BAB I MANAJEMEN PERKANTORAN (OFFICE MANAGEMENT) 1. Pengertian dan Lingkupan Office Management
Manajemen perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasi ( mengatur dan menyusun). Mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work ( pekerjaan kantor). Menurut john H. MacDonald (office ( office management, 1947), 1947), fungsi office management bertalian dengan 6 hal yang berikut : 1) 2) 3) 4) 5) 6)
Kepegawaian perkantoran Metode perkantoran Perlengkapan perkantoran Factor-faktor fisik dalam kantor kantor Biaya perkantoran Haluan perkantoran
( office personal ) ( office methods ) (office methods ) ( physical factors ) ( office costs ) ( office policies )
Perincian selengkapnya mengenai lingkupan bidang kerja office manajemen telah disusun oleh Charles O. Libbey yang membaginya dalam 9 bidang yaitu : ruang perkantoran, komunikasi, kepegawaian perkantoran, perabotan dan perlengkapan, peralatan dan mesin, perbekalan dan keperluan tulis, metode, warkat, kontrol pejabat pejabat pimpinan. 2. Tugas dan Persyaratan Persyaratan Manajer Administratif
Ruang lingkup tugas setiap manajer administratif tidak hanya menyangkut rangkaian aktivitas memperoleh, mencatat dan menganalisis informasi saja, melainkan juga menjangkau aktivitas menyusun rencana. Tugas setiap manajer perkantoran atau manajer admisnistratif bertalian pula dengan aktivas-aktivitas para pegawai bawahan dan rekan sekantor yang perlu diatur dan disusun sebaik-baiknya. Berbagai pekerjaan yang perlu diatur dan disusun meliputi komunikasi, pelaporan, dan kearsipan untuk menyebut yang penting saja. Selanjutnya tugas setiap manajer administratif bertalian pula dengan kantor sebagai tempat pelaksanaan pekerjaan dan dengan perlengkapan sebagai sarana kelancaran kerja. Dalam garis besarnya lingkupan tugas manajer perkantoran dapat digolongkan dalam bidang-bidang berikut yaitu pekerjaan perkantoran pada umumnya, system perkantoran, organisasi perkantoran, komunikasi perkantoran, pelaporan manajerial, manajemen kearsipan, control perkantoran, penyederhanaan pekerjaan perkantoran, tata ruang perkantoran, perlengkapan perkantoran, dan dan studi perkantoran. Mengingat demikian luasnya lingkupan tugas itu, maka persyaratan pokok bagi setiap manajer menurut seorang ahli dari Inggris J.C. Denyer menyatakan bahwa seorang manajer perkantoran harus memiliki pendidikan dan latihan yang tepat maupun ciri-ciri perwatakan yang cocok dengan tugasnya. Selanjutnya harus memiliki kemampuan kemampuan melimpahkan pekerjaan maupun kecakapan dalam organisasi . Seorang manajer perkantoran harus mampu melihat semua urusan dalam keseluruhannya maupun menghargai segi-segi teknis
admnistrasi yang terperinci. Kualitas kepribadian yang penting adalah kegairahan, ketulusan, kebijaksanaan, dan pengendalian diri. Tetapi kualitas yang terpenting adalah kepemimpinan yakni kemampuan membangkitkan gairah, memberikan inspirasi, dan membimbing semua pegawai bawahan. Jadi, pada dewasa ini maupun dimasa mendatang setiap manajer perkantoran bukanlah sekedar seorang kepala kantor, melainkan adalah suatu manajer administrative dengan kemampuan pejabat pimpinan yang besar.
BAB II PEKERJAAN PERKANTORAN 1. Pengertian dan Lingkupan Office Work Menurut George Terry merumuskan pengertian pekerjaan perkantoran yaitu meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporanlaporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan kontrol dari pimpinan. Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, pekerjaan perkantoran berkenaan pertama-tama dengan warkat-warkat dari badan usaha-pembuatan warkat-warkat, pemakaian warkat-warkat, dan pemeliharaannya guna dipakai untuk mencari keterangan dikemudian hari. Pekerjaan perkantoran dapat diperinci dalam kegiatan berikut yaitu: 1) menerima pesanan, mengantarkan, mengirimkannya dengan kapal 2) membuat rekening 3) surat-menyurat, mendikte, mengetik 4) menyimpan warkat 5) menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum diselesaikan 6) mengurus, membagi-bagi, dan mengirimkan surat-surat pos 7) pekerjaan memperbanyak warkat-warkat dan membubuhkan alamat 8) menelpon, menerima tamu, pekerjaan suruh 9) tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan system, menghapuskan pekerjaan yang tidak perlu 10) membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan 2. Konsepsi Tata Usaha sebagai Pekerjaan Tata usaha menurut intinya adalah tugas pelayanan disekitar keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan : 1) Menghimpun : kegiatan yang mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila mana perlu diperlukan 2) Mencatat : kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan yang diperlukan sehingga berwujud tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan disimpan 3) Mengolah : bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna 4) Mengganda : kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan 5) Menyimpan : kegiatan menaruh dengan pelbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman. 3. Peranan dan Pencirian Tata Usaha Dalam garis besarnya tatausaha mempunyai 3 peranan pokok sebagai berikut : 1) Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan dari suatu organisasi
2) Menyediakan keterangan – keterangan bagi pucuk pimpinan organisasi itu untuk membuat keputusan atau melakukan tindakan yang tepat 3) Membantu kelancaran perkembangan organisasi sebagai suatu keseluruhan Tata usaha mempunyai tiga ciri utama yaitu : 1) 2) 3)
Bersifat pelayanan Bersifat merembes kesegenap bagian dalam organisasi Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi
BAB III SISTEM PERKANTORAN (OFFICE SYSTEM) 1. Perencanaan Sistem Perkantoran
Dalam praktek administrasi perkantoran telah cukup dikenal istilah “system and procedures” dalam kaitannya dengan perencanaan system perkantoran. Setiap system perkantoran mencakup sejumlah prosedur perkantoran dan sesuatu prosedur perkantoran dan sesuatu prosedur perkantoran biasanya meliputi sejumlah metode perkantoran. Prosedur perkantoran adalah segenap rangkaian metode kantor yang telah menjadi langkah-langkah tetap dalam penyelesaian sesuatu pekerjaan dibidang tatausaha biasanya oleh lebih daripada satu petugas. Dalam melakukan perencanaan tehadap system perkantoran, manajer perkantoran harus berpegang pada haluan tertentu dan tidak boleh semau-maunya sendiri atau mengikuti kesukaan pribadi. 2. System Informasi Manajemen Menurut Hersner Cross system informasi manajemen yang terpadu merupakan suatu gabungan yang sangat teratur dari pegawai, perlengkapan, dan fasilitas yang melakukan penyimpanan, pengambilan, pengolahan, pengiriman, dan peragaan data, semuanya sebagai tanggapan terhadap kebutuhan para pembuat keputusan pada semua tingkat organisasi dalam perusahaan. Jadi, setiap system keterangan pada dasarnya merupakan perpaduan dari sumber daya sesuatu organisasi apapun berupa data tau bahan keterangan, berbagai perlengkapan, dan macam-macam aktivitas ketatausahaan bserintikan pengolahan. Kini secara sistematik dapatlah ditegaskan bahwa setiap system informasi manajemen meliputi 4 unsur pokok yang berikut: 1) Sumber daya : berupa data yang kemudian menjadi informasi 2) Hampiran : kerangka system 3) Aktivitas : pengolahan 4) Perlengkapan : berbagai peralatan elektronik yang mewujudkan otomasi. System informasi manajemen (Management Information System) tidak hanya satu macam saja. Menurut kata-kata Terry bahwa system ini akan meliputi seluruh badan usaha dan melalui pengumpulan sistematik, pengolahan, dan penyebaran data akan menyediakan semua informasi yang perlu kepada setiap orang agar dapat memberikan bantuan maksimum dalam mencapai tujuan-tujuan tertentu.
