I-Organisation l’eau potable :
du
secteur
de
Les orientations générales de la politique Nationale en matière d'eau et du climat sont fixées par le Conseil Supérieur de l 'Eau et du climat (CSEC), organe placé sous la Haute Présidence de S.A.M LE ROI et regroupant les intervenants dans le secteur, les experts nationaux et internationaux ainsi que les élus. Depuis sa création en 1981, ce conseil a tenu huit sessions pour débattre des questions relatives au développement et à la mise en valeur des ressources en eau. Les thèmes abordés et les recommandations émises ont confirmé en particulier la priorité de l'eau potable au niveau de l'allocation des ressources en eau, la nécessité de promouvoir les sous-secteurs de l'eau potable rurale et celui de L'assainissement.
Les principaux intervenants dans le secteur sont : LE MINISTERE DE L'EQUIPEMENT La direction générale de l'Hydraulique de ce département est chargée de : · élaborer et de mettre en œuvre la politique en matière de planification, de mobilisation, de gestion et de préservation des eaux. · aménagement des grands ouvrages hydrauliques, leur entretien et leur gestion. L'OFFICE NATIONAL DE L'EAU POTABLE (ONEP). LE MINISTERE DE L'INTERIEUR · La Direction Générale des Collectivités Locales ( DGCL) de ce Ministère, notamment la Direction de l 'Eau et l'assainissement exerce un rôle de tutelle des Collectivités Locales et leur assure ainsi l'assistance technique et la coordination de leurs efforts en matière d'eau potable et d'assainissement dont elles ont la charge selon la charte de 1976.
· La Direction des Régies et des Services Concédés (DRSC) assure le contrôle des régies de distribution (au nombre de 17), créées par les Collectivités Locales et qui assurent la distribution d'eau dans les principales villes du Royaume. Les plus grandes Régies assurent également la distribution de l'électricité et celle du grand Agadir (RAMSA) ainsi que celle de la Wilaya de Fès gèrent aussi l'assainissement. Il en est de même pour LYDEC à Casablanca. LE MINISTERE DE L'AGRICULTURE DU DEVELOPPEMENT RURAL ET DE LA PECHE L 'Administration Génie Rural au sein de ce Ministère assure le soutien technique pour la réalisation des projets des communes rurales qui le sollicitent; il réalise et finance des projets d'eau potable dans le cadre d'un développement intégré. LE MINISTERE DE LA SANTE PUBLIQUE Chargé du contrôle de la qualité des eaux de boisson, de la sensibilisation et de l'éducation sanitaire des populations, ce Ministère intervient en matière de surveillance sanitaire des points d'eau et contrôle les conditions d'assainissement et de la pollution générée par les rejets. LE SECRETARIAT L'ENVIRONNEMENT
D'ETAT
CHARGE
DE
Ce département a pour mission de : · Renforcer le cadre institutionnel et juridique; · Promouvoir la protection des ressources naturelles contre les actions susceptibles de compromettre le développement durable; · Mettre en place les instruments adéquats pour la surveillance continue et le contrôle de l'état de l'environnement; · Procéder à des études d'impact et donne son avis sur les projets susceptibles d'entraîner des effets sur l'environnement; LE MINISTERE DE L'ECONOMIE ET DES FINANCES Il intervient dans la fixation des tarifs de l'eau potable au niveau de la production et de la distribution. AUTRES INTERVENANTS
· Office Chérifien des Phosphates dans la production et la distribution dans certains centres miniers. · Société Marocaine de Distribution (SMD) : concessionnaire depuis 1949 de l'adduction en provenance du barrage Sidi Saïd Maâchou alimentant en partie la Wilaya de Casablanca.
II- l’office national potable (ONEP)
de
l’eau
A- Création : Avant l’indépendance, la production et la distribution de l’eau étaient gérées par une institution appelée : la régie de l’exploitation industrielle du protectorat(REIP), qui était aussi chargé de la production et de la distribution de l’électricité. A l’aube de la reprise de la souveraineté, le Maroc s’est doté de la régie des exploitations industrielle (REI). La sécheresse qu’a connue le pays dès les années 70, ainsi que les contraintes économiques et financières qu’elle a engendrées, a poussé le gouvernement à créer en Avril 1972, une entité publique dotée de l’autonomie financière et à caractère industriel et commercial, qui est placée sous la tutelle du ministère des travaux publiques appelée l’Office National de l’Eau Potable(ONEP) et siégeant à Rabat.
