Rencana Mutu Pelaksanaan

DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA DIREKTORAT BINA PELAKSANAAN WILAYAH-III

BALAI PELAKSANAAN JALAN NASIONAL IX PETUNJUK PELAKSANAAN PELAKSANAAN RENCANA MUTU PELAKSANAAN KEGIATAN (RMP) LEVEL 2

1.

No. Dokumen

: BPJN IX/SMM/RMP/PP/02

Tgl berlaku

No. Revisi

: 00

Tgl. Kaji Ulang : 01/10/14

: 01/04/14

Hal

: 6/30

Paraf :

Ruang Lingkup; Ruang lingkup penerapan Petunjuk Pelaksanaan ini berlaku untuk pelaksanaan kegiatan yang dibuat oleh Penggunaan Jasa (PA/KPA) dan seluruh Satker/PPK dilingkungan Balai Pelaksanaan Jalan Nasional IX wilayah Maluku dan Maluku Utara Direktorat Bina Pelaksanaan Wilayah III.

2.

Tujuan; Mengatur tata cara Penyusunan Rencana Mutu Pelaksanaan Kegiatan, agar diperoleh persepsi yang sama bagi pemangku kepentingan dan sebagai panduan pelaksanaan kegiatan untuk pencapaian mutu yang optimal.

3.

A c u a n; 1. 2. 3. 4. 5. 6.

7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.

Perpres RI Nomor 54 Tahun 2010 Tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah; Permen PU Nomor 09/PRT/M/2008 Tentang Pedoman Sistim Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (K3) Konstruksi Bidang Pekerjaan Umum; Permen PU Nomor 04/PRT/M/2009 Tentang Sistem Manajemen Mutu Departemen Pekerjaan Umum; Permen PU Nomor 07/PRT/M/2011 Tentang Standar dan Pedoman Pengadaan Pekerjaan Konstruksi dan Jasa Konsultansi; SE Direktur Jenderal Bina Marga Nomor 04/SE/Db/2011, tanggal 28 juli 2011, tentang Penajaman Strategis Ruas dan Peningkatan Mutu Desain; SE Direktur Jenderal Bina Marga Nomor 06/SE/Db/2011, tanggal 20 Desember 2011, tentang Jenis-jenis Kontrak Pelaksanaan Pekerjaan Tahun anggaran 2012 Berdasarkan Pembebanan Tahun Anggaran; SE Direktur Jenderal Bina Marga Nomor 04/SE/Db/2012, tanggal 26 Januari 2012, tentang Tata Cara Perubahan Kontrak Konstruksi; Manual Mutu Direktorat Jenderal Bina Marga Nomor DJBM/SMM/MED MER Rev. 00 Prosedur Pengendalian Dokumen No. DJBM/SMM/PR/01 Prosedur Pengendalian Bukti Kerja No. DJBM/SMM/PR/02 Prosedur Audit Internal (AI) No. DJBM/SMM/PR/03 Prosedur Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai (HPTS) No. DJBM/SMM/PR/04 Prosedur Tindakan Korektif No. DJBM/SMM/PR/05 Prosedur Tindakan Pencegahan No. DJBM/SMM/PR/06 Petunjuk Pelaksanaan tinjauan Manajemen No. Dokumen DJBM/SMM/PP/01 DJBM/SMM/PP/01 Instruksi Kerja Penyusunan Dokumen Sistim Mutu Nomor Dokumen DJBM/SMM/IK/01; Dokumen Kontrak;

Di lar ang memperbanya memperbanyak k dokumen ini , tanpa ij in Bagi an Pengend Pengendali ali D okumen BPJN. I X - Ambon


BALAI PELAKSANAAN JALAN NASIONAL IX PETUNJUK PELAKSANAAN PELAKSANAAN RENCANA MUTU PELAKSANAAN KEGIATAN (RMP) LEVEL 2

4.

No. Dokumen


Tgl berlaku

No. Revisi

: 00


: 01/04/14

Hal

: 7/30

Paraf :

Definisi; 4.1 Petunjuk Pelaksanaan; Adalah dokumen standar kerja yang dibutuhkan oleh tiap-tiap Unit Kerja/Unit Pelaksana kegiatan untuk memastikan perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian proses dilakukan secara efektif sesuai Sistem Manajemen Mutu; (Permen PU Nomor 04/PRT/M/2009 Lampiran 1 Bab IV angka 4.2.6.1) 4.2 Rencana Mutu Pelaksanaan Kegiatan. Adalah dokumen yang menunjukkan kemampuan organisasi dalam mengerahkan sumberdayanya untuk mencapai tujuan pada suatu pelaksanaan kegiatan, proses atau produk dengan menggunakan Sistem Manajemen Mutu; (Permen PU Nomor 04/PRT/M/2009 Lampiran-1 Bab VII angka 7.1.2) 4.3 Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai. Adalah Hasil kegiatan/produk kegiatan yang tidak memenuhi persyaratan atau ketentuan yang telah ditetapkan. (Manual Mutu DJBM Nomor DJBM/SMM/MM Rev.00 – 2.2.31) 2.2.31) 4.4 Sasaran Mutu. Sesuatu yang dicari atau dituju berkaitan dengan mutu. Biasanya didasarkan pada Kebijakan Mutu Organisasi, serta ditentukan bagi fungsi dan tingkatan tertentu dalam organisasi. (Permen PU Nomor 04/PRT/M/2009 Lampiran-1 Bab II angka 6). 4.5 Pelanggan/Pemangku Kepentingan. Organisasi atau orang yang menerima hasil pekerjaan (produk/manfaat). Pelanggan terdiri dari: o

