisermittlung durchführen

Die Ergebnisermittlung für Innenaufträge rufen Sie im Anwendungsmenü auf über Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Ergebnisermittlung 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion KKA1) bzw. Sammelverarbeitung (Transaktion KKAI). Für Kundenaufträge wählen Sie: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Kundenauftrags-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Ergebnisermittlung 폷 Durchführen 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion KKA3) bzw. Sammelverarbeitung (Transaktion KKAK). Um die Ergebnisermittlung für Projekte durchzuführen, gehen Sie im Menü zum Punkt Rechnungswesen 폷 Projektsystem 폷 Controlling Periodenabschluss 폷 Einzelfunktionen 폷 Ergebnisermittlung Durchführen 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion KKA2) bzw. Sammelverarbeitung (Transaktion KKA8). Geben Sie das PSP-Element ein, für das Sie die Kennzahlen ermitteln wollen, die Periode und das Geschäftsjahr (siehe Abbildung 5.92). Geben Sie außerdem die Abgrenzungsversion ein; in unserem Beispiel führen Sie die erlösproportionale Ergebnisermittlung unter der Version 0, die POC-Methode wird mit der Version 1 ermittelt. Sie müssen daher die Ergebnisermittlung jeweils einmal pro Version durchführen, um beide Wertansätze zu ermitteln. Wählen Sie außerdem den Parameter Langprotokoll, um die ermittelten Zahlen im Detail anzeigen zu lassen.

310

Ergebnisermittlung

Abbildung 5.92 Durchführen der Ergebnisermittlung

Sie können die Ergebnisermittlung nur für jene PSP-Elemente durchführen, die einen Abgrenzungsschlüssel in den Steuerungsdaten eingetragen haben (wie Sie dies vornehmen, hatte ich im vorherigen Abschnitt gezeigt). Die Ergebnisermittlung ist darüber hinaus nur für PSP-Elemente möglich, die als Fakturierungselement gekennzeichnet sind. Diese Einstellung finden Sie im Project Builder (Transaktion CJ20N) in den Grunddaten eines PSP-Elements (siehe Abbildung 5.93).

Abbildung 5.93 Kennzeichnen eines PSP-Elements als Fakturierungselement

Wenn Sie die Ergebnisermittlung durchführen, erhalten Sie einen ausführlichen Report, der in Abbildung 5.94 für die erlösproportionale Ergebnisermittlung dargestellt ist.

311

5.3

5


Abbildung 5.94 Report zur erlösproportionalen Ergebnisermittlung

Sie sehen im Block Plandaten der Bewertung oben rechts die zugrunde liegende Kosten- und Erlösplanung. Der Bereich Istdaten oben links zeigt die kumulierten Istwerte sowie die in der Periode aufgelaufenen Werte an. Im Block Bestände finden Sie den in diesem Beispiel ermittelten Wert für die Ware in Arbeit; dieser ist im Block daneben (Ware in Arbeit) noch einmal detailliert in seine Bestandteile untergliedert. Etwaige Rückstellungen für fehlende Kosten werden im Block Rückstellungen angezeigt. Rufen Sie hingegen die Ergebnisermittlung für dasselbe Projekt für die Version 1 auf, so erhalten Sie andere Ergebnisse, nämlich die für die POC-Methode (siehe Abbildung 5.95). Die Rechengrößen der POC-Methode werden im Block Kalkulatorisches Ergebnis dargestellt, während Sie den ermittelten erlösfähigen Bestand im Block Bestände finden. Rechts im Block Kennzahlen sehen Sie den ermittelten Fortschrittsgrad. Beachten Sie, dass in diesem Beispiel ein Betrag von 5.000 EUR für Transportkosten geplant ist, der im Block Plandaten der Bewertung als nicht berücksichtigt gekennzeichnet ist, also nicht mit in die Fortschrittsermittlung eingeht.

312

Ergebnisermittlung

Abbildung 5.95 Report für die Ergebnisermittlung nach der POC-Methode

Wenn Sie die Daten überprüft haben, sichern Sie das Ergebnis, um es zwischenzuspeichern. Beachten Sie, dass das System zu diesem Zeitpunkt noch keine Buchungen erzeugt (diese erfolgen erst mit der Abrechnung, siehe dazu Abschnitt 5.7, »Abrechnung«).

5.3.5

Empfehlungen zur Ergebnisermittlung

Die Ergebnisermittlung ist ein unerlässliches Werkzeug für Kundenprojekte mit einer Laufzeit von mehr als einem Monat, um das periodische Ergebnis korrekt darzustellen. Sie können Kundenprojekte mithilfe von erlösführenden Innenaufträgen oder mit dem Projektsystem abbilden. In der Regel ist der Einsatz des Projektsystems an der Stelle anzuraten, da Innenaufträge deutlich weniger Funktionen als für Projekte bieten. Die Ergebnisermittlung ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Sie Kundenaufträge haben, bei denen die Faktura nicht in derselben Periode gestellt wird, in der Kosten angefallen sind. Bei den allermeisten Kundenaufträgen wird dies keine Rolle spielen, da in der Regel direkt nach der Auslieferung die Faktura gestellt wird. Zum Periodenende müssen Sie sicherstellen, dass alle noch

313

5.3

5


offenen Rechnungen an Kunden erstellt werden, damit sie in derselben Periode gebucht sind wie die dazugehörigen Kosten des Umsatzes. Den Einsatz der Ergebnisermittlung können Sie aber für Streckenaufträge erwägen, bei denen Sie zwar schon Kosten erfasst haben (durch die Rechnung des Lieferanten), aber selbst noch keine Faktura an Ihren Kunden stellen konnten. Dies kann z. B. dann der Fall sein, wenn der Kunde die Ware noch nicht erhalten hat oder eine Teillieferung erfolgte. Bevor Sie die Ergebnisermittlung durchführen, aktualisieren Sie vorher die betroffenen Aufträge oder Projekte. Prüfen Sie, welche Projekte in der Zwischenzeit abgeschlossen sind, und setzen Sie den Status »Technisch abgeschlossen«, um bestehende Abgrenzungen aufzulösen. Im Falle von Kundenaufträgen, die nicht mehr weiter beliefert werden sollen, hinterlegen Sie einen Absagegrund, um den Status des Kundenauftrags zu aktualisieren und so ebenfalls Abgrenzungen aufzulösen. Ganz wichtig ist es außerdem, dass Sie Ihre Kosten- und Erlösplanung aktualisieren, damit die Ergebnisermittlung korrekte Werte liefert. Denken Sie daran, dass die POC-Methode mit dem POC-Umsatz eine ergebnisrelevante Kennzahl liefert, deren Korrektheit Sie unbedingt sicherstellen müssen. Die Ergebnisermittlung sollten Sie erst ausführen, wenn keine weiteren Buchungen aus der Finanzbuchhaltung sowie aus anderen Abschlusstätigkeiten (wie etwa direkte oder indirekte Leistungsverrechnung, Umlage, periodische Umbuchung, Gemeinkostenzuschläge, Arbeitszeitblatt oder Verzinsung) mehr zu erwarten sind, da diese das Ergebnis der Projekte und Aufträge beeinflussen. Es gelten außerdem dieselben Hinweise wie in Abschnitt 5.2.3, »Empfehlungen zur Ermittlung von Ware in Arbeit«. Die Ergebnisermittlung selbst führt noch zu keinen Buchungen, diese erfolgen erst mit der Abrechnung. Die Abrechnung führt dann aber zu Buchungen direkt in der Finanzbuchhaltung, die unter Umständen auch das Ergebnis noch verändern können.

5.4


Um die aufgelaufenen Kosten und Erlöse für Innenaufträge oder Projekte an andere Empfänger weiterzubelasten (z. B. Kostenstellen oder Ergebnisobjekte), können Sie die Abrechnung einsetzen (Abschnitt 5.7, »Abrechnung«). Die Voraussetzung dafür, dass Sie die Abrechnung durchführen können, ist eine sogenannte Abrechnungsvorschrift je Sender. Wenn Sie eine große Zahl von Projekten oder Innenaufträgen im Einsatz haben, die Sie z. B. an CO-PA

314


abrechnen wollen, dann wird es unter Umständen zu zeitaufwändig sein, alle Abrechnungsvorschriften manuell zu pflegen. Wenn Sie erlösführende Projekte oder Innenaufträge an CO-PA abrechnen wollen, käme hinzu, dass Sie im Projekt bzw. Auftrag gar nicht alle Informationen zur Verfügung haben, um ein Ergebnisobjekt auszufüllen. In der Regel werden Sie hier Angaben zu Kunden, Verkaufsorganisation, Material etc. machen – allesamt Informationen, die im zugeordneten Kundenauftrag bereits vorhanden sind. Der Kundenauftrag selbst hingegen ist auf den Auftrag kontiert und kann somit nicht selbst in CO-PA abgerechnet werden. Die Funktion zum automatischen Generieren der Abrechnungsvorschrift schließt diese Lücke, indem sie es Ihnen ermöglicht, für die Abrechnung des Auftrags ein Ergebnisobjekt zu generieren, das sich aus den Stammdaten des Kundenauftrags herleitet.

5.4.1

Customizing für die Ermittlung von Abrechnungsvorschriften

SAP bietet eine Anzahl von vordefinierten Strategien an, um für Innenaufträge und Projekte Abrechnungsvorschriften zu erstellen. Für Innenaufträge wählen Sie dazu den Customizing-Menüpfad Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Abrechnung 폷 Automatische Generierung von Abrechnungsvorschriften 폷 Strategien für automatische Abrechnungsvorschriftsermittlung anzeigen (Transaktion KSR1_ORC; siehe Abbildung 5.96).

Abbildung 5.96 Ermittlung von Abrechnungsvorschriften für Innenaufträge

Sie können diese Einträge nicht ändern; es ist jedoch möglich, eigene Strategien zu entwickeln. Dazu steht Ihnen die Erweiterung COOM0003 zur Ver-

315

5.4

5


fügung, die Sie über die Transaktion CMOD implementieren können. Sie können die Strategien für Innenaufträge nutzen, indem Sie im Schritt Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Abrechnung 폷 Automatische Generierung von Abrechnungsvorschriften 폷 Strategiefolgen für automatische Abrechnungsvorschriftsermittlung (Transaktion KSR2_ORC) eine Strategiefolge definieren. Falls die bestehenden Strategiefolgen Ihren Anforderungen nicht genügen, legen Sie eine neue an und wählen Sie dann aus, welche Strategien der Reihe nach durchlaufen werden sollen (siehe Abbildung 5.97). Sie können außerdem auswählen, zu wie viel Prozent abgerechnet werden soll und ob die Abrechnung periodisch oder gesamt erfolgen soll (Spalte Abr).

Abbildung 5.97 Strategiefolge für Innenaufträge definieren

Im nächsten Schritt, Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Abrechnung 폷 Automatische Generierung von Abrechnungsvorschriften 폷 Zuordnung Strategiefolge zu Auftragsart treffen (Transaktion KSR3_ORC), verknüpfen Sie dann Ihre Strategiefolge mit den gewünschten Auftragsarten (siehe Abbildung 5.98). In der Spalte Änderbar entscheiden Sie, ob die automatisch generierte Abrechnungsvorschrift noch geändert werden darf. Der Eintrag in der Spalte Status bestimmt, zu welchem Zeitpunkt die Abrechnungsvorschrift generiert wird – wenn der Auftrag den Status »Eröffnet« hat, »Freigegeben« oder »Technisch abgeschlossen«.

Abbildung 5.98 Strategiefolge mit Auftragsart verknüpfen

Um die Einstellungen für die Ermittlung von Abrechnungsvorschriften für Projekte zu konfigurieren, gehen Sie zu: Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Abrechnung 폷 Abrechnungsvor-

316


schrift für Projektstrukturplanelement 폷 Strategien zur Generierung der Abrechnungsvorschrift def. Erstellen Sie zunächst eine Strategie und nehmen Sie dann zeilenweise die Einstellungen dazu vor. Je Zeile wählen Sie aus, ob Sie sich auf Fakturierungselemente, auf Kontierungselemente oder auf solche PSP-Elemente beziehen, die weder Fakturierungs- noch Kontierungselement sind. Außerdem können Sie daraufhin einschränken, ob das betroffene PSP-Element und das in der Hierarchie direkt übergeordnete unterschiedlichen Organisationseinheiten zugeordnet sind (Buchungskreis, Geschäftsbereich und/oder Profit-Center). Für die entsprechend ausgewählten PSP-Elemente können Sie dann ein Abrechnungsprofil und einen Abgrenzungsschlüssel zuordnen und den Kontierungstyp festlegen. Bei den Kontierungstypen stehen zur Auswahl: 왘

kein Empfänger

왘

Ergebnisobjekt

왘

anfordernde Kostenstelle

왘

verantwortliche Kostenstelle

왘

Übernahme der Vorschrift vom übergeordneten Objekt

Wenn Sie ein Häkchen in der Spalte N:1 SD-PS setzen, so erlauben Sie damit, dass das System auch dann versuchen soll, eine Abrechnungsvorschrift in CO-PA zu ermitteln, wenn dem PSP-Element mehrere Kundenauftragspositionen zugeordnet sind. Es werden dann nur die Merkmale berücksichtigt, die in allen zugeordneten Positionen gleich sind. Wenn Sie dieses Kennzeichen nicht setzen, so wird bei einer Mehrfachzuordnung von Kundenauftragspositionen zu PSP-Elementen keine Abrechnungsvorschrift erzeugt. Im Beispiel auf Abbildung 5.99 erhalten alle PSP-Elemente das Abrechnungsprofil PS01. Nur für die Fakturierungselemente soll eine Abrechnungsvorschrift auf Ergebnisobjekt (Kontierungstyp 1) erzeugt werden, jedoch nicht bei Mehrfachzuordnungen von Kundenauftragspositionen. Für die Fakturierungselemente wird außerdem der Abgrenzungsschlüssel Z00004 eingetragen. Automatischer Eintrag von Abrechnungsprofil und Abgrenzungsschlüssel Wenn Sie die Abrechnungsvorschriften für Ihre PSP-Elemente anhand von Strategien ermitteln, sollten Sie im entsprechenden Projektprofil kein Abrechnungsprofil und keinen Abgrenzungsschlüssel eintragen. Diese Einstellungen werden beim Anlegen eines Projektes bei jedem PSP-Element automatisch eingetragen; nutzen Sie jedoch die Ergebnisermittlung, so benötigen Sie den Abgrenzungsschlüssel nur in den Fakturierungselementen, sodass Sie ihn in allen anderen PSP-Elementen nachträglich wieder löschen müssten.

317

5.4

5


Abbildung 5.99 Strategiefolge für PSP-Elemente definieren

Im Anschluss können Sie über Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Abrechnung 폷 Abrechnungsvorschrift für Projektstrukturplanelement 폷 Strategie dem Projektprofil zuordnen die soeben definierte Strategie mit Ihrem Projektprofil verknüpfen.

5.4.2

Ermittlung von Abrechnungsvorschriften durchführen

Für Innenaufträge werden die Abrechnungsvorschriften automatisch generiert, abhängig vom Zeitpunkt, den Sie in der Zuordnung der Strategie zur Auftragsart festgelegt haben. Für Projekte müssen Sie die Abrechnungsvorschriften monatlich generieren lassen. Rufen Sie dazu im Anwendungsmenü die Transaktion Rechnungswesen 폷 Projektsystem 폷 Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Abrechnungsvorschrift 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion CJB2) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CJB1) auf. Geben Sie das zu bearbeitende Projekt, die Periode und das Geschäftsjahr ein (siehe Abbildung 5.100).

Abbildung 5.100 Abrechnungsvorschriften für Projekte generieren

318


5.4.3

Empfehlungen zur Ermittlung von Abrechnungsvorschriften

Wenn Sie Kundenprojekte im Einsatz haben, die mit Kundenaufträgen verknüpft sind und diese in die Ergebnisrechnung abrechnen wollen, dann sollten Sie unbedingt diese Funktion einsetzen. Führen Sie die Ermittlung von Abrechnungsvorschriften periodisch vor der Abrechnung durch.

5.5


Die Abweichungsermittlung steht Ihnen an zwei Stellen im SAP-System zur Verfügung: In der Kostenstellenrechnung dient sie dazu, für Kostenstellen und Leistungsarten einen Vergleich der Soll- und Istkosten durchzuführen und etwaige Abweichungen kostenartengenau darzustellen. Im Produktkostencontrolling dient die Abweichungsermittlung dazu, im Detail zu analysieren, welche Abweichungen im Produktionsprozess angefallen sind und auf welche Einflussfaktoren diese zurückzuführen sind. Beim periodischen Produktkostencontrolling können Sie somit je Produkt die periodischen Abweichungen auf Basis von Produktkostensammlern oder Kostenträgerhierarchien auswerten, im Rahmen des auftragsbezogenen Produktkostencontrollings führen Sie die Auswertungen bezogen auf Fertigungsaufträge durch. Die Ermittlung der Abweichungen erfolgt grundsätzlich immer anhand der Differenz zwischen den Soll- und Kontrollkosten. Beide Kenngrößen werden in Abhängigkeit von der Art des zugrunde liegenden Produktkostencontrollings (periodisch oder auftragsbezogen) und der jeweils betrachteten Sollversion unterschiedlich ermittelt. Die Sollversion bestimmt, auf welche Art die Abweichungsermittlung durchgeführt werden soll und welche Abweichungskategorien dabei ermittelt werden. In der Kostenstellenrechnung steht Ihnen lediglich eine Sollversion (die Version 0) zur Verfügung, während Sie im Produktkostencontrolling mehrere Sollversionen nutzen können. Die Gesamtabweichung (Sollversion 0) ist die einzige Sollversion, die Sie an die Finanzbuchhaltung und/oder CO-PA abrechnen können. Bei der Gesamtabweichung ermitteln sich die Sollkosten als die Menge des ans Lager gelieferten Materials, bewertet zur Plankalkulation (bei anonymer Lagerfertigung der Planpreis des Materials, bei Einzelfertigung die Plankalkulation der zugrunde liegenden Kalkulation zum Fertigungsauftrag bzw. Kundenauftrag).

319

5.5

5


Die Kontrollkosten ergeben sich aus den sogenannten bereinigten Istkosten, also den Istkosten abzüglich des Ausschusses (und gegebenenfalls zudem abzüglich der Ware in Arbeit bei periodischem Produktkostencontrolling). Im Prinzip entspricht die Gesamtabweichung der Differenz aus den Istkosten und den Entlastungen durch Wareneingangsbuchungen für das Fertigmaterial. Die Produktionsabweichung (Sollversion 1) weist die Abweichungen zwischen dem Erstellen des Fertigungsauftrags und dessen Abschluss aus. Dabei ergeben sich die Sollkosten anhand der ans Lager gelieferten Menge, bewertet aufgrund der Vorkalkulation des Fertigungsauftrags bzw. des Produktkostensammlers. Als Kontrollkosten werden wie bei der Gesamtabweichung die bereinigten Istkosten angesetzt. Bei der Produktionsabweichung zum Planpreis der Periode (Sollversion 3) ziehen Sie zur Bestimmung der Sollkosten ebenfalls die gelieferte Menge heran, bewerten diese aber zu einer Sollkalkulation zur Periode. Die Kontrollkosten ermitteln Sie auch hier wieder über die bereinigten Istkosten. Mit dieser Abweichungsart stellen Sie somit fest, welche Abweichungen es zwischen der Sollkalkulation des Materials und den tatsächlichen Fertigungskosten gegeben hat. Über eine Ermittlung der Dispositionsabweichung (Sollversion 2) stellen Sie schließlich fest, welche Abweichungen es zwischen der Plankalkulation des Materials und der Vorkalkulation des Fertigungsauftrags gegeben hat. Sie setzen dabei die Plankalkulation des Materials als Sollkosten an und betrachten die Vorkalkulation des Auftrags als Kontrollkosten. Über die vier genannten Arten der Abweichungsermittlung bestimmen Sie eine Reihe von Abweichungskategorien, die wiederum auf die sogenannte Einsatzseite (also die eingesetzten Ressourcen) und die Verrechnungsseite (entspricht dem fertiggestellten Material) aufgeteilt sind. Auf der Einsatzseite ermitteln Sie bei allen Sollversionen die folgenden Abweichungskategorien: 왘

Einsatzpreisabweichungen: Preisänderungen bei den eingesetzten Materialien und Leistungen, die zwischen der Planung und der Buchung stattgefunden haben.

왘

Strukturabweichungen: Es wurden andere Materialien oder Leistungen im Produktionsprozess eingesetzt als geplant.

왘

Einsatzmengenabweichungen: Von den geplanten Einsatzmaterialien und -leistungen wurden mehr oder weniger verbraucht als geplant.