B-missions de l’ONEP : les missions principales de l’ONEP vont de la planification et de l'approvisionnement en eau potable jusqu'à sa distribution, en passant par les phases d’ étude, conception, réalisation, gestion et exploitation des unités de production et de distribution et du contrôle de la qualité des eaux concourant à la protection de la ressource. La production :
Prise d’eau
Pompage
traitement
Transport jusqu’au réservoir
L’eau est extraite des courts d’eau des barrages, des sources, des forages et des puits c’est ce qu’on appelle le captage. Ressources en eau Eau superficielle
Eau souterraine
Barrages
Puits
Ouedes
Forages
déminéralisation Eau de mer
sources
Le ministère de l’intérieur est celui chargé de mobiliser la ressource en construisant les barrages et creusant les puits et les forages, et l’ONEP se charge de leur équipement et de leur gestion. L’eau fournie par le ministère de l’équipement(DGH) est actuellement gratuite, toutefois, il existe une loi sur l’eau (déjà votée) concernant le recouvrement de la mobilisation en ressources. la distribution C’est l’alimentation en eau potable des abonnés à partir d’un réseau de distribution, celui ci est généralement désservi à partir de réservoirs ou de châteaux d’eau .
Réservoirs
Réseau
Abonnés
C-la direction générale : présentation : Depuis sa nomination à la tête de l’ONEP en Février 2001, le Directeur Général s’est engagé à accorder la priorité à la généralisation au milieu rural de l’accès à l’eau potable -perçu comme un droit élémentaireet l’intervention active dans l’assainissement. Dès lors, une restriction de l’ONEP en fonction de ses nouvelles missions devenait par là même un impératif. A cette fin, un comité de restructuration a été mis en place. La direction générale s’est aussi attachée à chercher les moyens d’adaptation de la structure régionale à l’activité de l’ONEP. C’est ainsi que l’effort de réorganisation a été déployé de manière à ce que le renforcement de la décentralisation/déconcentration soit tangible. Les régions, appelées à devenir de véritables ONEP régionaux pourraient aussi bénéficier d’une meilleure et réelle autonomie de gestion, en terme de planification de projets, d’élaboration de programmes d’actions et de leur réalisation. La nouvelle DG et comme le montre son organigramme, est actuellement constituée de trois pôles, de trois directions centrales et d’un conseil stratégique. Ce changement a pour but de faire de l’office un établissement tourné vers l’avenir, ambitieux pour le Maroc et guidé dans son activité pour une gestion optimisée et rationnelle de ses moyens matériels et financiers.
L’organigramme du centrale :
Conseil stratégique (CS)
D.Financière (DF)
D.Coopération et Communication DCC
D.Audit et Organisation DAO
Le Directeur Général de l’ONEP
D.Centrale du pôle ressources DR
D.Ressources Humaines DRH
D.Approvisio nnement et Marché DAM
D.Moyens Communs DMC
D.Centre de Formation aux techniques de l’Eau DCT
Agence comptable (AC)
D.Centrale du pôle industriel DI
D.Centrale du pôle développement DD
Div. Projet décentralisation DI/C
D.Planification et stratégie DPS
D.Généralisation de l’APE (DEP) D.Patrimoine DPA D.Contrôle Qualité DCE
D.Assainissement et environnement DAE D.Régionales
D.Commerciale et marketing DCM D.Technique et Ingénierie DTI
les principales activités de l’ONEP PLANIFIER L'approvisionnement en eau potable du Royaume et la programmation des projets. ETUDIER L'approvisionnement en eau potable et assurer l'exécution des travaux des unités de production et de distribution. GERER La production d'eau potable et assurer la distribution pour le compte des communes qui le souhaitent. CONTROLER La qualité des eaux produites et distribuées et la pollution des eaux susceptibles d'être utilisées pour l'alimentation humaine. ASSISTER En matière de surveillance de la qualité de l'eau. PARTICIPER Aux études, en liaison avec les ministères intéressés, des projets de textes législatifs et réglementaires nécessaires à l'accomplissement de sa mission.
Deuxième partie :la direction régionale de Meknès DR7 I- Présentation générale : Au niveau régional, et conformément au découpage administratif et économique du royaume, l’office a installé des directions régionales qui ont pour fonction : Planifier et programmer les opérations inter-provinciales. Encadrer, former et contrôler les directions provinciales et les centres. Le suivi et l’ évaluation des plans d’actions. Le suivi du contrat de gestion signé entre la DR et la DG. Les différentes directions régionales se présentent comme suit : Direction régionale d’Agadir
DR1
Direction régionale de Marrakech
DR2
Direction régionale de Khouribga
DR3
Direction régionale de Kénitra
DR4
Direction régionale de Fès
DR5
Direction régionale d’Oujda
DR6
Direction régionale de Mèknes
DR7
Direction régionale de Laâyoune
DR8
Direction de la côte atlantique
DRC
II- Identification de la DR7 :
Raison sociale
OFFICE NATIONALDE L’EAU POTABLE
Localisation
20,Rue Antisirabé V.N Meknès BP n0 54 meknès
Adresse postale Téléphone
055-52-05-08
Fax Limites territoriales
055-52-26-87 055-52-41-95
Région Centre- Sud
III- Organisation de la DR7 : la DR7 est structurée autour de 3 fonctions : technique, exploitation et distribution. Ainsi, et comme le démontre son organigramme, la DR7 est constituée de 3 divisions à savoir : -La Division exploitation. -La division technique. -La division distribution. Sont également rattachées à cette direction 3 directions provinciales se considérant comme des représentantes auprès des entités provinciales et qui ont pour missions principales l’encadrement, la gestion et le suivi des centres qui sont à sa coupole. Ces derniers constituent les représentants locaux de l’ONEP, et ont pour mission l’exécution de toutes les tâches à caractère opérationnel se rapportant à la production et à la distribution de l’eau.