o

Pelanggan Internal adalah Pihak-pihak yang terkait dengan proses selanjutnya dalam suatu kegiatan. (Pimpinan, Pejabat Setingkat dan Staff); Pelanggan Eksternal adalah pihak-pihak luar yang terkait dengan kegiatan di lingkungan Kementerian Pekerjaan Umum (Pemerintah, masyarakat, stakeholder);

(Manual Mutu DJBM Nomor DJBM/SMM/MM Rev.00 – 2.2.22) 2.2.22)

Di lar ang memperbanya memperbanyak k dokumen ini , tanpa ij in Bagi an Pengend Pengendali ali D okumen BPJN. I X - Ambon


BALAI PELAKSANAAN JALAN NASIONAL IX PETUNJUK PELAKSANAAN RENCANA MUTU PELAKSANAAN KEGIATAN (RMP) LEVEL 2

No. Dokumen


Tgl berlaku

No. Revisi

: 00


: 01/04/14

Hal

: 8/30

Paraf :

4.6 Unit Kerja. Unit di lingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga, Kementerian PU berdasakan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 08/PRT/M/2010 (Ditjen, Setditjen, Direktorat) dan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 21/PRT/M/2010 (Tugas dan Fungsi Balai Besar/Balai Pelaksanaan Jalan Nasional) (Manual Mutu DJBM Nomor DJBM/SMM/MM Rev.00 – 2.2.24) 4.7 Kepuasan Pelanggan. Persepsi para pemangku kepentingan di bidang jalan (misalnya: pengguna/pemanfaat jalan) tentang tingkat pelayanan yang disediakan oleh Direktorat Jenderal Baina Marga. (Manual Mutu DJBM Nomor DJBM/SMM/MM Rev.00 – 2.2.2) 4.8 Unit Pelaksana. Satuan Kerja Pelaksanan Kegiatan (SNVT/SKS/PPK), Bagian Pelaksana Kegiatan yang berada di bawah pembinaan Eselon I yang berkaitan dengan mutu kegiatan di lingkungan Direktorat Jenderal Bina Marga. (Manual Mutu DJBM Nomor DJBM/SMM/MM Rev.00 – 2.2.25) 4.9 Prosedur. Cara tertentu untuk melaksanakan suatu kegiatan atau proses, (yang melibatkan lebih dari satu bagian atau orang, yang memiliki tugas dan tanggung jawab yang berlainan). (Manual Mutu DJBM Nomor DJBM/SMM/MM Rev.00 – 2.2.33) 4.10 Manajemen Puncak. Orang atau kelompok yang mengarahkan dan mengendalikan organisasi pada tingkat tertinggi. (Permen PU Nomor 04/PRT/M/2009 Lampiran-1 Bab II angka 8). 5.

Ketentuan Umum; 5.1 Penyusun. Rencana Mutu Pelaksanaan Kegiatan harus dibuat oleh Unit Pelaksana (Satker/SNVT dan PPK) untuk digunakan sebagai acuan pelaksanaan kegiatan oleh masing-masing Unit Pelaksana.

Di lar ang memperbanyak dokumen ini , tanpa ij in Bagi an Pengendali D okumen BPJN. I X - Ambon



No. Dokumen


Tgl berlaku

No. Revisi

: 00


: 01/04/14

Hal

: 9/30

Paraf :

5.2 Waktu pengajuan. Rencana Mutu dibuat pada saat sebelum dilaksanakannya kegiatan. 5.3 Cara Penomoran Dokumen. Cara penomoran dokumen mengikuti ketentuan sebagai berikut:

No. Dokumen : SMM/RMP/B/C/D Rev. XX

Notasi: SMM

= Sistem Manajemen Mutu.

RMP

= Rencana Mutu Pelaksanaan Kegiatan.

B

= Diisi Singkatan Provinsi dimana SNVT berada dengan ketentuan; Provinsi ............... disingkat ............... Jika Satker berada pada Balai maka diisi dengan BPJN/BBPJN ….

