Ancaman Dan Pengendalian Dalam Siklus Pengeluaran

Ancaman dan Pengendalian dalam Siklus Pengeluaran Aktivitas

Ancaman

Masalah-masalah Umum keseluruhan Siklus pengeluaran

1. Data induk yang tidak akurat atau tidak valid

Pemesanan

2. Pengungkapan yang tidak diotoritas atas informasi sensitive 3. Kehilangan atau  penghancuran data 4. Kinerja yang buruk 5. kekurangan dan kelebihan persediaan

6. Membeli barang yang tidak dibutuhkan

7. Membeli pada harga yang melambung

8. Membeli barang  berkualitas inferior

9. Pemasok yang tidak dapat diandalkan

10. Membeli dari  pemasok yang tidak diotoriasi

Pengendalian (nomor pertama mengacu pada ancaman yang sesuai) 1.1  pengendalian integritas pemrosesan data 1.2  pembatasan akses terhadap data induk 1.3 tinjauan atas keseluruhan perubahan terhadap data induk 2.1  pengendalian akses 2.2 enkripsi

3.1  backup dan prosedur pemulihan  bencana 4.1 laporan manajerial 5.1 sistem persediaan perpetual 5.2 kode bar atau label 5.3  perhitungan persediaan fisik secara  periodik 6.1 Sistem persediaan perpetual 6.2 Tinjauan dan persetujuan permintaan  pembelian 6.3 Fungsi pembelian tersentralisasi 7.1 Daftar harga 7.2 Penawaran yang kompetitif 7.3 Tinjauan pesanan pembelian 7.4 Anggaran 8.1 Membeli hanya dari pemasok yang telah disetujui 8.2 Tinjauan dan persetujuan pembelian dari pemasok baru 8.3 Menahan manajer pembelian yang  bertanggungjawab untuk biaya  pengerjaan ulang dan scrap 8.4 Pelacakan dan pemantauan kualitas  produk dengan pemasok 9.1 Meminta pemasok untuk memiliki sertifikat kualitas (misal ISO 9000) 9.2 Mengumpulkan dan mengawasi data kinerja pengiriman pemasok 10.1 Mengurus sebuah daftar pemasok yang disetujui dan mengonfigurasi sistem untuk mengizinkan pesanan pembelian hanya ke pemasok yang disetujui 10.2 Tinjauan dan persetujuan atas  pembelian dari pemasok baru

11. Penyuapan (kickbacks)

Penerimaan

12. Menerima barang yang tidak dipesan 13. Kesalahan  perhitungan

dalam

14. Memverifikasi  penerimaan jasa 15. Pencurian persediaan

Menyetujui  pemasok

faktur 16. Kesalahan dalam faktur pemasok

10.3 Pengendalian EDI secara spesifikasi (akses, tinjauan pesanan, enkripsi, kebijakan) 11.1 Melarang penerimaan hadiah dari  pemasok 11.2 Rotasi pekerjaan dan liburan wajib 11.3 Mensyaratkan agen pembelian untuk mengungkap kepentingan keuangan dan pribadi dalam pemasok 12.1 Mensyaratkan keberadaan pesanan  pembelian yang disetujui sebelum menerima setiap pengiriman 13.1 Tidak menginformasikan pengawai  penerimaan mengenai kuantitas yang dipesan 13.2 Mensyaratkan pegawai penerimaan untuk menandatangani laporan  penerimaan 13.3 Insentif 13.4 Pengunaan kode batang dan label RFID 13.5 Konfigurasi sistem ERP untuk menandai diskrepansi antara kuantitas dipesan dan diterima yang melebihi toleransi ambang batas untuk  penyelidikan 14.1 Pengendalian anggaran 14.2 audit 15.1 Pembatasan akses fisik diatas  persediaan 15.2 Dokumentasi atas seluruh transfer  persediaan antara para pegawai  penerimaan dan persediaan 15.3 Perhitungan persediaan fisik secara  periodic dan rekonsiliasi untuk mencatat kuantitas 15.4 Pemisahan tugas: penyimpanan  persediaan versus penerimaan 16.1 Verifikasi atas keakuratan faktur 16.2 Mensyaratkan tanda terima mendetail untuk pembelian kartu pengadaan 16.3 ERS 16.4 Pembatasan akses ke data induk  pemasok 16.5 Verifikasi tagihan biaya pengiriman dan penggunaan saluran pengiriman yang disetujui

17. Kesalahan dalam memposting ke utang Pengeluaran kas

18. Kegagalan untuk memanfaatkan diskon  bagi pembayaran tepat waktu 19. Pembayaran untuk  barang yang tidak diterima

20. Pembayaran duplikat

21. Pencurian kas

17.1 Pengendalian edit entri data 17.2 Rekonsiliasi catatan utang yang detail dengan akun control buku besar umum 18.1 Pengisian faktur berdasarkan tanggal  jatuh tempo untuk diskon 18.2 Anggaran arus kas 19.1 Mensyaratkan bahwa seluruh faktur  pemasok dicocokkan dengan dokumen  pendukung yang diakui baik oleh  penerimaan dan pengendalian  persediaan 19.2 Anggran (bagi jasa) 19.3 Mensyratkan tanda terima bagi biaya  perjalanan 19.4 Penggunaan kartu kredit perusahaan untuk biaya perjalanan 20.1 Mensyratkan sebuauh paket voucer yang lengkapn untuk ssemua  pembayaran 20.2 Kebijikan untuk membayar hanya dari salinan asli atas faktur pemasok 20.3 Membatalkan seluruh dokumen  pendukung ketika pembayaran dibuat 21.1 Keamanan fisik atas cek kosong dan mesin penandatanganan cek 21.2 Akuntansi periodik atas seluruh cek yang dinomori secara urut oleh kasir 21.3 Pengendalian akses terhadap terminal EFT 21.4 Penggunaan computer dan browser  yang didedikasikan bagi perbankan secara online 21.5 Blok ACH pada rekening yang tidak digunakan untuk pembayaran 21.6 Pemisahan fungsi penulisan cek dari utang 21.7 Mensyaratkan tanda tangan rangkap  pada cek yang lebih besar dari jumlah tertentu 21.8 Rekonsiliasi rutin pada rekening bank dengan jumlah yang dicatat oleh sesorang yang independen atas  prosedur pengeluaran kas 21.9 Pembatasan akses terhadap  file  induk  pemasok

22. Mengecek perubahan

23. Masa arus kas

21.10 Membatasi jumlah pegawai dengan kemampuan untuk membuat pemasok satu kali dan memproses faktur dari  pemasok satu kali 21.11 Menjalankan kas kecil sebagai dana imprest  21.12 Audit kejutan atas dana kas kecil 22.1 Mesin perlindungan cek 22.2 Pengunaan tinta dan kertas khusus 22.3 Pengaturan “pembayaran positif” dengan baik 23.1 Anggaran arus kas