SISTEM KONSEPTUAL
Langkah-Langkah Pembelian dan Aktivitas Pengeluaran Kas
Prosedur Pemrosesan Pembelian
Memonitor Pencatatan Persediaan. Ketika persediaan menurun hingga ketitik dimana diputuskan untuk memesan kembali, maka permintaan pembelian disiapkan dan dikirim ke departemen pembelian untuk memproses pembelian.
Menyiapkan Pesanan Pembelian dan salinannya dikirim ke vendor (pemasok), staf hutang dagang, penerimaan barang, dan ke staf pengendali persediaan.
Departemen pembelian menyiapkan permintaan pembelian untuk setiap pemasok dan salinannya dikirim ke departemen pengendali persediaan, utang dagang, dan penerimaan.
Menerima Barang. Barang yang diterima akan diperiksa kualitas dan jumlahnya kemudian dikirim ke gudang. Laporan penerimaan disiapkan dan salinannya dikirim ke gudang, departemen pembelian, pengendali persediaan, dan staf hutang dagang.
Memperbaharui catatan persediaan. Perusahaan yang menggunakan sistem biaya standar akan mencatat persediaannya dengan nilai standar yang telah ditetapkan berapapun harga sesungguhnya yang dibayar kepemasok, disini, informasi yang dibutuhkan hanyalah menganai jumlah barang yang diterima. Sedangkan, pemaaruan buku besar persediaan biaya aktual membutuhkan infromasi keuangan tambahan, seperti salinan faktur pemasok ketika barang tiba.
Bagian Hutang Usaha (set up A/P). Staf A/P menerima dokumen-dokumen (PR, PO, receiving report, and the supplier's invoice), kemudian merekonsiliasi dokumen tersebut dan memposts jurnal pembelian, dan menambahkan kewajiban di buku pembantu A/P. Secara periodik, staf A/P akan meringkas ayat jurnal pembelian kemudian menyiapkan voucher jurnal yang akan dikirim ke departemen G/L.
Pembelian/Persediaan-pengendali xxx
Utang Usaha-Pengendali xxx
Mencatat ke buku Besar. Staf buku besar mencatat dari voucher jurnal ke akun pengendali persediaan dan dan utang usaha serta merekonsiliasi akun pengendali persediaan dan ringkasan buku besar persediaan.
Sistem Pengeluaran Kas
Mengidentifikasi Kewajiban jatuh tempoh. Setiap hari, staf A/P meninjau file A/P terbuka atau file voucher utang usaha untuk setiap item yang akan jatuh tempoh da mengirim voucher dan dokumen pendukung ke departemen pengeluaran kas.
Menyiapkan pengeluaran kas. Untuk tiap pengeluaran, staf menyiapkan cek tiga salinan dan mencatat nomor cek, jumah uangnya, nomor voucher, serta data lain yang terkait dalam daftar cek (check register), yang juga disebut sebagai Jurnal pengeluaran Kas (Cash Distribusments journal). Bagian Cek yang dapat dipertukarkan kemudian dikirim ke pemasok. Staf tersebut kemudian menandai berbagai dokumen dalam paket voucher dengan tulisan sudah dibayar dan mengembalikannya ke staf Utang Usaha (A/P). Setelah itu, staf kemudian meringkas berbagai ayat (entri) yang dimasukkan dalam daftar cek serta mengirim voucher journal ke departemen buku besar.
Utang Usaha xxx
Kas xxx
Memperbaharui catatan A/P. Setelah menerima paket voucher, staf A/P menutup voucher terbuka dengan mencatat nomor cek dalam daftar cek serta menyimpan paket voucher ke dalam file voucher tertutup (closed voucher file). Selain itu, rangkuman/ikhtisar akun disiapkan dan dikirim ke staf bagian buku besar.
Mempost ke buku besar. Staf G/L menerima voucher jurnal pengeluaran kas dan ikhtisar akun dari staf A/P. Staf G/L menggunakan voucher jurnal untuk mencatat ke akun pengendali utang usaha dan akun kas dalam buku besar serta merekonsiliasi akun pengendali utang usaha dengan ikhtisar buku pembantu utang usaha.
Pengendali Siklus Pengeluaran.
Aktivitas Pengendali
Sistem Pemrosesan Pembelian
Sistem Pengeluaran Kas
Otorisasi Transaksi
Pengendalian Persediaan
Bagian Utang Usaha Mengotorisasi Pembayaran
Pemisahan Pekerjaan
Pengendalian persediaan dipisahkan dari bagian pembelian dan penyimpanan persediaan. Buku besar utang usaha terpisah dari buku besar.
Pisahkan bagian buku besar pembantu utang usaha, pengeluaran kas, dan buku besar.