Service commercial
Division distribution
Service gestion Service technique de la distribution
Service exploitation
Division exploitation
Service organisation de la maintenance Service production et métrologie
Directeur régional Service gérance et assainissement Division technique
Service étude et planification Service travaux
Division
Division
Division
Division technique
IV- Analyse de l’organigramme Division exploitation 1.
service exploitation :
il s’occupe de deux bureaux : bureau exploitation : il se charge de toutes les activités d’exploitation au niveau de la région, en se basant sur des statistiques relatives aux charges afférentes à l’activité « production de l’eau » .Ces données sont analysées afin de permettre un suivi permanent de l’évolution de la production et de la distribution au niveau des centres, et d’établir le programme d’intervention (réhabilitation, maintenance) selon le degré d’urgence et de priorité . bureau hygiène et sécurité : il s’occupe de la formation en matière d’hygiène et de sécurité, le suivi et la gestion du matériel et équipement de la sécurité( contre incendie, chlore ,…)et la participation aux études garantissant la sécurité du personnel contre toute sortes d’accidents de travail . 2.
service organisation de la maintenance :
ce service s’occupe de l’entretien de tous les équipements de la DR7 et de ses centres. Il englobe trois bureaux : bureau gestion des stocks :il gère le stock de la DR7 en matières consommables et en matériel. Il assure le suivi de l’état de mouvement de stock mensuel par article et par produit en entrée et en sortie. Il met à jour la situation du magasin de la DR7 au fur et à mesure des mouvements des stocks. Il est chargé également de la dotation des centres en matériel de branchement et d’entretien sur la base des demandes formulées par ces derniers. Bureau entretien : il est chargé de la maintenance et de l’entretien des équipements électriques et hydromécaniques des stations de traitement, de pompage et de forages . De même, il est responsable de l’établissement des plannings de maintenance et de réhabilitation des équipements, il participe aussi en collaboration avec la division technique au lancement des appels d’offres et des consultations. Bureau laboratoire : il contrôle la qualité des eaux produites et distribuées par l’ONEP dans la région Centre Sud suivant la norme Marocaine.
Division technique 1. service étude et planification ce service a pour mission l’étude des projets régionaux et provinciaux attribués à la DR7. il comprend les bureaux suivants : bureau étude et planification :il s’occupe des études relatives aux travaux confiés au service technique à l’exception de celles concernant les grands aménagements pris en charge par la direction centrale, et établit la partie technique du dossier consultation. Le bureau se charge aussi de la réalisation des études complémentaires ou des études relatives aux modifications éventuelles intervenant lors de la réalisation des travaux. Bureau édition et dessin : il s’occupe de la conception des ouvrages à réaliser, des plans de génie civil, conduites, plans de masses en collaboration avec le bureau d’étude. Bureau travaux : il est chargé d’assurer le suivi et le contrôle des travaux et des chantiers d’alimentation en eau potable (AEP). 2. service travaux : ce service est composé de trois bureaux qui sont : Bureau travaux : il s’occupe du suivi des travaux en cours de réalisation au niveau de la DR7. Ainsi, il contrôle le déroulement des travaux réalisés par les entreprises selon les règles de l’art, et veille à pallier aux problèmes survenus lors des travaux et signe les attachements avec les entreprises. Bureau logistique :ce bureau a pour tâche la gestion des marchés et lettres de commandes engagés par les diverses entités, et s’occupe du contrôle et paiement conformément à la procédure interne de gestion des marchés de l’ONEP. 3-service gérance et assainissement comme son nom l’indique , ce service englobe deux bureaux : Bureau gérance : sa mission est d’entretenir les relations ONEPComunes, avant et après la prise en charge en gérance, ainsi que de préparer le dossier de prise en charge des nouveaux centres.
Bureau assainissement : il se charge de la protection des ressources en eau destinée à la production en eau potable contre tout signe de pollution .
