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Reunião é uma ferramenta de agilização do processo decisório consensual.
MM A falta de objetividade, organização, planejamento, pauta, bom aproveitamento de tempo e informações consistentes que possam subsidiar a fixação de metas e o posterior acompanhamento de resultados têm sido responsáveis pela predisposição contrária às reuniões. Torná-las produtivas, criativas - por que não dizer agradáveis, respeitando as peculiaridades de cada grupo pode aumentar a sua capacidade de ser um poderoso mecanismo de comunicação e coordenação e facilitador do processo de desenvolvimento de equipes de trabalho.
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Esta é a proposta desse curso. O conteúdo a seguir lhe ajudará neste desafio. Vamos lá!
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Õ (Revista Exame)
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! Õ (Silveira Neto)
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Segundo Tim Hindle, os objetivos a maioria das reuniões se encaixam em pelo menos uma das categorias a seguir.
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Decida em quais delas a reunião se enquadrará e certifique - se de que todos estejam cientes disso. Transmitir informação ou conselho. Divulgar instruções. Lidar com reclamações ou arbitrar. Tomar ou implementar decisões. Gerar idéias criativas. Apresentar proposta para discussão e, em geral, decidir sobre ela.
c Utilize outras técnicas quando:
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Outras formas de comunicação se mostrarem mais adequada; O grupo não está preparado adequadamente; Não estarão presentes as pessoas que realmente tomarão decisões; Existirem posições extremamente antagônicas; As decisões já foram tomadas; O assunto é trivial; O assunto interessa apenas a uma pessoa.
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c- Expor ou apresentar fatos, dados e informações. MMc cc - Coletar sugestões, opiniões ou identificar alternativas para a solução de problemas. MMc c Definir a implantação de decisões adotadas no esforço cooperativo. MMc ccVender ou convencer sobre uma idéia. MMc c Estudos, troca de experiências, apresentações, etc MMc c Avaliar o impacto das ações implantadas e estabelecer medidas corretivas caso sejam necessárias.
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MMc cPeriódicas - Dias certos e previamente combinados Intermitente - Data combinada, mas depende de fatores externos para a sua realização. MMc! " cNão existe data nem hora acertadas previamente. São realizadas em decorrência de fatores inesperados, urgentes ou críticos.
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MMc c Quando todos os participantes estão presentes no mesmo local. MMc$ c Quando os participantes não estão presentes no mesmo local, mas utilizam recursos informatizados para manter a comunicação.
c c ÿcc c!% ccc cc &cc Você viu que há muitos tipos de reunião, cada um para uma situação específica.
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Antes de começar sua reunião descubra qual é o tipo mais adequado ao objetivo pretendido e as condições existentes.
A necessidade da reunião; Os objetivos da reunião; As condições existentes; Os participantes necessários.
c c £c c% c c' c &c O processo de escolha dos métodos e técnicas a serem utilizados durante uma reunião precisa estar relacionado com o objetivo a ser atingido.
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Ou melhor, uma reunião será mais quanto mais estreita for a relação existente entre objetivo - metodologia - conteúdo.
c A tabela abaixo tem como objetivo auxiliar esta relação, porém ela não esgota a variedade de técnicas possíveis. Apenas demonstra que as técnicas já inventadas ou a serem inventadas dependem do objetivo a alcançar.
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- Expor ou apresentar fatos, dados e informações.
- Exposição oral / Diálogo - Exposição oral com auxílio de recursos audiovisuais. - Gráficos para ilustrar a informação. - Exemplos para dinamizar a apresentação.
- Coletar e elaborar informações e dados
- Brainstorming - Brainwrinting (escrever as idéias antes de serem compartilhadas)
- Tomar decisões.
- Matrizes de análise e compatibilidade.
- Definir a implantação de decisões adotadas no esforço cooperativo.
- 5W e 1H
- Vender ou convencer sobre uma idéia.
- Exposição oral. - Exposição oral com auxílio de recursos audiovisuais.
- Estudos, troca de experiências, apresentações, etc.