BAB IV ORGANISASI PERKANTORAN (OF F I CE ORGANI ZATION) 1. Pengorganisasian terhadap Office Service Organisasi adalah juga suatu system. Sistem yang berupa organisasi ini terdiri dari tiga unsure yang saling berhubungan yaitu sekelompok orang, kerja sama, dan tujuan tertentu. Kerja sama diantara orang-orang dalam organisasi menyangkut beberapa segi lainnya disampingnya bidang kerja.untuk dapat bekerja sama orang-orang itu harus berkomunikasi satu sama lain. Agar suatu organisasi dapat benar-benar mencapai tujuannya secara penuh, maka tataraga organisasi harus memenuhi 2 syarat uaotu efisien dan efektif. Setelah dikemukakan secara cukup luas beberapa pokok pikiran mengenai pengorganisasian pada umumnya, dapatlah kini pokok pikiran itu diuraikan lebih lanjut dalam kaitannya dengan kantor tatausaha dan pelayanan perkantoran. Ditinjau secara fisik, kantor adalah suatu ruang atau bagian dari bangunan tempat melaksanakan segenap pelayanan perkantoran. Setiap kantor pada dasarnya juga merupakan suatu bentuk organisasi. Kantor merupakan pula semacam system kerjasama yang melibatkan orang-orang yang melakukan berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan tertentu. Mengenai pola pembagian kerja diantara para pegawai dalam bidang tatausaha, pada umumnya menurut C.L. Littlefield dan R.M. Peterson dikenal dua macam rencana yaitu : 1) Rencana urutan (serial plan), dengan pola ini setiap pekerjaan tatausaha dibagi menjadi unit-unit yang lebih kecil secara berurutan dan setiap unit ditugaskan kepada seorang juru tatausaha. 2) Rencana sejajar (parallel plan), dalam hal ini volume pekerjaanlah yang dibagi-bagi kepada para pegawai yang masing-masing mengerjakannya dari awal sampai seles ai. 2. Sentralisasi dan Spesialisasi Pekerjaan Perkantoran Dalam hubungannya dengan organisasi keseluruhannya maka pengorganisasian tatausaha dapat memakai asas pemusatan (sentralisasi) atau asas pemencaran (desentralisasi). a) Asas Pemusatan, dengan asas ini semua kerja perkantoran dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri disamping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan-pekerjaan operatif. b) Asas Pemencaran, berdasarkan asas ini masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi disamping melaksanakan tugas-tugas imduk, juga melakukan semua kerja ketatausahaan yang terdapat dalam lingkungannya sendiri.
Asas sentralisasi bagi pekerjaan perkantoran berkaitan dengan spesialisasi, pengkhususan dalam pelaksanaan sesuatu segi tatausaha oleh seorang petugas tertentu secara terus menerus. Dengan spesialisasi itu maka kemahiran kerja setiap petugas akan meningkat dan pada akhirnya hasil maupun kelancaran pekerjaan itu juga menjadi lebih besar. Dengan asas speliasisasi pelaksanaan kerja ketatausahaan dapat dibuat menjadi lebih sederhana, lebih cermat, lebih cepat, dan masih ada satu manfaat lagi berupa pengurangan kemungkinan kecurangan. Menurut Geoffrey Mills dan Oliver Standingford, spesialisasi dalam pekerjaan perkantoran hanya boleh dijalankan untuk mencapai salah satu dari tujuan berikut ini yaitu Memisah-misahkan keterampilan yang berlainan, memisahkan tugas yang sederhana dari
tugas yang rumit, mempergunakan pengetahuan khusus, memungkinkan pemeriksaan tersendiri, dan mencegah kecurangan. 3. Jabatan Sekretaris dan Unit Sekretaris Norma davis Blackburn menegaskan bahwa seorang sekretaris adalah juga sekaligus seorang juru arsip, juru tatausaha, penerima tamu, penulis steno, dan manajer perkantoran. Cirri-ciri yang paling diperlukan untuk jabatan itu ialah kesungguhan, pengabdian, dan ambisi atau cita-cita. Mengenai berbagai keterampilan yang sangat penting bagi sekretaris menurut Blackburn menyangkut : Tatausaha umum : pengetahuan kearsipan, penggandaan warkat, dan perlengkapan kantor lainnya. Bahasa :bicara dan menulis, tatabahasa dan aturan ejaan Mesin : berbagai mesin perkantoran yang lazim Angka : kemampuan berhitung Hubungan masyarakat : teknik yang berhubungan dengan publik yang menimbulkan kesan baik seperti mendengarkan pembicaraan secara cermat dan bekerja secara efisien Steno : menulis dengan huruf steno untuk mencatat dikte atau pembicaraan telepon Telepon : pemakaian telepon yang tepat Pengetikan : pemakaian mesin tik yang tangkas.