C

= Diisi singkatan nama SNVT dengan ketentuan sebagai berikut ; PELAKSANAAN WILAYAH ... – WIL...1 PERENCANAAN & PENGAWASAN – P2JN. Jika Satker Balai maka C tidak dicantumkan notasi apapun juga.

D

= Jika Rencana Mutu dibuat oleh PPK maka diisi dengan nomor urut PPK pada SNVT bersangkutan sesuai ketentuan yang ditetapkan oleh Kepala SNVT. Jika RMP dibuat oleh SNVT dan Satker Balai Besar, maka D tidak dicantumkan notasi apapun juga.

XX

= Nomor urut revisi sesuai katagori masing masing, dua digit dimulai dari nomor 00 (asli). Contoh : No. Dokumen : SMM/RMP/BALAI IX Rev. 00 No. Dokumen : SMM/RMP/MLU/WIL I Rev. 00 No. Dokumen : SMM/RMP/MLU/WIL I/PPK 01 Rev. 00

1

Diisi nomor wilayah sesuai SK Ka Satker




No. Dokumen


Tgl berlaku

No. Revisi

: 00


: 01/04/14

Hal

: 10/30

Paraf :

5.4 Perubahan atau Revisi. RMP adalah dokumen yang dinamis, dapat berubah sesuai kebutuhan jika pada saat kegiatan dilaksanakan terdapat perubahan pada dokumen tersebut. Perubahan atau revisi dokumen harus mengikuti kaidah perubahan dokumen dan dilakukan persetujuan ulang. 5.5 Tata cara pengesahan. Tata cara penyusunan, pemeriksaan dan pengesahan dokumen diatur sebagai berikut; No

Disusun Oleh;

Diperiksa Oleh;

Disahkan Oleh;

1.

Satker Balai

Kasie PSP3

Kepala Balai

2.

Ka SNVT

Kasie yg Relevan

Kepala Balai

3.

PPK

Ka SNVT

Kepala Seksi yang relevan

4.

SKPD

Kasie PSP3

Kepala Dinas

5.6 Pemahaman dan aplikasi. Rencana Mutu Pelaksanaan Kegiatan (RMP) harus disosialisasikan oleh penyusun/penanggung jawab kegiatan kepada jajarannya yang terlibat, untuk dipahami dan diterapkan serta dalam perjalanannya harus selalu dipantau pencapaiannya. 5.7 Isi dan kandungan Rencana Mutu Pelaksanaan (RMP). Isi dan kandungan Rencana Mutu Pelaksanaan (RMP) sekurang-kurangnya adalah; 1.

Umum.

2.

Informasi Kegiatan.

3.

Sasaran Mutu Kegiatan.

4.

Persyaratan Teknis dan Administrasi.

5.

Struktur Organisasi.

6.

Tugas, Tanggung Jawab dan Wewenang.

7.

Kebutuhan Sumber Daya Manusia dan Sumber Daya Lainnya.

8.

Bagan Alir Pelaksanaan Kegiatan.

9.

Jadwal Pelaksanaan Kegiatan.

10.

Jadwal Personil. Di lar ang memperbanyak dokumen ini , tanpa ij in Bagi an Pengendali D okumen BPJN. I X - Ambon



6.

No. Dokumen


Tgl berlaku

No. Revisi

: 00


: 01/04/14

Hal

: 11/30

Paraf :

11.

Jadwal Penggunaan Sarana dan Prasarana.

12.

Rencana dan Metode Verifikasi, Validasi, Monitoring, Evaluasi, Inspeksi dan Pengujian dan Kriteria Penerimaan.

13.

Daftar Kriteria Penerimaan.

14.

Daftar Dokumen SMM.

15.

Daftar Induk Rekaman / Bukti Kerja.

Kondisi Khusus Tidak ada

7.

Bagan Alir, Tugas dan Tanggung Jawab 7.1. Bagan Alir RMP

PENYUSUN OLEH PPK / KASATKER

DIPERIKSA OLEH KASATKER / KASI / KABID / KASUBDIT

DISAHKAN OLEH KASI / KABID / KA BALAI / DIREKTUR

YA

PENYUSUNAN

PERIKSA

RMP

PENGESAHAN RMP

TIDAK

7.2. Tugas dan Tanggung Jawab 7.2.1.

Penyusun : 1) 2) 3)

Menyusun RMP atas inisiatif PPK/Satker berdasarkan DIPA dan kebutuhan pelaksanaan kegiatan. Membubuhkan identitas nama, jabatan, tanda tangan dan tanggal pada kolom yang telah disediakan. Menyampaikan kepada masing-masing pejabat yang telah ditunjuk pada tata cara pengesahan (angka 5.5).




No. Dokumen


Tgl berlaku

No. Revisi

: 00


7.2.2.