320


왘

Einsatzrestabweichungen: Sämtliche Abweichungen, die keiner der oben genannten Kategorien zugeordnet werden können.

왘

Ausschussabweichungen: Die Differenz zwischen geplantem und tatsächlichem Ausschuss.

Auf der Verrechnungsseite können entstehen: 왘

Mischpreisabweichungen Fallen an, wenn das Fertigmaterial zu Mischpreisen bewertet wird.

왘

Verrechnungspreisabweichung: Entsteht, wenn die Sollentlastung des Fertigungsauftrags von der Istentlastung abweicht.

왘

Losgrößenabweichungen: Dies bedeutet dass Sie losfixe Kosten geplant haben und die losfixen Istkosten von diesen abweichen.

왘

Restabweichungen Alle Differenzen zwischen den Sollkosten und den Istkosten, die zu keiner der zuvor genannten Abweichungskategorien gehören.

5.5.1

Customizing der Abweichungsermittlung

Ich zeige Ihnen nun, welche Customizing-Einstellungen Sie vornehmen müssen, um die Abweichungsermittlung durchzuführen. Dabei stelle ich zuerst die komplexeren Einstellungen für das Produktkostencontrolling vor und gehe dann im Anschluss auf die Kostenstellenrechnung ein.

Abweichungsermittlung im Produktkostencontrolling Im Produktkostencontrolling benötigen Sie als Erstes einen Abweichungsschlüssel, den Sie über Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Abweichungsermittlung 폷 Abweichungsschlüssel definieren (Transaktion OKV1) anlegen (siehe Abbildung 5.101).

Abbildung 5.101 Abweichungsschlüssel definieren

321

5.5

5


Sie legen hier über den Parameter Ausschuß fest, ob Sie den Wert des Ausschusses ermitteln lassen wollen. Die Ausschussmenge können Sie bei Rückmeldungen und Zählpunktmeldungen eingeben; im Arbeitsplan geplanter Ausschuss wird ebenfalls berücksichtigt. Lassen Sie diesen Parameter inaktiv, wird Ausschuss über die anderen Abweichungskategorien ausgewiesen. Im Block Fortschreibung können Sie sich entscheiden, ob Sie bei der Abweichungsermittlung Einzelposten schreiben lassen wollen. Dies hilft im laufenden Betrieb dabei, die gebuchten Werte später nachzuvollziehen, beeinträchtigt jedoch die Systemperformance. Danach bestimmen Sie, an welcher Stelle der neu erzeugte Abweichungsschlüssel eingesetzt werden soll. Über den Menüpfad Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Abweichungsermittlung 폷 abweichungsschlüssel je Werk vorschlagen (Transaktion OKVW) legen Sie je Werk einen Vorschlagswert an (siehe Abbildung 5.102). Dieser Eintrag wird beim Anlegen von neuen Materialstämmen als Vorschlag übernommen. Werden neue Fertigungsaufträge oder Produktkostensammler zu einem Material angelegt, so wird der Abweichungsschlüssel aus dem Materialstamm wiederum übernommen.

Abbildung 5.102 Vorschlags-Abweichungsschlüssel je Werk hinterlegen

Mithilfe der Abweichungsvariante bestimmen Sie über Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Abweichungsermittlung 폷 Abweichungsvarianten überprüfen (Transaktion OKVG), welche Abweichungskategorien Sie nutzen wollen (siehe Abbildung 5.103). Wählen Sie hier aus, welche Abweichungskategorien verwendet werden sollen. Mithilfe des Parameters Kleindifferenz bestimmen Sie, dass Abweichungen, die weniger als einen bestimmten Prozentsatz der Differenz aus Sollkosten und Kontrollkosten betragen, pauschal unter der Restabweichung ausgewiesen werden.

322


Abbildung 5.103 Abweichungsvariante festlegen

Beim periodischen Produktcontrolling müssen Sie als Nächstes einstellen, mit welchem Wertansatz die Ware in Arbeit und der Ausschuss im Rahmen der Abweichungsermittlung bewertet werden sollen. Dazu hinterlegen Sie im Customizing über Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Abweichungsermittlung 폷 Abweichungsermittlung für Produktkostensammler 폷 Bewertungsvariante WIP und Aussschuß (Sollkosten) definieren eine Bewertungsvariante für WIP und Ausschuss. Sie legen dort eine Strategie fest, wie Ware in Arbeit und Ausschuss bewertet werden sollen (siehe Abbildung 5.104).

Abbildung 5.104 Bewertungsvariante für Ausschuss und WIP

Sie können auswählen, ob die Ware in Arbeit zu Sollkosten aufgrund der Vorkalkulation zum Produktkostensammler (und der entsprechend dort hinter-

323

5.5

5


legten Kalkulationsvariante) stattfinden soll, aufgrund der gültigen Plankalkulation des gefertigten Materials oder gar auf Basis einer ganz anderen Materialkalkulation, die Sie parallel noch erstellt haben. Im letzteren Fall müssten Sie noch angeben, unter welcher Kalkulationsvariante und Kalkulationsversion diese Kalkulation stattgefunden hat. Anhand der Spalte Priorität legen Sie fest, in welcher Reihenfolge das SAP-System nach gültigen Kalkulationsergebnissen suchen soll. Im Beispiel soll es zuerst nach einer Kalkulation zum Produktkostensammler suchen, findet es diese nicht, so soll es auf die laufende Plankalkulation zurückgreifen. Nun stelle ich Ihnen die wichtigste Einstellung vor, die Definition der Sollversionen. Über Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Abweichungsermittlung 폷 Sollversionen festlegen (Transaktion OKV6) bestimmen Sie, welche Sollversionen eingesetzt werden sollen. Dazu geben Sie jeweils einen Kostenrechnungskreis und die Versionsnummer an (siehe Abbildung 5.105). Wenn Sie auf einen Eintrag doppelklicken, können Sie die Detaileinstellungen zur Sollversion pflegen. Sie ordnen dann eine Abweichungsvariante und bei Bedarf eine Bewertungsvariante für den Ausschuss zu (siehe Abbildung 5.106). Im Block zu kontrollierende Kosten geben Sie an, ob Sie als Kontrollkosten die Istkosten oder die Plankosten heranziehen wollen. Wie in der Einleitung erwähnt, können Sie nur bei der Dispositionsabweichung Plankosten als Kontrollkosten betrachten, bei allen anderen Arten der Abweichungsermittlung müssen Sie hier Istkosten auswählen. Entsprechend wählen Sie aus, wie Sie die Sollkosten ermitteln wollen; auch hier sind die Voreinstellungen zu berücksichtigen, die für jede Sollversion gelten. Bei der Gesamtabweichung müssen Sie an dieser Stelle die Laufende Plankalkulation heranziehen.

Abbildung 5.105 Sollversion definieren

Über die Einstellung Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Abweichungsermittlung 폷 Einsatzpreisabweichungen Primärdaten festlegen (Transaktion OKA8) haben Sie zusätzlich noch die

324


Abbildung 5.106 Detaileinstellungen zur Sollversion

Möglichkeit, für bestimmte Kostenarten pauschal eine Abweichung vorzugeben. Sie tragen dafür den Kostenrechnungskreis (KostRechKreis), das Geschäftsjahr (GeschJahr) und die Kostenart ein (siehe Abbildung 5.107). In den Spalten von und bis geben Sie an, in welchen Perioden des entsprechenden Geschäftsjahrs die Einstellung gelten soll. Unter %-Satz stellen Sie ein, welcher Prozentsatz der unter dieser Kostenart gebuchten Kosten pauschal als Einsatzpreisabweichung betrachtet werden soll.

Abbildung 5.107 Einsatzpreisabweichungen für Primärdaten festlegen

Abweichungsermittlung in der Kostenstellenrechnung Die Customizing-Einstellungen für die Abweichungsermittlung in der Kostenstellenrechnung sind nicht so umfangreich wie im Produktkostencontrolling. Zunächst einmal benötigen Sie keinen Abweichungsschlüssel; die Abweichungsermittlung können Sie grundsätzlich für alle Kostenstellen ausführen. Sie pflegen zunächst die Abweichungsvariante ein über Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Abweichungen 폷 Abweichungsvari-

325

5.5

5


anten definieren (Transaktion OKVF); siehe Abbildung 5.108. Sie wählen hier wie beim Produktkostencontrolling die benötigten Abweichungskategorien aus.

Abbildung 5.108 Abweichungsvariante in der Kostenstellenrechnung definieren

Die Sollversion definieren Sie über Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Abweichungen 폷 Sollversionen definieren (Transaktion OKV5). In der Kostenstellenrechnung können Sie lediglich eine Sollversion (die Version 0) verwenden. Hinterlegen Sie hier die Abweichungsvariante (siehe Abbildung 5.109).

Abbildung 5.109 Sollversion für die Kostenstellenrechnung definieren

326


Und schließlich können Sie noch Einsatzpreisabweichungen für Primärdaten definieren (Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Abweichungen 폷 Primärdaten-Einsatzpreisabweichungen festlegen, Transaktion OKA8). Die Einstellungen erfolgen analog zu denen, die ich Ihnen im Zusammenhang mit dem Produktkostencontrolling gezeigt habe.

5.5.2

Abweichungsermittlung durchführen

Sie führen die Abweichungsermittlung für Fertigungsaufträge im Anwendungsmenü durch über Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 ProduktkostenControlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes ProduktControlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Abweichungen 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion KKS2) oder Sammelverarbeitung (Transaktion KKS1). Für Produktkostensammler wählen Sie Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen: Produktkostensammler Abweichungen 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion KKS6) oder Sammelverarbeitung (Transaktion KKS5). Abweichungen für Kostenträgerhierarchien ermitteln Sie über Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen: Kostenträgerhierarchie 폷 Abweichungen 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion KKP5) oder Sammelverarbeitung (Transaktion KKPT). In Abbildung 5.110 sehen Sie die Sammelverarbeitung der Abweichungsermittlung für Fertigungsaufträge. Wählen Sie das entsprechende Werk aus und geben Sie an, welche Auftragstypen (Fertigungsaufträge, Produktkostensammler oder Prozessaufträge) Sie bearbeiten wollen. Geben Sie außerdem die Periode und das Geschäftsjahr an und wählen Sie die Sollversionen aus, für die Sie die Abweichungen ermitteln wollen. Als Ergebnis bekommen Sie je Auftrag einen Vergleich der Sollkosten, der Istkosten, der Ware in Arbeit, des Ausschusses und der daraus resultierenden Abweichung (siehe Abbildung 5.111). Über den Button Kostenarten können Sie sich für einen Auftrag die Abweichung je Kostenart im Detail darstellen lassen; mithilfe des Buttons Abw.Kategorien erhalten Sie eine detaillierte Aufstellung der Abweichungskategorien.

327

5.5

5


Abbildung 5.110 Durchführen der Abweichungsermittlung

Abbildung 5.111 Ergebnis der Abweichungsermittlung

328


Die Abweichungen für Kostenstellen ermitteln Sie über Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Abweichungen (Transaktion KSS1). Ähnlich wie bei der Tarifermittlung können Sie die Kostenstellen einzeln, gesamt, als Gruppe oder als Selektionsvariante auswählen (siehe Abbildung 5.112).

Abbildung 5.112 Abweichungsermittlung für Kostenstellen

Sie erhalten dann je Kostenstelle und Leistungsart eine Aufstellung des Beschäftigungsgrades, der Sollkosten, der Kontrollkosten und der Abweichung (siehe Abbildung 5.113). Über den Button Kostenarten können Sie diese Informationen noch detaillierter darstellen.

Abbildung 5.113 Auswertung der Abweichungen je Kostenstelle

5.5.3

Empfehlungen zur Abweichungsermittlung

Wie Sie bereits gesehen haben, sind die Abweichungskategorien nicht konfigurierbar; Sie können sie einsetzen oder es lassen. Wie die Werte ermittelt

329

5.5

5


und den Abweichungskategorien zugeordnet werden, bleibt im System verborgen, und Sie erhalten am Ende eine Aufteilung der Abweichungen in eben die Kategorien, die vorhanden sind. Es ist daher rein optional, die Abweichungsermittlung für Kostenstellen einzusetzen. Dabei hat aus meiner Sicht der dargestellte Bericht, den Sie nach dem Aufrufen erhalten, einen größeren Wert als die Aufteilung der Abweichungen in die Kategorien. Wenn Sie also analysieren möchten, welche Auslastung Ihre Kostenstellen hatten und wie sich die Abweichungen zwischen Soll und Ist auf Kostenarten aufteilen, dann ist die Abweichungsermittlung ein nützliches Werkzeug. Falls Ihnen die Abweichungskategorien ebenso wenig sagen wie mir, schauen Sie sich eben nur die Abweichungen je Kostenart an. Im Produktkostencontrolling ist es ähnlich – der Auswertungsreport nach der Abweichungsermittlung ist sehr nützlich und macht transparent, zu welchen Kostenarten Abweichungen entstanden sind. Die Darstellung in Abweichungskategorien ist auch hier optional. Wenn Sie die Abweichungen Ihrer Fertigungsaufträge und Produktkostensammler in CO-PA abrechnen wollen, ist die Abweichungsermittlung hingegen nicht optional. Die Abrechnung der Abweichungen können Sie nur je Abweichungskategorie vornehmen, somit ist also die Abweichungsermittlung an dieser Stelle obligatorisch. Ähnlich wie die Ermittlung von Ware in Arbeit löst die Abweichungsermittlung keine Buchungen aus. Sie errechnet lediglich die Abweichungen, die Sie dann im Anschluss mit der Abrechnung in der Finanzbuchhaltung und in COPA buchen können. Welche Einstellungen dafür notwendig sind, erfahren Sie in Abschnitt 5.7, »Abrechnung«. Wie die Ermittlung von Ware in Arbeit können Sie die Abweichungsermittlung so häufig durchführen, wie Sie möchten, da sie keine Buchungen auslöst. Für die endgültige Ermittlung der periodischen Abweichungen sollten Sie sie jedoch erst dann ausführen, wenn sichergestellt ist, dass keine Buchungen aus der Logistik (Warenbewegungen, Leistungsverrechnungen) mehr erfolgen. Darüber hinaus sollten Sie sämtliche Verrechnungen im Controlling, bei denen Ihre Fertigungsaufträge und Produktkostensammler Empfänger sind, vorher durchgeführt haben (z. B. Templateverrechnungen, Gemeinkostenzuschläge oder indirekte Leistungsverrechnungen). Sie müssen auch die Ware in Arbeit ermitteln, bevor Sie die Abweichungsermittlung starten, da diese Werte mit in die Berechnung eingehen.

330

Auftragseingang für Projekte ermitteln

5.6


Der Auftragseingang und der Auftragsbestand sind wichtige Kennzahlen für produzierende Unternehmen, da sie einen Ausblick auf die kurz- und mittelfristige Auslastung des Unternehmens bieten. Der Auftragseingang gibt den Planerlös aller neu erstellten Kundenaufträge in einem bestimmten Zeitraum an, während der Auftragsbestand den noch nicht fakturierten Restwert der offenen Aufträge widerspiegelt. Der Auftragsbestand wird üblicherweise anhand der folgenden Formel errechnet: Auftragsbestand (aktuelle Periode) = Auftragsbestand (Vorperiode) + Auftragseingang (aktuelle Periode) – Fakturen (aktuelle Periode).

In der Ergebnisrechnung (CO-PA) können Sie den Auftragseingang über eine eigene Funktion ermitteln. Dazu werden beim Anlegen von Kundenaufträgen Belege mit der Vorgangsart »A« erzeugt, die Sie in Berichten verwenden können. Den Auftragsbestand können Sie nur indirekt ermitteln, indem Sie anhand der oben dargestellten Formel vom Auftragseingang einer Periode die Fakturen abziehen. Wenn Sie jedoch die Komponente PS einsetzen und darüber Kundenprojekte abbilden, werden Sie projektebezogene Kundenaufträge nicht direkt auf ein Ergebnisobjekt kontieren, sondern auf das dazugehörige Projekt. Damit kann das System kein Ergebnisobjekt für den Kundenauftrag ermitteln und folglich keinen Auftragseingangsbeleg erzeugen. Somit würde in Ihren Berichten in CO-PA der Auftragseingang für Ihr Projektgeschäft fehlen. Um diese Lücke zu schließen, gibt es die Funktion zur Ermittlung des Auftragseingangs im Projektsystem. Diese Funktion müssen Sie monatlich aufrufen, und das System schreibt dann den ermittelten Auftragseingang – ähnlich wie bei der Ergebnisermittlung – auf sekundären Auftragseingangskostenarten fort. Bei der Ermittlung des Auftragseingangs werden nur PSP-Elemente berücksichtigt, auf die Kundenauftragspositionen kontiert wurden. Zusätzliche manuell auf diesen PSP-Elementen geplante Erlöse werden ebenfalls mit in den Auftragseingangswert eingeschlossen. Sie können im Rahmen der Auftragseingangsermittlung nicht nur erwartete Erlöse fortschreiben, sondern auch sonstige Erlöse und erwartete Kosten.

5.6.1

Customizing-Einstellungen zum Auftragseingang

Zunächst benötigen Sie spezielle Auftragseingangskostenarten – Sie können wählen zwischen Typ 50 für die Ermittlung von erwarteten Erlösen, Typ 51

331

5.6

5


für sonstige Erlöse, z. B. Frachten, und Typ 52 für erwartete Kosten (siehe Abbildung 5.114).

Abbildung 5.114 Auftragseingangskostenart anlegen

Sie müssen nicht alle Typen nutzen; wenn Sie z. B. keine Unterscheidung zwischen Erlösen und sonstigen Erlösen vornehmen möchten oder die erwarteten Kosten nicht mit berücksichtigen wollen, können Sie diese einfach weglassen. Darüber hinaus müssen Sie einen Abgrenzungsschlüssel anlegen und mit Ihren Projekten verknüpfen. Details dazu finden Sie in Abschnitt 5.3, »Ergebnisermittlung«. Die Verknüpfung der Abgrenzungskostenarten zu den Kostenarten für Erlöse, sonstige Erlöse und Projektkosten nehmen Sie über Projektsystem 폷 Erlöse und Ergebnis 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Auftragseingang 폷 Auftragseingangs-Kostenarten zuordnen vor. Sie geben dann je Auftragseingangskostenart an, über welche Kosten- oder Erlösarten diese mit Werten gefüllt werden soll (siehe Abbildung 5.115). Beachten Sie, dass Sie diese Einstellungen je Abgrenzungsschlüssel vornehmen. Setzen Sie mehrere Abgrenzungsschlüssel parallel ein, müssen Sie für jeden diese Zuordnung treffen. Als Nächstes rufen Sie die Transaktion Projektsystem 폷 Erlöse und Ergebnis 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Auftragseingang 폷 Ein-

332


stellungen zum Abgrenzungsschlüssel auf. Hier legen Sie über Hierarchie-Ebene der Fakturastruktur fest, ob der Auftragseingang nur in Bezug auf das gesamte Projekt oder je Fakturierungselement fortgeschrieben wird (siehe Abbildung 5.116). Außerdem geben Sie an, welche Planversion für die Planwerte herangezogen werden soll und ob das Projekt aufwandsbezogen fakturiert wird.

Abbildung 5.115 Kostenarten für Auftragseingang zuordnen

Abbildung 5.116 Einstellungen zum Abgrenzungsschlüssel

Wie die Ergebnisermittlung bucht auch die Auftragseingangsermittlung keine Belege, sondern speichert ihre Ergebnisse zunächst nur auf Sekundärkostenarten. Erst mit der Abrechnung werden diese tatsächlich in der Finanzbuchhaltung und im Controlling verbucht. Das bedeutet, dass Sie auch die Auftragseingangskostenarten mithilfe eines Verrechnungsschemas mit Abrechnungskostenarten und über ein Ergebnisschema mit Wertfeldern verknüpfen müssen.

333

5.6

5


5.6.2

Ermittlung des Auftragseingangs für Projekte durchführen

Sie ermitteln den Auftragseingang über den Menüpfad Rechnungswesen 폷 Projektsystem 폷 Controlling Periodenabschluss 폷 Einzelfunktionen 폷 Auftragseingang 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion CJA2). Tragen Sie das entsprechende Projekt oder PSP-Element ein und geben Sie die Buchungsperiode sowie das Geschäftsjahr an, für die Sie die Werte ermitteln wollen (siehe Abbildung 5.117).

