Siklus Penerimaan dan Siklus Pengeluaran Terkomputerisasi
Kelompok “2RP” Reny Yuliyastuty
111.000.713 (A)
Rahna Puspasari
111.000.127 (B)
Patrick Fandi Faisal
111.170.534 (C)
A. SIKLUS PENERIMAAN
Semua yang berkaitan dengan rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi yang terjadi secara berulang-ulang terkait dengan penyerahan barang dan jasa kepada para pelanggan dan menerima semua bentuk pelunasan yang diterima diterim a dari pelangga pelanggan n dapat dapat diartikan diartikan sebagai sebagai siklus siklus pendapata pendapatan. n. Menyediaka Menyediakan n barang barang atau jasa sesuai sesuai dengan kesepakatan kesepakatan antara penjual penjual dengan pembeli pembeli pada waktu dan tempat serta harga yang sesuai merupakan aktivitas utama dalam kegiatan siklus siklus penda pendapat patan. an. Untuk Untuk member memberika ikan n layana layanan n kepada kepada pembe pembelili makapi makapimpi mpinan nan perusahaan harus melaksanakan kebijakan sebagai berikut. •
Memast Memastika ikan n bahwa bahwa produk produk telah telah sesuai sesuai denga dengan n kebut kebutuha uhan n dan keingi keinginan nan pelanggan.
•
Menjaga agar persediaan barang atau jasa tersedia setiap saat.
•
Menetapkan syarat-syarat penyerahan barang kepada pembeli.
•
Menetapkan harga yang tertinggi.
•
Menentukan harga yang tertinggi.
•
Menentukan fasilitas penawaran secara kredit dan kredit maksimal.
•
Bera Berapa pa bany banyak ak kred kredit it yang yang haru harus s dibe diberi rika kan? n? Mene Menent ntuk ukan an syar syarat at-sy -syara aratt penjualan kredit yang harus dipenuhi.
•
Menentukan jumlah pembayaran yang maksimal.
Pihak perusahaan dalam kegiatan ini selalu mempelajari dan melakukan evaluasi mengenai efektivitas proses siklus pendapatan. Data dan informasi yang diterima haru harus s akur akurat at dan dan dapa dapatt dipe diperc rcay aya a sert serta a rele releva van n untu untuk k digu diguna naka kan n seba sebaga gaii pengambilan keputusan oleh pimpinan. Menurut Romney (2005), ada tiga fungsi dalam siklus pendapatan, yaitu: •
Mendapatkan dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis.
•
Meny Menyimp impan an dan dan meng mengat atur ur data data ters terseb ebut ut untu untuk k mend menduk ukun ung g peng pengam ambi bila lan n keputusan.
•
Memberikan pengawasan untuk memastikan keandalan serta menjaga sumber daya perusahaan.
Siklus Pendapatan Siklus ini bertujuan untuk mengetahui perincian saat terjadinya proses penagihan kas berlangsung dan diterimanya pendapatan. 1. Aktiv Aktivitas itas Bisnis Bisnis Siklus Siklus Pendap Pendapata atan n a. Menerima Menerima pesanan pesanan penjua penjualan lan Dimulai dengan adanya penerimaan pesanan dari pelanggan yang kemudian dipros diproses es oleh oleh bagian bagian pesan pesanan an penjua penjualan lan untuk untuk dipert dipertan anggu ggung ngjaw jawabk abkan an kepada kepada wakil wakil direktur direktur bagian bagian pemasara pemasaran. n. Dalam entri pesanan pesanan penjualan penjualan beberapa aktivitas bisnis dapat dideskripsikan sebagai berikut. 1) Mene Meneri rima ma pesa pesana nan n Banyak cara meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses entri pesanan penjualan. Salah satunya adalah mengizinkan pelanggan memasuki data pesanan penjualan sendiri (dalam penjualan melalui website). Cara lain menggunakan Electronic Electronic Data Intercharg Intercharge e (EDI) (EDI) untuk untuk berhub berhubung ungan an lang langsu sung ng kepa kepada da pela pelang ngga gan. n. Semu Semua a data data yang ang dibut dibutuh uhka kan n untu untuk k memproses pesanan dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Untuk itu perlu diadakan pemeriksaan tentang: a) Menco encoc cokka okkan n info inform rmas asii dala dalam m file file ind induk pela pelang ngga gan n pada ada file file persediaan barang. b) Memastikan Memastikan bahwa bahwa semua semua informasi informasi yang dibutuhk dibutuhkan an telah tercantu tercantum m secara lengkap. c) Perivi Perivikas kasii kuanti kuantitas tas yang dipesa dipesan n denga dengan n riway riwayat at penjua penjualan lan barang barang pelanggan yang bersangkutan.
