UNIDAD VI: “TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN” 6.1 ORGANIGRAMAS.
Concepto El organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una institución o de una de sus áreas, en la que se muestra la composición de las unidades administrativas que la integran, sus relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría. Objeto Es el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización. Utilidad Proporciona una imagen formal de la organización. Facilita el conocimiento de una organización, así como de sus relaciones de jerarquía y coordinación. Representa un elemento técnico valioso para el análisis organizacional. Constituye una fuente autorizada de consulta. Criterios fundamentales para su preparación
Precisión En el organigrama deben definirse con exactitud todas las unidades administrativas y sus interrelaciones. Sencillez Debe ser muy simple, para que se comprenda fácilmente. Para ello, se recomienda no complicarlo con trazos innecesarios o una nomenclatura compleja o poco clara. Uniformidad Para facilitar su interpretación conviene homogeneizar las líneas y fi guras que se utilicen en su diseño. Presentación En gran medida, su funcionalidad depende de su formato y estructura; por ello, en su preparación deben considerarse considerars e criterios técnicos y de servicio, en función de d e su objetivo. Vigencia Para conservar su vigencia el organigrama debe mantenerse actualizado. Cuando se elabora es recomendable que en el margen inferior derecho de la gráfica se anote el nombre de la unidad responsable de prepararlo y la fecha de autorización y actualización. Clasificación Los organigramas pueden clasificarse según cuatro grandes criterios: 1. Por su naturaleza. 2. Por su ámbito. 3. Por su contenido.
4. Por su presentación. Por su naturaleza Micros administrativos Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma general o mencionar alguna de las áreas que la conforman. Macro administrativos Contienen información de más de una organización. Meso administrativos Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término meso administrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede emplearse en el sector privado. Por su ámbito Generales Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características Específicos Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización. Por su contenido Integrales Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Es conveniente anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes. Funcionales Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general. De puestos, plazas y unidades Indican las necesidades de puestos y el número de plazas existentes o necesarias de cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas. Por su presentación Verticales Presentan las unidades ramificadas de arriba hacia abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual se recomienda su empleo en los manuales de organización. Horizontales Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se estructuran por líneas dispuestas horizontalmente. Mixtos Utilizan combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base. De bloque
Son una variante de los verticales, pero tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, en poco espacio permiten que aparezcan unidades ubicadas en varios niveles jerárquicos. Diseño Forma Como regla general debe usarse un solo tipo de fi gura para simbolizar cada elemento integrante del organigrama. Para facilitar su lectura se recomienda que los textos aparezcan horizontalmente y representar con rectángulos las unidades. Dimensión Los rectángulos que forman parte de un organigrama deben tener dimensiones semejantes. 6.2 MAPAS DE PROCESOS Un mapa de procesos proporciona una representación visual de cómo se ve tu proceso de principio a fin, incluyendo los pasos, la secuencia de pasos, transferencias y otras interacciones. Ser capaz de "ver" tu proceso de principio a fin puede ser una poderosa manera de encontrar el lugar donde las cosas están funcionando bien, donde el trabajo no fluye bien, donde los pasos pueden ser innecesarios o redundantes, donde los pasos son demasiado complejos o cuando el proceso contiene bucles infinitos o innecesarios. Los mapas de procesos ofrecen una base para identificar acciones de mejora y realizar un proceso más eficiente y eficaz. Estos últimos incluyen procesos para medir y obtener datos sobre el análisis del desempeño y mejora de la efectividad y eficiencia, pueden incluir la medición, seguimiento y procesos de auditoría, acciones correctivas y preventivas y ser aplicados a todos los procesos de la organización siendo una parte integral en la gestión. Teniendo en cuenta que no existe un formato predeterminado para construir un mapa de procesos, cada organización deberá adoptar el diseño que mejor se adapte a su sistema, de ahí la flexibilidad que ofrece nuestro sistema en cuanto a para motorización de procesos, los cuales se pueden agregar, así como también editar, activar/desactivar y organizar, lo que permitirá tener un mejor control en el flujo de la información de la empresa. Un mapa de procesos es un diagrama de valor; un inventario gráfico de los procesos de una organización. Existen diversas formas de diagramar un mapa de procesos. Nosotros recomendamos utilizar el siguiente: El mapa de procesos proporciona una perspectiva global-local, obligando a “posicionar” cada proceso respecto a la cadena de valor. En resumen, los procesos claves constituyen la secuencia de valor añadido del servicio desde la Comprensión de las necesidades y expectativas del cliente /usuario hasta la prestación del servicio, siendo su objetivo final la satisfacción del cliente /usuarios.
Tipos de Procesos En el diagrama de procesos previo se mencionan tres tipos de procesos distintos, que a continuación definimos brevemente: Procesos claves En resumen, los procesos claves constituyen la secuencia de valor añadido del servicio desde la comprensión de las necesidades y expectativas del cliente /usuario hasta la prestación del servicio, siendo su objetivo final la satisfacción del cliente /usuarios. Procesos Estratégicos Los procesos estratégicos son aquellos establecidos por la Alta Dirección y definen cómo opera el negocio y cómo se crea valor para el cliente / usuario y para la organización. Soportan la toma de decisiones sobre planificación, estrategias y mejoras en la organización. Proporcionan directrices, límites de actuación al resto de los procesos. 6.3 DIAGRAMAS DE FLUJO.
