Realice el taller Programa y Plan de auditoría - AA2 que se muestra a continuación: Ahora es importante que usted como responsable responsable del proceso proceso de mejora mejora continua continua determine y desarrolle el programa y plan de auditoría que contribuya a la determinación de la efectividad del Sistema de Gestión de la Calidad de su empresa (real o simulada). Para ello, revise el material de estudio de la unidad y lo dispuesto en la normatividad ISO 19011:2011 y conteste los siguientes puntos: 1. Diseño del programa de auditorías: el programa de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente:
a. Objetivos y alcance del programa de auditoría:
OBJETIVO
Proporcionar la metodología para realizar auditorías internas con el fin de verificar si el sistema de gestión de la organización y el sistema de gestión de la calidad funciona adecuadamente, si se mantiene actualizado y está acorde con las políticas administrativas y legales, además para asegurar el control del cumplimiento de las actividades L&G, realizando las pertinentes recomendaciones sobre las evidencias y el grado de cumplimiento de los objetivos, planes, programas, proyectos y procesos, como también oportunidades oportunidade s de mejora a la operación de las actividades; por otra parte apoyando a la alta dirección en la toma de decisiones para corregir las desviaciones presentadas.
ALCANCE ALCANCE
Se Contempla desde la planificación, programación, ejecución ejecu ción y documentación, así como el seguimiento a las acciones correctivas y preventivas que surjan de las auditorías internas realizadas, del cumplimiento y del Sistema de gestión de la calidad en L&G, en el periodo vigente.
b. Cronograma de las auditorías a realizar en el año.
Ítem
TIEMPO ACTIVIDAD
1
FASE DE PLANEACIÓN
1
Conocer y analizar la Asignación de Trabajo – AT, objetivo general y objetivos Específicos
2
Conocer la Entidad a Examinar
Conocimiento en detalle del Ente objeto de control fiscal o asunto a auditar Identificar personal clave del ente objeto de control 2.2 fiscal o asunto a auditar 2.1
2.3 Conocer la función de auditoría interna 2.4 Evaluar controles 3
Realizar pruebas de recorrido
4
Identificar Factores de Riesgo
4.1 Asociar materias específicas a procesos 4.2
Asociar factores de riesgo de auditoría a materias específicas
4.3 Definir procesos significativos para la auditoría 5
DiligenciarMatriz para evaluar el diseño de controles Fase de Planeación
6
Definir estrategia de auditoría
7 8 9
AÑO XXXX (MES)
Elaborar el Plan de Trabajo y Programas de Auditoría E la bo ra r l os P la ne s d e Tra ba jo p or p art e d e o tr os Equipos de Auditoría -si los hayDet erminar la Coherenc ia del Pl an de Trabaj o Conjunto.
10 Aprobar el Plan de Trabajo Conjunto
(MES) P 3 4 7 8 9 1 0 11 14 15 16 17 18 21 22 23 24 25 28 1 2 3 4 7 8 9 P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E P E
AUDITOR RESPONSABLE
c. Criterios de auditoría.
Se realiza el informe final correspondiente en el FORMATO INFORME DE AUDITORIA, el cual se envía al ente correspondiente 8 días después de haber realizado la auditoria.
d. Auditores seleccionados por procesos.
Cada equipo se compone de al menos una persona que actúa como auditor. Se puede incluir más personas de ser necesario, dependiendo de esta decisión la complejidad de la labor (auditor de apoyo) o de las necesidades de capacitación (observador). e. Recursos necesarios.
RECURSOSHUMANOS: Profesionales de la oficina de control interno Auditores de calidad de la entidad FINANCIEROS Viáticos Papelería y útiles.
TECNOLOGICOS HARDWARE: equipos de cómputo e impresoras
SOFTWARE: internet, aplicativos, office
INFRAEXTRUCTURA: Instalaciones locativas apropiadas para desarrollar el trabajo de los auditores en la oficina de control interno.
f. Identificar y evaluar los riesgos del programa de auditoría.
Riesgo de Control: Que es aquel que existe y que se propicia por falta de control de las actividades de la empresa y puede generar deficiencias del Sistema de Control Interno.
Riesgo de Detección: Es aquel que se asume por parte de los auditores que en su revisión no detecten deficiencias en el Sistema de Control Interno.
Riesgo Inherente: Son aquellos que se presentan inherentes a las características del Sistema de Control Interno.