2) Pers Perset etuj ujua uan n kred kredit it Penj Penjua uala lan n
seca secara ra
kred kredit it
bany banyak ak
dila dilaku kuka kan n
dala dalam m
prak prakti tik k
bisn bisnis is
peru perusa saha haan an.. Bias Biasan anya ya dibu dibuat at bata batas s kred kredit it untu untuk k seti setiap ap pela pelang ngga gan n berdasarkan catatan kredit pelanggan terdahulu dan kemampuan untuk membayar. Biasanya terdapat otorisasi khusus untuk menyetujui kredit bagi bagi para para pela pelang ngga gan n baru baru,, keti ketika ka sebu sebuah ah pesa pesana nan n mele melebi bihi hi bata batas s maksimal kredit pelanggan tersebut. 3) Memeriksa Memeriksa ketersedi ketersediaan aan persediaa persediaan n Langka Langkah h beriku berikutny tnya a meneta menetapka pkan n apakah apakah jumlah jumlah persed persediaa iaan n barang barang cukup memenuhi pesanan, agar dapat diinformasikan kepada pelanggan kapan kapan pesana pesananny nnya a akan akan dikiri dikirim. m. Apabil Apabila a keters ketersedi ediaan aan baran barang g tidak tidak menc mencuk ukup upii pesa pesana nan n ters terseb ebut ut maka maka dibu dibuat at peme pemesa sana nan n ulan ulang g untu untuk k barang tersebut. Ketika ketersediaan barang sudah bisa dipastikan, maka dibuat kartu pengambilan barang yang berisi daftar jenis barang-barang beserta jumlah barang yang dipesan.
4) Menginforma Menginformasika sikan n kepada kepada pelanggan pelanggan Pelayanan pelanggan adalah hal yang penting bagi perusahaan, untuk itu peru perusa saha haan an
dapa dapatt
Management (CRM (CRM))
meng menggu guna naka kan n mend menduk ukun ung g
sist sistem em
Custom Customer er
pros proses es pent pentin ing g
Relati Relations onship hip
dala dalam m
menj menjw wab
permintaan permintaan pelangga pelanggan. n. Sistem Sistem ini mengatur mengatur data terperinci terperinci mengenai mengenai pelang pelanggan gan hingga hingga data data dapat dapat diguna digunakan kan untuk untuk memfas memfasilit ilitasi asi layana layanan n yang lebih efisien serta personal kepada pelanggan.
b. Peng Pengiri irima man n 1) Mengam Mengambil bil dan dan mengep mengepak ak pesan pesanan an
Pega Pegawa waii bagi bagian an guda gudang ng meng menggu guna naka kan n kart kartu u peng pengam ambi bila lan n bara barang ng mengidentifikasi produk serta berapa banyak pesanan yang dikeluarkan dari gudang. Para pegawai bagian gudang akan mencatat jumlah setiap bara barang ng
yang ang
diam diambi bil. l.
Bara Barang ng
kemu kemudi dian an
dipi dipind ndah ahka kan n
ke
bagi bagian an
pengiriman. 2) Peng Pengir irima iman n pesa pesana nan n Bagian Bagian pengir pengirima iman n akan akan memeri memeriksa ksa jumlah jumlah fisik fisik persed persediaa iaan n barang barang dengan dengan jumlah jumlah yang yang terter tertera a dalam dalam kartu kartu pengam pengambil bilan an barang barang dengan dengan jumlah yang ditunjukkan pada salinan pesanan penjualan yang dikirim lang langsu sung ng ke bagi bagian an peng pengir irima iman n
berd berdas asar arka kan n
pesa pesana nan n
penj penjua ualan lan..
Tembusan pengemasan memuat jumlah dan keterangan setiap barang yang yang dimas dimasukk ukkan an kedala kedalam m daftar daftar pengir pengirima iman. n. Menyi Menyiapk apkan an dokume dokumen n pengir pengirima iman n yang yang merup merupaka akan n kontra kontrak k resmi resmi dan dan menya menyatak takan an bahwa bahwa terdapat tanggung jawab atas sejumlah barang yang dikirim.
c. Penagihan Penagihan dan piutang piutang usaha usaha Aktivitas yang terjadi pada piutang piutang usaha adalah sebagai sebagai berikut. 1) Penagihan. Penagihan. Aktivitas Aktivitas penagihan penagihan adalah adalah aktivitas aktivitas pemrosesa pemrosesan n informasi informasi
yang yang mengem mengemas as ulang ulang serta serta mering meringkas kas inform informasi asi dari dari entri entri pesana pesanan n penjualan dan aktivitas pengiriman. Dalam aktivitas penagihan, dokumen dasar dasar yang yang dibuat dibuat adalah adalah faktur faktur penjua penjualan lan yang yang mengin menginfor formas masika ikan n kepada kepada pelanggan pelanggan tentang sejumlah sejumlah kewajiban kewajiban mereka mereka dari transaksi transaksi yang terjadi serta kapan dan di mana mereka akan melunasinya. 2) Pera Perawa wata tan n data data piut piutan ang. g. Fung Fungsi si pent pentin ing g data data piut piutan ang g usah usaha a adal adalah ah menggunak menggunakan an berbagai berbagai informasi informasi yang yang terdapat terdapat pada faktur penjualan penjualan sehingga memudahkan melakukan pendebitan dan mengkredit rekening ters terseb ebut ut pada pada saat saat pene peneri rima maan an tagi tagiha han. n. Ada Ada dua dua perl perlak akua uan n untu untuk k memelihara memelihara data piutang piutang usaha usaha tersebut, tersebut, yaitu yaitu dengan dengan mengguna menggunakan kan metode faktur terbuka dan menggunakan metode pembayaran total.