: 01/04/14

Hal

: 12/30

Paraf :

PPK/Kasatker/Kasi : 1) Menunjuk/menetapkan petugas penyusun RMP. 2) PPK/Kasatker/Kasi memeriksa RMP yang telah disusun oleh penyusun. 3) Kasi/Kepala Balai/Kepala Dinas sebagai atasan PPK/Kasatker/Kasi yang akan mengesahkan RMP. 4) Melakukan Sosialisasi RMP yang disusunnya kepada seluruh jajaran yang berada dibawah kendalinya. 5) Mendistribusikan dokumen RMP ke pihak-pihak yang terkait dalam lingkup Balai Pelaksanaan Jalan Nasional IX dan yang berada dalam lingkup hierarki di atasnya. 6) Memantau dan mengevaluasi penerapan RMP.

7.2.3.

Kepala Seksi Pengendalian Sistem Pelaksanaan, Pengujian dan Peralatan : 1) Sebagai Wakil Manajemen pada Unit Penjamin Mutu (UPM); 2) Memeriksa RMP yang dibuat oleh petugas yang ditunjuk pada masingmasing unit kerja (SNVT/Satker Balai/SKPD) dalam lingkup Balai Pelaksanaan Jalan Nasional IX; 3) Mensahkan RMP yang telah dibuat PPK. 4) Memantau pelaksanaan RMP yang telah disusun oleh PPK/Kasatker (termasuk SKPD).

7.2.4.

Kepala Balai : 1) Sebagai Manajemen Puncak pada Unit Penjamin Mutu (UPM); 2) Mensahkan RMP yang telah diperiksa pejabat yang telah ditunjuk; 3) Memantau pelaksanaan penerapan Sistem Manajemen Mutu.

8.

Bukti Kerja; Dokumen Rencana Mutu Pelaksanaan Kegiatan (RMP).

9.

Lampiran – Lampiran;




No. Dokumen


Tgl berlaku

No. Revisi

: 00


: 01/04/14

Hal

: 13/30

Paraf :

Lampiran 9.1 Sampul/Cover


BALAI PELAKSANAAN JALAN NASIONAL IX

SATUAN KERJA NON VERTIKAL TERTENTU

PELAKSANAAN JALAN NASIONAL WILAYAH

….




No. Dokumen


Tgl berlaku

No. Revisi

: 00


: 01/04/14

Hal

: 14/30

Paraf :

Lampiran 9.2 (Lembar Pengesahan) . . . . . . . lembar 1/2 DIREKTORAT JENDERAL BINA MARGA DIREKTORAT BINA PELAKSANAAN WILAYAH-III


RENCANA MUTU PELAKSANAAN (RMP) No. Dokumen : (2)

(1)

No. Revisi

Tgl berlaku

:(3)

:

(4)

Tgl. Kaji Ulang : (5)

Hal.

:

(13)

Paraf

:

(14)

PENGESAHAN URAIAN

NAMA & JABATAN

TANDA TANGAN

DISUSUN OLEH

(6)

(6)

DIPERIKSA OLEH

(7)

(7)

DISAHKAN OLEH

(8)

(8)

STATUS DOKUMEN STATUS DOKUMEN

(9)

(10)

NO. DISTRIBUSI

(11)

TANGGAL

(12)

Petunjuk Pengisian Lembar Pengesahan (lampiran 9.2) ....... lembar 2/2 (1)

:

Cantumkan level Dokumen (Prosedur/Petunjuk Pelaksanaan dan RMP adalah dokumen Level 2, Instruksi Kerja adalah dokumen level 3).




No. Dokumen


Tgl berlaku

No. Revisi

: 00


: 01/04/14

Hal

: 15/30

Paraf :

(2)

:

Diisi nomor dokumen sesuai ketentuan Cara Penomoran Dokumen butir 5.3 dokumen ini.

(3)

:

Diisi no revisi sesuai ketentuan butir 5.3 dokumen ini, 00 untuk dokumen perdana dan 01 untuk revisi pertama dan selanjutnya sesuai urutan perubahannya.

(4)

:

Diisi tanggal sesuai pada saat dokumen diterbitkan, setelah disahkan oleh Manajemen Puncak (Kepala Balai)/Kepala Bidang.

(5)

:

Diisi tanggal kapan dokumen akan dikaji ulang selama lamanya 6 (enam) bulan setelah tanggal berlaku.

(6)

:

Cantumkan nama dan jabatan originator/penyusun (personil yang kompeten pada substansi yang disusun), tanda tangan dan tanggal saat diajukan.

(7)

:

Cantumkan nama pemeriksa/atasan langsung penyusun dokumen tanda tangan dan tanggal saat diajukan. Ikuti ketentuan pihak pemeriksa sebagaimana ketentuan butir 5.5 dalam dokumen ini.

(8)

:

Cantumkan nama pengesah dokumen/Manajemen Puncakmasing masing Unit Kerja, tanda tangan dan tanggal saat diajukan.

(9)

:

Cantumkan status ”ASLI” pada dokumen aslinya.