Supervisi
Bagian penerimaan
Catatan akuntansi
Buku pembantu utang usaha, buku besar, file permintaan pembelian, file pesanan pembelian, file laporan penerimaan
File voucher utang, buku pembantu utang usaha, jurnal pengeluaran kas, akun kas dibuku besar.
Akses
Keamanan fisik aktiva. Batasi akses hanya kecatatan akuntansi diatas.
Keamanan yang memadai atas kas. Batasi akses ke berbagai catata akuntansi diatas.
Verifikasi independen
Bagian utang usaha merekonsiliasi berbagai dokumen sumber sebelum mencatat kewajiban. Bagian buku besar merekonsiliasi akurasi umum proses tersebut.
Peninjauan akhir oleh bagian pengeluaran kas. Rekonsiliasi keseluruhan oleh bagian buku besar. Rekonsiliasi bank secara berkala oleh kontroler.
Sistem Fisik
Sistem Manual
Tujuan dari bagian ini adalah untuk mendukung perlakuan konseptual dari sistem yang dipaparkan pada bagia sebelumnya. Ini seharusnya membantu untuk mengetahui hubungan antara unit organisasi, pemisahan tugas, dan arus informasi yang perlu dalam operasinal dan pengendalian internal yang efektif.
Figur berikut akan menampilkan flowchart dari sistem pembelian manual:
Sistem Pengeluaran Kas
Detail sistem flowchart dari sistem pengeluaran kas secara manual akan dipaparkan dalam figur dibawah:
Pembelian Berbasis Komputer dan Aplikasi Pengeluaran Kas
Otomatisasi Prosedur Pembelian dengan Menggunakan Teknologi Pemrosesan Batch.
Departemen Pemrosesan Data: Tahap I
Ketika persediaan kurang karena penjualan ke pelanggan atau penggunaan dalam produksi, sistem akan menentukan apakah barang yang dalam file buku besar pembantu persediaan telah menurun sampai titik pemesanan ulangnya. Jika demikian, maka akan dibuatkan catatan dalam file permintaan terbuka. Catatan buku pembantu persediaan kemudian akan ditandai "sedang diproses" untuk mencegah barang tersebut dipesan kembali sebelum barang datang. Pada akhir hari kerja, sistem akan menyortir berbagai file permintaan terbuka berdasarkan nomor pemasok dan mengosolidasikan beberapa barang dari pemasok yang sama ke satu permintaan. Kemudian, informasi surat-menyurat pemasok akan ditarik dari file pemasok yang valid (valid vendor file) untuk membuat dokumen permintaan pembeliaan, yang akan dikirim ke departemen pembelian.
Departemen Pembelian
Setelah menerima permintaan pembelian, Departemen pembelian membuat pesanan pembelian yang terdiri atas beberapa bagian. Sailinan tersebut dikirm ke pemasok, utang usaha, penerimaan, pemrosesan data, dan file utuk departemen pembelian sendiri.
Berikut adalah beberapa pendekatan alternatif untuk otorisasi dan memesan persediaan.
Sistem membuat dokumen pesanan pembelian dan dikirim ke departemen pembelian untuk ditinjau, ditandatangani dan mendistribusikannya ke pemasok dan pengguna internal lainnya. Berikur adalah figur untuk alternatif pertama.
Sistem yang ditunjukkan dalam alternatif dua mempersingkat proses pemesanan melalui distribusi pesanan pembelian secara langsung ke para pemasok dan pengguna internal, hingga benar-nebenar melewati bagian pembelian
Alternatif tiga menyajikan teknologi rekasaya ulang yang disebt pertukaran data elektronik (EDI). Metode ini tidak menghasikan dokumen fisik (pesanan pembelian). Sebagai gantinya, sistem komputer dari perusahaan yang membeli dan menjual dikoneksikan melalui saluran telekomunikasi khusus.
Departemen Pemrosesan Data: Tahap 2
Pesanan pembelian digunakan untuk membuat catatan pesanan pembelian terbuka dan untuk mentransfer catatan yang terkait dalam file permintaan pembelian ke file permintaan pembelian tertutup.
Departemen Penerimaan
Ketika barang tiba dari pemasok, staf penerimaan membuat laporan penerimaan. Salinannya akan dikirim penyimpanan (bersama dengan barang), pembelian, Utang Usaha, dan pemrosesan data.
Departemen Pemrosesan Data: Tahap 3
Departemen pemrosesan data membuat file laporan penerimaan berddasarkan data dari dokumen laporan penerimaan. Kemudian program batch memperbarui file pembantu persediaan dari file laporan penerimaan dan menhapus tanda "sedang diproses" dari catatan persediaan, kemudian sistem akan menghitung total batch penerimaan persediaan utuk prosedur pembaruabn buku besar umum da kemudian menutup catatan yang terkait dalam file pesanan pembelian terbuka ke file pesanan pembelian tertutup.