BAB V KOMUNIKASI PERKANTORAN (OFF I CE COMUNI CATI ON) 1. Jenis dan Asas Komunikasi perkantoran Dalam pengertian yang umum, komunikasi adalah penyampaian warta yang mengandung macam-macam keterangan dari seseorang kepada orang lain. Dalam garis besarnya komunikasi meliputi unsur-unsur yaitu pengirim warta(communicator), warta, keterangan atau buah pikiran, alat atau sarana untuk menyampaikan warta, isyarat yang dipancarkan oleh alat/sarana yang bersangkutan, penerima warta (communicate). Segenap hubungan dalam organisasi itu yang berwujud penyampaian ide-ide dari 1 pihak kepada pihak lain telah lazim disebut “administrative communication” yaitu tatahubungan. Jadi tatahubungan adalah suatu rangkaian kegiatan yang menyampaikan warta dari seseorang kepada orang lain dalam rangka usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Tatahubungan mempunyai dua tujuan menurut Keith Davis yaitu untuk menyediakan ketetangan dan pengertian yang diperlukan bagi usaha bersama dari kelompok tertentu dan untuk mengusahakan sikap-sikap yang diperlukan bagi tercapainya dorongan kerj, kerja sama dan kepuasan dalam pekerjaan. Komunikasi perkantoran dewasa ini tidak hanya satu macam seperti pada zaman kuno yang hanya memakai tulisan yang dibawa oleh seorang penghantar. Kini telah diperkembangan macam-macam system komunikasi dengan aneka peralatan yang rumit. Suatu pembagian jenis-jenis komunikasi perkantoran yang sistematis diberikan oleh J.C. Denyer (office management, 1975) yang membedakannya dalam : 1) System komunikasi tulisan ( written communication ) ini meliputi surat yang dikirim melalui pos atau petugas penghantar sendiri , tele gtam dan warkat tertulis lainnya. 2) System komunikasi lisan ( oral communication) meliputi telepon untuk hubungan keluar maupun kedalam kantor sendiri, radio atau hanya corong suara. 3) System mekanis ( mechanical system) meliputi pipa udara, ban berjalan. 4) System panggilan petugas. Cara atau alat yang dapat dipergunakan untuk mengadakan hubungan dalam sesuatu organisasi ialah wawancara khusus, rapat kerja, pembicaraan telepon, penerbitan, surat edaran, papan pengumuman, plakat, laporan tahunan, surat dikirimkan langsung kepada pegawai. Untuk dapat melakukan tugas utama membina system komunikasi dengan sebaik baiknya, sseorang manajer perlu memahami asas komunikasi. Menurut Geoffrey Mills dan oliver Standingford mengemukakan 4 asas pokok komunikasi sebagai berikut : 1) Komunikasi berlangsung antara pikiran seseorang dengan pikiran orang yang lain 2) Orang hanya bisa mengerti sesuatu hal dengan menghubungkannya pada suatu hal lain yang telah dimengerti 3) Orang yang melakukan komunikasi mempunyai suatu kewajiban untuk membuat dirinya mengerti 4) Orang yang tidak mengerti dalam menerima warta mempunyai suatu kewajiban untuk meminta suatu penjelasan. 2. Komunikasi Intern Komunikasi intern dapat dibedakan menjadi 2 macam yaitu hubungan tegak dan hubungan datar.
3. Komunikasi Tertulis Suatu bahasa yang jelas haruslah dapat menyampaikan warta secara tepat seperti apa yang dimaksudkan para pengirim warta. Suatu bahasa yang jelas ialah pertama-tama yang dalam pengucapannya tidak mempergunakan kalimat-kalimat yang berbelit-belit.
BAB VI TATA TULIS BAHASA INDONESIA (WRITING MECHANICS) 1. Penullisan Tanda Baca Bagian- bagian yang Penting dari “pedoman umum ejaan bahasa Indonesia yang disempurnakan” edisi kedua (1987) akan diuraikan secara ringkas dalam bab ini. Menurut pedoman umum itu, dalam penulisan bahasa indonsesia dipsergunakan 15 macam tanda baca yaitu: No. Nama Tanda Lambang Tulis 1. Tanda titik . 2. Tanda koma , 3. Tanda titik koma ; 4. Tanda titik dua : 5. Tanda hubung 6. Tanda pisah _ 7. Tanda ellipsis … 8. Tanda Tanya ? 9. Tanda seru ! 10. Tanda kurung ( ) 11. Tanda kurung siku [ ] 12. Tanda petik “ “ 13. Tanda petik tunggal ‘ ‘ 14. Tanda garis miring / 15. Tanda penyingkat ‘ BAB VII LAPOTRAN MANAJERIAL (MANGERIAL REPORT) 1. System Pelaporan Pentingnya pelaporan manjerial dinyatakan oleh prof. C. Littlefield bahwa sebuah system pelaporan amatlah penting bagi sesuatu system informasi manjemen, tetapi khususnya bagi suatu management terdesentralisasi yang bertanggung jawab. Desentralisasi mengharuskan pelimpahan wewenang dan penugasan tanggung jawab kebawah dalam tingkat jenjang organisasi agar supaya melancarkan pelaksanaan kerja yang efisien dan efektif pada semua titik. Laporan manajerial merupakan suatu dokumen yang menyajikan keterangan mengenai suatu hal tertentu kepada pimpinan organisasi. Cirri-ciri khusus yang perlu terdapat pada laporan demikian itu untuk membedakannya dengan naskah tertulis lainnya ialah: a. Mengandung semua fakta yang bertalian b. Menyampaikan kesimpulan atau rekomendasi tertentu yang dibuat berdasarkan fakta-fakta yang diungkapkan. c. Mempunyai suatu bentuk yang tersendiri d. Mengandung suatu gaya tulis yang serasi dengan pengungkapan fakta e. Menampilakan suatu tata wajah yang mencerminkan pembuatan laporan dengan penuh kesungguhan. 2. Susunan dan Unsur Laporan Setiap laporan manjerial yang perlu dibuat arus mempunyai tujuan tertentu, yaitu kegunaan yang diharapkan timbul dari penyajian informasi dengan kesimpulan/rekomendasi mengenai suatu hal tertentu dalam organisasi. Setiap
laporan manjerial harus memiliki suatu bentuk yang tersendiri se bagai laporan. Bentuk laporan adalah pengaturan dari baian-bagiannya yang tampak keluar sehingga dapat diperiksa dan dipahami oleh pimpinan organisasi. Unsure-unsur bagian pada laporan itu pada umumnya meliputi hal-hal yang berikut: a. Pagian judul. b. Daftar isi c. Pengantar d. Ringkasan e. Batang tubuh f. Penutup g. Lampiran 3. Langkah Penulisan Laporan
Menurut A. E. Darbyshire (Report Writing, 1971) membagi langkah-langkah mempersiapkan suatu laporan dalam 7 tahap pokok yang berikut: 1. Menafsirkan kerangka acuan 2. Membuat suatu daftar tentang tugas-tugas kerja utama yang harus dilakukan 3. Menetapkan jadwal bagi tugas-tugas kerja itu dengan suatu perkiraan tanggal atau waktu penyelesaian masing-masing. 4. Menghimpun bahan sesuai dengan jadwal itu. 5. Memilahkan dan menilai material sewaktu sewaktu material itu sedang dihimpun. 6. Menilai dan mengatur material setelah semuanya terhimpun 7. Merancang, menulis, dan menyempurnakan laporan BAB VIII MANAJEMEN KERSIPAN ( RECORDS MANAGEMENT) 1. System kearsipan Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena m empunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara te pat digunakan kembali. Masalah-masalah pokok di bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansiinstansi itu ialah bertalian dengan hal-hal berikut: 1) Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip s esuatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi lainnya 2) Peminjaman atau pemakaian sesuatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya yang jangka waktunya sangat lama bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan 3) Bertambahnya teru-menerus surat-surat kedalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi 4) Tatakerja dan peraltan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modern sebagai akibat dari pegawai-pegawai arsi p yang tak cakap dan kurangnya bimbingan yang teratur.
