Konsep Sistem Penggajian
Departemen Personalia
Depatemen Personalia mempersiapkan dan menyerahkan Formulir Kegiatan Persediaan ke bagian fungsi Penggajian. Dokumen tersebut mengidentifikasi para karyawan yang diotorisasi untuk menerima cek pembayaran dan digunakan untuk menunjukkan perubahan dalam tingkat gaji per jam, pemotongan, dan klasifikasi pekerjaan.
Departemen Produksi
Karyawan produksi menyiapkan dua jenis kartu catatan waktu kerja: kartu pekerjaan dan kartu kerja. Kartu Pekerjaan berisi total jumlah waktu yang dihabiskan oleh setiap pekerjaan produksi. Kartu Waktu berisi total waktu kerja karyawan di tempat kerja.
Perbarui Akun WIP
Menggunakan kartu kerja untuk mengalokasikan biaya tenaga kerja ke akun WIP. Pembebanan ini dirangkum dalam rangkuman distribusi tenaga kerja dan diteruskan ke departemen G/L
Persiapkan Gaji
Departemen Penggajian menerima tarif pembayaran dan data pemotongan gaji dari departemen personalia dan data jam kerja dari departemen produksi. Staf di departemen ini melakukan pekerjaan berikut: menyiapkan daftar gaji, memasukkan informasi diatas ke catatan penggajian karyawan. Menyiapkan cek gaji, mengirim cek gaji ke pengeluaran kas dan salinan daftar gaj ke utang, menyiapkan kartu waktu formulir kegiatan personalia, dan salinan daftar gaji.
Mengeluarkan cek gaji.
Menyiapkan berbagai cek gaji, kemudian mengirimnya ke distribusi kas, dan salinan dari daftar gaji ke utang gaji.
Menyiapkan Akun Utang
Menyiapkan voucher pengeluaran kas untuk total jumlah dari daftar gaji. Salinannya di kirim ke departemen distribusi kas dan G/L
Menyiapkan Distribusi Kas
Sejak menerima paket voucher, departemen penerimaan kas meninjau dan menandatangani berbagai cek gaji dan mengirimnye ke pusat pembayaran untuk distribusikan ke para karyawan. Staf juga membuat satu cek untuk daftar cek dan menyepositkannya ke akun dana gaji (payment imprest account)
Memperbarui G/L
Dari Rangkuman Distribusi Tenaga Kerja :
Barang dalam Proses ( Tenaga Kerja Langsung) xxx
Overhead Pabrik (Tenaga Kerja Tidak Langsung) xxx
Utang Gaji xxx
Dari Tanda Terima Pengeluaran Kas :
Utang Gaji xxx
Kas xxx
Pajak Penghasilan Federal xxx
Pajak Penghasilan Negara Bagian xxx
Pajak Penghasilan FICA xxx
Premi Asuransi Kelompok xxx
Dana Pensiun xxx
Biaya Serikat Pekerja xxx
Pengendalian Penggajian
Otorisasi Transaksi
Bentuk penipuan yang umu dilakukan adalah menyerahkan kartu waktu karyawan yang tidak lagi bekerja di perusahaan. Untuk mencegah hal ini, formulir kegiatan personalia memberikan pengendalian otorisasi yang penting dalam sistem penggajian. Dokumen menggambarkan penambahan, penghapusan dan perubahan lain ke file karyawan dan bertindak sebagai pengendali otorisasi yang penting untuk memastikan bahwa hanya kartu waktu saat ini dan karyawan yang sesuai yang diproses.
Pembagian Tugas
Fungsi Penjagaan waktu harus dipisahkan dari fungsi personalia. Departemen personalia memberikan informasi tarif pembayarank ebagian penggajian untuk karyawan yang dibayar per jam. Kisaran tarif pembayaran dapat didasarkan pada pengalaman, klasifikasi pekerjaan, senioritas, dan kelebihan lainnya. Jika informasi ini disediakan langsung oleh departemen produksi, karyawan dapat mengubah informasi dan melakukan penipuan.
Supervisi
Kadang-kadang karyawan memasukkan kartu untuk karyawan lain yang terlambat atau tidak hadir (absent). Supervisor harus mengamati proses ini dan merekonsiliasikan kartu waktu dengan kehadiran aktual.
Catatan Akuntansi
Jejak audit untuk penggajian meliputi dokumen-dokumen berikut:
Kartu waktu, kartu pekerjaan, dan bukti kas keluar
Informasi jurnal, yang berasal dari rangkuman distribusi tenaga kerja dan daftar gaji.
Akun buku besar pembantu, yang berisi catatan karyawan dan berbagai akun pengeluaran
Akun buku besar umum: pengendali penggajian, kas, dan akun dana gaji.