d. Tagi Tagiha han n kas kas Siklus akhir pendapatan adalah penerimaan kas. Penerimaan kas dan cek dari dari pelang pelanggan gan dapat dapat saja saja dicuri dicuri denga dengan n mudah mudah oleh oleh orangg orangg yang yang tidak tidak bertanggung jawab, untuk itu dapat digunakan beberapa langkah alternatif untuk risiko pencurian tersebut, antara lain sebagai berikut. 1) Menuga Menugaska skan n staf staf bagia bagian n surat-m surat-meny enyura uratt untuk untuk memper mempersia siapka pkan n daftar daftar pengiriman uang, yaitu dokumen yang mengidentifikasi nama dan jumlah semua kiriman uang pelanggan, serta mengirimkan daftar ini ke bagian piutang usaha. 2) Peng Pengam aman anan an
penc pencur uria ian n
kiri kirima man n
uang uang
pela pelang ngga gan n
oleh oleh
kary karyaw awan an
perusahaan dengan membuat sistem lockbox (merupakan lockbox (merupakan sebuah alamat pos yang dituju pelanggan ketika menyerahkan uang mereka) di bank. Penggunaan lockbox ini juga akan meningkatkan manajemen arus kas. Deng Dengan an
adan adany ya
lockbox ,
akan
men meniadakan
penundaan
yang
berhub berhubun ungan gan dengan dengan pemros pemrosesa esan n kirima kiriman n uang uang pelan pelangga ggan n sebelu sebelum m penyimpanan, namun petugas khusus setiap tanggal jatuh tempo tagihan harus memeriksa kotak ini.
2. Mekanisme Mekanisme Pemroses Pemrosesan an Bukti Bukti Trans Transaksi aksi Ciri utama sistem siklus pendapatan ditunjukkan oleh kompleksitas data dan intergrasi data yang dihasilkan. Sistem pemrosesan data langsung (on-line) yang yang meneri menerima ma pesana pesanan n melalu melaluii intern internet et atau atau pesana pesanan n kepada kepada tenaga tenaga penjual, memiliki keuntungan sebagai berikut. a. Bisa Bisa didete dideteksi ksi kesala kesalahan han dini dini sebab sebab entri entri pesana pesanan n dilak dilakuka ukan n secara secara
langsung. b. Persetujuan
kredit
dapat
dibuat
segera
pada
waktu
pelanggan
menyerahkan pesanannya. c. Kondisi Kondisi persediaa persediaan n lebih akurat akurat dan menjamin menjamin pelaya pelayanan nan ke pelangga pelanggan. n. d. Menghemat Menghemat waktu waktu oleh oleh bagian bagian gudang gudang dan bagian bagian pengir pengiriman. iman.
e. Kesalahan Kesalahan dapat dapat dideteks dideteksii lebih awal awal karena karena data yang yang dimasukkan dimasukkan oleh oleh bagi bagian an peng pengir irim iman an deng dengan an yang ang bera berada da di file file penj penjua uala lan n muda mudah h diverifikasi. f. Peningkata Peningkatan n arus arus kas kas serta serta ukuran ukuran kinerja kinerja lebih tepat waktu. waktu.
3. Peng Penga awas wasan Fung Fungsi si lain lain dari dari SIA SIA yang ang dide didesa sain in seca secara ra baik baik meru merupa paka kan n pros proses es meny menyia iapk pka an
penga engaw wasan asan
dan
penge engend ndal alia ian n
dengan ngan
tuju tujuan an
untuk ntuk
mengotoris mengotorisasi asi transaksi transaksi secara benar benar dan pencatata pencatatan n secara secara valid, dapat menj menjag aga a keam keaman anan an data data kas, kas, pers persed edia iaan an dari dari risi risiko ko kehi kehila lang ngan an dan dan pencurian, dan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kegiatan bisnis.