Abbildung 5.117 Auftragseingangsermittlung ausführen

Wenn Sie die Transaktion ausführen, erhalten Sie einen Report, der die Ergebnisse der Auftragseingangsermittlung detailliert auflistet, nach PSP-Element, Kategorie und Auftragseingangskostenart heruntergebrochen (siehe Abbildung 5.118). Sie erhalten außerdem eine Aufteilung der Werte in Erlöse, sonstige Erlöse und Kosten. Die Abgrenzungskategorie (Spalte AKat) ermöglicht es Ihnen, die Kennzahlen zum Auftragseingang in Kostenartenberichten im Projektsystem zu verwenden. Wie die Resultate der Ergebnisermittlung können Sie auch die Kennzahlen zum Auftragseingang in Report Painter-Berichten über den Werttyp 32 in Kombination mit dem Merkmal »Kategorie« auswerten. Für den Auftragseingang sind die folgenden Kategorien relevant: 왘

AENA (Auftragseingang: Neuer Auftrag)

왘

AEGA (Auftragseingang: Geänderter Auftrag)

334

Abrechnung

왘

AEAB (Auftragseingang: Absage)

왘

AEPA (Auftragseingang: Planänderung)

왘

ABAF (Auftragseingang: Abbau durch Faktura)

Abbildung 5.118 Ergebnis des Auftragseingangs

5.6.3

Empfehlungen zur Auftragseingangsermittlung

Sie benötigen die Auftragseingangsermittlung nur dann, wenn Sie das Projektsystem einsetzen und Kennzahlen für den Auftragseingang und Auftragsbestand ermitteln wollen. Sie können die Kennzahlen dann sowohl in PS als auch in CO-PA auswerten. Die gebuchten Ist-Erlöse und -Kosten übernimmt die Auftragseingangsermittlung aus der Ergebnisermittlung. Dies impliziert, dass Sie den Auftragseingang erst nach der Ergebnisermittlung starten müssen. Darüber hinaus müssen Sie die Funktion vor der Abrechnung durchführen.

5.7

Abrechnung

Die Abrechnung umfasst eine Vielzahl von Funktionen. Sie können sie zum einen dazu einsetzen, die aufgelaufenen Kosten und Erlöse von Innenaufträgen, Kundenaufträgen oder Projekten an sogenannte Abrechnungsempfänger weiterzubelasten. Bei Gemeinkostenaufträgen können Sie z. B. an diejenige Kostenstelle abrechnen, die für den Auftrag zuständig ist. Investitionsaufträge können an eine Anlage abrechnen, um die Kosten als Zugang zu aktivierten. Wenn Sie die Ergebnisrechnung (in CO-PA) einsetzen, können Sie kostenund erlösführende Kundenauftragspositionen, Innenaufträge und Projekte an Ergebnisobjekte abrechnen, um die Ergebnisse in Ihrer Deckungsbeitragsrechnung darzustellen.

335

5.7

5


Falls Sie die Ergebnisermittlung und/oder die Ermittlung des Auftragseingangs für Projekte einsetzen, werden die dadurch ermittelten Abgrenzungsdaten (Erlöse, Kosten des Umsatzes, POC-Umsatz, Auftragseingang) in CO-PA übernommen; errechnete Ware in Arbeit und Rückstellungen für fehlende Kosten hingegen werden mit der Abrechnung in der Finanzbuchhaltung verbucht. Auch Fertigungsaufträge, Produktkostensammler und Kostenträgerhierarchien müssen Sie zum Periodenende abrechnen. Dabei werden zum einen die Ergebnisse der Ermittlung von Ware in Arbeit in der Finanzbuchhaltung gebucht, zum anderen wird die ermittelte Abweichung in die Finanzbuchhaltung und in CO-PA abgerechnet. Da die Abrechnung je Abrechnungssender so unterschiedliche Zwecke verfolgt, werde ich im Folgenden einzeln auf die jeweiligen Sender eingehen. Bei Innenaufträgen und Projekten möchte ich zunächst nach Gemeinkostenaufträgen bzw. -projekten und erlösführenden Aufträgen bzw. Projekten unterscheiden. Für Innenaufträge und Projekte gelten dieselben Aussagen; um die Formulierung zu vereinfachen, werde ich in diesem Abschnitt lediglich von Aufträgen sprechen, meine damit aber auch Projekte. Gemeinkostenaufträge dienen dazu, die Kosten für temporäre, möglicherweise auch abteilungsübergreifende Aktivitäten zu sammeln, die nicht direkt einer Kostenstelle zugeordnet werden können. Beispiele hierfür sind Messestände, Forschung und Entwicklung, Marketingkampagnen oder Umstrukturierungsmaßnahmen. Um die Kosten einem oder mehreren Verantwortlichen (sprich: Kostenstellenleitern) zuordnen zu können, rechnen Sie Gemeinkostenaufträge an den oder die Verantwortlichen ab. Falls Sie in Ihrer Deckungsbeitragsrechnung in CO-PA auch sämtliche Gemeinkosten mit darstellen, können Sie alternativ Ihre Gemeinkostenaufträge auch direkt in COPA abrechnen. Für die Abrechnung von Gemeinkostenaufträgen pflegen Sie eine Abrechnungsvorschrift, wie sie in Abbildung 5.119 dargestellt ist. Sie können einen oder mehrere Einträge machen, sogenannte Aufteilungsregeln. Bei einem Innenauftrag rufen Sie die Pflege der Abrechnungsvorschrift in der Stammdatenpflege (Transaktion KO02 oder KO04) auf über Springen 폷 Abrechnungsvorschrift, für ein PSP-Element im Project Builder (Transaktion CJ20N) über Bearbeiten 폷 Kosten 폷 Abrechnungsvorschrift. Abhängig von den Customizing-Einstellungen im Abrechnungsprofil können Sie die Anteile je Aufteilungsregel prozentual, als Äquivalenzziffern oder als Betrag angeben. Äquivalenzziffern bedeuten, dass Sie für jede Regel einen

336

Abrechnung

beliebigen Wert eintragen; das System ermittelt dann anhand dieser Werte die Proportionen zueinander und verteilt die Abrechnungsbeträge anhand der Werte.

Abbildung 5.119 Beispiel für eine Abrechnungsvorschrift

Abrechnung anhand von Äquivalenzziffern Sie teilen die Abrechnungsbeträge anhand von Äquivalenzziffern auf mehrere Kostenstellen auf. Als Aufteilungskriterium tragen Sie das jeweilige Budget der Kostenstelle ein: 왘

Kostenstelle 500: Budget 50.000 EUR

왘


왘


Der Gesamtwert der Budgets beträgt 200.000 EUR. Der prozentuale Anteil der jeweiligen Kostenstelle errechnet sich wie folgt: Kostenstellenbudget / Gesamtwert × 100 Damit wird der Auftrag zu folgenden Anteilen an die Kostenstellen abgerechnet: 왘

Kostenstelle 500: 25 %

왘


왘


Geben Sie einen Betrag an, wird an den entsprechenden Abrechnungsempfänger genau dieser Betrag abgerechnet. Beachten Sie, dass dies möglicherweise unerwartete Ergebnisse hervorruft: 왘

Haben Sie Kosten unter mehreren Kostenarten auf dem Auftrag gebucht, wird der feste Betrag auch unter ebendiesen Kostenarten abgerechnet. Der Anteil jeder Kostenart entspricht dabei ihrem Anteil an den Gesamtkosten des Auftrags.

왘

Sie gewährleisten durch eine Betragsabrechnung nicht, dass der Saldo des Auftrags anschließend null ist.

337

5.7

5


왘

Sind die Gesamtkosten niedriger als der angegebene Betrag, hat der Auftrag nach der Abrechnung sogar einen negativen Saldo.

Die Abrechnung selbst kann entweder kostenartengerecht erfolgen oder über eine sekundäre Abrechnungskostenart (siehe Tabelle 5.14). Bei der kostenartengerechten Abrechnung erfolgt die Entlastung des Auftrags unter genau denselben Kostenarten, die auch ursprünglich gebucht waren. Es wird dabei je ein Buchungssatz pro Kostenart geschrieben und mit umgekehrtem Vorzeichen auf dem Abrechnungsempfänger verbucht. Damit haben Sie auf dem Empfänger die gleiche Detaillierung Ihrer Kosten wie auf dem Auftrag. Auf dem Auftrag selbst ist nach der Abrechnung der Saldo je Kostenart null. Beachten Sie, dass Sie Sekundärkostenarten (z. B. aus der internen Leistungsverrechnung oder von Gemeinkostenzuschlägen) nicht kostenartengerecht abrechnen können. Abrechnungsart/Buchungsschritt

Kostenartengerecht

Abrechnung über Abrechnungskostenart

Primärkosten

1.500 EUR Materialkosten


2.000 EUR ext. Dienstleistungen


Interne Verrechnungen

kostenartengerechte Abrech- 1.200 EUR interne Leistungen nung von Sekundärkosten 500 EUR Gemeinkostenzuschläge nicht möglich

Abrechnung

–1.500 EUR Materialkosten

–5.200 EUR Auftragsabrechnung

–2.000 EUR ext. Dienstleistungen Ergebnis

0 EUR Materialkosten


0 EUR ext. Dienstleistungen


0 EUR

1.200 EUR interne Leistungen 500 EUR Gemeinkostenzuschläge –5.200 EUR Auftragsabrechnung 0 EUR

Tabelle 5.14 Vergleich der kostenartengerechten Abrechnung mit der Abrechnung über Abrechnungskostenart

Darstellung von kostenartengerechter Abrechnung Wenn Sie kostenartengerecht abrechnen, werden die meisten Berichte im Controlling zu den entsprechenden Kostenarten nichts bzw. einen Saldo von null anzeigen. Es ist jedoch möglich, nachzuvollziehen, wie hoch die Auftragskosten sind und was

338

Abrechnung

abgerechnet wurde. Dazu müssen Sie im entsprechenden Report oder im Einzelpostennachweis nach dem Merkmal »Vorgang« trennen. Die Abrechnung erfolgt unter dem Vorgang KOAO.

Bei der Abrechnung über eine Abrechnungskostenart verbuchen Sie auf dem Sender wie auf dem Empfänger unter einer oder mehreren Sekundärkostenarten vom Typ 21. Dadurch bleiben die Salden der ursprünglich gebuchten Kostenarten unverändert, und es ist mit dieser Methode auch möglich, auf dem Auftrag gebuchte Sekundärkostenarten abzurechnen. Im sogenannten Verrechnungsschema legen Sie fest, welche ursprünglich gebuchten Kostenarten unter welcher Abrechnungskostenart abgerechnet werden sollen. So können Sie z. B. jeweils alle Kosten und alle Erlöse unter je einer Abrechnungskostenart zusammenfassen oder aber genauer aufteilen, z. B. nach fixen/variablen Kosten oder nach Material- oder Personalkosten. Sie haben außerdem die Wahl zwischen periodischer Abrechnung (PER) und Gesamtabrechnung (GES) (dies legen Sie in der Abrechnungsvorschrift in der Spalte Abr – Abrechnungsart – fest). Mit der periodischen Abrechnung rechnen Sie jeweils nur die in der Abrechnungsperiode gebuchten Belege ab; Gesamtabrechnung bedeutet, dass Sie auch alle davor gebuchten, noch nicht abgerechneten Belege mit selektieren. Wie die Abrechnung ablaufen soll, legen Sie über einige Parameter fest, die Sie in der Auftragsart bzw. im Projektprofil hinterlegen. Aus der Pflege der Abrechnungsvorschrift im Auftrag bzw. Projekt heraus können Sie diese über Springen 폷 Abrechnungsparameter überprüfen (siehe Abbildung 5.120).

Abbildung 5.120 Abrechnungsparameter in der Abrechnungsvorschrift

339

5.7

5


Das Abrechnungsprofil, das Verrechnungsschema und das Ergebnisschema sind für die Abrechnung die wesentlichen Einstellungen, die ich im Abschnitt 5.7.1, »Customizing der Abrechnung«, weiter erläutern werde. Im Falle von erlösführenden Aufträgen und Projekten werden Sie in der Regel die Ergebnisermittlung einsetzen, um die Ergebnisse monatlich abzugrenzen (siehe dazu Abschnitt 5.3, »Ergebnisermittlung«). In diesem Falle werden Sie typischerweise die Ergebnisse in CO-PA abrechnen. Die dafür notwendige Abrechnungsvorschrift können Sie manuell pflegen oder automatisch erzeugen lassen (siehe Abschnitt 5.4, »Ermittlung von Abrechnungsvorschriften«). Darüber hinaus werden Sie dann nicht die originär auf dem Auftrag bzw. Projekt gebuchten Kosten (primäre Kosten sowie Weiterbelastungen aufgrund von Leistungsverrechnung, Gemeinkostenzuschlägen etc.) in CO-PA abrechnen, sondern die durch die Ergebnisermittlung errechneten Kosten des Umsatzes. Entsprechend müssen Sie dann die Abgrenzungskostenarten zur Abrechnung heranziehen, unter denen Sie die Kosten des Umsatzes der entsprechenden Zeilen-IDs fortgeschrieben haben. Sie können dann nur über Abrechnungskostenarten abrechnen und nicht kostenartengerecht. Wenn Sie die Ermittlung des Auftragseingangs für Projekte einsetzen (siehe Abschnitt 5.5, »Abweichungsermittlung«), leitet die Abrechnung auch die dort ermittelten Ergebnisse für den Auftragseingang an CO-PA weiter. Zusätzlich zur Verrechnung der Kosten des Umsatzes an CO-PA löst die Abrechnung direkt Buchungen in der Finanzbuchhaltung aus, mit denen die eventuell durch die Ergebnisermittlung errechnete Ware in Arbeit bzw. Rückstellungen für fehlende Kosten gebucht werden. Für Kundenauftragspositionen gilt im Prinzip dasselbe wie für erlösführende Aufträge und Projekte. Die Abrechnung ist nur relevant für kostenund erlösführende Kundenauftragspositionen, und sie erfolgt in der Regel in CO-PA. Ob eine Kundenauftragsposition kostenund erlösführend ist, steuern Sie im Customizing über die Bedarfsklasse (wie dies genau funktioniert, habe ich bereits im Abschnitt 5.3.3, »Customizing für die Ergebnisermittlung«, erläutert). Wenn Sie sicherstellen können, dass Ihre Kundenaufträge immer in derselben Periode fakturiert werden, in der sie ausgeliefert werden, dann können Sie auf die Ergebnisermittlung verzichten und die Kundenaufträge direkt in CO-PA abrechnen. Die Abrechnungsvorschrift an CO-PA erzeugt das System automatisch, Sie müssen diese weder manuell pflegen noch die Ermittlung von Abrechnungsvorschriften durchführen.

340

Abrechnung

Bei Fertigungsaufträgen und Produktkostensammlern hat die Abrechnung einen leicht anderen Zweck als bei den bisher genannten Abrechnungssendern. Idealerweise sollte ein Fertigungsauftrag bei Fertigstellung einen Saldo von null aufweisen – die aufgelaufenen Fertigungskosten sollten denselben Betrag haben wie die Entlastungen durch den Wareneingang der Fertigprodukte. In der Realität wird das aber nie der Fall sein, weil es aus verschiedenen Gründen Produktionsabweichungen gibt (siehe dazu auch den Abschnitt 5.5, »Abweichungsermittlung«). Mit der Abrechnung verrechnen Sie den verbliebenen Saldo eines Fertigungsauftrags als Preisdifferenz an ein Sachkonto in der Finanzbuchhaltung. Ähnlich ist die Funktion bei Produktkostensammlern, mit dem Unterschied, dass die Preisdifferenzen hier nicht nach Fertigstellung des Auftrags anfallen, sondern periodisch. Zusätzlich zu den Preisdifferenzen löst die Abrechnung die Verbuchung von Ware in Arbeit aus; wie bei den Resultaten der Ergebnisermittlung erfolgt auch hier eine reine Buchung in der Finanzbuchhaltung, nicht im Controlling.

5.7.1

Customizing der Abrechnung

Im Customizing sind für die Abrechnung die folgenden Einstellungen notwendig, die ich im Folgenden weiter erläutern werde: 왘

ein Verrechnungsschema für die Verknüpfung von zu verrechnenden Kostenarten mit Abrechnungskostenarten

왘

ein Ergebnisschema für die Abrechnung an die Ergebnisrechnung (in CO-PA)

왘

ein Abrechnungsprofil, das die genannten Parameter zusammenfasst und weitere Voreinstellungen enthält

Das Verrechnungsschema dient dazu, festzulegen, wie ein Abrechnungssender abgerechnet werden soll. Sie können je Empfängertyp entscheiden, ob die Abrechnung kostenartengerecht erfolgen soll oder über eine Abrechnungskostenart. Die Verknüpfung zur Abrechnungskostenart nehmen Sie ebenfalls vor. Sie pflegen ein Verrechnungsschema für Innenaufträge im Customizing über Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Abrechnung 폷 Verrechnungsschema. Sie können dieselbe Pflegetransaktion für die anderen Abrechnungsobjekte wie im Folgenden beschrieben erreichen.

341

5.7

5


왘

Für Kundenaufträge: Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Kundenauftrags-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Abrechnung 폷 Verrechnungsschema anlegen.

왘

Für Fertigungsaufträge: Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Abrechnung 폷 Verrechnungsschema anlegen.

왘

Für Produktkostensammler: Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Abrechnung 폷 Verrechnungsschema anlegen.

왘

Für Projekte: Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Abrechnung 폷 Abrechnungsprofile 폷 Abrechnungsschema anlegen.

Legen Sie dort zunächst ein Schema an und vergeben Sie eine Bezeichnung (siehe Abbildung 5.121). Im nächsten Schritt tragen Sie dann sogenannte Zuordnungen ein. Für jede Zuordnung können Sie Regeln festlegen, wie bestimmte Kostenarten in der Abrechnung behandelt werden sollen. Im Beispiel sehen Sie ein Verrechnungsschema, das alle möglichen Fälle abdeckt und somit für alle Abrechnungssender verwendet werden kann: Für Aufträge und Projekte, zu denen keine Ergebnisermittlung stattfindet, werden die originär gebuchten Erlöse und Kosten weiterbelastet, daher die Zuordnungszeilen 10 und 20. Erlösführende Aufträge und Projekte sowie Kundenaufträge mit Ergebnisermittlung rechnen die Abgrenzungsbeträge ab, wofür die Zeilen 30 und 40 verwendet werden. Für Fertigungsaufträge und Produktkostensammler sollen die Produktionsabweichungen in CO-PA abgerechnet werden, hierfür ist Zeile 50 vorgesehen. Und schließlich dient die Zeile 60 dafür, den ermittelten Auftragseingang für Projekte in CO-PA zu verrechnen.

Abbildung 5.121 Verrechnungsschema anlegen

342

Abrechnung

Je Zeile tragen Sie dann unter dem Punkt Ursprung ein, welche Kostenarten jeweils berücksichtigt werden sollen. In der Zeile 10 wurden hier sämtliche primären Erlösarten eingetragen. In Zeile 20 habe ich alle Primärkostenarten sowie die Sekundärkostenarten für die interne Leistungsverrechnung und Gemeinkostenzuschläge als Kostenartengruppe hinterlegt (siehe Abbildung 5.122).

Abbildung 5.122 Ursprung pflegen

Analog habe ich für die Zeile 30 alle Abgrenzungskostenarten eingetragen, die in der Ergebnisermittlung zur Fortschreibung von Zeilen-IDs für Erlöse dienen und in Zeile 40 die Abgrenzungskostenarten, mit deren Hilfe die Kosten des Umsatzes der Ergebnisermittlung gesichert werden. In Zeile 50 habe ich die Auftragseingangskostenarten hinterlegt. Für die Abrechnung der Produktionsabweichungen schließlich müssen Sie als Ursprung alle Kostenarten angeben, die in der Produktion anfallen können, also z. B. Materialverbrauch, Fertigungskosten und Gemeinkostenzuschläge. Je Zuordnung tragen Sie dann unter Abrechnungskostenarten ein, an welche Empfängertypen (z. B. Kostenstelle, Ergebnisobjekt etc.) die entsprechende Zeile abgerechnet werden darf. Je Eintrag entscheiden Sie, ob die Zeile »Kostenartengerecht« abgerechnet werden soll und, falls nicht, unter welcher Abrechnungskostenart. Abrechnungskostenarten müssen vom Kostenartentyp 21 sein. Im Beispiel wollen Sie sämtliche Abrechnungen in COPA über Abrechnungskostenarten durchführen, also ist hier entsprechend als Empfängertyp ein Ergebnisobjekt eingetragen und eine Abrechnungskostenart hinterlegt (siehe Abbildung 5.123). Analog verfahren Sie für alle weiteren Zuordnungen. Für die Abrechnung in CO-PA müssen Sie nun noch bestimmen, welche Kostenarten bzw. Abweichungskategorien an welches Wertfeld abgerechnet werden sollen. Sie erstellen ein Ergebnisschema z. B. über Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Abrechnung 폷 Ergebnisschemata pflegen (Transaktion KEI1).