(10)

:

Dicantumkan status sesuai status pengendalian pada saat dokumen didistribusikan kepada yang berkepentingan (TERKENDALI) atau TIDAK TERKENDALI jika dokumen didistribusi kepada pihak yang tidak relevan untuk diberi dokumen yang sah (hanya untuk referensi).

:

Diisi nomor distribusi sesuai ketentuan yang ditetapkan oleh penerbit dokumen.

(12)

:

Diisi tanggal saat dokumen didistribusikan.

(13)

:

Diisi nomor halaman dan jumlah halaman seluruhnya

(14)

:

Paraf penyusun

(11)




No. Dokumen


Tgl berlaku

No. Revisi

: 00


: 01/04/14

Hal

: 16/30

Paraf :

Lampiran 9.4 DATA KEGIATAN(Sekurang kurangnya berisi sebagai berikut ;) 9.4 DATA KEGIATAN(Bila SNVT) NO

URAIAN

KETERANGAN

1.

NAMA SNVT DAN NOMOR

:

2.

KEPALA SNVT NAMA

:

3.

SK PENGANGKATAN NOMOR

:

TANGGAL

:

4.

ALAMAT

:

5.

SUMBER DANA LOAN NO

:

APBN DIPA NO SP 6.

PAGU DANA

:

TOTAL

:

LOAN US $

:

APBN (Rp) 7.

PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN 6.1

NAMA ALAMAT

6.2

: : : :

SK NO/TGL

:

PAKET KEGIATAN

:

BIAYA (PAGU)

:

PAKET KEGIATAN

:

BIAYA (PAGU)

:

Dsb . . . . . . . . . .

:

Pada RMP yang diterbitkan oleh PPK maka Data Kegiatan dapat mencantumkan kurangnya;

sekurang

1. Nama Kegiatan.

6. Sumber Dana

11. Masa Pemeliharaan.

2. Pemilik Kegiatan.

7. Kontrak Nomor/Tanggal.

12. Penyedia Jasa Kontraktor.

3. Nama PPK.

8. Nilai Kontrak.

13. Pengawas/Direksi Teknis

4. SK Nomor dan Tanggal

9. Jangka Waktu Pelaksanaan.

14. Masa Pemeliharaan.

5. Alamat

10. Cara Pembayaran.

15. Tanggal Akhir Kontrak.




No. Dokumen


Tgl berlaku

No. Revisi

: 00


: 01/04/14

Hal

: 17/30

Paraf :

Lampiran 9.4 STRUKTUR ORGANISASI SATKER / PPK *)

Unit. Penjamin Mutu - Pengendali

Asisten Urusan**

Asisten Urusan**

Asisten Urusan**

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

STAF

Catatan :

*) **)

Diisi nama Satker atau PPK; Diisi nama urusan yang membidangi/terkait.




PETUNJUK PELAKSANAAN RENCANA MUTU PELAKSANAAN KEGIATAN (RMP) LEVEL 2

No. Dokumen : BPJN IX/SMM/RMP/PP/02

Tgl berlaku

No. Revisi


: 00

: 01/04/14

Hal

: 18/30

Paraf :

Lampiran 9.9 JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN SATUAN KERJA NONVERTIKAL TERTENTU4 No

JENIS KEGIATAN

1 2 3 4 5 7

Renc Real

Hal…..dari

BULAN, TAHUN………….. 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

2

KETERANGAN

Renc Real Renc Real Renc Real Renc Real Renc Real Renc Real

…………………,

20

………….

….

( . . . .. . . . . . . . . . . . . ) Kepala SNVT

1

2

Diisi nama SNVT atau PPK Diisi nomor halaman

Dil arang memperbanyak dokumen i ni, t anpa ijin Bagian Pengendali Dokumen BPJN. I X - Ambon





Tgl berlaku

No. Revisi


: 00

: 01/04/14

Hal

: 19/30

Paraf :

Lampiran 9.10 JADWAL PERSONIL SATUAN KERJA NONVERTIKAL TERTENTU3 Hal ….dari …

No

NAMA

JABATAN

JENIS KEGIATAN

BULAN………

1

2

3

4

5

6

TAHUN 200..

7

8

9

Rutin Rapat Koordinasi. 1

Ka SNVT

Monitoring/Kunjungan Lap. Rapat (Mingguan) Panitia Serah Terima Dlsb . . . . . . . . Rutin Panitia Pengadaan

Ass. Teknik & Unit Penjamin Mutu

2

Panitia Serah Terima Pekerjaan Monitoring Evaluasi Penerapan SMM Dlsb . . . . . . .