Division distribution : 1-service technique de la distribution : afin d’éviter le gaspillage de l’eau potable dans les installations de production et de distribution d’eau, ce service organise les compagnes de détection de fuites au niveau des centres relevant de la DR7.les pertes sur un réseau d’alimentation en eau potable peuvent atteindre des proportions importantes, c’est ainsi que leurs réductions entraînent des économies sensibles, soit donc, la diminution des coûts d’exploitation et la préservation des ressources en eau. 2-service gestion : ce service est chargé de la gestion des ressources humaines et matérielles nécessaires au fonctionnement des entités de la DR. Ainsi, les missions assignées à ce service peuvent être citées comme suit : Gestion et suivi des affaires administratives du personnel liées essentiellement aux carrières professionnelles et indemnitaires. Préparation et suivi de la loi cadre : création de postes budgétaires. Gestion de l’activité sociale au niveau régional. 3-service commercial : ce service commercial a pour rôle essentiel la gestion des abonnées. Pour ce, il est divisé en deux bureaux : Service commercial
Bureau vignettes
Bureau comptabilité
1-bureau comptabilité
-cellule abonnement, résiliation. -cellule facturation. -cellule régie des recettes. 2-Bureau vignettes
(plus de détails)
il reste à conclure que ce service suit une chronologie bien déterminée concernant la procédure à suivre. Aussi cette procédure est générale au niveau national et elle se présente suivant un enchaînement bien définie.
Troisième partie : le circuit financier du dossier règlement :
On suivra à travers cette partie les différentes étapes qui concourent à l’établissement du dossier règlement qui sont au nombre de trois : 1. la budgétisation 2. le lancement 3. la liquidation
I-budgétisation : L’absence de programme d’emploi détaillé par centre budgétaire , programme qui constituerait une base pour un suivi ultérieur de l’engagement et de la liquidation des crédits budgétaire a inéluctablement aboutit à des défaillances telles que : Dépassement démesuré des enveloppes allouées pour les différents besoins en équipement et en fonctionnement. Imputation budgétaire erronée des dépenses de fonctionnement Discordance des situations présentées par les services acheteurs avec des situations arrêtées par DFC lors des travaux de fin d’année. Imputation des dépenses d ‘équipement sur le budget de fonctionnement et vice-versa … Cette situation de confusion s’est répercutée sur la gestion financière au sein de l’Office, et notamment sur le plan du suivi des décaissements au niveau de la trésorerie. C’est dans ce contexte, qu’il a été décidé de mettre en place un système de planification se basant sur les éléments suivants : A- L’identification des besoins : a-Besoin en équipement :
Au sein de chaque DR, les différentes divisions (technique, exploitation et distribution) ainsi que les DP formulent leurs besoins en se basant sur trois principales sources d’identification : Les centres et gérances actuels de la DR : - sur la base d’un bilan besoins/ressources, la DR peut facilement détecter les saturations futures de ses ressources existantes ce qui facilite la prévision du besoin, ceci se traduit par l’établissement de projets de renforcement de la production - la DR peut aussi prévoir des projets de réhabilitation pour relancer le rendement de l’un de ses centres - dans le cas d’une expansion de consommation d’un de ses centres, la DR prévoit un projet d’extension de réseaux afin de subvenir aux nouveaux besoins. Les futures gérances : Même si certaines communes risquent de ne pas pouvoir subvenir aux besoins futurs de leurs habitants en eau potable, leurs présidents ne cèdent pas la gestion de l’alimentation en eau potable à la DR concernée. C’est pourquoi et dans le cadre d’une planification , la DR procède à l’établissement d’études concernant les gérances potentielles, cependant , la DR n’effectue d’études que lorsqu’il est possible de puiser d’une source proche, c’est pourquoi actuellement, la DR tend vers l’adduction régionale(AEP en provenance des centres ou régions à proximité. Une fois le besoin exprimé, la DR actualise lancement des opérations.
ses études pour le
Les douars : Auparavant, la direction générale hydraulique se chargeait de l’aménagement de sources isolées, alors que la DR prenait uniquement en charge les douars situés à côté de ses agglomérations. Actuellement, et sous les directives de S.A.M le Roi , l’ONEP devra assurer l’AEP de presque 90%du monde rural à l’horizon 2007. b-Besoin en fonctionnement : A la demande de la division budget, et en principe au début du troisième trimestre de chaque exercice , les différentes DR sont tenues,
chacune en ce qui la concerne d’établir leur programme d’action au titre de l’exercice à venir en fonction des objectifs propres escomptés. en effet la DR arrête ses besoins en fonctionnement en se basant sur les éléments suivants : les réalisations budgétaires de l’exercice antérieur mise à jour pour la plupart des rubriques, en fonction des hypothèses sur l’évolution de l’activité d’exploitation de l’office. Les nouveaux investissements à réaliser au cours de l’exercice à venir, surtout que le budget fonctionnement a pour essence de veiller à la pérennité de l’équipement mis en place. Une majoration de 10% pour pouvoir absorber l’augmentation générale des prix. Toute chose étant égal par ailleurs, le responsable du budget de fonctionnement de la DR en question élabore le budget fonctionnement en coordination avec l’ensemble des chefs de division. c-Distinction d’équipement :
entre
budget
de
fonctionnement
et
celui
Il est fréquent que les centres budgétaires imputent à tort des dépenses d’équipement sur le budget de fonctionnement et vice-versa. Le principe à observer pour l’imputation correcte d’une dépense en pareil cas est le suivant : Toute acquisition susceptible d’augmenter la valeur réelle du patrimoine de l’entreprise est à imputer au compte d’immobilisation(équipement). Ainsi, tout achat de pièces de rechange ou réparations destinés à l’amélioration de l’état d’un équipement, de manière à augmenter sa valeur et sa durée de vie est considéré comme une immobilisation(investissement). Les autres achats destinés au maintien en état normal de fonctionnement des immobilisation(ouvrages et équipements d’exploitation) sont imputés sur le budget fonctionnement. B- l’étude : une fois l’identification est achevée, ces besoins feront l’objet d’études technique(quantitative) et financière ( estimation du coût de revient du projet). REMARQUES :
Les différentes divisions au sein de la DR ne recensent que les besoins à caractère ponctuel (généralament <1an), c’est porquoi la division technique essaie de combler ce vide en établissant des études prévisionnelles à long terme. La DR n’est pas dotée de moyens nécessaires pour la réalisation d’une planification fiable et viable. L’AEP du monde rural est un nouvel objectif pour lequel la DR ne dispose pas encore de schéma directeur permettant une meilleur prévision.