343

5.7

5


Abbildung 5.123 Abrechnungskostenarten eintragen

Die Struktur des Ergebnisschemas der des Verrechnungsschemas sehr ähnlich. Sie beginnen, indem Sie ein Ergebnisschema anlegen. Wie beim Verrechnungsschema definieren Sie dann im nächsten Schritt Zuordnungen (siehe Abbildung 5.124). Zuordnungen dienen wie beim Verrechnungsschema der Gruppierung von Kostenarten, die Sie gemeinsam einem Wertfeld zuordnen wollen. Gleiche Zuordnungsstruktur bei Verrechnungs- und Ergebnisschema Ich empfehle Ihnen, bei Verrechnungs- und Ergebnisschemata, die gemeinsam verwendet werden, dieselben Zuordnungen zu verwenden. Sie können dadurch im Produktivbetrieb wesentlich einfacher den Wertefluss nachvollziehen. Lediglich die Produktionsabweichungen können Sie im Verrechnungsschema in einer Zuordnung zusammenfassen, während Sie sie im Ergebnisschema je Abweichungskategorie spezifizieren müssen.

Abbildung 5.124 Ergebnisschema definieren

344

Abrechnung

Von den Zuordnungen aus verzweigen Sie über Ursprung zur Pflege der Ursprungskostenarten (siehe Abbildung 5.125). Wie beim Verrechnungsschema definieren Sie hier, welche Kosten über die entsprechende Verrechnung verarbeitet werden sollen; wie bereits im Kasten oben erwähnt, empfehle ich Ihnen, dieselbe Gruppierung der Kostenarten vorzunehmen wie im Verrechnungsschema. Wählen Sie dazu zunächst aus, welche Art von Kosten Sie verrechnen wollen. Wählen Sie dazu Kosten/Erlöse und geben Sie weiter oben die Kostenarten an (über ein Intervall oder eine Kostenartengruppe). Wollen Sie jedoch Abweichungen von Fertigungsaufträgen an CO-PA abrechnen, wählen Sie Abweichungen auf Fertigungsaufträgen und geben eine Abweichungskategorie an. Die Option Berechnungsmotiv auf CS-Aufträgen bezieht sich auf die aufwandsbezogene Fakturierung, die Sie für Serviceaufträge durchführen können, die ich aber im Rahmen dieses Buches nicht weiter erläutere.

Abbildung 5.125 Ursprung zum Ergebnisschema definieren

Um Produktionsabweichungen in CO-PA zu übernehmen, wählen Sie hingegen als Ursprung Abweichungen auf Fertigungsaufträgen aus und hinterlegen eine Abweichungskategorie (siehe Abbildung 5.126). Je Zuordnung können Sie nur eine Abweichungskategorie verwenden und müssen daher für jede verwendete Kategorie eine eigene Zuordnung anlegen.

345

5.7

5


Abbildung 5.126 Ursprung für Abweichungskategorie

Zum Schluss definieren Sie über Wertfelder, an welches Wertfeld in CO-PA die Kosten abgerechnet werden sollen, die Sie in der entsprechenden Zuordnung festgelegt haben (siehe Abbildung 5.127). Sie bestimmen dabei zunächst in der Spalte Menge/Wert-KZ, ob Sie Kosten oder Mengen abrechnen wollen. Über das Fix-Variabel-Kennzeichen (Spalte F) legen Sie fest, ob es sich bei der Zuordnung um fixe Kosten, variable oder eine Summe aus beiden handelt. Schließlich ordnen Sie in der Spalte Wertfeld das gewünschte Wertfeld ein.

Abbildung 5.127 Wertfeld dem Ergebnisschema zuordnen

Schließlich benötigen Sie ein Abrechnungsprofil; dieses erstellen Sie z. B. über Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Abrechnung 폷 Abrechnungsprofile pflegen. Im Block Istkosten/Kosten des Umsatzes (siehe Abbildung 5.128)

346

Abrechnung

entscheiden Sie, ob das entsprechende Abrechnungsobjekt vollständig abzurechnen ist, abgerechnet werden kann oder nicht abzurechnen ist. Damit steuern Sie, ob z. B. ein Innenauftrag oder ein Projekt abgeschlossen werden darf, wenn noch ein Saldo ungleich null vorhanden ist – bei vollständig abzurechnen zeigt das SAP-System sonst eine Fehlermeldung an, bei können abgerechnet werden eine Warnmeldung, und wenn das Abrechnungsobjekt nicht abzurechnen ist, können Sie es auch mit Saldo ganz einfach abschließen. Im letzteren Fall ist es nicht möglich, das Abrechnungsobjekt abzurechnen, auch wenn Sie eine Abrechnungsvorschrift eingetragen haben und die Abrechnung starten. Die Buchungen in die Finanzbuchhaltung aus der Ergebnisrechnung können jedoch trotzdem mit der Abrechnung verbucht werden.

Abbildung 5.128 Abrechnungsprofil pflegen

Unter Erlaubte Empfänger tragen Sie ein, welche Abrechnungsempfängertypen für Abrechnungsobjekte mit diesem Abrechnungsprofil zugelassen sind. Sie können die einzelnen Objekte verbieten (Abrechnung nicht erlaubt), optional erlauben (kann abgerechnet werden) oder erzwingen (muss abgerechnet werden).

347

5.7

5


Im Block Vorschlagswerte können Sie Einstellungen vorbelegen, die dann in die Abrechnungsparameter von Aufträgen übernommen werden. Hier tragen Sie das zuvor erstellte Verrechnungsschema und Ergebnisschema ein und können unter Kontierungsvorschlag einen Abrechnungsempfängertyp vorschlagen. Unter Kennzeichen entscheiden Sie, wie Sie die Aufteilung bei mehreren Abrechnungsregeln einstellen können – prozentual, mit Äquivalenzziffern oder als explizite Beträge. Im Block Sonstige Parameter legen Sie fest, unter welcher Belegart Buchungen in der Finanzbuchhaltung gebucht werden sollen. Anzahl Regeln bestimmt, wie viele Abrechnungsregeln pro Abrechnungsvorschrift Sie erfassen dürfen. Die Residenzzeit schließlich gibt an, wie viele Monate die Abrechnungsbelege im System bestehen bleiben, bevor sie gelöscht werden. Sie hinterlegen das Abrechnungsprofil in den einzelnen Abrechnungsobjekten im Customizing wie folgt beschrieben. 왘

Für Innenaufträge: Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Auftragsstammdaten 폷 Auftragsarten definieren (Transaktion KOT2_OPA); tragen Sie das Profil je Auftragsart ein.

왘

Für Kundenaufträge: Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Kundenauftrags-Controlling 폷 Steuerung Kundenauftragsfertigung / Kundenauftrags-Controlling 폷 Bedarfsklassen überprüfen; hinterlegen Sie das Abrechnungsprofil hier für die Bedarfsklassen für kostenund erlösführende Kundenauftragspositionen.

왘

Für Fertigungsaufträge: Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Produktionsaufträge 폷 Auftragsarten überprüfen (Transaktion KOT2); hinterlegen Sie das Abrechnungsprofil je Auftragsart.

왘

Für Produktkostensammler: Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Produktkostensammler 폷 Auftragsarten überprüfen (Transaktion KOT2); hinterlegen Sie das Abrechnungsprofil je Auftragsart.

왘

Für Projekte: Projektsystem 폷 Strukturen 폷 Operative Strukturen 폷 Projektstrukturplan 폷 Projektprofil anlegen; tragen Sie hier das Abrechnungsprofil im Reiter Controlling im Projektprofil ein.

348

Abrechnung

5.7.2

Abrechnung durchführen

Sie führen die Abrechnung für Innenaufträge im Anwendungsmenü über folgenden Menüpfad durch: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Abrechnung Einzelverarbeitung (Transaktion KO88) oder Sammelverarbeitung (Transaktion KO8G). Für Kundenaufträge rufen Sie auf: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 KundenauftragsControlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Abrechnung (Transaktion VA88). Fertigungsaufträge rechnen Sie ab über: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Abrechnung 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion KO88) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CO88). Für Produktkostensammler: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen: Produktkostensammler 폷 Abrechnung 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion KK87) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CO88). Die Abrechnung für Projekte führen Sie durch über: Rechnungswesen 폷 Projektsystem 폷 Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Abrechnung 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion CJ88) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CJ8G). In Abbildung 5.129 sehen Sie die Sammelabrechnung für Fertigungsaufträge. Sie wählen in diesem Fall das Werk aus und bestimmen die Auftragstypen, die berücksichtigt werden sollen. Anschließend tragen Sie die Abrechnungsperiode und das Geschäftsjahr ein. Für den Fall, dass Sie eine Periode abrechnen, die schon geschlossen ist, können Sie unter Buchungsperiode eine Periode angeben, in der die Werte gebucht werden sollen. Über die Verarbeitungsart können Sie steuern, welche Art der Abrechnung durchgeführt werden soll – nur die periodische oder nur die Gesamtabrechnung, oder über den Eintrag 1 »Automatisch« die jeweils relevante Form der Abrechnung. Abhängig vom Senderobjekt und der eingestellten Abrechnungsvorschrift bucht das System dann die Abrechnung.

349

5.7

5


Abbildung 5.129 Abrechnung am Beispiel der Fertigungsaufträge

Für Gemeinkostenaufträge und -projekte werden die aufgelaufenen Kosten und Erlöse an ein Empfängerobjekt verrechnet. Bei erlösführenden Innenaufträgen und Projekten sowie kostenund erlösführenden Kundenauftragspositionen, für die Sie die Ergebnisermittlung durchgeführt haben, werden die ermittelten Kosten des Umsatzes und Erlöse in CO-PA verrechnet. Falls Sie mehr als eine Abgrenzungsversion einsetzen, werden sämtliche Ergebnisse auf einmal abgerechnet, Sie müssen die Abrechnung also nicht je Abgrenzungsversion starten. Auch die Ergebnisse der Auftragseingangsermittlung für Projekte werden mit der Abrechnung in CO-PA übernommen. Gleichzeitig wird die ermittelte Ware in Arbeit bzw. werden POC-Rückstellungen wie z. B. Erlösüberschuss in der Finanzbuchhaltung gebucht. Es findet hier keine CO-Buchung statt, sondern eine reine FIBuchung, die auch nicht auf den Auftrag bzw. das Projekt kontiert wird. Das Abrechnungsobjekt können Sie nur im Text des FI-Beleges erkennen. Für Fertigungsaufträge und Produktkostensammler bucht die Abrechnung die ermittelten Abweichungen in CO-PA. Darüber hinaus werden Preisdifferenzen an ein Sachkonto in der Finanzbuchhaltung abgerechnet und das Abrechnungsobjekt entsprechend entlastet. Zusätzlich wird die Ware in Arbeit in der Finanzbuchhaltung gebucht. Auch hier findet eine reine FI-Buchung statt, und das Abrechnungsobjekt wird nicht direkt bebucht.

350

Abrechnung

5.7.3

Empfehlungen für die Abrechnung

Die Abrechnung ist obligatorisch, wenn Sie die Ermittlung von Ware in Arbeit, Ergebnisermittlung, Abweichungsermittlung und/oder Auftragseingangsermittlung nutzen. Alle genannten Funktionen errechnen zunächst nur Werte, die erst mit der Abrechnung gebucht werden. Für Gemeinkostenaufträge und -projekte ist die Abrechnung optional, ich empfehle Ihnen aber dringend, sie zu nutzen, da ansonsten die Kosten auf den entsprechenden Aufträgen oder Projekten stehen bleiben und keiner Verantwortung zugeordnet werden können. Entsprechend müssen Sie die Abrechnung als letzten Schritt im Periodenabschluss durchführen, in jedem Falle nach den genannten vorgelagerten Funktionen. Beachten Sie außerdem, dass die Abrechnung bei der Buchung von Preisdifferenzen und Ware in Arbeit Buchungen in der Finanzbuchhaltung anstößt. Das bedeutet zum einen, dass Sie sich an dieser Stelle nicht darauf verlassen können, dass der Periodenabschluss im Controlling vollkommen unabhängig vom Abschluss in der Finanzbuchhaltung abläuft. Da der Abschluss in der Finanzbuchhaltung erst abgeschlossen werden kann, wenn auch der Bestand an Ware in Arbeit und die Preisdifferenzen verbucht sind, muss die Finanzbuchhaltung an dieser Stelle auf das Controlling warten. Um den gesamten Abschluss zu beschleunigen, sollten die Controller entsprechend frühestmöglich damit beginnen, die notwendigen Vorarbeiten für die Ermittlung der Ware in Arbeit zu Istkosten durchzuführen – Gemeinkostenzuschläge, nachträgliche Verrechnungen, Isttarifermittlung etc. Diese Vorgänge setzen aber wiederum voraus, dass sämtliche Meldungen zu Leistungen und Warenbewegungen aus der Logistik abgeschlossen sind und keine weiteren manuellen Buchungen aus der Finanzbuchhaltung zu Fertigungsaufträgen erfolgen. Zum anderen müssen Sie sicherstellen, dass zum Zeitpunkt der Abrechnung die Buchungsperiode in der Komponente FI noch geöffnet ist oder wieder geöffnet wird. Wie Sie Buchungsperioden öffnen und schließen, erläutere ich im anschließenden Kapitel 6, »Koordination des Abschlusses«.

351

5.7

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie verhindern, dass versehentlich Buchungen in abgeschlossenen Perioden geschehen. Darüber hinaus lernen Sie die Abhängigkeiten von der Finanzbuchhaltung beim Monatsabschluss kennen.

6

Koordination des Abschlusses

Wenn Perioden abgeschlossen sind, wollen Sie verhindern, dass noch irgendjemand Buchungen darin erfasst. Ich zeige Ihnen im ersten Abschnitt dieses Kapitels, wie Sie Buchungsperioden öffnen und schließen. Darüber hinaus stelle ich Ihnen die wichtigsten Abschlusstätigkeiten in der Finanzbuchhaltung kurz vor. Dabei zeige ich, welche Abhängigkeiten zwischen diesen und dem Abschluss im Controlling bestehen und an welchen Stellen folglich Abstimmungsbedarf mit der Buchhaltung besteht.

6.1

Periodensteuerung

Die Komponenten FI und CO sind zwar eng miteinander verzahnt, sind aber technisch eindeutig dadurch getrennt, dass es je Komponente eigene Belege gibt. Sie müssen daher für jede sicherstellen, dass in einer abgeschlossenen Periode keine Belege mehr gebucht werden können. Dabei gelten für das externe Rechnungswesen deutlich strengere Regeln als für das interne: Zahlen, die bei einem Quartalsabschluss veröffentlicht wurden, dürfen nachträglich nicht mehr verändert werden. In den meisten Fällen wird die externe Berichterstattung vor allem auf FI basieren. Wenn Ihr Unternehmen jedoch eine Segmentberichterstattung vornimmt, werden Sie dafür ggf. die ProfitCenter-Rechnung einsetzen, falls Sie noch mit dem klassischen Hauptbuch arbeiten. Die in der Profit-Center-Rechnung gebuchten Belege sind somit auch Teil der Segmentberichterstattung und dürfen nachträglich nicht mehr verändert werden. Aber auch bei einem Monatsabschluss, der nicht gleichzeitig ein Quartalsabschluss ist, können nachträgliche Buchungen mit Umsatzsteuer-Relevanz

353

6


dazu führen, dass Ihr Unternehmen die Umsatzsteuervoranmeldung korrigieren muss.

6.1.1

Periodensteuerung in der Finanzbuchhaltung

In der Finanzbuchhaltung öffnen und schließen Sie Buchungsperioden im Anwendungsmenü über Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Hauptbuch 폷 Umfeld 폷 Lfd. Einstellungen 폷 Buchungsperioden öffnen und schließen. Dabei stehen Ihnen zwei (im neuen Hauptbuch mittlerweile drei) Buchungszeiträume zur Verfügung, die Sie unabhängig voneinander verwalten können. Wie Sie in Abbildung 6.1 erkennen können, bietet das System die Zeiträume Von Per. 1 und Bis Per. 1 sowie Von Per. 2 und Bis Per. 2 an. Der Zeitraum 1 gilt dabei für alle Anwender, die überhaupt FI-relevante Buchungen erzeugen dürfen. Für diesen Zeitraum wird die abgelaufene Periode geschlossen, sobald alle noch nachzubuchenden Vorgänge erfasst sind. Danach dürfen dann nur noch jene Mitarbeiter in der Periode Belege erfassen, die die Berechtigung haben, im Buchungszeitraum 2 zu buchen. In der Regel sind dies die Finanzbuchhalter, die den Abschluss durchführen. Da die Abrechnung im Abschluss des Controllings als letzter Schritt erfolgt und noch Buchungen in FI auslöst, könnten Sie in Betracht ziehen, demjenigen Mitarbeiter, der die Abrechnung durchführt, ebenfalls die Berechtigung für den Buchungszeitraum 2 zu geben, damit Sie nicht extra den Zeitraum 1 noch einmal öffnen müssen.

Abbildung 6.1 Buchungsperioden in FI verwalten

Der Buchungszeitraum 3 gilt übrigens nur für die Übernahme von CO-Buchungen in FI, die zu einem Funktionsbereichs- oder Profit-CenterWechsel geführt haben. Da die Abrechnung eine FI-Buchung auslöst, ist der Buchungszeitraum 3 hierfür nicht relevant.

354

Periodensteuerung

6.1.2

Periodensteuerung im Controlling

Im Controlling steht Ihnen eine eigene Periodensperre zur Verfügung, die ausschließlich CO-Vorgänge umfasst. Diese ist technisch zwar unabhängig von der Periodenverwaltung in der Finanzbuchhaltung, sie hat aber indirekt durchaus Auswirkungen: Wenn Sie den Vorgang »Durchbuchungen aus FI« sperren, so ist es nicht mehr möglich, in der Finanzbuchhaltung Belege zu erfassen, die für die GuV relevant ist. Dies betrifft z. B. Kreditorenrechnungen, Debitorenrechnungen oder den Abschreibungslauf.. Sie rufen die Periodensperre über Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Umfeld 폷 Periodensperre 폷 Ändern (Transaktion OKP1) auf. Beim Einstieg wählen Sie den Kostenrechnungskreis und das Geschäftsjahr aus (siehe Abbildung 6.2). Klicken Sie dann auf den Button Ist.

Abbildung 6.2 Einstieg in die Periodensperre

Sie erhalten dann eine Matrix aus allen verfügbaren Vorgangsarten im Controlling (z. B. Abrechnung Ist, Nachbewertung zu Isttarif etc.) und den Buchungsperioden des ausgewählten Geschäftsjahres (siehe Abbildung 6.3). Durch Setzen von Häkchen können Sie nun jede mögliche Kombination von Vorgängen und Perioden öffnen oder schließen (ein gesetztes Häkchen bedeutet, dass der Vorgang oder die Periode geschlossen ist). Sie können auch alle Vorgänge für eine Periode auf einmal schließen, indem Sie die Spalten markieren und dann auf den Button Periode sperren klicken. Mithilfe des Buttons Periode entsperren können Sie dies wieder rückgängig machen. Analog können Sie auch eine Zeile markieren und über den Button Vorgang sperren einen Vorgang für alle Perioden sperren oder über Vorgang entsperren die Sperre wieder aufheben. Ich empfehle Ihnen, die Periodensperre jeweils nach dem Ende eines Periodenabschlusses zu verwenden. Sie verhindern damit, dass versehentlich noch Änderungen in abgeschlossenen Buchungen erfolgen.

355

6.1

6


Abbildung 6.3 Periodensperre verwalten

Diese Funktion hat allerdings einen gravierenden Nachteil: Sie können sie nur für einen gesamten Kostenrechnungskreis aufrufen. Wenn Sie in Ihrem System mehrere Buchungskreise einem Kostenrechnungskreis zugeordnet haben, dann können Sie die Periodensperre nicht für jeden Buchungskreis einzeln setzen, sondern nur für alle. Das bedeutet, wenn bestimmte Buchungskreise früher fertig sind als andere (weil sie kleiner sind oder gar in einer anderen Zeitzone arbeiten), können Sie für diese die Periode noch nicht sperren, da andere Buchungskreise noch am Periodenabschluss arbeiten. SAP bietet für dieses Problem lediglich eine kostenpflichtige Beratungslösung an. Im Internet finden Sie unter http://www.sap-webseminare.de/download/ document/Espresso_CO_Period_Lock_on_Company_Code_Level.pdf eine Beschreibung der Lösung. Der SAP-Hinweis 1697047 bezieht sich auf dasselbe Thema.

356

Abhängigkeiten zum Abschluss in der Finanzbuchhaltung

6.2


In diesem Abschnitt erkläre ich Ihnen, welche Abschlusstätigkeiten in der Finanzbuchhaltung üblicherweise durchgeführt werden und welche Abhängigkeiten dabei zum Controlling bestehen.