Aktivitas pokok dalam bidang kearsipan berupa penyimpanan warkat-warkat. Warkatwarkat itu harus disimpan menurut suatu system yang memeungkinkan penemuan kembali dengan cepat apabila diperlukan. Pada pokoknya dikenal lima macam system penyimpanan warkat 1. Penyimpanan menurut abjad (alphabetic filing). Pada penyimpanan ini warkatwarkat disimpan menurut abjad dari nama-nama orang atau organisasi utama yang tertera dalam tiap-tipa warkat. 2. Penyimpanan menurut pokok soal (subject filing). Warkat-warkat dapat pula disimpan menurut urusan yang dimuat dalam tiap-tiap warkat. 3. Penyimpanan menurut wilayah (Geographic filling). Surat-surat yang harus dipelihara oleh sebuah organisasi dapat pula disimpan menurut pembagian wilayah. 4. Penyimpanan menurut nomor (Numeric Filling). Pada system p enyimpanan ini, warkat yang mempunyai nomor disimpan menurut urut-urutan angka dari satu terus meningkat hingga bilangan ynag lebih besar. 5. Penyimpanan menurut tanggal (Chronological filling). Sebagai system terakhir untuk menyimpan warkat-warkat ialah menurut urut-urutan tanggal yang tertera pada tiap-tiap warkat itu. 2. Tata Kerja kearsipan Untuk keperluan pada pagina-pagina buku agenda dibuat beberapa la jur. Tiap lajur dipergunakan untuk mencatat salah satu hal mengenai surat yang keluar atau masuk itu. Pada umumnya terdapat lajur-lajur yang berikut: 1. Lajur pertama untuk mencatat nomor urutan selama 1 tahun, yaitu dari nomor 1 terus sampai banyaknya surat yang dikirimkan atau diterima. 2. Lajur kedua diperuntukkan bagi catatan tentang tanggal pengiriman atau penerimaan sesuatu surat. 3. Lajur ketiga biasanya berkepa atau “Nama pengirim” 4. Lajur keempat untuk memuat keterangan singkat mengenai isi atau perihal surat yang bersangkutan. 5. Lajur kelima untuk catatan tentang hubungan surat itu dengan surat-surat yang terdahulu 6. Lajur keenam disediakan untuk keterangan-keterangan lainnya yang bertalian dengan surat itu. Keterangan-keterangan yang lin yng tidk perlu dicatat seperti halnya dalam buku agenda, karena ini berarti separuh menyalin surat itu. 1. Cap tanggal untuk membubuhi tanggal pada surat 2. Alat nommor untuk membubuhi nomor pada surat 3. Kartu-kartu arsip dari semua pelanggan dapat disimpan menurut urutan abjad dalam kotak sederhana terbuat dari kayu. 4. Kartu-kartu arsip yang jumlahnya sangat banyak dapat disimpan dalm lemri kartu arsip[ yang terbuat dari metal.
5. Kartu-kartu arsip itu dapat juga disimpan dengn alat berputar 6. Lemari kartu arsip yang lebih modern lagi shingga nama-nama pelanggan dapat langsung terlihat. 7. Lemari berkas surat-surat yang tegak tanpa laci. 3. Penyingkiran warkat Kegunaan dari warkat-warkat pada umumnya tidak berlangsung untuk selamalamanya. Setelah pada suatu ketika warkat-warkat berakhir kegunaaanya, maka warkat-warkat itu sudah tidak lagi mempunyai nilai untuk disimpan terus. Untuk mengetahui bernilai atau tidakny suatu arsip, dapatlah kiranya diukur dengan angka pemakaian. Ini ialah angka sebagai persentasi sebagai perbandingan antara jumlah permintaan surat-surat untuk dipakai kembali dengan jumlah surat-surat dalam arsip.
Angka Pemakaian=
jumlah permintaan jumlah surat dalam arsip
Kalau misalnya sesuatu arsip terdiri atas 1.000 surat, kemudian selama jangka waktu tertentu ada permintaan untuk mengambil kembali 100 surat, maka angka pemakaiannya ialah:
.