3

Diisi nama SNVT atau PPK

4

Diisi nomor halaman

4


10

11

12

KET





Tgl berlaku

No. Revisi


: 00

: 01/04/14

Hal

: 20/30

Paraf :

Lampiran 9.12 Lembar: ……….. dari ………..…5 DAFTAR KRITERIA PENERIMAAN

NO

NO VERIFIKASI

KEGIATAN

KRITERIA PENERIMAAN

RUJUKAN

Jakarta, …………………………

(…………………………………….) Kepala SNVT 5

Diisi nomor halaman






Tgl berlaku

No. Revisi


: 00

: 01/04/14

Hal

: 21/30

Paraf :

Lampiran 9.13 DAFTAR DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU Status per tanggal : ...........................................

NO

JUDUL DOKUMEN

NO. DOKUMEN

REVISI KE

TGL BERLAKU

KETERANGAN

Disusun oleh ;

(...........................) Pengendali Dokumen






Tgl berlaku

No. Revisi


: 00

: 01/04/14

Hal

: 22/30

Paraf :

Lampiran 9.14 DAFTAR INDUK BUKTI KERJA / REKAMAN

NO

NOMOR/KODE BUKTI KERJA

JENIS/NAMA BUKTI KERJA

MASA SIMPAN

PENANGGUNG JAWAB

Disusun oleh ;

(................. ..........) Pengendali Bukti Kerja






Tgl berlaku

No. Revisi


: 00

: 01/04/14

Hal

: 23/30

Paraf :

Lampiran 9.15 DAFTAR INDUK DOKUMEN INTERNAL/EKSTERNAL Status per tanggal : ...........................................

NO

JUDUL DOKUMEN

NO. DOKUMEN

REVISI KE

TGL BERLAKU

KETERANGAN

Disusun oleh ;

(................. ..........) Pengendali Dokumen






Tgl berlaku

No. Revisi


: 00

: 01/04/14

Hal

: 24/30

Paraf :

Lampiran 9.16 LEMBAR PERIKSA PEMINJAMAN DSM/DE/DI

NO

Nama Peminjam

Unit Kerja Peminjam

Paraf

Waktu/Tanggal Dipinjam

Kembali

KETERANGAN

Pengendali Dokumen

(.........................................)






Tgl berlaku

No. Revisi


: 00

: 01/04/14

Hal

: 25/30

Paraf :

Lampiran 9.17 LEMBAR PERIKSA PEMINJAMAN BUKTI KERJA/REKAMAN

NO

Nama Peminjam

Unit Kerja Peminjam

Paraf

Waktu/Tanggal Dipinjam

Kembali

KETERANGAN Nama & No Bukti Kerja

Pengendali Bukti Kerja

(.........................................)






Tgl berlaku

No. Revisi


: 00

: 01/04/14

Hal

: 26/30

Paraf :

LAMPIRAN PENJELASAN DAFTAR ISI Penjelasan Lampiran 9.1. LEMBAR KULIT MUKA (COVER) (Lihat contoh Lembar kulit muka pada lampiran 9.1) Penjelasan Lampiran 9.2. LEMBAR PENGESAHAN (Lihat contoh Lembar Pengesahan pada lampiran 9.2) Penjelasan Lampiran 9.3. DAFTAR ISI RENCANA MUTU PELAKSANAAN KEGIATAN Daftar Isi Rencana Mutu Pelaksanaan (RMP), cukup jelas. Penjelasan Lampiran 9.4. INFORMASI KEGIATAN Informasi Kegiatan. Berisi penjelasan mengenai Data Kegiatan yang memuat tentang sumber dana, paketipaket kegiatan, lokasi dan ringkasan data teknis data PPK dan alamat. Lihat lampiran 9.5.1 Data Kegiatan 9.5.2 LOkasi Kegiatan (Jika sesuai, lokasi kegiatan dinyatakan dalam bentuk gambar) Penjelasan Lampiran 9.5. SASARAN MUTU KEGIATAN Sasaran Mutu Kegiatan harus ditetapkan sebagai tolak ukur pencapaian yang harus dievaluasi tingkat pencapaiannya, Sasaran Mutu Kegiatan ditetapkan beserta pernyataan bagaimana cara pencapaian dan bilaman diperlukan cara mengukur keberhasilannya. Sasaran Mutu Kegiatan ditetapkan harus memenuhi criteria “SMART” yang berarti :

Spesifik

(khas yang biasanya berisiko mengalami kegagalan dan ketidaksesuaian).

Measureable (Terukur baik berupa pencapaian dalam %, bilangan dan waktu). Applicable Reasonable

(yang dapat dilakukan dalam pengertian tidak muluk muluk dan pencapainnya tidak tergantung kepada pihak lain sebagai penentu). (Beralasan ditetapkan sebagai sasaran karena merupakan titik lemah organisasi yang harus senantiasa dievaluasi pencapaiannya).






Tgl berlaku

No. Revisi


Time frame

: 00

: 01/04/14

Hal

: 27/30

Paraf :

(ada batasan waktu, Sasaran Mutu harus menetapkan batasan waktu sebagai target, dan bilamana dalam batas waktu tersebut tidak dapat dicapai maka harus segera dievaluasi.