6.2.1

Nachbuchen von noch nicht erfassten Belegen

Einer der ersten Schritte im Abschluss der Finanzbuchhaltung ist es, Belege zu erfassen, die noch aus der abzuschließenden Periode stammen, aber noch nicht gebucht wurden. Dies werden üblicherweise Kreditorenrechnungen sein, die sich noch in der Überprüfung befinden. Da diese Belege im Allgemeinen auf Controllingobjekte, vor allem Kostenstellen, gebucht werden, kann der Abschluss im Controlling nicht beginnen, bevor dieser Schritt abgeschlossen ist.

6.2.2

Maschinelle Pflege des WE/RE-Kontos

Das Wareneingangs- und Rechnungseingangskonto (WE/RE-Konto) wird bei der Bestellabwicklung genutzt und dient dazu, überwachen zu können, ob zu einer Bestellung bereits ein Wareneingang oder ein Rechnungseingang stattgefunden hat (siehe Abbildung 6.4). Wareneingang MaterialBeleg

Finanzbeleg

Wareneingang

Wareneingang

Materialbestand oder -verbrauch 1.000 WE/RE

Bestellung Rechnungseingang Kein FIBeleg

Rechnungsprüfungsbeleg

1.000

Finanzbeleg Rechnung

1.000

Kreditor 1.000

Abbildung 6.4 Bestellabwicklung mithilfe des WE/RE-Kontos

Ist sowohl die Ware als auch die Rechnung eingetroffen, so können die noch offenen Vorgänge gegeneinander ausgeglichen werden. Dieser Ausgleich

357

6.2

6


erfolgt üblicherweise während des Abschlusses. Da hierbei nur Buchungen in der Finanzbuchhaltung ohne Bezug zu Controllingobjekten stattfinden, hat diese Aktivität keine Auswirkungen auf das Controlling.

6.2.3

Überleitung von Löhnen und Gehältern

Die Buchung von Löhnen und Gehältern erfolgt durch die Personalabteilung in der SAP-Komponente HCM oder gegebenenfalls über eine externe Software. Die Informationen darüber, welcher Mitarbeiter wie viel Gehalt bezogen hat, sind vertraulich, sodass die Abrechnungsergebnisse in aggregierter Form an die Finanzbuchhaltung weitergegeben werden. Es sind dann nur noch die gesamten Lohn- und Gehaltszahlungen einer Kostenstelle erkennbar, aber nicht mehr die Aufteilung auf einzelne Mitarbeiter. Dieser Vorgang löst einen signifikanten Anteil der Kostenbuchungen auf Kostenstellen aus und muss in jedem Falle abgeschlossen sein, bevor der Abschluss im Controlling beginnen kann.

6.2.4

Rückstellungen

Rückstellungen dienen dazu, in Zukunft drohende oder erwartete Verluste in der Bilanz auszuweisen. Welche Rückstellungen gebildet werden dürfen oder müssen, hängt von den zugrunde liegenden Rechnungslegungsvorschriften ab. Es gibt beispielsweise folgende Rückstellungsarten: 왘

Pensionsrückstellungen

왘

Steuerrückstellungen

왘

Rückstellungen für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften

왘

Kulanzrückstellungen

왘

Rückstellungen für Garantieverpflichtungen

왘

Jahresabschluss- und Prüfungsrückstellungen

왘

Aufwandsrückstellungen

Rückstellungen werden in aller Regel manuell erfasst. Typischerweise finden dabei Buchungen zwischen einem Bilanzkonto (das Rückstellungskonto) und einem Aufwandskonto statt. Das betroffene Aufwandskonto müssen die Buchhalter auf ein Controllingobjekt kontieren, was wiederum Auswirkungen auf den Abschluss im Controlling hat. Falls Ihr Unternehmen die Profit-Center-Rechnung einsetzt, so kann es auch sein, dass die Bilanzkonten für die Rückstellungen manuell auf Profit-Center kontiert werden.

358


6.2.5

Dauerbelege und Periodische Abgrenzungen

Abgrenzungen werden vorgenommen, um Geschäftsvorfälle, die nur einmal im Jahr gebucht werden, über die Perioden zu verteilen, sodass der entstehende Aufwand gleichmäßig anfällt. Typische Beispiele hierfür sind Versicherungen oder Energielieferungen. Darüber hinaus können Sie Dauerbelege einsetzen, um periodisch wiederkehrende Buchungen zu automatisieren, wie z. B. Mietzahlungen. In Abschnitt 3.3, »Abgrenzung«, habe ich Ihnen bereits die Möglichkeiten im Controlling vorgestellt, derartige Abgrenzungen zu buchen. Ich habe aber auch darauf hingewiesen, dass die Werkzeuge, die Ihnen im Controlling zur Verfügung stehen, in ihrer Anwendbarkeit sehr beschränkt sind. Zudem wies ich darauf hin, dass Sie, wo immer möglich, Abgrenzungen direkt in der Finanzbuchhaltung vornehmen sollten, damit die Geschäftsvorfälle in beiden Komponenten einheitlich dargestellt sind. In der Finanzbuchhaltung gibt es zwei Möglichkeiten, Abgrenzungen durchzuführen. Zum einen können Sie Dauerbuchungen einsetzen, mit deren Hilfe Sie periodisch wiederkehrende Buchungen durchführen können. Inzwischen stellt SAP mit der Accrual Engine aber auch ein wesentlich komfortableres und transparenteres Werkzeug zur Verfügung, um Abgrenzungen periodisch durchzuführen (siehe Abbildung 6.5).

Abbildung 6.5 Accrual Engine

359

6.2

6


In der Regel werden bei der Abgrenzung ergebniswirksame Buchungen erfolgen, die somit auch auf Controllingobjekte erfasst werden. Die Buchung der Abgrenzungen sollte also abgeschlossen sein, bevor Sie mit dem Periodenabschluss im Controlling beginnen können. Accrual Engine Unter http://www.fico-forum.de/demo/accrual_engine.php finden Sie ein Video, in dem Sie die Funktionsweise der Accrual Engine in der Finanzbuchhaltung nachvollziehen können.

6.2.6

Abschlussarbeiten in der Anlagenbuchhaltung

In der Anlagenbuchhaltung werden typischerweise die folgenden Aufgaben zum Periodenabschluss ausgeführt: 왘

Abrechnung von Anlagen im Bau

왘

Anlageninventur

왘

Abschreibungslauf

왘

Anlagengitter

Bei Anlagen im Bau handelt es sich um unfertige Anlagegüter, für die zunächst Eigen- und Fremdleistungen gebucht werden, die bei der Herstellung entstehen. Das können Materialverbräuche und Leistungsverrechnungen oder Kreditorenrechnungen sein. Dazu legen Sie zunächst einen Stammsatz für eine Anlage im Bau an (siehe Abbildung 6.6). Es gibt dann verschiedene Möglichkeiten, die Herstellungsleistungen zu buchen. Sie können einerseits sämtliche Leistungen zur Herstellung direkt auf die Anlage im Bau erfassen, alternativ können Sie einen Innenauftrag oder ein Projekt anlegen, die Herstellungsleistungen darauf sammeln und den Auftrag oder das Projekt zum Periodenende an die Anlage im Bau abrechnen. Dazu müssen Sie eine Abrechnungsvorschrift an den Empfängertyp »Anlage« erfassen, wie in Abschnitt 5.7, »Abrechnung«, erläutert. Rechnen Sie einen Auftrag oder ein Projekt an eine Anlage im Bau ab, so ist dies einerseits Teil des Abschlusses im Controlling, löst andererseits aber auch Buchungen in der Finanzbuchhaltung aus, da ja ein Anlagenkonto bebucht wird. Wenn die Anlagenbuchhalter hingegen vom Abrechnen einer Anlage im Bau sprechen, dann meinen sie damit, dass eine Anlage im Bau fertiggestellt wurde und in eine produktive, nutzbare Anlage überführt wird. Diese nutz-

360


bare Anlage zeichnet sich insbesondere dadurch aus, dass sie abgeschrieben werden kann. Für die Abrechnung einer Anlage im Bau ist dann eine Abrechnungsvorschrift an den Stammsatz der nutzbaren Anlage zu erfassen. Bei der Abrechnung einer Anlage im Bau an eine neue Anlage werden Bestandswerte von einem Anlagenbestandskonto an ein anderes übertragen. Für den Fall, dass 100 % der Kosten in die fertige Anlage übernommen werden, entstehen dabei keine ergebniswirksamen Belege und somit keine Buchungen in der GuV, die auf Controllingobjekte kontiert werden. Wird jedoch nur ein Teil der gesamten Kosten an die fertige Anlage abgerechnet, entstehen Buchungen in der GuV, die auch im Controlling fortgeschrieben werden.

Abbildung 6.6 Anlage im Bau

Setzen Sie die Profit-Center-Rechnung ein, und führen Sie dort auch Bilanzwerte wie z. B. Anlagenbestände, dann führt die Abrechnung einer Anlage hingegen zu Buchungen in der Profit-Center-Rechnung, da die Umbuchung zwischen Bestandskonten auch hier mitgeführt wird. Zudem kann es zu einem Profit-Center-Wechsel kommen, falls die neue Anlage einer Kostenstelle zugeordnet ist, die zu einem anderen Profit-Center gehört als die Kostenstelle der Anlage im Bau. Bei der Anlageninventur wird überprüft, ob alle Wirtschaftsgüter, die im SAP-System erfasst sind, auch tatsächlich noch vorhanden sind und falls ja, ob sie auch noch von derjenigen Kostenstelle genutzt werden, der sie zuge-

361

6.2

6


ordnet sind. Im Laufe der Inventur kann es folglich dazu kommen, dass Anlagenabgänge gebucht werden, weil bestimmte Anlagen nicht mehr vorhanden sind – sei es bedingt durch Verlust, Beschädigung oder Diebstahl. Anlagenabgänge führen gegebenenfalls zu Aufwandsbuchungen, die sich auf den zugeordneten Kostenstellen niederschlagen. Auch hier bestehen also Abhängigkeiten zum Controlling. Darüber hinaus können Anlagen anderen Kostenstellen zugeordnet werden. Dies kann Auswirkungen auf die Profit-Center-Rechnung haben, falls Sie diese einsetzen und dort die Anlagenbestandswerte mitführen. Der Abschreibungslauf (siehe Abbildung 6.7) schließlich führt dazu, dass Aufwandsbuchungen für die Abschreibung von Anlagen auf denjenigen Controllingobjekten gebucht werden, denen sie zugeordnet sind – in der Regel Kostenstellen, es kommen aber auch Innenaufträge und Projekte infrage. Dieser Schritt muss unbedingt vollzogen sein, bevor Sie mit dem Abschluss im Controlling beginnen.

Abbildung 6.7 Abschreibungslauf

362


Beim letzten Schritt im Periodenabschluss zur Anlagenbuchhaltung, dem Anlagengitter, handelt es sich lediglich um das Ausführen von Berichten, die keine Buchungen nach sich ziehen.

6.2.7

Wertberichtigungen

Es wird zwischen zwei Arten von Wertberichtigungen unterschieden: Einzelwert- und Pauschalwertberichtigungen. Erstere werden in der Finanzbuchhaltung vorgenommen, wenn davon ausgegangen werden muss, dass bestimmte Forderungen nicht mehr oder nur noch teilweise eingebracht werden können. Dies ist in der Regel der Fall, wenn bekannt wird, dass ein Debitor Insolvenz angemeldet hat. Eine Einzelwertberichtigung wird als manueller Beleg in der Komponente FI erfasst. Es erfolgt dabei eine Umbuchung vom Abstimmkonto für Forderungen an Forderungskorrekturen; anschließend wird ein Anteil vom gesamten Betrag vom Konto für Forderungskorrekturen an ein Aufwandskonto für Wertberichtigungen gebucht (siehe Abbildung 6.8). Dabei müssen die Buchhalter ein Controllingobjekt angegeben, auf das der Aufwand gebucht wird.

Abbildung 6.8 Buchen einer Einzelwertberichtigung

Für die Pauschalwertberichtigung stellt SAP ein maschinelles Verfahren zur Verfügung, mit dem nach bestimmten Regeln Wertberichtigungen vorgenommen werden können (siehe Abbildung 6.9). Beispielsweise können die Finanzbuchhalter damit überfällige Forderungen mit einem fest vorgegebenen Prozentsatz nach unten korrigieren.

363

6.2

6


Abbildung 6.9 Pauschalwertberichtigung

Es gilt für die Pauschalwertberichtigung dieselbe Aussage wie für die Einzelwertberichtigung – es kommt darauf an, ob das bebuchte GuV-Konto für die Wertberichtigung als Kostenart angelegt ist oder nicht, um beurteilen zu können, ob sich dadurch Auswirkungen auf das Controlling ergeben.

6.2.8

Fremdwährungsbewertung

Für den Fall, dass Sie Debitoren- oder Kreditorenrechnungen in einer Fremdwährung erfasst haben, also einer Währung, die von der Hauswährung Ihres Buchungskreises abweicht, müssen Sie diese offenen Forderungen und Verbindlichkeiten zum jeweiligen Stichtag bewerten. SAP stellt auch hierfür ein automatisiertes Verfahren bereit (siehe Abbildung 6.10). Wenn Sie dieses Verfahren nutzen, so entstehen durch die Umbewertung Aufwände oder Erträge, die ergebnisrelevant sind. Für den Fall, dass die hinterlegten Sachkonten für Aufwände oder Erträge aus Fremdwährungsbewertung in Ihrem Unternehmen als Kostenart angelegt sind, entstehen dadurch Buchungen im Controlling, die Kontierungsobjekten wie Kostenstellen oder Innenaufträgen zugeordnet werden müssen.

364


Abbildung 6.10 Fremdwährungsbewertung

6.2.9

Verzinsung

Die Verzinsung dient dazu, offene Posten in der Debitorenbuchhaltung (z. B. Forderungen oder Mitarbeiterkredite) periodisch mit einem Zinsaufschlag zu versehen. SAP bietet dafür ein eigenes automatisiertes Verfahren an (siehe Abbildung 6.11).

Abbildung 6.11 Postenverzinsung

365

6.2

6


Bei dieser Buchung entstehen Erträge, die dann relevant für das Controlling sind, wenn die entsprechenden Sachkonten als Erlösarten in der Komponente CO angelegt sind.

6.2.10 Abstimmungsmaßnahmen Den Finanzbuchhaltern steht im SAP-System eine Reihe von Berichten zur Verfügung, die dazu dienen, die bisher gebuchten Belege auf Plausibilität und Stimmigkeit zu überprüfen. Diese Aktivität an sich hat keine Auswirkungen auf das Controlling, sollten die Buchhalter jedoch dabei Unstimmigkeiten entdecken, besteht die Möglichkeit, dass noch weitere Belege erfasst werden. Je nach Vorfall kann dies Belege im Controlling nach sich ziehen.

6.2.11

Intercompany-Abstimmung

Bei der Intercompany-Abstimmung wird analysiert, welche Werteflüsse zwischen verbundenen Unternehmen stattgefunden haben. Diese werden dann miteinander abgestimmt und ausgeziffert. Es entstehen dabei keine Buchungen, die für das Controlling relevant sind.

6.2.12 Umgliederung Die Umgliederung dient dazu, Forderungen und Verbindlichkeiten nach Laufzeiten zu rastern. Damit ist ein besserer Einblick in die Liquidität des Unternehmens gewährleistet. Es handelt sich dabei um Umbuchungen zwischen Bilanzkonten, die keinen Einfluss auf die GuV und somit das Controlling haben.

6.2.13 Umsatzsteuervoranmeldung Zum Periodenende melden die Finanzbuchhalter dem Finanzamt, welchen Betrag an Umsatzsteuer das Unternehmen diesem schuldet oder wie hoch die zu erwartende Rückerstattung von Vorsteuer ausfällt. Die Sachkonten für Umsatzsteuer und Vorsteuer sollten Sie nicht als Kostenarten anlegen, da es sich um reine Durchlaufposten handelt. Es sollten sich dadurch keine Auswirkungen auf das Controlling ergeben. Die Geschwindigkeit Ihres gesamten Periodenabschlusses hängt unter anderem davon ab, zu welchem Zeitpunkt das Controlling mit den Abschlusstätigkeiten beginnen kann. Wie Sie am vorangegangenen Abschnitt erkennen können, lässt sich hierfür keine allgemeingültige Aussage treffen. Es hängt

366


zum großen Teil mit den individuellen Einstellungen in Ihrem SAP-System zusammen, ob und wenn ja, ab welchem Zeitpunkt, beispielsweise Controlling und Finanzbuchhaltung parallel am Abschluss arbeiten können. Mithilfe des Closing Cockpits, das ich Ihnen in Kapitel 2, »Schedule Manager und Closing Cockpit«, vorgestellt habe, können Sie die Abhängigkeiten noch transparenter machen.

367

6.2

A

Menüpfade und Transaktionscodes

A.1

Kapitel 2 – Schedule Manager und Closing Cockpit

Schedule Manager aufrufen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Schedule Manager (Transaktion SCMA) Konfiguration Closing Cockpit: Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Hauptbuch 폷 Periodische Arbeiten 폷 Abschluss 폷 Abschluss Cockpit-Vorlagen und Aufgabenpläne verwalten (Transaktion CLOCOC) Closing Cockpit aufrufen: Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Hauptbuch 폷 Periodische Arbeiten 폷 Abschluss Cockpit (Transaktion CLOCO)

A.2

Kapitel 3 – Gemeinkostenverrechnungen

Manuelle Umbuchung von Kosten: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Manuelle Umbuchung Kosten 폷 Erfassen (Transaktion KB11N) Manuelle Umbuchung von Erlösen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Manuelle Umbuchung Erlöse 폷 Erfassen (Transaktion KB41N) Erfassungsvarianten definieren (Customizing): Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Manuelle Istbuchungen 폷 Eigene Erfassungsvarianten für Buchungen im Controlling definieren Einzelposten umbuchen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Umbuchung Einzelposten 폷 Erfassen (Transaktion KB61) Manuelle Leistungsverrechnung: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Leistungsverrechnung 폷 Erfassen (Transaktion KB21N) Manuelle Kostenverrechnung: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Manuelle Kostenverrechnung 폷 Erfassen (Transaktion KB15N) Statistische Kennzahlen erfassen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Statistische Kennzahlen 폷 Erfassen (Transaktion KB31N) Manuelle Belege in CO-PA erfassen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Ergebnis- und Marktsegmentrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Einzelposten Erfassen (Transaktion KE21N) Arbeitszeitblatt für Kostenstellen aufrufen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Arbeitszeitblatt 폷 CATS classic 폷 Arbeitszeiten erfassen (Transaktion CAT2)

369

A


Arbeitszeitblatt für Innenaufträge aufrufen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Arbeitszeitblatt 폷 CATS classic 폷 Arbeitszeiten erfassen (Transaktion CAT2) Arbeitszeitblatt für Geschäftsprozesse aufrufen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Prozeßkostenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Arbeitszeitblatt 폷 CATS classic 폷 Arbeitszeiten erfassen (Transaktion CAT2) Arbeitszeitblatt für Projekte aufrufen: Projektsystem 폷 Fortschritt 폷 Rückmeldung 폷 Arbeitszeitblatt 폷 CATS classic 폷 Arbeitszeiten erfassen (Transaktion CAT2) Erfassungsprofile für das Arbeitszeitblatt einrichten (Customizing): Anwendungsübergreifende Komponenten 폷 Arbeitszeitblatt 폷 Spezielle Einstellungen für CATS classic 폷 Erfassungsprofile einrichten Überleitung des Arbeitszeitblattes: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Prozeßkostenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Arbeitszeitblatt 폷 Überleitung 폷 Komponentenübergreifend (Transaktion CATA) Abgrenzungsauftragsarten anlegen (Customizing): Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Abgrenzung 폷 Auftragsarten für Abgrenzungsaufträge anlegen (Transaktion KOT2_OPA) Zuschlagsschema definieren (Customizing): Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Abgrenzung 폷 Zuschlagsverfahren 폷 Zuschlagsschema definieren (Transaktion KSAZ) Abgrenzung durchführen: Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Abgrenzung (Transaktion KSA3) Entlastung pflegen (Customizing): Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Abgrenzung 폷 Soll=Ist-Verfahren 폷 Soll=Ist-Entlastung pflegen (Transaktion KSAJ) Kalkulationsschema für Kostenstellen anlegen (Customizing): Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Gemeinkostenzuschläge 폷 Kalkulationsschemata definieren Kalkulationsschema für Innenaufträge anlegen (Customizing): Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Gemeinkostenzuschläge 폷 Kalkulationsschemata pflegen Kalkulationsschema für die Produktkostenplanung anlegen (Customizing): Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Produktkostenplanung 폷 Grundeinstellungen für die Materialkalkulation 폷 Gemeinkostenzuschläge 폷 Kalkulationsschema: Bestandteile Kalkulationsschema für das periodische Produktkosten-Controlling anlegen (Customizing): Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Periodisches Produkt-Con-