C- Elaboration du budget annuel : c’est la cellule règlement qui est responsable de la consolidation des différents budgets présentés par les divisions, par la suite une réunion se tiendra pour négociation avec la présence de l’ensemble des responsables pour élaborer un budget global, basé sur l’opportunité de chaque opération y figurant. Ce budget suit l’itinéraire suivant :
Lecircuit circuitdu dubudget budgetdéfinitif définitif Le
6..budget définitif
DFG DFG Cellulerèglement règlement Cellule
3..Budget consolidé, (négocié et rectifié) 5-.budget définitif
1. budget proposé 2.Négiciations régionales DFC,DPE, DPE,DAG, DAG,DC, DC,IGI IGI, , DFC, ETDGC DGC ET
Divisiontechnique technique Division Divisionexploitation exploitation Division Divisiondistribution distribution Division 4..négociation
Les responsables budgétaires
Toute dépense, d’investissement ou de fonctionnement, destinée à être réalisée sous forme de marché, lettre ou bon de commande, doit faire l’objet d’une programmation suivant la procédure décrite ci-après. 1-Programme annuel Au sein de la DR le budget définitif fait objet de programmation annuelle et par la suite trimestrielle. En effet, au niveau de la DR, un responsable de programmation consolide les budgets validés par la DF/G pour donner naissance au programme annuel des opérations à réaliser sous forme de marchés, lettre de commande ou bon de commande, lequel programme est validé par DAM puis, communiqué via le responsable de programmation aux différentes divisions régionales et DP pour programmation trimestrielle . 2. Programme trimestriel Avant le 15 du dernier mois de chaque trimestre (mars, juin, septembre, décembre), DAM/P, en concertation avec DAM/A,S,M et DRB, établit et diffuse, après validation par DAM, le programme des opérations à lancer le trimestre suivant (Modèle P.2). Chaque DRB doit suivre l’état d’avancement de lancement des opérations la concernant en vue de respecter l’échéancier prévu. Le programme trimestriel consolidé est diffusé par DAM/P à : DG, DR, DRB, DF/G, CF, AC et DAM/A, S, M. 3. Opérations non prévues dans le programme annuel : 3.1. Insertion de l’opération dans le programme annuel Pour les opérations imprévues dans le programme budgétaire initial, l’accord de la Direction Générale est requis.
Au préalable, DRB doit justifier l’opportunité de l’opération, proposer une programmation physique et financière dans le cadre du programme annuel, et dégager si possible les répercussions financières sur le programme annuel initial (report ou avancement d’opérations programmées, suppression, etc.) et ce, en concertation avec DF/G qui, le cas échéant, dégage les ressources budgétaires nécessaires. Pour les opérations financées non programmées, l’accord préalable de principe du bailleurs de fonds est requis avant la demande d’insertion au programme. 3.2. Demande d’accord auprès de la Direction Générale Une fois l’opération insérée dans le programme budgétaire annuel, DRB demande directement l’accord préalable de réalisation de l’opération à la Direction Générale (Modèle P.3). Suite à l’accord de DG, DRB envoie à DAM/P, au fur et à mesure, les réajustements résultant de l’insertion des nouvelles opérations non programmées.