Contoh Sasaran Mutu Kegiatan PPK : ”Tidak terdapat cacat (Zero deffect) pada pekerjaan Hot Mix proyek fisik Pembangunan Jalan 2 yang akan menyebabkan pekerjaan ulang maupun perbaikan, pada kegiatan yang dilaksanakan oleh kontraktor pada triwulan 2 dan 3 periode kontrak, dengan cara melakukan kegiatan supervise yang efektif dengan menggunakan petunjuk pelaksanaan pengawasan pekerjaan yang telah ditetapkan.” Penjelasan Lampiran 9.6. STRUKTUR ORGANISASI. Struktur organisasi dinyatakan dalam bentuk organigram (bukan penyedia jasa) yang menunjukkan garis instruksi maupun koordinasi termasuk didalamnya Unit Penjamin Mutu (UPM) , yang berfungsi sebagai Wakil Manajemen Puncak untuk pengelolaan sistem pada organisasi dimaksud, Unit Penjamin Mutu diangkat oleh Manajemen Puncak Organisasi dengan Surat Keputusan. (lihat contoh, lampiran 9.6 – Struktur Organisasi). Penjelasan Lampiran 9.7. TUGAS, TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG. Manajemen Puncak harus menetapkan tugas, tanggung jawab dan wewenang setiap personal yang terlibat dalam kegiatan organisasi, baik yang sesuai tupoksi maupun kegiatan tambahan insidentil (dalam waktu tertentu) sesuai ketentuan yang ditetapkan oleh organisasi. Tugas tanggung jawab dan wewenang perlu ditetapkan agar supaya pekerjaan terbagi habis, dan tidak ada tumpang tindih petugas yang ditunjuk yang berakibat beberpa personil melakukan kegiatan yang sama, atau sebuah kegiatan tidak memiliki petugas yang melaksanakannya. Penjelasan Lampiran 9.8. BAGAN ALIR PELAKSANAAN KEGIATAN. Pelaksanaan kegiatan harus dituangkan dalam bentuk Bagan Alir, hal ini dilakukan untuk lebih memudahkan mengidentifikasi keterkaitan dan hubungan antara kegiatan, petunjuk pelaksanaa (atau instruksi kerja) serta ketentuan persyaratannya (keberterimaannya). Jika organisasi adalah SNVT maka bagan alir kegiatan organisasi harus menunjukkan aktivitas kegiatan dimulai sejak DIPA diterima hingga akhir tahun anggaran. 6 Diisi nama Paket






Tgl berlaku

No. Revisi


: 00

: 01/04/14

Hal

: 28/30

Paraf :

Setiap simpul kegiatan harus disertai dengan Petunjuk Pelaksanaan (Prosedur), atau Instruksi maupun Daftar Simak (symbol P), dan pada setiap kegiatan yang menghendaki adanya persyaratan, pengetesan ataupun pengecekan kesesuaian terhadap ketentuan yang mengikat harus merujuk persyaratannya (keberterimaannya, symbol Q). Penjelasan Lampiran 9.9. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN. Yang dimaksdukan dengan pelaksanaan kegiatan adalah seluruh aktivitas kegiatan ORGANISASI (bukan kegiatan pelaksanaan pekerjaan konstruksi), sejak diterimanya DIPA dampai dengan akhir tahun anggaran. Pelaksanaan Kegiatan versus waktu dinyatakan dalam bentuk diagram pelaksanaan kegiatan. Jadwal pelaksanaan kegiatan harus dapat dengan jelas menunjukkan kapan kegiatan dimulai dan bilaman selesai, pelaksanaan kegiatan harus termasuk (jika sesuai) aktivitas penyelenggaran rapat koordinasi, monitoring dan evaluasi sejenisnya. Sebagai fungsi control untuk melakukan evaluasi maka sedapat mungkin jadwal kegiatan menyediakan kolom realisasi pelaksanaan kegiatannya. (lihat contoh, lampiran 9.9 – Struktur Organisasi). Penjelasan Lampiran 9.10. JADWAL PERSONIL. Adalah jadwal personil atau sumber daya manusia organisasi, yang digunakan untuk melakukan kegiatan. Jadwal personil cukup mencantumkan tenaga inti saja dengan mencantumkan kegiatannya baik kegiatan rutin maupun yang sifatnya insidentil atau berkala (Jadwal kegiatan staff tidak perlu dicantumkan dalam Jadwal Personil). (lihat contoh, lampiran 9.10 – Jadwal Personil). Penjelasan Lampiran 9.11. JADWAL SARANA DAN PRASARANA. Adalah jadwal rencana penggunaan sarana dan prasarana organisasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan kegiatan. Jadwal sarana dan prasarana diperlukan untuk melihat dukungan sarana dan prasarana (baik jumlah, jenis dan kondisi) terhadap pelaksanaan kegiatan.