370


trolling 폷 Grundeinstellungen für das Periodische Produkt-Controlling 폷 Gemeinkostenzuschläge 폷 Kalkulationsschemata definieren Kalkulationsschema für das auftragsbezogene Produktkosten-Controlling anlegen (Customizing): Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kundenauftrags-Controlling 폷 Grundeinstellungen für das Kundenauftrags-Controlling 폷 Gemeinkostenzuschläge 폷 Kalkulationsschemata definieren Kalkulationsschema für Projekte anlegen (Customizing): Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Gemeinkostenzuschläge Kalkulationsschema in Bewertungsvariante für Produktkostensammler eintragen (Customizing): Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Periodisches ProduktControlling 폷 Produktkostensammler 폷 Kostenrechnungsrelevante Vorschlagswerte je Auftragsart/Werk pflegen Kalkulationsschema in Bewertungsvariante für Fertigungsaufträge eintragen (Customizing): Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Auftragsbez. Produkt-Controlling 폷 Produktionsaufträge 폷 Kostenrechnungsrelevante Vorschlagswerte je Auftragsart/Werk pflegen Kalkulationsschema der Bedarfsklasse zuordnen (Customizing): Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kundenauftrags-Controlling 폷 Steuerung Kundenauftragsfertigung/Kundenauftrags-Controlling 폷 Bedarfsklassen überprüfen Kalkulationsschema Projekten zuordnen (Customizing): Projektsystem 폷 Strukturen 폷 Operative Strukturen 폷 Projektstrukturplan 폷 Projektprofil anlegen Zuschlagsschlüssel definieren (Customizing): Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Produktkostenplanung 폷 Grundeinstellungen für die Materialkalkulation 폷 Gemeinkostenzuschläge 폷 Zuschlagsschlüssel definieren Zuschlagsschlüssel mit Gemeinkostengruppe verknüpfen (Customizing): Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Produktkostenplanung 폷 Grundeinstellungen für die Materialkalkulation 폷 Gemeinkostenzuschläge 폷 Gemeinkostengruppen definieren Mengenbezogene Zuschlagssätze definieren (Customizing): Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Produktkostenplanung 폷 Grundeinstellungen für die Materialkalkulation 폷 Gemeinkostenzuschläge 폷 Kalkulationsschema: Bestandteile 폷 Mengenbezogene Zuschlagssätze definieren Gemeinkostenzuschläge für Kostenstellen durchführen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Verrechnungen 폷 Zuschläge Ist (Transaktion KSI4) Gemeinkostenzuschläge für Innenaufträge durchführen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Zuschläge 폷 Einzelverarbeitung Ist (Transaktion KGI2) oder Sammelverarbeitung Ist (Transaktion KGI4)

371

A.2

A


Gemeinkostenzuschläge für Geschäftsprozesse durchführen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Prozeßkostenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Verrechnungen 폷 Zuschläge (Transaktion CPZI) Gemeinkostenzuschläge für Produktkostensammler durchführen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen: Produktkostensammler 폷 Zuschläge 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion CO42) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CO43) Gemeinkostenzuschläge für Fertigungsaufträge durchführen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Zuschläge 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion KGI2) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CO43) Gemeinkostenzuschläge für Kundenaufträge durchführen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 KundenauftragsControlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Zuschläge (Transaktion VA44) Gemeinkostenzuschläge für Projekte durchführen: Rechnungswesen 폷 Projektsystem 폷 Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Zuschläge 폷 Einzelverarbeitung Ist (Transaktion CJ44) oder Sammelverarbeitung Ist (Transaktion CJ45) Periodische Umbuchung für Kostenstellen definieren (Customizing): Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Periodische Umbuchung 폷 Periodische Umbuchung definieren (Transaktion KSW1) Periodische Umbuchung für Innenaufträge definieren (Customizing): Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Periodische Umbuchungen definieren (Transaktion KSW1) Periodische Umbuchung für Projekte definieren (Customizing): Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Periodische Umbuchung 폷 Periodische Umbuchung im Ist definieren (Transaktion KSW1) Periodische Umbuchung für Kostenstellen ausführen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Periodische Umbuchung (Transaktion KSW5) Periodische Umbuchung für Innenaufträge ausführen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Periodische Umbuchung (Transaktion KSW5) Periodische Umbuchung für Geschäftsprozesse ausführen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Prozeßkostenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Periodische Umbuchung (Transaktion KSW5)

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Periodische Umbuchung für Projekte ausführen: Rechnungswesen 폷 Projektsystem 폷 Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Periodische Umbuchung (Transaktion PSW5) Sender- und Empfängertypen für die periodische Umbuchung definieren (Customizing): Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Periodische Umbuchung 폷 Typen von Sendern/Empfängern der period. Umbuchung festlegen (Transaktion KCAP) Verteilung für Kostenstellen anlegen (Customizing): Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Verteilung 폷 Verteilung definieren (Transaktion KSV1) Verteilung für Geschäftsprozesse anlegen (Customizing): Controlling 폷 Prozeßkostenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Verteilung 폷 Verteilung definieren (Transaktion CPV1) Sender- und Empfängertypen für die Verteilung definieren (Customizing): Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Verteilung 폷 Typen von Sendern/Empfängern der Verteilung festlegen (Transaktion KCAV) Verteilung für Profit-Center anlegen (Customizing): Controlling 폷 Profit-CenterRechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Verteilung definieren (Transaktion 4KE1) Verteilung für Kostenstellen ausführen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Verrechnungen 폷 Verteilung (Transaktion KSV5) Verteilung für Geschäftsprozesse ausführen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Prozeßkostenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Verrechnungen 폷 Verteilung (Transaktion CPV5) Verteilung für Profit-Center ausführen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 ProfitCenter-Rechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Verteilung (Transaktion 4KE5) Umlage für Kostenstellen anlegen (Customizing): Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Umlage 폷 Umlage pflegen (Transaktion KSU1) Umlage für Geschäftsprozesse anlegen (Customizing): Controlling 폷 Prozeßkostenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Umlage 폷 Umlage für Prozesse pflegen (Transaktion CPP1) Verrechnungsschema definieren (Customizing): Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Umlage 폷 Verrechnungsschemata definieren (Transaktion KSES)

373

A.2

A


Sender- und Empfängertypen für die Umlage definieren (Customizing): Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Umlage 폷 Typen von Sendern/Empfängern der Umlage festlegen (Transaktion KCAU) Umlage im CO-PA anlegen (Customizing): Controlling 폷 Ergebnis- und Marktsegmentrechnung 폷 Werteflüsse im Ist 폷 Gemeinkosten übernehmen 폷 Kostenstellen-/ Prozeßkosten übernehmen 폷 Umlage von Kostenstellen-/Prozeßkosten definieren (Transaktion KEU1) Ergebnisschema definieren (Customizing): Controlling 폷 Ergebnis- und Marktsegmentrechnung 폷 Werteflüsse im Ist 폷 Gemeinkosten übernehmen 폷 Kostenstellen-/ Prozeßkosten übernehmen 폷 Ergebnisschema für Umlage definieren (Transaktion KEI1) Umlage für Kostenstellen ausführen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Verrechnungen 폷 Umlage (Transaktion KSU5) wählen. Für Geschäftsprozesse wählen Sie Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Prozeßkostenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Verrechnungen 폷 Umlage (Transaktion CPP5) Umlage im CO-PA ausführen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Ergebnis- und Marktsegmentrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Kostenstellen-/Prozeßkosten übernehmen 폷 Umlage (Transaktion KEU5) Indirekte Leistungsverrechnung für Kostenstellen definieren (Customizing): Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Leistungsverrechnung 폷 Indirekte Leistungsverrechnung 폷 Indirekte Leistungsverrechnung definieren (Transaktion KSC1) Indirekte Leistungsverrechnung für Geschäftsprozesse definieren (Customizing): Controlling 폷 Prozeßkostenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Indirekte Leistungsverrechnung 폷 Indirekte Leistungsverrechnung pflegen (Transaktion CPC1) Sender- und Empfängertypen für die indirekte Leistungsverrechnung definieren (Customizing): Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Leistungsverrechnung 폷 Indirekte Leistungsverrechnung 폷 Typen von Sendern/Empfängern der in. Leist.verr. festlegen (Transaktion KCAL) Indirekte Leistungsverrechnung für Kostenstellen ausführen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Verrechnungen 폷 Indirekte Leistungsverrechnung (Transaktion KSC5) Indirekte Leistungsverrechnung für Geschäftsprozesse ausführen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Prozeßkostenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Verrechnungen 폷 Indirekte Leistungsverrechnung (Transaktion CPC5) Senderleistungen erfassen: Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Senderleistungen 폷 Erfassen (Transaktion KB51N)

374


Template für Kostenstellen anlegen (Customizing): Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Periodenabschluss 폷 Leistungsverrechnung 폷 Template-Verrechnung 폷 Templates pflegen 폷 Template anlegen (Transaktion CPT1) Template für Geschäftsprozesse anlegen (Customizing): Controlling 폷 Prozeßkostenrechnung 폷 Templates 폷 Templages pflegen (ebenfalls Transaktion CPT1) Templates für Innenaufträge zuordnen (Customizing): Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Template-Verrechnung 폷 Template zuordnen (Transaktion KTPF) Templates für Produktkosten-Controlling zuordnen (Customizing): Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Grundeinstellungen für die Materialkalkulation 폷 Templates 폷 Templates zuordnen Templates zu Kostenträgern zuordnen (Customizing): Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Kundenauftrags-Controlling 폷 Grundeinstellungen für das Kundenauftrags-Controlling 폷 Templates 폷 Templates zu Kostenträger zuordnen (Transaktion KTPF) Templates zu Ergebnisobjekten zuordnen (Customizing): Controlling 폷 Ergebnisund Marktsegmentrechnung 폷 Werteflüsse im Ist 폷 Gemeinkosten übernehmen 폷 Template-Verrechnung einrichten 폷 Template-Findung und andere Verbuchungsmerkmale pflegen (Transaktion KEKW) Templates zu Projekten zuordnen (Customizing): Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Template-Verrechnung von Gemeinkosten 폷 Templates zuordnen Templateformeln anzeigen (Customizing): Transaktion Controlling 폷 Prozeßkostenrechnung 폷 Templates 폷 Umgebungen und Funktionsbäume definieren (Transaktion CTU6) Template für Kostenstellen ausführen: Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Verrechnungen 폷 Template-Verrechnung (Transaktion KPAS) Template für Geschäftsprozesse ausführen: Controlling 폷 Prozeßkostenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Verrechnungen 폷 Template-Verrechnung (Transaktion CPAS) Template für Innenaufträge ausführen: Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Template-Verrechnung 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion CPTA) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CPTB) Template für Produktkostensammler ausführen: Controlling 폷 ProduktkostenControlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen: Produktkostensammler 폷 Template-Verrechnung 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion CPTE) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CPTD)

375

A.2

A


Template für Kostenträgerhierarchien ausführen: Controlling 폷 ProduktkostenControlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen: Kostenträgerhierarchie 폷 Template-Verrechnung 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion CPTG) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CPTH) Template für Fertigungsaufträge ausführen: Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Template-Verrechnung 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion CPTA) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CPTD) Template für Kundenaufträge ausführen: Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Kundenauftrags-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Template-Verrechnung (Transaktion CPTJ) Template für Projekte ausführen: Projektsystem 폷 Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Template-Verrechnung 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion CPTK) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CPTL) Template für Ergebnisobjekte ausführen: Controlling 폷 Ergebnis- und Marktsegmentrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Kostenstellen-/Prozeßkosten übernehmen 폷 Template-Verrechnung (Transaktion CPAE)

A.3

Kapitel 4 – Nachbewertung

Version pflegen (Customizing): Controlling 폷 Controlling Allgemein 폷 Organisation 폷 Versionen pflegen Elementeschema definieren (Customizing): Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Leistungsverrechnung 폷 Tarifermittlung 폷 Einstellungen zur Kostenschichtung 폷 Kostenelementeschemadefinieren (Transaktion OKTZ) Einstellungen zur Tarifermittlung (Customizing): Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Leistungsverrechnung 폷 Tarifermittlung 폷 Veränderung der Grundeinstellungen zur Tarifermittlung (Transaktion OKET) Switchschema definieren (Customizing): Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Leistungsverrechnung 폷 Tarifermittlung 폷 Einstellungen zur Kostenschichtung 폷 Switchschema definieren (Transaktion OKER) Isttarifermittlung durchführen: Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Tarifermittlung (Transaktion KSII) Nachbelastung Isttarife an Innenaufträge: Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Nachbewertung Isttarife 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion KON1) oder gegebenenfalls Sammelverarbeitung (Transaktion KON2)

376

Kapitel 4 – Nachbewertung

Nachbelastung Isttarife an Produktkostensammler: Controlling 폷 ProduktkostenControlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen: Produktkostensammler Nachbewertung Isttarife 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion CON1) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CON2) Nachbelastung Isttarife an Kostenträgerhierarchien: Controlling 폷 ProduktkostenControlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen: Kostenträgerhierarchie Nachbewertung Isttarife 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion KKN1) oder Sammelverarbeitung (Transaktion KKN2) Nachbelastung Isttarife an Fertigungsaufträge: Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Nachbewertung Isttarife 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion MFN1) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CON2) Nachbelastung Isttarife an Kundenaufträge: Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Kundenauftrags-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Nachbewertung Isttarife (Transaktion VAN1) Nachbelastung Isttarife an Projekte: Projektsystem 폷 Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Nachbewertung Isttarife 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion CJN1) oder gegebenenfalls Sammelverarbeitung (Transaktion CJN2) Isttarife manuell erfassen: Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Isttarif 폷 Erfassen (Transaktion KBK6) Splittung definieren: Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Periodenabschluß 폷 Leistungsverrechnung 폷 Splittung 폷 Splittungsschema definieren (Transaktion OKES) Splittung durchführen: Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Splittung (Transaktion KSS2) Istkalkulation durchführen: Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Istkalkulation/Material-Ledger 폷 Istkalkulation 폷 Kalkulationslauf bearbeiten (Transaktion CKMLCP) Übernahme von Materialbeständen in die Profit-Center-Rechnung (Customizing): Controlling 폷 Profit-Center-Rechnung 폷 Istbuchungen 폷 Übernahme ausgewählter Bilanzpositionen 폷 Aufbau von Materialbeständen (Transaktion 1KEH) Übernahme von Ware in Arbeit in die Profit-Center-Rechnung (Customizing): Controlling 폷 Profit-Center-Rechnung 폷 Istbuchungen 폷 Übernahme ausgewählter Bilanzpositionen 폷 Aufbau von Ware in Arbeit (Transaktion 1KEJ) Übernahme von Anlagenbeständen in die Profit-Center-Rechnung (Customizing): Controlling 폷 Profit-Center-Rechnung 폷 Istbuchungen 폷 Übernahme ausgewählter Bilanzpositionen 폷 Aufbau von Anlagenbeständen (Transaktion 1KEI)

377

A.3

A


Übernahme von Forderungen und Verbindlichkeiten in die Profit-Center-Rechnung (Customizing): Controlling 폷 Profit-Center-Rechnung 폷 Istbuchungen 폷 Übernahme ausgewählter Bilanzpositionen 폷 Forderungen/Verbindlichkeiten Übernehmen (Transaktion 1KEK)

A.4

Kapitel 5 – Abschluss für Aufträge und Projekte

Zinskennzeichen für Projekte definieren (Customizing): Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Zinskennzeichen definieren (Transaktion OPIE) Zinskennzeichen für Innenaufträge definieren (Customizing): Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Verzinsung 폷 Zinskennzeichen definieren Einstellungen für Zinskennzeichen für Projekte festlegen (Customizing): Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Verzinsung 폷 Konditionen zum Zinskennzeichen 폷 Allgemeine Konditionen definieren (Transaktion OPIH) Einstellungen für Zinskennzeichen für Innenaufträge festlegen (Customizing): Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Verzinsung 폷 Konditionen zum Zinskennzeichen 폷 Allgemeine Konditionen festlegen Referenzzinssatz anlegen (Customizing): Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Verzinsung 폷 Konditionen zum Zinskennzeichen 폷 Referenzzinssätze definieren (Transaktion OPIH) Zinssatz je Referenzzinssatz festlegen (Customizing): Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Verzinsung 폷 Konditionen zum Zinskennzeichen 폷 Werte für Referenzzinssätze pflegen (Transaktion OB83) Zeitabhängige Konditionen für Zinssatz für Projekte festlegen (Customizing): Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Verzinsung 폷 Konditionen zum Zinskennzeichen 폷 Zeitabhängige Konditionen festlegen Zeitabhängige Konditionen für Zinssatz für Innenaufträge festlegen (Customizing): Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Verzinsung 폷 Konditionen zum Zinskennzeichen 폷 Zinssätze festlegen Zinsschema für Projekte anlegen (Customizing): Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Verzinsung 폷 Zinsschema 폷 Zinsschema anlegen Zinsschema für Innenaufträge anlegen (Customizing): Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Verzinsung 폷 Zinsschemata 폷 Zinsschemata anlegen

378


Detaileinstellungen zum Zinsschema für Projekte (Customizing): Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Verzinsung 폷 Zinsschema 폷 Detaileinstellungen zum Zinsschema vornehmen (Transaktion OPIB) Detaileinstellungen zum Zinsschema für Innenaufträge (Customizing): Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Verzinsung 폷 Zinsschemata 폷 Detaileinstellungen zum Zinsschema vornehmen (Transaktion OPIB) Wertkategorien pflegen (Customizing): Projektsystem 폷 Kosten 폷 Wertkategorien 폷 Wertkategorien pflegen (Transaktion OPI1) Kostenarten mit Wertkategorien verknüpfen (Customizing): Projektsystem 폷 Kosten 폷 Wertkategorien 폷 Kostenarten Wertkategorien zuordnen (Transaktion OPI2) Finanzpositionen mit Wertkategorien verknüpfen (Customizing): Projektsystem 폷 Zahlungen 폷 Wertkategorien 폷 Finanzpositionen Wertkategorien zuordnen (Transaktion OPI4) Zinsrelevanz für Projekte festlegen (Customizing): Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Verzinsung 폷 Zinsschema 폷 Zinsrelevanz festlegen (Transaktion OPIC) Zinsrelevanz für Innenaufträge festlegen (Customizing): Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Verzinsung 폷 Zinsschemata 폷 Zinsrelevanz für Wertkategorien festlegen Projektprofil pflegen (Customizing): Projektsystem 폷 Strukturen 폷 Operative Strukturen 폷 Projektstrukturplan 폷 Projektprofil anlegen Zinsschema im Projektprofil eintragen (Customizing): Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Verzinsung 폷 Zinsschema 폷 Vorschlags-Zinsschemata für Projektdefinitionen festlegen Buchungsschema für Projekte definieren (Customizing): Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Verzinsung 폷 Verbuchungssteuerung 폷 Buchungsschema definieren Buchungsschema für Innenaufträge definieren (Customizing): Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Verzinsung 폷 Verbuchungssteuerung 폷 Buchungsschema für Buchhaltung definieren (Transaktion OPID) Verzinsung für Projekte ausführen: Rechnungswesen 폷 Projektsystem 폷 Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Verzinsung 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion CJZ2) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CJZ1) Verzinsung für Projekte ausführen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Verzinsung 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion CJZ6) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CJZ8)

379

A.4

A


Kostenrechnungsrelevante Parameter je Werk für das Produktkostencontrolling einstellen (Customizing): Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Produktionsaufträge 폷 Kostenrechnungsrelevante Vorschlagswerte je Auftragsart/Werk pflegen Abgrenzungsschlüssel anlegen (Customizing): Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Ware in Arbeit 폷 Abgrenzungsschlüssel definieren (Transaktion OKG1) Version pflegen (Customizing): Controlling 폷 Controlling Allgemein 폷 Organisation 폷 Versionen pflegen Abgrenzungsversion für Ermittlung von Ware in Arbeit definieren (Customizing): Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Abgrenzungsversionen definieren (Transaktion OKG9) Bewertungsmethode für die Ermittlung von Ware in Arbeit zu Istkosten definieren (Customizing): Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Ware in Arbeit 폷 Bewertungsmethode definieren (Istkosten) (Transaktion OKGC) Zeilen-IDs für die Ermittlung von Ware in Arbeit definieren (Customizing): Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Ware in Arbeit 폷 Zeilenidentifikatoren definieren Zuordnung von Zeilen-IDs für die Ermittlung von Ware in Arbeit definieren (Customizing): Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Ware in Arbeit 폷 Zuordnung definieren (Transaktion OKGB) Fortschreibung der Zeilen-IDs für die Ermittlung von Ware in Arbeit definieren (Customizing): Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Ware in Arbeit 폷 Fortschreibung definieren (Transaktion OKGA) Buchungsregeln für die Ermittlung von Ware in Arbeit definieren (Customizing): Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Buchungsregeln für Abrechnung der Ware in Arbeit definieren (Transaktion OKG8) Abgrenzungsschlüssel in der Fertigungsauftragsart hinterlegen (Customizing): Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Produktionsaufträge 폷 Kostenrechnungsrelevante Vorschlagswerte je Auftragsart/Werk pflegen Bewertungsmethode für die Ermittlung von Ware in Arbeit zu Sollkosten definieren (Customizing): Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches ProduktControlling 폷 Periodenabschluß 폷 Ware in Arbeit 폷 Bewertungsmethode definieren (Sollkosten) (Transaktion OKGD)