2. Diseño del plan de auditoría: el plan de auditoría que diseñe debe contener lo siguiente:
a. Objetivos y alcance de la auditoría.
Ejercer el control de gestión sobre la información de la gestión disciplinaria de L&G.
ALCANCE: Ejecución de procesos productivos correspondiente a la producción de cubetas de cartón para huevos.
b. Procesos a ser auditados.
Procesos estratégicos:
o
Planeación estratégica y alta dirección.
o
Proceso de SIG
procesos Misionales
o
Proceso de gestión comercial
o
Proceso de producción
Subproceso de planeación y producción.
Subproceso de pulpeo
Subproceso de formación
Subproceso de secado
Subproceso de logística
procesos de apoyo o
Gestión financiera y contable
o
Recursos Humanos
o
Gestión de mantenimiento.
c. Criterios de auditoría y documentación de referencia.
Elaborar el plan de visita de auditoria
o
Precisar los detalles de la auditoria tales como:
Determinar el tipo de auditoria
Determinacion de equipos y medio de almacenamiento electronico a utilizar
Asignacion de tareas al equipo auditor
Determinacion de recursos necesarios.
Definir. Objetivos
o
Alcance
o
Antecedentes.
o
Someter el plan de visitas de auditoria a aprobación del jefe de la oficina de control interno
Generar comunicaciones necesarias.
Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría.
Métodos de auditoría a utilizar.
Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.
Ubicación, fechas, tiempo esperado y duración de las actividades de auditoría.
Cronograma Se define la secuencia de etapas a realizar para el desarrollo de la auditoria. Siguiendo la Norma Técnica Colombiana NTC-19011: 2002 Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión de la Calidad, así como por las buenas prácticas institucionales se considera que la secuencia adecuada sería la siguiente:
Preparación del Plan de Auditoría
Asignación de las tareas al equipo auditor
Preparación de los documentos de trabajo
Realización de la reunión de apertura, fecha prevista para su celebración.
Recopilación y verificación de la información Generación de hallazgos de la auditoria
Preparación de las conclusiones de la auditoría
Realización de la reunión de cierre. Fecha prevista para su celebración.
Preparación del informe de auditoria
Aprobación y distribución del informe de auditoría
Métodos de auditoría a utilizar.
Para aplicar el método deductivo a la auditoría se necesita: o
Formulación de objetivos generales o específicos del examen a realizar
o
Una declaración de las normas de auditoria generalmente aceptadas y principios de contabilidad de general aceptación.
o
Un conjunto de procedimientos para guiar el proceso del examen
o
Aplicación de normas generales a situaciones específicas
o
Formulación de un juicio sobre el sistema examinado tomado en conjunto.
o
Roles y responsabilidades de los miembros del equipo auditor.
Elaborar la planificación anual de la auditoría de acuerdo con el ámbito asignado, en coordinación con las unidades administrativas correspondientes.
o
Organizar equipos de auditoría para realizar los exámenes programados, tomando en cuenta para su integración, entre otros aspectos, las condiciones técnicas, conocimiento, experiencia, habilidades y relaciones interpersonales.
o
Programar las auditorías a base de los criterios y estándares mínimos, tales como el objetivo general, el alcance, el tiempo para su ejecución, número de auditores por equipo y las instrucciones específicas, entre otros.
o
Apoyar e incentivar la participación activa de los auditores, con el propósito de lograr el objetivo general propuesto para la auditoría específica.
o
Prestar a los supervisores y auditores asignados para la ejecución del trabajo, la asistencia técnica necesaria para que éstos cumplan eficientemente con sus obligaciones.
3. Finalmente, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad.
En el desarrollo de las auditorías es fundamental establecer una excelente comunicación entre el auditor líder, la alta gerencia y el personal auditado, manteniendo un buen clima en el desarrollo de la misma y logrando la máxima cooperación de ambas partes, sin que con ello se deteriore la calidad de la misma. Dentro del plan de auditoria de Calidad, se debe incluir no solo los requisitos internos de la empresa, sino también los requisitos externos y su interiorización en
la organización, tales como normas ambientales, regulación de empaques, normas fitosanitarias. El no tener estos requisitos actualizados dentro de la empresa puede llevarla a perder lo ganado o no tener acceso a nuevos mercados. Por lo tanto una auditoría sería y eficiente debería ir más allá de lo interno a la organización. El mejoramiento continuo ha de ser una filosofía dentro de la organización y no una imposición de reglamentos, normas regulatorias o requisitos de contratación.