Utang Usaha
Ketika staf penerimaan menerima faktur dari pemasok, dia akan mencocokkan nya dengan file pendukung yang sebelumnya dimasukkan kedalam file tunda utang usaha. Staf kemudian menyiapkan voucher, menyimpannya dalam file voucher terbuka dan mengirim salinan voucher ke pemrosesan data.
Departemen Pemrosesan Data: Tahap 4
File voucher dibuat dari dokumen voucher. Program batch memvalidasi berbagai catatan voucher denag file pemasok valid, menambahkannya ke daftar voucher (File pembantu A/P terbuka). Pada akhirnya, total batch disiapkan untuk dicatat keakun pengendali utang usaha dalam buku besar.
Prosedur Penerimaan Kas
Departemen Pemrosesan Data
Tiap hari, sistem akan memindai file tanggal jatuh tempoh dalam daftar voucher untuk mencari yang telah jatuh tempoh. Cek akan dicetak untuk setiap item yang telah jatuh tempoh, dan tiap cek akan dicatat dalam daftar cek (jurnal pengeluaran kas). Nomor cek dicatat dalam daftar cek untuk menutup voucher dan mentransfernya ke file utang usaha tertutup. Cek-cek tersebut bersama dengan daftar transaksi akan dikirim ke pengeluaran kas. Terakhir total batch dari akun utang usaha dan pengeluaran kas akan dibuat untuk memperbarui buku besar.
Departemen Pendistribusian Kas
Staf pendistribusian kas merekonsiliasi berbagai cek dengan daftar transaksi dan menyerahkan bagian cek yang dapat dipindahtangankan kepihak manajemen untuk ditandatangani. Staf kemudian mengirim cek tersebut ke pemasok. Satu salinan dari setiap cek dikirm ke A/P, dan salinan lainnya disimpan dalam bagian pengeluaran kas bersama dengan daftar transaksi.
Departemen Utang Usaha
Setelah menerima bebagai salinan cek, staf administrasi Utang usaha mencocokkannya dengan voucher terbuka dan mentransfer berbagai cek ini ke file voucher tertutup.
Merekayasa Ulang Sistem Pembelian/Pengeluaran Kas
Pemrosesan Data
Berbagai pekerjaan berikut ini dilakukan secara otomatis:
File persediaan akan diteliti untuk mencari barang yang sudah sampai dititip pemesanan kembali.
Tiap barang akan diisi kembali dicatat kedalam file perminataan pembelian,
Permintaan akan dikonsolidasikan berdasarkan nomor pemasok
Informasi kontak pemasok akan ditarik dari file pemasok yang valid
Pesanan pembelian akan dibuat dan ditambahkan kedalam file pesanan pembelian terbuka.
Daftar transaksi berbagai pesanan pembelian dikirim ke departemen pembelian untuk ditinjau.
Departemen Penerimaan
Ketika barang tiba, staf penerimaan membuka file pesanan pembelian terbuka secara real time dengan memasukkan nomor pesanan pembelian yang dilhat dari slip pengepakan. Layar dibagian penerimaan akan meminta staf untuk memasukkan jumlah yang diterima untuk tiap barang dalam pesanan pembelian.
Pemrosesan Data
Berbabagai pekerjaan berikut ini dilakukan secara otomatis oleh sistem.
Jumlah barang yang diterima akan dicocokkan dengan catatan pesanan pembelian terbuka, dengan nilai "Y" akan dimasukkan dalam field yang terkait untuk menunjukkan penerimaan persediaan tersebut.
Sebuah record akan ditambahkan ke file laporan penerimaan.
Record buku pembantu persediaan diperbarui untuk mencerminkan penerimaan barang persediaan tersebut.
Akun pengendali persediaan buku besar akan diperbaharui
Record dari file pesanan pembelianterbuka akan dipindahkan dan ditambahkan ke file utang usaha terbuka, dan tanggal jatuh tempoh pembayaran akan dibuat.
Tiap hari, Field jatuh tempoh dalam record utang usaha akan diperiksa untuk melihat item yang sudah harus dibayar. Berbagai prosedur berikut akn dilakukan untuk item terpilih:
Cek akan dicetak, ditandatangani, dan diteruskan keruang surat untuk dikirim ke pemasok. EDI para pemasok menerima secara elektronik.
Pembayaran tersebut akan dicatat dalam file daftar cek.
Barang yang dibayar akan ditransfer dari file utang usaha terbuka ke file utang usaha tertutup.
Akun utang usaha dan akun kas di buku besar akan diperbarui.
Record yang memerinci berbagai transaksi ini akan ditransmisikan melalui terminal ke bagian utang usaha dan pengeluaran kas untuk ditijau oleh pihak manajemen dan sisimpan.