B. Sikl Siklus us Pen Penge gelu luar aran an Siklus Siklus Pengeluaran Pengeluaran merupakan merupakan aktivitas aktivitas yang berhubung berhubungan an dengan dengan pengeluara pengeluaran n untuk keperluan pembelian dan pembayaran barang atau jasa yang digunakan untuk operasional perusahaan. Siklus pengeluaran merupakan siklus kedua dari siklus kegi kegiat atan an poko pokok k peru perusa saha haan an,, terk terkai aitt empa empatt keja kejadi dian an ekon ekonom omii atau atau tran transa saks ksii akuntansi, yaitu pembelian, penerimaan barang, pencatatan utang dan pelunasan utang 1. Kegi Kegiata atan n Sik Siklu lus s Pen Penge gelu luar aran an
Untuk memproses data transaksi bisnis secara tepat dan sederhana merupakan fungsi fungsi dan tanggu tanggung ng jawab jawab dari dari sistem sistem inform informasi asi akunta akuntansi nsi dalam dalam rangka rangka mendukung mendukung kinerja kegiatan kegiatan bisnis bisnis perusahaa perusahaan. n. Aktivitas Aktivitas dasar dasar bisnis bisnis dalam dalam siklus pengeluaran terdiri sebagai berikut.
a. Aktivitas Aktivitas melakuk melakukan an pemesan pemesanan an
Aktivitas ini merupakan memesan persediaan atau perlengkapan yang menjadi langkah awal dalam aktivitas siklus pengeluaran. Keputusan penting yang yang dibuat dibuat dalam dalam langka langkah h awal awal ini adalah adalah menand menandai ai apa, apa, kapan, kapan, dan beberapa banyak barang atauu jasa yang dibutuhkan, misalnya melakukan identifikasi pemasok mana akan dihubungi.
b. Aktivitas Aktivitas menerima menerima dan dan penyimpana penyimpanan n Aktivitas ini melakukan kegiatan menerima dan menyimpan barang yang diterima dari pembelian. Barang akan diterima oleh bagian penerimaan, dan mereka mereka akan akan bertan bertanggu ggung ng jawab jawab pada pada bagian bagian pimpin pimpinan an gudang gudang.. Bagian Bagian penyimpanan persediaan ini bertanggung jawab pada pimpinan gudang serta bertanggung jawab atas penyimpanan barang tersebut. Laporan penerimaan merupakan dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan siklus pengeluaran. Laporan ini menyimpan rincian setiap kiriman, antara lain tanggal penerimaan, pengiriman, pengirim, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.
Siklus Pembelian dan Pengeluaran
c. Pembayara Pembayaran n faktur faktur pembelian pembelian Aktivitas bisnis ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur pembelian yang diserahkan vendor untuk dibayar. Bagian administrasi utang usah usaha a
memv memver erif ifik ikas asii
fakt faktur ur
ters terseb ebut ut
lalu lalu
meny menyet etuj ujui ui
untu untuk k
diba dibay yar. ar.
Sedangkan yang bertanggung jawab untuk membayar, dilakukan oleh kasir yang pertanggungjawabannya langsung kepada bendahara.
Siklus Pembayaran yang Melalui Beberapa Tahap atau Proses
Dalam siklus pembayaran, langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1) Menyet Menyetuju ujuii faktur faktur pembel pembelian ian Seju Sejuml mlah ah bara barang ng atau atau jasa jasa yang ang bena benar-b r-ben enar ar tela telah h dite diteri rima ma oleh oleh perusahaa perusahaan n biasanya biasanya disahkan disahkan melalui melalui pengakua pengakuan n utang usaha. Oleh karena itu, peranan fungsi pembelian dan penerimaan merupakan faktor kunci untuk memberikan informasi terhadap pengakuan sejumlah utang usaha tersebut. Keabsahan sejumlah pesanan dan tertulis secara jelas
pada faktur pemasok dan lebih penting lagi ada dokumen yang mencatat sejumlah penerimaan dari pesanan pembelian tersebut.
2) Memper Memperbai baiki ki proses proses utan utang g usaha usaha Aktivitas pelaksanaan otomatisasi transaksi dilakukan dengan verifikasi faktur faktur yang yang diteri diterima ma dari dari pemaso pemasok k denga dengan n pesan pesanan an pembe pembelia lian n dan dokumen laporan penerimaan barang. Untuk melakukan upaya yang lebih mudah, maka pemasok harus menunjukkan faktur elektronik yang telah mereka buat melalui internet, dan faktur tersebut secara secara langsung langsung dapat dapat dicocokkan dicocokkan dengan pesanan pesanan pembelian pembelian dan laporan laporan penerimaan barang. Apabila ada yang meragukan terhadap bukti tersebut, maka faktur dari pemasok dapat dilakukan verifikasi secara manual. 2. Meka Mekani nism sme e Pemro Pemrose sesa san n Trans Transak aksi si
Dari pemasok secara elektronik menyampaikan informasi mengenai pengiriman barang yang akan sampai sesuai dengan pesanan. Pada saat kiriman sampai, petuga petugas s bagian bagian penerim penerimaan aan dengan dengan sistem sistem proses proses permin permintaa taan n melak melakuka ukan n verifik verifikasi asi terhad terhadap ap barang barang yang yang dikirim dikirim terseb tersebut. ut. Sebag Sebagian ian besar besar pemaso pemasok k memberikan kode garis pada produk mereka untuk memfasilitasi perhitungan barang barang.. Petug Petugas as dibagi dibagian an peneri penerima ma memeri memeriks ksa a barang barang dan dan mengg mengguna unaka kan n terminal on-line untuk untuk memasu memasukka kkan n nomor nomor baran barang g perse persedia diaan, an, jumlah jumlah,, dan nomor pesanan pembelian. Kete Ketepa pata tan n wakt waktu u kiri kirima man n dapa dapatt dijad dijadik ikan an seba sebaga gaii perti pertimb mban anga gan n kine kinerja rja pemasok. Sistem tersebut melakukan pencocokkan dan memeriksa apakah ada di data file pesanan pembelian yang belum diselesaikan, serta penyimpanan apapun akan ditampilkan pada monitor untuk segera mendapatkan tindakan dari para petugas yang bertugas saat itu.