= 10%
semakin besar persentasi dari angka pemakaian semakin baik arsip ini, karena hal itu berarti bahwa warkat-warkat yang disimpan itu masih mempunyai faedah. Untuk menjadi petugas kearsipan yang baik diperlukan sekurang-kurangnya 4 syarat yaitu: ketelitian, kecerdasan, kecekatan dan kerapian BAB IX KONTROL PERKANTORAN (OFFICE KONTROL) 1. System dan sasaran Kontrol Langkah-langkah yang lazimnya berlangsung dalam pengontrolan adalah sebagai berikut: 1) Penentuan standard atau ukuran baku yang akan me njadi patokan 2) Pengukuran atau penilaian terhadap kegiatan-kegiatan yang senyatanya dijalankan 3) Perbandingan antara pelaksanaan kegiatan-kegiatan atau hasil-hasilnya itu dengan patokan yang telah ditentukan untuk mengetahui penyimpangan atau perbedaan yang terjadi 4) Pembetulan terhadap penyimpangan atau perbedaaan yang terjadi
Segi dalam pelaksanaan pengontrolan bermacam-macam, diantaranya yang paling umum ialah: a) b) c) d) e) f) g)
Jumlah hasil kerja Mutu hasil kerja Pegawai (kesungguhan, kerajinan, dan kecakapan kerjanya) Uang (pemakaiannya secar sah dan efisien) Barang perbekalan (pembelian, penggunaan, dan pemeliharaannya yang betul) Ruang kerja (penataan dan pemakaiannya yang baik) Waktu penggunaannya untuk kepentingan organisasi yang bersangkutan)
h) Metode kerja 2. Perancangan dan pengendalian formulir Pengendalian terhadap formulir-formulir perkantoran mencakup 3 prosedur utama 1. Mengadakan penataan terhadap formulir-formuir secara terpusatkan. 2. Penghapusan atau penggabungan formulir-formulir yang kini dipakai 3. Penetapan prosedur-prosedur untuk menelaah, menyetujui, dan mencetak formulir-formulir baru. Dalam pembuatan formulir harus diperhatiakn hal-hal berikut ini yaitu a) b) c) d)
e) f)
g) h) i) j)
k)
Setiap formulir hendaknya mempunyai kegunaan yang jelas Setiap macam formulir yang diciptakan hendaknya dilakukan standardisasi Setiap formulir hendaknya dirancang dalam corak yang sederhana Keterangan-keterangan yang dicantumkan pada formulir hendaknya diatur susunannya secara logis atau praktis sehingga memudahkan pengisian formulir itu. Bagian yang harus diisi dengan keterangan-keterangan yang hendaknya diberi ruang kosong yang cukup sehingga tulisan dapat jel as Bila mungkin keterangan-keterangan yang perlu dituliskan oleh pengisi formulir sudah dicantumkan dengan diberi kotak-kotak sehingga tinggal diberi tanda tertentu Setiap formulir hendaknya mempunyai judul nama dan bilamacamnya sudah cukup banyak hendaknya diberi nomor kode. Bila sesuatu formulir harus disimpan dalam berkas, hendaknya disediakan bagian tepi yang kosong secukupnya untuk keperluan penjepitannya. Formulir yang akan dipakai keluar kantor hendaknya membuat nama organisasi yang bersangkutan Formulir berganda dengan beberapa tembusan yang diperlukan oleh beberapa tembusan yang diperlukan oleh beberapa satuan organisasi lainnya (misalnya faktur yang perlu diketik rangkap 4) sebaiknya dibuat dalam warna-warna yang berlainan untuk memudahkan distribusinya. Penciptaan dan perancangan formulir-formulir dalam sesuatu kantor hendaknya dipusatkan pada seseorang petugas.
BAB X EFESIENSI PERKANTORAN (OF F I CE E F F I C I ENCY) 1. Asas-asas Efesiensi dalam Pekerjaan Perkantoran
Tatausaha sebagai suatu bidang kerja hendaknya direncanakan, dibina, dikendalikan, disempurnakan, atau pendeknya ditata dengan sebaik-baiknya. Apabila tidak ditata sebaik baiknya akan menjadi kumpulan aktivitas yang tak karuan. Penataan terhadap tatusaha dan pelaksanaan bidang kerja itu sendiri harus selalu berkiblat pada efesiensi. Efesiensi perlu sekali dijadikan satu-satunya dasar pemikiran, ukuran baku, dan tujuan pokok bagi semua pelaksanaan kerja ketatausahaan. Efesiensi adalah suatu asas dasar tentang perbandingan terbaik antara suatu usaha dengan hasil nya. Perbandingan ini di lihat dari 2 segi yang yaitu:
Segi usaha yaitu, suatu kegiatan dapat dikatak efesiensi kalu sesuatu hasil tertentu tercapai dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Segi hasil yaitu, suatu kegiatan dapat disebt efesiensi kalau dengan sesuatu usaha tertentu memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya, baik yang mengenai mutunya ataupun jumlah satuan hasil itu.
Efesiensi kerja adalah perbandingan terbaik antara suatu kerja dengan hasil yang dicapai oleh kerja itu. Setiap kerja tentu mencakup sesuatu cara tertentu dalam melakukan tiap-tiap aktivitas, apa pun tujuan dan hasil yang ingin dicapai dengan kerja itu. Sebagaimana telah disebutkan di muka pengertian “usaha” dalam konsepsi tentang efesiensi mencakup 5 unsur atau sumber kerja yaitu, pikiran (tenaga rohani), tenaga jasmani, waktu, ruang, dan material (termasuk uang). Dalam setiap bidang kerja dan pelaksanaan rangkaian cara-caranya biasanya dapat disimpulkan sesuatu asas yang menjadi petunjuk dalam melakukan tindakan-tindakan. Asasasas efesiensi bagi tatausaha itu ada 5 yaitu, perencaan, penyederhanaan, penghemat, penghapusan, dan penggabungan. Kesemua ini berturut-turut akan diuraikan lebih lanjut dibawah ini. 1. Asas Perencanaan
Merencanakan berarti menggambarkan di muka mengenai tindakan-tindakan yang akan dilaksanakan dalam rangka mencapai sesuatu tujuan. Perwujudan asas ini dalam bidang tatusaha dapat berupa pedoman-pedoman yang berikut: a) Pedoman tentang Maksud Warkat. b) Pedoman tentang Penetapan Prosedur. c) Pedoman tentang Pengadaan Mesi Tatausaha.
d) Pedoman tentang Perencanaan Formulir.