DRB
Les différentes Divisions
Les directions provinciales (Dpi)
(1)
(3)
Le responsable de programmation (2)
DAM (4)
(1) (2) (3) (4)
envoi du programme trimestriel pour consolidation envoi du programme trimestriel pour consolidation envoi du programme annuel et trimestriel pour approbation retour du programme annuel et trimestriel approuvé ou modifié
A- Marchés : 1. Passation des marchés a. Préparation des dossiers de consultation : prépare le dossier de consultation sur la base du dossier des termes de référence, des CPS types (élaborés par DAM) , qui contient quatre principales pièces à savoir : Pièce n°1 : Règlement de la consultation Pièce n°2 :Cahier des prescriptions administratives et financières
spéciales ;
clauses
Pièce n°3 : clauses techniques particulières. Pièce n°4 :bordereau des prix –détail estimatif Le délai imparti pour l’établissement du dossier de consultation ne doit pas dépasser un mois. b. Lancement de l’appel à la concurrence ouverte Publication des avis d’appel à la concurrence : a- Répartition des journaux Le nombre de journaux arrêté pour chaque mois est de 3 (trois) dont au moins un en arabe et un en français. b- Publication dans les journaux La saisie des journaux doit avoir lieu au moins 15 jours avant la date prévue .
c. Ouverture et jugement des offres Etapes préalables a- Commission d’appel d’offres Le président et son suppléant sont désignés par DR, pour une période déterminée (six mois par exemple) par leurs noms et ne relèvent pas de direction concernée par cet appel d’offre. La journée réservée aux séances de commissions et le Mardi pour la DR7 : rait des dossiers la DRB est tenue de prendre toutes les mesures nécessaires pour disposer à tout moment d’un nombre suffisant de dossiers à la demande des différents fournisseurs intéressés. Les paiements en espèces seront effectués contre reçu auprès du caissier de la DRB. Réception des plis les plis reçus ou déposés doivent être enregistrés dans un registre spécial réservé aux appels d’offres. Il sera porté sur chaque enveloppe extérieure le numéro d’enregistrement, la date et heure d’arrivée. Les plis déposés le sont contre récépissé mentionnant les mêmes renseignements que ci-dessus. Séances d’ouverture et de jugement des offres L’ouverture et l’examen des offres se font conformément aux dispositions du règlement de la consultation. Les séances se tiennent selon le programme mensuel préalablement diffusé par DAM/P. La séance d’ouverture ou du jugement doit avoir lieu le jour et à l’heure fixés pour permettre la présence de l’agent comptable. Les durées des séances doivent être respectées.
Au début de la séance d’ouverture des plis, le président de la commission vérifie que la date de réception ou de dépôt des plis ne
dépassant pas l’échéance fixée, que les modalités administratives sont en règle et par la suite, on procède à l’analyse technique . Le président informe la Direction régional à chaque étape de la procédure depuis l’ouverture des dossiers administratifs et techniques jusqu’au jugement final . Si un appel à la concurrence est déclaré infructueux par la commission, un rapport circonstancié est soumis par DR, à la Direction Générale aux fins d’information. Résultat définitif d’examen des offres La DR informe le soumissionnaire retenu de l’acceptation de son offre et les soumissionnaires évincés et traite toute réclamation reçue. Les résultats d’examen des offres sont affichés dans les locaux de la DR dans un endroit accessible au public, dans les 24 heures suivant la date d’achèvement des travaux de la commission.
2. Conclusion des marchés : La DR prend en charge : La mise en forme du marché (en incluant toutes les pièces nécessaires : l’acte d’engagement, l’offre technique, la convention de groupement, les équipes, la méthodologie…) ; -
Sa signature et son enregistrement par le titulaire ;
-
La notification de l’approbation du marché.
Le numéro du marché est délivré par DAM/C dans les 24 heures, suite à une demande de la DR.
B. Lettres et bons de commande
1. Généralités 1. Au sein d’une imputation ou sous-imputation, rubrique ou sousrubrique budgétaire, il ne peut être passé qu’une seule lettre de commande ou bon de commande par exercice, sauf les opérations non programmables. Le recours aux lettres de commande et Bons de commande doit être limité au strict minimum nécessaire. La règle générale de passation est le marché. 3. La réalisation de prestations par lettre de commande est autorisée lorsque leur valeur présumée est inférieure ou égale à 500.000 DH. Lorsque le montant prévisible est voisin de la limite de 500.000 DH, il est prescrit, par précaution, à passer un marché après appel à la concurrence. 4. La lettre de commande correspond à des dépenses à imputer tant sur le budget d'investissement que de fonctionnement. 5. Les Bons de Commandes concernent des prestations relatives exclusivement à des dépenses de fonctionnement. 6. Le recours au Bon de Commande est autorisé lorsque le montant des prestations est inférieur ou égal à 50.000 DH.
2. Lettre de commande Passation des lettres de commande Accord sur la Short-List : La DR arrête la liste des sociétés à consulter ,les sociétés proposées doivent être en plus grand nombre possible et au minimum de trois et homogènes. Ces sociétés doivent être puisées du fichier constitué par la DR.
Consultation : La DR adresse simultanément aux sociétés arrêtées dans la short-list, par lettre de consultation accompagnée de la lettre devis. Un délai minimum de consultation de 15 jours calendaires est requis. Dans la lettre de consultation, il doit être demandé les pièces essentielles attestant que la société est dans une situation administrative régulière (déclaration sur l’honneur, attestation fiscale, déclaration de la CNSS, registre de commerce, …). Ouverture des plis et jugement : La procédure relative aux marchés est applicable pour les lettres de commande en ce qui concerne la réception des plis, l’ouverture et le jugement des offres, toutefois la présence de l’agent comptable n’est pas requise . Conclusion des lettres de commande a- Numéro de la lettre de commande et code fournisseur du titulaire Préalablement à la commande, la DR demande à : titulaires.