380


Bewertungsvariante für Ware in Arbeit und Ausschuss definieren (Customizing): Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Ware in Arbeit 폷 Bewertungsvariante WIP und Ausschuss (Sollkosten) definieren Zuordnung von Kalkulationsvariante zur Auftragsart (Customizing): Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Produktkostensammler 폷 Kostenrechnungsrelevante Vorschlagswerte je Auftragsart/Werk pflegen Kalkulationsvariante pflegen (Customizing): Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Produktkostensammler 폷 Kalkulationsvarianten für Produktkostensammler überprüfen und wählen dann Kalkulationsvarianten zur Ermittlung der Leistungsmengen (Transaktion OKKN) Zuordnung der Bewertungsvariante für Ware in Arbeit und Ausschuss (Customizing): Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Ware in Arbeit 폷 Zuordnung Bewertungsvariante WIP Ware in Arbeit für Fertigungsaufträge ermitteln: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes ProduktControlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Ware in Arbeit 폷 Einzelverarbeitung 폷 Ermitteln (Transaktion KKAX) Ware in Arbeit für Produktkostensammler ermitteln: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches ProduktControlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen: Produktkostensammler 폷 Ware in Arbeit 폷 Einzelverarbeitung 폷 Ermitteln (Transaktion KKAS) Ware in Arbeit für Kostenträgerhierarchien ermitteln: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches ProduktControlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen: Kostenträgerhierarchie 폷 Ware in Arbeit 폷 Einzelverarbeitung 폷 Ermitteln (Transaktion KKAV) Sammelverarbeitung für die Ermittlung von Ware in Arbeit für Fertigungsaufträge: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Ware in Arbeit 폷 Sammelverarbeitung 폷 Ermitteln (Transaktion KKAO) Sammelverarbeitung für die Ermittlung von Ware in Arbeit für Produktkostensammler: Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen: Produktkostensammler 폷 Ware in Arbeit 폷 Sammelverarbeitung 폷 Ermitteln (Transaktion KKAO) Sammelverarbeitung für die Ermittlung von Ware in Arbeit für Kostenträgerhierarchien: Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen: Kostenträgerhierarchie 폷 Ware in Arbeit 폷 Sammelverarbeitung 폷 Ermitteln (Transaktion KKAO)

381

A.4

A


Bericht für Ware in Arbeit: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Infosystem 폷 Berichte zum Auftragsbezogenen Produkt-Controlling 폷 Detailberichte 폷 Anzeige WIP zu Istkosten (Transaktion COMLWIPDISP) Sperrperiode für Ware in Arbeit setzen: Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Ware in Arbeit 폷 Sperrperiode 폷 Ändern (Transaktion KKA0) Abgrenzungsschlüssel für Ergebnisermittlung definieren (Customizing): Projektsystem 폷 Erlöse und Ergebnis 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Ergebnisermittlung 폷 Abgrenzungsschlüssel und -versionen 폷 Abgrenzungsschlüssel für Ergebnisermittlung pflegen (Transaktion OKG1) Abgrenzungsversion für Ergebnisermittlung einstellen (Customizing): Projektsystem 폷 Erlöse und Ergebnis 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Ergebnisermittlung 폷 Abgrenzungsschlüssel und -versionen 폷 Abgrenzungsversionen definieren (Transaktion OKG2) Bewertungsmethoden für die Ergebnisermittlung einstellen (Customizing): Projektsystem 폷 Erlöse und Ergebnis 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Ergebnisermittlung 폷 Abgrenzungsschlüssel und -versionen 폷 Bewertungsmethoden für Ergebnisermittlung festlegen (Transaktion OKG3) Zeilen-IDs für die Ergebnisermittlung definieren (Customizing): Projektsystem 폷 Erlöse und Ergebnis 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Ergebnisermittlung 폷 Abgrenzungsschlüssel und -versionen 폷 Zeilenidentifikationen definieren Zuordnung für Zeilen-IDs für die Ergebnisermittlung festlegen (Customizing): Projektsystem 폷 Erlöse und Ergebnis 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Ergebnisermittlung 폷 Abgrenzungsschlüssel und -versionen 폷 Zuordnungen für Ergebnisermittlung festlegen (Transaktion OKG5) Fortschreibung von Zeilen-IDs für die Ergebnisermittlung festlegen (Customizing): Projektsystem 폷 Erlöse und Ergebnis 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Ergebnisermittlung 폷 Abgrenzungsschlüssel und -versionen 폷 Fortschreibung für Ergebnisermittlung festlegen (Transaktion OKG4) Buchungsregeln für die Ergebnisermittlung definieren (Customizing): Projektsystem 폷 Erlöse und Ergebnis 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Ergebnisermittlung 폷 Abgrenzungsschlüssel und -versionen 폷 Buchungsregeln für Abrechnung an die Buchhaltung festlegen (Transaktion OKG8) Musteraufträge pflegen (Customizing): Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Auftragsstammdaten 폷 Bildschirmgestaltung 폷 Musteraufträge pflegen bzw. Transaktion KOM1) Musterauftrag in Auftragsart hinterlegen (Customizing): Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Auftragsstammdaten 폷 Auftragsarten definieren (Transaktion KOT2_OPA)

382


Abgrenzungsschlüssel im Projektprofil hinterlegen (Customizing): Projektsystem 폷 Erlöse und Ergebnis 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Ergebnisermittlung 폷 Vorschlags-Abgrenzungsschlüssel für Projektdef. festlegen Abgrenzungsschlüssel in der Bedarfsklasse eintragen (Customizing): Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Kundenauftrags-Controlling 폷 Steuerung Kundenauftragsfertigung/Kundenauftrags-Controlling 폷 Bedarfsklassen überprüfen Kontierungstypen pflegen (Customizing): Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Kundenauftrags-Controlling 폷 Steuerung Kundenauftragsfertigung/Kundenauftrags-Controlling 폷 Kontierungstypen überprüfen Zuordnung Bedarfsart zu Bedarfsklasse (Customizing): Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Kundenauftrags-Controlling 폷 Steuerung Kundenauftragsfertigung/Kundenauftrags-Controlling 폷 Bedarfsarten überprüfen Ergebnisermittlung für Innenaufträge durchführen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Ergebnisermittlung 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion KKA1) bzw. Sammelverarbeitung (Transaktion KKAI) Ergebnisermittlung für Kundenaufträge durchführen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Kundenauftrags-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Ergebnisermittlung 폷 Durchführen 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion KKA3) bzw. Sammelverarbeitung (Transaktion KKAK) Ergebnisermittlung für Projekte durchführen: Rechnungswesen 폷 Projektsystem 폷 Controlling Periodenabschluss 폷 Einzelfunktionen 폷 Ergebnisermittlung Durchführen 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion KKA2) bzw. Sammelverarbeitung (Transaktion KKA8) Strategien zur Ermittlung von Abrechnungsvorschriften für Innenaufträge definieren (Customizing): Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Abrechnung 폷 Automatische Generierung von Abrechnungsvorschriften 폷 Strategien für automatische Abrechnungsvorschriftsermittlung anzeigen (Transaktion KSR1_ORC) Strategiefolge für Innenaufträge definieren (Customizing): Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Abrechnung 폷 Automatische Generierung von Abrechnungsvorschriften 폷 Strategiefolgen für automatische Abrechnungsvorschriftsermittlung (Transaktion KSR2_ORC) Strategiefolge zur Auftragsart zuordnen (Customizing): Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Abrechnung 폷 Automatische Generierung von Abrechnungsvorschriften 폷 Zuordnung Strategiefolge zu Auftragsart treffen (Transaktion KSR3_ ORC)

383

A.4

A


Strategien zur Ermittlung von Abrechnungsvorschriften für Projekte definieren (Customizing): Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Abrechnung 폷 Abrechnungsvorschrift für Projektstrukturplanelement 폷 Strategien zur Generierung der Abrechnungsvorschrift def. Strategie zum Projektprofil zuordnen (Customizing): Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Abrechnung 폷 Abrechnungsvorschrift für Projektstrukturplanelement 폷 Strategie dem Projektprofil zuordnen Abrechnungsvorschriften für Projekte ermitteln: Rechnungswesen 폷 Projektsystem 폷 Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Abrechnungsvorschrift 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion CJB2) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CJB1) Abweichungsschlüssl definieren (Customizing): Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Abweichungsermittlung 폷 Abweichungsschlüssel definieren (Transaktion OKV1) Abweichungsschlüssel je Werk vorschlagen (Customizing): Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Abweichungsermittlung 폷 abweichungsschlüssel je Werk vorschlagen (Transaktion OKVW) Abweichungsvariante definieren (Customizing): Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Abweichungsermittlung 폷 Abweichungsvarianten überprüfen (Transaktion OKVG) Sollversionen festlegen (Customizing): Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Abweichungsermittlung 폷 Sollversionen festlegen (Transaktion OKV6) Einsatzpreisabweichungen für Primärdaten festlegen (Customizing): Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes ProduktControlling 폷 Periodenabschluß 폷 Abweichungsermittlung 폷 Einsatzpreisabweichungen Primärdaten festlegen (Transaktion OKA8) Abweichungsvariante für Kostenstellen festlegen (Customizing): Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Abweichungen 폷 Abweichungsvarianten definieren (Transaktion OKVF) Sollversion für Kostenstellen definieren (Customizing): Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Abweichungen 폷 Sollversionen definieren (Transaktion OKV5) Einsatzpreisabweichungen für Primärdaten für Kostenstellen festlegen (Customizing): Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Istbuchungen 폷 Abweichungen 폷 Primärdaten-Einsatzpreisabweichungen festlegen (Transaktion OKA8)

384


Abweichungsermittlung für Fertigungsaufträge durchführen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Abweichungen 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion KKS2) oder Sammelverarbeitung (Transaktion KKS1) Abweichungsermittlung für Produktkostensammler durchführen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen: Produktkostensammler Abweichungen 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion KKS6) oder Sammelverarbeitung (Transaktion KKS5) Abweichungsermittlung für Kostenträgerhierarchien durchführen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen: Kostenträgerhierarchie 폷 Abweichungen 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion KKP5) oder Sammelverarbeitung (Transaktion KKPT) Abweichungsermittlung für Kostenstellen durchführen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Abweichungen (Transaktion KSS1) Auftragseingangskostenarten zuordnen (Customizing): Projektsystem 폷 Erlöse und Ergebnis 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Auftragseingang 폷 Auftragseingangs-Kostenarten zuordnen Einstellungen zum Abgrenzungsschlüssel vornehmen (Customizing): Projektsystem 폷 Erlöse und Ergebnis 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Auftragseingang 폷 Einstellungen zum Abgrenzungsschlüssel Auftragseingang für Projekte ermitteln: Rechnungswesen 폷 Projektsystem 폷 Controlling Periodenabschluss 폷 Einzelfunktionen 폷 Auftragseingang 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion CJA2) Verrechnungsschema für Innenaufträge anlegen (Customizing): Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Abrechnung 폷 Verrechnungsschema Verrechnungsschema für Kundenaufträge anlegen (Customizing): Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Kundenauftrags-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Abrechnung 폷 Verrechnungsschema anlegen. Verrechnungsschema für Fertigungsaufträge anlegen (Customizing): Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes ProduktControlling 폷 Periodenabschluß 폷 Abrechnung 폷 Verrechnungsschema anlegen Verrechnungsschema für Produktkostensammler anlegen (Customizing): Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 periodisches ProduktControlling 폷 Periodenabschluß 폷 Abrechnung 폷 Verrechnungsschema anlegen

385

A.4

A


Verrechnungsschema für Projekte anlegen (Customizing): Projektsystem 폷 Kosten 폷 Automatische und periodische Verrechnungen 폷 Abrechnung 폷 Abrechnungsprofile 폷 Abrechnungsschema anlegen Ergebnisschema anlegen (Customizing): Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Abrechnung 폷 Ergebnisschemata pflegen (Transaktion KEI1) Abrechnungsprofil pflegen (Customizing): Innenaufträge 폷 Istbuchungen 폷 Abrechnung 폷 Abrechnungsprofile pflegen Abrechnungsprofil in der Auftragsart für Innenaufträge hinterlegen (Customizing): Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Auftragsstammdaten 폷 Auftragsarten definieren (Transaktion KOT2_OPA) Abrechnungsprofil in der Bedarfsart für Kundenaufträge hinterlegen (Customizing): Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Kundenauftrags-Controlling 폷 Steuerung Kundenauftragsfertigung/Kundenauftrags-Controlling 폷 Bedarfsklassen überprüfen Abrechnungsprofil in der Auftragsart für Fertigungsaufträge hinterlegen (Customizing): Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes Produkt-Controlling 폷 Produktionsaufträge 폷 Auftragsarten überprüfen (Transaktion KOT2) Abrechnungsprofil in der Auftragsart für Produktkostensammler hinterlegen (Customizing): Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches Produkt-Controlling 폷 Produktkostensammler 폷 Auftragsarten überprüfen (Transaktion KOT2) Abrechnungsprofil im Projektprofil hinterlegen (Customizing): Projektsystem 폷 Strukturen 폷 Operative Strukturen 폷 Projektstrukturplan 폷 Projektprofil anlegen Abrechnung für Innenaufträge durchführen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Innenaufträge 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Abrechnung Einzelverarbeitung (Transaktion KO88) oder Sammelverarbeitung (Transaktion KO8G) Abrechnung für Kundenaufträge durchführen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Kundenauftrags-Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Abrechnung (Transaktion VA88) Abrechnung für Fertigungsaufträge durchführen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Auftragsbezogenes ProduktControlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Abrechnung 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion KO88) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CO88) Abrechnung für Produktkostensammler durchführen: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Produktkosten-Controlling 폷 Kostenträgerrechnung 폷 Periodisches ProduktControlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen: Produktkostensammler 폷

386

Kapitel 6 – Koordination des Abschlusses

Abrechnung 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion KK87) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CO88) Abrechnung für Projekte durchführen: Rechnungswesen 폷 Projektsystem 폷 Controlling 폷 Periodenabschluß 폷 Einzelfunktionen 폷 Abrechnung 폷 Einzelverarbeitung (Transaktion CJ88) oder Sammelverarbeitung (Transaktion CJ8G)

A.5

Kapitel 6 – Koordination des Abschlusses

Buchungsperioden in der Finanzbuchhaltung verwalten: Rechnungswesen 폷 Finanzwesen 폷 Hauptbuch 폷 Umfeld 폷 Lfd. Einstellungen 폷 Buchungsperioden öffnen und schließen Periodensperre im Controlling verwalten: Rechnungswesen 폷 Controlling 폷 Kostenstellenrechnung 폷 Umfeld 폷 Periodensperre 폷 Ändern (Transaktion OKP1)

387

A.5

B

Der Autor Martin Munzel verfügt über mehr als 15 Jahre Erfahrung im SAP-Umfeld. In dieser Zeit war zunächst als Berater bei Siemens und Capgemini und später als Inhouse-Berater bei Tech Data und Sartorius tätig und verfügt somit über einen breiten praktischen Erfahrungsschatz. Sein Fokus liegt auf dem Bereich Controlling und auf Projektsystemen. Vor seiner beruflichen Laufbahn hat er Wirtschaftsinformatik und Betriebswirtschaftslehre studiert. Inzwischen ist Martin Munzel als freiberuflicher SAP-Berater und -Trainer tätig. Sie können den Autor per E-Mail unter martin.munzel@ espresso-tutorials.de erreichen.

389

Index A Abgrenzung 80, 359, 360 durchführen 86, 371, 377, 381 Empfehlungen 92 in FI 92 Leistungsart 89 Plan=Ist-Verfahren 80, 87 Resultate 93 Soll=Ist-Entlastung 88, 92, 370 Soll=Ist-Verfahren 80, 89 Zuschlagsverfahren 80, 81 Abgrenzungsart 244 Abgrenzungsauftrag anlegen 82, 83, 370 Abgrenzungsbuchung 88 Abgrenzungsempfänger 81 Abgrenzungskategorie 266, 268, 283, 295, 334 Abgrenzungskostenart 82, 89, 239, 247, 248, 283, 288, 289, 294, 295, 296, 302, 304, 306, 332, 343 Planwerte erfassen 87 Typ 88 Abgrenzungsobjekt 81, 88 Innenauftrag 82 Kostenstelle 82 Abgrenzungsschlüssel 239, 242, 244, 245, 247, 252, 257, 258, 281, 283, 289, 293, 296, 298, 299, 301, 302, 303, 304, 306, 308, 311, 317, 332 Abgrenzungsversion 239, 240, 243, 244, 245, 258, 259, 281, 283, 284, 288, 289, 293, 295, 296, 302, 304, 305, 306, 308, 350 Abhängigkeit anlegen 56 Abrechnung 237, 296, 313, 314, 316, 335, 336, 349, 360 Gesamtabrechnung 339 in CO-PA 306 periodisch 339 Abrechnungsempfänger 337 Abrechnungskostenart 338, 339, 340, 343 Abrechnungsprofil 317, 341, 346, 348 Abrechnungsregel 348

Abrechnungsvorschrift 315, 316, 317, 318, 336, 348, 361 Abschreibungslauf 355, 362 Abweichungsermittlung 319, 325, 327, 330, 351 Abweichungskategorie 319, 320, 326, 327, 329, 343, 345 Abweichungsschlüssel 321, 322, 325, 384 Abweichungsvariante 322, 324 Accrual Engine 359, 360 aktivierungsfähig 292, 294 Aktivierungspflicht 246, 247, 295 Aktivierungswahlrecht 295 Altdatenübernahme 242, 286 Anlagen im Bau 360 Anlagenbuchhaltung 360 Anlageninventur 361 Äquivalenzziffer 336, 337, 348 Arbeitszeitblatt 73 aufrufen 75 Customizing 77 Empfehlungen 79 Leistungen überleiten 78 Vorschlagswerte 75 Arbeitszeiterfassung 73 genehmigen 76 in CO überleiten 76, 78 Organisationseinheiten 78 PSP-Element 79 Zeitraum 78 zentral 74 Aufgabe anlegen 52 Dokumentation 42 einplanen 43 Status 43 Termin 41 Aufgabengruppe 40 Aufgabenplan 37, 38 Aufteilungsregel 336 Auftragsart 348 Auftragsbestand 331 Auftragseingang 331, 333, 334 Auftragseingangsermittlung 350, 351

391

Index

Auftragseingangskostenart 331, 332, 334, 343 Auftragstyp 82 Ausschuss 322, 324

B Bedarfsart 300 Bedarfsklasse 299, 301, 348 Beleg CO-PA 70 korrigieren 66 manueller 69 Beschäftigungsgrad 329 Betragsstaffel 220 Bewertungsbereich 213 Bewertungsebene 290 Bewertungsmethode 243, 252, 283, 289, 306, 382 Bewertungsvariante 256, 257, 323 Bilanzkonto 210 Bilanzposition, Profit-Center 119 Buchungsregel 237, 249, 259, 286, 296, 309 Buchungsschema 230, 232, 379 Buchungsschlüssel 230 Buchungszeitraum 354

C Cash-Flow 233 CATS 73, 79 Closing Cockpit 37, 46 Abhängigkeiten 56 Aufgabenplan 49, 57 Empfehlungen 58 Selektionsvariable 55 Variante 53 Vorlage 49 Completed-Contract-Methode 289 Controllingobjekt, Sichtbarkeit 115 CO-PA 27, 70, 133, 144, 148, 150, 240, 283, 295, 305, 340, 350

D Dauerbuchungen 359 Debitorenrechnungen 355

392

Deckungsbeitrag III 134 Deckungsbeitragsrechnung 134, 289 Deckungsbeitragsstufe 134 Defaultregel 236 definieren 97 Dispositionsabweichung 320, 324 durchschnittlicher Tarif 187, 188