2. Asas Penyederhanaan
Menyederhanakan berarti membuat suatu sistem yang ruwet atau pekerjaan yang sukar menjadi lebih mudah atau ringan. Pelaksanaan asas ini adalah sebagai berikut: a) Pedoman tentang Tata cara. b) Pedoman tentang Perlengkapan Tatausaha. c) Pedoman tentang Pengorganisasian Tatausaha. 3. Asas Penghematan
Menghemat berarti mencegah pemakaian benda-benda secara berlebih-lebihan sehingga biaya pekerjaan yang bersangkutan menjadi mahal. Asas ini dapat dilaksanakan dalam pedoman-pedoman yang berikut: a) Pedoman tentang Perhitungan Biaya dan Kemanfaatan. b) Pedoman tentang Perhitungan Kebutuhan Warka. c) Pedoman tentang Mekanisasi Tatausaha. 4. Asas Penghapusan
Menghapuskan berarti meniadakan langkah-langkah atau kegiatan-kegiatan dalam pelaksanaan sesuatu pekerjaan yang dianggap kurang perlu atau tidak berhubungan dengan hasil kerja yang ingin dicapai. Pelaksanaan asas ini dapat diwujudkan dalam pedoman pedoman yang berikut: a) Pedoman tentang Peniadaan Gerak-gerak dalam Pekerjaan. b) Pedoman tentang Penghapusan Tembusan-tembusan atau Warkat-warkat Lainnya. 5. Asas Penggabungan
Menggabungkan berarti mempersatukan pekerjaan-pekerjaan yang mempunyai persamaan atau benda-benda yang mungkin dikerjakan sekaligus dalam 1 langkah sehingga dapat menghemat waktu kerja. Pedoman-pedoman pelaksanaan asas ini adalah sebagai berikut: a) Pedoman tentang Kerja Sekali Jalan. b) Pedoman tentang Pemakaian Ala-alat Serbaguna.
2. Penerapan Efesiensi dalam Kantor
Berdasarkan asas dan pedoman-pedoman efesiensi tatusaha sebagaimanatelah diuraikan dalam paragraf 1 dimuka, dapatlah kini dipperinci lebih lanjut cara-cara bekerja yang efesien dibidang tatausaha yang perlu dilaksanakan dalam setiap kantor modern. Macam-macam kerja ketatausahaan ini di golong-golongkan menurut penggunaan masingmasing sumber kerja itu: a) b) c) d) e)
Pikiran – untuk mencapai cara yang termudah Tenaga – untuk mencapai cara yang terigan Waktu – untuk mencapai cara yang tercepat Ruang – untuk mencapai cara yang terdekat Benda – untuk mencapai cara yang termudah
BAB XI TATARUANG PERKANTORAN (OF F I CE LAYOUT) 1. Perancangan Tataruang
Dalam melaksanakan tatusaha, suatu faktor penting yang trut menentukan kelancarannya ialah penyusunan tempat kerja dan alat perlengkapan kantor dengan sebaik baiknya. Untuk memperjelas pengertian tataruang perkantoran itu dapatlah dikutipkan 2 perumusan yang berikut: 1. Tataruang perkantoran dapat dirumuskan sebagai penyusunan perabotan dan alat perlengkapan pada luas lantai yang tersedia. 2. Tataruang perkantoran adalah penentuan mengenai kebutuhan-kebutuhan ruang dan tentang penggunaan secara terperinci dari ruang ini untuk menyiapkan suatu susunan yang praktis dari faktor-faktor fisik yang dianggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan biaya yang layak. Di indonesia tataruang perkantoran masih kurang mendapat perhatian dalam instansiinstansi pemerintah dan perusahaan-perusahaan swasta. Tidak jarang dijumpai pula perusahaan yang dalam menyelesaikan suatu pekerjaan, pegawai-pegawainya berjalan mondar — mandir dari 1 meja ke meja lain sehingga mengurangi kecepatan bekerja. Ini semua terjadi karena tataruang yang buruk.
Tataruang perkantoran yang baik akan bermanfaat bagi organisasi yang bersangkutan dalam menyelesaikan pekerjaan. Pada pokoknya akan diperoleh keuntungan-keuntungan yang berikut: 1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu para pegawai karena berjalan mondarmandir yang sebetulnya tidak perlu. 2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan yang bersangkutan. 3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja secara efesien, yaitu suatu luas lantai tertentu dapat dipergunakan untuk keperluan yang sebanyak-banyaknya. 4. Mencegah para pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui suatu bagian tertentu. Dalam penyusunan ruang untuk kerja perkantoran, ada beberapa tujuan yang perlu dicapai yaitu: 1.
Pekerjaan dikantor itu dalam proses pelaksanaannya dapat menempuh jarak yang sependek mungkin. 2. Rangkaian aktivitas tatausaha dapat mengalir secara lancar. 3. Kesehatan dan kepuasan bekerja para pegawai dapat terpelihara. 4. Susunan tempat kerja dapat dipergunakan untuk berbagai pekerjaan dan mudah diubah sewaktu-waktu diperlukan. Dua ahli Inggris Geoffrey Mills dan Oliver Standingford menegaskan bahwa berbagai tujuan penyusunan tatruang yang baik bagi sesuatu kantor ialah: a) Persayaratan peraturan, perundang-undangan dipenuhi. b) Ruang dipergunakan sampai manfaat yang terbesar. c) Pelayan-pelayanan tersedia sepanjang diperlukan: tenaga, listrik, telepon, dan lainlain. d) Persyaratan kerja yang baik disediakan bagi setiap orang. e) Pengawasan dapat melihat para petugas sedang bekerja. f) Rasa kesatuan dan kesetiaan terhadap kelompok kerja dipelihara. g) Komunikasi dan arus kerja diperlancar. h) Lalu lalang para juru tatausaha diantara meja-meja dan lemari-lemari arsip dipermudah. i) Pelaksaan kerja yang gaduh dan mengganggu perhatian dipisahkan. j) Saling mengganggu di antara para juru tatausaha dihindarkan. k) Kebebasan diri dan keamanan diusahakan sepanjang perlu. Seorang ahli tataruang pabrik Richard Muthermerumuskan 6 asas pokok tataruang pabrik yang terbaik. Beberapa asas itu adalah: a) b) c) d)
Asas mengenai jarak terpendek. Asas mengenai rangkaian kerja. Asas mengenai penggunaan segenap ruang. Asas mengenai perubahan susunan tempat kerja.