DAM/C le numéro de la lettre de commande. DF/C, le code fournisseur du titulaire pour les nouveaux
b- Etablissement et signature de la lettre de commande une fois le rapport de jugement finalisé et signé par les membres de la commission, on : établit la lettre de commande sur la base du devis de la société attributaire ; présente la lettre de commande à la signature de la DR. notifie la lettre de commande à l'attributaire aux fins de signature, timbrage et retour dans un délai de sept jours à partir de sa réception. La lettre de commande doit mentionner l'imputation ou la nomenclature budgétaire ainsi que le code du fournisseur.
.3. Bons de commande Accord sur la Short-List : La DR arrête la liste des sociétés à consulter ,les dispositions prévues pour les lettres de commande sont applicables pour les bons de commande. Consultation : Le délai de consultation doit être au minimum de sept jours calendaires. La procédure de consultation à suivre est identique à celle de la lettre de commande. Ouverture des plis et jugement : La procédure de réception des plis, d’ouverture et de jugement des offres est identique à celle de la lettre de commande, sauf que les séances ne sont pas publiques. Conclusion des bons de commande Numéro du bon de commande et code fournisseur du titulaire La DR demande à DF/C de fournir le code fournisseur du titulaire pour les nouveaux titulaires. Une copie du modèle de facture sur papier entête doit accompagner la demande de code. Etablissement et signature du bon de commande Une fois le rapport de jugement finalisé et signé par les membres de la commission, on : établit le bon de commande sur la base du devis de la société attributaire ; soumet le bon de commande à la signature de la DR. notifie l’original du bon de commande à l'attributaire Le bon de commande doit mentionner l'imputation ou la nomenclature budgétaire (annexes*)ainsi que le code du fournisseur.
IV-liquidation
Dans cette partie, j’analyserai de près le processus de constitution et de liquidation du dossier règlement.
A-constitution du dossier règlement : 1. marchés Préalables : l’adjudicataire remet au service logistique les pièces requises(caution définitive…) suite à la notification de l’approbation du marché . .
. Ordres de service :
Suite à la notification de l’approbation du marché par le service logistique, le numéro de tout ordre de service est établit par le service logistique de la DR concernée avant la date d’effet. Il tient à cet effet un
registre chronologique annuel. Les ordres de service sont établis et signés par le responsable de l’exécution du marché relevant de la DR (le chef de division). Décompte provisoire L’agent chargé du contrôle et du suivi des prestations établit l’attachement (ou ‘le constat de service fait’, ou feuille de réception, Bon de livraison) et le signe contradictoirement avec le prestataire. Puis Il est validé par le chef de la division hiérarchique. Celui-ci transmet le dossier au service logistique aux fins de liquidation. Ce dossier comprend : L’original de l’attachement (ou ‘le constat de service fait’ ou de la feuille de réception) validé par le chef de la division ; Toutes les pièces justificatives (bons de livraisons, factures, PV de réception partielle…) ; La fiche d’exécution physique à la date de l’attachement validée par le chef de la division ; La fiche de suivi du décompte . La fiche de suivi du marché . 1ere etape saisie ces ref marche ….gimo
Sur la base de l’attachement qui retrace les prestations effectuées en quantité , le service logistique édite un autre attachement via une application informatique appelée GIMO, ce dernier récapitule les prestations pour établir le dossier de décompte provisoire qui comprend : Le décompte provisoire qui doit mentionner en plus des renseignements sur le marché, le financement, et les références de l’exonération de TVA , ainsi que la représentation fiscale par l’ONEP s’il y a lieu. Copies des pièces contractuelles : ordres de services, cautionnements, attestation de représentation fiscale, etc.
La prise en charge comptable(la note débit/crédit-NDC-) qui est transférée périodiquement à DF/C via réseau .
Le bordereau d’ordonnancement et de paiement, et l’état de ventilation.
La cellule règlement se charge du contrôle comptable et budgétaire, et le soumet à la signature du directeur régional.
C.3.5. Dossier de décompte définitif :
Après constat de la réception provisoire, le chef de la division responsable de l’exécution des prestations : établit le procès verbal de réception provisoire le signe et le fait signer par le Directeur DR; valide la situation ou l’attachement définitif établi par l’agent responsable de l’exécution des prestations et signé contradictoirement avec le. Après examen, il : Etablit le décompte définitif, le décompte provisoire n et dernier à partir du dossier reçu ;
Etablit l’attestation de bonne fin d’exécution ;
Invite ensuite, par ordre de service le titulaire du marché à venir prendre connaissance du décompte définitif dans ses bureaux, à le signer pour acceptation, et à le timbrer ; C.3.6. Réception définitive Après l’expiration du délai de garantie, et levée par le titulaire d’éventuelles imperfections ou malfaçons signalées suivant les délais prévus dans le marché, il est procédé aux opérations de réception définitive conjointement par la DR, éventuellement l’exploitant et le prestataire. Lorsque la réception définitive est prononcée, le chef de division de DR responsable de l’exécution du marché : Etablit, si le montant du marché est supérieur à 1 million DH, le rapport d’achèvement du marché, le signe et le fait signer par le directeur DR;
- établit le procès verbal de réception définitive, le signe et le fait signer par le directeur DR - transmet le rapport d’achèvement du marché et le procès verbal de réception définitive au service logistique pour archivage .