E EC-PCA 210 Einsatzmengenabweichung 320 Einsatzpreisabweichung 320, 325 für Primärdaten 324, 327, 384 Einsatzseite 320 Einzelposten 286 erfassen (CO-PA) 71 Merkmalswerte (CO-PA) 71 Wertfelder (CO-PA) 72 Einzelwertberichtigung 364 Elementeschema 189, 192, 193, 198 Empfängerbezugsbasis 108, 111 Empfängergewichtungsfaktor 125, 158 Empfängerregel 111 Entlastung anlegen 85 definieren 99 pflegen 85 Erfassungsprofil 76, 77 Erfassungsvariante definieren 64 Ergebnisermittlung 212, 272, 280, 311, 314, 333, 335, 350, 351 Abgrenzungsschlüssel 283, 303, 382 Zuordnung der Zeilen-IDs 292 Ergebnisobjekt 27, 317 Ergebnisrechnung 씮 CO-PA Ergebnisschema 333, 340, 341, 348 erlösfähiger Bestand 275, 277, 279, 305, 309, 312 erlösproportionale Ergebnisermittlung 271, 273 Erlösüberschuss 277, 279, 280, 305, 309 Ermittlung von Ware in Arbeit 235 errechnete Kosten 272 errechneter Gewinn 275, 309 errechneter Umsatz 275 Expertenmodus 291 externes Rechnungswesen 353

Index

F

I

Fabrikkalender 39 Fakturierungselement 311, 317 Fast Close 35 Feiertagskalender 39 Fertigstellungsgrad 276, 309 Fertigungsauftrag 25 Festpreisprojekt 271, 289 Finanzbuchhaltung 354 Finanzposition 220, 228 fixe Kosten 188, 204, 239, 246, 249 Fix-Variabel-Kennzeichen 346 Formeleditor 169 Fortschrittsgrad 312 Fremdwährung 364

IAS 271 IFRS 237, 274, 280, 283 indirekte Leistungsverrechnung 152, 155, 374 ausführen 159 Customizing 154 Empfänger 156 Empfängerbezugsbasis 156, 158, 164 Empfängergewichtungsfaktor 158 Empfehlungen 161 Leistungsartentyp 156, 161 Segment 156 Sender 156 Senderregel 155 Senderwerte 157 Infotyp 0001 73 Infotyp 0002 73 Infotyp 0105 74 Infotyp 0315 75 Infotyp allgemein 73 Innenauftrag 20 Abgrenzungsauftrag 82, 370 Schnittstellen 21 Intercompany-Abstimmung 366 Istkalkulation 25, 205, 207, 209 Istkosten 234, 243, 274, 275, 276, 279 Istkostenrechnung 205 Istleistung 164 Isttarif 200 Isttarifermittlung 152, 153, 179, 183, 185, 187, 195, 196, 198, 199, 204, 266 Nachbelastung 183 Istumsatz 275 Istverrechnung 170 Iteration 195

G Gehaltszahlungen 358 Gemeinkosten 15 Gemeinkostengruppe 98 Gemeinkostenverrechnung 61 Gemeinkostenzuschlag 93, 266 Customizing 93 durchführen 100 Empfänger 93 Empfehlungen 101 Kostenart 93 Sender 93 Gesamtabweichung 319, 324 Geschäftsprozess 22 Template 162 Gewinnbasis 290 gleitender Durchschnittspreis 206 GuV 275

H halbfertige Produkte 234 HCM 358 Herstellkosten 249 HGB 237, 250, 274, 280, 282, 283 Hilfskostenstelle 102 HR-Ministammsatz 73

K Kalenderart 222 Kalkulationslauf 207 Kalkulationsschema 94, 370 Basis 95 Innenauftrag 94, 370 Kostenstelle 94, 370 Kundenauftragscontrolling 94 Produktcontrolling 94 Produktkostenplanung 94

393

Index

Kalkulationsschema (Forts.) Struktur 94 Kalkulationstyp 172 Kalkulationsvariante 254, 255, 257, 324 Kalkulationsversion 254 kalkulatorischer Umsatz 271, 274, 275 Kapazitätsauslastung 182 kapitalintensiv 219 Kennzahl, statistische 70 klassisches Hauptbuch 210, 353 Kontenfindung 230 Kontierung ändern 67 Kontierungselement 317 Kontierungstyp 299 Kontoschlüssel 232 Kontosymbol 230, 231 Kontrollkosten 319, 322, 329 Korrekturbuchung 72 Kosten abgrenzen 81 des Umsatzes 270, 272, 276, 285, 295, 314 unregelmäßige 80 Kostenart Abrechnungskostenart 343 primäre 17 sekundäre 17 kostenartengerecht 338, 343 Kostenartenplanung 91 Kostenbestandteile 198 Kostenelement 189, 190, 191 Kostenrechnungskreis, Zuschlagsschema 85 Kostenrechnungskreiswährung 110 Kostenschichtung 189, 195 Kostenstelle 15, 19, 168 Kostenstellenhierarchie 16 Kostenstellenstammsatz 16 Kostenträgerrechnung 25 Kostenverrechnung Empfänger 69 manuelle 69 Kreditorenrechnungen 355, 357 kumulierter Tarif 187

Leistungsartentyp 161 Leistungsmenge 68, 153 Leistungsplanung 90 Leistungsverbrauch bestimmen 153 Leistungsverrechnung 17, 67 Eingabetyp 68 Empfänger 68 indirekte 152 manuelle 67 Überleitung aus CATS 73 Leitzinssatz 223 Losgröße 234 Losgrößenabweichung 321

M manuelle Leistungsverrechnung 씮 Leistungsverrechnung Materialbestände übernehmen 211 Material-Ledger 205, 207, 209 Materialstamm 206, 245, 322 Mengengerüst 25 Merkmal 27 Mischpreisabweichung 321 Monitor (Schedule Manager) 37, 44 Musterauftrag 296

N Nachbelastung 186, 200 der Bilanz 214, 215 Nachbewertung 186 neues Hauptbuch 210, 214 nicht aktivierungsfähig 293, 296

O Objektwährung 110 Online-Belegsplitt 214 Optimierung 195 Organisationseinheit 46 Organisationshierarchie 46 anlegen 47 aufbauen 49

L

P

Leistungsart 17, 73, 89, 168 Leistungsartenstammsatz 17

parallele Bewertung 304 Pauschalwertberichtigung 363

394

Index

Percentage of Completion 271, 274 Periodensperre 355 Periodensteuerung 354 Periodentarif 187 periodische Umbuchung 102, 114, 373 ausführen 113 Customizing 104 Empfänger 113 Empfehlungen 116 Feldeigenschaften 115 Geschäftsprozesse 114 Innenaufträge 114 Kostenstellenrechnung 114 Projektsystem 114 Segment 104 Sender 103, 113 Verrechnungstechniken 105 Zyklus 104 periodischer Tarif 188 periodischer Verrechnungspreis 206 Personalnummer 73 Plan=Ist-Entlastung 89 Plan=Ist-Verfahren 80, 87 Planerprofil 196 Plankalkulation 254 Plankosten 274, 275, 276, 279 Planleistung 90 Planpreis 251 Plantarifermittlung 181 Planumsatz 275 POC-Methode 281, 289, 302, 303, 308, 312 POC-Umsatz 274, 275, 276, 277 Preisdifferenz 341, 350 Preisermittlung 206 Preissteuerung 206 Primärkostenschichtung 193 Produktionsabweichung 320, 343 Produktkostencontrolling 24, 26 Produktkostenplanung 25 Profit-Center 29 Profit-Center-Rechnung 29, 210, 213, 214, 216, 250, 353, 358, 361 Profit-Center-Stammsatz 29 Programm RCATSTAL 53 Project Builder 311 Project Cash Management 219, 220, 228 Projektbestand 287 Projektfortschritt 274, 275

Projektkosten 274 Projektprofil 230, 283, 298, 317, 318, 339, 348 Projektsystem 32 Prozesskostenrechnung 22, 24

Q Quartalsabschluss 353

R Recherche-Bericht 228 Rechnungslegungsvorschrift 250 Referenzzinssatz 223 Report Painter 205, 267 Report RKAZUTR1 99 Residenzzeit 348 Restabweichung 321, 322 Restkosten 182 retrograde Ermittlung 153 Rückstellungen 358 für drohende Verluste 272 für fehlende Kosten 234, 247, 248, 259, 266, 268, 272, 273, 294, 295, 312, 340 Rundungsdifferenz 195

S Sachkonto 17 Saldenverzinsung 221 Sammelrechnung 102 Schedule Manager 37 Aufgabengruppe 40 Aufgabenplan 37, 38 Empfehlungen 45 Scheduler 37, 42 Scheduler 37, 42 Schlussrechnung 279 Segment 104 Segmentberichterstattung 353 Segmentkopf 104 sekundäre Kostenart 239, 242 Selektionsvariable 55 Senderkostenstelle 169, 200 Senderleistungsart 169 Senderregel 109, 110 Senderwert 123 signifikante Stellen 195

395

Index

Soll=Ist-Verfahren 80, 89 Soll-Arbeitszeit 76 Sollkosten 90, 234, 243, 252, 319, 322, 329 Sollversion 319, 324, 326, 327, 384 Sperrperiode 243, 268, 288 Splittung 202, 204 Splittungsregel 202, 203 Splittungsschema 202 Staffelsatz 222 Standardnormierung 122 Standardpreis 206, 251, 290 statistische Kennzahl 18 Status 244 Statussteuerung 287, 290 Statusverwaltung 273 Strategiefolge 256, 316 Streckenaufträge 314 Strukturabweichung 320 Summensätze fortschreiben 103 Switchschema 196, 376

T Tarife abstimmen 195 Tarifeinheit 197 Tarifermittlung 186, 194, 376 Tarifkennzeichen 184, 200 technische Kostenart 243 Teilfaktura 274, 278 Template 162 anlegen 166, 375 ausführen 176 zuordnen 174 Templatefindung für Ergebnisobjekte 175 Templateverrechnung 162, 166 Customizing 166 Empfehlungen 178 Formel 170 Formeleditor 169 Istverrechnung 170 Kostenstelle 177 Kostenträgerhierarchie 178 Kundenauftrag 175 Performance 178 Verrechnungsregel 168 Verrechnungszeile 167 Wertspalte 170 Transaktion 1KEH 211, 377

396

Transaktion 1KEI 213, 377 Transaktion 1KEJ 212, 377 Transaktion 1KEK 215, 378 Transaktion 3KEH 216 Transaktion 4KE1 126, 373 Transaktion 4KE5 128, 373 Transaktion CAT2 75 Transaktion CATA 78, 370 Transaktion CJ44 100, 372 Transaktion CJ45 100, 372 Transaktion CJ88 349, 387 Transaktion CJ8G 349, 387 Transaktion CJA2 334, 385 Transaktion CJB1 318, 384 Transaktion CJB2 318, 384 Transaktion CJN1 199, 377 Transaktion CJN2 199, 377 Transaktion CJZ1 233, 379 Transaktion CJZ2 233, 379 Transaktion CJZ6 233, 379 Transaktion CJZ8 233, 379 Transaktion CKMLCP 207, 377 Transaktion CLOCO 57, 369 Transaktion CLOCOC 46, 369 Transaktion CO42 100, 372 Transaktion CO43 100, 372 Transaktion CO88 349, 386, 387 Transaktion COMLWIPDISP 267, 382 Transaktion CON1 198, 377 Transaktion CON2 198, 199, 377 Transaktion CP01 23 Transaktion CP02 96, 174 Transaktion CPAE 178, 376 Transaktion CPAS 177, 375 Transaktion CPC1 155, 374 Transaktion CPC5 160, 374 Transaktion CPP5 150, 374 Transaktion CPT1 166, 375 Transaktion CPTA 178, 376 Transaktion CPTB 177, 375 Transaktion CPTD 177, 178, 375, 376 Transaktion CPTE 177, 375 Transaktion CPTG 178, 376 Transaktion CPTH 178, 376 Transaktion CPTJ 178, 376 Transaktion CPTK 178, 376 Transaktion CPTL 178, 376 Transaktion CPV1 120, 373 Transaktion CPV5 128, 373

Index

Transaktion CPZI 100, 372 Transaktion CTU6 176, 375 Transaktion F.5D 214, 215 Transaktion KB11N 62, 369 Transaktion KB15N 69, 369 Transaktion KB21N 68, 369 Transaktion KB31N 70, 369 Transaktion KB41N 63, 369 Transaktion KB61 66, 369 Transaktion KBK6 200, 377 Transaktion KCAL 158, 374 Transaktion KCAP 114 Transaktion KCAV 125 Transaktion KE21N 71, 369 Transaktion KEKW 175, 375 Transaktion KEU5 150, 374 Transaktion KGI2 100, 371, 372 Transaktion KGI4 100, 371 Transaktion KK01 18 Transaktion KK87 349, 387 Transaktion KKA0 269, 382 Transaktion KKA1 310, 383 Transaktion KKA2 310, 383 Transaktion KKA3 310, 383 Transaktion KKA7 270 Transaktion KKA8 310, 383 Transaktion KKAI 310, 383 Transaktion KKAK 310, 383 Transaktion KKAO 264, 381 Transaktion KKAS 261, 381 Transaktion KKAV 263, 381 Transaktion KKAX 260, 381 Transaktion KKN1 199, 377 Transaktion KKN2 199, 377 Transaktion KKP5 327, 385 Transaktion KKPT 327, 385 Transaktion KKS1 327, 385 Transaktion KKS2 327, 385 Transaktion KKS5 327, 385 Transaktion KKS6 327, 385 Transaktion KL01 17 Transaktion KO02 96, 174, 296, 336 Transaktion KO04 20, 96, 174 Transaktion KO88 349, 386 Transaktion KO8G 349, 386 Transaktion KOM1 296, 382 Transaktion KON1 198, 376 Transaktion KON2 198, 376 Transaktion KOT2 348, 386

Transaktion KOT2_OPA 82, 296, 348, 370, 382, 386 Transaktion KP06 91 Transaktion KP26 90, 200 Transaktion KPAS 166, 177, 375 Transaktion KS01 16 Transaktion KS02 96 Transaktion KSA3 86, 370 Transaktion KSAJ 88, 92, 370 Transaktion KSAZ 83, 370 Transaktion KSC1 155, 374 Transaktion KSI4 100, 371 Transaktion KSII 196, 376 Transaktion KSR1_ORC 315 Transaktion KSR2_ORC 316, 383 Transaktion KSR3_ORC 316, 383 Transaktion KSS1 329, 385 Transaktion KSS2 204, 377 Transaktion KSV1 120, 373 Transaktion KSV5 128, 373 Transaktion KSW1 106 Transaktion KSW5 114, 372 Transaktion KTPF 174, 175, 375 Transaktion MFN1 199, 377 Transaktion OB83 223, 378 Transaktion OKA8 324, 327, 384 Transaktion OKES 202, 377 Transaktion OKET 194, 376 Transaktion OKG1 239, 252, 283, 303, 380 Transaktion OKG2 285, 305 Transaktion OKG3 289, 306, 382 Transaktion OKG4 293, 308, 382 Transaktion OKG5 292, 308, 382 Transaktion OKG8 248, 259, 295, 309, 380, 382 Transaktion OKG9 239, 249, 252, 380 Transaktion OKGA 247, 258, 380 Transaktion OKGB 245, 258, 380 Transaktion OKGC 243 Transaktion OKGD 252, 380 Transaktion OKKN 255, 381 Transaktion OKP1 268, 355, 387 Transaktion OKTZ 189, 376 Transaktion OKV1 321, 384 Transaktion OKV5 326, 384 Transaktion OKV6 324, 384 Transaktion OKVF 326 Transaktion OKVG 322, 384

397

Index

Transaktion OKVW 322, 384 Transaktion OKZ2 175 Transaktion OPI1 227 Transaktion OPI2 228, 379 Transaktion OPI4 228, 379 Transaktion OPIB 226, 379 Transaktion OPIC 228, 379 Transaktion OPIE 221, 378 Transaktion OPIH 222, 223, 378 Transaktion OPSA 298 Transaktion PA20 73 Transaktion PSW5 114, 373 Transaktion SCMA 37, 369 Transaktion VA44 100, 372 Transaktion VA88 349, 386 Transaktion VAN1 199, 377 Transaktionswährung 110

U Überdeckung 182 Übernahme von Anlagenbeständen 213 Umbuchung Eingabetyp 63 Einzelerfassung 63 Einzelposten 66, 68 Empfänger 62 Erlöse 63 Listerfassung 62 manuelle 62, 67, 69 Umgliederung 366 Umlage 130 Ableitung 135 ausführen 150 CO-PA 133, 150 Customizing 136 Empfehlungen 151 Gemeinkostencontrolling 130 iterativ 151 Kostenstellenrechnung 150 Merkmalskombinationen 135 Periode auswählen 150 Umsatzkostenverfahren 240, 270 Umsatzsteuer 214 Umsatzsteuervoranmeldung 354, 366 Unterdeckung 182, 188 unverrechnete Lieferungen und Leistungen 270, 271 Ursprung 343

398

Ursprungskostenarten 345 US-GAAP 250, 271, 274

V variable Kosten 204 Variantenattribut 54 Verbrauch 109 Verrechnung Empfängerregel 111 Fremdwährung 110 Innenauftrag 103 Kostenrechnungskreiswährung 110 kumulierte 109 Objektwährung 110 Projekt 103 Segment 111 Senderregel 110 verursachungsgerechte 165 Verrechnungskostenstelle 102 Verrechnungsmenge ermitteln 164 Verrechnungspreisabweichung 321 Verrechnungs-Profit-Center 120 Verrechnungsregel 168 Verrechnungsschema 306, 339, 340, 341, 344, 348 Verrechnungsseite 320 Verrechnungszyklus anlegen 105 Fremdwährung 110 Innenaufträge 105 Iteration 108 Kopfdaten 107 Kostenrechnungskreiswährung 110 Kostenstellenrechnung 105 Objektwährung 110 Projektsystem 105 sperren 112 Transaktionswährung 110 Version 185, 285 Verteilung 117, 125, 373 anlegen 120 ausführen 128 Bilanzkonto 119 Customizing 120 Empfänger 123 Empfängerbezugsbasis 121 Empfängergewichtungsfaktor 125

Index

Verteilung (Forts.) Empfehlungen 128 Feldeigenschaften 126 Gemeinkostencontrolling 120 Gemeinkostenkontrolling 117 GuV-Konto 119 iterativ 129 Kopfdaten 120, 127 Kostenstellenrechnung 128 Normierung 122 Profit-Center-Rechnung 118, 126, 128 Prozesskostenrechnung 128 Segment 121, 126 Sender 123 Snderwert 123 Verwaltungskosten 239 Verzinsung 228, 233, 365 Wertkategorie 227, 228, 379 Zinssätze 224, 378 Zinsschema 226, 379 Vollkostenrechnung 182 Vorgang 64 auswählen 64 Feldauswahl 65 Vorkalkulation 235, 254

W Ware in Arbeit 234, 239, 240, 242, 244, 248, 257, 259, 260, 266, 268, 269, 272, 273, 277, 283, 312, 340 Buchungsregeln 248, 380 löschen 270, 286 Werksübergreifende Ermittlung 265 zu Istkosten 234, 236 zu Sollkosten 234, 251, 252, 254, 267, 323 Wareneingang 245, 247, 248 WE/RE-Konto 357 Wertberichtigungen 363 Wertkategorie 220, 227, 228 Werttyp 205, 267, 334 WIP-Bericht 261 WIP-Erklärung 263

Z Zeilenbezeichnung 168 Zeilen-ID 237, 242, 244, 246, 247, 248, 258, 259, 281, 285, 287, 290, 292, 293, 294, 304, 307, 308 Zeilentyp 168 Zinsaufwendungen 232 Zinsen 219, 222 Zinskennzeichen 220, 221, 224, 229 Zinssatz 220, 221, 224 Zinsschema 220, 225, 226, 229, 230 Zinszuschlag 225 Zuschlag definieren 96 mengenbasiert 99 prozentual 99 Transport 99 Verrechnungsobjekt zuordnen 96 Zuschlagsbasis anlegen 84 Zuschlagsprozentsatz 81 Zuschlagssatz festlegen 97 Zuschlagsschema 81, 82 aktiviert 86 anlegen 83 Bestandteile 84 Gültigkeit 86 mit Kostenrechnungskreis verknüpfen 85 Zuschlagsschlüssel 97 Zuschlagsverfahren 80, 81 Zyklus 104, 109 anlegen 105 Ausbringungsmenge 155 Empfängergewichtungsfaktor 125 Fremdwährung 110 Iteration 108 Kopfdaten 107 Kostenrechnungskreiswährung 110 Normierung negativer Bezugsbasen 122 Objektwährung 110 retrograde Verbrauchswerte 155 Senderregel 155 sperren 112 Transaktionswährung 110 Zyklusdefinition aufrufen 106 Zyklus-Segmenttechnik 105

399

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