- Avaliar métodos e resultados.
- Exposição oral. - Exposição oral com auxílio de recursos audiovisuais - Dinâmicas de grupo com verbalização - Debates - Questionários avaliativos. - Perguntas a serem respondidas e compartilhadas. - Folha de verificação - 5W e 1H
- Construir coisas.
- Métodos de projetos de empreendimento
- Organizar atividades.
- Metodologias de planejamento - Metodologias de resolução de problemas - Matriz de causa e efeito
- Resolver problemas.
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Clique aqui Veja uma Tabela com as técnicas adequadas de acordo com o objetivo da Reunião. ·cc c cc c c c c c
+&c , Considere os aspectos da informação. A informação tem que ser significativa, oportuna, envolvente, acessível, aplicável e escassa (clara e objetiva) ,cA informação precisa estar:ccondensada, contextualizada e apresentável ÿ, Selecionar o meio certo Recursos a serem utilizados. Os mais comuns são:
Apresentação em vídeo - Os vídeos precisam ser curtos de 3 a 10 min, no máximo. Escolha com atenção em que momento da reunião apresentar Videoconferência - Excelente recurso para possibilitar a participação em tempo real nas reuniões virtuais.
c $ " c- Excelente recurso para possibilitar a participação em tempo real nas reuniões virtuais. +c cc- Utilize somente Powerpoint, pois é um software específico para apresentação. - c c c barato, de fácil reprodução . providencie cópias para todos os participantes. c .c caso seja necessário, imprima e leve para todos +c c Lembre-se que você antes de ser ouvido, você é visto. Então cuide da sua aparência. Procure olhar nos olhos das pessoas enquanto fala. / ccSe for necessário, que utilize. Regule a altura e a distância com ele desligado, teste antes de utilizá-lo e não enrole o fio enquanto fala.
c -c! c c A reunião tem três etapas: 0c! c Planejamento ou Preparação 0c! c Condução ÿ0c! c Fechamento ou Ação Final Quais as ações a serem feitas em cada uma das etapas? Na etapa de Planejamento ou preparação: - Estabelecer objetivos - Selecionar os tópicos - Selecionar os participantes - Planejar e divulgar a pauta - Verificar o local e os meios audiovisuais que serão utilizados - Providenciar água e café
c c Na etapa de condução: - Apresentar os participantes - Integrar as pessoas - Declarar o objetivo da reunião - Conduzir cada assunto Na etapa de fechamento ou ação final: - Avaliação - Levantamento das disfunções existentes
- Follow Up - Instrumento utilizado para analisar os resultados da avaliação, buscando melhorar seu atuação nas futuras reuniões. - Ata - Registro da reunião e posterior divulgação
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Trabalhar para atingir os objetivos
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c Todo participante é capaz de contribuir como líder numa reunião quando: - Analisa o desenrolar das atividades; - Intervêm positivamente; e - Se comunica assertiva e positivamente.
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Caberá ao coordenador da reunião exercer a liderança da mesma, oportunizando e estimulando as manifestações de liderança dos participantes.
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Dependendo do objetivo da reunião, do tamanho do grupo e da técnica utilizada para condução, o coordenador poderá contar com o auxílio dos participantes para desempenhar outros papéis: cronometrista, facilitador, anotador e secretário.
8 - Algumas situações difíceis possíveis de acontecer, como tentar resolve-las?
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Uma reunião num clima construtivo exige muito esforço e habilidade. As sugestões abaixo se baseiam em aspectos que ajudam a manter esse clima: Manter a discussão focalizando um item da ordem do dia de cada vez. Interromper a discussão ( ou debate) quando se torna redundante. Garantir que todos possam ser ouvidos. Ser capaz de saber quando delegar a voluntários. Ter certeza que os itens da ordem do dia são de interesses de todos. Manter a atmosfera descontraída e informal. Encorajar a discussão plena (negociador). Ouvir melhor que qualquer outro. Manter a calma. Encerrar a reunião na hora certa.
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