C.3.8. Gestion des cautions : Le chef du service logistique gère les cautions et procède à leur mainlevée (cautionnement définitif, retenue de garantie, restitution d’acompte, approvisionnement…). C.3.13. Mise en service des immobilisations Dès mise en service des immobilisations prévues au marché, la DR doit faire parvenir dans les meilleurs délais directement à DF/C et DF/G l’attestation de mise en service éventuellement contresignée par l’exploitant de l’ouvrage . On entend par mise en service : - la mise en exploitation des ouvrages ; - la réception provisoire de tout autre ouvrage ou fournitures. C.3.14. Attestation de bonne fin d’exécution Ces attestations sont délivrées pour servir de référence technique dans les dossiers d’appel à la concurrence et engagent donc directement l’ONEP. Ces attestations doivent donc refléter la réalité de l’exécution des prestations auxquelles elles font référence.
D.2.2. Exécution des lettres de commande L'exécution de la lettre de commande s'effectue dans les mêmes conditions et selon les mêmes procédures appliquées pour les marchés (préalables, ordres de service de commencement des prestations…, décomptes provisoires et décomptes définitifs, réceptions provisoire et définitive, ...). Aucun dépassement n’est autorisé.
D.3.6. Exécution des bons de commande Au moment de la réception, la division (ou le service) de DR est tenue de vérifier la conformité des prestations du fournisseur aux spécifications du bon de commande. Aucune réception ne doit être prononcée en cas de non-conformité. Aucun dépassement n’est autorisé.
Après contrôle, la division (ou le service) de DR signe le bon de livraison présenté par le fournisseur et garde une copie. L’original du bon de livraison est remis par le fournisseur à la division (ou le service) de DR accompagné de la facture et de l’original du bon de commande Sur la base du bon de livraison, qui doit mentionner les références et la date de la commande, la division (ou le service) de DR établit la feuille de réception et la signe. La division (ou le service) de DR transmet, après contrôle de conformité, le dossier comprenant l’original du bon de commande, l’originale de la facture du fournisseur et l’original de la feuille de réception, au bureau fonctionnement pour prise en charge. La facture doit mentionner le numéro, la date, et l’objet de la commande, ainsi que les références de la livraison. Après vérification, le service : 1.
établit (présentateur) le bordereau d’ordonnancement (B.O)
2.
transmet à la cellule règlement le dossier de règlement .
Le dossier de règlement comprend : trois) ;
les devis de l’ensemble des fournisseurs consultés (au moins
-
le PV de jugement ;
-
le bon de commande ;
-
le bon de livraison ;
-
la feuille de réception ;
-
la facture ;
-
le bordereau d’ordonnancement ;
-
la fiche de liquidation comptable ;
-
et l’état de ventilation.
A- liquidation du dossier règlement : la cellule règlement constitue le point de départ du circuit financier du dossier règlement
Circuit actuel du dossier règlement
DAM
Dpi ou div. Régionale liquidatrice
DR
DF/G
DF/C
Bons de commande et divers
DF/T
banque
Site Web
AC
0) envoi dossier de règlement pour prise en charge comptable. 1) Edition du BOP et OP sur application NDC et envoi du dossier de règlement signé par DR(pièces originales+copies). 2) Envoi au budget pour visa qui garde une BOP 3) Retour à DF/C pour validation et contrôle des comptes 4) Envoi à DF/T pour règlement 5) Etablissement du bordereau de Trésorerie et envoi à AC pour visa. 6) Retour dossier visé par AC (dans un premier temps le BT original et fdans un deuxième temps la copie du BT avec les pièces originales) 7) Lettre de virement +BT à la banque par cahier navette 8) Retour pièce originales+BT pour prise en charge des paiements et archives 9) Avis débit ou relevé.
Circuit des dossiers de règlements bons de commande et divers Envoi des données informatiques par messagerie Codification fournisseur Circuits des rejets des dossiers règlements. Circuit des rejets des virements pour lesquels les dossiers sont remis dans le circuit de paiement avec un ordre de paiement signé par DF/C Demande de code fournisseur ou de mise en jour de la domiciliation bancaire Fichier de mise à jour Pour certains fournisseurs, les bons de commande et feuille de réception sont envoyés à DAM pour prise en charge comptable (stocks).