Tataruang perkantoran dapat dibedakan dalam 2 macam yaitu: I. Tataruang yang terpisah-pisah
Pada susunan ini ruangan untuk bekerja terbagi-bagi dalam beberapa satuan. Pembagian itu dapat terjadi karena keadaan gedungnya yang terdiri atas kamar-kamar maupun karena memang sengaja dibikin pemisah buatan, misalnya dengan sekosel kayu atau dinding kaca. Jadi, misalnya bagian penjualan suatu perusahaan terbagi dalam beberapa seksi (seksi pesanan, seksi pembukuan, seksi iklan), pelaksanaan fungsi tiap-tiap seksi itu dilakukan pada ruang kerja yang terpisah-pisah. II. Tataruang yang terbuka
Menurut susunan ini ruang kerja yang bersangkutan tidak dipisahkan. Jadi, bagi bagian penjualan, seperti contoh diatas, semua aktivitasnya dilaksanakan pada 1 ruang besar terbuka, tidak lagi dipisah-pisahkan menurut kamar atau pedengan-pedengan buatan. 2.Penyusunan Perabot
Pada penyusunan meja-meja disediakan lorong untuk lalu lintas para pegawai. Tetapi, bilamana perlu atau keadaan ruang yang tidak terlampau luas mengharuskannya, 2 baris meja dapat diajarkan dan lorongnya diadakan di sisi setiap 2 baris meja kerja. Meja kerja yang digandengkan itu sebaiknya tidak melibihi dari pada 2 buah pada setiap barisnya agar masing-masing pegawaidapat keluar masuk pada mejanya melalui salah 1 lorong disisinya. 3. Persyaratan Lingkungan Fisik
Setiap kantor mempunyai persyaratan lingkungan fisik yang harus pula diperhatikan dan diatur sebaik-baiknya oleh setiap manajer perkantoran yang modern. Ada beberapa menetapkan persyaratan lingkungan fisik (physical conditions) yang harus diusahakan pada setiap kantor. Persyaratan tersebut meliputi hal-hal berikut: a) Kebersihan Bangunan, perlengkapan, dan perabotan harus dipelihara bersi h. b) Luas Ruang Kantor tidak boleh di jejal dengan pegawai. Ruang kerja harus menyediakan luas lantai 40 square feet untuk setiap petugas (= 3,7 meter persegi). c) Suhu Udara Temperatur yang layak harus dipertahankan dalam ruang kerja (Minimum 16°C atau sama dengan ± 61°F). d) Ventilasi Peredaran udara segar atau udara yang telah dibersihkan harus diusahakan dalam ruang kerja.
e) Penerangan Cahaya Cahaya alam atau lampu yang tidak cocok dan cukup harus diusahakan, sedang perlengkapan penerangan dirawat sepatutnya. f) Fasilitas Kesehatan Kamar kecil, toilet, dan sebangsanya harus disediakan untuk para petugas serta dipelihara kebersihannya. g) Fasilitas Cuci Ruag cuci muka/tangan dengan air hangat dan dingin berikut sabun dan handuk harus disediakan seperlunya. h) Air Minum Air bersih untuk keperluan minum petugas harus disediakan melalui pipa atau tempat penampungan khusus. Selanjutnya empat hal penting yang sangat mempengaruhi efisiensi dalam pekerjaan perkantoran yaitu: A. Cahaya Cahaya penerangan yang cukup dan memancar dengan tepat akan menambah efesiensi kerja para pegawai, karena mereka dapat bekerja dengan lebih cepat, lebih sedikit, membuat kesalahan, dan matanta tak lekas menjadi lelah. Cahaya penerangan buatan manusia dapat dibedakan dalam 4 macam yaitu: 1. Cahaya langsung 2. Cahaya setengah langsung 3. Cahaya setengah tak langsung 4. Cahaya tak langsung
B. Warna Bersama-sama dengan cahaya, warna merupakan faktor yang penting untuk memperbesar efesiensi kerja para pegawai. Warna yang tepat juga akan mencegah kesilauan yang mungkin timbul karena cahaya yang berlebih-lebihan. Para ahli membedakan 3 warna pokok, yaitu merah, kuning, dan biru. Warna merah adalah warna yang menggambarkan panas, kegembiraan, dan kegiatan bekerja, warna kuning menggambarkan kehangatan matahari, warna biru adalah warna adem. Masing-masing warna itu apabila disoroti oleh cahaya penerangan akan memantulkan kembali cahaya itu secara berbrda-beda. Kemampuan sesuatu warna untuk memantulkan kembali cahaya yang mendatangi disebut daya pantul warna.
C. Udara Tubuh manusia secara terus-menerus mengeluarkan panas agar dapat hidup terus. Untuk dapat memancarkan panas itu, perlulah udara di sekelilingnya mempunyai suhu yang lebih rendah daripada suhu badan manusia. Badan manusia yang normal mempunyai suhu 37 derajat Celcius. Cara lain untuk mengeluarkan panas dari tubuh manusia ialah dengan menguapkan peluh. Agar peluh dari badan
manusia dapat menguap sepenuhnya,perlulah pula udara itu cukup kering untuk menerima uap.
D. Suara Untuk mengatasi faktor suara yang sering-sering mengurangi efisiensi kerja para pegawai. Usaha-usaha lain yang dapat dijalankan dalamkamar yang memakai alat-alat gaduh ialah pada langit-langit atau dindingnya dipakai lapisan-lapisan penyerap suara. Cara lain untuk mengurangi kegaduhan ialah mesim-mesin tik di bawahnya diberi alas karet busa tipis. Untuk pesawat telepon, ada baiknya juga dibuatkan bilik kecil yang dapat di tutup rapat.
BAB XII PERLENGKAPAN PERKANTORAN
(OF FI CE EQUI PMENT) 1. Perbekalan Tatausaha
Dalam setiap kantor modern selain kertas dan alat tulis untuk melaksanakan tatausaha masih diperlukan bermacam-macam barang perbekalan yang banyak sekali ragamnya dan jumlahnya mencapai puluhan seperti amplop, asahan potlot, bak surat, bantalan cap, jam tembok, jepitan kertas, dan sejenisnya. Untuk jelasnya dan tertibnya dapatlah kiranya segenap perbekalan tatusaha itu digolonggolongkan dalam jenis-jenis barang berikut: a) b) c) d) e)
Barang lembaran Barang bentuk lainnya Alat tulis Alat keperluan lainnya Mesin perkantoran stensil. f) Perabotan perkantoran g) Perlengkapan lainnya
: misalnya kertas tik, karbon, berkas. : misalnya lim, karet penghapus, tinta. : misalnya potlot, pulpen, cap nomor. : alat pencabut jepitan kwat, mistar, bantalan cap. : misalnya mesin tik, mesin hitung, mesin : misalnya meja, lemari, peti besi : misalnya lampu, permadani, kipas angin.