3. Peng Pengen enda dali lian an Int Inter erna nall
Fungsi sistem informasi akuntansi adalah membantu perusahaan melakukan pengendalian internal secara ketat terhadap kegiatan pengeluaran, khususnya
pada kegiatan pembelian dan pengeluaran kas. Pada aktivitas ini, pengendalian bertujuan untuk:
a. Mengawas Mengawasii setiap aktivitas aktivitas bisnis, apakah apakah telah diotorisasi diotorisasi dengan benar benar dan jelas; b. Semua Semua aktivi aktivitas tas bisnis bisnis adalah adalah kejad kejadian ian yang yang benar-b benar-bena enarr terjad terjadi, i, bukan bukan transaksi yang direkayasa; c. Semu Semua a bent bentuk uk keja kejadi dian an tran transa saks ksii yang valid valid dan dan tela telah h diot diotor oris isas asii haru harus s dicatat secara benar; d. Menjag Menjaga a dari dari risiko risiko kehila kehilang ngan an atau atau pencur pencurian ian terhad terhadap ap aset aset perusa perusahaa haan n dalam bentuk kas, persediaan barang, dan data perusahaan lainnya. Dalam pelaksana pelaksanaanny annya, a, siklus siklus pengeluar pengeluaran an pembelian pembelian dan pengeluara pengeluaran n kas perl perlu u
dipe diperh rhat atik ikan an
bent bentuk uk
peng pengam aman anan an
dan dan
peng pengen enda dali lian anny nya. a.
Bent Bentuk uk
peng pengam aman anan an yang ang dila dilaku kuka kan n adal adalah ah mela melaku kuka kan n pemis pemisah ahan an tuga tugas s pada pada pegaw pegawai. ai. Melalu Melaluii diagra diagram m REA, REA, dapat dapat ditunju ditunjukka kkan n bentuk bentuk pemisa pemisahan han tugas tugas seti setiap ap oran orang g yang yang terl terlib ibat at dala dalam m setia setiap p kegi kegiat atan an.. Demi Demiki kian an pula pula apab apabila ila dilakukan pendekatan pengendalian melalui perangkat DBMS, maka komputer dapat diprogram untuk melakukan pemisahan tugas secara otomatis kepada orang orang yang yang biasa biasa melaku melakukan kan fungsi fungsi dan tugas tugas yang yang sama. sama. Sistem Sistem aplika aplikasi si tersebut dapat diperluas peranannya untuk mengidentifikasi seluruh karyawan peru perusa saha haan an yang mela melaku kuka kan n tuga tugas s rang rangka kap, p, dan dan audit auditor or dapa dapatt berp berpera eran n menyelidiki kesalahan prosedur yang ditimbulkan.
C. Kend Kendal ala a – kend kendal ala a dala dalam m apli aplika kasi si Sikl Siklus us Pene Peneri rima maan an dan dan Peng Pengel elua uara ran n Terkomputerisasi
Tujuan dari sebuah sistem informasi akuntansi yang dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengawasan yang memadai untuk menjamin bahwa tujuan berikut : 1. Semua transaksi telah telah diotorisasi diotorisasi dengan secara tepat. 2. Semua Semua transaksi transaksi yang dicatat dicatat adalah adalah valid. valid.