Pengendali Akses
Akses yang berkaitan dengan sistem penggajian adalah tenaga kerja dan kas. Keduanya dapat disalahgunakan melalui akses yang tidak benar ke catatan akuntansi. Individu yang tidak jujur dapat memalsukan jumlah jam kerja pada kartu waktu sehingga dapat menggelapkan uang kas. Sama halnya, pengendalian akses untuk semua jurnal, buku besar, dan dokumen sumber dalam sistem penggajian merupakan hal penting, seperti halnya dalam semua siklus pengeluaran.
Verifikasi Independent
Verifikasi jam kerja. Sebelum mengirim kartu waktu ke bagian penggajian, supervisor harus memverifikasi keakuratannya dan menandatanganinya.
Pengurusan Pembayaran ( paymaster). Penggunaan pengurus pembayaran yang independen untuk mendistribusikan cek membantu menverifikasi eksistensi para karyawan. Supervisor dapat terlibat dalam penipuan penggajian dengan berpura-pura mendistribusikan cek pembayaran ke karyawan yang sebenarnya tidak ada.
Utang usaha. Staf AP menverifikasi keakuratan daftragaji sebelum membuat bukti kas keluar yang mentransfer dana ke akun dana gaji.
Buku besar umum. Departemen buku besar umum memverifikasi seluruh proses dengan merekonsiliasi rangkuman distribusi tenaga kerja dan bukti penggajian.
Fisik Sistem Penggajian
Sistem Penggajian Berbasis Komputer
Otomatisasi Sistem Penggajian Menggunakan Sistem Batch.
Implikasi Pengendali
Kekuatan dan kelemahan dari sistem ini sama dengan kekuatan dan kelemahan dalam sistem batch untuk sistem pengeluaran umum yang dibahas sembelumnya. Sistem ini mengendapkan keakuratan akuntansi dan mengurangi kesalahan dalam menulis cek. Selain itu, sistem ini tidak secara signifikan meningkatkan efisiensi operasional, namun, untuk banyak jenis organisasi, tegnologi ini cukup memadai.
Merekayasa Ullang Sistem Penggajian
Penggajian dapat direkayasa ulang sebagai bagian dari sistem manajemen sumber daya manusia (human resource management-HRM). Sistem HRM menangkap dan memproses sejumlah besar data yang berkaitan dengan personalia, termasuk tunjangan karyawan, perencanaan tanaga kerja, relasi tenaga kerja, keterampilan tenaga kerja, kegiatan personalia ( tarif pembayaran, pemotongan, dll) , juga gaji. Fitur-fitur operasional utama dari sistem ini adalah sebagai berikut:
Personalia.
Departemen personalia melakukan perubahan dalam file karyawan secara real-time
Akuntansi Biaya
Departemen akuntansi biaya memasukkan data biaya kerja secara harian atau real time untuk menciptakan File pemanfaatan tenaga kerja.
Penjagaan Waktu
Ketika menerima kartu waktu yang sudah disetujui dari supervisor pata hari minggu, departemen penjagaan waktu membuat file kehadiran saat ini.
Pemrosesan Data
Pada akhir periode kerja, tugas-tugas berikut ini dilakukan secara batch:
Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai WIP, overhead, dan akun biaya
Filerangkuman distribusi tenaga kerja online diciptakan. Salinan dari file ini dikirim ke departemen akuntansi biaya dan buku besar umum.
Daftar gaji online diciptakan dari file kehadiran dan fie karyawan. Salinan dari file ini dikirim kedepartemen utang dan pengeluaran kas.
File catatan karyawan diperbarui.
Cek penggajian disiapkan dan ditandatangani keudian dikirim ke bendahara untuk diperiksa dan direkonsiliasikan dengan daftar gaji. Cek pembayaran ini kemudian didistribusikan ke para karyawan.
File bukti pengeluaran diperbarui dan satu cek disiapkan untuk dana yang akan ditransfer ke akun dana gaji. Cek dan salinan bukti pengeluaran dikirim ke departemen pengeluaran kas. Satu salinan bukti tersebut dikirim ke departemen buku besar umum, dan salinan terakhir dikirim ke departemen utang.
Pada akhir pemrosesan, sistem tersebut menerima file rangkuman distribusi tenaga kerja dan file bukti pengeluaran dan memperbarui file buku besar umum.
Konsep Sistem Aktiva Tetap
Aktiva tetap adalah properti, pabrik, dan peralatan yang digunakan dalam operassi bisnis. Sistem aktiva tetap perusahaan memproses transaksi yang berkaitan dengan akuisisi, pemeliharaan, dan penghapusan aktiva tetap.