Resumen del tema “Diagrama de flujo” En la vida cotidiana cada que necesitamos realizar o llevar a cabo una actividad conlleva a una serie de pasos a seguir para su cumplimiento, Puede ser difícil entender un proceso con una descripción verbal, de esta manera el diagrama de flujos de datos ayuda a ilustrar los componentes de un proceso y la forma en que interactúan de esta forma los diagramas de flujo ofrecen una solución muy creativa y eficiente para la representación gráfica de dicha actividad facilitando así el entendimiento de que cada paso a seguir del proceso para su realización. Cabe mencionar, que el lenguaje utilizado para especificar la función del diagrama de flujo, parte de un lenguaje que utilizamos diariamente, pero adoptando ciertos verbos y frases imperativas, para describir de manera exacta y precisa lo que se quiere realizar. Cada paso del proceso es representado por un símbolo diferente que contiene una breve descripción de la etapa de proceso. Los símbolos gráficos del flujo del proceso están unidos entre sí con flechas que indican la dirección de flujo del proceso. El diagrama de flujo ofrece una descripción visual de las actividades implicadas en un proceso mostrando la relación secuencial ente ellas, facilitando la rápida comprensión de cada actividad y su relación con las demás, el flujo de la información y los materiales, las ramas en el proceso, la existencia de bucles repetitivos, el número de pasos del proceso, las operaciones de interdepartamentales… Facilita también la selección de indicadores de proceso
Los diagramas de Flujos son recomendables para representar actividades o procesos no muy grandes ni muy complejos, pues para este caso se tornaría complejo de igual forma el entendimiento de dicho diagrama.
Beneficios del Diagrama de Flujo En primer lugar, facilita la obtención de una visión transparente del proceso, mejorando su comprensión. El conjunto de actividades, relaciones e incidencias de un proceso no es fácilmente discernible a priori. La diagramación hace posible aprehender ese conjunto e ir más allá, centrándose en aspectos específicos del mismo, apreciando las interrelaciones que forman parte del proceso así como las que se dan con otros procesos y subprocesos. Permiten definir los límites de un proceso. A veces estos límites no son tan evidentes, no estando definidos los distintos proveedores y clientes (internos y externos) involucrados. El diagrama de flujo facilita la identificación de los clientes, es más sencillo determinar sus necesidades y ajustar el proceso hacia la satisfacción de sus necesidades y expectativas. Estimula el pensamiento analítico en el momento de estudiar un proceso, haciendo más factible generar alternativas útiles.
6.4 MANUALES. Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los órganos de una institución; así como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución.
Entre los objetivos y beneficios de la elaboración de Manuales Administrativos destacan:
Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integrante de la organización Definir las funciones y responsabilidades de cada unidad administrativa Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisión innecesarias Evitar desperdicios de recursos humanos y materiales Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas y procedimientos Servir de base para el adiestramiento y capacitación del personal Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así como de sus propios papeles y relaciones pertinentes Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y cambios que se realicen dentro de la organización en general o alguno de sus elementos componentes.
Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demás integrantes de la organización. Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evita los conflictos inter-estructurales
6.4.1 BIENVENIDA. Suelen englobar todo lo que le interesa conocer al empleado en general, sobre todo al ingresar a la empresa.
6.4.2 POLITICAS. Reúne al grupo de objetivos propios de la empresa, clasificados por departamentos, con expresión de las políticas correspondientes a esos objetivos, y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las políticas.
6.4.3 DE ORGANIZACIÓN. Son como una explicación, ampliación y comentario de las cartas de organización.
Dentro de este contenido se sugiere:
Historia y Descripción de la Empresa Misión, visión y objetivos de la empresa Legislación o base legal Estructura de la organización (organigrama General) Estructura de cada una de las áreas componentes de la organización en general (Organigrama por área) Normas y políticas generales
6.4.4 DE PROCEDIMIENTOS. Son de gran utilidad, pues de manera precisa, preferentemente gráfica, fijan a cada trabajador lo que debe hacer en las principales actividades técnicas que le son encomendadas.
La descripción de procedimientos abarca la siguiente información:
Identificación del procedimiento Nombre Área de desempeño Codificación Descripción Genérica (objetivo) Normas generales Responsable de cada una de las actividades que lo integran Número de Paso o Sub-paso (secuencia de las actividades) Descripción de cada una de las actividades que lo integran
6.4.5 DE CALIDAD.
El manual de calidad es, pues, un documento público que las empresas ponen a disposición de clientes, usuarios, proveedores e instituciones para que conozcan, se ajusten y supervisen respectivamente los estándares de calidad con los que la compañía se ha comprometido. Especifica la política de calidad de la empresa y la organización necesaria para conseguir los objetivos de aseguramiento de la calidad de una forma similar en toda la empresa. En él se describen la política de calidad de la empresa, la estructura organizacional, la misión de todo elemento involucrado en el logro de la Calidad, etc. El fin del mismo se puede resumir en varios puntos:
Única referencia oficial. Unifica comportamientos decisionales y operativos. Clasifica la estructura de responsabilidades. Independiza el resultado de las actividades de la habilidad. Es un instrumento para la Formación y la Planificación de la Calidad. Es la base de referencia para auditar el Sistema de Calidad.