3. Semua transaksi transaksi yang yang valid dan telah telah diotorisasi diotorisasi telah dicatat. dicatat. 4. Semua Semua transaksi transaksi telah dicatat dicatat secara secara akurat. akurat. 5. Semua aktiva aktiva dilindungi dilindungi dari kehilangan atau pencurian. pencurian. 6. Aktivitas bisnis bisnis dilaksanaka dilaksanakan n secara efisien dan efektif. efektif. Untuk Untuk mencap mencapai ai tujuan tujuan ini, ini, dokume dokumen n dan catata catatan n memai memainka nkan n peran peran yang yang cukup cukup pentin penting. g. Untuk Untuk memuda memudahka hkan n pereka perekaman man data data transa transaksi ksi yang yang akurat akurat dan efisie efisien, n, diperluka diperlukan n dokumen dokumen yang yang sederhan sederhana a dan mempuny mempunyai ai instruksi instruksi yang jelas. jelas. Apabila Apabila mengguna menggunakan kan dokumen dokumen elektroni elektronik, k, pengawa pengawasan san aplikasi aplikasi yang yang tepat antara lain, lain, uji validitas dan cek field untuk menguji akurasi perekaman data. Selain itu, perlu ada pemisaha pemisahan n yang jelas antara antara siapa siapa yang yang merekam merekam dan siapa siapa yang yang mengotori mengotorisasi sasi.. Penggu Penggunaa naan n dokume dokumen n yang yang sudah sudah berno bernomor mor urut urut juga juga akan akan memud memudah ahkan kan dalam dalam mengecek apakah seluruh transaksi sudah dicatat atau belum. Dalam suatu siklus bisnis, tidak dapat dipungkiri akan adanya kendala – kendala yang dapat menggangu kegiatan suatu entitas bisnis. Oleh karena iu, perusahaan harus mengetahui rangkan bangun sistem informasi akuntansi untuk mengatasi kemungkian kendala yang akan t erjadi. 1. Kendala Kendala dalam dalam siklus siklus penerima penerimaan an Dalam siklus penerimaan, ada 4 tahapan, yaitu penanganan pesanan, pengiriman, penagiha penagihan n dan penerimaan. penerimaan. Adapaun kendala kendala - kendala kendala yang yang dapat dapat terjadi terjadi dan prosed prosedur ur penge pengenda ndalia lian n inter intern n dalam dalam setia setiap p tahap tahapan an siklu siklus s peneri penerimaa maan n adalah adalah sebagai berikut. a.
Tujuan utama utama dari penangan penanganan an pesanan pesanan pelangga pelanggan n Penanganan pesanan. Tujuan adalah melakukan pemrosesan order pelanggan secara efisien. -
Kendala utama yang dapat terjadi adalah adanya penjualan kepada pelanggan pelanggan yang mempunyai reputasi kredit buruk atau penjualan yang kemungkinan tidak dapat dapat ditagi ditagih h pembay pembayara aranny nnya. a. Kenda Kendala la ini dapat dapat dimin diminima imalka lkan n denga dengan n pemisahan fungsi otorisasi penjualan kredit yang dilakukan oleh orang yang tidak terkait dengan penjualan.
- Kenda Kendala la lain lain yang yang dapat dapat terja terjadi di adala adalah h adany adanya a pesana pesanan n pelan pelangg ggan an yang yang ditolak karena menurut data yang ada di aplikasi, pelanggan tersebut masih memiliki saldo rekening yang belum lunas meskipun pelanggan tersebut sudah membayar tagihannya. Hal ini tentu akan merugikan pelanggan dan nantinya juga merugikan perusahaan karenan kemungkinan kemungkinan pelanggan pelanggan akan mencari penjual yang lain. Oleh Oleh karen karena a itu, itu, pemel pemeliha iharaa raan n dan pemuta pemutakhi khiran ran catata catatan n tentan tentang g saldo saldo rekening.pelanggan dan abatas kredit yang akurat dan terkini juga merupakan upaya mengurangi risiko penjualan yang tidak dapat ditagih atau penjualan yang gagal karena informasi saldo rekening yang belum di-update. b. Pengiriman.
Tujua Tujuan n utama utama fungsi fungsi pengi pengirim riman an adala adalah h mengi mengirim rimkan kan baran barang g kepada pelanggan secara efisien dan akurat.
- Kesalahan pengiriman. pengiriman. Pengiriman barang barang yang jenis, kuantitas dan tujuannya salah salah merup merupaka akan n perso persoala alan n yang yang seriu serius s karen karena a secara secara signi signifik fikan an dapat dapat
menurunkan kepuasan pelanggan pelanggan dan prospek penjualan di masa mendatang. Untuk mencegahnya pengguanan barcode scanner atau pemindai kode bar untu untuk k menc mencat atat at peng pengam ambi bila lan n bara barang ng dan dan peng pengir irim iman an bara barang ng dapa dapatt meng mengur uran angi gi kesa kesala laha han n pema pemasu suka kan n data data ke apli aplika kasi si.. Seda Sedang ngka kan n pada pada perusahana yang masih maual dalam proes memasukkan data, pengawasan apli aplika kasi si perl perlu u dite ditera rapk pkan an sepe sepert rtii fiel field d chec check k dan dan uji uji kele keleng ngka kapa pan n guna guna mengurangi kesalahan secara signifikan. c.