Logika Sistem Aktiva Tetap
Akuisisi Aktiva
Akuisisi aktiva biasanya dimulai dari manager departemen (pengguna) yang melihat kebutuhan untuk mendapatkan aktiva tetap yang baru. Prosedur otorisasi dabn persetujuan yang terlibat dalam transaksi ini akan bergantung pada biaya aktiva tersebut. Dalam keputusan ini, manajer departemen sering kali memiliki otoritas umum untuk menyetujui pembelian aktiva tetap yang tidak mahal. Namun demikian, untuk pengeluaran modal diatas batas materialitas yang ditetapkan, manajer tersebut harus meminta persetujuan eksplisit. Setelah permintaan disetujui dan pemasok dipilih, pekerjaan akuisisi aktiva tetap mirip dengan proses siklus pengeluaran yang dijelaskan di bab 5, namun terdapat dua perbedaan. (1) departemen pengiriman mengirim aktiva tersebut ke pengguna/manajer yang bersangkutan, bukan ke toko pusat atau gudang. (2) departemen aktiva tetap, bukan pengendali persediaan, melakukan fungsi pembukuannya.
Pemeliharaan Aktiva
Pemeliharaan aktiva melibatkan penyesuaian saldo akun buku besar pembantu aktiva ketika aktiva tersebut (tidak termasuk tanah) menyusut sepanjang waktu pemakaian. Perhitungan depresiasi merupakan transaksi internal yang harus diproses oleh sistem aktiva tetap tanpa manfaat eksplisit dari peristiwa ekonomi atau dokumen seumber yang menggerakkan transaksi ini. Pemeliharaan aktiva juga melibatkan penyesuaian akun aktiva untuk merefleksikan biaya perbaikan fisik yang menaikkan nilai aktiva tersebut atau memperpanjang umur ekonominya.
Penghapusan Aktiva
Ketika aktiva mencapai titik akhir dari umur ekonominya atau ketika manajemen memutuskan untuk menghapusnya, aktiva tersebut harus dihapus dari buku besar pembantu aktiva tetap.
Fisik Sistem Aktiva Tetap
Sistem Aset Tetap Berbasis Komputer
Prosedur Akuisisi
Proses dimulai ketika staf akuntansi aset tetap menerima lapiran penerimaan dan bukti kas keluar. Staf itu menggunakan terminal komputer untuk membuat catatan aktuva tersebut dalam buku besar pembantu aktiva tetap. Selain informasi biaya historis, staf juga memasukkan data spesifiktentang umur ekonomis aktiva, nilai sisanya, metode depresiasi yang digunakan, dan lokasi aktiva dalam perusahaan.
Pemeliharaan Aktiva
Tugas khusus ini mencakup: (1) penghitung depresiasi saat ini, (2) pembaruan akumulasi depresiasi dan field nilai buku dalam catatan buku besar pembantu, (3) pembukuan total depresiasi ke akun buku besar umum yang dipengaruhi (biaya depresiasi dan akumulasi depresiasi), dann (4) pencatatan transaksi depresiasi dengan menambahkan catatan ke file voucher jurnal.
Prosedur Penghapusan
Ketika staf menghapus catatan dari buku besar pembantu aktiva tetap, sistem secara otomatis (1) membukukan dan membuat jurnal penyesuaian ke akun pengendali aktiva tetap tersebut dalam buku besar umum, (2) mencatat setiap laba atau rugi yang berkaitan dengan transaksi penghapusan, (3) menyiapkan catatan voucher jurnal.
Pengendalian Sistem Aset Tetap
Pengendalian Otorisasi
Akuisisi aktiva tetap harus formal dan secara eksplisit diotorisasi. Setiap transaksi harus dimulai dengan permintaan tertulis dari pengguna atau departemen. Dalam hal barang-barang yang bernilai tinggi, harus ada proses persetujuan independen yang mengevaluasi keuntungan permintaan tersebut berdasarkan biaya dan manfaatnya.
Pengendalian supervisi
Karena aktiva modal secara luas didistribusikan keseluruh perusahaan, aktiva ini rentan terhadap pencurian dan penyalagunaan, dibandingkan dengan persediaan yang aman disimpan dalam gudang. Para supervisor harus memastikan bahwa aktiva tetap yang digunakan sesuai dengan kebijakan perusahaan dan praktik bisnis.
Pengendalian Verifikasi Independen
Secara berkala, auditor internal harus memeriksa akuisisi aktiva dan prosedur persetujuan untuk menentukan kelayakan faktor yang digunakan dalam analisis. Hal ini termasuk umur ekonomi aktiva, biaya keuangan, penghematan biaya yang ditawarkan karena membeli aktiva tersebut, tarif diskon yang digunakan, dan metode penganggaran modal yang digunakan dalam analisis. Auditor internal harus menverifikasi lokasi, kondisi, dan nilai pasar dari aktiva tetap perusahaan dibandingkan dengan catatan aktiva tetap dalam buku besar pembantu. Selain itu, pembebanan biaya depresiasi otomatis yang dihitung oleh sistem aktiva tetap harus diperiksa dan diverifikasi keakuratan dan kelengkapannya.
Chapter 6:
Siklus Pengeluaran Bagian II: Prosedur Pemrosesan Penggajian dan Aktiva Tetap
MAXYANUS TARUK LOBO'
A31112296