Karena informasi keuangan mengenai berbagi pembelian telah diketahui sebelumnya dari kesepakatan mitra dagang, faktur dari pemasok tidak memberikan informasi penting yang tidak dapat diambil dari laporan penerimaan.
Impliksi Pengendali
Sistem Otomatis
Perbaikan Pengendalian Persediaan
Keuntungan terbesar dari sistem otomatis (batch) jika dibandingkan dengan sistem manual adalah perbaikan kemampuan untuk mengelola kebutuhan persediaan. Kebutuhan persediaan dideteksi ketika muncul, dan dirposes secara otomatis. Sebagai hasilny, risikomengakumulasi kelebihan persediaan atau kehabisan persediaan akan berkurang. Akan tetapi, selain keuntungan tersebut juga ada masalah pengendalian. Pengaturan otorisasi yang mengatur transaksi pembelian akan dikonsolidasi dalam program komputer. Kesalahan program atau model persediaan yang tidak sempurna akan menyebabkan perusahaan tiba-tiba kelebihan atau bahkan benar-benar kekurangan persediaan.
Pengelolaan Kas yang lebih baik
Sistem yang oromatis mendukung pengelolaan kas yang efektif dengan memindai file voucher per hari untuk melihat barang yang harus dibayar, hingga menghindarkan dari pembayaran dini dan terlewatnya tanggal jatuh tempo. Selain itu, dengan menulis cek secara otomatis akan mengurangi biaya tenaga kerja, menhemat waktu pemrosesan, dan meningkatkan akurasi.
Dalam sistem ini, manajer bagian pengeluaran kas akan menandatangani cek, sehingga memberikan pengendalianatas engeluaran kas. Akan tetapi, banyak sistem komputer dapat mengotomatiskan penandatangana cek dengan perlengkapan cetak khusus, yang akan lebih efisien ketika jumlah cek banyak, tetapi akan meniadakan beberapa pengendalian.
Jeda Waktu
Terdapat jeda waktu antara datangnya barang dibagian penerimaan dengan pencatatan penerimaan persediaan di file persediaan. Tergantung dari jenis sistem pemesanan penjualan yang digunakan, jeda waktu ini memengaruhi penjualan secara negatif.
Kemacetan dalam Pembelian
Dalam sistem otomatis ini, bagian pembelian akan secara langsung terlibat dalam semua keputusan pembelian. Hal ini, akan berti pekerjaan tambahan yang memperpanjang waktu tenggang dalam proses pemesanan. Banyak sekali pembelian rutin yang dapat diotomatiskan. Dengan membebaskan staf pembelian dari pekerjaan rutin, seperti membuat pesanan pembelian dan mengirimnya kepada pemasok, maka perhatian dapat difokuskan kepada masalah pemesanan (seperti barang khusus atau barang yang kurang persediaannya), dan staf pembelian dapat dikurangi.
Dokumen Kertas yang berlebihan
Banyak biaya yang berhubungan dengan dokumen kertas, karena kertas harus dibeli, dokumen harus disimpan, diarsipkan, ditandatangani, oleh bagian distribusi internal dan dikonversi oleh para personel pemrosesan data. Perusahaan dengan transaksi yang sangat banyak akan mendapatkan banyak keuntungan dari pengurangan atau peniadaan dokumen kertas dalam sistemnya.
Sistem yang Direkayasa Ulang
Secara khusus, bagian penting dari sistem ini adalah (1) sistem ini menggunakan prosedur real-time dan file akses langsung untuk mempersingkat waktu tenggang dalam pencatatan, (2) sistem ini meniadakan berbagai prosedur manual rutin melalui otomatisasi, (3) sistem ini mewujudkan pengurangan dokumen kertas secara signifikan dengan menggunakan komunikasi elektronik antara berbagai departemen dan dengan menyimpan berbagai record dalam media akses langsung. Akan tetapi, berbagai perbaikan opersasional ini memiliki implikasi pengendalian berikut ini.
Pemisahan Tugas
Sistem ini menghilangkan pemisahan mendasar antara pemrosesan otorisasi dengan transaksi. Disini, berbagai komputer akan mengotorisasi dan memroses pesanan pembelian, serta mengotorisasi dan menerbitkan cek untuk para pemasok.
Pengendalian catatan Akuntansi dan Akses
Sistem ini melihat catatan akuntansi secara ekslusif dalam disket magnetis. Untuk mempertahankan intergritas berbagai record ini, perusahaan harus mengimplementasikan pengendalian yang membatasi akses ke disket tersebut. Perusahaan dapat menggunakan sejumlah teknik fisik dan peranti lunak untuk menyediakan pengendali akses yang memadai.
Chapter 5: Siklus Pengeluaran bagian 1: Prosedur Pembelian dan Pengeluaran Kas
MAXYANUS TARUK LOBO' (A31112296)