Penagihan. Tujuan utama fungsi penagihan adalah untuk menghasilkan tagihan segera dan akurat atas transaksi penjualan yang telah dilakukan. - Kegagala Kegagalan n menagih menagih pelangg pelanggan. an. Kegagala Kegagalan n menagih menagih tagihan tagihan apabila apabila terjadi terjadi akan menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Kendala ini dapat ditanggulangi dengan melakukan pemisahan antara fungsi pengiriman pengiriman dan fungsi penagihan. penagihan. Cara pengendalian lain yang dapat diterapkan adalah dengan memberi nomor urut tercetak untuk dokumen dan secara periodik melakukan pencatatan atas seluruh dokumen tersebut. - Kesalaha Kesalahan n penagiha penagihan. n. Kesalah Kesalahan an dalam dalam menetapka menetapkan n harga harga dan menagih menagih pelanggan atas barang yang telah dikirimkan. Apabila harga yang ditetapkan terlalu besar, tentu akan membuat pelanggan kecewa, namun apabila harga yang yang ditet ditetapa apan n terla terlalu lu renda rendah h tentu tentu akan akan mebua mebuatt perus perusaha ahaan an mengal mengalami ami kerugian.
d. Penerimaan
kas. Tujuan utama penerimaan kas adalah melindungi kas yang diterima dari pelanggan dan mengkredit rekening piutang pelanggan secara tepat.
-
Pencurian kas. Pengawasan terhadap kas merupakan hal paling penting dari sebuah perusahaan, karena kehilangan kas akan sangat menganggu kegiatan usaha dan aliran kas perusahaan. Oelh karena itu perlu pengawasan khusus terhadap kegiata penerimaan kas. Prosedur paling efektif untuk mengurangi risiko kehilangna kas adalah pemisahan fungsi. Karyawan yang mempunyai akse akses s fisi fisik k terh terhad adap ap kas kas tida tidak k bole boleh h dibe dibeba bani ni deng dengan an tang tanggu gung ng jawa jawab b penca pencatata tatan n atau atau otoris otorisasi asi termas termasuk uk peneri penerimaa maan n kas. kas. Selai Selain n itu dengan dengan meminimumkan jumlah uang kas yang disimpan di perusahaan.
Kesalaha ahan n pembu pembukua kuan n dalam dalam pemut pemutakh akhira iran n piuta piutang ng dagan dagang. g. Kesal Kesalaha ahan n - Kesal posting posting dapat dapat dideteksi dideteksi dengna dengna cara pembandi pembandingan ngan hasil hasil pengolah pengolahan an data internal dan pengolahan data eksternal. Untuk menjamin seluruh penerimaan kas sudah sudah dipros diproses, es, jumla jumlah h rekeni rekening ng piuta piutang ng yang yang dimuta dimutakhi khirka rkan n harus harus dibandingkan dengan jumlah cek yang diterima.
2. Kendala Kendala dalam dalam siklus siklus pengelua pengeluaran ran Tahapan – tahapan kegiatan dalam siklus pengeluaran, pengeluaran, yaitu permintaan pembelian, pemesa pemesana nan, n, pener penerima imaan an dan peny penyimp impana anan, n, perse persetuj tujuan uan faktur faktur pembe pembelilian an dan pembay pembayara aran. n. Sedang Sedangkan kan kenda kendala la – kendal kendala a yang yang dapat dapat terjad terjadii dalam dalam siklus siklus pengeluaran antara lain: a.
Permintaan pembelian. Tujuan Tujuan utama proses proses permintaa permintaan n pembelia pembelian n adalah adalah untuk memelihara pasokan seluruh kebutuhan bahan baku secara memadai.
- Kehabisa Kehabisan n barang. barang. Untuk Untuk mengatasi mengatasi kendala kendala ini, diperlu diperlukan kan sebuah sebuah sistem sistem penge pengenda ndalilian an persed persediaa iaan n yang yang akurat akurat,, diman dimana a jumla jumlah h persed persediaa iaan n yang yang terdapat terdapat dalam dalam laporan laporan,, secara secara berkala berkala juga dilakuka dilakukan n stock stock opname opname agar jumlahnya jumlahnya lebih akurat, sehingga perusahaan perusahaan dapat menetukan waktu yang tepat untuk memesan persediaan. Dari sisi eksternal, pemiihan pemasok juga harus diperhatikan. Perlu dipilih pemasok yang mempunyai komitmen untuk mengirim barang dengan tepat waktu dan mempunya kualitas dan harga yang bersaing. b.
c.
Pemesanan/pembelian barang. Aktivitas ini bertujuan untuk menjamin bahwa perusaha perusahaan an dapat dapat memperol memperoleh eh barang barang dengan dengan kualitas kualitas yang sesuai sesuai standar standar dengan harga yang bersaing. Beberapa kendala yang dapat terjadi antara lain: -
Pembelian barang dengan harga yang mahal namun memiliki kualitas yang rendah. Dapat terjadi apabila perusahaan tidak memiliki informasi yang akurat akan profil pemasok.
-
Suap. Hal ini dapat dibilang bukan rahasia umum bagi mereka yang berada di bagia bagian n pemes pemesan anan/ an/pem pembe belia lian n baran barang. g. Biasa Biasa terja terjadi di supay supaya a perus perusaha ahaan an membeli membeli barang dari pemasok pemasok tersebut. tersebut. Akibat yang dapat ditimbul ditimbulkan kan dar praktek praktek suap ini dapat dapat berupa berupa diperole diperolehny hnya a barang barang dengan dengan kualitas kualitas rendah rendah namun dengan harga yang tinggi.