Pelaksanaan tatausaha dengan berbagai barang perbekalan itu sesungguhnya memerlukan hal-hal lain yang dapat dianggap sebagai “bahan baku” atau bahan mentahnya. Menurut Lleffingwell dan Robinson setiap meja tulis hendaknya dilengkapi dengan standard perlengkapan tatausaha yang terdiri dari:
Desk trays (baki-baki surat)
Desk calendar (tanggalanmeja)
Ruler (penggaris)
Pens (pena-pena)
Penholders (tangkai-tangkai pena)
Pencils (potlot-potlot)
Colored pencil (potlot warna)
Eraser (penghapus)
Blotters (kertas-kertas isap)
Shears (gunting)
Stapler (penjepret kawat)
Tray for clips (bak untuk jepitan-jepitan kertas)
Tray for pins (bak untuk jarum-jarum)
Tray for rubbers bands (bak untuk karet-karet gelang)
Binders (berkas-berkas jepitan)
Band dater (cap tanggalan)
Stamp pad (bantal cap)
Stationary requisition (blangko-blangko formulir permintaan keperluan tulis-menulis)
Scratch paper (kertas untuk coret-coretan)
Dari daftar diatas ternyata bahwa setiap kantor bilamana diharapkandapat menunaikan tugas nya secara memuaskan masyarakat modern dewasa ini hendak nya dilengkapi dengan perlengkapan tatausaha yang banyak macamnya. 2. Mesin Perkantoran
Dalam dunia modern dengan perkembangan teknologi yang luar biasa dewasa ini, pekerjaan perkantoran dapat dikatakan mengalami perubahan corak dan sifat. Mesin perkantoran (office machine) adalah segenap alat yang dipergunakan untuk mencatat, mengirim, mengganda, dan mengolah bahan keterangan yang bekerja secara mekanisme, elektris, elektronik, magnetik, atau secara kimiawi. Ada beberapa macam kemajuan teknologi modern yang cukup umum yaitu: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Mesin ketik (typewriter) Mesin dikte (dictating machine) Mesin hitung (calculating machine) Mesin keperluan surat-menyurat (mailing equipment) Mesin pengganda (duplicator/copier) Mesin komunikasi (communication equipment)
3. Perabotan Perkantoran
Perabot kantor yang dalam bahasa inggriss disebut office furnishings atau office furnitures biasanya meliputi meja tulis dengan kursinya, lemari arsip dan perlengkapan untuk menyimpan warkat-warkat lainnya, meja biasa, rak, lembari besi, dan perabot lainnya semacam itu. Dua macam perabot kantor yang tentu dimiliki danpaling banyak dipergunakan dalam setiap kantor ialah meja tulis (termasuk pula meja tik), dan kursinya. Untuk mengukur meja kantor telah lazim dipergunakan 3 satuan hitung, yaitu lebar (widht), dalam (depth), dan tinggi (heihgt). Kecuali adanya syarat-syarat tertentu yang
diperlukan bagi pelaksanaan seuatu pekerjaan khusus, maka meja tulis untuk setiap karyawan biasa cukuplah berukuran 120 X 70 cm. Untuk pejabat pimpinan ukuran meja kerjanya dapat lebih luas dari pada seseorang pegawai biasa, yaitu 130 X 80 cm atau paling besar 150 X 90 cm. Pada meja kerja biasa berukuran 120 X 70 cm, sebetulnya luas ruang yang benar-benar dipakai untuk melaksanakan pekerjaan seperti misalnya membaca surat atau menulis catatan hanyalah sekitar 80 X 50 cm.
BAB XIII STUDI PERKANTORAN (OFF I CE STUDI ES)
1. Perkembangan Ilmu Administrasi Perkantoran
Tatausaha sudah dilaksanakan sejak zaman kuno sewaktu orang mulai bisa menulis huruf sampai dewasa ini. Tatausaha sering disebut juga pekerjaan tulis, pekerjaan kantor, atau pekerjaan kertas telah berkembang sangat luas dalam beberapa puluh tahun terakhir ini. Bertha Weeks menyebutkan bahwa meluasnya pekerjaan-pekerjaan kertas disebabkan karena mekanisasi (karena sangat mudah memperbanyak sesuatu warkat dengan mesin kantor), keharusan dari pemerintah agar dibuat warkat-warkat catatan yang terperinci dalam hubungannya dengan urusan-urusan pajak. Administrasi perkantoran dalam abad modern ini juga mengalami pertumbuhan dalam berbagai seginya. Salah s atunya ialah segi pemahaman terhadap administrasi perkantoran itu. Sejalan dengan pertumbuhan gerakan manajemen ilmiah yang dipelopori oleh Frederick Winslow Taylor (1856-1915), manajemen perkantoran kemudian juga berangsur-angsur ditelaah dan diperkembangkan denganmetode-metode ilmiah. 2. Pengajaran Perkantoran di Amerika Selatan
Perkembangan ilmu administrasi perkantoran memperoleh kelanjutannya dalam dunia pendidikan dan pengajaran. Di Amerikat Serikat pengajaran dalam berbagai segi tatausaha itu lazimnya dicakup dengan suatu mata pelajaran luas yang dinamakan office oractice course (mata pelajaran praktek perkantoran). Pengajaran macam pertama yang dicakup oleh mata pelajaran dengan nama general office pratice biasannya diperuntukkan bagi para calon pegawai steno, tatabuku, dan petugas kantor seumumnya. Disamping pengajaran dalam bidang tatausaha pada tingkat sekolah menengah itu, terdapat pula pengajaran tatausaha dan administrasi perkantoran dalam berbagai lembaga pendidikan tinggi, yang umumnya diberikan di lingkungan sesuatu perguruan tinggi, sekolah tinggi, atau fakultas administrasi perusahaan.
3. Pendidikan Perkantoran di Inggris
Manajemen perkantoran di negara inggris mempunyai jenjang dan bentuk pendidikan yang khusus. Pendidikan perkantoran umumnya dikaitkan dengan pendidikan perusahaan dan pendidikan manajemen pada umumnya.