Tgl berlaku

No. Revisi


: 00

: 01/04/14

Hal

: 29/30

Paraf :

Penjelasan Lampiran 9.12. DAFTAR KRITERIA PENERIMAAN. Organisasi harus membuat daftar Kriteria Penerimaan pada setiap simpul pelaksanaan kegiatan dimana persyaratan dikehendaki oleh peraturan maupun perundang undangan atau ketentuan lainnya. Jika sesuai maka Pesyaratan Kriteria Penerimaan dinyatakan langsung dan dibubuhi referensi pasal atau kalusul yang berhubungan, agar dengan mudah dapat dirujuk oleh petugas yang memerlukannya. Dalam hal persyaratan hasil kegiatan telah dituangkan dalam setiap petunjuk pelaksanaan/instruksi kerjanya, maka Kriteria Penerimaan tidak perlu dibuat. (lihat contoh, lampiran 9.12 – Daftar Kriteria Penerimaan). Penjelasan Lampiran 9.13. DAFTAR DOKUMEN SMM. Rencana Mutu Pelaksanaan (RMP) harus menjelaskan pemakaian/pengelolaan dokumen yang digunakan sebagai acuan/referensi untuk melaksanakan kegiatannya. Dokumen yang dipakai sebagai acuan atau referensi dalam kegiatan organisasi, harus dikendalikan dengan cara dicatat, diidentifikasi dengan penomoran dan dikendalikan statusnya. Pemakaian dokumen harus sedemikian rupa terhindar dari penggunaan dokumen yang kadaluarsa dengan mengikuti tatacara pengendalian dokumen. Jenis dokumen yang dikendalikan meliputi : a.

Dokumen Sistem Mutu Adalah Dokumen yang diterbitkan oleh Direktorat Jenderal Bina Marga atau Unit Kerja dilingkungannya, untuk dijadikan acuan dalam kegiatan operasional yang berupa Prosedur Mutu Wajib, Petunjuk Pelaksanaan (PP), Instruksi Kerja (IK) dan Daftar Simak (DS). (lihat contoh, lampiran 9.13 – (1) Daftar Induk Dokumen Sistem Mutu).

b.

Dokumen Internal Adalah Dokumen yang diterbitkan oleh pejabat struktural dilingkungan Departeman PU (Menteri) dan Direktorat Jenderal Bina Marga yang digunakan sebagai acuan kegiatan yang antara lain meliputi; kepmen PU, Permen PU, Surat edaran Menteri PU, SK Dirjen Bina Marga yang berkaitan langsung dengan penerapan pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu, Standart ke-Bina Margaa-an. Ditingkat Unit Kerja Dokumen Internal mencakup juga SK Sekditjen/Direktur/Kabalai. (lihat contoh, lampiran 9.13 – (2) Daftar Induk Dokumen Internal/Eksternal).




PETUNJUK PELAKSANAAN RENCANA MUTU PELAKSANAAN KEGIATAN (RMP) LEVEL 2 c.


Tgl berlaku

No. Revisi


: 00

: 01/04/14

Hal

: 30/30

Paraf :

Dokumen Eksternal Adalah Dokumen yang berasal dari pihak luar Kementerian Pekerjaan Umum yang digunakan sebagai acuan kegiatan yang antara lain meliputi : Perundangan, Standar Internasional, Perda, dsb. (lihat contoh, lampiran 9.13 – (2) Daftar Induk Dokumen Internal/Eksternal). (lihat contoh, lampiran 9.13 – (3) Lembar Periksa Peminjaman DSM/DI/DE).

Penjelasan Lampiran 9.14. DAFTAR DOKUMEN SMM. Bukti kerja adalah catatan dari setiap kegiatan yang telah dilaksanakan oleg organisasi. Bukti kerja harus dikendalikan dengan cara dicatat, diidentifikasi dengan penomoran dan disimpan sehingga mudah diakses. Seluruh jenis bukti kerja, harus diidentifikasi pada Daftar Induk Bukti Kerja yang setidaknya menunjukkan jenis bukti kerja, nomor bukti kerja, masa simpan, bagian yang menyimpan atau penanggung jawabnya. Contoh Bukti Kerja : 





















7

Berita Acara Rapat. Berita Acara Aanwijzing. Bukti Pengumuman Lelang. Tanda Bukti Pelelangan atau Pengambilan Dokumen. Hasil Pengisian Daftar Simak setiap kegiatan pekerjaan. Hasil Survey. Hasil Perhitungan. Laporan laporan (mingguan, bulanan, triwulan). ……………….dsb7 (lihat contoh, lampiran 9.14 – (1) Daftar Induk Bukti Kerja). (lihat contoh, lampiran 9.14 – (2) Lembar Periksa Peminjaman Bukti Kerja/Rekaman).

Diisi dengan hal terkait pelaksanaan kegiatan


Rencana Mutu Pelaksanaan

Recommend Documents