Pener Penerima imaan an dan penyi penyimpa mpanan nan.. Tuju Tujuan an utam utama a fung fungsi si pene peneri rima maan an dan dan peny penyimp impana anan n baran barang g adala adalah h untuk untuk memve memverif rifika ikasi si baran barang g yang yang diter diterima ima dari dari pemasok dan untuk melindungi barang – barang tersebut dari kehilangan. -
Kesalahan dalam perhitungan jumlah barang yang diterima. Untuk mengatasi hal hal ini, ini, dihara diharapka pkan n petug petugas as ppener ppenerima ima baran barang g benar benar – benar benar mengh menghitu itung ng barang yang diterima apakah sudah sesuai dengan jumlah yang tercantum dalam tembusan order pembelian.
- Pencu Pencuria rian n baran barang. g. Prosed Prosedur ur pengen pengenda daian ian yang yang dapat dapat ditera diterapka pkan n adalah adalah dengan menyimpan di lokasi yang aman, ada dokumentasi lalu lintas keluar masuk barang, dan pembatasan akses kee lokasi penyimpanan barang. d.
Persetujuan faktur pemebelian. Tujuan utama faktur pembelian adalah untuk menjamin bahwa perusahaan hanya membayar barang yang akan dipesan dan diterima. -
Kesalahan dalam faktur pembelian, seperti salah mencantumkan harga atau salah salah mencantu mencantumkan mkan jumlah. jumlah. Perlu Perlu dibandin dibandingkan gkan dengan dengan order order pembeli pembelian an laporan penerimaan penerimaan barang supaya tidak terjadi pembayaran atas barang yang tidak diterima.
- Pembayar Pembayaran an faktur faktur yang sama dua kali. kali. Ada dua kemungki kemungkinan nan terjadiny terjadinya a pemby pembyara aran n faktur faktur yang yang sama sama lebih lebih dari dari sekali sekali,, perta pertama, ma, dupli duplikat kat faktur faktur dikirimkan setelh cek diposkan. Yang kedua, faktur pembelian terpisah dari dokumen dokumen lainnya lainnya dalam dalam paket paket voucher. Prosedur Prosedur pengenda pengendalian lian yang yang dapat dapat diterapkan antara lain: (1) faktur harus disetujui dan dibayar hanya jika disertai atau dilampiri dengan paket voucher,(2) voucher,(2) hanya faktur asli yang akan dibayar dn (3) ketka cek untuk membayar faktur tertentu ditandatngani, faktur asli dan
paket voucher harus harus dicap dicap lunas lunas untuk untuk mencegah mencegah dokumen dokumen ini dimintaka dimintakan n pembyaran lagi. e.
Pembayaran. Tujua Tujuan n utama utama dilak dilakuka ukan n aktivi aktivitas tas pemba pembaya yaran ran adalah adalah untuk untuk melindungi kas dengan cara memeberikan jaminan bahwa pengeluaran kas yang dilakukan adalah sah. -
Ketidaktepatan kas. Kecurangaa yang sering terjadi yaitu pembayaran kepada pemasok fiktif. Karena itu, akses terhadap kas haruslah sangat dibatasi, karena kas kas adal adalah ah akti aktiva va yang yang muda mudah h dicu dicuri ri.. Apab Apabil ila a dimu dimung ngki kina nan, n, selu seluru ruh h pengeluaran dilakukan dengan menggunakan cek, kecuali pengeluaran yang jumlahnya jumlahnya kecil dilakukan dengan pembayaran pembayaran secara tunai melalui dana kas kecil. kecil. Cek Cek harusl haruslah ah berno bernomor mor urut urut tercet tercetak. ak. Otoris Otorisasi asi pemba pembaya yaran ran harus harus dilakukan oleh fungsi utang dagang, sedangkan cek harus ditandatangai oleh kasir atau kepala bagian. Untuk umlah cek yang melebihi angka tertentu, harus dita ditand ndat atan anga gani ni oleh oleh dua dua oran orang g peja pejaba bat. t. Dan Dan seca secara ra berk berkal ala a dila dilaku kuka kan n rekonsiliasi dengan seluruh rekening bank.
3. Pengen Pengendal dalian ian Umum Umum Selain itu terdapat kendala yang berupa kehilangan data. data. Hilangnya data sebuah perusahaan dapat mengancam masa depan sebuah perusahaan. Oleh karena itu data – data yang tersimpan harus dilindungi dari kerisakan atau kerusakan. Semua data tersebut secara reguler dan periodik harus di- back up. Pengendalian atas hak akses juga penting. Penggunaan ID dan password pemakai password pemakai dapat membatasi akses oleh karyawan pengoperasian suatu aplikasi.
Daftar Pustaka
Anonim. Diktat Kuliah dan Workshop – Sistem Si stem Informasi Akuntansi. Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Indonesia Krismiaji. 2010. Edisi Ketiga. Sistem Informasi Akuntansi . Yogyakarta. Unit Penerbit dan Percetakan – Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN
